Wat krijg je voor €3,- euro per ingeroosterde medewerker per maand? Personeelsplanning 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Op maat ingestelde werkroosters Standaardroosters Zeven verschillende rooster weergaves Diensten langer dan 24 uur mogelijk Agenda’s toevoegen Plannen en publiceren van het rooster Openstaande diensten bijhouden Planbord (snel-rooster functie) Vrij vraag beleid beheren van medewerkers Reden van vrij vragen Automatische berichtgeving bij onbeschikbaarheid Volgorde van vrij vragen beheren Goedkeuring gewerkte tijden door planner/manager: Maaltijden plannen/registreren Bijzonderheden melden bij diensten Groepsmail/Groeps sms
Doe-het-zelf voor de medewerker 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Dienstenmarktplaats (diensten aanbieden aan nog beschikbaar personeel) Personeel houdt zelf zijn/haar (on)beschikbaarheid bij: Aantal diensten per week voorkeur Medewerkers zoeken zelfstandig hun vervanging Personeel kan zelf gewerkte uren registreren Altijd op de hoogte Gewerkte uren opvragen Inzicht in hun plus min/verlof saldo Auto Synchronisatie met Google Calendar, iCal en Outlook Gratis app L1NDA spreekt Nederlands, Engels en Frans. Trainingen Deel je dienst op Facebook
Urenregistratie en statistieken 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Urenregistratie Verlof registratie/planning Verzuim registratie Controleren op volmaken van contracturen Onbetaalde pauzes plannen/registreren Plus/min-uren overzicht Verlofuren overzicht Statistieken tijdens het roosteren Vergelijk gepland vs. Gerealiseerd Uitgebreide rapportages Alles in één interactief roosteroverzicht Inzicht in loonkosten per dienst Logboek Online integraties met verloningspakketten Online integraties met kassa- en kloksystemen Koppeling met jouw andere tools
Online personeelsdossier 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Personeelsdossier Smoelenboek/Personeelslijst Gegevens afschermen volgens jouw bedrijfshiërarchie: Contractenbeheer en contractherinneringen Automatische berichtgeving van diensten en verjaardagen CAO regels en Toeslagen Feestdag toeslagen: Personeel houdt zelf zijn/haar NAW-gegevens bij
Professionele persoonlijke service 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Vast toegewezen L1NDA account manager Telefonische training en begeleiding 30 dagen vrijblijvend proberen Wij zullen jouw account op maat gemaakt inrichten en instellen, ook nadat je klant bent geworden Automatische dagelijkse back-up Geen startkosten Geen minimum abonnementsbedrag. Je betaalt alleen voor wat je inroostert 100% online, toegankelijk op jouw smartphone/tablet//laptop Wekelijkse updates Eenvoudige instructievideo’s voor de planners én het personeel Beveiligde verbinding 24/7 toegang tot het systeem Kosteloze support per e-mail en telefoon Gratis gebruik maken van ons kennisnetwerk en downloads van onze kennis artikelen Maatwerk bespreekbaar
1. Personeelsplanning Maak snel en makkelijk een op maat ingesteld rooster met L1NDA. Je kunt gebruik maken van zeven verschillende roosterweergaves, die ook allemaal te downloaden zijn in Excel. Vind snel de juiste medewerker voor je openstaande diensten, heb overzicht wie wanneer beschikbaar is en verzend het definitieve rooster met één klik op de knop. Bekijk al onze oplossingen voor een efficiënte personeelsplanning.
Het maken van een rooster 1. Op maat ingestelde werkroosters: Ieder rooster binnen jouw bedrijf kan anders werken en kan in L1NDA op maat ingesteld worden. Denk maar aan wel of niet pauze registreren, maaltijden bijhouden, soort dienst enzovoort. Als je start met L1NDA ontvang je een gratis intakegesprek met jouw toegewezen L1NDA account manager, waarna de roosters de informatie bevatten die jij belangrijk vindt om op te slaan. 2. Standaardroosters: Natuurlijk is geen week hetzelfde. Maar toch zullen de standaardroosters in L1NDA je veel tijd besparen. In L1NDA kan je meerdere soorten standaardroosters aanmaken, bijvoorbeeld een voor het hoogseizoen en een voor het laagseizoen. Eenmaal aangemaakt kan je ze op een eenvoudige manier kopiëren naar meerdere weken tegelijk, zodat dit je tijd bespaart tijdens het plannen. Je kan ook een meerdere weken standaardrooster aanmaken zoals een tweewekelijks rooster, of verschillende dag standaardroosters voor club avonden of evenementen. 3. Zeven verschillende rooster weergaves: Het rooster moet je op verschillende manieren kunnen bekijken. L1NDA heeft zeven verschillende weergaves die je alle kanten van je rooster kunnen laten zien. Bijvoorbeeld per dag met tijdsbalken, een weekoverzicht of om de vakantieplanning per maand te zien. Je kan het rooster ook per medewerker of afdeling scheiden om de gewerkte uren te controleren. Alle roosterweergaves zijn te downloaden in Excel. 4. Diensten na middernacht, dagen langer dan 24 uur mogelijk: Je kan diensten laten starten/eindigen na middernacht zonder dat het opgesplitst moet worden of op de volgende dag geboekt wordt. L1NDA biedt 24-uurs roosters aan met overlapping in diensten, wat handig is als je bedrijf altijd open is, zoals hotels met nachtportiers of ploegendienst roosters. Dit is allemaal per rooster/afdeling instelbaar. 5. Agenda’s: Boven je roosters kan je agenda’s toevoegen, waarin je bijzonderheden van die dag kan plaatsen die belangrijk zijn voor het team om te weten. Bijvoorbeeld bijzonderheden in de stad of bepaalde activiteiten in de zaak, het weer, verjaardagen of bepaalde taken. Het plannen van personeel 6. Plannen en publiceren: In L1NDA kan je je rooster maken zonder dat dit direct voor het personeel zichtbaar is. Als het rooster af is kan je het publiceren. Dan wordt het rooster voor de medewerkers in L1NDA zichtbaar gemaakt en komen hun aankomende diensten in de app. Ook zal L1NDA iedereen een persoonlijk mailtje sturen van de diensten die je ze hebt gegeven. Alle roosterwijzigingen die je daarna maakt worden ook automatisch naar de betrokkenen gemaild.
7. Openstaande diensten bijhouden: Gaten in je rooster wil je graag oplossen, maar ze moeten wel goed zichtbaar zijn samen met je reeds ingedeelde diensten zodat je ze niet vergeet nog op te vullen. Daarom kan je diensten ook ‘onbepaald’ laten; dus nog niet toewijzen aan medewerkers. Deze lichten rood op in het rooster zodat ze goed opvallen, ook voor het personeel als ze het rooster bekijken. Met speciale functies kan je makkelijk een medewerker vinden voor deze openstaande diensten. 8. Planbord: Het planbord is een speciale snel-rooster functie waarbij je tijdens het plannen in een handomdraai jouw medewerkers kan inroosteren voor openstaande diensten of medewerkers kan wisselen tussen diensten. 9. Vrij vraag beleid: Medewerkers kunnen zelf hun (on)beschikbaarheid in L1NDA bijhouden en L1NDA kan dan rekening houden met jouw beleid hierin. Zo is instelbaar hoe ver vooruit de werknemers hun onbeschikbaarheid minimaal en maximaal moeten doorgeven (dus bijvoorbeeld niet een dag van tevoren of voor alle festivaldagen komende jaren). Ook kan je per afdeling instellen hoe veel medewerkers er maximaal per dag zich onbeschikbaar op mogen stellen. Tenslotte kan je de voor jou bijzondere werkdagen blokkeren (zoals Restaurantweek, Lowlands of Kerstmis) om onbeschikbaarheid door te kunnen geven. Planners vallen buiten dit beleid, dus zij kunnen wel voor de medewerkers onbeschikbaarheid verwerken als dit alsnog nodig is. 10. Rede van vrij vragen: Medewerkers kan je vragen om een keuze te maken waarom ze vrij willen, zoals bijvoorbeeld privé, studie, vakantie, overig. 11. Automatische berichtgeving bij onbeschikbaarheid: Planners kunnen automatisch gemaild worden als iemand zich onbeschikbaar opstelt. 12. Volgorde van vrij vragen: L1NDA kan de volgorde van onbeschikbaarheid doorgeven laten zien, zodat je degenen die het het eerst hebben doorgegeven eventueel voorrang kan geven. 13. Goedkeuring gewerkte tijden door planner/manager: Het registreren en accorderen van gewerkte diensttijden kan ingesteld worden. Op deze manier kan je de medewerker zelf zijn/haar gewerkte uren in L1NDA laten verwerken, waarna een planner dit controleert en aftekent. Ook kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat de uren van de planners goedgekeurd kunnen worden door HR. Handige extra’s 14. Maaltijden plannen/registreren: Je kan bij een dienst opslaan of een maaltijd (broodmaaltijd, lunch, warme maaltijd) genuttigd kan worden of genuttigd is. Bij de verloning worden alle genuttigde maaltijden per medewerker opgeteld. 15. Bijzonderheden melden bij diensten: Moet een medewerker iets niet vergeten om te doen tijdens zijn dienst? Of moeten ze zich op een bepaalde manier voorbereiden? Bijzonderheden kan je bij de dienst opslaan en worden automatisch naar de medewerker meegemaild als je de dienst publiceert. Ook als je het op een later moment bijwerkt. 16. Groepsmail/Groeps sms: Mogelijkheid om aan een bepaalde afdeling of aan je hele bedrijf met één druk op de knop een e-mail of sms te sturen.
2. Urenregistratie en statistieken Het geplande rooster wordt met L1NDA aangepast naar het daadwerkelijk gewerkte rooster. Werktijden kunnen automatisch worden bijgewerkt met een koppeling met jouw kassa- of kloksysteem. De uurtotalen over ieder gewenste periode zijn opvraagbaar, te downloaden voor Excel of direct door te sturen naar je verloningssoftware. Daarnaast geeft L1NDA inzicht in jouw belangrijkste bedrijfscijfers, zoals loonkosten, omzet, percentage loonkosten/omzet en arbeidsproductiviteit. Deze statistieken zijn opvraagbaar voor zowel afgelopen roosters, als voor aankomende roosters. Zo weet je wat je te wachten staat. Inzicht in verschillende uren 1. Urenregistratie: het geplande rooster wordt aangepast naar het daadwerkelijke gewerkte rooster. Dit kan ingesteld/uitgebreid worden zoals je wilt. Een medewerker kan dit bijvoorbeeld zelf doen met de app, maar je kan het ook aan planners overlaten. Werktijden kunnen ook automatisch bijgewerkt worden met een koppeling met jouw kassa- of kloksysteem. Vervolgens zijn de uurtotalen over iedere gewenste periode opvraagbaar en te downloaden voor Excel of direct door te sturen naar je verloningssoftware. Deze uitgebreide urenregistratierapportage is inclusief alle improductieve uren zoals ziekte en verlof en inclusief totaal genuttigde maaltijden en dienstdagen. 2. Verlof registratie/planning: De verlofdagen worden bijgehouden naast je rooster. Ook ver vooruit kan je al je verlofplanning maken. Als je ze goedkeurt zie je precies wat het (boven/onderwettelijk) verlof saldo is van de betreffende medewerker. Als je verlofdagen van medewerkers goedkeurt dan worden de medewerkers hierover gemaild. 3. Verzuim registratie: Ziektedagen worden ook in L1NDA bijgehouden en wordt onder het rooster weergegeven. 4. Controleren op volmaken van contracturen: Tijdens het roosteren krijg je voor de medewerkers met een vast aantal uren te zien hoe veel ze boven/onder hun contract zijn ingepland, als totaal van die week en als eindtotaal (hoeveel ze in totaal aan saldo hebben opgebouwd). L1NDA geeft een waarschuwing als je een medewerker onder zijn contract inroostert. 5. Onbetaalde pauzes plannen/registreren: Genomen onbetaalde pauzes (in hun eigen tijd) kan je bij de dienst opslaan. L1NDA rekent automatisch wat de effectieve uren van de dienst waren aan de hand van de starttijd, eindtijd en de pauze. Dit hoeft bespaart een hoop rekenwerk! 6. Plus/min-uren overzicht: Actueel inzicht in de tijd voor tijd van de vaste krachten, dus hoeveel ze boven of onder hun contract werken. Per medewerker en per team inzichtelijk, per dag/week/maand/kwartaal/jaar opvraagbaar. Alles is te downloaden voor Excel. L1NDA geeft direct het plus min saldo aan in uren/dagen en zelfs uitgedrukt in loonkosten. Je kan er voor kiezen dat een medewerker inzicht heeft in zijn eigen saldo. 7. Verlofuren overzicht: Inzicht in de opgenomen vakantie-uren en opgespaarde vakantie-uren voor al je medewerkers die vakantie opsparen. L1NDA kan een splitsing maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Ook kan rekening gehouden worden met verjaring van vakantie uren. L1NDA geeft direct
het verlof saldo aan in uren/dagen en zelfs uitgedrukt in loonkosten. Je kan er voor kiezen dat een medewerker inzicht heeft in zijn eigen saldo. Uitgebreide rapportages 1. Statistieken tijdens het roosteren: Tijdens het plannen of registreren van je rooster krijg je up-to-date inzicht in jouw belangrijkste bedrijfscijfers: uren, loonkosten, omzet, percentage loonkosten/omzet en arbeidsproductiviteit. Dit zie je in als week totaal, dag totaal en afdelingsniveau. Niet alleen bij je afgelopen roosters, maar juist ook voor je aankomende, geplande, roosters. 2. Vergelijk gepland vs. realisatie: Controleer hoe de roosters gemaakt worden door het verschil op te vragen tussen je standaardrooster, geplande rooster en daadwerkelijk gerealiseerde rooster. 3. Uitgebreide rapportages: In de statistiek module kan je alles opvragen wat je wilt, om zo een goed beeld te krijgen hoe je kosten en omzetten verdeeld zijn en tot stand zijn gekomen. Bekijk deze statistieken per dag, weekdag, week of maand. Bekijk deze cijfers gesplitst op personeel, roosters, dienstsoort, contractsoorten, filialen enzovoorts. Je kan inzoomen op een segment om vervolgens deze kosten of omzetten verder te onderzoeken. 4. Alles in één interactief roosteroverzicht: Diensten, ziekte- en verlofdagen, agenda items, beschikbaarheid van je personeel, statistieken. Ja, ze hebben allemaal met elkaar te maken en L1NDA is zo gemaakt dat je dit allemaal in één handig roosteroverzicht overzicht kan bekijken zonder dat je tussen verschillende schermen moet navigeren. 5. Inzicht in loonkosten per dienst: L1NDA maakt de planners op een toegankelijke manier kostenbewust van hoe de roosterwijzigingen die ze maken van invloed zijn op de verwachte loonsom. Als je een medewerker wilt toewijzen aan een dienst, zie je per medewerker precies hoe veel de dienst zal gaan kosten. Een paar keer een kostenbewuste keuze maken scheelt al snel honderden euro’s op maandbasis. 6. Logboek: controle en inzicht in wie wat wanneer gedaan heeft bij L1NDA. Online integratie 7. Online integraties met verloningspakketten: L1NDA is gekoppeld met de meest toonaangevende verloningssoftware partijen, loonadministratiekantoren en payroll bedrijven. Je bespaart veel tijd en voorkomt fouten omdat je in één keer al de gewerkte uren kan doorsturen voor de verloning. Ook synchroniseert L1NDA alle persoons- en contractgegevens met de administratie. Wij zijn gekoppeld met o.a.: Kolibrie, Persoonality, Connexie, Randstad, Loket, Nmrs, Horecalonen, Afas, SDWorx, Easyflex, Ifiac. Een koppeling kost €10 per filiaal per maand. Meer informatie 8. Online integraties met kassa- en kloksystemen: Door onze software koppelingen kan je de gerealiseerde omzetten en de kloktijden van je personeel importeren in L1NDA. Dit bespaart je een hoop verwerkingstijd! Wij zijn gekoppeld met meerdere partijen zoals: Index Hospitality, Leza, Sweebr, Kassanet Pieterse, Marti Orbak, Van Hessen, Next to Food, Untill, Lightspeed, Bolt, Vectron, Tonit, M+, CSI pos, DataFox, Avantimes, Kaba, Easysecure. Een koppeling kost €10 per filiaal per maand. Meer informatie
9. API: Met L1NDA’s API kan je jouw andere tools koppelen met het product om gegevens uit te lezen ten behoeve van rapportages en dergelijke.
3. Online personeelsdossier Op één plek alle personeelsfuncties bij elkaar. L1NDA meldt je wanneer een contract gaat aflopen, wanneer iemand jarig is of houdt bij wanneer medewerkers extra betaald moeten krijgen op een speciale dag. Uiteraard kan jij aangeven wie welke personeels- en contractinformatie kan zien. Bekijk hieronder welke oplossingen L1NDA biedt voor het bijhouden van jouw online personeelsdossier. 1. Personeelsdossier: Upload alle belangrijke personeelsdocumenten zoals contracten en overeenkomsten en loonstrookjes. Op deze manier is alles centraal beschikbaar en veilig opgeslagen. Een medewerker kan deze documenten van zichzelf inzien en downloaden. 2. Smoelenboek/Personeelslijst: Een online overzicht van al het personeel, met alle personeelsinformatie en contractgegevens. Ook te downloaden voor Excel om bijvoorbeeld te printen. 3. Gegevens afschermen volgens jouw bedrijfshiërarchie: In L1NDA kan je aangeven wie boven wie werkt. Dan houdt L1NDA daar rekening mee als je personeels- en contractinformatie wilt opvragen. Werknemers zien slechts een gedeelte van andermans contactinformatie en kunnen eventueel zelf bepaalde contactinformatie van zichzelf up-to-date houden. 4. Contractenbeheer en contractherinneringen: Je houdt de contract historie en veranderingen in L1NDA bij. Als je wilt ontvang je herinneringen per mail voor een contract afloopt, bijvoorbeeld 90, 40 of 14 dagen voor aflopen van een contract. 5. Automatische berichtgeving van diensten en verjaardagen: L1NDA mailt volledig automatisch de laatste wijzigingen rond naar de betrokkenen. Dit kan per email, maar ook SMS. Zo is altijd iedereen op de hoogte van de meest recente versie. Je ziet direct in de mails je aankomende rooster en wie er de komende tijd jarig is. 6. CAO regels en Toeslagen: Je kunt CAO regels instellen waarbij medewerkers tussen bepaalde werktijden of op bepaalde dagen een percentage opslag ontvangen. 7. Feestdag toeslagen: Je kan instellen dat feestdagen, of bepaalde dienstsoorten, een bepaald percentage aan uren opgeteld krijgen. 8. Personeel houdt zelf zijn/haar NAW-gegevens bij: De medewerker kan bepaalde gegevens zelf up-to-date houden. Jij kan aangeven wat ze bij moeten houden.
4. Doe-het-zelf voor de medewerker L1NDA stimuleert graag de betrokkenheid en zelfredzaamheid van jouw personeel. Daarom kan jij ze de mogelijkheid geven om zelf door te geven wanneer zij beschikbaar zijn om te werken, maar ook om zelfstandig vervanging te zoeken of hun gewerkte tijden door te geven. Bekijk hieronder wat medewerkers zelf kunnen doen om jou tijd te besparen:
Personeel helpt actief bij het rond krijgen van een rooster 1. Dienstenmarktplaats: Met de dienstenmarktplaats kan je een openstaande dienst aanbieden aan jouw nog beschikbare personeel. De medewerkers ontvangen een mail waarin ze kunnen aangeven of ze die dienst wel, liever niet of niet kunnen werken. Zodra iemand heeft aangegeven te kunnen wordt jij door L1NDA gemaild met de gevonden kandidaat voor jouw goedkeuring. Als je wilt kan het ook direct in het rooster verwerkt worden. 2. Personeel houdt zelf zijn/haar (on)beschikbaarheid bij: De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het op tijd doorgeven en actueel houden van zijn/haar roosterwensen. Doordat je je beleid hierin kan instellen in L1NDA zorg je dat je altijd genoeg personeel beschikbaar hebt om je rooster rond te krijgen. 3. Aantal diensten per week voorkeur: Personeel kan zelf (eventueel) per week aangeven hoeveel diensten hij/zij wil werken. Tijdens het roosteren zie je als je iemand wilt inroosteren precies hoe veel diensten die medewerker nog extra wilt hebben voor die week. 4. Medewerkers zoeken zelfstandig hun vervanging: Medewerkers kunnen ruilverzoeken doen in L1NDA en zo gemakkelijk één of meerdere collega’s vragen om een dienst over te nemen. De planner wordt door L1NDA om goedkeuring gevraagd als er een mogelijke dienstruil is gevonden. 5. Personeel kan zelf gewerkte uren registreren: De medewerker kan achteraf op L1NDA aangeven van hoe laat tot hoe laat ze gewerkt hebben en hoe veel pauze ze hebben gehad, ook via de gratis L1NDA app op hun smartphone. Planners kunnen deze tijden controleren en goedkeuren. Personeel heeft zelf inzicht 6. Altijd op de hoogte: Het personeel heeft online inzicht in het werkrooster, agenda’s van zijn afdeling en filiaal, in de (on)beschikbaarheid van zijn team en de contactgegevens van zijn collega’s. 7. Gewerkte uren opvragen: De medewerker kan over iedere gewenste periode zijn/haar gewerkte uren opvragen. 8. Inzicht in hun plus min/verlof saldo: De medewerker kan, als je wilt, inzicht krijgen in zijn eigen verlof saldo of overuren saldo, en hoe dit is opgebouwd. 9. Auto Synchronisatie met Google Calendar, iCal en Outlook: Je kan je L1NDA rooster met jouw persoonlijke online kalender synchroniseren, zodat je altijd jouw eigen diensten kan zien in jouw favoriete kalender tool. Als je automatische herinneringen instelt wordt je automatisch herinnert voor jouw aankomende dienst.
10. Gratis app: L1NDA heeft een app voor de werknemer die gratis te downloaden is voor Android en iPhone. In de app ziet de werknemer zijn aankomende en afgelopen diensten, kan de werknemer diensten accorderen, staat een overzicht van de personeelslijst met telefoonnummers en zie je wie er op dit moment aan het werk is. 11. Meertalig: L1NDA spreekt Nederlands, Engels en Frans. 12. Trainingen: L1NDA zal iedere individuele gebruiker op maat gemaakte trainingen aanbieden zodat iedereen op een zo makkelijke en speelse manier het product zich eigen maakt. 13. Deel je dienst op Facebook: Wie luistert nou niet naar een goede tip van een vriend of kennis? Laat jouw medewerkers daarom hun vrienden tippen over jouw bedrijf! Met deze unieke "Deel op Facebook" functionaliteit kan een medewerker op een veilige manier de startijd van hun dienst of aankomende evenement delen met hun vrienden op Facebook. Het gevolg is de gratis "top of mind" publiciteit voor je zaak en meer omzet door meer klandizie.
5. Professionele persoonlijke service 1. 2. 3. 4.
Vast toegewezen L1NDA account manager Telefonische training en begeleiding 30 dagen vrijblijvend proberen Wij zullen jouw account op maat gemaakt inrichten en instellen, ook nadat je klant bent geworden 5. Automatische dagelijkse back-up 6. Geen startkosten 7. Geen minimum abonnementsbedrag. Je betaalt alleen voor wat je inroostert 8. 100% online, toegankelijk op jouw smartphone/tablet//laptop 9. Wekelijkse updates 10. Eenvoudige instructievideo’s voor de planners én het personeel 11. Beveiligde verbinding 12. 24/7 toegang tot het systeem 13. Kosteloze support per e-mail en telefoon 14. Gratis gebruik maken van ons kennisnetwerk en downloads van onze kennis artikelen 15. Maatwerk bespreekbaar
De personeelsplanner op maat gemaakt voor jou Door al deze features en de diverse partners waarmee L1NDA samenwerkt, kunnen wij jou een personeelsplanner op maat aanbieden. Probeer L1NDA nu één maand geheel gratis en vrijblijvend uit.
Vraag een gratis proefmaand aan
