Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids

Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids

P

Brigitte Hudlot

Belgian Business Network for Corporate Social Responsibility

P

Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids

P

Brigitte Hudlot

Met de steun van de Programmatorische federale overheidsdienst Duurzame Ontwikkeling


Inhoud

P Inleiding.......................................................................................................................................... 5 Deel 1: algemeen overzicht.........................................................................................6 I. Waarover hebben we het?................................................................................................6 II. Internationale context.....................................................................................................7 A. Ontwikkeling van het verschijnsel.......................................................................................... 7 B. Wettelijk kader...................................................................................................................... 8 C. Internationale standaarden.................................................................................................. 10 III. Nationale context.........................................................................................................14 A. Ontwikkeling van het verschijnsel........................................................................................ 14 B. Wettelijk kader.................................................................................................................... 15 Deel 2: Verschillende stappen in de opstelling van een verslag......................16 I. Inleiding......................................................................................................................16 II. Waarom een verslag opstellen ?......................................................................................17 III. Wat is de reikwijdte (de ‘scope’) van het verslag?.............................................................19 A. Geografische grenzen.......................................................................................................... 19 B.Integratie binnen het financieel verslag................................................................................. 20 C. Regelmaat waarmee het verslag verschijnt........................................................................... 22 D. Afbakening van het verslag................................................................................................. 23 E. Wettelijke grenzen............................................................................................................... 24 IV. Welke informatie verschaffen?........................................................................................24 A. Het materialiteitsbeginsel.................................................................................................... 25 B. Een evenwicht tussen algemene beleidsstrategieën, cijfergegevens, case studies................. 26 C. Dilemma’s, mislukkingen en niet-gehaalde doelstellingen.................................................... 31 D. Behandelde thema’s........................................................................................................... 33 V. Verzamelen van gegevens..............................................................................................34 VI. Externe controle of externe certificering..........................................................................37 A. Voor- en nadelen van externe certificering............................................................................ 37 B. Waarop heeft de externe certificering betrekking?................................................................ 39 C. Wie kan een externe controle uitvoeren?.............................................................................. 41 VII.De rol van de stakeholders.............................................................................................42 A. Wanneer en hoe de stakeholders bij het proces betrekken?.................................................. 42 B. Verwachtingen van de beleggers......................................................................................... 46 VIII. Rol van het verslag binnen het algemene communicatiebeleid........................................47 A. Overige gebruikte communicatiemiddelen........................................................................... 47 B. Verspreiding van het verslag en verzamelen van reacties..................................................... 50 IX. Besluit........................................................................................................................52 Deel 3: overzicht van de basisvereisten voor de stapsgewijze opstelling van een verslag.......................................................................................54 Dankwoord................................................................................................................................... 57

Duurzaamheidsverslagen

Inleiding Transparantie tegenover stakeholders is een onomstotelijke en onomstreden pijler van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De middelen en de omvang van deze transparantie staan tegenwoordig nog wel ter discussie Business & Society Belgium heeft besloten om het vrijwillige karakter van de keuze voor deze transparantieinitiatieven te ondersteunen, maar ongeacht het gekozen middel lijkt het ons essentieel om de relevantie, samenhang en betrouwbaarheid ervan te garanderen. Vanuit die gedachte hebben wij in april 2007 een werkgroep, bestaande uit vijftien bij ons netwerk aangesloten ondernemingen1, opgericht om de kwaliteit van duurzaamheidsverslagen te bestuderen. Wij maken van de gelegenheid gebruik om deze ondernemingen en hun vertegenwoordigers, die ons meer dan één jaar bij ons initiatief hebben begeleid, te bedanken. Zoals u op de volgende bladzijden kunt lezen, blijft het aantal zogeheten niet-financiële verslagen maar groeien en is de inhoud ervan voortdurend in ontwikkeling. De eisen van stakeholders ontwikkelen zich echter ook en een verslag dat onvolledig of weinig relevant wordt geacht, heeft vaak een negatievere impact op de onderneming dan wanneer er helemaal geen verslag wordt gepubliceerd. Wij denken overigens dat het mogelijk is om een uitstekend verslag te publiceren volgens de laatste internationale standaarden, zonder dat dit ingewikkeld en omvangrijk moet zijn, waardoor ook kleinere ondernemingen gemotiveerd zouden kunnen worden om dit te realiseren. Als netwerk van ondernemingen richten wij ons in het bijzonder op deze doelgroep, maar het proces en de noodzakelijkheid van transparantie gelden net zo goed voor alle andere stakeholders, of het nu gaat om ngo’s, vakbonden of de overheidssector. Ook voor deze betrokkenen is een pragmatisch aanpak geboden. Deze gids wil enerzijds de aandacht vestigen op de laatste ontwikkelingen rond niet-financiële verslagen om aan de nieuwe verwachtingen van de stakeholders te voldoen en anderzijds op de hulpmiddelen en bestaande ervaringen die kunnen helpen bij het opstellen van een duidelijk en relevant verslag. Wij baseren ons daarvoor op de activiteiten van de werkgroep, op de laatste onderzoeken hieromtrent op internationaal niveau en natuurlijk op de voorbeelden van onlangs gepubliceerde verslagen. Het is onze bedoeling om de volgende vragen te beantwoorden: • Wat zijn de verwachtingen van de stakeholders ten aanzien van niet-financiële verslagen? • Hoe kan van dit verslag een dynamisch communicatiemiddel worden gemaakt dat samenhangt met de duurzaamheidsstrategie van de onderneming? • Welke hulpmiddelen staan ter beschikking van de onderneming? • Welke stappen en succesfactoren zijn er bij het opstellen van een uitstekend verslag? Wij hopen dankzij deze gids aan te tonen dat duurzaamheidsverslagen veel meer kunnen zijn dan een momentopname van de onderneming en dat ze kunnen uitgroeien tot waardevolle instrumenten, waardoor zowel binnen als buiten de organisatie de dialoog kan worden aangegaan om de MVO-strategie verder te verbeteren. Namens Business & Society Belgium, Brigitte Hudlot, Program Coordinator

1

Zie lijst van ondernemingen in bijlage

DEEL 1

Algemeen overzicht

I. Waarover hebben we het? Zoals zo vaak wanneer wij een thema aansnijden dat verband houdt met duurzame ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), is het nodig om bepaalde termen en concepten toe te lichten. Net als in het geval van niet-gouvernementele organisaties betekent dat in het geval van niet-financiële verslagen dat we eerst zeggen wat ze niet zijn. Hierdoor kunnen we voorlopig de moeilijke vraag omzeilen waarover ze dan wel gaan of liever gezegd, welke soorten informatie ze omvatten. Er bestaat geen absolute definitie wanneer het gaat om niet-financiële verslagen. Naar gelang de ontwikkeling in de loop van de tijd, het land van herkomst, de sector en meer nog de onderneming zelf, kan de inhoud van deze verslagen zeer ruim variëren. Zonder te streven naar volledigheid, onderscheiden wij de volgende soorten verslagen: • milieuverslagen, • milieu-, gezondheids- en veiligheidsverslagen (EHS), • MVO-verslagen: EHS + sociale effecten en citizenshipacties, • liefdadigheids- en citizenshipverslagen, • duurzaamheidsverslagen: economische, sociale en milieuaspecten Sinds 2004 komen MVO-verslagen en duurzaamheidsverslagen het meeste voor. Voordien, sinds het begin van de jaren negentig, werden milieuverslagen het vaakst gepubliceerd. Het is interessant om vast te stellen dat sommige ondernemingen enkele van deze verslagen combineren. Dat geldt bijvoorbeeld voor de Johnson & Johnson-groep, die zowel een Sustainability Report (duurzaamheidsverslag) als een Worldwide Contributions Program Annual Report2 (verslag over citizenship- en liefdadigheidsacties) publiceert. In de rest van deze gids concentreren wij ons vooral op de zogeheten MVO-verslagen of duurzaamheidsverslagen, waarop de belangrijke internationale standaarden betrekking hebben en waarover de meeste onderzoeken en publicaties gaan.

2

www.jnj.com/community/publications/index.htm


II. Internationale context A. Ontwikkeling van het verschijnsel Het totale aantal ondernemingen dat momenteel een niet-financieel verslag publiceert, is moeilijk te schatten, maar enkele cijfers en statistieken stellen ons in staat om de omvang van het verschijnsel en de ontwikkeling ervan te bevatten. De eerste niet-financiële verslagen verschijnen in het begin van de jaren negentig. Wij zien zelfs dat het Amerikaanse bedrijf Ben & Jerry’s al in 1989 zijn eerste verslag maakt. Deze eerste verslagen werden gepubliceerd op initiatief van de Amerikaanse vereniging CERES3 (Coalition for Environmentally Responsible Economies), die werd opgericht na de ramp met de Exxon Valdez in 1989. De zogeheten CERES/Valdez-beginselen, die op verzoek van het Social Investment Forum4 werden geformuleerd, behelzen een aantal belangrijke regels in verband met milieuverslaggeving. De internetsite CorporateRegister.com5 inventariseert duurzaamheidsverslagen, MVO-verslagen en milieuverslagen in binnen- en buitenland. De website baseert zich daarvoor op een netwerk van partners (verslaggevingsstandaarden, institutionele partijen, consultants, universiteiten, enzovoort) die informatie doorgeven over nieuwe verslagen die zijn verschenen. De makers van CorporateRegister.com schatten dat hun site ongeveer 90 % van de wereldwijd opgestelde verslagen omvat. De onderstaande grafiek, die afkomstig is van de site, toont de ontwikkeling van het aantal verslagen in de wereld sinds het begin van de jaren negentig. Wij wijzen erop dat de site ook statistieken per land, per sector en per soort verslag bevat.

Tabel 1: ontwikkeling van het aantal MVO-verslagen, duurzaamheidsverslagen en milieuverslagen van 1992 tot 2007 2500

2428

2450

2006

2007

2214 1960

2000

1642

1433

1500 1181 1000 823 639 462

500

0

26

62

1992

1993

114 1994

202

1995

267

1996

365

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Copyright (c) 1999 - 2007 CorporateRegister.com

www.ceres.org: CERES is het grootste netwerk van beleggersorganisaties, organisaties van milieudeskundigen en maatschappelijke organisaties in NoordAmerika. CERES werkt samen met ondernemingen en beleggers aan de uitdagingen van duurzame ontwikkeling. www.socialinvest.org: Noord-Amerikaans netwerk dat zich toelegt op de ontwikkeling van maatschappelijk verantwoord beleggen (MVB). 5 Praktijkgids www.CorporateRegister.com 3

4

Momenteel worden de meeste verslagen opgesteld door ondernemingen uit het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, maar één van de ontwikkelingen die de laatste twee jaar door deskundigen wordt opgemerkt, is dat het aantal verslagen van ondernemingen uit Rusland, India, Brazilië en China toeneemt. Tabel 2: verdeling naar land van het aantal MVO-verslagen, duurzaamheidsverslagen en milieuverslagen van 1992 tot 2007 2500 2007 1992-2006 (accumulatief) 2000

1500

1000

500

New Zeeland

Austria

Belgium

Brazil

South Africa

Denmark

Norway

Finland

Sweden

Switzerland

France

Spain

The Netherlands

Italy

Canada

Australia

Germany

Japan

USA

UK

0

Copyright (c) 1999 - 2007 CorporateRegister.com

B. Wettelijk kader Wij wagen ons niet in het debat tussen degenen die voorstander zijn van verplichte publicatie van een duurzaamheidsverslag en degenen die vinden dat MVO en de hulpmiddelen daarvoor gebaseerd moeten blijven op vrijwillige initiatieven van het bedrijfsleven. Bij wijze van informatie vinden wij het echter interessant om een algemeen overzicht te geven van de wetgeving op dit gebied. Er bestaat geen wettelijk kader op internationaal of Europees niveau dat de opstelling of een verplichte opstelling van een duurzaamheidsverslag regelt. Binnen de wetgeving die van toepassing is op andere domeinen, heeft de Europese Unie toch invloed uitgeoefend op de publicatie van informatie die betrekking heeft op governance, sociale aspecten en milieuaspecten. Enkele voorbeelden: • De richtlijnen6 die van toepassing zijn op de publicatie van financiële informatie en de verantwoordelijkheid van bestuurscolleges, bepalen dat de financiële risico’s ten gevolge van sociale of milieukwesties vermeld moeten worden.

6

Richtlijn (2003/51/EG)


• De verordening betreffende de toepassing van internationale standaarden voor jaarrekeningen (International Accounting Standards) bepaalt eveneens dat milieurisico’s vermeld moeten worden als ze van invloed zijn op de financiële gezondheid van de onderneming7. Sinds 2005 worden bovendien bijlagen daaromtrent geëist. • De IPPC-richtlijn8 (Integrated Pollution Prevention and Control Directive) verplicht de lidstaten om gegevens over de uitstoot van grote industriële ondernemingen te verzamelen, te registreren en aan de Commissie te rapporteren. Enkele landen hebben wetgeving ontwikkeld die betrekking heeft op verplichte niet-financiële verslaglegging voor ondernemingen (meestal beursgenoteerde ondernemingen). In Europa hebben sommige landen zich uitsluitend gericht op milieuaspecten (bv. Denemarken, Nederland) en andere uitsluitend op sociale aspecten (bv. België, Portugal). Slechts twee landen, Frankrijk en Noorwegen, hebben tot nu toe een verslaggevingsplicht ingevoerd voor sociale (met inbegrip van mensenrechten) en milieuaspecten.

Frankrijk: de wet van 2001 op de nieuwe economische regelingen (NRE-wet) – art. 116 en de toepassingsbesluiten ervan De wet bepaalt dat alle beursgenoteerde ondernemingen in hun jaarverslag moeten verduidelijken op welke manier zij rekening houden met de maatschappelijke en milieugevolgen van hun activiteiten. Verschillende algemene maatregelen en toepassingsdecreten verduidelijken de aard van de informatie die gepubliceerd moet worden, waaronder: • De toepassingsmaatregelen van de bepalingen inzake beroepsgelijkheid tussen vrouwen en mannen; • De tewerkstelling en integratie van gehandicapte werknemers; • De maatschappelijke projecten; • De manier waarop het bedrijf rekening houdt met het effect van zijn activiteiten op de werkgelegenheid en regionale ontwikkeling in Frankrijk; • De manier waarop het bedrijf de bepalingen van de fundamentele IAO-verdragen bevordert bij zijn onderaannemers en zich verzekert van de naleving van die bepalingen door zijn dochtermaatschappijen; • Het verbruik van watervoorraden, grondstoffen en energie met eventueel de maatregelen die zijn genomen om de energiezuinigheid en het gebruik van hernieuwbare energie te verbeteren; • De maatregelen die zijn genomen om de aantasting van het biologisch evenwicht, natuurlijke omgevingen en beschermde planten- en diersoorten te beperken; • Alle gegevens over de doelstellingen die het bedrijf aan zijn dochtermaatschappijen in het buitenland oplegt met betrekking tot de bovengenoemde punten. Het interessantste gegeven is zeker de mogelijkheid voor stakeholders om gerechtelijke stappen te ondernemen tegen ondernemingen die zich niet houden aan de NRE-wet. Wetsverwijzing: wet nr. 2001-420 van 15 mei 2001 op de Nieuwe Economische Regelingen www.legifrance.gouv.fr

P Er bestaan verschillende onderzoeken die wetgeving vergelijken en evalueren. Het begrip regelgeving is meestal zelf onderwerp van evaluatie in deze onderzoeken. Wij stellen twee van deze onderzoeken aan u voor: • ORSE9: Kritisch overzicht van de toepassing van artikel 116 van de NRE-wet door het bedrijfsleven (bijlage 5C bevat een vergelijkingstabel van de verschillende wetten), 2004. • KPMG10 en UNEP11: “Carrots and Sticks for Starters, tendensen met betrekking tot vrijwillige en verplichte standaarden voor duurzaamheidsverslagen”, 2006. Verordening (EG) 1606/2002 betreffende de toepassing van internationale standaarden voor jaarrekeningen werd op 19 juli 2002 aangenomen door het Europees Parlement en de Raad. Richtlijn 96/61/EG van de Raad inzake geïntegreerde preventie en bestrijding van verontreiniging (‘IPPC-richtlijn’). 9 www.orse.org, naslagdocumenten, verslaglegging 10 www.kpmg.com 11 Milieuprogramma van de Verenigde Naties: www.unep.org 7

8

Praktijkgids

C. Internationale standaarden Terwijl het wettelijk kader betrekkelijk beperkt is, hebben vrijwillige standaarden juist een bijzonder intensieve ontwikkeling doorgemaakt, vooral wat betreft de eisen die ze stellen. Het belang van deze internationale standaarden blijkt vooral uit de mogelijkheid om verslagen op betrouwbaarheid en kwaliteit te toetsen en op lange termijn zelfs om sectoren met elkaar te vergelijken. Verschillende standaarden voor sociaal of milieubeheer zijn gericht op externe communicatie en transparantie met betrekking tot de resultaten. Dat geldt bijvoorbeeld voor het Europese milieubeheersysteem EMAS12, dat een verslag voorschrijft, in tegenstelling tot ISO 1400113, dat een verslag enkel aanbeveelt. Er bestaan ook transparantie- en communicatiecriteria voor nog specifiekere instrumenten, zoals die voor de evaluatie van het effect van broeikasgassen. Dat geldt voor twee internationaal erkende instrumenten, namelijk de Bilan CarboneTM14 en het Green House Gas Protocol15. Andere referentiesystemen of internationale organen bevelen de publicatie van duurzaamheidsverslagen aan en geven richtlijnen. Wij noemen bijvoorbeeld de richtlijnen van de OESO16 voor multinationale ondernemingen, de Global Compact van de Verenigde Naties17 en de standaard SA800018. P Voor een duidelijk en nauwkeurig beeld van bestaande instrumenten, standaarden en referentiesystemen en hun verband met het begrip verslaggeving verwijzen wij u door naar het overzicht dat door het Belgische bedrijf Cap Conseil is opgesteld voor de Organisation Internationale de la Francophonie19. In het kader van deze gids bespreken wij de standaarden die specifiek gewijd zijn aan de opstelling van dergelijke verslagen, aan de certificering ervan of aan de verplichting tegenover stakeholders, namelijk het Global Reporting Initiative en de standaard AA1000.

Global Reporting Initiative (gri3)

20

Wij moesten wel beginnen met dit initiatief, dat sinds zijn ontstaan in 1997 is uitgegroeid tot de referentiestandaard als het gaat om de publicatie van economische, sociale en milieu-informatie. Volgens de site van het GRI hebben meer dan duizend duurzaamheidsverslagen deze richtlijnen gevolgd in 2007 (resultaten 2006). Het is van belang om te benadrukken dat deze standaard is ontwikkeld door een platform van stakeholders (ondernemingen, ngo’s, universiteiten). Het GRI is sinds 2002 een onafhankelijke organisatie, maar werd oorspronkelijk opgericht onder de vlag van het Milieuprogramma van de Verenigde Naties.

EMAS (The Eco-Management and Audit Scheme): http://ec.europa.eu/environment/emas/about/summary_en.htm www.iso.ch www.ademe.fr/bilan-carbone 15 www.ghgprotocol.org 16 www.oecd.org/daf/investment/guidelines 17 www.unglobalcompact.org 18 De norm SA 8000 is een gestandaardiseerd beheersysteem dat speciaal gericht is op de naleving van arbeidsnormen. www.sa-intl.org 19 Responsabilité Sociétale, Inventaire d’outils – législation, conventions, référentiels, codes de conduite, labels, méthodes et indices boursiers – Marie d’Huart, Serge de Backer – Les publications de l’IEPF, collection Points de repère, 2007 – Te downloaden op www.iepf.org/ressources 20 www.globalreporting.org 12

13

14

10


Het algemene kader van het GRI, waarvan inmiddels een derde versie bestaat, omvat de volgende elementen: • richtlijnen: hierin zijn de basisbeginselen en 79 hoofdindicatoren opgenomen, • protocollen: documenten die de nodige bijzonderheden bevatten voor de praktische opstelling van het verslag (definities, toelichting op de indicatoren, methoden voor gegevenscompilatie, technische referenties, enzovoort), • zeven sectorale supplementen: financiële dienstverlening, transport en logistiek, mijnbouw en metaalindustrie, overheidsinstellingen, reisorganisaties, telecommunicatie en automobielsector. In de richtlijnen zijn de volgende tien basisbeginselen opgenomen: 1. 2. 3. 4.

Materialiteit Inachtneming van stakeholders Duurzaamheidscontext Volledigheid

5. Evenwicht 6. Vergelijkbaarheid 7. Nauwkeurigheid 8. Regelmatigheid 9. Betrouwbaarheid 10. Duidelijkheid

Beginselen met betrekking tot de inhoud van het verslag

Beginselen die de kwaliteit van het verslag (en de gegevens) bepalen

Wat de praktische aanwijzingen betreft voor de opstelling van het verslag, geven de richtlijnen ook aan hoe de omvang (‘scope’) van het verslag bepaald moet worden door rekening te houden met de volgende aspecten: • voor de thematische omvang: belang van de effecten, materialiteit, prioriteiten, verwachtingen van stakeholders, • voor de entiteitsomvang (landen, divisies, dochtermaatschappijen, onderaannemers, leveranciers, enzovoort): controleniveau en capaciteit, belang van de effecten. Voor de inhoud maakt het GRI3 een essentiële driedeling: • uitgebreid ondernemingsprofiel: betrokkenheid van de directie, algemeen beleid, definitie van effecten, risico’s en kansen, bestuursprincipes, profiel van de organisatie, omvang van het verslag, relaties met stakeholders, enzovoort, • managementaanpak: uitvoering van algemene strategieën, beheerssystemen, trainings-, evaluatie- en controlemethoden, enzovoort, • prestatie-indicatoren: economische, sociale en milieu-indicatoren en geïntegreerde prestatie-indicatoren die een algemeen beeld van de onderneming in termen van duurzame ontwikkeling proberen te geven. Ondernemingen moeten zich houden aan de zogeheten hoofdindicatoren, die voor iedereen gelden. De overige indicatoren gaan over thema’s, opkomende praktijken of praktijken die uitsluitend gericht zijn op bepaalde ondernemingen. Deze indicatoren zijn verdeeld in zeven categorieën: - economische indicatoren, - milieu-indicatoren, - indicatoren voor arbeidspraktijken en -voorwaarden, - indicatoren voor mensenrechten, - indicatoren voor productaansprakelijkheid, - indicatoren voor maatschappelijke acties.

Praktijkgids

11

Wij kunnen de standaard als volgt samenvatten:

Richtlijnen van het verslag Inhoud (4 beginselen)

Kwaliteit (6 beginselen)

Grenzen

Output Ondernemings-profiel

Management-aanpak

Indicatoren (7 categorieën)

Ondernemingen waarvan het verslag in overeenstemming is met het GRI-kader, hebben het recht om een logo te gebruiken dat het toepassingsniveau van de standaard aanduidt. Er bestaan drie toepassingsniveaus: C, B en A. Deze drie letters kunnen worden aangevuld met het teken ‘+’ wanneer het verslag door een derde is geverifieerd. Het verslag moet een tabel met de toepassingsniveaus van de standaard, het opgegeven niveau en het soort evaluatie bevatten. Een onderneming kan zelf haar niveau opgeven, haar toepassingsniveau extern laten beoordelen of het secretariaat van het GRI om advies vragen. Bovendien kiezen sommige ondernemingen ervoor om de richtlijnen te volgen zonder een bepaald niveau op te geven. De volgende ondernemingen geven bijvoorbeeld als niveau op: • Umicore 2006: volgt de richtlijnen, publiceert een toepassingstabel, maar geeft geen specifiek niveau op • Fortis 2007: B+ /GRI checked • Belgacom 2007: C+ /GRI checked • Coca-Cola Belgium Luxembourg 2006: B- /self declared • KBC 2007: B+ /self declared

Tabel 3: voorstelling van de toepassingsniveaus van het GRI3-kader

output

G3 Management approach disclosures

Not required

G3 Preformance indicators & sector supplement performance indicators

output

Standard disclosures

➢

Report on : 1.1, 2.1-2.10, 3.1-3.8, 3.10-3.12, 4.1-4.4, 4.14-4.15

Report on a minimum of 10 Performance Indicators, including at least one from each of: social, economic, and environment.

B

B+

Report on all criteria listed for Level C plus: 1.2, 3.9, 3.13, 4.5-4.13, 4.16-4.17

Management Approach Disclosures for each Indicator Category

Report on a minimum of 20 Performance Indicators, at least one from each of: economic, environment, human rights, labor, society, product responsibility.

A Same as requirement for Level B

Report externally assured

output

G3 Profile disclosures

C+

Report externally assured

C

Report application level

Management Approach disclosed for each Indicator Category Respond on each core G3 and Sector Supplement indicator with due regard to the materiality Principle by either: a) reporting on the indicator or b) explaining the reason for its omission.

Bron en copyright : GRI3

12


Kortom, het GRI vormt niet alleen een referentie- en vergelijkingsinstrument voor verslagen, maar is ook een gedetailleerde gids die de inhoud en vorm van het verslag bepaalt. Het GRI wordt bovendien als referentie vermeld in tal van andere (al dan niet vrijwillige) standaarden over de aspecten van het verslagleggingsproces.

AA 1000 framework Deze standaard is in 1999 ingevoerd door The Institute for Social and Ethical AccountAbility (‘AccountAbility’)21, een Brits instituut dat in 1996 door verschillende stakeholders (ondernemingen, ngo’s, universiteiten) is opgericht. Deze standaard beoogt ondernemingen beter in staat te stellen om rekenschap aan hun stakeholders af te leggen door de kwaliteit te verbeteren van de follow-up, audit en verslaggeving van gegevens over ethische en sociale prestaties. Daartoe wordt gebruikgemaakt van standaardprocedures voor de volgende aspecten: • planning, • boekhouding (‘meetsysteem’), • audit en verslaggeving, • opname in de strategie (management en operationeel), • verplichting ten opzichte van stakeholders. De standaard stelt voor dat ondernemingen zich baseren op een reeks beginselen die de kwaliteit van het verslag in alle fasen moeten waarborgen, onder andere wanneer het verslag wordt opgesteld. Het centrale beginsel blijft echter dat aan de verwachtingen van stakeholders wordt voldaan dankzij een proces van dialoog en betrokkenheid. Onder stakeholders vallen ook ‘onmondige’ groepen, zoals toekomstige generaties en het milieu. Deze grote beginselen lijken tamelijk veel op die welke van toepassing zijn op het GRI, waarop deze standaard trouwens een aanvulling beweert te zijn. Momenteel wordt deze standaard gebruikt door ongeveer 150 ondernemingen (voornamelijk in het Verenigd Koninkrijk). Dit is een betrekkelijk gering aantal in vergelijking met de duizend ondernemingen die zich beroepen op het GRI. Het interessante is dat deze eerste standaard aanleiding heeft gegeven tot de ontwikkeling van onderliggende standaarden, waaronder de ‘AA 1000 Assurance Standard’, die betrekking heeft op de controle van verslagen. Deze standaard, die specialisten op het gebied van controle en certificering van duurzaamheidsverslagen moet leiden, heeft als voornaamste doel om de geloofwaardigheid van deze controles en dus van de verslagen zelf te vergroten. In het tweede deel van deze gids gaan wij nader in op controles en certificering.

21

www.accountability21.net

Praktijkgids

13

III. Nationale context A. Ontwikkeling van het verschijnsel Over het geheel genomen zijn er betrekkelijk weinig ondernemingen die een duurzaamheidsverslag over hun activiteiten in België publiceren. Als wij kijken naar de lijst van Belgische ondernemingen die in 2006 en/of 2007 een MVO-verslag (economische, sociale, maatschappelijke en milieuaspecten) hebben gepubliceerd op de site ‘corporate register’ en naar de lijst van ondernemingen die meedingen naar de Belgische prijs voor het beste duurzaamheidsverslag van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR)22, komen we uit op twintig verslagen. Omdat de economie zeer sterk verschilt van land tot land, is het moeilijk om vergelijkingen te maken. Wij merken echter op dat in Nederland meer dan vijftig MVO-verslagen zijn gepubliceerd in 2007. Als wij kijken naar de ondernemingen in de Bel 20, publiceert slechts 50 % een duurzaamheids- of MVOverslag, met een regelmaat van eenmaal per jaar tot om de drie jaar. Ter vergelijking: van de ondernemingen in de FT 50023, de lijst met de 500 belangrijkste multinationals van de Financial Times, heeft 67 % een niet-financieel verslag gepubliceerd in 2007. Voor de Europese ondernemingen komt dit cijfer uit op 88 %. Deze betrekkelijk zwakke cijfers voor België zijn op verschillende manieren te verklaren. Wij noemen er hier twee. Het is zeker dat dit type verslag meestal is voorbehouden aan grote nationale of multinationale ondernemingen. Slechts heel weinig kmo’s wagen zich eraan, terwijl de Belgische economie nu juist hoofdzakelijk uit kmo’s bestaat. Een tweede mogelijke verklaring is de trend om internationale verslagen te publiceren waarin alle activiteiten van de groep op globaal niveau worden vermeld, zodat de Belgische entiteiten in een meer algemeen verslag zijn geïntegreerd. De Sodexo-groep publiceert bijvoorbeeld geen specifiek verslag voor zijn activiteiten in België, maar heeft wel een zeer compleet verslag dat in Frankrijk op groepsniveau wordt gepubliceerd. Het verslag van Toyota Europe wordt daarentegen door het Europese hoofdkantoor in Brussel gepubliceerd, maar de Belgische activiteiten zijn marginaal. Wij nemen dit verslag dus niet mee in onze telling. Deze trend lijkt echter om te buigen en sommige multinationale ondernemingen ontwikkelen thans nationale en zelfs regionale of lokale verslagen (per productiebedrijf). Dat is al lang het geval voor Janssen Pharmaceutica, een onderdeel van de Johnson & Johnson-groep, en Randstad. Voor de Coca-Cola-groep gaat het om een betrekkelijk recent initiatief (2006).

22 23

14

De prijs voor het beste duurzaamheidsverslag wordt jaarlijks uitgereikt door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren – www.ibr-ire.be www.ft.com/ft500


B. Wettelijk kader Zoals eerder vermeld, heeft België een wettelijk kader dat een deel van de informatie omvat die meestal in duurzaamheidsverslagen wordt vermeld. Het betreft de federale verplichting om een sociale balans te publiceren, maar ook de verplichting voor de meest vervuilende ondernemingen in het Vlaams Gewest om een milieuverslag te publiceren. Deze twee wetten richten zich echter op slechts een deel van de indicatoren op sociaal en milieugebied. In de volgende hoofdstukken schenken wij aandacht aan de opstelling van duurzaamheidsverslagen waarvoor momenteel nog geen wetgeving bestaat. Wij wijzen er wel op dat de Belgische regering niet onverschillig blijft voor duurzaamheidsverslagen. In het federaal actieplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen24 is namelijk een specifiek punt daarover opgenomen.

Actie 9: Duurzaamheidsverslaggeving a) Omschrijving Transparantie is één van de basisprincipes van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het opzetten van een succesvolle stakeholderdialoog hangt in grote mate af van het ter beschikking stellen van informatie op een toegankelijke en eerlijke manier. Transparantie kan onder meer verkregen worden door het uitbrengen van een duurzaamheidsverslag, waarin niet enkel over de financiële en economische resultaten en uitdagingen wordt gerapporteerd, maar ook over de sociale- en milieuaspecten, resultaten en uitdagingen. (...) Een recentelijk (juni 2005) internationaal onderzoek van KPMG in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam naar duurzaamheidsverslaggeving bij de top 100 ondernemingen in 16 landen en de top 250 ondernemingen wereldwijd geeft een beeld van de evolutie van de rapporteringen gedurende de laatste 10 jaren op wereldwijd niveau. (...) België bengelt onder aan het lijstje en er is zelfs een achteruitgang vast te stellen ten opzichte van 2002. Nochtans zijn al heel wat Belgische ondernemingen vertrouwd met de rapportering rond duurzaamheidsaspecten. (...) De vraag is dan ook waarom de stap naar een geïntegreerde verslaggeving zo weinig wordt gemaakt in België en de Belgische ondernemingen niet meegaan in de internationale ontwikkelingen op dit vlak. Onderstaande actie wil hieraan verhelpen. b) Actie De actie is opgebouwd uit drie deelacties, die zich telkens tot een andere groep van ondernemingen richten. 1. De Commissie voor Bank-, Financiën- en Assurantiewezen (CBFA) zal een werkgroep oprichten met experten en stakeholders die zullen onderzoeken welke initiatieven dienen genomen te worden om beursgenoteerde ondernemingen aan te zetten om aan duurzaamheidsverslaggeving te doen in het kader van de internationale context en in het kader van de creatie van een ‘level playing field’ met betrekking tot onze buurlanden. Tevens zal zij in kaart brengen, op basis van buitenlandse voorbeelden en op basis van het Global Reporting Initiative, welke gegevens ministens dienen opgenomen te worden in een duurzaamheidsverslag. (...) 2. Ook voor overheidsondernemingen (al dan niet beursgenoteerd) zal worden nagegaan op welke manier zij aan duurzaamheidsverslaggeving kunnen doen. (...) 3. Voor kleine en middelgrote ondernemingen zal een handleiding worden opgemaakt door de CBFA die KMO’s moet helpen om een duurzaamheidsverslag uit te brengen. (...) De volledige tekst met de doelgroepen, de verantwoordelijken en het tijdschema is te vinden op www.icdo.be

24

Op 29 maart 2006 is door de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO) een referentiekader aangaande maatschappelijk verantwoord ondernemen goedgekeurd, dat vervolgens op 28 april 2006 door de federale regering is aangenomen. Het MVO-actieplan is op 25 oktober 2006 door de ICDO goedgekeurd en op 21 december 2006 door de federale regering aangenomen. – www.icdo.be

Praktijkgids

15

DEEL 2

Verschillende stappen in de opstelling van een verslag

I. Inleiding Sinds het begin van de jaren 90 zijn MVO en duurzame ontwikkeling sterk geëvolueerd, zowel wat de perceptie als wat de uitvoering betreft. De aard van de stakeholders en van hun verwachtingen onderging overigens ook een sterke evolutie. Hetzelfde geldt uiteraard evenzeer voor de niet-financiële verslaggeving. Het is dus tijd om samen met de bedrijven een balans op te maken van de ervaringen van de voorbije jaren en van de – al dan niet nieuwe – problemen die nog onopgelost zijn. Een werkgroep die Business & Society in 2007 oprichtte, heeft zich hierover gebogen. Het tweede deel van dit verslag is in hoofdzaak gebaseerd op de conclusies van de vergaderingen van deze werkgroep. Het fenomeen van de niet-financiële verslaggeving heeft overigens dusdanige vormen aangenomen dat er steeds meer studies worden uitgevoerd om de jongste evoluties te analyseren en hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Uit enkele van deze studies leerden we welke de voornaamste verwachtingen zijn van de stakeholders op het vlak van verslaggeving, en welke grote evoluties momenteel aan de gang zijn of mogen worden verwacht met betrekking tot de opstelling van duurzaamheidsverslagen. We verwerkten ook deze besluiten in de hierna volgende hoofdstukken. Dit tweede deel volgt de ‘chronologie’ van de vragen die bedrijven zich stellen bij het opstellen van een dergelijk verslag. Het zijn deze vragen die aan de deelnemers van de werkgroep werden voorgelegd: Waarom een verslag opstellen? • Is dit echt nodig? • Wie interesseert het? • Wat zijn de voordelen van een dergelijke oefening? • Wie zou een dergelijk verslag moeten publiceren?

16


Wat moeten de grenzen zijn van het verslag? • Moet het een internationaal, nationaal, lokaal, ... verslag zijn? • Moet het verslag in de financiële rapportering worden geïntegreerd? • Moet het jaarlijks worden gepubliceerd of niet? • Moeten alle entiteiten erin opgenomen zijn en tot op welke hoogte? • Wat is de juridische reikwijdte van het verslag? Welk soort informatie moet erin worden verwerkt? • Moeten alle thema’s aan bod komen? • Welk evenwicht moet er zijn tussen algemene beleidsstrategieën, cijfergegevens, case studies, ...? • Is het nodig om dilemma’s, mislukkingen en niet-gehaalde doelstellingen te vermelden? Hoe overgaan tot het verzamelen van de gegevens? Moet het verslag worden gereviseerd? • Wat zijn de voordelen van een externe revisie? • Wat wordt er geverifieerd? • Wie kan instaan voor de certificering van een verslag? Wat is de rol van de stakeholders? • Wanneer en op welke wijze moeten ze bij de totstandkoming van het verslag worden betrokken? • Wat zijn de specifieke verwachtingen van de beleggers? Hoe het verslag integreren in het algemene communicatiebeleid? • Welke zijn de andere middelen waarover ondernemingen beschikken om over deze thema’s te communiceren? • In welke vorm kan het worden gepubliceerd en hoe kan het worden verspreid? We merken hierbij op dat er geen eenduidig en voor iedereen volledig bevredigend antwoord bestaat op al deze vragen. Haast elke onderneming heeft haar eigen aanpak. Daarom zullen we hoofdzakelijk aan de hand van concrete voorbeelden werken om de verschillende mogelijkheden te tonen. Sommige vragen blijven overigens onbeantwoord en zullen in de toekomst ongetwijfeld nog meermaals het voorwerp uitmaken van nieuwe studies.

Ii. Waarom een verslag opstellen? Een eerste antwoord lijkt evident: om de impact, de resultaten, de activiteiten en de doelstellingen van de onderneming op het vlak van duurzame ontwikkeling of MVO te tonen aan de stakeholders. Het verslag is een instrument ter bevordering van de transparantie, een concept dat aan de basis ligt van elk MVO-beleid. Uiteraard, maar... waarom stellen bepaalde bedrijven die het op dit vlak bijzonder goed doen, dan geen verslag op? Colruyt, Alpro en Ecover zijn hier voorbeelden van. Uiteraard, maar... als de stakeholders zo gebrand zijn op deze verslagen, waarom geven ze dan geen feedback bij de publicatie?

Praktijkgids

17

Uiteraard, maar... is het niet een beetje kort door de bocht om dit verslag tot een eenvoudig ‘verantwoordingsinstrument’ te reduceren? Dit zijn enkele van de vragen die regelmatig terugkeren wanneer moet worden beslist om al dan niet over te gaan tot de opstelling van een verslag. Allereerst moet worden gepreciseerd dat de opstelling van een eerste verslag heel wat tijd en de inzet van veel menselijke en financiële middelen kan vergen. Dit wordt in de loop der jaren wat minder, maar het blijft een belangrijke inspanning. Het is dan ook logisch dat een onderneming de voor- en nadelen afweegt alvorens eraan te beginnen. Communicatiespecialisten zullen overigens bevestigen dat een slecht opgesteld verslag meer negatieve reacties kan uitlokken dan helemaal geen verslag. Indien een onderneming het verslag als een simpel verantwoordingsinstrument ziet, zijn de belangrijkste vragen die er moeten worden gesteld alvorens aan de oefening te beginnen wellicht: Voor wie stellen we dit verslag op? Wie zijn onze stakeholders? Is dit de beste manier om met hen te communiceren? Verwachten de stakeholders dat van onze onderneming? Heel wat ondernemingen hebben echter bijkomende redenen om een dergelijk verslag op te stellen: • De opstelling van het verslag wordt benut als een beheerinstrument. In dat geval biedt het verslag kansen om: - De informatie in verband met de uitdagingen op het vlak van duurzame ontwikkeling beter te beheren. - De echt prioritaire uitdagingen beter te identificeren en vast te leggen. - Goede interne praktijken beter te identificeren. - De verwachtingen van de stakeholders beter te leren kennen. - MVO beter te integreren binnen de strategie van de onderneming. - Duidelijke doelstellingen voorop te stellen en na te streven. • De opstelling van het verslag wordt aangegrepen als een proces om het MVO-beleid interne bekendheid te verlenen en toe te lichten. Het proces om de risico’s te identificeren, de gegevens en case studies te verzamelen, en de informatie te structureren – en dit voor alle afdelingen – biedt een onderneming vaak de kans om haar algemene beleid te concretiseren. In functie van de mee te delen informatie krijgen de verschillende afdelingen een duidelijker beeld van de concrete rol die ze kunnen spelen. • Dankzij het verslag kan de onderneming haar prestaties ook vergelijken met die van andere ondernemingen in dezelfde sector die een verslag publiceren. Over het algemeen is een verslag pas echt zinvol en waardevol wanneer het wordt beschouwd als een beheerinstrument voor het MVO-beleid, en niet louter als een routineuze jaarlijkse communicatieoefening. Tot slot moet het verslag niet als een doel op zich worden gezien op het vlak van de transparantie tegenover de stakeholders, maar veeleer als een middel om in dialoog te treden (we komen hier later nog op terug). Zodra dat het geval is, houdt het verslag op een ‘verantwoordingsstuk’ te zijn en wordt het een echt communicatieinstrument of zelfs een ‘dialooginstrument’.

18


Iii. Wat is de reikwijdte (de ‘scope’) van het verslag? A. Geografische grenzen Er bestaan verscheidene verslaggevingsniveaus. Een onderneming kiest er slechts één van of combineert verscheidene mogelijkheden. Meestal zijn ook hier de stakeholders doorslaggevend wanneer moet worden beslist over de geografische afbakening van het verslag. Indien de maatschappelijke uitdagingen van de onderneming en dus van haar stakeholders zich hoofdzakelijk situeren op het niveau van de lokale gemeenschappen waarbinnen zij haar productieactiviteiten ontwikkelt (bv.: lokale tewerkstelling, werknemersmobiliteit en overlast van vrachtwagens, milieuoverlast), is het ongetwijfeld verstandig om een verslag op lokaal niveau op te stellen, of hooguit op regionaal of nationaal niveau. Indien de onderneming daarentegen een belangrijke internationale speler is die wereldwijd prioritaire uitdagingen aangaat, zal zij een verslag opstellen op het niveau van de groep. Hoewel bedrijven aanvankelijk de neiging hadden om het bij één wereldwijd verslag te houden, stellen we momenteel vast dat dit steeds vaker wordt gecombineerd met nationale of zelfs lokale verslagen.

Janssen Pharmaceutica Deze Belgische onderneming, die voor 100 % tot de Johnson & Johnson Groep behoort, publiceert sedert lang haar eigen verslag. Binnen de groep worden er verslagen opgesteld op het niveau van de verschillende landen of op Europees niveau, naast een wereldwijd verslag. De reikwijdte van het verslag wordt hierin duidelijk gepreciseerd: “Overzicht van de organisatie en de reikwijdte van dit verslag Dit Duurzaamheidsverslag heeft betrekking op Janssen Pharmaceutica NV, de Belgische vennootschap die de Productie en de Ondersteunende Diensten vertegenwoordigt, alsook de Belgische vestiging van Johnson & Johnson Pharmaceutical Research & Development. Ook de cijfers van Janssen Animal Health BVBA en Janssen Internationaal CVBA zijn mee in het verslag opgenomen. In België heeft Janssen Pharmaceutica vestigingen in Beerse, Geel en Olen.” Bron: Duurzaamheidsverslag 2006 van Janssen Pharmaceutica - www.janssenpharmaceutica.be

Praktijkgids

19

Coca-Cola De Coca-Cola Groep publiceert sedert verscheidene jaren een wereldwijd verslag. Sinds 2006 publiceert ook het filiaal van België en Luxemburg een maatschappelijk jaarverslag. Dit jaarverslag preciseert zijn geografische grenzen en verwijst voor de uitdagingen die voor België niet van toepassing zijn, naar het wereldwijd verslag. Het voorwoord van het eerste verslag zegt: “Mensen zoals u verwachten van een bedrijf als het onze dat het zegt hoe het omgaat met mens, milieu en samenleving. Dat willen we doen met dit eerste Maatschappelijk Jaarverslag van de Coca-Cola vestigingen in België en Luxemburg met betrekking tot onze activiteiten in 2005. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is één van de pijlers van de groei-strategie voor Coca-Cola wereldwijd. Ook in onze regio, België en Luxemburg, zetten wij ons dag na dag in om dat concreet te maken.” Bron: Maatschappelijk jaarverslag 2005 en Maatschappelijk jaarverslag 2006 – www.cocacolabelgium.be

Wanneer wij de ondernemingen hiernaar vragen, keren de volgende opmerkingen steevast terug: • De lokale verslagen zijn in hoofdzaak bedoeld om de uitdagingen in de onmiddellijke omgeving duidelijk te identificeren, zodat we transparant kunnen werken en verantwoording kunnen afleggen aan de lokale stakeholders. • De stakeholders die de lokale verslagen lezen, zijn over het algemeen niet dezelfde als deze die de wereldwijde verslagen lezen. Bij wijze van voorbeeld: de beleggers en de financiële gemeenschap hebben over het algemeen belangstelling voor wereldwijde verslagen, net als de vertegenwoordigers van de internationale kantoren van ngo’s. Buurtcomités en lokale overheden hebben echter meer aandacht voor informatie over dingen die zich veel minder ver van hun bed afspelen. • De opstelling van lokale verslagen biedt een onderneming de kans om bij het personeel van de lokale entiteiten meer begrip en belangstelling te wekken voor MVO-uitdagingen. • De taal waarin de verslagen worden opgesteld, moet worden gekozen in functie van de stakeholders die moeten worden geïnformeerd.

B. Integratie binnen het financieel verslag Aangezien duurzame ontwikkeling en MVO op 3 pijlers berusten (economie, milieu en maatschappij), is het logisch dat deze drie aspecten ook aan bod komen in het zogenaamde duurzaamheidsverslag. We kunnen ons dus afvragen – net zoals verscheidene ondernemingen al deden – of het niet interessant zou zijn om de sociale en milieugerelateerde aspecten in het bestaande financiële verslag te integreren (waarin dan al de sociale balans werd opgenomen). We stellen vast dat ondernemingen sedert verscheidene jaren inderdaad de neiging hebben om een hoofdstuk gewijd aan milieu, MVO en duurzame ontwikkeling op te nemen in hun financieel jaarverslag – ongeacht of ze al dan niet een niet-financieel verslag publiceren. Het gaat meestal om enkele pagina’s die niet echt geïntegreerd zijn binnen het geheel van de financiële resultaten en die er ook geen verband mee houden.

20


Als we de inhoud van duurzaamheidsverslagen analyseren, dan bevatten die trouwens vaak economische gegevens (te onderscheiden van louter financiële en boekhoudkundige gegevens en indicatoren). Bij de thema’s die aan bod komen, vinden we bijvoorbeeld: de marktevolutie, de evolutie van het omzetcijfer, de milieu-uitgaven, herstructureringen, enz. Weinig ondernemingen hebben de twee verslagen echter volledig geïntegreerd. In België is er slechts één onderneming die dit sedert drie jaar doet: Umicore.

Umicore Tot in 2004 publiceerde de Groep enerzijds een klassiek financieel jaarverslag en anderzijds een milieuverslag. In 2006 publiceerde de groep voor het eerst het “Verslag 2005 aan de aandeelhouders en aan de samenleving”. Dit verslag omvat: het economisch verslag, het milieuverslag, het sociaal verslag, de jaarrekening en het bestuursverslag. In het eerste verslag richtten de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder van Umicore zich als volgt tot hun stakeholders: “In dit “Verslag aan de aandeelhouders en de samenleving” worden de economische en milieugegevens van de Groep in één document gerapporteerd. Ook de rapportering over de sociale aspecten van de activiteiten van de onderneming werden uitgebreid. Als voorbereiding van deze stap naar rapportering in het raam van duurzame ontwikkeling hebben we ervoor gekozen om deze drie elementen in één verslag onder te brengen. We zijn van mening dat deze combinatie de echte geest van duurzame ontwikkeling weergeeft. Ook de doelgroepen voor de rapportering zijn veranderd; ze zijn niet langer beperkt tot de aandeelhouders. Daarmee erkennen we dat er, buiten de investeerdersgemeenschap, meerdere doelgroepen recht hebben op informatie over de manier waarop we zaken doen. Het rapporteringsproces en de informatieeisen van de belanghebbenden rond onze onderneming evolueren onophoudelijk. We hopen dat het uitbreiden van de reikwijdte van de rapportering en het aanbieden van een meer volledig kader voor de communicatie van gegevens een betekenisvolle stap vooruit is.” Bron: Verslag 2005 aan de aandeelhouders en aan de samenleving – Umicore – www.umicore.com

Eén van de argumenten die ondernemingen het vaakst naar voren schuiven ter rechtvaardiging van een dergelijke ‘fusie’ van de twee verslagtypes, is dat beleggers steeds meer belangstelling tonen voor niet-financiële informatie. We merken trouwens de bereidwilligheid van bedrijven op om hun MVO-beleid op coherente wijze te realiseren door economische, milieugerelateerde en sociale aspecten op elkaar af te stemmen.

Praktijkgids

21

Novo Nordisk “Novo Nordisk reports on business performance in one, inclusive document, the Annual Report. This move reflects the company’s objective to ‘strive to conduct our activities in a financially, environmentally and socially responsible way’.” “Novo Nordisk continues the process to drive integration of the financial and non-financial perspectives on business and seeks to reflect this in the approach to reporting. In the absence of global standards for inclusive reporting, this approach takes its point of departure in current standards for mandatory financial reporting and current guidelines for voluntary non-financial reporting. The aim is to drive business performance and enhance shareholder value by exploring the interactions between financial and non-financial objectives. This entails alignment of key priorities, target-setting and definition of key performance indicators, in consultation with internal and external stakeholders.” Source: www.novonordisk.com/sustainability/reports/reports.asp

C. Regelmaat waarmee het verslag verschijnt Het merendeel van de bestaande verslagen zijn jaarverslagen. Er bestaan echter ondernemingen die om de twee jaar of zelfs nog minder vaak een verslag publiceren. Dat is bijvoorbeeld het geval bij Solvay (om de 4 jaar) en Nike (om de 2 jaar).

Solvay Solvay publiceerde in 2004 zijn verslag “Towards Sustainable Development” voor de periode 2004 -2008. Het verslag, dat wordt aangevuld met een document met cijfergegevens, besteedt voornamelijk aandacht aan de strategieën en de genomen (of nog te nemen) initiatieven op de verschillende domeinen van duurzame ontwikkeling. De cijfergegevens worden weliswaar verstrekt, maar de nadruk ligt vooral op de beschrijving van de gevolgde beleidsstrategieën en hun toepassingsgebied. De onderneming legt bij het begin van het verslag uit welke doelstellingen zij hiermee nastreeft en welke bijkomende informatiebronnen er zijn. “ How to read this report •The information has been grouped into ten themes. In each case, we have selected the main areas of initiatives, the principal achievements during 2001-2003 (that is, since our previous report) and the main projects scheduled to be achieved by 2008. A part of our projects – voluntary projects or following from legislative evolution – is completed by measurable objectives. •In view of the diversity of our activities and the many challenges presented by sustainable development, other information sources can be useful to supplement this report: in particular our Internet site www. solvayhse.com and local communications by our sites. •There is a supplementary document providing quantitative data available on demand, and regularly updated figures on our website. •The annual report contains the financial aspects and the strategy of economic durability of the Group.” Bron: Verslag Towards Sustainable Development 2004-2008 - www.solvayhse.com

22


Net als het geval is bij de financiële gegevens, bestaat er nochtans een trend om milieugerelateerde en financiële informatie steeds sneller beschikbaar te stellen. Steeds meer verslagen krijgen dus een link op de website van de onderneming waar de indicatoren uit het jaarverslag regelmatig worden geüpdatet.

D. Afbakening van het verslag Volgens het GRI3 moet “de afbakening van het duurzaamheidsverslag de entiteiten omvatten die onderhevig zijn aan de zeggenschap of aanmerkelijke invloed van de verslaggevende organisatie, zowel in als via haar betrekkingen met diverse ‘upstream’-entiteiten (bv. aanvoerketen) en ‘downstream’-entiteiten (bv. distributeurs en klanten).” De richtlijnen leggen ook het verschil uit tussen “zeggenschap” (“het gezag om het beleid te bepalen”) en “aanmerkelijke” invloed (“het gezag om deel te nemen aan de besluitvorming omtrent het beleid”, maar zonder het gezag om dit beleid te bepalen). Uiteraard variëren de toegankelijkheid en de aard van de te rapporteren gegevens van geval tot geval. De vereiste op het vlak van cijfergegevens geldt niet op dezelfde manier voor een filiaal dat voor 100 % tot een groep behoort, als voor een onderaannemer waarvan de onderneming één van de klanten is. In dit laatste geval worden voornamelijk de beheerprocessen beschreven. Een duidelijk voorbeeld is dat van de ondernemingen waarvan het merendeel van de productie bij onderaannemers plaatsvindt, zoals in de confectie het geval is. Hun sociale beleidsstrategieën hebben voornamelijk een impact op de werkomstandigheden bij hun onderaannemers en leveranciers. Het zou dus niet van verantwoordelijkheidszin getuigen om een verslag te publiceren dat geen melding zou maken van deze toestand, noch van de toegepaste beleidsstrategieën om misbruiken op dit vlak te bestrijden

Nike Het voorbeeld van sportkledingfabrikant Nike is op dit vlak veelzeggend. Nike was één van de eerste ondernemingen die publiek ter verantwoording werd geroepen voor de werkomstandigheden bij zijn onderaannemers in de jaren 80. Bijna alle producten die Nike verkoopt, worden gefabriceerd door onderaannemers van wie er vele gevestigd zijn in landen waar de naleving van de internationale arbeidsnormen niet wordt gewaarborgd door de nationale wetgeving. Het jongste verslag dat Nike publiceerde, omvatte niet alleen een gedetailleerd overzicht van de toegepaste beleidsstrategieën om het respect van de mensenrechten door de onderaannemers op te leggen, maar ook de resultaten van de uitgevoerde controles en de lijst van de onderaannemers met hun adres. Deze inspanning om de transparantie te verbeteren en de invloedssfeer van de onderneming uit te breiden, werd door heel wat verenigingen toegejuicht. Meer informatie: http://nikeresponsibility.com

Praktijkgids

23

E. Wettelijke grenzen Paradoxaal genoeg zorgde het vrijwillige initiatief vanwege de ondernemingen om te rapporteren al gauw voor een probleem: in hoeverre ‘verbinden’ zij zich namelijk met de in het verslag gepubliceerde gegevens? Er werden door vakbonden en ngo’s inderdaad al verscheidene rechtsvorderingen ingesteld op basis van informatie die in duurzaamheidsverslagen was verstrekt. Enkele van de aangehaalde argumenten: • De beweringen uit het verslag zijn vals en vormen dus leugenachtige publiciteit. • Indien een onderneming in haar verslag een engagement aangaat om iets te realiseren en daar cijfers en datums aan verbindt, wordt dit een dwingende verbintenis en bestaat er dus een verplichting om deze na te komen. We gaan hier niet dieper in op het juridische debat, maar we willen wel de aandacht vestigen op dit punt en op het feit dat sommige bedrijven ook wijzen op de grenzen van hun verslag inzake afdwingbare verbintenissen door er een soort disclaimer in op te nemen. Bijvoorbeeld: “Dit verslag werd opgesteld om onze stakeholders te informeren over de prestaties van X en zijn engagement op het vlak van MVO. Geen enkele vermelding in dit verslag is bedoeld om de huidige verplichtingen van X tegenover zijn klanten, medewerkers, leveranciers, aandeelhouders, beleggers of andere stakeholders te vergroten of te wijzigen.”

Iv. Welke informatie verschaffen? In de loop der jaren is de aard van de informatie die in de duurzaamheidsverslagen wordt opgenomen, sterk geëvolueerd: • Er komen meer thema’s aan bod: productiebedrijven zijn hun milieuverslagen gaan aanvullen met sociale en maatschappelijke thema’s. Het omgekeerde fenomeen heeft zich voorgedaan bij de dienstenbedrijven. • Bepaalde thema’s zijn overheersend geworden: dat is de jongste twee jaar het geval met de klimaatverandering. • De beschrijvingen van goede praktijken en geslaagde projecten zijn naar het achterplan verdwenen. Hun plaats werd ingenomen door beschrijvingen van managementpraktijken en cijferindicatoren. Deze evoluties kunnen worden toegeschreven aan verscheidene factoren waaronder de steeds preciezere eisen van de stakeholders, de verbetering van de internationale normen en de evolutie van de praktijken op het vlak van MVO en duurzame ontwikkeling binnen de ondernemingen. Eén vraag blijft echter belangrijk: welke gegevens moet een verslag bevatten om echt tegemoet te komen aan de vraag naar transparantie van de verschillende stakeholders, rekening houdend met de heterogeniteit van hun verwachtingen? Volgens een recente studie25 van het PR-bureau Edelman dat gespecialiseerd is in public relations en imagovorming, stellen ngo’s voor de volgende punten bijzonder hoge eisen aan de verslagen: • precieze evaluatie van de sectorale uitdagingen, • duidelijke voorstelling van de positie van de onderneming ten aanzien van de voornaamste uitdagingen, • beschrijving van de volledige voetafdruk van de onderneming, • bijdrage van de stakeholders, • precieze evaluatie van de reeds geboekte vooruitgang, met inbegrip van de mislukkingen en vertragingen bij de realisatie van de doelstellingen, • actieplan voor onafgebroken verbetering met heldere doelstellingen en deadlines. 25

24

“Corporate Responsibility & Sustainability Communications : Who’s listening ? Who’s leading? What matters most ?” – Edelman, WBCSD, Net Impact, Boston College – februari 2008 – www.edelman.com


Deze lijst kan worden aangevuld met andere punten die in verscheidene internationale studies terug te vinden zijn: • engagement van het topmanagement, • informatie over de integratie van MVO binnen de waarden en principes van de onderneming, • mededeling van de doelstellingen, maar ook van de gebruikte of voorziene middelen, • identificatie van de voornaamste risico’s en uitdagingen, en rangschikking in volgorde van belangrijkheid, • antwoorden op de reacties van de stakeholders. Naast deze inhoudelijke vereisten, zijn er ook nog een reeks kwaliteitscriteria: exhaustiviteit van de afbakening, visie op lange termijn, vergelijkbaarheid in de tijd en met de sector, revisie en certificering van het verslag. We merken op dat de meeste van deze criteria en vereisten zijn opgenomen in de GRI3-richtlijnen. Om de toepassing van enkele van deze vereisten te illustreren, volgen hierna enkele voorbeelden uit verslagen van Belgische ondernemingen en ondernemingen die over het algemeen tot de koplopers worden gerekend wanneer het om verslaggeving gaat.

A. Het materialiteitsbeginsel Het is een primordiale vereiste van de verslaggevingsnormen – en ook een duidelijke vraag vanwege de stakeholders (ngo’s, beleggers, vakbonden, ...) – om alle uitdagingen te identificeren, en uit te maken welke daarvan echt belangrijk zijn. Dit is wat het materialiteitscriterium inhoudt. Een onderneming moet zich concentreren op de gevolgen die zij in aanzienlijke mate kan beïnvloeden. Het spreekt voor zich dat het identificeren van deze uitdagingen een managementsproces op zich is dat te veelomvattend is om te kunnen worden afgehandeld binnen het kader van de werkzaamheden voor de opstelling van het verslag. Indien de uitdagingen evenwel nog niet werden geïdentificeerd, kan de opstelling van het verslag hier wel de aanzet toe geven. P Voor een voorbeeld van de te volgen procedure om de uitdagingen op het vlak van MVO en duurzame ontwikkeling te identificeren en te rangschikken, verwijzen we naar een zeer volledig document over dit onderwerp: The materiality Report: Aligning Strategy, Performance and Reporting dat in 2006 werd gepubliceerd door AccountAbility26. Bedrijven maken over het algemeen gebruik van verschillende criteria om de materialiteit van een uitdaging te bepalen: • het belang van de impact op de maatschappij (in de ruime zin), • het belang van de impact op de onderneming, • het belang dat de stakeholders aan de uitdaging hechten, • de mate waarin de onderneming greep heeft op de uitdaging.

26

www.accountability21.net Praktijkgids

25

Zodra een onderneming deze punten heeft geëvalueerd, kan zij beslissen waarover ze moet communiceren en hoe. British Telecom (BT) : de materiële uitdagingen evalueren en inschatten welke hun financiële impact op de onderneming is Identifying our material issues

CSR key risks

10

8

likelihood of risk happening

Significance to BT stakeholders and society

9

7 6 5 4 3 2 1 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Significance to BT Most material issues - those discussed in this document and included in our online report Material issues - those included in our online report Not materia -no longer included in our reporting

Financial impact on the business over a three-year period Breach of integrity Climate change Diversity Health and safety

Outsourcing Privacy Supply chain

British Telecom wordt vaak aangehaald als één van de best presterende ondernemingen op het vlak van MVO en verslaggeving. Uit het verslag van BT onthouden we voornamelijk de voorbeeldige evaluatie van de meest materiële uitdagingen, hun communicatie en de invloed die ze hebben op de strategische ontwikkeling van de onderneming Bron: BT’s 2007 Sustainability Report - www.btplc.com

B. Een evenwicht tussen algemene beleidsstrategieën, cijfergegevens, case studies, … We onderscheiden grosso modo drie types van gegevens in de duurzaamheidsverslagen: • algemene beleidsstrategieën, • cijfergegevens, • case studies. Bij elke publicatie moeten ondernemingen een evenwicht vinden tussen deze verschillende soorten van gegevens. Bedrijven zijn zich er meestal van bewust dat ze moeten focussen op materiële en recente infor-

26


matie, maar ook willen ze zo volledig mogelijk zijn. Er zijn verschillende oplossingen om dit dilemma aan te pakken: • Oplossing 1: een algemeen verslag opstellen dat voor enkele jaren geldt en dat focust op de algemene bedrijfsstrategieën en waarden, aangevuld met jaarlijkse verslagen die uitsluitend aan de behaalde resultaten gewijd zijn (bv.: Solvay). • Oplossing 2: het verslag beginnen met een samenvatting of een grafische illustratie van het beleid, en vervolgens de feiten en cijfers gedetailleerd toelichten (bv.: Umicore). • Oplossing 3: jaarlijks een korter verslag opstellen, met minder toelichting bij de beleidsstrategieën en programma’s en meer voorbeelden en case studies. Deze oplossing wordt meestal gekoppeld aan een intensief gebruik van de website (bv.: Vodaphone). • Oplossing 4: een papieren samenvatting publiceren waarin de aandacht vooral uitgaat naar de indicatoren, en op de website een compleet verslag aanbieden (bv.: Randstad België). Er zijn nog meer mogelijkheden, maar meestal gaat het dan om een combinatie van deze 4 oplossingen. We gaan nu dieper in op de evolutie van de inhoud en de vorm van de verschillende soorten informatie die in de MVO-verslagen aan bod komen. Beschrijving van de algemene beleidsstrategieën: visie, strategie, beheersystemen, beleidsstrategieën per afdeling of per uitdaging. Dit eerste type van informatie kan worden opgenomen onder de vorm van een beschrijvende tekst of een verklarend schema. We zien steeds vaker dat voor een combinatie van beide wordt gekozen.

Fortis In het verslag van Fortis voor 2007 ligt onder meer de nadruk op het beleid van Fortis inzake CO2-neutraliteit. Dit is het schema dat wordt getoond: CO2-neutraliteit bij Fortis Gedragsverandering

Optimalisatie activiteiten

Investeringen

Substitutie

Compensatie

Betrokkenheid bedrijfsonderdelen

Reductie door Veranderingen gedrag en houding mensen

Reductie door optimalisatie installaties en processen

Reductie door investeringen in efficiëntere apparatuur, renovaties en nieuwe gebouwen

Inkoop van klimaatvriendelijke en duurzame energiebronnen, zoals groene stroom

Aankoop van CO2-rechten

Benutting bedrijfspositie: Carbon Banking, Renewable Energy Financing. Onderzoek CO2impact, risico’s en kansen

Reductie eigen energieverbruik

Gebruik klimaatvriendelijke energiebronnen Reductie eigen CO2-uitstoot

Compensatie resterende CO2uitstoot

FORTIS CO2 neutraliteit

Praktijkgids

27

We stellen vast dat de ruimte die voor dit soort informatie wordt gereserveerd, mettertijd afneemt. Heel wat ondernemingen menen dat deze beleidsstrategieën vrij stabiele en onveranderlijke gegevens zijn die dus niet elk jaar opnieuw in detail moeten worden uitgelegd. Verder spelen de websites een steeds belangrijkere rol: er wordt in het verslag naar verwezen voor meer gedetailleerde gegevens en regelmatige updates.

Fortis Fortis opteerde ervoor om zijn verslag 2007 in te korten en zich op slechts enkele thema’s te concentreren. De onderneming maakt verder expliciet gebruik van haar website: de eerste tabel bevat niet alleen een overzicht van de behandelde thema’s, maar ook van de Fortis-website. Een opvallend symbool zorgt er ook voor dat de lezer overal in het verslag meteen ziet waar hij bijkomende informatie over kan vinden op de website. Verslag Duurzaam ondernemen 2007

CSR website: www.fortis.be/nl/duurzaamheid

• • • •

• • • • • • •

Duurzaam ondernemen bij Fortis Duurzaam ketenbeheer Klimaatverandering Sociale inclusie

Onze CSR organisatie Onze klanten Onze medewerkers Ons milieu Onze maatschappij Verslaggeving en verantwoording Interactieve GRI G3 index

Via de links naar de website krijgen we op een duidelijke manier gedetailleerde informatie over de verschillende beleidsstrategieën van Fortis. “Onze procedures voor bedrijfsrisicobeheer worden, naast onze juridische activiteiten en complianceactiviteiten, uitgebreid besproken in het Jaarverslag van Fortis over 2007. Als onderdeel van deze procedures hebben we een aantal beleidsregels ontwikkeld voor het beheersen van de sociale en milieurisico’s waarmee wij te maken krijgen in onze relatie met de klant. Deze beleidsdocumenten zijn na te lezen op fortis.nl/duurzaamheid.” Bron : MVO verslag 2007 – www.fortis.be

Het is begrijpelijk dat bedrijven die nog maar enkele jaren geleden met deze verslaggeving begonnen, nogal wat ruimte voorbehouden voor de beschrijving van hun algemene beleidsstrategieën. We zien dit bijvoorbeeld bij Belgacom dat als groep in 2008 (activiteiten van 2007) zijn tweede duurzaamheidsverslag publiceerde. Het verslag bevat een vrij gedetailleerde beschrijving van hun benadering van MVO27. Cijfergegevens: prestatie-indicatoren, kwantitatieve doelstellingen, realisatiepercentage van doelstellingen, enzovoort. Zoals we reeds zeiden, vragen heel wat stakeholders aan de ondernemingen dat zij cijfergegevens voorleggen die vergelijkingen met eerdere jaren mogelijk maken (en liefst ook met andere bedrijven uit dezelfde sector, maar daar staan we nog ver vanaf). Sinds enkele jaren zien we dan ook dat dit soort informatie het uitgebreidst aan bod komt in de niet-financiële verslaggeving.

27

28

www.belgacom.be


Sommige verslagen zijn haast exclusief aan cijfergegevens gewijd. Dit is bijvoorbeeld het geval in het verslag van Janssen Pharmaceutica dat slechts 16 pagina’s telt met uitsluitend cijferindicatoren die met enkele case studies worden geïllustreerd. P We gaan hier niet de verschillende soorten prestatie-indicatoren voorstellen. Hierover verscheen reeds een uitgebreid werk in het kader van de GRI3-verslaggevingsnormen, met name over de keuze van de prestatieindicatoren per thema. Voor de cijfergegevens worden vaak tabellen gebruikt die een vergelijkend beeld tonen van de realisaties en de indicatoren tijdens het betreffende jaar en het voorgaande jaar. Op die manier kan de evolutie van de resultaten worden beoordeeld. Minder vaak gebeurt het dat er ook wordt vooruitgeblikt naar de toekomst, met enerzijds een overzicht van de te bereiken doelstellingen en anderzijds een vergelijkende tabel met de vooropgestelde en de werkelijk gerealiseerde resultaten. Deze vergelijking tussen de aangegane engagementen en de gerealiseerde resultaten kan zowel onder de vorm van kwalitatieve gegevens als onder de vorm van kwantitatieve gegevens.

Belgacom We beloofden

Hoe we MVO aanpakken

Effecten van onze activiteiten op het milieu

We hebben

• We zouden een Groep MVO-department oprichten. • We zouden een groepsstrategie voor MVO ontwikkelen. • We zouden een intern communicatieplan m.b.t. MVO ontwikkelen en implementeren. • We zouden de stakeholders verder identificeren en een strategie m.b.t. stakeholderengagementen ontwikkelen (tegen eind 2008). • We zouden systemen en structuren opzetten voor het beheer van MVO (tegen eind 2008).

• Een Groep MVO-department en een MVO operationele comité opgericht. • Een groepsstrategie voor MVO ontwikkeld. • Proactiever gecommuniceerd over onze MVOengagementen.

• We zouden op grote schaal energie-efficiënte koelsystemen installeren. • We zouden voor 25% van onze behoefte groene stroom aankopen. • We zouden de mogelijkheid onderzoeken van een ISO 14000-certificatie op groepsniveau. • We zouden een onderzoek instellen naar de CO2uitstoot op groepsniveau.

• Vrijeluchtkoeling op 55 locaties geinstallerd.. • Sinds september 2007, 25% van onze elektriciteit aangekocht uit groenebronnen (gecertificeerde hydro-energie van AlpEnergie). • Onze prioriteiten herzien en het idee van de ISO 14000-certificatie laten varen. • Potentiële leveranciers voor de CO2-audit geïdentificeerd en zullen de audit laten uitvoeren in 2008. • Onze CO2-eq-uitstoot op hetzelfde niveau gehouden als in 2006. • Minder brandstof verbruikt (-4% tegenover 2006). • Minder afval geproduceerd (-18% tegenover 2006) minder papier verbruikt (-19% tegenover 2006).

Overal in zijn verslag vermeldt Belgacom telkens welke engagementen het is aangegaan en welke resultaten het heeft geboekt. Op het einde van het verslag wordt deze vergelijking samengevat in een tabel waarna ook een

Bron: Maatschappelijk verantwoord ondernemen verslag 2007 van de Belgacom Groep – www.belgacom.be

Praktijkgids

29

Unilever Bij wijze van voorbeeld enkele van de vergelijkende tabellen uit het gedeelte ‘Milieu’ van het verslag van Unilever voor 2006. Na een eerste samenvattende tabel volgen gedetailleerdere grafieken om uit te leggen waarom een doelstelling wel of niet werd gehaald. Target scorecard 2006

2002

2006

target 2011

Bron: “Sustainable development report 2006” Unilever – www.unilever.com

30


3,29

3,43

3,13

2,98

2005

2006

2007

2011

3,57 3,52 2004

2003

4,29

3,73

targets

2002

6,79 6,54

6,06

5,43

5,04

2001

water

2000

energy

1999

nonhazardous waste

1998

CO2 from energy

1997

hazardous waste

1996

100 80 60 40 20

7,95

COD boiler/ utilities SOx

target met in 2006 yes yes yes yes yes no no

Water m3 tonne of production

7,26

Reduction in load per tonne prodution 2002-2006 and targets for 2011 expressed as % of the 2002 kg/tonne figures

actual reduction 2006 vs 2005 6,5 5,2 4,2 13,0 15,3 2,5 -2,7

1995

target production 2006 vs 2005 water 2,7 energy 2,8 CO2 from energy 3,0 boiler/utilities SOx 3,9 non-hazardous waste 9,3 hazardous waste 15,9 COD (chemical oxygen demand) 1,5

Case studies: voorbeelden van verwezenlijkingen, business cases, getuigenissen van werknemers, ... Dit derde element is steeds prominent aanwezig in de verslagen, meestal als illustratie van een beleid of een indicator. De voordelen van deze voorbeelden zijn legio: • Ze dragen bij tot een beter begrip van voor leken vaak moeilijk te begrijpen concepten. • Ze bieden de kans om de concrete verwezenlijkingen van het personeel van de onderneming onder de aandacht te brengen en hun motivatie te vergroten. • Wanneer de onderneming uitsluitend een wereldwijd verslag uitbrengt, maken zij het toch mogelijk om de lokale verankering van het beleid te onderstrepen. We gaan niet uitweiden over concrete voorbeelden: elk van de verslagen die we reeds aanhaalden, bevat een reeks praktische illustraties onder de vorm van projectverslagen en beschrijvingen van specifieke maatregelen. P We willen wel graag dieper ingaan op bepaalde praktische aspecten die aan het gebruik van deze voorbeelden verbonden zijn. De volgende vragen werden door onze werkgroep gesteld. • Hoe voor elk verslag de meest representatieve en pertinente voorbeelden kiezen van de gevolgde beleidsstrategieën? • Hoe de informatie over deze voorbeelden verzamelen vanuit de verschillende afdelingen van de groep? • Hoe een goed evenwicht vinden tussen de voorbeelden uit verschillende landen en uit de verschillende lokale entiteiten of business units? Dit evenwicht is noodzakelijk om het algemene beeld niet te vervalsen met voorbeelden die representatief zijn voor één regio in de wereld of voor één activiteitstype. Er zijn verschillende antwoorden mogelijk op deze vragen. Hier volgen er enkele: • De onderneming kan lokale verslagen opstellen (zie hoger) als aanvulling bij het algemene verslag. • De onderneming kan een systeem opzetten om via haar intranet projecten te verzamelen. • De onderneming kan een comité oprichten dat de projecten wereldwijd of in elk land afzonderlijk selecteert. Deze laatste oplossing biedt het voordeel dat de voorbeelden kunnen worden behouden die het meest representatief zijn voor de lokale uitdagingen. • De onderneming kan haar website gebruiken om bijkomende case studies voor te stellen, eventueel gerangschikt per thema, per projecttype of per land.

C. Dilemma’s, mislukkingen en niet-gehaalde doelstellingen We herhalen het nogmaals: een MVO-verslag moet het niveau overstijgen van een marketinginstrument dat louter is bedoeld om een positief (en vaak irrealistisch) beeld op te hangen van een onderneming. De meeste ondernemingen hebben dit begrepen, maar sommige aarzelen nog om de stap te zetten. Het risico is des te groter omdat de stakeholders de kwaliteit en het waarheidsgehalte van de geleverde informatie nauwlettend in de gaten houden. Zij weten bovendien perfect (of zouden dit toch moeten weten) dat duurzame ontwikkeling een doorlopend verbeterings- en leerproces is. Zoals we al zagen in het hoofdstuk over de cijfergegevens, aarzelen sommige bedrijven niet langer om te vermelden dat ze een project hebben afgebroken of dat een doelstelling nog niet werd gehaald.

Praktijkgids

31

Deze transparantie heeft uiteraard slechts zin indien hierbij het principe van de materialiteit wordt toegepast. Het zou van weinig verantwoordelijkheidszin getuigen om informatie over de belangrijkste uitdagingen uit de weg te gaan.

Nike In zijn verslag behandelt de sportkledingfabrikant de voornaamste gevallen van non-conformiteit die tijdens controles bij zijn leveranciers en onderaannemers aan het licht kwamen. Het gaat daarbij zowel om sociale als om milieugerelateerde aspecten. Een voorbeeld:

% Non-Compliance Management Audit 0

10 20 30 40 50 60 70 80

90 100

Management Training: None/Insufficient Worker treatment: Abusive Grievance system: No/Low employee trust Grievance System ineffective Wage Calculation inaccurate Mandated Benefits not provided Work Hours exceed legal limit Work Hours exceed Nike Management Code Leadership Standards

Bron : Nike CSR Report 05-06 http://nikeresponsibility.com

Lack of awareness

Rabobank In haar verslag vermeldt de bank voor alle domeinen die met MVO verband houden, welke doelstelling zij had vooropgesteld, evenals het realisatiepercentage. In onderstaand geval toont zij een doelstelling die duidelijk niet werd gehaald (2e regel). Employees Performance management of each of the 200 members of the executive management (excl. local Rabobanks) to include at least one CSR objective in 2007

Obligation 1 personal CSR objective accomplished

20% of trainees to be from an immigrant or non-Dutch background

Not accomplished, 10% in 2006

Optimise the reintegration process, offering a clear division of responsibilities between managers, employee and Health & Safety Service

Accomplished with new policy

Bron : Rabobank Group CSR report 2006 – www.rabobank.com/csr

32


Het principe lijkt eenvoudig, maar toch blijven er nog vragen die niet zo makkelijk te beantwoorden zijn. Enkele voorbeelden: • Hoe communiceren over geschillen die nog hangende zijn zonder de afloop ervan te beïnvloeden? • Hoe communiceren over gevallen waarin één persoon een interne code of een wetsregel overtrad, zonder deze persoon te stigmatiseren? Wanneer het om de niet-naleving van een interne code of een wetsregel gaat, bestaat een deel van het antwoord erin om bovenal te communiceren over de controle- en verbeteringsmaatregelen die werden genomen om te voorkomen dat dit soort gevallen in de toekomst nog zou gebeuren.

D. Behandelde thema’s Zoals we reeds zeiden, is vooral de materialiteit belangrijk als criterium om uit te maken welke thema’s in het verslag aan bod moeten komen. De studie van KPMG28 over de grote trends op het vlak van verslaggeving preciseert dat de GRI-richtlijnen en het raadplegen van de stakeholders de twee voornaamste bronnen zijn waaruit wordt geput bij het bepalen van de thema’s die in de verslagen aan bod komen. We gaan hier uiteraard niet alle mogelijke thema’s overlopen, maar het is niettemin interessant om stil te staan bij twee bijzonder belangrijke punten: • de algemene verwachtingen van de stakeholders met betrekking tot de thema’s, • de aandacht die uitgaat naar de klimaatverandering

De verwachtingen van de stakeholders Hieronder volgt een lijst van verwachtingen die in verscheidene studies worden aangegeven (thema’s die volgens de stakeholders nog te weinig aan bod komen): Algemene verwachtingen • een meer sectorale benadering van de thema’s, • informatie over de verantwoording n.a.v. opmerkingen van de stakeholders en over de wijzigingen die daarom werden aangebracht, • analyse van de producten en niet alleen van de procedés, • informatie over de integratie van MVO in de waarden en strategieën van de onderneming Specifieke onderwerpen in verband met de maatschappelijke uitdagingen • controleprocedures voor de toeleveringsketen en de resultaten ervan, • impact van herstructureringen en genomen sociale maatregelen op het personeel, • loonbeleid, • onderaannemings- en uitbestedingsniveaus, • arbeidsorganisatie.

28

KPMG international survey of CS reporting 2005 - www.kpmg.nl

Praktijkgids

33

Specifieke onderwerpen in verband met de economische uitdagingen • gevolgen van de economische activiteiten voor de samenleving, met inbegrip van de producten en diensten, • eerlijke handel (gebruik van fairetrade-producten en wijziging van werkwijzen), • mededingingsregels (antitrustregels, criteria voor het kiezen van leveranciers, strijd tegen corruptie), • dynamiek van de tewerkstelling en de impact op de regio, • impact van herstructureringen en delokalisaties op de regio, • redenen waarom de onderneming niet is opgenomen op lijsten met ethische beleggingen, • lokale ontwikkeling. Specifieke onderwerpen in verband met de milieugerelateerde uitdagingen • ecologische voetafdruk (van de onderneming en van de producten), • genomen maatregelen om het risico van milieuongevallen tot een minimum te beperken, • financiële middelen, provisies en sancties die gerelateerd zijn aan milieubescherming

Klimaatverandering Een recente studie29 van CorporateRegister.com, analyseerde de duurzaamheidsverslagen30 van 500 multinationals (basis: de Global FT50031) met betrekking tot het thema van de klimaatverandering. Van de 335 ondernemingen uit de top-500 die een MVO-verslag publiceerden: • behandelde 87 % het thema van de klimaatverandering (meer dan 95 % bij de Europese ondernemingen), • wijdde 65 % een specifiek hoofdstuk aan het fenomeen, • gaf 78 % kwantitatieve gegevens over uitstoot van broeikasgassen, • raakte 41 % van de CEO’s/bedrijfsleiders het thema aan in de inleiding Van de maatregelen die door deze bedrijven werden genomen, hield 74 % verband met initiatieven op het vlak van energiebesparing en 46 % met het gebruik van hernieuwbare energie. We merken echter op dat alles bij elkaar amper 17 % van de Europese ondernemingen een aansprakelijkheidsverklaring van het management over dit onderwerp publiceert. We willen graag de nadruk leggen op dit thema dat bijzondere aandacht verdient, omdat het alle economische activiteiten aanbelangt. Dit blijkt ook uit de studieresultaten die aantonen dat in elke sector minstens 50 % van de verslagen het thema van de klimaatverandering aansnijdt. Dit percentage loopt in 6 van de 18 geanalyseerde sectoren zelfs op tot 100 %.

V. Verzamelen van gegevens Wanneer er een MVO-verslag moet worden opgesteld en er dus gegevens moeten worden verzameld, wordt er meestal eerst een team opgericht dat met deze taak wordt belast. Dit is over het algemeen een multidisciplinair team.

29 30 31

34

The Corporate Climate Communications Report 2007 – CorporateRegister.com – www.corporateregister.com Het gaat om verslagen die tussen september 2006 en december 2007 werden gepubliceerd De top-500 van de belangrijkste multinationals volgens de Financial Times - www.ft.com/ft500


Deze eerste groep die in de meeste gevallen op het niveau van het moederbedrijf terug te vinden is, wordt belast met de algemene definitie van de inhoud, het verzamelen en verifiëren van de gegevens, en de uiteindelijke opstelling van het verslag. Zoals we al zagen bij de selectie van de case studies, kan deze groep worden uitgebreid met: • een selectiecomité voor de cases, • aanspreekpunten bij de verschillende entiteiten van de groep, • aanspreekpunten per thema, • een extern comité dat uit stakeholders bestaat. Zodra het algemene kader is gedefinieerd en de indicatoren zijn geselecteerd, moet er een systeem worden opgezet om de gegevens te laten doorstromen. Ondernemingen kunnen daarvoor gebruik maken van een bestaand systeem voor andere gegevens (bv.: de financiële gegevens) of ze kunnen hiervoor een specifiek systeem ontwikkelen. Hiervoor werden al verschillende informaticapakketten ontwikkeld. In deze fase rijzen er heel wat vragen in verband met de consolidatie van de gegevens: • Hoe ervoor zorgen en waarborgen dat alle entiteiten en alle landen dezelfde definitie van de indicatoren hanteren? • Hoe rapporteren over de materiële niet-conformiteit met verschillende wetgevingsniveaus in elk land? • Hoe ervoor zorgen in het geval van een algemeen verslag dat wordt aangevuld met lokale verslagen, dat ze zowel qua inhoud als wat de voorstelling van de indicatoren betreft, coherent zijn?

Carrefour “The 2006 Carrefour Sustainability Report was overseen by a Crossdepartmental Committee that brought together all the relevant Group departments (Quality, Responsibility and Risk Management, Human Resources, Internal Audit, Legal, Marketing, Assets, Purchasing, and Logistics) with representatives from the Quality and Sustainability network in the key European countries. The system set up by the Sustainability department is a two-sided reporting system that permits the rigorous collection of qualitative and quantitative information from the various countries and retail banners. At the qualitative level, a dedicated e-room enables reporting on the best practices implemented in the countries. At the quantitative level, in 2005 the Group set up a new reporting tool for the 22 key performance indicators. Assigned personnel in each country are responsible for coordinating their reporting, ensuring that those responsible for reporting the different indicators are familiar with the procedures, definitions and guidelines. The data are then entered into the intranet platform by the person responsible for the report or the indicator. This system includes automatic checks for consistency, so as to prevent errors in input; it can also be used to attach the source files and to make additional comments so as to facilitate internal controls and audits. Each reporting officer checks the data input prior to consolidation at the Group level using a checklist and control tools supplied in the files defining each indicator.”

Bron: Groep Carrefour, Sustainability Report 2006 – www.carrefour.com

Praktijkgids

35

Fortis “Informatiesystemen en kwaliteit van gegevens Fortis heeft geen concernbreed informatiesysteem voor duurzaam ondernemen. Voor milieu-informatie hebben wij een nieuw monitoringsysteem ontwikkeld dat onderdeel uitmaakt van ons Corporate Environmental Management System. Voor overige informatie bestaan onze voornaamste bronnen uit bedrijfssystemen, zoals het financiële rapportagesysteem en het Global Data Warehouse voor personeelsgegevens. Voor andere relevante indicatoren die niet in de bestaande systemen zijn terug te vinden, maken we gebruik van lokale systemen. Voor de meest relevante en recente informatie hebben wij diverse vertegenwoordigers van onze businesses naar hun indrukken en laatste gegevens gevraagd. Verder hebben we onze bevindingen en een aantal vragen over de organisatie voorgelegd aan een redactieraad. We hebben significante vooruitgang geboekt wat betreft het verzamelen van de gegevens voor dit verslag, maar we erkennen dat er behoefte is aan meer standaard informatiesystemen. Verder werken wij aan de wereldwijde dekking van systemen die op dit moment nog niet de hele organisatie in beeld brengen.“

Bron : MVO verslag 2007 – www.fortis.be

Zoals uit deze twee voorbeelden blijkt, behoren de wijze waarop het verslag werd opgesteld en de manier waarop de gegevens werden verzameld steeds vaker tot de informatie die in het verslag wordt opgenomen.

36


Vi. Externe controle of externe certificering Door de opstelling van een MVO-verslag wil een onderneming in de eerste plaats verantwoording afleggen voor de positieve en negatieve impact die ze heeft, en voor de maatregelen die worden genomen om de gevolgen hiervan te versterken of terug te dringen. Dan stelt zich de vraag hoe geloofwaardig de informatie is die in een dergelijke vrijwillige publicatie wordt opgenomen en die van de onderneming zelf afkomstig is. Een externe controle is één van de oplossingen waar ondernemingen gebruik van maken om deze geloofwaardigheid tegenover hun stakeholders te waarborgen. Deze oplossing wordt overigens aanbevolen door de GRI3-normen. Aangezien volgens de gegevens van CorporateRegister.com echter slechts 27 % van de 2.500 gepubliceerde verslagen uit 2007 extern werd gecertificeerd, moeten we ons hierbij toch bepaalde vragen stellen. Dit cijfer stijgt wel tot 44 % bij de ondernemingen uit de FT500 (nog steeds volgens CorporateRegister.com).

A. Voor- en nadelen van externe certificering De voordelen die een certificeringsproces de onderneming biedt, lijken vrij duidelijk. We onthouden de volgende: • Verhoogt de geloofwaardigheid van het verslag. • Valideert de procedures om gegevens in te zamelen. • Biedt de kans om de mening van de stakeholders beter te leren kennen (worden meestal gecontacteerd naar aanleiding van een dergelijke controle). • Biedt de kans om het verslag in de toekomst nog te verbeteren. • Geeft aanwijzingen aangaande interne controlemaatregelen die moeten worden genomen. • Verhoogt in het algemeen de ‘waarde’ van het verslag bij vergelijkingen binnen of buiten de sector. • Focust op de materiële aspecten en helpt dus om het materialiteitsconcept beter te begrijpen en toe te passen. • Biedt in het algemeen de kans om een objectief beeld te krijgen van de kwaliteit van het verslag. Enkele voorbeelden van Belgische ondernemingen die een gecertificeerd verslag publiceren: Umicore, KBC, Belgacom, Fortis. Randstad en Coca-Cola Belgium Luxemburg hebben er daarentegen voor geopteerd om hun verslag niet te laten certificeren. Dit brengt ons bij de argumenten die tegen een dergelijke certificering pleiten, of meer in het bijzonder voor een andere methode om de verslagen te valideren of credibiliteit te verlenen. We weiden hier niet uit over de nadelen die vrij logisch lijken: prijs van het procedé, moeilijke uitvoering, extra werklast, … Dit zijn stuk voor stuk vrij elementaire argumenten.

Praktijkgids

37

De ondernemingen die hun verslag niet laten certificeren, beschikken meestal over andere controle- of valideringsmethoden. Het kan gaan om: • het nalezen en valideren door een extern comité dat uit stakeholders is samengesteld, • een werkwijze die de stakeholders van begin tot eind bij de opstelling van het verslag betrekt, • het gebruik van certificeringssystemen voor beheerprocessen zoals EMAS voor het milieu of SA8000 voor sociale uitdagingen, • het volgen van de GRI-normen, • interne controles. Eén van de redenen die verklaren waarom bedrijven de voorkeur geven aan een panel van stakeholders boven een externe controle door een gespecialiseerde organisatie, heeft te maken met de onafhankelijkheid van de controleur. Bepaalde stakeholders (vakbonden, ngo’s, ...) zijn namelijk weinig geneigd om geloof te hechten aan een controle die werd verricht door een dienstverlener die werd betaald door de onderneming die het verslag publiceert.

General Electric (GE) GE maakt gebruik van drie van onderstaande ‘instrumenten’: • een panel van stakeholders, • de opvolging van de GRI3-norm met toepassingniveau A (het hoogste), • een intern controleteam. “GE utilized a Stakeholder Review Panel (SRP) to assess report quality (see page 28 for SRP letter). Ongoing stakeholder engagements have enabled the Company to determine the impact and influence of its corporate citizenship efforts. GE is committed to the Global Reporting Initiative (GRI) Sustainability Reporting Guidelines, which have informed the development of this report. For this 2007 report, we have used the new GRI “G3” Guidelines and compiled the report according to GRI Application Level A. ... GE used the following GRI Reporting Principles to ensure the quality of this report: • Balance Providing both favorable and unfavorable results and covering a range of controversial issues relating to the application or misuse of GE products and services. • Comparability Providing metrics over a minimum of five years (less only when the information is not available) and by including a GRI Index. • Timeliness Publishing our annual citizenship reports at the same time every year with updates to the web site as new issues arise. • Accuracy and Reliability The internal Audit Staff has verified all of the metrics and claims made in the report. The report was reviewed and approved by GE senior management.” Bron : GE 2007 Citizenship report – www.ge.com We willen hieromtrent geen standpunt innemen, vooral daar we vaststellen dat heel wat ondernemingen kiezen voor een combinatie van beide systemen. Het is dan ook belangrijk eraan te herinneren dat de ondernemingen die gespecialiseerd zijn in dit soort controle- en certificeringprocedures, zich aan zeer strikte deontologische regels houden.

38


B. Waarop heeft de externe controle betrekking? Welke gegevens precies aan de externe controle worden onderworpen, beslist de redacteur samen met de controleur van het verslag. Er bestaat geen enkele regel of juridische verplichting terzake, in tegenstelling tot wat het geval is voor de financiële verslaggeving. De controle kan betrekking hebben op de volgende aspecten: • de vermelding van alle uitdagingen en materiële gevolgen in het verslag, • de correctheid van de procedures die voor de verslaggeving en de informatieverzameling werden gebruikt, • de waarheidsgetrouwheid van de beschrijving van de beheersystemen en uitgevoerde beleidsstrategieën, • het engagement tegenover de stakeholders, • de naleving van de principes van de GRI-normen en het toepassingsniveau van deze normen, • de correctheid en volledigheid van de kwalitatieve en kwantitatieve gegevens die in het verslag opgenomen zijn, • de staving van de aangehaalde beweringen door bewijzen. Aangezien er geen uniforme internationale controlenorm bestaat, verschillen de methoden die worden gebruikt om al deze aspecten te verifiëren van controleur tot controleur. Toch bestaan er internationale en nationale standaarden. Enkele voorbeelden: • De ISAE 3000 (International Standard on Assurance Engagements), in 2003 ontwikkeld door de International Federation of Accountants32: basisprincipes en procedures voor andere certificeringsopdrachten dan het reviseren of verifiëren van financiële informatie. • De AA1000 Assurance Standard, ontwikkeld door AccountAbility33: internationale standaard die eveneens bedoeld is als richtlijn voor de controleur bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. In deze standaard wordt in het bijzonder de nadruk gelegd op het engagement tegenover de stakeholders. De meest courante controleactiviteiten zijn: • zoektocht naar materiële uitdagingen door het lezen van krantenartikels en het raadplegen van het internet, gesprekken met de stakeholders, vergelijking met andere bedrijven uit de sector, • controle van de beheersystemen door middel van interviews met directie en personeel, en het nakijken van de interne documentatie, • het bezoeken van de vestigingen, • specifieke controles op kwantitatieve gegevens, • controle van de coherentie tussen de gegevens van verschillende vestigingen, • controle van de materiële gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden na het afsluiten van het jaar, • ... Tot slot is het belangrijk om op te merken dat de mening die de controleur zich vormt wanneer het gaat om niet-financiële gegevens, niet van hetzelfde niveau is als wanneer het gaat om een jaarrekening. Er bestaan drie types van certificeringniveaus: • Absoluut: onmogelijk te halen, aangezien in dat geval 100 % van de gegevens moet worden gecontroleerd. • Redelijk: het niveau dat over het algemeen wordt bereikt in het kader van een klassieke financiële auditopdracht op basis van statistische steekproeven. • Beperkt (matig): het niveau dat meestal wordt gebruikt voor zowel kwalitatieve als kwantitatieve niet-financiële informatie.

32 33

www.ifac.org www.accountability21.net

Praktijkgids

39

Enkele uittreksels uit certificeringsverslagen:

A) Verslag Dexia 2006 (revisor : PWC France) “Naar aanleiding van de aanvraag die de directie Duurzame Ontwikkeling van de groep Dexia bij ons heeft ingediend, hebben we een onderzoek uitgevoerd dat ons in staat moet stellen een redelijke zekerheid te krijgen over de processen voor het opstellen van milieu- en maatschappelijke gegevens en over bepaalde gegevens en thema’s, die de groep Dexia publiceert in dit verslag over duurzame ontwikkeling voor het boekjaar 2006. Deze procedures en de overeenkomstige gegevens werden voorbereid onder leiding van de directie Duurzame Ontwikkeling op basis van het interne rapporteringsprotocol van de Groep (...). Besluit Op basis van onze opdracht hebben we geen relevante afwijkingen vastgesteld die de volgende punten ter discussie kunnen stellen: • De samenhang van de sociale en milieugegevens en -thema’s, die gecontroleerd werden met het oog op de door de Groep gedefinieerde rapporteringsprocedures; • De procedures voor sociale en milieurapportering en de processen voor het opstellen van milieu- en sociale gegevens.” B) Verslag KBC 2007 (revisor: Ernst & Young Belgique) « To the stakeholders of KBC Group Engagement and responsibilities We have been engaged by KBC Group NV (“KBC”) to perform a limited assurance engagement on the KBC Corporate Social Responsibility Report 2007 (“the Report”). The scope of the Report, including any inherent limitations that could affect the reliability of the information contained therein, is set out in the sections “Scope of the report” and “Reporting policy and disclaimer” of the Report. The Report is the responsibility of the management of KBC. Our responsibility as independent auditor is to provide limited assurance about the reliability of the quantitative information contained in the Report and about whether the description of policies and measures in the Report, properly reflects the efforts made in 2007. A limited assurance engagement provides less assurance than an audit. Criteria and reporting principles There are currently no generally accepted criteria for reporting sustainability performance in Belgium. KBC applies its own internal sustainability performance reporting criteria, which are primarily derived from the Sustainability Reporting Guidelines of the Global Reporting Initiative (“GRI”) level B+. This is detailed in sections “Reporting policy and disclaimer” and “Scope of the report” of the Report. Scope of work performed We conducted our procedures in accordance with the International Standard for Assurance Engagements 3000 (“ISAE 3000”): “Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information” and the Code of Ethics, issued by the International Federation of Accountants (“IFAC”). (...) »

40


Enkele uittreksels uit certificeringsverslagen (vervolg):

C) Verslag Fortis 2007 (revisor: KPMG Pays-Bas) “Wat was de reikwijdte van onze opdracht? Onze opdracht was gericht op het verschaffen van een beperkte mate van zekerheid of de informatie in het Verslag juist is weergegeven. De werkzaamheden die worden verricht bij het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid zijn gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van informatie en zijn geringer in diepgang dan de werkzaamheden die worden verricht bij het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Welke assurance standaard hebben wij gebruikt? We hebben onze opdracht uitgevoerd in overeenstemming met de Standaard 3410N “Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen” van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Op basis van deze standaard is het onder andere vereist dat de leden van het assuranceteam over de specifieke kennis, vaardigheden en vaktechnische bekwaamheden beschikken die nodig zijn om de informatie in het Verslag te kunnen begrijpen en beoordelen, en dat die leden voldoen aan de vereisten van de Ethische Code voor Professionele Accountants van de IFAC teneinde hun onafhankelijkheid te waarborgen.” D) Verslag Unilever 2007 (revisor: Deloitte UK) « What we did: assurance process and standards A multi-disciplinary team of corporate responsibility (CR) and assurance specialists performed the engagement to provide limited assurance in accordance with the International Standard on Assurance Engagements 3000 (ISAE3000). What we found: our conclusions Based on the assurance work we performed, we are not aware of anything that causes us to believe that the management assertions on the subject matters defined above are materially misstated. »

C. Wie kan een externe controle uitvoeren? Aangezien er geen dwingende regels bestaan, wordt de keuze overgelaten aan de onderneming. De internationale normen die we eerder vermeldden, raden uiteraard aan om controleurs te kiezen die alle waarborgen bieden op het vlak van deskundigheid en onafhankelijkheid. Hoewel heel wat verslagen worden gecontroleerd door ondernemingen die gespecialiseerd zijn in financiële audits, vinden we ook consultants die zich hebben gespecialiseerd op milieugerelateerde of sociale domeinen, zoals Bureau Veritas, SGS of ERM. Over het algemeen zijn de auditbedrijven voor dit soort van verslagen multidisciplinair. Veelal zijn ze aanwezig op internationaal niveau (althans in het geval van verslagen van multinationals). We merken evenwel op dat ook andere actoren zoals ngo’s de rol van controleur op zich zouden kunnen nemen. Het gaat er dan veeleer om een extern standpunt te formuleren, in plaats van een echte controle uit te voeren. Dit brengt ons bij het volgende punt: de rol van de stakeholders in het verslaggevingsproces.

Praktijkgids

41

VII. De rol van de stakeholders De dialoog en het engagement tegenover de stakeholders zijn de pijlers van het maatschappelijk verantwoord ondernemen en bij uitbreiding van het verslaggevingsproces. De verwachtingen van ngo’s, vakbonden, lokale overheden, klanten, … gaan momenteel veel verder dan de loutere wens om achteraf gewoon geïnformeerd te worden aan de hand van een verslag, ongeacht hoe volledig dit is. De rest van dit hoofdstuk is gewijd aan de dialoog en het engagement in het kader van het verslaggevingsproces en niet in het algemene kader van het beheer van de duurzaamheidsstrategie van een onderneming. Dit is een op zichzelf staand thema dat overigens ook vaak aan bod komt in de verslagen. Om de dialoog met de stakeholders aan te gaan, moet er uiteraard niet noodzakelijk een verslag worden opgesteld. Sommige ondernemingen hebben op dit vlak zeer geslaagde dialoogprocedés ontwikkeld, die het hele jaar door plaatsvinden en die niet rond de opstelling of de evaluatie van de verslagen draaien. Een dergelijk proces stelt de onderneming in staat om de nodige informatie te verzamelen en zich een beeld te vormen van de voornaamste verwachtingen en van de meest materiële uitdagingen. Op basis daarvan kan zij vervolgens de inhoud van het verslag beter afbakenen.

A. Wanneer en hoe de stakeholders bij het proces betrekken? Er moet rekening worden gehouden met verschillende aspecten bij het bepalen van de mate van betrokkenheid van de stakeholders bij het verslaggevingsproces: Op welk moment wordt de mening van externen binnen het proces geïntegreerd? • bij het begin van het proces, om uit te maken welke materiële uitdagingen aan bod moeten komen, • tijdens het proces, door middel van regelmatige raadplegingen, • op het einde van het proces, om het verslag te valideren vóór zijn publicatie, • na de publicatie voor een evaluatie achteraf. Hoe wordt de evaluatie door de stakeholders georganiseerd? • een formulier of een internetlijn ter beschikking stellen voor commentaren, • een informatiesessie organiseren, • bepaalde actoren individueel raadplegen, • op gezette tijden een panel met verscheidene actoren samenbrengen, • een comité met externe experts oprichten om het proces te ondersteunen, • een evaluatiecomité oprichten om het verslag te controleren. In hoeverre wordt rekening gehouden met de mening van externen en hoe wordt hierover gecommuniceerd? • de commentaren en aanbevelingen opnemen in het verslag (of eventueel op de website) met toelichting bij de opvolging ervan, • de getuigenis van externe experts opnemen in het verslag, • de evaluatie van een programma door een stakeholder in het verslag opnemen, • de raadplegingsprocedure beschrijven, • er rekening mee houden in het proces maar er geen bijzondere vermelding aan wijden, • er op geen enkele manier rekening mee houden

42


Tot slot dient de onderneming nog uit te maken welke stakeholders zij zal raadplegen en of ze hen allemaal op dezelfde manier zal raadplegen. We nemen aan dat bedrijven in België de vakbonden raadplegen via de wettelijk voorziene interne overlegorganen, maar voor de overige stakeholders moeten andere formules worden bedacht. De klanten worden ook op een andere manier geraadpleegd door een onderneming die zich rechtstreeks tot de consument richt dan door een onderneming die exclusief in de B2B-sector opereert.

Shell Shell heeft er net als General Electric voor gekozen om zijn verslag te laten evalueren door een extern comité dat is samengesteld uit verscheidene stakeholders. Het verslag van dit comité is bijzonder volledig en vermeldt ook op welke punten verbetering mogelijk is. “De bevindingen van ons External Review Committee Wat wij gedaan hebben Shell heeft voor het tweede achtereenvolgende jaar een beroep op een externe beoordelingscommissie gedaan om haar Duurzaamheidsverslag te beoordelen. Wij hebben ons daarbij op drie hoofdvragen geconcentreerd: 1. Heeft het bedrijf de belangrijkste thema’s voor het verslag geselecteerd? 2. Hoe goed behandelt het verslag deze thema’s en gaat het daarbij op de belangen van stakeholders in? 3. Heeft Shell ons voldoende informatie en toegang gegeven om ons goed van onze taak te kunnen kwijten? Onze werkwijze Wij hebben in 2006 suggesties gedaan voor de te kiezen onderwerpen en hebben eind 2006 de opzet van het verslag beoordeeld. Tussen december 2006 en maart 2007 zijn opeenvolgende conceptverslagen beoordeeld. De Committee is twee maal bijeengeweest, heeft gesprekken gevoerd met hoger leidinggevenden, waaronder de Chief Executive en het hoofd van Exploratie & Productie, en heeft rechtstreeks commentaar geleverd aan de Chief Executive en de Social Responsibility Committee van de Board. De toegang die de Committee kreeg tot de topfunctionarissen van Shell was voorbeeldig en Shell heeft onze vragen en twijfels goed beantwoord. (...) Naar ons oordeel omvat het verslag de thema’s die voor de stakeholders van Shell het zwaarst wegen en die het grootste materiële effect op het bedrijf hebben. (...) Wij zijn blij dat Shell het commentaar in de beoordelingsbrief van de Committee inzake het Shell Duurzaamheidsverslag over 2005 merendeels in het onderhavige verslag heeft overgenomen. (...) Naar ons oordeel biedt het verslag de lezer echter niet genoeg informatie om te kunnen beoordelen of het tempo waarin Shell klimaatverandering aanpakt, past bij de uitdaging die het bedrijf zelf terecht als dringend omschrijft.” Bron: The Shell Sustainability Report 2006 – www.shell.com

Praktijkgids

43

General Electric (GE) “Commentary by the Stakeholder Report Review Panel Overall, the Panel is impressed with GE’s investment and progress in developing its public reporting on its citizenship, or sustainability performance. The Panel is appreciative of the openness and high quality of its dialogue with GE’s senior executives. Many of the Panel’s original comments have been taken into account in the final, published report, through: (a) adjustments to what and how issues have been covered; (b) GE’s commitments for future reporting; and (c) underlying policy changes. GE’s size and complexity make reporting more difficult than for most other businesses; it is in this context that we set out our comments and suggestions. Our comments have been organized under the AA1000 Assurance Standard’s three principles, followed by a series of recommendations that would, if acted upon, improve GE’s future reporting. How complete is the report? (...) Does the report cover what is material? (...) Does the report cover GE’s responsiveness to material issues? (...) Recommendations for future reporting (...) GE’s human rights policy and practice“ Het panel bestaat uit vijf mensen, gekozen door GE i.s.m. de organisatie AccountAbility die eveneens als bemiddelaar optreedt. Onder deze vijf mensen zijn er twee ngo-vertegenwoordigers (milieu en mensenrechten), twee specialisten op het vlak van ethisch beleggen en één vertegenwoordiger van een andere onderneming. Bron : GE 2007 Citizenship report – www.ge.com

Fortis “Wij hebben bij het beoordelen van ons Verslag Duurzaam ondernemen 2006 het advies ingewonnen van onze stakeholders, in samenwerking met een onafhankelijk onderzoeksbureau. Het was een zeer waardevol proces dat ons in staat stelde om een aantal gebieden voor verbetering te bepalen. De belangrijkste verbeterpunten waren om ons nog meer te richten op concrete resultaten en doelstellingen voor de toekomst, meer ‘duurzaamheidsdilemma’s’ in het verslag op te nemen, de omvang van het document te beperken en om beter gebruik te maken van onze website ten behoeve van informatieverstrekking over onze inspanningen op het gebied van duurzaam ondernemen. Wij hebben deze aanbevelingen ter harte genomen, zoals blijkt uit de aangepaste structuur en opzet van dit duurzaamheidsverslag en de nieuwe website. Samen met onze stakeholders hebben wij niet alleen het Verslag Duurzaam ondernemen 2006 beoordeeld, maar tevens een aantal duurzaamheidsinitiatieven van het afgelopen jaar in specifieke bedrijfssituaties onder de loep genomen. Voorbeelden hiervan vindt u in dit verslag en op onze website. Zo bevatten de drie themahoofdstukken van dit verslag bijvoorbeeld de terugkerende rubriek ‘Wat zeggen onze stakeholders?’.” Bron : MVO verslag 2007 – www.fortis.be

44


Vodaphone “Views from experts on key issues We continually challenge ourselves to set higher standards of transparency as well as improving our performance. As part of our efforts to improve transparency, we include in our CR Report unedited comments from recognised stakeholders on our performance in key areas. This year, we invited seven recognised stakeholders and experts to comment on some of the biggest challenges Vodafone faces: mobile phones, masts and health; climate change; privacy; supply chain; access to communications; content standards; and e-waste. The stakeholders and experts were chosen according to their area of expertise, the reputation of their organisation, their independence and the ability to provide constructive criticism. Each was asked to provide their views on the status of the issue, Vodafone’s current approach and expectations for the future. Here we include their unedited comments.” Bron: Vodaphone CSR Report 2007 – www.vodaphone.com

Sony a stakeholders voice “Solving the Climate Change Issue Climate change is having a negative impact around the world. The latest scientific findings urge the world community to reduce greenhouse gas emissions as quickly as possible. We must act now, as delay is not an option. The WWF believes that companies have a special responsibility to fight climate change. The WWF Climate Savers Programme is designed to encourage companies to be proactive and ambitious in reducing their carbon footprint. By joining the program in 2006, Sony has taken responsibility to do its share in helping to solve the climate change problem. The two partners agreed that Sony would reduce the CO2 emissions caused by its business operations, and will gain leadership in energy efficiency for its main product lines. In fact, using Sony products causes more CO2 emissions than the production process itself, as these products need electricity. The WWF believes that Sony’s commitment to be world-class in developing energy efficient products illustrates how companies can help consumers reduce the consumption of electricity. The WWF and Sony are now working together to monitor and measure the progress with respect to their agreed targets. Oliver Rapf, Head Business & Industry Engagement, Climate Change Programme, WWF International” Bron: Sony CSR Report 2007 – www.sony.com

Praktijkgids

45

B. Verwachtingen van de beleggers Beleggers tonen steeds meer belangstelling voor het beleid inzake duurzame ontwikkeling. Tot voor enkele jaren lazen alleen de specialisten op het vlak van ethische fondsen (of maatschappelijk verantwoorde beleggingen) aandachtig de niet-financiële verslagen van ondernemingen, maar nu geeft de hele financiële gemeenschap uiting aan haar verwachtingen op dit vlak. Dit fenomeen is de auteurs van MVO-verslagen niet ontgaan. Zij vragen zich actief af op welke manier zij hun niet-financiële informatie (die niet altijd in cijfers is uit te drukken) het best kunnen meedelen aan de financiële analisten. Sommige ondernemingen nemen deze experts op in het begeleidings- en evaluatiecomité voor hun verslagen, zoals we in het voorgaande hoofdstuk al zeiden. Er worden ook talloze studies uitgevoerd om na te gaan welke specifieke verwachtingen dit ‘nieuwe’ lezerspubliek heeft. We pikten er eentje uit34 die in 2006 werd uitgevoerd door SustainAbility, Standard & Poor’s35 en het Programma van de Verenigde Naties voor het Milieu. De studie gaat uit van het almaar courantere idee dat duurzame ontwikkeling deel kan (moet) uitmaken van de mededingingsstrategie van een onderneming en dat een MVO-beleid, waar dit het geval is, niet zozeer een antwoord biedt op bepaalde risico’s, maar veeleer kansen creëert op het vlak van waarden, innovatie en markt. Dit standpunt is van essentieel belang voor beleggers. De studie heeft dus onderzocht of deze nieuwe dimensie duidelijk tot uiting komt in de verslagen. Bovendien peilde zij naar de verwachtingen van de financiële analisten. De studie komt onder meer tot het besluit dat de het van primordiaal belang is dat de financiële markten positief staan tegenover de niet-financiële informatie en dat ze de kwaliteit ervan kritisch benaderen. De studie vat de voornaamste verwachtingen van de beleggers samen in de volgende zes punten: • een tijdshorizon op langere termijn (meer dan 12 maanden), • pertinente brutogegevens, die op een consequente manier in de tijd worden weergegeven en die minstens op sectorniveau kunnen worden vergeleken, • beknopte en precieze toelichting bij de materialiteit van de uitdagingen vanuit financieel oogpunt, • informatie over het proces om risico’s te identificeren en te beheren, • vermelding van doelstellingen op lange termijn, • precieze toelichting bij de prestaties uit het verleden. Tot slot is het ook interessant om vast te stellen dat een duurzaamheidsverslag tot vóór enkele jaren later werd gepubliceerd dan het financieel verslag. Momenteel worden beide verslagen vaak gelijktijdig gepubliceerd, wat betekent dat het duurzaamheidsverslag steeds sneller na het afsluiten van het boekjaar verschijnt. Bovendien wordt er alsmaar vaker tussen twee verslagen in bijkomende financiële en niet-financiële informatie verspreid, vaak via de website. We hopen dat deze trend geen afbreuk zal doen aan de kwaliteit van de verslagen en aan de langetermijnvisie die kenmerkend is voor duurzame ontwikkeling.

34 35

46

Tomorrow’s Value : the Global Reporters Survey of Corporate Sustainability Reporting – 2006 - SustainAbility Bureau gespecialiseerd in het verstrekken van analysegegevens voor financiële markten. www.standardandpoors.com


VIII. Rol van het verslag binnen het algemene communicatiebeleid Het is onze bedoeling om alle vragen te behandelen in verband met de totstandkoming en de publicatie van een duurzaamheidsverslag, liefst in min of meer chronologische volgorde. We begonnen dit tweede deel van de gids met de vraag of een verslag al dan niet nodig is. Het lijkt dan ook logisch om te besluiten met de vragen over de verspreiding van het verslag en de rol die het speelt binnen het algemene communicatiebeleid van een onderneming. We herhalen eerst enkele basisprincipes die we tot hier toe uitwerkten: • een verslag is een instrument en geen doel op zich, • een verslag is geen star marketinginstrument maar een middel om te communiceren met de stakeholders, • een verslag kadert binnen de algemene MVO-strategie, inclusief de dialoog met de stakeholders, • een verslag is op zich geen waarborg voor transparantie, • communicatie, dialoog en transparantie kunnen op andere manieren dan via een verslag tot stand worden gebracht.

A. Overige gebruikte communicatiemiddelen Zoals we al zeiden, is de website van een onderneming het meest gebruikte communicatiemiddel als aanvulling bij het verslag. Hoewel websites tot voor enkele jaren slechts een downloadbare elektronische versie bevatten van de publicatie, naast een algemene beschrijving van het beleid van de onderneming, zijn de meeste websites nu bijzonder uitgebreid en interactief van opzet. Sommige multinationals hebben zelfs een specifieke website die helemaal aan hun MVO-beleid gewijd is. Op deze websites vinden we bijvoorbeeld het volgende terug: • het verslag in een interactief formaat, met de mogelijkheid om een eigen downloadbaar document samen te stellen met uitsluitend de elementen die u interessant vindt, • toegang tot een reeks variabelen uit het verslag, waaronder het type stakeholder dat het verslag raadpleegt; • beschrijving van de beleidsstrategieën en procedures die in het verslag slechts even vermeld worden, • case studies, gerangschikt per land, per type, per uitdaging, ... • cijfergegevens die regelmatig worden geüpdatet, • commentaren van de stakeholders, ...

Praktijkgids

47

Fortis “Het beheren van sociale en milieurisico’s Een verantwoorde groei vereist zorgvuldig opgestelde, effectieve processen voor risicobeheer, bestuur en compliance. Bij Fortis zijn wij ervan overtuigd dat, mits professioneel en proactief gemanaged, deze processen ook echt kunnen helpen de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en ons in staat stellen evenwichtigere beslissingen te nemen op basis van goede informatie. (...) Als onderdeel van deze procedures hebben we een aantal beleidsregels ontwikkeld voor het beheersen van de sociale en milieurisico’s waarmee wij te maken krijgen in onze relatie met de klant. Deze beleidsdocumenten zijn na te lezen op fortis.nl/duurzaamheid.” Bron : MVO verslag 2007 – www.fortis.be

Vodaphone CR dialogues “Each of our CR Dialogues explores a key emerging CR issue in depth. The Dialogues include several key elements: • focus groups for experts and key opinion formers, • independent research commissioned by Vodafone, • dialogue papers outlining the findings of this research and engagement, designed to stimulate further debate on the issue. Our latest stakeholder events focused on privacy, climate change and emerging markets. We have published three Dialogue papers to date on: • assurance of CR reporting • stakeholder engagement • economic empowerment through mobile These papers are available on our website at www.vodafone.com/responsibility/dialogues. Further information: www.vodafone.com/responsibility/ourapproach • CR strategy • Business principles • Embedding CR • Policies Further information: www.vodafone.com/responsibility/access • Socio-economic impact research impact • Africa: the impact of mobile phones – full report • Economic empowerment through mobile – full report • Impact of mobile in healthcare – full report • M-PESA • Cash value-added www.vodafone.co.uk/disabilityservices - www.vodafone.es/accesible” Bron: Vodaphone CSR report 2007 – www.vodaphone.com

48


Unilever “Web links • Our nutrition policy and approach • Nutrition Enhancement Programme • Choices • Food and Beverage Marketing Principles • Unilever Food and Health Research Institute • Working with others – UNICEF, the World Food Programme, Partnership for Child Nutrition, Micronutrient Initiative, World Heart Federation, GAIN (...) • Eco-efficiency projects • Case studies and performance data (...) • Environmental management system • Detailed eco-efficiency KPI data and targets • Environmental issues” Bron : Unilever Sustainable Development Report 2006 – www.unilever.com

Nu en dan zien nieuwe initiatieven het licht, zoals de verspreiding van elektronische newsletters om de stakeholders die dit wensen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen met betrekking tot de uitdagingen die al dan niet in het verslag aan bod kwamen. Dit zien we bijvoorbeeld bij Coca-Cola Belgium Luxemburg. Naast het gebruik van de klassieke media wordt ook een beroep gedaan op panels van stakeholders of andere vormen van interactieve dialoog om de verslagen te ondersteunen. Wanneer al deze middelen worden ingezet, moeten de stakeholders uiteraard van hun bestaan op de hoogte worden gebracht.

Praktijkgids

49

B. Verspreiding van het verslag en verzamelen van reacties Op dit punt moeten we een onderscheid maken tussen de interne en de externe communicatie. De interne communicatie varieert zeer sterk van bedrijf tot bedrijf. Sommige ondernemingen kiezen ervoor om actief te communiceren met het voltallige personeel door middel van rechtstreekse versturing (vrij dure methode), via interne newsletters of via het intranet. Andere ondernemingen brengen alleen de directieleden en de afdelingshoofden op de hoogte. Er bestaan terzake geen regels. Ook voor de externe stakeholders variëren de gebruikte methoden. Hieronder volgen enkele voorbeelden: • In een B2B-omgeving kan het verslag rechtstreeks worden toegestuurd aan de grootste klanten. Het kan ook als bijlage bij een offerte worden gevoegd, wanneer een klant waarborgen eist op het vlak van MVO. • De consumenten kunnen worden geïnformeerd via de media of eventueel via de verpakking van de producten. Zij vormen een moeilijk te bereiken doelgroep. Over het algemeen geven ondernemingen de voorkeur aan zeer gerichte informatie (Colruyt is op dit punt een interessant voorbeeld: het stelt geen verslag op maar informeert zijn klanten via ‘huis-aan-huismagazines’, informatie in de winkels, de media, ...). • Ook aan de omwonenden en de lokale overheden kan het verslag persoonlijk worden toegestuurd. • De eerste pagina van de website van de onderneming bevat over het algemeen een link naar het verslag, waarmee proactieve doelgroepen zoals kandidaten voor een vacature kunnen worden bereikt. Binnen een geglobaliseerde economie is het voor ondernemingen moeilijk om al hun strategische stakeholders te identificeren, vooral wanneer het om de ngo-sector gaat. Dit probleem is vaak het voorwerp van een volwaardig proces dat voorafgaat aan de actieve dialoog met de externe actoren. Er bestaan websites gewijd aan duurzame ontwikkeling waarop ondernemingen al dan niet tegen betaling de publicatie van hun verslag kunnen aankondigen. Deze website bevat over het algemeen links naar de informatie uit verschillende elektronische newsletters. De meest volledige op dit vlak is CorporateRegister.com. De meeste gepubliceerde verslagen worden hierop vermeld, inclusief die van Belgische ondernemingen. Zodra het verslag is verspreid en aangekondigd, moeten de stakeholders de kans krijgen om op de inhoud te reageren. Zoals we hierboven al zagen, kan dit op verschillende in meerdere of mindere mate georganiseerde en interactieve manieren. We merken op dat bijna alle verslagen momenteel verwijzen naar websites of e-mailadressen waar reacties naartoe kunnen worden gestuurd. Sommige verslagen bevatten zelfs een formulier voor wie wil reageren. We merken op dat ondernemingen het gebrek aan proactiviteit van de stakeholders na de publicatie van hun verslag, ondanks al deze inspanningen, over het algemeen betreuren. We mogen echter niet vergeten dat ook de stakeholders een leerproces doormaken met betrekking tot de ontwikkeling van de duurzaamheidsverslagen. Het lezen van de verslagen is nog geen automatisme geworden, net zomin als het feit om erop te reageren. Het is een utopie te denken dat het nationale kantoor van een ngo over een dienst beschikt die zich uitsluitend bezighoudt met het lezen en beantwoorden van dergelijke verslagen. Zij hebben daar de tijd noch de middelen voor. Een proactieve aanpak vanwege de ondernemingen blijft noodzakelijk.

50


Dexia: voortzetten van de dialoog “Beoordelingsvragenlijst We hebben uw hulp nodig om beter rekening te kunnen houden met uw bekommernissen en verzoeken u dan ook vriendelijk ons deze vragenlijst terug te bezorgen. 1) Heeft dit verslag u geholpen om een beter inzicht te verwerven in de aard en de betekenis van de acties van Dexia inzake duurzame ontwikkeling? ❏ Zeer zeker ❏ veeleer wel ❏ Veeleer niet ❏ Helemaal niet 2) Welk van de volgende thema’s lijkt u het nuttigst om meer inzicht te verwerven in de acties die Dexia voert? Heel nuttig

Nuttig

Niet zo nuttig

Helemaal niet nuttig

Verbintenissen van Dexia Organisatie van Dexia Strategie inzake duurzame ontwikkeling Prestaties Deontologie en compliance Corporate governance Financiering publieke sector Maatschappelijk verantwoord beleggen Retailbank en verzekeringen Humanresourcesmanagement en sociale dialoog Directe milieuverantwoordelijkheid Partnerschappen en verbintenissen Mecenaat 3) Op welke pijler en op welk thema moet Dexia volgens u de nadruk leggen om zijn betrokkenheid op het vlak van duurzame ontwikkeling te kunnen doortrekken? 4) ) Hoe hebt u het Verslag duurzame ontwikkeling van Dexia geraadpleegd? ❏ Online ❏ Op cd-rom ❏ Op papier 5) Bent u tevreden over het aangeboden formaat (cd-rom of online)? ❏ Ja ❏ Nee Indien nee, verduidelijk waarom: Opmerkingen, tips, suggesties:” Bron: Dexia Verslag Duurzame Ontwikkeling 2006 – www.dexia.com

Praktijkgids

51

IX. Besluit Op het vlak van de duurzaamheidsverslagen zijn er meer vragen en mogelijkheden voor verbetering dan antwoorden en zekerheden. De ontwikkeling en het gebruik van een internationaal framework zoals het GRI3 vormt echter een grote stap voorwaarts en een kostbaar hulpmiddel voor de ondernemingen. Gezien het grote aantal vraagtekens en de vele verschillende opties waarvoor kan worden gekozen, lijkt dit proces alleen voor de grote ondernemingen een haalbare kaart. De voorbeelden die we voor deze gids kozen, lijken deze indruk nog te versterken. Bepaalde trends die we momenteel waarnemen, laten evenwel vermoeden dat er in de toekomst kortere en preciezere verslagen zullen worden opgesteld. Het materialiteitsprincipe biedt de ondernemingen de kans om te focussen op een aantal sleutelelementen en de opstelling te voorkomen van encyclopedische verslagen die slechts weinige mensen lezen en begrijpen. We evolueren duidelijk in de richting van meer kwaliteit en minder kwantiteit. Anderzijds stelt de ontwikkeling van sectorale supplementen in het kader van de GRI3-normen de ondernemingen in staat om de uitdagingen die hen werkelijk aanbelangen, beter af te bakenen. We merken overigens op dat deze internationale standaard zich ook buigt over het verslaggevingsproces in kmo’s, zodat er hopelijk ook vereenvoudigde richtlijnen zullen verschijnen. We herinneren er echter aan dat andere en misschien beter aangepaste middelen hen in staat stellen om te communiceren over hun maatschappelijk engagement. Afgezien van alle mogelijkheden en opties die ter beschikking staan van de ondernemingen bij de opstelling en verspreiding van hun verslag, lijkt het ons toch belangrijk om stil te staan bij de vragen en elementaire vereisten voor de opstelling van een kwalitatief verslag. Deze zullen namelijk de algemene MVO-strategie en de dialoog met de stakeholders ten goede komen, zelfs indien deze niet of nog niet uitmonden in de opstelling van een dergelijk verslag. Daarom besluiten wij deze gids met een samenvattend schema met de basisvereisten en te vermijden valkuilen.

52


Praktijkgids

53

DEEL 3

Overzicht van de basisvereisten opstelling van een verslag

54

Fase

Basisvereisten

Beslissing om een verslag op te stellen

• • • •

Afbakening van de reikwijdte van het rapport

• De behoefte voor communicatie op lokaal niveau nagaan • Effecten op economisch- , sociaal- en milieuvlak in kaart brengen en hun gewicht op internationaal, nationaal of lokaal niveau evalueren • Mate van invloed en controle van het bedrijf op de onderaannemers en leveranciers bepalen om te evalueren of deze al dan niet moeten opgenomen worden

Keuze van de inhoud

• Materiële uitdagingen bepalen aan de hand van input van stakeholders en verduidelijken van de houding en engagementen van het bedrijf over deze onderwerpen • Opnemen van kwantitatieve doelstellingen op lange termijn en periodieke opvolging hiervan • Niet-gehaalde doelstellingen en dilemma’s aanhalen en uitleggen • Procedure voor de raadpleging van de stakeholders uitleggen en de impact van hun opmerkingen over mogelijke verbeteringen van het rapport en de MVO-strategie in het algemeen aangeven • Een evaluatie van de impact van de goederen en diensten opnemen • Een objectieve methode bepalen voor de keuze van praktijkvoorbeelden, rekening houdend met representativiteit, doeltreffendheid, geografische spreiding,...

Certificering van het rapport

• Aangepaste methode voor controle kiezen (extern comité, auditbureau, ...) • Reikwijdte van de certificering bepalen

Communicatie van het rapport

• Per doelgroep een communicatiestrategie bepalen • Website gebruiken als aanvulling van het rapport • Mogelijkheden voor een ingekorte versie van het rapport in beschouwing nemen • Methode voor raadpleging van de stakeholders en mogelijkheden om reacties te verzamelen inbouwen


Bepalen welke doelgroepen men wil bereiken Bepalen wat men wil communiceren Bepalen waarom men wil communiceren De methode en middelen uitkiezen die het best beantwoorden aan deze drie vragen

voor de stapsgewijze Te vermijden valkuilen

• Een rapport opstellen voor stakeholders die het rapport waarschijnlijk niet lezen (buurt, consumenten, personeelsleden,...) terwijl andere methodes bestaan die beter op hen zijn afgestemd (opendeurdagen, interne postercampagne,...) • Zich beperken tot 1 enkel communicatiemiddel

• Lokale aspecten en lokale stakeholders verwaarlozen • Geen informatie verstrekken over de werkomstandigheden bij onderaannemers indien een groot deel van de productie daar plaatsvindt • Strategische beleidslijnen en berekeningsmethodes van indicatoren niet op elkaar afstemmen wanneer er globale en lokale rapporten worden gepubliceerd

• Enkel de positieve resultaten aanhalen • Niet-materiële aspecten uitwerken ten koste van (de bespreking van) essentiële uitdagingen • Impact van producten en diensten onderschatten/verwaarlozen • Geen opvolging van engagementen op lange termijn voorzien • Enkel de unilaterale visie van het bedrijf presenteren • Niet antwoorden op de reacties van stakeholders • Een langdradig en ingewikkeld rapport opstellen in plaats van gebruik te maken van complementaire communicatiemiddelen zoals de website

• Geen enkele externe opinie over rapport inwinnen

• • • •

Niet bevorderen van de inzameling van (reacties en) commentaren Onvoldoende aandacht voor interne communicatie rond het rapport Eenzelfde communicatiestijl hanteren voor alle stakeholders Redactie en publicatie van rapport bespoedigen ten koste van kwaliteit van de informatie

Praktijkgids

55

56


DANKWOORD We danken alle ondernemingen die hun medewerking hebben verleend aan de werkgroep die zich boog over de uitdagingen in verband met duurzaamheidsverslagen en die ons in staat hebben gesteld om dit verslag op te stellen op basis van concrete gegevens. Uw opmerkingen, vragen en commentaren waren een belangrijke bron van inspiratie en een waardevolle hulp bij dit werk.

DE ONDERNEMINGEN Axa Bekaert Belgacom Groep Coca-Cola Belgium Luxemburg Deloitte Ernst & Young Fortis Janssen Pharmaceutica KBC Groep Nashuatec PWC Randstad Solvay Groep Umicore

Verder danken we ook CSR Europe, het Verbond van Belgische Ondernemingen, Vigeo en het Instituut der Bedrijfsrevisoren die ons bijkomende informatie hebben verschaft over welbepaalde sleutelaspecten.

Praktijkgids

57

Colofon: Business & Society Belgium, Stuiversstraat 8, 1000 Brussel Redactie: Brigitte Hudlot Creatie: Comm’sa, Gent Druk: Drukkerij SintJoris, Merendree Verantwoordelijke uitgever: Géry de Pierpont, Stuiversstraat 8, 1000 Brussel Mei 2008

58


P

Praktijkgids

59

Business & Society Belgium Ondernemen met zorg voor mens en milieu Business & Society Belgium is een netwerk van én inspiratiebron voor bedrijven en bedrijfsverenigingen die maatschappelijk verantwoord ondernemen in hun beleid en in hun activiteiten willen integreren. Business & Society Belgium wil dit integratie- en veranderingsproces aanmoedigen én ondersteunen. Leden (april 2008) Ahlers Alpro AXA Axima Services Baxter BECI (UEB - CCIB) Belgacom Care Cera Citibank Belgium Coca-Cola Belgium-Luxembourg Cofinimmo Deloitte Delta Lloyd De Post Dexia Ecover Belgium Electrabel Ernst & Young Fortis ING Janssen Pharmaceutica Johnson & Johnson Europe KBC Levi Strauss Europe Manpower Belgium Microsoft Belgium Mobistar Nashuatec Nationale Loterij Nike Novartis Pharma PricewaterhouseCoopers Randstad Belgium Reynaers Aluminium Scripta SD WORX Securex Siemens

Contact Rue des sols 8 Stuiversstraat Bruxelles 1000 Brussel Tel : +32 2 515 09 75 Fax : +32 2 515 09 76 www.businessandsociety.be

Sodexo Solvay State Street Suez Tractebel TNT Express Umicore UWE (Union Wallonne des Entreprises) VBO (Verbond van Belgische Ondernemingen) Voka Vlaams Economisch Verbond Met de steun van de Stichting van de Onderneming en van de


Nationale Bank van België

Duurzaamheidsverslagen Praktijkgids

Recommend Documents