Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Bestek voor een Raamovereenkomst voor het uitvoeren van marktonderzoek in opdracht van Toerisme Limburg vzw.

Bestek nr: WOO-2014-02 Gepubliceerd: In het Bulletin der Aanbestedingen met nr. Ref:01105210/2014002949 Bijlagen: Offerteformulier Meetstaat

Opening offertes: op 25 maart 2014 om 10u00 Op maatschappelijke zetel Toerisme Limburg V.Z.W., Universiteitslaan 3, te HASSELT

Inhoud: 1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgevend bestuur 1.2. Voorwerp en classificatie van de opdracht 1.3. Raamcontract 1.4. Wijze van gunnen van de offerte – Opening van de offertes 1.5. Wijze van prijsbepaling (art. 86, KB 08-01-1996) 1.6. Duur van de opdracht (art. 17-2b Wet 24-12-1993) 1.7. Indiening van de offertes 1.8. Toepasselijke wettelijke bepalingen 1.9. Toepasselijk recht 1.10. Tijdelijke vereniging (art. 93 KB 08-01-1996) 1.11. Vergissingen en leemten (art. 98 KB 08-01-1996) 1.12. Niet toewijzing van de opdracht 1.13. Uitvoering van bestellingen geplaatst voor het einde van het contract 1.14. Contactpersoon 2. Administratieve bepalingen 2.1. Selectiecriteria 2.2. Gunningscriteria 2.3. Bepalingen m.b.t. de offerte 2.3.1. Vorm en inhoud 2.3.2. Bij te voegen stukken 2.3.3. Vrije varianten 2.3.4. De prijs 2.3.5. Verbintenistermijn voor de inschrijvers 2.4. Mogelijke deelopdrachten 2.5. Niet-exclusiviteit 2.6. Taalgebruik 2.7. Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht 2.7.1. Deelbestellingen 2.7.2. Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering 2.7.3. Intellectuele rechten en eigendom 2.7.4. Vertrouwelijkheid 2.7.5. Publiciteit – gebruik als referentie 2.7.6. Plaats van dienstverlening 2.7.7. Toepasselijke documenten 2.7.8. Keuring en oplevering 2.7.9. Wijze van prijsbepaling 2.7.10. Prijsherziening 2.7.11. Facturatie en betalingsmodaliteiten 2.7.12. Verbreking 2.7.13. Rechtsvorderingen 2.7.14. Onderaanneming 3. Technische voorschriften 3.1. Algemene situering Toerisme Limburg vzw 3.2. Technische situering raamovereenkomst 3.3. Mogelijke deelopdrachten 3.4. Technische vereisten 3.5. Omschrijving van de dienst 4. Inschrijvingsformulier 5. Meetstaat

2/20

1. Algemene bepalingen 1.1.

Opdrachtgevend bestuur

Deze opdracht wordt uitgeschreven door Toerisme Limburg vzw, met zetel te Universiteitslaan 3, 3500 HASSELT en vertegenwoordigd door de heer Willy ORLANDINI, directeur. Volgende personen zijn belast met de opvolging van deze opdracht: Herwig Dessers ([email protected])

Marketing Manager Kelly Droogmans ([email protected])

Verantwoordelijke onderzoek & kennismanagement Pascale Ramakers ([email protected])

Medewerker onderzoek & kennismanagement Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet gestuurd worden naar: Toerisme Limburg vzw, t.a.v. Kelly Droogmans, Universiteitslaan 3, 3500 Hasselt Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen m.b.t. het bestek kunnen de kandidaten terecht bij Kelly Droogmans, verantwoordelijke marktonderzoek en kennismanagement.

1.2.

Voorwerp en classificatie van de opdracht

De opdracht heeft tot voorwerp: Bestek voor een Raamovereenkomst marktonderzoek voor Toerisme Limburg vzw. De concrete opdracht behelst alle aspecten die gepaard gaan met marktonderzoek: van data-input, tot adviesverlening m.b.t. gebruikte methodologie (aanpak, vragenlijst, …), tot uitvoeren van veldwerk, tot data-analyse en rapportering. Wat het uitvoeren van veldwerk betreft kan de opdrachtnemer minimaal instaan voor het ter beschikking stellen van enquêteurs, het online bevragen van een panel dat representatief is voor de Vlaamse markt (minimaal 1.000 respondenten) en het inrichten van focusgroepen. Toerisme Limburg zoekt een externe marktonderzoekspartner die op ad hoc basis ingeschakeld kan worden om diverse marktonderzoeksbehoeften in te vullen. Dit steeds met het oog op het realiseren van de missie van Toerisme Limburg vzw en de hieruit volgende relevante strategische en operationele doelstellingen.

Missie – Met publieke en private actoren binnen de vrijetijdseconomie een markgericht, kwaliteitsvol, attractief en duurzaam toerisme ontwikkelen en stimuleren. Daarbij streven we naar meerwaarde voor alle toeristische actoren, en positioneren we Limburg als een sterk merk en als een onderscheidende toeristische bestemming in het hart van Europa. Operationele doelstelling 2 – Verzamelen en ontsluiten van toeristische kennis, inzichten en kerncijfers als fundering voor de bedrijfs- en beleidsvoering Operationele doelstelling ondernemingen

4

–

Ondersteunen

en

versterken

van

toeristische

3/20

Operationele doelstelling 5 – Investeren in de opbouw van een kwaliteitsvol, gedifferentieerd en innovatief toeristisch aanbod op maat van de wensen van de consument. Toerisme Limburg vzw voorziet maximaal €20.000 op jaarbasis voor een raamcontract van maximum drie jaar (2014-2015-2016). Dit komt neer op een maximale totale kostprijs van 60.000 euro voor de duurtijd van het contract. Het raamcontract houdt geen verplichting tot samenwerking in. Het is geen exclusiviteitcontract. Er is geen garantie dat het geraamde investeringsbedrag ook daadwerkelijk zal worden besteed. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een dienst [in de zin van art. 3, 4° van de Wet van 15 juni 2006]. Dit bestek is bedoeld als beschrijving van het gevraagde en als middel om de offertes van de verschillende inschrijvers te vergelijken. De effectieve gunning geschiedt bij aangetekend schrijven. 1.3.

Raamcontract

De opdracht is een raamcontract, waarbij de opdrachtnemer prestaties verricht op grond van deelbestellingen. De deelbestellingen zullen worden geplaatst door Toerisme Limburg vzw. De deelbestellingen worden beschouwd als aparte opdrachten, voor de toepassing van de uitvoeringsregels - doch enkel daarvoor. 1.4.

Wijze van gunnen van de offerte – Opening van de offertes

De bekendmaking en gunning van deze opdracht gebeurt via de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking in toepassing van artikel 26, § 2, 1°, d) de wet van 15 juni 2006. De selectie van de inschrijvers gebeurt via de volgende stappen: 1. Kwalitatieve selectie o.b.v. de selectiecriteria 2. Gunning a.d.h.v. de quotering van de regelmatige offertes van de inschrijvers die aan de kwalitatieve selectiecriteria voldoen. De opening van de offertes heeft plaats in besloten zitting op dinsdag 25 maart om 10 uur in de kantoren van Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt. 1.5.

Wijze van prijsbepaling (art. 2, 7°, KB 15 juli 2011)

Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een gemengde opdracht (zowel globale prijs als variabele hoeveelheid). 1.6.

Duur van de opdracht

De uitvoeringstermijn bedraagt maximum 3 jaar in het kader van deze raamovereenkomst. Na toewijzing zal in onderling overleg de exacte start en einddatum worden overeengekomen. De opdracht gaat in vanaf de startdatum, en dit voor een periode van een jaar. Door het indienen van zijn offerte verbindt de inschrijver zich uitdrukkelijk tot het naleven van de volgende clausule: ‘De opdracht kan jaarlijks stilzwijgend verlengd worden tot de maximumtermijn van 3 jaar verstreken is. Zowel de aangestelde opdrachtnemer als Toerisme Limburg vzw kunnen de opdracht opzeggen mits een aangetekende betekening drie maanden vóór het verstrijken van iedere periode van één jaar. Deze opdracht zal alleszins definitief een einde nemen dag na dag drie jaar na het ingaan van de opdracht, zonder voorafgaandelijke opzegging door één van de partijen.’

4/20

1.7.

Indiening van de offertes

De offerte wordt geschoven in een ‘definitief gesloten omslag’ waarop zijn vermeld:

de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en de zin ‘omslag niet openen’. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van Toerisme Limburg VZW en met de vermelding ‘offerte’. De offerte wordt gestuurd aan Willy Orlandini, directeur Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt. De offerte dient op bovengenoemd adres toe te komen uiterlijk op het ogenblik van de opening van de offertes. 1.8.

Toepasselijke wettelijke bepalingen

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: • • • •

1.9.

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van15 juli 2001 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. Toepasselijk recht

Op de aangegane verbintenissen in het Belgische recht van toepassing en elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheid van het Belgische gerecht. 1.10.

Tijdelijke vereniging (art. 66 KB 15 juli2011)

Bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure behoudt de opdrachtgever zich het recht voor een offerte van een tijdelijke vereniging te aanvaarden voor zover ten minste één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging. 1.11.

Vergissingen en leemten (art. 88 KB 15 juli 2011)

Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis van het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven. 1.12.

Niet toewijzing van de opdracht

Toerisme Limburg vzw houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de gunningprocedure op ieder moment stop te zetten en/of te pauzeren en dit zonder voorafgaande verwittiging van de inschrijvers. Toerisme Limburg vzw houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de opdracht niet of slechts gedeeltelijk toe te wijzen. Er kan op geen enkel moment schadevergoeding geëist worden van Toerisme Limburg vzw voor de eventuele niettoewijzing, het stopzetten en/of pauzeren van deze opdracht of een gedeelte ervan.

5/20

1.13.

Uitvoering van bestellingen geplaatst voor het einde van het contract

Bestellingen die geplaatst worden voor het einde van het contract met een uitvoeringstermijn na het einde van het contract dienen door de opdrachtnemer nog uitgevoerd te worden overeenkomstig de uitvoeringsmodaliteiten van dit bestek, tenzij Toerisme Limburg vzw de bestelling heeft stopgezet. 1.14.

Contactpersoon

Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek kunnen de kandidaten terecht bij Kelly Droogmans, verantwoordelijke marktonderzoek & kennismanagement, Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3, 3500 HASSELT, [email protected]

6/20

2. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 2.1.

Selectiecriteria

(toepassing van de artikelen 67 en volgende van het K.B. van 15 juli 2011) •

Aangesloten bij Febelmar of een daarmee gelijk te stellen organisatie Toerisme Limburg draagt kwaliteit hoog in het vaandel doorheen de gehele organisatie en hecht er ook belang aan dat externe partners waarmee samengewerkt wordt, werken volgens bepaalde standaarden. Leden van Febelmar staan voor een correcte toepassing van de deontologische regels voor marktonderzoek zowel wat betreft het verzamelen, verwerken en doorzenden van gegevens, als het publiceren ervan, alsook voor het aanbieden van doorgedreven kwaliteit in de dienstverlening in het marktonderzoek. De inschrijver voegt bij deze offerte documenten toe die aantonen dat men aangesloten is bij Febelmar of een daarmee gelijk te stellen organisatie en dat men werkt volgens kwaliteitsstandaarden.

•

Minimaal 3 opdrachten in de vrijetijdssector in de afgelopen 3 jaar Met het oog op de beoordeling van de technische bekwaamheid, dient de inschrijver (of elke deelgenoot, ingeval een combinatie van vennootschappen zich inschrijft) minimaal 3 referenties van opdrachten in de vrijetijdssector in de afgelopen drie jaar aan de offerte toe te voegen. Minimum bevatten deze referenties de naam van de opdrachtgever, contactpersoon en contactgegevens en een korte omschrijving van de opdracht. Toerisme Limburg vzw houdt zich het recht voor op ieder moment deze referenties te contacteren om de juistheid ervan na te gaan.

•

Minimaal 3 opdrachten voor publieke actoren in de afgelopen 3 jaar Met het oog op de beoordeling van de technische bekwaamheid, dient de inschrijver (of elke deelgenoot, ingeval een combinatie van vennootschappen zich inschrijft) minimaal 3 referenties van opdrachten voor publieke actoren in de afgelopen drie jaar aan de offerte toe te voegen. Minimum bevatten deze referenties de naam van de opdrachtgever, contactpersoon en contactgegevens en een korte omschrijving van de opdracht. Toerisme Limburg vzw houdt zich het recht voor op ieder moment deze referenties te contacteren om de juistheid ervan na te gaan.

2.2.

Gunningscriteria

De gunningscriteria met hun respectievelijk relatief gewicht zijn: Kwaliteit m.b.t. data-input, adviesverlening, veldwerk, analyse en rapportering Flexibiliteit Prijs Totaal

30 30 40 100

•

Kwaliteit m.b.t. data-input, adviesverlening, veldwerk, analyse en rapportering (…/30) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van de volgende evaluatie-elementen. Van de inschrijver wordt dan ook verwacht in de offerte de nodige informatie toe te voegen die deze toetsing mogelijk maken. • Wijze waarop men data-input organiseert: methodiek, stappen, kwaliteitscontroles, …; • Wijze waarop de inschrijver adviesverlening organiseert: methodiek, stappen, ingeschakelde medewerkers, mate van niveau van advies, …; • Veldwerk – Enquêteurs: beschrijving van pool enquêteurs, methodiek, aanpak tot briefing enquêteurs, kwaliteitscontroles, …; • Veldwerk – Online bevraging panel representatief voor de Vlaamse markt: methodiek, beschrijving beschikbaar panel, samenstelling, kwaliteit, incentives, online bevragingstool, …; • Veldwerk – Focusgroepen: methodiek, beschrijven van faciliteiten voor het inrichten van focusgroepen, kwaliteitsgarantie, … ;

7/20

• •

Manier van rapporteren: methodiek, aanpak om te komen tot relevante rapportering, inhoud standaardrapport, vorm rapport, …. ; Algemene visie m.b.t. uitvoeren van marktonderzoek in de vrijetijdseconomie.

Van de inschrijver wordt uitdrukkelijk verwacht dat in de offerte deze elementen voldoende uitvoerig worden belicht. • Flexibiliteit (…/30) Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van de mate van flexibiliteit die de inschrijver kan aanbieden. • Welke termijnen hanteert men per type vraag (data-input, adviesverlening, veldwerk, analyse en rapportering) om op te starten met de opdracht? • Hoe snel kan men offertes aanleveren nadat Toerisme Limburg een korte opdrachtomschrijving doorgeeft? • In hoeverre kan men beroep doen op een pool van flexibele medewerkers? Van de inschrijver wordt uitdrukkelijk verwacht dat in de offerte deze items voldoende uitvoerig worden behandeld. • Prijs (…/40) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van de prijs per prestatie zoals opgegeven in de meetstaat, waardoor de prijszetting voor toekomstige opdrachten bepaald is. De prijzen worden gequoteerd op basis van de volgende formule: laagste prijs/prijs inschrijver * 40. Er wordt een gemiddelde gemaakt van de verschillende opgegeven prijzen voor de diverse items in de meetstaat. Van de inschrijver wordt verwacht de meetstaat correct in te vullen voor de diverse items in deze meetstaat. 2.3.

Bepalingen m.b.t. de offerte

2.3.1. Vorm en inhoud De offerte en de inventaris worden in één exemplaar opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model dat als bijlage is bijgevoegd. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden: “Ik, ondergetekende ............................................................................... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermelding op het door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier met inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door Toerisme Limburg VZW vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden.”

2.3.2. Bij te voegen stukken Het voorstel van de inschrijvers dient volgende elementen te bevatten: • Een behoorlijk opgemaakt en ondertekend offerteformulier, ingevuld door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden; • Alle documenten die worden gevraagd in het kader van de kwalitatieve Selectiecriteria; • Een offerte die de informatie gevraagd voor de beoordeling van de gunningscriteria voldoende uitvoerig behandeld en waar de inschrijver dus zijn benadering van de opdracht duidelijk omschrijft; • Een prijsofferte, minstens 90 kalenderdagen geldig. De prijzen moeten worden opgegeven in euro. De BTW wordt afzonderlijk vermeld. De opgegeven prijzen zijn forfaitaire prijzen d.w.z. dat in de ingediende prijzen alle prestaties, handelingen,

8/20

• • •

acties, kosten, vergoedingen, winsten, heffingen, zonder uitzondering, moeten inbegrepen zijn die voor de uitvoering van de dienst nodig zijn; Een volledig ingevulde en ondertekende meetstaat; De statuten van de onderneming; In voorkomend geval, een verklaring waarbij de deelgenoten van de tijdelijke vereniging zich hoofdelijk verbinden tegenover de opdrachtgever.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de offerte van de inschrijver die deze documenten niet heeft bijgevoegd als onregelmatig te beschouwen.

2.3.3. Vrije varianten (toepassing van art. 115 van het K.B. van 8.1.) Het voorstellen van vrije varianten via afzonderlijke offertes is niet toegestaan.

2.3.4. De prijs (prijsvaststelling, prijsopgave, prijselementen, prijsonderzoek) (toepassing van artikelen. 86 en 97 van het K.B. van 8.1.) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De inschrijver moet in de meetstaat per item de prijs per ingave/uur/dag vermelden. (toepassing van art. 100 van het KB van 8.1.) De eenheidsprijzen worden in de inventaris in cijfers en voluit geschreven. De totale geraamde prijs wordt op het offerteformulier voluit en in cijfers geschreven. De belasting over de toegevoegde waarde wordt door de inschrijver in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld om bij de totaal geraamde prijs van de offerte te worden gevoegd. De prijzen worden in EURO opgegeven. Alle kosten noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht (zoals kantoorkosten, verplaatsingskosten, maaltijdvergoedingen) zijn begrepen in de eenheidsprijzen (excl. BTW). In de prijzen zijn inzonderheid meegerekend: • De administratie- en secretariaatskosten; • De verplaatsing-, vervoers- en verzekeringskosten; • De kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de dienst; • De levering van documenten of stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de dienst; • De tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; • De kosten voor verpakking; • De keurings- en opleveringskosten; • De kosten verbonden aan de voorbereidingen die drukwerken en/of realisatie van communicatiemiddelen voorafgaan, inclusief concept, accounturen, vormgeving, creatie, handling, aanmaak grafisch materiaal, opmaak, verzendingen en vertalingen noodzakelijk voor de onderdelen van de mediacampagne of drukwerken, en het drukwerk zelf; • De auteursrechten; • De levering van de bewerkbare bestanden aan de opdrachtgever op een digitale informatiedrager (dus niet enkel drukklare bestanden) inclusief fonts, kleurencodes, iconen, illustraties, beeldmateriaal.

2.3.5. Verbintenistermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen ingaande de dag na de opening van de offertes. 2.4.

Mogelijke deelopdrachten

Door in te inschrijven op deze opdracht gaat de (kandidaat)opdrachtnemer er mee akkoord dat hij op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding kan eisen uit

9/20

hoofde van het feit dat de vermoedelijke deelopdrachten slechts ter indicatieve titel zijn en Toerisme Limburg vzw op geen enkel moment verplichten tot afname van gelijk welke hoeveelheid. 2.5.

Niet-exclusiviteit

Er is geen verplichting tot afname en geen verbintenis de in het voorwerp omschreven diensten uitsluitend bij de opdrachtnemer af te nemen. Op ieder moment kan er een beroep gedaan worden op een andere opdrachtnemer voor het verlenen van een dienst die het voorwerp van deze opdracht uitmaakt. Door in te inschrijven op deze opdracht gaat de (kandidaat)opdrachtnemer er mee akkoord dat hij op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding kan eisen uit hoofde van deze niet-exclusiviteit. 2.6.

Taalgebruik

(toepassing van art. 102 van het K.B. van 8.1.) De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan er een, desgevallend beëdigde, vertaling geëist worden. 2.7.

Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht

2.7.1. Deelbestellingen Voor het invullen van het raamcontract wordt gewerkt met individuele opdrachten, toegekend op afroep, die telkens starten door toezending van een bestelbon. Indien Toerisme Limburg vzw een opdracht onder dit raamcontract wil laten uitvoeren door de opdrachtnemer, zendt Toerisme Limburg vzw hiertoe een uitnodiging aan de opdrachtnemer met de vraag een prijsvoorstel/offerte te formuleren. De offerte van de opdrachtnemer vermeldt ten minste: • Omschrijving en doel van de opdracht; • Inschatting van de timing voor het voltooien van de opdracht, inclusief startdatum; Met volgende stappen wordt hierbij rekening gehouden: • Aanvraag deelopdracht door Toerisme Limburg vzw • Uiterlijk binnen een termijn van 10 kalenderdagen: indienen offerte door de opdrachtnemer • Binnen termijn van 10 kalenderdagen: goedkeuring offerte door opdrachtgever • Binnen termijn van 10 kalenderdagen: start van de deelopdracht • Inschatting van het type en aantal benodigde medewerkers voor de opdracht; • Prijsvoorstel, waarbij wordt aangetoond dat de voorgestelde prijs conform is met deze geformuleerd in het kader van de raamovereenkomst; • Het adres waarnaar de factuur dient verzonden. Indien Toerisme Limburg vzw het prijsvoorstel aanvaardt, plaatst Toerisme Limburg vzw de bestelling schriftelijk via een bestelbon na de ontvangst van een offerte van de opdrachtnemer. De opdracht mag pas worden uitgevoerd na ontvangst van de bestelbon. Toerisme Limburg vzw kan voor bijbestellingen ook rechtstreeks een bestelbon richten aan de opdrachtnemer. Indien Toerisme Limburg vzw het prijsvoorstel van de opdrachtnemer niet aanvaardt, dient Toerisme Limburg vzw een herberekening van de prijs op basis van de gegevens van de offerte te bezorgen aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient vervolgens aan deze prijs de opdracht uit te voeren onverminderd diens recht om het verschil van Toerisme Limburg vzw te vorderen voor een rechterlijke instantie.

10/20

2.7.2. Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering 2.7.2.1 Gaat het om de toepassing van de uitvoeringsregels per deelbestelling, dan gelden volgende principes: Voor de deelbestellingen wordt -in functie van de opdracht- steeds een leidende ambtenaar aangewezen. Deze medewerker van Toerisme Limburg vzw is bevoegd voor de leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht. Dit houdt in dat hij/zij belast wordt met: • De technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; • Het instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. De • • • •

directeur is tevens bevoegd voor: De keuring van de prestaties, zowel de a-priori als de a-posteriori keuring; Het nazicht van de facturen; Het opstellen van de processen-verbaal; De opleveringen.

2.7.2.2 Gaat het om de toepassing van uitvoeringsregels op het geheel van de opdracht (zoals de verbreking van de opdracht, het toepassen van maatregelen van ambtswege op het geheel van de opdracht) dan is Toerisme Limburg vzw, vertegenwoordigd door zijn raad van bestuur, bevoegd.

2.7.3. Intellectuele rechten en eigendom Alle resultaten, rapporten of documentatie die de opdrachtnemer opstelt ter uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van Toerisme Limburg vzw en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van deze laatste bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden. Toerisme Limburg vzw heeft alle intellectuele eigendomsrechten. Toerisme Limburg vzw mag de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor haar eigen behoeften, voor behoeften van derden of voor commercieel gebruik, en dit zonder enige beperking. De informatie die Toerisme Limburg vzw in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag door de inschrijvers niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te bewaren. De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle marktonderzoeksproducten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de opdrachtnemer van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de opdrachtnemer een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: • Het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; • Het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; • Het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek; • Het exclusieve en onvoorwaardelijke huur en leenrecht. en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding.

11/20

Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de (deel)opdracht(en) (zie ook 3.2), worden eigendom van de opdrachtgever. Voor de overdracht van de auteursrechten verkrijgt de ontwerper geen bijkomende vergoeding en dit m.b.t. iedere vermelde exploitatiewijze, gezien deze vergoeding in de prijs vervat zit.

2.7.4. Vertrouwelijkheid De opdrachtnemer, zijn onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide of iedere andere persoon die door de opdrachtnemer en/of onderaannemer wordt ingeschakeld, zullen de vertrouwelijkheid van iedere informatie of ieder gegeven verkregen in het verloop van de uitvoering van deze opdracht respecteren. Op geen enkel moment mogen de opdrachtnemer, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of iedere andere persoon die door de opdrachtnemer en/of onderaannemer wordt ingeschakeld ook maar enige informatie en/of gegeven verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht verspreiden aan een andere partij dan Toerisme Limburg vzw zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Toerisme Limburg vzw. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die: • In het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze bepaling; • Noodzakelijkerwijs door de opdrachtnemer moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van deze overeenkomst te verzekeren; • In het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door hetzij de opdrachtnemer hetzij Toerisme Limburg vzw; • Eén van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een wederrechtelijke manier heeft verkregen; • Die door Toerisme Limburg vzw dienen meegedeeld te worden in het kader van overheidsopdrachten-procedures of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.

2.7.5. Publiciteit – gebruik als referentie De opdrachtnemer mag over deze opdracht geen publiciteit maken zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van Toerisme Limburg vzw. Deze opdracht mag als referentie gebruikt worden.

2.7.6. Plaats van dienstverlening De plaats van de uitvoering van de diensten kan elke locatie zijn waar Toerisme Limburg vzw is gehuisvest of beschikt over ICT infrastructuur en/of in de lokalen van de opdrachtnemer. De concrete plaats waar de diensten zullen worden verleend, zal voor elke opdracht apart in de deelbestelling door Toerisme Limburg vzw worden vastgesteld. 2.7.7. Toepasselijke documenten Alle dienstorders, omzendbrieven, richtlijnen, technische en andere documenten, normen, enz... waarnaar de opdrachtnemer zich bij de uitvoering van een opdracht moet richten, zullen worden vermeld in de bestelling.

2.7.8. Keuring en oplevering De opdrachtnemer levert de opdracht af zoals afgesproken bij de bestelling door Toerisme Limburg vzw. Hierbij zitten ook prestatiestaten die een overzicht geven van de gepresteerde uren/mensdagen per bestelling en dit per medewerker. Binnen de VIJFTIEN (15) kalenderdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt er een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

12/20

2.7.9

Wijze van prijsbepaling

Onderhavige opdracht is een overeenkomst met forfaitaire eenheidsprijs (opdracht volgens prijslijst). Per type item wordt een vaste eenheidsprijs bepaald. Indien er een toeslag is voor nacht- en/of weekendwerk dient dit aangegeven te worden met het nodige detail: • Berekening van de toeslag (bedrag of percentage); • De uren van wanneer en tot wanneer de toeslag zal aangerekend worden.

2.7.10 Prijsherziening Op onderhavige opdracht is GEEN prijsherziening van toepassing.

2.7.11 Facturatie en betalingsmodaliteiten Facturen worden opgesteld per deelopdracht, op basis van de offertes gevraagd door de opdrachtgever. De betalingen van onderhavige facturen geschieden binnen de DERTIG (30) KALENDERDAGEN te rekenen vanaf de oplevering, zo de opdrachtgever tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. Indien de opdrachtgever niet in het bezit is van de factuur bij de voltooiing en aanvaarding van de dienst, gaat de betalingstermijn in op de datum van ontvangst van de factuur.

2.7.12 Verbreking De opdracht kan eenzijdig worden verbroken door Toerisme Limburg vzw. • Indien de opdrachtnemer tot 5 maal toe niet in staat was om binnen de opdracht gevraagde prestaties binnen de vastgelegde tijd te leveren; • In alle andere gevallen vastgesteld bij de in punt 1.8 vermelde wetgeving.

2.7.13 Rechtsvorderingen De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Elke rechtsvordering van de opdrachtnemer wordt ingesteld bij de Rechtbanken van Hasselt behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

2.7.14 Onderaanneming De opdracht is niet overdraagbaar. De opdrachtnemer kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De opdrachtnemer zal het opdrachtgevend bestuur desgevallend in de offerte de lijst van onderaannemers voorleggen, welke door het opdrachtgevend bestuur moet goedgekeurd worden. Afwijkingen kunnen achteraf slechts aanvaard worden mits goedkeuring door beide partijen. De verbintenissen van dergelijke aard worden door de opdrachtnemer gedragen. Toerisme Limburg vzw is enkel contractueel verbonden met de opdrachtnemer. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijke of definitieve verenigingen ontslaat de opdrachtnemer, noch ten volle nog ten dele, van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit bestek of van latere contractuele bepalingen.

13/20

3. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 3.1.

Algemene situering Toerisme Limburg vzw

Toerisme Limburg is de vzw die onder toezicht staat van de provincie Limburg en het provinciaal beleid m.b.t. toerisme uitvoert. Het is een dienstverlenende marketingorganisatie die als doel heeft Limburg te positioneren als een sterk merk en als een onderscheidende toeristische bestemming in het hart van Europa. Dit in eerste instantie naar de doelmarkten Vlaanderen, Nederland en Duitsland en naar de doelgroepen koppels 45+ en gezinnen met kinderen. Toerisme Limburg stelt ongeveer 40 personen te werk en is actief op de volgende domeinen: onderzoek en kennisbeheer, productontwikkeling en –ontsluiting, communicatie, faciliteren van ondernemers voor de maximalisatie van het economisch rendement. Toerisme Limburg werkt hiertoe samen met publieke en private actoren binnen de vrijetijdseconomie en streeft hierbij naar meerwaarde voor alle toeristische actoren in deze bloeiende economie. Alles wat de organisatie onderneemt past binnen het Strategisch Actieplan voor het Toerisme in Limburg 2014-2019. 3.2.

Technische situering raamovereenkomst

Binnen het actiedomein onderzoek en kennisbeheer heeft Toerisme Limburg een team dat belast is met de uitvoering van de jaarlijkse onderzoeksdoelstellingen. Voor een aantal van deze onderzoeksdoelstellingen wenst Toerisme Limburg vzw structureel samen te werken met een marktonderzoekspartner. Toerisme Limburg evolueert ook meer en meer naar een dienstenorganisatie waarbij samen met publieke en private partners bepaald wordt waar op in te zetten in het kader van marketingthema’s als Fietsparadijs, Landschapsbeleving, Goede Buitenleven, Rijke Limburgse Verleden, Gezinsvakanties en Short City Breaks. Deze samenwerking kan betekenen dat er naast de geplande onderzoeken volgens de jaarlijkse onderzoeksdoelstellingen vraag komt naar specifieke bevragingen en evaluaties. Om efficiënt, snel en op maat van deze partners te kunnen werken, wil Toerisme Limburg vzw bijkomend structureel samenwerken met een marktonderzoekspartner die de diverse marktonderzoeksbehoeften op ad hoc basis kan invullen. Aandachtspunten hierbij: • Bewaken van vergelijkbaarheid; • Waar mogelijk benchmarks aanbieden: hoe goed doen we het in vergelijking; • Hands-on aanpak; • Heldere praktische rapportering; • Kwaliteit doorheen de gehele onderzoeksaanpak. 3.3. • • • • • •

Mogelijke deelopdrachten Imago-meting: imago van Limburg als vakantiebestemming in het hart van de Euregio bij een online panel representatief voor de Vlaamse bevolking; Evaluatie van de gevoerde campagnes op de Vlaamse markt: spontane & geholpen bekendheid, call to action, evaluatie communicatiedragers; Enquêtering in wandelgebieden; Enquêtering op het Limburgs fietsroutenetwerk; Data-input van papieren enquêtes, verzameld op diverse toeristische evenementen; Tussentijdse rapportering van een lopende continue gastenpeiling.

14/20

3.4.

Technische vereisten

De opdrachtnemer dient diverse types onderzoek (cfr. mogelijke deelopdrachten) aan te kunnen en voor al deze types onderzoek een kwaliteitsvolle methode hanteren. Verder heeft de opdrachtnemer de nodige faciliteiten en minimaal toegang tot: • SPSS; • Een online panel representatief voor de Vlaamse markt; • Een gedegen online bevragingstool; • Een pool van opgeleide enquêteurs.

3.5.

Omschrijving van de dienst

Toerisme Limburg vzw wenst beroep te doen op de dienstverlening van een marktonderzoekspartner ter invulling van haar marktonderzoeksdoelstellingen. De diverse deelopdrachten kunnen complementair zijn, maar anderzijds vaak ook zeer verschillend naar doelgroep, aanpak en omvang. Deze opdrachten worden uitgevoerd op basis van een raamovereenkomst. In het kader van deze raamovereenkomst zal de opdrachtnemer in nauw overleg met de daartoe door Toerisme Limburg vzw aangestelde persoon instaan voor de verdere uitwerking ervan. De inschrijver denkt in deze fase ook mee met Toerisme Limburg en stelt methodologisch en naar kwaliteit toe steeds de best mogelijke aanpak voor. Concreet verwachten we van de marktonderzoekspartner: • Adviesverlening m.b.t. mogelijke/voorgestelde methodologie (aanpak, vragenlijst, steekproefgrootte, …); • Uitvoering van diverse stappen binnen de gekozen onderzoeksmethodologie; • Data-verzameling; • Opmaak/finalisering vragenlijst; • F2F Enquêtering; • Uitvoeren online bevragingen; • Naar contacten van Toerisme Limburg vzw; • Naar een panel representatief voor de Vlaamse bevolking; • Opzetten en begeleiden van focusgroepen; • Data-input (incl. cleaning, hercodering, …); • Data-analyse; • Rapportering.

15/20

OPDRACHTGEVER : BENAMING VAN DE OPDRACHT :

Toerisme Limburg vzw Bestek voor een Raamovereenkomst voor het uitvoeren van marktonderzoek in opdracht van Toerisme Limburg vzw. ____________________________________________________________________ OFFERTEFORMULIER 1

VOOR ÉÉN INSCHRIJVER – NATUURLIJKE PERSOON

De ondergetekende (naam en voornamen): …………………………………………………. Hoedanigheid of beroep : …………………………………………………………………………… Nationaliteit : ……………………………………………………………………………………………… Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en nummer): …………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. 1

VOOR ÉÉN VENNOOTSCHAP De vennootschap (handelsnaam of naam): ……………………………………………………. Rechtsvorm : ……………………………………………………………………………………………… Nationaliteit : ……………………………………………………………………………………………… Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en nummer) : …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… 2 3

Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

(naam en voornamen)

…………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………. In hoedanigheid van

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………… Nationaliteit : ……………………………………………………………………………………………... Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en nummer): 1 2 3

Slechts één vorm kan geldig ingevuld worden – de overige doorhalen De volgende gegevens dienen voor elke gemachtigde ingevuld te worden Elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het “Belgisch Staatsblad” waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt

16/20

…………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… verbindt of verbinden zich op zijn (haar) (hun) roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bijzonder bestek, van de opdracht genaamd Raamovereenkomst voor het uitvoeren van marktonderzoek in opdracht van Toerisme Limburg vzw tegen de som van (in cijfers – exclusief BTW) ……………………………………... EUR geschreven (in letters – exclusief BTW) ………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….EUR De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op Rekeningnummer …………………………………bij

2

………………………………………………

Geopend op naam van 3 ……………………………………………………………………………..

Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) of omtrent de offrerende vennootschap inwinnen bij andere instellingen. 1

. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd : de documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bijzonder bestek moeten worden overgelegd; Gedaan te ………………………… op ………………………… De inschrijver(s),

1 2

3

doorhalen wat niet van toepassing is aanduiding van de financiële instelling waar de betalingen moeten uitgevoerd worden juiste benaming van de rekening

17/20

Toerisme Limburg vzw Bestek voor een Raamovereenkomst voor het uitvoeren van marktonderzoek in opdracht van Toerisme Limburg vzw. Meetstaat Volgnr.

1

Beschrijving

GP, FH of VH VH

Eenheid

Hoeveelheid van de meetstaat

Uur

1

VH

Uur

1

VH

Halve weekdag Halve weekenddag

1

Enquête (10tal vragen) Enquête (20tal vragen)

1

3

Adviesverlening m.b.t. mogelijke/voorgestelde methodologie Uitvoering marktonderzoekstaken m.b.t. dataverzameling (uitwerken vragenlijst, programmatie, testing, …) F2F Enquêtering

4

F2F Enquêtering

VH

5

GP

8

Online bevraging naar 1.000 contacten – Contacten Toerisme Limburg Online bevraging naar 1.000 Vlamingen – Panel opdrachtnemer Focusgroep voorbereiden en begeleiden Data-input xls

9

Data-input xls

VH

2

6

7

1

GP

GP VH

1

Eenheidsprijs in letterschrift excl. BTW

Prijs in cijfers Excl. BTW

10

Data-input xls

VH

Enquête (meer dan 20 vragen)

1

11

Data-input SPSS

VH

Enquête (10tal vragen)

1

12

Data-input SPSS

VH

1

13

Data-input SPSS

VH

Enquête (20tal vragen) Enquête (meer dan 20 vragen)

14

Data-analyse

VH

Uur

1

15

Rapportering, uitgeschreven word-document Rapportering, PPT Rapportering, tabellen in xls Rapportering, SPSS Output

VH

Uur

1

VH VH VH

Uur Uur Uur

1 1 1

16 17 18

1

Offerte 1-18 Offerte 1-18 Offerte 1-18 Offerte 1-18 TOTAAL 1-18 INCL. B.T.W.: (bedrag in euro in letterschrift)

EUR

Totaal excl. B.T.W. B.T.W. 21% B.T.W. 6%

EUR (1) EUR (2) EUR

Totaal incl. B.T.W.

EUR

ALGEMEEN TOTAAL

Datum:

19/20

Firmastempel

Naam en handtekening inschrijver:

20/20