DYNAMICKÝ SVĚT. Pro MEGA se CRM stane klíčovým systémem ve firmě. Spolchemie po neúspěšné implementaci vsadila na Microsoft Dynamics AX

DYNAMICKÝ SVĚT

Pro MEGA se CRM stane klíčovým systémem ve firmě Spolchemie po neúspěšné implementaci vsadila na Microsoft Dynamics AX Microsoft Dynamics NAV umožnil PPF spravovat dvakrát více firem

Vaše firma v cloudu, podnikání s jistotou

Cloudové služby Office 365 jsou aplikace a servery systému Microsoft Office provozované v datovém centru společnosti Microsoft a využívané prostřednictvím internetu. Za užívání služeb se hradí formou předvídatelných měsíčních plateb. Cloudové služby Office 365 zahrnují:

Cloudová služba Windows Intune zahrnuje:

•

• • • •

• • •

Profesionální e-mail s vaší vlastní doménou, antivirovým a antispamovým filtrem, schránkou 25 GB a archivem pro každého uživatele Sdílení kalendářů a kontaktů mezi zaměstnanci vaší firmy Komunikace se zaměstnanci a zákazníky prostřednictvím video-hovorů a zasílání rychlých zpráv Firemní intranet, extranet, veřejný web a týmový web pro společnou práci s dokumenty

Správu počítačů bez nutnosti investice do infrastruktury Ochranu počítačů před nežádoucím softwarem Právo používat nejnovější a nejvyšší edici Windows Vše v jednom měsíčním poplatku

www.office365.cz  www.windowsintune.cz

tÉMA ČÍSLA

Jak mění IT svět businessu a business svět IT

Roman Cabálek, generální ředitel Microsoft Česká republika

Informační technologie mění svět businessu už desítky let. Počítače od svého vzniku našly uplatnění zejména ve dvou velkých oblastech – výzkumu a vývoji, kde plnily hlavně roli strojů pro náročné výpočty a  simulace, a  v  komerční sféře, kde se jejich role postupně vyvíjela od  automatizace výroby přes automatizaci dalších procesů až k současné aktivní podpoře podnikání, analýze dat a  podpoře managementu v jeho rozhodování. V  současné době proto můžeme pozorovat jasný trend nasazovat podnikové informační systémy na co nejvíce procesů a činností ve firmě a zpracovávat v něm co největší množství dat popisujících chod firmy. Oproti dřívějšku se ale stále častěji objevují požadavky na využití jednotného podnikového informačního systému, který by pokryl všechny procesy ve firmě. Jeden jediný dodavatel, jedna jediná databáze a  jedno uživatelské rozhraní dokáží totiž šetřit čas i peníze a zároveň otevírají zcela nové možnosti při zpracování dat. I  proto Microsoft staví všechny své produkty podobně jako Windows – univerzálně použitelné, s  možností individuálního přizpůsobení přesně na  míru konkrétním potřebám. Stejně

Obsah Trendy v IT a businessu očima IT odborníků

2

Co umí procesní a štíhlá výroba v Microsoft Dynamics AX

3

Spolchemie po neúspěšné implementaci vsadila na Microsoft

4

Haas Profile: „S Microsoft Dynamics AX jsme se výrazně rozrostli“

5

MOTOR JIKOV Group sjednotil práci svých dceřiných společností

6

Nový systém v Röchling Engineering Plastics zefektivnil výrobu i její oceňování

7

PRODECO má veškeré informace a dokumentaci k projektům vždy po ruce

8

CRM ve 2N přineslo spokojenější zákazníky

9

U MEGA se CRM stane klíčovým systémem ve firmě ELIT roste s Microsoft Dynamics NAV už přes 15 let

10 11

Harley Davidson Praha přešel na Microsoft Dynamics NAV

12–13

Jaroslav Vavřina: „Pokud bude nákup zážitkem, tak dotyčný přijde znovu“

12–13

AUTO PALACE Vysočany pro svůj rozvoj zvolila Microsoft

14

Microsoft Dynamics AX for Retail přichází na český trh

15

V PRO-DOMA pomáhá ERP k růstu a zvyšování kvality zákaznického servisu

16

Nový systém znamenal pro TEMPO milionové úspory a zrychlení logistiky

17

Dynamics NAV byl i v krizi důležitou podporou výkonnosti Linde Material Handling

18

Dynamics NAV přinesl společnosti Levné knihy rychlý růst i zlepšení cashflow

19

BI ve vašich podnikových informačních systémech

20 a 21

Člověk v tísni zvládá více projektů

22 a 23

Energetický regulační úřad propojil své rozsáhlé agendy

24

Sure Step aneb cesta k úspěšné implementaci systému

25

Pavel Šlesingr: „Sure Step je pojistka, že by všechno mělo dobře dopadnout“

26

Ondřej Tyrpekl: „Mohli jsme zvládnout spravovat 2×více firem“

27

Dynamics NAV podržel CENTROPOL v raketovém růstu

28

Williams & Partner řídí nábor a poradenství v oblasti lidských zdrojů s novým CRM

29

CRM Online se zaplatí NetRexu během prvního týdne v měsíci

30

Co je nového v Microsoft Dynamics CRM 2011

31

Proč se zajímat o cloud?

32

jako do Windows můžete snadno doinstalovat ovladač na  svoji konkrétní tiskárnu, tak třeba Microsoft Dynamics AX můžete upravit přímo na  míru svým konkrétním potřebám a  procesům. Filozofie společnosti Microsoft je v tomto ohledu jasná – nechceme vás tlačit do  uniformních řešení a  zužovat vám výběr, když právě ona odlišnost od ostatních je často vaší největší konkurenční výhodou. Faktem ale je, že někdy může být úzce specializovaný systém v některé oblasti zkrátka vhodnější. Proto Microsoft udělal to, že se všechny jeho produkty snaží držet stejnou logiku ovládání a  využívají identické technologie, takže spolu bez problémů spolupracují, a zároveň zachovávají možnost využití jediného dodavatele i  všech dalších výhod. Firma tak může využívat třeba Microsoft Dynamics NAV pro řízení financí a  výroby, Microsoft Dynamics CRM pro řízení vztahů se zákazníky a  Microsoft SQL Server pro Business Intelligence. S využitím této platformy je také zachována možnost integrace úzce specializovaných nadstaveb a  partnerských řešení, která mohou bez problémů s produkty od společnosti Microsoft spolupracovat. A  právě Business Intelligence (BI) je v  současné době mezi firmami vůbec nejžádanější a nejdiskutovanější technologií. S tím, jak roste objem zpracovávaných dat, je stále těžší v nich najít zrovna ta data a souvislosti, které mají pro management určitou přidanou hodnotu a mohou firmu posunout někam dál. Při správném využití dokáže BI identifikovat ve  firmě slabé i  silné stránky a  včas rozpoznat příležitosti a hrozby. Také zde však platí, že není BI jako BI a že ne každá firma ho může nasadit. Aby mělo BI smysl, je důležité umět data sbírat, mít je k  dispozici v  dobré kvalitě a  za  dostatečný časový úsek. Potom je třeba umět je podat v takové formě, aby s nimi sami uživatelé rádi pracovali a aby byli schopni z nich vyčíst něco, co jim pomůže udělat potřebná rozhodnutí vedoucí k  růstu tržeb i  efektivity práce a  využít nové příležitosti. BI je zároveň tím nejlepším příkladem toho, jak IT změnilo svět businessu. Na druhou stranu, i business změnil IT. A nejlepším příkladem je cloud computing. Jeho myšlenka se zrodila před 50 lety a  technologicky měl podmínky k  tomu, aby zažil boom už před 10 lety. Avšak teprve současný tlak na  snižování nákladů, optimalizaci cashflow a outsourcing z něj udělal fenomén. Řada našich produktů má proto v  dnešní době i  svou cloudovou podobu, kdy zákazník nemusí kupovat žádný hardware, nemusí si pro svůj server shánět dostatečnou konektivitu do  internetu, nemusí plýtvat drahocenným časem IT odborníků na jeho správu, údržbu a podporu uživatelů a může jej raději využít na rozvoj IT a podporu rozvoje firmy a zároveň z pohledu cashflow nemusí řešit odpisy investičního majetku a  velké výdaje na  začátku, ale může si vše pořídit ve  formě služby s  pravidelným měsíčním poplatkem, u které lze naopak v počátku volit menší počet uživatelů, nižší výkon atd. Windows Server, SQL Server, Exchange Server, Lync Server, SharePoint Server, Microsoft Dynamics CRM 2011, a  dokonce i  Microsoft Office tak v dnešní době mají svoji cloudovou obdobu a už teď je zřejmé, že do cloudu přejdou i některé další produkty. Business zkrátka změnil IT a to se mu teď přizpůsobuje. 

1

téma čísla

Trendy v IT a businessu očima IT odborníků Na názor na prolínání IT a businessu i na to, jakým směrem se bude ubírat svět podnikových informačních systémů, jsme se zeptali i několika IT odborníků. Jak podle vás IT ovlivňuje současný svět businessu? Martin Pavlis, Senior IT Key Account Ma­ nager, KPCS CZ Nové technologie IT, hlavně potom cloudové služby, nyní přinášejí do  společností všech velikostí plné možnosti nasazení a využití nejmodernějších technologií. Je to dáno hlavně tím, že dřívější požadavky na nasazení rozsáhlejších systémů vyžadovaly nasazení a uvolnění velkého množství prostředků, což si nemohly středně velké a malé společnosti dovolit. Nyní se situace zcela mění, protože IT produkty se stávají na základě měsíčních plateb (software as service) dostupnými opravdu pro každého. To samozřejmě ovlivňuje firemní možnosti, procesy, a tedy celý business.

Prof.  Josef Basl, proděkan pro zahraniční vztahy a rozvoj, Fakulta informatiky a statistiky VŠE v Praze ICT prokazuje již po dvě dekády svoji schopnost výrazně ovlivňovat business, a to jak v  příznivějších dobách celkového ekonomického růstu, tak v dobách krizí. Je dobře, že ICT má za sebou tyto zkušenosti, a to jak z korekce vyplývající z „internetové bubliny“ způsobené vlastními ambiciózními cíli, tak i z ekonomické situace posledních let, kterou IT nevyvolalo, ale je jejími důsledky výrazně ovlivňováno. Mnohé tyto ekonomicko-společenské jevy vedou k  následnému rozvoji a inovacím v ICT, které v sobě tak odrážejí nejen technologické novinky, ale i vlivy nabídky a poptávky. Obě strany přitom mají svůj specifický inovační potenciál a vnitřní vývoj, kterým ovlivňují svět businessu. Aktuálně mohou potenciál ICT v  businessu charakterizovat dvě anglická slova „lean“ a „green“. První z nich označuje právě tendence k redukci nákladů cestami tzv. lean manufacturingu nebo lean administration. Druhý fenomén pak k  ekonomickým požadavkům na uplatnění výsledků ICT pro business dodává ještě dimenzi ekologickou a sociální. Pojmy poslední doby se proto stávají koncepty green ICT a jejich nasazení v businessu. Martin Zikmund, IT konzultant, Nitana Informační technologie se staly nedílnou součástí chodu v podstatě každé firmy. Liší se pouze míra, ve  které je jednotlivé firmy využívají. Zatímco někde se jedná spíše o podpůrný nástroj umožňující efektivní vedení účetnictví a účinnější komunikaci, jinde se z nich stal klíčový prostředek prodeje zboží a služeb a/nebo nástroj, kte-

2

rý pomáhá managementu vidět víc věcí v širších souvislostech a nesrovnatelně rychleji a levněji, než to kdy vůbec bylo možné. Důležité je však mít na paměti ono slovo nástroj. Když naši prapředci nahradili pazourek železnými nástroji, věděli, že budou moci zvíře zabít a  zpracovat rychleji, ale věděli, že to budou oni, kdo to bude muset udělat. S IT je to stejné, je to právě firma a  její management, která musí umět nový nástroj použít, jinak nemá smysl si ho pořizovat. David Frantík, manažer divize podnikových řešení, Microsoft ČR Určitě významně! S  troškou nadsázky se dá říct, že bez podpory IT by bylo velmi obtížné, ne-li nemožné, dnes business vůbec dělat. Samozřejmě myšleno v té podobě, jak jej známe a  jak jej determinuje současné technologické poznání a  tvrdé nároky kladené na  podnikání. IT řešení by měla business podporovat, zlepšovat a  umožňovat lidem, aby se mohli soustředit na  samotnou podstatu podnikání, a  nikoliv na  to, že například můj informační systém nefunguje nebo že nemám k  dispozici potřebná data, případně že třeba nemohu objednat potřebné suroviny.  Primární podmínkou je, aby IT sloužilo  jako nástroj umožňující kontinuální rozvoj podnikání a nikoliv jako omezující a zároveň velmi často i nákladný prostředek.   

Kam si myslíte, že se bude v budoucnu ubírat vývoj podnikových informačních systémů?

Martin Pavlis, Senior IT Key Account Ma­ nager, KPCS CZ Trend celého IT je zcela zřejmý – cloud a zase cloud. Podnikové informační systémy, stejně jako další a další služby, kterých – dle mého názoru – bude v budoucnu čím dál víc. Prof.  Josef Basl, proděkan pro zahraniční vztahy a rozvoj, Fakulta informatiky a statistiky VŠE v Praze Při úvaze o  možném budoucím vývoji podnikových IS je možné postupovat různým způsobem. Jedním z východisek mohou být například trendy uváděné pro tento rok společností Gartner. Ty kromě cloud computingu zahrnují například takové fenomény, jako jsou média tablety, sociální sítě, sociální komunikace a  sociální analytika. Velký potenciál je rovněž spatřován v context aware-computingu, který bude umožňovat předem odhadovat možné potřeby

zákazníka nebo podniku. Podnikové informační systémy se za  uplynulých patnáct let staly součástí businessu a  ovlivnily procesy podniků i činnosti zákazníků. Již také neplní první stránky IT časopisů a konferencí, ale staly se přirozenou součástí práce uživatelů. Podnikové IS mají zcela logicky tendence, podobně jako další současná zařízení, být mobilní, být k dispozici vždy a odkudkoli. Dále se stávají provozně méně náročnými a současně vysoce spolehlivými a bezpečnými. Jelikož se jedná o  informace, se kterými podnikové IS pracují, je určitě stále prostor pro složitější matematické modely a  expertní systémy podporující rozhodování zaměřené především do budoucnosti. Pro takové úlohy však bude důležitý nejen technický výkon takových řešení, ale i schopnost uživatelů doporučení informačního systému vhodně interpretovat a následně realizovat. Martin Zikmund, IT konzultant, Nitana Určitě se objeví ještě větší poptávka po mobilitě a  integraci s  dalšími aplikacemi, než jaká tu je dnes. Vzroste také důraz na získávání, zpracování i  analytické výstupy dostupné v  reálném čase kdykoliv a  kdekoliv. To samozřejmě bude nahrávat i  cloudu, jehož další výhodou je výrazné zrychlení implementace, jaké můžeme už dnes vidět například u Microsoft Dynamics CRM Online. To, spolu s novým SQL Serverem 2012, ukazuje také další novodobý trend, který bude i dál pokračovat – dát každému uživateli do ruky možnost si s  daty „hrát“ podle svých vlastních potřeb. Je to totiž ideální zdroj nových nápadů, netradičních pohledů a inovací.

David Frantík, manažer divize podnikových řešení, Microsoft ČR Domnívám se, že dále bude pokračovat významný příklon k základní standardizaci podnikových informačních systémů vycházející z potřeb a očekávání zákazníků. A  to jak z  pohledu   velikosti (segmentu) zákazníků, tak zejména jejich odvětvových zaměření. Důraz bude dále kladen na uživatelskou flexibilitu řešení, umožňující na  odvětvovém standardu  realizovat specifické požadavky zákazníka, adresovat jeho konkrétní procesy a  požadavky. Samozřejmě nemůžeme přehlížet nástup cloud fenoménu. Nikdo se již dnes nediví, že například CRM řešení je možné plně realizovat v cloudu. Pravděpodobně podobný trend, ať už v rozsahu menších informačních systémů jako celků, či spíše jejich funkčních komponent nebo procesních částí, budeme pozorovat i  v  oblasti ERP. To bude mít logicky  dopad i na  způsob financování ERP projektů (investice vs. operativní náklady) a na strukturu a počet  vlastních kmenových IT pracovníků, starajících se o podnikové informační systémy. 

VÝROBA

Co umí procesní a štíhlá výroba v Microsoft Dynamics AX Výrobní podniky, zejména v  České republice, kde je velká část výroby určena na export či pro automobilový průmysl, jsou nuceny adaptovat se na nejnovější trendy v oblasti jejího řízení. Microsoft Dynamics AX proto nabízí hned dva specializované moduly pro výrobní podniky – Process Industries a Štíhlá výroba. Procesní výroba od A do Z

Modul Process Industries pro Microsoft Dynamics AX, který u  nás využívá například Spolchemie, plně podporuje všechny činnosti podniků s procesním řízením výroby. Nabízí modelování výrobních kapacit, jejich přesné plánování, kalkulace ve  výrobě a  umožňuje snadno získat potřebné informace k efektivnímu řízení výrobních zdrojů, naceňování výroby a zvýšení ziskovosti. V rámci Process Industries lze rychle zpracovávat žádosti o  cenové nabídky, včetně přesných informací o datu dodání, které pracují s aktuálními výrobními kapacitami. Položky a dimenze zásob mohou v  reálném čase pracovat s  duálními jednotkami i skutečnou hmotností například u tekutin a sypkých hmot. Systém podporuje také práci s alternativními recepturami a  předpisy, takže umožňuje využít dostupné zásoby a výrobní kapacity na  maximum. Receptury lze přizpůsobovat i na základě individuálních požadavků zákazníků, což se automaticky promítá rovněž  do  úpravy obalů výsledných produktů. Samozřejmostí je také podrobná analýza výrobních nákladů pro každou komponentu objednávky, díky které je možné přesně sledovat výrobní náklady spojené s každou individuální dodávkou. Součástí Process Industries je i komunikace prostřednictvím podnikového portálu Microsoft Dynamics AX, v rámci kterého je možné sdílet informace mezi zaměstnanci i obchodními partnery a zpřístupnit zákazníkům také online objednávkový systém.

Process Industries a podpora výroby potravin a léčiv

Process Industries mají integrovány funkce kontroly kvality, včetně podpory karantén v  rámci stavu zásob. K  dispozici je možnost ověřování procesu výroby (zejména u výroby potravin a léčiv) a sledování šarží. Při práci s rychle se kazícím zbožím napomáhají Process Industries vysklad-

ňování buď klasicky metodou FIFO (first in/first out) anebo na základě expirační doby metodou FEFO (First expired/first out).

Co přináší Process Industries

Modul Process Industries přináší zvýšení výkonnosti a  flexibility, protože podporuje více výrobních režimů, včetně výroby na objednávku, výroby na sklad a hybridního prostředí. Navíc umožňuje implementaci osvědčených postupů k  optimalizaci procesů a  zvýšení efektivity výroby. Process Industries se díky sdílení informací o  specifikacích, stavech objednávek a  testech při kontrole kvality mezi klíčovými odděleními a  obchodními partnery v  reálném čase také starají o  vysokou úroveň kvality výroby a  včasnost dodávek. Firma využívající Process Industries získává lepší přehled o nákladech a účinnosti procesů, což jí usnadňuje pochopení a  řízení výrobních plánů i  vytěžování kapacit. V  každém okamžiku jsou k  dispozici aktuální podrobné informace o každém zákazníkovi, smlouvě, projektu a jeho ziskovosti. Process Industries zdokonalují řízení zásob tím, že umožňují vytvářet multidimenzionální inventární záznamy a  sledovat položky i  v  rámci dodavatelského řetězce. Díky přesným informacím o  stavu zásob je možné implementovat účinné postupy stažení výrobku z trhu a mít k dispozici komplexní možnosti sledování jakéhokoliv materiálu do minulosti i budoucnosti. Celkově vzato pak Process Industries přinášejí možnost rychlé reakce na měnící se podmínky na  trhu, protože umožňují zužitkovat nové příležitosti hned, jakmile se vyskytnou, a díky modelování výrobních možností a rychlému sdílení technických informací zabraňují přetížení výroby nebo jejímu špatnému nacenění.

Štíhlá výroba v Microsoft Dynamics AX

Zejména v automobilovém průmyslu a strojírenství je populární štíhlá výroba neboli lean manu-

facturing podporována v rámci stejnojmenného modulu pro Microsoft Dynamics AX. Modul Štíhlá výroba nabízí nástroje pro úspěšnou implementaci balancování výroby pomocí metodologií kanban, heijunka, operací JIT ( just in time) a  dalších klíčových taktik. Toto řešení zajišťuje specifické funkce, přístup k  informacím a  flexibilitu procesů vyžadovanou při operacích štíhlé výroby. Jako nedílná součást známých a přizpůsobitelných komplexních řešení pro řízení podniku může modul Štíhlá výroba pomoci získat přehled o informacích, flexibilitu, efektivitu a lepší orientaci na zákazníka, a tím pomoci firmě zvýšit ziskovost a dosáhnout růstu.

Co nabízí modul Štíhlá výroba

Modul Štíhlá výroba nabízí plánování výroby tažené poptávkou, včetně plánování prodeje přes více časových období na základě pevných, nepotvrzených a předpokládaných objednávek a včetně automatického potvrzování schopnosti realizace dodávky zákazníkovi. Tok výroby je také vylepšován pomocí nástrojů pro balancování a sekvencování výroby, jako je heijunka tabule, omezení zavážení, dělení dávek nebo optimalizace výroby skladové pozice. Modul Štíhlá výroba též eliminuje samostatné zakázky pro výrobu a  plány výroby a  montáže připravuje přímo z  prodejních objednávek. V  rámci plnohodnotné podpory metodologie kanban je možné nastavovat množství i úroveň kanban karet a  průchod kanbanů výrobou lze snadno monitorovat pomocí nástroje s přehledným vizuálním znázorněním toku výroby. K  dispozici je i  rozšíření kanbanu na  dodavatelský řetězec a s tím související provedení optimalizace procesů příjmu nebo rezervace výrobních kapacit. Přímo ve výrobě nabízí modul Štíhlá výroba evidenci pohybu materiálu pomocí čárových kódů, RFID nebo jiných elektronických záznamových funkcí, včetně povolení předem nakonfigurovaného směrování materiálů pro automatizaci doručení do příslušné výrobní buňky po  obdržení signálu poptávky. Uživatelé si navíc mohou sami nastavovat vlastní oznámení, aby se eliminovaly jakékoliv prodlevy ve výrobě a bylo možné rychleji a efektivněji reagovat na změny objednávek, stavu zásob, kvality výroby, ukazatelů výkonu či další události. V  rámci Business Intelligence funkcí je pak zajištěn přehled o poptávce a výsledcích provozu pomocí přizpůsobených sestav, řídicích panelů, přehledů výkonnostních metrik a  klíčových ukazatelů výkonu (KPI) pro manažery, operátory a týmy pracující na  zlepšení v  rámci kaizen. Štíhlá výroba také standardně nabízí analýzu výkyvů či trendů poptávky, využití zásob nebo jiné proměnlivé veličiny pomocí známých a intuitivních analytických nástrojů, kterou lze provádět přímo v prostředí Microsoft Excel. 

3

Výroba

Spolchemie po neúspěšné implementaci vsadila na Microsoft Dynamics AX Spolek pro chemickou a hutní výrobu vybíral v roce 2007 nový komplexní podnikový informační systém. První volba však padla na konkurenční řešení. S tím se však objevily problémy během implementace a nakonec systém neprošel integračními testy. Firma proto sáhla po Microsoft Dynamics AX, ten už teď úspěšně funguje v sedmi společnostech v rámci celé skupiny a aktivně pomáhá managementu zefektivnit řízení celé výroby. Na začátku byl konec podpory předchozího systému

Prvotním impulsem pro změnu podnikového informačního systému bylo ukončení podpory systému, který firma využívala dříve. Malý uzavřený lokální systém zkrátka skončil a společnost se začala obávat, že v případě příchodu náhlých legislativních změn nebude schopná dostatečně rychle na ně reagovat. Původní systém měl navíc i určité rezervy v kontinuálním řízení procesní výroby. Vedení se proto rozhodlo nasadit nový komplexní informační systém, který by plně pokryl všechny potřeby Spolchemie. IT oddělení zpracovalo velice podrobnou zadávací dokumentaci k výběrovému řízení, která na  60 stranách popisovala vše, co bude muset nový systém zvládnout.

Procesní výroba byla pro většinu hráčů problém

Do výběrového řízení vypsaného v roce 2007 se přihlásila celá řada dodavatelů podnikových IS a jejich partnerů. Bylo zde možné najít jak malé, specializované výrobce, tak velká nadnárodní řešení. Ve finálním výběru nakonec skončily jen dva systémy – Microsoft Dynamics AX a konkurenční řešení – které uměly pokrýt všechny požadavky firmy, včetně náročné procesní výroby, jež v některých oblastech čítá i desítky jednotlivých kroků. Menší řešení z finále vypa­dla kvůli tomu, že pro pokrytí procesní výroby i  některých dalších oblastí vyžadovala náročný zakázkový dodatečný vývoj s nejistým výsledkem a vysokou cenou. Microsoft Dynamics AX tak překvapivě vycházel v některých případech i levněji, než menší lokální řešení. Společnost si nicméně zvolila konkurenční alternativu, se kterou měly zkušenost dvě sesterské firmy v rámci holdingu.

První implementace neprošla integračními testy

Při implementaci tohoto systému se však objevovalo stále více problémů. Cena požadovaných úprav narůstala, vše trvalo až příliš

4

dlouho, výměna dat mezi některými moduly nefungovala tak, jak měla, a  zejména údržba a rozvoj systému se ukázaly jako problematické. IT oddělení, které mělo zájem provádět drobné úpravy a  rozšíření systému vlastními silami, ani po  několika školeních nezískalo potřebné znalosti, aby mohlo v  systému změny efektivně provádět. Když pak před finálním spuštěním neprošel systém integračními testy, firma celou implementaci zastavila a  rozhodla se obrátit se na společnost WEBCOM, která jí ve výběrovém řízení nabídla IS Microsoft Dynamics AX. Ten jako jediný splňoval všechny její požadavky a  díky své otevřenosti a  objektovému modelu umožňoval snadnou údržbu a další vývoj.

Implementace nesměla negativně ovlivnit výrobu

Nejprve proběhl standardní implementační cyklus od analýzy k závěrečnému testování a školení. Před spuštěním ostrého provozu vedení společnosti rozhodlo o  zastavení projektu a  jeho rozšíření na celou holdingovou strukturu, která postupně od  roku 2009 vznikala. WEBCOM proto provedl krátkou studii proveditelnosti, jejímž výsledkem bylo potvrzení, že Dynamics AX požadované holdingové funkce zvládne, ale je nutné přejít na verzi 2009. Stávající řešení bylo proto upgradováno na  novou verzi a  během roku 2010 bylo nasazeno nejprve v nově vzniklé servisní společnosti a potom v dalších menších společnostech ve  skupině. Na  nich se odladily všechny procesy a  postupy, které chtěla Spolchemie promítnout do všech součástí holdingu, jež měly postupně přejít na Microsoft Dynamics AX. První etapa implementace pak byla dokončena v červnu 2010. Do dubna 2011 měla být následně dokončena i  druhá etapa, ve  které měly na  Microsoft Dynamics AX přejít i  velké firmy v rámci Spolku pro chemickou a hutní výrobu. Klíčovým požadavkem při implementaci přitom bylo, aby celý proces nijak negativně neovlivnil probíhající výrobu a její chod. To se však podařilo bez problémů dodržet.

Ani změna v holdingové struktuře nebyla problém

Na  podzim 2010, uprostřed probíhající implementace, se vedení Spolku pro chemickou a hutní výrobu rozhodlo provést několik dalších změn v holdingové struktuře. Z existujících společností se tak dva provozy vyčlenily do samostatných firem. Rozhodnutí přitom padlo v září 2010 a vše bylo potřeba stihnout během dvou měsíců. Díky tomu, že implementace probíhala ve dvou etapách, to však nebyl žádný problém. Z první etapy byly již všechny procesy a postupy, které měly být napříč skupinou sjednoceny, nastavené, takže během dvou měsíců skutečně mohly nově vzniklé společnosti začít fungovat. Celá implementace Microsoft Dynamics AX v celkem sedmi firmách v rámci Spolku pro chemickou a hutní výrobu i v sesterské STZ pak byla dokončena k 1. dubnu 2011, kdy systém přešel do ostrého provozu.

Díky Dynamics AX získala firma lepší přehled o výrobě a zásobách

Nasazení Microsoft Dynamics AX v  celé skupině firem přineslo řadu zajímavých přínosů. Ty nejpodstatnější byly v  oblasti náročné procesní výroby. Dříve kupříkladu společnost neměla k  dispozici informace o  aktuálním stavu zásob vstupů do výroby. Ty se totiž obvykle nečerpají v kusech, nýbrž spojitě. To zároveň činí problémy i s jejich oceňováním, kdy například třetina zásobníku xylenu může být pořízena za cenu x a zbylé dvě třetiny za cenu y. Nyní jsou všechny zásoby oceňovány na bázi FIFO, kdy systém kontinuálně počítá souhrnnou nákladovou cenu výstupních produktů na  základě aktuálně spotřebovávaného materiálu. U  vstupů nakupovaných v  zahraničí systém také zohledňuje aktuální kurzové změny na  devizovém trhu. Díky tomu může firma kontinuálně upravovat ceny svých produktů tak, aby si zachovala požadovanou marži a minimalizovala riziko prodeje pod výrobními náklady. Díky detailnímu monitoringu všech kroků v rámci jednotlivých výrobních procesů Microsoft Dynamics AX může vedení společnosti nejen lépe kapacitně plánovat celou výrobu, ale je také eliminováno riziko, že se výroba zastaví z důvodu absence některého ze vstupů. Nové možnosti, které Microsoft Dynamics AX nabídl, navíc umožnily přejít z měsíčního na týdenní plánování výroby, díky čemuž může firma ještě více optimalizovat jak řízení stavu zásob a tím i cashflow, tak i využití jednotlivých výrobních kapacit. Microsoft Dynamics AX tak dokázal nejen splnit všechny původní požadavky společnosti, ale otevřel jejímu vedení i nové možnosti v řízení výroby. 

VÝROBA

Haas Profile: „S Microsoft Dynamics AX jsme se výrazně rozrostli.“ Psal se rok 2003, když znojemská společnost Haas Profile, dcera stejnojmenné rakouské strojírenské skupiny, plánovala rozběhnout 100 % meziroční růst. Management společnosti věděl, že k tomu potřebuje odpovídající manažerské nástroje. Rozhodl se implementovat Microsoft Dynamics AX, který by mu k dosažení cíle pomohl. Díky přechodu na novou verzi v roce 2009 pak firmu provedl krizí a s novými nástroji nastartoval v roce 2011 její další růst. Skelety autobusů i klimatizace pro Railjet

Znojemská společnost Haas Profile se specializuje na výrobu standardních i speciálních typů kovových konstrukcí a výrobků. Její výrobky slouží jak ve  stavebnictví (konzoly, objímky), tak v  oblasti technologií budov (opláštění klimatizací, opláštění bojlerů). Vyrábí se zde skelety autobusů české značky Tedom či opláštění obrovských klimatizací ( jejich rozměry jsou 3×4 metry) pro známé vysokorychlostní lokomotivy Siemens Railjet, které nyní zakoupily i České dráhy. Montáž jedné takové klimatizace trvá obvykle tři až čtyři týdny. Zhruba 20 % tržeb získává firma ze speciální opakované projektové výroby, u  které však musí cenu finálního výrobku fixovat i na dva až tři roky dopředu.

O systému rozhodla mateřská společnost

Když v roce 2003 přišli rakouští manažeři za mateřskou firmou, že pro zajištění rychlého růstu firmy budou potřebovat silný a všestranný podnikový informační systém, vedení mateřské společnosti jim vyhovělo. Poněkud překvapivě však nevybrali stejný systém, který využívala sama mateřská firma. Vedení v  Rakousku jej totiž označovalo jako předražený, neflexibilní a  celkově méně vhodný než to, co uměl za  podstatně méně peněz nabídnout Microsoft Dynamics AX. Znojemská společnost tak získala jako vůbec první v celé skupině Microsoft Dynamics AX. Implementace byla svěřena rakouské partnerské společnosti, ale vzhledem k rozdílnému jazykovému a legislativnímu prostředí ji později převzala společnost Dynamica, která dále zajišťovala i  podporu uživatelů a  provozu informačního systému.

V roce 2009 přišla implementace nové verze

V  roce 2009, pět let po  první implementaci Dynamics AX, se vedení Haas Profile rozhodlo implementovat novou verzi tohoto podnikového

informačního systému. Vedení společnosti celou implementaci zároveň vzalo jako příležitost znovu se zamyslet nad tím, co by se v  systému a  tedy i ve firmě mohlo změnit. Mezi novými požadavky se objevil hlavně modul pro přesné plánování výroby, Business Intelligence pro kalkulace s různými variantami cen vstupů právě pro dvou- až tříleté kontrakty s  fixovanou cenou i  drobná vylepšení v oblasti workflow apod. Implementace tentokrát probíhala čistě v režii společnosti Dynamica, která nejprve převedla původní verzi systému i  s  daty do nové, což trvalo pouhý měsíc, a potom začala pracovat na jednotlivých úpravách systému podle požadavků managementu.

Dynamics AX jako kritická aplikace

V  Microsoft Dynamics AX funguje ve  firmě naprosto vše – účetnictví, sklad, výroba, technologie i  odvádění práce. Pokud má firma vyrobit něco nového, nabídne Dynamics AX na základě zadání typu materiálu a  kilové váhy podobné produkty, které firma historicky vyráběla, včetně jejich původních cen a cen reflektujících aktuální ceny vstupů. Implementační partner do  systému také zakomponoval možnost práce s budoucími odhady cen těchto vstupů. Ty Haas Profile získává přímo od analytických společností z oboru. Dynamics AX tak při přípravě každého cenového návrhu vygeneruje několik cenových variant – na základě aktuální ceny vstupů, předpokládaného vývoje ceny vstupů, atd. Firma tak zejména u projektů s garancí ceny na několik let dopředu může minimalizovat riziko toho, že na výrobě v budoucnu prodělá.

Krize pomohla uvedení změn do praxe

Dynamics AX také už od  první implementace v  roce 2004 získával celou řadu důležitých dat o  průchodu výrobků celou výrobou, o  reálných výrobních časech, skutečných spotřebách materiálu atd. Některá data však nebyla zadávána úplně a správně. Paradoxně dopad špatných vstupů dat

COMPETENCE IN METAL

nastal až po krizi, kdy v roce 2011 firma měla najednou tolik zakázek, že neúplná data v systému a omezené možnosti kapacitních výpočtů v Excelu způsobily, že ve výrobě došlo k přetížení. Výrobní kapacity už tak nestačily a firma musela využít pro výrobu i subdodavatele. To vedlo ke zvýšeným nárokům na zaměstnance, ke zpoždění, nespokojenosti klientů i zbytečným nákladům. Zaměstnanci tak najednou poznali reálné dopady, které mohou mít nepřesně zadávaná a špatně kontrolovaná čísla v systému. Lidé pochopili, že nezadávají „svoje“ data jen pro sebe, ale že je zadávají pro celou firmu a že o ně musí pečovat, protože to ovlivňuje veškeré plánování, kvalitu výroby i dodržení výrobních postupů a časů.

Zavedení modulu pro plánování zvýšilo efektivitu i spokojenost zákazníků

V  druhé polovině roku však Haas Profile uvedl do  plného provozu připravovaný modul plánování výroby přímo v Dynamics AX a spolu s ním se zpřesnilo i zahlašování výroby pomocí terminálů umístěných přímo u  výrobních linek. Nyní Dynamics AX plánuje už naprosto vše – průchod výroby, přestavovací časy jednotlivých strojů, časy pro lakování i dopravu. Firma tak naprosto přesně zná své dostupné výrobní kapacity i termíny, ve  kterých může jednotlivé výrobky dodávat. U výroby, která je opakovaná, navíc systém umí velice jednoduše propočítat vliv počtu vyráběných kusů na  výslednou cenu. Haas Profile tak v  případě dosažení úspor může zákazníkovi proaktivně nabídnout vyrobení většího množství kusů za nižší cenu, včetně propočtu kusové ceny při různém vyrobeném množství (opět včetně respektování měnících se cen vstupů). A  to je přesně to, co zákazníci chtějí – mít garanci termínu a získat rychle informaci o kapacitách i ceně. Firma má navíc všechny důležité informace o výrobě k dispozici s předstihem a může tak s maximální efektivitou využít všech výrobních i  přepravních kapacit. 

5

Výroba

MOTOR JIKOV Group sjednotil díky Microsoft Dynamics AX práci svých dceřiných společností Kvarteto jihočeských výrobních společností pod společnou hlavičkou firmy MOTOR JIKOV používalo dříve různé systémy. S nasazením Microsoft Dynamics AX začala celá skupina MOTOR JIKOV Group používat jednotný podnikový informační systém. To firmě přineslo řadu výhod – od úspory nákladů po efektivnější řízení výroby. Situace

MOTOR JIKOV Group zahrnuje společnosti MOTOR JIKOV Strojírenská, MOTOR JIKOV Tlaková slévárna, MOTOR JIKOV Slévárna litiny a  MOTOR JIKOV FOSTRON. Holding má okolo 1 000 pracovníků a  v  roce 2008 dosáhl obratu okolo 1,4 miliardy korun. Hlavní obory podnikání holdingu tvoří výroba příslušenství a  komponent osobních a nákladních automobilů, tlakové odlitky ze slitin hliníku a zinku, odlitky šedé a tvárné litiny, speciální obráběcí stroje, montážní zařízení, formy pro vstřikování kovů, nýtovací nářadí, malá zemědělská mechanizace a čisticí stroje. Před implementací Microsoft Dynamics AX měla každá společnost svou samostatnou aplikaci postavenou na produktu XAL (Concorde). V MOTOR JIKOV Group se rozhodli pro migraci na produkt Microsoft Dynamics AX a pro implementaci tohoto řešení si zvolili spolupráci se svým dlouholetým partnerem v oblasti informačních technologií, společností Infinity.

Jednotný systém pro všechny podniky

Cílem projektu bylo nasazení podnikového informačního systému Dynamics AX do všech čtyř výrobních společností s různými typy výroby – zakázkovou, sériovou, tekoucí a projektovou – v rámci jedné aplikace. Cílem bylo vytvořit pro všechny společnosti pouze jednu aplikaci s centrálními daty, sjednotit procesy a datové struktury. Vedle toho chtěla společnost MOTOR JIKOV Group také rozšířit podnikový informační systém o doposud nepodporované procesy.

Nový podnikový informační systém propojil všechny procesy

Úspěšnému zavedení systému napomohla moderní architektura a  technologická vyspělost Dynamics AX a  široké zkušenosti konzultantů Infinity. Podnikový informační systém byl nasazen v oblastech ekonomika, majetek, vnitropodniková spořitelna, logistika, skladové hospodář-

6

ství, výroba, odvádění výroby pomocí čárového kódu, jakost, metrologie a iProcurement. Od samého začátku implementace byl kladen důraz na integraci procesů a datových struktur v rámci společností holdingu. V některých oblastech se naopak musel zvolit rozdílný způsob podpory procesů z  důvodu odlišnosti charakteru dané společnosti. Tyto okolnosti ale neměly vliv na zachování jedné aplikace pro všechny společnosti holdingu. V rámci implementace byly použity jak standardní moduly Microsoft Dynamics AX tak i přídavné moduly a vertikální řešení pro řízení jakosti, hodnocení dodavatelů, klasifikaci položek, přehled o  hospodaření s  nářadím včetně plánování, iProcurementu, metrologie (tj. evidence řízení a  kalibrace měřících a  monitorovacích zařízení), plánování údržby, tlakového lití, odvádění výroby pomocí čárového kódu, střediskového (vnitropodnikového) hospodaření a také modulu Vnitropodniková spořitelna. Vnitropodniková spořitelna vede účty zaměstnancům holdingu MOTOR JIKOV Group a umožňuje jim v areálu firmy vybírat hotovost a posílat platební příkazy. Zvláštnost řešení v oblasti výroby spočívá v připravenosti aplikace Dynamics AX na integraci s doplňkovými softwary Teamcenter a TPV 2000, jež se používají v Konstrukci a Technické přípravě výroby. iProcure je přídavným modulem Dynamics AX, který rozšiřuje možnosti dodavatelských objednávek a  poptávkových řízení či veřejných aukcí. Všechny tyto operace jsou vedeny v  jednom integrovaném systému a  umožňují velmi snadnou poptávku či objednávku s využitím workflow na schvalování. U vybraných dodavatelů je možnost vazby přímo do jejich informačních systémů například formou XML objednávky. Podnikový informační systém Microsoft Dynamics AX nyní používá v holdingu 100 současně pracujících uživatelů. Celá implementace Microsoft Dynamics AX probíhala ve společnosti MOTOR JIKOV Group přesně rok, a to od prosince 2007 do prosince 2008.

Přínosů nového systému je celá řada

Po skončení implementace Microsoft Dynamics AX začaly společnosti holdingu MOTOR JIKOV Group využívat výhod integrovaného systému a největší přínosy spatřují v následujících oblastech: nízké náklady na vlastnictví systému, namísto čtyř aplikací je nyní spravována pouze jedna, úspora nákladů na hardware a jeho správu pomocí virtualizace serverů a  zvýšení dostupnosti systémů, sjednocení a  podpora firemních procesů v  celém holdingu pomocí jedné aplikace Dynamics AX, zvýšení průchodnosti výroby a její efektivní řízení, efektivní a rychlé plánování zdrojů do výroby i pro nákup, subdodávky a kooperace, optimalizace skladových zásob, nízké náklady na školení a dobrá orientace v systému pro uživatele, kteří pracují ve známém prostředí Microsoft, zvýšená bezpečnost a dostupnost firemních dat, připravenost systému Dynamics AX na integraci s doplňkovými softwary TPV 2000 a Teamcenter, dosažení synergických efektů pomocí integrace s ostatními produkty Microsoft a také připravenost systému k jeho dalšímu rozvoji.

Přechod na novou verzi přinese nové analytické nástroje

V  současnosti implementační partner zabezpečuje v  MOTOR JIKOV Group upgrade informačního systému na MS Dynamics AX 2009. Projekt, který je naplánován až do konce roku 2012, zasahuje především do oblastí obchodní analýzy, řízení vztahů se zákazníky, řízení projektů a  podnikového portálu. Cílem je celková integrace podnikových aplikací na jednu platformu Microsoft SQL Server. Integrátorem dat bude nový systém Microsoft Dynamics AX 2009, který bude zajišťovat data pro nově instalovaný Enterprise portál. Základem pro výstupy sestav a  klíčových ukazatelů bude implementace obchodních kostek na samostatném OLAP serveru. Vlastní realizace sestav pak bude zajištěna pomocí služby Reporting services, což je komponenta standardně dodávaná se systémem Microsoft Dynamics AX 2009. Plánováno je rovněž nasazení nástrojů pro grafické úpravy workflow a nasazení modulu řízení projektů s  napojením na správu servisu. Přehlednost systému a  rychlejší rozhodování všech stupňů managementu podpoří nasazení správy pracovních ploch jednotlivých rolí uživatelů systému. Inovací informačního systému chce MOTOR JIKOV Group také získat možnost úplného řízení systému z  webových aplikací, včetně jednoduchého přístupu k  nástrojům analýzy v  rozsahu celého systému. 

VÝROBA

Nový systém v Röchling Engineering Plastics zefektivnil výrobu i její oceňování Röchling Engineering Plastics je česká dceřiná společnost jednoho z nejvýznamnějších světových výrobců plastových polotovarů. Firma klade velký důraz na  kvalitu a  inovaci materiálů, což dává jejím produktům možnost uplatnění v celé řadě odvětví. K tomu, aby to mohla dělat i nadále, však potřebovala inovovat i  svůj podnikový informační systém. Vybrala si Microsoft Dynamics NAV, který jí pomohl zefektivnit výrobu a získávat z ní aktuální data nezbytná pro oceňování i finanční řízení podniku. Na začátku bylo převzetí podniku

Röchling Engineering Plastics v Plané nad Lužnicí vznikla převzetím jednoho z provozů závodů Silon, ve kterém byla k dispozici technologie využitelná pro výrobu části sortimentu mateřské firmy v Německu (desky z plastických hmot a svařovací dráty pro jejich spojování). Roční produkce činí více než 8 000 tun. Firma zajišťuje i distribuci části výroby mateřské a sesterských společností. Při odkoupení provozu převzal majitel i zdejší segment existujícího starého informačního systému, který pokrýval celý bývalý výrobní komplex. Tento systém postupně přestával vyhovovat, protože byl starý a stavěný spíše pro větší společnost a také pro jiné typy výrob. Jeho nevhodnost a propojení se systémem původního vlastníka bylo pro firmu neudržitelné. Proto bylo v roce 2009 rozhodnuto o  strategické investici do  nového podnikového informačního systému.

Nový vlastník hledal nový systém

Výběr nového podnikového informačního systému ovlivnilo hned několik aspektů. S ohledem na to, že mateřská firma používá už léta s úspěchem systém Microsoft Dynamics NAV, bylo přirozené aplikovat jej i  zde. Při volbě dodavatele pak hrál výraznou roli fakt, že dodavatel platformy Microsoft Dynamics NAV pro mateřskou firmu úspěšně spolupracoval na řadě zahraničních projektů s  českou společností Navertica, kterou si Röchling Engineering Plastics nakonec vybral coby implementačního partnera. V  zadání požadavků na  nový podnikový informační systém dominovala výrobní sféra. V  oblasti výroby musel systém, podobně jako v mateřské společnosti, umět efektivně podporovat řízení výroby. V  oblasti skladů musel zahrnovat nákup materiálů i jejich zpracování ve  výrobě. V  oblasti financí bylo požadováno standardní řešení, které podporuje českou legislativu. Systém ve  svém celku musel

být realizován v ročních etapách, přičemž v každé z nich musel plnohodnotně fungovat. A konečně vývoj systému musel jít od systémového základu k  dalšímu zdokonalení, zpřehlednění, detailům a většímu komfortu.

Systém se ušil firmě na míru

Základním pilířem řešení celého podnikového informačního systému je platforma Microsoft Dynamics NAV. Do ní byly přidány speciální Navertica aplikace (integrovaný modul pro platformu Microsoft Dynamics NAV vyvinutý přímo implementačním partnerem a  licencovaný u  společnosti Microsoft). Ty byly nasazeny v oblasti financí, v technické oblasti i v oblasti výroby, kde poskytují přehledová okna, analytické nástroje, zobrazují zatížení strojních center v čase, saldo kapacit, saldo materiálů atd. Také byla využita aplikace, která umožňuje zadávat kalkulace nákladových cen nebo prodejních cen na základě informací, které jež v systému.

Výroba nyní počítá i s přestavovacími časy

Nový systém přesně postihl celou výrobu a všechny její potřeby. Klíčovou informací pro pracovníky řízení výroby je návrh pořadí výrob jednotlivých položek sortimentu na jednotlivých linkách, který maximálně urychlí sled výroby zakázek a  optimálně využije kapacitu strojního vybavení. V řadě parametrů, které ovlivňují soustavu výroby, patří mezi rozhodující nejen definovaná doba výroby určitého výrobku na určitém stroji, ale stejně tak doba potřebná pro seřízení stroje při přechodu z výrobku na jiný výrobek. Veškeré parametry bylo proto nutné do detailu analyzovat a určit všechna kritéria i výjimky, které mohou nastat. Konečná množina parametrů se pak stala základem matice přechodů z jedněch parametrů na jiné s exaktně definovanými časy. Výsledná funkce systému tak

nyní optimalizuje celý výrobní proces. Pro potřeby skladu bylo v rámci první etapy zavedeno sledování šarže výrobku (výrobní příkaz = výrobní šarže). Ta je definována systémem a informace o ní jsou přenášeny na etikety a štítky balení. Nasazení čárových kódů a mobilních čteček, ale například i automatizované vážení na straně vstupu a podobně, se plánuje v dalších etapách.

Ve financích bylo důležité oceňování i reporting

Také sféra financí, administrativy a obchodu si vyžádala individuální řešení. Nejvíce pozornosti bylo nutné věnovat ocenění výroby, ocenění materiálu a  souvisejícím záležitostem. Došlo ke  vhodnému spojení postupů z  mateřské firmy a  nových originálních řešení, se kterými přišel přímo tým v  Röchling Engineering Plastics. Požadavkem bylo, aby systém dodával aktuální a přesné informace o přímých nákladech - materiálových i kapacitních. V  systému jsou tak oceněna všechna strojní centra a strojové časy a na základě toho probíhá specifický výpočet pevné ceny. Materiál i výrobky jsou také oceněny pevnou cenou, přičemž fluktuace vstupů není veliká. K finanční sféře se úzce váže i reporting. Z firmy putují zprávy o  výsledcích do  mateřské firmy. Dodavatel připravil standardizované sestavy, s nimiž se snadno operuje. Reporting je rozšířen také o nástroj Jet Reports.

Aktuální výsledky hospodaření má vedení během pár minut

Zavedení první etapy systému proběhlo v  roce 2010 během čtyř měsíců od rozhodnutí o investici. Osvědčilo se rozdělení na více etap i dobrá komunikace mezi dodavatelem a klientem. Věci se probíraly do nejmenších detailů s cílem vše důkladně rozebrat a vyjasnit. Během implementace se neukázala žádná zásadní potřeba v čemkoliv měnit navržené řešení. Vlastní systém se rozjel bez zásadních problémů během dvou zkušebních týdnů. Příjem materiálu, výroba i  expedice přitom běžela naprosto bez problémů. „Z ročního fungování systému máme velmi dobrý pocit,“ uvedl Jiří Málek, ředitel společnosti Röchling Engineering Plastics „došlo k  minimalizaci chyb i  ke  sjednocení vzhledu systému. Zásadně se také zlepšila situace na výstupech, kde jsem nyní během pár minut schopen získat všechny informace o  průběžných výsledcích hospodaření. To je zásadní efekt, který jsme od systému požadovali.“ Přesně to, co zákazníci chtějí – mít garanci termínu a  získat rychle informaci o  kapacitách i  ceně. Firma má navíc všechny důležité informace o výrobě k dispozici s předstihem a může tak s maximální efektivitou využít všech výrobních i přepravních kapacit. 

7

Výroba

PRODECO má teď veškeré informace a dokumentaci k projektům vždy po ruce Společnost PRODECO je inženýrsko-dodavatelská firma orientovaná na  dodávky a  služby zákazníkům především v  povrchových dolech a  tepelných elektrárnách. Projekty, na  kterých pracuje, se časovou náročností pohybují v  rozmezí týdnů až několika let. Dokumentaci k nim, včetně všech faktur, smluv a změnových řízení, mají přitom její pracovníci nyní k dispozici „na jedno kliknutí,“ – díky Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS. Přístup k informacím byl alfou i omegou

Společnost PRODECO od  počátku využívala podnikové informační systémy od  lokálních výrobců. Ty však řešily pouze finanční řízení společnosti a  nebyly schopny obsáhnout všechny procesy. Hlavní předmět podnikání firmy – řízení projektů a  dodávek zařízení – tyto systémy nepodporovaly. S postupně narůstajícím objemem projektové dokumentace i  elektronické a  „papírové“ komunikace k jednotlivým projektům však začínala být absence přímého elektronického přístupu k  informacím o  projektech problematická. Nový management, který nastoupil v roce 2006, se rozhodl, že se tato situace musí změnit, protože bez aktuálních dat a  rychlého přístupu k  potřebným informacím už nebylo možné posouvat společnost dál.

Lokální řešení se nebylo schopné firmě přizpůsobit

Firma zvažovala hned několik variant. Poté, co se implementace stejného systému, který používala mateřská společnost, ukázala jako časově i  ekonomicky neefektivní, zkusila oslovit silného lokálního dodavatele, aby přizpůsobil svůj systém požadavkům firmy. To se bohužel nepodařilo a firma tak hledala jinou alternativu. Nový systém měl být dostatečně komplexní, aby pokryl všechny procesy, včetně projektového řízení a  správy veškeré do-

kumentace k projektům v elektronické formě. Zároveň měl být schopen přizpůsobit se individuálním požadavkům firmy tak, aby si mohla zachovat svou hlavní konkurenční výhodu i  desítky let budované unikátní know-how. Po  několikaměsíčním hledání vyhodnotila firma jako nejlepší alternativu Microsoft Dynamics NAV – silné nadnárodní řešení s  velkou mírou adaptability.

implementace 1. července 2010. Ostrý start systému pak proběhl již 1. ledna 2011, tedy po pouhých šesti měsících. Microsoft Dynamics NAV výrazně usnadnil práci řady zaměstnanců. Reporting, který se dříve prováděl ručně do několika různých excelových tabulek, se nyní plně automatizoval. Výrazné ulehčení práce přinesl nový systém i pracovnicím finančního oddělení. Pravidelná finanční uzávěrka, na které se dříve pracovalo několik dní v měsíci, je teď hotová za jeden den. Vedení, které zhruba pětinu týdne tráví na cestách a obchodních jednáních, má nyní kdykoliv přístup ke všem informacím o dění ve firmě, a to do nejmenších detailů. Každý projekt, každou smlouvu, každou nezaplacenou fakturu má teď management k dispozici přímo v Microsoft Dynamics NAV během pár kliknutí.

Microsoft Dynamics NAV jako podmínka

Zdlouhavé hledání dokumentů a obcházení firmy zcela odpadlo

V  roce 2009 bylo vypsáno výběrové řízení na  dodávku právě Microsoft Dynamics NAV s  cílem pokrýt všechny firemní procesy. Společnost NAVISYS nabídla kromě standardního ERP systému i vlastní oborové řešení BIZ4Build­ In, čímž řeší všechny klíčové procesy od řízení obchodních příležitostí přes přípravu a  realizaci zakázky, sledování a  řízení projektů, řízení zdrojů a správu dokumentů až po řízení cashflow a controlling. Samozřejmostí je grafické plánování, včetně obvyklých Gantových diagramů, a integrace kalkulačních systémů či integrace s intranetovým portálem na platformě Microsoft SharePoint Server. A právě tyto pokročilé funkce management společnosti PRODECO oslovily nejvíce.

Oborové řešení BIZ4BuildIn nabídlo vše, co firma potřebovala

Implementační partner zahájil celý projekt

Největší posun, kterého si mohli všimnout i  zákazníci a  obchodní partneři společnosti PRODECO, však přineslo oborové řešení BIZ4BuildIn a  integrace veškeré dokumentace k  jednotlivým zakázkám přímo do  prostředí Microsoft Dynamics NAV. Když nyní sedí obchodník na  jednání se zákazníkem, může si ze svého notebooku ihned otevřít libovolný dokument vztažený k  danému projektu, včetně například předávacího protokolu zaslaného poštou před dvěma lety. Zrychlilo se také jednání s obchodními partnery. Všechny informace o  předchozích obchodních kontaktech, předchozí verze smluv nebo informace o  vzájemném platebním saldu jsou hned k dispozici. Dříve bylo přitom právě dohledávání papírových dokumentů extrémně časově náročné. Získat k  nim přístup přímo na  jednání se zákazníkem nebo obchodním partnerem bylo prakticky nemožné. V desítkách šanonů s papírovými dokumenty nebylo jednoduché se vyznat. Díky elektronické podobě všech dokumentů v nich lze hypertextově vyhledávat, což zaměstnancům značně usnadňuje práci.

Nový systém pozitivně ohodnotili i auditoři

Společnost PRODECO klade velký důraz na profesionalitu a standardizaci všech procesů, má zavedený a  certifikovaný Integrovaný systém řízení v  rozsahu norem ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005, ČSN OHSAS 18001:2008. Právě důsledná dokumentace jednotlivých procesů a podrobné manuály výrazně pomohly urychlit celou implementaci Microsoft Dynamics NAV. Ten pak pomohl při recertifikaci pro ISO 9001. Auditoři navíc celou implementaci ohodnotili velmi pozitivně a  potvrdili, že nový systém pomůže při dalším rozvoji firmy i z pohledu důrazu na standardizaci a dodržování nastavených procesů. Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn tak zautomatizoval řadu klíčových procesů, značně zefektivnil oběh a zpracování projektové dokumentace a  výrazně usnadnil získávání podkladů pro rozhodování managementu společnosti PRODECO. 

8

VÝROBA

Implementaci CRM systému ve 2N chtěli sami zaměstnanci, firmě pak přinesla spokojenější zákazníky Společnost 2N Telekomunikace se zhruba od roku 2000 profiluje jako český exportér telekomunikačních výrobků. V posledních letech natolik významně, že objem produkce do zahraničí vyrostl velmi rychle na 80 %. Znamená to intenzivně obsluhovat zákazníky a především partnery přibližně ze 150 zemí světa. Být s nimi v nepřetržitém kontaktu, podporovat jejich obchodní aktivity, účastnit se marketingových akcí, veletrhů apod. Prostě intenzivně komunikovat. CRM systém se proto stal pro firmu nezbytností. Rychlý růst si vyžádal změny v řízení vztahů se zákazníky

S  příchodem velkého množství nových zákazníků, resp. kontaktů, se ve firmě zásadně zvýšila potřeba sdílet zákaznické informace, a to zejména mezi útvary obchodu, marketingu, technické podpory a servisu. Díky převážně e-mailové komunikaci s klienty dospěla firma do situace, kdy potřebná informace byla sice po firmě distribuována kvalitně – taktéž e-mailem, ale s neblahým vlivem na  navýšení interního „spamu.“ Situace byla natolik tristní, že obchodníci trávili hodiny času pročítáním e-mailů, které jim nepřinášely potřebnou informaci. Obdobná situace byla k vidění v útvarech zákaznické péče a technické podpory, kde zákazníci začali pociťovat zpomalení reakčních dob a  zajisté i  určitý diskomfort a nesourodost při jednání s rozdílnými složkami firmy. 2N se proto rozhodla v roce 2007 celou situaci vyřešit nasazením profesionálního CRM systému, který by distribuoval informace napříč firmou cíleně tak, aby ti správní lidé měli snadno přístupné jen ty informace, které skutečně potřebují a měli by je znát.

Druhý pokus o implementaci CRM už musel vyjít

Důvodem, proč situace ve 2N dospěla až do tohoto stadia, byl přitom mimo jiné i fakt, že firma se už v  minulosti pokoušela nasadit CRM systém, ale jeho implementace se nezdařila. Druhý pokus přitom musel už na 100 % vyjít. Vedení si po této zkušenosti uvědomovalo, že firma musí

tuto změnu chtít a  efekt musí být jasně měřitelný a  markantní. Že důležitou podmínkou je vůle managementu i určitá míra kázně mezi zaměstnanci. Management proto věnoval v tomto ohledu mnoho energie firemní osvětě a  snažil se nacházet benefity i pro jednotlivé role ve firmě – pro obchodníka, pracovníka oddělení péče o zákazníky, technické podpory apod. Nakonec se podařilo vytvořit ve firmě jedinečnou atmosféru, kdy firma byla motivována a  lidé tlačili management ke  spuštění implementace CRM systému. Ten však bylo nejprve nutné správně vybrat. Měl být jednoduchý, přehledný, nenáročný na  pochopení a  ovládání a  především – konfigurovatelný vlastními silami. Lidé ve  2N se vždy snaží ze všech provozovaných informačních systémů využít víc, než leckdy nabízí samotný dodavatel systému. Rozhodnutí pro Microsoft Dynamics CRM bylo tedy více než logické, i  když ve  hře byly i  jiné systémy. Téměř veškerá obchodní komunikace totiž probíhala přes Microsoft Exchange Server a  obchodníci trávili hodiny zaboření do svých Outlooků. Navíc často vyjíždějí do světa a potřebují pracovat offline – bez připojení k internetu, což Microsoft Dynamics CRM umožňuje.

Náročné požadavky na úpravu systému se podařilo splnit 2N je jako firma velmi náročným klientem, co se komfortu užívání a chování systému týká. Její nároky na  systém tak představovaly přípravu několika unikátních funkcionalit systému přímo

na míru společnosti, které implementátor celého řešení – společnost Infinity – musel patřičně připravit. Tak vznikl například i  jedinečný způsob obsluhy e-mailových front na  poštovním serveru s  automatickým rozpoznáváním odesílatele a rozřazováním informací podle důležitosti zprávy na  správného adresáta. Dá se říci, že vše, co Microsoft Dynamics CRM nabízí, firma vytěžila dokonale, včetně podpory marketingových rozesílek a technické podpory. V první části implementace došlo zejména k nastavení „kontakt managementu“, vytvoření automatických můstků pro synchronizaci kontaktů, organizací, příležitostí a  obchodních případů s  ERP systémem. Za podpory analytiků a programátorů ze společnosti Infinity pak došlo k  nastavení CRM systému pro používání obchodními složkami, útvarem logistiky a péče o zákazníka. Veškerá e-mailová i osobní aktivita mezi 2N a zákazníkem je nyní automaticky sledována, a vytváří tak historii vztahu se zákazníkem. V poslední fázi implementace byl jako důležitý doplněk CRM řešení nasazen Microsoft Office SharePoint Server 2007, který plní roli úložiště firemních dokumentů a  zároveň také slouží k  distribuci důležitých reportů z CRM i ERP systému.

Nasazení CRM systému oceňují hlavně zákazníci 2N

To, že společnost 2N Telekomunikace využívá nový CRM systém, poznali hlavně její zákazníci, a  to v  podobě příjemného pocitu z  profesionální obsluhy a  rychlé a  komfortní poprodejní a  technické péče. Zákazník nyní odchází s  pocitem, že je v zájmu firmy zjišťovat jeho potřeby a ujišťovat se o kvalitě poskytnutých služeb. Microsoft Dynamics CRM je tak hodně investicí do budoucna, neboť spokojený zákazník nemá důvod měnit dodavatele a při opakovaném nákupu přijde právě tam, kde je spokojený. CRM systém posunul myšlení obchodníků od krátkodobého k dlouhodobému. Microsoft Dynamics CRM však přinesl i  celou řadu jasně měřitelných efektů, počínaje zrychlením reakčních dob přes lepší koordinaci lidí ve firmě ve vztahu k zakázce až po jednoznačně dobrý pocit z „uklizených zákaznických dat“ a  zachování historie komunikace s  klientem. Obchodníci také díky CRM systému postupně přenášejí svou pozornost od  hodnocení okamžitého výkonu (měsíční marže) k hodnotě potenciálu svých klientů. Dnes je ve 2N běžné, že každý obchodník v týdenním reportu před svými kolegy obhajuje hodnotu svých budoucích příležitostí a naopak je hodnocen za efektivitu, se kterou se mu daří je přeměnit ve  zmiňovanou marži. Je to pohled do budoucna, který 2N s vyšší jistotou umožňuje plnit firemní vizi a kormidlovat firmu k jejímu naplnění. 

9

Výroba

Pro společnost MEGA se CRM stane klíčovým systémem ve firmě Společnost MEGA se zabývá především výrobou a  dodávkami technologických celků a  komplexních služeb na  bázi elektro-membránových procesů – elektrodialýzy, elektroforézy, elektrodeionizace a membránové elektrolýzy. Její technologie se využívají hlavně v  potravinářství, při úpravách odpadních vod, v  zemědělství a  v  automobilovém průmyslu. Od  února 2011 jí v řízení obchodu a marketingu pomáhá Microsoft Dynamics CRM. Rychlý růst vyžadoval lepší kontrolu obchodu

Společnost MEGA zaznamenala v  poslední době výrazný růst a  dále posílila svou, již dříve významnou pozici na  trzích bývalého SNS. Aktivně působí také na západoevropských, asijských a nově i jihoamerických trzích (Argentina a Brazílie). Portfolio MEGA zahrnuje jak základní stavební prvky jednotek – membrány a rozdělovače s cenami v řádu stovek eur, tak kompletní technologické celky s cenou v řádu statisíců eur. Jednotky její produkce pro zpracování syrovátky je možné najít například  v  Bělorusku nebo Indii. V Rusku čistí odpadní vodu z výroby hnojiv tak, aby ji bylo možné vypustit zpět do přírody a  zároveň opětovně využít zachycený koncentrát ve  výrobě. V  Itálii se její membrány využívají v  lakovně automobilky Ferrari. Rychlý růst a  expanze do  zahraničí však klade zvýšené nároky na  cestování obchodníků za  zákazníky i vyšší tlak na maximální efektivitu práce. Firma proto v  roce 2009 začala hledat nástroj, jenž by ji v tomto růstu, zejména v oblasti obchodu a  marketingu, podpořil a  ukázal by managementu cestu, jak efektivně řídit a kontrolovat obchodníky, kteří tráví velkou část roku v zahraničí.

Dynamics CRM oslovil offline přístupem i modulem pro péči o zákazníky

V rámci příprav si vedení společnosti definovalo, co přesně by měl nový nástroj splňovat. Musel umět evidovat činnost jednotlivých obchodníků, rozpracovanost jednotlivých obchodních případů (prodej větší jednotky od  vytvoření nabídky do  jejího dodání trvá třeba i  dva roky), historii komunikace se zákazníky i veškerou komunikaci k jednotlivým projektům, včetně projektové dokumentace, smluv, zápisů z jednání a ze služebních cest atd. Zároveň měl nový nástroj pomoci při přípravě, cílení a řízení marketingových kampaní. Z  povahy práce obchodníků a  zkušeností

10

s  IT infrastrukturou například  na  Kavkaze také vyplynul požadavek na možnost plnohodnotně pracovat se systémem rovněž  v  offline režimu. MEGA však myslela i do budoucna a chtěla, aby ji zvolený systém uměl podpořit při řízení vztahů s  existujícími zákazníky. Výsledkem této interní analýzy byl jasný požadavek na nasazení pokročilého CRM systému. CRM sice už v jisté formě podporoval i stávající ERP systém, ale jeho CRM modul byl příliš obecný a složitý pro běžné používání. Nový CRM systém měl být proto také uživatelsky přívětivější. Firma si nakonec zvolila Microsoft Dynamics CRM, protože jako jediný splňoval všechny její požadavky, včetně offline přístupu, velmi dobré provázanosti na  ostatní produkty společnosti Microsoft a flexibilní úpravy výstupů ze systému pro potřeby managementu. S tímto řešením byla MEGA oslovena společností LLP Prague jako implementačním partnerem.

Implementace zabrala jen tři měsíce

LLP Prague provedla implementaci CRM systému velice rychle. Začínalo se v  listopadu 2010 a od 1. února 2011 už MEGA mohla přejít do ostrého provozu. MEGA se rozhodla z větší části využít standardní moduly pro obchod a  marketing, které Dynamics CRM nabízí. Implementační partner jí na  míru připravil work­ flow pro správu a  schvalování smluv a  zápisů z četných služebních cest. Součástí implementace bylo i základní propojení s ERP systémem. Klíčoví uživatelé byli také proškoleni, jak si rozšiřovat reporty o další pole i jak provádět další dílčí úpravy bez nutnosti asistence implementačního partnera.

Během pár měsíců přešli pod CRM i projektoví manažeři

Na  začátku začalo Dynamics CRM používat obchodní oddělení a  oddělení marketingu. Nejrychleji si na  něj zvykli obchodníci zaměření na prodej membrán. Ti totiž se systémem

s  ohledem na  počet obchodů musejí pracovat denně. Své uplatnění však Dynamics CRM našlo velice rychle i v druhé části obchodního týmu, který se zaměřuje na  časově náročný prodej elektrodialyzačních jednotek. Největší přínosy přitom systém v  první fázi znamenal hlavně pro management. Ten získal okamžitý přehled o činnosti obchodníků i rychlý přístup k  veškeré dokumentaci každého obchodního případu. To, co dříve vyžadovalo komunikaci s  několika zaměstnanci ve  firmě, teď může obchodní ředitel zjistit obratem během pár kliknutí. To je důležité zejména v  okamžiku, kdy firma potřebuje mít jistotu, že všichni lidé v obchodním týmu, včetně velmi drahých produktových specialistů, jsou využíváni na  maximum. Na  podzim navíc Dynamics CRM začali využívat i  projektoví manažeři, pro které má největší přidanou hodnotu právě rychlý přístup k veškeré dokumentaci, zápisům z jednání zákazníka s obchodníky i workflow pro schvalování dokumentů, včetně například cenových nabídek. Z  pohledu managementu pak bude přínosem sledování efektivity nasazení projektových manažerů jednotlivých projektů. Získají tak přesný přehled nejen o  tom, že byl projektový manažer třeba tři měsíce u  zákazníka v Indii, ale také co přesně tam dělal a jaký byl celkový obchodní přínos takové cesty.

Od roku 2012 se Dynamics CRM rozšíří i na plánování financí

Na  základě stávajících pozitivních zkušeností s  Microsoft Dynamics CRM se společnost MEGA také rozhodla rozšířit přístup do  CRM systému i pro ekonomické oddělení, včetně finančního ředitele. Obchodníci si totiž už zvykli vyplňovat, zejména u  projektových zakázek, informace o  obchodních příležitostech, včetně předpokládaného data jejich skutečné realizace i její pravděpodobnosti. Finanční ředitel proto na  základě dat z  CRM bude moct dopředu plánovat cashflow a data z CRM se využijí i při plánování výroby, aby se dařilo alokovat stávající výrobní kapacity na maximum. Už teď přitom došlo ke  zrychlení dodávek nejčastějšího typu jednotek. Přístup do  CRM získá i generální ředitel, který zde bude moci velice rychle najít informace o veškerém dění v  obchodu, včetně toho, ve  kterých zemích a regionech je firma nejsilnější, které typy produktů zákazníci poptávají nejčastěji, jaký je výhled prodejů do  budoucna atd. Microsoft Dynamics CRM se tak stane jedním z nejdůležitějších systémů ve firmě. 

AUTOMOTIVE

ELIT roste s Microsoft Dynamics NAV už přes 15 let Společnost ELIT je jedním z nejvýznamnějších dodavatelů autodílů v České republice s ročním obratem kolem dvou miliard korun. Působí zde již od roku 1992 a svou činnost postupně rozšířila i do dalších zemí, např. na Slovensko, do  Rumunska či na Ukrajinu. Úspěšná strategie společnosti je postavena na  širokém sortimentu zahrnujícím přibližně 500 tisíc položek na  vysoké úrovni péče o zákazníky, jejímž základem je rychlá reakce na poptávku. Podnikový IS byl potřeba již v začátcích

Již v době založení společnosti nemohla být její činnost řízena jen papírem, tužkou a telefonem. Nepostradatelným nástrojem byl tehdy vlastní jednoduchý informační systém. Později, když v roce 1995 společnost začala expandovat do dalších zemí, byl nahrazen profesionálním informačním systémem Navision, který byl upraven pro potřeby společnosti, a to ve všech třech zemích, kde tehdy společnost působila. V  roce 2002, kdy už operovala na  šesti trzích, byl proveden jeho upgrade. Postupně však tento systém přestával potřebám společnosti stačit. S výrazným nárůstem objemu zpracovávaných dat se stal pomalým a  nestabilním. Navíc přestal pokrývat všechny potřeby společnosti, které se díky jejímu rozvoji změnily. Uvažovalo se tedy o nějaké náhradě. Bylo třeba řešit vyšší nároky na  databázi a výkonnost systému pro podporu operativních činností, ale také otázky standardizace výměny dat a možností analýz pro podporu strategického rozhodování. Další diskutovanou problematikou byla vyšší provázanost a  podpora logistických procesů, a to nejen v rámci centrálního skladu, ale i kvůli optimalizaci pohybu zboží mezi centrálou, jednotlivými zeměmi a pobočkami.

Při rozhodování o novém systému vyhrál opět Microsoft Dynamics NAV

Nakonec bylo rozhodnuto o  pořízení nejnovější verze stejného systému, v  té době již vyvíjeného společností Microsoft pod názvem Microsoft Dynamics NAV na  databázi SQL. Partnerem pro implementaci byla zvolena společnost Allium. Realizační tým sdílel hlavní společný cíl: zavedení nového systému, který bude spolehlivě podporovat činnost společnosti ELIT a její dynamický rozvoj s důrazem na rychlost odezvy a stabilitu. Aby bylo možno maximálně vytěžit ze vzájemného průniku existujících procesů a standardní funkcionality sys-

tému, byl ve  fázi analýzy a  návrhu řešení použit postup detekce hlavních zdrojů potenciálu zlepše­ní – metodika 4×2. Ta položila dobrý základ pro optimalizaci procesů. Významná část projektu ve fázi přípravy řešení byla věnována optimalizaci výkonu systému a důkladnému testování. Závěrečná fáze testování složená z  více než dvaceti zátěžových testů, na kterých se v některých okamžicích podílelo až 200 budoucích uživatelů současně, ukázala potřebu provedení náročných úprav pro zvýšení propustnosti systému při plné integraci WMS operací s  prodejními. Implementované technologické a  funkční úpravy systému byly implementačním partnerem standardizovány do  rozšíření systému s názvem „Dynamic Logistics & Distribution“.

V extrémní zátěži obstál nový systém na jedničku

Díky těmto pečlivým přípravám nebyly od ostrého startu zaznamenány žádné významnější problémy. Optimalizovaný systém obsluhovaný 260 současně pracujícími uživateli se tak stal výkonným mozkem distribuční sítě společnosti, který bez problémů zpracovával až 40 tisíc položek pohybu zboží denně. Až 70 % obchodů se přitom uzavírá během několika málo hodin – v době ranní a odpolední špičky. Informace o zboží s možností objednání jsou nepřetržitě dostupné také v internetovém B2B obchodě, přes který ELIT realizuje více než 50 % obratu. Srdcem husté distribuční sítě je centrální sklad v Praze s více než 110 tisíc naskladněnými položkami v celkovém počtu přes 1,5 milionu kusů náhradních dílů, odkud zboží neustále proudí v přesných intervalech pečlivě navrženými závozovými trasami do  všech regionů tak, aby každá z poboček mohla zákazníkům co nejrychleji dodat požadované zboží.

Zákazníci už nemusejí čekat

Viditelným zlepšením je například zrychlení práce

s  elektronickým katalogem, kde dříve musel zákazník čekat na přístup do systému. Bylo to díky tomu, že celá tabulka položek zboží byla v danou chvíli zamknutá, protože k ní přistupoval jiný uživatel. Teď na  systém už nikdo nečeká – ani zaměstnanci ani zákazníci v  internetovém obchodě nebo na prodejnách. Dalším významným výsledkem je také snížení skladových zásob při zachování úrovně poskytovaného servisu díky optimalizaci pohybu zboží v distribuční síti.

Nový systém přispěl ke sjednocení procesů napříč zeměmi

Pozitivní výsledek projektu a především dosažení procesní a výkonnostní optimalizace umožnily těsnější integraci společností skupiny ELIT. V roce 2010 byla dokončena implementace systému ve  společnosti ELIT Romania. Hlavním cílem náročného projektu bylo maximálně sjednotit procesy ve všech zapojených zemích se zachováním legislativních specifik. K hladkému průběhu tohoto projektu přispělo využití nástroje Process Inspector, který umožnil nejen snadné zmapování procesů ELIT Romania, ale také přehledné srovnání a  sjednocení s  procesy používanými v  Česku i  na  Slovensku. Na  dobrých základech lze stabilně budovat. Není proto překvapivé, že nárůst počtu uživatelů na  464 současně pracujících a počtu účtovaných pohybů zboží přes 75 tisíc denně nebyl poznamenán čekáním uživatelů ani jinou nestabilitou. Navíc integrace společností do jednoho homogenního systému snížila náklady na správu a další rozvoj systému, které se nyní odehrávají centrálně v Praze.

Microsoft Dynamics NAV podpořil firmu i při dalším růstu

Nejvýznamnějším přínosem zavedení nového systému je rychlost, spolehlivost a míra podpory obchodních cílů společnosti, které vytvářejí dobrou platformu pro naplnění ambice jednotného působení společnosti ve střední a východní Evropě. Systém umožňuje rychlou reakci na  potřeby trhu a  odstranil dřívější překážky dalšího rozvoje. Od  zahájení ostrého provozu nového systému otevřela skupina v zemích, které systém využívají, již 17 nových poboček a dále roste. 

11

AUTOMOTIVE

Harley-Davidson Praha přešel na Microsoft Dynamics NAV Pražské dealerství motocyklů Harley-Davidson (H-D), které provozuje společnost Klasik Moto, patří mezi nejvýznamnější dealerství této značky ve  střední a  východní  Evropě. Jako jedno z  mála totiž poskytuje úplně všechny služby, které dealeři této značky mohou nabízet. Od  roku 2011 mu v tom pomáhá Microsoft Dynamics NAV s partnerským řešením ABS H-D připraveným na míru pro dealery H-D. Dealerství, kde najdete vše

Dealerství Harley-Davidson na  pražské Šala­ mounce nabízí vše, co jen dealer této značky může nabídnout. Najdete tu prodej motocyklů (včetně motocyklů upravených na míru), prodejnu oblečení a  doplňků Harley-Davidson, servis, půjčovnu motocyklů s kompletním aktuálním portfoliem této značky, prodej ojetých motocyklů, prodej náhradních dílů a doplňků na motocykly a v neposlední řadě i restauraci se zahrádkou, jež je častým místem setkávání členů Harley Owners Group – komunity, která je po řadu let nedílnou součástí image značky Harley-Davidson. Harley-Davidson Praha však nabízí i některé speciality. Jeho zákazníci získávají při prvním nákupu bonusovou kartu, jejímž prostřednictvím si mohou za každý nákup připsat finanční bonus na své bonusové konto. Prostředky z  tohoto konta je pak možné využít na  nákup jakýchkoliv služeb či zboží v  H-D Praha. Pražské dealerství navíc

připravilo i speciální servisní program nazvaný příznačně Ride Hard. Ten nabízí lidem, kteří se svým motocyklem hodně jezdí, výhodnější sazby za servis. Specialitou pražského dealerství, která není v Evropě úplně obvyklá, je také Harley-Davidson Express Lane Service. Jedná se o  službu, která umožňuje přijet na  servis bez předchozího objednání, pokud potřebuje zákazník běžný zásah či drobnou opravu trvající cca hodinu. Pražské dealerství bylo vůbec první v  Evropě, které tuto ve  Spojených státech již poměrně běžnou službu svým zákazníkům přineslo.

Původní systém nebyl flexibilní

Společnost Klasik Moto řadu let využívala lokální podnikový informační systém, který pokrýval všechny její tehdejší aktivity. Jenže s tím, jak se měnily potřeby zákazníků, se měnila i  firma samotná. Aby vše fungovalo tak, jak má, bylo přirozeně potřeba tyto novinky

promítnout i  do  samotného informačního systému. A  tady právě nastal problém. Když měla proběhnout reimplementace původního systému, z analýzy vyplynulo, že řada věcí buď nejde, je příliš složitá, nebo se do ní stávajícímu dodavateli jen nechce. Klasik Moto tak začala hledat jiný systém, který by uměl pokrýt všechny její potřeby a  zároveň by byl dostatečně flexibilní.

Nový systém prodala vstřícnost partnera

Při prezentacích jednotlivých informačních systémů zaujala vedení společnosti Klasik Moto prezentace společnosti Axiom Provis, která přišla s Microsoft Dynamics NAV rozšířeným o její vlastní modul ABS DMS určený speciálně pro dealery automobilových značek. Firma přitom navrhla, že tento modul upraví přímo pro  potřeby pražského dealerství Harley-Davidson tak, aby reflektoval všechny její aktuální potřeby a zároveň  aby se uměl propojit i  se systémy používanými Harley-Davidson Company. Jedním z  nich je například H-D Snap On, který slouží k objednávání náhradních dílů na  motocykly. Partner navíc nabídl firmě provoz celého systému ve formě hostované služby, kdy se o  veškerou údržbu hardwaru a  softwaru s  využitím nástrojů pro

Jaroslav Vavřina: „Pokud bude nákup zážitkem, přijde dotyčný znovu.“ Jaké vztahy panují mezi zákazníkem a prodejcem ve vašem businessu? Pestré, tak jak je pestrá škála lidí, kteří k nám chodí. Od  kluků, kteří šetří deset a  více let na  od  dětství vysněný stroj. Přes chlapy, co lítali před dvaceti lety na  Jawách a  teď jim odrostly děti, tak se k ježdění chtějí vrátit. Až po  manažery, kterým probublal motocykl před nosem, když obědvali v „Pařížský“. Sem tam dorazí někdo, kdo prostál dopoledne v zácpě na Jižní spojce a záviděl motorkářům, že nestojí. A velmi často chodí lidé na „doporučení“, protože jejich kamarád, manžel, kolega už jezdí. A jediným, co ty lidi spojuje, je vztah k naší značce nebo chuť si ho vytvořit. Základem budování toho vztahu je, že nikdy nedáme na první dojem. Neexistuje totiž oblečení, mluva nebo jiný znak, který by nám napověděl, že vstoupil náš nový zákazník, a  ne někdo, kdo jde koupit kolegovi tričko jako dárek. Zato stačí pár týdnů a bezpečně poznáte, že se člověk zákazníkem Harley-Davidson už stal. A stále platí, že neexistuje značka, kterou by mělo více zákazníků vytetovánu někde na těle...

Pražské dealerství legendárních amerických motocyklů Harley-Davidson je místem, kde je zákazník v samém centru dění. A to dokonce do té míry, že tu pro zákazníky mají nejen prodejnu, servis, půjčovnu atd., ale i  vlastní hospodu se zahrádkou, kde v  letní sezoně každý den vidíte řadu zákazníků spokojeně posedávat a  povídat si. Na  to, jak vypadá business, kde si prodejci se zákazníky většinou tykají a  mohou si spolu kdykoliv zajít na pivo, jsme se zeptali Jaroslava Vavřiny, ředitele společnosti Klasik Moto, pražského dealera Harley-Davidson.

12

Proč je pro Vás tak důležitý osobní kontakt se zákazníkem? Ovlivňuje ten vztah nějak to, že si s většinou svých zákazníků tykáte? Většina lidí si k nám jde nákup užít. Je to pro ně událost. Výsledek procesu vybírání, zkoumání, hledání a  přesvědčování sebe sama i  svého okolí, že je to dobrý nápad. A  naší zásadou je podporovat ten zážitek. Protože pokud bude nákup zážitkem, tak dotyčný

AUTOMOTIVE

vzdálenou správu stará sám partner a  firma systém pouze používá. Právě prezentace partnera i možnosti systému, který nabídl vše, co firma potřebovala, nakonec rozhodly, že si firma vybrala Microsoft Dynamics NAV.

Systém se firmě upravil na míru

Axiom Provis postupně s Microsoft Dynamics NAV a svým oborovým řešením pokrýt všechny procesy ve  firmě. Oproti automobilovým dealerům přitom u pražského dealerství Harley-Davidson byla řada odlišností. Kupříkladu je v  systému potřeba speciální sklad, který se využívá pro prodej dílů a  oblečení mimo firmu, například na  motorkářských srazech a  akcích pro motorkáře. Další odlišností je i  zmiňovaný komplexní věrnostní program využívající zákaznické karty s  čárovým kódem. Systém byl také rozšířen o automatické informování zákazníků o  dokončení servisní zakázky prostřednictvím SMS, o systém pro výpočet mezd servisních techniků a řadu dalších funkcí.

Dynamics NAV pokryl všechny procesy ve firmě

Microsoft Dynamics NAV dokázal díky provedeným úpravám pokrýt ve  firmě všechny procesy a  oblasti. Pražské dealerství Harleypřijde znovu. Každý nákup trička, samolepky nebo hrnečku je pro nás informací, že jednou to může být motocykl. A nákup prvního, nového motocyklu je jen polovina průměrné investice, protože následuje oblečení a výbava na ježdění, oblečení pro volný čas a hlavně dovybavování a  „zkrášlování“ motocyklu. A  do  dvou let po  nákupu prvního motocyklu, velmi často následuje jeho výměna nebo „doporučení“ někomu v  okolí jezdce. Proto vám nenabídneme dvakrát dražší motocykl, i  když na  něj zasněně koukáte, pokud nejsme přesvědčeni, že si jízdu na  něm neužijete. Nenacpeme vás do bundy, která vám perfektně nesedí, i  když tu pravou nemáme a  riskujeme, že si ji koupíte jinde. A  neprodáme vám jako dárek pro manželku tričko z  nejnovější „Pink Collection“, když víme, že si nekoupila nikdy nic v jiné barvě než černé. A  tykání, to je jen taková třešnička na  dortu. Není automatické, ale při vášnivé debatě o  něčem, co mají oba diskutující rádi, se k němu lehce sklouzne.

Myslíte si, že na vás mají vaši zákazníci větší nároky než třeba na prodejce svého auta? A proč? Proč si myslíte, že je ten vztah se zákazníkem tak odlišný třeba od toho, který s ním mají prodejci automobilů? Neřekl bych, že nároky našich zákazníků jsou větší, nebo menší. Ty nároky jsou jiné. Škála našich produktů je daleko širší než u  klasického dealera aut. H-D Praha je fullservisové dealerství, které poskytuje nejširší možnou škálu produktů a  služeb značky Harley-Davidson. Takže kromě nových a ojetých motocyklů máme i autorizovanou půjčovnu Harley

-Davidson přitom nabízí veškeré služby, které může dealer této značky nabízet, a  dokonce má i některá vylepšení zejména v oblasti péče o zákazníky navíc. Systém přitom pokrývá vše najednou – sklad, prodej, půjčovnu, finance, objednávky dílů i servis, včetně zmiňovaného programu Ride Hard, se kterým přišlo pražské dealerství.

Systém pomáhá zvyšovat efektivitu servisu

Právě v  servisu přitom přinesl Microsoft Dynamics NAV řadu změn. Systém nyní přesně měří efektivitu servisu a  jednotlivých servisních techniků i délku trvání jednotlivých zakázek. Technik před přijetím zakázky potvrdí její převzetí přímo v  systému a  může na  ní začít pracovat. Jakmile práci dokončí, opět potvrdí ukončení prací. Na základě těchto dat pak proběhne i přesné zaúčtování zakázky zákazníkovi. Systém také na  základě vyhodnocení dat o  práci jednotlivých techniků počítá variabilní složku jejich mzdy. Technici jsou tak motivováni k tomu, aby svoji práci dělali efektivně a  zároveň dobře. Jakmile se totiž musí vinou technika něco předělávat, započítává se čas strávený dodatečnou úpravou jako práce zdarma a  technikovi se tím snižuje variabilní složka mzdy. Rentals. Poskytujeme klasický servis, ale umíme i  poladit výkon, stroj zkrášlit, přizpůsobit na  dlouhé cesty nebo kompletně přestavět. Jako první v  Evropě jsme zavedli Express Lane - rychlý servis bez objednání. K tomu využíváme nejen asi 60 tisíc položek originálních dílů a doplňků, ale i další stovky tisíc položek z  aftermarketu. A  to je teprve začátek. Následuje funkční oblečení a  vybavení na  jízdu a oblečení pro volný čas. Pak jsou sběratelské předměty a nakonec všechno, co si dokážete představit, od psího obojku přes zahradní nábytek po bowlingovou kouli... To samozřejmě navyšuje frekvenci kontaktu se zákazníkem, což má vliv na vztah s ním. Ale hlavně, a to je to nejpodstatnější, my neprodáváme stroj, službu nebo zboží. U  nás se vše točí kolem ježdění, tedy výsledku, ke kterému drtivá většina nákupů slouží. A pokud se my dokážeme dívat na přání zákazníka optikou nikoli daného produktu, ale jeho funkce, tak vzniká to zásadní odlišení i v jeho vztahu k nám.

Mohl byste čtenářům přiblížit koncept Harley Owners Group? Jaký vliv má podle vás HOG na posílení vztahu zákazníka ke značce a na zvyšování prodejů? HOG je jeden z nejgeniálnějších marketingových nástrojů vůbec. V současné době má celosvětově více než 1,5 milionu členů. Členem se na  jeden rok stává každý majitel nového motocyklu. A  to nám umožňuje realizovat výše popsanou myšlenku poskytování zážitku z jízdy. Bez HOG a jeho Chapterů, tedy místních klubů zřizovaných každým dealerem, by to byla jen další prázdná firemní vize, mise, positioning. My ale zákazníkovi, který si právě pořídil svůj první motocykl, představíme a nabídneme místo ve společenství, v našem

Nový systém přinese i další funkce

Microsoft Dynamics NAV tedy dokázal pokrýt veškerý chod společnosti, včetně specifických požadavků, se kterými se při prodeji jiných motocyklů, ale třeba i  v  jiných dealerstvích Harley-Davidson nesetkáte. Firma přitom již teď plánuje přinést svým zákazníkům rovněž i  další funkce, které bude systém pokrývat. Chystá se kupříkladu e-shop s  oblečením i  další novinky v  oblasti péče o  zákazníky. Pro tu firma zvažuje i  využití Microsoft Dynamics CRM, které by propojila s  existujícím Microsoft Dynamics NAV. Pražské dealerství Harley-Davidson totiž pro své zákazníka každoročně pořádá celou řadu akcí, jako jsou dny otevřených dveří, loučení se sezonou Poslední míle nebo třeba Ladies Night, při kterých je právě CRM a zákazník stojící v centru všeho dění potřeba. Velkým přínosem se také stalo využití OLAP kostek v  Microsoft SQL Serveru 2008 R2 nad daty z Microsoft Dynamics NAV. Ty nabízejí nové souhrnné pohledy na data a umožňují tak získat okamžitý přehled o dění ve firmě z nejrůznějších pohledů. Výstupy z OLAPu využívají ke své práci všichni klíčoví uživatelé, kteří tak zároveň mají jasnou motivaci, aby data do systému zadávali správně a včas. 

případě 180, stejně „postižených“ lidí. A  rázem je tu možnost téměř každý týden někam vyrazit. Nechat se inspirovat, získat zkušenosti a časem je začít zas předávat.

A pokud si říkáte, proč si právě v tomhle časopise čtete o Harley-Davidson? Prý by rozhovor otiskli i  bez toho (smích), ale v H-D Praha se před rokem rozhodovalo o  změně IS. Důvod byl mnohem jednodušší než cesta k  jeho vyřešení. To, co je výše popsáno, si totiž kromě špičkového personálu, produktů atd. žádá i skutečné řízení vztahů se zákazníky. Pokud je co řídit a  víte jak a  kam, tak je mnohem snazší a efektivnější mít k tomu i  lepší nástroj než kartotéku. A  my jsme narazili na  limit tehdejšího IS. Proto jsme začali hledat řešení, které bude silné v CRM, ale zároveň vyřeší naše potřeby komplexně. A vyšel z toho Microsoft Dynamics NAV s řešením ABS od  společnosti Axiom Provis. V  březnu jsme zahájili ostrý provoz, v létě prošli „údolím smrti“ a dříve, než jsme se dostali k CRM modulu, na nás Microsoft vytáhl těžký kalibr v podobě Dynamics CRM. Ten právě implementujeme. A protože víme, co od softwaru chceme, tak dnes už i víme, že jsme si vybrali dobře... Mimochodem, ředitel Axiom Provis, s nímž pracujeme a který se u nás před rokem představil, jako zapřisáhlý odpůrce motocyklů od léta z motocyklu od nás prakticky nesesedl. 

13

AUTOMOTIVE

AUTO PALACE Vysočany zvolila pro svůj rozvoj Microsoft Dynamics NAV Společnost AUTO PALACE Vysočany hledala v roce 2008 nový komplexní podnikový informační systém, který by jí pomohl při realizaci strategie dynamického rozvoje a  umožnil by jí rychle reagovat na potřeby trhu v oblasti prodeje nových i ojetých automobilů. Nový systém měl pokrýt všechny procesy, nabídnout jednoduché ovládání i  detailní vyhledávání informací napříč firmou a  podpořit firmu při zavádění prodeje nových značek. V souvislosti s budoucí potřebou společného a jednotného řešení pro celou skupinu AUTO PALACE Group byl pro AUTO PALACE Vysočany vybrán Microsoft Dynamics NAV s  certifikovaným oborovým řešením Automotive Business Solution (ABS). K novému systému firmu přivedla péče o zákazníky

Společnost AUTO PALACE Vysočany je členem skupiny AUTO PALACE Group, která je součástí holandského holdingu AutoBinck Holding čítajícího více než 50 společností, včetně 15 společností v  České republice a  na Slovensku podnikajících v  oblastech dovozu a  distribuce automobilů a  náhradních dílů a  příslušenství, maloobchodu s  novými a  ojetými automobily včetně servisních a poprodejních služeb, pronájmu automobilů a operativního leasingu. V roce 2008 se chtěla firma ještě více zaměřit na komplexní péči o  zákazníky. Ta také byla prvotním impulsem k implementaci nového podnikového informačního systému. Firma však měla také zájem rozšířit obchodní aktivity a  komplexně zkvalitnit obchodní a logistické procesy. Z prvotních úvah o novém systému proto vznikla jasná představa, jak by měl vypadat. Mělo se jednat o centrální a integrovaný podnikový informační systém, který by pokryl všechny procesy ve firmě, včetně oblasti financí, nákupu a prodeje automobilů, náhradních dílů i příslušenství, skladové hospodářství, logistiku, marketing a podporu prodeje i financování automobilů. Management společnosti navíc požadoval, aby nový systém nabídl nástroje pro měření výkonnosti a  získávání manažerských informací.

Nový systém měl podpořit další rozvoj celé skupiny

Další požadavky na nový systém přinesla také nová strategie AutoBinck CZ/SK / AUTO PALACE

14

Group. Skupina chtěla využívat ve všech společnostech ve skupině jeden jediný ERP systém, což implikovalo i nutnost umět pracovat s více legislativami, umět vyhledávat napříč celým systémem (např. dostupné skladové vozy) a zajistit maximální kompatibilitu s ostatními produkty od společnosti Microsoft, které už firma používala. Vedení skupiny navíc chtělo, aby nový systém nabídl jednoduché a intuitivní ovládání, aby ho koncoví uživatelé skutečně používali. Primárním cílem implementace nového podnikového řešení pak byla konsolidace informační podpory procesů do jednoho centralizovaného ERP systému a umožnění podpory zcela nových oblastí podnikání společnosti.

Řešením byl Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením ABS

Společnost si nakonec zvolila Microsoft Dynamics NAV s certifikovaným oborovým řešením Automotive Business Solution (ABS) od společnosti Axiom Provis, který splňoval jak požadavky vytyčené vedením AUTO PALACE Vysočany, tak potřeby nové strategie v  rámci AutoBinck CZ/SK / AUTO PALACE Group, jež taktéž přešla na Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením ABS. To se přímo skládá ze specializovaných modulů pro autosalon, autobazar, servis, docházka pro modul servis, pneuservis a  autopůjčovna. Samotná implementace systému započala v  červnu 2008. První fází byla analýza finančních procesů, v rámci které proběhla definice a revize oblasti financí a veškerých obchodních procesů. Druhou fázi zahrnující

vývoj, dokumentaci, školení a  migraci testovacích dat dokončil Axiom Provis koncem září. Samotný pilotní provoz systému odstartoval 6. října 2008 a od 1. ledna 2009 přešla AUTO PALACE Vysočany do ostrého provozu s  novým systémem.

Nejpoužívanější funkcí se stalo vyhledávání

Microsoft Dynamics NAV s certifikovaným oborovým řešením ABS přinesl celou řadu novinek. V  rámci modulu Autosalon je možné konfigurovat vozidla přímo na základě importovaných ceníků, a  to včetně standardní a  doplňkové výbavy i  speciálních balíčků výbav. Tyto balíčky se pak využívají při zadávání prodejní objednávky, kdy systém automaticky vytvoří objednávku dílu (např. uzamykání řadicí páky) u dodavatele. Modul Autobazar umožňuje výkup vozidel, prodej vozidel, prodej doplňujících produktů, správu klíčů, správu dokumentů, evidenci nákladů k  vozům atd. Modul obsahuje také evidenci a  zápis řešení reklamací. Modul Autoservis řeší servis vozidel včetně souhrnné i  částečné fakturace zákazníkovi, plánování, vytváření a  řízení servisních zakázek. Docházkový systém pro modul Servis eviduje zápis do objednávek v reálném čase. Je zde také možnost zaznamenávat servisní operace pomocí kódů nebo elektronických čipů. Systém rovněž vyhodnocuje docházku zaměstnanců pomocí uživatelsky definovaných kódů a  dalších parametrů. Důležitým přínosem se stalo také detailní vyhledávání nad celou databází. Nyní uživatelé mohou vyhledávat podle různých kritérií a uložených šablon a nechat si zobrazit výsledky vyhledávání přesně podle svých potřeb. Právě vyhledávání je nyní jednou z nejpoužívanějších funkčností systému, a  proto bylo také výrazně optimalizováno. Vyhledávání probíhá nad řádově statisícem položek a odezva je v řádu jednotek sekund.

Nový systém přinesl lepší péči o zákazníky i reporty pro management

Nasazení Microsoft Dynamics NAV v AUTO PALACE Vysočany přineslo celou řadu pozitivních efektů. Především došlo ke sjednocení účetního, prodejního a servisního systému od různých dodavatelů do jediného systému, který umí se všemi těmito informacemi pracovat najednou. Tento krok měl také za následek zlepšení spolupráce jednotlivých oddělení napříč celou společností, přičemž je nyní možné například vytvořit objednávku servisu během procesu prodeje nového vozu. Díky využití technologie OLAP kostek v  Microsoft SQL Serveru, který Microsoft Dynamics NAV využívá coby databázový systém pro ukládání všech dat, mohla společnost ve velké míře využít také reporting ze všech oblastí činnosti zákazníka. OLAP kostky se využívají pro monitorování servisních zakázek, monitoring výkonnosti zaměstnanců, přehledy vozů na skladě, na cestě a ve výrobě, reporting podkladů pro mzdy s návazností na poprodejní služby a také přehledy tržeb z prodeje vozů a náhradních dílů. Firma tak docílila primárního požadavku zlepšení péče o  své zákazníky. Navíc využití technologie OLAP kostek nabízí také důležité informace pro strategické rozhodování managementu. Důležitý je přitom i rychlý a přehledný reporting obchodní činnosti pro mateřskou společnost. 

obchod

Microsoft Dynamics AX for Retail přichází na český trh Microsoft Dynamics AX for Retail je nové komplexní podnikové řešení připravené pro sítě maloobchodních prodejen postavené na platformě Microsoft Dynamics AX. Zákazníkům přitom už v základu nabízí pokrytí všech procesů od pokladních systémů přes věrnostní a slevové programy pro zákazníky až po finance, logistiku a nákup. Jeden systém na vše, včetně pokladen

Microsoft Dynamics AX for Retail je určen zejména pro firmy podnikající v  oborech maloobchodního prodeje s  větším množstvím poboček a  pokladen, které potřebují mít k  dispozici rychle přehledy na  úrovni jednotlivých oddělení, prodejen, divizí i  celé firmy. Microsoft Dynamics AX for Retail je přitom schopný pokrýt úplně všechny procesy v  těchto firmách až na  úroveň jednotlivých pokladních terminálů. U  nich nabízí centrální správu, možnost individuálního nastavení rozvržení uživatelského rozhraní i různé vizuální a  funkční profily pro různé druhy prodejen. Dynamics AX for Retail navíc nabízí možnost zajištění zpracování transakcí a  obsluhy zákazníků i v případě, kdy vypadne datové spojení s danou prodejnou. Přímo na pokladnách nabízí akontace, globální doklady, správu reklamací, informační kódy, reklamace, zrušení platby i  snížení částek a  příjem, vyhledávání a kalkulace zásob.

Merchandising od A do Z

Pro maximální podporu maloobchodního prodeje obsahuje Microsoft Dynamics AX for Retail také výkonné funkce pro merchandising. Je zde k dispozici možnost optimalizace cen z hlediska ziskovosti s cenovou pružností, včetně nativní podpory flexibilních slev, skupinových, položkových či zákaznických slev, tvorby cen pro rozmanité kombinace zboží i  podpory pro scénář 1+1 zdarma. V  oblasti nákupu a  doplňování zboží podporuje systém nákupní množství na  základě velikosti, barvy a stylu i používání procesů doplňování zboží, včetně křížové distribuce mezi obchody s  okamžitou aktualizací převodních deníků. K  dispozici je také flexibilní čtyřúrovňová

hierarchie položek nabízející důležitý přehled pomocí sestav ke  zlepšení sortimentu a  jeho plánování, včetně speciálních skupinových položek, cen pro konkrétní lokality a  zákazníky i  akčních cen. Systém proto už v  základu podporuje lokální akční letáky i  věrnostní a bonusové programy.

Podpora pro rychlou expanzi

Microsoft Dynamics AX for Retail nabízí podporu pro snadný a rychlý růst. Do systému lze postupně přidávat celé obchody, a  dokonce i distribuční centra. Systém nativně podporuje 38 různých zemí (včetně ČR), jejich legislativ a  má 40 jazykových mutací, včetně češtiny. Systém má také vestavěnou podporu pro integraci kritických plateb, možnost párování plateb napříč všemi platebními kanály, podporu pro prodej v e-shopech i vytváření a publikování katalogů a správu nabídek přes více kanálů.

Jednoduché uživatelské rozhraní pro efektivní práci

Velkou výhodou Microsoft Dynamics AX for Retail je také velice jednoduché uživatelské rozhraní, které je navíc možné libovolně upravovat, ať už pro konkrétní uživatele, nebo pro jejich skupiny. Standardně jsou připraveny uživatelské role pro pokladní, nákupčího, pracovníka call centra, obchodníka, správce pro logistiku, pracovníka úvěrového oddělení, správce zásob, manažera obchodu, marketingového ředitele, manažera pro styk s  dodavateli a provozního ředitele. Každý z nich má k dispozici všechny nástroje a přehledy, které potřebuje ke své práci, a tyto pohledy si navíc může sám nebo za  asistence administrátora upravovat. Všechny role přitom pracují se stejnými daty, která jsou relevantní buď pro daný

obchod či distribuční centrum, anebo pro celou firmu či daný řetězec obchodů. Všechna data jsou navíc k dispozici v reálném čase.

Zákazník v centru dění

Microsoft Dynamics AX for Retail obsahuje pokročilý CRM modul pro řízení vztahů se zákazníky na všech úrovních. Nativně je podporována také práce s  call centrem. Systém počítá se zavedením zákaznických či věrnostních karet a umožňuje u jednotlivých zákazníků sledovat platební morálku, nákupní historii, počty reklamací a  celou řadu dalších ukazatelů. Umožňuje navíc nabízet zákazníkům individuální slevy, je připraven na  uplatňování slevových kuponů na  pokladnách a  dovoluje nastavovat individuální kreditní limity.

Podpora pro pokročilé nástroje Business Intelligence

Microsoft Dynamics AX for Retail používá pro zpracování všech dat Microsoft SQL Server. Díky tomu je možné standardně využívat nad daty o  prodejnách, sortimentu, skladech, zákaznících atd. všech jeho Business Intelligence funkcí, včetně nejrůznějších pokročilých analýz. Data z  Microsoft Dynamics AX for Retail lze také analyzovat pomocí nástroje Microsoft Power Pivot pro Microsoft Excel 2010. Systém rovněž nabízí plnohodnotnou podporu pro propojení s Microsoft SharePoint Server 2010, ve kterém umí pomocí dodávané předpřipravené webové části zobrazovat například klíčové ukazatele či přednastavené BSC. 

Microsoft Dynamics AX for Retail v novém obrovském řetězci v Číně Když se čínská investiční skupina China Horizon Investments Group spolu s  populárním tchajwanským deníkem China Post rozhodly otevřít ve  venkovských oblastech Číny 10  tisíc nových obchodů a  převést 330  tisíc existujících franšízových prodejních míst na  nový společný řetězec Post Mart, začaly hledat silný podnikový informační systém, který by jim to vůbec během plánovaného tříletého časového horizontu umožnil. Navíc 30 % sortimentu mělo vždy pocházet z dané lokality v okolí obchodu, což znamenalo obrovské požadavky na možnost personalizace sortimentu pro každou skupinu obchodů, možnost zasahovat do  cenotvorby na  lokální úrovni a  potřebu umět řešit logistiku jak centrálně, tak i lokálně. Nový systém měl navíc začít fungovat co nejrychleji, protože první obchody Post Mart se měly otevřít během necelého roku. Vedení v  čele s  bývalým výkonným viceprezidentem amerického řetězce Wal-Mart si proto nakonec zvolilo Microsoft Dynamics AX for Retail, protože nabízel všechny potřebné funkce už v základu a tím umožňoval velice rychlou implementaci. 

15

obchod

V PRO-DOMA pomáhá Microsoft Dynamics k růstu a zvyšování kvality zákaznického servisu Společnost PRO-DOMA působí již 20 let jako prodejce stavebního materiálu a  potřeb pro řemeslníky. Zabývá se velkoobchodním i  maloobchodním prodejem napříč Českou republikou, má více než 40 maloobchodních středisek a  dodává stavební materiál do  dalších více než 200 tuzemských stavebnin. Za dobu svého působení si vybudovala na trhu pozici jednoho ze tří nejsilnějších stavebninových řetězců. V  silném konkurenčním prostředí firmě účinně pomáhá k  vyšší efektivitě i  Microsoft Dynamics NAV, který implementovala společnost CCV Informační systémy. Cesta k expanzi vedla přes podnikový informační systém

Když se vedení společnosti PRO-DOMA rozhodovalo o  nasazení podnikového informačního systému, stála firma na prahu plánované expanze. Ta vyžadovala uzpůsobení celé koncepce nákupu a  prodeje tak, aby se procesy implementované v  informačních systému staly katalyzátorem další prosperity. Hledal se informační systém, který by byl dostatečně výkonný, odpovídal všem oborovým potřebám a  zároveň účinně podpořil firmu v dalším rozvoji. „Bylo to období, kdy firma skokově vyrostla na  150 zaměstnanců a  překročila miliardu obratu. Z této pozice navíc postupně dále rostla až na dnešních 300 zaměstnanců,“ popisuje jednatel společnosti PRO-DOMA Josef Mařinec.

Oborově upravený systém řeší i velmi specifické požadavky

Na základě pečlivé analýzy byl vybrán informační systém Microsoft Dynamics NAV a implementační tým společnosti CCV Informační systémy, který je oborově orientován právě na  oblast stavebninových materiálů, obchodu a  logistiky, a  je tedy schopen vytvořit pro společnost systém šitý na  míru. Pokrytí dodavatelsko-odběratelských potřeb společnosti si vyžádalo, aby se standardní funkce systému rozšířily o  řadu specializovaných modulů pro oblasti maloobchodního a tranzitního prodeje, řízení centrální cenotvorby a  sortimentu, vyhodnocení úspěšnosti obchodování, centralizaci nákupu, obalové saldo a v neposlední řadě pro elektronickou komunikaci s dodavateli a vybranými odběrateli. „Naše rozsáhlá síť potřebovala systém na míru oboru stavebních hmot, naše práce je díky tomu mnohem efektivnější než dříve. Došlo k poklesu zásob na  maloobchodních prodejnách a  jsme

16

schopni našim zákazníkům nabízet ještě kvalitnější služby,“ dodává Jan Mařinec, manažer provozu. Výsledkem implementace je systém schopný řešit, kromě všech běžných obchodních činností, i velmi specifické požadavky, například v oblasti cenotvorby, logistiky a  šíře sortimentu. Každý prodejce má okamžitý přístup k úplné obchodní informaci dodavatele, což ústí ve  velmi rychlé zpracování nabídek. Aby se redukovaly dopravní náklady, došlo též k  vyčlenění části sortimentu s  povinností sdružovat nákupní požadavky a realizovat objednávky z jednoho místa prostřednictvím centrály. Systém ve  společnosti  PRO-DOMA podporuje také zvláštní způsob obchodování, tzv. tranzitní prodej. V této situaci odběratel sice objednává zboží přímo u  jeho výrobce, ale z  důvodu výhodných obchodních podmínek je zboží fakturováno v linii výrobce– velkoobchodní společnost–odběratel.

S Microsoft Dynamics NAV klesly zásoby o 15 % a produktivita stoupla o 30 %

PRO-DOMA může nyní také detailně sledovat efektivnost jednotlivých sortimentních položek. To směřuje k optimalizaci maloobchodně nabízeného sortimentu, a tím k poklesu zásob na maloobchodních prodejnách až o  15 %, aniž by byla dotčena šíře sortimentu. Díky zautomatizování procesu se zjednodušil, zrychlil a  zefektivnil průběh tranzitních obchodů. Obsluha dosahuje vyšší produktivity a  je schopna zpracovat o  30 % více obchodních případů. Možnost vyhodnotit každý obchodní případ v okamžiku jeho vzniku přispívá k udržení a optimalizaci dosahované marže. Součástí řešení je také na  míru upravený manažerský reporting pro kontrolu běžných statistik

a marží, přes složitější analýzy každého obchodního případu, kreditní informace až po manažerské „makro“ výstupy v celé škále pohledů. V systému je rovněž připravena agenda na dvojstranné i trojstranné zápočty. Díky tomu je společnost schopna jakýmkoliv způsobem navrhovat a provádět srovnání salda se svými obchodními partnery.

Skladové a paletové hospodářství

Kromě skladových zásob, logistiky a dopravy poskytuje systém také agendu paletového hospodářství. Je tak možné přesně vyhodnocovat počty nakoupených a prodaných palet a mít tak přehled o stavu svého paletového konta vůči dodavatelům a  odběratelům. Systém k  položkám obalů automaticky eviduje a účtuje opotřebení, které vzniká používáním obalů, tzn. vracení obalů je již vždy provedeno za částku poníženou o opotřebení.

Dostupnější zboží znamená levnější zboží

Microsoft Dynamics podporuje standardizaci procesů ve  firmě a  tím přináší možnost efektivního a  rychlého růstu. PRO-DOMA otevřela zákazníkům za poslední rok 12 nových maloobchodních prodejen a plánuje další expanzi. „Uvědomujeme si, že na  prodávaných stavebních hmotách bývá zásadní nákladovou položkou samotná doprava. Její vliv lze eliminovat přiblížením zboží zákazníkovi prostřednictvím rostoucího počtu našich poboček a  dále zrychlením a  zautomatizováním toku zboží, které je navíc okamžitě dostupné,“ vysvětluje obchodní ředitel Daniel Křížek. S růstem firmy dochází také k postupnému rozvoji samotného systému, od  pravidelného přechodu na nové verze až po rozvoj elektronické výměny dokladů s obchodními partnery. „Náš systém umožňuje nejen mít kontrolu nad tím, co se stalo nebo momentálně děje, ale také nám umožňuje předvídat, co se stane. Je podporou růstu, prosperity a  nebrání akvizicím. Jeho hlavní devizou je uživatelská přístupnost, schopnost zvládat procesy napříč obchodní sítí s jistotou a stabilitou. Tuto devizu pak podtrhuje jeho pravidelná inovace. Nepřímo tak určuje naši konkurenceschopnost, produktivitu a podporuje nás v dalším růstu,“ uzavírá Petr Vaněrka, generální ředitel společnosti PRO-DOMA. 

obchod

Systém znamenal pro maloobchodní síť TEMPO milionové úspory a zrychlení logistiky TEMPO, obchodní družstvo (dříve Jednota Opava), je jedna z  největších maloobchodních firem v  ČR, která se zabývá maloobchodním prodejem zboží denní potřeby a stavebnin. Vlastní okolo stovky prodejních jednotek od  malých prodejen až po  supermarket a  provozuje také velkoobchod potravin, drogistického zboží, ovoce a  zeleniny. Přechodem na  Microsoft Dynamics NAV s vertikálním řešením CCV Řízený sklad ušetřila firma miliony na  logistice a  výrazně zkrátila průměrnou dobu expedice jedné dodávky. Systém se jí zaplatil za 16 měsíců. Na začátku stál nedostatek skladových kapacit a nejednotná data

TEMPO v  minulosti používalo pro řízení společnosti několik systémů od  různých dodavatelů. Jejich vzájemná provázanost byla na  nízké úrovni, a  v  některých případech bylo dokonce nutné data mezi systémy přepisovat ručně. Data v  systémech tak po  určité době přestávala být jednotná. Získávání informací z prodejen a z velkoobchodu na ústředí bylo prováděno dávkově, a někdy i s několikadenním zpožděním. Data byla navíc kumulativní, bez možnosti rozpadu na jednotlivé obchodní transakce. Kdykoliv byl potřeba jakýkoliv rozbor dat nebo jejich sloučení pro potřebu rozhodování a  řízení společnosti, jednalo se o velice pracnou a časově náročnou operaci. Jednotlivé výstupy byly díky složitosti zpracování často neaktuální. Když firma začala budovat nové logistické centrum v  Hlučíně, které mělo sloučit a  rozšířit stávající sklad potravin a  samostatný sklad průmyslového zboží, rozhodlo její vedení o nutnosti zajistit pro něj nový informační systém, který by vyřešil jak situaci na ústředí, tak řízení nového velkoobchodu.

O výběru řešení a dodavatele rozhodly zkušenosti i doporučení

TEMPO mělo na  nový systém jasné požadav­‑ ky – pokrýt všechny činnosti společnosti s  využitím jediného a  integrovaného systému pracujícího online na jedné společné datové základně a  s  přístupem k  datům v  reálném čase. Finální výběr systému se uskutečnil s požehnáním Svazu českých a moravských spotřebních družstev, který nezávisle na  konkrétních problémech a  pro-

cesech v obchodním družstvu TEMPO doporučil Microsoft Dynamics NAV. Pro jeho implementaci si TEMPO zvolilo společnost CCV Informační systémy, která má řadu zkušeností přímo v družstevním sektoru, obchodu a distribuci. Disponuje i  vlastními specializovanými moduly právě pro toto odvětví, jako jsou například moduly pro cenotvorbu, pokladní systémy, EDI komunikaci, řízení logistického centra nebo třeba Business Intelligence, které všechny našly ve  společnosti TEMPO své uplatnění.

Do ostrého provozu během pěti měsíců

CCV Informační systémy rozdělily celou implementaci na dvě etapy. První etapa měla za cíl nejprve nahradit veškeré aplikace na ústředí, vyřešit komunikaci s  prodejnami a  provést sjednocení všech dat. V rámci této etapy bylo nutné propojit Microsoft Dynamics NAV se stávajícím systémem velkoobchodu, aby se sjednotila data z  ústředí, velkoobchodu a prodejen a bylo možné se připravit na  spuštění moderního logistického centra. V  této etapě byla zároveň vyřešena dosud problémová komunikace pro výměnu dat s pokladními systémy, a  to díky modulu cenotvorby speciálně připravenému pro obchodní řetězce. Dále byl vyvinut modul pro evidenci zboží v prodejnách bez pokladních systémů, tzv. kontokorent. Zprovoznění nového systému proběhlo bez problémů, a to bez jakékoli spolupráce s dodavatelem toho původního. Třetí měsíc proběhla zkušební migrace dat ze stávajících systémů. Při započtení jednoho měsíce na analýzu trvala celá migrace do  ostrého provozu nového systému necelých pět měsíců.

Sklad je nyní řízen v reálném čase

Druhá etapa řešení se zaměřila na  řízení nového logistického centra pomocí oborového WMS řešení pro Microsoft Dynamics NAV CCV Řízený sklad. V  rámci implementace proběhla i  logistická analýza, která zohlednila současné best practices, takže ze stávajícího velkoobchodu nebyl převzat v původní podobě téměř žádný proces. Pro evidenci skladových operací byla využita radiofrekvenční technologie identifikace, která umožňuje automatizovaný sběr dat v  reálném čase. Každá provedená skladová operace je tak okamžitě promítnuta v  Microsoft Dynamics NAV, který zároveň řídí celý provoz skladu. Propojení RF nebo hlasových terminálů se systémem umožňuje modul ASSD (automatický systém sběru dat), který se na evropském kontinentu poprvé použil právě ve společnosti TEMPO.

Přehled o prodejnách přinesl Microsoft SQL Server 2008 R2

Dodatečnou etapou celého systému byl na přelomu roku 2009 a 2010 rozvoj datového skladu, který by odpovídal požadavkům retailové firmy na  oblast Business Intelligence (BI), zejména pro přehled o prodejnách. Vlastní datový sklad poskytuje potřebné informace v širokém spektru jak formou (grafy, měřáky, reporty), tak i  obsahem (variantně pro management, obchod, ekonomy, provoz prodejen). Výstupy z  datového skladu jsou dostupné prostřednictvím Microsoft Office SharePoint Serveru 2007 všem uživatelům přímo ve webovém prohlížeči. Manažeři firmy si v  Business Intelligence řešení připraveném implementačním partnerem přímo na  míru mohou snadno procházet velké množství dat z  různých zdrojů, včetně historie, a  provádět zde operativní a  velmi detailní analýzy všech ukazatelů z jednotlivých provozoven maloobchodního řetězce.

Přínosy nového systému byly obrovské

OD  TEMPO dosáhlo návratnosti investice do  systému za  16 měsíců. Průměrná doba zaskladnění a  vychystávání se díky aplikaci Řízeného skladu snížila na  polovinu, přestože došlo k významnému zvýšení objemu expedovaného zboží. Okamžité roční úspory nákladů na  dopravu dosáhly několika milionů korun. Významný nárůst zákaznické kapacity pro zásobování dalších odběratelů a  vyšší servisní úroveň firmě umožnily ještě více posílit stávající pozici trhu. Do  celého řešení investovalo TEMPO méně než 5 milionů korun. Přitom 2,3 milionu korun představují roční úsporu nákladů na dopravu přes zvýšení objemu zboží a dalších 960 tisíc firma ročně uspoří na mzdových nákladech. Průměrná doba expedice jedné dodávky klesla z 26 na 16 minut a celková doba vychystávání jedné palety zboží ve skladu poklesla o  50 %. Management firmy navíc získal nové silné nástroje v oblasti controllingu a výkaznictví a má také okamžitý přístup k vyhodnocování dat, ke statistikám, kontrolám dodržování obchodních podmínek apod. Navíc přímé propojení dat s aplikacemi Microsoft Office rozšířilo možnosti výkaznictví a využívání dat ze systému také v oddělení marketingu. 

17

obchod

Microsoft Dynamics NAV byl i v krizi důležitou podporou výkonnosti Linde Material Handling Společnost Linde Material Handling ČR je dlouholetým dodavatelem manipulační techniky. Poskytuje také komplexní poprodejní služby a služby v oblasti logistických řešení a optimalizace flotily. Firma dlouhodobě využívá Microsoft Dynamics NAV. V roce 2008 přešla na novou verzi systému a spolu s tím provedla i řadu organizačních změn a úprav. Ty přišly v ideální době a pomohly zmírnit následky globální ekonomické recese. Nová verze přinesla potřebné změny

Společnost Linde Material Handling ČR disponuje hustou servisní i obchodní sítí. Právě servis je velice důležitou součástí jejích služeb, už jenom proto, že nízkozdvižné i  vysokozdvižné vozíky značky Linde jsou pověstné svojí spolehlivostí a vysokou životností. Aby mohla firma lépe obsloužit všechny své zákazníky, má k dispozici přes 80 servisních techniků rozmístěných po celé České republice. Kromě pražské centrály má firma kompletně vybavené pobočky také v Teplicích, Ostravě a Velkých Bílovicích. V roce 2007 se rozhodla přejít na novější verzi Microsoft Dynamics NAV. Migraci na  nový systém, kterou provedla společnost CDL System, firma zároveň využila k  provedení celé řady změn, a  to nejen v  systému, ale i  uvnitř společnosti. Firma se kupříkladu rozdělila z  pěti na  celkem 80 středisek – servis i obchod v každém z krajů se tak nově stal jedním samostatným střediskem, díky čemuž bylo možné získávat detailnější informace o  jejich výkonnosti. Měřit se začala i  výkonnost jednotlivých zaměstnanců, a  to velice podrobně. Firma začala například sbírat podrobnější informace o  dodávkách jednotlivých produktů (nové vozíky, použité vozíky, regálové systémy, krátkodobé pronájmy, vozíky na CNG apod.), o tom, kolik hodin stráví na zakázkách jednotliví servisní technici, které vozíky jsou regionálně nejprodávanější atd. Výrazně se zjednodušil i  systém přidělování identifikačních kódů jednotlivým vozíkům. Ty mají pečlivě evidovanou servisní historii, kterou si nově přímo z Microsoft Dynamics NAV mohou nechat zobrazit prostřednictvím webového rozhraní i jejich uživatelé (Linde Data Point).

V krizi pomohla i data z Dynamics NAV

Právě detailní data z  podrobného rozdělení na nákladová střediska firmě pomohla v době

krize, která začala na přelomu let 2008 a 2009. Trh s vysokozdvižnými vozíky v České republice se tehdy, stejně jako další trhy, propadl, a  i  když v  Linde Material Handling ČR nebyl propad až takový, firma musela kvůli krizi přijmout celou řadu protiopatření, včetně snižování stavu zaměstnanců. Všechna protikrizová opatření však mohla být prováděna maximálně cíleně a na základě přesných čísel. Vedoucí jednotlivých středisek si kupříkladu mohli porovnat vzájemně své náklady a na základě toho se zaměřit na oblasti, ve kterých se jejich náklady od ostatních výrazněji odlišovaly. Zároveň tak získali i  dostatečné argumenty pro jednání se subdodavateli. Maximálně cílené a šetrné bylo i propouštění. V okamžiku, kdy například některému ze středisek poklesly výrazně tržby a produktivita pracovníků poklesla pod akceptovatelnou mez, došlo v odpovídající míře ke snižování jejich stavů. Právě tento přístup managementu s jasným odůvodňováním každého z úsporných opatření podpořeným přesnými čísly v  obrovské míře přispěl k tomu, že se zaměstnanci nemuseli bát o svá místa a  i  propouštění brali jako férové. Nikde nedošlo k tomu, aby management přišel do  střediska s  vytíženými kapacitami a  začal na  zaměstnance tlačit, že musí zvýšit svoji výkonnost. Naopak tam, kde byla výkonnost dobrá, mohlo dojít i k navýšení kapacit a podpoře dalšího růstu. Díky nově nastavenému systému v  Dynamics NAV se navíc podařilo ohlídat i  splatnost faktur a  ochránit firmu před případnými neplatiči. Vedení promptně zavedlo individuální (v  závislosti na  platební historii, objemu dodávek atd.) nastavení kreditních limitů. Pokud zákazník kreditní limit překročil, nemohl do zaplacení svých závazků čerpat další služby či nakupovat další vozíky. Toto opatření přitom nejen vedlo k  ochraně

před případnými neplatiči, ale dokonce pomohlo zkrátit průměrnou dobu inkasa pohledávek o  10 %. Firma tak ponechala individuální kreditní limity i  nyní, protože jí i  nadále pomáhají vylepšovat cashflow.

Partnerské řešení pro BI přineslo nové možnosti v řízení firmy

V roce 2009 Linde Material Handling ČR rozšířila Microsoft Dynamics NAV také o Business Intelligence řešení, které CDL System vyvinula nad Microsoft SQL Serverem firmě přímo na míru. To, co se dřív muselo provádět ručně v kombinaci Microsoft Dynamics NAV a Excelu, nebo to, co bylo nutné vyexportovat ze sestav a ručně odesílat příslušným manažerům, si teď všichni mohou zobrazit přímo a v reálném čase. To se zejména v  krizových letech ukázalo jako velice důležité. Vedoucí oddělení prodeje mají detailní přehled, jak si aktuálně vedou jednotliví obchodníci a  v  čem by jim případně mohli pomoci. Zejména vyhodnocování obchodníků v reálném čase je přitom důležité, protože vyškolit obchodníka na prodej vysokozdvižných vozíků je velice drahé i  náročné a trvá to 6 až 12 měsíců. Linde Material Handling ČR se tak snaží jít proaktivní cestou pomoci a  hledá v  systému potenciální slabá i  silná místa svých obchodníků a  způsob, jak ještě více podpořit jejich prodeje. Data z  BI slouží jak u prodeje servisu, tak u prodeje vozíků i  služeb s  přidanou hodnotou také pro tvorbu přesně cílených marketingových kampaní, které pak pomáhají obchodníkům zvyšovat prodeje zejména u váhajících zákazníků.

Zaměstnanci chtějí systém neustále rozvíjet

Velice zajímavý je i  celkový přístup managementu k  Microsoft Dynamics NAV. Zatímco předchozí verze systému fungovala ve  firmě relativně beze změn celou řadu let, u  nové verze se přístup změnil. Firma se, i na základě toho, jak se systém osvědčil v době krize, rozhodla ho ve spolupráci s implementačním partnerem kontinuálně vylepšovat. Už od počátku roku 2008 tak jednou za  čtvrt roku partnerovi předává seznam změn a vylepšení, která chce do systému promítnout. S návrhem na  vylepšení systému přitom může přijít kterýkoliv z  jeho uživatelů, bez ohledu na  svoji pracovní pozici. Z Microsoft Dynamics NAV se tak v Linde Material Handling ČR stal důležitý nástroj, který zefektivnil chod firmy a tvoří integrální součást jejího každodenního chodu, plánování i a rozvoje. 

18

obchod

Microsoft Dynamics NAV přinesl společnosti Levné knihy rychlý růst i zlepšení cashflow Síť maloobchodních prodejen pod značkou Levné knihy působí na českém trhu v  oblasti prodeje knih a  mediálních nosičů již více než 15 let. V současné době společnost provozuje 46 vlastních prodejen v ČR a jednu v SR, ve kterých ročně nakoupí přes 3,5 milionu zákazníků. Od ledna 2010 přitom managementu společnosti pomáhá Microsoft Dynamics NAV. Ten od základu změnil fungování řady klíčových procesů a v době nástupu krize na knižním trhu dokázal firmě výrazně zvýšit tržby i zlepšit řízení zásob. Systém vyvinutý na zakázku už rostoucí firmě nestačil

Celý chod společnosti až do  konce roku 2009 řídil na  zakázku vyvíjený podnikový informační systém. Ten se však soustředil především na práci s pokladnami a řízení klíčových procesů, jako jsou třeba objednávky prodejen, nákup či redistribuce jednotlivých položek mezi prodejnami, zde chybělo. V  době, kdy měla firma jen 10 prodejen, to ale nebyl až takový problém. Jenže firma začala po roce 2008 poměrně rychle růst a k prodeji přibyla i vlastní výroba. Management se proto ocitl před důležitým rozhodnutím – nechat do  stávajícího systému vyvíjeného na  zakázku doplnit všechny chybějící funkce, anebo přejít na standardní podnikový IS. První varianta se jevila jako logičtější, jenže vývojářská firma k ní neměla ani dostupné kapacity ani potřebné know-how. Do hry se tak dostala varianta číslo dvě. Vedení společnosti tedy udělalo výběrové řízení, v  jehož finálním kole skončily celkem tři různé systémy. Jedním z  nich byl i  Microsoft Dynamics NAV a společnost WBI Systems coby jeho implementátor. Firma primárně hledala řešení, které úspěšně funguje u jejích konkurentů, což nebyl případ NAV. Jenže Microsoft Dynamics NAV firmu oslovil velice silnými referencemi, zkušenostmi, které nabízel implementační partner, a v neposlední řadě i funkcemi v oblasti správy financí a procesního řízení. Navíc nabídl možnost snadného řízení všech aktivit společnosti z jednoho systému, včetně bezproblémového vedení účetnictví pro jednotlivé dceřiné firmy i holdingovou strukturu jako celek.

Klíčem k úspěchu se stala komplexnost a automatizace

Samotné rozhodnutí o  nasazení Microsoft Dynamics NAV padlo v  září 2009. V  prosinci zahájila společnost WBI Systems procesní analýzu, na  základě které byly identifikovány všechny důležité procesy, jež měl nový podnikový informační systém pomoct řídit. Velký důraz byl přitom kladen i na automatizaci. Z předchozího stavu, kdy informační systém pokrýval hlavně pokladny a účetnictví, ale už ne chod firmy jako takový, to proto byl poměrně velký skok. Firma navíc chtěla řadu procesů zautomatizovat. V  Microsoft Dynamics NAV tak implementační partner vytvořil modul zvaný Návrhář, který automatizuje zásobování prodejen na  základě rozličných parametrů (historické prodeje, sezonnost zboží apod.), rozděluje nové tituly jednotlivým prodejnám podle jejich významu, automaticky navrhuje úpravy cen zboží podle obrátky cenových akcí a  navrhuje nákupní objednávky na  základě prodejní obrátky, prodejních akcí a  času. Návrhář to všechno provede na  základě komplexních statistických výpočtů sám během zlomku sekundy a  lidská obsluha pouze potvrdí provedení příslušného kroku (např. odeslání objednávky dodavateli). Jenže to zdaleka nebylo jediné zlepšení. Původní systém měl velké rezervy ve zpracování rutinních účetních úkonů, zejména pak v přípravě konsolidovaných účetních výstupů za  jednotlivé dceřiné společnosti (ze součtů tržeb ze všech prodejen) i  skupinu jako takovou. Dříve tak bylo potřeba řadu věcí přepisovat ručně. Ručně se musely

připravovat i  některé výstupy, které management potřeboval ke svému rozhodování. Jenže Microsoft Dynamics NAV všechny tyto kroky plně zautomatizoval a přidal k tomu i pokročilé řízení logistiky, komisního prodeje knih a  pokročilý systém pro řízení maloobchodu, včetně zabudovaných kontrolních mechanismů. Když tak firma již v  lednu 2010 nasadila účetní část a v září 2010 i zbylé moduly, rázem ušetřila dva celé pracovní úvazky.

Microsoft Dynamics NAV umožnil změnu systému prodeje

Firma také nově začala sbírat celou řadu důležitých dat a management získal zcela nové možnosti v jejím řízení. To navíc mohlo být již plně operativní, potřebná data byla totiž k dispozici ihned a nebylo kvůli nim třeba na několik hodin vytěžovat celou řadu pracovníků. Firma se proto v lednu 2011 rozhodla naplno využít nových možností, které jí systém nabízel, a  připravila velkou slevovou akci. Ta jen v  1. čtvrtletí 2011 vyústila v meziroční 16% růst tržeb a 15% pokles stavu zásob neboli vylepšení cashflow o 15 milionů korun. To vše přitom při minimálním dodatečném úsilí, protože systém všechny ceny i tituly ke zlevnění vybral automaticky na základě získaných dat.

Nový systém ušetřil práci, zvýšil tržby a položil základ dalšího rozvoje

Microsoft Dynamics NAV ušetřil společnosti Levné knihy obrovské množství rutinní a zbytečné práce spočívající v ručním přepisování a zpracování dat, kde navíc existuje zvýšené riziko vzniku chyb. Přepočteno na  člověkohodiny dělá tato úspora celé dva pracovní úvazky. Systém však firmu dokázal posunout výrazně dál, a to nejen v  oblasti prodejů (16% růst tržeb díky slevové akci) a řízení cashflow (15% pokles pasiv vázaných v zásobách), ale také v oblasti finančního řízení, kdy zpřístupnil jak okamžité střediskové i  konsolidované finanční výsledky, tak plnohodnotné manažerské účetnictví, které mana-­ gementu pomůže například v  řízení a  vyhodnocování úspěšnosti vlastního nakladatelství. Celková doba návratnosti systému přitom podle odhadu dosáhne pouhých dvou let. Mnohem důležitější je však fakt, že nový systém podržel firmu i v době, kdy se knižní trh ocitl v krizi. Ta se společnosti Levné knihy díky novým možnostem v  řízení objednávek, prodejů i  finančních toků dotkla, na rozdíl od jejích konkurentů, jen okrajově. Navíc, díky univerzálnosti Microsoft Dynamics NAV může firma efektivně řídit nejen prodeje knih, ale i stále rostoucí prodeje dalších druhů zboží, jako jsou třeba hračky, na které se aplikují odlišné zásady nákupu i prodeje. 

19

téma čísla

Business Intelligence ve vašich podnikových informačních systémech Business Intelligence (BI) neboli nástroje pro pokročilou analýzu obrovských objemů dat, které vám umožní vidět v nich nové souvislosti důležité pro řízení vaší firmy, se v IT používají ve velkém již několik let. Nyní se však BI stává cenově stále dostupnějším a mohou si ho dovolit i malé firmy. Navíc firmy, které využívají některý z produktů Microsoft Dynamics, mají jednu velkou výhodu – vestavěné BI funkce již mají a k pokročilému využívání už jim zbývá jen malý krůček. Potřebný základ totiž mají.

Co je to Business Intelligence

Business Intelligence (BI) je zjednodušeně řečeno nástroj, který umožňuje pracovat s  velkými objemy dat z  různých zdrojů a hledat v  nich nové souvislosti a trendy. Důležitým charakteristickým prvkem BI nástrojů je možnost dívat se na data z  různých pohledů – podle regionů, středisek či divizí, produktů, produktových řad, jednotlivých obchodníků atd. Díky tomu je možné odhalit trendy, které v celkových číslech mohou snadno zaniknout, třeba fakt, že větši-

20

nu prodejů dělá firma v  jednom regionu nebo v jednom konkrétním tržním segmentu. BI navíc umožňuje sledovat vývoj jednotlivých ukazatelů v  čase, a to jak do minulosti, tak i do budoucnosti, s  využitím příslušného statistického a matematického aparátu v podobě regresních funkcí. Pod pojmem BI se přitom skrývá cokoliv z výše uvedeného – od jednoduchých reportů, které pouze poskytnou hlubší pohled na celková čísla, třeba až na úroveň jednotlivých středisek, produktů či dnů v týdnů, až po modelovací

nástroje, jež ukáží třeba vývoj prodejů daného produktu v čase od minulosti až po blízkou budoucnost a umožní tak firmě efektivněji provádět product lifecycle management.

Microsoft Dynamics a výhody jednotné platformy Microsoft

Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX i Microsoft Dynamics CRM používá v aktuálních verzích pro ukládání všech dat databázový stroj Microsoft SQL Server. Ten od verze 2008 a nyní i v nové verzi 2012, která bude oficiálně uvedena na jaře 2012, přináší základní Business Intelligence funkce už ve standardní licenci, kterou si firma zakoupila již při implementaci libovolného produktu Microsoft Dynamics. Velkou výhodou SQL Serveru je navíc fakt, že umožňuje s daty z podnikového informačního systému pracovat i zcela jiným způsobem a dávat je i do jiných relací, než v jakých se používají v systému samotném. U větších objemů dat je zde také výhoda rychlejšího zpracování, zejména pak v novém přepracovaném SQL Serveru 2012. Jednotná platforma od společnosti Microsoft má však i další výhody. SQL Server i produkty Microsoft Dynamics lze přímo provázat s portálovým řešením Microsoft SharePoint 2010, díky čemuž je možné některé výstupy z  BI rovnou prezentovat například na intranetu. V  novém SQL Serveru 2012 je navíc výrazně posílena i možnost úpravy jednotlivých BI reportů a grafů přímo samotným uživatelem z  okna prohlížeče. Výhody jednotné platformy společnosti Microsoft však pocítí i všichni uživatelé Microsoft Office 2010. Microsoft Excel 2010 totiž nabízí bezplatný doplněk PowerPivot, který umožňuje pracovat s daty z SQL Serveru s využitím všech možností a funkcí, které Excel nabízí.

Základem jsou Reporting Services

Základní BI funkce, které jsou dostupné v Microsoft SQL Serveru, jsou tzv. Integration, Analysis a Reporting Services. Poslední zmíněné umožňují využívat nad daty z  podnikového informačního systému tzv. OLAP (Online Analytical Processing) funkce. OLAP dává možnost dívat se na data z několika různých bodů pohledu – tzv. dimenzí – které mají k analyzovanému ukazateli nějaký vztah. Pokud se budeme zajímat například o objem prodejů, můžeme se na něj dívat podle zákazníků, druhů zboží, regionů, atd. Každý bod pohledu je jedna dimenze. Souboru dimenzí u jednoho zvoleného ukazatele se pak říká OLAP kostka (kvůli tomu, že využíváme OLAP například ve třech a více dimenzích). Kromě pohledů samotných existují také nadhledy – tzv. vyšší dimenze – kdy například námi zvolený objem prodejů budeme zkoumat podle středisek, skupiny zboží, jeho kódů, dodavatelů, zaměstnanců, kteří zboží prodali, atd. Abychom získali přístup ke všem těmto informacím a pohledům na jednotlivé OLAP kostky, je třeba předpřipravit tzv. reporty. Jejich příprava většinou vyžaduje pokročilé znalosti jazyka SQL, ve kterém Microsoft SQL Server pracuje. Proto jednotlivé reporty a OLAP kostky připravuje zpravidla implementační partner. V  základní úrovni s nimi umí pracovat každý partner certifikovaný pro implementaci produktů Microsoft Dynamics. Samotné využití OLAP kostek a Reporting Services je zdarma, neboť se jedná o standardní součást Microsoft SQL Serveru. Firma platí pouze za přípravu OLAP kostek a reportů implementačním partnerem.

téma čísla

cí obsahuje nástroj SQL Server Report Builder, který umožňuje na uživatelské úrovni snadno připravit požadované reporty, včetně jejich pokročilé grafické interpretace využívající například mapy, grafy, časové osy apod. Pro usnadnění přípravy vlastních reportů je uživatelům k dispozici Report Part Gallery neboli galerie předpřipravených sestav, ze kterých je možné pouhým přetažením myši rozšířit připravený report právě o daný prvek, jako je například mapa. Uživatelské rozhraní Report Builderu je přitom identické s rozhraním Microsoft Office 2010.

Novinky v SQL Serveru 2012

Microsoft SQL Server 2012 přichází s  dalším průlomem v  oblasti Business Intelligence. Největší změny se týkají výše zmíněných Reporting Services, zejména pak v  oblasti nových nástrojů pro tzv. self-BI. Například nástroj zvaný Power View umožňuje, že řadu věcí, na které bylo třeba dříve využívat služeb implementačního partnera, už zvládne uživatel sám. K  datům lze díky Power View přistupovat přímo z webového prohlížeče a všechny reporty jsou navíc plně interaktivní. Vytvoření nového reportu je otázkou několika málo sekund, v základu jsou k dispozici animace reportů (i grafů) v čase a procházení daty je plně interaktivní se snadnou možností dostat se pouhým kliknutím o úroveň níž. SQL Server 2012 také pracuje se sémantickým modelem, který umožňuje jednoduše graficky dávat jednotlivé položky dat do souvislostí a vztahů, které může uživatel následně u jednotlivých položek či skupin dat snadno sledovat. Výstupy z jednotlivých reportů lze také jedním kliknutím exportovat do formátů Microsoft Excel, Word či PowerPoint, a to včetně zachování použitých grafických prvků. SQL Server 2012 navíc přichází i se zcela novým fulltextovým statistickým sémantickým vyhledáváním, které umožňuje se snadno zorientovat i v nestrukturovaných datech a hledat souvislosti mezi jednotlivými položkami či dokumenty v databázi.

Business Intelligence a SharePoint 2010

PowerPivot pro Excel 2010 jako BI zcela zdarma

Na BI analýzu dat z podnikového informačního systému lze využívat přímo také Microsoft Excel 2010. Stačí do něj doinstalovat zdarma dostupný doplněk Microsoft PowerPivot for Excel 2010, který je k dispozici i v české jazykové mutaci. Jediné, co je třeba mít pro využití PowerPivotu k dispozici, jsou připravené OLAP kostky v SQL Serveru. Velkou výhodou PowerPivotu je přitom fakt, že je možné provádět interaktivní analýzu, včetně nejrůznějších grafů, nad aktuálními daty přímo z podnikového informačního systému a že je k  této analýze možné využívat i všechny dostupné nástroje, jež Excel nabízí. Vytvořený report, který se z  připravených OLAP kostek dělá identicky jako například kontingenční tabulka či grafický přehled, lze navíc jednoduše uložit jako klasic-

ký excelový soubor a využít jej i offline, případně pak pouze aktualizovat data z  databáze prostřednictvím jednoho kliknutí. Velká výhoda je, že potřebný výstup i jeho formu si může vytvořit sám uživatel, bez nutnosti asistence ze strany implementačního partnera. K PowerPivotu je navíc k  dispozici i podrobný návod v  českém jazyce, který počáteční seznámení s  jeho funkcemi výrazně usnadní. Microsoft PowerPivot existuje i ve verzi pro SharePoint 2010, kdy je možné provádět tytéž funkce přímo na intranetovém či extranetovém portálu ve webovém prohlížeči s  tím, že lze snadno předdefinovat jednotné, skupinové i individuální pohledy pro jednotlivé uživatele.

Business Intelligence v Microsoft SQL Server 2008 R2

Už stávající SQL Server 2008 s Enterprise licen-

V  produktovém portfoliu Business Intelligence nástrojů společnosti Microsoft hraje důležitou roli také SharePoint 2010, který se využívá často ve spojení se systémy Microsoft Dynamics například jako sdílené úložiště dokumentů či jako prezentační nástroj pro data z  podnikového informačního systému pro širší spektrum zaměstnanců, obchodní partnery či zákazníky. Sám SharePoint 2010 přitom obsahuje specializovaný BI modul nazvaný PerformancePoint Services. Ten umožňuje při provádění analýz přímo propojovat data z  podnikového informačního systému (resp. Microsoft SQL Serveru) s  dokumenty a weby uloženými v  SharePointu, nabízí přímé propojení s  dalšími službami SharePointu, včetně formulářových a grafických prezentačních služeb. Díky tomu je třeba možné procházet jednotlivá data například na grafu organizační struktury vaší firmy anebo na plánku logistického areálu. K výstupům z BI je také možné navázat související workflow v SharePointu a celkově je k dispozici řada nových předpřipravených webových částí, které pomohou například zobrazovat na týmových webech aktuální stav klíčových ukazatelů pro danou divizi, středisko či SBU. 

21

Nezisková organizace

S Microsoft Dynamics NAV zvládá Člověk v tísni více projektů Člověk v  tísni je jednou z  nejvýznamnějších neziskových organizací v  České republice. Historicky je také jednou z  prvních organizací, která se zaměřila na  pomoc mimo naše území. V  roce 2010 investoval Člověk v  tísni přes půl miliardy korun na  pomoc lidem ve  24 zemích světa, včetně několika oblastí České republiky, které zasáhly bleskové povodně. V tom, aby mohl Člověk v tísni efektivně získávat a čerpat prostředky na pomoc druhým, mu pomáhá i Microsoft Dynamics NAV s vertikálním řešením pro neziskové organizace AC ProFOND. Velmi specifický „business“

Práce neziskové organizace je v řadě věcí velice specifická. Taková „firma“ nemůže vytvářet žádný zisk, ale ztrátu může díky struktuře financování vygenerovat velice snadno. Prakticky veškeré peníze, které má Člověk v  tísni, pocházejí z  veřejných prostředků nebo se jedná o  dary od komerčních subjektů i jednotlivců. Souhrnně se tyto zdroje financování označují jako dárci. Každý z dárců má přitom specifické požadavky na kontrolu využití svých darů. Ty nejtvrdší mají přirozeně vládní, potažmo evropské organizace. Kupříkladu EU vyžaduje, aby neziskové organizace dotované z  jejích peněz vedly účetnictví v místě pomoci a v tomto místě také umožňovaly provést účetní audit. V praxi to vypadá tak, že třeba do  humanitární mise v  Afghánistánu mohou dorazit z  Pákistánu auditoři najatí EU, kteří provedou kontrolu. Pokud se v rámci kontrol či reportování objeví jakékoliv, byť i formální nedostatky, může to v krajním případě znamenat vrácení třeba i celé dotace (tj. nejen z etapy, kde k  chybě došlo), kterou přitom už nezisková organizace proinvestovala na pomoc lidem. Tímto způsobem mohou právě vznikat ztráty. Závažným důvodem pro vrácení dotace může být přitom třeba i pozdní odeslání požadovaného reportu, což uprostřed země zdevastované povodněmi nebo zemětřesením se zničenou infrastrukturou může nastat relativně snadno. Další problém spočívá také v tom, že velká část projektů je v dnešní době financována od více dárců najednou (včetně těch vládních). Člověk v  tísni tak musí vést zvlášť zdrojové účetnictví vykazující čerpání prostředků od  konkrétních dárců a  realizační účetnictví vykazující čerpání financí konkrétního projektu. Totéž se přirozeně týká i rozpočtování. Požadavky na formu zpra-

cování zdrojového účetnictví se přitom liší v závislosti na konkrétním dárci.

Boj s měnami na denním pořádku

Aby těch problémů nebylo málo, veškeré účetnictví se vede hned v několika měnách, u většiny zdrojů to bývají minimálně tři – koruny, ve kterých účtuje Člověk v tísni, protože podléhá české legislativě, národní měna v  dané zemi, kde utrácí, a  třeba eura nebo dolary, ve  kterých účtují dárci. K  tomu je třeba ovšem připočítat i  fakt, že samotný projekt bývá financován ze tří až čtyř různých zdrojů (z nichž každý může účtovat v  jiné měně) a  také  na  místě se často platí více měnami, protože řada subjektů preferuje před národní měnou třeba americké dolary. S  tím souvisejí i  významné, neustále otevřené devizové pozice, proti kterým nemůže Člověk v  tísni využívat klasické zajišťovací instrumenty (získané peníze z  evropských a  státních peněz jsou totiž určeny na  pomoc, a  ne na  operace na  finančním trhu). Konečně poslední specifikum je pak v tom, že v okamžiku, kdy se otevřou nějaké nové možnosti čerpání dotace na  pomoc v rozvojových státech světa, musí mít Člověk v tísni často k dispozici ještě další prostředky z  jiných zdrojů. Typicky organizace pro rozvoj a spolupráci při Evropské komisi EuropeAid totiž proplácí třeba jen 80 % z celkových nákladů humanitárního projektu. Velkou pomoc tak mohou poskytovat jen velké organizace s  dostatečně dobře strukturovaným financováním a  precizním účetnictvím. Jiní hráči na  peníze buď nedosáhnou, protože neseženou poměrnou část peněz z  jiných zdrojů, nebo je pro ně získání větší dotace příliš velkým rizikem (v případě, kdy by pro nějakou třeba jen formální chybu museli peníze vracet).

Malé účetnictví už na velkou pomoc nestačilo

Až do roku 2005 využíval Člověk v tísni malý lokální ekonomický software a celou řadu excelových tabulek. Účetní systém pokrýval pouze účetnictví Člověka v  tísni a  zdrojové účetnictví. Projektové účetnictví se vedlo v Excelu či Accessu a vše se pak zaúčtovávalo v  ČR ručně na  základě dodaných dokladů a  tabulek. Tento systém už ale nestačil a brzdil Člověka v tísni v dalším rozvoji a v tom, aby mohl pomáhat více lidem na  více místech. Tehdy také byla celá organizace podstatně menší. Počet zdrojových projektů dosáhl hodnoty 150, přičemž jen třetina z nich byla rozsáhlejšího charakteru. O  účetnictví se pak staralo celkem sedm zaměstnanců na  plný úvazek. Pro srovnání – v roce 2010 byl počet rozsáhlých zdrojových projektů 488 – tedy více než trojnásobný – s více než dvojnásobným rozpočtem a  staralo se o  ně jen 11 zaměstnanců finančního oddělení – tedy jen o polovinu více. Toho bylo možné docílit jen díky tomu, že Člověk v tísni nastavil na nový účetní systém přísné požadavky.

Všechny tři klíčové požadavky splnil jen Microsoft Dynamics NAV

Tím prvním byl požadavek na stabilní účetní systém, kde může pracovat více lidí najednou, nabízí dostatečný počet volitelných účetních dimenzí a je to hlavně tzv. systém s pamětí – tj. poskytuje auditovatelné výsledky (což řada systémů nesplňovala). Druhým požadavkem bylo stabilní projektové účtování, schopnost plnit různé požadavky dárců na to, jak má vyúčtování vypadat, a schopnost při tom všem sledovat čerpání rozpočtů (na  obou stranách) v reálném čase. Pro fungování Člověka v tísni i pro čerpání evropských peněz nejzásadnější byl však poslední požadavek – umožňovat tohle všechno provádět i  offline a  poskytovat bezproblémovou synchronizaci dat s  centrálním systémem i  tehdy, kdy se uživatel připojí jednou měsíčně, což je naprosto typické pro mise v rozvojových zemích. Zejména některé africké země často před volbami na dva měsíce vypnou internet a po celé tyto dva měsíce musí být Člověk v tísni, který například v Etiopii pracuje od roku 2003 v  oblasti školství, zdrojů pitné vody, zemědělství, ochrany přírodních zdrojů a sociálních programů, schopen plnohodnotně fungovat dál. Tyto náročné požadavky na  projektové účetnictví, systém s pamětí, schopnost účtovat v celé řadě různých měn podle nejrůznějších parametrů a klíčový požadavek na offline přístup jako jediný v dané cenové kategorii splňoval Microsoft Dynamics NAV.

První partner měl problémy s offline přístupem

Jenže první implementační partner právě při implementaci synchronizace dat z  offline přístupu nebyl schopen tuto funkci plnohodnotně zprovoznit a svými silami ji neuměl vyřešit. Obrátil se proto na dalšího certifikovaného partnera společnosti Microsoft – AutoCont CZ. Ten měl s podobným řešením už praktické zkušenosti a  nakonec celou implementaci převzal a  dokončil ji přesně podle představ Člověka v tísni. AutoCont CZ také systém upravil přesně podle jeho požadavků, takže vzniklo oborové řešení nazvané AC ProFOND vhodné pro neziskové organizace. Klíčový offline přístup funguje tak, že nenastal problém ani tehdy, kdy v rámci jednoho projektu probíhaly změny v  záznamech paralelně jak v  centrále, tak přímo na misi. Pracovníci misí navíc získali extrémně dů-

22

Nezisková organizace

ležitý nástroj pro vedení plnohodnotného účetnictví na  místě za  jakýchkoliv okolností, díky čemuž mohl Člověk v tísni zahájit bezproblémové čerpání z projektů EuropeAid.

Tak trochu jiné účetnictví

Jedna z  úprav Dynamics NAV postihovala také model, který Člověk v  tísni často využívá na  misích v místech postižených přírodními katastrofami. Lokálním lidem namísto finanční pomoci „za nic“ totiž nabízí atraktivně finančně ohodnocené „zaměstnání“, ve  kterém získávají na  konci každého dne peníze v hotovosti za to, že pomohou třeba s odklízením škod po povodni. Tento model totiž lidi mnohem více motivuje k  tomu, začít znovu normálně žít, nezdeformuje jejich pohled na hodnotu peněz, a přitom zachovává onu okamžitou finanční pomoc. Po  procesní stránce však znamená třeba i  stovky vystavených dokladů týdně, které příjemci pomoci podepisují např. otiskem prstu, protože neumí psát. A přirozeně znamená také každodenní kurzové přepočty jak do českých korun, tak třeba do eur. Právě proto si Člověk v tísni nechal Dynamics NAV upravit tak, aby mohl v těchto případech zaúčtovávat tzv. souhrnné doklady, kdy je každý den vytvořen souhrnný doklad s desítkami jmen lidí, kteří přijali pomoc. V účetnictví, i v případě, kdy není k dispozici internetové připojení, se pak každý den zaúčtované položky přepočítávají též do jednotlivých měn, což se okamžitě projevuje i v čerpání zdrojových a projektových rozpočtů. Měsíční kurzy měn je přitom možné zadávat na místě i ručně, na základě dostupných informací o jejich změnách. Z toho pak projektový manažer vzápětí také zjistí, kolik peněz mu reálně ještě zbývá ve zdrojovém rozpočtu. Měnové kurzy je však možné zadávat i ručně, aby se například předešlo případným finančním ztrátám způsobeným nedostupností internetu a rychlou depreciací národní měny vůči euru.

S Dynamics NAV přišel i privátní fundraising

To, co Člověk v tísni, samozřejmě kromě klíčového offline přístupu, oceňuje na AC ProFOND vystavěném na bázi Microsoft Dynamics NAV nejvíc, je ale jeho neuvěřitelná ohebnost a  parametrizovatelnost. Systém umožňuje provázat data z nejrůznějších zdrojů, přičemž u každého zdroje s nimi může pracovat jinak. Díky flexibilitě Dynamics NAV si navíc mohl Člověk v tísni vyvinout speciální modul pro privátní fundraising. Mohl tak snadněji rozšířit Klub přátel Člověka v tísni, který získává velmi důležité peníze, jež nepodléhají vládním pravidlům čerpání. Díky těmto penězům tak vznikl například Fond rychlé pomoci, který umožňuje Člověku v tísni v případě náhlé přírodní katastrofy vypravit misi okamžitě, ještě dřív, než třeba EU vypíše dotační programy. Při ničivém zemětřesení na  Haiti v roce 2010 tak mohl Člověk v tísni své lidi vypravit na  místo hned druhý den s  tím, že okamžitě

vypsal veřejnou sbírku, která měla za úkol udržet financování mise v mezidobí, kdy se vyčerpá fond pomoci a  kdy ještě nebudou k  dispozici vládní zdroje financování. Další privátní peníze navíc mohou sloužit i ke kofinancování evropských projektů nebo právě pro krytí kurzových rizik.

Microsoft Dynamics NAV zvýšil efektivitu i rychlost pomoci

Člověk v tísni tak i díky Microsoft Dynamics NAV může pomáhat rychleji, efektivněji, na  více místech a s menší režií. Pro více než trojnásobný nárůst zdrojových projektů během pěti let stačil jen poloviční nárůst pracovníků finančního oddělení, pracovníci na misích mohou podstatně lépe kontrolovat čerpání projektových i zdrojových rozpočtů, a  to i  když jsou týdny offline, a  díky vedení účetnictví v místě pomoci může Člověk v tísni získávat i financování od dárců, od kterých to dříve nebylo v takovém rozsahu možné. 

23

Státní správa

Energetický regulační úřad propojil své rozsáhlé agendy díky Microsoft Dynamics AX Energetický regulační úřad České republiky (ERÚ) potřeboval v  roce 2004 nový podnikový informační systém, který by nahradil oddělené agendy v  různorodém systémovém prostředí a  vyřešil problémy s  tím související. ERÚ se rozhodl pro Microsoft Dynamics AX jako základní platformu nového ERP systému. Implementaci zajistila společnost AutoCont CZ, která vytvořila i nové moduly pro specializované agendy provozované v ERÚ. Díky otevřenosti Dynamics AX mohl vzniknout jednotný systém

Architektura řešení vychází z  nasazení vybraných základních modulů systému Microsoft Dynamics AX a díky jeho otevřeným vývojovým nástrojům i z nasazení nových modulů speciálně vytvořených pro potřeby ERÚ, které vyvinula na  míru potřebám úřadu společnost AutoCont CZ. Otevřené rozhraní, které tento systém poskytuje, umožňuje jednoduchou integraci s externími systémy, případně i s moduly plánovanými v budoucnosti. Po implementaci vznikl v ERÚ jednotný informační systém nazvaný zkratkou JIS ERÚ, který v  jednotném datovém prostředí snadno a přesně udržuje všechny související informace a umožňuje snadné exporty a importy do vnějšího prostředí.

Nový systém přinesl sjednocení přístupu do agend ERÚ

Standardní moduly JIS ERÚ obhospodařují běžné provozní a  některé ekonomické agendy. Evidence subjektů, osob, správního řízení a spisové služby vždy využívají modulu Správa dokumentů, který umožňuje evidovat elektronickou formu souvisejících dokumentů. Mezi moduly pro ERÚ speciálně vytvořené implementačním partnerem patří například modul Správa licencí. Díky němu je možné systémové vydávání energetických licencí, stejně jako evidence jejich změn či jejich rušení. Nově byl vyvinut také modul Správní řízení, který dokáže aktivně řídit a  průběžně aktualizovat předdefinované procesy, jako například správní řízení nebo interní řídicí postupy. Informační systém má databázovou část pro běžné provozní agendy a  část realizující sběr dat pro výkaznictví. Tato centralizace výkaznic-

tví vedla k větší přehlednosti a přinesla možnost tvorby výstupních statistických sestav. Proti původnímu zadání byl projekt v  průběhu implementace rozšířen o  dodávku modulu Spisové a archivní služby s napojením na možnost řízení firemní pošty pomocí kroků workflow. Nový systém je napojen na standardní portálové webové rozhraní ERÚ a na geografický systém GIS firmy TMapy, což umožňuje zrychlení vyhledávání přesných lokací jednotlivých provozoven nebo distribučních sítí. Napojení na  standardní systém adres UIR-ADR přineslo možnost jednoduché kontroly existence adres subjektů a osob.

Implementace proběhla podle Sure Step

Podkladem pro tvorbu nového informačního systému byla zadávací dokumentace s  přehledem požadavků, které musí řešení splňovat. Tyto požadavky a  následná funkcionalita byly zpracovány pomocí analytického nástroje EnterpriseArchitect (EA) s návazností na metodologii Sure Step, které jsou velmi flexibilní pro respektování požadované struktury projektu, v případě ERÚ struktury globálního a detailního návrhu dle standardů ISVS – vývojového cyklu IS pro státní správu ČR. Pro potřeby funkční specifikace detailního návrhu byly použity diagramy typových úloh CASE nástroje EA. Na  uživatelské úrovni umožňuje Microsoft Dynamics AX rozšiřování funkcionality o  vlastní uživatelské sestavy a zobrazovací okna, a to bez zvláštních programátorských znalostí. Tyto nové objekty lze navíc následně napojit do menu aplikace a zpřístupnit je konkrétní uživatelské skupině. Uživatelé systému si tak mohou některé funkcionality vytvářet a  upravovat přesně pod svých individuálních požadavků.

Systém se průběžně adaptuje na nové agendy

V  roce 2010 přešel ERÚ na  novější verzi systému. Mezi cíli implementace Dynamics AX 2009 v ERÚ byl zmíněn požadavek na budoucí rozvoj systému pro agendy, které jsou buď zatím provozovány bez podpory JIS ERÚ, nebo je ERÚ dosud nemá na  starosti. Od  zavedení tohoto systému do  provozu již bylo skutečně potřeba vytvořit řadu nových funkcí, ale i  celých modulů. Díky komplexnímu vývojovému prostředí Dynamics AX 2009 a  konceptu JIS ERÚ, který navrhl implementační partner, byla celá integrace těchto nových funkcí přirozená a časově potřebně rychlá. K  novým agendám přibylo napojení modulu spisové služby na  systém datových schránek ISDS, což umožnilo automatizované odesílání a  přijímání spisových dokumentů přes datové schránky. Dále šlo o  nahrazení původního modulu sledování kvality energetických služeb modulem Výkaznictví z JIS ERÚ, což vedlo k úsporám, protože nemusel být nákladně udržován v provozu starý informační systém. Doplněn byl i  zvláštní univerzální modul Reporting evidovaných dat, který podporuje tvorbu statistik již na uživatelské úrovni. Zvláštním rozšířením byl modul, který zajišťuje proces nákupu od plánování přes schvalování až po vazbu na kontrolu rozpočtu úřadu.

Nasazení nových agend ze Státní energetické inspekce proběhlo rychle

V poslední době ERÚ přebírá agendy bývalého úřadu Státní energetické inspekce. Převzatou agendu Kontrola bylo nutné zabudovat do stávajícího JIS ERÚ tak, aby komunikovala pomocí centrálního modulu Spisové služby, pracovala s  modulem Správního řízení a  samozřejmě plnila zvláštní požadavky vlastních energetických kontrol. Přesto, že šlo o  poměrně náročný projekt, byla požadována jeho rychlá implementace. Díky otevřenému konceptu celého vývojového prostředí a díky konceptu systému JIS ERÚ se podařilo zprovoznění pomocí stávající funkcionality v  náhradním režimu tak, aby se aktuálně připravovaný plnohodnotný modul stal brzy nedílnou součástí provozních systémů ERÚ.

Microsoft Dynamics AX přinesl automatizaci procesů i přístup do všech agend

Přínosem zavedení JIS ERÚ je získání jednotného přístupu do  většiny agend Energetického regulačního úřadu, odstranění duplicit a  nepřesností i  manuální synchronizace dat. Mezi další výhody patří jednotný zabezpečený přístup podle uživatelských rolí, vytvoření jednotného a operativního způsobu získávání dat z  výkazů jednotlivých subjektů. Velice důležitým přínosem je také otevřenost nového informačního systému pro další plánované agendy včetně podpory portálového řešení vybraných agend. K úsporám dochází i díky tomu, že již není třeba nákladně udržovat víc informačních systémů. Mnoho procesů se zautomatizovalo, což zjednodušilo a  urychlilo práci uživatelům. Praxí prověřenou skutečností je fakt, že díky zavedení JIS ERÚ došlo k zefektivnění činnosti celého úřadu. 

24

téma čísla

Microsoft Dynamics Sure Step aneb Cesta k úspěšné implementaci systému Microsoft Dynamics Sure Step je metodika implementace podnikových informačních systémů postavená na  best practices získaných od  tisíců zákazníků divize Microsoft Dynamics po  celém světě. Zákazníkům i  partnerům dává jistotu, že implementace splní vstupní očekávání, a  partnerům zase dává jistotu, že v  případě výskytu problému je možné snadno a jednoznačně dohledat, kde problém vznikl a kdo konkrétní za něj nese zodpovědnost. Co je to tedy Sure Step a jak funguje? Co je to Sure Step

Metodika Microsoft Dynamics Sure Step vznikla v  březnu 2007. Jako taková se neustále vyvíjí a zahrnuje postupně nové produkty, nabízí nové podpůrné nástroje a absorbuje i nové best practices. V  současné době popisuje implementace produktů Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics CRM i Microsoft Dynamics CRM Online. Sure Step postihuje všechny procesy v  průběhu implementace i  všechny potřebné oblasti, které je při ní třeba pokrýt jak implementačním partnerem, tak zákazníkem. Jedná se o  popis jednotlivých fází implementace a  aktivit, které je v  dané fázi potřeba udělat, aby implementace proběhla s minimem problémů. K dispozici jsou rovněž časové odhady trvání jednotlivých aktivit i  fází a  přehled dokumentů, které by v  rámci dané aktivity měly vzniknout. Celá metodika se skládá ze čtyř částí. Tou první je metodika samotná a popis, jak postupovat při implementaci. Druhou částí jsou nástroje a šablony dokumentů, které může implementační partner využít buď napřímo, nebo se jimi inspirovat. Třetím pilířem je komunita Microsoft Dynamics a další zdroje informací od partnerů z celého světa, kteří Sure Step využívají. Poslední a velmi důležitou součástí je pak zdarma dostupná aplikace Sure Step, která funguje jako přehledné prezentační rozhraní pro dokumenty z jednotlivých fází implementace a má k ní přístup jak implementační partner, tak každý zákazník, jenž implementuje některý z  produktů divize Microsoft Dynamics. Tato aplikace je dostupná i v online verzi.

Jaké jsou výhody Sure Step

Sure Step nabízí konzistentní metodiku, nástroje pro projektový management celé implementace

a hlavně praxí ověřené best practices pro všechny typy produktů, implementací a jejich fází – to vše v přehledné a srozumitelné formě. Výhoda Sure Stepu je, že implementačnímu partnerovi pomáhá v každém kroku implementace k tomu, aby se dokázal posunout rychle dál a  hlavně správným směrem. Sure Step zabraňuje tomu, aby se některé kroky opomenuly nebo dělaly „na přeskáčku”. Navíc jasný harmonogram daný už od samého začátku dává i zákazníkovi určitou jistotou a kontrolu nad celým procesem. Velkou výhodou Sure Stepu je také možnost zapojit v  případě potřeby dalšího implementačního partnera anebo mu celou implementaci předat. Obsah i formát dokumentů pro jednotlivé fáze a aktivity je totiž určený metodikou, takže partner, který je se Sure Stepem obeznámen, má šanci se v  celé implementaci rychle zorientovat. Sure Step tak usnadňuje využití oborových specialistů například na logistiku, štíhlou výrobu apod. v  rámci rozsáhlejších implementací. Konečně poslední výhodou je fakt, že i  jednotliví členové implementačního týmu, ať už na straně partnera, či zákazníka, používají jednotný jazyk, aby mezi sebou komunikovali, a přistupují k jednomu zdroji informací. Sure Step tak funguje i  jako jakási prevence před problémy v  interní komunikaci implementačního týmu.

Jak probíhá implementace podnikového IS podle Sure Step

Metodika Sure Step funguje jako univerzální nástroj pro všechny typy implementací. Část metodiky je společná pro všechny Microsoft Dynamics produkty a  pak existují specializované moduly popisující implementaci konkrétního produktu a  její specifika. Metodika také

počítá s různým přístupem k různě velkým implementacím a podporuje i v současné době populární metodu agilního projektového řízení, kdy se projekt rozděluje na  velmi malé samostatně funkční celky, které jsou postupně předávány zákazníkovi (ideální například pro implementaci Microsoft Dynamics CRM Online). Součástí metodiky jsou také oborově specifické návody například pro implementaci procesní výroby u  Microsoft Dynamics AX nebo pro nasazení Microsoft Dynamics CRM ve veřejném sektoru.

Fáze implementace podle Sure Stepu

Sure Step definuje pro každou implementaci libovolného produktu z  rodiny Microsoft Dynamics celkem šest fází. V diagnostické fázi se implementační partner seznámí s  aktuálními potřebami zákazníka a s problémy, které potřebuje ve skutečnosti vyřešit. V této fázi vznikají první představy o tom, jaký systém bude třeba nasadit, jaké moduly mohou být potřeba a jaké integrační práce bude nutné provést. Potom následuje analýza. Jejím výsledkem je detailní pochopení fungování jednotlivých procesů ve firmě i přesný popis toho, co a jak v  současné době funguje. Vyplynou z  ní však také oblasti, které by se ve  firmě daly změnit k lepšímu. Aby se mohla analýza stát pevným základem dobře provedené implementace, vyžaduje velké zapojení nejen na  straně implementačního partnera, ale také na  straně zákazníka i jeho zaměstnanců, eventuálně také subdodavatelů dalších systémů, se kterými se bude nový podnikový informační systém propojovat nebo s nimi bude spolupracovat. Další fází je návrh nového řešení. V této fázi je nutné velké zapojení na straně zákazníka. Je to totiž přesně ta fáze, která dává managementu jedinečnou možnost změnit všechno, co se při analýze ukázalo být z  procesního hlediska ne zcela ideální. Management zde získává jedinečný prostor pro zavedení radikálních změn. V následující fázi vývoje se pak všechny změny zafixují a pokryjí se všechny požadavky plynoucí z analýzy. V této fázi je nejvíce práce na implementačním partnerovi, který však musí mít podporu i na straně zákazníka, protože si nezřídka potřebuje upřesnit některé detaily. Ani při detailní analýze a  podrobném návrhu se totiž nepodaří pokrýt všechny procesy do absolutního detailu (ve smyslu například kde má být které tlačítko apod.). Poté následuje samotné nasazení podnikového informačního systému. To otevírá prostor pro zpětnou vazbu od všech jeho uživatelů – tedy i od zaměstnanců, kteří nebyli součástí implementačního týmu a kteří systém budou dennodenně používat. Při této fázi obvykle vyplynou na povrch požadavky na úpravy vzhledu, parametry polí, změny reportů apod. Konečně poslední fází je pak provoz, při kterém začne zákazník obvykle po  určité době zjišťovat, co všechno dalšího by potřeboval do  systému doplnit anebo co bude potřeba změnit, protože to zaměstnanci nepoužívají nebo to naopak používají víc či jinak, než zákazník původně předpokládal. V řadě případů se pak stává z  implementace nejrůznějších úprav a  nových modulů kontinuální proces, který reflektuje měnící se potřeby firmy. 

25

téma čísla

Pavel Šlesingr: „Sure Step je pojistka, že by všechno mělo dobře dopadnout.“ Na  to, jak funguje metodika Sure Step v  praxi, jsme se zeptali Pavla Šlesingra, ERP specialisty společnosti Microsoft, který zde má na  starost implementace a podporu ERP produktů Microsoft Dynamics. Proč je podle vás dobré využívat při implementacích produktů Microsoft Dynamics metodiku Sure Step? Metodika Sure Step je postavená na best practices z  implementací produktů Microsoft Dynamics po celém světě. Je to tedy soubor postupů a metod, jež se v praxi nejlépe osvědčily a které se navíc neustále aktualizují. To znamená, že pokud se implementační partner rozhodne postupovat při implementaci jinak, je vysoce pravděpodobné, že při implementaci narazí na nějaký problém, na který by při postupu podle Sure Stepu nenarazil. Samozřejmě, existuje jistá pravděpodobnost, že se mu všechny potenciální problémy vyhnou a pak si svým způsobem může ušetřit práci. Četné příklady z praxe však ukazují, že u  každé implementace se vyskytne aspoň nějaký problém – ať už v  porozumění zákazníkovým potřebám, v komunikaci, ve změnách členů implementačního týmu atd. – a Sure Step je od základů postaven tak, že tyto problémy předpokládá a umí si s nimi poradit. Navíc Sure Step umožňuje v  případě potřeby různé části implementace provádět s  různými partnery anebo některé části projektu v případě nutnosti pozastavit a  vrátit se k  nim klidně i s delším časovým odstupem a třeba i s jiným implementačním týmem.

Neprodlužuje ale dodržování metodiky Sure Step zbytečně implementaci? Jak se to vezme. Ano, Sure Step říká, kdy a jak se má postupovat a které dokumenty mají v rámci dané aktivity vzniknout. Dokud všechno postupuje ideálně, může se zdát, že provádění některých kroků a vytváření některých dokumentů zbytečně zdržuje. Jakmile ale vznikne problém, rázem může postup podle Sure Stepu ušetřit násobně více času, peněz i  stresu. Ze správně vedené dokumentace je totiž naprosto jasné nejen to, jaké byly instrukce a  požadavky zákazníka na provedení dalšího implementačního kroku, ale také to, který člen implementačního

týmu za  schválení těchto instrukcí zodpovídal. Naprosto jasně jsou také specifikovány všechny termíny i  proces provádění případných změn v daném kroku a jejich promítnutí do ceny a termínu projektu.

Jaký má využití Sure Stepu vliv na cenu implementace? Ani tady neexistuje jednoznačná odpověď. V hypoteticky ideálním případě implementace ji Sure Step prodraží právě o ty kroky a dokumenty, které jsou činěny pro to, aby všechno dobře dopadlo a  aby se případné problémy daly řešit rychle, efektivně a v krajním případě i s jiným implementačním partnerem. U „běžné“ implementace je vliv aplikace Sure Step na  celkovou cenu implementace v  podstatě nulový, protože kroky, které jsou činěny zdánlivě „navíc“, se firmě při řešení dílčích problémů velice rychle vrátí. Avšak implementace, kde se „něco pokazí“ nebo je třeba v  jejím průběhu výrazněji změnit zadání (např. rozšířit implementaci do  dalších zemí nebo firem v  rámci holdingu je vliv Sure Stepu na cenu nebo spíše na celkové náklady projektu téměř fatální, a to v  pozitivním slova smyslu. Při implementaci podle Sure Stepu je možné do  implementace rychle zapojit další specialisty od  zákazníka i implementačního partnera, jiné implementační partnery třeba i z jiných zemí anebo lze implementaci rychle dodatečně rozdělit na  více částí, zajistit prioritní fungování těch částí systému, které jsou kritické pro provoz společnosti, a zbývající části zakonzervovat.

Kdy se při implementacích v ČR nejčastěji využívá metodika Sure Step? Sure Step nejčastěji požadují orgány státní a veřejné správy, které si potrpí na  maximální míru standardizace a aplikace certifikovaných procesů a řešení. Často se lze se Sure Stepem setkat také u rozsáhlejších implementací, ať už ve smyslu jejich předpokládané doby trvání, nebo počtu firem, kterých se implementace týká. Někteří

partneři využívají Sure Step také tehdy, když se pouští do  první implementace daného Dynamics produktu anebo do  první implementace v dané vertikále. Sure Step pak vnímají jako pojistku, že i když to dělají poprvé, tak by vše mělo dopadnout dobře. Někdy si ale postup podle Sure Step vyžádá i  sám zákazník, což se děje zejména v  případech, kdy už prošel třeba neúspěšnou implementací jiného systému a  teď, když přichází k produktům Microsoft Dynamics, už na další neúspěšnou implementaci nemá čas, peníze anebo trpělivost.

Stává se to často, že k Microsoft Dynamics přecházejí firmy po neúspěšné implementaci jiného řešení? Procentuálně bych odhadoval, že to bude zhruba každý osmý případ. Ne vždy je to ale hned po té neúspěšné implementaci a je nutné si také říct, že ne vždy se neúspěšná implementace týkala firmy, která na Microsoft Dynamics přechází. Často je to tak, že se třeba nepodaří něco v mateřské nebo sesterské společnosti v zahraničí, což pak vede k  tomu, že česká pobočka má buď ve volbě systému volný výběr, nebo jí matka přímo zakáže nasazovat podnikový informační systém, jehož implementace se v  rámci skupiny nezdařila, a příp. jí rovnou přikáže nasadit konkrétní produkt Microsoft Dynamics.

Kdybyste měl vybrat tři modelové případy, kdy je nejvhodnější Sure Step použít, jaké by to byly? Osobně bych Sure Step doporučoval zvolit u  drahých implementací, kde oním „drahým“ myslím takovou cenu, která je pro management nebo vlastníka firmy už docela vysoká, ale musí ji investovat, aby firma mohla fungovat dál, dostala se na  nové trhy atd. Dále bych Sure Step volil u  implementací, které se týkají většího množství firem v rámci holdingu, protože jedna vzorová implementace podle Sure Stepu s  patřičnou dokumentací dokáže všechny další implementace výrazně urychlit. A  určitě bych Sure Step použil tehdy, když se jedná o dlouhodobý projekt – tj. když je hodně oblastí, které bude systém postupně pokrývat, a/nebo když chce zákazník systém kontinuálně doplňovat o nové funkce. Všechny ostatní, na  první pohled jednodušší implementace je však též vhodné vést podle Sure Step a v nějaké, byť zjednodušené formě to také vždy zákazníkům doporučujeme.

Máte nějaké doporučení pro firmy, které chtějí svoji implementaci provést podle Sure Stepu? Aby trvaly na  získání přístupu k  aplikaci Sure Step už od samého začátku, aby nebraly na lehkou váhu ani ty kroky a  dokumenty, které jim v  danou chvíli a  za  daných okolností budou připadat zbytečné, a  aby nikdy nepřistupovaly na antidatování jednotlivých dokumentů a zpětné podepisování toho, co se kdy udělalo nebo neudělalo. Aby byl totiž Sure Step opravdu „sure“ neboli poskytoval nějakou míru jistoty, je důležité se ho skutečně po  celou dobu implementace držet, a to za všech okolností. 

26

služby

Ondřej Tyrpekl: „S Microsoft Dynamics NAV jsme mohli zvládnout spravovat dvakrát více firem.” Finanční a  investiční skupina PPF investuje v  řadě zemí po  celém světě a podniká v různorodých oborech. V rámci struktury skupiny působí řada firem, od velkých bank s více než 15 tisíci zaměstnanci přes maloobchodní síť v Rusku až po střední a menší firmy z oblasti financí či developmentu. Rolí společnosti PPF, a. s., se sídlem v Praze je poskytovat poradenské služby zejména středně velkým a menším firmám skupiny a zároveň zefektivňovat správu těchto firem. A právě k této správě využívá PPF, a. s. od 1. ledna 2010 systém Microsoft Dynamics NAV, který zde implementovala společnost CDL SYSTEM. Na důvody, proč se PPF rozhodla pro Dynamics NAV, a  na  to, co firmě přinesl, jsme se zeptali Ondřeje Tyrpekla, ředitele oddělení informačních technologií PPF, a. s.

Co PPF vůbec přivedlo ke změně podnikového informačního systému? Naše firma zpočátku využívala český účetní systém. Dokud jsme spravovali pouze několik málo českých firem v  rámci PPF, tak nám postačoval. Jenže časem se začal počet spravovaných firem zvětšovat a stávající systém nedokázal růst adekvátně tomu, jak jsme rostli my. Největší problémy nám způsobovalo pomalé a opožděné reflektování legislativních změn. Když nám pak přibyly první firmy v zahraničí, byl to problém, protože jejich účetnictví jsme kvůli odlišné legislativě museli vést samostatně. Posledním důvodem pro ukončení využívání starého systému pak byly v roce 2009 přípravy na vytvoření realitního holdingu čítajícího několik desítek firem v ČR a v Rusku. Tam už bylo naprosto zřejmé, že budeme potřebovat nový, mezinárodní systém, bude schopen s  námi růst a  který bude podporovat více národních legislativ v aktuálních verzích. Důležité pro nás byly i různé jazykové verze, aby uživatelé v různých zemích mohli se systémem bez problémů pracovat.

Jaké tedy byly požadavky na nový informační systém? Primárně jsme hledali mezinárodní kompaktní účetní systém navržený pro malé a  střední fir-

my, které naše firma mimo jiné spravuje. Ve  finálním výběru se nám ocitly tři různé systémy a Microsoft Dynamics NAV z nich vyšel jako vítězný. Přesvědčil nás jednak podstatně nižší cenou, než kterou nabídla konkurence, svojí otevřeností, velice snadnou možností vlastního do vývoje, čehož nyní hojně využíváme, a také vysokou mírou interoperability. Ta byla pro nás velmi podstatná hlavně proto, že využíváme pro oběh faktur a objednávek vlastní schvalovací systém LiveFlow vyvinutý nad SharePointem a  požadovali jsme, aby v  něm byly všechny doklady dohledatelné přímo z účetního systému. V roce 2010 se totiž po  vytvoření realitního holdingu počet schvalovaných a proplácených faktur meziročně zečtyřnásobil a bez tohoto propojení by práce s nimi byla velice komplikovaná.

Zmínil jste, že Microsoft Dynamics NAV byl pro vás nejlevnější volbou, o kolik dražší byl třeba ve srovnání s tím původním, ryze českým systémem? To je právě to. On byl ve  skutečnosti levnější. Samotné licence a  implementace byly přibližně srovnatelné. Nabídnutá cena za  implementaci a  provedení úprav ze strany CDL SYSTEM však byla výrazně nižší. V  celkovém součtu tak byl pro nás systém už v samotných pořizovacích nákladech levnější. A  to teď vůbec nepočítám, že nám ušetřil spoustu starostí, umožnil nám vést účetnictví ve více zemích podle různých předpisů a  že si do  něj můžeme řadu věcí dodělávat úplně sami. Pro Microsoft Dynamics NAV však

tehdy mluvilo i to, že implementační partner přislíbil jeho velice rychlou implementaci, což také dodržel. Celá implementace trvala 110 dnů, a to včetně 40denního důkladného testování, úplné integrace se systémem pro workflow faktur a objednávek i včetně provedení požadovaných úprav.

K čemu přesně Microsoft Dynamics NAV v PPF slouží? Používáme ho čistě jako finanční systém. V této oblasti považuji Dynamics NAV za systém, který nabízí vůbec nejlepší poměr cena/výkon. Jeho implementace nám také pomohla sjednotit procesy v  jednotlivých spravovaných firmách, kde jsme ho postupně nasazovali. Navíc se nám NAV osvědčil i  jako účetní systém pro neziskové organizace. PPF spravuje totiž hned dvě – Nadaci Educa a The Kellner Family Foundation, které se letos sloučily. Je to zkrátka univerzální nástroj, který nám v  oblasti financí, kde ho používáme, maximálně vyhovuje.

V čem vidíte největší přínos Microsoft Dynamics NAV v PPF? Počet firem, které PPF v  roce 2010 spravovala, výrazně vzrostl. Převedení nové firmy na  systémy a standardy účtování a oběhu faktur přitom zabralo vždy méně než měsíc. Díky přechodu na  Microsoft Dynamics NAV a  změnám, které byly v souvislosti s tímto krokem zavedeny, tedy PPF dokázala zvládnout dvakrát větší objem servisovaných firem s výrazně menším nárůstem počtu zaměstnanců než v roce 2009. Na přelomu let 2010 a 2011 jsme pak systém implementovali na některé naše firmy v Rusku a Nizozemsku.

Rozvíjeli jste nějak systém od ledna 2010, kdy jste ho spustili? Kromě částečného dodatečného vývoje, který už jsme dělali většinou interně, jsme společně s dodavatelem nasadili Business Intelligence nástroje. Ty považuji v dnešní době už za naprosto nezbytné. BI nám však neběží přímo v Dynamics NAV, ale v rámci Reporting Services nad Microsoft SQL Server 2008. To je vlastně další výhoda Dynamics NAV, že jako databázi používá SQL Server, který je teď hodně otevřený a zároveň je pro provádění nejrůznějších analýz relativně rychlý.

Jaké funkce v oblasti BI využíváte? V  současné době jsou to hlavně nejrůznější sekvenční výpočty. Denně provádíme operativní výsledovky, a  to jak u  jednotlivých firem, tak i  za  skupinu. Díky tomu, že účtujeme celkem ve třech měnách – korunách, eurech a dolarech, přičemž základní jednotkou pro PPF, a. s., jsou koruny, ale pro hlavní holdingovou společnost skupiny, PPF Group N. V., eura, je to ale poměrně výpočetně náročné. V SQL Serveru to však není žádný problém. Výstupy z BI jsou navíc dostupné přímo ze SharePointu ve formě WebParts. Právě bezproblémové propojení Microsoft Dynamics NAV, SharePointu a  SQL Serveru i  s  odstupem času vnímám jako potvrzení té vůbec nejdůležitější funkce, kterou má navíc Microsoft dobře zvládnutou. 

27

služby

Microsoft Dynamics NAV podržel CENTROPOL v raketovém růstu Ústecká skupina CENTROPOL zahrnuje společnosti podnikající v oblasti developmentu nemovitostí, výroby elektřiny a  tepla a  také společnost CENTROPOL ENERGY, která je obchodníkem s elektřinou a plynem. Právě tato společnost vstoupila v  roce 2009 na  trh domácností. Růst tržeb i počtu zákazníků byl enormní. Z půlmiliardového obratu se během roku stalo 1,8 miliardy. V raketovém růstu přitom společnost podržel Microsoft Dynamics NAV. Vstup na rezidenční trh s elektřinou a plynem přinesl zásadní změny

Společnosti ze skupiny CENTROPOL mají za  sebou již více než patnáctiletou historii podnikání v  ČR. Postupem času se stěžejním podnikáním stal prodej elektřiny a  plynu konečným zákazníkům a vystřídal tak výrobu elektřiny a tepla. Zlom nastal v  roce 2009, kdy společnost CENTROPOL ENERGY úspěšně nastartovala prodej elektřiny pro domácnosti ve velkém. Stávající podnikový systém byl již pro dynamicky se rozvíjející firmu nedostatečný, a proto se představenstvo rozhodlo pro implementaci robustního podnikového informačního systému, včetně nasazení systému pro řízení vztahů se zákazníky. Až do roku 2009 společnost pracovala s necelou třicítkou zákazníků a obdobným množstvím partnerů. Se vstupem na  trh s  elektřinou a  plynem pro domácnosti však zákazníci přibývali v řádu deseti tisíc měsíčně a také počet partnerů, se kterými společnost navázala spolupráci při prodeji elektřiny či plynu, přesáhl hodnotu jednoho tisíce. Původní mzdový a  účetní systém pro malé firmy tak v CENTROPOL ENERGY, který v tržbách meziročně vyrostl o více než 200 % a 1 miliardu korun, už nestačil. Zejména když společnost i pro další roky plánovala více než 100% růst.

ERP a CRM systém jako aplikace důležité pro stabilizaci firmy

CENTROPOL si nejprve nechal zpracovat analýzu toho, co všechno by měl nový podnikový informační systém ve firmě pokrývat. Na základě této detailně zpracované analýzy potom zahájil samotný výběr systému i jeho dodavatele. Vzhledem ke  specifickému odvětví bylo poptáváno

28

řešení, které by nejen dokázalo současně obsáhnout vedení účetnictví, personalistiku a mzdy, ale také by zajistilo účetní konsolidaci všech společností ze skupiny CENTROPOL. Dalším zadávacím kritériem byla nutnost bezproblémové komunikace podnikového systému nejen s  ostatními informačními a  zejména fakturačními systémy ve firmě, ale také s novým CRM systémem, který chtěla firma nasadit. Velice důležitá byla pro firmu i otevřenost nového systému a jeho schopnosti v  oblasti automatizace klíčových procesů. V souvislosti se zaměřením prodejů na segment domácností došlo k razantnímu nárůstu objemu zpracovávané agendy. Nově bylo nutné řešit mnoho specifických procesů spojených s obsluhou domácností, jako například předávání dat České poště pro zpracování Sdruženého inkasa plateb obyvatelstva (SIPO). Data pro Českou poštu byla v  minulosti zpracovávána a  předávána ručně, a  to pomocí exportního souboru ve  formátu .txt jeho následným zašifrováním a odesláním e-mailem k dalšímu zpracování. Uvedený způsob práce, s takto citlivými a pro firmu životně důležitými daty, byl pro zaměstnance značně zdlouhavý a  frustrující, neboť na  bezchybném zpracování vstupního souboru (kmene zákazníků SIPO) závisel bezproblémový tok finančních prostředků od zákazníků. V případě jakéhokoli pochybení by se cashflow firmy dostalo do vážných problémů a současně by bylo nutné řešit obrovské množství reklamací.

Základ implementace za tři měsíce

Podmínky zadávacího řízení nejlépe splnil produkt Microsoft Dynamics NAV v roli podnikového

IS a Microsoft Dynamics CRM coby software pro řízení vztahů se zákazníky. O implementaci obou těchto systémů se pak měla postarat společnost CDL System. Celá implementace byla rozdělena do více fází. Od 1. 4. 2010 do 1. 7. 2010 probíhala implementace základní platformy systému pro společnost CENTROPOL ENERGY tak, aby na  něm mohla začít fungovat hned od  začátku nového hospodářského roku. CDL System zvládl provést základní implementaci v rekordním čase, což v  době extrémního růstu firmy i  její zákaznické báze bylo velice důležité. Následně pak proběhla implementace systému napříč všemi společnostmi skupiny CENTROPOL. Po  předání základních, „životně“ důležitých etap implementace se společnost spolu s implementačním partnerem začala zabývat dalšími stupni implementace ERP, jako například integrací jednotlivých fakturačních systémů, řízením workflow schvalování dokumentů nebo již zmiňovaným nasazením systému Dynamics CRM. Ten bude sloužit nejen k řízení vztahů se zákazníky, obchodníky a partnery, ale také k  proaktivnímu řízení a  sledování marketingových kampaní. Brzy přibude rovněž propojení s aplikací sloužící k obsluze zákazníků prostřednictvím call centra.

Propojení na SIPO eliminuje stres i rizika

Jedním z velkých přínosů pro CENTROPOL ENERGY se stala i  na  míru připravená úprava, která propojila Microsoft Dynamics NAV se systémem České pošty pro předávání podkladů k SIPO. Veškerá výměna dat s Českou poštou probíhá plně automaticky, což zcela eliminuje možnost vzniku chyby a výrazně to šetří i čas zaměstnanců, kteří tento velice citlivý proces dříve museli jednou do měsíce provádět manuálně.

Počet zákazníků se zvýšil 10 000×, v účtárně přibyli dva zaměstnanci

Microsoft Dynamics NAV přinesl výrazné zrychlení a  zkvalitnění prací v  účetním oddělení, zejména při finalizaci hospodářských výsledků za  jednotlivé měsíce v  roce. Samo představenstvo společnosti pak vnímá implementaci Microsoft Dynamics NAV jako stabilizační prvek v období dynamického růstu společnosti, který má pozitivní vliv na  budoucnost celé skupiny a pomáhá jí naplňovat její plány na velmi rychlý růst. V  souvislosti s  implementací Microsoft Dynamics NAV došlo ke zjednodušení zejména platebních operací se zákazníky, výrazně byly posíleny kontrolní a  reportingové možnosti pro řídící pracovníky a  v  neposlední řadě má nyní management společnosti k dispozici ucelená a  konsolidovaná data nejen za  konkrétní společnosti, ale i  za  skupinu jako celek. Nejlepším důkazem přínosu Microsoft Dynamics NAV pro CENTROPOL je asi fakt, že zatímco počet zákazníků vzrostl o  pět řádů a  tržby vzrostly na osminásobek hodnoty z roku 2008, tak počet zaměstnanců v  účtárně se zvýšil ze tří na  pět. Celkově přitom počet zaměstnanců ve  firmě vzrostl asi čtyřnásobně. Implementace dalších funkcionalit pro automatizaci interních procesů v rámci Microsoft Dynamics NAV i nasazení Microsoft Dynamics CRM do ostrého provozu však umožní firmě pokračovat v  meziročním 100% růstu tržeb, a  to bez nutnosti navyšování počtu zaměstnanců. 

služby

Williams & Partner řídí nábor a poradenství v oblasti lidských zdrojů s novým CRM od společnosti Microsoft Pro personální společnost Williams & Partner je velmi důležitá kvalitní práce s  informacemi. Proto využívá novou verzi Microsoft Dynamics CRM 2011 s  vertikálním řešením pro řízení obchodních procesů náboru zaměstnanců a při poradenství v oblasti lidských zdrojů, které již pět let rozvíjí společnost Dynamica. Vyhledávání kandidátů na  pracovní pozice dnes ve  společnosti Williams & Partner probíhá rychleji a  s  ještě větší precizností. Navíc společnost využívá novou službu Office 365, která výrazně pomáhá snižovat náklady na provoz a správu technické infrastruktury. Firma potřebovala nový CRM systém

Jako společnost zabývající se poskytováním profesionálních služeb v  oblasti personálního poradenství je Williams & Partner velmi závislá na  kvalitě informací o  svých zákaznících a  zejména o  potenciálních uchazečích o  zaměstnání. Aktuálnost dat, jejich sdílení, snadná dostupnost a jejich vzájemné vazby jsou spolu s  rychlostí procesu vyhledávání klíčovým faktorem obchodního úspěchu. Proto se Williams & Partner v roce 2007 rozhodla pro kompletní výměnu systému pro podporu svého podnikání. Základem rozhodování byla odpověď na otázku – koupit existující zahraniční řešení, nebo vytvořit vlastní?

Nový CRM systém měl podpořit obchod i automatizaci

Společnost Williams &Partner si při výběru nového CRM systému stanovila několik klíčových kritérií, která měl splňovat. Především měl nabídnout úplnou integraci základních datových entit (kandidáti, konzultanti, zákazníci, volné pracovní pozice) a  procesů v  rámci jednoho uceleného systému, který by plně využíval Microsoft Outlook a oneline VoIP telefonie. Právě přímé propojení s  Outlookem bylo přitom

důležité pro zajištění maximální jednoduchosti ovládání systému a  tím i  toho, aby uživatelé systém opravdu používali. Dalším požadavkem byla redukce manuálních a  administrativních činností jako například správa úložiště životopisů kandidátů, ruční pořizování údajů nebo reporting. Tyto činnosti měly být vhodně automatizovány. S tím souviselo i jednoduché a výkonné vyhledávání – systém musel podporovat snadné a rychlé vyhledávání vhodných kandidátů na  právě otevřené obchodní příležitosti včetně vyhledávání v  externích zdrojích. Velká část požadavků však směřovala i  k  obchodu. Firma vyžadovala zlepšení obchodních a  zákaznických služeb strukturováním obchodních procesů i správu a vyšší přehlednost klíčových informací o  obchodních příležitostech napříč jednotlivými obchodními týmy. Samozřejmostí mělo být i to, aby systém podporoval obchodní příležitosti už od jejich vzniku a upozorňoval konzultanty na  nadcházející aktivity, a  tím jim umožnil efektivněji pracovat na  více obchodních příležitostech současně.

Řešení se připravilo na míru

Společnost Dynamica, kterou si Williams & Partner pro implementaci zvolila, navrhla

využít Microsoft Dynamics CRM a  upravit jej přímo pro specifické potřeby firmy. Došlo tak k  úpravě stávajících oblastí (zákazníci, kontakty a  obchodní příležitosti) a  byly přidány nové, například pro evidenci kandidátů a jejich umisťování na  probíhajících obchodních příležitostech. Tyto základní části byly plně propojeny a  zautomatizovány pomocí workflow a  obchodních procesů. Životopisy kandidátů jsou tak nyní automaticky zpracovávány a přenášeny do Microsoft Office SharePoint Serveru, kde se provádí strukturované vyhledávání podle klíčových vlastností. Jako klíčový komunikační nástroj využívá společnost Williams & Partner Microsoft Outlook, který zároveň slouží jako klient CRM. Samotné e-mailové schránky má firma umístěny v  cloudu v  rámci Microsoft Office 365 a služby Exchange Online. Ta je zároveň propojena i  s  Microsoft Dynamics CRM ve  firmě. S  ním je prostřednictvím nadstavbového modulu přímo provázána také telefonní komunikace pomocí VoIP. Uživatelé tak mohou komunikovat s uchazeči i zákazníky přímo z prostředí CRM systému, respektive zároveň z Outlooku.

Řešení se rozšířilo i do dalších zemí

Specifické vertikální řešení vyvinuté v Microsoft Dynamics CRM přímo na  míru společnosti Williams & Partner se v  České republice velice osvědčilo. Firma jej tak nasadila i  v  dalších zemích, kde působí. V souvislosti s rozšířenou produktovou podporou globálních společností bylo rozhodnuto pro migraci na aktuální verzi Microsoft Dynamics CRM 2011. Společnost tak nyní může využívat i další přednosti nové verze, jako je snadnější reporting s  vylepšenými možnostmi prezentace dat v grafické podobě, nové možnosti importů externích dat, nové možnosti sledování průběhu procesů a mnoho dalších. Uživatelé systému také pozitivně hodnotí fakt, že si v  Dynamics CRM 2011 mohou své pohledy na data již upravovat podle svých vlastních potřeb stejně snadno, jako kdyby si měnili pohled třeba na  kontingenční tabulku v  Excelu. „Široké možnosti přizpůsobení nám umožnily vytvořit unikátní řešení, které nejen plně podporuje naše obchodní procesy, ale navíc je rozvíjí a zefektivňuje,“ uvedl Joerg Keplinger, Managing Director společnosti Williams & Partner.

CRM zvýšilo efektivitu práce i sdílení informací

Microsoft Dynamics CRM přineslo do Williams & Partner efektivní sdílení klíčových informací o obchodních příležitostech a vhodných kandidátech napříč obchodními týmy i strukturovaný přístup k  aktuálním datům kandidátů, včetně jejich komunikace a  historie. Data jsou nyní snadno k  nalezení pomocí strukturovaného vyhledávání a  informace o  zákaznících i  jejich kontraktech jsou plně integrovány do systému. Zautomatizovalo se také přihlašování nových zájemců o  zprostředkování zaměstnání. Řada pozitivních změn potkala i  obchod. Správa obchodních příležitostí je standardizována napříč jednotlivými odděleními a plně podporuje jejich spolupráci. Výkonnost jednotlivých konzultantů je měřena systémem a  pozitivně se projevuje na efektivitě práce. 

29

služby

CRM Online se NetRexu zaplatí během prvního týdne v měsíci Společnost NetRex se zabývá vývojem a poskytováním služeb založených na aplikacích moderních síťových videotechnologií se zaměřením na nové možnosti zajištění bezpečí, lepší kontrolu nebo zvýšení efektivity práce. K  zefektivnění svých obchodních aktivit hledala CRM systém, který by nahradil nevyhovující open-source řešení. Díky přechodu na  Microsoft Dynamics CRM Online ušetřila firma půl pracovního úvazku a  dosáhla vyšší spokojenosti zákazníků. Investici do využívání CRM má zpátky během prvního týdne v měsíci. Cesta k CRM Online vedla přes konkurenční CRM i on-premise verzi

Společnost NetRex se pro využití CRM systému poprvé rozhodla v roce 2008, kdy rozšiřovala své obchodní aktivity o  telefonický prodej. Tehdy si zvolila open-source řešení. Jenže, jak se záhy ukázalo, nulová pořizovací cena byla vykoupena řadou problémů, chyběla podpora základních telesales procesů a  velkou část systému bylo potřeba začít upravovat na míru. Navíc se vyskytly i takové problémy jako chybějící podpora české diakritiky. Poslední kapkou, která rozhodla o odchodu od  tohoto řešení, bylo nepřehledné uživatelské rozhraní. NetRex se proto rozhodl přejít na Microsoft Dynamics CRM, na kterém oceňoval hlavně přímou provázanost s Outlookem, a  to jak po  stránce uživatelského rozhraní, tak po  stránce přímého provázání obchodních kontaktů například s doručenými e-maily prostřednictvím stisku jediného tlačítka.

Firma už nechtěla spravovat vlastní server pro CRM systém

S  Microsoft Dynamics CRM byla firma nadmíru spokojena. Intuitivní uživatelské rozhraní odstranilo všechny problémy při každodenní práci s CRM systémem, firmě do značné míry postačovaly už vestavěné funkce a  cokoliv, co bylo třeba dovyvinout, připravil obratem certifikovaný implementační partner – společnost ORTEX. Jediné, co firmě příliš nevyhovovalo, byla nutnost správy a údržby vlastní serverové infrastruktury. Při počtu celkem

11 zaměstnanců totiž firma nemá k dispozici nadbytečné kapacity, které by se o  údržbu serverů staraly. Když se proto počátkem roku objevilo Microsoft Dynamics CRM Online, firma se okamžitě rozhodla ho využít. CRM Online navíc nabídlo zcela nové možnosti v oblasti úprav, kdy řadu věcí, pro které bylo dřív třeba nechat si implementačním partnerem připravit reporty, je nyní schopen běžný uživatel se základními znalostmi práce v  Excelu zvládnout zcela sám.

CRM Online vylepšilo spolupráci s implementačním partnerem

Implementaci CRM Online a  migraci dat ze starší verze Microsoft Dynamics CRM provozované na vlastním serveru provedla opět společnost ORTEX. Samotný přechod netrval ani 14 dní. Kromě dat se do CRM Online navíc přenesly také všechny úpravy, které si nechal NetRex připravit na míru. Z funkčního pohledu je totiž CRM Online identickou kopií klasického Microsoft Dynamics CRM 2011. Rozdíl je pouze v  tom, že po  stránce infrastruktury je vše nainstalováno na  výkonných serverech v  moderních datových centrech společnosti Microsoft, a  zákazník už se tak o údržbu serverů nemusí nijak starat. Výrazný rozdíl je také v ceně – CRM Online je služba s  pravidelným měsíčním poplatkem za  každého jednoho uživatele. Přechod na  CRM Online s sebou tak nenese nutnost nakupovat jakékoliv licence (ani na CRM systém samotný, ani serverový operační systém). A to NetRexu

naprosto vyhovovalo. CRM Online také zefektivnilo spolupráci s  implementačním partnerem, který do systému přidává nové úpravy postupně tak, jak je firma vyžaduje. Ty může bezpečně provádět přímo ze svých kanceláří, a to bez ovlivnění stávajících funkcí systému. Jakmile je úprava připravená a  otestovaná, pouze se na  serveru potvrdí a  firma ji může hned začít využívat. Díky tomu tak má NetRex v  současné době Microsoft Dynamics CRM Online propojené se svým telefonním systémem, takže pracovníci telesales mohou telefonní čísla zákazníků vytáčet přímo kliknutím na příslušného zákazníka v CRM systému. Firma také v  brzké době plánuje propojit CRM Online se svým ekonomickým informačním systémem.

NetRex si pochvaluje propojení s Outlookem i efektivní práci

Společnost NetRex si na Microsoft Dynamics CRM Online pochvaluje především intuitivní uživatelské rozhraní a přímé propojení s aplikací Microsoft Outlook, které řadu každodenních činností ulehčuje. Kromě samotné podpory obchodu a kontroly obchodníků začala firma využívat CRM Online také pro podporu marketingových aktivit, kdy si může snadno připravit direct mail zacílený na  konkrétní skupiny zákazníků zvolené podle nejrůznějších kritérií. NetRex se také chystá CRM Online využít i  pro řízení servisních požadavků od  zákazníků. Vše je přitom z  pohledu uživatelů maximálně efektivní a  srozumitelné. Nejdůležitější a  nejčastěji využívané funkce jsou dostupné obvykle na jedno kliknutí a pro uživatele znalé práce s Microsoft Office není ovládání CRM Online sebemenším problémem. Nový CRM systém si pochvalují i  zákazníci, kteří jeho přítomnost ve firmě pocítili nejvíce. Díky úplné zastupitelnosti zaměstnanců se totiž mohou obrátit doslova na kohokoliv a  ten jim je schopen pomoci s  vyřízením všech jejich předchozích požadavků. Díky pečlivé evidenci všech schůzek, marketingových aktivit, a dokonce i telefonátů zde totiž existuje úplné zachování kontinuity kontaktu se zákazníkem, bez ohledu na to, kteří zaměstnanci s ním v minulosti hovořili.

CRM Online se firmě zaplatí v prvním týdnu v měsíci

Microsoft Dynamics CRM Online díky svému uživatelskému rozhraní a možnosti snadného přizpůsobení přesně na  míru požadavkům firmy NetRexu v  součtu ušetřil polovinu pracovního úvazku. Díky tomu, že CRM Online je jen službou, která už nevyžaduje žádné dodatečné či skryté výdaje a za niž se platí pouze pravidelný měsíční poplatek, se NetRexu „investice“ do  CRM Online vrátí už v  prvním týdnu v měsíci a zbylé tři až tři a půl týdne už firmě přináší pouze finanční úspory. Za  využívání systému tak firma platí až v okamžiku, kdy si na  sebe dávno vydělal. Tou největší, byť špatně vyčíslitelnou úsporou jsou však spokojenější zákazníci, zcela nové možnosti v jejich oslovování i vyšší efektivita řízení celého obchodního procesu. Spokojenější jsou navíc i  sami zaměstnanci, kteří se systémem pracují, i  vedení společnosti, jež má takto úplnou a rychlou kontrolu nad činností všech obchodníků ve firmě. 

30

Téma čísla

Co je nového v Microsoft Dynamics CRM 2011 Nová verze Microsoft Dynamics CRM 2011 přináší řadu významných vylepšení. Ta se nesou zejména ve znamení zrychlení přístupu k informacím, jejich názornější grafické reprezentace a  v  neposlední řadě také snadných uživatelských úprav. Navíc je Microsoft Dynamics CRM 2011 nově dostupné jak v klasické verzi, kterou můžete provozovat na svých serverech, tak ve verzi Online, kjež využívá konceptu cloud computingu a  špičkového datacentra společnosti Microsoft umístěného v irském Dublinu. Jednoduché uživatelské rozhraní, které vás povede

Uživatelské rozhraní Microsoft Dynamics CRM 2011 je identické s  Microsoft Office 2010. To znamená, že vaši zaměstnanci už s CRM vlastně umí pracovat. Základní vzhled CRM je stejný jako Outlook, a to včetně podokna čtení, ve kterém tak máte při procházení tabulek rychle k dispozici například náhledy jednotlivých obchodních případů či kontaktních údajů. Do  samotného CRM můžete přistupovat buď prostřednictvím svého internetového prohlížeče, anebo přímo z  aplikace Microsoft Outlook. V  takovém případě se menu Outlooku rozšíří také o  další položky vztažené k  CRM a  přiřazení e-mailů k  jednotlivým aktivitám v  CRM se stane otázkou jediného kliknutí. CRM klient pro Microsoft Outlook má i tu výhodu, že veškerý obsah CRM zpřístupní také offline, což ocení zejména mobilní uživatelé. Nedílnou součástí CRM 2011 je mobilní klient dostupný z webového prohlížeče v mobilním telefonu libovolné platformy.

Vizualizace dat urychlí vaše rozhodování

Novinkou v CRM 2011 jsou také rozsáhlé možnosti vizualizace dat. Rychlý a  efektivní přehled o aktuálním dění ve společnosti ve vztahu k jejím zákazníkům a  plnění obchodních plánů poskytnou Řídicí panely. Ty využívají zejména grafickou reprezentaci například stavu rozpracovanosti obchodních případů, úspěšnosti jednotlivých marketingových kampaní apod. Pro každou oblast už je v  CRM jeden Řídicí panel připraven, přičemž každý uživatel si může jednak vytvořit libovolné množství svých vlastních Řídicích panelů a jednak ty stávající jednoduše upravit. Pro tvorbu grafů se přitom využívají identické nástroje a možnosti,

jaké již uživatelé znají z prostředí Microsoft Excel. Grafická interpretace je přítomna i  v  každém seznamu záznamů, což výrazně urychluje práci v  systému. Tzv. Systémové grafy neboli grafy vztahující se k zobrazovaným datům v tabulce už jsou v CRM 2011 přímo připraveny a v každém pohledu se uživateli na základě aktuálního kontextu automaticky nabízí vhodný graf. Při pohledu na příležitosti v modulu Prodeje se tak například uživateli ihned zobrazí graf nejlepších zákazníků podle odhadovaných výnosů. Výhodou přitom je, že sám uživatel si může zobrazovaný Systémový graf kdykoliv upravit, navrhnout zcela nový anebo k  danému pohledu přiřadit Systémový graf, který mu osobně více vyhovuje. Systémové grafy jsou navíc interaktivní, takže v okamžiku, kdy uživatel klikne na položku v grafu, se mu okamžitě zobrazí seznam filtrovaný podle vybrané položky. Práce s  daty je proto velice rychlá, intuitivní a snaží se uživatele co nejrychleji dovést k tomu, co ho skutečně zajímá.

Interaktivní dialogy a uživatelské úpravy na každém kroku

Další novinkou jsou interaktivní dialogy. Ty pomohou zejména uživatelům, kteří do  systému pravidelně zadávají data, s  jejich správným a  rychlým vyplněním. Uživatel je díky dialogu veden krok za krokem celým procesem, jejž má na  starosti. V  každém kroku přitom může mít k dispozici stručnou nápovědu i vzor vyplněných dat. Váš CRM systém tak bude obsahovat všechna data v té správné formě, aniž by bylo nutné uživatelům jakkoliv přidělávat další práci. Nové Microsoft Dynamics CRM 2011 také umožňuje uživatelům rozsáhlé přizpůsobení systému, aniž by museli umět programovat anebo se musel, obracet na  specializovanou firmu. Velké části

úprav lze dosáhnout pomocí interaktivních průvodců a několika kliknutí myší.

Různé pohledy na stejná data pro různé zaměstnance

Další žádanou novinkou v CRM 2011 je možnost definovat různé pohledy na stejná data pro různé zaměstnance, ať už jmenovitě, nebo na  základě jejich role ve  firmě. Zaměstnanci servisu mohou vidět u daného zákazníka jen ta data, která jsou relevantní pro jejich práci, a neuvidí například výši celkových tržeb od klienta ani výši provizí vyplacených obchodníkovi, který má klienta na starosti. Navíc CRM 2011 umožňuje monitorovat všechny přístupy i  změny u  jednotlivých položek, včetně uživatelů, kteří tyto změny prováděli. Díky tomu je systém imunní vůči nežádoucím manipulacím ze strany zaměstnanců. Jednotlivá oprávnění v systému je možné přidělovat paušálně na základě role (např. obchodník, pracovník call centra, zaměstnanec marketingového oddělení apod.) anebo individuálně. Omezovat lze přitom nejen zobrazení jednotlivých polí ve formulářích a tabulkách, ale také kompletní přístup k vybraným kontaktům a položkám v CRM systému.

CRM 2011 i ve formě Cloud computingu

Konečně poslední a pro mnoho firem nejzásadnější novinkou je důležitá možnost volby, v jaké formě chce firma Microsoft Dynamics CRM 2011 využívat. Kromě doposud tradiční možnosti instalace a  provozu CRM systému na  vlastním hardwaru je nově k  dispozici také CRM 2011 ve formě služby, kdy veškerý hardware, software i  technickou podporu poskytuje přímo společnost Microsoft za  pravidelný měsíční poplatek. Jeho výše je závislá na počtu uživatelů. Za každého uživatele se v závislosti na licenčním programu, který využívá vaše firma, platí měsíční poplatek ve  výši 40 eur. CRM 2011 Online si přitom může firma zřídit okamžitě. Stačí se jen registrovat na  stránkách http://crm.dynamics. com. S  nastavením a  uživatelskými úpravami systému vám následně pomůže certifikovaný partner společnosti Microsoft, podobně jako v případě, kdy se rozhodnete CRM 2011 provozovat na vlastní infrastruktuře. 

31

Téma čísla

Proč se zajímat o cloud? Každá firma, která se zajímá o  Microsoft Dynamics CRM, Exchange Server, SharePoint Server nebo třeba Windows Server, má nyní, díky cloud computingu, možnost volby. Buď jej může provozovat i  nadále na vlastních serverech, s vlastní IT podporou a vlastními licencemi, anebo ho může svěřit cloudu a  provozovat ho na  IT infrastruktuře společnosti Microsofts tím, že vše potřebné získáte ve formě služby. Proč ale vlastně přemýšlet o přesunu třeba CRM systému do cloudu? Nulové investice do serverové infrastruktury i licencí

Asi nejlákavějším argumentem jsou nulové investice do  serverové infrastruktury a  licencí za  serverový operační systém i  aplikaci samotnou (ať už jde o  CRM systém, či třeba poštovní server). To znamená: žádný časový nesoulad mezi výdaji a účetními náklady, žádné odpisy, žádné jednorázové vysoké výdaje a z pohledu větších firem i státní správy také žádné předjednávání investic na rok dopředu. Cloud přináší možnost flexibilně, de facto během pár minut získat to, co zrovna firma potřebuje, a to naprosto nezávisle na její vlastní IT infrastruktuře a kapacitách IT oddělení. Firma totiž vše získává ve formě služby s pravidelným měsíčním poplatkem.

Nulové dodatečné náklady na IT zaměstnance

Jakékoliv IT řešení s sebou nese náklady na rutinní správu, údržbu, instalaci, aktualizace atd. V případě, kdy máte jednu aplikaci a jste technicky zdatní, tak možná vše obstaráte sami s  časovým nákladem v  řádu desítek hodin na  instalaci a  jednotek hodin na  pravidelnou údržbu a  aktualizace. Jakmile máte ale více serverů, musíte mít pro jejich administraci dedikované zaměstnance. Každý zaměstnanec s sebou přitom kromě vlastní mzdy nebo platu nese další dodatečné náklady – na jeho získání, školení, zapracování, eventuálně nemocenskou, zaměstnanecké benefity a  v  neposlední řadě i  výplatu odstupného při rozvázání pracovního poměru. Pokud je ale vaše IT infrastruktura v  cloudu, nic z  toho se vás netýká. Cena za  instalaci, údržbu, aktualizace, a  dokonce i  technickou podporu je zahrnuta již v  ceně samotné služby. Tím pádem také nehrozí nečekaný skokový nárůst výdajů v okamžiku, kdy dá například váš IT odborník

výpověď a  vy musíte hledat někoho nového. Navíc vaše IT oddělení se pak může lépe soustředit na  proaktivní podporu hlavní činnosti firmy.

Žádné nečekané a skryté výdaje

Nečekané a skryté výdaje však mohou souviset i  se samotným hardwarem. Porucha pevného disku, větráku apod. není ničím výjimečným, a  i  když disponujete podporou od  výrobce, tak zásah do příštího pracovního dne vám nemusí vždy postačovat. Být třeba celý den bez CRM systému, který řídí chod servisu anebo call centra, je pro drtivou většinu firem nepřípustné. U  cloudu vás však nic z  toho vůbec nemusí zajímat. Všechny hardwarové i  softwarové problémy za  vás vyřeší Microsoft. Ten vám garantuje, že všechny problémy bude řešit ihned, a to 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a že celková doba nedostupnosti vašich serverů a  aplikací v  kalendářním měsíci nepřesáhne 43 minut (tj. dostupnost IT infrastruktury bude 99,9 % na měsíční bázi). Všechny aktualizace – hardware i  software – jsou navíc zahrnuty již v  ceně služby. Při přechodu např. na  novou verzi CRM systému, která je již automaticky zahrnuta v ceně, si navíc sami zvolíte den v roce, ke kterému chcete na novou verzi přejít.

Nižší celkové náklady vlastnictví

Kromě všech výše popsaných ekonomických a  technických výhod plynoucích z  umístění infrastruktury v cloudu tu je ještě jeden podstatný argument. Ve  značném počtu případů vychází totiž cloud v  celkových nákladech levněji, a  to někdy i  poměrně výrazně. Třeba v  případě českého provozovatele služby iDoklad, významné IT společnosti disponující řadou vlastních IT profesionálů, vyšel cloud dokonce desetkrát levněji než využití vlastní IT infrastruktury.

Hlavní výhody Microsoft Dynamics CRM Online

Microsoft Dynamics CRM Online je plnohodnotnou „cloudovou verzí“ Microsoft Dynamics CRM 2011. Jediným významným rozdílem mezi oběma variantami je fyzické umístění serveru, kde je CRM systém nainstalován. Kromě zmíněných technických a  ekonomických výhod nabízí Dynamics CRM Online i některé další, charakteristické zejména pro určité konkrétní druhy aplikací. Rychlost implementace – u  Microsoft Dynamics CRM 2011 Online není nutné objednávat žádné servery ani software, ani nic složitě instalovat, konfigurovat a testovat kompatibilitu s  vaší IT infrastrukturou. Stačí pouze vyplnit jeden formulář na a můžete ihned začít využívat Microsoft Dynamics CRM 2011 v jeho základní verzi. Prvních 30 dní máte na  vyzkoušení zdarma. Případné individuální úpravy, rozšíření systému, školení, nasazení oborových řešení nebo propojení s telekomunikační infrastrukturou vašeho call centra provádějí certifikovaní partneři společnosti Microsoft. Základní úpravy a nastavení systému a zaškolení jsou přitom otázkou několika málo dnů. Vaše firma tak může do 7 dnů začít Microsoft Dynamics CRM 2011 efektivně využívat. Snadná integrace externích a interních pracovníků – Microsoft Dynamics CRM 2011 Online je již z  principu dostupný odkudkoliv a  kdykoliv. Nemusíte nijak řešit přenastavení vašich firemních firewallů, instalaci softwaru pro přístup přes VPN ani ve  vaší podnikové síti vytvářet uživatelské účty pro externisty. Microsoft Dynamics CRM 2011 Online je dostupný z libovolného počítače či mobilního telefonu na základě zadání uživatelského jména a hesla, které vytvoříte ve webovém administračním rozhraní systému. Tam můžete nastavit i  povinnost pravidelné změny hesla samotným uživatelem. Podpora pro mobilitu uživatelů – uživatelé mají automaticky k  dispozici všechny tři metody přístupu k  CRM systému – klient pro aplikaci Microsoft Outlook, webové rozhraní a mobilní přístup. Operátoři call center mohou navíc využívat k přístupu do CRM také aplikaci Panel operátora. Díky vysokým nárokům kladeným na zabezpečení přenosů mezi uživatelem a datovým centrem společnosti Microsoft, kde se CRM 2011 Online fyzicky nachází, navíc uživatelé mohou bez obav k  přístupu ze svého notebooku využívat i  bezdrátové sítě v  hotelech a restauracích a mít tak důležité zákaznické informace vždy „při ruce“. 

32

Objevte

Potřeby vašich zákazníků dříve, než je sami vysloví

Microsoft Dynamics CRM

Jste schopni rychle dohledat informace o všech svých současných obchodních příležitostech? Víte, co vaši obchodníci přesně dělají? Má váš obchodník při jednání s klientem veškeré aktuální informace? Třeba o posledních reklamacích a stížnostech nebo naopak o zájmu vyplývajícím z poslední marketingové kampaně? A co když vám obchodník odejde? Neodnáší s sebou celé portfolio vašich zákazníků? Nepocítí tuto změnu negativně vaši zákazníci? A máte všechny tyto informace k dispozici na jedno kliknutí přímo ve svém Outlooku? Pokud ne, pak pro vás máme řešení. Microsoft Dynamics CRM, které je nyní k dispozici i v cloudové verzi Microsoft Dynamics CRM Online. Hlavní výhody Microsoft Dynamics CRM: 1. Poskytuje obchodníkům přehledné informace o zákaznících v prostředí Microsoft Outlook vč. offline přístupu. 2. Funguje a chová se stejně jako aplikace Microsoft Office, takže se nemusíte dlouze školit a můžete být okamžitě produktivní. 3. Umožňuje sdílet mezi uživateli informace o zákaznících, komunikaci s nimi a obchodních příležitostech. 4. Zjednodušuje odhalování nových obchodních příležitostí a pomáhá obchodníkům s jejich rychlejším zpracováním. 5. Podporuje přípravu, realizace a vyhodnocení marketingových kampaní. Vyzkoušejte si Microsoft Dynamics CRM na 30 dní zcela zdarma! Na www.zkuscrm.cz. Stačí jen 5 minut a můžete Microsoft Dynamics CRM ve verzi Online začít využívat i vy.

Microsoft | www.microsoft.cz/dynamics

Allium | www.allium.cz

AutoCont | www.autocont.cz

AXIOM PROVIS Int | www.axiomprovis.cz

CCV Informační systémy | www.ccv.cz

CDL SYSTEM | www.cdl.cz

Dynamica | www.dynamica.cz

Infinity | www.infinity.cz

LLP Prague | www.llpgroup.cz

Navertica | www.navertica.com

NAVISYS | www.navisys.cz

ORTEX | www.ortex.cz

WBI Systems | www.wbi.cz

WEBCOM  | www.webcom.cz