e-billing als instrument voor effectiever credit control

T I J D S C H R I F T CONTROLLING

P R E S TAT I E M E T I N G

J. van Wijngaarden QC, IBS Consist BV te Nieuwegein ([email protected])

He t ver ha al v an de pos t k o e t s op de elek t r onis che snelweg

e-Billing als instrument voor effectiever credit control

nr 6 juni 2003

57

Het doel van credit management is het debiteurenbeleid van een onderneming zodanig in te richten dat het rendement op het uitstaande debiteurensaldo wordt gemaximaliseerd. Dit alles onder de voorwaarde dat optimaal rekening wordt gehouden met de commerciële belangen. Want ook de opportunities voor de toekomst moeten veilig worden gesteld. Een schijnbaar onoplosbare paradox waar de controller meestal de handenvol aan heeft. JAN VAN WIJNGAARDEN

T I J D S C H R I F T CONTROLLING

nr 6

juni 2003

Credit control is balanceren tussen loslaten en beheersen. Ruwweg de helft van alle facturen die in Nederland door ondernemers wordt verzonden, wordt niet op tijd betaald. Een fors percentage van de debiteuren betaalt weken tot enkele maanden later dan was afgesproken. Soms wordt er in het geheel niet betaald en moet er een incassobureau worden ingeschakeld. In het ergste geval komt de rechter er aan te pas of komt het geld nooit meer binnen omdat de afnemer failliet gaat. Het huidige economische klimaat heeft de aandacht voor credit management verhoogd. Langzaam maar zeker beseffen directies dat de slogan ‘hoe meer omzet hoe beter’ lang niet altijd op gaat. Een simpel rekenvoorbeeld (zie figuur 1) laat zien dat een bedrijf dat het aantal dagen klantkrediet niet in de hand houdt veel meer omzet moet genereren om hetzelfde nettoresultaat te bereiken!

58

Creditmanagement Het rendement per klant wordt bepaald door de resultante van de winst per klant en het voortdurend uitstaande debiteurensaldo van diezelfde klant. Een stringente bewaking van de betalingsafspraken voegt waarde toe door vermindering van het benodigde (werk)kapitaal en verbetering van het exploitatieresultaat door vermindering van de financieringslasten. De aanhangers van de zogenoemde ‘credit management nieuwe school’ zullen hiertegen inbrengen dat een dergelijke beleid remmend werkt op de groei en daarmee schadelijk is voor het bedrijf. Als tegenhangers van het waardecreatiedenken waarschuwen zij voor een situatie waarbij credit management een doel op zich wordt. Groei, zo stellen zij, mag soms (tijdelijk) ten koste gaan van het rendement op debiteuren. We zullen deze discussie even ‘parkeren’, maar niet eerder dan na te hebben vastgesteld dat hier sprake is van een wezenlijk dilemma. De gespannen relatie die bestaat tussen de verkoopafdeling en (financiële) credit management afdeling is een feit. De verkoopmanager streeft naast een goede relatie met de klant maximalisatie van de omzet na. De credit manager focust op het beperken van het kredietrisico en het aantal kredietdagen. Beiden vanuit dezelfde bedrijfsdoelstelling: maximalisatie van de winst. Beide disciplines communiceren traditioneel slecht met elkaar. Of dat nu komt doordat het niet zo botert tussen het verschillende type mensen, of vanwege andere redenen, feit is dat deze breuk geen enkel doel dient en zelfs een negatief effect heeft op het resultaat. De oplossing kan worden gevonden door de problematiek op bedrijfsniveau te bekijken. Door een helder

credit management-beleid te formuleren, kan kredietverlening beheersbaar worden gemaakt. Vandaar dat ook wel wordt gesproken van credit control als proces. De controller kan een belangrijke rol spelen in het beheersbaar maken van dit proces. Rol van de controller Het is evident dat de aard van een bedrijf en vooral de stijl van management hun stempel drukken op de plaats die credit control krijgt binnen de organisatie. Afhankelijk van de nadruk die wordt gelegd op de aanpak (omzetbevorderend of risicomijdend) zal gekozen worden voor een plaats dichter bij de verkopende dan wel financiële discipline. Een bewuste keuze op dit vlak door de directie is dan ook van groot belang. De controller speelt hierbij een cruciale rol. Er is in de afgelopen jaren al veel gezegd over de rol van de controller. De controller is vooral sparring partner van alle managers. In deze adviserende rol is hij of zij het geweten van de organisatie, omdat alle belangen moeten worden afgewogen. Of en hoe dit advies wordt opgevolgd, is weer een zaak van de directie. Ook op het gebied van credit control zal de controller een sterke ruggengraat moeten hebben.

Controller moet sterke ruggengraat hebben Als geen ander treft de controller hier het spanningsveld aan tussen enerzijds de behoefte omzet en groei te stimuleren en anderzijds het beperken van de risico´s van kredietverstrekking. Het afdwingen van een duidelijke keuze die uitmondt in een heldere doelstelling kan veel problemen voorkomen. Maar ook op het gebied van de tactiek die gebruikt wordt om aan het credit control-beleid invulling te geven, speelt de controller een

figuur 2

Drie manieren om aan credit management vorm te geven RISK BASED

figuur 1

Met risk based credit management wordt vooral gekeken naar het acceptatie en invorderingsbeleid. Het risico van insolventie wordt bepaald voorafgaand aan de koop.

Rekenvoorbeeld TIME BASED

Time based credit management richt zich puur op het terugdringen van de betalingstermijn om zo werkkapitaal vrij te maken. QUALITY BASED

Quality based credit management richt zich meer op de verbetering van het proces waarin een niet betaalde factuur tot een betaalde factuur wordt omgezet. Door de kwaliteit van dat transformatieproces te verbeteren ontstaat een effectievere communicatie met de klant. Factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van het proces zijn de offerte, het contract, de facturering, de aanmaningscyclus, de persoonlijke follow-up en het proces van klachtenafhandeling.

T I J D S C H R I F T CONTROLLING

belangrijke rol. Kritisch kijken of alle hedendaagse middelen wel worden gebruikt kan in dit kader zeker soelaas bieden. Zo kan in het kader van quality based credit management (zie figuur 2) de factuur worden gebruikt als middel om meer transparantie te brengen in de keten. Veel problemen ontstaan namelijk door een gebrek aan informatie. Door het inzetten van e-Billing, of meer specifiek bill presentment, kan worden voorkomen dat facturen onnodig lang blijven openstaan puur en alleen als gevolg van gebrekkige informatie. Om het idee te verkopen zou de controller de directie het eerder genoemde rekenvoorbeeld uit figuur 1 kunnen voorhouden. Zelfs de meest pessimistische verkoopdirecteur zal gevoelig zijn voor het feit dat bij een strakker credit management-beleid minder omzet nodig is om een gelijkblijvend rendement te genereren.

Dit kan natuurlijk anders. Bedrijven die EDI gebruiken weten dat al, maar vanwege de daaraan verbonden hoge kosten is EDI voor veel bedrijven niet weggelegd. Daarvoor in de plaats kunnen de voordelen van e-Finance worden uitgebuit. e-Finance staat voor het verbeteren van financiële processen door gebruik te maken van de hedendaagse internetstandaarden. XML is er hier een van en staat voor eXtensible Markup Language. XML

is te beschouwen als de intelligente ‘neef’ van het vertrouwde HTML (HyperText Markup Language), de huidige opmaaktaal van het World Wide Web. De kern van XML zit in de mogelijkheid informatie te structureren en de gestructureerde informatie te scheiden van de vorm waarin het wordt gepresenteerd. Voor een XML-factuur betekent dit dat de inhoud, de factuurgegevens, gescheiden worden van de opmaak, de presentatie van de factuur. Maar het belangrijkste is dat met XML een formaat in handen ligt dat door computersystemen geïnterpreteerd en verwerkt kan worden, zonder tussenkomst van een persoon. En dat is nu precies waar e-Billing op een slimme manier gebruik van maakt. Evolutie e-Billing is geen revolutie maar een evolutie. e-Billing is het proces waarbij facturen niet meer (alleen) in fysieke vorm worden verstuurd maar (ook) als elektronisch document worden verzonden en/of gepresenteerd. e-Billing betekent niet dat er per se geen facturen meer op papier zullen bestaan. Sterker nog, op zeker moment zal er altijd behoefte bestaan een document te printen op papier. Het cruciale verschil zit meer in het feit dat de factuurgegevens primair in elektronische en gestructureerde vorm beschikbaar zijn en ook als zodanig kunnen worden uitgewisseld en gebruikt. e-Billing betekent ook niet dat van de een op de andere dag alle facturen elektronisch verstuurd zullen worden. De overgang van het aloude facturatieproces naar elektronische facturatie kan heel geleidelijk verlopen. Zo kan in eerste instantie besloten worden zowel fysieke als digitale facturen te versturen. Een andere optie is het uitrollen van e-Billing bij een beperkt aantal belangrijke afnemers die aan hebben gegeven hier interesse in te hebben. Later volgt de rest van het klantenbestand. e-Billing is een goed voorbeeld van geautomatiseerde integratie in de keten. Om met e-Billing te kunnen starten, moet er dan ook eerst een afspraak worden gemaakt tussen leverancier (de biller) en klant (zie figuur 3).

juni 2003

Er zal altijd een behoefte bestaan een document te printen op papier

CPM eValuate

nr 6

De factuur en credit control De factuur is, als het goed is, de financiële weergave van datgene dat op de definitieve offerte en het getekende contract is gecommuniceerd. De factuur mag dan ook op geen enkele manier twijfel laten bestaan over datgene wat is geleverd. Daarbij moeten ook de afgesproken kortingen en dergelijke goed zijn verwerkt. De aan de factuur gekoppelde betaalwijze is daarnaast zeer bepalend voor de kwaliteit van de afhandeling. Bestaat er onduidelijkheid over de betalingswijze op de factuur, dan zal dit bijna altijd worden aangegrepen om later te betalen. Automatische incasso en daarnaast het werken met OLA’s zijn daarom ideale middelen om dit soort problemen te voorkomen. Laten we eens even stilstaan bij de factuur als object en de reden waarom e-Billing zich de afgelopen tijd mag verheugen in een toenemende populariteit. Het is het verhaal van de postkoets op de elektronische snelweg. Is het niet bizar dat bedrijven het elkaar anno 2003 nog aandoen om stapels facturen te versturen op papier? De voor de betaling cruciale data worden op een wijze getransporteerd die in de tijd van de postkoets al werd toegepast. Met een duur financieel systeem wordt de in eerste instantie digitale informatie op liefst geschept papier geprint, dit wordt tegen hoge kosten per post verstuurd om vervolgens de afnemer op te zadelen met het probleem om de op het papier gedrukte data digitaal te maken. Want ook hier moet de informatie in de financiële (crediteuren)administratie worden ingevoerd.

figuur 3

59

T I J D S C H R I F T CONTROLLING

figuur 4

nr 6

juni 2003

Desktop delivery en Biller direct

60

Op basis van deze afspraak wordt bepaald welke vorm van e-Billing zal worden toegepast, hoe er wordt afgestemd, welke services worden geboden et cetera. Soms zal daarbij het concept ‘verkocht’ moeten worden door de Biller. In het e-Billing-proces kunnen twee basisvormen worden onderscheiden: desktop delivery en biller direct (zie figuur 4). Met name het laatste model, beter bekend onder electronic bill presentment (EBP) is interessant in het kader van het credit control-proces. Dit omdat bij EBP de factuur on line wordt geplaatst, met alle voordelen van dien. Die voordelen strekken zich overigens verder uit dan tot louter de leverancier. Ook de ontvanger van de factuur spint garen bij een e-Billing solution. Enerzijds op het gebied van efficiënter werken, anderzijds door de effectiviteit van processen te vergroten (zie figuur 5). Bill presentment Het grote voordeel van bill presentment is dat naast de factuurgegevens alle voor de factuur en betaling relevante gegevens on line kunnen worden geplaatst. En niet alleen de factuurgegevens. kunnen worden gepresenteerd. Denk daarbij aan specificaties, de bijbehorende offertes, contracten, pakbonnen, urenspecificaties et cetera. En het houdt niet op bij het presenteren van gegevens. Al deze gegevens kunnen ook in elektronische vorm worden opgehaald, bijvoorbeeld voor de verwerking in een applicatie. Daarnaast kunnen allerlei processen worden aangestuurd vanaf de site. Denk hierbij bijvoorbeeld aan automatisch incasso, de uit oogpunt van credit management wel heel aantrekkelijke vorm van betalen. De afnemer tekent voor automatisch incasso, maar bepaalt zelf welke factuur mag worden geïncasseerd. Het laatste kan dankzij EBP door on line bij de leverancier te accorderen voor incasso. Zo worden twee vliegen in één klap geslagen: de afnemer voorkomt discussies bij de betaling van de factuur en vereenvoudigt en versnelt het incassoproces. De afnemer heeft veel meer inzicht in de bij de factuur horende transacties en kan met een druk op de knop akkoord geven voor betaling. Eén facet dient hierbij nog te worden vermeld: e-Payment. Logischerwijs zou namelijk via dezelfde elektronische weg moe-

ten kunnen worden betaald. Helaas zijn de banken in met name Nederland nog niet zo ver. Dit wordt niet in de laatste plaats veroorzaakt doordat banken nog steeds verschillende systemen in de lucht menen te moeten houden die niet op elkaar aansluiten. De roep om standaardisatie en samenwerking wordt dan ook alleen maar groter. Vooralsnog is e-Payment daarom toekomstmuziek. Toch is dat geen reden om niet nu alvast met e-Billing te starten. Het feit dat alle voor de betaling relevante gegevens on line staan, draagt ook bij aan een betere samenwerking tussen de verkoop- en creditmanagement-afdeling. Hetzelfde geldt voor de samenwerking tussen de verkoop- en inkoopafdeling van respectievelijk de verkopende en de inkopende partij. Zo kan de on line-factuur daadwerkelijk gaan zorgen voor transparantie in de keten (zie figuur 6).

Banken houden systemen in de lucht die niet op elkaar aansluiten Niet als tovermiddel voor credit control, want een integrale oplossing daarvoor ligt op een veel hoger, zelfs strategisch niveau. Als tactisch instrument kan EBP echter als waardevol informatiemedium dienen waarmee tal van discussies kunnen worden voorkomen. Disputen die maar al te vaak ontstaan op basis van onjuiste, niet volledige of zelfs totaal ontbrekende informatie. De factuur fungeert als spin in het web en draagt zijn steentje bij aan een optimaal credit control-proces. Tot slot: credit control kan een substantieel positieve invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Het is echter alleen effectief als bewuste keuzes worden gemaakt en een helder beleid wordt uitgestippeld door het management. De controller kan hier als

T I J D S C H R I F T CONTROLLING

figuur 5

figuur 6

VOORDELEN LEVERANCIER (BILLER)

CPM eValuate

Niet limitatief • Verbetering efficiency: – Vermindering van papierkosten – Vermindering van printkosten – Vermindering van porto- & handelingskosten – Besparing opslagkosten – Reductie intern/extern berichtenverkeer rondom de factuur •

Verhoogde effectiviteit: – Leveren additionele informatie (leveringen, urenspecificatie, contracten etc.) – Interactief communicatie medium (factuur wordt marketinginstrument!) met mogelijkheid tot cross selling – Klanten hebben interactief inzage of betalingen al dan niet zijn verwerkt – Verhoogde klanttevredenheid – Incasso wordt voor meer klanten acceptabel – Elektronische aanmaningen en herinneringen (e-credit management) nr 6

VOORDELEN AFNEMER (ONTVANGER)

•

juni 2003

Niet limitatief • Verhoogde efficiency – Minder handlingskosten (mogelijkheid tot volledige automatische ontvangst, controle en invoer factuur!) – Reductie intern/extern berichtenverkeer rondom de factuur – De mogelijkheid tot het elektronisch bewaren van facturen en het ontvangen van herinneringen en aanmaningen middels email – Besparing opslagkosten – Interactief inzage of betalingen al dan niet zijn verwerkt – Incasso wordt mogelijk maar zonder de bijbehorende nadelen (verlies van control)

61

Verhoogde effectiviteit – Meer informatie in de vorm van uitgebreide specificaties – Beperking van zoekgeraakte of niet ontvangen facturen – Maximalisatie van gebruiksgemak door eenvoudige maar tegelijkertijd veilige toegang tot facturen met behulp van standaard webbrowsers – Versnelde afhandeling disputen – Eenvoudig inzicht in historische data voor alle belanghebbenden

sparring partner van het management een sturende rol spelen. Naast het adviseren over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het beleid, kan de controller ook keuzes maken ten aanzien van de te gebruiken tactiek. Een daarvan is het inzetten van e-Billing voor het verbeteren van het proces van factuur tot betaling (quality based credit management). Het elektronisch maken van die factuur, en vooral het on line presenteren van de factuur (bill presentment) is een van de instrumenten waarmee het credit control proces aanzienlijk kan worden verbeterd. De factuur fungeert als spin in het web en zorgt voor transparantie in de keten. Alle relevante

informatie die nodig is om de factuur te kunnen begrijpen, interpreteren, accorderen en uiteindelijk te betalen is on line beschikbaar. Omdat alles on line en elektronisch beschikbaar is, kan de informatie ook nog eens digitaal naar alle stakeholders worden gedistribueerd. Gevolg: meer inzicht, minder discussies, snellere betaling en verhoogde klanttevredenheid. Dit alles niet volgens een revolutionair maar volgens een gedoseerd evolutionair pad. En dat is nu net wat credit control beoogt: een optimaal rendement op de uitstaande vorderingen met inachtneming van de –C commerciële doelstelling van de organisatie.