Zelfsturende teams en medezeggenschap in de zorg –en welzijnssector 01-09-2015 - Een samenvatting van onderzoeksresultaten, door: Sido Groenland & Coby Franken Veel zorg –en welzijnsorganisaties zijn zich de afgelopen tijd anders gaan organiseren door middel van zelfsturende teams (ook wel zelf organiserende teams, autonome teams of zelfstandig werkende teams). SBI Formaat was benieuwd naar het antwoord op de vraag wat dergelijke teams betekenen voor het organiseren van de medezeggenschap. Daartoe heeft SBI Formaat een groot aantal medezeggenschappers uit de zorg –en welzijnssector benaderd en uitgenodigd deel te nemen aan een online enquête. In mei/juni 2015 namen 110 medezeggenschappers deel aan de enquête, voornamelijk OR-voorzitters en -secretarissen, allen werkzaam in een verschillende organisatie waarin al (tenminste gedeeltelijk) met/in zelfsturende teams wordt gewerkt1. De inzichten die met het onderzoek zijn opgedaan, komen samengevat in deze publicatie aan bod. Over het onderwerp zal nader worden doorgesproken tijdens een zorgevent dat door SBI Formaat op 10 november 2015 in Doorn op Landgoed Zonheuvel wordt georganiseerd. Voordat de centrale vraag in het onderzoek wordt beantwoord, volgen eerst een paar achtergronden/nuances die relevant zijn om de resultaten in perspectief te kunnen plaatsen.
“Wat betekenen zelfsturende teams voor het organiseren van de medezeggenschap in de zorg –en welzijnssector? ”
1. Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat vooral in de afgelopen 2 jaar het intreden van zelfsturende teams in zorg –en welzijnsorganisaties zijn toevlucht nam. Driekwart van de deelnemers aan het onderzoek gaf aan dat er (pas) sinds dit jaar of vorig jaar (lees 2014 of 2015) binnen hun organisatie wordt gewerkt met/in zelfsturende teams. Een kwart geeft aan dat er al langer (al sinds voor 2014) met/in zelfsturende teams wordt gewerkt. 2. Organisaties verschillen sterk in de mate waarin zelfsturing er gemeengoed is. Ca. een derde van de deelnemers schat in dat in hun organisatie momenteel 0 tot 20% van de collega’s onderdeel uitmaken van een zelfsturend team. Echter, ook elk van de andere 4 mogelijke antwoorden (21-40%, 41-60%, 61-80%, 81-100%) werd gekozen, in min of meer gelijke mate: elk door ongeveer een zesde van de deelnemers. 3. In 80% van de gevallen bestaan de zelfsturende teams waarover de deelnemers uitspraken doen uitsluitend uit interne collega’s (allen in dienst van de organisatie). In 15% van de gevallen werken in deze teams ook mensen die in dienst zijn van een andere organisatie of zijn deze juist (veelal) samengesteld met mensen vanuit meerdere verschillende organisaties. Circa 5% van de deelnemers weet niet hoe de samenstelling van de zelfsturende teams is. 4. Deelnemers aan het onderzoek blijken een overwegend positieve attitude te hebben ten aanzien van het fenomeen zelfsturende teams. Een meerderheid ziet (persoonlijk) vooral voordelen aan deze manier van werken en denkt dat deze beter dan de ‘oude werkwijze’ aansluit bij wat werknemers belangrijk vinden. 1
In de zorg –en welzijnssector komen we vele verschillende benamingen voor ‘zelfsturende teams’ tegen die min of meer op hetzelfde neerkomen. Zelfsturende teams mag ook gelezen worden als zelf organiserende teams, autonome teams of zelfstandig werkende teams (vaak gepaard met coachend leiderschap). Deze nuance is ook aan deelnemers aan het onderzoek voorgelegd. Voor het gemak zal verder echter gesproken worden over ‘zelfsturende teams’.
Veranderingen in de medezeggenschapstructuur/vorm sinds de invoering van zelfsturende teams 63% van de deelnemers aan het onderzoek geeft aan dat er in hun organisatie sinds de invoering van zelfsturende teams (nog) geen verandering in de structuur/vorm van medezeggenschap is doorgevoerd of binnenkort wordt verwacht. De overige 37% rapporteert dat dit wel het geval is (geweest). Uit de toelichtingen blijkt echter dat een groot deel van deze 37% weliswaar het gesprek/de discussie in gang heeft gezet over de rol van de medezeggenschap in de veranderende organisatie, maar echt nog zoekende is naar hoe die nieuwe structuur/vorm er uiteindelijk uit zal moeten komen te zien. Dit is niet verwonderlijk aangezien voor driekwart van alle deelnemers aan het onderzoek de invoering van zelfsturende teams iets is van de afgelopen 1 a 2 jaar. Veelal wordt er al wel uitgesproken dat medewerkers op de werkvloer meer medezeggenschap krijgen en er extra aandacht komt voor directere participatievormen bij het tot stand komen van zowel algemeen beleid als beleid binnen het team. Bijvoorbeeld door het instellen van een kleinere (basis)OR met meer faciliteiten en daaromheen themagerichte werk/projectgroepen. Veelal in een meer flexibele vorm dan de traditionelere OR-commissies, met medewerkers die per onderwerp oproepbaar zijn en waarvoor een ‘participantenregeling’ is afgesproken. Bovendien worden gesprekspartners uiteenlopender: naast het reguliere overleg met de bestuurder, zal er ook meer gestructureerd overleg plaatsvinden met personen die in zelfsturende teams opereren of het aanspraakpunt/sparringpartner ‘op afstand’ vormen van deze zelfsturende teams. Een specifieke verandering (door een enkeling benoemd, maar mogelijk wel inspirerend voor andere OR’en), is het werken met een ‘participatieparagraaf’. Hiermee wordt bedoeld dat er aan de hand van een speciaal ontworpen checklist een participatieparagraaf wordt toegevoegd aan elke advies – of instemmingsaanvraag (of initiatiefvoorstel) die door de OR wordt behandeld. Hierin staat precies beschreven hoeveel medewerkers er zijn betrokken, op welke wijze dit is gebeurd en wat er met hun input is gedaan. Impact/invloed van zelfsturende teams op de medezeggenschap Een grote meerderheid van de deelnemers aan het onderzoek verwacht op termijn impact/invloed van het werken in zelfsturende teams op de medezeggenschap te ondervinden of doet/deed dit al. Echte twijfels over het voortbestaan van de ondernemingsraad krijgen deelnemers niet. 96% is van mening dat er in een organisatie met zelfsturende teams (nog altijd) een OR nodig is.
In een organisatie met zelfsturende teams... Is er geen OR nodig
Is er wel een OR nodig 4%
96%
De meest-herkende invloeden van de invoering van zelfsturende teams op de ondernemingsraad: 49% merkt dat de inhoud van de medezeggenschap verandert 44% onderzoekt andere (nieuwe) vormen van medezeggenschap 41% is meer met behulp van digitale middelen gaan communiceren 38% ziet een oplossing in vormen van meer directe participatie door medewerkers 38% heeft het idee dat meer met achterbancommunicatie zou moeten worden gedaan 34% ziet dat een traditionele OR geen passende medezeggenschapsvorm meer is 27% experimenteert daadwerkelijk met meer directe vormen van medezeggenschap/participatie 24% mist aansluiting bij de zelfsturende teams 20% ervaart een groeiende behoefte aan medezeggenschap in de organisatie 18% heeft steeds meer moeite om geschikte kandidaten voor de OR te vinden 15% heeft meer moeite om met de achterban in contact te komen 14% heeft meer moeite om bij elkaar te komen 7% loopt leeg als OR 9% herkent zich in geen enkele van het bovenstaande
Wat het werken in zelfsturende teams betekent voor het organiseren van de medezeggenschap Geregeld wordt expliciet door deelnemers aan het onderzoek genoemd dat de uitwerking van het werken in zelfsturende teams op het organiseren van de medezeggenschap nog niet goed inzichtelijk/bekend is. Ditzelfde impliceren de veelal weinig concrete antwoorden en het gebruik van algemene termen door andere deelnemers. Toch zijn er een aantal veelgenoemde geluiden te destilleren uit de antwoorden op de vraag naar wat het werken in zelfsturende teams betekent voor het organiseren van de medezeggenschap: Meer afstand van medewerkers tot de OR, moeilijker contact, meer medezeggenschap gedelegeerd waardoor grotere verantwoordelijkheid voor medezeggenschap in de teams ontstaat, het vraagt meer initiatief/een actievere houding van de OR naar de zelfsturende teams toe in een meer faciliterende/proces begeleidende rol. Een aantal quotes die deze lading dekken:
‘We geven de medezeggenschap nu echt aan de werkvloer en de kern-OR bewaakt de kaders’ ‘Het vraagt om een actievere rol van de achterban in het aankaarten van diverse zaken. Er wordt gezocht naar een goede balans van het activeren van deze achterban en de zichtbaarheid van de OR vergroten’. ‘Door de zeggenschap in teams ontstaat een andere rol voor medezeggenschap. Vooral het stimuleren, faciliteren en monitoren van zeggenschap en medezeggenschap en minder zelf als OR inhoudelijk aan de slag. En als OR ernaar streven niet alles vast te willen leggen, maar juist ruimte te creëren waarbinnen de teams zelf kunnen beslissen’.
Het invloed geven aan zelfsturende teams (op de medezeggenschap) kan echter volgens sommige deelnemers ook minder radicaal; simpelweg door te zorgen voor goede achterbancommunicatie/raadpleging of door binnen het kiesgroepensysteem voor de OR zetel(s) beschikbaar te stellen voor zelfsturende teams/segmenten uit de organisatie. Nieuwe problemen/uitdagingen die optreden voor de medezeggenschap Opvallend is dat - enkele uitzonderingen daargelaten - elke deelnemer wel één of meerdere vermeende problemen en/of uitdagingen noemt. Op hoofdlijnen sluiten de antwoorden aan op zaken die in de vorige paragraaf zijn benoemd. Uitdaging is de medewerkers goed te blijven bereiken/hen betrokken te houden en als OR bij hen in het zicht te blijven. De onderwerpen van de OR alsook de rol van de OR zou kunnen gaan veranderen/verschuiven: hoe ga je de zelfsturende teams vertegenwoordigen? wat behandel je (nog) wel en wat niet in de OR? Een aantal treffende quotes:
‘De uitdaging is een vorm te vinden die aansluit bij wat medewerkers willen’. ‘Hoe hoor je tijdig vanuit alle teams welke ontwikkelingen / keuzes voorliggen en gemaakt worden? Hoe bewaak je de gang van dit proces? Kun je dit ook voor een deel loslaten? Loop je zo mogelijk instemming en adviesplichtige zaken mis? Hoe ziet je rol hierbij uit?’ ‘De zelforganiserende teams zijn niet ingesteld om mee te denken / feedback te geven op beleid, terwijl ze er wel de gevolgen van ondervinden’.
Kansen die zelfsturende teams bieden voor de medezeggenschap Veel deelnemers aan het onderzoek geven aan dat zelfsturing betekent dat teams en medewerkers meer invloed op het eigen werk krijgen, wat op zichzelf al een stimulans vormt voor (mede)zeggenschap is.
‘Wanneer zelfsturende teams goed werken in een organisatie biedt dat kansen voor de medezeggenschap om de medezeggenschap daadwerkelijk op de werkvloer neer te leggen’
Als kansen worden bovendien benoemd: een hogere snelheid waarmee veranderingen kunnen worden bewerkstelligd en meer draagvlak, betrokkenheid alsook tevredenheid wanneer de (mede)zeggenschap in de zelfsturende teams wordt belegd. Ook zou volgens meerdere deelnemers het OR-werk flexibeler (kunnen) worden. Twee quotes die kansen voor de medezeggenschap min of meer samenvatten:
‘Meer betrokken en gemotiveerde personen, die steeds meer hun eigen zeggenschap organiseren’. ‘Mensen zijn zich veel bewuster van verschillende aspecten waar je als bedrijf of organisatie mee te maken hebt en mee te dealen hebt. Daar hebben ze meer inzicht in gekregen doordat ze nu ook zelf verantwoordelijk zijn voor een stukje bedrijfsvoering etc. Ze mogen zelf veel bepalen (binnen gezette kaders) en dat geeft ze veel vrijheden. De medewerkertevredenheid stijgt ieder jaar weer een beetje doordat meer en meer medewerkers volgens het principe 'zelfstandige teams' werken’.
Specifiek - Zelfsturende teams waarin medewerkers vanuit verschillende organisaties bijeenkomen Over de zelfsturende teams waarin medewerkers vanuit verschillende organisaties bijeenkomen, zijn aanvullende vragen gesteld in het onderzoek. Een opmerkelijk gegeven is dat er in 60% van de gevallen waarin zelfsturende teams bestaan uit medewerkers vanuit verschillende organisaties, (nog) geen verbindingen bestaan tussen de OR’en van deze verschillende organisaties. Dit terwijl tweederde van deze deelnemers dit wel wenselijk/interessant zou vinden! (In 27% van de gevallen hebben de OR’en elkaar wel eens ontmoet en in 13% van de gevallen bestaat er ook al een vorm van overleg tussen hen). Ook opmerkelijk is dat 20% van de deelnemers expliciet aangeeft dat medewerkers die in dienst zijn van hun organisatie, maar (in een zelfstandig team) werkzaam zijn buiten de eigen organisatie, niet worden betrokken bij ontwikkelingen in de organisatie die wel voor hen van belang zijn. Hier tegenover staat dat 33% van de deelnemers aangeeft dat dit in hun organisatie wel gebeurt, maar de overige - maarliefst - 47% van de deelnemers weet het niet. Dit impliceert op z’n minst dat dit een thema (een blinde vlek) is dat voor OR’en met organisatieoverstijgende zelfsturende teams meer aandacht behoeft. Dit laatste blijkt ook uit een tweetal stellingen die in het onderzoek aan deelnemers zijn voorgelegd. 67% van de medezeggenschappers uit organisaties met zelfsturende teams waarin medewerkers vanuit verschillende organisaties bijeenkomen, vraagt zich af wie er opkomt voor de belangen van medewerkers in de organisatieoverstijgende zelfsturende teams. Een iets kleinere meerderheid (53%) maakt zich sinds de invoering van de zelfsturende teams meer zorgen over de manier waarop de rechtspositie/medezeggenschapsrechten van medewerkers geregeld zijn. Afsluiting/slotconclusie Uit het onderzoek is gebleken dat de invoering van zelfsturende teams in de zorg –en welzijnssector voor het merendeel van de organisaties (nog) niet heeft geleid tot ingrijpende veranderingen in de medezeggenschap. Veel (medezeggenschappers uit) zorg –en welzijnsorganisaties zijn zich momenteel wel in toenemende mate gaan buigen over de vraag hoe de medezeggenschap het beste aansluiting zal kunnen vinden bij deze nieuwe manier van werken. Een meerderheid verwacht immers dat invoering en toename van het werken in zelfsturende teams op termijn invloed/impact zal hebben de medezeggenschap. Invoering van de zelfsturende teams levert zowel nieuwe problemen/uitdagingen als nieuwe kansen op. De komende tijd zullen onder andere experimenten met meer directere vormen van participatie gaan uitwijzen welke succesformules in de zorg –en welzijnssector leiden tot een toekomstbestendige medezeggenschap.
Op 10 november 2015 organiseert SBI Formaat een speciaal zorgevent over de zoektocht van de OR naar medezeggenschap bij zelfsturing
SBI Formaat Telefoon:
0343 - 47 33 33
E-mail:
[email protected]
Meer weten? www.sbiformaat.nl
