Reglement Interne Kwaliteitscontrole
Veel gestelde vragen over het RIK en antwoorden RIK ALGEMEEN Ik heb een handelsbedrijf in Groningen, dat niet is aangesloten bij het KCB. Ik heb uitsluitend afnemers in het binnenland en in landen binnen de EU. Ik heb, tot heden, zelden of nooit een KCB- of PD-controleur in mijn bedrijf gezien. Wat voor (financiële) voordelen zijn er voor mijn bedrijf verbonden aan de deelname aan het RIK? Op dit moment zijn er voor u geen financiële voordelen verbonden aan deelname aan het RIK. Mijn bedrijf heeft meerdere vestigingen. Wordt per vestiging bekeken of voldaan wordt aan gemiddeld minder dan 10% afkeuringen of worden de controleresultaten van alle vestigingen bij elkaar genomen? Voor de beoordeling of uw bedrijf voldoet aan gemiddeld minder dan 10% afkeuringen over het laatste half jaar wordt naar de controleresultaten van het totale bedrijf (lees: rechtspersoon) gekeken. Een algemene voorwaarde bij deelname is dat mijn bedrijf gedurende een half jaar een afkeuringspercentage heeft van minder dan 10%. Over welke periode wordt dit vastgesteld? Vanaf de dag van ontvangst van het aanvraagformulier voor deelname wordt een half jaar teruggerekend. Eén van de toelatingseisen voor het RIK is dat voldaan moet worden aan een afkeuringspercentage <10% gemiddeld over een half jaar. De controle-instelling neemt echter geen representatieve steekproef uit alle partijen die in mijn bedrijf staan. Deze eis vind ik dan ook veel te zwaar. Kan deze eis niet geschrapt worden? Nee. Deze eis kan niet uit het RIK gehaald worden omdat hij voortvloeit uit Europese regelgeving en het ministerie van LNV erop staat dat hij in het RIK is opgenomen. Het klopt dat de controle-instelling geen representatieve steekproef neemt uit alle producten die op een bedrijf aanwezig zijn. Het beleid van het KCB is dat kwaliteitscontroles vooral gericht moeten zijn op die producten die op dat moment (waarschijnlijk) van mindere kwaliteit zijn. Als bijvoorbeeld de verwachting is dat zich bij de komkommers kwaliteitsproblemen voordoen en dat de tomaten van onberispelijke kwaliteit zijn, richten we ons uitsluitend op de komkommers. Een dergelijke werkwijze mag en kan ook van een RIK-bedrijf worden verwacht. Immers, een RIKbedrijf heeft competente kwaliteitscontroleurs in dienst en een zorgsysteem voor productkwaliteit. Hoe is de afhandeling van een afgekeurde partij door het KCB bij een RIK-bedrijf? Er verandert niets in de afhandeling van een afgekeurde partij door het KCB. De partij wordt voorzien van een afkeuringsverklaring en het bedrijf moet de partij terugmelden wanneer deze in overeenstemming met de norm is gebracht.
Versie 2.0
1
Wat voor invloed heeft een afkeuring door het KCB als ik eenmaal ben toegelaten tot het RIK? Kan ik bijvoorbeeld uitgesloten worden als mijn gemiddelde afkeuringspercentage boven de 10% komt? Een afkeuring door het KCB moet u afhandelen als een afwijking/klacht. Als de afkeuring als ernstige overtreding kan worden aangemerkt, kan dit voor het KCB grond zijn u uit te sluiten van verdere deelname aan het RIK. Voor het overige hebben afkeuringen door het KCB geen invloed. Dus ook niet als het gemiddelde percentage afgekeurde partijen boven de 10% komt. Mijn bedrijf voldoet niet aan de algemene voorwaarde van minder dan 10% afkeuringen over het laatste half jaar. Hierover heb ik een brief gehad van het KCB. Wanneer kan ik mij weer aanmelden voor deelname aan het RIK? U kunt weer een aanvraagformulier voor deelname aan het RIK indienen bij het KCB wanneer u denkt wel te kunnen voldoen aan die algemene toelatingsvoorwaarde. U kunt uw controleresultaten zelf bijhouden door per bezoek van de controle-instelling uw resultaten te registreren, of u kunt navaag doen bij het hoofdkantoor of het bijkantoor van het KCB. Voor het opnieuw aanmelden is geen termijn vastgesteld. Bij mijn aanmelding voor deelname is gebleken dat er geen controleresultaten van mijn bedrijf beschikbaar zijn. Ik kan nu onder voorbehoud deelnemen aan het RIK. Wat betekent dat? Het ‘onder voorbehoud’ deelnemen aan het RIK is een constructie waarbij uw bedrijf wel al van de voordelen van het RIK gebruik kan maken, maar waarbij de check op de hoogte van het afkeuringspercentage een half jaar wordt uitgesteld. In dit halve jaar wordt uw bedrijf gemonitoord om de controleresultaten te verzamelen voor de beoordeling of uw bedrijf voldoet aan de algemene toelatingseis van een afkeuringspercentage lager dan 10%. Wanneer een bedrijf in aanmerking komt om onder voorbehoud deel te nemen aan het RIK, dan zal hierover goed contact zijn tussen het KCB en het betreffende bedrijf om dit te regelen. Komen er nog steeds PD én KCB controleurs over de vloer om te monitoren? Nee, in principe hebben KCB en PD de bedrijven verdeeld. Een bedrijf met overwegend derde landen product krijgt monitorcontroles van de PD en een bedrijf met overwegend NL product door het KCB. Waarom moet er nog twee keer per jaar een monitorcontrole plaatsvinden bij een RIKbedrijf? De EU-controleverordening eist dat op alle bedrijven een vorm van toezicht wordt toegepast. Twee maal per jaar een monitorcontrole is een minimum. Kunnen productiebedrijven ook deelnemen aan het RIK? Bedrijven zullen zelf moeten nagaan of het interessant voor hen is. Wanneer men niet exporteert of importeert, zal het over het algemeen niet interessant zijn. Men zal ook moeten kijken in hoeverre in het verleden controle heeft plaatsgevonden: Wanneer dit in het verleden incidenteel heeft plaatsgevonden, zal het over het algemeen niet interessant zijn om deel te nemen aan de RIK regeling. De RIK regeling zal met name van toepassing zijn op bedrijven waar product bij elkaar komt zoals veilingen, handelsorganisaties en sorteer- en pakstations. Wij hebben rechtstreekse verladingen vanaf telers. Kunnen deze telers meedoen aan het RIK? Ja, alle bedrijven in de groenten en fruit sector kunnen in principe meedoen aan het RIK wanneer zij voldoen aan de gestelde eisen. Het voordeel van het verladen van zendingen vanaf RIK-telers (of welk ander RIK-bedrijf dan ook) is dat hiermee rekening gehouden kan worden bij de inrichting van kwaliteitscontroles door het bedrijf uit wiens naam de rechtstreekse verladingen plaatsvinden. Versie 2.0
2
Hoe kan een ander bedrijf weten dat wij meedoen met het RIK? In ieder geval weten het KCB en de PD welke bedrijven meedoen aan het RIK. Wellicht komt er een openbaar register met deelnemende bedrijven. RIK-bedrijven moeten hiervoor wel toestemming geven omdat we met privacywetgeving te maken hebben. Ook is er de mogelijkheid een Europees logo te voeren. Echter er kleven ook nadelen hieraan: in de dozen met EU-logo mogen alleen EU-genormeerde producten worden verpakt en wanneer het bedrijf uit het RIK zou gaan moeten alle logo’s van de dozen verdwijnen. Eigenlijk controleert het KCB dus haar eigen regels? Nee, het RIK is een regeling die voortkomt uit Europese regelgeving en het RIK is goedgekeurd door het ministerie van LNV. In het KCB is het bedrijfsleven vertegenwoordigd. Het KCB heeft de Europese regels vertaalt naar de Nederlandse situatie en is tevens belast met de uitvoering van de regels. Het KCB huurt voor het uitvoeren van de audits vooralsnog specialisten van AQS in. RIK EN IMPORT Welk voordeel heb ik als importeur om mee te doen aan het RIK? Door mee te doen aan het RIK komt u in aanmerking voor een vast laag niveau van importinspecties door de PD. U heeft maximaal voordeel van de verlaagde controlefrequenties voor fytosanitaire controles waardoor er minder logistieke verstoring is als gevolg van controles. Welke groenten en fruit vallen onder fytosanitaire inspecties en welke onder kwaliteitscontroles? Zie hiervoor het overzicht op de webpagina van de PD www.minlnv.nl/pd onder kwaliteit groenten en fruit. Wat zijn erkende derde landen? Deze landen hebben een erkenning van de EU om zelf, voorafgaand aan export op kwaliteitsnormen te controleren en het bij invoer in de EU noodzakelijke controlecertificaat, af te geven. Slechts in 5% van het aantal zendingen wordt bij invoer in de EU nog een fysieke controle uitgevoerd. Worden producten uit erkende derde landen ook fytosanitair geïnspecteerd? De status van erkend derde land heeft geen invloed op fytosanitaire steekproeven. Het kan zijn dat groenten en fruit uit erkende derde landen toch volledig een fytosanitaire inspectie moeten ondergaan. Welke landen zijn erkend? India, Zwitserland, Marokko, Zuid-Afrika, Israël en voor appelen, peren en kiwi Nieuw-Zeeland. Hoe worden de controlepercentages van de importcontroles bepaald? De afkeuringpercentages van een ‘product - land van herkomst’ combinatie over het afgelopen jaar worden berekend en zijn de basis om de nieuwe controlepercentages te bepalen. Zijn de resultaten slecht geweest dan wordt er het komende jaar intensief gecontroleerd. Met welke regelmaat worden de import inspectiepercentages bijgesteld? Het is de bedoeling om aan het eind van het seizoen een nieuw percentage voor het nieuwe seizoen vast te stellen. Daarnaast kan er aanleiding toe zijn om gedurende het seizoen intensiever te gaan inspecteren. Omdat het bedrijfsleven moet weten hoe dergelijke beslissingen genomen gaan worden, gaat de PD hiervoor een procedure opstellen.
Versie 2.0
3
Hoe weet ik welke inspectiepercentages bij import van toepassing zijn voor de verschillende producten? De percentages staan op de webpagina van de Plantenziektenkundige Dienst. www.minlnv.nl/pd Niet alle product-land van herkomst combinaties staan in het overzicht van inspectiepercentages, waarom niet? Alleen de ‘product - land van herkomst’ combinaties die in aanmerking komen voor een lager controle percentage staan in het overzicht. De overige krijgen 100% controle. Kan de PD ook besluiten intensiever bij een RIK bedrijf te gaan controleren? Ja, import kan meedoen in het RIK omdat de PD er vertrouwen in heeft dat deelnemers ervoor zorgen dat er geen partijen ingevoerd worden die niet aan de handelsnormen voldoen. Als uit de overblijvende controles blijkt dat er onvoldoende basis is voor dit vertrouwen kan dit leiden tot intensievere controles. Daarnaast kan er sprake zijn van ernstige overtredingen waarop sancties staan. Wat wordt er in het RIK bedoeld met zelf controleren? Partijen die niet worden ingevoerd hoeven niet aan EU handelsnormen te voldoen. Een importeur die wel wil invoeren moet daarom eerst controleren of de partij wel voldoet. De 10% controles van de PD zijn bedoeld om te controleren of het RIK-bedrijf zelf de controles wel goed uitvoert. Met andere woorden als een partij niet aan de normen voldoet mag je deze niet ter keuring aanbieden en dus niet invoeren. Mag ik partijen voordat ik ze voor kwaliteitscontrole aanbied uitsorteren e.d.? Ja, mits de fytosanitaire controle is uitgevoerd en is afgerond met een vrijgave. Mag ik een zending voorafgaand aan een gecombineerde fytosanitaire en kwaliteitscontrole zelf controleren? Nee, in principe niet. Alleen bedrijven die erkend zijn als fytosanitaire importlocatie kunnen hiervoor toestemming aanvragen. De handelingen die aan een partij voorafgaand aan de fytosanitaire inspectie worden gedaan moeten geregistreerd zijn. Worden importpartijen die ik in C LIENT ter keuring aanbied altijd automatisch voor fyto en kwaliteit geïnspecteerd? Het is altijd verplicht partijen aan te bieden die fytosanitair inspectieplichtig zijn. U kunt ervoor kiezen de kwaliteitscontrole uit te stellen tot bijvoorbeeld kort voor daadwerkelijk invoer of nadat de partij in overeenstemming met de normen is gebracht. Wanneer partijen niet gelijktijdig aangeboden worden dan is het mogelijk dat de partij in CLIENT voor de tweede maal geselecteerd wordt voor inspectie. Worden partijen die fytosanitair geïnspecteerd worden ook altijd op kwaliteit gecontroleerd? Ja, partijen die fytosanitair geïnspecteerd worden en bovendien aan de EU handelsnormen moeten voldoen worden ook beoordeeld op de kwaliteit. Tenzij -bijvoorbeeld een RIK-bedrijf- uitsluitend een fytosanitaire controle aanvraagt. Wat gebeurt er met partijen die niet aan de kwaliteitsnormen voldoen? Op deze partijen wordt een maatregel gelegd en mogen pas worden ingevoerd als ze opnieuw zijn beoordeeld en aan de normen voldoen. Ik heb een import bedrijf. Hoe werkt het nou eigenlijk bij import met alle verschillende inspectiepercentages? Bij import worden alle partijen in CLIENT ingebracht. Binnen dit systeem wordt bekeken of een Versie 2.0
4
partij een kwaliteitskeuring en/of een fytosanitaire inspectie moet ondergaan. Dit is afhankelijk van de inspectiepercentages die zijn vastgesteld voor de verschillende producten bij kwaliteit en bij fyto. Bij kwaliteit geldt voor RIK-bedrijven altijd een inspectiepercentage van 10% en voor erkende derde landen altijd een inspectiepercentage van 5%. Voor alle andere situaties zijn inspectiepercentages vastgesteld die op kunnen lopen tot 100%. Het hoogste inspectiepercentage vastgesteld voor kwaliteit en fyto voor een bepaald product wordt aangehouden. Het is dus belangrijk voor elk bedrijf afzonderlijk na te gaan of deelname aan het RIK een voordeel betekent bij import. Hierbij is het belangrijk op te merken dat een bedrijf mee kan doen aan het RIK zonder import. RIK EN EXPORT Ik ben exporteur. Welk voordeel heb ik bij deelname aan het RIK? Vanaf 1 januari 2006 worden alle (100%) exportzendingen onderworpen aan een kwaliteitscontrole. De daarmee gepaard gaande kosten brengt de controle-instelling dan in rekening bij u. Bedrijven die meedoen aan het RIK zijn uitgezonderd van 100% controle: bij deze bedrijven wordt slechts 5% van de exportzendingen gecontroleerd, zoals momenteel het geval is. Ik ben een exporteur van Hollands fruit o.a. naar derde landen. Ik koop uitsluitend klasse I product. De producten worden maximaal twee of drie dagen bewaard in mijn bedrijf. Ik heb in het verleden zelden of nooit een afkeuring van het KCB gehad. Tot heden heb ik mijn kwaliteitscontrole-verrichtingen niet geregistreerd, omdat ik daarvan de noodzaak niet zag. Ik verkoop alleen betrouwbare top-kwaliteit. Wat moet ik doen om in aanmerking te komen voor deelname aan het RIK? Het voldoen aan de eis van een afkeuringspercentage van 10% of lager zal voor u waarschijnlijk geen probleem zijn. U zult waarschijnlijk wel enige zaken moeten doen om te kunnen voldoen aan de KCB-kwaliteitscode. Zo zult u voor uw bedrijf moeten nagaan in hoeverre uw processen overeenstemmen met wat wordt gevraagd in de KCB-kwaliteitscode en deze hierop aanpassen. De processen moet u vastleggen in procedures. U moet zelf minimaal één keer per jaar uw procedures toetsen (auditen) aan de KCB-kwaliteitscode. Eén van de eisen van de KCB-kwaliteitscode is dat kwaliteitscontroles moeten worden geregistreerd. Ik ben bureauexporteur en exporteer naar derde landen. De producten worden fysiek niet verladen op mijn eigen adres. Toch wil ik deelnemen aan het RIK. Hoe kom ik hiervoor in aanmerking? U kunt meedoen met het RIK, maar u moet wel voldoen aan alle eisen die in het RIK zijn gesteld. Hoe aan de eisen voldaan kan worden, hangt voor een groot deel af van uw bedrijfsvoering. Als u altijd via dezelfde leverancier(s) handelt zal dit makkelijker zijn dan wanneer u veel handelt via wisselende leveranciers. Een algemene eis voor een RIK-bedrijf is dat een zorgsysteem garandeert dat een goede productkwaliteit wordt verhandeld. Een bureau-exporteur moet daar ook aan voldoen. De meest eenvoudige methode voor een bureau-exporteur om aan de eisen te voldoen is ervoor te zorgen dat altijd producten gekocht en verladen worden bij bedrijven die al deelnemen aan het RIK. Maar een andere oplossing kan zijn om (een) eigen of ingehuurde kwaliteitscontroleur(s) kwaliteitscontroles te laten uitvoeren op de te verzenden producten bij de bedrijven waar de verladingen plaatsvinden. Welke vorm u ook keist, de procedures en bevoegdheden moeten helder in een zorgsysteem zijn vastgelegd. Versie 2.0
5
Ik heb een exportbedrijf en wil meedoen met het RIK. Hoe voorkom ik dat het KCB de producten op het exportcertificaat gaat controleren terwijl ik zelf nog een kwaliteitscontrole moet uitvoeren op die producten? Bij exportbedrijven die meedoen aan het RIK controleert de controle-instelling nog 5% van het aantal certificaten. Deze controles zijn steekproefsgewijs en worden niet van te voren aangekondigd. Het is dus van belang om pas exportcertificaten te laten waarmerken wanneer u er zeker van bent dat uw eigen kwaliteitscontrole op die producten heeft plaatsgevonden. Wanneer de controle-instelling een exportcertificaat van een RIK-bedrijf ter waarmerking krijgt aangeboden gaat zij er namelijk van uit dat het RIK-bedrijf zich ervan vergewist heeft dat deze producten voldoen aan de kwaliteitsvoorschriften. RIK EN DE KCB-KWALITEITSCODE Ik ben al in het bezit van een BRC-certificaat en/of ISF-certificaat en/of HACCPcertificaat. Wat moet ik doen / aanpassen / verbeteren om te kunnen voldoen aan de KCBkwaliteitscode behorend bij het RIK? De meeste voorschriften in de KCB-kwaliteitscode zijn doelvoorschriften. Dit is gedaan om rekening te houden met de specifieke bedrijfssituatie. Hoe het ene bedrijf iets invult, betekent nog niet dat het ander bedrijf dit ook zo moet doen. Een consequentie van het werken met doelvoorschriften is wel dat u zelf moet nagaan en bepalen wat er aangepast, verbeterd of aangevuld moet worden aan al bestaande procedures van zorgsystemen binnen uw bedrijf. Wel is het zo dat bepaalde onderdelen van de KCB-kwaliteitscode (onderhoud en schoonmaak en kalibratie van keur- en meetmiddelen) bij de bedrijfsaudit niet gecheckt worden wanneer uw bedrijf al in het bezit is van certificaten, waarbij die onderdelen zijn gecertificeerd. Bepaalde eisen in de KCB-kwaliteitscode komen overeen met bestaande zorgsystemen als HACCP, BRC en IFS. Worden deze eisen nogmaals gecheckt tijdens de audit? Nee, als een onderdeel uit de KCB-kwaliteitscode identiek is aan een onderdeel uit bijvoorbeeld HACCP, BRC, IFS en/of ISO 9001 zal dat niet nogmaals worden geaudit. Wel wordt in dat geval geëist dat het bedrijf een geldig certificaat heeft voor HACCP. BRC, IFS en/of ISO 9001. Ik heb kwaliteitscontroleurs in dienst met verschillende opleidingen, namelijk middelbare tuinbouwschool, AGF-ondernemersopleiding, keurmeesterscursus en Hogere Agrarische School. Voldoe ik hiermee aan de eisen die gesteld worden aan de kwaliteitscontroleurs? De KCB-kwaliteitscode schrijft geen specifieke opleiding voor aan kwaliteitscontroleurs. Maar om producten goed te kunnen beoordelen moeten de kwaliteitscontroleurs natuurlijk voldoende kwalificaties, opleiding en/of ervaring hebben en een toereikende kennis van de kwaliteitsvoorschriften bezitten. Per slot van rekening moet een kwaliteitscontroleur op een juiste wijze een kwaliteitscontrole doen en de productkwaliteit beoordelen. Het bedrijf legt de eisen die gesteld worden aan een kwaliteitscontroleur vast in een functieomschrijving. Wanneer een kwaliteitscontroleur niet voldoet aan deze eisen moet het bedrijf een opleidingsplan hebben om ervoor te zorgen dat hij/zij wel het gewenste niveau bereikt. Het opleidingsplan moet ook voorzien in het up-to-date houden van kennis. Mag ik mijn kwaliteitscontroleurs een interne opleiding geven en hun zo kwalificeren voor het keuringswerk? Ja, een interne opleiding kan een oplossing zijn, als dit maar is vastgelegd en de uitkomst is dat de controleurs de controles goed uitvoeren. De persoon die de interne cursus geeft moet natuurlijk wel zelf ergens die kennis hebben opgedaan en dit moet ook zijn vastgelegd.
Versie 2.0
6
Kan ik de kwaliteitskeuringen ook door een extern bureau laten uitvoeren? Ja, dat kan. Deze externe of ingehuurde kwaliteitscontroleurs moeten natuurlijk aan alle eisen voldoen die in de KCB-kwaliteitscode gesteld worden aan kwaliteitscontroleurs en hun opleiding. Waarom is vastgesteld dat ik 3 collo moet controleren om een partij goed te keuren? Bij het uitvoeren van een controle is het nodig dat er een representatieve steekproef wordt genomen van een partij. Een kwaliteitscontroleur kan niet op basis van het beoordelen van één monster een goede uitspraak doen over de kwaliteit van een partij. Het KCB vindt daarom dat het minimum aantal monsters drie moet zijn. Echter, afhankelijk van de partijgrootte en/of de uitkomst van de risico-analyse moeten dit er misschien meer zijn. Maar dit is ter bepaling door het bedrijf. Hoe moeten wij binnen de risicoanalyse omgaan met afkeuringen? Wanneer uit de controleresultaten blijkt dat bepaalde producten vaker dan verwacht afgekeurd moeten worden, dan moet dit product meer controles krijgen. Andersom geldt dat ook: producten die minder vaak dan verwacht afgekeurd worden kunnen minder controles krijgen. Producten die worden afgekeurd moeten natuurlijk in overeenstemming worden gebracht met de norm voordat ze verhandeld kunnen worden. Mijn bedrijf heeft meerdere vestigingen. Hoe verloopt de bedrijfsaudit? Bij het toelatingsonderzoek worden alle vestigingen bezocht en geaudit. Alle vestigingen moeten voldoen aan de KCB-kwaliteitscode. Bij vervolgaudits kan het zijn dat niet alle vestigingen bezocht worden. Hoe lang duurt de bedrijfsaudit? De bedrijfsaudit duurt ongeveer 3 uur. Hoe wordt de bedrijfsaudit uitgevoerd? Tijdens de bedrijfsaudit zal in eerste instantie gekeken worden naar de vereiste documentatie en registraties. Daarna zal tijdens een rondgang door het bedrijf de uitvoering in de praktijk beoordeeld worden. Om vast te stellen of de werkwijze bekend is, is het mogelijk dat er met enkele medewerkers gesproken wordt. De auditor maakt gebruik van een checklijst. Komen de eisen die bij de KCB-kwaliteitscode gesteld worden aan de keuringsmiddelen overeen met de eisen die gesteld worden aan een inspectielocatie voor fytosanitaire keuringen? Nee, maar dat komt omdat de eisen zijn toegespitst op verschillende dingen, zij bijten elkaar niet. In de toekomst zal gekeken worden op welke punten kwaliteitszaken en fytosanitaire zaken met elkaar kunnen worden gecombineerd. Wij registreren op dit moment wel de afkeuringen, maar niet de goedkeuringen bij kwaliteitscontroles. Kunnen wij dit zo blijven doen bij deelname aan het RIK? Nee, alle kwaliteitscontroles die worden uitgevoerd moeten worden geregistreerd. De registraties zijn van belang voor het aantonen dat het controleplan (uitgangscontroles of procescontroles met risicoanalyse) ook wordt uitgevoerd. Tevens kunnen de registraties gebruikt worden om uitgevoerde kwaliteitskeuringen later te beoordelen. In dat kader is het ook van belang dat de bekeken monstercolli gemerkt worden. Het registreren van uitgevoerde kwaliteitscontroles is overigens een eis uit de Europese controleverordening.
Versie 2.0
7
