SUKOHARJO TUGAS AKHIR. Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai derajat. Ahli Madya Program Studi. Diploma III Akuntansi

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT DAN LIRIS SUKOHARJO

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Oleh : MUHAMMAD SAIF SYARIATULLAH NIM F3309077 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013

commit to user i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN "Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakan pedangnya ke pundak lawan ,tetapi pahlawan yang sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya ketika ia marah" (Nabi Muhammad SAW) "musuh yang paling berbahaya di atas dunia ini adalah penakut dan bimbang teman yang paling setia ,hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh (Andrew Jackson) "From nobody to somebody" (penulis)

Karya ini kupersembahkan untuk : · · · · ·

commit to user iv

Allah SWT dan RosulNya Papa,Mama danAdikku Wanita Pilihanku Sahabat - sahabatku Almamaterku


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim Puji syukur kehadirat Allah S.W.T yang mana kita telah dilimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul“ Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Pada PT Dan Liris “. Adapun tugas akhir disusun dengan maksud untuk memenuhi sebagai persyaratan dalam mencapai derajat Ahli Madya pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mendapat dorongan dan dorongan dari beberapa pihak baik materiil maupun non materiil, yang akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.Penulis mengucapkan terimakasih kepada : 1.

Allah SWT, yang telah memberikan rahmatdanHidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan TugasAkhir ini.

2.

Bapak Dr. Wisnu Untoro, Ms, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

3.

Bapak Drs. Agus Budiatmanto, SE, Msi, Ak selaku ketua Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta sekaligus dosen pembimbing tugas akhir penulis

commit to user v


4.

digilib.uns.ac.id

Untuk Papa dan Mamah tercinta yang selalu memberikan arahan dan motivasi selama ini

5.

Buat adik- adikku tercinta, istidanfafa, yang sudah menjadikan hari-hari penulisan tugas akhir menjadi lebih berwarna

6.

Temen-temen D3 Akuntansi, leo, Damar, Galih, Hakim, Fanda, Yustian, Iqbal, Ahmed, Gunawan, Haris, Aji, Iphan, dan Seluruhkru “Poker Face”.

7.

Buat Ayu Shinta Dewi yang sudah memberikan semangat dan menjadikan hari hari lebih berwarna

8.

Temen-temen Solo Radio yang sudah menjadi partner dalam bekerja dan memberikan bantuan dan motivasi

9.

Seluruh staff di Bagian Keuangan PT Dan Liris yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menambah wawasan di dunia kerja yang nyata. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna,namun penulis berusaha menyajikan Tugas Akhir ini dengan sebaik-baiknya. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya

Surakarta, Februari 2013

Penulis

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...............................................................................

i

ABSTRAK ..............................................................................................

ii

ABSTRACT ............................................................................................

iii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ....................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN.................................................................

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ..........................................................

vi

KATA PENGANTAR ............................................................................

vii

DAFTAR ISI ...........................................................................................

ix

DAFTAR GAMBAR ..............................................................................

xii

DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………

xiii

BAB I

PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan .........................................

1

1. Sejarah berdirinya perusahaan……………….

1

2. Visi,Misi dan Sasaran Perusahaan…………...

4

3. Struktur Organisasi……………………………

4

4. Deskripsi Jabatan……………………………..

4

5. Kepersonaliaan……………………………….

8

6. Proses Produksi ...............................................

13

B. Latar Belakang ................................................................

15

C. Perumusan Masalah .........................................................

17

commit to user vii


BAB II

digilib.uns.ac.id

D. Tujuan Penelitian .............................................................

17

E. Manfaat Penelitian ...........................................................

18

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN............................

19

A. Tinjauan Pustaka .............................................................

19

1. Sistem dan Prosedur……………………………………

19

2. Sistem Akuntansi ..........................................................

19

3. Sistem Akuntansi Pembelian ........................................

21

4. Sistem Pengendalian Intern ...........................................

28

5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Sistem Pengendalian Intern .......................................................

33

B. Pembahasan .....................................................................

35

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada PT Dan Liris ...

35

a. Prosedur Pembelian Bahan Baku................................

35

b. Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku ............

36

2. Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku Pada PT Dan Liris ..................................................................

50

a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang ........................

50

b. Sistem Dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang ....

51

3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian Pada PT Dan Liris........................................................................

60

a. Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional ..................................................................

commit to user viii

60


digilib.uns.ac.id

b. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan .................

62

c. Praktik Yang Sehat .....................................................

62

d. Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawabnya ....................................................................

63

BAB III TEMUAN ...............................................................................

64

BAB IV PENUTUP ..............................................................................

65

A. Kesimpulan ......................................................................

65

B. Saran ................................................................................

66

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang – Prosedur Pemesanan Barang……..42 2.2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang – Prosedur Penerimaan Barang…….44 2.3 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang – Prosedur Pembayaran Kepada Pemasok ........................................................................................... ………..46 2.4 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang – Prosedur Pembukuan……………...47 2.5 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang – Prosedur Penerimaan Barang…...55 2.6 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang- Prosedur Pengecekan Barang…....56 2.7 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang – Prosedur Pencatatan Barang……58

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN 1.

Surat Pernyataan Tugas Akhir

2.

Surat Keterangan Magang pada PT Dan Liris

3.

Struktur Organisasi PT Dan Liris

4.

Buku Pemantau Harian

5.

Nota Intern

6.

Nota Debet

7.

Cheklist Supplier

8.

Daftar Supplier Disetujui

9.

Daftar Catatan

10.

Catatan Perubahan

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO

ABSTRAK

MUHAMMAD SAIF .S NIM F3309077

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut,diperlukan system lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan system yang dibuat oleh manajemen yang disebut dengan system pengendalian intern. Pada penelitian ini,tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui penerapan system pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris Berdasarkan Hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh penulis,pelaksanaan penerapan system dan prosedur pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan petunjuk tekhnis yang ada dalam Standart Operating Procedure.Hal ini dapat dilihat dari beberapa hal antara lain adanya pemisahan fungsi,otoritas pihak yang berwenang,dokumen bernomor urut tercetak,pencatatan yang didukung oleh dokumen-dokumen Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dilakukan,saran yang penulis berikan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang,dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang.Pada saat barang tiba,akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang.Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern system penerimaan barang atas pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik Kata kunci:prosedur,system pembelian,pengendalian intern

commit to user


digilib.uns.ac.id

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO

ABSTRACT

MUHAMMAD SAIF .S NIM F3309077

Purchase accounting system is a network of procedures designed to handle the purchase transaction that occurs repeatedly in order to provide the necessary information to facilitate the management of the implementation of management accounting systems company.In purchase, needed another system whose function is to control the whole system made by management called the internal control system. In this study, the objectives of the authors is to investigate the application of the internal control system of purchase of raw materials to the PT Dan Liris Based on the results of the evaluation conducted by the authors, implementation of internal control systems and procedures for the purchase of raw materials to the PT Dan Liris been performing well in accordance with the technical guidance contained in the Standard Operating Procedure.This can be seen from several things, among others, the separation of functions , the authority of the competent authority, the document numbered prints, records that are supported by documents Based on the discussions and evaluations that have been conducted, the advice the author gives is the necessity of the separation of functions between the purchasing function and the function of receiving the goods, by adding one part of the admissions barang.Pada when the goods arrive, will be directly received by the admissions office is intended to .Activity of the internal control system of goods receipt for the purchase of raw materials to the PT and Lyrical better Keywords: procedures, purchase systems, internal controls

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Pada tahun 1920, seorang pedagang swasta nasional dari kota solo yang bernama Kwee Tiong Djien, memulai usaha dagang baru yang bergerak di bidang batik dengan statusnya yang bermula dari usaha dagang perseorangan. Kemudian setelah beliau wafat pada tahun 1946 usaha tersebut diteruskan oleh puteranya yang bernama Kasom Tjokrosaputro yang kemudian diberi identitas dengan nama usaha dagang batik “KERIS”. Sejak munculnya Orde Baru pada tahun 1966, terbuka pula cakrawala baru bagi kehidupan social ekonomi bangsa Indonesia. Pemerintah membuka kesempatan penanaman modal bagi modal asing (PMA) dan modal dalam negeri (PMDN). Dengan adanya kesempatan tersebut, maka usaha dagang batik “Keris” pada tahun 1970 diubah bentuk badan hukumnya menjadi PT. BATIK KERIS. Dari tahun ke tahun perusahaan mengalami perkembangan yang sangat pesat, maka untuk menunjang kebutuhan bahan baku agar tidak terganggu oleh fluktuasi pasar, pada tahun 1974 para pemegang saham PT. Batik Keris mendirikan PT. DAN LIRIS yang berproduksi di bidang pemintalan benang, pertenunan, finishing serta pakaian jadi (garmen). Nama PT. Dan Liris yang commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


dipilih ternyata mempunyai banyak arti tersendiri, sebagaimana sanagat berartinya sebuah pabrik tekstil bagi kesejahteraan rakyat Indonesia. Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata Udan Liris, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis mempunyai arti “Udan = hujan, Liris = rintik-rintik (dan terus menerus)”, sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (rejeki) yang didapat perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. PT. Dan Liris pada mulanya didirikan sebagai industry tekstil yang mendukung indusri pembatikan, baik untuk industri PT. Batik Keris sendiri mauapun juga untuk industri batik rakyat milik pengusaha batik lainnya. Kegiatan Usaha PT. Dan Liris dimulai dengan hanya satu bidang saja, yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka didirikanlah pabrik perajutan dan Garment di lokasi yang sama sehingga pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (printing) dan pembuatan kain bermotif batik (finishing). Karena semakin pesatnya perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan (weaving), pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing), pencetakan tekstil bermotif (printing), dan konfeksi pakaian jadi (Garment). commit to user

3 digilib.uns.ac.id


Kapasitas produksi yang terpasang yaitu: ·

Benang

:

8.500 ball/bulan

·

Kain greige

:

7.500.000 meter/bulan

·

Kain jadi dan printing

:

5.500.000 meter/bulan

·

Pakaian jadi

:

950.000 pices/bulan

Sebagian besar benang tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris, sedangkan kain greige, kain jadi dan printing sebagian dijual didalam negeri sedangkan sisanya dikjual eksport (untuk kualitas A). Bahan baku benag dan tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun, polyester atau campuran keduanya. Untuk menerapkan kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan sertifikasi dari Lloyd’s. Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle Tjokrosaputro ( generasi pertama pendiri adalah Kasoem Tjokrosaputro, dan dikembangkan oleh generasi kedua yaitu Handiman Tjokrosaputro). Pada Tahun 2007, beliau menerapkan corporate culture yang baru yaitu : MOVING TOGETHER TOWARDEXCELENCE yang berarti maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan dalam bentuk visi misi dan objektif/sasaran.

commit to user

4 digilib.uns.ac.id


PT. Dan Liris berdiri diatas lahan seluas ±45 hektar, dengan kantor pusat atau pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo – 57193. 1. Visi, dan Misi Perusahaan a. VISI Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh pemegang saham, pelanggan dan karyawan. b. MISI 1) Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang dapat memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga. 2) Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran, kehatihatian, keamanan, dan penghargaan berdasarkan hasil. 2. Struktur Organisasi PT. Dan Liris Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan perusahaan, sehingga terbentuk dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun struktur organisasi dair perusahaan PT. Danl Liris adalah sebagai berikut: 3. Deskripsi Jabatan Berdasarkan struktur organisasi tersebut, terlihat bahwa PT. Dan Liris dalam mengadakan pembagian tugas dan tanggung jawab dengan commit to user

5 digilib.uns.ac.id


jelas. Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris Mengawasi

dan

menertibkan

pelaksanaan

dan

tujuan

perusahaan berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan. Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang disampaikan. 2. Presiden Direktur (Dewan Direksi) Presiden Direktur bertugas sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama dengan Kepala Divisi untuk menjaga kelangsungan

hidup

perusahaan.

Presiden

Direktur

juga

merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. Serta mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang telah dijalankan kepada Dewan Komisaris. 3. Kepala Divisi Merencanakan

serta

mengembangkan

rencana

untuk

pencapaian tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya. Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat melaksanakan

tugas

dan

tanggung

jawab

yang

dibebankan.

Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala commit to user Bagian) agar dapat menjalankan tugas yang dibebankan. Menampung

6 digilib.uns.ac.id


dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan adanya penemuanpenemuan baru untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal. 4. Kepala Bagian Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke dalam pelaksanan kerja bagian yang dipimpinya. Melaksanakan tindakan perbaikan atau pencegahan dari temual internal atau eksternal audit, komplain pelanggan dan Tinjauan Manajemen. Mengelola dan mengontrol semua kegiatan system mutu dalam bagianya. Memberikan motivasi

bawahan

guna

meningkatkan

produktifitas

kerja.

Merencanakan kebutuhan pelatihan. 5. Kepala Seksie Mengkoordinir atau memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja atau sub-sub di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka pendek dapat tercapai. Mendata, mengevaluasi, mengusulkan atau menetapkan tindakan perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tetang kemajuan relisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun kesulitan-kesulitan atau hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi. Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan. Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan sasaran mutu. Mengembangkan, merancang, commit to user

7 digilib.uns.ac.id


meningkatkan sasaran kerja dan memastikan bahwa bawahaan bekerja sesuai dengan sasaran kerja yang telah di tetapkan. 6. Kepala Sub Seksie (Staff) Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (Prosedur Pengendalian, Instruktur kerja, Planning yang ditetapkan dan Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan. Mengkoordinir, melaksanakan

membina pekerjaan

atau

melatih

sesuai

karyawan

kebijakan

dan

agar

dapat

sasaran

mutu

perusahaan. Mengontrol semua tahapan kerja agar dapat dicegah penyimpangan-penyimpangan

kerja

terjadinya

produk.

ketidaksesuaian

yang

memungkinkan

Memberi

dorongan

dapat dan

mengevaluasi serta melaporkan semua kegiatan pelaksanaan kerja. Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung jawabnya. 7. Sumber Daya Manajemen menjamin bahwa personil yang ditugaskan untuk pengelolaan pelaksanaan dan verifikasi kegiatan dengan mutu, termasuk Audit Mutu Internal telah mendapatkan pelatihan dengan dan pengalaman yang cukup. Sumber daya yang diperlukan untuk menetapkan, pelaksanaan dan menjaga system mutu ini diidentifikasi dan disediakan secara memadai.

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


4. Kepersonaliaan Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap kegiatan Perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang professional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan perusahaan PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan sejumlah 6239 orang (data per Januari 2010). a. Jumlah dan Penggolongan Tenaga Kerja PT. Dan Liris membagi status karyawannya menjadi 2, yaitu : Karyawan dan Staff. Status tersebut dibedakan atas dasar sistem penggajian (dijelaskan dalam keterangan di bawah). Karyawan sendiri masih dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sebagai berikut : 1) Golongan A Tekstil : packing, gudang, oiling, cleaner mesin, pembantu umum,kebersihan kebun, minuman, kernet. Garment : RTP (Pembantu umum, kebersihan kebun, minuman, kernet), cleaner mesin. 2) Golongan B Tekstil : Inspecting, operator, maintenance (SMP). commit to user

9 digilib.uns.ac.id


Garment : Operator jahit, gosok, melipat, pembantu packing, pembantu gudang, pembantu potong. 3) Golongan C Tekstil : Operator dan maintenance (SMU) Garment : Mekanik, gelar potong, administrasi, quality qontrol, helper, sample, pengawas RTP. Umum : Anggota Satpam 4) Golongan D Tekstil : Checker, trainer, coordinator (RTP) Garment : Asisten leader, PPIC 5) Golongan E Tekstil : Leader Garment : Leader, Work study, QMS, operator marker, trainer. Umum : Karu Satpam, Driver. Staff juga dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA, IIB, IIIA, IIIB, IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sebagai berikut : 1) Golongan IA Staff pelaksana, staff administrasi, kesubsie junior, staff yang baru diangkat dari karyawan harian / borongan. commit to user


10 digilib.uns.ac.id

2) Golongan IB Kesubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staff dengan jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk Garment : 1 line = 50 karyawan jahit). 3) Golongan IIA Kashift, Koordinator sub seksie, merchandiser, purchaser, kepala quality control potong (8 line produksi), kepala administrasi, komputer, staff tinggi (staff dengan posisi yang sangat penting). 4) Golongan IIB Kepala seksie, kepala produksi Garment s/d 4 lines (200 mesin jahit), commercial manager, kepala seksie umum, pimpinan unit.

5) Golongan IIIA Wakil kepala bagian / kepala bagian junior, kepala produksi Garment : 5 s/d 8 lines (250 s/d 400 mesin jahit) 6) Golongan IIIB Kepala bagian / kepala produksi senior (Garment) lebih dari 8 lines (lebih dari 400 mesin jahit), marketing manager, purchasing manager, wakil manager produksi Garment. 7) Golongan IVA Wakil kepala divisi / kepala divisi junior, manager produksi Garment, wakil general manager. commit to user



8) Golongan IVB Kepala divisi, general manager 9) Direktur

b. Jam Kerja Perusahaan Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektifitas dan efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut : 1) Kantor (day shift) Senin – Kamis :

08.00 – 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)

Jum’at

:

08.00 – 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)

Sabtu

:

08.00 – 13.00 (tanpa istirahat)

2) Produksi (shift) Shift 1

:

06.00 – 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)

Shift 2

:

14.00 – 22.00 (jam istirahat : 18.00 – 19.00)

Shift 3

:

22.00 – 06.00 (jam istirahat : 02.00 – 03.00)

c. Sistem Penggajian Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staff yang dilakukan setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga). Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada commit to user



karyawan harian, atas dasar “no work no pay”, sedangkan sistem pembayarannya tetap sama, yaitu diberikan 1 bulan sekali. Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris mengacu kepada standart Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten Sukoharjo. Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan UU RI tentang ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana disebutkan komponen upah terdiri upah pokok dan tunjangan tetap, dalam hal ini adalah tunjangan tetap makan. d. Kesejahteraan Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan), Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap peningkatan

kesejahteraan

karyawan

dengan

tujuan

untuk

meningkatkan semangat dan etos kerja para karyawan. Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi : Ø Jaminan social tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan, Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian. Ø Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan / THR) Ø Sumbangan Kematian (dari Perusahaan) Ø Sumbangan Pernikahan Ø Sumbangan Kelahiran Anak (dibatasi 2 anak) commit to user Ø Upah pekerja selama sakit



Ø Jaminan perjalanan dinas Ø Bantuan Pendidikan dan Kerohanian. 5. Proses Produksi Seperti yang telah disampaikan di atas bahwa PT. Dan Liris merupakan perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari Spinning (pemintalan), Weaving (pertenunan), Finishing Printing (pencelupan, pewarnaan dan penyempurnaan) serta Garment (konfeksi pakaian jadi).Secara lebih detail bias dijelaskan sebagai berikut : a. Spinning Proses Spinning (pemintalan benang) merupakan proses awal, yang terdiri dari: ·

Blowing

bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga mixing atau pencampuran berbagai jenis kapas ·

Carding Bertujuan untuk meluruskan serat.

·

Lap former Bertujuan untuk membuat lap untuk prosoes berikutnya dan peranagkapan.

·

Drawing Perangkapan, mengurangi ketidakrataan dan pencampuran kapas commit to user alami dengan kapas sintetis, dan pembersihan.



·

Combing Bertujuan untuk memisahkan serat panjang dengan serat pendek.

·

Flyer Bertujuan untuk roving dan pemberian twist.

·

Ring spinning Bertujuan untuk mengumpulkan benang dan penomeran benang.

·

Winder Bertujuan untuk penggulungan menjadi besar, menghilangkan cacat, dan terakhir digulung berulang ulang jika terjadi kesalahan dalam penggulungan sebelumnya.

b. Weaving Proses penenunan benang menjadi kain mentah atau kain setengah jadi, hasil akhirnya disebut dengan kain greige. c. Finishing Finishing : proses mengubah kain greige untuk diberi warna dasar. Printing : proses mengubah kain finishing menjadi kain siap pakai dengan pemberian motif dan desain. d. Garment Proses mengubah kain siap pakai menjadi pakaian siap pakai. Ini adalah proses terakhir dari kegiatan produksi di PT. Dan Liris.

commit to user



A. Latar Belakang Masalah Dunia bisnis di Indonesia pada saat ini semakin berkembang. Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya persaingan di berbagai bidang, antara lain teknologi, inovasi, ekonomi, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya saingnya agar tetap dapat bertahan. Aspek-aspek yang perlu ditingkatkan ialah mutu dan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Dalam upaya mencapai hal tersebut, diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik sehingga perusahaan dapat berjalan teratur sesuai dengan apa yang menjadi tujuan perusahaan. Manajemen yang profesional dan handal sangat diperlukan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat. Manajemen yang profesional juga sangat berpengaruh terhadap berkembangnya aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas tersebut ialah pembelian bahan baku. Dalam perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku termasuk aktivitas yang pokok. PT Dan Liris ialah salah satu perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan tersebut untuk proses produksi. Proses pembelian PT Dan Liris salah satunya dilakukan berdasarkan job order. Pembelian yang dilakukan antara lain pembelian fabric dan accessories. Selain manajemen yang profesional dan handal, diperlukan juga sistem yang dapat mengatur semua aktivitas perusahaan, sehingga tercipta suatu keteraturan dan mempermudah upaya dalam mencapai perusahaan. commit to user



Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2008: 2). Oleh karena itu, dalam upaya mencapai tujuan perusahaan, diperlukan kerjasama dari berbagai fungsi yang ada dalam perusahaan tersebut. Sistem akuntansi erat hubungannya dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang baik dapat membuat sistem akuntansi baik pula. Sistem pengendalian intern juga digunakan pihak manajemen untuk mengawasi jalannya perusahaan, sehingga dapat meminimalkan kesalahankesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip, yaitu: 1) Adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas. 2) Terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi. 3) Adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4) Adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Aktivitas pembelian per job order pada PT Dan Liris dilakukan oleh Bagian Pembelian. Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan commit to user



pesanan dari Bagian Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke supplier yang telah disetujui. Atas hal tersebut, penulis tertarik untuk menjadikan masalah pengendalian intern pembelian bahan baku sebagai fokus dalam penulisan ini, dengan judul “SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO”.

B. Perumusan Masalah Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan perumusan masalah agar dalam melakukan penelitian dapat berjalan dengen lebih cermat dan tepat, serta dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, bertujuan agar ruang lingkup penelitian lebih terarah dan tidak melenceng dari masalah yang diteliti. Rumusan masalah yang dipaparkan penulis untuk pembahasan dan pemahamannya ialah bagaimana sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

C. Tujuan Penelitian Berdasarkan dari rumusan masalah yang diambil penulis, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

commit to user



D. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut ini: 1.

Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan, sehingga perusahaan dapat mengambil kebijakan yang lebih baik.

2.

Bagi Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan pembaca serta menjadi referensi tambahan untuk penelitian berikutnya.

3.

Bagi Penulis Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja yang sesungguhnya, sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman sebagai bekal untuk menjalani kehidupan kerja di masa yang akan datang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem dan Prosedur Menurut Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2) sistem ialah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedurprosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1) Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu skema menyeluruh yang terdiri atas prosedur yang saling berhubungan dan atau berinteraksi yang berfungsi bersama-sama melaksanakan kegiatan utama perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. 2. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan sedemikian

rupa untuk

menyediakan

commit to user

19

informasi

keuangan

yang



dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3). Dari definisi di atas, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima, antara lain: a.

Formulir Merupakan

dokumen

yang digunakan

untuk

merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b.

Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan serta data lainnya.

c.

Buku Besar Terdiri

atas

rekening-rekening

yang

digunakan

untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku besar. Rekening tersebut disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d.

Buku Pembantu Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri atas rekeningcommit to user



rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e.

Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

3. Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang membentuk sistem pembelian yaitu: a.

Fungsi yang terkait Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian antara lain ialah: commit to user



1) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan commit to user



yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. b.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303): 1) Prosedur Permintaan Pembelian Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian

memberitahukan

kepada

pemasok

kepada unit-unit

yang

organisasi

dipilih lain

dan dalam

perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

commit to user



4) Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5) Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan

utang atau

mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6) Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. c.

Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (Mulyadi, 2001: 303-308): 1) Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi commit to user



pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3) Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a) Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima

dan

disetujuinya

order

pembelian,

serta

kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. commit to user



c) Tembusan bagi Unit Peminta Barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan. d) Tembusan Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. e) Tembusan Pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f)

Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

g) Tembusan Fungsi Akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. commit to user



4) Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5) Surat P erubahan Order Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6) Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. d.

Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi pembelian ialah (Mulyadi, 2001: 308-310): 1) Register Bukti Kas Keluar Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register kas keluar.

commit to user



2) Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3) Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4) Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

4. Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2003: 229). Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, commit to user



mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). a. Tujuan Pengendalian Intern 1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 164) dalam mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok pengendalian intern antara lain: a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work) pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut: a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi akuntansi. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. commit to user



Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut: a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166). Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001: 314-316): commit to user



a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c) Laporan

penerimaan

barang

diotorisasi

oleh

fungsi

penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi. d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen

sumber

yang

dilampiri

dengan

dokumen

pendukung yang lengkap. f)

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem pembelian ialah: a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. commit to user



c) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. f)

Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh: a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan commit to user



tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuh oeh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b) Pengembangan

pendidikan

karyawan

selama

menjadi

karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.

5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian Intern Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulangulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern. Dengan adanya sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan commit to user



aktivitas pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.

commit to user



B. Pembahasan 1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris a.

Prosedur Pembelian Bahan Baku 1) Proses Evaluasi Supplier a) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk supplier, meliputi supplier regular dan supplier yang ditinjau. Untuk supplier yang ditunjuk oleh buyer masuk ke dalam daftar supplier nominate. b) Re-evaluasi dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk evaluasi supplier baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari 1 tahun). c) Supplier yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke dalam Daftar Supplier Disetujui. 2) Proses Pembelian a) Bagian Pembelian mencarikan barang berdasarkan booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau purchase order untuk job order. b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat lain yang diperlukan. Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke supplier commit toyang usertelah disetujui.



c) Bagian

Pembelian

memonitor

barang

yang

dibeli

berdasarkan Buku Pemantau Harian. d) Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang

datang

untuk

diserahkan

ke

bagian

yang

membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima Bon Penerimaan dari bagian yang telah menerima barang. e) Bagian yang membutuhkan barang melakukan pemeriksaan terhadap

barang

ketidaksesuaian

yang akan

datang,

apabila

dikomunikasikan

terdapat

ke

bagian

pembelian. f)

Berdasarkan bon penerimaan, PO, Invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan Nota Intern untuk proses pembayaran ke supplier.

g) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan oleh bagian Keuangan,

semua

file

didokumentasikan

di

bagian

Pembukuan.

b.

Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku 1) Fungsi yang terkait Sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain: commit to user



a) Fungsi Penjualan Fungsi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada bagian pembelian mengenai bahan-bahan yang harus dibeli. Fungsi

ini

dilaksanakan

oleh

Bagian

Merchandise

(budgeting). b) Fungsi Pembelian Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan pemesanan dan

pembelian

bahan-bahan

dari

pemasok

dan

menerimanya pada saat barang tersebut telah tiba. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh Bagian Pembelian. c) Fungsi Keuangan Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran atas bahan-bahan yang dibeli dari pemasok. Fungsi Keuangan dilaksanakan oleh Bagian Kasir. d) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan berhubungan

dan

mengarsip

dengan

semua

transaksi.

dokumen

Fungsi

yang

Akuntansi

dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan.

2) Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah: commit to user



a) Purchase order Dokumen ini dibuat dan diisi oleh Bagian Pembelian kemudian

melengkapinya

untuk

dikirimkan

kepada

pemasok. Dokumen ini terdiri dari empat rangkap dan berisi harga, tanggal pengiriman, nama pemasok, dan syarat lain yang diperlukan. b) Bon Penerimaan Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang yang telah menerima barang dari Bagian Pembelian. c) Invoice Dokumen ini diterima dari pemasok yang disertakan pada saat barang tersebut dikirimkan. Dokumen ini berisi tentang spesifikasi barang yang dikirim oleh pemasok. d) Faktur Pajak Dokumen ini juga ikut disertakan pada saat barang tersebut dikirim pemasok bersama dengan invoice. Faktur pajak berisi tentang pajak terutang berkenaan dengan barang yang dibeli. e) Nota Intern Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir setelah menerima barang yang dipesan berdasarkan purchase order, invoice, dan atau faktur pajak untuk proses pembayaran kepada pemasok oleh Bagian Kasir. commit to user



3) Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah: a) Jurnal Pembelian Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan baku. b) Kartu Utang Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi. c) Buku Pemantau Harian Catatan ini digunakan untuk merekap purchase order yang berisi nomor PO, nomor artikel pemasok, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang, tanggal order dan tanggal kirim, realisasi tanggal kirim. Catatan ini juga digunakan untuk mencatat nomor surat jalan barang yang diterima berdasarkan nota intern. Catatan ini diisi oleh Bagian Pembelian dan terpisah menurut nama pemasok.

4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:

a) Prosedur Pemilihan Pemasok commit to user



(1) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk pemasok, meliputi pemasok regular dan pemasok yang ditinjau. Untuk pemasok yang ditunjuk oleh buyer masuk ke dalam daftar supplier nominate. (2) Re-evaluasi dilakukan minimal satu tahun sekali, untuk evaluasi

pemasok

baru

dapat

dilakukan

sesuai

kebutuhan (kurang dari satu tahun). (3) Pemasok yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke daftar supplier disetujui. b) Prosedur Permintaan Pembelian Bagian Merchandise melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan baku yang dibutuhkan. Setelah tercapai kesepakatan tentang bahan yang diperlukan, Bagian Penjualan melakukan booking kepada Bagian Pembelian melalui surat, dan atau email dan atau purchase order. c) Prosedur Order Pembelian Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise untuk diarsip, lembar keempat dikirim ke Bagian Gudang commit to user



unuk menunjukkan bahwa barang yang diminta telah dipesan.

d) Prosedur Penerimaan Barang Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang

datang

untuk

diserahkan

ke

bagian

yang

membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima bon penerimaan dari bagian yang telah menerima barang. e) Prosedur Pembayaran (1) Berdasarkan bon penerimaan, purchase order, invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan nota intern untuk proses pembayaran ke pemasok. (2) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan, semua file didokumentasikan oleh bagian pembukuan.

5) Bagan Alir/ flowchart Bagan alir sistem/ flowchart sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.

commit to user



Bagian Merchandise

3

Mulai

Melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan baku yang dibutuhkan

3 Purchase order

Melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuat purchase order

4 3

N

2 1 Purchase order

1

Gambar 2. 1 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang commit to user



Bagian Pembelian

Keterangan: BPH: Buku Pemantau Harian

Gambar 2. 1 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang commit to user Prosedur pemesanan barang (lanjutan)



Bagian Pembelian

Gambar 2. 2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang

commit to user



Bagian Gudang

Gambar 2. 2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang commit to user Prosedur penerimaan barang (lanjutan)



Bagian Kasir

8 Keterangan: PO : Purchase Order BP : Bukti Penerimaaan

Gambar 2. 3 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pembayaran commit to kepada user pemasok



Bagian Akuntansi

1

BPH

Jurnal

Kartu utang

pembelian

Membuat pembukuan berdasarkan dokumen transaksi dan dokumen pendukung

Gambar 2. 4 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pembukuan commit to user



Penjelasan Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku PT Dan Liris. a) Prosedur pemesanan barang (1) Setelah bagian merchandise selesai melakukan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan dengan buyer, dilanjutkan dengan melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuat purchase order sebanyak empat rangkap. (2) Bagian pembelian menerima purchase order dari bagian merchandise lalu mengisi dan melengkapi purchase order. Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok setelah sebelumnya mencatat dalam buku pemantau harian, lembar kedua dikirimkan kepada bagian kasir, lembar ketiga dikirimkan kembali kepada bagian merchandise untuk diarsipkan, kemudian lembar keempat dikirimkan kepada bagian gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang. (3) Purchase order yang diterima dari bagian pembelian diarsipkan oleh bagian merchandise menurut nomor purchase order. b) Prosedur penerimaan barang (1) Pada saat barang datang diterima oleh bagian pembelian yang kemudian mencocokkan antara buku pemantau harian dengan dokumen yang menyrtai barang tersebut, antara lain surat jalan, faktur pajak, dan invoice. Selanjutnya faktur commit to user



pajak dan invoice dikirimkan ke bagian kasir untuk kelengkapan dokumen pembayaran. (2) Bagian konveksi menerima barang dari bagian pembelian dan mencocokkannya dengan purchase order lembar keempat. Apabila terdapat perbedaan maka akan dilaporkan kepada bagian pembelian dan menunggu keputusan dari kepala bagian pembelian. (3) Selanjutnya jika sudah cocok, bagian gudang membuat bon penerimaan untuk bagian pembelian dan diteruskan ke bagian kasir. c) Prosedur pembayaran kepada pemasok (1) Berdasarkan purchase order lembar kedua, invoice, faktur pajak dan bon penerimaan yang diterima, bagian kasir membuat nota intern untuk pembayaran kepada pemasok. (2) Setelah proses pembayaran selesai, semua dokumen tersebut

dikirimkan

ke

bagian

akuntansi

untuk

didokumentasikan. d) Prosedur pembukuan Berdasarkan dokumen Buku Pemantau Harian (BPH) yang dibuat oleh bagian pembelian dapat diketahui data kartu utang dan jurnal pembelian sehingga dapat dilakukan penyusunan laporan keuangan oleh bagian pembukuan commit to user



2.

Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku pada PT Dan Liris a.

Prosedur Penerimaan Barang Gudang 1)

Bagian gudang menerima barang baik bahan baku berdasarkan purchase order dan surat jalan dari bagian pembelian.

2) Surat jalan ditandatangani terlebih dahulu oleh bagian pembelian sebelum barang diterima oleh bagian gudang. 3) Bahan baku dimintakan validasi oleh bagian gudang terlebih dahulu ke bagian penjualan merchandise dengan menggunakan persetujuan bahan baku. a) Pengecekan kuantitas (1) Bagian gudang mengecek kesesuaian jumlah barang yang diterima apabila telah sesuai dengan surat jalan atau lampirannya, maka untuk sementara bahan baku yang telah diterima, dicatat di dalam formulir data penerima bahan baku awal. (2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan surat jalan atau

lampiran

dikomunikasikan

dari ke

pemasok, bagian

maka pembelian

langsung untuk

ditindaklanjuti dan ketidaksesuaian dicatat dalam data penerimaan bahan baku.

commit to user



b) Pengecekan kualitas (1) Dilakukan pengecekan kualitas bahan baku oleh bagian quality control, apabila telah memenuhi persyaratan maka barang-barang tersebut dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang. (2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan, maka langsung dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan menggunakan formulir Laporan Penilaian Kualitas 10 Point Sistem. 4) Bagian gudang membuat bon penerimaan barang setelah proses pengecekan selesai dilaksanakan.

b.

Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang 1) Fungsi yang terkait Sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain: a) Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertugas menerima barang dan memberikan validasi pada surat jalan yang diterima dari pemasok. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.

commit to user



b) Fungsi Gudang Fungsi ini

bertugas menerima barang dari bagian

pembelian dan kemudian menyimpannya di dalam gudang. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Gudang c) Fungsi Pengecekan Fungsi ini bertugas untuk melakukan pengecekan kualitas bahan baku yang diterima. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Quality Control. d) Fungsi Penjualan Fungsi ini bertugas untuk memberikan validasi kepada bagian gudang mengenai bahan-bahan yang diterima. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise.

2) Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris ialah: a) Persetujuan Bahan Baku Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang dan digunakan untuk dimintakan validasi kepada bagian merchandise atas bahan baku yang diterima. b) Bon Penerimaan Barang Dibuat oleh bagian gudang setelah proses pengecekan barang selesai dilakukan. commit to user



3) Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris ialah:

a) Data Penerimaan Bahan Baku Awal Data penerimaan bahan baku awal digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pada saat dilakukan pengecekan kesesuaian jumlah barang yang diterima. b) Laporan Penilaian Kualitas 10 Point Sistem Catatan ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat apabila terdapat ketidaksesuaian kualitas barang yang diterima dengan yang dipersyaratkan pada saat diperiksa oleh bagian quality control.

4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut: a) Prosedur Penerimaan Barang Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian berdasarkan purchase order dan surat jalan yang telah ditandatangani oleh bagian pembelian. Bahan baku yang diterima dimintakan validasi kepada bagian merchandise. commit to user



b) Prosedur Pengecekan (1) Untuk pengecekan kuantitas dilakukan oleh bagian gudang dengan memeriksa jumlah barang yang diterima dengan surat jalan dan lampirannya, kemudian dicatat di dalam formulir data penerimaan bahan baku awal. Apabila terdapat ketidaksesuaian, akan langsung dikomunikasikan

ke

bagian

pembelian

untuk

ditindaklanjuti. (2) Pengecekan kualitas bahan baku

yang diterima

dilakukan oleh bagian quality control. Jika telah memenuhi

persyaratan,

barang-barang

tersebut

dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang, tetapi jika

barang

yang

datang

tidak

sesuai

yang

dipersyaratkan, akan langsung dikomunikasikan ke bagian

pembelian

untuk

ditindaklanjuti

dengan

menggunakan formulir laporan penilaian kualitas 10 point sistem.

5) Bagan Alir/ flowchart Bagan alir sistem/ flowchart sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.

commit to user



Bagian Gudang

Bagian Merchandise

Mulai

1

Bersamaan dengan penyerahan barang dari bag. pembelian Surat Jalan

PBB

PO

Diotorisasi oleh bag. pembelian

Memberikan validasi

Mencatat ke dalam PBB

PBB

PO

4

Surat Jalan PBB

Keterangan: PO : Purchase order PBB : Persetujuan Bahan Baku 1

2

3

Gambar 2. 5 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur penerimaan barang commit to user



Bagian Gudang 4

2

PBB

Surat Jalan

Membandingkan untuk pengecekan kuantitas

Tidak cocok Cocok

Surat Jalan

Konfirmasi ke bag pembelian

PBB

DPBBA

Ditindaklanjuti oleh bag pembelian

5 T

Keterangan: DPBBA: Daftar Penerimaan Bahan Baku Awal

Gambar 2. 6 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pengecekan barang commit to user



Bagian Quality Control

3

5

PO

PBB

Membandingkan untuk pengecekan kualitas

Tidak cocok Cocok

PO

Konfirmasi ke bag pembelian

PBB

Ditindaklanjuti oleh bag pembelian

6

Gambar 2. 6 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pengecekan barang (lanjutan) commit to user



Bagian Gudang

6

PO PBB

Membuat Bon Penerimaan

Bon Penerimaan

Ke sistem pembelian bahan baku

Gambar 2. 7 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pencatatan barang commit to user

T

Selesai



Penjelasan Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang PT Dan Liris. a) Prosedur penerimaan barang (1) Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian yang dilampiri purchase order dan surat jalan yang sudah diotorisasi oleh bagian pembelian dilanjutkan dengan pembuatan persetujuan bahan baku yang digunakan

untuk

meminta

validasi

dari

bagian

merchandise. Surat jalan tetap berada di bagian gudang untuk

digunakan

dalam

pengecekan

kuantitas,

sedangkan purchase order dikrimkan ke bagian quality control untuk dilakukan pengecekan kualitas (2) Bagian merchandise menerima persetujuan bahan baku dari bagian gudang, kemudian memberikan validasi. b) Prosedur pengecekan barang (1) Setelah

mendapat

validasi,

bagian

gudang

melaksanakan pengecekan kuantitas terhadap barang yang

diterima

dengan

membandingkan

antara

persetujuan bahan baku dengan surat jalan yang diterima, kemudian mencatatnya ke dalam formulir data penerimaan bahan baku awal. Jika terdapat ketidaksesuaian, langsung dikonfirmasikan ke bagian commit to user pembelian.



(2) Pelaksanaan pengecekan kualitas dilakukan oleh bagian quality

control

dengan

membandingkan

antara

purchase order dengan persetujuan bahan baku. Jika telah memenuhi persyaratan, barang-barang tersebut dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang, namun bila

terdapat

ketidaksesuaian,

langsung

dikonfirmasikan ke bagian pembelian. c) Prosedur pencatatan barang Setelah semua proses pengecekan selesai, bagian gudang membuat bon penerimaan barang. Purchase order dan persetujuan bahan baku diarsipkan permanen oleh bagian gudang.

3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian pada PT Dan Liris Berdasarkan uraian sebelumnya dan penelitian yang telah penulis lakukan, penulis akan melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris. Berikut ini evaluasi sistem pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris: a.

Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional 1) Fungsi penjualan Fungsi penjualan yang dilaksanakan oleh bagian merchandise bertugas melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan baku yang diperlukan kemudian melakukan booking kepada commit to user



bagian pembelian. Bagian merchandise juga turut memberikan validasi pada saat barang yang dibeli telah sampai di perusahaan. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembelian yang dilaksanakan oleh bagian penjualan bertugas melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada pemasok dan menerima barang pada saat barang tersebut telah tiba. 3) Fungsi penyimpanan barang Bagian gudang sebagai fungsi penyimpanan barang bertugas menerima barang dari bagian pembelian dan memeriksa kuantitas barang yang diterima. 4) Fungsi pengecekan barang Pengecekan kuantitas barang dilaksanakan oleh bagian gudang, sedangkan pengecekan kualitas dilakukan oleh bagian quality control. 5) Transaksi pembelian bahan baku dilakukan oleh lebih dari satu fungsi. Transaksi pembelian pada PT Dan Liris sudah dijalankan oleh lebih dari satu fungsi. Dengan dilaksanakannya transaksi oleh lebih dari satu fungsi, maka akan mempermudah terciptanya internal check. commit to user



b.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Pada sistem pembelian PT Dan Liris, sistem pengendalian intern mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan telah sesuai dengan Standard Operating Procedure. Hal ini dapat dilihat dari: 1) Purchase order diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian pembelian. 2) Bon Penerimaan diotorisasi oleh bagian gudang. 3) Nota

intern

diotorisasi

oleh

bagian

pembelian,

bagian

pembukuan, dan bagian kasir. 4) Surat jalan diotorisasi oleh bagian pembelian sebelum diserahkan kepada bagian gudang. 5) Persetujuan bahan baku digunakan untuk meminta validasi kepada bagian merchandise. c.

Praktik yang Sehat Perusahaan telah melakukan praktik yang sehat, yaitu: 1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak. 2) Pemasok dipilih berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh bagian pembelian. 3) Buku pemantau harian diisi dan dilengkapi oleh bagian pembelian. Pada saat pemesanan berdasarkan purchase order dan saat barang sudah diterima berdasarkan nota intern.

commit to user



4) Bagian gudang memeriksa kuantitas barang yang diterima, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian. 5) Bagian quality control memeriksa kualitas barang yang diterima,

apabila

terdapat

ketidaksesuaian

akan

dikomunikasikan ke bagian pembelian. 6) Bon penerimaan barang dibuat setelah semua proses pengecekan selesai dilaksanakan. d.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan PT Dan Liris yang berkompeten dipilih dengan menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Pelaksanaan pekerjaan berdasarkan uraian jabatan dan tanggung jawab pekerjaan masing-masing.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Berdasarkan

hasil

pembahasan

serta

evaluasi

tentang

sistem

pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan & kelemahan yang berdasarkan dari aktivitas akuntansi yang ada di dalamnya: Ø Kelebihan itu diantaranya adalah : 1.

Sudah terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi tersebut akan menghasilkan data akuntansi yang dipercaya dan mengurangi risiko kecurangan di dalam perusahaan.

2.

Otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi pembelian.

3.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian sudah bernomor urut tercetak, sehingga setiap penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan.

4.

Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen sumber dan dokumen pendukung.

5.

Sistem komputerisasi telah berjalan dengan baik, diantaranya dalam pembuatan purchase order, sales contract, dan barcode sehingga semakin memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

commit to user

64



Ø Kelemahan itu diantaranya adalah : 1.

Tidak adanya fungsi penerimaan sehingga bagian pembelian harus merangkap 2 fungsi sekaligus yaitu melakukan pembelian barang dan yang pertama kali menerima barang

2.

Software yang digunakan untuk mengolah data masih menggunakan yang lama sehingga perlu diperbaharui

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP

A. SIMPULAN Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam suatu perusahaan. Sistem ini terdiri atas berbagai prosedur yang dirancang untuk memperlancar proses produksi guna mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Sistem pengendalian pembelian bertujuan melindungi kekayaan perusahaan dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah sesuai dengan Standard Operating Procedure. Hal ini tercermin dari adanya hal-hal berikut: 1. Terdapat pemisahan fungsi yang terpisah antara fungsi penjualan dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi. 2. Telah terlaksananya otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi. 3. Buku pemantau harian dapat digunakan untuk memonitor barang yang dibeli. 4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen sumber dan pendukung.

commit to user

66



B. SARAN Berdasarkan pembahasan dan evaluasi penulis dalam pelaksanaan prosedur pembelian bahan baku pada PT Dan Liris, penulis memberikan saran sebagai masukan. Adapun saran yang dapat penulis kemukakan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang, dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang. Pada saat barang tiba, akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik.

commit to user

SUKOHARJO TUGAS AKHIR. Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai derajat. Ahli Madya Program Studi. Diploma III Akuntansi

Recommend Documents