e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden

e-Depot Veel gestelde vragen en antwoorden  voor aangesloten overheden 

Voorwoord 

Steeds meer overheidsorganisaties werken digitaal. Daardoor neemt de productie van digitale informatie toe. Al deze informatie wordt in de toekomst alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Het Noord-Hollands Archief ontwikkelt daarom een e-Depot. Dit is een veilige en betrouwbare digitale bewaaromgeving, van waaruit informatie altijd en overal kan worden geraadpleegd. Wil je weten wat een e-Depot precies is? Wat de voorwaarden zijn voor aansluiting of heb je vragen over digitale informatie? Lees dan deze veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden.

NoordNoord -Hollands Archief september 2014

Inhoud 

1.

e-Depot algemeen Wat is het, hoe verloopt de ontwikkeling, en wat is de planning?

2.

Volledig digitaal werken en archiveren Een voorwaarde voor aansluiting?

3.

4

Aansluiting op het e-Depot formeel regelen Welke afspraken moeten er gemaakt worden en welke service kan ik verwachten?

4.

2

5

Van het ontstaan van informatie, naar de ontsluiting ervan via het e-Depot Creëren Wat is belangrijk bij het aanmaken van digitale informatie?

6

Adviseren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij?

10

Inspecteren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij?

11

Opbergen Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het e-Depot?

12

Beheren Hoe wordt de kwaliteit van mijn informatie gewaarborgd?

13

Raadplegen Wie kan informatie in het e-Depot inzien en hoe gebeurt dat?

14

ϭ 

1. ee-Depot algemeen Wat is het, hoe verloopt de ontwikkeling en wat is de planning?

Wat is een e -Depot? Depot? Het e-Depot van het Noord-Hollands Archief is een digitale ruimte die wij beschikbaar stellen aan (aangesloten) overheidsorganisaties om hun digitaal archiefmateriaal in op te slaan. Daarbij horen bijvoorbeeld ook de technieken, processen en procedures die ervoor zorgen dat de kwaliteit en authenticiteit van digitaal archiefmateriaal voor een lange periode behouden blijven. Formeel is de definitie van e-Depot: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” Met wie werkt het NoordNoord -Hollands Archief samen bij de ontwikkeling ontwikkeling van het eeDepot? Het ontwikkelen van een e-Depot doen wij niet alleen. Het is ondoenlijk en onwenselijk als overheidsorganisaties afzonderlijk van elkaar een complex en kostbaar e-Depot ontwikkelen. Wij werken daarom nauw samen met andere Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van de technische eDepotvoorziening van het Nationaal Archief. Dat wil zeggen: zij beschikken over een virtuele archiefbewaarplaats (de technische voorziening) en wij huren daar een deel van. Het Nationaal Archief levert de hard- en software services, technology watch, de preservering1 van de digitale bestanden en de technische helpdesk. De processen en procedures binnen ons e-Depot geven wij zelf vorm. Zo werken wij bijvoorbeeld aan een overdrachtsprotocol en beschrijven hierin helder welke stappen gevolgd moeten worden bij overbrenging van digitaal archiefmateriaal. Waar bevindt het ee -Depot zich? zich? Het e-Depot bevindt zich op de servers van het Nationaal Archief. Dat wil niet zeggen dat een overheidsorganisatie het digitaal archiefmateriaal direct daar naartoe kan transporteren. Het Noord-Hollands Archief zal het materiaal eerst opvangen en hierop controles uitvoeren. Als de resultaten van de controles goed zijn, dan pas zetten wij het materiaal door naar het e-Depot. Het Noord-Hollands Archief zorgt er dus voor dat, samen met jou, de informatie aan alle voorwaarden voldoet om opgenomen te kunnen worden in het e-Depot.  ϭ

WƌĞƐĞƌǀĞƌŝŶŐŝƐŚĞƚŐĞŚĞĞůǀĂŶĂĐƚŝǀŝƚĞŝƚĞŶŐĞƌŝĐŚƚŽƉĚĞnjŽƌŐǀŽŽƌŚĞƚƚĞĐŚŶŝƐĐŚĞĞŶŝŶƚĞůůĞĐƚƵĞůĞďĞŚŽƵĚǀĂŶ ĂƌĐŚŝĞĨĚŽĐƵŵĞŶƚĞŶ͘

Ϯ 

Van welk w elke elk e software maakt het e -Depot gebruik? gebruik ? Het Nationaal Archief maakt gebruik van de software Preservica5 van de Britse softwareontwikkelaar Tessella. Preservica5 wordt internationaal door nationale archiefdiensten gebruikt en is geschikt voor meerdere afnemers (multi-tenant structuur). Het is daarmee heel geschikt om de e-Depots van de Regionale Historische Centra op aan te sluiten. Waar is het e -Depot op gebaseerd? gebaseerd? Om ervoor te zorgen dat het e-Depot als opslagplaats betrouwbaar en toegankelijk is en blijft, moet het aan vele voorwaarden voldoen. Het e-Depot is daarom gebaseerd op het internationale referentiemodel Open Archival Information System (OAIS). Dit model biedt een algemeen raamwerk voor duurzaam beheer en ontsluiting. Hoe waarborgt het NoordNoord -Hollands Archief de kwaliteit van het ee -Depot? Het Noord-Hollands Archief gebruikt het ED3 toetsingskader om de kwaliteit van het e-Depot te waarborgen. Er is al een audit geweest waarbij op alle aspecten van ED3 is gekeken hoe het Noord-Hollands Archief en het Nationaal Archief scoren. Periodiek wordt deze audit herhaald, maar dan door een externe partij. Op deze manier houden het NoordHollands Archief en het Nationaal Archief zicht op de knelpunten en kunnen zo nodig maatregelen treffen om de kwaliteit te behouden. Wanneer is het ee -Depot beschikbaar? Volgens onze planning is het e-Depot begin 2015 klaar. We willen de aansluitingen van overheden gereguleerd laten plaatsvinden. Onze adviseur neemt begin volgend jaar contact op met alle aangesloten overheidsorganisaties om af te stemmen wanneer ze kunnen aansluiten.

ϯ 

2. Volledig digitaal werken en archiveren Een voorwaarde voor aansluiting? Ik werk op dit moment met papieren en met digitale informatie in mijn werkprocessen. Waarom zou ik volledig digitaal digi taal werken? Op dit moment werken veel van de bij het Noord-Hollands Archief aangesloten overheidsorganisaties met een tussenvorm: een hybride situatie waarbij zowel digitale, als papieren documenten worden gebruikt in de werkprocessen. Deze tussenvorm is een stap in het groeipad dat een organisatie moet bewandelen voordat geheel digitaal kan worden gewerkt. Toch heeft een hybride situatie enkele nadelen. Zo is het voor medewerkers verwarrend als er zowel originele en niet-originele digitale documenten naast elkaar bestaan. Ook is het in deze situatie minder duidelijk wat de betrouwbaarheid van de dossiers is. Bovendien is het archiefbeheer in een hybride situatie gecompliceerd en kostbaar, en is het lastig om informatie toegankelijk te maken. Juist een volledige en betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de organisatie. Daarom streeft het Noord-Hollands Archief ernaar om overheidsorganisaties te begeleiden in het proces naar volledig digitaal werken en archiveren. Ik wil volledig digitaal digitaal werken en archiveren. Hoe kan ik dat doen? Bij de overgang naar volledig digitaal werken en archiveren, is het belangrijk dat overheidsorganisaties aandacht besteden aan vervanging en aan een goede informatiebeheeromgeving. Vervanging, ook wel substitutie genoemd, wil zeggen dat papieren originelen worden vervangen door digitale originelen, zodat de informatie uit de werkprocessen (van vastleggen tot archiveren) geheel digitaal is. Concreet betekent dit dat papieren documenten gescand worden, de digitale versies de status van origineel krijgen en dat de papieren documenten vernietigd worden. Een goede informatiebeheeromgeving is belangrijk zodat een organisatie zelf in staat is om digitale informatie op een correcte manier op te slaan en te beheren vóórdat het wordt overgebracht naar het e-Depot. Onze adviseur en onze inspecteurs kunnen aangesloten overheidsorganisaties informeren en ondersteunen bij vervanging en het realiseren van een goede informatiebeheeromgeving.

ϰ 

3. Aansluiting op het e-Depot formeel regelen Welke afspraken moeten er gemaakt worden en welke service kan ik verwachten?

Ben ik verplicht om mijn m ijn digitale informatie over te brengen naar het NoordNoord -Hollands Archief? De betekenis van digitale informatie is dezelfde als die van informatie die in papieren vorm is opgeslagen. Dezelfde wettelijke verplichtingen die voor informatie op papier gelden, zijn dus ook op digitale informatie van toepassing. Ik heb een DVO (dienstverleningsovereenkomst) met het NoordNoord -Hollands Archief. Wijzigt deze als ik digitaal materiaal overbreng? De bedoeling is om de bestaande DVO intact te houden. Afspraken over digitale opslag in het e-Depot worden straks in een apart DVO opgenomen. Dit is een aanvulling op de reguliere DVO. K an digitale informatie na afronding van een zaak, zaak , direct in het ee -Depot worden ondergebracht in plaats van van in een eigen digitale archiefbeheeromgeving archiefbeheero mgeving? mgeving? Het inrichten van een eigen duurzame digitale archiefbeheeromgeving is tijdrovend en kostbaar. Het Noord-Hollands Archief onderzoekt daarom ook de mogelijkheid van uitplaatsing. Uitplaatsing is het plaatsen van informatie in het e-Depot, zonder dat er sprake is van formele overbrenging. De overheidsorganisatie blijft in dit geval verantwoordelijk voor de informatie. Uitplaatsing vereist een koppeling met het DMS van een overheidsorganisatie. Kan ik alleen documenten overbrengen naar het digitale archief of ook data uit databases? Op dit moment wordt de focus gelegd op documentoverdracht, net zoals dat bij het papieren archief gebeurt. We laten ons wel informeren over opslag van data uit databases, omdat wij inzien dat dit in de toekomst steeds belangrijker wordt als onderdeel van het archief. Echter, bij de realisatie van het e-Depot wordt dataopslag vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Tot wanneer kan ik papieren archieven overdragen aan het NoordNoord -Hollands Archief? Papieren archiefmateriaal kan altijd aan ons overdragen worden. Maar wij adviseren een overheidsorganisatie met een hybride situatie, zo snel mogelijk te werken naar een situatie waarbij het digitale archief leidend is. Eén vorm van archiefmateriaal maakt het namelijk makkelijker om het archiefmateriaal bij elkaar te houden, te beheren en toegankelijk te maken. ϱ 

4. Van het ontstaan van informatie naar de ontsluiting ervan via het e-Depot Creëren, adviseren, inspecteren, opbergen, beheren, raadplegen  Creëren Wat is belangrijk bij het aanmaken van digitale informatie?

Metadata Wat zijn metadata? Denk eens aan een foto die je maakt met een camera. Terwijl je de foto maakt registreert een camera vaak automatisch op welke datum je de foto hebt gemaakt, op welk tijdstip, en soms zelfs op welke locatie. Dat soort gegevens, die meer vertellen over het document of de informatie, heten metadata. Ook bij overheidsdocumenten worden metagegevens bijgehouden, zoals de opsteller van een document, wanneer het is aangemaakt, of er wijzigingen zijn doorgevoerd etc. Sommige metadata worden automatisch bijgehouden, andere moeten handmatig worden toegevoegd. Waarom zijn metadata zo belangrijk? Het vastleggen van metadata is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van informatie mogelijk. Zo kun je dankzij metadata een document makkelijker vinden door te zoeken op bijvoorbeeld naam of datum. Ook wordt de uitwisseling van informatie makkelijker, omdat je aan de metadata kunt zien welk bestandsformaat een document heeft en of dat wel wordt ondersteund door een ander systeem. Als iedereen dezelfde metadataset hanteert, dan kunnen we er gezamenlijk dezelfde interpretatie aan geven. Een simpel voorbeeld is een titel van een document. Bij de een heet het titel, bij de ander onderwerp. Om ervoor te zorgen dat we allemaal hetzelfde bedoelen, is het handig om hierover afspraken te maken. Tot slot zijn metadata heel belangrijk bij het beheer van de informatie. Denk eens aan een Word-document. Misschien kunnen we dat over een aantal jaren niet meer openen. Door in de metadata te zoeken op alle documenten die een Word-formaat hebben, kunnen we deze bestanden allemaal selecteren en in één keer omzetten naar een formaat dat wel wordt ondersteund. Wat is het Toepassingsprofiel Metadatering voor Lokale Overheden precies? In het voorgaande antwoord werd al duidelijk dat het belangrijk is dat gemeenten afspraken maken over welke metadata worden vastgelegd. Dit zorgt voor eenduidigheid. Op 1 mei 2014 is er door KING (VNG) een standaard voor metadata vastgesteld: Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). ϲ 

In dit TMLO is een set van metadata beschreven die lokale overheden ten minste aan hun informatieobjecten moeten meegeven. Daarnaast kun je als organisatie zelf ook nog aanvullende metadata bijhouden. Hoe pas ik het TMLO toe? De eerste stap om het TMLO toe te passen binnen jouw organisatie, is het analyseren van de metagegevens die al binnen de organisatie worden bijgehouden. Dit zijn zowel de metagegevens die handmatig worden bijgehouden, als de metagegevens die automatisch door het systeem worden geregistreerd. Aan de hand van dit overzicht kun je vervolgens kijken in hoeverre de metadata overeenkomen met het TMLO. Dit heet mapping. Het kan zijn dat er gegevens, die wel verplicht zijn in het TMLO, ontbreken. Dan volgt de vraag hoe deze informatie kan worden toegevoegd. Voor advies kun je bij ons terecht. Wat is de relatie relati e van het TMLO met het ee -Depot? Het e-Depot van het Noord-Hollands Archief sluit aan bij landelijke standaarden. Om deze reden is ook aangesloten bij het TMLO. Dat betekent dat de archiefbescheiden van aangesloten overheidsorganisaties aan de verplichte metadata uit het TMLO moeten voldoen. Op deze manier zorgen we er gezamenlijk voor dat de informatie die uiteindelijk in het e-Depot staat, goed te beheren en te vinden is. Hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers de metadata altijd en nauwkeurig invoeren? Bij het aanmaken van informatie worden bepaalde gegevens vaak automatisch opgeslagen. Daarnaast moeten medewerkers in veel gevallen bepaalde informatie zelf, handmatig, toevoegen. Zo moeten zij bijvoorbeeld bij een document aangeven hoe lang het bewaard moet worden, voor wie het toegankelijk is of aanduiden aan welke zaak het gekoppeld moet worden. Het meegeven van dit soort data is een belangrijke en nauwkeurige taak. Het is belangrijk dat medewerkers weten waarom ze deze data meegeven. Als het belang ervan niet helder is, kan het meegeven van deze data als ‘vervelende extra handeling’ worden gezien. Het is ook belangrijk om de kwaliteit van de metadata te controleren. Worden bijvoorbeeld de juiste metadata meegeven? En worden de velden allemaal ingevuld? Als de kwaliteit minder is dan gewenst, dan adviseren wij hierop te sturen. Wil je hierbij advies of hulp, neem dan contact op met onze adviseur.

Digitale handtekening Wat is een digitale handtekening? Een digitale of elektronische handtekening is een digitale variant van een handgeschreven handtekening. In dit tijdperk waarin veel digitaal wordt gewerkt, is een digitale handtekening steeds belangrijker. Bij een digitale handtekening is het van belang om aan te tonen dat de ondertekenaar is wie hij zegt te zijn (door middel van identificatie en authenticatie) en om aan te tonen dat een ondertekend document authentiek is. ϳ 

Is een digitale handtekening echt nodig? Voordat je een geschreven handtekening vervangt door een digitale, adviseren wij je om eerst vast te stellen of het wettelijk verplicht is dat het document ondertekend wordt. Vaak blijkt dat veel handtekeningen overbodig zijn. Is een handtekening wel vereist, dan kun je een digitale variant kiezen.

Welke digitale handtekeningen handtekeningen bestaan er? Er bestaan twee soorten digitale handtekeningen; een gewone en een gekwalificeerde. Een gewone digitale handtekening is direct gekoppeld aan een document of e-mail. Denk bijvoorbeeld aan een ingevoegde afbeelding (scan) van een handgeschreven handtekening. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een digitaal, gecertificeerd bestand dat aan een document is toegevoegd. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven. De Nederlandse overheid maakt gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)-overheid. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig en zijn juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. Je kunt hierbij denken aan je DigiD die je gebruikt bij belastingaangifte. Van de gekwalificeerde digitale handtekeningen bestaan verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe bepaal ik welk betrouwbaarheidsniveau voor mijn overheidsdienst overheidsdienst geschikt is? is? Op de website van het Forum Standaardisatie is een Handreiking Betrouwbaarheidsniveau’s (versie 2) over authentificatiemogelijkheden voor elektronische overheidsdiensten gepubliceerd. In dit document vind je een stappenplan om te bepalen welk betrouwbaarheidsniveau nodig is voor bepaalde documenten. Om het makkelijk te maken heeft het Forum Standaardisatie deze analyse al voor een aantal documentsoorten gemaakt en de resultaten hiervan samengevat in een tabel.

Bestandsformaten Wat zijn open bestandsformaten? Om informatie duurzaam te bewaren, verplicht de overheid om zoveel mogelijk te werken met bestandsformaten die voldoen aan een open standaard. Open standaard wil zeggen dat de techniek achter een document transparant is zodat dat elke software dit type bestand kan ondersteunen. Er kan van open standaarden worden afgeweken, mits daarr een geldige reden voor is, bijvoorbeeld omdat bepaalde functionaliteiten niet in een open standaard aanwezig zijn. Open standaarden verbeteren de digitale communicatie tussen overheden onderling en ook tussen overheid, bedrijven en burgers, omdat deze formaten overal geopend en daardoor gemakkelijk uitgewisseld kunnen worden. Daarnaast zorgen open standaarden ervoor dat een gebruiker niet afhankelijk is van een specifieke producent. Denk bijvoorbeeld aan een Word-document. Je hebt een Microsoft softwarepakket nodig om dit document te kunnen ϴ 

lezen. Hier moet je licenties voor betalen. Voor de overheid is het beter om zoveel mogelijk commercieel onafhankelijk te zijn. Welke open bestandsformaten zijn er? Op de website van het Forum Standaardisatie kun je een actuele lijst van open standaarden bekijken.

Opslagplaats van digitale informatie Aan welke eisen moet mijn opslagplaats voor digitale informatie voldoen? Het opslagsysteem moet voldoen aan de NEN2082. Deze norm is opgesteld voor de functionaliteit van software voor recordmanagement en richt zich op bijvoorbeeld opname, classificatie, beheer en volgen, ter beschikking stelling, selectie en verwijdering (waaronder overbrenging en export) en audit-trail. De norm schrijft ook eisen voor met betrekking tot workflow, rapportages en bewaring van digitaal ondertekende stukken. Voor de informatiebeheeromgeving is het toetsingsinstrument RODIN ontwikkeld. Met de uitkomsten van de meting kunnen organisaties zien in welke mate hun digitale beheeromgeving aan de standaarden voldoet. RODIN richt zich op drie deelgebieden: beleid en organisatie, informatiebeheer en ICT-beheer en -beveiliging.

ϵ 

Adviseren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij?

Wie is de adviseur digitale informatie van het NoordNoord -Hollands Archief? Onze adviseur digitale informatie is Mirjam Bakker, [email protected], 06-10427325.

Kan ik bij het NoordNoord -Hollands Archief terecht voor advies? Als je tot onze aangesloten overheidsorganisaties behoort, dan kun je onze adviseur kosteloos raadplegen.

Waar kan het NoordNoord -Hollands Archief mij over adviseren? Onze adviseur digitale informatie is beschikbaar voor advies over alle onderwerpen die te maken hebben met een digitaliseringstraject en aansluiting op ons e-Depot. Voorbeelden zijn vervanging, digitale handtekening, metagegevens, open standaarden, techniek, wet- en regelgeving.

ϭϬ 

Inspecteren Wie kan ik waarvoor benaderen en hoeveel kost het mij?

Wie zijn de inspecteurs van het NoordNoord -Hollands Archief? Onze inspecteurs zijn Roland Bisscheroux, [email protected], 06-42813358 en Stinie Francke, [email protected], 06-51371172. Waarom is inspectie voor mijn mij n organisatie belangrijk? Inspectie houdt de organisatie een spiegel voor. Onze inspecteurs geven inzicht in het archiefbeheer binnen de organisatie: voldoet het aan de eisen of zijn er verbeterpunten? Inspectie kun je zien als een instrument voor bewaking van de kwaliteit van de informatievoorziening.

Wat kosten inspecties? Inspecties kosten niets voor de aangesloten overheidsorganisaties.

Wat is het he t takenpakket van de inspecteur? inspecteur? ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Eén of tweejaarlijks verslag op basis van KPI’s Beoordelen vernietigingslijsten Beoordelen handboeken vervanging Beoordelen plannen wijziging ordeningssysteem of invoering nieuw archiveringssysteem RODIN-audit ter beoordeling van de digitale beheeromgeving Bij grote gemeenten periodiek overleg over de stand van zaken Beoordeling bouw of aanpassing van een archiefruimte Periodiek integrale inspectie Initiëren van het werkproces overbrenging binnen het Noord-Hollands Archief Toetsing goede, geordende en toegankelijke staat van een archief (fysiek en digitaal) Aangeven kaders voor de informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden tussen overheden

ϭϭ 

Opbergen Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het e-Depot?

Hoe verloopt de overdracht van mijn informatie naar het ee--Depot? Het Noord-Hollands Archief test op dit moment de opname van digitaal archiefmateriaal in een testomgeving van het e-Depot. Op basis hiervan wordt onderzocht welke handelingen er moeten worden verricht door een archiefvormer en door het Noord-Hollands Archief om archiefmateriaal soepel te kunnen overbrengen naar het e-Depot. Dit wordt gevat in een zogenaamd overdrachtsprotocol. Het protocol is op dit moment nog in ontwikkeling. Onze adviseur kan je informeren over de status van het protocol en de actuele inhoud.



ϭϮ 

Beheren Hoe wordt de kwaliteit van mijn informatie gewaarborgd?

Hoe zorgt het ee -Depot voor de kwaliteit van mijn informatie? Informatie die voor de lange termijn wordt bewaard, moet altijd toegankelijk blijven. Dat is niet zo makkelijk als het lijkt. De technologische ontwikkelingen staan namelijk niet stil. Vernieuwingen op het gebied van bijvoorbeeld bestandsformaten en hardware volgen elkaar in rap tempo op. Denk maar eens aan de opslagmedia van de afgelopen decennia: floppy, diskette, DVD en USB-stick. Hardware en software van nu, is over een aantal jaar niet meer leesbaar. Daarmee gaat de informatie die het bevat verloren. In het e-Depot is daar een oplossing voor bedacht. De duurzaamheid en raadpleegbaarheid van informatie worden gewaarborgd middels preservering. Dat wil zeggen dat er tijdig aandacht is voor het omzetten naar een actueel bestandsformaat, zodat de authentieke informatie gewaarborgd én toegankelijk blijft. We onderscheiden passieve en actieve preservering. Passieve preservering betekent dat in het e-Depot continu automatische integriteitcontroles worden uitgevoerd waarbij gezocht wordt naar ontbrekende en corrupte bestanden. Er is een signaalfunctie waardoor er maatregelen kunnen worden getroffen ter verbetering. Actieve preservering betekent dat wij zelf tools inzetten om te kijken of er correctiemaatregelen nodig zijn. Voorbeelden van tools zijn PRONOM (een register met technische informatie over bestandsformaten) en de hard- en software die nodig zijn om de verschillende bestandsformaten te lezen) en enkele standaard migratie- en karakterisatietools. Uiteraard wordt je geïnformeerd over acties die het Noord-Hollands Archief uitvoert met jouw informatie. Om er zeker van te zijn dat informatie niet verloren gaat, bewaart het Noord-Hollands Archief in het e-Depot ook het oorspronkelijk opgenomen informatiebestand. Zo kan altijd worden teruggegrepen op het origineel.

Wordt de kwaliteit van de ee -Depot omgeving omge ving zelf ook periodiek getoetst? De inrichting van het e-Depot is gebaseerd op het model ED3. Na livegang wordt het eDepot periodiek door een externe partij getoetst op de onderdelen van dit model. Waar nodig worden er correctiemaatregelen getroffen.

ϭϯ 

Raadplegen Wie kan informatie in het e-Depot inzien en hoe gebeurt dat?

Is mijn archiefmateriaal door iedereen in te zien als het in het e -Depot is geplaatst? geplaatst? De archiefvormer bepaalt zelf de toegankelijkheid van de archiefinformatie. In het overdrachtsprotocol is opgenomen dat de archiefvormer de openbaarheid met onze inspecteurs bespreekt en eventueel aanpast voordat het wordt opgenomen in het e-Depot. De mate van openbaarheid wordt in de metadata vastgelegd. De techniek van het e-Depot zorgt, aan de hand van de metadata, automatisch voor de naleving van de (beperkte) mate van openbaarheid. Hoe kan iemand informatie uit het ee -Depot raadplegen? raadplegen? Een burger kan via de website van het Noord-Hollands Archief informatie zoeken. Als de informatie zich in het e-Depot bevindt, dan wordt dit aangegeven. Deze informatie kan nog niet direct online worden geraadpleegd. Wij werken aan online presentatiemogelijkheden. Op dit moment wordt ook onderzocht hoe ambtenaren vanaf hun werkplek informatie uit het e-Depot kunnen raadplegen. Onze adviseur kan hierover meer vertellen.

ϭϰ 

Aantekeningen

ϭϱ 

Aantekeningen

ϭϲ 

Meer informatie?

adviseur digitale informatie Mirjam Bakker, [email protected], 06-10427325

inspecteurs Roland Bisscheroux, [email protected], 06-42813358 Stinie Francke, [email protected], 06-51371172

www.noord-hollandsarchief.nl

ϭϳ