GEZINSBOND vzw
DRAAIBOEK VOOR PLAATSELIJKE BESTUURSVERKIEZINGEN 2010-2011
Vooraf De verkiezingen op plaatselijk vlak zullen plaatshebben tussen 15 oktober 2010 en 15 maart 2011. Deze tijdspanne van vijf maanden moet o.i. volstaan om in alle plaatselijke afdelingen het verkiezingsmoment op een zelfgekozen, gunstig moment te organiseren. Op hogere echelons (gewestelijke algemene vergadering, nationale algemene vergadering) is een minimale vertegenwoordiging (1/5) van ’jonge gezinnen’ en vrouwen of mannen (1/3) vereist. Tot die ‘jonge gezinnen’ behoren de bestuursleden die geboren zijn vanaf 1/1/1971 (art. 6 van de statuten en art. 82 huishoudelijk reglement). Het is belangrijk om hier aandacht aan te besteden bij de aanduiding van de afgevaardigden vanuit de afdeling voor de gewestelijke algemene vergadering. In dit draaiboek citeren we, waar het van pas komt, artikels uit het huishoudelijk reglement van de Gezinsbond vzw.
Kandidaatstelling Aan het uittredend afdelingsbestuur wordt een belangrijke zorg toevertrouwd. Het moet alle aangesloten leden van de afdeling tijdig en op een regelmatige wijze informeren over de mogelijkheid om bestuurslid te worden en over plaats, datum en uur van het verkiezingsmoment. U kan dit doen door een persoonlijke uitnodiging per brief, via mail, via een oproep in uw plaatselijk tijdschrift of plaatselijke nieuwsbrief, via jullie afdelingswebsite en/of via het bondsblad. De uittredende bestuursleden zijn herkiesbaar. Niets belet om op een voorafgaande bestuursvergadering met het uittredend bestuur af te spreken dat alle uittredende bestuursleden opnieuw kandidaat zijn, tenzij zij de voorzitter laten weten dat zij niet langer bestuurslid wensen te blijven. Dit is een pragmatische regel. Wat van belang is, is dat alle leden de kans krijgen zich binnen een redelijke termijn kandidaat te stellen om bestuurslid te worden. In een grote afdeling kan worden gevraagd dat de kandidaturen per brief of via mail worden ingediend.
1
Het is evident en bovendien statutair verplicht dat het gezin van een kandidaatbestuurslid lid moet zijn van de Gezinsbond. “Art. 12 Voorafgaand aan de verkiezingen nodigt het uittredend bestuur de leden schriftelijk uit zich kandidaat te stellen als bestuurslid. Tevens wordt aan alle aangesloten leden een schriftelijke uitnodiging voor de verkiezingen bekendgemaakt. Niet-leden kunnen zich geen kandidaat stellen voor enige bestuursfunctie. Art. 13 De verkiezing wordt georganiseerd door het uittredend bestuur. Dit dient het gewestbestuur minstens één maand voor de verkiezingen hiervan op de hoogte te brengen en om een waarnemer te verzoeken. Elk stemgerechtigd gezin van de afdeling mag het normale verloop van de verkiezingen controleren, en kan eventueel schriftelijk een gemotiveerde klacht indienen bij het gewestbestuur binnen de maand na de verkiezingen. Indien de verkiezingen niet regelmatig verlopen zijn, kan het gewestbestuur, na een onderzoek van de klachten binnen de zes maanden nieuwe verkiezingen uitschrijven.” Verkiezing U kan ervoor kiezen om alle kandidaat-bestuursleden effectief als bestuurslid aan te stellen. De afdeling kan dus: 1.
2.
ofwel een echte “verkiezing” organiseren, waarbij het aantal kandidaten hoger is dan het aantal plaatsen (dat door het uittredend bestuur zelf wordt vastgesteld, vermits geen enkel reglement oplegt hoeveel bestuursleden er maximaal in een afdeling mogen zijn). Bij die verkiezingen heeft elk lid (= elk gezin) één stem. Het aldus gekozen bestuur kan bijkomende bestuursleden coöpteren; ofwel op een algemene ledenvergadering (dit is een vergadering waarvoor een uitnodiging naar alle leden wordt verstuurd) de lijst opgeven van alle kandidaatbestuursleden (uittredenden die opnieuw kandidaat zijn en nieuwe kandidaten die zich spontaan hebben gemeld na de oproep of die rechtstreeks werden aangesproken). Indien er geen tegenspraak is, kunnen de bestuursleden op de vergadering bv. bij handgeklap worden aanvaard. Dit geldt in elk geval ook formeel als een verkiezing, vermits de leden die het wensen zich bij het bestuur konden aansluiten. Vanzelfsprekend kan het bestuur later nog bestuursleden opnemen.
De kans kan worden aangegrepen om een afdelingsactiviteit te organiseren ter gelegenheid van deze bestuursverkiezingen. “Art. 11 Het bestuur wordt gekozen door de leden van de afdeling. Elk bestuur is verkozen voor een periode van zes jaar of tot aan de volgende verkiezingen. … 2
Art. 14 Elk aangesloten gezin beschikt over één stem. Art. 16 Tijdens de lopende bestuursperiode kunnen nieuwe bestuursleden gecoöpteerd worden. Een kandidatuur tot coöptatie wordt op de agenda vermeld. Indien een bestuurslid bezwaar maakt bij een coöptatie wordt over die coöptatie op de eerstvolgende bestuursvergadering schriftelijk en geheim gestemd. Alle bestuursleden moeten voor deze stemming uitgenodigd worden en minstens de helft van de bestuursleden moet op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De kandidaat wordt verkozen met eenvoudige meerderheid van stemmen.”
Samenstelling van het bestuur a) Omtrent de plaatselijke bestuursleden zelf: Het bestuur moet uit minstens vier bestuursleden bestaan. Het is belangrijk dat ook jongeren behoren tot dit bestuur. Tot die “jonge gezinnen” behoren de bestuursleden die geboren zijn vanaf 1 januari 1971. Alle gezinnen moeten zich thuis voelen in de Gezinsbond. Om het pluralistisch karakter van de gezinsbeweging daadwerkelijk te realiseren en alle gezinnen, ongeacht de gezinstoestand, aan hun trekken te laten komen kan het bestuur best vertegenwoordigers hebben van de voornaamste levensbeschouwingen en van de diverse maatschappelijke groepen. b) Omtrent de taakverdeling in het bestuur: Het volledig samengesteld bestuur verdeelt de voorziene functies; daarbij kan het bestuur, vóór die aanduiding, stellen dat een aantal functies niet samengaan (“onverenigbaar zijn”). De afdeling kan bv. stellen dat de functies van secretaris en penningmeester niet samengaan. Volgens het huishoudelijk reglement van de Gezinsbond vzw zijn de functies van voorzitter, ondervoorzitter en secretaris onverenigbaar, en kunnen zij ook niet tot hetzelfde gezin behoren (man en vrouw). Indien er moet worden gestemd is de stemming geheim, omdat het over personen gaat. Minimaal wordt er een voorzitter aangeduid, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. Deze laatste functie mag gecumuleerd worden met ondervoorzitter of secretaris. Op dezelfde bestuursvergadering worden ook de niet verplichte functies toegewezen (zie ‘Je afdeling in een notendop’ en/of het formulier voor bestuurssamenstelling, beschikbaar vanaf september 2010). “Art. 10 De afdeling wordt geleid door een afdelingsbestuur dat uit ten minste vier personen dient te bestaan, waaronder een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. 3
Indien het bestuur niet voltallig is, pogen de bestuursleden dat binnen de zes maanden te verhelpen. Zodra deze periode voorbij kan het gewestbestuur alle noodzakelijke maatregelen nemen. Het gewestbestuur hoort de betrokkenen alvorens een beslissing te nemen. Art. 11 Het bestuur wordt gekozen door de leden van de afdeling. Elk bestuur is verkozen voor een periode van zes jaar of tot aan de volgende verkiezingen. Alle mandaten vervallen bij de verkiezing van het nieuwe bestuur. Ook alle mandaten buiten de Gezinsbond, namens de Gezinsbond uitgeoefend, worden bij deze gelegenheid ter beschikking van de vereniging gesteld. Art. 15 Een evenwichtige verdeling van de bestuursleden over de verschillende generaties en tussen de beide geslachten is wenselijk.”
Het gewest moet toezien op de verkiezingen Het gewestbestuur moet tijdig een exemplaar ontvangen: * van de uitnodiging aan de leden waarin hen wordt medegedeeld dat zij zich kandidaat kunnen stellen voor het bestuur; * van de aankondiging of de uitnodiging aan de leden van het verkiezingsmoment als dusdanig, ofwel van de vergadering waarop het totale bestuur zal worden voorgesteld en bevestigd. Let wel, dit dient tijdig te gebeuren, d.w.z. minstens één maand vóór het verkiezingsmoment.
Financiële verplichtingen Eenmaal het bestuur gevormd is vragen we u nadrukkelijk rekening te houden met de richtlijnen voor het beheer van de afdelingsfinancies conform de vzw-wetgeving.
“Art. 120 Elke afdeling moet beschikken over een eigen rekening op naam van “Gezinsbond vzw - naam afdeling”, waarop de geldelijke middelen van de plaatselijke afdeling gestort worden. De handtekening komt toe aan minstens twee bestuursleden uit verschillende gezinnen. Eén handtekening komt toe aan de penningmeester. De machtiging voor het openen, wijzigen en sluiten van die rekening wordt verleend door twee leden van de raad van bestuur van de Gezinsbond. Alle bijkomende rekeningen moeten op dezelfde wijze geopend en beheerd worden.
4
Art. 121 Het afdelingsbestuur beslist tot welk bedrag elk afzonderlijk kan tekenen en wanneer twee handtekeningen vereist zijn. Art. 122 De penningmeester houdt de boekhouding bij en gaat na of de inkomsten en uitgaven conform zijn aan de genomen beslissingen van het bestuur. Hij rapporteert regelmatig aan het afdelingsbestuur over de stand van de geldelijke middelen en over het financiële verloop van de activiteiten die de afdeling ontwikkelt. Minstens éénmaal per jaar geeft hij een volledig kasoverzicht. Art. 123 Minstens éénmaal per jaar verifieert de voorzitter de boekhoudkundige documenten en tekent ze af.”
Verplichting van het afdelingsbestuur t.o.v. het gewest Het gewest heeft een belangrijke coördinerende en controlerende functie. Om deze te kunnen uitoefenen moet de afdeling het moment van verkiezing en functieverdeling tijdig laten weten en om een waarnemer verzoeken.
“Art. 13 De verkiezing wordt georganiseerd door het uittredend bestuur. Dit dient het gewestbestuur minstens één maand voor de verkiezingen hiervan op de hoogte te brengen en om een waarnemer te verzoeken. Elk stemgerechtigd gezin van de afdeling mag het normale verloop van de verkiezingen controleren, en kan eventueel schriftelijk een gemotiveerde klacht indienen bij het gewestbestuur binnen de maand na de verkiezingen. Indien de verkiezingen niet regelmatig verlopen zijn, kan het gewestbestuur, na een onderzoek van de klachten binnen de zes maanden nieuwe verkiezingen uitschrijven. Art. 20 Het afdelingsbestuur verdeelt bij geheime stemming onder zijn leden de functies van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester en vertegenwoordiger(s) in de gewestelijke algemene vergadering. De eerste drie functies zijn niet met elkaar cumuleerbaar en mogen niet binnen één gezin verenigd worden. Ieder bestuurslid kan zich kandidaat stellen voor een functie. Bij de functieverdeling wordt om een waarnemer van het gewestbestuur verzocht.”
5
Mededeling van de bestuurssamenstelling aan het gewest en aan het centrum De plaatselijke afdelingen moeten de nieuwe samenstelling van het bestuur aan het gewest en aan het centrum meedelen ten laatste op 16 maart 2011. Deze datum is een “uiterste” datum en zowel het gewest als het centrum zouden het ten zeerste op prijs stellen onmiddellijk na de verkiezingen de ingevulde formulieren, per brief of via mail van de secretaris (of bij ontstentenis de voorzitter), te ontvangen.
Afgevaardigden van de afdelingen in de gewestelijke algemene vergadering Ofschoon de verkiezingen op gewestelijk vlak later aan bod komen (tussen 15 april en 15 juni 2011) willen wij de afdelingen toch reeds attent maken op schikkingen die samen met de plaatselijke verkiezingen moeten worden genomen. De afdelingen moeten immers hun afgevaardigden in de gewestelijke algemene vergadering aanduiden. Het juiste aantal gewestelijke vertegenwoordigers per afdeling wordt bepaald door het ledenaantal op 30 juni 2010 zoals het in het centrum geregistreerd is. Dit aantal wordt tijdig medegedeeld aan het gewest.
“Art. 31 Iedere afdeling heeft recht op één vertegenwoordiger voor de gewestelijke algemene vergadering per begonnen schijf van 500 leden. Een lagere schijf kan in het gewestelijk huishoudelijk reglement worden bepaald. Elke aanwezige vertegenwoordiger beschikt over één stem. Art. 32 De gewestelijke algemene vergadering kan op voorstel van een afdeling, van een rechtstreeks verkozen lid van de gewestelijke algemene vergadering of van de algemene vergadering van de Gezinsbond of van een lid van de raad van bestuur, tot 1/5 van het aantal stemgerechtigde leden coöpteren.”
Het afdelingsbestuur dient vóór 16 maart 2011, naam en adres van de afgevaardigden in de gewestelijke algemene vergadering aan het gewestelijk secretariaat door te geven.
_________________________
6
