Zkušenosti ze soubě ěžné implementace metod BSC, CAF a Controlling&Reporting na Ministerstvu pro místní rozvoj Karlovy Vary, 23. - 24.1. 2008 4. Národní konference kvality ve veřejné správě
Milan Půček, Marcela Roche, Igor Hartmann Ministerstvo pro místní rozvoj ČR
1
Obsah prezentace: 1. Úvod 2. Common Assessement Framework 3. Měř ěření indexu spokojenosti zamě ěstnanců ů ěř 4. Controlling a reporting 5. Balanced Scorecard 6. Shrnutí a závě ěr 2
1
1. Úvod: Zkušenosti ze samosprávy strategie „malých kroků ů“ mě ěsta Vsetín
3
1. Úvod: Zkušenosti ze samosprávy odkazy na texty Řízení rizik a financí http://www.mepco.cz/projekt_vystup3.html, Udrž žitelná rozvoj, environmentální řízení a audity http://www.mepco.cz/projekt_vystup5.html Text o strategickém řízení pomocí Balanced Scorecard, text o modelu zlepšování CAF pro samosprávy: http://www.npj.cz/publikace_list.asp?hledej=P%C5%AF%C4%8Dek&dos tupne=&orderby=nazev Řízení procesů ů výkonu státní správy: http://web.mvcr.cz/sprava/moderniz/vyk_stspr.pdf Měř ěření spokojenosti v organizacích veřřejné správy: ěř http://web.mvcr.cz/odbor/moderniz/spokojenost_final.pdf Přřístup radnice k šetrnému využ žívání zdrojů ů, Přřístup radnice k NNO, další texty: http://www.spkp.cz/dokumenty/brozura_LCO_bez_obr.pdf, http://www.spkp.cz/dokumenty/NNO_web.pdf nebo http://www.mestovsetin.cz/vismo/zobraz_dok.asp?id_org=18676&id_ktg 4 =16405&archiv=0&p1=6528
2
1. Úvod: strategické řízení na MMR Moderní a efektivní stát – jedna z priorit vlády Implementace strategického řízení schválena 11.5.2007 - strategický dokument „Hlavní zámě ěry ministerstva pro místní rozvoj v oblasti strategického řízení“ Soubě ěžné zavedení BSC, CAF, C&R - implementace zahájena v červenci 2007 MMR – odbor úč četnictví a finanč čních služ žeb je žitelem certifikátu ISO drž 5
1. Úvod: dů ůvody zavádě ění strategického řízení Zvýšení výkonnosti a efektivnosti Nedostateč čně ě komplexní strategické zaměř ěření a ěř řízení ministerstva Vnitřřní neprovázanost a nedů ůsledná koordinace strategických dokumentů ů Přřevaha operativního řízení na úkor řízení procesního Funkč čnost ověř ěřena u samosprávných úřřadů ů ěř 6
3
2. Common Assessment Framework Metodika CAF 2006 - vytvořřen pro organizace veřřejného sektoru s přřihlédnutím k jejich specifič čnosti Poskytuje sebehodnotící rámec, je nástrojem TQM Od „Plan-Do" k využ žívání celého cyklu „Plan-DoCheck-Act“ Nahlíž ží na organizaci z ně ěkolika úhlů ů souč časně ě na základě ě jednotného přřístupu přři analýze výkonnosti organizace 7
2. CAF 2006 Schéma modelu CAF 2006
8
4
2. CAF: postup zavedení Harmonogram: zahájení 07/2007; hodnocení 08 10/2007; Sebehodnotící zpráva a Akč ční plán 11/2007; Přřípravný a hodnotící tým (16 členů ů) – zastoupení všech sekcí MMR, úrovně ě od referenta až ž po ředitele odboru Organizač ční a metodické zajiště ění – koordinátor za MMR a externí poradce Úvodní školení + 4 společ čné hodnotící schů ůzky Výstupy: Sebehodnotící zpráva a Akč ční plán zlepšování činností MMR
9
2. CAF: výsledky Celkové hodnocení - Ministerstvo pro místní rozvoj 0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
65
38,53 57,95
Partnerství a zdroje
Klíč čové výsledky výkonnosti Prů ůmě ěr
60
43,60
Strategie a plánování Zamě ěstnanci Procesy Zákazníci/obč čané – výsledky Zamě ěstnanci – výsledky Společ čnost – výsledky
55
47,30
Vedení
55,49 36,93 18,90 45,14 43,49 43,04 10
5
2. CAF: co nám CAF přřinesl 109 námě ětů ů uplatně ěných v Akč čním plánu, které byly shrnuty do 17 klíč čových úkolů ů + dalších 379 námě ětů ů na zlepšení činnosti Akč ční plán zlepšení činnosti MMR Zapojení vedoucích pracovníků ů do hodnocení činnosti MMR – přřílež žitost vyjádřřit své přřipomínky a aktivně ě se podílet na řízení Pozitivně ě byl hodnocen zájem ze strany vedení o názory a přřipomínky členů ů týmu Hodnocení z pohledu jednotlivých úrovní a sekcí 11
3. Měř ěření indexu spokojenosti ěř zamě ěstnanců ů Souč část implementace modelu CAF Otázky týkající se obsahu práce, oblasti řízení, atmosféry a podmínek na pracovišti, mož žnosti osobního rozvoje, komunikace a informovanosti, organizace práce apod. Šetřření probíhalo anonymně ě (23.-29.10.2007) Rozdáno 557 dotazníků ů, návratnost 48,5% 12
6
3. Měř ěření indexu spokojenosti ěř zamě ěstnanců ů: výsledky Stupnice hodnocení 1 až ž 5 (1: velmi spokojen, 5: velmi nespokojen) Prů ůmě ěrná hodnota indexu: 2,3 Nejlépe hodnocené oblasti: řízení, kvalita pracovního prostřředí, rovné přřílež žitosti, ministerstvo jako zamě ěstnavatel Nejhůř ůře ěka a ůř hodnocené oblasti: respektování člově jeho schopností, respektování spolupráce a otevřřenosti/prů ůhlednosti 13
3. Měř ěření indexu spokojenosti ěř zamě ěstnanců ů: výsledky Hodnocení spokojenosti zamě ěstnanců ů MMR celkem 0,00
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
Obsah práce Oblast řízení Grafíček (MISZ) – tady Funkč čnost pracovního kolektivu Pracovní prostřředí
2,42 2,13 2,22 2,06
Podpora individuálního rozvoje a pracovní ohodnocení MMR – jako zamě ěstnavatel, respektování rovných přřílež žitostí Respektování schopností, člově ěka a spolupráce Známka MMR
3,00
2,44 2,06 2,75
2,30 14
7
3. Měř ěření indexu spokojenosti ěř zamě ěstnanců ů: co nám přřineslo Zjistili jsme názor zamě ěstnanců ů na činnost a řízení ministerstva Šetřření umož žnilo získat názor zamě ěstnanců ů podle jednotlivých sekcí Pozitivně ě bylo vnímáno ze strany zamě ěstnanců ů , že mě ěli mož žnost vyjádřřit svů ůj názor Výsledky byly využ žity přři sestavování AP CAF Zdroj informací pro personální politiku – strategie řízení lidských zdrojů ů 15
4. Controlling & Reporting Harmonogram: zahájení 07/2007; analýza souč časného stavu, základní koncepce 10/2007; optimalizace systému, návrh postupu 12/2007 Cíl – zajistit strukturovanou informaci pro vyhodnocování činnosti ve vztahu ke strategickým cílů ům a úkolů ům ministerstva Realizač ční tým MMR (vedoucí týmu, projektový manaž žer, garanti pro jednotlivé oblasti) a externí konzultanti Systém kompatibilní s metodou BSC 16
8
4. C&R: implementace 2007 Vytvořření základní koncepce systému C&R (analýza souč časného stavu, definice pož žadavků ů jednotlivých úrovní řízení) Návrh základních parametrů ů C&R (základní nástroje a prvky controllingu, definice struktury a obsahu reportingu) Návrh přřístupů ů pro oblast řízení rizik Zpracování metodiky popisu a mapování procesů ů
17
4. C&R: implementace 2008 Controlling a měř ěření výkonnosti (propojení C&R a ěř BSC, návrh ukazatelů ů pro procesy nepokryté BSC, stanovení výpoč čtu ukazatelů ů výkonnosti, propojení čního systému) do motivač Controlling rizik (popis procesů ů, identifikace a vyhodnocení rizik, zavedení procesu řízení rizik) Controlling - finanč ční řízení (inovace systému alokace, řízení a reporting rež žijních výdajů ů, výdajů ů na odborné a programové úkoly) 18
9
5. BSC: schéma metody BSC – Balanced Scorecard, Metoda vyvážených ukazatelů nebo též Vyvážený úspěch Víme, co chtě ějí obč čané? Co musíme udě ělat, aby byli spokojení?
Cyklus zlepšování strategického plánování.
Obč čanská (zákaznická) perspektiva
Perspektiva uč čení se a rů ůstu
Co všechno se musíme nauč čit, abychom to zvládli?
VIZE STRATEGIE
Perspektiva interních procesů ů
Jaké zdroje musíme zajistit, aby byli obč čané spokojeni? Finanč ční perspektiva
Jakými procesy zajistíme spokojenost obč čanů ů a dostatek 19 zdrojů ů?
5. BSC: fáze implementace 2007 Harmonogram: zahájení 07/2007; formulace vize 10/2007, návrh strategické mapy 12/2007 Metodické a organizač ční zajiště ění: vedoucí týmu, tajemník, externí konzultanti Sestavení strategického týmu (ministr, námě ěstci ministra, vybraní ředitelé odborů ů a další pracovníci) Úvodní školení – prezentace metody BSC Formulace strategické vize Popis perspektiv a strategických témat, výbě ěr ěřítek na vrcholové úrovni měř ěř 20
10
5. BSC: strategická mapa - návrh VIZE MMR : Prosperita obcí a regionů ů je prosperitou naší země ě Uznávané , úč č elně ě a efektivně ě fungující ministerstvo , které koordinuje a vytvářř í podmínky pro udr žitelný rozvoj území Č eské republiky v rámci Evropy .
Rozvoj mě ěst a venkovských oblastí
Uznávaný partner pro územní samosprávu
PRIORITY
ZÁJMY A POTŘ Ř EBY ZÁKAZNÍKA / OBČ Č ANA
Koordinace politiky soudrž žnosti a podpory EU
Úč č inná komunikace s partnery a zákazníky
Obnova území po krizových situacích
Posilování evropské územní spolupráce
Prů ůhledná a přř ívě ětivá administrativa
Fungující trh s bydlením
Konkurenceschopný cestovní ruch
Úč č elné a hospodárné vynakládání finanč č ních podpor
Úč č inný a srozumitelný právní rámec
Státní rozpoč č et
Plně ění nelegislativní č innosti
Evropské zdroje
FINANCE
Programování
Tvorba koncepcí a legislativy
Výkon státní správy Vnitřř ní správa
INTERNÍ PROCESY
Znalosti a dovednosti a zavádě ění nových metod a technologií UČ Č ENÍ SE A RŮ Ů ST
Podpora myšlení v souvislostech
Partnerství
Rozpoč č tový proces
Identifikace s ministerstvem Motivač č ní nástroje
Kvalitní vnitřř ní komunikace
21
5. BSC: další postup 2008 Školení pracovníků ů a prezentace strategického modelu Kaskádování „Top level BSC“ na úroveň ň sekcí Přříprava a realizace komunikač ční strategie Kaskádování BSC na úroveň ň odborů ů
22
11
6. Shrnutí a závě ěr Propojení výstupů ů CAF a BSC – tvorba strategie (strategická témata, priority) Návaznost měř ěřítek výkonnosti C&R na měř ěřítka BSC ěř ěř Propojení AP CAF a systému řízení rizik Propojení AP CAF a kaskádování BSC na optimalizaci systému C&R
23
24
12
Dě ěkujeme za pozornost Kontakty: Ing. Milan Půček, MBA, PhD. E-mail:
[email protected]
Ing. Marcela Roche E-mail:
[email protected]
Ing. Igor Hartmann E-mail:
[email protected]
25
13
