Werving en Selectie Werving en selectie, ook wel recruitment genoemd, is het proces van zoeken, uitkiezen en aanstellen van geschikte kandidaten voor een vaste of tijdelijke functie. Dit proces speelt zich af in lijn met de missie, visie, strategie en doelstellingen van de organisatie. Het is onderdeel van het personeelsbeleid (HRM) binnen een onderneming of openbare dienst. Dit proces wordt regelmatig uitbesteed aan dienstverleners binnen de arbeidsbemiddeling. Een goed recruitmentproces is van vitaal belang voor een organisatie omdat het binnenhalen van talenten direct van invloed is op de bedrijfsresultaten. Binnen de klantcontactbranche komt daar nog eens bij dat de medewerkers vaak het visitekaartje zijn voor de organisatie en direct de band met de klant beïnvloeden. In deze branche gaat het om ‘de klik’ met de klant, we spreken hier dus niet over harde criteria die je van een C.V. kunt halen, maar over zaken die je in gesprekken of assessments zult moeten toetsen. Het is belangrijk dat een organisatie heel goed weet wie hun klanten zijn en wat deze klanten willen, hierop zal de organisatie dan ook het profiel van de nieuwe medewerker op af dienen te stemmen. Binnen het gebied van de HRM spreken we steeds over de processen van instroom, doorstroom en uitstroom. Binnen de wervingen selectie gaat het uiteraard om de instroom maar ook in de processen van doorstroom en uitstroom kunnen we lering trekken. Neem alleen maar eens de tips die we krijgen van medewerkers in exitgesprekken. Deze lering kunnen we prima gebruiken om het proces van recruitment aan te blijven scherpen. In dit hoofdstuk splitsen we de wering en selectie, we behandelen beide processen. Werving definiëren we als het zoeken en vinden van mogelijk geschikte kandidaten voor een vacature. Selectie is dan vervolgens uit deze kandidaten de persoon vinden die helemaal aansluit bij de wensen en eisen die we vooraf gesteld hebben. Binnen de werving bekijken we de start van de werving, daarnaast de verschillende wervingskanalen. Bij de selectieprocedure behandelen we stapsgewijs de selectieprocedure.
Werving Opstellen van een functieprofiel De werving start met goed na te denken wat we willen. Waar moet de persoon die we zoeken aan voldoen? Binnen veel organisaties zijn er functieprofielen en/of kandidaatprofielen. Deze profielen zijn een prima hulpmiddel bij deze start. Zijn de profielen er niet dan is het raadzaam om ze op te stellen. Per definitie is een taak- of profielomschrijving een document voor de communicatie tussen u en uw organisatie, HR en de potentiële kandidaat. Waarom vooraf een profiel opstellen: • • • • • •
Het is een leidraad voor de zoektocht, het geeft houvast Het geeft overeenstemming binnen de organisatie (afronding van discussie ‘wie en wat zoeken we’) Het geeft duidelijkheid voor de zoeker (Ben ik de juiste persoon voor deze functie?) Het is een leidraad voor de selectiegesprekken Het schept duidelijkheid in de verantwoordelijkheden van de medewerker Het zijn de uitgangspunten voor functionerings- en beoordelingsgesprekken
Het functieprofiel en kandidaatprofiel We maken hier onderscheid in bovenstaande profielen omdat een functieprofiel iets zegt over de functie en het kandidaatprofiel zegt iets wat voor persoon we zoeken voor de functie. Vaak worden deze twee profielen ook samengevat in het functieprofiel. In een functieprofiel beschrijf je de werkzaamheden binnen een bepaalde functie. Dit vertalen we in taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen. In het kandidaatprofiel staat beschreven wat voor nieuwe medeweker er gezocht wordt. We hebben het hier dan over harde en zachte criteria. Welke kwalificatie dient een medewerker te bezitten, welke ervaringen zijn gewenst of vereist, welk gedrag verwachten we etc. Het functieprofiel: Algemeen • • • • •
Functietitel Plaats van functie binnen de afdeling Plaats van afdeling (team) in de organisatie (organogram) Wie leidinggevende Salarisschaal
Functiespecifiek • • • •
(Kern)taken Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Doelstellingen
Het kandidaatprofiel: • • • • • •
Vereiste opleiding Vereiste werkervaring (in gelijke functie, aantal jaar, in gelijke sector etc.) Benodigde kennis op specifieke onderwerpen Welke vaardigheden moet de kandidaat bezitten Welk gedrag moet vertoond worden om succesvol te zijn Welke kwaliteiten worden verwacht
Tips bij opstellen van profielen: Neem de tijd. Het is uitermate verleidelijk om snel iemand aan te nemen voor een vacature, zonder veel tijd en geld te besteden aan een goede formulering van de functie-eisen. Maar hoe zorgvuldiger eisen in kaart worden gebracht, hoe groter de kans dat de juiste werknemer wordt gevonden. Vage of onvolledige beschrijvingen kunnen de oorzaak zijn van een voortijdig vertrek van kersverse werknemers, omdat de baan bij nader inzien toch niet overeenkomt met wat iemand zocht. Bespreek profiel met meerde mensen. Betrek meerdere mensen of disciplines bij het opstellen van een profiel. HRM, leidinggevende, medewerkers in dezelfde functie etc. Zo ontstaat er een gezonde discussie die bij een definitieve versie ook is afgerond. Minimale en gewenste eisen. Afhankelijk van de schaarste op de arbeidsmarkt, wordt bepaald aan welke eisen kandidaten minimaal moeten voldoen en welke eisen wenselijk zijn. Als kandidaten daaraan voldoen, is het een ‘pre’. Zo zullen kandidaten een gebrek aan opleiding kunnen compenseren met werkervaring. Door vast te houden aan de opleidingseis, kun je waardevolle kandidaten mislopen. Daarnaast is het nuttig te bedenken dat je voor kandidaten die niet aan (minimale) eisen voldoen, de werkplek eventueel kunt aanpassen. Dit geldt bijvoorbeeld voor mensen met een arbeidshandicap. Stel niet te hoge, maar ook niet te lage eisen. Stel je eisen te hoog, dan zal een aantal werkzoekenden die de functie prima kunnen vervullen, niet solliciteren. Daarnaast is het aanwezig dat een nieuwe medewerker de functie te weinig uitdagend vindt en maar kort in dienst blijft. Iemand met veel kennis en ervaring zal een eenvoudige functie namelijk al snel saai vinden. Stel je te lage eisen, dan krijg je (te) veel reacties. Het behandelen van deze reacties kost veel tijd en dus geld. Minder bekende functie. Als de functie minder bekend is bij werkzoekenden, is het zinvol een gedetailleerd functieprofiel te maken.
Leer uit ervaringen met de vertrekkende werknemer. Als een vacature is ontstaan door het vertrek van de huidige werknemer, analyseer dan hoe deze functioneerde. Wat waren zijn sterke en zwakke punten? Richt de zoektocht op een kandidaat bij wie deze zwakke punten minder en de sterke punten beter naar voren komen. Houd rekening met de toekomst. Veel functies, bijvoorbeeld in de automatisering, veranderen snel. Probeer bij het opstellen van het profiel hierop te anticiperen. De bereidheid tot het volgen van een opleiding of om tijdelijk te werken in het buitenland zijn voorbeelden van dergelijke toekomstgerichte functieeisen. Houd rekening met wetgeving. De Nederlandse wet verbiedt functie-eisen die geen verband hebben met de functie, zoals geslacht, seksuele geaardheid, ras en politieke gezindheid. Maar ook het stellen van een leeftijdseis is verboden. Kijk hiervoor naar ‘wet gelijke behandeling’ of naar de sollicitatiecode opgesteld door het NVP.
Kiezen van wervingskanalen Wanneer er duidelijke profielen zijn kijken we vervolgens naar de wervingskanalen. Waar haal je goede medewerkers vandaan? Belangrijk is om een vacature eerst intern te melden, zodat medewerkers weten dat er een vacature is. Vaak is het in organisaties zo geregeld dat medewerkers die intern solliciteren voorrang hebben in de procedure. Daarnaast is het belangrijk om medewerkers mee te laten denken over de invulling van een vacature, zij kennen de organisatie en weten dus vaak wel wat voor iemand past binnen deze cultuur. Hieronder behandelen we de verschillende wervingskanalen we beginnen met de simpelste en goedkoopste oplossingen. Het zijn allemaal wegen om ‘de vijver te vergroten9’. •
Eigen personeel Geef de vacature vrij en vraag medewerkers mee te zoeken. Dit kan aangemoedigd worden door een geldelijke beloning of een insentive. Nadeel van deze werving is dat het spanning kan geven bij afwijzing.
•
Doorstroming Mogelijk is er een interne kandidaat. Bedenk hierbij goed hoe je de procedure aanpakt want ook hier kan een fikse teleurstelling ontstaan bij afwijzing en de medewerker zal vaak wel doorgaan in de ‘oude’ functie.
•
Open sollicitaties Wanneer de organisatie enige naamsbekendheid en een goed imago heeft kan het voorkomen dat er regelmatig open sollicitaties binnenkomen. Mensen die een open sollicitatie sturen, zijn vaak gemotiveerde kandidaten met initiatief. Bewaar open sollicitaties dus altijd, ook wanneer je op het moment geen vacature hebt, wie weet komen ze later nog van pas. Stel de sollicitant hier wel van op de hoogte.
•
Eigen website Maak vacatures ook altijd kenbaar op de eigen website. Kandidaten die hierop reageren zijn meestal ook gemotiveerd om bij de organisatie te komen werken.
•
Eigen netwerk Vraag eens rond in je netwerk. Het kan zijn dat een collega-ondernemer ook net een wervingsprocedure achter de rug heeft gehad en goede kandidaten heeft moeten afwijzen. Laat andere ondernemers in ieder geval weten dat je een vacature hebt.
•
Reclame op bedrijfsauto’s
•
Social netwerk Gebruik Facebook, Hyves, LinkedIn, twitter etc. om de vacature bekend te maken. Er zijn studies die voorspellen dat binnen 5 jaar dit het nummer één wervingskanaal is.
•
Personeelsadvertentie Deze advertenties kunnen in diverse media gepubliceerd worden: - Landelijke of regionale dagbladen, vakbladen, weekbladen, huis-aan-huisbladen. Adverteer hier met een deel van de profielen en zorg dat je je onderscheid van de overige advertenties. - Raamadvertentie, zeker wanneer het pand op een drukke locatie staat kan dit effectief zijn. Denk ook aan balie, toonbank of deur.
•
Internet Gebruik internet om de vacature bekend te maken. Enerzijds op gratis vacaturesites, zoals Werk.nl. , Woonwerk.nl, Banenmatch.nl etc. Anderzijds op vacaturesites waarvoor betaald moet worden zoals Monsterboard, Intermediar, Stepstone, Nationale Vacaturebank etc.
•
Reïntegratiebedrijven Een reïntegratiebedrijf leidt mensen op en geeft hen training voor terugkeer op de arbeidsmarkt. Kandidaten via een dergelijk bedrijf kunnen soms misschien wat extra begeleiding nodig hebben, maar zijn doorgaans erg gemotiveerd.
•
UWV-WERKbedrijf Het UWV-WERKbedrijf kan organisaties helpen met het zoeken en bemiddelen naar personeel.
•
Scholen De meeste scholen voor beroepsonderwijs beschikken over een vacaturebanken waar bedrijven hun vacatures kunnen plaatsen. Heb je contacten met docenten, dan kunnen zij je misschien aan een geschikte kandidaat helpen. Je kunt ook contact opnemen met decanen of beroepsadviseurs.
•
Uitzendbureaus Uitzendbureaus kunnen vaak op korte termijn sollicitanten aanleveren, wanneer ze goed hun werk doen nemen ze een deel van het werk uit handen door een goede voorselectie te doen. Na een start op uitzendbasis kan de organisatie, wanneer het van beide kanten bevalt, op contract nemen.
•
Werving en selectiebureaus Professionele werving en selectiebureaus houden zich veelal alleen bezig met de werving en selectie van hogere functies (hbo en hoger). Heb je de juiste kandidaat gevonden, dan komt de nieuwe medewerker, tegen een vergoeding aan het bureau, direct bij de organisatie in dienst.
•
Headhunter of executive search Organisaties die bemiddelen in (hoger) managementfuncties en werken vaak op basis van een fee (% van het jaarsalaris)
•
Brancheorganisaties In sommige branches bestaat de mogelijkheid om personeel te werven via de brancheorganisatie, vakopleiding of vergelijkbare organisatie.
•
Open dagen, bedrijfspresentaties en (banen)beurzen Dit zijn uitstekende opties om de bekendheid van het bedrijf te vergroten en potentiële kandidaten te attenderen op de vacatures binnen de organisatie.
Selectie Goed selecteren is een tijdrovende zaak, maar bedenk daarbij wel dat het een hele goede investering is omdat een goede werknemer veel voor de organisatie kan betekenen. Wanneer de werknemer weer snel uit de organisatie verdwijnt, zal de procedure weer opnieuw gestart moeten worden. Dus neem de tijd om een goede kandidaat te selecteren.
Selecteren in de klantcontactbranche Voor veel functies in deze branche geldt dat het klantcontact centraal staat. Dit betekent dat met name de ‘zachte’ criteria erg belangrijk zijn. Kennis op het vakgebied van de organisatie is leuk, maar kan vaak gemakkelijk bijgebracht worden. Het luisteren naar een klant (signalen oppakken) en een dienstverlenende houding zijn zaken die niet zo makkelijk aangeleerd worden. Het toetsen van deze ‘zachte’ criteria is niet eenvoudig. Hoe je dit in de gesprekken naar boven haalt, gaan we later in dit hoofdstuk wat dieper op in. Daarnaast is het ook de moeite waard om deze zaken te testen, bijvoorbeeld door een assessment of door een gedragsanalyse.
We beschrijven hier stapsgewijs de selectieprocedure, waarbij we als uitgangspunt nemen dat de wervingskanalen prima hun werk hebben gedaan er voldoende sollicitanten zijn. We beschrijven een hele uitgebreide procedure waarbij het uiteraard zo is dat de organisatie zelf een keuze maakt welke stappen ze niet en welke wel hanteren. De gekozen stappen kunnen uiteraard ook per functie verschillen. Door gebruik te maken van een intermediair kun je het proces binnen de organisatie korter maken, de werving zal minder tijd en energie kosten en de selectieprocedure zal korter kunnen, uiteraard betaal je hier dan wel voor.
Stap 1
de eerste selectie van de sollicitanten
Het is raadzaam om in de wervingsprocedure aan te geven hoe sollicitanten kunnen reageren op de vacature. Er zijn organisatie die kiezen voor een sollicitatieformulier dat de kandidaat dient in te vullen. Voor andere organisaties is een C.V. (curriculum vitae) met een korte motivatie voldoende. Uit deze reacties gaan we toetsen in hoeverre de sollicitanten aan de gestelde eisen voldoen en welke indruk we hebben op basis van de motivatie. Hierna onderscheiden we drie groepen: •
Kandidaten die niet aan de eisen voldoen Deze categorie ontvangt een afwijzingsbrief met de reden van afwijzing.
•
Kandidaten voldoen in principe aan de gestelde eisen maar worden nog niet voor gesprek uitgenodigd, hun sollicitatie wordt voorlopig nog aangehouden. Deze categorie ontvangt een brief waarbij aangegeven wordt dat ze in portefeuille
gehouden worden, maar in eerste instantie niet worden uitgenodigd voor een gesprek. •
Kandidaten die voor een gesprek worden uitgenodigd.
‘Speeddate’ Wanneer er meerdere medewerkers worden gezocht voor een bepaalde functie zou het ook een idee kunnen zijn om een ‘speeddate’ te organiseren. Sollicitanten die voldoen aan de gestelde criteria nodig je allemaal tegelijk uit. Je stelt binnen de organisatie een groepje samen van selecteurs (b.v. drie of drie tweetallen). De sollicitanten gaan achtereenvolgens bij de verschillende selecteurs langs voor de speeddate. De selecteurs ‘scoren’ op vooraf vastgestelde meetpunten. Na de speeddate worden alle kandidaten besproken en vastgesteld wie de verdere procedure ingaat. Eventueel kun je vooraf aan alle kandidaten een presentatie geven over de organisatie en over de werkzaamheden in de desbetreffende functie.
We gaan uit van een uitgebreide procedure met drie sollicitatiegesprekken. Stap 2 het eerste gesprek: een kennismaking Doel van dit gesprek is een eerste kennismaking. Voor de sollicitant een kennismaking met de organisatie en de functie en voor u een kennismaking met de sollicitant. Aan het einde van het gesprek moet het dus zo zijn dat de sollicitant weet hoe de organisatie eruit ziet en wat de functie inhoud en de selecteur moet weten wie de sollicitant is en of er genoeg aanknopingspunten zijn om een tweede gesprek aan te gaan. •
Voorbereiding Uiteraard is een goede voorbereiding op dit gesprek ook voor de selecteur(s) van groot belang. Zorg dat je weet wie je voor je krijgt, lees motivatie en C.V., bedenk vooraf vragen over motivatie en C.V. Heb vooraf duidelijk hoe je het gesprek indeelt. Besef je vooraf ook dat jij niet alleen de keuze maakt wie je gaat aannemen, maar dat de kandidaat ook de keuze heeft om de baan wel of niet te accepteren.
•
Op gemak stellen Verplaats je in de sollicitant en hoe belangrijk het krijgen van deze baan voor de meeste mensen is. Begin niet direct, maar breek eerst het ijs. Vraag bijvoorbeeld of de kandidaat zenuwachtig is en kijk wat je eraan kunt doen om deze zenuwen voor een deel weg te nemen.
•
Voorstellen Stel jezelf voor en geef aan welke functie je binnen de organisatie hebt. Het kan best aardig zijn om hierbij in twee zinnen aan te geven waarom jij voor de organisatie hebt gekozen.
•
Structuur van het gesprek Geef direct in het begin aan hoelang het gesprek zal duren en geef een korte opsomming hoe het gesprek opgebouwd is. Geef hierin ook aan hoe de sollicitatieprocedure er verder uitziet.
•
Organisatie en functie Geef een duidelijke en korte uitleg over de organisatie; organogram, het product (of dienst) maar ook over de cultuur, de omgang met elkaar. Leg daarnaast goed uit hoe de functie uitziet, wat je van de werknemer verwacht, welke competenties belangrijk zijn in deze functie. Later kun je dan op deze competenties terugkomen om te onderzoeken of de sollicitant deze competenties bezit.
•
Sollicitant Je hebt het C.V. gelezen, geef de sollicitant de kans om zichzelf voor te stellen en daarbij iets te vertellen over de voor hem/haar belangrijkste werkervaring. Vraag aan het einde van het voorstellen eens wat de sterke kanten (krachten) van de sollicitant zijn en vervolgens wat de valkuilen/leerpunten zijn.
•
Motivatie voor organisatie en functie Laat de sollicitant vertellen waarom hij/zij graag bij de organisatie wil werken en waarom hij/zij graag deze functie ambieert.
•
Afsluiting Geef aan hoe het vervolg van de procedure eruit ziet. Maak concrete afspraken over de terugkoppeling van dit gesprek. Wij vinden dat een sollicitant recht heeft op een eerlijke en duidelijke terugkoppeling van het gesprek door één van de selecteurs. Vraag vervolgens of de kandidaat nog vragen heeft, zo ja beantwoord deze.
Evaluatie en feedback Laat u niet verleiden door direct in het gesprek te zeggen dat een kandidaat door gaat naar de tweede ronde. Overleg dit eerst met de medeselecteur en wanneer u het gesprek alleen voert, is het goed om eerst eens even het totale gesprek op een rijtje te zetten, plussen en minnen op te schrijven en er eens een nachtje over te slapen. Wanneer je met meerdere selecteurs werkt is het goed om vooraf de gespreksonderwerpen te verdelen en een formulier te maken waarin je de evaluatie van de gesprekken weergeeft, zodat ook de volgende selecteur(s) weten wat er besproken is en wat de bevindingen waren. Wanneer je de sollicitant afwijst, dwing jezelf dan als selecteur om harde argumenten te hebben, ook de sollicitant heeft recht op duidelijkheid en eerlijke argumenten. Heb je deze niet, vraag je dan af hoe goed het gesprek was. Redenen als “we hebben betere kandidaten”, “er was niet voldoende (of geen) klik” of “uw werkervaring is niet voldoende” zijn wat ons betreft ‘not done’. Wanneer je de sollicitant feedback geeft op het gesprek, begin dan met het goede of slechte nieuws, laat de kandidaat kort reageren en geef vervolgens concreet aan waarop deze keuze is gebaseerd. Benoem hierbij zowel positieve als negatieve punten.
Wanneer je twijfels hebt, is het goed om deze ook eerlijk uit te spreken. De sollicitant kan zich hier dan op voorbereiden voor het vervolggesprek. Hij/ zij zal de selecteurs op dit punt (deze punten) moeten overtuigen. Het heeft duidelijk onze voorkeur om deze feedback telefonisch te geven en niet per mail of brief. Daarna volgt een uitnodiging voor een volgend gesprek of een afwijzing per mail of brief.
Stap 3
het tweede gesprek: beschikt de kandidaat over de juiste kwaliteiten?
Deze vraag staat centraal in dit tweede gesprek. Het doel is om aan het einde van dit gesprek te weten of de kandidaat geschikt is om de functie in te vullen. Houd dit doel dus ook in het gesprek dus scherp voor ogen, want u heeft hiervoor slechts één uur!
•
Voorbereiding de selecteurs uit het eerste gesprek brengen hun bevindingen over en er wordt beslist op welke kwaliteiten (of competenties) de sollicitant bevraagd zal worden. Daarnaast worden eventuele twijfels uitgesproken en bekeken hoe deze twijfels bevraagd gaan worden.
•
Op het gemak stellen
•
Voorstellen Wanneer er nieuwe selecteurs bij het gesprek zijn, stellen deze zich kort voor. Vraag vervolgens de sollicitant zich kort voor te stellen, zeker niet zo uitgebreid als in het eerste gesprek. C.V. wordt niet meer behandeld, is reeds besproken.
•
Terugblik naar eerste gesprek Vraag aan de kandidaat wat is blijven hangen van het eerste gesprek en hoe hij/zij terugkijkt op het eerste gesprek. Het is ook goed om te vragen of de sollicitant nog op zaken wil terugkomen uit het eerste gesprek. Kijk vervolgens og de kandidaat nog verdere vragen heeft.
•
Dieper ingaan op de functie Laat je kandidaat zelf de functie beschrijven en vraag welke kwaliteiten je zou moeten bezitten voor deze functie. Afhankelijk van in hoeverre de sollicitant inzicht heeft in de functie, complementeer je dit beeld.
•
Uitspreken twijfels of onduidelijkheden Spreek deze uit en vraag de kandidaat om hierop te reageren en jouw te overtuigen. Je kunt de vragen stellen met behulp van gedragsgericht interviewen (STAR-methodiek). Op deze methodiek gaan we bij de tips dieper op in.
•
Toetsen van kwaliteiten of competenties In het functieprofiel (of kandidaatprofiel) worden deze benoemd, in de voorbereiding is bepaald op welke onderwerpen de selecteurs de kandidaat gaan bevragen. Probeer er met behulp van de STAR-methodiek achter te komen of de kandidaat deze competenties bezit. Toets maximaal 3 of 4 van deze competenties.
•
Overige zaken
•
Afsluiting Geef aan hoe het vervolg van de procedure eruit ziet. Maak concrete afspraken over de terugkoppeling van dit gesprek. Ook hier vinden wij dat de sollicitant recht heeft op een eerlijke en duidelijke terugkoppeling van het gesprek, door één van de selecteurs. Vraag vervolgens of de kandidaat nog vragen heeft, zo ja beantwoord deze.
Evaluatie en feedback Evalueer het gesprek met de selecteurs en vervolgens met de selecteurs uit het eerste gesprek, maak eveneens een schriftelijke evaluatie (standaard formulier). Neem vervolgens op het afgesproken tijdstip contact op met de sollicitant en geef feedback. Uitnodiging voor een derde gesprek of afwijzing volgen schriftelijk.
Stap 4 het derde gesprek: de arbeidsvoorwaarden Het doel van dit gesprek is duidelijk, je gaat de sollicitant een voorstel doen wat betreft de arbeidsvoorwaarden. Bereid ook dit gesprek goed voor, het gaat niet alleen om het salaris, maar om het totale pakket van arbeidsvoorwaarden. Het is dus de bedoeling dat je dit totale pakket aan de kandidaat ‘verkoopt’. Dit gesprek duurt in het algemeen korter dan de voorgaande gesprekken. Open het gesprek weer even met een terugblik naar het tweede gesprek. Kom vervolgens met een uitleg van het totale aanbod. Uiteraard is het prettig wanneer de kandidaat direct ‘ja’ zegt, maar ben niet teleurgesteld wanneer de kandidaat vraagt om bedenktijd, het is immers ook voor de sollicitant een belangrijke beslissing. Vraag hier wel op door, vraag of de kandidaat twijfels heeft en wat deze twijfels zijn. Geef de kandidaat ook een samenvatting van de arbeidsvoorwaarden mee naar huis.
Tips voor de gesprekken: •
Afstemmen vóór het gesprek(of in eerste gesprek) Het is goed om voorafgaand aan het gesprek af te stemmen of de sollicitant een aantal harde eisen duidelijk heeft, b.v. het aantal uren, het salaris, de werktijden etc. Het zou jammer zijn wanneer je in het derde gesprek erachter komt dat de sollicitant een andere salariseis heeft dan jouw organisatie kan bieden.
•
Meerdere gesprekken Wanneer je meerdere gesprekken voert, maak dan vooraf een duidelijke indeling van de onderwerpen in welk gesprek je wat bespreekt. Dit is nog belangrijker wanneer er bij de verschillende gesprekken verschillende selecteurs zitten.
•
Verslaglegging Zorg voor een duidelijke verslaglegging na de gesprekken, het handigst is om deze door middel van een standaardformulier te maken. Maak een soort dossier waar alle gegevens van de sollicitant in zitten. Maak ook een korte verslaglegging van de telefonische feedback.
•
Gesprekken met meerdere selecteurs Wanneer je besluit om een gesprek met meerdere selecteurs te voeren, maak dan vooraf hele duidelijke afspraken wie de leiding heeft in het gesprek en welke vragen of rol de ander op zich neemt. Meer dan twee selecteurs is volgens ons niet verstandig (overkill). Weet allebei goed wat de structuur van het gesprek is en spring met elkaar niet van de hak op de tak.
•
Afspraken nakomen Begin de gesprekken op tijd. Kom alle gemaakte afspraken goed na, uiteraard is dit altijd belangrijk, maar in deze procedure des te meer omdat de sollicitant er recht op heeft en jouw organisatie hierop zal beoordelen.
•
Laat sollicitanten zich welkom voelen Zorg voor een warme ontvangst. Geef aan de receptioniste aan dat u een sollicitant heeft (met naam en tijdstip). Haal de sollicitant zelf op. Geef de sollicitant wat te drinken. Geef aan dat je het fijn vindt dat de sollicitant er is. Bedank de sollicitant voor de tijd. Geef in het begin van het gesprek aan dat het voor beide partijen een keuze is (gelijkwaardigheid), selecteurs vergeten vaak dat zij ook de sollicitant moeten overtuigen.
•
Afsluitende vraag Sluit het gesprek af met de vraag of de kandidaat het idee heeft of hij/zij zich heeft kunnen presenteren zoals hij/zij daadwerkelijk is. “Heb je achteraf gezien bepaalde vragen waarbij je vindt dat je niet goed uit de verf bent gekomen?”
•
Houd vaart in het gesprek Selecteurs zijn vaak geneigd om de kandidaat uitvoerig aan het woord te laten, dat is prima, maar let er wel op dat het steeds gaat over het antwoord op de vraag, wijkt de sollicitant daarvan af, breng hem/haar dan weer terug naar de vraag. Uw tijd is schaars en na één uur wilt u wel weten of de sollicitant geschikt is.
•
Twijfeltaal Ben alert op twijfeltaal, woorden als eigenlijk, proberen, zou moeten etc. Ook een zin als “u begrijpt wel wat ik bedoel” moet lampjes doen branden. Begrijp je echt
wel wat de sollicitant bedoelt? •
Antwoord op de vraag Het lijkt een ‘inkopper’ maar bedenk als selecteur ook steeds of u wel echt antwoord heeft gekregen op de vraag. Het gebeurt regelmatig dat de sollicitant niet echt antwoordt op de gestelde vraag.
•
Je twijfelt7 Wanneer je als selecteur twijfelt of twee selecteurs zijn het niet eens met elkaar, ga dan op zoek naar harde argumenten. Lukt het dan nog niet, spreek ze dan uit richting sollicitant en laat de sollicitant jou overtuigen. Blijft er twijfel, dan is het waarschijnlijk niet de juiste kandidaat, dus afwijzen. Neem geen beslissing onder tijdsdruk. Beter een gesprek extra.
•
Schaap met de vijf poten7 Zoals je waarschijnlijk wel weet: dit schaap bestaat niet, dus de perfecte kandidaat ook niet!
•
Zoekmachine Kijk ook eens op internet en zoek jouw sollicitant op via een zoekmachine. Kijk wel goed dat je de juiste persoon hebt.
•
Te optimistisch7 Denk niet te snel dat een competentie wel te ontwikkelen is, een kandidaat die weinig aanleg heeft voor een competentie zal deze ook nauwelijks ontwikkelen.
•
Wie praat? Het is de bedoeling dat de kandidaat veel praat en veel vertelt, let er dus op dat de kandidaat het meest aan het woord is. Stel vragen, luister, vat samen en laat regelmatig stiltes vallen.
•
STAR-methodiek Veel selecteurs werken in hun gesprekken met cases, “wat zou je doen als9” en dan komen er vervolgens situaties uit de praktijk. Deze methode zal niet toetsen of de kandidaat ook daadwerkelijk straks in de praktijk ook zo gaat acteren. Het zegt alleen maar iets over het inlevingsvermogen en of de kandidaat een sociaal wenselijke oplossing kan verzinnen. Wat ons betreft heeft dit dus weinig toegevoegde waarde. In STAR-methodiek gaan we ervan uit dat gedrag in een recent verleden ook in de toekomst herhaald zal worden. We gaan dus aan de kandidaat vragen om een werkelijke (daadwerkelijk gebeurd) situatie te schetsen waaruit blijkt dat hij/zij dit gedrag heeft vertoond. Je wilt weten of een kandidaat flexibel is, vraag hem/haar dan een werkelijke situatie te schetsen waaruit blijkt dat hij/zij flexibel is. Om de gehele methodiek uit te leggen voert hier te ver, er is op Internet hele uitgebreide informatie te vinden. Het is een zeer praktische methode waarvoor je niet direct een week op cursus moet.
Sollicitant in de keuken laten kijken7 Een heel aantal functies in de klantcontactbranche leent zich er uitstekend voor om een sollicitant op de werkplek mee te laten kijken. Zo ziet hij/zij hoe het er op de werkvloer aan toe gaat, hoe klanten benaderd worden, hoe medewerkers met elkaar omgaan. Je geeft de kandidaat een kijkje in de ‘keuken’, zo kan hij/zij zich nog beter inleven in de functie. Dit zou je prima kunnen combineren met een kort gesprek met een medewerker die dezelfde functie uitoefent. Wat ons betreft zou dit een prima optie zijn om dit na het eerste of na het tweede gesprek te doen.
Referenties Bij veel organisaties worden tijdens de sollicitatieprocedure referenties ingewonnen bij voorgaande werkgevers. Er wordt dan navraag gedaan hoe een potentiële werknemer in het verleden heeft gefunctioneerd. Het is verboden om buiten de kandidaat om inlichtingen in te winnen bij vorige werkgevers. De organisatie dient vooraf aan de kandidaat te vragen bij wie men referenties kan inwinnen. De kandidaat zal in het algemeen personen opgeven die positief over hem/haar zullen spreken. Zo blijft de waarde van referenties in onze ogen discutabel. Assessments, testen, analyses Bij veel organisatie worden deze instrumenten ingezet in een selectieproces. Ze kunnen op verschillende momenten in de procedure worden ingepast. Zo zijn er voorbeelden van organisaties waar een telefoonassessment wordt ingezet na een eerste briefselectie. Daarnaast zijn er ook voorbeelden waar het assessement wordt ingezet als afsluiting van een procedure. Een assessment is een beoordelingsprogramma om te bepalen of de kandidaat bepaalde competenties bezit of dat de competenties ontwikkelbaar zijn. Een assessment bestaat vaak uit verschillende testen, simulaties, taakopdrachten, of rollenspelen. Assessment worden vaak uitbesteed aan gespecialiseerde bureaus. De waarde die aan assessments of testen wordt gehecht verschilt per organisatie. Sommige bedrijven nemen het advies over, anderen nemen het ter harte maar hechten meer waarde aan persoonlijke bevindingen in de gesprekken. De bevindingen uit een assessment worden ook vaak gebruikt als input voor coaching en trainingen. Naast assessments bestaat er ook nog een breed scala aan testen, b.v. IQ-test, persoonlijkheidstest, EQ-test, psychologische test, groepsroltest etc. Het voert hier te ver om al deze testen te bespreken. Tot slot wordt er sollicitatieprocedures regelmatig gebruik gemaakt van allerlei soorten analyses. De kandidaat vult een aantal vragenlisten in en op basis van de uitkomsten wordt een rapport opgesteld. Voorbeelden van deze analyses zijn: gedragsanalyse, drijfverenanalyse.
