Ziek- en herstelmeldingen, inclusief vervangingen
Ziek melding
Inzicht
Grip
Herstel melding
Vervangingen
Grip op bedrijfsvoering en sturen op onderwijskwaliteit
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 2
2.
Inloggen ........................................................................................................................................... 2
3.
Verzuim ........................................................................................................................................... 3
4.
3.1
Verzuimmelding ...................................................................................................................... 3
3.2
Herstel melding ....................................................................................................................... 5
3.3
Vervangingen........................................................................................................................... 5
Controle en Salarisverwerking ........................................................................................................ 7
Versie document: 3.0 – februari 2016
Ziek en herstel meldingen
Pagina 1
1. Inleiding Qualiant biedt met haar software uitgekiende mogelijkheden om administratieve taken eenvoudig te maken, zonder dat de controle op het proces verloren gaat. Qualiant gebruikt hiervoor HR2day. HR2day is een moderne HRM omgeving welke volledig beschikbaar is in de cloud (internet). Hierdoor heeft u altijd en overal toegang tot uw gegevens. In deze documentatie treft u een instructie aan voor de registratie van Ziek en herstelmeldingen. Tevens is beschreven hoe de eventuele vervangingen vastgelegd kunnen worden. Opmerking:
Alle getoonde informatie is illustratief van aard en heeft geen overeenkomst met de werkelijke gegevens van uw organisatie of enige andere organisatie.
2. Inloggen U heeft uw inloggegevens via de mail ontvangen. In deze mail trof u een link aan, waarmee u uw HRM online account kon activeren door het instellen van een persoonlijk wachtwoord. Met uw emailadres en persoonlijk wachtwoord kunt u inloggen. De link zal straks ook terugkomen op de website van uw bestuur:
Klik op de link en het onderstaande scherm zal verschijnen. Geef uw gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in. Klik daarna op Inloggen.
Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u deze opnieuw instellen door te klikken op ‘Uw wachtwoord vergeten?’.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 2
.
3. Verzuim Via deze menukeuze komt u in onze verzuimmodule terecht. Hierin kunt u naast het vastleggen van verzuimmeldingen ook de medewerkers weer hersteld melden en eventuele vervangingen registreren. Ook is er inzicht te verkrijgen in de verzuimstatistieken.
Standaard worden alleen de openstaande ziekmeldingen getoond. Door het vinkje achter ‘open’ uit te zetten en te kiezen voor verversen krijgt u inzicht in alle geregistreerde ziekmeldingen.
3.1 Verzuimmelding Kies voor ‘Nieuwe verzuimmelding’ om een verzuimmelding te registreren. Het volgende scherm verschijnt.
1
3
2
4 1. Zoek en selecteer de juiste medewerker die u ziek wilt melden. U kunt een deel van de achternaam intoetsen, gevolgd door een sterretje * en vervolgens op de zoekknop klikken. 2. Geef de juiste aanvangsdatum van het verzuim in. 3. Selecteer de juiste verzuimclassificatie. Deze classificatie is belangrijk voor latere rapportages en het al of niet declareren bij het vervangingsfonds.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 3
4. Met opslaan legt u de ingevoerde gegevens vast. De verzuimmelding is nu geregistreerd. Nadat de gegevens zijn opgeslagen kunt u direct een eventuele vervanging vastleggen (kies voor Nieuwe vervanging). Zie voor meer informatie paragraaf 4.3. Overige onderdelen Via het onderdeel Verzuimperioden kunt u aangeven over welke periode de medewerker gedeelte arbeidsongeschikt is; De loondoorbetaling hoeft u over het algemeen niet in te vullen. Deze wordt automatisch en conform de CAO gevuld na het opslaan van de verzuimmelding; Wanneer de werknemer tijdens zijn verzuim op een ander adres dan zijn of haar eigen woonadres verblijft kunt u dit verpleegadres vastleggen; Op het verzuimscherm ziet u de nieuwe ziekmelding met een aantal relevante gegevens verschijnen.
U kunt bestaande ziekmeldingen ‘weergeven’ en ‘bewerken’. Wij beschrijven in deze handleiding het ‘weergeven’.
1 2
Het scherm met alle detailinformatie van het betreffende verzuim wordt geopend. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig: 1. U kunt de verzuimgegevens bewerken.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 4
2. Met de Lijstweergave kunt u terug naar het hoofdscherm van alle verzuimmeldingen. Verder kunt u onderin dit scherm alle overige gegevens rondom dit verzuim inzien.
3.2 Herstel melding Wanneer de medewerker zich weer beter meldt, kunt u dit vastleggen door te kiezen voor ‘bewerken’ vanuit de lijstweergave of vanuit het weergave scherm. Zie hiervoor de vorige afbeelding.
Door het invullen van de einddatum wordt de verzuim melding afgesloten. Kies vervolgens voor ‘Opslaan’.
3.3
Vervangingen
In voorkomende gevallen kan in de verzuimmelding ook de betreffende vervanging worden geregistreerd. Ons systeem zal o.b.v. deze registratie de juiste uitbetaling aan de vervanger verzorgen. Ook wordt de declaratie ten behoeve van het vervangingsfonds samengesteld en ingediend (indien van toepassing).
Vanuit de lijstweergave kiest u voor Weergeven. De betreffende verzuimmelding verschijnt.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 5
Kies voor Nieuwe vervanging. Per verzuimmelding kunnen indien gewenst meerdere vervangingen worden geregistreerd.
5 1 3
2 8
2
6 4
7
In het scherm voor de vervangingen kunt u de gegevens van de vervanger vastleggen. 1. Selecteer de vervanger; 2. Geef de aanvangs- en eventuele einddatum (tot en met) van de vervanging in; 3. Via het rooster moet u aangeven op welke dagen voor welke werktijdfactor de invaller wordt ingezet (0,2 maximaal per dag, a.u.b. geen uren invoeren!); 4. Het blokkeringskenmerk is niet van toepassing bij het vastleggen van een vervanging. Dit veld moet op “Geen” blijven staan. 5. Kies de juiste arbeidsrelatie. Indien de medewerker als “Poolleerkracht” geregistreerd staat wordt de vervanging niet additioneel uitbetaald; 6. Het veld afdeling wordt gevuld met de afdeling van de persoon welke verzuimd; 7. Selecteer de juiste kostenplaats. Dit is (in de meeste gevallen) de school (brin) waar de vervanging plaatsvindt en waarop de kosten van de vervanging moet worden geboekt; 8. WTF laatste maand; dit vinkveld niet aanvinken; 9. Met ‘Opslaan’ legt u deze vervanging vast.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 6
4. Controle en Salarisverwerking Qualiant zal wekelijks de ingevoerde Verzuimmeldingen en Vervangingen controleren. Waar nodig zullen wij eventuele correcties doorvoeren. Mochten er voor ons onduidelijkheden zijn dan nemen wij contact met u op. Ook worden wekelijks de ingevoerde mutaties doorgevoerd naar de eerstvolgende salarisverwerking. Mutaties die tijdig vastgelegd zijn, worden dus uitbetaald aan het einde van de lopende salarisperiode. Mutaties die na de actuele salarisperiode worden vastgelegd, worden automatisch de volgende periode verwerkt en uitbetaald. Tijdige vastlegging is dus gewenst.
Ziek en herstel meldingen
Pagina 7
