Draaiboek UNICEF Loop
Voorwoord Dit draaiboek is geschreven voor iedereen die een UNICEF Loop organiseert. Het is een leidraad én u vindt hierin tevens handige tips en adviezen die u van dienst kunnen zijn. De organisatie van een UNICEF Loop is voor iedere school anders, afhankelijk van het aantal deelnemers en de grootte van het parcours. Dit hangt tevens af van de tijd die u heeft voor de organisatie. Omdat wij ons bewust zijn van het feit dat vooral leerkrachten veel werk en weinig tijd hebben, vindt u verderop in het draaiboek suggesties hoe een loop eenvoudig te organiseren.
Tot slot in het kort waarom lopen voor UNICEF zo leuk is: 1. De UNICEF Loop is een actie vóór en dóór kinderen 2. De UNICEF Loop is een educatieve activiteit 3. De deelnemers dragen bij aan een betere leefwereld voor kinderen 4. De opbrengst geeft directe financiële steun aan UNICEF-programma’s 5. De UNICEF Loop stimuleert de solidariteit onder kinderen 6. De UNICEF Loop genereert goede publiciteit voor de school én voor UNICEF 7. De UNICEF Loop heeft een projectmatig karakter 8. Het sponsorsysteem werkt motiverend 9. De UNICEF Loop heeft een jonge, sportieve en vooral positieve uitstraling
Wij wensen u veel plezier met de organisatie van de UNICEF Loop!
inhoud 1
Algemene informatie over UNICEF 1.1 UNICEF, wereldwijd in actie voor kinderen 1.2 UNICEF Nederland
1 1 2
2
De UNICEF Loop
3
3
Organisatie UNICEF Loop algemeen 3.1 Materialen 3.2 De organisatie 3.2.1 Coördinator 3.2.2 Werkgroep 3.3 Taakverdeling
4 4 4 4 4 4
4
Activiteiten vóór de loopactie 4.1 Gemeente 4.2 Politie 4.3 Parcours 4.4 EHBO 4.5 Aanvragen gastlessen 4.6 Bestellen gratis materialen 4.7 Benaderen van vrijwilligers 4.8 Benaderen van een (plaatselijk) bekend artiest (optioneel) 4.9 Samenwerking met bedrijven 4.10 Behandelen van de voorlichtingsmaterialen in de les 4.11 Inlichten van de ouders van de kinderen 4.12 Promoten UNICEF Loop op school en pers 4.13 Registratie deelnemers en uitdelen sponsorenvelop 4.14 Sponsors zoeken
5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 9
5
Activiteiten tijdens de loop 5.1 Voorbereidingen 5.2 Start 5.3 Finish 5.4 Andere activiteiten
10 10 10 11 11
6
Activiteiten na de loopactie 6.1 Het parcours 6.2 Het telsysteem 6.3 Geld ophalen bij de sponsors 6.4 Overmaken van de gelden aan UNICEF Nederland 6.5 Actieherinnering 6.6 UNICEF berichten
12 12 12 12 12 13 13
7
Varianten van de UNICEF Loop 7.1 Lopen op eigen terrein (tijdens gymles of sportdag) 7.2 Skeeleren in plaats van lopen 7.3 De Kabouterloop
14 14 14 14
8
Tot slot
15
Bijlage BIJLAGE I
OVERZICHT BESTELLIJST MATERIALEN
16
BIJLAGE II
VOORBEELDBRIEF GEMEENTE
18
BIJLAGE III
VOORBEELD STAPPENPLAN VOOR BEDRIJFSBENADERING
19
BIJLAGE IV
VOORBEELDBRIEF OUDERS
20
BIJLAGE V
VOORBEELD PERSBERICHT
21
BIJLAGE VI
POLIS ONGEVALLENVERZEKERING
22
BIJLAGE VII
VOORBEELD BEMENSING
25
BIJLAGE VIII
INSTRUCTIES EN TIPS VOOR HET UITZETTEN VAN DE ROUTE
26
BIJLAGE IX
KABOUTERLOOP
27
BIJLAGE X
VOORBEELD PLANNING UNICEF LOOP
29
1. Algemene informatie over UNICEF Op 11 december 1946 is UNICEF opgericht. De nood onder kinderen in Europa was vlak na de Tweede Wereldoorlog groot. Delen van Europa lagen in puin en er was een groot tekort aan de eerste levensbehoeften. De Verenigde Naties besloten een speciaal noodfonds voor kinderen op te richten: UNICEF, United Nations International Children’s Emergency Fund. Na de wederopbouw van Europa zou UNICEF worden opgeheven, maar hier is uiteindelijk van afgeweken. Tijdens een vergadering van de VN werd door, voornamelijk Aziatische, afgevaardigden erop gewezen dat wereldwijd kinderen onder moeilijke omstandigheden moeten zien te overleven. De hulp van UNICEF was dus nog hard nodig. De afkorting UNICEF is blijven bestaan, maar staat sinds 1953 voor United Nations Children’s Fund.
1.1
UNICEF, wereldwijd in actie voor kinderen
Het UNICEF-hoofdkantoor is gevestigd in New York; het Europese hoofdkantoor in Genève. UNICEF streeft naar een betere wereld voor álle kinderen. Ruim 65 jaar na oprichting steunt de kinderrechtenorganisatie in circa 155 landen programma’s op gebied van gezondheidszorg, onderwijs, voeding, veilig drinkwater, hygiëne en zorg voor kinderen die opgroeien in extra moeilijke omstandigheden, bijvoorbeeld door oorlog of aids. Bij de uitvoering van programma’s werkt UNICEF nooit zelfstandig, maar altijd in samenwerking met de plaatselijke bevolking en regering. Dit voorkomt dat er een te grote afstand ontstaat tussen beide partijen.
Om de programma’s te kunnen verwezenlijken zijn er Nationale Comités opgericht. De Nationale Comités van UNICEF zijn gevestigd in 36 geïndustrialiseerde landen, waaronder Nederland. De comités zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering van de programma’s, maar zijn belangrijk voor fondsenwerving onder particulieren en bedrijven. Daarnaast is informatieoverdracht aan westerse landen een van hun taken. UNICEF is immers afhankelijk van de betrokkenheid en de vrijwillige bijdragen van regeringen, bedrijven, particulieren en andere instellingen.
1
1.2 UNICEF Nederland In Nederland is in 1955 het Nederlands UNICEF Comité opgericht. UNICEF Nederland financiert geen programma’s in Nederland, maar komt wel op voor de rechten van groepen kinderen in Nederland die op een of andere manier in de verdrukking komen. Zo is UNICEF Nederland bijvoorbeeld mede-oprichter van het Kinderrechtencollectief, dat de Nederlandse regering op het gebied van kinderrechten kritisch volgt.
Op het hoofdkantoor in Voorburg zijn ruim 85 betaalde krachten werkzaam en door heel Nederland werken ongeveer 2.500 vrijwilligers. De vrijwilligers geven (gast)lessen op scholen, onderhouden contacten met lokale en regionale media, organiseren UNICEF Lopen en andere evenementen en verkopen kaarten en andere artikelen. Zij zijn zeer belangrijk voor het succes van UNICEF.
2
2. De UNICEF Loop Sinds begin jaren ’70 organiseert UNICEF samen met basisscholen door het hele land de UNICEF Loop. Onder het motto “Wij lopen voor kinderrechten” is de UNICEF Loop uitgegroeid tot een echte traditie, waarmee de afgelopen jaren honderdduizenden schoolkinderen uit heel Nederland vele miljoenen euro’s bij elkaar hebben gelopen. De kinderen laten zich voor de loop sponsoren door ouders, familie, buren en kennissen. De opbrengst gaat ieder jaar naar een ander programma.
De UNICEF Loop is een succesvol, sportief en educatief evenement vóór en dóór kinderen. Het is een jaarlijks terugkerend evenement; een sponsorloop waarbij de opbrengst naar UNICEF gaat. De lopen worden door volwassenen (met name scholen en vrijwilligers) georganiseerd en vinden in de periode maart tot en met oktober plaats verspreid over het gehele land. Het doel van de UNICEF Loop is tweeledig: fondsenwerven (sponsorloop) en informeren (educatieve materialen en gastlessen).
De UNICEF Loop kan zelfstandig door basisscholen georganiseerd worden, maar men kan er ook voor kiezen om samen te werken met UNICEF vrijwilligers of meerdere scholen uit dezelfde gemeente of plaats.
3
3. Organisatie UNICEF Loop algemeen 3.1
Materialen
Voor de UNICEF Loop zijn speciale materialen ontwikkeld die de organisatie van de loop vergemakkelijken. De materialen zijn in te delen in drie categorieën en te bestellen via de website www.unicefenjij.nu: 1. Actiematerialen, zoals sponsorenvelop, deelnemerskaart, deurzegels etc. 2. Educatieve materialen, informatie voor zowel volwassenen als kinderen speciaal gericht op het thema van het jaar. 3. Presentjes, zoals medailles, stickers, ballonnen, zonnekleppen etc.
Verzekering We gaan ervan uit dat de organisatoren een eigen Aansprakelijkheidsverzekering Particulieren hebben afgesloten. De verzekering van UNICEF Nederland dekt vervolgens de aansprakelijkheid van verzekerde en medeverzekerden (deelnemers, organisatoren, begeleiders, vrijwilligers en anderen die geheel belangeloos hun medewerking verlenen) voor materiële en/of letselschade toegebracht door derden met een eigen risico van € 45 per gebeurtenis (voor meer informatie, zie Bijlage VI).
3.2
De organisatie
3.2.1
Coördinator
Het is van belang dat één centrale persoon wordt aangesteld om als aanspreekpunt te dienen oftewel te coördineren, te stimuleren en te controleren. Deze persoon is ook van alle acties en activiteiten op de hoogte. Afhankelijk van het aantal deelnemers en de locatie voor het te lopen parcours raden wij aan een werkgroep op te richten.
3.2.2
Werkgroep
In eerste instantie zal de werkgroep bestaan uit personen die direct betrokken zullen zijn bij de loopactie. Een werkgroep zou bijvoorbeeld kunnen bestaan uit: -
Coördinator
-
Persman/vrouw voor publiciteit
-
Benaderaar van bedrijven
3.3
Taakverdeling
Op papier wordt vastgelegd welke taak ieder op zich neemt en er wordt, door middel van een tijdsplanning, afgesproken binnen welke termijn de zaken rond moeten zijn. In bijlage XI is een voorbeeldplanning voor de UNICEF Loop weergegeven. De werkgroep maakt de indeling: -
Activiteiten vóór de loopactie
-
Activiteiten tijdens de loopactie
-
Activiteiten ná de loopactie
In bijlage VIII is een overzicht opgenomen ter indicatie van de bemensing tijdens de loop. 4
4. Activiteiten vóór de loopactie 4.1
Gemeente
Wanneer de UNICEF Loop buiten het schoolterrein plaatsvindt, moet de gemeente op de hoogte zijn van de loop-actie (zie Bijlage II). Zij moeten namelijk vooraf een vergunning verlenen voor het houden van de loop.
4.2
Politie
Als het parcours vastgesteld is, dient deze door de politie te worden goedgekeurd, dit in verband met eventuele andere evenementen op die dag of wegopbrekingen. Daarnaast kan de politie u van dienst zijn om de UNICEF Loop zo veilig mogelijk te laten verlopen.
Tip Wanneer u de loop op een zondag houdt en hierbij muziek wordt gemaakt of afgespeeld, meld dit dan vooraf aan de politie, dit in verband met de Wet op de Zondagrust. In sommige gemeenten moet hier een vergunning voor aangevraagd worden.
4.3
Parcours
Tips voor het vaststellen van een parcours: -
Het parcours moet niet te lang en te zwaar zijn (let op modderwegen ed.)
-
Indien mogelijk over afwisselend terrein
-
Houd rekening met minder-validen en verkeer
-
Gebruik de UNICEF routepijlen voor het aangeven van de route
-
Zorg dat bij gevaarlijke kruispunten vrijwilligers staan om te helpen oversteken
-
Zorg voor mogelijkheden om stempelposten te plaatsen (bijv. om de 1 of 2 kilometer óf ieder rondje)
-
Zorg voor plekken waar frisdrank en fruit uitgedeeld kan worden tijdens het parcours
-
Maak een routebeschrijving van het parcours
-
Zorg voor een duidelijk start- en eindpunt (kantine of stands buiten)
-
Zorg ervoor dat het start- en eindpunt niet in de buurt van een druk kruispunt ligt.
In bijlage IX zijn instructies voor het uitzetten van de route opgenomen.
5
4.4
EHBO
Bij een UNICEF Loop is het zeer belangrijk dat langs de route EHBO-ers duidelijk zichtbaar aanwezig zijn (markeer dit ook op de routebeschrijving).
4.5
Aanvragen gastlessen
Een UNICEF Loop is niet alleen een sportief en gezellig evenement, maar is ook leerzaam. Deze ontwikkelingseducatie wordt natuurlijk nog interessanter als een deskundige in de klas iets komt vertellen. Scholen kunnen daarom bij UNICEF Nederland gratis gastlessen aanvragen over het thema van de UNICEF Loop. De gastlessen worden gegeven door deskundige UNICEF vrijwilligers uit uw regio. Vaak wordt daarbij gebruik gemaakt van ondersteunend materiaal zoals een dvd. De gastlessen zijn aan te vragen via www.unicef.nl/gastles.
4.6
Bestellen gratis materialen
Via de website www.unicefen.nl/unicefloop kunt u gratis materialen bestellen. Denk aan informatiemateriaal, presentjes en overige materialen. Zorg dat u genoeg sponsorenveloppen bestelt, aangezien sommige deelnemers vaak meerdere sponsorenveloppen willen gebruiken. Reken op een leveringstermijn van de materialen van ongeveer twee weken. Voor de scholen geldt dat de materialen minimaal twee weken vóór de loopactie aanwezig moeten zijn: de voorlichters c.q. leerkrachten moeten de mogelijkheid hebben om voldoende aandacht aan het project te besteden en de kinderen moeten de gelegenheid hebben om met hun sponsorenveloppen sponsors te zoeken.
4.7
Benaderen van vrijwilligers
We raden u aan om voldoende vrijwilligers tijdens de UNICEF Loop paraat te hebben. Zij kunnen u ondersteunen als klaarover op drukke kruispunten, als stempelaar bij de stempelposten en assistent bij de starttafels. Naast het inschakelen van ouders en UNICEF vrijwilligers, zijn serviceclubs als de Rotary, de Lions, Kiwanis en de Ronde Tafel ook vaak bereid om mankracht te leveren. Ook hebben zij veel contacten met het bedrijfsleven (i.v.m. sponsoring) en organiseren zij vaker activiteiten voor een goed doel.
6
4.8
Benaderen van een (plaatselijk) bekend artiest (optioneel)
Misschien is het mogelijk een plaatselijk bekend artiest bereid te vinden om de start met zijn/haar aanwezigheid op te luisteren. Onze ervaring is dat met name persoonlijke contacten succes hebben. Het is een leuke stimulans voor de deelnemers en er kan hierdoor extra publiciteit gegenereerd worden. Ook kan hierbij gedacht worden aan de aanwezigheid van de burgemeester of wethouders.
4.9
Samenwerking met bedrijven
Wanneer u een grote UNICEF Loop organiseert, zou u de eventuele kosten kunnen beperken door een samenwerking aan te gaan met bedrijven. Probeer materialen die voor de UNICEF Loop nodig zijn, zoals marktkraam, toilet, parasollen, lunchpakketten en andere versnaperingen door bedrijven en winkeliers gesponsord te krijgen. Ook zou u bedrijven kunnen benaderen die de opbrengst willen verdubbelen, of die het totale aantal gelopen kilometers willen sponsoren. In Bijlage III is een stappenplan opgenomen voor het benaderen van bedrijven.
4.10
Behandelen van de informatiematerialen in de les
Mocht er geen gastles gegeven zijn, dan kunt u zelf aandacht besteden aan het thema van de UNICEF loop. De volgende materialen kunt u dan het beste gebruiken: -
Loopjournaal voor kinderen
-
Infoblad voor volwassenen
-
DVD: beeldmateriaal
4.11
Inlichten van de ouders van de kinderen
Het is noodzakelijk dat ook de ouders van de kinderen op de hoogte worden gebracht van de UNICEF Loop en het gekozen programma. Een voorbeeldbrief is te lezen in Bijlage IV en kan samen met de uitdeelfolder worden meegegeven.
4.12
Promoten UNICEF Loop op school en pers
Voor de promotie kunt u uiteraard gebruik maken van de aankondigingsaffiches, te bestellen via www.unicefenjij.nu. Daarnaast kunt u ook de pers benaderen. Uit ervaring is gebleken dat de lokale media (kranten, radio, tv) veel belangstelling hebben voor de UNICEF Loop. Het loont daarom zeker de moeite om persberichten vóór en ná de loopactie bij de redactie aan te bieden. Eventueel zou u de pers uit kunnen nodigen om aanwezig te zijn bij bijvoorbeeld het startschot.
7
In het bericht zou in ieder geval moeten staan: -
Wie: naam van de school
-
Wat: de UNICEF Loop
-
Waar: startplaats, gebied
-
Wanneer: datum, start- en sluitingstijden
-
Waarom: ‘in beweging voor kinderrechten’.
-
Hoe: de deelnemers worden gesponsord door familie, buren, vrienden etc.
U kunt het bericht uitbreiden met extra informatie over de loopactie, bijvoorbeeld wie de UNICEF Loop opent. Maak het persbericht echter niet te lang, want dan loopt u het risico dat het bericht wordt ‘bijgeschaafd’, waardoor de informatie onvolledig kan overkomen. Stuur indien mogelijk een foto mee. Wellicht kan de afdeling voorlichting van de gemeente ingeschakeld worden voor het benaderen van de pers. In de bijlage vindt u een voorbeeld van een persbericht (Bijlage IV).
4.13
Registratie deelnemers en uitdelen sponsorenvelop
Ongeveer twee weken voor de UNICEF Loop kunt u op school de deelnemers per groep op de deelnemerslijst registreren en de sponsorenveloppen en een vel met 20 deurzegels uitdelen. Er zijn twee manieren om de deelnemerskaarten uit te delen:
1. Aan de hand van de deelnemerslijst wordt een deel-nemerskaart op naam uitgeschreven en op alfabet of code in een bak gezet, die bij de starttafel komt te staan. Aan de start wordt de nog lege, maar wel ingevulde sponsorenvelop ingewisseld tegen de op naam uitgeschreven deel- nemerskaart. De deelnemers zullen vervolgens met de kaart gaan lopen.
2. De deelnemerskaarten worden op school gelijktijdig
Deelnemerslijst
plaats UNICEF loop
naam van de school
met de sponsorenveloppen uitgedeeld. Beiden worden
UNICEF loop
School/Groep en groep
Deelnemers
betaald
bedrag
aantal gelopen km/rondje
gestart nummer
naam
adres
naam
meegenomen naar de start; met de deelnemerskaart
adres
UNICEF
naam
adres
wordt gelopen en de envelop blijft bij de starttafel ter
Spo nso
naam
1 naam adre s
adres
2 naam
naam
bedr ag per km/ per rond je
niet mee r dan ... Euro
adre s
adre s
naam
4 naam
adres
adre s 5 naam
naam
adre s
adres
6 naam adre s
naam
kloppen met die op de deelnemerslijst.
7 naam
adres adre s 8 naam
naam
adre s
adres
9 naam
naam
adre s 10 naam
adres
adre s
naam
11 naam adre s
adres
12 naam
naam adre s
adres
13 naam adre s
naam
14 naam
adres Loop Deelnemerskaart UNICEF nummer
adre s 15 naam
leeftijd
voornaam
adre s
achternaam
m/v
adres postcode LPDEELLST
plaats
school
groep
Ik loop voor de
1ste keer
2e keer
3e keer
4e keer
5e keer
... keer
www.u aantal gelopen kilometers/rondjes
stempel
stempel
totaalbedrag €
stempel
stempel
stempel
aantal sponsoren LPEV (totaal)
stempel
stempel
nicef.nl
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
stempel
LPDK
8
stempel
/school
hand teke
ning totaa l bedr ag
3 naam
adres
controle. Controleer of de NAW-gegevens op de envelop
Sponso renvelo p
r
tota albe
drag
TIP Om eventuele fraude te voorkomen is het verstandig om op de deelnemerslijst per groep bij te houden hoeveel sponsorenveloppen zijn uitgedeeld.
4.14
Sponsors zoeken
Op de envelop vult de sponsor een bedrag in dat hij of zij wil betalen per afgelegde kilometer of rondje óf hij of zij noteert een vast bedrag in de kolom ‘niet meer dan’. Op de achterzijde van de envelop staat het sponsorsysteem met voorbeelden afgebeeld. Meld duidelijk aan de kinderen dat het nog niet de bedoeling is om meteen geld te ontvangen. Het systeem van achteraf geld ophalen op basis van het aantal gelopen kilometers of rondjes werkt stimulerend voor de deelnemers. Zij lopen dan méér dan ze zich hadden voorgenomen.
TIP Het is raadzaam om alle leerlingen op dezelfde dag de envelop mee te geven, zodat iedereen gelijke kansen heeft om sponsors te zoeken.
9
5. Activiteiten tijdens de loop 5.1
Voorbereidingen
•
Route uitzetten met de routepijlen van UNICEF
•
Plaatsen stands
•
Plaatsen stempelposten (bijvoorbeeld na iedere 1 of 2 kilometer)
•
Verdelen van de materialen op start en finish stands en stempelposten
In Bijlage VII is een checklist opgenomen met belangrijke materialen. U kunt deze lijst uiteraard zelf aanvullen.
5.2
Start
De kinderen zullen met hun enveloppen bij de startstand komen. De envelop wordt ingenomen en een deelnemerskaart (afhankelijk van welke optie is gekozen) wordt uitgereikt. Vervolgens kunnen de kinderen gaan lopen met de deelnemerskaart. Bij elke controlepost krijgen de deelnemers een stempel op hun kaart. Aan de hand van het aantal stempels kan gecontroleerd worden hoeveel kilometer of rondjes er gelopen zijn. Wat u ze verder mee kunt geven is een: •
Ballon
•
Sticker
•
Zonneklep
10
TIP Uiteraard is het leuk om deze dag vast te leggen op foto.
5.3
Finish
Bij de finish wordt de deelnemerskaart gecontroleerd aan de hand van het aantal stempels. Het aantal gelopen kilometers of rondjes wordt op de deelnemerskaart, op de sponsorenvelop en de deelnemerslijst ingevuld. Daarnaast wordt het bedrag dat de deelnemer moet ophalen op de sponsorenvelop en de deelnemerskaart geschreven. De sponsorenvelop wordt vervolgens weer meegegeven aan de deelnemer zodat hij/zij de sponsorgelden kan gaan innen bij de sponsoren. Elke deelnemer krijgt bij de finish zowel een UNICEF-presentje als een medaille. Afhankelijk van het aantal keer dat de loper heeft deelgenomen aan de UNICEF Loop, krijgt de deelnemer: -
Bij 1e keer deelname een medaille
-
Bij 2e - 4e keer deelname een zilveren schoentje
-
Bij 5e keer deelname een gouden schoentje
5.4
Andere activiteiten
Het is leuk om tijdens de UNICEF Loop ook andere activiteiten te organiseren zoals een kleurwedstrijd, een kinderbraderie, een grabbelton, schminken, een ballonnenactie, een mimespeler etc.
11
6. Activiteiten na de loopactie 6.1
Het parcours
Let op dat de route na afloop weer zo schoon mogelijk is.
6.2
Het telsysteem
Na de (laatste) ronde neemt u de loperskaart in en u noteert daarop het aantal gelopen kilometers en het bedrag wat het kind in totaal bij hun sponsoren moet ophalen. Dit bedrag schrijf je ook op de sponsorenvelop en je geeft deze mee terug aan de deelnemer.
Eenvoudig rekensommetje voor de (globale) totaalopbrengst -
Tel 10% van alle ingevulde enveloppen
-
Delen door het totaal aantal enveloppen
-
Deze uitkomst vermenigvuldigen met de uitkomst van de 10%
-
U heeft nu de bruto opbrengst
-
Haal hier 5% vanaf (i.v.m. niet te innen gelden)
-
Het resultaat is de globale opbrengst
6.3
Geld ophalen bij de sponsors
Het systeem van achteraf geld ophalen op basis van het aantal gelopen kilometers of rondjes werkt stimulerend tijdens de loopactie. Veel deelnemers lopen méér dan zij zich hadden voorgenomen. De leerlingen wordt gevraagd ná de UNICEF Loop met de sponsors af te rekenen en het geld op school af te dragen. Het beste is om de kinderen te stimuleren dit binnen een week te doen.
6.4
Overmaken van de gelden aan UNICEF Nederland
Wanneer de opbrengst bekend is bij de organisatie, is het wenselijk UNICEF Nederland hiervan telefonisch of schriftelijk op de hoogte te stellen. Als het totale loopbedrag van de school binnen is, kan dit rechtstreeks worden overgemaakt naar UNICEF Nederland. U kunt de opbrengst rechtstreeks overmaken via NL09INGB0000002768 t.n.v. UNICEF Nederland o.v.v. code 300031/ UNICEF Loop / naam van uw school en plaats.
Graag zien wij dan de opbrengst binnen 6 weken tegemoet.
12
6.5
Actieherinnering
Na ontvangst van de gelden krijgen alle scholen een actieherinnering aangeboden. Dit is een geplastificeerde bedankposter waarop onder andere het schooljaar van deelname staat vermeld.
6.6
UNICEF berichten
Zijn er krantenknipsels beschikbaar over de UNICEF Loop, dan zouden wij het erg op prijs stellen hiervan een kopie te ontvangen. De kans is groot dat het stuk geplaatst zal worden in de uitgave van UNICEF Nederland en/ of UNICEF Berichten.
Gelieve dit bericht te sturen naar de redactie van UNICEF Berichten: Redactie UNICEF Berichten Postbus 67 2270 AB Voorburg. Óf mailen naar
[email protected]
Voorwaarden: Tekst - Maximaal 250 woorden Beeld - Minimaal 5 miljoen pixels of 300 DPI
13
7. Varianten van de UNICEF Loop Mocht de hiervoor beschreven organisatie en uitvoering van de UNICEF Loop niet haalbaar zijn, dan kunt u uiteraard ook voor de eenvoudige vorm kiezen.
7.1
Lopen op eigen terrein (tijdens gymles of sportdag)
In plaats van het uitzetten van een route langs de openbare weg, kunt u als school uw eigen terrein gebruiken, bijvoorbeeld door rondjes te lopen op het schoolplein of het sportveld. Het parcours kan dan eventueel met actiemateriaal aantrekkelijker gemaakt worden. Hierbij valt te denken aan een deel steppen, hinkelen, rennen, knikkeren etc. Afwisseling houdt de aandacht vast.
Inschrijfgeld vragen Vervolgens kan de loopactie vereenvoudigd worden door de kinderen inschrijfgeld te vragen. Dit vraagt minder inspanning van de organisatie, echter dit zal de motivatie om veel kilometers of rondjes te lopen doen verminderen. Om dit te voorkomen zou een wedstrijdelement toegevoegd kunnen worden. Onze ervaring in deze is dat de uiteindelijke opbrengst minder is dan wanneer de kinderen daadwerkelijk sponsors zoeken.
7.2
Skeeleren in plaats van lopen
U zou er ook voor kunnen kiezen om een skeelertocht te houden in plaats van een wandeltocht. Enkele tips die we u kunnen geven: -
Kies voor een geasfalteerde weg of skeelerbaan voor de locatie
-
Start niet binnen, maar buiten
-
Zorg voor genoeg banken waar de deelnemers hun skeelers aan kunnen doen
-
Organiseer de skeelertocht niet bij slechte weersomstandigheden
-
Zorg voor een beperkt aantal deelnemers tegelijkertijd op het parcours
-
Zorg voor bescherming van de deelnemers met helmen, knie- en handbeschermers
7.3
De Kabouterloop
Wilt u ook de kleuters betrekken bij de UNICEF Loop, organiseer dan een Kabouterloop. Meer informatie hierover is opgenomen in bijlage XII.
14
8. Tot slot Wij hopen dat dit draaiboek een goed hulpmiddel is bij de organisatie van de UNICEF Loop. Mocht u na het lezen van het draaiboek en het bezoeken van de website www.unicefenjij.nu nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Tevens kunnen wij u in contact brengen met een UNICEF vrijwilliger bij u in de buurt voor het geven van een gastles, het helpen bij de loop of het overhandigen van een cheque.
Heel veel plezier met de voorbereiding en de uitvoering van de loop en alvast hartelijk dank voor uw deelname aan de UNICEF Loop!
UNICEF Nederland
Postadres Postbus 67 2270 AB Voorburg
Bezoekadres Jacob van den Eyndestraat 73 2274 XA Voorburg
[email protected] 088 444 96 50
15
BIJLAGE I
Overzicht bestellijst materialen Promotiemateriaal
Presentjes
Voorlichtingsmaterialen
Aankondigingsaffiche
Actie herinnering schooljaar
Loopfilm op
Deelnemerskaart
Ballon
www.unicef.nl/unicefloop
Deelnemerslijst
Medaille Speld
Loopjournaal voor kinderen
Folder UNICEF Loop
Schoentje zilver
Logo stempel
Schoentje goud
Loop afzet lint
UNICEF Loop presentje
Machtigingsformulier UNICEF loop
Zonneklep
Routepijl Sponsorenvelop kilometer/rondje
Toelichting Bestelling Voor bestellingen, levertijden en klachten kunt u bellen met de afdeling klantenservice: 088 444 96 50 of mail naar
[email protected]
Hoeveel te bestellen? Hieronder ziet u een voorbeeld van de materialen die u minimaal nodig heeft voor de organisatie van een UNICEF Loop bij een deelname van 50 kinderen. Bij deelname van meer kinderen bestelt u vanzelfsprekend een veelvoud van de aantallen uit dit voorbeeld: Affiche: 1 Deelnemerslijst: 4 Deurzegels: 60 (inclusief marge voor ijverige deelnemers) Sponsorenvelop: 60 (inclusief marge voor ijverige deelnemers) Deelnemerskaart: 50 Naast de actiematerialen zijn er presentjes beschikbaar die bestemd zijn voor de deelnemers, als dank voor hun bijdrage. Om de kinderen te stimuleren en te informeren waarvoor ze lopen, adviseren wij u ook gebruik te maken van de informatiematerialen.
16
Goed om te weten wanneer u het bestelformulier invult: * de levertijd van de bestelling is 7 dagen; * maak gebruik van dit bestelformulier, alleen dan zal uw bestelling verwerkt worden; * producten worden alleen ingevoerd op basis van de betreffende productcode, op basis van een omschrijving wordt het artikel niet ingevoerd; * vermeld altijd RCU nummer (dit geldt niet voor scholen), klantnummers (indien bekend), de daarbij behorende adresgegevens en duidelijke aantallen bij de productcodes. Onvolledig ingevulde bestelformulieren kunnen we helaas niet verwerken.
Retour Wanneer u na afloop van de door u georganiseerde loopactie nog materialen over heeft, kunt u deze gratis terugsturen naar: SILS o.v.v. retour UNICEF loop IJsseldijk 29 7325 WZ Apeldoorn
N.B. In geval dat materiaal afgehaald moet worden, graag e-mailen naal
[email protected]
17
BIJLAGE II
Voorbeeldbrief gemeente Aan Burgemeester en Wethouders van [plaats]
Plaats, datum
Geacht College,
In week [ ] organiseert UNICEF de UNICEF Loop. Onze school doet mee aan deze actie en zal op [datum] een UNICEF Loop organiseren. Dit is een gesponsorde wandeltocht waarvan de opbrengst bestemd is voor [thema]. De deelnemende kinderen zoeken zelf sponsors in de week voorafgaand aan de loopactie. Vervolgens wordt in de week na de UNICEF Loop het geld ingezameld.
Hierbij verzoeken wij u ons toestemming te geven voor het houden van de UNICEF Loop in [plaats] op [datum]. De loopactie zal plaatsvinden op [locatie] en zal starten om [tijd].
De route zullen wij aan de politie ter goedkeuring voorleggen.
(optioneel) Tevens verzoeken wij u ons toestemming te verlenen voor de begeleiding van een muziekkorps gedurende een deel van de route.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet, [naam school] [NAW-gegevens]
18
BIJLAGE III
Voorbeeld stappenplan voor bedrijfsbenadering 1. Stel iemand verantwoordelijk voor het benaderen van bedrijven. Deze persoon coördineert de hieronder beschreven werkzaamheden. Om de communicatie te bevorderen is het raadzaam deze persoon te vragen plaats te nemen in de loop werkgroep (mocht dit nog niet het geval zijn).
2. Maak een overzicht van hetgeen waarvoor u sponsors zoekt. U kunt vervolgens meerdere sponsorpakketten samenstellen, waaruit de sponsor kan kiezen.
3. Verzamel bedrijfsadressen. Bijvoorbeeld: -
Kijk welke bedrijven, winkels e.d. langs de route van de loop liggen en benader deze.
-
Breng de zakelijke relaties van de werkgroepleden en het bestuur in kaart.
-
Zoek in de Gouden Gids naar bedrijven in uw werkgebied die goederen leveren die u nodig heeft voor de organisatie van de loop.
4. Maak aan de hand van het loopdraaiboek een brief waarin in ieder geval informatie over de volgende onderwerpen is opgenomen (zie ook de voorbeeldbrief): -
UNICEF en de UNICEF Loop
-
Het sponsorverzoek (geld, goederen, diensten)
-
De tegenprestatie (vermelding in programmaboekje, banner langs de route, flyer in looptasje)
-
Waarom de sponsoring voor het bedrijf interessant is
-
Voeg eventueel een informatieblad over het thema van de loop toe
5. Verstuur de brief drie à vier maanden voor de datum waarop de loop gehouden wordt. Zorg dat de brief gepersonaliseerd is en onderteken alle brieven persoonlijk. Wanneer iemand binnen uw werkgroep de aangeschrevene kent, vraag deze persoon dan de brief te ondertekenen. Bel de bedrijven ca. vijf dagen na verzenddatum op. Om te voorkomen dat u teveel adressen tegelijk moet nabellen is het raadzaam de brieven niet allemaal op hetzelfde moment te versturen. U kunt bijvoorbeeld beginnen met het aanschrijven van bedrijven waarvan u een positieve reactie verwacht.
6. Bevestig de sponsorafspraak schriftelijk en maak afspraken omtrent de levering (tijdstip, locatie etc.). Nodig de sponsors uit bij de loop aanwezig te zijn.
7. Zie op de dag zelf toe op de levering van goederen en diensten.
8. Bedank alle sponsors na afl oop schriftelijk en informeer hen over het resultaat van de loop. Vertel hen ook hoe UNICEF het geld gaat besteden.
19
BIJLAGE IV
Voorbeeldbrief ouders Aan de ouders
Plaats, datum
Geachte ouders,
Op [datum] doet onze school mee aan de UNICEF Loop. De gehele week staat de school in het teken van UNICEF en [thema]. Op [datum] sluiten we de actie af door een sponsorloop voor UNICEF te organiseren.
De UNICEF Loop is een gesponsorde wandel (skeeler, fiets) tocht waarbij de kinderen sponsors zoeken die hen willen steunen voor iedere gelopen kilometer. De loop zal in [plaats & locatie] worden gehouden om [tijd].
De opbrengst van de UNICEF Loop gaat dit jaar naar [thema].
De route van de UNICEF Loop is gemarkeerd en de deelnemers kunnen zo vaak lopen als ze willen. Na iedere [aantal kilometers/rondjes] is er een controlepost waar de kinderen een stempel krijgen. U kunt zelf ook meedoen. Bij de start kunt u een deelnamekaart kopen voor [bedrag]. Dit bedrag komt eveneens ten goede aan [thema].
Bij vragen kunt u contact opnemen met ondergetekende op telefoonnummer [ ].
Wij hopen op mooi weer en een flinke opkomst van de deelnemers. Komt u de kinderen aanmoedigen?
Met vriendelijke groet, [naam school]
[naam persoon]
20
BIJLAGE V
Voorbeeld persbericht [naam school] rent voor [thema]
[plaats], [datum van verzending] - Ongeveer [aantal] [plaatselijke] kinderen lopen mee met de sponsorloop die UNICEF op [datum] voor de [getal] ste keer organiseert. De kinderen rennen van [startpunt] naar [finish] en worden per kilometer of rondje gesponsord door familie, buren en kennissen. Het geld dat ze ophalen met deze UNICEF Loop gaat naar [thema].
Al sinds begin jaren ‘70 organiseert UNICEF de UNICEF Loop. [Alinea over plaatselijke situatie: vermelding hoe vaak de UNICEF Loop is gehouden, opvallende deelnemers, startpunt, route, fi nish, evt. verschillende afstanden, begintijd]
Opbrengst [jaar ervoor] In [jaartal] stond de UNICEF Loop in het teken van [thema]. In totaal liepen meer dan [aantal] kinderen in Nederland voor hun leeftijdsgenootjes. De opbrengst bedroeg [bedrag].
UNICEF zorgt voor een betere wereld voor kinderen, in het bijzonder voor kinderen die het meest kwetsbaar zijn. Samen met onze partners werken we in 190 landen en gebieden en geven we kinderen de kans te overleven en zich te ontwikkelen. Omdat wij vinden dat elk kind kind moet kunnen zijn.
Noot voor de redactie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met [naam school + contactpersoon + telefoonnummer contactpersoon]
21
BIJLAGE VI
Polis ongevallenverzekering
22
23
BIJLAGE VII
Voorbeeld bemensing Tijdsindeling
Activiteit
Aantal in te zetten
Voorbereiding: 9:00 - 9:15
Verzamelen van vrijwilligers
9:15 - 9:30
- Programma uitdelen
Allen 1
- Taken vrijwilligers doornemen
1
9:15 - 9:30
Kleding voor vrijwilligers uitdelen
1
9:30 - 10:00
Parcours uitzetten
2
9:30 - 10:00
Bewegwijzering plaatsen
2
9:30 - 10:00
Stands opbouwen en inrichten
2
9:30 - 10:00
Vuilnisbakken + toiletten plaatsen
2
10:00 - 10:30
Eten en drinken prepareren
2
10:00 - 10:30
Stroomvoorziening aanleggen
4
10:30 - 11:00
Amusement opzetten
2
11:00 - 11:20
Ontvangen van prominent persoon en inlichten over programma
2
Tijdens de loop: 11:30 - 12:00
11:30 - 12:00 11:45 - 12:00 12:00 - 12:15
- Ontvangen deelnemers
4
- Registratie van deelnemers
4
- Uitdelen van goodies
2
Leraren en deelnemers inlichten over starttijden
4
- Welkomstwoord
1
- Opening van de UNICEF Loop door prominent persoon
1
- Groepen verzamelen voor de start
5
- Startende groepen voorzien van stempelkaart
5
12:15 - 12:45
Stempelposten bemannen
5
12.15 - 12:45
- Start UNICEF Loop
4
- Begeleiding kinderen
2
13:15 - 17:00
Groepen welke (nog) niet deelnemen vermaken en zorgen voor
4
vermaak voor de reeds gefi nishte kinderen
4
13:15 - 17:00
Begeleiding van de lopende kinderen
5
13:15 - 17:00
Deelnemers ontvangen en aftekenen
2
13:15 - 17:00
Kinderen voorzien van eten + drinken + medaille of schoentje en
2
UNICEF presentje Afsluiting: 17:00 - 17:10
- Zorgen voor een afsluiting met dankwoord
2
17:10 - 17:15
Voorlichting geven over het innen van de sponsorgelden
2
17:15 - 17:45
Controleren of iedere groep compleet is en groepen begeleiden
2
- Prominent persoon bedanken
bij het vertrek 17:45 - 18:00 17:45 - 18:00 18:00
24
- Verzamelen van afval
Allen
- Vuilnisbakken opruimen
Allen
Parcours en stands afbreken
Allen
Vrijwilligers bedanken
1
BIJLAGE VIII
Instructies en tips voor het uitzetten van de route Algemeen Ten behoeve van de UNICEF Loop kan een route van ongeveer 1, 5, 10 of 15 km worden uitgezet. De lengte van de route kan door de organisatoren zelf worden bepaald. Dit is mede afhankelijk van het weer en de beloopbaarheid van de paden en wegen. Met name na een regenperiode zijn bepaalde delen van het bos erg slecht begaanbaar. Houdt in dit verband ook rekening met deelname van rolstoelen en wandelwagens.
De taak van de routeplanner 1. Plannen en bewijzeren van de route 2. Plannen en uitzetten van de controleposten 3. Toezicht tijdens de UNICEF Loop 4. Checken of routepijlen nog aanwezig zijn (zonodig bijplaatsen) 5. Contact met stempelposten en EHBO 6. Na het starten van de laatste lopers hier achteraan fietsen (‘bezemen’) 7. Het opheffen van de route door middel van het verwijderen van de pijlen (tevens het aangetroffen zwerfvuil meenemen) NB De taak kan het beste per fiets worden uitgevoerd
Uitzetten van de route Ga op de fiets langs de vastgestelde route om de situatie ter plaatse te verkennen en dan, afhankelijk van de omstandigheden, de definitieve looproute vaststellen. Hierna de looproute intekenen en bewijzeren. Maak van tevoren enkele plattegronden van de looproute. Deze zijn ook van belang voor de organisatie en EHBO. Wissel ook telefoonnummers uit. De looproute wordt bewijzerd door middel van de UNICEF Looppijlen, welke te bestellen zijn via www.unicefenjij.nu. Deze pijlen zijn aan beide zijden te gebruiken (links en rechts). De pijlen kunnen, afhankelijk van de plaats, aangebracht worden aan bomen, paaltjes, banken en kunnen het beste op houten ondergrond met nietjes worden bevestigd. Zorg dat de pijlen duidelijk zichtbaar zijn. Pijlen bij richtingverandering op ongeveer tien meter voor de kruising aanbrengen. Na de kruising de pijl herhalen (rechtop plaatsen met pijl naar boven) zodat men weet dat ze op de goede route zitten. Bij (lange) rechte stukken (bij voorkeur voor of na een tussenliggende kruising) regelmatig pijlen aanbrengen (rechtop plaatsen met pijl naar boven). De looproute mag niet worden gekruisd door een ander deel van de looproute (ook geen lussen op dezelfde route, bijvoorbeeld tegenovergesteld lopen op dezelfde route, uitzetten). Probeer lange rechte stukken zoveel mogelijk te vermijden. De looproute wordt zodanig uitgezet dat het rond loopt. 25
Hierop sluit een aan- en afvoerroute aan vanen naar het start/finish-punt. Kinderen die éénmaal rond zijn geweest kunnen op het aansluitpunt terug naar de finish, terwijl anderen vanaf dit punt nog één/meerdere ronden kunnen lopen. Plaats hier 2 pijlen. Eén pijl verwijst naar het eindpunt de andere naar een volgende ronde.
Uitzetten van de stempelposten De vrijwilligers stempelen de loopkaarten onderweg af. Afhankelijk van het aantal beschikbare vrijwilligers worden zij in 4 à 5 stempelposten ingedeeld. De stempelposten worden gelijkmatig over de route verdeeld. In ieder geval dient de laatste stempelpost van tenminste 2 personen voor het eind van de route nabij het aansluitpunt te staan. Het verdient aanbeveling de posten zodanig te plaatsen dat ze niet op uithoeken in de route staan (de posten moeten dan ver lopen hetgeen teveel tijd kost bij het uitzetten). De eerste post moet tenminste uit 4 personen bestaan, aangezien hier de grootste groep na de start tegelijk aankomt. De tussenposten bestaan uit (bij voorkeur) tenminste 3 personen. De laatste post uit tenminste 2 personen.
Start van de loop Na de start volgt de gehele groep de uitgezette route. Er kan ook een groep kinderen zijn die dit hardlopend doet. Het is belangrijk bij deze eerste groep te blijven om te kijken of de route duidelijk is en om te controleren dat er geen pijlen zijn verwijderd/verhangen. Eventueel tussentijds herstellen of pijlen toevoegen. Als de grote groep eenmaal aan het lopen is zijn de paden direct verstopt. Je kunt dan het beste via de tussenliggende paden “binnen de route” (verbindingswegen) controle uitoefenen. Probeer zo weinig mogelijk tussen de lopers te fietsen.
Einde van de loop Tot een bepaalde tijd mogen de lopers starten. Dit betekent dat er na die tijd geen nieuwe lopers de looproute op mogen. Hierbij speelt de laatste stempelpost een belangrijke rol. Zij dienen zich direct na de laatste starttijd te verplaatsen naar het aansluitpunt waar de aan/afvoer route aansluit op de looproute. Zij zorgen dat er geen lopers meer de looproute opgaan. Iedereen die van de looproute komt wordt door hen, via de aan/afvoerroute naar het eindpunt verwezen. Het moment waarop deze actie gaat plaatsvinden ter plaatse coördineren met de laatste post. Zodra omstreeks de laatste starttijd de laatste lopers de looproute zijn opgegaan en de laatste controlepost de lopers gaat doorverwijzen naar het eindpunt, ga je achter de laatste lopers aan en breek je de route achter hen af (als het goed is komen er achter jullie geen nieuwe lopers meer, want deze worden door de laatste controlepost niet meer toegelaten op de looproute en doorverwezen naar het eindpunt). De routepijlen worden verwijderd. Zoveel mogelijk afval zoals papiertjes, zakjes e.d. van de looproute verwijderen en in een meegenomen afvalzak deponeren.
Elke controlepost heft zichzelf na de passage van de laatste lopers op. Zo kom je gelijk met de laatste lopers bij de laatste stempelpost aan en is de route ook direct schoon.
26
BIJLAGE IX
Kabouterloop Algemeen De kabouterroute is speciaal voor kleuters die nog geen grote route van 5 kilometer kunnen lopen. Er kan dan gekozen worden voor een route van 2 à 2,5 kilometer door middel van kabouterbordjes. Deze bordjes kunnen gemaakt worden door kinderen van groep 7 en 8 met handarbeidles. Kabouterbordjes zijn gefiguurzaagde kaboutertjes die de weg aanwijzen.
De kleuters volgen de route en kunnen ondertussen allerlei opdrachtjes doen. Als ze een opdracht hebben gedaan krijgen ze een stempeltje op de deelnemerskaart. De opdrachten lopen zeer uiteen en verschillen ieder jaar. Enkele voorbeelden hiervan zijn: matje verleggen, ballen rollen, hoepelspel, kabouterkoppen gooien, van de glijbaan, kruiwagentje rijden etc.
27
BIJLAGE X
Voorbeeld planning UNICEF Loop Wanneer de UNICEF Loop wordt gehouden in bijvoorbeeld september, kunt u de volgende planning aanhouden
Datum loop bepalen
Maart
Aanvraag vergunning
Maart
Aanvraag EHBO (optioneel)
April
Route bepalen
Mei
Kinderen en ouders op de hoogte stellen
Juni
Loopmaterialen bestellen via www.unicefenjij.nu
Juni
Aanvragen UNICEF gastles via
[email protected]
Juli
Zomervakantie periode
Augustus
Zomervakantie periode
September
Uitdelen brieven voor de ouders
September
Gastlessen door UNICEF vrijwilliger
September
Uitdelen sponsorenveloppen
September
Persbericht uitsturen
September
UNICEF Loop!
September
Ontvangst sponsorenveloppen
September
Cheque overhandiging aan UNICEF vrijwilliger (optioneel)
DRLP
Februari
28
