JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010
ANALISA KETERLAMBATAN PENYERAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT POLRI DAN TNI SEMARANG
Enny Rachmani*) *) Staf Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl Nakula I No 5-11 Semarang Email :
[email protected]
ABSTRACT Background : Medical record is used as a guide or a binding legal protection because in it there is any record of the actions, services, therapy, time of therapy, the treating physician signature, signature concerned patients, and others. Document the return of a delay in medical records due to the charging document is not complete medical records of one doctor in the signature. Therefore the document can not be returned to the assembling within 2x24 hours, because the documents are not complete or incomplete filling. The general aim of this study describes the causes of delay return of medical records to document assembling with three behavioral factors predisposing factors, enabling factors, reinforcing factors in RST Bhakti Wira Tamtama and degree of delay return of medical records to assembling in RS Bhayangkara . Method : Type of research is descriptive research that is depicted in accordance with the observations of research results to produce a clear picture approach that is done using a cross sectional approach is to analyze the variables study conducted during the research conducted. Instrument used in this study is observation and interview guidelines. While this type of data used are primary and secondary. The data processing is the editing and tabulation. Then the data will be analyzed through descriptive. Result : Results obtained from this study that 100% of the officers already knew about the return time limit is 2x24jam medical record documents. But in fact the attitude taken by the officers who agree to only 56.25% return of the documents in the medical record must be timely Assembling 2x24jam. Returns medical record documents that are often too late will disrupt the performance of worker assembling and service to patients. While 68.75% of the officers know about it. However, they assume that the service in the inpatient unit is more important than return the documents to the Assembling and medical records as much as 75% agree with that assumption. Results obtained from this study are the percentage of the overall level of delay that is equal to 95,10%%, where the level of delay is high. Level of delay in each ward occurred in wards which rose 43,41%.
107
Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani PENDAHULUAN Dalam permenkes RI No.269 / MENKES / PER / III /2008 Bab I pasal 1 disebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sistem Rekam Medis disuatu Rumah Sakit merupakan proses pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data dan pelaporan data, maka setiap Rumah Sakit harus memperhatikan sistem informasinya. Rekam medis digunakan sebagai pedoman atau perlindungan hukum yang mengikat karena di dalamnya terdapat segala catatan tentang tindakan, pelayanan, terapi, waktu terapi, tanda tangan dokter yang merawat, tanda tangan pasien yang bersangkutan, dan lain-lain. Dengan kata lain, rekam medis dapat memberikan gambaran tentang standar mutu pelayanan yang dibarikan oleh fasilitas pelayanan kesehatan maupun oleh tenaga kasehatan yang berwenang. Berkas rekam medis juga menyediakan data untuk membantu melindungi kepentingan hukum pasien, dokter dan penyedia fasilitas pelayanan kesehatan. Catatan ini juga menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja, kecelakaan pribadi atau malpraktek. Pelayanan rekam medis terdiri dari pelayanan pencatatan dan pengolahan data. Salah satu pelayanan pencatatan data sekaligus pelayanan kesehatan yaitu URI. URI merupakan bagian pelayanan klinis yang melayani pasien karena keadaannya harus dirawat 1 hari atau lebih. Tugas pokok URI adalah mencatat semua hasil pelayanan klinis dicatat oleh petugas rekam medis dan dokter. Kemudian dokumen rawat inap diserahkan ke bagian URM bagian Assembling untuk diteliti kelengkapan isi rekam medis. Bila belum lengkap, maka dokumen
rekam medis rawat inap diserahkan ke unit pencatatan data untuk dilengkapi isi rekam medisnya. Dalam melengkapi isi rekam medis pada dokumen rekam medis rawat inap ada batas waktu selambat-lambatnya 2x24 jam setelah pasien pulang. Dokumen rekam medis dirumah sakit bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Untuk mencapai tujuan tersebut maka dalam pengisian atau pencatatan rekam medis harus lengkap dan dapat di baca sehingga informasi yang di hasilkan akan dapat digunakan sebagai pertanggung jawaban, oleh karena pentingnya dokumen rekam medis sebagai sumber informasi maka diperlukan adanya analisis kuantitatif. Dokumen rekam medis di isi oleh dokter atau perawat tentang hasil kegiatan yang telah dilakukan, namun bisa saja, karena kesibukan dokter dan perawat maka dokumen rekam medis tidak di isi dengan lengkap atau mungkin di catat pada formulir yang salah. Pengisian dokumen rekam medis yang tidak lengkap ataupun belum tepat pengisiannya, membutuhkan daftar catatan sehingga dapat diketahui bagian mana yang tidak akan lengkap. Dengan demikian untuk mempertahankan mutu pelayanan rumah sakit tersebut perlu ditunjang oleh adanya pengolahan rekam medis yang baik,salah satunya di bagian assembling.Tugas assembling adalah Sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis,pengendali dokumen rekam medis,yang tidak lengkap,pengendali penguna nomor rekam medis dan formulir rekam medis. Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang dan RS Bhayangkara belum ada protap pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke assembling, sehinga masih dijumpai masalah keterlambatan
108
JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010 pengembalian dokumen rekam medis pasien dari bangsal ke Assembling. Tidak adanya tenaga rekam medis yang di tempatkan di Unit Rawat Inap untuk meneliti kelengkapan isi dokumen rekam medis. Adanya keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis dikarenakan belum lengkapnya pengisian dokumen rekam medis salah satunya pada tanda tangan dokter. Maka dari itu dokumen tersebut belum bisa dikembalikan ke assembling dalam waktu 2x24 jam, karena dokumen tersebut tidak lengkap atau belum lengkap pengisiannya. Dan untuk mengetahui penyebab keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke Assembling peneliti mendeskripsikan dengan mengunakan 3 faktor perilaku yaitu : 1. Predisposing Factor 2. Enabling Factor 3. Reinforcing Factor Pengembalian dokumen rekam medis dikatakan terlambat apabila melebihi batas waktu pengembalian yaitu maksimal 2×24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit dari hal hal tersebut akan menghambat pelaksanaan kinerja petugas rekam medis terutama di bagaian Assembling
Oleh sebab itu perlu menganalisa tingkat keterlambatan dan penyebab keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap dari bangsal rawat inap ke assembling di RS berlatar belakang angkatan yaitu RS Bhayangkara & RST Bhati Wira Tamtama. Perumusan Masalah Bagaimana keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap dari bangsal ke assembling di RS Bhayangkara Semarang serta factor penyebab keterlambatan di RST Bhati Wira Tamtama? Tujuan dalam penelitian ini adalah a) Mendeskripsikan tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling di RS Bhayangkara b) Mendeskripsikan penyebab keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling di RST Bhakti Wira Tamtama Jenis Analisis Dokumentasi Rekam Medis Ada 3 jenis analisis dokumentasi Rekam Medis, antara lain : 1. Analisis kuantitatif Analisis Kuantitatif adalah suatu review tertentu catatan medis untuk mengidentifikasi definisiensi spesifik. 2. Analisis Kualitatif
Penyebab Keterlambatan : • Faktor presdisposing • Faktor enabling • Faktor reinforcing
URI
Penyerahan
Assembling
Terlambat >2x24 jam
DRM rawat inap Tidak Terlambat ?2x24 jam
Gambar 1.
109
Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani Analisis Kualitatif adalah review isi entry catatan medis untuk mencari inkonsistensi yang bisa menyebabkan catatan tersebut dianggap tidak tepat atau tidak lengkap. 3. Analisis Statistik Analisis Statistik adalah mencakup pengabstrakan (peringkasan) data dari catatan medik untuk pengambilan keputusan administrasi dan klinik. Ketentuan Kelengkapan Isi Rekam Medis 1. Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambatlambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam lembar formulir rekam medis. 2. Semua pencatatan harus di tandatangani
3.
4.
5.
6.
oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditanda tangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter yang membimbingnya. Pencatatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter yang membimbingnya. Dokter yang merawat harus memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
Tabel 1. Lama Waktu Keterlambatan di RS Bhayangkara Semarang. Lama Waktu No
Nama Bangsal
1
Minimal
Maksimal
Frekuensi Terbanyak
Seruni
3 hari
23 hari
15 hari
2
Cendana
5 hari
152 hari
9 hari
3
Melati
4 hari
36 hari
15 hari
4
Mawar
3 hari
159 hari
5 hari
Tabel 2. Daftar 10 Dokumen Rekam Medis Yang Terlambat Di Kembalikan Ke Assembling Di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang 2010 No
No RM
Tanggal keluar pasien
Tanggal masuk ke assembling
Terlam bat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
No RM 1 No RM 2 No RM 3 No RM 4 No RM 5 No RM 6 No RM 7 No RM 8 No RM 9 No RM 10
24 Januari 2010 26 Januari 2010 24 Januari 2010 26 Januari 2010 24 Januari 2010 25 Januari 2010 23 Januari 2010 24 Januari 2010 24 Januari 2010 26 Januari 2010
27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010 27 Januari 2010
√ √ √ √ √ √
Tidak terlambat √ √ √
√
Keterangan 3 hari 1 hari 3 hari 1 hari 3 hari 2 hari 4 hari 3 hari 3 hari 1 hari
110
JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010 4. Faktor reinforcing : sikap dan perilaku petugas URM Populasi Sampel Objek Penelitian : Objek penelitian dalam penelitian ini adalah dokumen rekam medis rawat inap yaitu selama bulan januari 2009 adalah 327 dokumen. Sampel adalah dokumen rekam medis yang terlambat yang tercatat pada bulan pemantauan pada bulan januari 2009 di RS Bhayangkara. Subjek Penelitian : Dipenelitian ini jumlah petugas bangsal di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama sebayak 84 petugas dari 7 bangsal yaitu : Flamboyan, Anggrek, Melati, Dahlia, ICU, Bogenvil, Nusa Indah. Sampel yang akan diambil untuk petugas bangsal sebanyak 16 petugas bangsal. Cara Pengumpulan Data 1. Wawancara
METODE PENELITIAN Jenis penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian deskriptif yaitu mengambarkan keadaan dan kegiatan yang ada di unit rawat inap dan rekam medis khususnya di bagian assembling di RS Bhayangkara Semarang secara obyektif dengan metode observasi dan pendekatan secara cross sectional yaitu menganalisis variabel penelitian yang dilakukan pada saat penelitian. Variabel Penelitian 1. Penyerahan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling : a. Terlambat (> 24 jam) b. Tidak terlambat 2. Faktor predisposing : pengetahuan dan sikap tentang prosedur pengembalian DRM 3. Faktor enabling : fasilitas, jarak bangsal
Tabel 3. Distribusi frekwensi kebenaran jumlah pengetahuan petugas bangsal tentang keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang No 1. 2.
3. 4. 5. 6.
111
Pertanyaan Ketetapan batas waktu pengembalian DRM ke Assembling. Dokumen rekam medis terlambat di kembalikan, apakah menganggu kinerja petugas assembling. Ketentuhan kelengkapan isi dokumen rekam medis. Yang berkwajiban mingisi dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis dikatakan lengkap jika. Yang menyebabkan dokumen rekam medis terlambat dikembalikan ke assembling.
Salah
Benar
Total
∑
%
∑
%
∑
%
16
100
0
0
16
100
11
68,75
5
31,25
16
100
14
87,5
2
12,5
16
100
10
62,5
6
37,5
16
100
7
43,75
9
56,25
16
100
6
37,5
10
62,5
16
100
Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani 2. Observasi 3. Table checkclist Jenis Data 1. Data primer Yaitu data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan petugas bangsal dan petugas assembling dan hasil dari observasi. 2. Data sekunder Yaitu data yang diambil dari data yang sudah ada (prosedur tetap) penyerahan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling Pengolahan data 1. Editing
Memeriksa data hasil penelitian untuk mengoreksi kesalahan-kesalahan yang ada sehingga diperoleh data yang valid dan dapat dipertanggung jawabkan. 2. Tabulasi Memasukan data ke dalam bentuk table. Analisis Data Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah analisis deskritif dimana memaparkan hasil penelitian yang diperoleh yaitu tentang tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling dan factor penyebab keterlambatan.
Tabel 4. Distribusi frekwensi sikap petugas bangsal tentang keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama semarang No 1
2
3
Pertanyaan
Setuju
Tidak setuju
Ragu-ragu
Total
∑
%
∑
%
∑
%
∑
%
DRM dikembalikan ke assembling dalam waktu 2x24 jam setelah selesai pelayanan
9
56.2 5
7
43.7 5
0
0
16
100
DRM yang belum lengkap pengisiannya langsung dikembalikan ke assembling
3
18.7 5
7
43.7 5
6
37.5
16
100
Lebih mementikan pelayanan di unit rawat inap dari pada mengembalikan dokumen rekam medis ke assembling tepat waktu
12
75
4
25
0
0
16
100
Tabel 5. Distribusi frekwensi persepsi petugas tentang jarak bangsal dengan URM di RS Bhakti Wira Tamtama semarang No 1. 2.
Pernyataan Jarak antara bangsal ke assembling jauh. Membuat merasa malas untuk 4 mengembalikan dokumen rekam medis ke assembling.
Ya ∑ 11
% 68,75 25
Tidak ∑ 5 12
% 31,25
∑ 16
% 100
75
16
100
112
JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010 HASIL & PEMBAHASAN Tingkat Keterlambatan Penyerahan DRM Rawat Inap ke Assembling Berdasarkan hasil pengamatan di RS Bhayangkara Semarang, DRM Rawat Inap dikatakan terlambat masuk ke assembling apabila melebihi batas waktu penyerahan yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang dari RS Bhayangkara Semarang. Batas waktu keterlambatan diperoleh dari tanggal masuk DRM ke assembling dikurangi tanggal pasien pulang. Tanggal DRM Rawat Inap masuk ke assembling dapat diperoleh datanya dari buku ekspedisi, sedangkan untuk tanggal pasien pulang dapat diketahui datanya dari CM1 (ringkasan masuk dan keluar) ataupun melalui komputer. Data tentang keterlambatan dapat dilihat pada lampiran, sehingga persentase keterlambatan adalah sebagai berikut : Persentase tingkat keterlambatan = = =
Jumlah DRM terlambat ------------------------------------ x 100% Jumlah seluruh dokumen 311 ------ x 100% 327 95,10%
Berdasarkan perhitungan diatas tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rawat inap ke assembling tergolong tinggi yaitu 95,10%. Menghitung Tingkat Keterlambatan Penyerahan DRM Rawat Inap ke Assembling pada Masing-masing Bangsal Berdasarkan hasil penelitian di RS Bhayangkara Semarang diketahui jumlah seluruh dokumen rawat inap yang terlambat diserahkan ke assembling yaitu 311 dokumen yang terdiri dari bangsal seruni 42 DRM, cendana 89 DRM, melati 45 DRM, mawar 135 DRM. Sehingga yang paling tinggi yaitu di bangsal mawar sebanyak 43,41% dari 4 bangsal.
113
Menghitung rata-rata lamanya tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap. Berdasarkan hasil pengamatan yang diperoleh di rumah sakit lamanya waktu tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap dari masing-masing bangsal dapat dilihat pada table berikut : Faktor Penyebab Keterlambatan Pengiriman DRM Predisposing faktor Berdasarkan tabel 4 diatas dapat diketahui bahwa 56,25 % responden setuju bila dokumen rekam medis di kembalikan ke assembling dalam waktu 2x24jam setelah pelayanan, 43,75 % tidak setuju bila dokumen rekam medis yang belum lengkap langsung dikembalikan ke assembling, 75 % responden setuju untuk lebih mementingkan pelayanan rawat inap daripada mengembalikan dokumen rekam medis ke assembling tepat waktu. Enabling Faktor Berdasarkan penelitian diketahui bahwa 56,25 % responden menjawab trecer bukan alat bantu yang digunakan petugas untuk mengembalikan dokumen rekam medis, 100 % responden setuju untuk menambah sarana agar mempermudah pengembalian dokumen rekam medis. Berdasarkan penelitian diketahui bahwa 87,5 % responden menyatakan tidak ada protap tentang pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke assembling, 81,25 % responden menyatakan bahwa petugas tidak bekerja sesuai dengan protap. Berdasarkan tabel 5 dapat diketahui bahwa 68,75 % responden setuju bahwa jarak antara bangsal ke assembling jauh, 75 % responden bahwa petugas tidak malas untuk mengembalikan dokumen rekam medis ke assembling meskipun jaraknya jauh. Reinforcing Factor Berdasarkan penelitian diketahui bahwa 56,25 % responden tidak pernah menelfon
Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani dan mendatangi bangsal ketika sudah masuk waktu pengembalian dokumen rekam medis, 87,5 % responden tidak pernah ditegur oleh petugas URM karena belum lengkapnya pengisian dokumen rekam medis, 87,5 % responden menyatakan petugas URM tidak pernah mengembalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap PEMBAHASAN Tingkat Keterlambatan Pengembalian DRM Berdasarkan hasil pengamatan diketahui jumlah dokumen yang terlambat masuk ke assembling 95,10% yang tidak terlambat masuk sebanyak 4,89%. Tingkat keterlambatan yang terjadi tinggi, sehingga petugas assembling tidak dapat segera melakukan analisa dokumen terjadi kesulitan bila dokumen rekam medis akan digunakan untuk rawat inap lagi. Berdasarkan hasil penelitian di RS Bhayangkara Semarang keterlambatan penyerahan dokumen pada masing-masing bangsal, tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rawat inap ke assembling terjadi pada bangsal mawar sebanyak 43,41%. Hal ini dimungkinkan terjadi karena letak bangsal yang jauh dari ruang URM, selain itu bangsal mawar merupakan kelas 2 dan 3 kelas yang mempunyai jumlah tempat tidur lebih banyak sehingga beban kerjanya pun lebih banyak. Karena dokumen rekam medis diserahkan terlambat petugas assembling tidak dapat segera melakukan analisa terhadap dokumen rawat inap. Berdasarkan pengamatan, untuk menghitung lamanya waktu keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis rawat inap dari masing-masing bangsal, waktu keterlambatan paling lama terjadi di bangsal mawar yang mencapai 159 hari. Faktor Penyebab keterlambatan Presdisposing Factor Wawancara terhadap responden tentang
pengetahuan petugas, 100% petugas sudah mengetahui tentang batas waktu pengembalian dokumen rekam medis yaitu 2x24jam. Namun pada kenyataanya sikap yang dilakukan oleh petugas hanya 56,25% yang setuju pengembalian dokumen rekam medis di Assembling harus tepat waktu 2x24jam. Hal itu menunjukan bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh petugas tidak selalu sesuai dengan sikap dan praktek yang dilaksanakan. Kelengkapan isi dari dokumen rekam medis dan ketentuan kelengkapan dokumen rekam medis yaitu : Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus ditulis dalam lembar ( formulir ) rekam medis, Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangan dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal. Berdasarkan hasil wawancara sebanyak 87,5% petugas sudah mengetahui ketentuan kelengkapan isi dokumen rekam medis tersebut dan 43,75% petugas tidak setuju bila dokumen rekam medis yang belum lengkap pengisiannya langsung dikembalikan ke Assembling. Sehingga dalam prakteknya masih ada dokumen rekam medis yang belum lengkap pengisianya dan hal ini menyebabkan dokumen rekam medis terlambat dikembalikan Pengembalian dokumen rekam medis yang sering terlambat akan menganggu kinerja petugas assembling dan pelayanan kepada pasien. Berdasarkan hasil wawancara 68,75% petugas mengetahui hal tersebut. Namun mereka beranggapan bahwa pelayanan di Unit rawat inap lebih penting daripada mengembalikan dokumen rekam medis ke Assembling dan sebanyak 75% setuju dengan anggapan itu. Sebanyak 62,5 % mengetahui siapa yang berkewajiban mengisi dokumen rekam medis adalah tenaga medis (dokter, perwat, bidan),
114
JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010 tenaga rekam medis dan sebanyak 43,75 % petugas mengetahui dokumen rekam medis dikatakan lengkap bila setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus ditulis dalam lembar (formulir) rekam medis. Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangan dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal. Sedangkan 37,5 % petugas mengetahui yang menyebabkan dokumen rekam medis terlambat dikembalikan ke Assembling karena belum lengkapnya pengisian dokumen rekam medis pada item tanda tanggan dokter,nama dokter dan kurang lengkapnya identitas pasien. Hal ini yang menyebabkan terlambatnya pengembalian dokumen rekam medis ke Assembling karena belum lengkapnya pengisiannya. Dari sinilah dapat diketahui bahwa sebagian besar petugas sudah mengetahui tentang ketetapan batas waktu pengembalin dokumen rekam medis dan ketentuan kelengkapan isi rekam medis. Akan tetapi masih ada petugas yang lebih mementingkan pelayanan di unit rawat inap dari pada mengembalikan dokumen rekam medis. Enabling Factor Hasil wawancara terhadap responden 68,75% petugas menjawab “ya” jarak antara bangsal ke Assembling jauh. Sedangkan 75% menjawab tidak merasa malas untuk mengembalikan dokumen rekam medis. Dan pengembalian dokumen rekam medis ke Assembling ditempuh dengan jalan kaki, dan dokumen rekam medis dibawa dengan tangan. Maka dari itu perlu ditambahkan sarana atau alat bantu untuk mempermudah pengembalian dokumen rekam medis ke Assembling. Karena jarak antara bangsal dengan Unit Rekam Medis jauh. Sarana seperti sepeda ,troli,box merupakan alat bantu yang digunakan oleh petugas.
115
Berdasarkan hasil wawancara 100% petugas setuju bila ditambahkan sarana atau alat bantu tersebut untuk mempermudah pengembalian dokumen rekam medis agar beban petugas menjadi lebih ringan. Berdasarkan hasil wawancara terhadap responden 87,5% petugas menjawab bahwa tidak ada prosedur tetap yang mengatur tentang pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke Assembling. Seharusnya setiap rumah sakit harus ada prosedur tetap pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke Assembling. Menurut teori prosedur tetap pengembalian dokumen rekam medis dari bangsal ke Assembling sebagai berikut : 1) Setelah pasien dinyatakan keluar dari rumah sakit,maka dokter segera mengisi isi dokumen rekam medis pasien. 2) Dokumen rekam medis diserahkan ke assembling. 3) Di assembling akan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis dan mencatat identitas pasien ke dalam kartu kendali,sambil meneliti kelengkapan isi sekaligus formulir rekam medis diatur kembali sehingga sejarah dan riwayat penyakit pasien mudah ditelusuri. 4) Bila dokumen rekam medis tidak lengkap. a) Tulis ketidak lengkapannya pada secarik kertas kecil (kartu kendali),kemudian ditempelkan pada alamat depan folder dokumen rekam medis. b) Dengan mengunakan buku ekspedisi, mengembalikan dokumen rekam medis tidak lengkap ke unit pencatat untuk diteruskan kepada petugas yang bertanggung jawab terhahadap kelengkapan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapi. c) Mengambil dokumen rekam medis tidak lengkap pada 2×24 jam setelah waktu pengembalian, bila batas waktu
Analisa Keterlambatan ... - Enny Rachmani di lampui dokumen rekam medis tersebut akan diserahkan ke bagian filling untuk disimpan tersendiri,oleh bagian filling akan diulangi lagi tatacara tersebut dalam batas waktu 2×24 jam setelah waktu penyerahan dokumen rekam medis tidak lengkap. 5) Bila dokumen rekam medis lengkap,maka dokumen rekam medis dan kartu kendali diserahkan kebagian koding/indeksing. Reinforcing Factor Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 56,25 % petugas tidak pernah diberi isyarat oleh petugas Unit Rekam Medis seperti contoh menelfon bangsal, petugas Unit rekam medis mendatangi bangsal pada saat masuk waktu pengembalian dokumen rekam medis, sebanyak 87,5 % tidak pernah ditegur oleh petugas Unit rekam medis karena belum lengkapnya pengisian dokumen rekam medis dan 87,5 % petugas, menjawab petugas Unit rekam medis tidak pernah mengembalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap. Sedangkan menurut standar pelayanan rekam medis dokumen rekam medis yang belum lengkap pengisiannya harus dikembalikan ke Unit Pencatatan Data untuk dilengkapi pengisiannya. Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 50% petugas masih ragu ragu dalam melakukan prosedur pengembalian dokumen rekam medis sesuai waktu 2x24 jam sedangkan 87,5 % petugas tidak langsung melengkapi dokumen rekam medis yang belum lengkap pada saat itu juga. Menurut Permenkes 269 bila setelah selesai pelayanan maka dokter / tenaga kesehatan harus segera mengisi isi dokumen rekam medis pasien.
SIMPULAN Dari hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Tingkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis ke assembling adalah sebesar 95,10%.Waktu keterlambatan dokumen rekam medis rawat inap yaitu pada bangsal mawar yang paling cepat 3 hari paling lama 159 hari paling banyak 5 hari. 2. Faktor penyebab keterlambatan terbesar adalah pada sikap responden yang menganggap pelayanan di Unit rawat inap lebih penting daripada mengembalikan dokumen rekam medis ke Assembling dan sebanyak 75% setuju dengan anggapan itu, serta anggapan jauhnya jarak antara bangsal dengan Unit Rawat Inap yang dirasakan oleh sekitar 70 % responden. SARAN Dari kesimpulan diatas dapat diberikan saran sebagai berikut : 1. Perlunya sosialisasi tentang protap kepada petugas bangsal atau ruangan rawat inap mengenai pentingnya tingkat keterlambatan pengembilan dokumen rekam medis rawat inap ke assembling adalah 2x24 jam. 2. Perlu adanya penelitian yang membandingkan secara langsung antara tingkat keterlambatan dan penyebab keterlambatan dari dua rumah sakit angkatan tersebut.
116
JURNAL VISIKES - Vol. 9 / No. 2 / September 2010 DAFTAR PUSTAKA Shofari, Bambang, Pengelolaan Sistem Rekam Medis,Semarang, 2002 Huffman, EK Health Informasi Management, Physician Record Company, Berwyn lilions, 1994. Director Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik Rumah Sakit, Jakarta, Desember, 1997. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, Petunjuk Teknis Penyelenggaran Rekam Medis 1 Medical Record Rumah Sakit, Jakarta, 1993. Wijono, Djoko, manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, volume 1, Erlangga University Press, 1994. Shofari, Bambang, Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam medis, Semarang, 2002. Huffman, EK, Health Information Management, APIKES Dharma Lanbaw Padang, 1999.
117
