Instellen commissies Checklist en leidraad voor het instellen van ad hoc externe commissies
December 2013 Max Stolker (Financiën) David van Duren (Infrastructuur & Milieu) Manon Langius (Veiligheid & Justitie) Bouke Knop (Sociale Zaken & Werkgelegenheid) Robert Brussee (Onderwijs, Cultuur & Wetenschap) Fenneke Wieringa (Economische Zaken) Marga Steemers (Volksgezondheid, Welzijn & Sport) Daniela Duarte de Souza (Financiën) Jeroen Milders (Financiën) 1
Checklist instellen ad hoc externe commissies
Onder ad hoc externe commissie wordt in deze checklist verstaan een commissie die a. b. c. d. e. f.
wordt ingesteld bij besluit van één of meer ministers (te publiceren in de Staatscourant); rapporteert aan één of meer ministers; een duidelijke tijdshorizon heeft; in meerderheid uit anderen dan ambtenaren bestaat; in het bijzonder feitenonderzoek uitvoert en/of advies uitbrengt ten aanzien van de uitvoering van beleid, en in dat kader geen adviezen uitbrengt over algemeen verbindende voorschriften of door het rijk te voeren beleid.
Bij de instelling van ad hoc externe commissies zijn de volgende aandachtspunten van belang. Aandachtspunt 1: Formuleer de taakopdracht. Beoordeel aan de hand daarvan of er behoefte is aan het instellen van een externe ad hoc commissie en welk(e) oogmerk(en) hiervoor doorslaggevend is/zijn. Geef aan of, en zo ja welke, alternatieven zijn meegewogen en waarom die alternatieven zijn afgewezen. Ga na of binnen het ministerie afspraken bestaan over de betrokkenheid van juristen bij de voorbereiding en formulering van een instellingsbesluit. Aandachtspunt 2: Stel vast over welke vaardigheden, statuur en deskundigheden de leden van de ad hoc commissie moeten beschikken. Aandachtspunt 3: Stel een lijst op met namen van personen die benaderd kunnen worden als kandidaat-voorzitter c.q. –lid. Bepaal wie wie benadert. Zoek eerst naar een voorzitter; aan hem wordt de (voorlopige) taakopdracht voorgelegd. Aandachtspunt 4: Stel vast door wie het secretariaat wordt bemand en in hoeverre de leden van het secretariaat worden vrijgesteld van hun reguliere werkzaamheden. Aandachtspunt 5: Maak duidelijke afspraken over de taakverdeling tussen de commissie en het secretariaat en over de verantwoording van het secretariaat tegenover (de voorzitter van) de commissie. Aandachtspunt 6: Bepaal de werkplek en de vergaderlocatie van de commissie; regel zo nodig een externe locatie. Aandachtspunt 7: Bepaal welk tijdpad en welke producten formeel vastgelegd moeten worden in het instellingsbesluit en welke overige werkwijzen de commissie zelf bepaalt. Aandachtspunt 8 (specifiek voor een onderzoekscommissie): Stel vast of de commissie inlichtingen gaat inwinnen bij personen of instellingen en of het noodzakelijk is daarvoor een protocol op te stellen. Zo ja, stel een protocol op. Aandachtspunt 9 (specifiek voor een onderzoekscommissie): Stel vast of het nodig is ambtenaren van het instellende ministerie tot medewerking aan het onderzoek te verplichten. Zo ja, regel dit in het instellingsbesluit en betrek dit bij de invulling van
2
het protocol. Bepaal of andere ministers betrokken moeten worden met het oog op het verplichten tot medewerking van hun ambtenaren. Aandachtspunt 10: Stel vast wat voor soort vergoeding(en) commissieleden krijgen. Houd er rekening mee of een commissielid ambtenaar is. Let op dat de normen van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies niet worden overschreden. Leg de vergoeding vast in het instellingsbesluit of in een afzonderlijk vergoedingsbesluit. Aandachtspunt 11: Bepaal of afspraken over aansprakelijkstelling van commissieleden moeten worden gemaakt. Het vrijwaren van commissieleden voor de financiële gevolgen van aansprakelijkstelling is onwenselijk. Wel kan op verzoek van een commissielid worden bezien of en in hoeverre een voorschotregeling voor kosten van rechtsbijstand redelijk is. Neem in dat geval contact op met de afdeling juridische zaken over de in aanmerking te nemen kosten. Aandachtspunt 12: Maak tijdig de begroting en bepaal of ondersteuning wordt gebruikt van het instellende ministerie of dat de ondersteuning extern wordt ingehuurd. Aandachtspunt 13: Stel een instellingsbesluit op en leg dit ter goedkeuring voor aan de ministerraad. Raadpleeg bij twijfel of goedkeuring nodig is, het ministerie van Algemene Zaken. Publiceer het instellingsbesluit in de Staatscourant en zorg voor toezending aan de commissieleden. Aandachtspunt 14: Maak een lijst van de documenten die aan de commissie ter beschikking worden gesteld. Stel vast voor welke documenten een specifiek openbaarmakingsregime c.q. geheimhoudingsregime geldt. Aandachtspunt 15: Bespreek met de beoogde voorzitter en commissieleden de status van informatie met het oog op de Wob en maak werkafspraken over de inrichting van de verslaglegging en documentatie met het oog op eventuele openbaarmaking daarvan. Maak afspraken over de omgang met Wob-verzoeken. Aandachtspunt 16: Bepaal in samenspraak met de afdeling communicatie of en hoe de Tweede Kamer, pers en publiek worden geïnformeerd over de (instelling van de) commissie, met inbegrip van de behandeling van Wob-verzoeken. Aandachtspunt 17: Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke archiefvorming. Leg (in het instellingsbesluit) vast dat de bescheiden van de commissie na afloop van de werkzaamheden worden overgedragen aan het instellende ministerie.
3
Inhoudsopgave leidraad 1. Inleiding, afbakening en motieven
4
2. Taakopdracht, samenstelling en ondersteuning
6
3. Werkwijze commissie
7
4. Werkwijze van een onderzoekscommissie bij het horen van personen
7
5. Vergoeding, aansprakelijkheid en budget
9
6. Instellingsbesluit
13
7. Beschikbaarstelling van informatie, openbaarheid van informatie (Wob) en publiciteit
14
8. Archivering
16
Bijlage 1: Model instellingsbesluit
17
Bijlage 2: Model onderzoeksprotocol
21
1. Inleiding, afbakening en motieven Deze leidraad hoort bij de checklist instellen ad hoc externe commissies, waarin aandachtspunten zijn opgenomen voor het instellen van ad hoc externe commissies die niet vallen onder het bereik van de Kaderwet adviescolleges. Onder een ‘ad hoc externe commissie’ wordt in deze leidraad verstaan een commissie die: a. b. c. d. e. f.
wordt ingesteld bij besluit van één of meer ministers (te publiceren in de Staatscourant); rapporteert aan één of meer ministers; een duidelijke tijdshorizon heeft; in meerderheid uit anderen dan ambtenaren bestaan; in het bijzonder feitenonderzoek uitvoert en/of advies uitbrengt ten aanzien van de uitvoering van beleid, en in dat kader geen adviezen uitbrengt over algemeen verbindende voorschriften of door het rijk te voeren beleid.
Indien bovenstaand onderdeel f) wel van toepassing is, dient de Kaderwet adviescolleges in acht te worden genomen. Bij veel ministeries zijn de afgelopen jaren, al dan niet op verzoek van het parlement, ad hoc externe commissies ingesteld die onafhankelijk onderzoek doen naar een bepaald fenomeen. Vaak gaat het om incidenten of vermeende misstanden. De externe commissie krijgt als taakopdracht te 4
onderzoeken wat er feitelijk aan de hand is. In deze leidraad wordt een dergelijke commissie aangeduid als ‘onderzoekscommissie’. Ook komt het regelmatig voor dat ministeries externe commissies instellen die vanuit een bepaalde deskundigheid adviseren over uitvoering van beleid. Op dergelijke commissies is de Kaderwet adviescolleges niet van toepassing. Evenmin bestaan er andere rijksbrede regels, gericht op het instellen en inrichten van dit soort commissies. Dat blijkt in de praktijk een gemis. De checklist met bijbehorende leidraad probeert hierin te voorzien. De checklist brengt de meest voorkomende beslissingen en handelingen bijeen in een handzaam kader. Dit gebeurt primair vanuit juridische invalshoek. De leidraad behandelt de voornaamste voorbereidende handelingen die nodig zijn voor het opstellen en in werking laten treden van een instellingsbesluit. Bij de instelling van een commissie zijn meestal verscheidene onderdelen van een ministerie betrokken. De checklist en leidraad zijn zo opgesteld dat deze bruikbaar zijn voor een brede doelgroep van beleidsmedewerkers en/of adviseurs van een stafdienst die betrokken is bij de instelling van een ad hoc externe commissie. Motieven (voor het instellen van een externe commissie) Bij de beslissing om een externe commissie in te stellen is van belang in de overweging mee te nemen dat het al enkele jaren kabinetsbeleid is om terughoudend te zijn met het instellen van externe commissies. Dit beleid houdt verband met het voorkomen van bestuurlijke drukte. Een commissie wordt alleen ingesteld indien “lichtere” middelen onvoldoende geschikt zijn, of als het politiek gezien noodzakelijk is als gevolg van bijvoorbeeld een toezegging aan de Tweede Kamer. Als er aanleiding is een commissie in te stellen en de taakopdracht is bepaald, moet vervolgens worden gekozen tussen een ambtelijke commissie of een commissie met externe onderzoekers. Motieven om een externe commissie in te stellen zijn: Algemeen: a. er is zeer specifieke deskundigheid nodig, die niet bij het ministerie zelf of een bestaande commissie voorhanden is; b. het betreft een politiek gevoelige kwestie, waarvoor een gezaghebbend advies nodig is. Specifiek voor onderzoekscommissies gelden daarnaast nog de volgende motieven: c. onafhankelijkheid is vereist, bijvoorbeeld om elke schijn van een “doofpot” te vermijden; d. het ministerie is zelf (mede) voorwerp van onderzoek. Aandachtspunt 1: Formuleer de taakopdracht. Beoordeel aan de hand daarvan of er behoefte is aan het instellen van een externe ad hoc commissie en welk(e) oogmerk(en) hiervoor doorslaggevend is/zijn. Geef aan of, en zo ja welke, alternatieven zijn meegewogen en waarom die alternatieven zijn afgewezen. Ga na of binnen het ministerie afspraken bestaan over de betrokkenheid van juristen bij de voorbereiding en formulering van een instellingsbesluit.
5
2. Taakopdracht, samenstelling en ondersteuning Taakopdracht Het is van belang de taakopdracht van de commissie zo scherp mogelijk te formuleren: haar taak, de te onderzoeken vragen en thema’s, de problematiek waar de commissie zich op moet richten en eventueel een begrenzing in de tijd waar het gaat om terugkijken. De taakopdracht is mede bepalend voor andere (hierna te behandelen) keuzes bij de inrichting van de commissie. De taakopdracht wordt opgenomen in het Instellingsbesluit (zie hierna onder 7). Samenstelling Een externe commissie heeft per definitie een onafhankelijke voorzitter. Deze wordt als eerste lid gevraagd en aan hem wordt de (voorlopige) taakopdracht voorgelegd. Of er nog meer leden aan de commissie worden toegevoegd is afhankelijk van de taakopdracht. De statuur van de leden moet passen bij de taakopdracht of de aard van het onderzoek. De leden moeten elkaar bij voorkeur aanvullen, zowel qua deskundigheid als qua (onderzoeks)vaardigheden. Ontbrekende deskundigheden of vaardigheden kunnen eventueel worden aangevuld door het ad hoc inhuren of raadplegen van deskundigen door het ministerie (al dan niet op voorstel van de commissie). Aandachtspunt 2: Stel vast over welke vaardigheden, statuur en deskundigheden de leden van de ad hoc commissie moeten beschikken. Aandachtspunt 3: Stel een lijst op met namen van personen die benaderd kunnen worden als kandidaat-voorzitter c.q. –lid. Bepaal wie wie benadert. Zoek eerst naar een voorzitter; aan hem wordt de (voorlopige) taakopdracht voorgelegd. Ondersteuning De ondersteuning van een commissie wordt meestal verzorgd door één of meer ambtenaren, die de functie van secretaris vervullen. De secretaris wordt (geheel of gedeeltelijk) vrijgesteld van reguliere werkzaamheden, voor de tijd die aan commissiewerkzaamheden wordt besteed. Met de voorzitter van de commissie wordt afgesproken wat de taak van het secretariaat is en welke taakverdeling er is tussen commissie en secretariaat. Dit is mede van belang voor de keuze van de bezetting van het secretariaat. Het secretariaat is voor de inhoudelijke uitvoering van zijn werkzaamheden ten behoeve van de commissie uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van de commissie, niet aan de lijnmanager of een andere functionaris van het ministerie. Aandachtspunt 4: Stel vast door wie het secretariaat wordt bemand en in hoeverre de leden van het secretariaat worden vrijgesteld van hun reguliere werkzaamheden. Aandachtspunt 5: Maak duidelijke afspraken over de taakverdeling tussen de commissie en het secretariaat en over de verantwoording van het secretariaat tegenover (de voorzitter van) de commissie. Het instellende ministerie kan de werkplek en vergaderlocatie voor de commissie leveren. Indien dit niet gebeurt (bijvoorbeeld om afstand te bewaren tot de eigen organisatie), dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt over de keuze voor en de kosten van een externe werkplek. Aandachtspunt 6: Bepaal de werkplek en vergaderlocatie van de commissie; regel zo nodig een externe locatie.
6
3. Werkwijze commissie Het is gebruikelijk om in het instellingsbesluit alleen essentiële onderdelen van de werkwijze en het werkproces op te nemen - zoals de datum van de eindrapportage en de wijze van verantwoording en voor het overige te bepalen dat de commissie zelf haar werkwijze vaststelt. Van een commissie mag verwacht worden dat zij haar werkzaamheden zorgvuldig verricht en het eindrapport zodanig verantwoordt dat de instellende minister zich een oordeel kan vormen over de deugdelijkheid van de grondslag van het rapport. Op grond van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht zijn commissieleden verplicht tot geheimhouding van alle gegevens waarover zij uit hoofde van hun functie de beschikking krijgen. Juridisch gezien is het niet nodig deze geheimhoudingsverplichting ook nog in het instellingsbesluit vast te leggen, maar het is voor de kenbaarheid wel aan te bevelen. Deze geheimhoudingsplicht moet overigens wijken als een wettelijk voorschrift tot openbaarmaking van bepaalde gegevens verplicht (hetgeen bijvoorbeeld het geval kan zijn als een commissie lid dient te getuigen in een rechtelijke procedure). Aandachtspunt 7: Bepaal welk tijdpad en welke producten formeel vastgelegd moeten worden in het instellingsbesluit en welke overige werkwijzen de commissie zelf bepaalt. 4.
Werkwijze van een onderzoekscommissie bij het horen van personen
Als een onderzoekscommissie wordt ingesteld is het van belang dat vooraf duidelijk is in hoeverre de personen die gehoord worden verplicht zijn tot medewerking, hoe de verslaglegging plaatsvindt en hoe met gespreksverslagen wordt omgegaan, zodat hierover heldere informatie wordt verschaft. Ter introductie van een onderzoekscommissie kan het nuttig zijn een standaard introductiebrief op te stellen waarin de taak van de commissie wordt uiteengezet. Deze brief kan toegestuurd worden naar de personen die de commissie wenst te horen. Bij de brief kan het instellingsbesluit worden gevoegd. Indien een onderzoekscommissie voornemens is personen te horen, dan is het gebruikelijk dat zij daarover een protocol opstelt, waarin de werkwijze bij het horen wordt vastgelegd. Het protocol wordt voorafgaand aan het horen toegestuurd aan de personen die gehoord worden. Een model voor een – door de commissie zelf vast te stellen - protocol is als bijlage 2 bij deze leidraad gevoegd. In het protocol wordt de wijze van verslaglegging vastgelegd. Gebruikelijk is dat een commissie die personen hoort, van ieder gesprek een verslag opstelt. De commissie behandelt de informatie die zij tot haar beschikking krijgt vertrouwelijk. In het onderzoeksrapport worden geen namen of tot personen herleidbare informatie opgenomen, tenzij hiervoor toestemming wordt gegeven of indien de aard van het onderzoek daartoe dwingt. Het is gebruikelijk dat de gespreksverslagen geen deel uitmaken van het eindrapport van de commissie en dat deze na beëindiging van de werkzaamheden van de commissie uitsluitend aan de instellende minister als opdrachtgever ter beschikking worden gesteld, gelijktijdig met de overige bescheiden van de commissie. Vertrouwelijke kennisgeving aan de commissie is in beginsel niet mogelijk, omdat de instellende minister in staat moet worden gesteld zich een goed gefundeerd oordeel te vormen over de deugdelijkheid van de grondslag van het rapport. In geval er toch vertrouwelijke kennisgeving wordt overeengekomen, dan moeten hierover heldere afspraken worden gemaakt, die ook medegedeeld moeten worden aan de instellende minister. Vertrouwelijk medegedeelde informatie kan doorgaans, en in ieder geval als zodanig, geen grondslag vormen voor aanbevelingen door de commissie. De voorzitter bepaalt of bepaalde informatie (personeels)vertrouwelijk moet worden behandeld.
7
Het kan gebeuren dat gespreksverslagen bij het bestuursorgaan worden opgevraagd door derden met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Zie hierover hoofdstuk 7. Indien ambtenaren worden gehoord die onder de verantwoordelijkheid van de instellende minister vallen, dan kan hij bepalen dat deze ambtenaren tegenover de commissie gehouden zijn tot dezelfde medewerking als tegenover hemzelf. Die medewerking betreft de normale functievervulling. In het instellingsbesluit kan worden opgenomen dat de commissie bevoegd is zich te wenden tot personen voor het opvragen van informatie, waarbij er een medewerkingsplicht is voor ambtenaren die werkzaam zijn bij het instellende ministerie. Het verdient aanbeveling de medewerkingsplicht toe te lichten bij de introductiebrief en te betrekken bij de invulling van het protocol. Indien de medewerking van andere ambtenaren nodig is, kan de verantwoordelijke minister medewerking worden gevraagd. De medewerkingsplicht voor die ambtenaren loopt dan in beginsel via de eigen hiërarchische lijn. Aandachtspunt 8 (specifiek voor een onderzoekscommissie): Stel vast of de commissie inlichtingen gaat inwinnen bij personen of instellingen en of het noodzakelijk is daarvoor een protocol op te stellen. Zo ja, stel een protocol op. Aandachtspunt 9 (specifiek voor een onderzoekscommissie): Stel vast of het nodig is ambtenaren van het instellende ministerie tot medewerking aan het onderzoek te verplichten. Zo ja, regel dit in het instellingsbesluit en betrek dit bij de invulling van het protocol. Bepaal of andere ministers betrokken moeten worden met het oog op het verplichten tot medewerking van hun ambtenaren. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als een onderzoek van een commissie uitdrukkelijk gericht is op het handelen van een persoon, kunnen bij het horen strafbare feiten aan het licht komen, of kan de verdenking hiertoe rijzen. Indien tijdens een gesprek de verdenking van een strafbaar feit rijst, dan dient de commissie het gesprek te staken en de minister daarvan op de hoogte te stellen. De minister kan aangifte doen bij het OM, waarna eventueel een rijksrechercheonderzoek volgt.
8
5. Vergoeding, aansprakelijkheid en budget a.
Vergoeding
Voor een belangrijk deel is de vergoeding voor de secretaris en leden van commissies wettelijk geregeld in de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en het daarop gebaseerde Besluit (hierna: Wet en Besluit). Deze regelingen hebben betrekking op commissies die bij of krachtens wet, koninklijk besluit of ministerieel besluit zijn ingesteld. De vergoeding wordt nooit aan derden betaald, maar alleen aan het commissielid zelf. Indien een commissielid afziet van een vergoeding, wordt in het instellingsbesluit of vergoedingenbesluit ook geen vergoeding vastgesteld. Geen vergoeding ambtenaren en belangenbehartigers Personen die – kort gezegd – uit publieke middelen worden betaald én uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de werkzaamheden van de commissie (ambtenaren), komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Personen die worden betaald uit publieke middelen maar die niet uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de werkzaamheden van de commissie, komen wel in aanmerking voor een vergoeding. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers van universiteiten. Vertegenwoordigers van organisaties die opkomen voor groepen of individuele personen wier belangen bij de het onderzoek van de commissie zijn betrokken komen niet in aanmerking voor een vergoeding, tenzij de instellende minister in bijzondere gevallen anders beslist. Vergoeding voorzitter, leden en secretaris De voorzitter, leden en secretaris (die geen ambtenaar bij een overheidsinstelling is) kunnen een vergadervergoeding of een vaste vergoeding ontvangen. De titel hiervoor wordt gevormd door genoemde Wet en Besluit samen met het (instellings)besluit waarbij de leden en secretaris zijn benoemd. De vergadervergoeding is een bedrag per vergadering, de vaste vergoeding een totaalbedrag gebaseerd op de arbeidsduurfactor, doorgaans betaald per maand. Een langere periode (bijvoorbeeld jaar) is niet gebruikelijk, aangezien de arbeidsduurfactor per week wordt vastgesteld. Een vaste vergoeding is geschikt voor gevallen waarin vaststaat dat de werkzaamheden gemiddeld een zodanig aantal uren in beslag nemen, dat sprake is van een bepaalde vaste deeltaak. Er is geen voorkeur voor één van beide varianten. Uit de parlementaire geschiedenis bij artikel 2, eerste lid, van de Wet blijkt dat een vergoeding per uur of dagdeel niet mogelijk is. Een eenmalige vaste vergoeding evenmin. De hoogte van de vergoeding wordt als volgt vastgesteld: Vergadervergoeding: - elk bedrag is mogelijk, mits niet hoger dan 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het BBRA (voor de voorzitter kan een verhoging worden toegepast tot maximaal 130% van dit bedrag). Meer vergaderingen op één dag worden als één vergadering beschouwd. Vaste vergoeding: - naar evenredigheid van een vast te stellen arbeidsduurfactor het maximum van een vast te stellen toepasselijke salarisschaal van bijlage B van het BBRA. Bij de vaststelling van de hoogte van de vergoeding dient gelet te worden op de omvang en de zwaarte van de werkzaamheden. De vaste vergoeding bedraagt naar evenredigheid van de toepasselijke arbeidsduurfactor het maximum van de toepasselijke salarisschaal. Een hogere vergoeding (zowel vast als vergader) kan alleen worden vastgesteld indien dit in overeenstemming is met het gevoelen van de ministerraad. De kosten van de toe te kennen vergoeding komen doorgaans ten laste van het budget van de directies die de commissie hebben ingesteld.
9
Reis- en verblijfkosten worden vergoed op grond van regelingen voor het personeel werkzaam bij de sector rijk: het verplaatsingskostenbesluit 1989, het Reisbesluit Binnenland en het Reisbesluit Buitenland. Een bedrag voor reiskosten kan in de begroting van de commissie worden opgenomen. Andersoortige persoonlijke onkosten die samenhangen met het lidmaatschap (bijvoorbeeld ICTkosten) worden geacht in de vergoeding te zijn begrepen en komen niet voor afzonderlijke vergoeding in aanmerking. Uitbetaling vergoedingen Vergoedingen die voortvloeien uit de werkzaamheden van de commissie worden uitgekeerd aan de leden van de commissie. Alle vergoedingen worden uitbetaald op de persoonlijke bankrekening van de leden van het adviescollege of de commissie. Het is niet mogelijk de vergoeding op een zakelijke rekening (bijvoorbeeld B.V.) of aan een goed doel uit te betalen. Alle vergoedingen (ook voor reiskosten) zijn inclusief BTW. Dit houdt in dat vergoedingen niet kunnen worden verhoogd met het oog op de afdracht van BTW. Anticumulatie Indien door één of meer vergoedingen in een kalenderjaar de som van alle vergoedingen en de totale inkomsten uit het vervullen van functies bij organisaties als bedoeld in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) hoger is dan het ministersalaris, wordt de overschrijding op de vergoeding(en) in mindering gebracht (zie art. 6 van het Besluit). Op grond van artikel 6, tweede lid, van het Besluit, dient een voorzitter/lid van de commissie een dergelijke overschrijding terstond te melden bij de minister. Het verdient aanbeveling vooraf met het beoogde commissielid te onderzoeken of overschrijding zich zal kunnen voordoen waardoor toekenning van een vergoeding mogelijk in het geheel niet aan de orde zou zijn. Publicatie Besluiten omtrent verstrekking van een vergoeding aan de leden en/of secretaris moeten op grond van de Wet bij ministerieel besluit worden genomen. Dit besluit moet in de Staatscourant worden geplaatst. Het verdient voor de kenbaarheid aanbeveling dergelijke besluiten onderdeel uit te laten maken van het instellingsbesluit van de commissie. Daarnaast dient sinds 2005 per departement een overzicht van de leden van alle onafhankelijke commissies met bijbehorende vergoedingen op internet te worden gepubliceerd. Deze overzichten dienen de departementen zelf bij te houden; dit doen ze in de praktijk jaarlijks. Ambtelijke rechtspositie Gelet op de doorgaans beperkte omvang van de werkzaamheden maakt benoeming in een commissie de betrokkene geen ambtenaar, indien hij nog geen ambtenaar was. Zodoende kan hij geen rechten aan het ARAR of het BBRA ontlenen uit hoofde van zijn lidmaatschap. BTW Leden van adviescolleges en commissie die een vergoeding ontvangen op grond van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies hebben te maken met de Wet Inkomstenbelasting (IB) en de Wet op de Omzetbelasting (BTW). De vergoeding is een betaling voor een prestatie die BTWplichtig kan zijn, ook als het om een vergoeding aan een natuurlijke persoon gaat. Als zuivere privé-prestatie valt de vergoeding onder de IB als inkomsten uit arbeid. Het is aan de Inspecteur van de belastingdienst te beoordelen of sprake is van ondernemerschap en of leden van het adviescollege of de commissie BTW verschuldigd zijn. Het ministerie kan hier geen uitspraken over doen. Een eventuele BTW-plicht voor een lid van een adviescollege of commissie heeft geen invloed op de hoogte van de vergoeding voor dat lid. Op grond van de Wet en het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies ligt de hoogte van de vergoeding vast. Eventuele BTW over deze vergoeding kan niet in rekening worden gebracht bij het ministerie. Het betrokken commissielid 10
wordt geadviseerd om contact op te nemen met de Inspecteur van de belastingdienst indien hij vermoedt dat de BTW-plicht aan de orde zou kunnen zijn. Vergoeding andere personen Naast de secretaris en de leden kunnen ook andere personen worden ingeschakeld, bijvoorbeeld om specifieke kennis of deskundigheid in huis te halen of om een onderzoek uit te voeren. Dit kan op twee manieren. Als het instellingsbesluit bepaalt dat de commissie zodanige deskundigen kan inschakelen, na toestemming van de minister, komen die deskundigen in aanmerking voor een vergoeding op grond van bovengenoemde Wet en Besluit (zie artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies). Een andere manier is dat de deskundige via een opdrachtovereenkomst door de minister wordt ingehuurd. Dan wordt de vergoeding voor de werkzaamheden geregeld in de opdrachtovereenkomst.1 Voor de vaststelling van de hoogte van de vergoeding op contractbasis moet rekening worden gehouden met de maximaal toegestane bedragen in de richtlijnen voor externe inhuur.2 In het geval iemand door het ministerie op contractbasis wordt ingehuurd om hetzelfde werk te verrichten als een commissielid is aan te bevelen een vergoeding vast te stellen die overeenkomt met de vergoeding die een commissielid ontvangt op grond van de Wet en het Besluit. Aandachtspunt 10: Stel vast wat voor soort vergoeding(en) commissieleden krijgen. Houd er rekening mee of een commissielid ambtenaar is. Let op dat de normen van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies niet worden overschreden. Leg de vergoeding vast in het instellingsbesluit of in een afzonderlijk vergoedingsbesluit. b.
Aansprakelijkheid
Het vrijwaren van commissieleden voor de financiële gevolgen van een aansprakelijkstelling in verband met de uitvoering van hun taak voor de commissie is niet wenselijk. De commissieleden worden benoemd met het oog op hun deskundigheid, zodat mag worden aangenomen dat zij over de juiste kwalificaties beschikken om de taak van de commissie naar behoren uit te voeren. Met het afgeven van een vrijwaring wordt een uitzondering gemaakt op het uitgangspunt dat ieder zijn eigen schade draagt, tenzij iemand anders aansprakelijk is voor de schade of er sprake is van een - al dan niet verplichte - verzekering. Er wordt vanuit gegaan dat als de commissieleden behoorlijk handelen en de nodige zorgvuldigheid in acht nemen, zij niet hoeven vrezen om met succes in rechte aansprakelijk te worden gehouden. Bovendien handelen de leden doorgaans zonder last of ruggespraak en zijn zij daardoor bij de uitvoering van hun taak onafhankelijk van de Staat. Door het afgeven van een vrijwaring zou de verantwoordelijkheid voor de zorgvuldigheid van het uitvoeren van de taak worden weggehaald bij de commissieleden en door de Staat worden overgenomen. Indien commissieleden aandringen op vrijwaring verdient het – behoudens zeer specifieke gevallen – de voorkeur een voorschotregeling vast te stellen voor de kosten van rechtsbijstand (en uitsluitend voor zover geen sprake is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid). Neem zo nodig contact op met de juridische afdeling over de in aanmerking te nemen kosten. Aandachtspunt 11: Bepaal of afspraken over aansprakelijkstelling van commissieleden moeten worden gemaakt. Het vrijwaren van commissieleden voor de financiële gevolgen van aansprakelijkstelling is onwenselijk. Wel kan op verzoek van een commissielid worden bezien of en in hoeverre een voorschotregeling voor kosten van rechtsbijstand redelijk is. Neem in dat geval contact op met de afdeling juridische zaken over de in aanmerking te nemen kosten.
1 2
TK 2007-2008, 31489, nr. 3, p. 3 en TK 1995-1996, 24 503, nr. 3, p. 17 TK 2009-2010, 32 124, nr. 18.
11
c.
Budget – kosten ondersteuning en ondersteunende middelen
Begroot het budget dat benodigd zal zijn voor alle door het ministerie te maken kosten in verband met de commissie en maak tijdig vooraf, in overleg met de beoogde voorzitter en secretaris, een begroting waarin in ieder geval de vergoeding voor de voorzitter en commissieleden, eventuele inhuur deskundigen, reiskosten, kosten werkruimte, ondersteuning en ondersteunende middelen en eventuele publicaties zijn opgenomen (voor zover die voorzieningen niet al voorhanden zijn op het departement). Zorg voor ruimte in het budget van het betrokken dienstonderdeel. Als de secretaris ambtenaar is, zal deze voor de ondersteuning de reguliere voorzieningen van een ministerie kunnen benutten. Deze faciliteiten kunnen eveneens ter beschikking gesteld worden aan niet-ambtenaren, overeenkomstig de gebruikelijke regels voor de aanwezigheid van externen binnen een ministerie. Ondersteuning en voorzieningen kunnen in bijzondere gevallen ook door het ministerie ingehuurd of aangeschaft worden. De planning en de begroting van deze voorzieningen moet in overleg met de commissie plaatsvinden. De daadwerkelijke opdrachten/overeenkomsten worden door het ministerie gegeven/gesloten. De commissie is hiertoe niet bevoegd. Aandachtspunt 12: Maak tijdig de begroting en bepaal of ondersteuning wordt gebruikt van het instellende ministerie of dat de ondersteuning extern wordt ingehuurd.
12
6.
Instellingsbesluit
Het instellingsbesluit is een besluit waarmee de commissie door de instellende minister in het leven wordt geroepen en waarin haar werkzaamheden worden geregeld. In het instellingsbesluit moeten ten minste de volgende zaken worden geregeld: a. b. a. b. c.
d. e. f. g. h. i. j.
de taakopdracht van de commissie; de samenstelling of wijze van benoeming van de commissieleden; de periode waarin de Commissie werkzaam zal zijn; ontslag voorzitter en leden; bij een onderzoekscommissie: het inwinnen van inlichtingen door de commissie en de medewerkingsplicht van ambtenaren van het instellende ministerie aan het onderzoek van de commissie; vergoedingen; positie van de secretaris/andere personen; wijze van beraadslaging; uiterste datum voor oplevering eindrapport; overdracht dossiers na oplevering eindrapport; opheffing commissie; inwerkingtreding instellingsbesluit.
Zie bijlage 1 voor een model voor het instellingsbesluit. Het besluit wordt voorzien van een toelichting waarin wordt ingegaan op de motieven om tot instelling van de commissie over te gaan. Instellingsbesluiten worden in de Staatscourant gepubliceerd. Publicatie is op grond van artikel 2, vijfde lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies verplicht indien in het besluit de toekenning van een vergoeding aan de leden van een commissie wordt opgenomen. Een instellingsbesluit is maatwerk: betrek hierbij zo (vroeg) mogelijk een jurist. Het voornemen om een instellingsbesluit vast te stellen moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ministerraad. Dit naar analogie van artikel 4, tweede lid, onder e, Reglement van orde voor de ministerraad, waarin een verplichting is opgenomen voor commissies die onder de Kaderwet adviescolleges vallen. Treedt bij twijfel of goedkeuring nodig is, bijvoorbeeld bij eenmanscommissies, in overleg met het ministerie van Algemene Zaken. Na goedkeuring door de ministerraad stelt de betrokken minister het instellingsbesluit vast. Een instellingsbesluit is een daad van publiekrecht (d.w.z. eenzijdig door de overheid bepaald). Om die reden kan in een instellingsbesluit het overdragen van bijvoorbeeld rechten m.b.t. intellectuele eigendom niet worden geregeld; daarvoor is een tweezijdige rechtshandeling (overeenkomst) op grond van privaatrecht vereist. Zo nodig kunnen afzonderlijke overeenkomsten worden gesloten met individuele leden. Aandachtspunt 13: Stel een instellingsbesluit op en leg dit ter goedkeuring voor aan de ministerraad. Raadpleeg bij twijfel of goedkeuring nodig is, het ministerie van Algemene Zaken. Publiceer het instellingsbesluit in de Staatscourant en zorg voor toezending aan de commissieleden.
13
7. Beschikbaarstelling van informatie, openbaarheid van informatie (Wob) en publiciteit a.
Beschikbaarheid van stukken
Een commissie dient te beschikken over alle stukken van de opdrachtgever die nodig zijn voor de uitvoering van haar taak. Daaronder vallen in beginsel ook vertrouwelijke stukken (zoals geheime, geclassificeerde of personeelsvertrouwelijke documenten). Voor onderzoekscommissies geldt zowel vooraf als gedurende de werkzaamheden dat steeds bepaald dient te worden welke documenten de commissie ‘in openheid’ ter beschikking krijgt en welke vertrouwelijk. Aandachtspunt 14: Maak een lijst van de documenten die aan de commissie ter beschikking worden gesteld. Stel vast voor welke documenten een specifiek openbaarmakingsregime c.q. geheimhoudingsregime geldt. b.
Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
De Wob verplicht tot – kort gezegd – het op verzoek openbaar maken van informatie die onder een bestuursorgaan berust, tenzij er een wettelijke weigeringsgrond aanwezig is.3 Op een onafhankelijke commissie is de Wob niet van toepassing omdat zo’n commissie, uitgaande van de huidige jurisprudentie, geen bestuursorgaan is in de zin van de Awb en ook niet valt onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan. Documenten waar uitsluitend de commissie over beschikt – inclusief de ambtelijk secretaris – vallen aldus buiten de reikwijdte van de Wob. Als een commissie uit eigen beweging informatie verschaft aan derden, bijvoorbeeld ten behoeve van een interview, dan is dat geen openbaarmaking als bedoeld in de Wob, omdat de commissie geen bestuursorgaan is. Omdat op de commissieleden een geheimhoudingsplicht rust, zouden zij met het verschaffen van informatie uit eigen beweging terughoudend moeten omgaan, in overleg met de betrokken minister(s). Op de minister die de commissie instelt, is de Wob onverkort van toepassing. Dat betekent dat alle informatie van of over de commissie waarover hij beschikt, op ieder moment bij hem opvraagbaar is. Of hij die documenten openbaar moet maken, hangt vervolgens af van de op grond van de Wob te maken belangenafweging. De Wob is maatwerk en geen enkel verzoek is hetzelfde. Informatie waarover de minister niet beschikt maar de commissie wel, hoeft hij op grond van de Wob niet op te vragen bij de commissie. Het argument dat het inwilligen van een Wob-verzoek aan de minister over documenten waarover hij beschikt schadelijk is voor (het resultaat van) het onderzoek en daardoor leidt tot onevenredige benadeling in de zin van artikel 10, tweede lid, aanhef en onder g, van de Wob (“een broedende kip moet je niet storen”), gaat niet zonder meer op en moet per geval worden gemotiveerd aan de hand van de concrete feiten en omstandigheden. Een Wob-verzoek na afloop van de commissiewerkzaamheden De bescheiden van een commissie die na afloop van haar werkzaamheden worden overgebracht naar de instellende minister, zijn vanaf dan bij die minister opvraagbaar met een beroep op de Wob. Indien de minister invloed wil hebben op de inrichting van het archief van een commissie, dan dienen daarover voorafgaand afspraken te worden gemaakt. Toetsing van de bescheiden van een commissie aan de Wob Voor de beoordeling van documenten van een commissie kent de Wob geen afzonderlijke regels. Wel kan er bij de op grond van de Wob te maken belangenafweging belang aan worden toegekend dat een commissie weinig tot geen formele bevoegdheden heeft om zelf onderzoek te verrichten
3
Uitzonderingen op grond van specifieke wetten zoals de Wft worden hier buiten beschouwing gelaten. 14
c.q. informatie van derden te ‘eisen’ en daarom vaak sterk afhankelijk is van informatie die slechts in ruil voor absolute vertrouwelijkheid of anonimiteit wordt verstrekt. In dergelijke gevallen kan de minister wel de grootst mogelijke vertrouwelijkheid toezeggen, maar hij kan niet garanderen dat de informatie nooit openbaar wordt. Het laatste woord daarover is immers aan de rechter, die de rechtmatigheid van besluiten op grond van de Wob toetst. Gespreksverslagen In geval van een verzoek om openbaarmaking van gespreksverslagen, wordt in de rechtspraak belang toegekend aan de volgende feiten of omstandigheden: - de omvang van de groep ondervraagden (in verband met de identificeerbaarheid); - de hoedanigheid van de ondervraagden (mogelijke represailles voor ambtenaren); - het belang van de staat (onevenredige benadeling wegens terughoudendheid van getuigen en onderzoekers); - het belang van de voortgang van het onderzoek (speelt alleen gedurende het onderzoek); - het nakomen van door de commissie aan derden toegezegde vertrouwelijkheid; - de aard van het onderzoek; - de aanwezigheid van een openbaar eindrapport waarin openbaar verantwoording wordt afgelegd. Voor ieder gespreksverslag kunnen één of meer van deze aanknopingspunten aanwezig zijn. Om vooraf een verzoek van de gesprekspartner om geheimhouding te kunnen honoreren, zullen de aanknopingspunten daarvoor ook vooraf concreet aanwezig moeten worden geacht, omdat het weigeren van gespreksverslagen als zodanig, dus los van de inhoud en overige omstandigheden, op grond van de jurisprudentie niet is gehonoreerd. De minister die op een Wob-verzoek beslist, betrekt bij zijn afweging wat de commissie met derden heeft afgesproken. De feiten en omstandigheden die een rol kunnen spelen bij het verzoek om openbaarmaking van de gespreksverslagen van een commissie met externen kunnen zo mogelijk ook een rol spelen bij de beoordeling van de overige documenten die de commissie zelf produceert of die zij van derden (buiten de overheid) verkrijgt. c.
Publiciteit
In samenspraak met de afdeling communicatie moet bepaald worden of een persbericht bij het instellen van de commissie en bij publicatie van een onderzoeksrapport wenselijk is. Bij externe commissies is dit in beginsel wel het geval. Ook moet beoordeeld worden of de Tweede Kamer bij bovengenoemde momenten moet worden geïnformeerd; dat is in ieder geval zo, als een persbericht wordt opgesteld. In samenspraak met de afdeling communicatie worden afspraken gemaakt over de informatieverstrekking aan pers en publiek, met inbegrip van de behandeling van Wob-verzoeken. Aandachtspunt 15: Bespreek met de beoogde voorzitter en commissieleden de status van informatie met het oog op de Wob en maak werkafspraken over de inrichting van de verslaglegging en documentatie met het oog op eventuele openbaarmaking daarvan. Maak afspraken over de omgang met Wob-verzoeken. Aandachtspunt 16: Bepaal in samenspraak met de afdeling communicatie of en hoe de Tweede Kamer, pers en publiek worden geïnformeerd over de (instelling van de) commissie, met inbegrip van de behandeling van Wob-verzoeken.
15
8. Archivering Bij de archivering van de documenten waarover de commissie de beschikking krijgt, wordt gehandeld overeenkomstig de voorschriften van de Archiefwet 1995. Even als dat geldt voor overheidsorganen behoren ook de archiefbescheiden van commissies in goede staat enz. te worden gebracht en te worden bewaard en moet zorg worden gedragen voor vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Hier ligt een gezamenlijke taak voor het instellende ministerie en de secretaris van de commissie, die daarvoor contacten moet onderhouden met de archiefambtenaren van het ministerie. Het is raadzaam om - bij voorkeur in het Instellingsbesluit - naar analogie van artikel 4, tweede lid, van de Archiefwet 1995, dat betrekking heeft op tijdelijke overheidsorganen, vast te leggen welke voorziening wordt getroffen voor het bewaren van de archiefbescheiden van de commissie na haar opheffing. Omdat de minister, nadat het eindrapport is uitgebracht, als opdrachtgever moet kunnen beschikken over het daarvoor gebruikte materiaal, houdt die voorziening in, dat bij opheffing van de commissie haar archieven zullen worden overgedragen aan het instellende ministerie. Uiteindelijk (dit kan de nodige jaren duren) worden de archiefbescheiden, na te zijn overgedragen aan het archief van de minister, vanuit het archief van het betrokken ministerie overgebracht naar het Nationaal Archief. Eerst vindt daartoe een selectie plaats (selectielijst). Dat wat op grond van een selectielijst moet worden bewaard, wordt overgebracht. De overige bescheiden worden vernietigd. Aandachtspunt 17: Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke archiefvorming. Leg (in het instellingsbesluit) vast dat de bescheiden van de commissie na afloop van de werkzaamheden worden overgedragen aan het instellende ministerie.
16
Bijlage 1: Model instellingsbesluit Besluit van de Minister / Staatssecretaris van … [naam Ministerie] van ... [datum van feitelijke ondertekening], nr. ..., houdende instelling van de Commissie ... [aanduiding van het onderwerp] (…) [Neem tussen haakjes altijd de citeertitel op, tenzij de regeling geen citeertitel heeft.] De Minister / Staatssecretaris van … [naam Ministerie]; Besluit: Artikel 1. Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: a. minister: Minister van … [naam Ministerie]; b. commissie: commissie,bedoeld in artikel 2. Artikel ... Instelling en taak 1. Er is een Commissie ... 2. De commissie heeft tot taak: a. ..., b. ... Artikel (dit artikel regelt samenstelling, benoeming, ontslag) 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en (ten minste……..en) ten hoogste ……. andere leden. 2. De voorzitter en de andere leden worden door de minister benoemd (optioneel: voor een termijn van ……..jaar). 3. De benoeming geschiedt voor de duur van … jaar/voor de duur van de commissie. 4. Bij tussentijds vertrek van een lid kan de minister een ander lid benoemen. 5. De voorzitter en overige leden kunnen worden geschorst en ontslagen door de minister.
Artikel ... Instellingsduur Alternatieven: a. De commissie wordt ingesteld voor de duur van ..., te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit. b. De commissie wordt ingesteld met ingang van ... (en wordt opgeheven per ...). c. Na het uitbrengen van [het advies/ het rapport] is de commissie per (datum) opgeheven. d. In beginsel geen voorschrift opnemen indien de commissie feitelijk al bestaat [tenzij een voorschrift nodig is over de duur waarvoor de commissie wordt ingesteld]. Het is echter niet uitgesloten om terugwerkende kracht te verlenen aan het bestaan van een commissie om vergoedingen te kunnen toekennen over de periode waarover de commissie al heeft gefunctioneerd. Artikel ... Leden 1. Met ingang van/te rekenen vanaf worden voor de periode van ……… tot en met ….. tot lid van de commissie benoemd: a. mevrouw prof. mr. dr. ing.... te....... (woonplaats), tevens voorzitter; b de heer ....... te. .. (woonplaats); c. andere leden op alfabetische volgorde. [ d. de heer… te… (woonplaats), tevens secretaris. Artikel … Secretariaat 1. De commissie wordt ondersteund door een secretariaat.
17
2. Het secretariaat is voor de inhoudelijke uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan de voorzitter van de commissie. 3. In het secretariaat wordt voorzien door de Minister van … [invullen naam minister]. Alternatief: 3. De Commissie voorziet zelf in haar secretariaat. 4. De minister draagt, na overleg met de commissie, zorg voor de nodige voorzieningen ten behoeve van de werkzaamheden van de commissie. Artikel ... Werkwijze 1. De commissie stelt haar eigen werkwijze vast. 2. Optioneel: De commissie kan zich, na toestemming van de minister, door andere personen doen bijstaan voor zover dat voor de vervulling van haar taak nodig is. 3. Optioneel in geval van een onderzoekscommissie: De commissie stelt een protocol vast over de wijze waarop zij het onderzoek uitvoert, waaronder in ieder geval over de wijze waarop zij personen hoort en daarvan verslag doet. Artikel ... (in het geval van een onderzoekscommissie: Inwinnen van inlichtingen). De leden van de commissie zijn bevoegd zich voor het inwinnen van inlichtingen te wenden tot personen en instellingen en hen te verzoeken die medewerking te verlenen die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van het onderzoek. Artikel.. (in het geval van een onderzoekscommissie: Medewerkingsplicht ambtenaren; alleen mogelijk als het instellingsbesluit blijkens de aanhef mede door, mede namens of in overeenstemming met de minister van het in dit artikel bedoelde ministerie wordt vastgesteld) Ambtenaren van het ministerie van [naam Ministerie] zijn verplicht om de leden van de commissie de verlangde medewerking te verlenen, voor zover deze samenhangt met hun ambtelijke taak. Artikel ... Informatieplicht De commissie verstrekt aan de minister desgevraagd de door hem gewenste inlichtingen. De minister kan inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig is. Artikel ... Eindrapport De commissie brengt vóór [datum] haar eindrapport uit aan de minister. Artikel ... Vergoeding(tenzij er een apart vergoedingenbesluit wordt vastgesteld) Bij een vergoeding per vergadering: 1. De voorzitter en de andere leden (alsmede personen als bedoeld in artikel .., die de commissie bijstaan)4 ontvangen per vergadering een vergoeding, voor zover zij niet vallen onder de uitzondering van artikel 2, derde lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en hiermee niet het in artikel 6, eerste lid, van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies bedoelde maximumbedrag overschrijden. 2. De vergoeding per vergadering van de leden (alsmede personen als bedoeld in artikel..) bedraagt ...% [maximaal 3%] van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984. 3. De vergoeding per vergadering van de voorzitter van de commissie bedraagt ...% [maximaal 130%] van de hoogte van de vergoeding per vergadering die aan de andere leden van de commissie is toegekend. Bij een vaste vergoeding: De voorzitter, de andere leden (alsmede personen als bedoeld in artikel .. die de commissie bijstaan,) ontvangen een vaste vergoeding per maand/jaar. De toepasselijke salarisschaal voor de
4
Dit alleen toevoegen als gekozen is voor de optie van lid 2 van het artikel over de werkwijze. Hetzelfde geldt voor de identieke tekst tussen haakjes hieronder. 18
voorzitter en de andere leden is ... (respectievelijk ...) van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984. De arbeidsduurfactor voor de voorzitter en de andere leden is .../36 (respectievelijk .../36). Artikel ... Kosten van de commissie 1. De kosten van de commissie komen, voor zover goedgekeurd, voor rekening van de minister. Onder kosten worden in ieder geval verstaan: a. de kosten voor de faciliteiten van vergaderingen en voor secretariële ondersteuning, b. de kosten voor het inschakelen van externe deskundigheid en het laten verrichten van onderzoek, en c. de kosten voor publicatie van rapportages. 2. De commissie biedt zo spoedig mogelijk na haar instelling een begroting en een planning aan de minister aan. Artikel ... Verantwoording De commissie biedt de minister [vóór … of jaarlijks] een (eind)verslag aan waarin verslag wordt gedaan over de activiteiten van de periode waarin de commissie werkzaam is geweest. Desgewenst kan de commissie het eindverslag gelijktijdig met het eindrapport indienen. Artikel ... Openbaarmaking Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet door de commissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan de minister uitgebracht of overgedragen. Artikel ... Archiefbescheiden De commissie draagt zo spoedig mogelijk na beëindiging van haar werkzaamheden of, zo de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zoveel eerder, de bescheiden betreffende die werkzaamheden over aan het archief van de Directie … [naam directie] van het Ministerie van … [naam Ministerie]. Alternatief in geval van een onderzoekscommissie: Artikel ... Archiefbescheiden 1. Het archief van de onderzoekscommissie wordt na afloop van het onderzoek overgebracht naar het archief van .... (instellende ministerie/voor het archief verantwoordelijke ministerieonderdeel invullen). 2. Het beheer vindt plaats met inachtneming van de door de onderzoekscommissie in haar protocol aangegeven vertrouwelijkheid, waarover de onderzoekscommissie nadere afspraken met ..... (instellende ministerie/voor het archief verantwoordelijke ministerieonderdeel invullen) maakt. Artikel ... Inwerkingtreding 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van .../de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het wordt geplaatst (en werkt terug tot en met ...). Optioneel 2. Dit besluit vervalt met ingang van ... Artikel ... Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Commissie [naam noemen van de commissie]. Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan betrokkenen.
De Minister / Staatssecretaris van … [naam Ministerie],
19
Toelichting bij het model-instellingsbesluit Algemeen Bij de diverse artikelen van dit model voor een instellingsbesluit gaat het steeds om voorbeelden. Diverse bepalingen zijn facultatief. Vergoeding Bedrag per vergadering Om een beeld te geven van het bedrag per vergadering waarop aanspraak bestaat, kan in de toelichting de volgende tekst worden opgenomen: "In artikel ... is erin voorzien dat de leden per vergadering 3% van het maximum van salarisschaal 18 krijgen en de voorzitter 130% daarvan. Deze vergoeding komt erop neer dat de voorzitter per vergadering € ... ontvangt. De overige leden ontvangen per vergadering € .... De bedragen zijn gebaseerd op de BBRA-schalen zoals die voor het laatst op ... zijn gewijzigd." Vast bedrag Volgens artikel 2 van het BBRA 1984 is de arbeidsduurfactor: de breuk, waarvan de teller bestaat uit de voor de ambtenaar vastgestelde arbeidsduur en de noemer bestaat uit het getal 36. Twee of meer vergaderingen per dag worden als één vergadering beschouwd. Reis- en verblijfskosten Op grond van artikel 2, tweede lid, Wet vergoedingen adviescolleges en commissies kunnen de voorzitter en de overige leden een vergoeding ontvangen voor reis- en verblijfskosten op de voet van het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland. Vergoedingen voor reiskosten van leden worden niet opgenomen in een instellingsbesluit dan wel een vergoedingenbesluit. Informeren van Directie […] Omdat is toegezegd aan de Tweede Kamer dat ministeries alle vergoedingen van adviescolleges en commissies op internet plaatsen en omdat …[naam Ministerie] jaarlijks BZK moet informeren over ingestelde commissies, moet de instelling van een commissie en iedere wijziging daarvan worden gemeld aan de Directie […]. Dit kan gebeuren door het toesturen van de Staatscourantpublicatie aan […]. Daarnaast dient de Belastingdienst jaarlijks te worden geïnformeerd over uitbetaalde vergoedingen. De directies dienen in verband hiermee van de commissieleden aan wie een vaste vergoeding per vergadering is uitbetaald de volgende gegevens aan te leveren aan […]: naam – voorletters – voorvoegsel – adres – huisnummer – postcode – geboortedatum – burgerservicenummer/sofinummer.
20
Bijlage 2: Model onderzoeksprotocol Protocol betreffende het onderzoek van ..... (naam onderzoekscommissie invullen) en de aan de onderzoekscommissie verstrekte informatie. Vastgesteld door .... (naam onderzoekscommissie invullen) op .... (datum invullen). Artikel… Medewerking onderzoek De onderzoekscommissie ..... [naam onderzoekscommissie invullen] is op grond van artikel .. van het instellingsbesluit bevoegd zich te wenden tot personen en instellingen met het verzoek de onderzoekscommissie de medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs nodig heeft voor het uitvoeren van het onderzoek. Optie: indien van toepassing. Artikel ... Medewerkingsplicht ambtenaren (optioneel, indien van toepassing)Ambtenaren van het ministerie van ….zijn op grond van artikel .. van het instellingsbesluit verplicht de onderzoekscommissie de verlangde medewerking te verlenen, in ieder geval voor zover deze samenhangt met hun ambtelijke taak. Artikel ... Vertrouwelijkheid De informatie die aan de onderzoekscommissie wordt verstrekt tijdens het onderzoek wordt vertrouwelijk behandeld en wordt uitsluitend gebruikt voor de doeleinden van het onderzoek. Artikel … Uitnodiging voor gesprek De onderzoekscommissie kan personen uitnodigen voor een gesprek. De uitnodiging is persoonlijk en geldt uitsluitend de uitgenodigde. De uitgenodigde persoon heeft het recht zich te laten bijstaan. Artikel ... Voorafgaande informatievoorziening 1. Aan de uitgenodigde persoon wordt voorafgaand aan het gesprek meegedeeld waarover het gesprek zal gaan. 2. Aan de uitgenodigde persoon worden voorafgaand aan het gesprek een exemplaar van het instellingsbesluit, de introductiebrief en het onderzoeksprotocol, toegestuurd. Artikel ... Gesprek Het voeren van het gesprek geschiedt door (leden van) de onderzoekscommissie. De onderzoekscommissie kan toestaan dat, naast de betrokkene en degene die hem bijstaat, andere personen bij het gesprek aanwezig zijn en, indien gewenst, vragen stellen. Artikel ... Verslaglegging 1. Van het gesprek met de onderzoekscommissie wordt een verslag gemaakt. 2. (optioneel): Van het gesprek worden ten behoeve van de verslaglegging geluidsopnames gemaakt, tenzij de betrokkene daartegen bezwaar heeft. De opnamen worden vernietigd nadat het verslag definitief is vastgesteld. 3. Het conceptverslag wordt voorgelegd aan de betrokkene met het verzoek het concept binnen een daarbij aangegeven termijn te retourneren. 4. De betrokkene kan wijzigingsvoorstellen doen, voor zover deze betrekking hebben op de eigen inbreng. 5. De betrokkene tekent het concept voor gezien en zendt het terug, eventueel vergezeld van wijzigingsvoorstellen. 6. Indien de wijzigingsvoorstellen niet worden overgenomen worden deze als bijlage bij het verslag gevoegd. 7. De voorzitter van de onderzoekscommissie stelt het verslag vast. 8. De betrokkene ontvangt een exemplaar van het vastgestelde verslag. 9. Gespreksverslagen worden niet openbaar gemaakt en maken geen deel uit van het onderzoeksrapport. 21
Artikel ... Onderzoeksrapport 1. In het onderzoeksrapport wordt geen tot personen herleidbare informatie opgenomen en worden geen namen van personen genoemd, tenzij hiervoor toestemming is verleend door de persoon die de informatie heeft verstrekt. Optie (indien van toepassing): 2. De in het eerste lid bedoelde handelwijze geldt niet voor personen die een functie vervullen of hebben vervuld bij ... (te onderzoeken onderdeel van ministerie invullen) en voor (oud) bewindslieden. Artikel … Bekendmaking Dit protocol wordt op de website van de onderzoekscommissie geplaatst.
Toelichting bij het model-onderzoeksprotocol Het onderzoeksprotocol wordt opgesteld door de onderzoekscommissie. Dit model biedt daarvoor een handreiking. De commissie bepaalt zelf de inhoud van het protocol. Algemeen Het model biedt kaders voor het horen van personen door een onderzoekscommissie. Artikel over medewerking In een instellingsbesluit wordt veelal bepaald dat de commissie zich mag wenden tot iedere persoon en instelling. Een medewerkingsplicht geldt alleen voor personen die op grond van de Ambtenarenwet tot medewerking jegens de instellende minister gehouden zijn. In dat geval kunnen aanvullende bepalingen worden opgesteld. Artikelen over vertrouwelijkheid en onderzoeksrapport De onderzoekscommissie behandelt de informatie die zij tot haar beschikking krijgt, hetzij door middel van gesprekken, hetzij anderszins, vertrouwelijk. In het onderzoeksrapport worden in beginsel geen namen of tot personen herleidbare informatie opgenomen, tenzij hiervoor toestemming wordt gegeven. Een verzoek om openbaarmaking van de verslagen of andere door de onderzoekscommissie opgestelde of aan de onderzoekscommissie verstrekte documenten zal – zodra ze berusten onder het opdrachtgevende ministerie – getoetst worden aan de Wob. Het ligt in de rede om dergelijke verzoeken, gelet op het vertrouwelijke karakter van de informatieverstrekking, niet te honoreren. Het uiteindelijke oordeel over de openbaarmaking is voorbehouden aan de rechter. Artikel over gesprek Het gesprek tussen onderzoekscommissie en de uitgenodigde vindt vertrouwelijk plaats. Er is geen publiek of pers aanwezig. De uitgenodigde kan, indien gewenst, zich laten bijstaan. Artikel over verslaglegging Het gesprek kan worden opgenomen, tenzij betrokkene daartegen bezwaar heeft. De opname dient uitsluitend als bron voor het maken van het verslag en wordt daarna vernietigd. De geluidsopname komt dus niet in het archief terecht en kan later ook niet opgevraagd worden.
22
