TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PLN) (PERSERO) AREA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh: NINDYTA SARI NURMAVITA NIM F3309081

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012


digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PLN) (PERSERO) AREA SURAKARTA

ABSTRACT NINDYTA SARI NURMAVITA F3309081

The purpose of the research to find out how the material inventory accounting system in PT PLN (Persero) Area of Surakarta. The study was conducted in a way comparing inventory accounting System Operating Procedure (SOP) with real material inventory accounting system that is in PT PLN (Persero) Area Surakarta The results for material inventory accounting system of PT PLN (Persero) Area Surakarta is divided into material inventory procedures for material from the partners, between warehouses, return of materials and material expenses of warehouse procedures, to usage and repairs. The conclusion of the research in PT PLN (Persero) Area Surakarta done the inventory accounting system well. All the system which are state in SOP have been applied to the realization material inventory accounting system. Excess of inventory accounting system is situated on the separation of source material and uses the revenue expenditure of material. Keyword : accounting system, inventory

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Sabar dalam mengatasi kesulitan dan bertindak bijaksana dalam mengatasinya adalah kunci yang utama menuju keberhasilan. Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri. (Ibu Kartini) Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hati tua. (Aristoteles)

PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : ü Bapak

Ibuku

tercinta

yang

memberiku semangat.. ü Kakakku

Yoga

dan

Dhena

adikku.. ü Teman-teman Akuntansi

2009,

mendukungku.. commit to user ü Almamaterku..

v

Diploma yang

III selalu


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan lancar. Tugas Akhir yang berjudul EVALUASI SISTEM

AKUNTANSI

PERUSAHAAN

LISTRIK

PERSEDIAAN NEGARA

MATERIAL (PLN)

PADA

(PERSERO)

PT

AREA

SURAKARTA disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini dapat terlaksana dengan lancar berkat dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS., selaku Dekan Fakulltas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. 2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret sekaligus selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir atas kesabaran dalam memberikan bimbingan, nasehat, dan pengertian dalam proses konsultasi dan penyusunan tugas akhir sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan lancar. 3. Bapak Drs. Sri Hartoko, MBA., Ak., selaku Pembimbing Akademik yang telah meluangkan waktu untuk memberikan pembimbingan akademik. 4. Seluruh Dosen serta Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret commit to user yang telah memberikan bantuan bagi penulis. vi


digilib.uns.ac.id

5. Bapak FX Sumarno selaku Asman SDM dan Administrasi PT PLN (Persero) Area Surakarta, yang telah mengijinkan penulis untuk melaksanakan magang di PT PLN (Persero) Area Surakarta. 6. Bapak Mulyono, selaku Pembimbing Institusi Mitra di PT PLN (Persero) Area Surakarta, yang telah memberikan bimbingan kepada penulis serta segenap karyawan PT PLN (Persero) Area Surakarta yang telah membantu dan memberikan banyak kemudahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Bapak Sumarno dan Ibu Nurti Harjani serta kakak adikku tercinta. Terima kasih atas semua dukungan dan doanya. 8. Segenap keluarga besar Diploma III Akuntansi angkatan 2009, yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terima kasih atas kebersamaannya selama kuliah. 9. Seluruh pihak yang telah membantu kelancaran proses penyusunan tugas akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima kasih atas bantuannya selama ini. Sebagai salah satu tahapan dalam proses pembelajaran, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak luput dari segala kekurangan. Oleh karena itu penulis menerima segala bentuk kritik dan saran yang membangun demi kebaikan dalam pengerjaan tugas akhir ini. Sebagai penutup semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Surakarta, Juni 2012 commit to user Penulis vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL........................................................................................

i

ABSTRACT .....................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN .........................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN..........................................................................

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................

v

KATA PENGANTAR .....................................................................................

vi

DAFTAR ISI .................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................

x

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................

xi

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xii BAB I.

PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan .....................................................

1

B. Latar Belakang Masalah..............................................................

14

C. Perumusan Masalah ....................................................................

17

D. Tujuan Penelitian ........................................................................

18

E. Manfaat Penelitian ......................................................................

18

BAB II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka .........................................................................

19

1. Sistem ....................................................................................

19

2. Sistem Akuntansi .................................................................. commit to user

20

3. Sistem Akuntansi Persediaan ................................................

24

viii


digilib.uns.ac.id

4. Persediaan .............................................................................

26

B. Analisis dan Pembahasan ............................................................

28

1. SOP Sistem Akuntansi Persediaan Material di PLN ............ 28 2. Pelaksanaan sistem dan evaluasi ........................................... 52 BAB III. TEMUAN ........................................................................................ 56 BAB IV. PENUTUP A. Simpulan ..................................................................................... 58 B. Rekomendasi ............................................................................... 58

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

TABEL

Halaman

I.1. Jumlah Pegawai di PT PLN (Persero) Area Surakarta ...........................

5

II.1. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen ..................................... 22 II.2. Evaluasi sistem akuntansi persediaan material PLN............................... 54

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR

Halaman

1.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Area Surakarta ..........................

7

2.1. Bagan Alir Penerimaan Material dari Rekanan ...................................... 32 2.2. Bagan Alir Penerimaan Material Antar Gudang ..................................... 34 2.3. Bagan Alir Penerimaan Pengembalian Material Gudang ....................... 36 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Material dari Gudang ....................................... 45 2.5. Bagan Alir Pengeluaran Material untuk Pemakaian ............................... 47 2.6. Bagan Alir Pengeluaran Material untuk Perbaikan................................. 49

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir 2. Bon Penerimaan Barang-Barang Gudang 3. Bon Pengembalian Barang 4. Berita Acara Pemeriksaan 5. Bon Pengiriman Barang-Barang Antar Gudang 6. Bon Pemakaian 7. Berita Acara Serah Terima Transaksi Material 8. Kartu Persediaan 9. Kartu Gantung Barang 10. Daftar Mutasi Harian

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Profil Perusahaan PT PLN (Persero) Area Surakarta yang beralamat di Jalan Slamet Riyadi No. 468 Surakarta merupakan Perusahaan Umum Listrik Negara berbentuk perusahaan perseroan yang bergerak di bidang jasa kelistrikan dan dipimpin oleh seorang Manajer. Semua kegiatan di PT PLN (Persero) Area Surakarta dikendalikan oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. Ada 11 rayon yang berada di bawah penanganan PT PLN (Persero) Area Surakarta yaitu : a. PT PLN (Persero) Rayon Surakarta Kota b. PT PLN (Persero) Rayon Manahan c. PT PLN (Persero) Rayon Kartasura d. PT PLN (Persero) Rayon Sukoharjo e. PT PLN (Persero) Rayon Sragen f. PT PLN (Persero) Rayon Karanganyar g. PT PLN (Persero) Rayon Grogol h. PT PLN (Persero) Rayon Sumberlawang i. PT PLN (Persero) Rayon Palur j. PT PLN (Persero) Rayon Wonogiri k. PT PLN (Persero) Rayoncommit Jatisrono to user

1


digilib.uns.ac.id 2

2. Sejarah Berdirinya Perusahaan Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik untuk keperluan sendiri. Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan-perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II. Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW. Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum. Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sector swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang. 3. Tujuan, Visi dan Misi Perusahaan a. Tujuan Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang BUMN, maka tujuan dari PT PLN (Persero) Area Surakarta sesuai dengan PP No. 23 tahun 1994 adalah: 1) Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan usaha. 2) Menyediakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai. 3) Merintis kegiatan-kegiatan untuk penyediaan tenaga listrik. 4) Menyelenggarakan

usaha-usaha

lain

yang

menunjang

usaha

penyediaan tenaga listrik sesuai dengan undang-undang yang berlaku. b. Visi Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuhkembang, commit to user Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.


digilib.uns.ac.id 4

c. Misi 1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham. 2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan. d. Motto Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik e. Nilai-nilai 1) Saling Percaya, Integritas, Peduli, Pembelajar 2) Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan 3) Penghargaan pada harkat dan martabat manusia 4. Pelayanan yang diberikan PT PLN (Persero) Area Surakarta Sesuai

dengan

Undang-Undang

No.

30

Tahun

2009

tentang

Ketenagalistrikan dan berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan. Berikut adalah rangkaian usaha perusahaan yang dijalankan oleh PT PLN (Persero) Area Surakarta: a. Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik b. Menjalankan usaha penunjang tenaga listrik c. Kegiatan-kegiatan lainnya commit to user


digilib.uns.ac.id 5

Kegiatan usaha Perusahaan dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu: 1) Kegiatan Perencanaan 2) Kegiatan Pembangunan 3) Kegiatan Usaha/ Operasi 4) Kegiatan Riset dan Penunjang Kegiatan yang dilakukan oleh satuan organisasi penunjang mencakup hal-hal berikut: a) PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan b) PT PLN (Persero) Pusat Enjiniring Ketenagalistrikan c) PT PLN (Persero) Penelitian dan Pengembangan Ketenagalistrikan d) PT PLN (Persero) Jasa Sertifikasi e) PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi f) PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Tabel. I.1 Jumlah Pegawai di PT PLN (Persero) Area SURAKARTA Bagian Manajer Pelayanan dan Administrasi Perencanaan dan Evaluasi Konstruksi Transaksi Energi Jaringan Jumlah Sumber: Bagian Sumber Daya Manuasia

Jumlah 1 orang 28 orang 6 orang 8 orang 11 orang 24 orang 78 orang

5. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan a. Struktur Organisasi Penanggung jawab tertinggi di PT PLN (Persero) Area Surakarta adalah commit to user seorang manajer. Manajer dibantu oleh beberapa asisten manajer yang


mewakili

digilib.uns.ac.id 6

setiap

bagian.

Asisten

manajer

bertanggung

jawab

mengendalikan kinerja para karyawan. Semua terlihat jelas dalam Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Area Surakarta.

commit to user

7

Gambar 1.1 STRUKTUR ORGANISASI PT PLN (Persero) Area Surakarta (Sesuai SK 1235. K/DIR/2011 Tanggal 05 Agustus 2011)


digilib.uns.ac.id 8

b. Deskripsi Jabatan 1) Manajer Area Tanggung jawab Utama: a) Mengkoordinasikan

tugas

untuk

mencapai

target

kinerja

perusahaan. b) Mengevaluasi perkiraan kebutuhan energi listrik dan pendapatan penjualan

tenaga

listrik

(bottom-up

load

forecast)

untuk

merencanakan pengusahaan ketenagalistrikan. c) Mengkoordinasikan pengendalian operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi untuk mempertahankan keandalan pasokan energi tenaga listrik. d) Mengkoordinasikan penjualan tenaga listrik dan menjamin mutu keandalan. e) Mengkoordinasikan pelaksanaan Penertiban Pemakaian Tenaga Listrik (P2TL) untuk menekan losses. f) Mengkoordinasikan pelaksanaan Keselamatan Ketenagalistrikan (K2) dan Keamanan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). g) Mengkoordinasikan pelaksanaan penyambungan baru, perubahan daya, administrasi pelanggan, pembacaan meter, proses rekening, pengelolaan piutang pelanggan. h) Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa untuk mendukung operasional kegiatan perusahaan. commit to user


digilib.uns.ac.id 9

i) Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan. j) Mengkoordinasikan pelaksanaan sosialisasi kebijakan-kebijakan dan produk perusahaan, hak dan kewajiban pelanggan, Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) untuk peningkatan citra perusahaan. k) Mengkoordinasikan penerimaan dan pengeluaran dana imprest dan receipt untuk kelancaran operasional perusahaan. l) Mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) untuk memenuhi target dan citra perusahaan m) Mengkoordinasikan pelaksanaan kerjasama dengan stakeholder, penandatanganan dan pertanggungjawaban aspek hukum sesuai dengan kewenangan di wilayah kerjanya. n) Mengkoordinasikan

kegiatan

kesekretariatan

dan

mempertanggungjawabkan pengelolaan aset perusahaan di wilayah kerjanya. o) Mengevaluasi pencapaian kinerja unit asuhannya secara berkala. 2) Asisten Manajer Pelayanan dan Administrasi Tanggung jawab Utama: a) Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran, pelayanan pelanggan, keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM) dan sarana. b) Mengkoordinasikan kegiatan pasang baru dan perubahan daya sesuai kewenangan. commit to user


digilib.uns.ac.id 10

c) Melakukan pemetaan calon pelanggan dan pelanggan untuk perencanaan strategi pemasaran. d) Mengevaluasi data perkembangan daerah sebagai bahan untuk kajian program pemasaran. e) Memverifikasi Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL) sesuai kewenangan. f) Memonitor pelaksanaan transaksi yang menggunakan Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T) dan atau Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat (P2APST). g) Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan administrasi pelanggan yang meliputi Data Induk Pelanggan (DIL) dan pengendalian Data Induk Saldo (DIS). h) Memonitor kegiatan penagihan dan pengawasan kredit. i) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan hubungan industrial untuk meningkatkan efektifitas komunikasi perusahaan. j) Menyusun usulan Formasi Tenaga Kerja (FTK) termasuk tenaga outsourcing untuk efisiensi penggunaan tenaga kerja. k) Menyusun usulan peningkatan kompetensi Sumber Daya Manuasia (SDM) dan merencanakan usulan diklat/ kursus. l) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan administrasi umum (kesekretariatan, pelayanan umum), pengelolaan fasilitas kantor serta keamanan & Keamanan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).

commit to user



m) Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21) pegawai dan pensiunan. n) Melakukan verifikasi dan validasi serta persetujuan terhadap kelengkapan bukti-bukti, tentang kesesuaian persyaratan berkas tagihan dan menyetujui pembayaran sesuai kewenangan. 3) Asisten Manajer Perencanaan dan Evaluasi Tanggung jawab Utama: a) Mengkoordinasikan penyusunan dan pencapaian target kinerja perusahaan. b) Mengkoordinasikan penyusunan RKAP, LKAO dan LKAI. c) Menyusun data dukung untuk penyusunan Prakiraan Beban dan Rencana Umum Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL). d) Menyusun dan mengevaluasi (KKO, KKF dan ERM) usulan Anggaran Investasi (AI) dan Anggaran Operasi (AO) sistem distribusi. e) Mengkoordinasikan Master Plan Pengembangan Jaringan Distribusi dan Scada. f) Menyusun rencana perluasan jaringan distribusi untuk PB/ PD serta pembangunan listrik perdesaan. g) Memonitori dan mengevaluasi implementasi aplikasi, pemeliharaan sistem informasi. h) Mengkoordinasikan penyusunan dan updating mapping data jaringan dan pelanggan.

commit to user



4) Asisten Manajer Konstruksi Tanggung jawab Utama: a) Mengkoordinasikan

pengendalian

pekerjaan

Pembangunan

Jaringan Distribusi untuk penyambungan baru, efisiensi, mutu dan keandalan sistem distribusi dan PLTM sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku. b) Mengkoordinasikan ketersediaan material. c) Mengkoordinasikan rekonsiliasi stock opname material. d) Memastikan proses Tata Usaha Logistik sesuai prosedur. e) Memonitor pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. f) Mengevaluasi dan mengkoordinasi penyelesaian pekerjaan konstruksi dan melakukan commision test untuk pelaksanaan penyambungan. g) Melakukan Serah Terima Fisik Teknik (STFT). h) Melakukan pengendalian pelaksanaan pekerjaan konstruksi 5) Asisten Manajer Transaksi Energi Listik Tanggung jawab Utama: a) Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan pengelolaan APP, penekanan susut dan P2TL. b) Mengkoordinasikan pemasangan, pembacaan dan evaluasi APP pelanggan TM, transaksi antarunit dan IPP/ excess power. c) Memonitor dan mensupervisi pemasangan, pembacaan dan evaluasi APP TR. d) Mengkoordinasikan pengendalian APP untuk memastikan akurasi commit to user pengukuran transaksi tenaga.



e) Mengkoordinasikan pemeliharaan APP, baik korektif maupun preventif. f) Mengkoordinasikan proses pembuatan rekening penjualan tenaga listrik dan penerbitan stroom. g) Memverifikasi hasil transaksi energi pelanggan pasca dan prabayar (prepaid) dan APP antarunit serta IPP/ excess power. h) Mengevaluasi dan memetakan kinerja susut, penertiban dan pemutakhiran data PJU. i) Mengkoordinasikan kegiatan P2TL. j) Mengkoordinasikan pengelolaan Automatic Meter Reading (AMR). k) Mengelola kebutuhan dan mengendalikan pemakaian segel serta matris segel. l) Melakukan rekonsiliasi dengan pihak-pihak yang terkait atas penerimaan dan pengeluaran. m) Melakukan

pengendalian

biaya

operasi

perusahaan

untuk

mendapatkan efisiensi biaya perusahaan. n) Merencanakan

kebutuhan

kas

jangka

pendek

dan

mengkoordinasikan pelaksanaan kas opname secara berkala untuk pengamanan fisik kas. o) Mengkoordinasikan kegiatan pembukuan sesuai dengan pedoman perusahaan. p) Menyusun Program dan Rencana Kerja (PRK). commit to user



6) Asisten Manajer Jaringan Tanggung jawab Utama: a) Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) untuk kegiatan operasi sistem distribusi dan pemeliharaan jaringan distribusi. b) Mengevaluasi rencana dan pelaksanaan operasi sistem distribusi dan pemeliharaan jaringan distribusi, PDKB, dan PLTM. c) Memonitor dan mengevaluasi kinerja proteksi jaringan distribusi. d) Memonitor dan mengevaluasi kinerja pelayanan teknik. e) Melakukan verifikasi dan validasi aset distribusi secara periodik. f) Menyusun dan mengkoordinasikan Operating

Procedure)

untuk

pelaksanaan SOP (Standart setiap

pekerjaan

operasi,

pemeliharaan jaringan distribusi, dan PDKB. g) Melakukan

pengendalian

operasi

sistem

distribusi

dan

pemeliharaan jaringan distribusi. h) Melakukan evaluasi pelaksanaan SOP guna tercapainya zero accident. i) Melakukan koordinasi dengan unit/ instansi terkait dalam rangka operasi sistem distribusi dan pemeliharaan jaringan distribusi.

B. Latar Belakang Masalah PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan salah satu perusahaan yang mendapatkan subsidi dari pemerintah, yang mana kegiatan operasi yang dijalankan sangat diperlukan oleh masyarakat dan merupakan satu-satunya perusahaan yang menyediakan jasa kelistrikan. Dengan kata lain kegiatan commit to user operasi yang dijalankan PT PLN (Persero) Area Surakarta menguasai hajat



hidup orang banyak. Subsidi merupakan salah satu kebijakan yang diberikan oleh pemerintah yang dapat merangsang dan meningkatkan konsumsi yang selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan kegiatan ekonomi. Dalam suatu perusahaan persediaan merupakan salah satu elemen pokok dan merupakan sumber daya yang sangat penting. Persediaan seringkali merupakan akun terbesar yang melibatkan modal perusahaan. Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau dalam bentuk perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Keberhasilan perusahaan dalam mengelola persediaan yang ada akan membantu kemajuan perusahaaan itu sendiri dan juga membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Persediaan merupakan salah satu kekayaan perusahaan yang cukup lancar karena diperoleh atau diproduksi dan dijual secara terus menerus sehingga memiliki tingkat perputaran yang tinggi, sedangkan penilaian atas persediaan itu sendiri harus dilakukan sebaik mungkin sehingga dapat membantu perusahaan dalam memperkecil hal-hal yang dapat menggangu dan menghambat dari jalannya operasi perusahaan. Misalnya saja, apabila terjadi kesalahan dalam penilaian akan mengakibatkan kesalahan dalam menentukan besarnya laba yang akan dicapai perusahaan dalam suatu periode. Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang commit to user dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan



pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang. Perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan penting yang mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan, baik itu perusahaan dagang, perusahaan pabrik ataupun perusahaan jasa, karena mempunyai nilai yang cukup besar dan mempunyai pengaruh terhadap besar kecilnya biaya operasi. Walaupun PT PLN (Persero) Area Surakarta merupakan perusahaan jasa tetapi perusahaan ini tetap memiliki persediaan barang di gudang seperti perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur pada umumnya. Definisi persediaan di PT PLN (Persero) Area Surakarta yaitu bahan atau barang yang merupakan suatu peralatan untuk membantu proses pendistribusian listrik hingga sampai ke pelanggan. Dalam penentuan nilai persediaan, PT PLN (Persero) Area Surakarta menggunakan metode rata-rata. Suatu perusahaan sangat penting untuk melakukan pengawasan atas persediaan barang. Kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan persediaan. Perlu diketahui bahwa hal ini tidak dapat menghilangkan sama sekali risiko yang timbul akibat adanya persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil, melainkan hanya mengurangi risiko yang akan terjadi. Persediaan yang optimal merupakan hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang. Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan. Sistem akuntansi dalam suatu perusahaan adalah hal yang penting untuk kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Oleh karena itu, sistem yang commit to user dibuat di suatu perusahaan harus efektif, informatif, dan akurat yang artinya



sistem informasi tersebut dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pihak-pihak yang membutuhkan, bebas dari kesalahan-kesalahan, jelas mencerminkan maksud dan tujuan agar mudah dipahami dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan. Berdasarkan uraian mengenai latar belakang permasalahan di atas, yang berawal dari jaringan prosedur yang membentuk sistem beserta pengendalian intern yang selalu dibawah pengawasan. Dengan adanya sistem dan pengendalian intern tersebut perusahaan mampu menjalankan kegiatan di gudang dengan baik oleh karena itu penulis terdorong untuk mengambil judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PLN) (PERSERO) AREA SURAKARTA”.

C. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas tersebut maka perumusan masalah yang dapat diambil yaitu: 1. Bagaimana sistem akuntansi persediaan material di PT PLN (Persero) Area Surakarta? 2. Apakah dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan material sudah sesuai SOP?

commit to user



D. Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu:. 1. Untuk mengetahui sistem akuntansi persediaan material di PT PLN (Persero) Area Surakarta. 2. Untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan sistem akuntansi persediaan material dengan SOP persediaan.

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis Penulisan tugas akhir ini diharapkan menambah wawasan penulis lain terkait dengan bahan yang akan dibahas dan merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Penulis juga dapat mengimplementasikan ilmu yang selama ini diperoleh pada masa perkuliahan, serta mendapatkan pengalaman dengan melaksanakan praktek kerja pada sebuah instansi atau perusahaan. 2. Bagi Perusahaan Penelitian yang berguna untuk penulisan tugas akhir ini diharapkan menjadi sumbangan pemikiran atau pertimbangan dalam penyusun suatu kebijakan pengembangan sistem akuntansi persediaan material. 3. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi mahasiswa jurusan Akuntansi yang sedang commit to user menyusun Tugas Akhir dengan pokok pembahasan yang sama


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuantujuan tertentu (Baridwan, 1985: 2). Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2006: 6). Menurut Romney dan Paul (2003: 2) mendefinisikan sistem adalah rangkaian dari dua komponen atau lebih, komponenkomponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari berbagai definisi sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah rangkaian unsur yang saling berhubungan, berinteraksi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat commit to user

19



untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5). 2. Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Baridwan (1985: 3) mendefinisikan sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi

yang

mengumpulkan,

mengklasifikasi,

mengolah,

menganalisis dan mengkomunikasikan informasi finansial dan decision making yang relevan kepada pihak luar perusahaan dan pihak intern. Board (2001) mendefinisikan sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengelompokkan, merangkum, serta melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan (Reeve, 2009: 223). Dari berbagai definisi sistem akuntansi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu prosedur yang terdiri atas formulir, catatan,

dan

laporan

yang

berguna

untuk

mengumpulkan,

mengklasifikasi, mengolah, menganalisis dan melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan. Mulyadi (2001: 3) menyebutkan unsur suatu sistem akuntansi commit to user pokok adalah formulir, catatan yang terdiri atas jurnal, buku besar, buku



pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur sistem, yaitu: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) dalam secarik kertas. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan yang pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. c. Buku besar Buku besar (general ledger) terdiri atas rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d. Buku pembantu Buku pembantu ini terdiri atas rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan commit to user akuntansi akhir.



e. Laporan Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Simbol-simbol standar digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. Tabel II.1 Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) No.

Simbol

Keterangan Dokumen

1.

Dokumen dan tembusannya 2.

Berbagai dokumen 3.

Catatan 4.

Penghubung

pada

halaman

5. yang sama Mulai/berakhir (terminal) 6.

Akhir arus dokumen 7. commit to user



Tabel II.1 Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) No.

Simbol

Keterangan Awal arus dokumen

8.

Penghubung pada halaman 9. yang berbeda Kegiatan manual 10.

Keterangan, komentar 11.

Arsip sementara 12.

Arsip permanen 13.

On-line computer process 14.

Kying (typing, verifying) 15.

Pita magnetic 16. commit to user



Tabel II.1 Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) No.

Simbol

Keterangan On-line storage

17.

Keputusan 18.

Garis alur (flowline) 19.

Persimpangan garis alir 20.

Pertemuan garis alir 21.

Dari Pemasok

Masuk ke sistem

22.

Keluar ke sistem lain 23. Ke sistem lain Sumber: Mulyadi (2001: 60) simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen 3. Sistem Akuntansi Persediaan Sistem akuntansi persediaan salah satunya adalah sistem penerimaan dan pengeluaran barang gudang yang merupakan prosedur yang digunakan untuk menerima dan mengeluarkan barang-barang yang digudangkan termasuk transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan commit to user



menambah persediaan barang digudang seperti bahan baku, bahan penolong, suku cadang, dan lain sebagainya. Sistem penerimaan dan pengeluaran barang gudang memuat unsur-unsur: a. Fungsi terkait 1) Bagian gudang 2) Bagian kartu persediaan 3) Bagian kartu biaya 4) Bagian jurnal b. Dokumen yang digunakan 1) Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang 2) Bukti pengembalian barang gudang c. Catatan akuntansi 1) Jurnal umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dilakukan fungsi akuntansi. 2) Kartu persediaan Kartu persediaan diselenggarakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang beserta harga pokok persediaan. 3) Kartu gudang Mencatat data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. d. Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Persediaan 1) Prosedur penerimaan barang commit to user 2) Prosedur pengeluaran barang



3) Prosedur pengembalian barang 4. Persediaan a. Pengertian PSAK No 14 tahun 2009, persediaan adalah aset tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Ada beberapa tipe persediaan: 1) Persediaan produk jadi. 2) Persediaan produk dalam proses. 3) Persediaan bahan baku. 4) Persediaan bahan penolong. 5) Persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. b. Metode pencatatan persediaan 1) Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method). Dalam metode persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. 2) Metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembeli saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan

karena

pemakaian

persediaan. commit to user

tidak

dicatat

dalam

kartu



c. Metode Kalkulasi Biaya Persediaan dalam Sistem Persediaan Perpetual Metode kalkulasi biaya persediaan yang berbeda menghasilkan jumlah yang juga berbeda untuk persediaan akhir dan harga pokok penjualan. Dalam hal ini ada 3 metode yang digunakan yaitu: 1) Metode FIFO (first in, first out) Kalkulasi biaya FIFO konsisten dengan pergerakan fisik persediaan bagi sebagian besar perusahaan. Ini berarti perusahaan menjual paling awal persediaan yang paling lama. Menurut metode FIFO, biaya pertama yang dikeluarkan adalah biaya pertama yang dibebankan ke harga pokok penjualan. FIFO menyisakan dalam persediaan akhirnya biaya terakhir-terbaru. 2) Metode LIFO (last in, first out) LIFO merupakan kebalikan dari FIFO. Menurut metode LIFO, harga pokok penjualan berasal dari pembelian terbaru-terkini. Persediaan akhir berasal dari biaya paling lama dalam periode berjalan. 3) Metode Biaya Rata-rata Dengan metode ini, perusahaan menghitung biaya rata-rata per unit yang baru setelah setiap pembelian. Kemudian persediaan akhir dan harga pokok penjualan didasarkan pada biaya rata-rata per unit yang sama. commit to user



B. Analisis dan Pembahasan 1. Sistem Akuntansi Persediaaan Material di PT PLN (Persero) Area Surakarta menurut SOP (Standart Operating Procedure) Sistem akuntansi persediaan material terbagi menjadi 2 sistem yaitu sistem akuntansi penerimaan material dan sistem pengeluaran material. Masingmasing sistem akan dijelaskan sebagai berikut: a. Sistem Akuntansi Penerimaan Material Sistem penerimaan material disuatu unit administrasi PLN merupakan suatu kegiatan awal dari proses terjadinya persediaan barang/ material di unit tersebut/ di gudang unit administrasi yang bersangkutan. Sistem akuntansi penerimaan material di PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi unsur-unsur sebagai berikut: 1) Fungsi terkait a) Fungsi Tata Usaha Gudang Bertugas mengawasi proses penerimaan dan pengeluaran barang gudang serta mengawasi penyimpanan barang gudang. b) Fungsi Tata Usaha Keuangan Gudang Sebagai media administrasi dalam bentuk formulir untuk mencatat nilai barang-barang gudang. Fungsi TUKG bertugas memuat segala informasi mengenai persediaan, pergerakan dan harga, maupun pesanan material dan harganya.

commit to user



c) Fungsi Perbekalan Perbekalan adalah suatu proses serta langkah-langkah dalam penyediaan material sebagai penunjang kegiatan untuk mencapai tujuan PLN. Beberapa tugas dari fungsi perbekalan yaitu: - Menerima material dari kantor distribusi, unit-unit lain atau dari rekanan. - Mengeluarkan material gudang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. - Menyimpan dan memelihara material yang ada didalam gudang atau material yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. - Menyelenggarakan tata usaha pergudangan sesuai dengan prosedur yang berlaku. d) Fungsi Pembelian Bertugas mengawasi pembelian material sampai masuk ke gudang. e) Fungsi pengolahan data akuntansi Bertugas menginput/ menjurnal penerimaan dan pengeluaran material ke komputer agar mudah dipahami. 2) Dokumen yang digunakan a) TUG 3 berbentuk formulir kode 1 “Bon Penerimaan Material Antar Gudang” dan to berbentuk formulir kode 2 “Bon commit user Penerimaan Material Pesanan”.



b) TUG 10 berbentuk formulir kode 3 ”Bon Pengembalian Barang”. c) TUG 4 berbentuk formulir kode 5 “Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material”. d) Surat Pengantar Barang e) Surat Perintah Kerja/ surat kontrak 3)

Catatan akuntansi a) TUG 1 “Kartu Persediaan” Digunakan untuk mencatat metode pembukuan material untuk setiap jenisnya berserta harganya. b) TUG 2 “Kartu Gantung Barang” Berfungsi

sebagai

kartu

pengenal

untuk

memudahkan

pengklasifikasian dan penghitungan material. c) TUKG 2 “Buku Penerimaan Barang” d) TUKG 4 “Kartu Keuangan Material” 4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem a) Sistem Penerimaan Material dari Rekanan Pengadaan/ pembelian material yang dilakukan oleh PLN pusat dan materialnya di drop langsung ke unit adaministrasi yang telah ditetapkan dalam kontrak jual beli antara rekanan yang bersangkutan dan PLN pusat. b) Sistem Penerimaan Material antar Gudang Penerimaan material dari subunit kerja yang berada dalam commit to user suatu unit kerja.



c) Sistem Penerimaan Material dari Pengembalian Pengembalian pemakaian

barang-barang/ dan

spare

barang-barang

pembongkaran suatu aktiva tetap.

commit to user

parts

yang

lebih

diperoleh

bekas dari



Tata Usaha Gudang

Tata Usaha Keuangan Gudang

Mulai 1

Menerima surat pengantar & surat kontrak

6 1 Memeriksa barang dan menyerahkan barang

Kode 2

Lampiran nota

Kode 5

Buku Penerimaan Barang

6 5 4 3 2

Kartu Keuangan Material

1 Kode 2

1

Pemberian Harga

N 2 3

Rekanan/pengirim barang N

Kartu Persediaan

Kartu Gantung Barang

commit to user Gambar 2.1 Bagan Alir Penerimaan Material dari Rekanan



Tata Usaha Pembelian 2

Tata Usaha Perbekalan

Kode 2

Buku Pembelian

4 Kode 2

Kartu Persediaan

4

4

5

3

2

Pengolah Data Akuntansi

4

4 Kode 2

N

Selesai

Kode 2

Sistem Aplikasi Produk

5

N

commit to user Gambar 2.1 Bagan Alir Penerimaan Material dari Rekanan (lanjutan)



Tata Usaha Gudang


Mulai

1

Menerima surat pengantar & surat kontrak

6 Memeriksa barang dan menyerahkan barang

1 Kode 1

Lampiran nota

Kode 5

5 6 5 4 3 2 1 Kode 1

1 N 2 3

Kartu Persediaan

Pengirim barang


commit to user Gambar 2.2 Bagan Alir Penerimaan Material Antar Gudang



Tata Usaha Pembelian

2


3

2 Kode 1


5

1

4 Kode 1

Buku Pembelian

Kartu Persediaan

N

N

Kode 1


6

commit to user Gambar 2.2 Bagan Alir Penerimaan Material Antar Gudang (lanjutan)



Pengembali Barang

Tata Usaha Gudang

Mulai

1

Surat Pengantar

2 1 Kode 3

Membuat Bon Pengembalian Barang

2

Pemeriksaan barang

Daftar Mutasi Harian

3 2 1 Kode 3

Kartu Persediaan N

1 N

commit to user Gambar 2.3 Bagan Alir Pengembalian Material Gudang




2


4

1

1 Kode 3

3

Kode 3

1 Kode 3

Bukti Penerimaan Barang N Pengecekan nomer normalisasi


Selesai 4 3

Gambar 2.3 Bagan Alir Pengembalian commit Material to user Gudang (lanjutan)



5) Penjelasan bagan alir sistem penerimaan material di PT PLN (Persero) Area Surakarta a) Sistem Penerimaan Material dari Rekanan - TU gudang menerima surat pengantar material dan surat kontrak

dari

rekanan

selanjutnya

dilakukan

memeriksaan dan penyerahan barang, setelah itu TU gudang membuat formulir kode 5 “Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material” dilanjutkan dengan membuat kode 2 “ Bon Penerimaan Barang/material Pesanan” dalam rangkap 6 dengan distribusi sebagai berikut: Lembar ke-1 dan ke-6

: untuk bagian TUKG.

Lembar ke-2

: untuk TU Pembelian.

Lembar ke-3

: untuk TU Gudang.

Lembar ke-4

: untuk TU Perbekalan.

Lembar ke-5

: untuk rekanan atau pengirim

Dengan lembar ke-3 dilakukan pencatatan kedalam kartu persediaan dan kartu gantung barang, kemudian diarsip sementara. - TUKG menerima formulir kode 2 kemudian dilakukan pembukuan ke dalam TUKG 2 “Bon Penerimaan Barang” dan “Kartu Keuangan Material” selanjutnya dilakukan pemberian harga, lembar ke-1 untuk diarsip commit to user permanen dan lembar ke-6 untuk lampiran nota.



- Setelah menerima formulir kode 2 lembar ke-2 dari TU gudang,

TU

pembelian

mencatat

dalam

buku

pembelian, kemudian lembar ke-2 diarsip sementara. - Setelah menerima formulir kode 2 lembar ke-4 dari TU gudang,

TU

perbekalan

mencatat

dalam

kartu

persediaan kemudian lembar ke-4 di arsip sementara. b) Sistem Penerimaan Material antar Gudang - TU gudang menerima surat pengantar barang dan SPK untuk

mengadakan

pemeriksaan

material

dan

penyerahan barang, selanjutnya TU gudang membuat formulir kode 5 “Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material” berdasarkan beberapa dokumen diatas TU gudang membuat formulir kode 1 “Bon penerimaan barang-barang antar gudang” rangkap 6 dengan distribusi sebagai berikut: Lembar ke-1 dan ke-6

: untuk bagian TUKG.

Lembar ke-2

: untuk TU Pembelian.

Lembar ke-3

: untuk TU Gudang.

Lembar ke-4

: untuk TU Perbekalan.

Lembar ke-5

: untuk pengirim barang.

Berdasar formulir kode 1 lembar ke-3, TU gudang melakukan pembukuan kedalam kartu persediaan dan kartu gantung barang commit to user sementara.

lalu mengarsipnya secara



- Bagian Tata Usaha Keuangan Gudang menerima formulir kode 1 dari TU Gudang 2 lembar, lembar ke-1 lalu diberikan kepada bagian pengolahan data untuk diproses dengan komputer, setelah dikembalikan diarsip secara permanen dan ke-6 digunakan untuk lampiram nota. - TU pembelian menerima formulir kode 1 lembar ke-2 untuk dicatat dalam “Buku Pembelian” lalu diarsip sementara. - Berdasar formulir kode 1 lembar ke-4, TU Perbekalan melakukan pencatatan kedalam kartu persediaan lalu diarsip sementara. - Bagian pengolahan data penerima kode 1 lembar ke-1 untuk

diproses

dengan

komputer,

setelah

itu

dikembalikan lagi ke TUKG. c) Sistem Penerimaan Material dari Pengembalian - Dengan adanya surat pengantar barang, petugas yang mengembalikan material membuat formulir kode 3 ”Bon Pengembalian Barang” rangkap 3, dengan distribusi: Lembar ke-1 dan ke-2

: untuk TU gudang

Lembar ke-3

: untuk alas pembuat bon

commit to user



TU gudang menerima kode 3 lembar ke-1 dan ke-2, lembar ke-1 diberikan ke TUKG, lembar ke-2 digunakan

untuk

memeriksa

barang

sekaligus

digunakan untuk bukti pemerimaan barang. Kemudian TU gudang membuat “Daftar mutasi harian” dan mencatat dalam kartu persediaan. Lembar ke-2 diarsip. - TUKG menerima kode 3 lembar ke-1 untuk melakukan pengecekan nomor normalisasi, lalu mengirimnya ke bagian pengolahan data. Setelah formulir kode 3 kembali lalu diarsip sementara. - Bagian pengolahan data menerima formulir kode 3 lembar ke-1 lalu memasukkan data ke computer,setelah itu dikembalikan ke TUKG. b. Sistem Akuntansi Pengeluaran Material Yang dimaksud dengan sistem pengeluaran barang/ material PLN adalah menyalurkan atau mendistribusikan barang/ material yang sudah ada dalam persediaan gudang kepada unit PLN yang membutuhkannya, serta pemakaian oleh subunit/ unit kerja itu sendiri. Sistem akuntansi pengeluaran material di PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi unsur-unsur sebagai berikut: 1) Fungsi terkait a) Fungsi Tata Usaha Gudang Bertugas mengawasi proses penerimaan dan pengeluaran commit to user barang gudang serta mengawasi penyimpanan barang gudang.



b) Fungsi Tata Usaha Keuangan Gudang Sebagai media administrasi dalam bentuk formulir untuk mencatat nilai barang-barang gudang. Fungsi TUKG bertugas memuat segala informasi mengenai persediaan, pergerakan dan harga, maupun pesanan material dan harganya. c) Fungsi Perbekalan Perbekalan adalah suatu proses serta langkah-langkah dalam penyediaan material sebagai penunjang kegiatan untuk mencapai tujuan PLN. Beberapa tugas dari fungsi perbekalan yaitu: - Menerima material dari kantor distribusi, unit-unit lain atau dari rekanan. - Mengeluarkan material gudang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. - Menyimpan dan memelihara material yang ada didalam gudang atau material yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. - Menyelenggarakan tata usaha pergudangan sesuai dengan prosedur yang berlaku. d) Fungsi pengolahan data akuntansi Bertugas menginput/ menjurnal penerimaan dan pengeluaran material ke komputer agar mudah dipahami. 2) Dokumen yang digunakan commit to user a) TUG 16 “Permintaan Perbaikan Barang”



b) TUG 9 berbentuk formulir kode 7 “Bon Pemakaian”. c) TUG 8 berbentuk formulir kode 6 “Bon Pengiriman BarangBarang Antar Gudang”. 3) Catatan Akuntansi a) TUG 1 “Kartu Persediaan”. Digunakan untuk mencatat metode pembukuan material untuk setiap jenisnya berserta harganya. b) TUG 2 “Kartu Gantung Barang” Berfungsi

sebagai

kartu

pengenal

untuk

memudahkan

pengklasifikasian dan penghitungan material. c) TUG 11 “Daftar Mutasi Harian Barang”. d) TUG 12 ”Daftar Pengantar Bon-Bon Gudang”. e) TUKG 1 “Buku Pemakaian Barang-Barang atau Sparepart”. Untuk mencatat pengeluaran barang/ material dari gudang unit untuk keperluan pemakaian unit itu sendiri, antara lain digunakan

pada

kegiatan

pemasangan

baru,

perluasan,

perbaikan, pemeliharaan dan lain-lain. f) TUKG 3 “Buku Pengeluaran Material”. g) TUKG 4 “Kartu Keuangan Material”. 4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem a) Sistem Pengeluaran Material dari Gudang Pemindahan material antar gudang yang bernaung dalam satu unit kerja PLN, misalnya antar gudang kantor wilayah/ commit to user distribusi dengan gudang sektor/ cabangnya atau sebaliknya.



b) Sistem Pengeluaran Material untuk Perbaikan Pengeluaran barang karena ada barang yang rusak tapi masih bisa diperbaiki untuk dipergunakan lagi. c) Sistem Pengeluaran Material untuk Pemakaian Pengeluaran barang/ material dari gudang unit untuk keperluan pemakaian unit itu sendiri, antara lain digunakan pada kegiatan pemasangan baru, perluasan, perbaikan, pemeliharaan dan lainlain.

commit to user



Tata Usaha Gudang Pengirim

Tata Usaha Keungan Gudang

Mulai

7

1

Surat Pengantar 1

Kode 6

Kode 6

Membuat “Bon Pengiriman Barang Antar Gudang”

Selesai Buku Pengeluaran Barang Lampiran nota penerima barang

6 5 4


3 2 1 Kode 6

4 3 1

1

6

Daftar isi barang

Gudang Penerima Kartu Persediaan


N

commit to user Gambar 2.4 Bagan Alir Pengeluaran Material dari Gudang





3

4

5 Kode 6

1 Kode 6

Kartu Persediaan


N

7

commit to user Gambar 2.4 Bagan Alir Pengeluaran Material dari Gudang (lanjutan)



Tata Usaha Gudang

Mulai

Menerima kode 7 dari peminta barang

2 1 Kode 7 Menyerahkan barang

1 Daftar Mutasi Harian

Kartu Persediaan


N

commit to user Gambar 2.5 Bagan Alir Pengeluaran Material untuk Pemakaian





1

3

1

1

1

Kode 7

Kode 7


Buku Pengeluaran Barang

2

Selesai

Kode 7


3

Pemberian harga

2

commit to user Gambar 2.5 Bagan Alir Pengeluaran Material untuk Pemakaian (lanjutan)




Tata Usaha Gudang 1

Mulai

Membuat “Permintaan Perbaikan Barang”

2

1 TUG 16

4

Di beri cap “Untuk Perbaikan"

3 2 1

Otorisasi kepala gudang

TUG 16

2

1


2 TUG 16


Menyerahkan barang kepada bengkel

Kartu Persediaa n

Bengkel Perbaikan

N

Buku Pengeluaran Barang

N

Selesai

commit to user Gambar 2.6 Bagan Alir Pengeluaran Material untuk Perbaikan



5) Penjelasan bagan alir Sistem Pengeluaran Material di PT PLN (Persero) Area Surakarta a) Sistem Pengeluaran Material Antar Gudang - Dengan adanya surat pengantar barang, daftar isi barang, TU Gudang Pengirim membuat formulir kode 6 “Bon Pengiriman Barang-Barang Antar Gudang” rangkap 6 dengan distribusi : Lembar ke-1 dan ke-6

: untuk TUKG

Lembar ke-2 dan ke-3

: untuk Gudang Penerima

Lembar ke-4

: untuk TU Gudang Pengirim

Lembar ke-5

: untuk TU Perbekalan

Formulir lembar ke-4 digunakan TU Gudang Pengirim untuk melakukan pembukuan

ke dalam kartu

persediaan dan kartu gantung barang, lalu diarsip. - TUKG menerima lembar ke-1, mencatat kedalam “Buku Pengeluaran Barang” dan “Kartu Keuangan Material” kemudian diberikan ke bagian pengolahan data setelah kembali lalu diarsip dan lembar ke-6 digunakan untuk lampiran nota kepada penerima barang. - TU perbekalan digunakan

untuk

menerima formulir lembar ke-5 dasar

pencatatan

persediaan, selanjutnya diarsip. commit to user

dalam

kartu



- Fungsi pengolahan data menerima lembar ke-1 dari TUKG untuk diolah ke dalam komputer, setelah itu dikembalikan ke TUKG. b) Sistem Pengeluaran Material untuk Pemakaian - TU

Gudang

menerima

formulir

kode

7

”Bon

Pemakaian” dari peminta barang, kemudian lembar ke-1 diberikan ke TUKG dan lembar ke-2 untuk penyerahan barang, selanjutnya membuat “Daftar mutasi harian” dan dilakukan pembukuan kedalam kartu persediaan dan kartu gantung barang, proses terakhir lembar ke-2 diarsip. - TUKG menerima formulir lembar ke-1,di lakukan pembukuan ke dalam TUKG 1 “Buku Pemakaian Barang-Barang atau Sparepart” kemudian mencatat ke Kartu Keuangan Material, dilakukan pemberian harga lalu dikirim ke pengolah data setelah kembali diarsip. - Pengolahan data memasukan kedalam komputer atas dasar formulir lembar ke-1, lalu dikembalikan ke TUKG. c) Prosedur Pengeluaran Material untuk Perbaikan - TU Perbekalan membuat formulir TUG 16 “Permintaan perbaikan barang” rangkap 4 yang ditanda tangani oleh commit to user



pejabat yang bersangkutan, kemudian didistribusikan sesuai tujuan masing-masing lembar: Lembar ke-1

: untuk TU Gudang

Lembar ke-2

: untuk TUKG

Lembar ke-3

: untuk Bengkel

Lembar ke-4

: untuk TU Perbekalan

- Berdasarkan TUG 16 lembar ke-1, TU Gudang membuat “Bon Pengeluaran” yang harus diberi cap “Untuk Perbaikan” serta ada tanda tangan kepala gudang dan menyerahkan barang/ material yang diperbaiki kepada bengkel. Selanjutnya petugas gudang melakukan pembukuan ke dalam kartu persediaan, setelah itu TUG 16 lembar ke-1 diarsip. - TUKG menerima TUG 16 lembar ke-2 untuk dilakukan pembukuan kedalam “Buku Pengeluaran Barang” dan “Kartu Keuangan Material” lalu diarsip. 2. Pelaksanaan sistem akuntansi persediaan pada PT PLN (Persero) Area Surakarta. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan material PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah menerapkan sistem yang ada dalam SOP, dengan unsur-unsur sebagai berikut: a. Fungsi terkait Fungsi terkait yang berhubungan dengan penerimaan dan commit to user pengeluaran barang gudang yaitu: TU Gudang, TU Perbekalan,



TUKG, TU Pembelian dan pengolah data akuntansi. Setiap fungsi sudah melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik. TU Gudang memeriksa dan menerima barang sekaligus membuat dokumen penerimaan dan pengeluaran, melakukan proses otorisasi yang selanjutnya menyerakan kepada fungsi lain, melakuan pencatatan ke kartu persediaan dan kartu gantung barang. TU Perbekalan mencatat dalam kartu persediaan, TU Pembelian mencatat dalam buku pembelian. Tugas TUKG adalah pencatatan dalam buku penerimaan atau pengeluaran sekaligus melakukan pemberian harga. Bagian pengolah data memasukkan data-data dari gudang ke SAP. b. Dokumen yang digunakan Masih

ada

kekurangan

dalam

kegiatan

pencatatan,

dokumen yang digunakan dilakukan dengan manual walaupun ada nomor urut tercetak dan nomer verifikasi lainnya hal ini dapat memungkinkan kesalahan pada saat penulisan secara manual, yang dapat menimbulkan kesalahan pada saat pengarsipan juga. c. Catatan akuntansi Catatan akuntansi dalam sistem persediaan dilakukan dengan koordinasi yang baik. Di samping pencatatan dilakukan secara manual, misal dengan kartu persediaan, dalam gudang PLN juga melakukan pencatatan yang berhubungan dengan material dilakukan dengan software ICS (Inventory Control System). Di bagian

pengolahan data akuntansi, commit to user

proses

penjurnalan

menggunakan software SAP (Sistem Aplikasi Produk). Dengan



adanya software ini akan sangat memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan. Meskipun dalam penggunaan suatu program baik ICS maupun SAP perlu adanya ketelitian dalam memasukkan angka saat input pertama kali untuk menghindari kesalahan yang dapat terjadi. Dalam pencatatan kedalam kartu persediaan dilakukan oleh dua fungsi, yaitu TU Gudang dan TU Perbekalan yang nantinya jumlahnya bisa dicocokkan. d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Dari semua prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan material sudah terlaksana dengan baik. Dalam sistem penerimaan bersumber dari 3, yaitu dari rekanan, antar gudang, dan dari pengembalian barang. Sistem pengeluaran juga bertujuan untuk pengiriman antar gudang, pemakaian, dan perbaikan. Dengan pembeda-bedakan seperti itu dapat mempermudah dalam proses pengendalian, pencatatan, maupun pelaporan. Tabel II.2 Evaluasi sistem akuntansi persediaan material PT PLN (Persero) Area Surakarta

No

1.

2. 3.

Prosedur dalam SOP

Penerapan SOP terdahap prosedur pelaksanaan Ada (√) dan tidak ada (x) ü

Kelengkapan surat-surat (surat pengantar dan surat kontrak). Memeriksa dan menyerahkan barang. Membuat dokumendokumen yang commit to user diperlukan.

Keterangan

Memadai

ü

Memadai

ü

Memadai



Tabel II.2 Evaluasi sistem akuntansi persediaan material PT PLN (Persero) Area Surakarta (lanjutan)

No

4.

Prosedur dalam SOP

Penerapan SOP terdahap prosedur pelaksanaan Ada (√) dan tidak ada (x) ü

Penyerahan dokumen kepada fungsi lain yang bersangkutan. 5. Pencatatan kedalam buku ü pembelian, kartu persediaan, kartu gantung barang, daftar mutasi harian, kartu keuangan material. 6. Penulisan tanggal, ü spesifikasi barang dan pengecekan nomor normalisasi. 7. Otorisasi kepala gudang, ü yang menyerahkan, yang menerima, yang memeriksa. 8. Pencatatan kedalam ü Sistem Aplikasi Produk (SAP). Sumber: SOP PT PLN (Persero) Area Surakarta

commit to user

Keterangan

Memadai

Memadai

Memadai

Memadai

Memadai


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Setelah mengevaluasi Sistem Akuntansi Persediaan Material pada PT PLN (Persero) Area Surakarta, penulis menemukan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pemisahan fungsi yang memadai, dapat dilihat bagan alir dokumennya baik dalam prosedur penerimaan maupun prosedur pengeluaran barang gudang memudahkan masing-masing pegawai dalam mengerjakan setiap tugas dalam melaksanakan prosedur persediaan material dengan baik. Pemisahan fungsi ini bertujuan untuk mengurangi risiko kesalahan atau kecurangan dalam pencatatan berkurangnya jumlah persediaan material. 2. Adanya software Sistem Aplikasi Prosedur (SAP) yang sudah digunakan sejak tahun 2008 dapat memudahkan dalam setiap pencatatan semua transaksi yang berada di PT PLN (Persero) Area Surakarta, termasuk dalam pencatatan akuntansi persediaan material. Dengan menginput data persediaan material yang dilakukan oleh fungsi akuntansi, secara on-line kantor distribusi dapat melihat hasil kinerja dari sistem akuntansi persediaan material disamping itu juga lebih efisien. 3. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan maupun pengeluaran persediaan material terdiri atas: a. Formulir kode 1 = Bon penerimaan material antar gudang. b. Formulir kode 2 = Bon penerimaan material pesanan. c. Formulir kode 3 = Bon pengembalian material. commit to user

56



d. Formulir kode 5 = Berita acara pemeriksaan. e. Formulir kode 6 = Bon pengiriman material antar gudang. f. Formulir kode 7 = Bon pemakaian material. Pemisahan dokumen ini mempermudah dalam proses penerimaan maupun pengeluaran persediaan material, dapat mengetahui secara langsung asal penerimaan material dan pemanfaatan pengeluaran persediaan material digunakan sekaligus sebagai dokumen sumber dalam pencatatan dalam SAP.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP

A. Simpulan Dari evaluasi yang dilakukan terhadap Sistem Akuntansi Persediaan Material di PT PLN (Persero) Area Surakarta dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan di PT PLN (Persero) Area Surakarta meliputi: a. Prosedur Penerimaan Material dari Rekanan b. Prosedur Penerimaan Material antar Gudang c. Prosedur Penerimaan Material dari Pengembalian d. Prosedur Pengeluaran Material dari Gudang e. Prosedur Pengeluaran Material untuk Pemakaian f. Prosedur Pengeluaran Material untuk Perbaikan 2. PT PLN (Persero) Area Surakarta sudah melaksanakan sistem akuntansi persediaan dengan baik. Semua sistem yang ada dalam SOP sudah diterapkan dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan material.

B. Rekomendasi Dalam semua pencatatan transaksi yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan material langsung commit to user saja menginput datanya melalui

58



sistem aplikasi saja. Disamping lebih efisien dalam proses pencatatan, pengendaliannya juga lebih mudah dilakukan begitu juga mudah dalam perhitungan hasil akhirnya.

commit to user

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Recommend Documents