Omschrijving commissies In dit overzicht zijn alles commissies binnen HVM vermeld met daarbij de taken en verantwoordelijkheden.
Arbitragecommissie Scheidsrechters zijn onmisbaar op het veld en in de zaal. Niet alleen strakke regie over de wedstrijden is belangrijk maar ook de indirecte bijdrage aan het speelplezier. De arbitragecommissie zorgt voor de opleiding, begeleiding en indeling van scheidsrechters. Aanwijzer De aanwijzer zorgt wekelijks voor de indeling van de scheidsrechters bij de competitie wedstrijden van de 11 tallen. Dit is een administratieve klus die gemiddeld een uur per week kost. De indeling gebeurt in LISA, zodat een belangrijk deel van de werkzaamheden is geautomatiseerd. De aanwijzer hoeft zelf geen kennis te hebben van arbitrage. Kennis van computers en mensen is een pre! Scheidsrechtersbegeleider Ervaren scheidsrechters die nieuwe scheidsrechter tijdens hun eerste wedstrijden op het veld kunnen begeleiden. Een scheidsrechterkaart is daarvoor vereist.
Technische commissie De Technische commissie is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en monitoren van de naleving van het technisch beleid binnen HVM en het Jeugd Opleidings Plan (JOP). Deze commissie zorgt voor het indelen van de teams per hockeyseizoen en het inrichten van de trainingen qua inhoud en planning zowel op het veld als in de zaal. De TC stuurt tevens de Hoofdtrainer aan en, indirect via deze Hoofdtrainer, de gehele trainerspoule. De TC zorgt voor de opleiding van de trainers en organiseert bijeenkomsten voor ouders, die coachen dan wel teammanager zijn.
Pagina | 1
Financiële commissie (nieuw) Ter ondersteuning van de Penningmeester in het bestuur behoren de volgende taken tot de Financiële Commissie:
Boeken van in- en verkoopfacturen in boekhoud software (Twinfield); Aanvragen van subsidies; Samen met de hoofdtrainer bewaken van de trainersadministratie (declaraties en uitbetalingen); Opstellen en beheer trainerscontracten; Ondersteuning bij juridische en fiscale aangelegenheden; Ondersteuning bij begroting en jaarrekening; Ondersteuning bij introductie nieuwe betaalsystemen (cashless betalen).
In overleg met de Penningmeester worden de taken onderling op basis van interesse en competentie verdeeld.
Accommodatie commissie (nieuw) Houd je meer van doen dan van vergaderen? Dan is er volop werk bij de accommodatiecommissie, zodat het clubhuis en het terrein op orde blijven en waar nodig verbeterd worden. Dat kan, zowel op structurele als op incidentele basis. Ook het agenda- en sleutelbeheer van het clubhuis worden door de accommodatiecommissie uitgevoerd. Het clubhuis is ons eigendom, het terrein en de velden zijn eigendom van de gemeente. De accommodatiecommissie valt samen met de barcommissie onder de secretaris van het bestuur. De materiaalcommissie is ook onderdeel van de accommodatiecommissie. Regelmatige of periodieke activiteiten van de Accommodatie commissie zijn:
Uitvoeren van kleine reparaties en klussen; Organiseren van klus- en schoonmaakdagen; Melden en zorgen voor opvolging van structurele of complexe gebreken; Overleg met de barcommissie over gebruik clubhuis; Overleg met de materiaalcommissie; Afstemming met gemeente over onderhoud en gebruik van de accommodatie.
De Materiaal commissaris draagt zorg voor:
De uitgifte en inname van het keepersmateriaal; Reparatie en onderhoud van keepers- en trainingsmateriaal; Inkoop materialen; Beheer diverse materialen (zoals maskers, ballen, hesjes, pionnen enz.).
Verbouw bar Bij aanvang van het nieuwe seizoen (in augustus 2015) wordt de bar verbouwd. Hiervoor zoeken wij Handige Handjes:
Afbreken huidige bar, Loodgieter, Schilder, Elektricien; Diverse voorkomende werkzaamheden. Pagina | 2
Vrijwilligers commissie (nieuw) Onze vereniging draait op de inzet van onze vrijwilligers, een belangrijke groep mensen die we graag zien groeien. De vrijwilligerscommissie is een verse, nieuw te starten commissie, die zich gaat bezighouden met het enthousiasmeren van leden en het werven van vrijwilligers. Heb jij ideeën hoe we deze belangrijke groep mensen kunnen blijven enthousiasmeren? Vind je het leuk om creatieve acties op te zetten en uit te voeren om nieuwe vrijwilligers te trekken en om de actieve vrijwilligers de aandacht en begeleiding te geven die ze verdienen? Onderdeel van het takenpakket is het mede organiseren van een gezellige vrijwilligersavond om waardering te uiten voor de vrijwilligers inzet van leden en ouders en de organisatie van de Let’s Roll dag eind seizoen 2015-2016. Meld je aan voor deze nieuwe commissie waarvoor zich al 1 lid aangemeld heeft!
Communicatie en Ledenwerving commissie (nieuw) De hoofdtaken van de Commissie Communicatie en Ledenwerving zijn het pro-actief werven van nieuwe leden en de externe communicatie om HVM op een positieve wijze te profileren. Onderdeel van de ledenwerving is het organiseren van twee open dagen in samenspraak met de open dag commissie. Verder zijn er diverse activiteiten die uitgevoerd kunnen worden om nieuwe leden te werven zoals, schoolhockey, inlooptrainingen ed. Voor komend seizoen staat het werven van jongste jeugd, trimmers en senior leden hoog op de agenda. Verder is ook ledenbehoud een belangrijk thema, waarbij het uitvoeren van een ledentevredenheidsonderzoek tot de ambitie van het bestuur behoort. Met betrekking tot de externe communicatie behoren de volgende taken tot het pakket:
stimuleren van ouders, coaches en teammanagers om artikelen te schrijven voor de website en lokale pers; Beheer van sociaal media kanaal (Facebook); Publiciteit rondom activiteiten zoals toernooien en activiteiten in samenspraak met de betrokken commissies; Ontwikkeling van LISA-app als communicatiekanaal naar leden en ouders.
Wij verwelkomen je graag in deze nieuwe commissie!
Pagina | 3
Sponsor commissie Sponsors zijn zeer belangrijk voor HVM! Zij maken met hun financiële bijdrage veel mogelijk voor alle leden. De Sponsorcommissie heeft als taak om contacten met onze bestaande sponsors te onderhouden en nieuwe sponsors te enthousiasmeren. Het werk van de commissie omvat de volgende taken:
Organiseren van sponsor evenementen/activiteiten; Werven van nieuwe sponsoren; Website onderhouden qua sponsoring; Contract administratie; Factureren naar sponsors en debiteurenbeheer.
Toernooi commissie Uitgerekend wanneer het mooi weer wordt loopt het hockeyseizoen op zijn einde. Onbegrijpelijk! Daarom is er de toernooicommissie om deze lacune in te vullen. En om de jongste kinderen óók de kans te geven op een echt toernooi hun hockeytalenten te laten showen. De toernooicommissie heeft als doel om op termijn voor elke leeftijd een toernooi op HVM te organiseren. Dat is met name voor de hogere teams best lastig daar we slechts twee velden ter beschikking hebben. Vandaar dat we ons in eerste instantie richten op de jongere spelers van de club en voor de ABC-teams het fameuze Local Heroes Mixed ABC-toernooi organiseren. Het seizoen van de toernooicommissie loopt van maart t/m april. De opzet is dat we komend seizoen met acht commissie leden vier activiteiten organiseren in duo’s van twee met back up van de anderen en ieder op minimaal twee van de toernooidata op de club aanwezig zijn. Erg goed te doen dus! Van harte welkom dus bij de Toernooi commissie!
Activiteiten commissie Houd jij van een feestje? Dan is de activiteitencommissie dé commissie om jouw steentje voor HVM aan bij te dragen. De activiteitencommissie organiseert, vaak samen met de Feest commissie, verschillende activiteiten op en rondom de club met als doel: een gezellige vereniging waar je je thuis voelt en waar het gezellig toeven is. De activiteitencommissie bestaat uit meerdere personen waardoor de verschillende activiteiten onder elkaar worden verdeeld en het ook leuk blijft om te doen. Extra versterking is daarom altijd zeer welkom en voor het komend seizoen zijn we op zoek naar minimaal 2 extra vrijwilligers! In het seizoen 2014-2015 zijn er o.a. de volgende activiteiten georganiseerd :
Afslagborrel voor de start van het nieuwe hockeyseizoen; Jeugd feesten met elke keer een verschillend thema; Sinterklaasfeest voor de jongste jeugd; Geselluge vrijdag eten op de club.
Voor het seizoen 2015-2016 staat in ieder geval het inmiddels fameuze familietoernooi gepland waaraan leden kunnen deelnemen en zelf teams kunnen samenstellen uit familie, vrienden of Pagina | 4
andere bekenden. Verder bedenken we graag samen mét jou leuke activiteiten die we in het nieuwe seizoen kunnen gaan organiseren. Hierbij kunnen we natuurlijk putten uit een aantal succesvolle activiteiten uit het verleden.
Bar commissie De Bar commissie heeft als taak om alle ouders in te delen voor bardienst en ze op te roepen aanwezig te zijn. Daarnaast is er een groep Barcaptains. Zij zijn ervaren barouders en ondersteunen de (nieuwe) ouders achter de bar. Een Barcaptain start de bar op en sluit de bar af. Er zijn twee Barcaptains per zaterdag nodig. We zoeken 10 extra Barcaptains waardoor je 1x in de 6 tot 8 weken aan de beurt bent.
Lustrum commissie HVM 40 jaar (nieuw) In 2017 bestaat HVM 40 jaar. Dat willen we uiteraard vieren en daarom zoeken we een aantal mensen die de festiviteiten rondom dit lustrum willen bedenken, plannen, organiseren en begeleiden bij de uitvoer. We willen eind 2015/begin 2016 hiermee starten.
Feest commissie Tijd voor een feestje! De Feest commissie initieert en organiseert jaarlijks meerdere te gekke (thema) feesten voor de (jeugd)leden.
Kleding commissie (nieuw) Dit is een nieuwe commissie die zich bezig houdt met alle activiteiten rondom de verstrekking van de officiële HVM kleding:
Zorgen dat elk spelend lid voorzien is van een HVM shirt; Zorgen dat elke keeper (11-tal) voorzien is van een HVM keepersshirt; Zorgen dat elk lid dat een shirt in bezit krijgt een ‘Bruikleen Overeenkomst’ tekent; Contact houden met Club Colors i.v.m. verkoop kousen, broeken en rokken; Aan het eind van het seizoen inventariseren welk lid opzegt – shirt inname; Aan het eind van elk seizoen inventariseren wie z’n shirt wil ruilen voor een grotere maat; Aan het eind van elk seizoen zorgen voor voldoende voorraad t.b.v. Benjamins die F-jes worden; Inlever-,/ omruil avond organiseren – tevens verkoop kousen, broeken, rokken; Tussentijds mail beantwoorden (shirt te klein, kwijt, kapot).
Pagina | 5
Ledenadministratie Het verwerken van digitale en schriftelijke aan- en afmeldingen, bevestigen (via mail) van deze aan- en afmeldingen, communiceren richting Technische Commissie en Contributieadministratie, communicatie met het bestuur. Daarnaast het up-to-date houden van ledenlijst en het verwerken van n.a.w. wijzigingen. De tijdsbesteding hiervoor is ongeveer 1 uur per week, met piek- en dalperiodes (einde seizoen).
Contributie administratie Het versturen en innen van contributienota’s.
Wedstrijdsecretariaat Het wedstrijdsecretariaat overlegt met de hockeybond over de indeling van de wedstrijden, maakt aan het begin van elke competitie de indeling qua tijd en veld voor de thuisspelende verenigingen en zorgt er voor dat de uitslagen bij de Bond terecht komen.
Kascontrole commissie De Kascontrole commissie controleert de jaarrekening en geeft een goedkeurende verklaring af. Ze adviseren zo nodig de Penningmeester op het gebied van het financieel beheer.
Vertrouwenscontactpersoon (VCP) HVM wil natuurlijk een veilige vereniging zijn, waar iedereen met plezier bezig is met haar of zijn sport: hockeyen. Het aanstellen van een VCP kan dan negatief klinken: we doen er met elkaar immers alles aan om juist zaken als ‘pesten’, conflicten en ruzie, discrimineren en seksuele intimidatie binnen onze vereniging te voorkomen. De praktijk binnen diverse sportverenigingen heeft uitgewezen dat er momenten en gebeurtenissen zijn waarbij grensoverschrijdend gedrag niet voorkomen werd. Binnen HVM willen wij dit graag voor zijn. Dat is dan ook één van de redenen waarom wij een vertrouwenscontactpersoon hebben. Een centraal aanspreekpunt om met elkaar zorg te dragen dat de wijze waarop we met elkaar binnen de club omgaan leuk en veilig blijft. Voorkomen is beter dan genezen De vertrouwenscontactpersoon is er ook voor vragen die kunnen spelen vóór dat er problemen zijn. Bij een VCP kun je terecht met vragen die je niet makkelijk stelt of waarvan je bang bent dat er niet serieus op gereageerd gaat worden. Dit geldt voor trainers, coaches, ouders, begeleiders en teamleden. Daarbij: snel melden, er over praten en zorgen dat er (vroegtijdig) een einde gemaakt wordt aan een ongewenste situatie maakt dat deze niet verergert en ook herhaling kan zo voorkomen worden.
Pagina | 6
Functionaris Sportiviteit en Respect Deze taak omvat het uitvoeren van thema campagnes die betrekking hebben op sportiviteit en respect. De thema's en het campagnemateriaal is in veel gevallen al vergaand voorbereid of beschikbaar vanuit de KNHB of andere instanties.
Pagina | 7
