WORKFORCE PLANNER - HANDLEIDING In deze handleiding leiden wij u door de basis setup van de software. Wij gaan ervan uit dat uw Time Attendance terminal reeds geïnstalleerd is en dat de software geactiveerd is. Als u de software voor de eerste keer opstart zult u zien dat de database leeg is, afgezien van een aantal standaard werkcodes en een “lege” afdeling. In de hierna volgende stappen leiden wij u door de set-up.
1- TAALKEUZE Tijdens de installatie heeft u de gewenste taal kunnen instellen. Als u deze instelling wilt behouden kunt u doorgaan naar punt 2. Als u de taal wilt wijzigen, ga dan naar de “Instellingen”, selecteer “Algemeen” en selecteer de gewenste taal. Klik op het groene “ ” symbool. Er zal een pop-up scherm verschijnen met de melding dat de software opnieuw gestart moet worden. Na herstart zal de software in de geselecteerde taal uitgevoerd worden.
2- DE SOFTWARE MET DE TIME ATTENDANCE TERMINAL VERBINDEN. De verbinding naar uw Time Attendance terminal kan ingesteld worden vanuit het “Apparaat” menu in de software.
Workforce Planner kan met uw Time Attendance terminal communiceren door middel van een USB stick of door de terminal op uw computernetwerk aan te sluiten. Wanneer hij aan een netwerk is aangesloten zullen de inklok-gegevens van de gebruikers automatisch naar de software worden doorgestuurd. Voor gegevensverzameling en gebruikerssynchronisatie via USB stick zie de handleiding van uw time attendance terminal.
USB stick installatie: Om een USB stick te installeren, klik op de verschijnt:
knop rechtsbovenaan de pagina. Het volgende popup-scherm
Geef de USB stick een naam, klik vervolgens op ‘Deze computer’ en selecteer uw taal (indien van toepassing*) in de “Taal” drop-down lijst. De software is nu in staat om gegevens vanaf een USB stick te ontvangen.
*Wanneer de gewense taal niet in de lijst voorkomt, selecteer dan ‘Other’.
Netwerk installatie: Om het IP adres op uw Time Attendance terminal in te stellen zie de gebruikshandleiding van uw Time Attendance terminal. Het verbinden van de software met een op het netwerk aangesloten Time Attendance terminal is verlooopt automatisch.
Klik op het vergrootglas symbool rechts bovenaan de pagina, er zal een popup scherm verschijnen met daarin het IP adres van uw Time Attendance terminal.Klik op “Ja” en het apparaat zal als verbonden op de pagina weergegeven worden. Om de terminal informatie te wijzigen (de naam bijvoorbeeld), dubbelklik op het aangesloten apparaat en u kunt alle velden wijzigen.
Uw terminal is nu verbonden met de software.
3- AFDELINGEN. Het opzetten van afdelingen zal, vooral als u een groot aantal gebruikers heeft, u helpen deze gebruikers en hun inklokgegevens effectiever te beheren. U kunt tevens rapportages maken van specifieke gebruikersgroepen of afdelingen. Op de ‘Afdeling’ pagina in de software vindt u reeds één vooraf gedefinieerde afdeling. Bij zowel de naam als de omschrijving staat standaard een vraagteken. Het is mogelijk dit te wijzigen door in de regel te dubbelklikken of door onderstaande stappen te volgen.
Klik op de sleutel in de afdelings-regel, de achtergrond zal blauw worden. Klik vervolgens op de “edit” knop een pop-up scherm “afdeling aanpassen” verschijnt vervolgens. Verander de naam en de omschrijving en klik op “OK”.
Klik op de knop om meerdere afdelingen toe te voegen, deze bevindt zich rechts bovenaan de pagina, en vul de gewenste gegevens in. Sla elke wijziging op door op “OK” te klikken.
4- WERKROOSTERS Afhankelijk van of uw bedrijf vaste of variabele werkroosters gebruikt kunt u met de Workforce Planner software op 2 manieren werkschema’s aan uw personeel toekennen. Wanneer uw werknemers volgens vaste roosters werken die niet elke week veranderen dan kunt u onderstaande instructie volgen. Indien u meer flexibiliteit of meer variatie in de roosters wenst, bijvoorbeeld door veranderende werktijden en/of het gebruik van dag- en nachtdiensten dan verwijzen wij u graag naar het hoofdstuk “Planning”. Wij raden u echter wel aan ook van onderstaande instructies kennis te nemen daar de vaste werkroosters in de software veel overeenkomsten hebben met de variabele. Ga naar ‘Rooster; en selecteer ‘Rooster’ in het drop down menu.
Klik op de plus knop, rechtsbovenaan de pagina. Een pop-up scherm verschijnt - vul de naam en omschrijving in van het werkschema in en klik op OK.
Onderaan de pagina verschijnt het volgende veld:
Als voorbeeld gebruiken we het volgende rooster: de werknemer(s) werk(en) van maandag tot en met donderdag van 9:00 tot 17:00 en op vrijdag van 09:00 tot 15:00. Elke dag klokken ze voor hun lunchpauze van 12:00 tot 13:00.Door in de ‘Weekdag’ cel te klikken verschijnt er een selectiemenu waarin u de gewenste dagen kunt selecteren.
Het “start type”staat standaard ingesteld op ‘In’. In ons voorbeeld is de begintijd 09:00u en de eindtijd 17:00u.
Omdat de werktijden op vrijdag anders zijn dan de rest van de week moet er een tweede regel gecreeërd worden met werkuren van 09:00u. tot 15:00u.
Om de “geklokte” lunchpauze in te regelen creëeren we een derde regel. Omdat de werknemer(s) elke dag om dezelfde tijd met lunchpauze gaat/gaan kunnen we één regel gebruiken ondanks dat de dagelijkse begin- en eindtijden variëren. We stellen in dat werknemers een geklokte lunchpauze nemen tussen 12:00 en 13:00. We selecteren eerst de dagen van maandag tot en met vrijdag, dan veranderen we het “start type” tot “zonder pauze” en vullen start- en eindtijd in.
Ons werkrooster is nu gereed, en kan worden opgeslagen door op het groene vinkje te klikken bovenaan het rooster. Als het vinkje grijs blijft dan is er een conflict in het rooster dat eerst opgelost moet worden.
* Opmerking betreffende de start types: Er zijn 4 verschillende start types: • • •
In: wordt gebruikt om de start van een werkdag aan te geven. Inclusief pauze: wordt gebruikt als pauzes onderdeel zijn van de werkdag. Dit is voor informatieve doeleinden en heeft geen impact op het totaal aantal gewerkte uren. Zonder pauze: wordt gebruikt wanneer medewerkers in- en uitklokken voor hun pauze.
•
Pauze impl: wordt gebruikt wanneer u pauzes automatisch van de gewerkte uren wilt aftrekken zonder dat de medewerkers daarvoor klokken.
5- WERKCODES CREEËREN. Werkcodes zijn een belangrijk bestanddeel van de Workforce Planner en kunnen voor een aantal verschillende doeleinden gebruikt worden. Ze kunnen gebruikt worden om tijd die aan bepaalde projecten gespendeerd is te registreren, maar ook bijvoorbeeld voor afwezigheidsregistratie. Klik op ‘Werkcode’ om naar de Werkcode pagina te gaan. De software heeft een aantal standaard werkcodes in zich, die indien gewenst veranderd en bewerkt kunnen worden al naar gelang uw eigen werksituatie. Hier wordt later in deze handleiding op teruggekomen.
Om een werkcode toe te voegen klik op het plus pop-up scherm.
symbool aan de rechterbovenzijde van de pagina. Er volgt een
Overzicht van de gebruikte termen in dit scherm: • • • • • •
Werkcode: dit is het volgnummer van de werkcode. U hoeft deze niet te wijzigen maar dit is wel mogelijk, om bijvoorbeeld aan een klantnummer of een specifieke taak te koppelen. Naam: De naam van de werkcode (verplicht invoerveld). Omschrijving: de omschrijving van de werkcode (verplicht invoerveld). Werkcode type: Er zijn verschillnde types werkcodes, allen met verschillende mogelijkheden voor het tellen van uren. Hier wordt later in deze handleiding op teruggekomen, in het onderdeel planning opties. Wanneer u standaard werkcodes aanmaakt, kies dan voor ‘Geplande werktijd’. Gewoon uitklokken: hiermee ziet de software dat de werkcode wordt gebruikt om het einde van de dag aan te geven. Kleur: verander de kleur van de werkcode in het plannings- en kloktijdoverzicht.
In het kort: wanneer een standaard werkcode wordt aangemaakt, vul dan de naam en een omschrijving in en kies een kleur.
6- GEBRUIKERS AANMAKEN. Er zijn 2 manieren om een nieuwe gebruiker aan te maken. U kunt dit doen vanuit de software of op de Time Attendance terminal. We raden aan dat u dit doet vanaf de TA-terminal omdat dit de kans op fouten minimaliseert. Let op: na elke verandering die u doorvoert bij gebruikers dient u de software met de terminal te synchroniseren.
Gebruiker aanmaken vanuit de Time Attendance terminal: Registreer de gebruiker op het apparaat conform beschrijving in de handleiding van het apparaat. Zorg ervoor dat het apparaat met de software in verbinding staat. Ga naar de ‘Apparaat’ pagina en selecteer daar uw apparaat.
Klik op de ‘Synchroniseer gebruikers en vingerafdrukken’ knop rechtsbovenaan de pagina en er zal een pop-up scherm verschijnen dat laat zien dat er verschillen zijn in de data tussen de software en het apparaat. Stuur de data naar de software door op de ‘Apparaat naar Database’
knop te klikken, gevolgd door de ‘Verwerk’
knop. De software zal nu nog een keer controleren op verschillen. Als er geen verschillen zijn gevonden verschijnt de boodschap ‘No changes found’. Uw gebruiker(s) zijn nu gesynchroniseerd met de software en het apparaat. Ga naar de “Gebruiker” pagina om gebruikersgegevens te bewerken.
Selecteer de gebruiker wiens data u wenst te bewerken en klik op de ‘Edit User Information’
knop.
In het tabblad ‘System Data’ staat de minimale hoeveelheid data die u dient in te stellen opdat uw gebruiker correct door de TA terminal herkend wordt.
1-
Gebruikersnaam: dit is de naam die ook op de TA terminal wordt weergegeven, maximale lengte is 8 karakters. 2-Rechten: de standaard waarde is “Gebruiker”, u kunt dit wijzigen als u meer rechten aan deze gebruiker wilt toekennen. 3-Staat: zorg ervoor dat deze op ‘active’ staat. 4-RFID Nr: hier kunt – indien van toepassing - u een nummer wat op een RFID kaart staat invullen, om deze kaart aan een gebruiker te koppelen. 5-Wachtwoord veranderen: U kunt een password aan een gebruiker toewijzen. Hiermee kan hij/zij dan inloggen in de software en in/uitklokken op de TA terminal. Wanneer u een gebruiker aanmaakt in de software is het password gelijk aan het gebruikers-ID. Als u het password wilt kunnen gebruiken op de TA terminal dan moet dit een numerieke waarde zijn en niet langer dan 5 cijfers. 6-Rooster: U kunt de werknemer koppelen aan een werkrooster, zoals behandeld in hoofdstuk 4. Wanneer u klaar bent drukt u op
om de gebruiker op te slaan.
Gebruiker aanmaken vanuit de software: Ga naar ‘Gebruiker” en klik op de groene plus
rechtsbovenaan de pagina.
Het volgende pop-up scherm zal verschijnen:
De software selecteert automatisch het volgende vrije gebruikers ID nummer. Het is mogelijk dit gebruikers ID nummer te veranderen, echter om optimale communicatie tussen de software en de klok te waarborgen raden wij ten zeerste aan het toegewezen gebruikers ID nummer te houden. Selecteer een afdeling voor de gebruiker vanuit de drop down lijst en klik op OK. U kunt nu de gegevens van de gebruiker invullen. Wanneer u klaar bent klikt u op het groene vinkje om de gegevens op te slaan. Vervolgens dienen we de gegevens van de gebruiker(s) te zenden naar de Time Attendance terminal. Ga naar de “device” pagina en selecteer uw apparaat.
Klik op ‘Synchroniseer gebruikers en vingerafdrukken’ en een nieuw scherm komt tevoorschijn waarin de verschillen tussen de gegevens in de software en de gegevens in het apparaat staan. Stuur de gegevens naar de terminal door op de ‘Database naar Apparaat’
knop te klikken, gevolgd door de ‘Verwerkt’
knop.
De gebruiker is nu gesynchroniseerd tussen software en apparaat. Als u vervolgens vingerafdrukken voor uw gebruikers wenst te registreren verwijzen wij u naar de handleiding voor uw specifieke time attendance terminal.
7- UW WERKNEMERS INPLANNEN. We hebben hiervoor behandeld hoe u een werkrooster voor werknemers met regelmatige diensten maakt. We gaan nu een planning maken met flexibele roosters voor uw werknemers. U kunt een planning maken door verschillende templates te verzamelen. Deze templates worden gemaakt door een tijdsplanning en een werkcode aan elkaar te koppelen. Als voorbeeld nemen we een bedrijf waar werknemers in 3 verschillende shifts werken.De eerste shoft is van 8:00 tot 17:00 met een geklokte break van 12:00 tot 13:00. De tweede shift is van 17:00 tot 01:00 met een break van 21:00 tot 22:00, en de derde shift is van 01:00 tot 08:00 zonder break. Allereerst maken we 3 verschillende werkcodes aan voor elke shift.
Nu gaan we templates maken voor deze shifts. Ga naar de ‘Planning’ pagina – deze kan bereikt worden door op ‘Rooster’ te klikken en ‘Planning’ in het drop-down menu te selecteren.
Aan de rechterzijde van het scherm staat een lege tabel.Klik op het groene plus teken roostertemplate te maken.
om een nieuw
Voer een naam in voor dit template (in ons geval “Dag”), klik vervolgens op de ‘Aanpassen tijdsplan’ nieuw pop-up scherm verschijnt.
knop. Een
U kunt dit scherm invullen op dezelfde wijze waarop u het werkrooster heeft ingevuld in hoofdstuk 4.
Klik op ‘OK’ om op te slaan. Selecteer de ‘Dag’ werkcode die u hiervoor heeft aangemaakt in de werkcode drop-down lijst.
Sla uw template op door op het groene vinkje
aan de rechterzijde van het scherm te klikken.
Op dezelfde wijze maken we de templates aan voor de 2 andere shifts (avond en nacht).
Selecteer de dagen in de planning aan de linkerzijde van het scherm. Selecteer vervolgens een plannings-template (dag, avond of nacht) en sleep deze (‘drag & drop’) naar de geselecteerde dagen. Een nieuw pop-up scherm verschijnt, met de optie om een omschrijving in te vullen, de gekoppelde werkcode te wijzigen of de handeling af te breken. Klik op ‘OK’ om op te slaan.
Herhaal dit totdat u klaar bent met de planning.
8. LANDELIJKE VRIJE DAGEN EN VAKANTIE PLANNING Landelijke vrije dagen / feestdagen: Het plannen van landelijke vrije dagen is een vanzelfsprekend proces. Ga naar de ‘Rooster’ pagina, selecteer vervolgens ‘Planning’ pagina en klik op de ‘importeer vakantiedagen’ knop rechtsbovenaan de pagina
.
Selecteer uw land in de drop-down lijst in het scherm dat zojuist is verschenen. Laat de standaard geselecteerde werkcode staan. Druk op “OK” om uw keuze te bevestigen.
Vakanties: De wijze van het plannen van vakanties hangt af van of uw werknemers met een regelmatig werkrooster werken of niet.
Werknemers met een regelmatig werkrooster: We gaan een template maken die we aan de planning kunnen toevoegen. We geven het een geschikte benaming en specificeren een tijdsspanne in de “time plan” cel.
Deze tijdsspanne moet in het werkschema vallen dat gelinkt is aan de werknemer. In ons voorbeeld heeft de werknemer een rooster van 9:00 tot 17:00. We kunnen bijvoorbeeld 9:00-17:30 in het time plan veld invoeren. Indien u alle werkroosters wilt omvatten dan kunt u ook ’00:00-23:59’ in de time plan cel invullen.
We hoeven geen nieuwe werkcode voor dit template te maken, we hoeven slechts de standaard “vacation” werkcode te selecteren. Sla uw template op door op het groene vinkje
aan de rechterzijde van het scherm te klikken.
Hierna hoeven we slechts de vakantiedagen op de planning van de betreffende gebruiker te selecteren (in ons voorbeeld 10 t/m 14 maart), en vervolgens de vakantie template naar deze dagen te slepen.
Werknemers met een planning: Om een vakantie te plannen voor een werknemer die met een planning werkt, sleep dan een template dat u reeeds gebruikt voor deze werknemer over de dagen die u als vakantiedagen wilt instellen, bijvoorbeeld 3 t/m 6 maart. Wanneer het pop-up scherm verschijnt, verander dan de werkcode naar ‘Vac.P’.
Als alternatief kunt u ook een template maken met het correcte aantal uren dat gelinkt wordt aan de ‘Vac. P’ werkcode.
9. ZIEKTEVERLOF MANAGEN Het is betrekkelijk eenvoudig om ziekteverzuim te administreren. U kunt 2 situaties tegenkomen: de werknemer heeft reeds een werkrooster of planning, of u moet uw planning maken wetende dat uw werknemer ziek is.
Ziekteverzuim managen op de kloktijdentabel Ga naar de ‘Klok’ pagina, selecteer “kloktijdentabel” en selecteer de werknemer die absent is.
Selecteer de dagen waarop deze persoon ziek is en geef een rechter muisklik.
Selecteer ‘Kopieer planning naar aanwezigheid’, een nieuw scherm verschijnt. Selecteer de standaard werkcode “Ziek” in de werkcode drop-down lijst en klik op OK.
Uw werknemer is nu als ziek geregistreerd op de geselecteerde dagen.
Ziekteverzuim managen in een planning Volg de procedure alsof u reguliere werkuren gaat plannen. Wanneer het bevestigingsscherm verschijnt, verander de werkcode naar de standaard “Ziek” werkcode.
Het ziekteverzuim van uw werknemer is nu geadministreerd.
