EVALUASI PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN ALAT KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh: RIGEL DANARDONO NIM F3313088
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKRTA 2016
ABSTRACT
EVALUATION PROCEDURES STORAGE AND DISTRIBUTION DISPOSABLE MEDICAL EQUIPMENT/MATERIAL AT PHARMACY WAREHOUSE ORTHOPEDIC HOSPITAL PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA RIGEL DANARDONO F3313088
This research aimed to determine the procedure of storage and distribution disposable equipment/material at Orthopaedic Hospital Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. The method used was interview, observation and Standard Operating Procedures at Orthopaedic Hospital Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta and the reality on The fields. Referred to their storage procedures, existence of manual recording with Ledger Inventory which functions to register the disposable medical equipment/ material stored in the Pharmacy Warehouse, and preparing Card Stock (Stock) on each item there. Based on distribution procedures, officers from Pharmacy Warehouse required to be more careful and disciplined in order to get good distribution. Keywords: Procedures, Storage and Distribution.
ii
ABSTRAK
EVALUASI PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN ALAT KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA
RIGEL DANARDONO F3313088
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Alat/Bahan Pakai Habis Medis pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Metode yang digunakan ialah wawancara, observasi langsung serta membandingkan antara Standar Prosedur Operasional Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Ditinjau dari prosedur Penyimpanan adanya pencatatan manual dengan Buku Besar Persediaan yang fungsinya mendaftar alat/bahan pakai habis medis yang disimpan di Gudang Farmasi, serta membuatkan Kartu Persediaan (Stock) pada tiap-tiap barang yang ada di sana. Dari prosedur Pendistribusian, Petugas Gudang Farmasi dituntut untuk lebih teliti dan disiplin agar pendistribusian barang tidak salah. Kata Kunci: Prosedur, Penyimpanan dan Pendistribusian.
iii
iv
v
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan (Q.S Al-Insyrah: 6)
Jangan hanya menjadi sebuah lilin Karena yang dia lakukan hanya untuk orang lain. Namun jadilah sebuah lebah yang bermanfaat bagi bunga, manusia dan ratunya (Penulis)
Sesuatu akan menjadi kebanggaan, Jika sesuatu itu dikerjakan Dan bukan hanya dipikirkan. Sebuah cita-cita akan menjadi kesuksesan, Jika kita awali dengan bekerja untuk mencapainya. Bukan hanya menjadi impian saja.
Penulis persembahkan kepada:
Allah SWT dan Nabi Muhammad SAW
Ibu, Bapak dan Ketiga Kakak ku tercinta
Almamater Universitas Sebelas Maret
Teman-teman kelas Diploma 3 AKC 2013
vii
Teman-teman Kost Techno House
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah banyak melimpahkan hidayah, rahmat, dan nikmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul “Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Alat Kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis di Gudang Farmasi Rumah Sakit Ortopedi. Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta”. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan untuk dapat mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. Keberhasilan penyusunan tugas akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ungkapan terima kasih yang tulus kepada : 1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret. 2. Dr. Djuminah, M.Si., Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret. 3. Christiyaningsih Budiwati, SE, M.Si., Ak. Selaku Pembimbing Tugas Akhir yang senantiasa memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingannya dalam penyusunan tugas akhir. 4. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu teori dan praktek selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.
viii
5. Seluruh staf dan karyawan yang telah melayani dan mengatur kegiatan perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret. 6. Bapak dan Ibu selaku orang tua beserta kakak-kakak ku Mbak Lia, Mas Bintang dan Mbak Rini yang selama ini telah sangat berjasa dalam memberikan doa dan dorongan semangat yang tulus kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Teman-teman Kos Techno House Bangkit, Yoga, Agung Sus, Agung DM, Tio, Arifin yang menemani dalam pengerjaan Tugas Akhir ini, serta Dhema dan Asih yang memberikan motivasi dan inspirasi kepada penulis. 8. Teman-teman D3 Akuntansi kelas C dan seangkatan 2013 yang selama ini sangat banyak memberikan kenangan yang tak terlupakan baik canda, tawa dalam suka maupun duka. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk perbaikan di kemudian hari. Akhir kata semoga penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Surakarta, Juli 2016 Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL .....................................................................................
i
ABSTRACT .........................................................................................................
ii
ABSTRAK ........................................................................................................
iii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS .....................................................
iv
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................
v
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................................... vii KATA PENGANTAR ...................................................................................... viii DAFTAR ISI ......................................................................................................
x
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xii DAFTAR TABEL ...........................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..........................................................................
4
C. Tujuan Penelitian ............................................................................
4
D. Manfaat Penelitian...........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit ....................................................................................
5
1. Definisi Rumah Sakit ................................................................
5
2. Tujuan Rumah Sakit ..................................................................
8
3. Klasifikasi Rumah Sakit .............................................................
8
B. Pengertian Persediaan ....................................................................... 1. Deskripsi Persediaan .................................................................. x
9 9
2. Tipe-tipe Persediaan di Rumah Sakit .......................................
10
C. Pengertian Prosedur ........................................................................
10
D. Penyimpanan Barang ......................................................................
11
E. Pendistribusian Barang.....................................................................
12
F. Prosedur menurut SPO (Standar Prosedur Operasional) .................
13
1. Prosedur Penyimpanan .............................................................
13
2. Dokumen yang terkait dalam Prosedur Penyimpanan..............
14
3. Prosedur Pendistribusian ..........................................................
16
4. Dokumen yang terkait dalam Prosedur Pendistribusian ...........
17
BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan .......................................................
19
1. Sejarah Rumah Sakit ..................................................................
19
2. Visi dan Misi ..............................................................................
22
3. Struktur Organisasi Rumah Sakit ...............................................
23
4. Deskripsi Jabatan ........................................................................
24
5. Pelayanan dan Fasilitas...............................................................
30
B. Analisis dan Pembahasan ..............................................................
32
1.
Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian ..............................
32
2.
Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian ................
37
3.
Kelebihan dan Kekurangan ........................................................
43
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan .....................................................................................
46
B. Saran ...............................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.2.1 Flow Chart Penyimpanan Menurut SPO (Standar Prosedur Operasional) ..............................................................
15
Gambar 3.2.2 Flow Chart Pendistribusian Menurut SPO (Standar Prosedur Operasional) ..............................................................
18
Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi ....................................................
23
Gambar 3.2.3 Flow Chart Penyimpanan Menurut Prosedur .............
34
Gambar 3.2.4 Flow Chart Pendistribusian Menurut Prosedur ..........
36
xii
TABEL
Tabel 3.1.1 Perbandingan Prosedur Penerimaan ................................
37
Tabel 3.2.1 Tabel Evaluasi Kartu Persediaan (stock) .........................
40
Tabel 3.1.2 Perbandingan Prosedur ..................................................
41
Tabel 3.2.2 Tabel Evaluasi Bukti Barang Keluar ...............................
43
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Di era mobilitas seperti saat ini kesehatan menjadi kebutuhan yang utama. Oleh karena itu, usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan di rumah sakit semakin membaik di setiap tahunnya. Berkembangnya pelayanan di rumah sakit juga didukung dengan sarana dan prasarana yang baik sehingga pelayanan kepada pasien dapat dirasakan secara maksimal dan dapat memudahkan semua pihak yang terkait di rumah sakit. Menurut Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan lokasi, bangunan, prasarana, sumber daya manusia, kefarmasian dan peralatan. Persyaratan kefarmasian harus menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan/Bahan Medis Pakai Habis yang bermutu, bermanfaat, aman dan terjangkau. Mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, “Rumah
Sakit
merupakan
institusi
pelayanan
kesehatan
yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.”
1
2
Dalam menjalankan kegiatannya, sebuah rumah sakit tak lepas dengan persediaan alat/bahan pakai habis, khususnya alat/bahan pakai habis medis. Persediaan ini dibutuhkan di berbagai ruang seperti Depo Rawat Jalan, Laboratorium, Radiologi dan Gigi dll. Dalam kegiatan penyimpanannya harus dijaga dengan benar dan di bedakan penanganannya dari tiap-tiap persediaan alat kesehatan/bahan pakai habis. Dalam segi pendistribusiannya juga harus melalui tahapan-tahapan yang sistematis dan mengikuti prosedur yang ada. Penyimpanan barang bertujuan untuk menjaga kondisi barang secara utuh dan dijaga menurut standar stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi serta penggolongan jenis Sediaan Farmasi Alat Kesehatan/Bahan Pakai Habis. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menghindari kerusakan barang pada saat digunakan. Pengendalian intern meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). Dalam penerapan prosedur yang harus diperhatikan ialah penerimaan dan pengeluaran kas, karena karakternya yang mudah untuk disalahgunakan. Hal ini harus diperketat untuk mengurangi risiko kecurangan yang dilakukan karyawan. Selain penerimaan dan pengeluaran kas, penerimaan dan pengeluaran barang persediaan juga sama pentingnya demi terciptanya keamanan barang yang disimpan di gudang.
3
Dengan pengalokasian kas yang baik dapat mencegah terjadinya penyelewengan. Adanya pengendalian intern yang baik dengan didukung perangkat yang canggih, tidak menutup kemungkinan terjadi kerja sama dari para karyawan untuk melakukan kecurangan yang dapat menyebabkan suatu pengendalian mudah untuk diselewengkan atau disalahgunakan (Mulyadi, 2001: 170). Sebanding dengan pengalokasian persediaan yang baik, dapat mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta melakukan 4 jenis pembelian persediaan yakni pembelian bahan medis, bahan non medis, peralatan medis dan pembelian bahan makan (gizi). Bahan medis antara lain: obat-obatan, bahan baku, alat kesehatan habis pakai, alat kesehatan semi inventaris, atau alat kesehatan inventaris. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit, “kegiatan pengelolaan bahan medis pakai habis meliputi pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan bahan medis habis pakai, pengendalian dan terakhir administrasi.” Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan di atas, maka dalam penulisan Tugas akhir ini penulis memilih judul “EVALUASI PROSEDUR PENYIMPANAN
DAN
PENDISTRIBUSIAN
ALAT
KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH
SAKIT
SURAKARTA”.
ORTOPEDI.
PROF.
DR.
R.
SOEHARSO
4
B. Rumusan Masalah Berdasar pada latar belakang di atas penulis merumuskan masalah sebagai berikut. Apakah penerapan prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sudah sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional)? C. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui kesesuaian antara Standar Prosedur Operasional Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang telah diterapkan pada rumah sakit tersebut, serta menjadi gambaran dan evaluasi agar lebih baik di masa yang akan datang. 2. Bagi Peneliti Penelitian bertujuan untuk menambah pengetahuan pada prosedur penyimpanan dan pendistribusian serta menambah wawasan akan penerapan ilmu yang telah didapat di Diploma Tiga Akuntansi Universitas Sebelas Maret. 3. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini dapat digunakan untuk menambah wawasan pembaca serta dapat menjadi acuan dalam penyusunan tugas akhir.
BAB II TINJUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit 1. Definisi Rumah Sakit Undang-undang Republik Indonesia No.44 tahun 2009, tentang Rumah Sakit mendefinisikan rumah sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Berdasarkan fungsinya rumah sakit memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sehingga sebagian besar dikelompokkan dalam organisasi sektor publik yang tidak berorientasi mencari keuntungan, kecuali beberapa rumah sakit yang didirikan oleh Perseroan Terbatas (PT) yang memang bertujuan menambah pendapatan. (Nordiawan & Hertianti, 2010: 59). Indonesia memiliki beberapa jenis rumah sakit, antara lain a.
Rumah Sakit Umum
b.
Rumah Sakit Terspesialisasi
c.
Rumah Sakit Penelitian/Pendidikan
d.
Rumah Sakit Lembaga/Perusahaan dan
e.
Klinik.
5
6
Berdasarkan kepemilikannya rumah sakit terbagi atas: 1) Rumah Sakit Milik Pemerintah Adalah rumah sakit umum yang dimiliki dan dikelola oleh pemerintah. Contohnya RSUP dan RSUD. Perbedaannya RSUP merupakan milik pemerintah pusat yang mengacu
pada
Departemen
Kesehatan,
sedangkan
RSUD
merupakan milik pemerintah provinsi dan kabupaten atau kota, di bawah pembinaan urusan kerumahtanggan dari Departemen Dalam Negeri dan RSUD tetap berada di bawah koordinasi Departemen Kesehatan. Jenis rumah sakit milik pemerintah ada dua: a) Rumah Sakit Pemerintah yang tidak bisa dipisahkan, yaitu rumah sakit yang dimiliki oleh kekayaan pemerintah. Contohnya, RSUD KARANGANYAR dan RSUD KLATEN b) Rumah Sakit Milik Pemerintah yang dipisahkan, yaitu rumah sakit yang dimiliki oleh kekayaan pemerintah yang dipisahkan. Misalnya Rumah Sakit BUMN. BUMN yang memiliki rumah sakit antara lain Pertamina, PT. Aneka Tambang, PT. Pelni dan lain sebagainya.
7
2) Rumah Sakit Berbentuk Badan Layanan Umum (BLU) Adalah instansi di lingkungan pemerintah yang dibentuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang/jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan dalam kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. Jenis Rumah Sakit yang berbentuk BLU antara lain Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (RSCM), Rumah Sakit Jantung Harapan Kita, Rumah Sakit Hasan Sadikin Bandung, Rumah Sakit Makassar, Rumah Sakit Karyadi Semarang, Rumah Sakit Sanglah Denpasar, Rumah Sakit Padang, Rumah Sakit Palembang dan Rumah Sakit Dr. Sarjito Yogyakarta. Selain rumah sakit tersebut ada banyak RSUD yang dialihkan menjadi BLUD, seperti RSUD Budi Asih, RSUD Tarakan, RSUD Koja, RSUD Duren Sawit, RSUD Haji dan RSUD Pasar Rebo. 3) Rumah Sakit Milik Swasta Adalah rumah sakit yang dimiliki oleh perorangan atau badan hukum.
8
2. Tujuan Rumah Sakit Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Penyelenggaraan Rumah Sakit bertujuan: a. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan b. Memberikan
perlindungan
terhadap
keselamatan
pasien,
masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit c. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah sakit, serta d. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber daya manusia rumah sakit dan Rumah sakit. 3. Klasifikasi Rumah Sakit Klasifikasi rumah sakit umum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Rumah Sakit Umum Kelas A b. Rumah Sakit Umum Kelas B c. Rumah Sakit Umum Kelas C d. Rumah Sakit Umum Kelas D Klasifikasi Rumah Sakit khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
a. Rumah Sakit Khusus kelas A
9
b. Rumah Sakit Khusus kelas B c. Rumah Sakit Khusus kelas C B. Persediaan 1. Deskripsi Persediaan Persediaan ialah asset lancar yang berbentuk barang atau perlengkapan yang diperoleh, disimpan dan didistribusikan untuk mendukung kegiatan operasional. Barang-barang tersebut dimaksudkan untuk dijual dan/atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.
(Peraturan
Menteri
Keuangan
tentang
Pedoman
Penatausahaan Persediaan) Persediaan Rumah Sakit masuk pada jenis perusahaan jasa, yang memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien secara paripurna. Di rumah sakit memiliki karakteristik yang sama dengan
perusahaan
dagang, yakni hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagang, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Bedanya di perusahaan jasa seperti rumah sakit harga persediaannya dipatok berdasarkan jenisnya contohnya, Obat dan Alat/bahan Pakai Habis. Persediaan alat/bahan pakai habis difungsikan untuk keperluan perawatan pasien dan harga barang tersebut tidak diambil keuntungannya, melainkan mengikuti patokan harga beli barang itu sendiri, kecuali obat. Obat menggunakan patokan harga sebesar 20% dari harga beli.
10
2. Tipe-tipe Persediaan di Rumah Sakit: a. Persediaan Bahan Pakai Habis Medis b.
Persediaan Barang Pakai Habis Non-medis
c. Persediaan Alat Kesehatan Pakai Habis Dari beberapa persediaan di atas saya akan mendeskripsikan Persediaan Barang Habis Pakai Medis, yang melalui beberapa transaksi menurut (Mulyadi, 2001: 555) di antaranya: 1) Pembelian Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. 2) Retur pembelian Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. 3) Pemakaian barang gudang Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. 4) Penghitungan fisik persediaan Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Sistem penghitungan fisik persediaan.
C. Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2001: 5) “Prosedur adalah satuan urutan kegiatan klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
11
departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Di dalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur di mana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya apabila terjadi perubahan salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedurprosedur yang lain.” Dapat disimpulkan bahwa Prosedur adalah kegiatan pencatatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam suatu
departemen untuk
menyeragamkan pekerjaannya dengan tujuan agar kegiatan operasionalnya dapat berjalan secara teratur.
D. Penyimpanan Barang Penyimpanan adalah tahapan penting dari Sistem Pengelolaan, karena pada tahap ini suatu Instansi harus dapat menjaga Barang Persediaan agar tetap terjaga mutu dan isi dari barang tersebut. Sedangkan menurut Subagya (1998: 68) Penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan, pencatatan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014 setelah barang masuk di bagian Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan ini bertujuan untuk menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat kesehatan dan Bahan Medis Pakai Habis sesuai dengan persyaratan kefarmasian, yang meliputi kelembaban, ventilasi dan pengelolaan jenis
12
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Pakai Habis. Bertujuan agar barang yang keluar tidak mengalami cacat atau rusak. Dari definisi di atas dapat simpulkan bahwa Penyimpanan Barang Medis ialah kegiatan pengurusan dan pencatatan demi menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat kesehatan/Bahan Medis Pakai Habis sesuai standar kefarmasian
E. Pendistribusian Barang Pendistribusian adalah perpindahan Barang Persediaan dari gudang ke Sub-gudang atau ke tempat lain, menurut dokumen yang mengatur tentang perpindahan barang tersebut. Dalam kegiatan pendistribusian perlu adanya dokumen-dokumen yang mengatur tentang kegiatan ini, karena dalam kegiatan Pendistribusian harus tercatat berapa banyak barang yang keluar dan berapa banyak banyak barang yang masih di simpan di Gudang. Mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014, Distribusi
merupakan
suatu
rangkaian
kegiatan
dalam
rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Unit Pelayanan kepada pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah dan ketetapan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi untuk menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Pakai Habis di unit pelayanan.
13
Tujuan dari kegiatan distribusi ini agar memudahkan pasien, dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada serta metode sentralisasi dan desentralisasi
F. Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Menurut Standar Prosedur Operasional (SPO) 1.
Prosedur Penyimpanan a. Panitia Penerima Panitia Penerima menerima barang beserta Faktur pembelian untuk Bagian Gudang Farmasi, Bagian Akuntansi dan arsip Panitia Penerima. Panitia penerima mengecek faktur pembelian jika barang tidak sesuai maka Panitia Penerima mengirimkan faktur pembelian ke supplier. Apabila sudah dicek dan sesuai, Panitia Penerima membuat Berita Acara Serah Terima Barang dan melampirkan faktur beserta barang ke Bagian Gudang Farmasi. b. Bagian Gudang Farmasi Petugas Gudang Farmasi menerima berita serah terima barang, faktur pembelian dari supplier dan barang yang sudah dicek oleh Panitia Penerima. Serta mengarsipkan faktur untuk bagian akuntansi. Petugas gudang farmasi menerima barang dan dipisahkan menurut jenisnya. Petugas gudang melakukan input barang sebagai persediaan secara komputerisasi dan mencatat secara manual pada
14
buku persediaan barang medis dan membuatkan kartu persediaan (stock) pada persediaan yang belum terdaftar. 2.
Dokumen-dokumen yang terkait dalam Kegiatan Penyimpanan Penyimpanan Barang. Dalam kegiatan penyimpanan barang Petugas gudang farmasi menerima dan mengisi dokumen antara lain: a) Faktur Pembelian Adalah dokumen yang berisi jumlah barang, spesifikasi dan nama barang yang dibeli dari suatu distributor. b) Berita Acara Serah Terima Barang Adalah dokumen yang berisi pernyataan serah terima barang antara pihak yang menyerahkan dengan Panitia Penerima barang. Setelah barang tersebut diperiksa oleh pejabat pengadaan atau panitia pemeriksa barang. c) Buku Persediaan Barang Buku dalam bentuk lembaran untuk mencatat/membukukan persediaan yang masuk dan keluar dari gudang farmasi di bawah pengurusan dan tanggung jawab pejabat pengurus persediaan medis. Berfungsi sebagai pencatat daftar nama barang yang masuk pada gudang farmasi.
15
d) Kartu Persediaan (stock) Kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan berdasarkan jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, stok awal, jumlah barang masuk dan keluar serta jumlah barang yang tersisa. Dibawah ini adalah Gambar 3.2.1 yang menggambarkan alur kegiatan prosedur penyimpanan barang di Gudang Farmasi. Gambar 3.2.1 Flow Chart Penyimpanan Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis
16
3.
Prosedur Pendistribusian a. Satker/sub-gudang Satker/sub-gudang membuat daftar permintaan barang rangkap 3 (tiga) yang ditujukan untuk Bagian Penunjang Pelayanan, Bagian Gudang Farmasi dan untuk arsip Satket itu sendiri. Dokumen yang di gunakan yaitu Bukti Barang Keluar (BBK) b. Bagian Penunjang Pelayanan Bagaian Penunjang Pelayanan memverifikasi dokumen Bukti Barang Keluar (BBK) rangkap dua lalu mengarsipkan dokumen. Setelah mendapat verifikasi dari bagian penunjang pelayanan dokumen barang keluar tersebut di masukkan ke gudang farmasi. c. Gudang Farmasi Gudang Farmasi menerima dokumen bukti barang keluar (BBK) dari satker/sub-gudang yang sudah di bubuhi tanda tangan oleh Bagian Penunjang Pelayanan. Petugas gudang farmasi mengeluarkan persediaan sesuai permintaan satker/sub-gudang, apabila barang tidak tersedia petugas farmasi memberi keterangan dengan mencoret nama barang dari dokumen bukti barang keluar. Petugas gudang farmasi mencatat pengeluaran pada kartu persediaan (stock) serta memasukkan (entry) pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
17
4.
Dokumen-dokumen yang terkait dalam Kegiatan Pendistribusian Alat/Bahan Pakai Habis Medis pada Gudang Farmasi Dalam kegiatan pendistribusian barang Petugas gudang farmasi menerima dokumen antara lain: a)
Bukti Barang Keluar (BBK) Dokumen ini digunakan sebagai syarat perpindahan barang dari gudang farmasi ke satker-satker/sub-gudang yang sebelumnya sudah di verifikasi oleh Bagian Penunjang Pelayanan dengan rincian: No, Nama Barang, Banyaknya, Satuan, Keterangan.
b) Kartu Persediaan (stock) Kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan berdasarkan jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, stok awal, jumlah barang masuk dan keluar serta jumlah barang yang tersisa.
18
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.2 yang menggambarkan alur kegiatan pendistribusian barang di Gudang Farmasi Gambar 3.2.2 Flow Chart Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis
19
BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah rumah sakit yang khusus menangani permasalahan ortopedi yang beralamat di Jln. Jendral A. Yani, Pabelan Surakarta 1. Sejarah Rumah Sakit Prof. Dr. R. Soeharso ialah pendiri sekaligus menjadi Direktur Pertama pada tahun 1941 – 1971. Beliau merintis dari tahun 1946 – 1971. Sejarah berdirinya LOP tidak lepas dari sejarah perjalanan Rehabilitasi Centrum (RC) karena merupakan bagian dari pelayanan RC yang dimotori oleh Prof. Dr. R Soeharso. Perkembangan berikutnya LOP berubah nama menjadi RS Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Rehabilitasi Centrum (RC) rintisan Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta pada waktu itu mendunia dan terkenal hingga Asia Tenggara dan mendapat perhatian dalam dan luar negeri karena berhasil melaksanakan konsep pelayanan Rehabilitasi Terpadu di bawah satu atap atas pemikiran yang mendalam pada waktu itu. Pemikiran ini didapat saat menangani penderita cacat tubuh akibat perang yang pada kenyataannya mengalami permasalahan yang tidak holistik. Dengan konsep inilah mampu menolong
19
20
penderita cacat yang tadinya, merasa tidak memiliki harapan menjadi memiliki semangat baru. RC saat itu hanya Lembaga Pusat Rehabilitasi Penderita cacat tubuh (LPRRCT) kemudian baru dibuka Lembaga Ortopedi dan Prothese (LOP) dan berikutnya diikuti dengan Akademi Maupun lembaga/yayasan di bawah naungan nama Prof. Dr. R. Soeharso yang akhirnya tergabung dalam “Paguyuban lembaga Rehabilitasi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” yang berjumlah 10, antara lain: a. BBRSBD b. RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta c. YPAC d. Yayasan Sheltered Workshop Solo e. Pusrehabcat (Dorehabcat) f. Sekolah Perawat Fisioterapi g. Yayasan Paraplegia h. Yayasan Koperasi Penderita cacat “Harapan” untuk paguyuban dan usaha i. Yayasan Pembinaan Olah Raga Penderita Cacat j. Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Masyarakat (PRSBM) Pada tahun 1946 bersama dengan Suroto Reksporanoto menciptakan alat bantu Ortotik dan Prostetik yang menjadi cikal bakal/perintis bengkel
21
Protese Indonesia yang kemudian berkembang menjadi training center (terdapat di BBRSBD waktu itu LPRPCT berubah menjadi PRPCT) Berkembang secara pesat setelah mendapat bantuan dari Kolonel Gatot Soebroto yang saat itu menjabat sebagai Gubernur Militer untuk Surakarta, Pati dan Madiun. Mencetak beberapa dokter spesialis Bedah Ortopedi. Satu-satunya Dokter juga seniman yang ikut melestarikan Budaya Kraton Surakarta. Setelah meninggal tahun 1971 di usia 59 tahun kemudian beliau dinobatkan sebagai Pahlawan Nasional di Bidang Ortopedi, dengan penghargaan Bintang Maha Putra. Dalam perkembangannya lembaga dengan nama Prof. Dr. R. Soeharso ini berkembang secara dinamis terutama dalam hal ini RS. Ortopedi mengalami perkembangan yang cukup berarti setara dengan perkembangan ilmu kedokteran, terutama menyangkut dalam pelayanan ortopedi dan Rehabilitasi Medik Paripurna. Prof. Dr. R. Soeharso mengembangkan dan mempelopori proses pelayanan Ortopedi & Rehabilitasi Medik secara Paripurna sesuai dengan perkembangan kedokteran waktu itu & konsep WHO. Saat itu didukung berbagai peralatan Ortopedi dan Rehabilitasi Medik dan dipenuhi semangat pengorbanan yang tinggi maka dipersiapkan lahan yang luas di Pabelan yang akhirnya menjadi RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso sejak tahun 1996.
22
2. VISI DAN MISI a. Visi Visi Kementerian Kesehatan tahun 2019 adalah “Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan. Visi Direktoral Jenderal Upaya kesehatan tahun 2019 adalah Meningkatkan Akses Pelayanan Kesehatan yang terjangkau dan berkualitas bagi Masyarakat. Visi RSO Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta tahun 2015-2019 yang hendak dicapai dalam kurun waktu 5 tahun adalah “Menjadi Rumah Sakit Ortopedi Unggulan Dengan Pelayanan Prima di ASEAN.” b. Misi Dalam mewujudkan Visi RSO Prof. Dr. R Soeharso Surakarta diperlukan kerja sama dan tekad yang baik agar permasalahan yang dihadapi akan mudah diselaraskan, sehingga misi rumah sakit dirumuskan sebagai berikut: 1) Mewujudkan pelayanan sup spesialistik ortopedi traumatologi terintegrasi pendidikan dan penelitian secara paripurna. 2) Mewujudkan manajemen rumah sakit dengan kaidah bisnis yang sehat, efektif, efisiensi dan dapat dipercaya (akuntabel) 3) Mewujudkan SDM yang profesional, inovatif dan kreatif 4) Mewujudkan jejaring pelayanan yang berkelanjutan.
23
3.
Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Sumber: Bagian. Akuntansi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta
24
4. Deskripsi Jabatan a. Direktur Utama Bertugas
untuk
melaksanakan
pengelolaan
perusahaan,
bertujuan untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit. b. Direktorat Medik dan Keperawatan Bertugas melaksanakan pengelolaan pelayanan medis dan pelayanan
keperawatan.
Direktorat
Medik
dan
Keperawatan
menyelenggarakan fungsi: 1) Menyusun rencana pelaksanaan pelayanan medis, penunjang medis, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan keperawatan. 2) Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan medis, penunjang medis,
pelayanan
keperawatan
serta
fasilitas
medik
dan
keperawatan. 3) Pengendalian, pengawasan, dan evaluasi pelayanan medis, penunjang medis, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan keperawatan. 4) Perencanaan, koordinasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan instalasi-instalasi di bawah Direktorat Medik dan Keperawatan. Direktorat Medik dan Keperawatan, terdiri dari: 1) Bidang Pelayanan Medik Bertugas melaksanakan perencanaan, pengembangan, monitoring dan evaluasi di bidang medik. Bidang pelayanan medik menyelenggarakan dua fungsi, yaitu penyusunan rencana dan
25
pengembangan program pelayanan medik, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan medik. Bidang pelayanan medik, terdiri dari: a) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan Bertugas melakukan penyimpanan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi pelayanan keperawatan rawat jalan. b) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusun rencana kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi pelayanan medis dan penunjang medis rawat inap. 2) Bidang Pelayanan Keperawatan Bertugas melaksanakan perencanaan pengembangan, monitoring dan evaluasi di bidang pelayanan keperawatan. Bidang ini menyelenggarakan dua fungsi, yaitu penyusunan rencana dan pengembangan program pelayanan keperawatan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan keperawatan. Bidang pelayanan keperawatan terdiri dari: a) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi pelayanan keperawatan rawat jalan.
26
b) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi pelayanan keperawatan di rawat inap. c. Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan Bertugas
melakukan
pengelolaan
pendidikan dan penelitian serta sumber daya
administrasi
umum,
manusia. Direktorat
Jenderal Umum, SDM dan Pendidikan menyelenggarakan beberapa fungsi antara lain: 1)
Penyusunan rencana kebutuhan dan penyelenggaraan tenaga kesehatan serta tenaga non kesehatan.
2)
Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga serta pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit.
3)
Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan perencanaan, evaluasi dan laporan rumah sakit.
4)
Koordinasi rencana dengan pengembangan sumbar daya manusia, pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan rumah sakit.
5)
Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga pengelolaan sumber daya manusia, perencanaan program pelayanan pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan rumah sakit.
27
Direktorat Umum, SDM, dan Pendidikan terdiri dari a) Bagian Umum Bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan serta perencanaan dan evaluasi. Bagian umum menyelenggarakan dua fungsi, yaitu pelaksanaan kegiatan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan perencanaan dan evaluasi. Bagian Umum dibagi dalam: (1) Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Bertugas
melakukan
urusan
ketatausahaan
dan
kerumahtanggaan. (2) Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Bertugas melakukan penyusunan program dan evaluasi. b) Bagian SDM Bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan kepegawaian, hukum, organisasi dan pemasaran. Bagian ini menyelenggarakan tiga fungsi, yakni perencanaan, administrasi dan pengembangan sumber daya manusia, pelaksanaan analisis jabatan, organisasi dan kepegawaian, pelaksanaan pemasaran pelayanan rumah sakit. Bagian SDM terdiri atas:
28
(1) Subbagian Kepegawaian Bertugas melaksanakan penyusunan rencana administrasi, dan pengembangan sumber daya. (2) Subbagian Hukum, Organisasi dan Pemasaran Bertugas melakukan penyimpanan bahan analisis jabatan, organisasi dan pelaksanaan serta pemasaran pelayanan rumah sakit. c) Bagian Pendidikan dan Penelitian Bertugas melakukan pengelolaan kegiatan pendidikan dan penelitian kesehatan maupun penelitian non kesehatan. Bagian pendidikan dan penelitian menyelenggarakan dua fungsi yaitu perencanaan, pengembangan, monitoring dan evaluasi kegiatan pendidikan dan penelitian non kesehatan. Bagian Pendidikan dan Penelitian terdiri dari: (1) Subbagian Pendidikan dan Penelitian Kesehatan Bertugas melakukan penyusunan rencana, pengembangan, monitoring dan evaluasi kegiatan pendidikan dan penelitian kesehatan. (2) Subbagian Pendidikan dan Penelitian Non Kesehatan Bertugas melakukan penyusunan rencana, pengembangan, monitoring dan evaluasi kegiatan pendidikan dan penelitian kesehatan.
29
d. Direktorat Keuangan Bertugas melaksanakan pengelolaan keuangan rumah sakit. Direktorat Keuangan menyelenggarakan empat fungsi, antara lain: 1) Pelaksanaan penyusunan rencana dan anggaran 2) Pelaksanaan perbendaharaan dan mobilitas dana 3) Pelaksanaan akuntansi dan verifikasi serta pembukuan 4) Perencanaan, koordinasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan keuangan Direktorat Keuangan terdiri dari: a) Bagian Perbendaharaan dan Mobilitas Dana Bertugas melakukan penyusunan anggaran, perbendaharaan dan mobilitas dana. Bagian perbendaharaan dan mobilitas dana menyelenggarakan empat fungsi, antara lain: pelaksanaan kegiatan
penyusunan
anggaran,
pelaksanaan
kegiatan
perbendaharaan, pelaksanaan kegiatan mobilitas dana, evaluasi penyusunan laporan. Bagian perbendaharaan dan mobilitas dana terdiri dari: (1) Subbagian Penyusunan Anggaran Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan anggaran. (2) Subbagian Perbendaharaan Bertugas melakukan penyiapan bahan mobilitas.
30
(3) Subbagian Mobilitas Dana Bertugas melakukan penyiapan bahan mobilitas. b) Bagian Akuntansi Bertugas melakukan di bagian akuntansi keuangan serta akuntansi manajemen dan verifikasi. Bagian akuntansi menyelenggarakan dua fungsi, antara lain: (1) Subbagian Akuntansi Keuangan Bertugas melakukan akuntansi keuangan. (2) Subbagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi Bertugas melakukan akuntansi manajemen dan verifikasi. e. Satuan Pengawas Intern Bertugas melakukan pengawasan intern rumah sakit.
5. Pelayanan dan Fasilitas Pelayanan dan Fasilitas yang disediakan oleh Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta antara lain: a. Layanan Reguler 1) Rawat Jalan Instalasi Rawat Jalan di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta terdiri dari klinik ortopedi, klinik rehabilitasi, klinik neurologi, klinik tulang belakang, klinik CTEV ( Ortopedi Pediatri), klinik onkologi ortopedi, klinik ilizarov, klinik psikiatri,
31
klinik akupuntur, klinik bedah umum, klinik gigi dan mulut dan klinik permasalahan perkembangan anak. 2) Rawat Inap Instalasi Rawat Inap di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta memiliki kapasitas 127 tempat tidur yang terdiri dari kelas VIP, I, II, III dan didukung oleh dokter spesialis yang handal dan ahli di bidangnya serta petugas lain yang berkompeten dan siap memberikan pelayanan terbaik untuk pasien. 3) Rehabilitasi Medik Instalasi Rehabilitasi medik di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta terdiri dari fisioterapi, okupasi terapi, ortotik prostetik, psikologi, terapi wicara dan pekerja sosial medis. 4) Instalasi Penunjang Instalasi Penunjang di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta terdiri dari instalasi radiologi, instalasi laboratorium, instalasi rawat intensif (ICU), instalasi gizi dan instalasi farmasi. b. Layanan Unggulan Pelayanan unggulan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta antara lain: 1) Rekonstruksi Sendi, Panggul, Lutut dan Pemanjangan Tulang (ililzarov)
32
2) Pengembangan Pelayanan Ortopedi, Traumatologi dan Rehabilitasi Medik pada Anak (rekonstruksi kelainan kongenitnal dan pencegahan kecacatan). 3) Bedah Tulang Replantasi Anggota Gerak (jari tangan dan rekonstruksi kecacatan tulang pada tangan). 4) Pusat Pelayanan Tulang Belakang Operasi Unggulan yang sudah di kembangkan di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut: 1) Adult Reconstrucsion and Total Joint Repalcement a) Total Hip Replacement b) Total Knee Replacement c) Tottal Ellbow Repalcement d) Total Shoulder Replacement 2) Arthroscopic Surgery 3) Pediatric Surgery 4) Limb Lengthening Procedure Ilizarif 5) Scoliosis Surgery
B. Analisis dan Pembahasan 1. Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis di Gudang Farmasi 5. Prosedur penerimaan dan penyimpanan alat/bahan pakai habis medis pada gudang farmasi adalah sebagai berikut:
33
1) Panitia Penerima Panitia Penerima menerima Faktur pembelian rangkap 3 (tiga) untuk panitia penerima, petugas gudang dan bagian akuntansi. Selanjutnya mengecek faktur pembelian jika barang tidak sesuai maka panitia penerima mengirimkan faktur pembelian ke supplier. Apabila sudah dicek dan sesuai, barulah panitia penerima membuat berita acara serah terima barang dan melampirkan faktur beserta barang ke bagian gudang farmasi. 2) Gudang Farmasi Petugas gudang farmasi menerima berita serah terima barang, faktur pembelian dari supplier dan barang yang sudah dicek oleh panitia penerima, serta mengarsipkan faktur untuk bagian akuntansi. Langkah selanjutnya Petugas Gudang Farmasi menerima barang untuk kemudian dipisahkan menurut jenisnya. Setelah pemilahan barang Petugas Gudang melakukan input barang sebagai persediaan secara komputerisasi dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) dan mencatat secara manual pada buku persediaan barang medis dan membuatkan kartu persediaan (stock) pada persediaan yang belum terdaftar.
34
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.3 yang menggambarkan alur kegiatan penyimpanan barang di Gudang Farmasi Gambar 3.2.3 Flow Chart Penyimpanan Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis menurut Prosedur Rumah Sakit
(Sumber: Gambar ini dibuat menurut hasil wawancara dengan petugas gudang farmasi)
6. Prosedur pendistribusian alat kesehatan/bahan pakai habis medis pada gudang farmasi adalah sebagai berikut:
35
d.
Satker/sub-gudang Tahap awal kegiatan permintaan barang ialah bagian satkr/subgudang membuat daftar permintaan barang menggunakan dokumen bukti barang keluar (BBK) rangkap 3 (tiga), untuk sartker, bagian penunjang pelayanan dan gudang farmasi.
e.
Bagian Penunjang Pelayanan Dokumen bukti barang keluar (BBK) dimasukkan ke bagian penunjang pelayanan untuk diverifikasi, sebagai syarat pengajuan persediaan ke gudang farmasi. Setelah mendapat verifikasi dari bagian penunjang pelayanan, dokumen bukti barang keluar (BBK) tersebut di masukkan ke gudang farmasi.
f.
Bagian Gudang Farmasi Gudang farmasi menerima dokumen bukti barang keluar (BBK) dari satker/sub-gudang yang sudah di bubuhi tanda tangan oleh bagian
penunjang
pelayanan.
Petugas
gudang
farmasi
mengeluarkan persediaan sesuai permintaan satker/sub-gudang, apabila barang tidak tersedia petugas farmasi memberi keterangan dengan mencoret nama barang dari dokumen bukti barang keluar. Petugas gudang farmasi mencatat pengeluaran pada kartu persediaan (stock) serta memasukkan (entry) pada sistem informasi manajemen (SIMRS). Dibawah ini adalah Gambar 3.2.3 yang menggambarkan alur kegiatan penyimpanan barang di Gudang Farmasi
36
Gambar 3.2.4 Flow Chart Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis menurut Prosedur Rumah Sakit
(Sumber: Gambar ini dibuat menurut hasil wawancara dengan petugas gudang farmasi)
37
2. Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Persediaan Alat/Bahan Pakai Habis pada Rumah Sakit Ortopedi Dr. R Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di Rumah Sakit a.
Prosedur Penyimpanan Prosedur penyimpanan yang baik yaitu mengacu pada peraturan rumah sakit/SPO (Standar Prosedur Operasional) dan dibandingkan dengan kegiatan dilapangan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik, sistematis, tertata dan dapat dipantau dari segi kualitas dan kuantitas barang tersebut. Dalam Prosedur penyimpanan Petugas Gudang Farmasi melakukan kegiatan Pencatatan dokumen yang terkait dalam prosedur Penyimpanan. Di bawah ini adalah tabel 3.1.1 yang memaparkan perbandingan kesesuaian antara SPO (Standar Prosedur Operasional) Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso dan kegiatan yang dilaksanakan di Rumah Sakit. Tabel 3.1.1
Tabel Evaluasi Prosedur Penyimpanan antara Peraturan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di Rumah Sakit Peraturan Rumah Sakit
Pelaksanaan di Rumah Sakit
Panitia penerima barang dan petugas Gudang Farmasi meneliti barang kemudian memindahkan ke Gudang Farmasi
Panitia Penerima Barang dan petugas Gudang Farmasi meneliti barang dari segi kualitas dan kuantitas barang sesuai atau tidak, lalu barulah
HASIL
Sesuai
38
barang dimasukkan ke Gudang Farmasi di bawah Instalasi Farmasi.
Petugas Gudang Farmasi menerima perbekalan dari Pokja penerima barang obat dan alat kesehatan
Petugas Gudang Farmasi menerima perbekalan yang meliputi obat, bahan obat, gas medis, alat kesehatan pakai habis, serta alat dan bahan radiologi
Petugas Gudang Farmasi menyimpan persediaan secara alfabetis dan sesuai bentuk sediaannya, pengeluarannya dengan metode FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)
Petugas Gudang Farmasi menyimpan secara urut menurut abjad dari nama persediaan obat maupun alat/bahan pakai habis, dibedakan menurut jenis dan ukurannya. Pada saat barang dikeluarkan menerapkan metode FIFO dan FEFO atau mana yang lebih dulu.
Memisah Alat kesehatan/bahan pakai habis secara terpisah apabila memiliki risiko terbakar
Memisah alkohol dan persediaan lain yang mudah terbakar dan diberi tanda khusus bahan berbahaya
Perbekalan farmasi dicatat oleh petugas Gudang Farmasi dalam kartu persediaan (stock) dengan kolom nama, tanggal pertama kemasan
Persediaan di gudang farmasi dicatat oleh Petugas Gudang Farmasi dengan tiga metode yakni mencatat di buku persediaan, membuat
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Tidak Sesuai, karena dalam kartu (stock) yang
39
dibuka, tanggal kadaluarsa dan perinngatan khusus. Serta mencatat (entry) data pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
kartu persediaan (stock) pada tiap-tiap barang dan mencatat menggunakan Aplikasi SIMRS
Secara rutin petugas Gudang Farmasi memantau kondisi fisiksediaan agar mutunya terjamin
Petugas Gudang Farmasi mengecek kondisi fisikbarang secara rutin seminggu sekali
digunakan tidak ada tanggal pertama kemasan dibuka dan peringatan khusus
Sesuai
Di bawah ini adalah sampel dokumen yang terkait pada prosedur penyimpanan. Tentang pencatatan dokumen yang dilakukan oleh Petugas Gudang Farmasi pada Kartu Persediaan (Stock) apakah sudah melaksanakan prosedur dengan baik yang bertujuan, agar setiap barang memiliki keterangan yang jelas.
40
Tabel 3.2.1 Tabel evaluasi kartu persediaan (stock) barang pada Gudang Farmasi Kriteria Evaluasi Prosedur No Sampel
Kode Sampel
Kode Barang
Nama Barang
Satuan
Tanggal
ED (expired)
Masuk
Keluar
Sisa
1
KS.01
2
KS.02
3
KS.03
4
KS.04
5
KS.05
6
KS.06
7
KS.07
8
KS.08
9
KS.09
10
KS.10
Total
10
0
10
8
10
5
8
10
10
0%
100%
80%
100%
50%
80%
100%
100%
Persentase
(Sumber : Tabel ini di ikhtisar dari sampel kartu persediaan (stock) barang)
b.
Prosedur Pendistribusian Prosedur pendistribusian adalah aspek penting karena pada saat ini perpindahan suatu barang dari gudang farmasi ke setker-satker yang ada di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso yang antara lain satker/Sub-gudang Rawat Jalan Reguler, Rawat Jalan Eksekutif, Rawat Inap, Gigi, Laboratorium dan Radiologi. Tujuan dari SPO ini ialah sebagai acuan penerapan langkah-langkah kebijakan untuk mengatur dan menertibkan pengeluaran perbekalan farmasi dari
41
gudang farmasi. Di bawah ini adalah tabel 3.1.2 yang memaparkan perbandingan antara Peraturan rumah sakit/SPO milik Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dan yang terjadi di lapangan. Selain membuat tabel perbandingan kesesuaian penulis juga menggunakan metode pengambilan sampel dokumen yang terkait pada prosedur pendistribusian untuk mengetahui keteraturan pencatatan, yang tertera pada tabel 3.2.2
Tabel 3.1.2 Tabel Evaluasi Prosedur Pendistribusian antara Peraturan Rumah Sakit. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di Rumah Sakit Peraturan Rumah Sakit
Pelaksanaan di Rumah Sakit
Sub-gudang/satker mengisi Bukti Barang Keluar untuk diberikan ke Bagian Gudang Farmasi dengan persetujuan Bidang Penunjang Pelayanan
Petugas Bagian Gudang menerima Bukti Barang Keluar dari Sub-gudang yang telah disetujui oleh Bidang Penunjang Pelayanan
Gudang Farmasi mengeluarkan barang yangtertera pada Bukti Barang Keluar
Gudang Farmasi mengeluarkan barang yang tertera pada BuktiBarang Keluar, tergantung ketersediaan barang yang ada
Petugas Farmasi
Setelah atau
Bagian Gudang mencatat kartu
barang keluar didistribusikan
HASIL
Sesuai
Sesuai
42
persediaan (stock) serta melakukan pencatatan di Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) secara berkala
Petugas Bagian Gudang Farmasi membuat Laporan Rekapitulasi Mutasi Persediaan Barang/Obat pada akhir bulan, serta melakukan stock opname pada akhir bulan
Petugas Bagian Gudang Farmasi mencatat barang yang keluar tersebut pada kartu persediaan (stock) dan mencatat secara komputerisasi dengan Aplikasi milik rumah sakit yang bernama Sistem Informasi Rumah Sakit atau sering disebut SIMRS
Setiap akhir bualan Petugas Gudang Farmasi membuat Laporan Rekapitulasi Persediaan Barang/Obat dan melakukan Stock Opname untuk mencocokkan laporan dengan persediaan yang ada.
Sesuai
Sesuai
Di bawah ini adalah sampel dokumen yang terkait pada prosedur pendistribusian. Apakah kolom Bukti Barang Keluar (BBK) sudah ditulis dengan jelas yang nantinya menjadi pembanding dengan pencatatan barang keluar pada kartu persediaan (stock) yang tujuannya, setiap barang memiliki keterangan yang jelas.
43
Table 3.2.2 Tabel evaluasi Bukti Barang Keluar (BBK) pada Gudang Farmasi Kriteria Evaluasi Prosedur No
Kode
Sampel
Sampel
Teruntuk
Macam Kebutuhan
Tanggal
Nama Barang
Banyaknya
Satuan
6 BBK.06 7 BBK.07 8 BBK.08 9 BBK.09 10 BBK.10 Total 10 10 7 10 10 10 10 Persentase 100% 70% 100% 100% 100% 100% (Sumber : Tabel ini di ikhtisar dari bukti barang keluar (BBK) sub-gudang) 1 2 3 4 5
BBK.01 BBK.02 BBK.03 BBK.04 BBK.05
Keterangan
10 100%
3. Kelebihan dan Kelemahan Berdasarkan pada hasil pengamatan dan perbandingan antara Peraturan Pemerintah SPO Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dan hasil wawancara di lapangan penulis menemukan beberapa temuan sebagai berikut:
a. Kelebihan 1) Bagian Gudang membuat tiga pencatatan baik manual maupun dengan aplikasi komputer, secara manual Petugas Gudang Farmasi mencatat di kartu persediaan (stock) dan mencatat di buku besar persediaan apabila ada barang baru maka akan dibuatkan kartu
44
(stock) baru. Secara aplikasi Petugas Gudang Farmasi mencatatnya dengan SIMRS. 2) Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) petugas gudang farmasi dapat mencatat dengan mudah dan hasilnya dapat dilihat langsung oleh bagian akuntansi, instalasi farmasi dan pihak-pihak yang membutuhkan hasil sediaan yang ada di gudang farmasi, sehingga hal ini menjadi alat kontrol manajemen yang baik
yang dimiliki Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta. 3) Di dalam Kartu persediaan (stock) petugas memberi tanda warna Biru dan Hitam dalam segi pencatatannya yakni Biru menunjukkan adanya pemasukan dan Hitam menunjukkan adanya pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk memudahkan petugas pada saat pencatatan dengan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). 4) Setiap akhir bulan Petugas Gudang Farmasi membuat Laporan Rekapitulasi Mutasi Persediaan Barang/Obat serta melakukan Stock Opname secara bersamaan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan yang akan di laporkan ke Bagian Akuntansi, Bagian Instalasi Farmasi dan digunakan untuk arsip Gudang Farmasi sendiri. b. Kekurangan 1) Karena letak barang yang dipisah-pisah menurut jenisnya, serta adanya barang baru dan barang lama Petugas Gudang dihimbau
45
dapat disiplin dalam menerapkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Tujuannya ialah agar petugas tidak salah mengeluarkan barang yang baru datang dari supplier. 2) Dalam tabel perbandingan ditemukan ada poin yang tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 58 tahun 2014, yakni dalam kolom kartu persediaan (stock) milik rumah sakit tidak ada kolom tanggal pertama kemasan dibuka dan peringatan khusus terkait persediaan pakai habis medis. 3) Ditinjau
dari
hasil
samppling
dokumen
pada
kegiatan
penyimpanan, petugas gudang farmasi tidak mengisi pada kolom bagian kode barang, satuan, tanggal masuk dan tanggal kadaluwarsa (ED) hal ini cukup rawan karena dalam tujuan pembuatan kartu persediaan (stock) menjadi percuma karena kurangnya kedisiplinan dalam penulisan pada kolom-kolom tersebut. Contohnya pada kolom (ED) expired pada setiap persediaan Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis memiliki tanggal kadaluwarsa, namun tidak ditulisnya keterangan pada kolom tersebut cukup berbahaya dikarenakan ini adalah persediaan barang pakai habis medis yang dalam pendistribusiannya harus terhindar dari pendistribusian barang yang kadaluwarsa agar tidak terjadi halhal yang tidak diinginkan. Dari sampling dokumen bukti barang keluar masih ada beberapa bukti barang keluar yang belum komplit dalam penulisannya seperti pada kolom macam kebutuhan,
46
walaupun barang yang di tulis sudah jelas hendaknya pada kolom tersebut tidak boleh kosong. 4) Banyak kotak wadah yang hampir mirip bentuk dan warnanya serta setiap merek dengan komposisi yang sama namun terdapat jumlah yang berbeda pada setiap kotaknya, oleh karena itu Petugas Gudang Farmasi harus teliti dalam mengeluarkan persediaan
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan Mengacu pada pembahasan rumusan masalah di bab 3, hasil kesimpulannya ialah: Secara keseluruhan kegiatan penyimpanan dan pendistribusian sudah sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014 dan SPO Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Kegiatan yang dilakukan cenderung sama sehingga Petugas Gudang Farmasi sudah hafal langkah-langkah yang harus diterapkan. Namun yang perlu diperhatikan ialah jangan sampai ada rasa menyepelekan karena kegiatan ini adalah alur yang penting demi memenuhi kebutuhan Rumah Sakit dan kebutuhan Pasien. Kelebihan lain Petugas Gudang Farmasi membuat pencatatan manual dengan Buku Besar Persediaan yang fungsinya mendaftar alat kesehatan/bahan pakai habis dan obat yang disimpan di Gudang Farmasi, serta membuatkan Kartu Persediaan (Stock) pada tiap-tiap barang yang ada di sana. Untuk itu kedisiplinan, ketelitian dan integritas petugas gudang menjadi poin penting dalam kegiatan penyimpanan ini. Dalam Prosedur Pendistribusian kegiatan yang dilakukan secara keseluruhan sudah mengikuti SPO yang diterapkan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta namun ada hal penting yang harus
46
47
diperhatikan dalam hal pendistribusian, yaitu Petugas Gudang Farmasi di tuntut harus mengerti barang apa yang diminta oleh satker-satker atau Subgudang karena dikhawatirkan akan tertukar atau tidak sesuai dengan permintaan Sub-gudang, oleh karena itu pendidikan serta pengetahuan yang luas diperlukan dalam kegiatan pendistribusian ini. Dalam kegiatan penyimpanan dan pendistribusian barang petugas gudang farmasi harus disiplin mengisi kartu (stock) karena setiap barang yang masuk atau keluar harus dicatat di kartu (stock) persediaan, tidak hanya itu petugas harus mencatat dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang terintegrasi ke seluruh bagian, sehingga jumlah barang dapat diketahui oleh pihak-pihak yang membutuhkan informasi ini.
B. Saran 1. Perlu dibuatkan Sekat antara Alat kesehatan dan Bahan Pakai Habis agar dalam kegiatan pendistribusian Petugas Gudang dapat memilah barang secara leluasa. 2. Dalam Kartu Persediaan (Stock) hendaknya perlu ditambah kolom tanggal pertama kemasan dibuka dan peringatan khusus terkait persediaan pakai habis yang cukup berbahaya, contohnya Alkohol yang mudah terbakar. 3. Masih ditemukan beberapa kolom kadaluwarsa/ED (expired) pada kartu persediaan (stock) yang kosong, padahal seharusnya pada kolom ini
48
tidak boleh kosong, karena kolom ini akan menjadi perhatian penting pada saat melakukan Stok Opname. Kedisiplinan dalam pencatatan harus di tingkatkan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. 4. Hendaknya dalam Penyimpanan Alat Kesehatan/Bahan Pakai Habis yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan persediaan.
DAFTAR PUSTAKA
Halim, Abdul. 2008. ”Akuntansi Sektor Publik”. Jakarta. Salemba Empat Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Edisi Ketiga. Jakarta. Salemba Empat Nordiawan dan Hertianti. 2010. “Akuntansi Seketor Publik”. Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat
Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta//www.rso.go.id (diakses pada tanggal 20 April 2016)
Republik Indonesia. 2012. Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Republik Indonesia. 2007. Peraturan Meteri Kesehatan No. 839/Menkes/Per/VII/2007 Tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
Republik Indonesia. 2014. Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit
Republik Indonesia. 2006. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK01/2006 Tentang Pedoman Penatausahaan Persediaan
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Repubilik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
Subagya. 1998. ”Manajemen Logistik”. Edisi Pertama. PT. Toko Gunung Agung
LAMPIRAN
