Úvodní slovo pro studenta:

   

Úvodní slovo pro studenta:     Milý kolegové,     dovolte, abych Vás provedl světem projektového řízení, který je užitečným a nezbytným  nástrojem pro získání zajímavých finančních prostředků na Vaše zajímavé náměty. Tyto  zajímavé finanční prostředky se zkráceně označují ‐ dotace.    Cesta  k  získání  těchto  dotací  je  dlouhá,  velmi  náročná,  ale  také  v  mnohém  zajímavá.  Právě  tento  kurz  by  měl  Vám  umožnit  náhlednout  do  této  problematiky  či  případně  se  dozvědět a naučit něco nového.    Přeji Vám pohodové a užitečné studium, a pokud by se vyskytl nějaký problém, neváhejte  mne kontaktovat    Krásný den, příjemné studium     Váš tutor Leo    PS: Jste pro zrušení dotací?        Cíle:     Hlavním cílem je během krátké doby nahlédnout do projektové řízení především v oblasti  dotací a do budoucna se v ní neztratit!    Dílčí cíle jsou:   seznamení se základy projektové řízení   získat základní informace o dotačním projektovém cyklu a orientovat se v něm   naučit se základním projektovým činnostem jako je formulace nápadu/projektu   získat  informace,  kde  naleznu  případně  další  infromace,  rady  či  pomoc  v  této  oblasti   zvýšit si během měsíce IQ o 1,867556432125566333874 bodu        

Strana | 1    

   

1 1. Projekt ‐ definice, cíle. Projektový cyklus  Krásný den a hurá do práce. Peníze, které si půjčíte a nemusíte vrátit se jmenují jak? No  přeci, dotace. Přesvědčíte se, že problematika je širší a obtížnější, přesto má své kouzlo.  Pohodové studium Vám přeje Váš tutor Leo.     Cíle:   Cílem  kapitoly  je  seznámit  Vás  se  základním  prvkem  projektového  řízení,  kterým  je  projekt.  Vymezíme  si  možné  definice  projektu,  cíle  projektu  a  jeho  charakteristiky.  V  subkapitole  věnované  životnímu  cyklu  projektu  se  podrobně  seznámíte  s  jednotlivými  fázemi projektu, jejich návazností a provázaností. V poslední subkapitole se seznámíte s  omezeními  projektu  v  rámci  trojimperativu  projektu  a  s  tím,  jak  alokovat  zdroje  na  projekt.     

1.1 Definice,  vlastnosti, charakteristika projektu  Jak všichni jsme se již mnohokrát přesvědčili, tak v prvních kapitolách nového předmětu  se  většinou  začíná  definicemi,  pojmoslovím  a  základní  charakteristikou.  Tento  článek  obsahuje právě tyto informace.     Cíle:    naučit se základní pojmosloví   seznámit se s charakteristikou tohoto předmětu  Definice projektu  "Projekt  je  dočasné  úsilí  s  cílem  vytvořit  unikátní  produkt  nebo  službu".  Podle  této  definice  projekt  charakterizuje  cíl  ‐  nový  produkt/služba,  časové  omezení  a  vynaložení  úsilí (lidských zdrojů, výrobních kapacit, peněz atd.).    Charakteristika  Dočasnost projektu znamená, že každý projekt má svůj časový rámec ‐ má určen začátek  a konec, a to formou:   data zahájení a data ukončení,   data zahájení a stavem plnění cílů projektu,   data zahájení a konstatováním, že z nějakých důvodů cílů nelze dosáhnout.     Unikátnost ‐ projekt je více méně neopakovatelný a každý projekt je originál. Mohou se  opakovat typové projekty, liší se však časem, výsledkem, rozpočtem, zdroji.        x  Proces, který se stále opakuje.     Unikátnost a dočasnost ‐  odlišují projekt od institucionálního procesu.  Proces  ‐  provádí  se  opakovaně  (obvykle  s  cílem  vytvářet  produkty  a  služby  pro  klienta,  případně podpůrné procesy zajišťující chod organizace).     Projekt ‐ znamená aktivitu plánovanou, řízenou a kontrolovanou, a to vedoucím projektu  (projektovým managerem), který za ni nese plnou zodpovědnost.  

Strana | 2    

   

  Definice  projektu  obsahuje  tři  hlavní  charakteristiky  ‐  tři  základny  projektového  managementu, vymezují prostor, v němž se podle vytyčených cílů vytváří určitá hodnota  ‐ produkt projektu, definovaný jako výstup nebo výsledek projektu. Jsou to:     čas, který je limitní pro plánování sledu jednotlivých dílčích aktivit projektu,   dostupnost  zdrojů,  které  jsou  projektu  přiděleny  a  které  budou  průběžně  užívány a čerpány,   náklady, které jsou finančním projevem užití zdrojů v časovém rozložení 

Obrázek 1.1‐1 Základy projektového managementu 

 

Základní charakteristiky projektu  Projekt má následující charakteristické vlastnosti:   cíl ‐ produkt / službu tj. jeho funkčnost/ parametry,   kvalitu,  s  jakou  má  být  cíl  realizován  (metriky,  tj.  kvantifikované  parametry  výsledného produktu),   zdroje, za pomocí kterých bude cíl naplněn,   čas, ve kterém je třeba odevzdat hotový produkt,   náklady ‐ tj. rozpočet, který bude čerpán,   rizika, pro přípravu postupů, jak se jim vyhnout nebo co dělat, pokud nastanou,   omezení, která projekt budou ovlivňovat.    Podmínky úspěšného projektu  Pro úspěšné ukončení zahájeného projektu platí, že tento dynamický systém musí být v  tomto prostoru udržován v rovnováze.   Prostředek pro zajištění ‐  plán projektu ‐ podle něj je sled prací:  ‐     koordinován,   ‐     monitorován,  ‐     upravován.      Cíl a kvalita projektu  Cíl projektu ‐ je třeba jasně a dostatečně definovat  

Strana | 3    

   

Kvalita projektu ‐ nastavení minimální požadované kvality včetně měřítek kvality   Kvalitní dokumentace    Čas a náklady  ‐     je třeba zajistit dodržení času dodávky a nákladů   ‐     souvislost s riziky a ohrožením překročení nákladů     Jejich  dodržení  může  být  ošetřeno  ve  smlouvě,  která  může  pro  dodavatele  v  případě  překročení  času  dodávky  nebo  nákladů  stanovit  penalizaci,  případně  dopředu  počítat  s  tolerancí pro navýšení nákladů (v případě naplnění stanovených podmínek).     Omezení a rizika  Rizika a omezení ‐ poslední, ale neméně důležité vlastnosti projektu.  Důležité již ve fázi plánování ‐ zde by mělo být vyhodnoceno:  ‐     co projekt ovlivní (např. kurz koruny),   ‐     co projekt omezuje (např. výrobní zařízení, hardware)   ‐     co může projekt ohrozit.     Analýza rizik ‐ je třeba vyhodnotit:  ‐ míru pravděpodobnosti výskytu rizika  ‐ míru dopadu na projekt, pokud k události dojde,   ‐ plán dalšího postupu při výskytu rizika    

1.2 Projektový cyklus  Milý  studente,  projekt  má  stejně  jako  auto,  studium  či  jakákoliv  aktivita  nebo  výrobek  svůj  "životní  cyklus".  V  tomto  článku  se  seznámite  s  projektovým  cyklem.  Jsem  přesvědčený,  že  pro  Vás  to  nebude  nic  nového,  ale  přesto  užitečného.  Jaký  je  životní  cyklus politika  Toť otázka.    Váš tutor Leo    Cíle:    seznámit a naučit se jaký je základní životní cyklus projektu  Životní cyklus projektu a fáze projektu  Projekt je sled činností, které:  ‐     mají jeden začátek   ‐     mají jeden konec  ‐     mají přidělené zdroje  ‐     směřují k vytvoření určitých výstupů ‐ produktů nebo služeb   ‐     jsou spojeny s riziky.     Jasně daný omezený časový rámec pak dělá za neustále měnících se podmínek z každého  projektu unikátní objekt nebo proces, využívající speciálních postupů a metod za účelem  dosažení stanoveného cíle.   Přes veškeré odlišnosti lze vysledovat během životního cyklu nejrůznějších typů projektů  některé opakující se prvky a jevy ‐ jednotlivé fáze projektového cyklu. 

Strana | 4    

   

Projektový cyklus  Projektový  cyklus  =  sled  obecně  definovaných  činností,  realizovaných  v  proběhu  projektu    Projektový cyklus se v obecné rovině dělí na následující fáze:   1)     koncepční návrh  2)     definice projektu  3)     realizace (implementace) projektu   4)     provoz projektu  5)     ukončení projektu.   Předrealizační projektové fáze    Ad 1) Koncepční návrh zahrnuje:   formulaci základních záměrů,    hodnocení přínosů a dopadů realizace projektu,    odhady nákladů a času potřebného na vlastní realizaci,   předběžné analýzy rizik.     V této přípravné fázi projektu se zabýváme následujícími základními otázkami:    Proč projekt realizovat?    Čeho chceme projektem dosáhnout?    Jaké bude třeba vynaložit náklady?    V  případně  nalezení  uspokojivých  odpovědí  je  možné  postoupit  do  další  fáze  projektového cyklu.    Ad 2) Definice projektu ‐ zpřesněním výstupů první fáze dochází k:   rozlišení cílů (diversifikace),    přípravě metodik a upotřebitelných (disponibilních) znalostí a dovedností,    identifikaci zdrojů,    nastavení realistického časového rámce,   specifikaci propočtu nákladů,    přesnější definici rizik a předpokladů včetně návrhu omezení dopadů  rizik,   přípravě detailních plánů na realizaci projektu.     Využívá se zde zejména následujících metod a nástrojů:   Metoda logického rámce (viz. kapitola 4.1),   SWOT analýza (viz. kapitola 4.2),    Fiše projektu  (viz. kapitola 4.3).    Dochází tedy k vyjasnění otázek:   co,    jak,    kdy,    s kým,    za kolik   hodláme projekt realizovat. 

Strana | 5    

   

Realizační projektové fáze    Ad 3) Realizace (implementace projektu) ‐ fáze vlastní realizace projektu.   Mezi hlavní činnosti se řadí:   řízení prací a subdodávek,    kontrola postupu podle časového plánu a rozpočtu,    řízení komunikace,   řízení projektové dokumentace,    kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů,    testování výstup projektu a komparace s plánovanými hodnotami.    Ad 4) Provoz projektu ‐ fáze vlastního užívání předmětu projektu.    dochází  k  začlenění  předmětu  projektu  do  existujících  organizačních  systémů uživatele projektu,    probíhá  hodnocení  technologických,  sociálních  a  ekonomických  dopadů  realizovaného projektu v rámci předpokladů daných v návrhu projektu,   je zpracována zpětná vazba pro plánování dalších projektů,    probíhá průběžné vyhodnocení projektu (například na roční bázi),  Během této fáze je tedy monitorována realizace, výstupy a výsledky projektu.    Ad 5) Ukončení projektu ‐ poslední fáze projektového cyklu    dochází  k  převedení  předmětu  projektu  do  stadia  úplného  ukončení  nebo  útlumu,   probíhá převedení zdrojů (např. pracovníků nebo technologií) na jiné projekty,   je  zpracováno  závěrečné  vyhodnocení  a  seskupeny  zkušenosti  využitelné  pro  přípravu a řízení dalších projektů.    Projekt je ukončen a celkové vyhodnocen.   Trojimperativ projektu  Termín  používaný  k  popisu  tří  klíčových  projektových  cílů,  kterých  musí  být  dosaženo  současně ‐ specifikace provedení (co se má udělat), časový plán (do kdy se to má udělat)  a finanční rozpočet (za kolik se to má udělat).  Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho:  ‐     CO má být vytvořeno,   ‐     KDY to má být vytvořeno a   ‐     ZA KOLIK to má být vytvořeno.   Tyto tři pohledy definují tzv. „trojimperativ projektu“    Trojimperativ projektu je ve vzájemném rozporu. Chceme‐li vytvořit kvalitnější výstupy,  trvá to déle a stojí to více.     Při  plánování  a  řízení  projektu  tedy  neustále  hledáme  kompromis  mezi  možným  a  chtěným.     Trojimperativ projektu je možno znázornit i graficky, kdy na osách x je časové omezení,  resp. čas potřebný na přípravu projektu, na ose y pak rozpočet projektu. 

Strana | 6    

   

 

Obrázek 1.2‐1 Graf kvality projektu 

 

1.3 Shrnutí kapitoly  Nyní stručně a výstižně celá kapitola.  Shrnutí  Projekt je způsob organizace práce, který je připodobňován ke stanu. Na dobu existence,  fungování projektu, je zřízena dočasná organizační struktura (vedoucí projektu, členové  projektového týmu), která je s ukončením projektu zrušena.   Mezi základní charakteristiky projektu patří:   1.     má definovaný výsledek,   2.     je časově ohraničen,  3.     má definovaný rozpočet,   4.     je jedinečný,   5.     je plánovaný, prováděný a řízený.     Projektový  cyklus  =  sled  obecně  definovaných  činností,  realizovaných  v  proběhu  projektu, který se dělí na následující fáze:   1)     koncepční návrh  2)     definice projektu  3)     realizace (implementace) projektu   4)     provoz projektu  5)     ukončení projektu.     Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho:  ‐     CO má být vytvořeno,   ‐     KDY to má být vytvořeno a   ‐     ZA KOLIK to má být vytvořeno.   Tyto tři pohledy definují tzv. „trojimperativ projektu“, který je u projektu ve vzájemném  rozporu. Chceme‐li vytvořit kvalitnější výstupy, trvá to déle a stojí to více.    

Strana | 7    

   

Obrázek 1.3‐1 vtip 1 

 

     

Strana | 8    

   

2 2. Základní principy projektového řízení  Krásný den studente. V druhé kapitole se seznámíte se základními principy projektového  řízení  (princip  týmové  práce  a  princip  systematické  práce),  které  budou  následně  podrobně  rozebrány,  aby  byla  zajištěna  úspěšnost  projektu.  Projdeme  rovněž  jednotlivými  fázemi  procesů  (procesních  skupin)  od  zahájení  projektu  přes  plánování,  řízení až po jeho ukončení.    Cíle:   seznámit se základy projektového řízení   

2.1 Definice a procesní skupiny projektového řízení  Vážený  studente,  v  první  kapitole  jsme  se  seznámili  s  projektem  a  jeho  základní  charakteristikou.  V  této  kapitole  se  seznámíte  s  projektovém  řízení  o  kterém  se  přesvědčíte,  že  spousty  našich  běžných  činností  realizujeme  projektovým  řízením  aniž  bychom si to uvědomili. Pojďme k vlastnímu studiu.      Cíle:   seznámit a porozumět zákaldům projektového řízení  Definice projektového řízení  Řízení  projektů  (projektový  management)  je  jednou  ze  základních  složek  řízení  organizací.  Mnohými  odborníky  je  řízení  projektů  považováno  za  nejdůležitější  „řídící”  aktivitu budoucnosti. Zvláště v dnešním dynamicky se měnícím tržním prostředí stále více  nabývá  na  významu  a  jeho  dobré  zvládnutí  může  každé  organizaci  přinést  nezanedbatelnou  konkurenční  výhodu.  To  je  základní  příčinou  toho,  proč  je  na  projektové řízení kladen stále větší důraz.     Projekt má právě jeden začátek a jeden konec. Nemělo by se tedy stát, že není jasné, kdy  daný projekt vlastně začal a zda‐li již případně neskončil. Projekt sestává z řady kroků, v  rámci nichž vznikají jednotlivé produkty (vývojové činnosti), rovněž se týká také činností  řízení projektu jako celku. Tyto dvě věci rozlišme, protože pro ně většinou potřebujeme  lidi s různými charakterovými vlastnostmi!    Definice  „Projektové  řízení  chápeme  jako  soubor  činností,  které  je  potřeba  uskutečnit  v  požadovaném  termínu  a  kvalitě  s  plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů.“     Realizace každého projektu je neodmyslitelně spojena s mnohými riziky. Každý projekt je  zcela jedinečný a je na zkušenostech, profesionalitě a citu projektového vedení, do jaké  míry  dokážou  být  rizika  snížena,  případně  eliminována.  Celkový  úspěch  projektu  pak  závisí na schopnosti s riziky dopředu počítat, připravit se na ně, plánovat, předcházet jim  a  minimalizovat  jejich  dopady.  Projekt  vždy  zaměstnává  skupinu  lidí  a  ovlivňuje  jiné  skupiny  lidí.  Projekt  je  vždy  spojen  s  rizikem  neúspěchu, poněvadž  je  jedinečný  a nikdy  zcela přesně nevíme, co nás v průběhu jeho realizace čeká nebo zaskočí.   

Strana | 9    

   

Abychom  projekt  úspěšně  zrealizovali,  musíme  jej  řídit  a  uřídit.  Jinak  totiž  události  začnou  řídit  nás  a  my  se  stáváme  ve  vzrůstajícím  chaosu  staviteli  babylonské  věže.  Abychom  však  mohli  projekt  řídit  úspěšně,  musíme  mít  nějaký  scénář  či  osnovu.  Tímto  jsou  plány  projektu.  Aby  však  plány  projektu  byly  použitelné  a  užitečné,  musí  být  zakotveny  v  širších  souvislostech  okolí  projektu,  tedy  musí  být  vytvořena  tzv.  strategie  projektu. Často právě ona, či spíše její nedostatek, bývá příčinou neúspěchu projektu.    Konečně  ono  „učení  se  lepší  cestě“  není  jenom  záležitostí  neúspěšných  projektů.  Zlepšování  patří  ke  každému  projektu.  Právě  pro  tuto  jedinečnost  každého  projektu  je  třeba systematicky pracovat na tom, aby se naše schopnosti realizovat projekty positivně  rozvíjely.  V  opačném  případě  zůstaneme  v  této  oblasti  věčnými  učni,  kteří  se  k  mistrovství  nepropracují  nikdy.  Tedy  zabýváme‐li  se  projekty,  je  třeba  soustředit  pozornost na čtyři témata:    1.     strategie projektu,   2.     plány,   3.     řízení,   4.     zlepšování.    Procesní skupiny projektového řízení  Z procesního hlediska lze definovat projektový management jako řízení speciální skupiny  procesů s relativně krátkou dobou trvání a s vysokou mírou neurčitosti na počátku svého  průběhu.     Projektový management v sobě integruje procesní skupiny:     zahájení projektu ‐ iniciace,   plánování projektu,   řízení projektu,   monitoring a kontrola,   uzavření projektu.      Všechny  tyto  procesní  skupiny  mají  svá  pravidla  a  metody  řízení  a  jejich  aplikace  a  integrace hraje významnou úlohu v úspěšném řízení projektů. Výběr návodného postupu  řešení v kritické situaci vždy záleží na konkrétních podmínkách, existujících alternativách,   schopnostech a zkušenostech účastníků.      Projektové  řízení  je  také  velmi  vhodný  nástroj  k  zavedení  systémů  řízení  jakosti  a  k  dosažení vysoké jakosti. Přechod od stávající jakosti k jakosti ve smyslu požadavků TQM  tak, jak jakost definuje a vyžaduje soubor norem ISO 9000, je natolik velkou změnou pro  naše  firmy,  že  bez  využití  projektového  řízení  představuje  snaha  o  jakost  velké  riziko  neúspěchu. Proto nás ČSN ISO 10 006 nabádá, abychom projektové řízení jako nástroj k  dosažení  vysoké  jakosti  použili.  Navíc  nám  tato  norma  vymezuje  procesy  při  řízení  projektu, které musíme správně navrhnout a řídit, abychom projektové řízení prováděli  jakostně.    

Strana | 10    

   

2.2 Shrnutí  Projektové  řízení  (angl.  termín  Project  Management)  slouží  k  rozplánování  a  realizaci  složitých,  zpravidla  jednorázových  akcí,  které  je  potřeba  uskutečnit  v  požadovaném  termínu  s  plánovanými  náklady  tak,  aby  se  dosáhlo  stanovených  cílů.  Stručně  můžeme  projektové řízení také charakterizovat jako účinné a efektivní dosahování změn.     Předmětem  projektového  řízení  je  projekt,  který  představuje  soubor  činností,  které  je  potřeba naplánovat a provést, aby bylo dosaženo požadovaných cílů.     Cílem projektového řízení je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým  se  rozumí  případ,  kdy  v  plánovaném  čase  a  s  plánovanými  náklady  bylo  dosaženo  cílů  projektu.     Změna  je  způsobena  realizací  výstupů  projektu.  Obvykle  nemůžeme  změnu  realizovat  přímo, ale předpokládáme, že uskutečnění projektu způsobí realizaci změny.  Projektové řízení vychází z poznání, že jakmile rozsah, neobvyklost, složitost, obtížnost a  rizikovost projektu přesáhnou určitou míru, je nutno použít adekvátních metod pro řízení  celé akce. Kromě toho další dva principy, které využívá projektové řízení, jsou:   princip týmové práce, kdy lze společnou prací rozličných specialistů vyřešit i  velmi složité problémy,   princip systematické práce, která je podložena exaktními metodami.    Projektové řízení důsledně využívá systémového přístupu k řešení problémů, kdy se věci  a  jevy  zvažují  ve  vzájemných  souvislostech.  Přitom  se  postupuje  od  globálních  cílů  k  detailním  činnostem  (postup  shora  dolů  ‐  TOP  DOWN),  systematicky  a  strukturovaně  (velký  problém  se  rozdělí  na  řadu  menších  problémů,  které  se  snadněji  řeší  ‐  Divide  et  impera!).  Proto  projekt  má  být  vždy  komplexní  a  zachycovat  všechny  podstatné  rysy  realizace změny. 

Obrázek 2.2‐1 vtip 2 

 

   

Strana | 11    

   

3 3. Plánování projektu  Ahoj studente, jak se máte? Věřím,  že celkem fajn a ještě nějaký drobek energie zbylo na  studium. Tak pojďme na věc.      V této kapitole se seznámíme s aktivitami spojenými s plánováním projektu, které často  začínají  již  v  období  zahájení  a  iniciace  projektu.  Vymezíme  si  úlohu  plánování  v  rámci  celého  procesu  projektového  řízení  a  jeho  důležitost.  Obeznámíte  se  s  postupem  při  plánování projektu včetně stanovení předmětu projektu a jeho cílů.    PS: Plánovat a plánovat, kdo si myslel, že to není již třeba?    Cíle:   seznámit se s procesem plánování při projektovém řízení   

3.1 Úloha plánování projektu  Proč  plánovat?  Co  to  znamená  ?  Nastudujte  tento  článek  a  získáte  odpovědi  na  tyto  otázky.    Cíle:   seznámení s úlohou plánování  Plánování  projektu  je  souborem  činností  zaměřených  na  vytvoření  plánu  cesty  k  dosažení  cílů  projektu  prostřednictvím  směrovaného  pracovního  úsilí  a  s  využitím  disponibilních zdrojů. Aktivity  spojené  s plánováním  projektu často  začínají  již  v  období  zahájení  a  iniciace  projektu,  kdy  je  nutno  stanovit  realistické  předpoklady  časového  plánu,  potřeby  realizačních  zdrojů  a  odhad  rozpočtu  a  posouzení  projektových  rizik.  V  průběhu této fáze životního cyklu projektu se vyskytují tyto základní typy činností:     definování předmětu projektu prostřednictvím stanovení cílů projektu,   vytváření  odhadů,  předpokladů,  posudků  a  návrhů  a  jejich  přenos  do  časových plánů, finančních aktivit a metodických postupů,   optimalizace  a  úpravy  návrhů  plánů,  vyjednávání  a  schvalování  optimalizovaných plánů.     Projekt  představuje  většinou  nemalé  investice.  Vyhrazení  kvalifikovaného  personálu  a  dalších zdrojů na několik měsíců nebo let vyžaduje kvalifikované rozhodování. Primárním  cílem  plánování  je  transformace  očekávání  specifikovaných  v  plánu  do  projektových  aktivit,  které musí  být  provedeny  k  vytvoření  výsledného  produktu.  Dobré  plánování  je  pro úspěšné dokončení projektu nezbytné, neboť nabízí jak efektivní prostředek řízení a  delegování pravomocí, tak efektivní prostředek vlastní komunikace. Během plánovacího  procesu  je  nutno  zajišťovat  předpoklady  nutné  pro  průchodnost  projektu,  např.  dostupnost  lidí,  financí  a  jiných  zdrojů.  Je  nutné  specifikovat  i  možná  rizika  jako  např.  zpoždění subdodávek apod.     Všechny  zmíněné  faktory  musí  být  do  plánů  zahrnuty,  aby  plán  co  nejvěrněji  odrážel  skutečnost.  Bylo  by  nepraktické,  aby  jeden  celkový  plán  zahrnoval  vše  od  rozsahu  projektu  přes  specifikace  zdrojů,  vývojové  přístupy  až  po  definici  toho,  co  bude  dělat 

Strana | 12    

   

např.  konkrétní  analytik  v  konkrétní  kalendářní  den.  Je  tedy  nutné  vytvořit  určitou  strukturu  plánů.  Aby  bylo  možné  vytvořit  strukturu  plánů  poskytující  relevantní  informace všem prvkům organizační struktury projektu, je nutné co nejpřesněji definovat  funkce a zodpovědnost každé osoby zúčastněné na projektu.     Plánování jako odpověď na projektové otázky  Plánování pak není nic jiného, než postupná odpověď na správně položené otázky. Tyto  otázky i jejich pořadí (které je rovněž důležité) lze popsat takto:    1.     CO  2.     JAK   3.     S KÝM   4.     KDY   5.     ZA KOLIK     Nejprve musíme zcela přesně naplánovat, CO se má udělat. Je třeba jasně a jednoznačně  zformulovat,  co  bude  existovat  po  ukončení  projektu,  po  případě  které  činnosti  budou  vykonány.  S  těmi  činnostmi  však  pozor!  Nenechte  se  unést  popisem  toho,  jak  cílů  dosáhnete,  dokud  nemáte  jasně  určeno,  co  ty  cíle  jsou.  Toto  je  klasický  problém  cíle  a  cesty.    Máme‐li jasno, CO se má udělat (první dimenze trojimperativu), pak musíme říci, JAK to  uděláme  ‐  tedy  popsat  postup,  jak  cíle  dosáhneme.  Při  tom  se  soustředíme  čistě  na  „logiku věci“, tj. co nejprve, co potom, co můžeme dělat současně a co musí být hotovo,  abychom mohli pokračovat dál. Při tom není rozumné řešit otázku času ‐ kdy který krok  uděláme. Ta přijde na řadu později. Při plánování postupu JAK dosáhnout projektových  cílů, je výhodné využít třístupňové hierarchie:      etapy,    kroky,    úkony.     Velmi  důležité  je  kontrolovat,  zda  práce,  která  byla  naplánována,  byla  také  vykonána.  Pokud tomu tak je, zůstává plán efektivní bází pro sledování a další směrování postupu  prací.  Pokud  tomu  tak  není,  ztrácí  se  kontrola  nad  postupem  a  úsilí  věnované  řízení  projektových aktivit je promarněno do doby, dokud není vypracován nový plán. Jakkoliv  je plánování, řízení a zajišťování kvality efektivní, nikdy se nelze úplně vyhnout změnám  plánů.  Různé  nepředvídatelné  okolnosti  mohou  ovlivnit  tempo  postupu  projektu  nebo  požadavky na výsledný produkt. V každém případě je vhodné odhalit takové okolnosti co  nejdříve a podle nich plány upravit.    Etapy projektu a odpovídající dokumenty  Etapy za sebou následují sekvenčně: na konci každé etapy je „brána“, která buď projekt  propustí do další etapy ‐ pokud to, co je etapou dosaženo, nám dává naději, že projekt  dopadne  dobře  ‐  nebo  projekt  zastaví  (nepustí  dál),  jestliže  jsme  v  právě  dokončované  etapě  tuto  naději  ztratili!  Je  velkým  uměním  zastavit  projekt,  když  se  ztrácí  naděje  na  úspěch.  Často  se  tohoto  kroku  bojíme,  a  proinvestujeme  tak  zbytečně  mnohem  více  peněz, času, motivace a entusiasmu, než bylo. Všechny tyto zdroje organizace mohly být  třeba využity efektivněji a účelněji na jiný projekt. 

Strana | 13    

   

V rámci etapy se provádí kroky, z nichž některé mohou jít i souběžně. Každý krok vytváří  nějaký  dílčí  produkt,  který  přispívá  do  mozaiky  celkového  výsledku.  Kroky  plánujeme,  stejně jako etapy, na celý projekt.     Nejmenšími díly práce jsou úkony ‐ elementární balíčky práce přidělované jednotlivcům  nebo  malým,  dvou  až  tříčlenným  týmům. Úkony nemá  smysl  plánovat dopředu  na  více  než  následující  etapu  projektu.  Neustálé  změny,  se  kterými  se  projekt  setkává,  totiž  způsobí,  že  bychom  detailní  plán  úkonů  v  pozdních  etapách  projektu  neustále  přepracovávali.     Hlavní projektové dokumenty procesu plánování    Těžiště skupiny procesů Plánování spočívá v tvorbě dvou hlavních dokumentů :     dokument  Definice  předmětu  projektu  ‐  informace  o  tom,  CO  je  cílem  všech aktivit s projektem souvisejících,   dokument  Plán  projektu  ‐  informace  o tom,  JAK  budou  práce  na projektu  probíhat,  jak  budou  řízeny,  jaké  budou  reakce  všech  účastníků  na  vzniklé  okolnosti atd.  

3.2 Definování předmětu projektu  V  této  a  následujících  článcích  důležité  kapitoly  se  seznámíte  se  základní  postupy  při  tvorbě projektu, při formulaci Vašeho námětu. Držím Vám palce, ať všemu porozumíte a  vše  si  úspěšně  osvojíte.  Pokud  by  ovšem  přesto  nastal  nějaký  problém,  neváhejte  mne  kontaktovat.    Příjemné studium    tutor Leo      Cíle:   seznámení s definicí předmětu projektu  Definice předmětu projektu    Tento  dokument  konstatuje,  jaká  práce  má  být  vykonána  a  jaké  výstupy  mají  být  vytvořeny.  Mnoho  projektů  v  minulosti  bylo  opatřeno  dostatečnými  zdroji,  řízeno  schopnými  lidmi,  kteří  používali  osvědčené  postupy  a  techniky,  a  přesto  jejich  snažení  nemuselo být korunováno úspěchem ‐ na vině byly právě nedostatky v definici předmětu  projektu. Při jeho tvorbě tohoto dokumentu je potřeba dbát na tyto hlavní principy:     jasné zadání hlavních cílů projektu,   jednoznačné definice výstupů a výsledků projektu.    Dokument obsahuje nejméně tyto hlavní části:    1. Detailní rozpis cílů ‐ každý projekt má jeden hlavní cíl a dále další specifické cíle,  které nejsou omezeny počtem. Cíle hrají důležitou roli v průběhu celého životního 

Strana | 14    

   

cyklu  projektu.  Cíle  představují  slovní  popis  účelu,  jehož  má  být  prostřednictvím  realizace  projektu  dosaženo.  Obvykle  se  jedná  o  hierarchickou  strukturu  definovaných stavů, podmínek a vlastností popisující budoucí výsledek projektu.     Cíl  projektu  je  nová  hodnota,  předmět,  služba  nebo  jejich  kombinace,  která  je  výsledkem  projektu  a  je  reprezentována  popisem  určitého  stavu,  jenž  má  v  budoucnosti existovat.              2.  Detailní  popis  předmětu  ‐  CO  má  být  v  rámci  projektu  vytvořeno,  k  čemu  to  slouží; popis vlastního předmětu projektu, jeho vlastností,            parametrů,  definice  výstupů,  které  budou  zákazníkovi  předány,  detailní  informace  zajišťující jednoznačnost a konkretizaci zadání.    3. Hlavní limity a omezení ‐ shrnují všechna explicitní ohraničení, která zadavatel  projektu  předkládá  do  zadání  (popis  prostředí,  legislativní,  ekologická  a  jiná  omezení, další informace).             4. Základní požadavky na kvalitu předmětu projektu.    Vytvoření  vhodných  podmínek  pro  realizaci  projektu  ve  fázi  formulace  jeho  cílů  lze  ovlivnit pomocí techniky SMART. (viz. obrázek)   

Obrázek 3.2‐1 Metoda SMART 

 

 

3.3 Plán projektu  V  této  a  následujících  článcích  důležité  kapitoly  se  seznámíte  se  základní  postupy  při  tvorbě projektu, při formulaci Vašeho námětu. Držím Vám palce, ať všemu porozumíte a  vše  si  úspěšně  osvojíte.  Pokud  by  ovšem  přesto  nastal  nějaký  problém,  neváhejte  mne  kontaktovat.    Příjemné studium    tutor Leo   

Strana | 15    

   

  Cíle:   seznámit se s procesem plánování v oblasti tvorby projektu  Plán projektu    Plán  projektu  je  dalším  důležitým  dokumentem,  který  provází  projekt  v  celém  jeho  životním  cyklu.  Je  to  souhrn  toho,  co  má  být  v  projektu  vykonáno,  aby  byl  splněn  cíl  projektu a vytvořen předmět projektu tak, jak je popsán v dokumentu Definice předmětu  projektu.   „Plán  projektu  je  dokument,  ve  kterém  je  stanoveno,  jaká  práce bude vykonána.“    Dokument říká, JAK se bude v rámci projektu postupovat, aby byl vytvořen  požadovaný  předmět,  služba,  nebo  jejich  kombinace.  Plán  většinou  obsahuje následující subkapitoly:  Plán  řízení  projektu  ‐  seznam  hlavních  milníků,  které  mají  závaznost,  1.       časový  rozpis  projektu  (harmonogram),  podle  kterého  bude  realizace  probíhat,  a  dále plán řízení změn s dopadem na časový plán a vlivy na rozpočet projektu.  2.       Plán  řízení  předmětu  projektu  ‐  podrobný  rozpis  prací  (WBS  =  work  break Structure, viz. kapitola 3.4.1) s doprovodnými a vysvětlujícími částmi, jako jsou  popisy činností a odhady jejich trvání, plán řízení změn předmětu projektu.   3.       Plán řízení nákladů ‐ rozpočet projektu, podrobný rozpis prací, odhadů  nákladů na činnosti a detailní rozpis a kalkulace nákladů na zdroje, plán řízení změn a  dodatečné požadavky na zdroje.  4.       Plán  obsazení  projektu  ‐  organizační  struktura,  popis  rolí  a  odpovědností.  5.       Plán  řízení  projektové  komunikace  ‐  komunikační  sítě  a  kanály,  základní pravidla komunikace.  6.       Plán  řízení  subdodávek  (pokud  jsou  součástí  projektu)  ‐  základní  technické a obchodní požadavky pro iniciaci nákupu.  7.      

Plán řízení rizik ‐ registr rizik a plán jejich eliminace. 

8.       Plán  řízení  kvality  ‐  ukazatele  kvality  a  kontrolní  seznamy  měření  kvality, obecné plány pro zlepšení procesů.  

3.4 Postup plánování  V  této  a  následujících  článcích  důležité  kapitoly  se  seznámíte  se  základní  postupy  při  tvorbě projektu, při formulaci Vašeho námětu. Držím Vám palce, ať všemu porozumíte a  vše  si  úspěšně  osvojíte.  Pokud  by  ovšem  přesto  nastal  nějaký  problém,  neváhejte  mne  kontaktovat.    Příjemné studium    tutor Leo   

Strana | 16    

   

  Cíle:   seznámit se základními postupy a charakteristikami při plánování projektu  Sestavení podrobného postupu a časového rozpisu  Při  plánování  obvykle  vycházíme  ze  znalosti  začátku  nebo  konce  projektu.  Pokud  není  určen, plánování projektu probíhá přirozeně zleva doprava ‐ tzn. aktivity jsou řazeny dle  předpokládaných vazeb od začátku a konec projektu bude znám jako výsledek plánování.  Naopak pokud je dán termín, kdy má být produkt uveden na trh nebo kdy je třeba danou  technologii  začít  používat  (např.  na  základě  nějakého  nařízení),  pak  při  plánování  postupujeme zprava doleva, tzn. známe konec projektu a začátek bude vypočten z plánu  projektu.    1. Sestavení podrobného rozpisu prací    Sestavení  podrobného  rozpisu  úkolů  projektu  (WBS  ‐Work  Breakdown  Structure)  je  jedním  ze  základních  metodických  přístupů  projektového  managementu.  Jedná  se  o  hierarchickou strukturu úseků práce zajišťující splnění stanovených cílů projektu. Tvorba  popisu  prací  je  většinou  odpovědností  projektového  manažera.  Základní  elementy  rozpisu by měly obsahovat:    rozpis úseků práce,   podrobný rozpis dílčích cílů projektu v jejich logické hierarchii,   časový plán projektu ‐ harmonogram,   rozpis zapojení jednotlivých organizačních jednotek, zapojení jednotlivců a  týmu, určení odpovědností,   plán čerpání nákladů projektu.     2. Časový rozpis projektu    Časový rozpis (harmonogram) obsahuje všechny informace o tom, v jakých termínech a  časových sledech budou práce na projektu probíhat. K jednotlivým časovým úsekům jsou  přiřazeny  realizační  zdroje,  které  provádějí  výkony  podle  zadání  dílčích  úseků  a  jsou  odpovědné  za  splnění  úkolů  a  realizaci  výstupů  spojených  s  konkrétním  dílčím  úkolem.  Jedná se o diagramy a harmonogramy, které zachycují úplně a přehledně velké kvantum  informací potřebných pro řízení projektu.    Sestavení rozpočtu projektu a dalších částí plánu  3. Rozpočet projektu    Rozpočet projektu je nedílnou součástí plánu projektu a obsahuje všechny informace o  tom,  jaký  je  plán  čerpání  zdrojů  projektu  v  jeho  celkovém  souhrnu,  rozpisu  detailních  položek jednotlivých nákladů projektu a časovém fázování čerpání těchto zdrojů.     Typický rozpočet obsahuje položky v následujícím členění:     Přímé  náklady  ‐  práce,  materiál,  cestovné,  licence  a  poplatky,  pořízení  a  pronájem  technologií,  nákup  subdodávek,  pojištění,  náklady  na  financování 

Strana | 17    

   



projektu;  Nepřímé  náklady  ‐  osobní  náklady,  lidské  zdroje,  náklady  na  provoz  budov  a  technologií společnosti;  Ostatní náklady ‐ rezerva, provize a jiné náklady.   

   4 Ostatní části Plánu projektu    Kromě  základních  a  nejdůležitějších  částí  plánu  projektu  existuje  řada  dalších  dílčích  částí, které mohou být součástí Plánu projektu. Především se jedná o:     plán řízení předmětu projektu (viz výše),   komunikační plán (viz kap. Marketing projektu),    plán  řízení  kvality  ‐  metodické  pokyny,  předpisy  společnosti,  kontrolní  procesy řízení kvality, dokumenty technického charakteru atd.,    plán řízení rizik (viz dále).    Techniky plánování projektu ‐ vymezení 

  Pro  úspěšné  vedení  projektu  je  nezbytné  důsledné,  přiměřeně  detailní  a  zároveň  realistické plánování. Plánování aktivit na projektu, jejich trvání a jejich vazby umožňuje  ve  většině  softwarových  nástrojů  generujících  např.  Ganttův  diagram,  PERT  diagram,  síťový  diagram  CPM  (metoda  kritické  cesty),  šipkové  diagramy,  grafické  hodnocení  a  kontrolu  projektu.  Všechny  slouží  ke  stejnému  účelu,  ale  liší  se  zobrazením.  První  tři  jmenované jsou nejužívanější v podmínkách současného projektového řízení a využívají  je především velké instituce, které plánují projekty rozdílného charakteru.     Cílem plánování (nejen aktivit) projektu je zajistit:   nejkratší možný čas trvání projektu (souvisí také s náklady),   nejnižší náklady,   nejmenší riziko,   efektivní využití zdrojů.    Těchto  cílu  by  mělo  být  dosaženo  zvolením  vhodné  varianty  v  závislosti  na  způsobu  řešení  a  zajištěním  rozumného  kompromisu  dle  priority  přiřazené  výše  uvedeným  parametrům. S plánováním aktivit zároveň souvisí plánování lidských zdrojů ‐ tj. přiřazení  konkrétních  lidí  z  katalogu  zdrojů  ke  konkrétním  úkolům.  Ze  součtů  „člověkodnů“  jsou  pak odvozeny požadavky projektu na lidské zdroje a náklady potřebné na tyto zdroje.    Techniky  plánování  projektu  dělíme  dle  grafického  znázornění  do  dvou  hlavních  kategorií:   síťové diagramy,   sloupcové diagramy.     

Strana | 18    

   

Obrázek 3.4‐1 Síťový diagram ‐ metoda PERT 

 

   

Obrázek 3.4‐2 Sloupcový diagram ‐ Ganttův diagram 

 

     

Strana | 19    

   

3.5 Shrnutí 

Obrázek 3.5‐1 vtip 3 

 

  Plánování  projektu  je  nejdůležitější  fází  projektu.  V  této  fázi  je  nutné  zajistit  detailní  rozplánování  všech  částí  projektu  a  nejdůležitějším  výstupem  této  fáze  je  podrobný  harmonogram projektu. V této fázi jsou současně definovány plány aktivit a zdrojů, plány  komunikací,  dále  jsou  definovány  kontrolní  body  a  milníky  projektu  (milníkem  projektu  rozumějme  stanovený  cíl  a  konečný  termín  jeho  dosažení).  Současně  je  definována  kritická cesta projektu a vzniká plán eliminace rizik a nepředvídaných událostí.     Výstupy této fáze jsou:   Harmonogram  projektu  (vychází  z  plánu  požadavků  na  ERP  systém  ze  strany  zákazníka,  z  plánů  aktivit  a  zdrojů,  z  plánu  vytížení  zdrojů  projektu  a  případně  dalších souvisejících plánů),   Rozpočet  projektu  (vychází  z  plánu  aktivit  a  zdrojů  projektu,  plánu  pevných  nákladů a případně dalších souvisejících plánů),   Plán  realizace  projektu  (vychází  z  harmonogramu  projektu,  definovaných  milníků projektu a mapy kritické cesty),   Plán eliminace rizik (vychází z mapy kritické cesty, analýzy rizik projektu, plánu  nepředvídaných situací a případně dalších souvisejících plánů).    Cílem plánování (nejen aktivit) projektu je zajistit:   nejkratší možný čas trvání projektu (souvisí také s náklady),   nejnižší náklady,   nejmenší riziko,   efektivní využití zdrojů.     Techniky  plánování  projektu  dělíme  dle  grafického  znázornění  do  dvou  hlavních  kategorií:   síťové diagramy,   sloupcové diagramy.   

Strana | 20    

   

4 4. Nástroje a metody projektového řízení  Krásný den !    Jak  se  daří  ?  Já  se  mám  celkem  fajn.  Kdyby  den  měl  25  hodin,  to  by  byla  ještě  větší  paráda. Jak se Vám daří plánovat a projektovat ?    Nyní  pojďme  k  již  vlastnímu  učivu.  I    v  tomto  předmětu  existují  techniky,  metody  a  nástroje, které zefektivní vlastní projektování. Některé z nich si ukážeme a já věřím, že i  praxi obačas i využijete.    Váš tutor Leo    Cíle:   seznámit se a porzumět základním technikám v projektovém řízení   

4.1 SWOT analýza  Dobrý den studente, v životě jsme se již přesvědčili, že všechno má klady, ale i zápory, nic  není  pouze  černé  nebo  pouze  bílé.  Nyní  se  seznamíte,  možná  někteří  již  znáte,  jednoduchou techniku jak něco analyzovat. Zkuste si na konci článku udělat SWOT osoby  blízké  či  svoji,  nebo  sevého  současného  zaměstnání.  Velmi  doporučuji  využít  této  techniky, zejména při Vašich důležitch rozhodnutích.    Hezký den    Váš tutor    Cíle:   seznámit se technikou SWOT  SWOT analýza je metoda analýzy, díky které je možno zhodnotit silné (ang: Strengths) a  slabé (ang: Weaknesses) stránky, příležitosti (ang: Opportunities) a hrozby (ang: Threats),  spojené s určitým projektem.    Jedná  se  o  komplexní  metodu  kvalitativního  vyhodnocení  veškerých  relevantních  stránek  projektu  a  současně  jeho  předkladatele  (případně  realizátora).  Posuzuje  jak  faktory působící dovnitř (silné a slabé stránky), tak i zvnějšku (příležitosti a ohrožení.    S ‐ síly (strengths)  W ‐ slabosti (weaknesses)  O ‐ příležitosti (opportunities)  T ‐ hrozby (threats)  Základ  metody  spočívá  v  klasifikaci  a  ohodnocení  jednotlivých  faktorů,  které  jsou  rozděleny do 4 výše uvedených základních skupin. Vzájemnou interakcí faktorů silných a  slabých  stránek  na  jedné  straně  vůči  příležitostem  a  nebezpečím  na  straně  druhé  lze  získat  nové  kvalitativní  informace,  které  charakterizují  a  hodnotí  úroveň  jejich  vzájemného střetu.    

Strana | 21    

   

Obrázek 4.1‐1 SWOT analýza 

 

4.2 Projektová fiše  Jak rychle, stručně a výstižně popsat svůj nápad. V tomto článku se seznámíte se základní  strukturou  a  způsobem  formulace  námětu.  I  zde  musím  prohlásit,  že  tato  technika  je  velmi praktická a tudíž i zajímavá. Sami se přesvědčíte.    Cíle:   seznámit se a naučit techniku základního popisu námětu/projektu  Projektová fiše ‐ vymezení a účel  fiše  = fiche (z fr. kartotéční lístek) ‐ karta projektu    Projektová fiše = souhrn informací o projektu, která slouží jako první vstupní informace k  rozhodování  o  předběžném  výběru  projektu  k  realizaci.  Současně  dává  projektová  fiše  základní  informace  o  projektu  ve  větším,  přesto  však  dostatečně  přehledném  rozsahu  (doporučený  rozsah  je  cca  2‐10  stran).  Fiše  projektu  může  sloužit  jako  základ  pro  přípravu  projektu,  případně  projektové  žádosti  u  projektů  žádajících  spolufinancování z  fondů EU.    Pro realizaci každého projektu je nutno předem zřetelně specifikovat  Zadavatele  projektu  ‐  kdo  organizuje  práce  spojené  s  přípravou  a  realizací  projektu   Investora ‐ kdo zajistí financování projektu a z jakých zdrojů   Uživatele projektu ‐ kdo bude uživatel a provozovatel výstupu projektu  V řadě projektů může zadavatel, investor i uživatel projektu být jeden a týž subjekt.    Projektová fiše ‐ krok po kroku     Název projektu  Jasný, výstižný, mělo by z něj být jasné, o co se v projektu jedná.    Měl by ladit s jeho zaměřením a rozsahem.    Neměl by být delší než 2 řádky.   

Strana | 22    

   

  Cíle projektu  1) Všeobecné cíle projektu ‐ širší cíle a jejich vysvětlení.  2) Specifické a měřitelné cíle projektu   seznam specifických a měřitelných cílů dle jejich charakteru   současný stav/hodnota (pokud je relevantní)    zamýšlený stav po ukončení projektu.    Soulady s dalšími dokumenty ‐ na úrovni:  ‐     ČR  ‐     kraje  ‐     mikroregionu  ‐     regionu  ‐     města/obce    Popis projektu  Stručně nastínit aktivity a jejich návaznost ‐ cca 1 strana ‐ v bodech (odrážkách)    Manažer projektu  •      Velmi důležitá osoba ‐ výkonný management projektu a jeho koordinace  •      Měl by mít prokazatelné zkušenosti s obdobnými projekty  •      Měl by být zapojen jak v přípravných pracích, tak i v realizaci (ale není nutnost)  •      Je třeba definovat jeho zástupce!!!!    Partneři projektu  •      Někdy přímo vyžadováno nebo je kladně hodnoceno  •      Tabulka zahrnující:        ‐ vymezení partnera       ‐  způsoby  jeho  zapojení  do  přípravy  a  realizace  projektu  (finanční  spoluúčast,  poskytnutí know‐how, lidské zdroje při            přípravě projektu atd.)       ‐ zodpovědný zástupce partnera projektu (ad bod 11)    Uživatelé projektu  •      Primární   •      Další     Nutno  vymezit  všechny,  kdo  budou  mít  z  projektu  nějaký  užitek/přínos,  ať  přímý  nebo  nepřímý.    Vstupy:  ‐      Hlavně lidské zdroje ‐ kdo se bude podílet na přípravě a na realizaci  ‐      Institucionální a řídící         Finanční udržitelnost  •     Kdo bude co financovat po ukončení podpory   •     Jak bude zajištěn provoz projektu  •     Zajištění oprav a údržby, další aktivity ‐ kdo zajistí a z jakých zdrojů.   

Strana | 23    

   

  Rizika  ‐     Popsat rizika, pravděpodobnost jejich výskytu a opatření k eliminaci/omezení  ‐     Dopad rizik na projekt (citlivostní analýza)    Vazba na jiné projekty  ‐     Probíhající/uskutečněné        ‐     Jaká je návaznost projektu (přímá/nepřímá), realizuje stejný/jiný tým?   

 

Obrázek 4.2‐1 Příklad (paradigma) projektu při zachování kvality projektu 

    Zde naleznete formulář projektové fiše  Projektová fiše    

4.3 Shrnutí  SWOT analýza je metoda analýzy, díky které je možno zhodnotit silné (ang: Strengths) a  slabé (ang: Weaknesses) stránky, příležitosti (ang: Opportunities) a hrozby (ang: Threats),  spojené s určitým projektem.    Jedná  se  o  komplexní  metodu  kvalitativního  vyhodnocení  veškerých  relevantních  stránek  projektu  a  současně  jeho  předkladatele  (případně  realizátora).  Posuzuje  jak  faktory působící dovnitř (silné a slabé stránky), tak i zvnějšku (příležitosti a ohrožení.    Projektová  fiše  (karta  projektu)  =  souhrn  informací  o  projektu,  která  slouží  jako  první  vstupní  informace  k  rozhodování  o  předběžném  výběru  projektu  k  realizaci.  Současně  dává  projektová  fiše  základní  informace  o  projektu  ve  větším,  přesto  však  dostatečně  přehledném rozsahu.    Fiše projektu může sloužit jako základ pro přípravu projektu, případně projektové žádosti  u projektů žádajících spolufinancování z fondů EU.   

Strana | 24    

   

Obrázek 4.3‐1 vtip 4 

 

     

Strana | 25    

   

5 5. Projektové řízení v oblasti dotací  Milý  studente,  jak  již  jsem  v  úvodu  tohoto  modulu  sliboval,  tak  cílem  není  pouze  projektové řízení, ale rovněž jeho aplikace při získávání dotací. Jsem přesvědčený, že pro  Vás velmi zajímavá kapitola.     Váš tutor Leo    PS: Již jste nějakou dotaci někdy získal ?    Cíle:   seznámit se s problematikou získávání dotací   

5.1 Dotační projektový cyklus  V tomto článku se seznámíte s dotačním cyklem projektu v oblasti dotací a přesvědčíte  se, že má určitá specifika. Kdo chce zkusit získat nějakou tu dotaci, přesvědčí se, že takto  vypadá životní cyklus v této oblasti.    Hodně sil a odvahy    Váš tutor Leo      Cíle:   seznámit s dotačním projektovým cyklem  Základní vymezení dotačního projektového cyklu    Na počátku kurzu zmíněný obecný projektový cyklus je ve své podstatě aplikovatelný na  nejrůznější  projekty  ze  specifických  oblastí  lidské  činnosti.  Nejinak  je  tomu  i  v  případě  projektů,  které  jsou  spojeny  s  žádostí  o  dotaci.  Nicméně  „dotované“  projekty  mají  mnoho  zvláštních  rysů,  které  kladou  zvýšené  nároky  na  přípravu,  realizaci  a  řízení  takových projektů. Je třeba si plně uvědomit, že realizace dotovaného projektu zahrnuje  relativně  náročné  zpracování,  a  to  jak  administrativně,  tak  díky  nárokům  na  čas  a  prostředky.  Úspěšný  postup  k  cíli  pak  i  nadále  lemuje  nutná  řada  kvalifikovaných  rozhodnutí  doprovázená  důsledným  a  metodickým  postupem  při  zpracování  a  realizaci  projektu, a to včetně monitorovacího období.    Výše zmíněná konstatování nemají za cíl odstrašit potenciálního zájemce od zpracování  projektu  a  podání  žádosti  o  dotaci,  ale  naznačit  mu  objem  důsledných  a  metodických,  věcných a administrativních úkonů, které bude muset plnit. I přes tato omezení je však  dotace  unikátní  příležitost  získat  podporu  za  účelem  realizace  projektu,  v  některých  případech vůbec umožnit jeho realizaci.    Dotační projektový cyklus  Jak  již  bylo  zmíněno  výše,  obecný  projektový  cyklus  lze  bez  větších  obtíží  využít  i  u  projektů usilujících o dotaci. Faktor dotace či jiné formy podpory vnáší do projektového 

Strana | 26    

   

cyklu nové aspekty, nové úhly pohledu, které se liší dle zorného úhlu pozorovatele (viz.  obrázek).  Projektový  cyklus  pak  v  případě  zapojení  transparentní  dotace  vypadá  zcela  odlišně  z  pohledu  státní  správy,  která  podporu  poskytuje  nebo  distribuuje  (administruje), a z pohledu žadatele, který o získání dotace usiluje. Žadatel je tak zapojen  pouze do určité části projektového cyklu, jak je viděn státní správou.  Dotační projektový cyklus ‐ pohled státní správy  Dotační projektový cyklus se dělí z pohledu státní správy na fáze:      programování,    informace a identifikace,    administrace projektů,    hodnocení projektů a jejich implementace,    evaluace a audit.     Realizace jednotlivých projektů je pak vždy vnímána s ohledem na globální a specifické  cíle konkrétních operačních programů.    Programování  zahrnuje  široké  spektrum  činností  včetně  analýz  a  různých  studií,  jejich  výstupem  je  operační  program  ‐  dokument,  za  ideální  podmínek  založený  na  zkušenostech  z  minulých  programovacích  období,  definuje  priority  a  cíle  pro  aktuální  programovací období, je členěn na prioritní oblasti a vymezuje podmínky pro poskytnutí  podpory a následnou realizaci projektů.    Informace a identifikace v návaznosti na programovací fázi, kdy zprostředkující subjekty  ()  aktivně  informují  veřejnost  o  možnostech  čerpat  dotace,  ale  také  identifikují  vhodné  příležitosti pro konzultované projektové záměry.    Administrace  projektů  zahrnuje  široké  spektrum  od  konzultace  záměrů  po  projektové  řízení podpořených projektů ‐ administrace realizace z pohledu státní správy.     Hodnocení projektů a jejich implementace zahrnuje monitoring realizovaných projektů,  hodnocení dosažených výstupů a výsledků a jejich implementace v kontextu plnění cílů  operačních programů.    Evaluace  a  audit  zahrnuje  komplexní  zhodnocení  přínosu  a  efektivity  realizovaných  projektů ve vztahu na naplnění cílů operačního programu, výstupy a výsledky z této fáze  projektového  cyklu  pak,  mimo  jiné,  slouží  jako  podklady  pro  programovací  fázi  následujícího programovacího období.  Dotační projektový cyklus ‐ pohled žadatele  Žadatel vnímá dotační projektový cyklus většinou úžeji, většinou pouze výsek dotačního  projektového  cyklu  z  pohledu  státní  správy,  jako  posloupnost  činností,  které  musí  v  případě zájmu o získání dotace vykonat. Vždy je třeba vnímat návaznost jednotlivých fází  a jednotlivých úhlů pohledu a pochopit jejich souvislosti. Dotační projektový cyklus se z  pohledu žadatele skládá z těchto fází:      informace o dotacích,  

Strana | 27    

   

  

příprava projektu,   výběrové řízení,  monitoring projektu (realizace, udržitelnost). 

  Informace o dotacích představuje první setkání s možností realizace projektu spojeného  s žádostí o dotaci. Fáze informace o dotacích, v rámci projektového cyklu jak je vnímán  žadatelem  o  dotaci,  se  nachází  zejména  ve  fázi  informace  a  identifikace  dotačního  projektového cyklu z pohledu státní správy, popřípadě již ve fázi programování.     Příprava  projektu  je  velmi  těsně  navázaná  na  předchozí  fázi,  dochází  k  realizaci  expertních činností směřujících k přípravě projektu a jeho podání do procesu hodnocení  o  schválení  či  neschválení  dotace.  Fáze  příprava  projektu,  jak  je  vnímán  v  rámci  projektového  cyklu  žadatelem  o  dotaci,  se  nachází  přibližně  ve  fázi  informace  a  identifikace,  popřípadě  administrace,  dotačního  projektového  cyklu  z  pohledu  státní  správy.    Výběrové řízení je v případě schválení žádosti o dotaci jednou z klíčových fází realizace  (produkce) projektu. Úspěšný žadatel je totiž povinen realizovat veškeré objednávky na  základě  provedeného  výběrového  řízení  dle  pevně  daných  pravidel  (podrobněji  níže).  Fáze  výběrové  řízení,  jak  je  vnímán  v  rámci  projektového  cyklu  žadatelem  o  dotaci,  se  nachází  přibližně  ve  fázi  hodnocení  a  implementace  projektů  v  dotačním  projektovém  cyklu z pohledu státní správy.    Monitoring projektu (realizace, udržitelnost) je soubor činnostní (reporting), které jsou v  zásadní  míře  uskutečňovány  během  realizace  projektu.  Podobný  soubor  povinností  je  však  žadatel  povinen  plnit  ještě  určitou  dobu  po  ukončení  realizace  projektu  během  období  udržitelnosti  ‐  v  operačním  období.  Fáze  monitoring  projektu,  jak  je  vnímán  v  rámci  projektového  cyklu  žadatelem  o  dotaci,  probíhá  ve  fázích  evaluace  a  auditu  a  programování v dotačním projektovém cyklu z pohledu státní správy.    S ohledem na různorodost terminologie u různých dotačních programů i jejich pravidel je  třeba akceptovat určitou míru zobecnění.   

Obrázek 5.1‐1 Dotační projektový cyklus 

 

Strana | 28    

   

5.2 Projektové řízení u dotačních projektů  Krásný  den  studente,  zde  se  seznámíte  se  základní  chrakteristiou  dotačního  projektové  řízení. Jak kvalitně dotační projekt připravit a úspěšně realizovat ? Kde jsou rizika a jak je  eliminovat ?    Dle mého názoru zajímavý článek a tudíž pojďme na něj !  Váš tutor Leo      Cíle:   seznámit se se základní charakteristikou dotačního projektového řízení  Dotační projekt a jeho specifika  Na následujících stránkách se v rámci zmíněného obecného modelu projektového cyklu  budeme  zabývat  klíčovými  rozhodnutími,  činnostmi  a  doporučeními,  která  by  měl  projektový  manažer  v  rámci  úspěšného  a  efektivního  projektového  řízení  vykonávat,  zvažovat nebo zajistit. Vzhledem k individuálním vlastnostem každého projektu však není  možné  představit  zde  zcela  vyčerpávající  seznam  všech  eventualit,  které  se  v  praxi  mohou  vyskytnout.  Věnovat  se  zde  budeme  pouze  klíčovým  a  do  značné  míry  zobecnělým  aspektům,  které  však  mají  zásadní  vliv  na  úspěšnou  přípravu  a  realizaci  dotačního projektu.    Definice dotačního projektu  Během této fáze probíhá zpřesnění a konkretizace výstupů první fáze projektového cyklu  (koncepční  návrh),  dochází  k  definici  cílů,  postupů  a  činností  směřujících  ke  zpracování  projektu  (zodpovězení  otázek  Co,  jak,  kdy,  s  kým  a  za  kolik?).  Většina  níže  popsaných  činností  byla  již  v  předběžné  formě  zahájena  ve  fázi  předešlé,  nyní  dochází  k  jejich  ověření a precizaci. Z jakého důvodu? Jasné vysvětlení nabízí propočet nákladu. Mnohé  ze  zmiňovaných  činností  zahrnují  náročné  pracovní  úkony  s  odpovídajícím  náklady.  Je  vhodné  tyto  činnosti  realizovat  až  v  okamžiku,  kdy  je  ověřeno,  že  zvolená  dotace  je  skutečné  pro  žadatele  vhodná.  Podcenění  tohoto  fakturu  totiž  může  vést  k  nehospodárnému využití prostředků.   

Obrázek 5.2‐1 Specifika dotačního projektu 

 

Strana | 29    

   

Koncepční návrh dotovaného projektu    Ve  fázi  koncepčního  návrhu  dotovaného  projektu  dochází  k  formulování  odpovědí  na  základní otázky:   Proč projekt realizovat?  Čeho chceme projektem dosáhnout?  Jakým způsobem bude výstupů a výsledků projektu dosaženo?    V  kontextu  úsilí  o  získání  dotace  nebo  jiné  formy  podpory  je  hledání  odpovědí  na  tyto  otázky  prováděno  na  základě  maximálního  množství  kvalitních  informací  o  dotačních  programech.   Fáze  koncepčního  návrhu  zaměřená  na  zajištění  dostatečných  informací  pak  pokračuje  prověřením  dalších  relevantních  skutečností,  zejména  odpovídající  typ  (právní  forma,  povaha) žadatele a charakter projektu. Doporučuje se zjistit či ověřit samotnou možnost  žádat  o  vybranou  dotaci  a  konzultovat  svůj  záměr  (jeho  přijatelnost)  s  pracovníky  zprostředkujících subjektů.    Dalším důležitým krokem na cestě k získání dotace je akceptace souvisejících podmínek  čerpání  dotace  (povinnost  archivovat  dokumentaci,  respektování  zásad  výběrových  řízení, podrobit se kontrolám celé řady oprávněných orgánů a institucí atd.).    Akceptace  či  zajištění  výše  uvedeného  může  vést  k  rozhodnutí  realizovat  dotovaný  projekt.  Za  tímto  účelem  je  třeba  zabezpečit  tvorbu  projektu,  definovat  realizační  tým,  zabezpečit finanční krytí projektu v požadovaném rozsahu a formě (vlastní zdroje, úvěr) a  získat včas potřebná povolení. Většina těchto rozhodnutí je realizována až v následující  fázi projektového cyklu.    Podrobná analýza projektového záměru  Je nutné prověřit následující aspekty projektového záměru:   vnitřní logiku,   soulad záměru s cíli zvoleného dotačního programu,   cílové skupiny (dle dotačního titulu),   lokalizace projektu (rozhodující bývá místo realizace, nikoli sídlo žadatele),   předběžné zhodnocení projektového záměru dle hodnotící tabulky,   analyzovat vstupní podmínky, obhájit výsledky a výstupy projektu,   udržitelnost projektu a naplnění závazných a monitorovacích ukazatelů.    V dotačních programech, u kterých není průběžné financování, je třeba zvážit případnou  etapizaci  (rozdělení  projektu  na  dílčí  celky),  což  je  důležité  z  hlediska  následného  proplácení nákladů vynaložených při realizaci projektu.    Dalším  krokem  směrem  k  realizaci  projektu  je  ustavení  projektového  týmu  a  určení  zodpovědnosti  jeho  jednotlivých  členů.  Modelový  projektový  tým  se  skládá  z  projektového manažera (ředitele projektu), koordinátora projektu a technické asistence.    Projektový  manažer  (ředitel  projektu)  odpovídá  za  dosažení  cílů  projektu  a  dodržení  všech stanovených charakteristik projektu, nejvyšší řídící autorita.    Koordinátor  projektu  odpovídá  za  faktickou  realizaci  projektu,  tj.  za  realizaci  dílčích 

Strana | 30    

   

činností a úkolů s jasně definovaným zadáním, výstupy a výsledky, rozpočtem a časovým  obdobím.    Technická  asistence,  například  účetní  (odpovídá  za  účetnictví  projektu  dle  pravidel  dotačního titulu) nebo asistent/ka (odpovídá za podpůrné činnosti (archivace), IT technik.    Příprava projektu a příčiny neúspěchu  Na základě výše zmíněných kroků je možné přistoupit ke zpracování projektu  Doporučuje věnovat náležitou pozornost následující činnostem:   vytvořit plán realizace a důsledně podle něj postupovat,   zajištění a příprava „podkladů“,  o v  interní podklady (rozpočet, složení projektového týmu, harmonogram  realizace),  o v  externí  podklady  (výpisy  z  rejstříků,  výpisy  z  katastru,  územní  rozhodnutí, stavební povolení, EIA a NATURA 2000),   zpracování projektu včetně příloh a kontrola kvality,   vypracovat projekt/žádost,   doložit povinné přílohy,   registrovat včas.    Výsledkem  výše  zmíněných  aktivit  je  registrace  zpracovaného  projektu  ‐  projektové  žádosti  u  konkrétního  zprostředkujícího  subjektu  a  vyčkávání  výsledku  hodnotícího  procesu. Před postupem do další fáze, která počítá s úspěšným projektem ‐ schválenou  žádostí o dotaci, by bylo vhodné alespoň krátce okomentovat možné příčiny neúspěchu.     Příčiny neúspěchu ‐ ne vždy předem ztracený boj    Již z principu samotné soutěže dotačních projektů nelze 100% počítat s úspěchem ‐ vždy  jde  o  soutěž  projektů,  kterou  „vyhrává“  ten  lepší‐  projekt,  který  získá  větší  bodové  hodnocení  a  lépe  naplňuje  cíle  a  priority  programu,  resp.  dané  výzvy.  Určité  příčiny  neúspěchu však odstranit lze. Jedná se o příčiny formální a věcné.    Formální  příčiny  neúspěchu  lze  otevřeně  označit  za  „hloupé“  chyby,  vzniklé  nedostatečně  metodickým  úsilím  žadatele  o  získání  dotace  a  nedostatečným  projektovým řízením v počátečních fázích. Naneštěstí, formalizované postupy hodnocení  žádostí  o  dotaci,  dávají  jen  omezený  prostor  k  odstranění  těchto  chyb.  Často  i  velmi  kvalitní projekty nezískají díky těmto nedostatkům dotaci, což je nepochybně škoda.   

Strana | 31    

   

 

Obrázek 5.2‐2 Časté formální příčiny neúspěchu 

  Věcné nedostatky mají na úspěšnost žádostí o dotaci fatální vliv. Nejen že se ve většině  případů v plné síle projeví zásadní zanedbání projektového řízení, ale často žadatel odhalí  i  zásadní  nedostatky  ve  svých  procesech  řízení,  které  budou  bez  hlubší  nápravy  vždy  negativně ovlivňovat možnost čerpání dotací.    

Obrázek 5.2‐3 Časté věcné příčiny neúspěchu 

 

     

Strana | 32    

   

5.3 Realizace dotačních projektů  Milý  studente,  v  posledním  článku  přejdeme  od  teorie  k  praxi.  Kdo  mají  zkušenost  s  totou problematikou, tak mi dá za pravdu, že získat dotaci je mnohem snažší, než projekt  následně úspěšně realizovat a přislíbenou dotaci fakticky získat. Kdo nevěří, nechť si to  zkusí.    Hodně sil a hodně úspěšných dotačních projektů    Váš tutor Leo    Cíle:   seznámit se s realizaci projektové řízení u projektů podpořených dotací  Realizace dotačních projektu a její specifika  Povinnosti u dotačních projektů ‐ výběrová řízení    Předstupněm  realizace  projektu  je  jistě  radostný  okamžik  schválení  dotace,  kdy  je  žadateli sděleno kladné rozhodnutí o schválení dotace a je vyzván k podpisu smlouvy o  přidělení  dotace  nebo  obdobného  dokumentu  (například  Podmínky  přidělení  dotace,  Rozhodnutí o přidělení dotace). Je nezbytné si uvědomit, že se tím žadatel zaváže plnit  nemalé povinnosti, kterým je třeba věnovat náležitou pozornost.    U projektů spojených s čerpáním dotace lze produkční fázi projektového cyklu dále dělit  na výběrová řízení, realizaci a administraci projektu.    Výběrová řízení    Úspěšný žadatel o dotaci je povinen zadávat zakázky prostřednictvím výběrového řízení,  a to na základě jasně daných pravidel:   realizace  výběrových  řízení  na  dodavatele  dle  podmínek  programu  či  dle  platných zákonů,   zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách,   pravidla dotačního programu,   obecně pak princip transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.    Konkrétní aplikace pravidel provádění výběrových řízení je nutné respektovat a vždy se  jimi  řídit.  Chybně  realizované  výběrové  řízení  vede  ke  kritickému  ohrožení  realizace  celého projektu, a to díky možnosti krácení, či rovnou odejmutí dotace.   

Strana | 33    

   

Obrázek 5.3‐1 nejčastější chyby vyskytující se při realizaci výběrových ří 

 

      Povinnosti u dotačních projektů ‐ realizace projektu    Na  fyzickou  realizaci  projektů  lze  aplikovat  obecné  zásady  projektového  řízení,  protože  dochází  k  realizaci  vysoce  specifických  činnosti,  které  vedou  k  dosažení  konkrétních  výstupů  a  výsledků.  V  souvislosti  s  dotacemi  lze  zmínit  důraz  na  dodržování  harmonogramu a rozpočtu realizace.  Doporučení:   Již při možném ohrožení dosažení výše uvedeného okamžitě daný problém konzultovat  s implementační agenturou!    Administrace projektu    Podpisem smlouvy nebo převzetím podmínek či rozhodnutí o přidělení dotace se žadatel  zavazuje k významný povinnostem, zejména pak k naplnění výsledků a výstupů projektu,  měřených monitorovacími indikátory a ukazateli.     S  realizací  projektu  je  spjata  i  řada  povinností,  například  zajistit  pojištění  majetku  pořízeného z dotace nebo omezení jeho převoditelnosti. Další skupina povinností souvisí  zejména  s  reportingem  a  vykazováním  prostupu  realizace  projektu.  Obecně  mezi  tyto  povinnosti patří:   zřízení samostatného bankovního účtu,   archivace dokumentace,   vedení analytického účetnictví,   zajištění publicity projektu,   předkládání monitorovacích (etapových) zpráv včetně povinných příloh,   reporting o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů,   hlášení změn v průběhu realizace projektu. 

Strana | 34    

   

Podobně jako v případě výběrových řízení, může zanedbání povinností způsobit zkrácení  či odejmutí dotace.    

Obrázek 5.3‐2 nejčastější pochybení při realizaci projektu 

 

  Povinnosti u dotačních projektů ‐ čerpání dotace a monitorovací období projektu    Fyzické čerpání dotace    Pokud  úspěšný  žadatel  chce  požádat  o  čerpání  dotace  nebo  její  části  (v  závislosti  na  povinostech definovaných daným operačním programem ‐ jednorázová platba/průběžné  platby), je povinen předložit požadovanou dokumentaci dosvědčující adekvátní realizaci  projektu  (průběžná  zpráva,  závěrečná  zpráva,  žádost  o  platbu,  účetní  doklady),  s  čímž  může být spojena jak administrativní kontrola, tak i fyzická kontrola realizace projektu. V  případě, kdy jsou všechny podmínky poskytnutí dotace žadatelem splněny a dodrženy, je  provedeno  vyplacením  dotace  na  účet  žadatele.  Povinnosti  úspěšného  žadatele  však  tímto okamžikem zdaleka nekončí.     Operační období dotovaného projektu    Po  ukončení  realizace  projektu  nastává  (po  dosažení  plánovaných  výstupů  a výsledků projektu) operační období projektu. Projektový cyklus v této fázi ještě není  ukončen!  Žadatel  je  většinou  povinen  po  předem  stanovenou  časovou  lhůtu  udržet  výstupy a výsledky projektu. Toto období se nazývá období udržitelnosti ‐ monitorovací  období.  Stále  zde  ještě  probíhá  monitoring  realizace,  výstupů  a  výsledků  projektu  obdobně  jako  během  realizační  fáze!  Příjemce  dotace  má  povinnost  udržitelnost  dokladovat a vykazovat v podobě monitorovacích zpráv a i v této fázi projekt stále ještě  podléhá kontrole orgánů poskytovatele podpory. Náklady na tuto fázi projektu hradí plně  příjemce dotace a rovněž ručí za bezchybné provedení všech administrativních činností.    

Strana | 35    

   

Obrázek 5.3‐3 Doporučení 

 

      Ukončení dotovaného projektu  Ukončení  dotovaného  projektu  následuje  po  ukončení  období  udržitelnosti  a  případné  konečné kontrole. Tehdy příjemce dotace úspěšně zrealizoval projekt spojený s dotací a z  této skutečnosti již pro něj nevyplývají žádné povinnosti. Projektový cyklus dotovaného  projektu končí.   

5.4 Shrnutí  Dotační projektový cyklus v případě zapojení podpory ve formě dotace vypadá odlišně z  pohledu  státní  správy,  která  podporu  poskytuje  nebo  distribuuje  (administruje),  a  z  pohledu žadatele, který o udělení veřejné podpory usiluje. Žadatel je tak zapojen pouze  do určité části projektového cyklu, jak je viděn státní správou.    Dotační projektový cyklus se dělí z pohledu státní správy na fáze:    programování,    informace a identifikace,    administrace projektů,    hodnocení projektů a jejich implementace,    evaluace a audit.     Z hlediska žadatele jsou pak fáze následující:   informace o dotacích,    příprava projektu,    výběrové řízení,   monitoring projektu (realizace, udržitelnost).     

Strana | 36    

   

Specifika dotovaných projektů:  1.     Při realizaci projektu spojeného s žádostí o dotaci je třeba počítat s nemalými  nároky na úroveň a kvalitu realizace, administrativu, čas a prostředky.  2.          Dotace  je  unikátní  příležitost  získat  podporu  za  účelem  realizace  projektu  a  umožnit tak jeho realizaci nebo zvýšit jeho efektivnost.  3.     Nelze 100% počítat s úspěchem ‐ vždy jde o soutěž záměrů, kterou „vyhrává“  ten lepší.        4.          Oproti  „klasickým“  projektům  nutno  plnit  povinnosti  jak  při  přípravě  projektu  (formální i obsahové podmínky), tak i ve fázi            realizace  (např.  povinnost  realizovat  výběrové  řízení)  a  následného  monitoringu  (podávání zpráv o průběhu projektu).   

 

Obrázek 5.4‐1 vtip 5 

     

Strana | 37    

   

6 Závěrečný test a shrnutí kurzu  Byl  bych  moc  rád,  aby  jste  nyní  měli  pocit  dobře  vykonané  práce  a  s  pocitem  optimistického očekávání vstoupili do poslední fáze našeho modulu. Takový pocit, že jste  na podání a máte matchball (tzn. jeden míček a vyhrajete zápas).  Držím Vám palce, ať uspějete. Ale to vlastně nemusím, vždyť Vy na to máte být dobrým  projektovým manažer na všech frontách, zejména v dotačních programech.    Váš tutor Leo.    Cíle:   zopakování a ověření si Vašich vědomostí z celého modulu  dojdete do cíle tohoto projektu, tzn. úspěšně ukončíte tento modul   

6.1 Shrnutí kurzu  Milý studente,    jsme na úplném konci modulu a vy zde máte možnost ve velké stručnosti a přehlednosti  se seznámit s celým modulem. Jsem přesvědčený, že je to využitelné a dobré.  Váš tutor Leo    Shrnutí celého kurzu  Projekt je jedinečný proces, sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty  zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje  specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.    Mezi základní charakteristiky projektu patří:   1.     má definovaný výsledek,   2.     je časově ohraničen,  3.     má definovaný rozpočet,   4.     je jedinečný,   5.     je plánovaný, prováděný a řízený.     Projektový  cyklus  =  sled  obecně  definovaných  činností,  realizovaných  v  proběhu  projektu, který se dělí na následující fáze:   1)     koncepční návrh  2)     definice projektu  3)     realizace (implementace) projektu   4)     provoz projektu  5)     ukončení projektu.     Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho:  ‐     CO má být vytvořeno,   ‐     KDY to má být vytvořeno a   ‐     ZA KOLIK to má být vytvořeno.  

Strana | 38    

   

Tyto tři pohledy definují tzv. „trojimperativ projektu“, který je u projektu ve vzájemném  rozporu. Chceme‐li vytvořit kvalitnější výstupy, trvá to déle a stojí to více.     Projektové  řízení  (angl.  termín  Project  Management)  slouží  k  rozplánování  a  realizaci  složitých,  zpravidla  jednorázových  akcí,  které  je  potřeba  uskutečnit  v  požadovaném  termínu  s  plánovanými  náklady  tak,  aby  se  dosáhlo  stanovených  cílů.  Stručně  můžeme  projektové řízení také charakterizovat jako účinné a efektivní dosahování změn.     Cílem projektového řízení je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým  se  rozumí  případ,  kdy  v  plánovaném  čase  a  s  plánovanými  náklady  bylo  dosaženo  cílů  projektu.     Nejdůležitější  fází  projektu  je  plánování  projektu.  V  této  fázi  je  nutné  zajistit  detailní  rozplánování  všech  částí  projektu  a  nejdůležitějším  výstupem  této  fáze  je  podrobný  harmonogram projektu. Výstupy této fáze jsou:   Harmonogram projektu (vychází z plánu požadavků na ERP systém ze strany  zákazníka,  z  plánů  aktivit  a  zdrojů,  z  plánu  vytížení  zdrojů  projektu  a  případně dalších souvisejících plánů),   Rozpočet projektu (vychází z plánu aktivit a zdrojů projektu, plánu pevných  nákladů a případně dalších souvisejících plánů),   Plán  realizace  projektu  (vychází  z  harmonogramu  projektu,  definovaných  milníků projektu a mapy kritické cesty),   Plán  eliminace  rizik  (vychází  z  mapy  kritické  cesty,  analýzy  rizik  projektu,  plánu nepředvídaných situací a případně dalších souvisejících plánů).    Cílem plánování (nejen aktivit) projektu je zajistit:   nejkratší možný čas trvání projektu (souvisí také s náklady),   nejnižší náklady,   nejmenší riziko,   efektivní využití zdrojů.     K plánování projektu je možno využít různé metody a nástroje, zejména pak:  1) SWOT analýza je metoda analýzy, díky které je možno zhodnotit silné (ang: Strengths)  a  slabé  (ang:  Weaknesses)  stránky,  příležitosti  (ang:  Opportunities)  a  hrozby  (ang:  Threats), spojené s určitým projektem.  2)  Projektová  fiše  =  souhrn  informací  o  projektu,  která  slouží  jako  první  vstupní  informace  k  rozhodování  o  předběžném  výběru  projektu  k  realizaci.  Současně  dává  projektová  fiše  základní  informace  o  projektu  ve  větším,  přesto  však  dostatečně  přehledném rozsahu.    Fiše projektu může sloužit jako základ pro přípravu projektu, případně projektové žádosti  u projektů žádajících spolufinancování z fondů EU.    Kvalita  projektu  je  velmi  důležitým  faktorem,  zejména  pak  u  projektů  požadujících  finanční podporu ve formě dotace. Proces kvality obsahuje několik dílčích podprocesů:   plánování  kvality  ‐  identifikace  standardů  a  naplánování  způsobu  jejich  dosažení,   zajištění kvality ‐ provedení dle pokynů Plánu kvality,   kontrola kvality ‐ měření cílových hodnot, monitoring. 

Strana | 39    

   

Rizika  projektu  jsou  konkrétní  hrozby,  které  mohou  ohrozit  jeho  úspěšnost  z  hlediska  kvality výsledných produktů, dodržení důležitých milníků projektu, nepřekročení nákladů  a dosažení očekávaných přínosů. Mezi hlavní charakteristiky rizika patří:   závažnost rizika ‐ jaká je míra nebezpečnosti rizika nebo rizikového faktoru  pro  projekt  a  jaké  budou  důsledky  pro  realizaci  nebo  hladký  průběh  projektu,   četnost  rizika  ‐  frekvence  toho,  že  nastane  riziková  situace  nebo  se  dané  riziko projeví,   kvalitativní  stupeň  rizika  ukazuje  postoj  realizátora  projektu  k  danému  riziku a z toho vycházející postup při jeho omezování nebo eliminaci.    Cílem řízení rizik je podchytit rizika projektu, vyhodnotit pravděpodobnost jejich vzniku a  závažnost  dopadů,  naplánovat  akce  směřující  ke  snížení  pravděpodobnosti  vzniku  rizikové  události  a  akce  směřující  ke  zmírnění  negativních  dopadů  rizikové  události,  pokud už nastane.     Dotační projektový cyklus v případě zapojení podpory ve formě dotace vypadá odlišně z  pohledu  státní  správy,  která  podporu  poskytuje  nebo  distribuuje  (administruje),  a  z  pohledu žadatele, který o udělení dotace usiluje. Žadatel je tak zapojen pouze do určité  části projektového cyklu, jak je viděn státní správou.     Specifika dotovaných projektů:  1.          vysoké  nároky  na  úroveň  a  kvalitu  přípravy,  realizace,  administrativy,  času  a  prostředků,  2.     není 100% úspěšnost získání dotace,  3.     oproti „klasickým“ projektům nutno plnit povinnosti ve všech fázích projektového  cyklu.   

Strana | 40    

   

7 Jak vyplnit žádost o dotaci  Krásný den studente, pokud máte dost odvahy pojďme se podívat na příručku jak vyplnit  žádost o dotaci ze Strkturálních fondů EU.     Netřeba se lekat. Tisíce žádosti již v tomto formuláři bylo podáno a velká část úspěšně.    Hezký den Vám přeje tutor Leo    Cíle:   seznámit se žádostí o dotaci ve SF    

7.1 Jak vyplnit žádost Benefill  Přikládám Vám pracovní příručku pro žadatele v Operačním programu Životní prostředí,  který  je  druhým  největším  v  ČR  (více  jak  5  mld.  EUR).  Obdobně  vypadají  žádosti  i  v  ostatních 23 operačních programech ČR.    Pojďme  se  v  rychlosti  seznámit  s  rozsahem,  kdo  chce,  může  si  zkusit  i  z  webu  cvičně  žádost vyplnit.    Pokud by nastal něaký problém či vyskytl dotaz, neváhejte mne kontaktovat.    Váš tutor Leo     Cíle:    seznámit se s žádostí o dotaci     

Strana | 41    

   

8 Výkladový slovník použitých termínů  Milý  studente,  pro  snažší  orientaci  a  efektivnější  učení  či  porozumění  Ti  přikládáme  slovníček pojmů. Nechť se Ti s ním dobře pracuje.    Váš tutor Leo 

8.1 Výkladový slovník použitých termínů  Milý  studente,  pro  snažší  orientaci  a  efektivnější  učení  či  porozumění  Ti  přikládáme  slovníček pojmů. Nechť se Ti s ním dobře pracuje.    Váš tutor Leo    Cíle:    naučit základnímu pojmosloví   

Obrázek 8.1‐1 slovníček pojmů 1 

 

Strana | 42    

   

   

 

Obrázek 8.1‐2 slovníček pojmů 2 

     

Strana | 43    

   

9 Modelové projekty  Milý kolego,    není  nic  lepšího,  než  se  podívat  na  několik  málo  vzorů.  Zde  jsou.  Je  tu  i  jeden  velký  kompletní projekt k podání žádosti. Pro získání představy.     Doufám, že Vás to neodradilo.    Váš tutor Leo    PS: na začátku vše vypadá složitě, ale když se dojde do cíle...... 

9.1 Modelové projekty  Příkladádáme několik souborů ke stažení ‐ modelové projekty modelové projekty a jedna  kompletní žádost Kompletní žádost   V plném znění na e‐booku, nebo v on‐line kurzu      

10 Glosář pojmů  Krásný den, opět přikládám užitečnou publikaci, kterou opakovaně využíván i nyní.    Váš tutor    Glosář pojmů naleznete v plném znění na e‐booku, nebo v on‐line kurzu  

11 Aplikace dotačních programů  Jsem přesvědčený, že tato aplikace bude Vaším velmi užitečným pomocníkem při hledání  dotací  pro  Vaše  záměry.  Aplikací  exituje  spousty,  ale  tuto  mohu  doporučit  pro  přehlednost a zejména aktuálnost.    Zdraví tutor Leo    Cíle:    budete schopni snadněji najít vhodný dotační titul pro Váš záměr 

11.1 Aplikace dotačních programů  Aplikaci je nutné nainstalovat na PC a poté aktualizovat data. Pokud budete mít problém,  jednak  kontaktujte  svého  IT  správce,  nebo  správce  aplikace  www.rra.cz  ‐  Regionální  rozvojovou agenturu Ústeckého kraje.    Přeji Vám hodně úspěchů 

Strana | 44