TINJAUAN KETERLAMBATAN PENGURUSAN KLAIM ASURANSI SWASTA PASIEN RAWAT INAP DI RSUP Dr.KARIADI SEMARANG TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk meraih gelar Ahli Madya Perekam Medis (Amd.RMIK) pada Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Disusun Oleh : SRI SUCIPTO D22.2012.01276 PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2015
i
HALAMAN HAK CIPTA
@2015 Hak Cipta KaryaTulis Ilmiah Ada Pada Penulis
ii
iii
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Terimakasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang selalu memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga bias menyelesaikan KTI ini . Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungan, Dan buat semua keluargaku tersayang terima kasih Atas perhatian dan dorongannya. Untuk istriku tercinta Sri Rahayu, anak-anakku yang aku sayangi Faliq Faza Kawakibi, dan Farqan Abdurrahman Terimakasih atas dukungan dan keceriaannya Buat temen – temen kelas pegawai seperjuangan dalam meniti perjalanan hidup yang selalu memberikan canda tawa takkan pernah aku lupakan Dan semua yang telah membantu dalam penyusunan KTI ini
v
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Sri Sucipto
Tempat, tanggal lahir : Semarang, 02 Desember 1979 Jenis kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Jl. Dewi Sartika Barat II/54 Rt 05 Rw III Semarang
Riwayat Pendidikan : 1. SD Negeri Sukorejo IV tahun 1992 2. SMP Negeri 13 Semarang tahun 1995 3. SMK YPP Semarang tahun 1998 4. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Tahun 2012
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmatNya sehingga Peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul “Tinjauan Keterlambatan Pengurusan Asuransi Swasta Pasien Rawat Inap Di RSUP Dr.Kariadi Semarang Tahun 2015”. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Peneliti tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan penyusunan KaryaTulis Ilmiah ini, peneliti mengucapkan terimakasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. dr. Sri Andarini Indraswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Dyah Ernawati, S.Kep,Ners selaku Dosen Wali Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro. 5. Agus Perry Kusuma, M.Kes selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 6. dr. Bambang Wibowo SpOG(K),MARS, selaku Direktur Utama RSUP Dr. Kariadi Semarang. 7. dr.Fatimah Sp.M(K), selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Kariadi Semarang 8. Segenap Staf RSUP Dr. Kariadi Semarang yang telah membimbing serta membantu dalam pelaksanaan penelitian ini. 9. Serta tak lupa teman – teman DIII RMIK yang telah memberikan semangat dan motivasi dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
vii
Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai syarat yang harus dipenuhi sebagai nilai tugas akhir pada semester 6 khususnya mahasiswa DIII RMIK UDINUS Semarang. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi penyusun maupun pembaca. Peneliti menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan.
Semarang, Oktober 2015
Peneliti
viii
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2015 ABSTRAK SRI SUCIPTO Tinjauan Keterlambatan Pengurusan Klaim Asuransi Swasta Pasien Rawat Inap Di Rsup Dr. Kariadi Semarang Tahun 2015. RSUP Dr.Kariadi Semarang bekerjasama dengan pihak dari asuransi swasta dalam hal klaim pembayaran baik itu untuk pasien rawat inap maupun pasien rawat jalan. Berdasarkan pengakuan pihak pasien rawat inap pengguna asuransi swasta bahwa sudah 7 hari lebih menunggu dalam pengurusan klaim asuransi swasta di RSUP Dr. Kariadi Semarang, dimana pada Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang pengurusan persyaratan tersebut adalah 5 hari. Tujuan dalam penelitian ini yaitu untuk mengidentifikasi keterlambatan pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan metode observasi dan wawancara, Obyek yang digunakan dalam penelitian adalah 1 petugas Tata Usaha yang mengurusi asuransi dan 4 petugas Rekam Medis dibagian asuransi. Analisa data yang digunakan adalah analisis deskriptif. Dari hasil penelitian, terdapat 3 penyebab pengurusan yang terlalu lama. Pertama, masalah pencarian Dokumen Rekam medis yang terkadang sulit untuk dilacak dikarenakan Dokumen Rekam Medis tersebut masih digunakan unit lain. Kedua, DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien) yang sulit untuk dicari karena DPJP tidak hanya jaga di RSUP Dr.Kariadi tetapi juga di rumah sakit yang lain, yang menyebabkan formulir klaim yang sudah siap dan selesai dalam pengisiannya hanya tinggal meminta tanda tangan DPJP menjadi lama dalam proses pengurusannya. Ketiga, apabila dari pihak asuransi meminta persyaratan lainnya maka prosedur pengurusannya mulai dari awal dan menjadikan pihak klien harus mengurusi lagi dari awal untuk mendapatkan kekurangan persyaratan tersebut. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa SPO yang ada sebenarnya sudah baik hanya pembenahan terhadap mekanisme pengisian formulir dari pihak asuransi dan kendala terhadap persoalan proses mekanisme permintaan tanda tangan DPJP. Kata kunci : Klaim Asuransi, Prosedur, SPO Kepustakaan : 16 (1995-2012)
ix
DIII Studies Program Medical Record and Health Information Public Health Of Science Dian Nuswantoro University Semarang 2015
ABSTRACT
SRI SUCIPTO Review on Delay of Handling the Private Insurance Claim of the hospitalized patients at Dr .Kariadi hospital in Semarang in 2015 . Dr.Kariadi hospital Semarang cooperates with the private insurance in the part of a claim payment both for inpatients and outpatients. Based on recognition of the inpatients of private insurance users that they had already been waiting for more than 7 days in handling private insurance claims at Dr. Kariadi hospital in Semarang, where in the Standard Operating Procedures itrequired 5 days. The objective of this research is to identify the delay of handling private insurance claims of thein-patients at Dr. Kariadi hospital in Semarang. The type of thisresearch is descriptives with observation method and interview.The object used in research is 1 administrative officials who handle insurance and 4 medical record officers at the insurance .The data analysis is used descriptive analysis. Based on this result of the study, it was found that there are 3 problems that prolonged in handling the claim. First, a matter of finding medical record documents that are sometimes difficult to track because the medical record documents is still used by other units. Second, the doctor who are responsible for the patients’ treatment or DPJP are difficult to find because they are not only work at Dr. Kariadi but also at another hospital, which led to the claim form that has been prepared and completed in filling will be in only a long process to get the autograph from DPJP.Third, if the private insurance requests another requirements, the management procedure must be started from the early proses of proposing the claim. Conclusion of this research is SPO is already good, but only improvements to the mechanism offiling of the insurance company and the constraints on the problem of the mechanism to get the DPJP autograph.
Key words : Procedures, Insurance Claims, SPO Bibliography : 16 (1995-2012)
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .........................................................................................
i
HALAMAN HAK CIPTA...................................................................................
ii
KEASLIAN PENELITIAN ................................................................................
iii
HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ..........................................................................
v
RIWAYAT HIDUP ...........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................
vii
ABSTRAK.......................................................................................................
ix
ABSTRACT ....................................................................................................
x
DAFTAR ISI....................................................................................................
xii
DAFTAR GAMBAR…........................................................................................ xiii DAFTAR LAMPIRAN........ .............................................................................. xiv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................
1
B. Perumusan Masalah ...................................................................
3
C. Tujuan Penelitian ........................................................................
4
D. Manfaat Penelitian.......................................................................
4
xi
E. Lingkup Penelitian.......................................................................
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teori ..............................................................................
7
B. Kerangka Teori............................................................................. 18 C. Kerangka Konsep......................................................................... 19 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ........................................................................... 20 B. Variabel Penelitian....................................................................... 20 C. Definisi Operasional .................................................................... 20 D. Populasi dan Sampel................................................................... 21 E. Instrumen Penelitian.................................................................... 21 F. Cara Pengumpulan Data............................................................... 22 G. Pengolahan Data.......................................................................... 22 H. Analisa Data ................................................................................ 23 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran RSUP Dr.Kariadi Semarang....................................... 24 B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang.......30 C. Hasil Penelitian............................................................................ 32 D. Pembahasan .............................................................................. 40 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan.................................................................................. 46 B. Saran........................................................................................... 47 DAFTAR PUSTAKA...................................................................................49 LAMPIRAN
xii
DAFTAR GAMBAR Gambar.2.1.Alur prosedur pengurusan klaim asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Gambar.2.2.SPO tentang Permintaan Keterangan Kedokteran / Medis Untuk Keperluan Asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Gambar.2.3. Kerangka Teori. Gambar.2.4. Kerangka Konsep. Gambar.4.1.Struktur
Organisasi
Dr.Kariadi Semarang.
xiii
Instalasi
Rekam
Medis
RSUP
DAFTAR LAMPIRAN 1. SPO tentang Permintaan Surat Keterangan Kedokteran / Medis Pasien Untuk Keperluan Asuransi. 2. Surat Ijin Melaksanakan Penelitian. 3. Pedoman Wawancara. 4. Contoh formulir permintaan surat keterangan dokter dari prudential. 5. Contoh formulir permintan surat keterangan dokter dari PT.Jasa Raharja.
xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Setiap rumah sakit atau instansi pelayanan kesehatan bersaing untuk berusaha memberikan pelayanan yang terbaik. Hal itu membawa pengaruh disegala bidang yang pada akhirnya diharapkan menuju suatu perubahan yang lebih baik. Di era globalisasi saat ini masyarakat pun menjadi lebih kritis dan mempunyai tuntutan yang tinggi terhadap mutu pelayanan di segala bidang. Keadaan ini menjadikan persaingan lebih ketat guna memberikan kualitas produk (barang ataupun jasa) yang terbaik. Tidak dapat dipungkiri bidang kesehatan juga mengalaminya. Banyak pihak yang terkait di bidang pelayanan kesehatan berkompetisi untuk mengembangkan dan menyediakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi. Salah satu pelayanan kesehatanyang menuntut kualitas mutu yang baikterdapat pada masalah keuangan atau pembayaran.(1) Seperti yang diketahui pembayaran pelayanan kesehatan memiliki dua cara yaitu pembayaran secara tunai dan pembayaran dengan menggunakan sistem jaminan asuransi. Saat ini pembayaran secara tunai dinilai sangat memberatkan beban keuangan perorangan karena penderita harus menyediakan dana untuk setiap kali membutuhkan pelayanan kesehatan terutama bagi kalangan masyarakat menengah ke bawah. Sebaliknya
menurut
penilaian
masyarakat,sistem
jaminan
asuransi
merupakan alternatif yang baik untuk pembayaran pelayanan kesehatan.(2)
1
2
Asuransi kesehatan adalah sebuah jenis produk asuransi yang secara khusus menjamin biaya kesehatan atau perawatan para anggota asuransi tersebut jika mereka jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. Secara garis besar ada dua jenis perawatan yang ditawarkan perusahaanperusahaan asuransi, yaitu rawat inap (in-patient treatment) dan rawat jalan (out-patient treatment). Asuransi kesehatan merupakan simpanan jangka panjang berupa uang yang di simpan di sebuah perusahaan asuransi dimana nantinya akan dipergunakan untuk biaya kesehatan oleh orang yang bersangkutan di masa mendatang. Sistem ini memungkinkan pelayanan kesehatan melakukan pembayaran kepada pihak ketiga dalam bentuk skema asuransi. Dengan demikian apabila pihak pertama sakit, pihak ketiga akan membayar pihak kedua atau pelaku pelayanan kesehatan. Prinsip dari asuransi ialah sebagai pihak ketiga yang akan menjadi penanggung dari pihak pertama atau pasien.(3) Salah satu penyelenggara asuransi kesehatan adalah asuransi swasta dimana proses klaim ke pihak asuransi swasta dibutuhkan persyaratan-persyaratan guna penggantian kembali biaya yang telah dibayar pihak pengguna layanan kesehatan. Supaya klaim tersebut cepat disetujui, peserta asuransi swasta, harus melengkapi formulir klaim dengan benar beserta persyaratan lainnya. Sehingga diperlukan proses dan alur prosedur yang cepat dalam pengurusan persyaratan klaim asuransi swasta tersebut. Dari prosedur itu dapat disimpulkan bahwa Unit Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
sangatlah
penting
dalam
menghasilkan
informasi
untuk
mendukung proses sistem jaminan. Dimana informasi tersebut yang akan
3
digunakan pihak pasien untuk proses klaim ke pihak asuransi swasta yang diikuti. RSUP Dr.Kariadi Semarang bekerjasama dengan pihak dari asuransi swasta dalam hal klaim pembayaran, baik itu untuk pasien rawat inap maupun untuk pasien rawat jalan. Hubungan kerja sama antara asuransi milik swasta dengan RSUP Dr.Kariadi Semarang tentunya mempunyai kendala yang dihadapi. Salah satu aspek dari permasalahan tersebut adalah berdasarkan pengakuan pihak pasien rawat inap pengguna asuransi swasta bahwa sudah 7 hari kerja lebih menunggu dan merasa terlalu lama dalam pengurusan klaim asuransi swasta di RSUP Dr. Kariadi Semarang. Dimana pada Standar Prosedur Operasional tentang pengurusan persyaratan tersebut adalah 5 hari kerja. Hal tersebut berpengaruh pada klaim pembiayaan rawat inap pasien. Atas dasar uraian diatas penulis tertarik membuat Karya Tulis Ilmiah dengan judul “Tinjauan Keterlambatan Pengurusan Klaim Asuransi Swasta Pasien Rawat Inap Di RSUP Dr.Kariadi Semarang”.
B. Perumusan Masalah Untuk mengidentifikasi permasalahan pihak pasien rawat inap pengguna asuransi swasta bahwa sudah 7 hari kerja lebih menunggu dan merasa terlalu lama dalam pengurusan klaim asuransi swasta di RSUP Dr. Kariadi Semarang. Dimana pada Standar Prosedur Operasional tentang pengurusan persyaratan tersebut adalah 5 hari kerja, Maka diperlukan sebuah perumusan masalah yaitu : Bagaimana Keterlambatan Pengurusan Klaim AsuransiSwastaPasien Rawat Inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang?
4
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui gambaran keterlambatan prosedur pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
2. Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi SPO tentang pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. b. Mendapatkan gambaran tentang peran petugas rumah sakit dalam proses pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. c. Mendapatkan gambaran tentang persyaratan yang diperlukan untuk pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
D. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian Karya Tulis Ilmiah ini, penulis berharap Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi : 1. Pasien Pasien mendapatkan efek positif yaitu mutu pelayanan yang baik dari institusi pelayanan kesehatan. 2. Rumah Sakit Rumah sakit dapat mengetahui gambaran proses penyelesaian klaim asuransi yang baik dan menjadi bahan pertimbangan dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
5
3. Penulis Penulis mendapatkan pengalaman yang bermanfaat dalam upaya pengembangan pengetahuan di bidang rekam medis dan dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh. 4. Institusi Pendidikan Institusi pendidikan dapat menjadikan karya tulis ilmiah ini sebagai bahan bacaan untuk tambahan wawasan bagi para mahasiswa khususnya pada jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
E. Lingkup Penelitian 1. Ruang Lingkup Keilmuan Keilmuan yang digunakan adalah Ilmu Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2. Ruang Lingkup Materi Materi dibatasi pada prosedur pengurusan klaim asuransi pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. 3. Ruang Lingkup Metode Metode yang digunakan adalah menggunakan metode observasi dan wawancara dengan analisa secara deskriptif. 4. Ruang Lingkup Obyek Obyek penelitian adalah petugas RSUP Dr. Kariadi Semarang yang mengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
6
5. Ruang Lingkup Tempat Lokasi penelitian adalah dibagian Tata Usaha dan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Pusat Dr.Kariadi Semarang. 6. Ruang Lingkup Waktu Penelitian ini dilaksanakan mulai bulan September 2015.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teori 1. Pengertian Rumah Sakit Berdasarkan Undang-Undang No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksud dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,rawat jalan,dan rawat darurat.(4) Menurut WHO (World Health Organization), Rumah Sakit adalah bagian Integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah Sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.(5) Menurut Association of Hospital Care, Rumah Sakit adalah pusat dimana pelayanan kesehatan masyarakat, pendidikan, serta penelitian kedokteran diselenggarakan.(6)
2. Fungsi Rumah Sakit Rumah Sakit mempunyai misi memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
7
8
Berdasarkan Undang-Undang No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, fungsi Rumah Sakit adalah: a. Penyelenggara pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai standar pelayanan Rumah Sakit b. Pemelihara
dan
peningkatan
kesehatan
perorangan
melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis c. Penyelenggara pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan d. Penyelenggara penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
3. Klasifikasi Rumah Sakit Berdasarkan
Permenkes
Republik
Indonesia
Nomor
340/Menkes/Per/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit di Indonesia terbagi menjadi empat jenis , yaitu : a. Rumah Sakit Kelas A, mempunyai pelayanan kesehatan yang spesialistik dan subspesialistik yang luas. b. Rumah Sakit Kelas B, mempunyai pelayanan kesehatan minimal sebelas spesialistik dan subspesialistik yang terdaftar.
9
c. Rumah Sakit Kelas C, mempunyai pelayanan kesehatan spesialistik paling sedikit empat spesialistik dasar yaitu : bedah, penyakit dalam, kebidanan dan kesehatan anak. d. Rumah Sakit Kelas D, terdapat pelayanan kesehatan dasar.(7)
4. Pengertian Rekam Medis Rekam Medis mempunyai pengertian yang sangat luas. Rekam Medis tidak hanya sekedar pencatatan saja melainkan Rekam Medis ialah sumber informasi tentang pasien yang sangat di butuhkan oleh Rumah Sakit. Pencatatan hanya merupakan bagian dari penyelenggaraannya saja. Rekam Medis memiliki pengertian diantaranya : Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam
medis
yang
meliputi
pemyelenggaraan
penyimpanan
serta
pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya.(8) Sedangkan menurut PERMENKES R.I No.269 /MENKES /PER/ III/2008 tentang Rekam Medis “bahwa yang disebutRekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentangidentitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan pelayanan medislain yang diberikan kepada pasien.”(9)
10
5. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa didukungnya suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar,
mustahil
tertib
administrasi
rumah
sakit
akanberhasil
sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kegunaan dari Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu a. Administrasi Berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi dikarenakan isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Medis Berkas rekam medis mempunyai nilai medis dikarenakan catat tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada pasien. c. Hukum Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum dikarenakan isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan. d. Keuangan Berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan dikarenakan isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran
11
pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan, tindakan
atau
pelayanan,
maka
pembayaran
tidak
dapat
dipertanggungjawabkan. e. Penelitian Berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian dikarenakan isinya menyangkut data / informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetauahan dibidang kesehatan. f.
Pendidikan Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan dikarenakan isinya
menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang di berikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan / refrensi pengajaran di bidang profesi si pemakai. g. Dokumentasi Berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi di karenakan isinya menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.(10)
6. Asuransi Berikut ini adalah definisi asuransi menurut : a. Hukum Perniagaan (Wateboek van Koophandel) : “Asuransi atau Pertanggungan adalah suatu perjanjian, dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertangung,dengan menerima suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan,
12
yang mungkin akan di deritanya karena suatu peristiwa yang tidak menentu”.(11) b. Asuransi dalam bahasa Belanda di sebut verzekering pertanggungan
atau
asuransi
dan
dalam
bahasa
yang berarti
Inggris
disebut
Insurance.(12) c. Kitab UU Hukum Dagang 1987 : “Asuransi adalah suatu perjanjian dimana penangung menerima suatu premi mengikatkan dirinya untuk memberi ganti rugi kepada tertanggung yang mungkin diderita karena terjadinya suatu peristiwa yang mengandung ketidakpastian dan yang akan mengakibatkan kehilangan. kerugian atau kehilangan suatu keuntungan.”(13) d. Undang-Undang No.2 Tahun 1992 : “Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dimana pihak penanggung mengikatkan diri pada tertanggung, dengan menerima premi asuransi untuk memberikan penggantian pada tertanggung karena kerugian, kerusakan, atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan.”(14) Sedangkan Abbas Salim, dalam bukunya memberikan definisi sebagai berikut, Asuransi ialah suatu kemauan untuk menetapkan kerugiankerugian kecil (sedikit) yang sudah pasti sebagai pengganti (subtitusi) kerugian-kerugian besar yang belum pasti. Dapat ditarik kesimpulan bahwa, orang bersedia membayar kerugian yang sedikit untuk masa sekarang, agar
13
biasa menghadapi kerugian-kerugian besar yang mungkin terjadi pada waktu mendatang.(15) Ada 2 (dua) pihak yang terlibat di dalam perjanjian asuransi, yaitu: 1. Penanggung atau verzekeraar, asuradur, penjamin; ialah mereka yang dengan mendapat premi, berjanji akan mengganti kerugian atau membayar sejumlah uang yang telah disetujui, jika terjadi peristiwa yang tidak dapat diduga sebelumnya, yang mengakibatkan kerugian bagi tertanggung. Jadi penanggung adalah sebagai subjek yang berhadapan dengan (lawan dari); tertanggung. Dan yang biasanya menjadi penanggung adalah suatu badan usaha yang memperhitungkan untung rugi dalam tindakan-tindakannya. 2.
Tertanggung atau terjamin,verzekerde, insured, adalah manusia dan
badan hukum, sebagai pihak yang berhak dan berkewajiban, dalam perjanjiaan asuransi, dengan membanyar premi.Tertanggung ini dapat dirinya sendiri ; seorang ketiga; dan dengan perantaraan seorang makelar.(16) Ditinjau dari kepemilikan badan penyelenggara, asuransi kesehatan dibagi atas: a. Asuransi Kesehatan Pemerintah (Government Health Insurance) yaitu asuransi kesehatan milik pemerintah atau pengelolaan dana dilakukan oleh pemerintah. Keuntungan yang diperoleh khususnya bagi masyarakat kurang mampu karena mendapat subsidi dari pemerintah. b. Asuransi Kesehatan Swasta (Private Health Insurance) yaitu asuransi kesehatan milik swasta atau pengelolaan dana dilakukan oleh suatu badan swasta. Keuntungan yang diperoleh biasanya mutu pelayanan
14
relatif lebih baik, sedangkan kerugiannya sulit dilakukan pengamatan terhadap penyelenggaranya.
7. Klaim Klaim adalah tuntutan pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang berhak (memiliki atau mempunyai) atas sesuatu. Sedangkan mengklaim adalah meminta atau menuntut pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang (suatu organisasi, perkumpulan, negara) berhak memiliki atau mempunyai hak atas sesuatu.(17) Dalam Kamus Asuransi, klaim berarti permohonan atau tuntutan pemilik polis terhadap perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan pasal-pasal dari sebuah polis.(18) Klaim adalah kerugian atau kerusakan yang diderita olehtertanggung terhadap proyek yang dipertanggungkannya yang diakibatkan oleh risiko yang dijamin didalam polis. Tahapan umum pemprosesan klaim pemegang asuransi swasta(19) : a. Formulir Klaim diisi sesuai dengan diagnosa dan tindakan yang dilakukan oleh pihak pelayanan kesehatan dan ditandatangani dokter. b. Pemegang Polis menyerahkan dokumen penunjang klaim kepada perusahaan asuransi swasta, seperti : kwitansi pembayaran asli, hasil resum medis, hasil laboratorium,laporan kepolisian (jika klaim atas kecelakaan) dan lain-lain. c. Perusahaan melakukan proses validasi terhadap dokumen pelengkap dan verifikasi kepada pemegang polis atau dokter atau rumah sakit jika diperlukan.
15
d. Apabila hasil validasi dan verifikasi oleh perusahaan asuransi swasta tersebut sudah sesuai dengan ketentuan, maka pembayaran klaim akan diproses oleh bagian klaim. e. Manfaat asuransi dibayarkan atau ditransfer kepada pemegang polis terkait.
8. Alur prosedur pengurusan klaim di RSUP Dr.Kariadi Semarang dan SPO tentang permintaan keterangan kedokteran / medis pasien untuk keperluan asuransi.
Pasien
Bag. TU RS menerima berkas pengurusan asuransi swasta dan menyerahkan pada pasien
Pengajuan pengurusan asuransi swasta ke bag. TU RS.dengan menyertakan berkas formulir dari asuransi swasta.
Bag. TU RS mengirim berkas pengurusan asuransi swasta ke RM RS
Petugas RM mencari DRM pasien dan mengisi formulir pengurusan asuransi swasta serta memintakan ttd DPJP
Petugas RM mengirim berkas pengurusan asuransi swasta ke bag.TU RS
Gambar 2.1. Alur prosedur pengurusan klaim asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang
16
Tanggal Terbit
Ditetapkan di Semarang Direktur Utama
.............................. SPO tentang permintaan surat keterangan kedokteran/medis pasien untuk keperluan asuransi PENGERTIAN
Dr. Bambang Wibowo, SpOG (K), MARS NIP. 196108201988121001 Surat Keterangan Kedokteran / Medis adalah keterangantertulis yang dibuat oleh dokter tentang kesehatan atau penyakit pasien untuk keperluan asuransi tentang hasil pemeriksaan, pengobatan dan atau tindakan selama perawatan di RSUP Dr. Kariadi Semarang.
TUJUAN
Memberikan pelayanan permintaan surat-surat keterangan kedokteran / medis untuk keperluan asuransi
KEBIJAKAN
a. Undang-undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran. b. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. c.
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
d. Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. e. Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran. f.
Peraturan Pemerintah Nomor : 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
g. Peraturan Menkes RI Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. h. Pelayanan satu pintu di Bagian Umum melalui Sub Bagian Tata Usaha. PROSEDUR
PENYELESAIAN PERMINTAAN SURAT KETERANGAN KEDOKTERAN / MEDIS :
1. Menerima surat permintaan dari pemohon PETUGAS SUB BAGIAN TATA USAHA
2. Meneliti syarat kelengkapan surat permintaan keterangan kedokteran / medis pasien meliputi : a. Kartu Identitas Pasien / kwitansi / bukti diri pernah dirawat di RSUP Dr.Kariadi.
17
b. Apabila pemohon bukan pemilik sah isi rekam medis maka diperlukan surat kuasa berisi pelepasan informasi dengan materai Rp.6.000,dari : 1. Pasien langsung. 2. Pasien di bawah usia 18 th oleh orang tua / wali. 3. Pasien meninggal oleh ahli waris yang berhak. c. Kartu Identitas diri pemohon ( KTP / KK, Paspor ) d. Formulir ringkas / sederhana dari asuransi 3. Surat permintaan diteruskan ke Instalasi Rekam Medis. 4. Menyerahkan bukti tanda terima ke pemohon
1. Menerima surat permintaan keterangan kedokteran / medis dari Sub Bagian Tata Usaha PETUGAS REKAM MEDIS
2. Menyelesaikan permintaan surat keterangan kedokteran / medis paling lama dalam waktu 5 (lima) hari kerja 3. Menyerahkan surat keterangan kedokteran / medis ke Sub Bag Tata Usaha.
Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 55.000,- / klaim ke kasir RSUP Dr. PEMOHON
Kariadi Semarang. 1. Menerima bukti tanda terima dari pemohon.
PETUGAS SUB BAGIAN TATA USAHA
2. Menerima bukti pembayaran administrasi dari pemohon
UNIT TERKAIT
1. Instalasi Rekam Medis
3. Menyerahkan surat keterangan kedokteran / medis ke pemohon
2. Bagian Umum 3. Bagian Keuangan
Bagian Umum, Sub. Bagian Tata Usaha
UNIT PENGOLAH SPO
Gambar 2.2.SPO tetang Permintaan Keterangan Kedokteran / Medis untuk Keperluan Asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang
18
B. Kerangka Teori
Pasien
Alur Prosedur Pengurusan Klaim Asuransi Swasta Pasien Rawat Inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang
SPO
Petugas Rumah Sakit
Kelancaran dalam pengurusan klaim asuransi pasien rawat inap
Persyaratan dalam pengurusan klaim asuransi
Gambar.2.3. Kerangka Teori Sumber : Modifikasi dari Alur Prosedur Pengurusan Klaim Asuransi Swasta Pasien Rawat Inap di RSUP Dr. Kariadi Semarang.
19
C. Kerangka Konsep
Petugas Rumah Sakit
Persyaratan dalam pengurusan klaim asuransi
SPO
Gambar.2.4. Kerangka Konsep
Kelancaran dalam pengurusan klaim asuransi pasien rawat inap
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, yaitu penelitian sesuai dengan pengamatan untuk menghasilkan gambaran yang sesuai dengan keadaan sebenarnya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara dengan pendekatan Cross Sectional yaitu dengan mengambil data secara langsung pada saat penelitian.
B. Variabel Penelitian 1. SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang permintaan keterangan kedokteran / medis pasien untuk keperluan asuransi. 2. Petugas Rumah Sakit. 3. Persyaratan dalam pengurusan klaim asuransi swasta.
C. Definisi Operasional 1. SPO tentang permintaan keterangan kedokteran / medis pasien adalah suatu standar / pedoman tertulis yang dibuat oleh RSUP Dr. Kariadi Semarang tentang pengurusan persyaratan klaim asuransi swasta di RSUP Dr. Kariadi Semarang untuk keperluan asuransi. 2. Petugas Rumah Sakit adalah petugas bagian Tata Usaha dan Rekam Medis di bagian asuransi yang mengurusi persyaratan klaim asuransi swasta di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
20
21
3. Persyaratan dalam pengurusan klaim asuransi adalah hal-hal berupa surat – surat atau dokumenlain yang digunakan sebagai suatu syarat / bahan pertimbangan di setujuinya pengklaiman.
D. Populasi dan Sampel Populasi dalam penelitian ini adalah petugas yang mengurus bagian klaim di RSUP Dr. Kariadi Semarang. Sampel yang digunakan adalah petugas rekam medis yang mengurus klaim asuransi swasta di RSUP Dr. Kariadi Semarang sebanyak 5 orang. Petugas yang diwawancarai adalah 1 orang petugas di bagian Tata Usaha dan 4 orang petugas Instalasi Rekam Medis di bagian asuransi.
E. Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan: 1. Pedoman Observasi yaitu untuk mengamati kegiatan petugas terkait proses dalam pengurusan pengajuan persyaratan klaim asuransi dan mengamati langkah-langkah / prosedur yang dilakukan oleh petugas Tata usaha dan Rekam Medis yang mengurusi asuransi di RSUP Dr.Kariadi semarang. 2. Pedoman Wawancara yaitu untuk menggali informasi tentang Standar Operasional
Prosedur,
peran
petugas
dan
persyaratan
dalam
pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang.
22
F. Cara Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara
dilakukan
terhadap
petugas-petugas
terkait
proses
penyelesaian pengurusan persyaratan klaim asuransi. Petugas yang diwawancarai adalah petugas Tata Usaha dan petugas Rekam Medis di bagian asuransi. 2. Observasi Melakukan pengamatan atau observasi langsung di bagian-bagian terkait dengan proses dalam pengurusan pengajuan persyaratan klaim asuransi dan mengamati langkah-langkah / prosedur yang dilakukan oleh petugas Tata usaha dan Rekam Medis yang mengurusi asuransi di RSUP Dr.Kariadi semarang.
G. PENGOLAHAN DATA Pengolahan data dilakukan secara bertahap, yaitu : 1. Editing Yaitu mengoreksi, memperbaiki dan mengubah data yang telah diperoleh menjadi informasi yang lebih berarti sehingga dapat memperoleh kesesuaian dalam penyajian data. 2. Klasifikasi Yaitu mengelompokkan data sesuai dengan tujuan. 3. Tabulasi Yaitu data yang telah diperoleh, dikelompokkan dan ditabulasikan berdasarkan jenis data untuk memudahkan dalam penyajian data.
23
H. ANALISA DATA Metode yang digunakan untuk menganalisa data adalah analisis deskriptif dimana hasil observasi dan wawancara kepada petugas Tata Usaha dan Rekam Medis dibagian asuransi yang didapat dirangkai dengan kata-kata dan kalimat untuk menggambarkan pendapat yang ada dan proses pada saat penelitian.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum RSUPDr.Kariadi Semarang 1. Sejarah Singkat RSUP Dr. Kariadi Semarang. a. Didirikan pada jaman penjajahan Belanda tanggal 9 September 1925 dikenal dengan nama Centrale Buzgerlijke Ziekewsichting (CBZ),kemudi an pada jaman penjajahan Jepang menjadi Purusara (Pusat Rumah Sakit Rakyat). b. Menjadi rumah sakit vertikal milik Departemen Kesehatan dengan nama RSUP dr. Kariadi berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No. 21215/Kab /1964 tanggal 14 April 1964. c. Berdasarkan SK Menkes RI no.546/Men.Kes/SK/III/1978 diklasifikasi menjadi Rumah Sakit Umum klas B Pendidikan dan dengan SK Menkes RI no. 134/Menkes/SK/1978 mengatur tentang struktur RS dr. Kariadi. d. Berdasarkan SK Menkes RI No.1130/Menkes/SK/XII/1003, tanggal 10 Desember 1993 ditetapkan menjadi RS Unit Swadana dengan struktur organisasi berdasarkan SK Menkes No. 546/Menkes/VI/1994 tanggal 13 Juni 1994 Tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Kariadi Semarang. e. Pada tahun 1997 sebagai Instansi Pemerintah Pengguna Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) berdasarkan UU No. 20 tahun 1997. f. Berdasarkan PP No. 120 Tahun 2000 tentang Pendirian Perusahaan Jawatan RSUP Dr. Kariadi, status rumah sakit berubah menjadi Perusahaan Jawatan yang operasional mulai Tahun 2002.
24
25
g. Terakhir pada tahun 2005 diubah statusnya menjadi Instansi Pemerintah yang menerapkan PPK-BLU berdasarkan PP No. 23 tahun 2005 dan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1243/MENKES/SK/VII/2005 tanggal 11 Agustus 2005.
2.
Letak Geografis RSUP Dr. Kariadi Semarang berdiri di lahan seluas 193.410 m2, dengan luas bangunan 82.754 m2,terletak di Jalan dr.Sutomo no.16 Semarang. Lokasinya cukup strategis karena masih berada dilingkup tengah kota Semarang.
3. Visi, Misi, Nilai , Filosofi, Motto dan Logo RSUP Dr. Kariadi Semarang a. Visi : “Menjadi Rumah Sakit Terbaik di Indonesia” b. Misi : 1) Menyelenggarakan
pelayanan
kesehatan
dan
rujukan
yang
paripurna, bermutu kelas dunia, menjamin keselamatan pasien dan menjangkau seluruh masyarakat. 2) Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3) Menyelenggarakan penelitian yang berkualitas sesuai kebutuhan pelayanan.(16)
26
c. Nilai : 1) Kepercayaan (trust) 2) Integritas (integrity) 3) Peduli (care) 4) Profesional 5) Efisien 6) Kebersamaan d. Filosofi : Dengan landasan kemanusiaan, motovasi, jujur, integritas yang tinggi akan mampu meningkatkan mutu pelayanan. e. Motto : ”Sahabat Menuju Sehat” f. Logo :
4. Jenis Pelayanan di RSUP Dr. Kariadi Semarang a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Geriatri 2) Poliklinik Jantung & Pembuluh Darah 3) Klinik Rehabilitasi Medik 4) Klinik Stroke 5) Poliklinik Rawat Jalan
27
a) Poliklinik Penyakit Dalam b) Poliklinik Bedah Umum c) Poliklinik Anak d) Poliklinik Obsgyn e) Klinik THT f) Klinik Mta g) Klinik Saraf h) Poliklinik Kulit dan Kelamin i) Klinik Kesehatan Jiwa / Psikiatri j) Poliklinik Rehabilitasi Medik k) Poliklinik Gigi dan Mulut l) Poliklinik Tumbuh Kembang m) Poliklinik KB dan Infertilitas n) Poliklinik CDC o) Klinik Psikologi p) Klinik Gizi q) Klinik VCT r) Klinik DOTS TB s) Klinik Metadon t) Klinik Hemodialisa u) Klinik Sitostatika/Kemoterapi 6) Poliklinik Privat (Spesialis dan Sub Spesialis) a) Paviliun Garuda b) Jantung dan Pembuluh Darah c) Klinik Stroke
28
d) Paviliun Geriatri e) Poliklinik Rehabilitasi Medik: (1) Poliklinik Umum (2) Poliklinik Privat Umum b. Pelayanan Rawat Inap 1) Ruang Presiden Suite 2) Ruang VVIP 3) Ruang VIP 4) Kelas I, II dan III 5) Ruang Rawat Intensif 6) Ruang Isolasi c. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat 24 Jam 1) Gawat Darurat Bedah dan Non Bedah 2) Gawat Darurat Kebidanan 3) Kamar Operasi 4) Dokter Jaga 5) Pelayanan Ambulan 24 Jam d. Pelayanan Penunjang 1) Radiologi 2) Rehabilitasi Medik 3) Central Diagnostic Clinic 4) Hemodialisa 5) Farmasi 24 Jam 6) Laboratorium 7) Laundry dan CSSD
29
8) Gizi 9) Pemulasaraan Jenazah e. Pelayanan Lainnya 1) Pelayanan General Check Up 2) Pelayanan Check Up Kardiovaskular 3) Mobil Jenazah gratis 4) Pelayanan Tempat Penitipan Anak (TPA) 5) Tempat Praktek Pendidikan f. Fasilitas Umum 1) Fasilitas Parkir 2) Ruang Tunggu Pengunjung Pasien 3) Kantin dan Pertokoan 4) Fotokopi 5) Bank / ATM 6) Internet & Hotspot 7) Perpustakaan g. Pelayanan Asuransi 1) BPJS PBI 2) BPJS Non PBI 3) Jamkesda 4) Jamkeskot 5) Asuransi lain
30
B. Gambaran Umum Rekam Medis 1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Pengelolaan rekam medis dilaksanakan sesuai dengan organisasi dan tata kerja Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Kariadi Semarang.
KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS Drg. Perry Yandri, M.Kes
KOORDINATOR PELAYANAN DAN MUTU REKAM MEDIS
KOORDINATOR LOGISTIK & PENGOLAHAN DATA
KOORDINATOR ADMINISTRASI UMUM & SDM
Dr. Fatimah Dyah ,SpM,Mars.
Ahmad Danuri,Amd.PK,SKM
Widodo, Amd.PK, SKM
Pelaksana pendaftaran RM IRJA
Pelaksana pendaftaran UGD& IRNA
Pelaksana Staf Analisa pelayanan/pe & nyimpanan assembling
Staf coding casmix rawat inap & Indexing
Pelaksana penyimpanan DRM R. inap
Staf Staf pengumpulan Administrasi umum & SK & kedokteran pengolahan data RS
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
2. Visi, Misi dan Tujuan Unit Rekam Medis a. Visi
:
”Menjadi Instalasi Rekam Medis terbaik di Indonesia” b. Misi: 1) Pengembalian dokumen rekam medis tepat waktu, lengkap. 2) Tepat pengkodean .
Staf Coding Casmix Rawat Jalan
31
3) Analisa data rekam medis sebagai informasi untuk mengelola rumah sakit. c. Tujuan : 1) Tujuan Umum: Tujuan umum rekam medis di RSUP Dr. Kariadi Semarang adalah untuk menunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan, pendidikan dan penelitian di RSUP Dr. Kariadi Semarang. 2) Tujuan Khusus : a) Dalam bidang administrasi, untuk tertib administrasi pelayanan kesehatan di RSUP Dr. Kariadi Semarang. b) Dalam bidang medis, untuk dasar perencanaan pengobatan, perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c) Dalam bidang hukum, untuk menjamin kepastian hukum atas dasar keadilan, karena rekam medis merupakan bukti tertulis yang otentik dari segala tindakan dan pelayanan kesehatan. d) Dalam bidang keuangan, untuk mengetahui kepastian finansial biaya yang harus diselesaikan oleh seorang pasien. e) Dalam bidang penelitian, untuk dipergunakan sebagai bahan penelitian
dan
pengembangan
ilmu
pengetahuan
dibidang
kesehatan. f) Dalam bidang pendidikan, untuk mengetahui perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien,
informasi
ini
dapat
pengajaran di bidang profesi.
dipergunakan
sebagai
bahan
32
g) Dalam bidang dokumentasi, untuk bukti tertulis pelayanan yang harus didokumentasikan sebagai bahan pertanggung jawaban pelayanan Rumah Sakit.
C. Hasil Penelitian 1. SPO tentang Permintaan Surat Keterangan Kedokteran/Medis Untuk Keperluan Asuransi Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti yang dilakukan di bagian Tata Usaha dan Rekam Medis di RSUP Dr.Kariadi Semarang, peneliti mendapatkan gambaran umum tentang alur dan prosedur pengurusan klaim asuransi dengan melihat proses pengurusan yang dilakukan oleh pihak pasien yang dilakukan dibagian Tata Usaha dan Rekam medis di RSUP Dr.Kariadi Semarang, sampai dengan proses yang dilakukan oleh pihak pasien dalam pengurusan klaim asuransi selesai. Hal lainnya yaitu perlu adanya peningkatan sosialisasi dan jalinan komunikasi yang baik tentang pengurusan asuransi pada pihak pemohon karena masih didapati pengurusan klaim asuransi pasien rawat inap yang tidak sesuai dengan tengat waktu yang ada di SPO yaitu 5 hari. SPO tentang Permintaan Keterangan Kedokteran/Medis untuk Keperluan Asuransi yang ada di RSUP Dr.Kariadi Semarang yang ada pada saat ini adalah SPO yang dijadikan sebagai acuan untuk menjalankan tahapan prosedur pengurusan untuk kepentingan asuransi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada petugas terkait tentang SPO yang sudah ada, untuk mendapatkan gambaran umum tentang prosedur tersebut apakah sudah sesuai dengan
33
apa yang terjadi di lapangan, peneliti mendapatkan beberapa pendapat dan tanggapan petugas mengenai Standar Prosedur Operasional tersebut. Petugas A memberikan tanggapan ataupun pendapat ; “ Saat ini ....Saya kan kemarin mengajukan ada SOP satu lagi, Yang SOP untuk pasien yang sudah selesai dirawat sudah sesuai. Tapi yang kemarin itu (SOP),..saya mengajukan itu, untuk pasien yang masih dirawat. Jadi kalau pasien yang masih dirawat, petugas TU (ruang rawat) atau perawat itu ikut menginformasikan pada pihak pasien. Bapak/ibu punya asuransi atau tidak?...kalau sudah punya blangkonya dibawa...,nanti sekalian diisikan (Dokter Penanggung Jawab Pasien). Jadi pasien pulang itu sudah tidak mikir apa-apa lagi sudah selesai gitu..(Pengisian formulir oleh DPJP) asuransinya udah selesai gak usah ngurus lagi (melalui TU rumah sakit)...”
Sedangkan menurut Petugas B memberikan tanggapan pada peneliti ; “ Kalau...kalau kita bicara teori (SPO) sama praktek (di lapangan) tentu sedikit beda. Kalau teori......kesannya itu memang-memang...bener itu, bagi...bagi...data pasien (Dokumen Rekam Medis) yang mudah dicari. Data pasien yang permintaannya yang ndak-ndak macem-macem,.. dan tentu saja.. keberadaan dokter,..keberadaan dokter itu kelihatannya simpel tapi penting. Nah makanya dokter itu tidak bisa diprediksi..kadang dokter itu dinas luar..luar kota, luar negeri bahkan sampai..sampai...keperluan yang lain. Aaaa..aaa...karena perlu dimengerti juga, dokter kariadi (DPJP) juga dokter rekanan yang lain..Rumah Sakit yang lain...,aaaa...jadi semakin dokter (DPJP)..semakin sering ditempat (di RSUP Dr.Kariadi),..gerak kita (petugas),..kerja kita semakin cepat (dalam pengurusan).”
Demikian juga dengan petugas C dan petugas D memberi tanggapan yang sama pada peneliti; Menurut penuturan Petugas C bahwa SPO yang ada “ Sudah sesuai. ” tanpa memberikan penjelasan yang lebih rinci. Demikian halnya dengan Petugas D “ SPO yang ada sudah sesuai tetapi masih ada pengurusan yang lebih dari 7 hari.”
34
2. Peran petugas dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti didapatkan bahwa peran petugas pengurus asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang memiliki peran yang berbeda-beda dan petugas sudah melaksanakan dengan baik. Adapun peran tersebut didasarkan pada unit atau bagian yang di tempati oleh petugas pengurus asuransi. Sesuai Standar Prosedur Operasional yang ada di RSUP Dr.Kariadi Semarang adalah sebagai berikut : a. Petugas Sub. Bagian Tata Usaha 1) Menerima surat permintaan dari pemohon 2) Meneliti
syarat
kelengkapan
surat
permintaan
keterangan
kedokteran / medis pasien. 3) Membuat surat permintaan diteruskan ke Instalasi Rekam Medis 4) Menyerahkan bukti tanda terima ke pemohon. 5) Menerima surat permintaan keterangan kedokteran / medis pasien dari Instalasi Rekam Medis yang telah dilengkapi. 6) Menghubungi pihak pemohon bahwa pengurusan sudah selesai dan menerima tanda bukti penerimaan dari pemohon. 7) Menerima bukti pembayaran administrasi dari pemohon. 8) Menyerahkan surat permintaan keterangan kedokteran / medis kepada pemohon. b. Petugas Rekam Medis 1) Menerima surat permintaan keterangan kedokteran / medis dari Sub Bagian Tata Usaha.
35
2) Menyelesaikan permintaan surat keterangan kedokteran / medis paling lama dalam waktu 5 (lima) hari. Untuk Instalasi rekam Medis sendiri membuat patokan waktu 4 hari. 3) Apabila sudah selesai menyerahkan surat keterangan kedokteran / medis ke Sub Bagian Tata Usaha. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti terhadap petugas dengan menanyakan peran petugas dalam pengurusan klaim asuransi di RSUP Dr.Kariadi Semarang didapatkan bahwa petugas telah berperan sesuai dengan apa yang ada di SPO. Berikut kutipan wawancara peneliti dengan Petugas B ; “ Kalau saya sih sebagai petugas.....otomatis ibarat orang jualan..nah..,TU (petugas Tata Usaha) itu yang jualan, penyaji sama kasir (tempat bayar). Walaupun pembayaran bukan di kasir..eh..di TU.” “ Kita (petugas Rekam Medis) sebagai yang ada di dapur yang mengolah, yang memasak. Jadi semakin bahan itu lengkap kelengkapane itu..,semakin mudah kita cari. Insya alloh semakin cepat pembuatannya..eh..pengurusannya.” tutur Petugas B bagian asuransi di Instalasi Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang
Sedangkan Petugas C berkata bahwa “ Peran saya dalam pengurusan asuransi yaitu sebagai pencari data (Dokumen Rekam Medis pasien). Mencarikan rekam medisnya...,dikasihkan ke dokter yang menanganinya untuk diisi dan ditandatangani setelah itu (selesai pengurusan),didisposisikan lagi ke bagian TU dah itu aja peran saya.”
Petugas A di bagian Tata Usaha mengatakan “ Peran saya...sebagai penghubung atau pengoreksi sebelum asuransi diterima kepada konsumen. Saya mengoreksi dulu kalau mungkin ada kekurangan atau kesalahan, saya bisa mengkonfirmasi pada petugas Rekam Medis bahwa ini tidak sesuai..Emm...Membantu cross check apabila ada asuransi (pengurusan) yang sudah over time.”
36
3. Persyaratan yang dibutuhkan dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Berdasar hasil observasi yang dilakukan peneliti di bagian Tata Usaha RSUP Dr.Kariadi Semarang sebelum berkas permohonan asuransi di teruskan ke bagian asuransi Instalasi Rekam Medis, kemudian petugas Tata Usaha meneliti kelengkapan berkas dan apabila berkas yang diminta tidak sesuai ataupun kurang, maka pihak pemohon diminta untuk melengkapi terlebih dahulu. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada petugas di bagian Tata Usaha dan petugas Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang yang mengurusi asuransi tentang persyaratan apa saja yang harus dipersiapkan dalam pengurusan klaim asuransi, berikut hasil wawancara peneliti ;
Petugas A memberi jawaban sebagai berikut ; “ Asuransi itu ada beberapa persyaratan,..kelengkapannya itu fotokopi bukti pernah dirawat di Rumah Sakit Kariadi itu bisa kwitansi, bisa Kartu Identitas Berobat (KIB) yang kayak KTP itu, atau apa..surat kematian bisa, resume medis bisa atau apa saja blangko atau formulir yang dari Kariadi (Rumah sakit) itu bisa menjadi bukti. Itu hanya sebagai lampiran. Terus apabila pemohon bukan pemilik sah isi rekam medis..,dia saudaranya, dia temannya, atau sepupu, tante itu harus ada surat kuasa,..surat kuasa dari pasien langsung atau kalau pasiennya dibawah 18 tahun harus dari orang tua atau wali. Kalau pasiennya meninggal harus dari ahli waris. Ahli waris itu bisa istri atau anak. Terus fotokopi KTP, formulir dari asuransi. Hanya itu saja. Biayanya Rp 55.000,-.”
37
Sedangkan Petugas B menjawab ; “ Ehmm...syarat-syaratnya harus..harus..ada form asuransi, jadi form asuransi kita tidak punya. Yang punya adalah pihak asuransi itu sendiri, jadi pihak pasien merasa mengikuti asuransi apa?...ahh...ibaratnya seperti AXXA Mandiri....berarti setelah dirawat, menunjukkan bukti kalau dia pernah dirawat, biaya atau apapun..,datang ke pihak asuransi, minta form asuransi. Lha pihak asuransi juga tidak mau melepaskan dana ataupun pengganti dulu....,ibaratnya mengeluarkan dana untuk asuransi pesertanya kalau ndak ada bukti pengisian,kalau pasien pernah dirawat di rumah sakit tertentu gitu.” “ Otomatis ada permohonan secara tertulis ataupun surat wasiat (ahli waris) ataupun surat kuasa,..terus bukti KTP,fotokopi KIB, atau bukti pembayaran yang lain...aa..aa..aa..kwitansi-kwitansi. Sesuai permintaan atau yang ada di form item asuransi, setelah itu kita jawab diagnosa dan lain sebagainya kemudian tapak asmo (tanda tangan) dokter. Nah...,itu bisa dinyatakan form asuransi, pernyataan asuransi selesai.”
Dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi ditemukan beberapa kendala ataupun hambatan yang dihadapi oleh petugas di lapangan yang mengakibatkan masih terjadinya keterlambatan dalam pengurusanya. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di bagian Tata Usaha masih terdapat kendala mengenai waktu pengurusan klaim asuransi yang melebihi tenggat waktu yang dijanjikan. Kemudian mengenai biaya administrasi yang harus dibayar oleh pihak pemohon. Ada pemohon yang sudah mengisikan sendiri pada dokternya langsung kemudian ingin meminta surat pengesahan di bagian Tata Usaha tetapi masih dikenai biaya administrasi sesuai dengan SPO yang ada. Apabila dari pihak asuransi
meminta
persyaratan
yang
lain,
maka
pihak
pemohon
mengajukan lagi permohonan ke bagian Tata Usaha sehingga merasa pengurusan berbelit-belit.
38
Hasil pengamatan di bagian Instalasi Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang, Peneliti masih menemukan kendala yang dihadapi petugas di lapangan. Diantaranya pencarian Dokumen Rekam Medis pasien sulit untuk ditemukan. Petugas juga masih merasa ada kendala dalam mencari keberadaan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) untuk permintaan tanda tangan pada formulir asuransi dari pihak pemohon. Hal lain yang dikeluhkan petugas adalah penulisan Dokumen Rekam Medis pasien yang sulit terbaca dan juga beragamnya bentuk formulir asuransi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada petugas di bagian Tata Usaha dan Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang mengenai hal-hal apa saja yang menjadi hambatan atau kendala yang terjadi di lapangan, berikut ini cuplikan hasil wawancaranya.
“ Biasanya tu.., pasien sudah membawa blangko sendiri, kemudian karena sudah bertemu dokternya langsung, blangkonya itu diserahkan dokter terus diminta diisikan. Padahal sesuai prosedur Rumah Sakit karena pengurusan satu pintu, semua itu harus melalui Tata Usaha Rumah Sakit dan ada beberapa persyaratan yang harus dilengkapi..,nah..karena ada beberapa persyaratan dan dikenai tarif, Pasien terkadang merasa, (saya kan sudah mengurusi sendiri, sudah ketemu dokternya sendiri, sudah diisikan langsung, kenapa saya harus membayar?). Padahal kan bukan seperti itu.” terang Petugas A pada peneliti. “ Karena menurut prosedur memang sudah dikenakan tarif,..apapun bentuknya karena itu asuransi,...dikenakan tarif seperti itu. Mereka kadang merasa tidak terima dan marah.” lanjut Petugas A.
39
Sedangkan menurut Petugas B mengenai kendala yang ada di lapangan ; “ Emmm...kalau bicara kendala..,itu yang didepan yang saya utarakan. Pertama, pasien datang tanpa kelengkapan yang lengkap...itu sudah menjadi kendala. Yang kedua...,pencarian Dokumen Rekam Medis (DRM). Itu kalau pasien ibarat bulan 10 masuk, bulan 10 pulang mengurusnya juga bulan 10....,otomatis bukunya masih diproses tementemen kita di case mix. Jadi rebutan karo koncone (temannya). Kalau kita mengutamakan pasien/klien, teman kita yang ada di case mix kacau...kayak gitu..pasien dapat apa-apa tapi Rumah Sakit tidak dapat apa-apa.” “ Terus keberadaan dokter.” “ Terus permintaan yang tidak satu permintaan..maksudnya contohnya didepan minta asuransi tetapi setelah terjadi (selesai), dia (pemohon) kembali lagi minta kelengkapan yang lain seperti hasil laborat, EMG dll. Dia datang sebenarnya 2x tapi pengertian si klien atau pihak asuransi kok lama.., padahal dia permintaannya ndak sekaligus.” Jelas Petugas B. “ Dia permintaannya berderet nggak masalah daripada dia datang lebih dari sekali. Kita mroses lagi, sedangkan buku (DRM) sudah kita kembalikan ke bagian filing atau bagian case mix yang disana juga dalam proses.”
Petugas E memberikan tanggapan mengenai masalah/kendala yang dihadapi oleh petugas di lapangan berikut hasil wawancaranya ; “ Kalau keluhan itu ya..ada..pasti !..,yang jelas itu kalau kita untuk membaca DRM nya (tulisan tangan dokter). Kesulitannya itu.., kalau tulisan dokter itu katanya ‘JELAS TAK TERBACA’..” terang Petugas E.
Menurut Petugas C mengenai kendala di lapangan ; “ Kendalanya.., dokter susah dicari dan terkadang Dokumen Rekam Medis pasien missfile..,itu yang mempengaruhi lama pengurusan.”
40
D. Pembahasan 1. SPO tentang Permintaan Surat Keterangan Kedokteran/Medis Untuk Keperluan Asuransi Dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti diatas menunjukan bahwa SPO yang ada sudah sesuai. Apabila ada pengurusan yang melebihi dari hari yang telah tertulis di SPO berarti ada permasalahan pada saat proses pengurusannya. Kendala ataupun hambatan yang ada di lapangan akan menjadikan proses pengurusan menjadi semakin lama. SPO mempunyai peran yang sangat penting dalam upaya peningkatan
pelayanan
dan
kinerja
organisasi.
Hal
senada
juga
disampaikan oleh Istyadi Insani, dalam bukunya yang berjudul Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi. yang menyatakan bahwa,(21) “SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan” Kepatuhan terhadap SPO yang ada dapat membuat lancarnya suatu pekerjaan dan untuk mengukur kinerja petugas juga untuk mengukur kepatuhan petugas terhadap SPO. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Nurwanto dengan judul Tinjauan Kepatuhan Terhadap Protap dan Pengembangan Diri Petugas Penyimpanan Di Bagian Rekam Medis RSUD Kelet Jepara Tahun 2013.
41
2. Peran petugas dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti tentang peran petugas dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang bahwa petugas mempunyai peran yang berbeda berdasarkan SPO pada unit kerja masingmasing. Petugas di bagian Tata Usaha mempunyai peran sebagai penghubung atau pengoreksi sebelum dan sesudah pengurusan asuransi diberikan kepada pemohon. Juga mengingatkan petugas di bagian Rekam Medis yang mengurusi asuransi apabila sudah habis masa tenggat waktu yang telah dijanjikan pada pihak pemohon untuk segera menyelesaikan pekerjaannya. Lain halnya dengan petugas yang menangani asuransi di bagian
Instalasi Rekam Medis. Setelah menerima surat permintaan
pengurusan dari bagian Aministrasi Instalasi Rekam Medis, petugas kemudian mencari Dokumen Rekam Medis pasien yang bersangkutan untuk pengisian informasi medis pasien pada formulir dari pihak asuransi yang diajukan oleh pemohon. Setelah selesai, petugas mencari DPJP yang menangani pasien untuk dimintakan tanda tangan pada DPJP tersebut, sebagai salah satu syarat sahnya klaim asuransi. Kemudian formulir asuransi yang sudah selesai tersebut dikembalikan lagi ke bagian Administrasi Instalasi Rekam Medis dan dikirim kembali ke bagian Tata Usaha RSUP Dr.Kariadi Semarang.
42
Berdasarkan pembahasan diatas peneliti dapat mengambil kesimpulan
bahwa
SPO
(Standar
Operasional
Prosedur)
tentang
pemintaan keterangan kedokteran / medis pasien juga mempunyai fungsi mengatur peran petugas dalam melaksanakan kegiatan pelaksanaan pengurusan untuk kepentingan asuransi. Hal ini sesuai dengan teori menurut Gareth R. Jones dalam buku Organiszational Theory, yang menyatakan bahwa; “ SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaantugas dan tanggung jawab organisasi.” Sesuai dengan hasil penelitian dari Sandra Sri Angraeni yang berjudul Hubungan Motivasi Dengan Kinerja Petugas Rekam Medis di RSUD Dr.Djasemen Saragih Pematang Siantar Tahun 2007 menerangkan bahwa perlu adanya kebijakan rumah sakit dalam upaya peningkatan kepuasan kerja serta menjamin keamanan dan keselamatan kerja dan juga perlu dikembangkan kondisi kerja yang kondusif dan prosedur kerja yang baik.
3. Persyaratan yang dibutuhkan dalam pengurusan klaim asuransi swasta pasien rawat inap di RSUP Dr.Kariadi Semarang. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti tentang persyaratan apa saja yang diperlukan dalam pengurusan untuk keperluan klaim asuransi kepada petugas Tata Usaha dan petugas bagian asuransi Instalasi Rekam Medis, masih didapatkan ada pemohon
43
yang belum membawa kelengkapan persyaratan sehingga petugas Tata Usaha RSUP Dr.Kariadi meminta kepada pemohon untuk melengkapinya terlebih dahulu. Persyaratan
kelengkapan
pengurusan
surat
permintaan
kedokteran / medis pasien untuk keperluan asuransi antara lain : a. Kartu identitas pasien / kwitansi / bukti pernah dirawat di RSUP Dr.Kariadi Semarang. 1) Apabila pemohon bukan pemilik sah isi rekam medis, maka diperlukan surat kuasa berisi pelepasan informasi dengan materai Rp 6000,- dari : a) Pasien langsung, b) Pasien dibawah umur 18 tahun oleh orang tua / wali, c) Pasien meninggal oleh ahli waris yang berhak. b. Kartu identitas dari pemohon (KTP / KK / Paspor) c. Formulir ringkas / sederhana dari asuransi d. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 55.000,- / Klaim ke kasir RSUP Dr.Kariadi semarang. Dari
pembahasan
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
kelengkapan persyaratan merupakan langkah prosedural yang harus dilakukan untuk kelancaran proses pengurusan yang akan dilakukan oleh pemohon dan sebagai acuan petugas untuk melaksanakan tertib administrasi. Pendapat senada juga disampaikan oleh Tjipto Atmoko, bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat
44
penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Kelengkapan persyaratan sangat penting dalam pengurusan klaim asuransi agar mendapat persetujuan klam dari perusahaan asuransi yang diikuti oleh pemohon. Hal tersebut sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Siti Maria Ulfah yang berjudul Hubungan Kelengkapan Dokumen Rekam Medis Dengan Persetujuan Klaim Jamkesmas Oleh Verifikator Dengan Sistem INA’CBGs Periode Triwulan Tahun 2011 Di RSI Sultan Agung Semarang dengan hasil kesimpulan bahwa menunjukkan adanya hubungan yang signifikan antara kelengkapan dokumen rekam medis terhadap persetujuan klaim jamkesmas dengan sistem INA CBGs. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti kepada petugas bagian Tata Usaha dan bagian asuransi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr.Kariadi Semarang, peneliti mengidentifikasi adanya beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi oleh petugas. Dimana hambatan atau kendala tersebut dapat mempengaruhi lamanya pengurusan yang mengakibatkan tidak tepatnya tenggang waktu yang telah ditetapkan dalam SPO yang sudah ada. Dan menjadikan pemohon menunggu lama dalam pengurusannya. Hal-hal yang menjadi kendala / hambatan yang terjadi di lapangan antara lain : a. Masalah
pencarian
Dokumen
Rekam
Medis
pasien
yang
bersangkutan yang terkadang terjadi missfile. Sehingga petugas kesulitan untuk mencarinya.
45
b. Tulisan dokter yang terkadang susah untuk dibaca oleh petugas. c. Kesulitan dalam mencari DPJP untuk meminta tanda tangan sebagai syarat sahnya klaim asuransi. d. Setiap perusahaan asuransi memiliki formulir untuk pengajuan klaim yang berbeda-beda sehingga menyulitkan petugas dalam pengisian item pertanyaan dimana pada saat ini petugas masih menggunakan mesin ketik manual. Untuk meminimalkan hambatan ataupun kendala yang dihadapi oleh seorang petugas dalam menjalankan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk menuju kelancaran dalam pengerjaannya, maka dibutuhkan suatu pedoman yang bisa menjadi patokan dalam setiap langkah-langkah yang akan diambil. Pendapat yang sama juga terdapat pada buku United States Enviromental Protection Agency yang menyatakan bahwa : “ SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas / pekerjaan pada suatu organisasi.” Hal yang sama juga disampaikan oleh Taliana D. Malonada dalam penelitiannya yang berjudul Analisis Pengajuan Klaim BPJS di RSUD Dr. Sam Ratulangi Tondano bahwa masih terdapat masalah dalam koordinasi dan kerja tim serta keterlambatan penyerahan dan tidak lengkapnya
dokumen
serta
belum
adanya
billing
system
yang
menyebabkan terhambatnya pembayaran klaim BPJS kesehatan di RSUD Dr. Sam Ratulangi Tondano.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan 1. Tidak perlu adanya perubahan SPO (Standar Prosedur Operasional) yang sudah ada. SPO yang ada saat ini sudah baik. Apabila masih adanya keterlambatan pengurusan yang tidak sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan di SPO,berarti masih terdapat kendala atau permasalahan pengurusan di bagian asuransi Instalasi Rekam Medis. 2. Peran petugas bagian Tata Usaha dan petugas bagian asuransi Instalasi Rekam Medis mempunyai peran masing-masing. Petugas di bagian Tata Usaha berperan sebagai pengoreksi apabila ada persyaratan dari pihak pemohon ada yang belum lengkap dan sebagai penghubung dengan bagian asuransi Instalasi Rekam Medis dalam hal pengurusan asuransi. Petugas bagian Tata Usaha juga berperan untuk mengingatkan petugas bagian asuransi Instalasi Rekam Medis apabila masih ada proses pengurusan yang sudah melebihi waktu (over time). Sedangkan peran petugas asuransi Instalasi Rekam Medis sebagai pengisi formulir klaim asuransi dari pemohon dan memintakan tandatangan dokter yang menangani pasien. 3. Masih didapatkan ada pemohon yang belum membawa kelengkapan persyaratan sehingga petugas Tata Usaha RSUP Dr.Kariadi meminta kepada pemohon untukmembawa atau melengkapinya terlebih dahulu karena pengurusan klaim asuransi tidak dapat dilaksanakan apabila kelengkapan pengurusan belum lengkap.
46
47
Hambatan ataupun kendala yang ada di lapangan pada saat proses pengurusan yang mengakibatkan tenggat waktu yang telah ditentukan di dalam SPO tidak dapat dicapai diantaranya permasalahan pencarian Dokumen Rekam Medis pasien yang bersangkutan yang terkadang terjadi missfile sehingga petugas kesulitan untuk mencarinya, kemudian tulisan dokter yang terkadang susah untuk dibaca oleh petugas, permasalahan yang lain yaitu petugas terkadang merasa kesulitan dalam mencari DPJP untuk meminta tanda tangan sebagai syarat sahnya klaim asuransi, dan juga masalah formulir klaim asuransi dari perusahaan asuransi yang berbeda-beda sehingga menyulitkan petugas dalam pengisian item pertanyaan dimana pada saat ini petugas masih menggunakan mesin ketik manual.
B. Saran RSUP Dr.Kariadi Semarang perlu duduk bersama dengan perusahaan asuransi swasta dan melakukan diskusi dalam hal pembuatan formulir klaim asuransi yang dapat disetujui bersama-sama untuk mempercepat proses pengurusan klaim asuransi yang selama ini dirasakan ada kendala dalam pengurusannya. Sehingga pihak klien / pemohon tidak perlu membawa formulir dari perusaaan asuransi yang diikuti, cukup dengan formulir yang telah disetujui bersama tersebut dan melampirkan resume medis pasien yang sudah ditandatangani langsung oleh DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien). Jadi permasalahan dokter yang tidak dapat ditemui dapat terselesaikan. Hal
lain yang dapat menjadi
keuntungan dengan persetujuan tersebut adalah tidak perlu mencari DRM
48
(Dokumen Rekam Medis) pasien yang missfile karena sudah terwakili dengan adanya resume medis tadi. Keuntungan yang lainnya, pengisian formulir menjadi lebih rapi dan tertata yang sebelumnya tidak tertata rapi ataupun mungkin banyak terdapat noda bekas type-ex apabila petugas salah dalam mengetik dikarenakan pengisian item pertanyaan yang ada di formulir tersebut masih menggunakan mesin ketik manual.
DAFTAR PUSTAKA
1. Martin, Orlando.Tinjauan Proses Penyelesaian Klaim Asuransi Rawat Jalan Kepada PT. ASKES Di RSI Jakarta Cempaka Putih, 2012, hal 1. 2. http://digilib.esa.ac.id/public/UEU-Undergraduate diakses pada tanggal 19 September 2015. 3. http://id.wikipedia.org/ensiklopedia/Asuransi_kesehatan
diakses
pada
tanggal 19 September 2015. 4. Undang-Undang No.44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. 5. Azrul Azwar, Pengantar Administrasi Kesehatan, PT. Bina Rupa Aksara, Jakarta, 2006. 6. Association of Hospital Care dalam Azhar, 1996 tentang Pengertian Rumah Sakit. 7. Permenkes Republik Indonesia Nomor 340/ Menkes/ III/ 2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit. 8. Departemen Kesehatan RI., Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit Tahun 1994. 9. PERMENKES R.I No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis 10. Departemen Kesehatan RI.,Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Tahun 2006. 11. Kitab Undang-Undang Hukum Dagang pasal 246 Tahun 1838 Tentang Asuransi. 12. J.C.T.Simorangkir, Rudy Erwin, J.T Prasetyo, Kamus Hukum, Sinar Grafika, Jakarta, 2009, hal. 182.
13. Azrul Azwar, Pengantar Administrasi Kesehatan, P.T. Bina Rupa Aksara, 1996. Edisi 3 Hal 14. 14. Undang-Undang No.2 Tahun 1992 Pasal 1 tentang Asuransi 15. Abbas Salim, Asuransi dan Manejemen Resiko, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003, hal 1. 16. Mashudi, Moch.Chaidir Ali, Hukum Asuransi, Mandar Maju, Bandung, 1995, hal. 8 17. http://kbbi.web.id/klaim/ diakses pada tanggal 19September2015. 18. A.Hasyim Ali, Dkk, Kamus Asuransi, (Jakarta, Bumi Aksara, 2002), Cetakan ke-2, hal 55. 19. www.prudential.co.id/corp/myprudential/makeaclaim/2015 20. www.rskariadi.co.id/page/view/4.html. 21. Insani, Itsyadi. Standar Operasional Prosedur Sebagai Pedoman Pelaksanaan Administasi Perkantoran Dalam Rangka Peningkatan Pelayanan Dan Kinerja Organisasi, Tahun 2010 hal 4.
