Werken met commissies Inleiding De Raad van Commissarissen van Maasvallei streeft in het kader van “good governance” naar transparantie en het zo goed mogelijk invullen van haar rol als toezichthouder op het bestuur van de corporatie. De Raad van Commissarissen heeft 31 oktober 2014 besloten hieraan met nieuw elan en op een pro-actieve manier invulling te geven door vanuit verschillende invalshoeken haar verantwoordelijkheid uit te oefenen. Mede op grond van artikel 12 van het Reglement voor de Raad van Commissarissen en het bepaalde in artikel III.5.1 van de Governancecode Wooncorporaties beschikt de Raad van Commissarissen over reglementen, waarin is aangegeven wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent. Bij besluit van 11 februari 2009 is het reglement van een tweetal commissies vastgesteld en goedgekeurd: de auditcommissie en de remuneratiecommissie. Beide reglementen zijn bijgevoegd. Auditcommissie Het reglement auditcommissie, aangevuld met het treasurystatuut (bestuursbesluit 64 van 10-10-2012) bieden voldoende handvaten voor het uitoefenen van toezicht op en het adviseren van het bestuur van Maasvallei en het verrichten van voorbereidend werk voor de voltallige Raad van Commissarissen. Separaat is op basis van het treasurystatuut een treasurycommissie benoemd. Conform het gestelde in artikel 7 beoordeelt de Commissie jaarlijks de actualiteit van dit reglement. Eventuele wijzigingen van dit reglement behoeven goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Samenstelling: Pascal Penders en Vivian Eussen. Remuneratiecommissie Het reglement renumeratiecommissie biedt eveneens handvaten om een adequaat beleid voor het bestuur te voeren. Conform artikel 7 beoordeelt de commissie jaarlijks de actualiteit van dit reglement. Eventuele wijzigingen behoeven eveneens goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Samenstelling: Leon Schaepkens en Saskia van der Laak. Commissie maatschappelijk presteren en vastgoed Kenmerkend voor corporaties is dat zij maatschappelijke prestaties leveren en veel wordt geïnvesteerd in vastgoed. Het gaat om nieuwbouw, herstructureringsopgaven en groot onderhoud. Soms spelen daarbij specifieke investeringsvraagstukken, bv. op het terrein van duurzaamheid. Jaarlijks gaat hier veel geld in om en is de frequentie en omvang van de investeringen mede bepalend voor het risicoprofiel. Samenstelling: Jo Nelissen en Vivian Eussen Formele bevoegdheden. Ten aanzien van het verlenen van (voorafgaande goedkeuring aan het doel van investeringen heeft de Raad van Commissarissen een belangrijke rol (statutair verankerd). De Raad van Commissarissen heeft hiermee de formele bevoegdheid voorgenomen investeringen goed of af te keuren.
Instelling commissie maatschappelijk presteren en vastgoed. De Raad van Commissarissen heeft vanuit de formele systematiek beperkt zicht op de maatschappelijke prestaties en de (voorgenomen)investeringsopgaven, de samenhang en de achtergronden. De Raad van Commissarissen vindt dit vanuit het oogpunt van “good governance” onwenselijk. Om beter invulling te geven aan zijn toezichthoudende taak heeft de Raad van Commissarissen besloten een commissie maatschappelijk presteren en vastgoed in te stellen. Bijgaand reglement is hiertoe opgesteld. Investeringsstatuut. Voor het doen van o.a. investeringen werkt de Raad van Commissarissen vanuit een investeringsstatuut (bestuursbesluit 69 van 28-11-2012), waarin kaders en regels voor het doen van investeringen zijn verankerd.
Reglement commissie maatschappelijk presteren en vastgoed Belangrijkste taak van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed (de commissie) is het in voorbereidende zin op de voltallige behandeling in de reguliere RvCvergaderingen na te gaan of Maasvallei voldoet aan de opdracht voor het maatschappelijk presteren en inzicht te verkrijgen in voorgenomen besluiten op (vastgoed-)investeringen, incl. de achtergronden, samenhang, mogelijke risico’s en consequenties voor Maasvallei en haar belanghouders. Het investeringsstatuut en het verbindingenstatuut vormen daarbij belangrijke richtsnoeren bij de uitoefening van de toezichthoudende taak ten aanzien van investeringen. De leden van de commissie beschikken door uitoefening van deze commissiefunctie over informatie m.b.t. relevante ontwikkelingen op het terrein van maatschappelijk presteren en (voorgenomen) investeringen en de daaraan mogelijk verbonden risico’s. De leden van de commissie informeren, indien en voor zover nodig, de Raad van Commissarissen ter zake. Informatie die beschikbaar is voor de commissie is te allen tijde ook beschikbaar voor de leden van de Raad van Commissarissen, die niet in de commissie zitten. Artikel 1
Vaststelling en reikwijdte reglement
1. Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen van 17 december 2014. 2. Dit reglement kan door de Raad van Commissarissen worden gewijzigd. Het bestuur wordt in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over de voorgenomen wijzingen. 3. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed is een vaste commissie van de Raad van Commissarissen. 4. Van het bestaan van dit reglement wordt door of namens de Raad van Commissarissen melding gemaakt in het daartoe bestemde deel van het jaarverslag en op de website van Maasvallei. Artikel 2
Samenstelling commissie
1. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed bestaat uit ten minste twee leden die lid van de Raad van Commissarissen dienen te zijn. 2. De leden worden benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de Raad van Commissarissen. 3. De Raad van Commissarissen wijst een van de leden van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed aan als voorzitter. 4. De voorzitter van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de commissie. De voorzitter treedt op als woordvoerder en is het belangrijkste aanspreekpunt voor de Raad van Commissarissen. 5. Van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed maakt ten minste één commissaris deel uit met het expertisegebied maatschappelijk presteren en vastgoed in portefeuille. 6. Wanneer een lid van de Raad van Commissarissen aftreedt als lid, treedt hij tevens af als lid van de commissie. Bij herbenoeming als lid van de Raad van Commissarissen wordt het lid geacht ook te zijn herbenoemd als lid van de commissie waaraan hij deelnam, tenzij de Raad van Commissarissen anders besluit of het betreffende lid van de commissie afziet van deelname aan de commissie. 7. Het bestuur woont in de regel de reguliere commissievergaderingen bij en is verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van de commissievergaderingen. Hij kan zich door deskundigen laten ondersteunen.
Artikel 3
Taken en bevoegdheden
1. De algemene taak van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed is als eerste namens de Raad van Commissarissen met het bestuur overleg te hebben en hem te adviseren over vraagstukken die vallen onder maatschappelijk rendement: a. verhuurt Maasvallei woningen op basis van een goede prijskwaliteitverhouding woningen aan de doelgroepen in de gebieden waar Maasvallei werkzaam is? b. gedraagt Maasvallei zich bij vragen en klachten zoals dat van een professionele dienstverlener verwacht mag worden? c. helpt Maasvallei gemeentebesturen in het werkgebied om op geschikte locaties woningen voor de doelgroep tegen goede prijs/kwaliteitverhouding te realiseren? d. is er een goede verhouding tussen vastgoedsturing en maatschappelijke sturing als verwoord in de visie en strategie van Maasvallei. 2. Om na te kunnen gaan of Maasvallei aan de opdracht voor maatschappelijk presteren voldoet, is het voor de Raad van Commissarissen noodzakelijk: a. om toetsingscriteria te ontwikkelen met bijbehorende prestatieindicatoren. b. om inzicht te hebben in de opvattingen van huurders en gemeentebesturen. De eerste verantwoordelijke om dat inzicht te verschaffen is het bestuur. Gespreksonderwerp in dit kader kan zijn de wijze waarop het bestuur georganiseerd heeft dat hij de opvattingen van huurders en gemeentebestuurders kent via klanttevredenheidsonderzoek, gesprekken met huurdersorganisaties of gemeentebesturen of via periodiek overleg. c. dat er overeenstemming is over de wijze waarop het bestuur de Raad van Commissarissen over de uitkomsten van zijn contacten informeert. 3. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed adviseert de Raad van Commissarissen over onderstaande taakvelden en bereidt - indien de Raad van Commissarissen dit gelet op de omvang of impact van de beoogde investering zinvol acht – de besluitvorming van de Raad van Commissarissen daaromtrent voor. 4. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed geeft hiermee – indien en voor zover het (vastgoed-)investeringen betreft – in voorbereidende zin meer specifiek invulling aan de statutaire bevoegdheid van de Raad van Commissarissen tot goedkeuring van voorgenomen bestuursbesluiten, ten aanzien van de begroting en/of overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk schuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. 5. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed treedt richting bestuur of derden nooit in de plaats van enige statutaire bevoegdheid die aan de voltallige Raad van Commissarissen als geheel toekomt, maar vervult een voorbereidende en adviserende rol ten behoeve van de Raad van Commissarissen. 6. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed richt zich, met in achtneming van het hiervoor bepaalde, daarbij in algemene zin op (vastgoed)investeringsbesluiten op het terrein van: a. grondacquisitie b. nieuwbouwprojecten c. aankoop en vervreemding van vastgoed d. herstructurering e. groot onderhoud f. overige investeringen m.b.t. vastgoed (duurzaamheid) g. aangaan en ontbinding van verbindingen 7. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed geeft invulling aan haar taak door expliciete toepassing van het door de Raad van Commissarissen daartoe vastgestelde toetsingskader, als bedoeld in de statuten van de stichting onder artikel 9, lid 1 sub k. het toetsingskader wordt hiermee in belangrijke mate gevormd door
het verbindingenstatuut en het investeringsstatuut. Beide documenten zijn middels publicatie op de website openbaar gemaakt, waardoor het toetsingskader kenbaar is voor derden. 8. Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige, juiste en volledige informatieverstrekking aan de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed. Informatie die beschikbaar is voor de commissie is te allen tijde desgevraagd ook beschikbaar voor de overige leden van de Raad van Commissarissen. 9. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed heeft de bevoegdheid ieder onderzoek in te stellen dat zij nodig acht om haar verantwoordelijkheid te vervullen. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed zal, voor zover door de commissie en/of raad noodzakelijk geacht, voor de goede uitoefening van hier bedoeld onderzoek directe toegang hebben tot de externe accountant en alle medewerkers werkzaam bij de stichting. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed is bevoegd om in het kader van het onderzoek alle noodzakelijk gegevens en bronnen van de stichting te raadplegen. 10. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed zal het bestuur op de hoogte stellen van een dergelijk onderzoek. 11. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed mag voor zover redelijkerwijs noodzakelijk voor de vervulling van de taak op kosten van de stichting deskundige specialisten inschakelen op juridisch, accounting of een ander gewenst terrein. 12. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed rapporteert in de regel haar bevindingen aan de eerst volgende voltallige vergadering van de Raad van Commissarissen. Het bestuur wordt in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de bevindingen. Artikel 4
Vergaderingen en verslaglegging
1. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als een of meerdere leden van de Raad van Commissarissen dat nodig acht. De commissie komt bijeen voorafgaand aan de behandeling van een (voorgenomen) investeringsbesluit door de Raad van Commissarissen, indien en voor zover een goede voorbereiding gelet op aard en complexiteit van dit vraagstuk dit noodzakelijk maakt. 2. De commissie maatschappelijk presteren en vastgoed bepaalt zelf wie de commissievergaderingen bijwoont. 3. Van elke vergadering wordt verslag gemaakt, dat tijdig ter kennis wordt gebracht van de Raad van Commissarissen en waarvan een afschrift wordt verstrekt aan het bestuur. 4. Voor zover relevante bevindingen van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed betreffende haar specifieke werkgebied niet via verslaglegging vastgesteld zijn, worden zij tijdig mondeling of schriftelijk ter kennis gebracht van de Raad van Commissarissen. 5. Indien daartoe verzocht verstrekt de voorzitter van de commissie maatschappelijk presteren en vastgoed nader informatie aan de Raad van Commissarissen tijdens de vergadering.
Aldus vastgesteld door de Raad van Commissarissen Maastricht, 17 december 2014
Mr. Drs. L. J. L. Schaepkens Voorzitter
