TNT Electronic Services

TNT Electronic Services de snelste weg naar een vlotte verzending

1

Intro PC-oplossingen . . . . . . . . 4 • ExpressShipper . . . . . . . . . . . 6 • ExpressManager . . . . . . . . . . 9 Internetoplossingen . . . • ExpressInternet . . . . . . . . . • myTNT . . . . . . . . . . . . . . . . • ExpressConnect . . . . . . . . .

10 11 12 13

ExpressMobile Services • SMS Tracking . . . . . . . . . . . . • Online diensten . . . . . . . . . • E-mail Tracking . . . . . . . . . .

14 14 15 16

Versie mei 2013

e-Invoicing . . . . . . . . . . . 19

2

TNT Electronic Services

Alles onder controle! TNT Express wil het u graag zo eenvoudig mogelijk maken. Daarom volgen we nieuwe technische evoluties op de voet en ontwikkelen we praktische, gebruiksvriendelijke en betrouwbare toepassingen waarmee u het verzendproces perfect onder controle houdt. Een zending boeken, het juiste tarief berekenen, traceren van een zending, de facturering afhandelen. Het verloopt efficiënt en correct dankzij de elektronische infrastructuur die we hebben uitgebouwd. In deze brochure maakt u kennis met de PC-, internet- en mobiele services die TNT Express u aanbiedt.

3

1. Pc-oplossingen U zoekt een praktische PC-oplossing om uw zendingen via TNT in goede banen te leiden? Onze Windows gestuurde PC-toepassingen helpen u daarbij. Ze stroomlijnen het verzendproces en optimaliseren de dienstverlening naar uw klant.

4

Maak uw keuze Of u nu uw verzendgegevens wilt invoeren, een zending wilt voorbereiden, benodigde verzenddocumenten af wilt drukken of de status van uw zending bekijken. U doet het snel, correct en overzichtelijk met behulp van de TNT PC-toepassingen ExpressShipper en ExpressManager. Ontdek hier de uitgebreide mogelijkheden.

5

1.1 ExpressShipper

een optimaal beheer van uw zendingen

ExpressShipper is een softwarepakket dat specifiek is ontwikkeld voor kleine tot middelgrote TNT Express-klanten. Het biedt alle voordelen van een PC-toepassing én maakt gebruik van het internet voor het regelen van een ophaling, het berekenen van een prijs of het traceren van een zending. Een overzicht van de mogelijkheden.

Een handige tool Verstuurt u regelmatig zendingen met TNT, maar bent u liever niet continu online, dan is ExpressShipper de perfecte oplossing voor het beheer van uw zendingen. Het is een zeer gebruiksvriendelijke offline PC-toepassing met veel extra mogelijkheden. U kunt het vanaf iedere computer gebruiken. Beschikt u over een internetaansluiting, dan kunt u tijdens het werken met ExpressShipper online het tarief van uw zending opvragen, uw verzendgegevens naar TNT doorsturen en de status van uw zending raadplegen.

Belangrijkste functionaliteiten

6

• Het tarief van uw zending(en) berekenen • Verzenddocumenten aanmaken (labels, vrachtbrieven, commerciële factuur, manifesten) • De status van uw zending(en) bekijken • De ontvanger automatisch via e-mail op de hoogte brengen wanneer een zending verstuurd is • Uw verzendgegevens exporteren voor eigen rapportagedoeleinden • De Shipping Manager biedt u een overzicht van uw meest recente zendingen en geeft u inzicht in uw prijs- of statusaanvragen

Om één en ander vlot te laten verlopen beschikt u tevens over: • POD Imaging: hiermee kunt u een afbeelding van de handtekening van de ontvanger van uw zending in ExpressShipper opvragen als bewijs van aflevering (Proof Of Delivery, of kortweg POD) • een adresboek om uw zakelijke adressen te beheren en/of te importeren (meerdere contactpersonen per adres mogelijk) • een artikeldatabase • een verpakkingsdatabase waarin u uw standaard verpakkingsinformatie kunt opslaan • templates waarmee u snel en eenvoudig uw meest frequente zendingen kunt aanmaken

Registreren De eerste keer dat u ExpressShipper gebruikt, dient u zich te registreren op www.tnt.com/be. Na uiterlijk 24 uur krijgt u de activatie per e-mail toegezonden. Vanaf dan is ExpressShipper operationeel.

Wat heeft u nodig? • local administrator rechten voor het installeren van ExpressShipper • besturingssysteem: XP / Vista / Windows 7 • HP compatible laserjet printer • Internet Explorer versie 4 of hoger voor de TNT online activation module • internetverbinding • minimum hardware specificaties: • Pentium II 233 Mhz processor • 512 MB RAM • 16 MB vrije ruimte op harde schijf • Schermresolutie: minimaal 800 x 600

Demonstratie? Op www.tnt.com/be vindt u een Flash-demonstratie van ExpressShipper. Zo ontdekt u in een oogopslag de voordelen van deze PC-oplossing.

7

8

1.2 ExpressManager

een compleet overzicht van het verzendproces

ExpressManager is een PC-toepassing voor grote klanten. Het is ontwikkeld om alle aspecten van het TNT-verzendproces te beheren.

De totaaloplossing

Demonstratie?

ExpressManager stelt u in staat alle mogelijke verzenddetails te verzamelen die handmatig of via het eigen systeem zijn ingevoerd. Bovendien maakt u er in een handomdraai alle vereiste verzenddocumenten mee klaar. Een complete en handige tool dus.

Op www.tnt.com/be vindt u een Flash-demonstratie van ExpressManager. Zo ontdekt u in een oogopslag de voordelen van deze PC-oplossing.

Belangrijkste functionaliteiten • Snel en vlot gegevens invoeren en verzenddocumenten aanmaken • Integratie gegevens uit uw eigen systemen • EDI-gegevensoverdracht naar/vanuit TNT • Rapportages – standaard en op maat • Geautomatiseerde gegevensinvoer • Exporteren van gegevens • Prijzen en tarieven voor zendingen berekenen • Het traceren van uw zending(en) • POD Imaging of het opvragen van een afbeelding van de handtekening van de ontvanger van uw zending als bewijs van aflevering (Proof Of Delivery, of kortweg POD) • Adresboek • Artikel- en verpakkingsdatabase • De Shipping Manager biedt u een overzicht van uw meest recente zendingen en geeft u inzicht in uw prijs- of statusaanvragen. • Het gebruik van templates

9

2. Internetoplossingen Het exact volgen van uw zending via internet? De prijs voor een specifieke zending opvragen? Een transittijd berekenen? Een zending boeken? U doet het online via www.tnt. com/be. Een overzicht van de mogelijkheden.

10

2.1 ExpressInternet welkom op de TNT-website Vanaf onze website stelt TNT u een reeks van online applicaties ter beschikking waarmee u uw verzendproces van boeking tot facturering, van ophaling tot levering regelt.

Uw zending boeken

Uw zending traceren

Via 'Boek uw zending' kunt u snel en heel eenvoudig een zending online boeken. De module is voor iedereen toegankelijk, ook voor nieuwe klanten, en geeft dankzij de heldere navigatie een duidelijk overzicht van de beschikbare mogelijkheden:

Voer uw vrachtbriefnummer(s) in en u kunt meteen nagaan of uw zending afgeleverd is en wie voor ontvangst heeft getekend.

• De prijs van uw zending berekenen (ook persoonlijke tarieven) • Transittijden nagaan • Verzenddocumenten voor de ophaling afdrukken • Een adresboek raadplegen met de 10 laatst gekozen ontvangersadressen Als u zich aanmeldt via de TNT-website en inlogt, is het de volgende keer nóg eenvoudiger om een zending te boeken. De afzenderinformatie wordt dan automatisch ingevuld.

Aflevertijd & tarieven nagaan Met deze toepassing berekent u de levertijd voor uw pakket of document. Uw persoonlijke tarieven worden automatisch ingevuld van zodra u inlogt. Bovendien herkent het systeem ook vanzelf uw afzendergegevens. Zo maakt deze toepassing het u zo gemakkelijk mogelijk. 11

2.2 myTNT

uw persoonlijke omgeving op de TNT-site

Hebt u zich geregistreerd op de TNT-website? Dan kunt u vrij gebruik maken van myTNT. In deze beveiligde omgeving binnen de TNTwebsite krijgt iedere gebruiker gedetailleerde en gepersonaliseerde diensten aangeboden. Een overzicht.

Wat is myTNT? myTNT is een professionele, persoonlijke en beveiligde internetomgeving binnen de website van TNT Express. Het zijn uw eigen beveiligde pagina’s op onze site, afgeschermd door uw identificatiecode en wachtwoord. Met myTNT handelt u al uw zendingen elektronisch af. Snel, eenvoudig en afgestemd op uw wensen. De talloze extra’s garanderen een groot gebruiksgemak. Eenmaal geregistreerd, configureert u myTNT zoals u dat wilt. Zo kunt u het volledig beveiligd vanaf elke locatie met een internetaansluiting raadplegen.

Doelgroep myTNT is de perfecte tool voor ad hoc én reguliere TNT-klanten die hun zendingen online willen beheren en opvolgen.

Belangrijkste functionaliteiten • TNT-diensten, uw persoonlijke tarieven en transittijden raadplegen • Een ophaling regelen • Verzenddocumenten aanmaken en afdrukken (labels, vrachtbrieven, commerciële factuur, manifesten) • Uw zending met het TNT-vrachtbriefnummer, uw eigen referentie of klantnummer opvolgen • POD Imaging of het opvragen van een afbeelding van de handtekening van de ontvanger van uw zending als bewijs van aflevering (Proof Of Delivery, of kortweg POD) 12

• Een adresboek om uw eigen adressen te beheren en/of te importeren – kwestie van ze snel te kunnen importeren, bij het aanmaken van uw zendingen • Een Shipping Manager, het hart van myTNT, om uw zendingen te raadplegen en te traceren, transittijden en prijzen op te vragen en, indien nodig, documenten opnieuw af te drukken • mySettings om uw persoonlijke instellingen te beheren • Aanmaken van rapportages van alle zendingen (import & export) die geboekt zijn. U heeft controle over uw zendingen en administratie en bovendien is alle gedetailleerde informatie direct beschikbaar

Express Import systeem Via myTNT kunt u het Express Import systeem gebruiken om al uw importzendingen te regelen. Hiermee bepaalt u zelf waar en wanneer uw zendingen opgehaald worden. Zo houdt u uw kosten optimaal onder controle. U kiest gewoon de service die het beste past bij uw budget en tijdslimiet. De facturering gebeurt in uw eigen valuta waardoor u geen risico’s van schommelende wisselkoersen heeft.

Demonstratie? Op www.tnt.com/be kunt u een Flash-demonstratie bekijken van myTNT. Zo ontdekt u in een oogopslag de handige functionaliteiten die uw verzendproces nog kunnen versnellen.

2.3 ExpressConnect de geïntegreerde e-Business oplossing Met ExpressConnect, de e-Business oplossing van TNT Express, houdt u uw zendingen van begin tot einde onder controle. Prijsinformatie opvragen gebeurt met een simpele muisklik. Kortom, eenmaal geïntegreerd in uw eigen IT-systeem, vereenvoudigt ExpressConnect uw online zakendoen.

Wat is ExpressConnect? Met ExpressConnect integreert u moeiteloos het TNTverzendproces in uw website, intranet, extranet of ander platform. Zo vindt u makkelijk en snel een oplossing op maat van uw behoeften. ExpressConnect maakt gebruik van XML, de wereldwijde standaard voor elektronische communicatie via het internet.

De functionaliteiten • Tarieven berekenen: nadat u via XML verzendgegevens heeft gestuurd, ontvangt u meteen het bijhorende TNT-tarief • Zendingen versturen: hiermee kunt u uw zending(en) bij TNT Express boeken en via ‘stylesheets’ de nodige verzenddocumenten afdrukken • Zendingen traceren: met het vrachtbriefnummer of uw eigen referentie kunnen u en uw klant gemakkelijk de status van uw zending(en) aanvragen • Zendingen controleren: met de POD Imaging functie kunt u een afbeelding opvragen van de handtekening van de ontvanger van uw zending als bewijs van aflevering (Proof Of Delivery, of kortweg POD)

13

3. ExpressMobile Services Met de mobiele oplossingen van TNT Express hebt u uw zending altijd binnen handbereik. Aan de hand van een simpel sms’je kunt u de status van uw zending opvragen. Onze website is volledig geoptimaliseerd voor mobiele telefoons. Een mailtje volstaat dan weer om de status van uw vrachtbriefnummers snel en gemakkelijk toegestuurd te krijgen. Ontdek hier de handige ExpressMobile Services van TNT Express.

3.1 SMS Tracking u heeft een TNT-bericht ontvangen Via sms stuurt u uw vrachtbriefnummer of uw klantnummer naar TNT Express en u ontvangt dan automatisch de meest recente statusinformatie over uw zending.

Hoe gebruikt u SMS Tracking op uw mobiele telefoon? • Stuur een sms naar + 44 7740 767 767 (lokaal tarief) • Als bericht typt u C <spatie> vrachtbriefnummer om te zoeken aan de hand van het vrachtbriefnummer • U kunt ook zoeken aan de hand van uw referentie. Daarvoor typt u R <spatie> referentie • U ontvangt meteen een bericht met de status van uw zending 14

3.2 Online diensten

houd uw zendingen in de hand

Dankzij onze mobiele service voor iPhone, BlackBerry en Android kunt u altijd en overal verbinding maken met de website van TNT Express.

Hoe gebruikt u de TNT online-diensten? • U maakt verbinding met internet vanaf uw mobiele telefoon of handheldapparaat. • Ga naar m.tnt.com/express • De mobiele service is beschikbaar voor iPhone, BlackBerry en Android. Ga voor het downloaden van de applicatie naar www.tnt.com/expressmobile 15

3.3 E-mail Tracking meer informatie via e-mail Via e-mail Tracking kunt u de status van maximaal 50 vrachtbriefnummers per keer opvragen. Hiervoor hoeft u alleen een e-mail met de vrachtbriefnummers of eigen referenties naar TNT Express te mailen.

Hoe gebruikt u e-mail Tracking? • U stuurt een e-mail met vrachtbriefnummers en/of referenties naar [email protected] (max. 50/aanvraag) • Onderwerp: C (als u vrachtbriefnummers gebruikt) of R (bij gebruik referenties) • In het e-mailbericht plaatst u één vrachtbriefnummer of referentie per regel en sluit af met het woord END op de onderste lijn • Per zending ontvangt u een e-mail met de actuele statusinformatie

16

17

4. e-Invoicing Meer tijd, minder papier

Stel: u wordt elke dag overstelpt met documenten. De stapel papieren facturen op uw bureau groeit, terwijl u eigenlijk voornamelijk met uw computer bezig bent. Een herkenbare situatie? TNT Express biedt u de oplossing voor dit probleem: elektronische facturering of e-Invoicing.

Overschakelen op elektronische facturen Facturen en creditnota’s zorgen voor een hoop papieren rompslomp. Dankzij e-Invoicing kunt u bij TNT Express uw factuur digitaal ontvangen en verspreiden, online bekijken of downloaden. Financiële informatie is op deze manier nog sneller en gratis beschikbaar. Elektronische facturering biedt u vele voordelen: • U kunt uw facturen en creditnota’s elektronisch raadplegen en verwerken • U kunt facturen in pdf, csv, xls en xml bekijken en alle gegevens downloaden • U krijgt toegang tot al uw facturen en creditnota’s van de afgelopen 26 weken • U werkt in een streng beveiligde omgeving. Toegang tot de module is enkel mogelijk via uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord • Door het gebruik van een gecertificeerde digitale handtekening is de elektronische factuur een wettelijk document, waardoor een papieren factuur overbodig wordt. Dat vermindert uw papierverbruik aanzienlijk 18

Hoe werkt e-Invoicing? TNT Express werkt voor de elektronische facturering met een e-Invoicing-systeem dat online werkt, zodat het compatibel is met de factureer- en boekhoudpakketten van de meeste bedrijven. De hoge betrouwbaarheidsfactor wordt dagelijks bevestigd, onder meer door de vlotte uitwisseling van bankgegevens.

Hoe kunt u registreren? Wilt u voortaan uw TNT Express facturen online of via e-mail ontvangen, dan kunt u zich registreren voor e-Invoicing. Bent u al klant dan kunt u zich gratis registreren via [email protected]. Bent u nog geen klant, dan kunt u bellen naar 070 233 255. Zorgt u dat u al uw bedrijfsgegevens zoals btw-nummer bij de hand heeft. U ontvangt na het doorgegeven van uw gegevens een bevestigingsmail met uw persoonlijke inloggegevens.

Nog vragen? Voor meer info kunt u contact opnemen met onze facturatieafdeling op het nummer 070 233 255 of via [email protected].

TNT Express is niet verantwoordelijk voor eventuele drukfouten - mei 2013

Heeft u nog vragen? Contacteer onze Klantendienst via 070 233 633. Onze medewerkers helpen u graag verder. TNT Express Benelux Bedrijvenzone Machelen Cargo 711 1830 Machelen België www.tnt.com/be

19