MR
.
F
.
VAN SCHAIK
MR
.
E
.M.
BAART
-ROELOFFZEN*
MR
.
M
.J.E.H
VAN BAARLE
-OVERES
Van Schaik c.s. Advocaten Verslag legal audit Onderneming:
Janssen B.V. Piet Paaltjespad Standaarbuiten
Algemeen. Het doel van de legal audit is het doen van een globale controle van de juridische situatie van een bedrijf met als doel eventuele risico’s zichtbaar te maken. Hiertoe is aan de hand van een controlelijst een gesprek gevoerd met een medewerker van de onderneming, daarnaast zijn een aantal stukken opgevraagd. De juistheid van de door het bedrijf verstrekte informatie is niet gecontroleerd. Het doel van deze audit is het signaleren van juridisch relevante zaken voor de ondernemer, niet het controleren van de ondernemer. Om die reden is dit verslag ook uitsluitend voor intern gebruik. Rechtsvorm en structuur. Janssen bestaat uit vier vennootschappen. Janssen Holding b.v., Janssen rood b.v en Jansen wit b.v. en Jans blauw b.v. De Holding is 100% eigenaar van de beide andere vennootschappen. Alle vennootschappen hebben een zelfde directie, mevrouw J. Janssen en de heer P Klaasen. Er zijn geen aansprakelijkheidsverklaringen gedeponeerd. De gegevens blijken uit de als bijlage I aangehechte uittreksels. Wel worden de jaarrekeningen geconsolideerd. Alle wettelijk voorgeschreven deponeringen zijn verricht, zie ook uittreksel. Notulen van de algemene vergaderingen van aandeelhouders zijn volledig bij gehouden. Bestuur. Er zijn twee directuren mevrouw J. Janssen en de heer P Klaasen Er is geen bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Er is een beperkte contractuele persoonlijke aansprakelijkheid voor een deel van het bedrijfskrediet. Aansprakelijkheid van partners speelt op dit moment niet, nu de bestuurders ongehuwd zijn. Er zijn geen gepubliceerde procuraties. Opmerking: Ge le t o p o n d e r s taand e aan d e e lh o u d e r s s tr uc t u u r , h e t o ntb r e ke n van e e n aan s p r ake lijkh e id s ve r ze ke r in g e n d e aan we zig h e id van e e n b e p e r kte aan s p r ake lijkh e id r ic h tin g
Van Schaik c.s. Advocaten d e b an k, is b ij h e t e ve ntu e e l aan g aan van e e n h uwe lijk o f e e n g e r e g is tr e e r d p ar tn e r s c h ap d o o r e e n van d e (g r o te ) aan d e e lh o u d e r s , h e t te kie ze n h u we lijks g o e d e r e n r e g ie m e e n aan d ac h ts p u nt. De m o g e lijkh e id van e e n b e s tuu r d e r s aan s p r ake lijks ve r ze ke r in g is b e s p r o ke n , m aar wo r d t d o o r d e b e s tu u r d e r s n ie t g e we n s t. Aandeelhouders. Er zijn drie aandeelhouders. Mevrouw Janssen de heer Klaassen en mevrouw Pietersen. Aandeelhouders zijn ongehuwd, en hebben aangegeven de erfrechtelijke consequenties van hun overlijden met betrekking tot de aandelen naar tevredenheid te hebben geregeld. Branche en brancheorganisatie. De onderneming is lid van de brancheorganisatie, het Unie van Bedrijfsadviseurs. De onderneming erkent de daarbij behorende geschillencommissie, en onderschrijft de daarbij behorende code of conduct. Binnen de onderneming zijn maatregelen genomen om deze code ook te handhaven. Intellectuele eigendom. De namen de namen zijn als handelsnaam gedeponeerd. Gezien de aard van deze namen lenen zij zich niet voor deponering als merk. Opmerking: He t ve r d ie n t aan b e ve lin g e e n aan tal p r o d u c tn am e n , van s p e c ifie ke d ie ns te n zo als : 1 2 3 te late n d e p o n e r e n als m e r k. Ee n ko s te n b ate n an alys e m o e t h ie r vo o r wo r d e n u ig e vo e r d . Uit KvK o n d e r zo e k (b ijlag e II) b lijkt d at e r in t o taal 1000 and e r e b e d r ijve n zijn d ie h e t wo o r d Jan s s e n in h u n n aam vo e r e n , vo o r ze e r d ive r s e s o o r te n van o nd e r n e m in g e n , d it b e te ke n t d at d e p o n e r in g van Jans e n als m e r k we in ig zinvo l is . D e d o m e in n am e n Jan s e n r o o d , wit e n b lauw zijn vo o r h e t d o m e in g e b ie d . NL g e r e g e ld , n ie t vo o r .COM o f . E U. He t ve r d ie n t aan b e ve lin g d it te d o e n . Verstrekte zekerheden. Aan de bank is voor de normale bedrijfskredieten een stilpandrecht verleend op de handelsde-
2
Van Schaik c.s. Advocaten biteuren. Daarnaast is niet algemeen maar voor een klein deel van het krediet persoonlijke zekerheid verstrekt. De pandlijst worden correct bijgehouden en tijdig ingeleverd. Huisvestiging. Alle onroerende zaken worden gehuurd. Grotendeels van de maatschap Huis en Haard, zie bijlage III.. De laatste huurovereenkomst bevat een koopoptie. Opmerking: D e aflo o p van d e h u u r o ve r e e n ko m s t is n ie t g e ag e n d e e r d . He t ve r d ie nt aan b e ve lin g d it we l te d o e n , e n d aar b ij s p e c iale aan d ac h t te g e ve n aan d e o p ze g te r m ijn , e n d e m o g e lijke ve r le n g in g s te r m ijn b ij n ie t tijd ig e o p ze g g in g . P e r io d ie k d ie n t m e t d e ac c o u n tan t te wo r d e n afg e s te m d o f h e t zin vo l e n h aalb aar is d e ko o p o p tie in te r o e p e n . Vergunningen. De onderneming is gevestigd in bestaande bouw. De activiteiten zijn in overeenstemming met het bestemmingsplan. Specifieke vergunningen zijn voor deze branche niet van toepassing. Er zijn geen buitenlandse werknemers die vergunningplichtig zijn. Verzekeringen. Er is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Opmerking: D e ze ve r ze ke r in g d ie n t p e r io d ie k m e t d e ve r ze ke r in g s tu s s e n p e r s o o n te wo r d e n g e ë valu e e r d . Aan d ac h ts p u n te n d aar b ij zijn : - h o o g te van h e t ve r ze ke r d b e d r ag - h e t fe it d at d e o n d e r n e m in g ze lfs r e c h ts tr e e ks van b u ite n d e EU im p o r te e r t , zo d at zij te n aan zie n van d i e g o e d e r e n g e a c h t w o r d t d e vo l l e d i g e p r o d u c taan s p r ake lijkh e id te d r ag e n , e n d e ze n ie t o n m id d e llijk kan d o o r s c h uive n n aar d e p r o d u c e n t. - h e t fe it d at g e ad vis e e r d wo r d t e n g o e d e r e n wo r d e n g e le ve r d aan b e d r ijve n in d e USA m o e t m e t d e ve r ze ke r aar wo r d e n afg e s te m d . Te n aan zie n van d e aan s p r ake lijkh e id vo o r s c h ad e o p g e lo p e n d o o r we r kne m e r s d ie n t h e t vo lg e n d e te wo r d e n n ag e ke ke n :
3
Van Schaik c.s. Advocaten -
-
-
-
is e r vo o r alle au to ’s e e n in zitte n d e n ve r ze ke r ing g e s lo te n? is aan d e we r kn e m e r s d ie h un p r ivé au to in c id e nte e l zake lijk g e b r u ike n o p g e le g d d at zij e e n in zitte nd e ve r ze ke r in g s lu ite n ? valt p e r s o o n s s c h ad e waar o n d e r b e d r ijfs o n g e valle n e n b e r o e p s zie kte s o n d e r d e d e kkin g van d e b e d r ijfs aan s p r ake lijkh e id s ve r ze ke r in g is d e n ie u w e aan s p r ake lijkh e id vo o r ve r ke e r s s c h ad e d ie we r kn e m e r s o o k als vo e tg ang e r e n fie ts e r kun n e n o p lo p e n g e d e kt? valt aan s p r ake lijkh e id d ie h e t g e vo lg is van c alam ite ite n , b .v. b r an d waar d o o r alle o r d e r s ve r lo r e n g aan e n e r n ie t u itg e le ve r d kan wo r d e n o n d e r d e d e kking ?
Debiteurenbeleid. Binnen de ondernemingen wordt een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Aangegeven wordt dat deze termijn meestal ook wordt gehaald, zodat er geen grote debiteuren positie ontstaat. Bij incidentele wanbetaling wordt telefonisch en schriftelijk gemaand. Externe incasso is tot op heden niet voorgekomen. Opmerking: Ge ad vis e e r d wo r d t o p d e fac tu u r ac h te r “b e taling s c o n d it ie s ” te ve r m e ld e n : “14 d ag e n n a fac tu u r d at u m , b ij o ve r s c h r ijd ing van d e ze te r m ijn is d e d e b ite u r van r e c h ts we g e in ve r zu im e n is d e c o n tr ac tu e le r e n te ve r s c h u ld ig d ” D aar naas t wo r d t g e ad vis e e r d r e e d s in d e e e r s te b e talin g s h e r in n e r in g , o f als d it c o m m e r c ie e l n ie t m o g e lijk is in e lk g e val in d e twe e d e h e r inn e r in g d e zin s ne d e o p te n e m e n : “b o ve n g e n o e m d b e d r ag d ie n t in e lk g e val vo o r d d m m jj b e taald te zijn , b ij g e b r e ke waar van wij U nu r e e d s in g e b r e ke s te lle n e n aan s p r aak zu lle n m ake n o p d e in c as s o ko s te n e n wij o n s vr ij ac h te n d e vo r d e r in g u it h an d e n te g e ve n ” Voorwaarden. Binnen de onderneming wordt twee sets met algemene voorwaarden gehanteerd: - verkoop voorwaarden dienstverlening en advisering - verkoop voorwaarden voor levering van roerende zaken
4
Van Schaik c.s. Advocaten Deze voorwaarden zullen hierna afzonderlijk worden besproken. Verkoopvoorwaarden dienstverlening Deze voorwaardenvoldoen naar mijn oordeel aan de minimum eisen die daaraan gesteld kunnen worden. De voorwaarden zijn redelijk éénzijdig, maar gelet op het feit dat zij niet worden gebruikt in de richting van particulieren is dit juridisch geen bezwaar. Er is één punt van duidelijke kritiek. De voorwaarden schrijven verplicht bindend advies/arbitrage voor. Dit staat in artikel 13 lid 2. Helaas is dit artikel ook nog slecht geformuleerd, nu het verwijs naar een arbitragecommissie en een arbitragereglement maar wel uitdrukkelijk spreekt over bindend advies. Er is een wezenlijk verschil tussen arbitrage en bindend advies. Arbitrage is particuliere rechtspraak en leidt tot een vonnis, bindend advies is een bindende uitleg van een overeenkomst waarna alsnog een vonnis verkregen moet worden. Bindend advies en arbitrage hebben beiden als nadeel dat zij kostbaar zijn. Er dient een keuze gemaakt te worden voor of arbitrage, of bindend advies of de overheidsrechter. In dat laatste geval is het nuttig een forum keuze op te nemen. Verkoopvoorwaarden roerende zaken In deze voorwaarden ontbreken: -
eigendomsvoorbehoud betalingstermijn incassokosten beperking van aansprakelijkheid
Toepasselijkheid en verbindendheid. Het hebben van voorwaarden is niet voldoende. Er dient ook een strikt toepassingsbeleid te worden gevoerd. Voor dit toepassingsbeleid dient een protocol geschreven te worden, dat in elk geval de volgende elementen moet inhouden: -
publicatie voorwaarden Kamer van Koophandel of Rechtbank EN eigen website toepasselijk verklaren in offerte. meesturen bij offerte op papier of elektronisch uitsluiten in offerte van voorwaarden wederpartij indien een afzonderlijke opdrachtbevestiging volgt nogmaals toepasselijkheid
5
Van Schaik c.s. Advocaten
-
eigen voorwaarden bevestigen en nogmaals voorwaarden wederpartij uitsluiten indien geen opdrachtbevestiging b.v. schriftelijke akkoord van de wederpartij op offerte, controleren of er geen inkoopvoorwaarden zijn niet volstaan met een voetnoot op het briefpapier maar verwerken in de tekst
Opmerkingen: Afg e wo g e n m o e t wo r d e n o f in ko o p vo o r waar d e n zin vo l zijn , zo ja d an d ie ne n d e ze te wo r d e n g e m aakt. Gebruikt briefpapier. Met betrekking tot het briefpapier is er maar één opmerking. Wordt er strikt onderscheid gemaakt tussen papiergebruik voor Jansen Rood Jansen Wit en Jansen blauw en de Holding? Dit is wel van belang om geen onderlinge aansprakelijkheden te creëren en omdat vooralsnog verschillen voorwaarden worden gehanteerd.
Duurovereenkomsten algemeen. Met uitzondering van de voornoemde huurovereenkomsten, en enige lidmaatschappen zijn er geen duurovereenkomsten anders dan hier genoemd. Software is standaard software met bij behorende contracten. Er worden geen activa geleased. Arbeidsrecht. Algemeen. Er is geen ondernemings- of bedrijfstakcao van toepassing. Er is geen OR en de onderneming is ook niet WOR plichtig nu er minder dan 50 mensen werken. Er is een pensioenregeling Er is een contract met een arbodienst Er zijn geen collectieve verzekeringen. Er wordt geen personeel ingeleend of uitgeleend Er wordt incidenteel gebruik gemaakt van gerenomeerde uitzendbureau’s en ook in dat geval worden verklaringen gevraagd over de betaling van belasting en SVW-premies. Aanwezige standaardcontracten.
6
Van Schaik c.s. Advocaten Er zijn algemene arbeidsvoorwaarden. Er is een standaardovereenkomst bepaalde tijd Er is een standaardovereenkomst onbepaalde tijd Er is een oproepcontract. Algemene arbeidsvoorwaarden. Artikel 2 lid 2 en artikel 2 lid 3 zijn innerlijk tegenstrijdig. De geldigheid van artikel 6 lid 1 is twijfelachtig Artikel 6 lid 6 is wellicht niet meer van deze tijd, en de geldigheid is twijfelachtig vanwege leeftijdsdiscriminatie. De geldigheid van 11 lid 3 is twijfelachtig omdat hier een onderscheid wordt gemaakt tussen tijdelijke en vaste krachten. Toch laten staan want de bepaling is wel zeer praktisch. Artikel 13 leden nummer. Hoogte loondoorbetalingsverplichting moet geregeld worden 70, 100, of een ander percentage voor het eerste jaar. Verwijzing in artikel 13 lid 6 klopt niet Individuele arbeidsovereenkomsten. Artikel 2.1. in de variant voor onbepaalde tijd is ongelukkig geformuleerd. Hier kan worden volstaan met een verwijzing naar de wettelijke opzegtermijn. Artikel 3.4 in de variant voor onbepaalde tijd beter afstemmen met de tekst van de algemene voorwaarden. Artikel 3.4 pensioenen zie hierna. Artikel 4.2, toevoegen: “en hiervan een exemplaar te hebben ontvangen” Is dit een dubbel met artikel 11? De concurrentie- en relatiebedingen zijn erg ruim. De boete is ten behoeve van de werkgever zelf, deze wordt minder snel gematigd als hij ten gunste van een goed doel is, daarnaast moet er een schadevergoedingsclausule bij. Tenslotte dient bezien te worden of deze bepalingen voor alle werknemers nodig zijn. Bepaalde tijd. Als hiervoor bij onbepaalde tijd met dien verstande dat het concurrentie beding bij een overeenkomst voor bepaalde tijd eerder onredelijk is. Artikel 2, per werknemer een afweging maken of dit artikel nuttig is. Werknemers kunnen hierdoor namelijk heel eenvoudig tussentijds weg. Het kopje veranderen in Tussentijdse opzegging. Oproepcontract
7
Van Schaik c.s. Advocaten Het ware beter deze overeenkomst aan te duiden als “arbeidsovereenkomst met uitgestelde prestatieplicht”, om daarmee aan te geven dat het één doorlopende arbeidsovereenkomst is en niet per oproep één afzonderlijk overeenkomst. toevoegen aan artikel 4 : “Elke oproep geldt voor ten minste 3 uren.” artikel 7 toevoegen: “voor de berekening van het loon wordt uitgegaan van het gemiddelde loon over de afgelopen 6 weken” artikel 8 is nietig, maar uiterst praktisch, dus wel laten staan. artikel 9 moet verplaatst worden naar artikel 1 Pensioenregeling. Een vrijwillige regeling met beschikbare premie is geldig en zelfs heel praktisch. Let wel aan elke deelnemer en aan zijn eventuele toekomstige nabestaanden moet gevraagd worden of men deel wil nemen. Wil men niet deelnemen dan moet een expliciete afstandsverklaring worden getekend ook door de toekomstige weduwe of weduwnaar. Hier dient een protocol voor te zijn. Opmerkingen: Is e r e e n r e d e n waar o m s o m m ig e we r kn e m e r s b ij d e Ho ld in g , an d e r e b ij Jan s e n Ro o d e n we e r an d e r e n b ij Jan s e n Wit o f Jan s e n Blau w in d ie n s t zijn . D e vo o r e n n ad e le n van h e t o n d e r b r e n g e n van h e t p e r s o n e e l in é é n ve nn o o ts c h ap m o e te n n ad e r b e zie n wo r d e n . Bijs te llin g van d e alg e m e n e vo o r waar d e n is o p d e tailp u n te n n o o d zake lijk. E r d ie n t e e n s ys te e m te zijn waar u it b lijkt d at e lke m e d e we r ke r d e ze vo o r waar d e n h e e ft o n tvan g e n e n h ie r vo o r h e e ft g e te ke n d . D e o ve r e e n ko m s t vo o r o n b e p aald e tijd d ie nt o p d e tailp un te n te wo r d e n b ijg e s te ld . D e o ve r e e n ko m s t vo o r b e p aald e tijd d ie n t e ve n e e n s o p d e tailp u n te n te wo r d e n b ijg e s te ld e n is twijfe lac h tig waar h e t d e c o n c u r r e n tie b e d in g e n b e tr e ft. Vo o r ts d ie n t h ie r e e n e xac t r e g is tr atie p r o to c o l te ko m e n van h e t aan tal d ie ns tve r b an d e n e n d e e xp ir atie d ata. Tus s e n tijd s e o p ze g g in g p e r g e val b e o o r d e le n . Alle ar b e id s o ve r e e n ko m s te n e n ar b e id s vo o r waar d e n d ie ne n p e r io d ie k, m in im aal e e n s p e r 3 jar e n te wo r d e n h e r b e o o r d e e ld . Er d ie n t e e n p r o to c o l te ko m e n vo o r afs tan d van h e t p e ns io e n .
8
Van Schaik c.s. Advocaten Conclusie. Er zijn geen grote problemen op juridisch gebied geconstateerd. Aanbevolen wordt aandacht te besteden aan de volgende zaken: -
-
bescherming van de intellectuele eigendom op de productnamen. controle huurovereenkomsten met termijnregistratie lopende huurovereenkomst twee jaarlijkse controle op aansprakelijkheidsverzekering zijn inkoopvoorwaarden zinvol? Zo ja opstellen wenselijkheid van arbitrage of bindendadvies nader bespreken opstellen en naleven protocol voor toepassing van algemene voorwaarden, waarin zo nodig rekening gehouden wordt met het bestaan van twee voorwaarden namelijk PPP en klik. offertes en opdrachtbevestigingen aanpassen, conform te maken protocol protocol maken voor juist gebruik briefpapier van Holding en Rood Wit en Blauw, met verwijzing naar juiste voorwaarden en juiste kvk nummers. detail aanpassingen maken in arbeidsovereenkomsten. strikt register van tijdelijke contracten houden arbeidsvoorwaarden periodiek doen controleren
Bovenstaande adviezen zijn gebaseerd op de gegeven antwoorden in het gesprek van . Er is geen onderzoek ingesteld naar de juistheid van deze antwoorden. Voorts zijn de verstrekte documenten beoordeeld en zijn de openbare registers geraadpleegd. De onderneming is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegeven antwoorden. Elke aansprakelijkheid voor deze audit is beperkt tot de maximale dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Berkel en Rodenrijs,
Mr F. van Schaik
9
