Taal op niveau Schrijven niveau 4F

Taal op niveau Schrijven niveau 4F

Naam:

Groep:

Uitgeverij: Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Auteur: Martin Bouwman Redactie: Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Inhoudelijke redactie: Jos Schuurman Vormgeving: Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Illustraties: Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Drukwerk: Taal op niveau ISBN: 978 90 3720 106 2 NUR: 174 Trefwoord: Schrijven niveau 4F Copyright 2009 Uitgeverij Edu'Actief b.v. Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522 - 235235 Fax: 0522 - 235222 E-mail: [email protected] Internet: www.edu-actief.nl Eerste druk/tweede oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Voorwoord Als je gebruik wilt maken van www.taalopniveau.info, moet je eerst de DigiCode die voor in je map staat activeren. Tijdens dit activeren maak je een eigen wachtwoord en gebruikersnaam aan waarmee je kunt inloggen op de website. Het activeren van de DigiCode gaat als volgt: 1. Ga naar de website digicode.edu-actief.nl. 2. Als dit de eerste keer is dat je een DigiCode activeert, moet je op deze pagina klikken op ‘hier registreren’. Anders kun je verder gaan met stap 4. 3. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord en voer een geldig e-mailadres in. 4. Klik op ‘DigiCode activeren’. 5. Vul de DigiCode in die voor in dit boek staat. Dit is de code die bestaat uit 4x6 tekens. Met behulp van de gebruikersnaam en het wachtwoord die je hebt aangemaakt, kun je inloggen op www.taalopniveau.info. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord rechtsboven op de website in.

3

4

Inhoud Inleiding ............................................................................................................... 7 1. Zakelijke correspondentie ................................................................................... 9 2. Doelen, publiek en ruis ......................................................................................19 3. Standpunten ....................................................................................................29 4. Het bouwplan ...................................................................................................35 5. Informatie vragen .............................................................................................41 6. Laat zien wat je kunt .........................................................................................43

5

6

Inleiding

Naarmate je opklimt in een organisatie of in je studie, zal er meer een beroep gedaan worden op je communicatieve vaardigheden. Sterker nog, vaak zijn goede communicatieve vaardigheden een voorwaarde om op te klimmen en carrière te maken. In deze module ga je leren hoe je, afgestemd op je publiek, doelgericht en overzichtelijk zakelijke correspondentie kunt voeren.

Inleiding

7

Inleiding

8

1. Zakelijke correspondentie

Het is belangrijk dat je kunt corresponderen, per brief of per e-mail, over alle voorkomende zaken die met je werk of opleiding te maken hebben. Of je nu schriftelijk om informatie vraagt of dat je deze geeft, of je nu reageert op een klacht of een klacht hebt, of je nu solliciteert of een uitnodiging verstuurt, het is van belang dat je je duidelijk en precies uitdrukt. Daarvoor moet je flexibel en effectief gebruikmaken van de taal om je aan ieder publiek en doel aan te kunnen passen. Ook van groot belang is dat je de regels van het medium kent en hanteert. Elk medium heeft zijn eigen specifieke regels, ook wel conventies genoemd. In deze paragraaf leer je de conventies die gelden voor de lay-out en opbouw van zakelijke brieven. De regels voor een medium zijn in zekere zin modegevoelig. De lay-out van een zakelijke brief, bijvoorbeeld, is door de jaren heen veranderd. Na verloop van tijd verandert de smaak van de mensen en worden er aanpassingen gedaan. Een andere keer zorgen technische veranderingen voor aanpassingen. Het is van belang dat je je in de zakelijke correspondentie conformeert aan de conventies. Doe je dit niet, dan kan dit zorgen voor ruis of onwil bij de ontvanger. In deze paragraaf ga je het volgende leren: hoe je verschillende zakelijk brieven moet schrijven welk briefmodel meestal gebruikt wordt hoe je de eigenlijke inhoud samenstelt.

Opdracht 1 Zoek op internet twee verschillende voorbeelden van een zakelijke brief. Vergelijk deze met elkaar en neem van beide voorbeelden de opbouw van de verschillende onderdelen over in onderstaande kaders.


9

De adressering Zowel de naam als het adres en de woonplaats worden niet gevolgd door komma’s of punten. De postcode staat voor de plaatsnaam en bestaat in Nederland uit vier cijfers gevolgd door twee hoofdletters. Er staan geen punten tussen de letters van de postcode. Zorg voor wat ruimte tussen de cijfers en de letters (een spatie) en tussen de letters en de plaatsnaam (twee spaties). Schrijf de plaatsnaam met hoofdletters. Voorbeeld: 3493 TT WEESP Let wel: een postbusnummer heeft een andere postcode dan het bezoekadres. Het briefpapier van bedrijven is meestal voorbedrukt met een briefhoofd. In het briefhoofd vind je vaak het beeldmerk (logo) van het bedrijf, de naam en het volledige postadres. Daarnaast vermeldt men in het briefhoofd vaak het telefoonnummer, het faxnummer, het e-mailadres, de inschrijfnummers bij de Kamer van Koophandel en het handelsregister en de bank- en girorekeningnummers. Na de adressering sla je in elk geval een regel over. De plaatsnaam en de datum De plaatsnaam begint met een hoofdletter. Daarna volgt een komma. De naam van de maand en het jaartal mag je niet afkorten. Dus niet Amersfoort, 14-10-`09 of Amersfoort, 14 okt. 2009. Correct is: Amersfoort, 14 oktober 2009 Denk erom dat de namen van maanden met een kleine letter geschreven worden! Het gebruik van de 0 bij getallen onder de tien dient om het knoeien met de datum onmogelijk te maken. Bijvoorbeeld: 04 juli 2009 Ook dit onderdeel sluit je niet af met een punt. Je slaat nu weer ten minste één regel over en komt dan bij de geadresseerde. De geadresseerde Als de geadresseerde een titel heeft, kun je die gebruiken, maar dat is niet echt nodig. Academische titels moet je met kleine letters weergeven met de juiste afkortingen: drs. A.H. Zijderveld, mr. M. Wofdam, ir. P. Kleingeld. Sinds studiejaar 2002-2003 is het universitaire stelsel veranderd en daarmee ook de titulatuur. Het gaat om de graden bachelor, master en associate degree. Graden en titels worden afgekort gebruikt. De graden master (M), bachelor (B) of associate degree (AD) plaatst je achter de naam. Hierachter zet je het vakgebied of beroepenveld. Iemand die natuurkunde heeft gestudeerd krijgt de titel master of science. Dit wordt afgekort als: MSc.

Opdracht 2 Zoek op internet de titel en afkorting op van de onderstaande studies. HBO communicatietechniek basisopleiding:

_______________________________

HBO film en televisie basisopleiding:

_______________________________

Universiteit geschiedenis basisopleiding:

_______________________________

Universiteit geschiedenis vervolgstudie:

_______________________________


10

Als je naar een bedrijf of een instantie schrijft, heb je verschillende manieren om je brief te adresseren. - Aan het bedrijf zelf: Het Provinciaal Nutsbedrijf Wipstrikker 54 3105 XT SCHIEDAM - Aan een afdeling van een bedrijf: Plastic Productions bv Afdeling Inkoop Zernikestraat 326 7553 EG HENGELO - Aan een persoon in dat bedrijf: Economisch Adviesbureau t.a.v. mevrouw H. Louissen Engelenburgerbrug 5 6865 NB DOORWERTH Voor privépersonen kun je volstaan met de naam en de adressering. Gebruik altijd de voorletter(s) van de mensen die je een brief stuurt en indien nodig hun titel. Woorden als: de heer, mevrouw, straat, kade, laan, plein en dergelijke mag je niet afkorten, titels wel. Betreft/Kenmerk/Referentie Je treft deze woorden nogal eens aan in zakelijke brieven. Dit onderdeel wordt ook wel aangeduid met: Onderwerp. Welk woord je ook kiest, je schrijft het hier altijd met een hoofdletter en je laat het volgen door een dubbele punt. Achter die dubbele punt vermeld je kort (eventueel in telegramstijl) waarover de brief gaat. Zorg er daarbij voor dat de vlag de lading dekt en dat het de lezer duidelijk wordt wat het onderwerp van je brief is, zoals: Betreft: Onderwerp:

klacht over reparatie wasmachine uw factuur van 11 november jl.

De begrippen Kenmerk en Referentie worden gebruikt in plaats van Betreft of Onderwerp, maar ook wel als apart onderdeel van de brief. Als ze als apart onderdeel worden opgenomen, verwijzen ze meestal naar de administratieve wijze van verwerken. Kenmerk: Referentie:

proform.090412.jw = bedrijfsnaam. 12 april 2009. initialen van de persoon die de brief verwerkt heeft. proform.091111.factuur = bedrijfsnaam, datum, onderwerp

Per brief behandel je gewoonlijk maar één onderwerp. Na de dubbele punt ga je verder met een kleine letter en achter je onderwerp zet je geen punt. Hierna sla je opnieuw een regel over. De aanhef In de aanhef spreek je de ontvanger van de brief aan. Realiseer je bij het schrijven van de aanhef wel dat de ontvanger zowel een man als een vrouw kan zijn! Gebruik geen titels in de aanhef. Het veiligst is: Geachte heer/mevrouw, of Geachte mevrouw/heer,. Voor groepen mensen kies je voor een aanhef in meervoud: Geachte dames en heren, of Geachte dames/heren,. Soms kun je de groep ook als een geheel aanduiden, bijvoorbeeld: Geacht bestuur, Geachte commissie, of Geacht college,.


11

Als je de naam van de ontvanger weet, gebruik je die. Dan worden de voorletters weggelaten: Geachte mevrouw Van Rossum, Er wordt in de correspondentie geen gebruik meer gemaakt van mejuffrouw. Nog een voorbeeld: Provinciale Transportdienst Afdeling Logistiek t.a.v. de heer P. Vermeulen Europaplein 89-91 9721 GG GRONINGEN De aanhef luidt dan: Geachte heer Vermeulen, Als mensen samengestelde achternamen hebben waarin lidwoorden of voorzetsels zitten, schrijf je in de aanhef het eerste lidwoord of voorzetsel met een hoofdletter. Dus: De heer J. op den Dijk wordt Geachte heer Op den Dijk, Mevrouw A. van het Hoff wordt Geachte mevrouw Van het Hoff, Aan het eind van de aanhef plaats je een komma. Toch begint de eerste alinea van je brief met een hoofdletter. Enkele tips: Schrijf zo veel mogelijk in dezelfde (tegenwoordige of verleden) tijd. Haal in een zin of alinea de tijden niet door elkaar. Gebruik de ik-vorm als je namens jezelf schrijft. Je kunt de wij-vorm gebruiken als je namens anderen schrijft. Schrijf niet met veel omhaal van woorden: schrijf wat je bedoelt. Maak je zinnen niet onnodig lang of ingewikkeld. Zet vaker een punt. Vermijd verouderde, clichéachtige zinnen.

Opdracht 3 Schrijf een zakelijke brief. Voeg de print hiervan toe aan je dossier. De achtergrond van de brief is als volgt. Het bedrijf waar jij voor werkt, Baya Scheepsbouw, een bedrijf dat stalen scheepsrompen produceert, gevestigd aan de Staalstraat 22B te Emmeloord, wil een promotiefilm laten maken. De bedoeling is dat deze film gestuurd kan worden naar potentiële klanten zodat ze kunnen zien wat de diensten en kwaliteit zijn van de firma Baya Scheepsbouw. Je hebt op internet een bedrijf gevonden (zelf opzoeken) dat je wilt benaderen voor deze klus. Je wilt weten of ze tijd hebben om op korte termijn een film te realiseren, of ze voorbeeldmateriaal hebben en je wilt een indicatie van de kosten. Zorg ervoor dat de vaste onderdelen voldoen aan de gestelde eisen die hiervoor verwoord zijn. Laat de brief lezen door een klasgenoot. Als tegenprestatie lees jij zijn/haar brief.


12

Wat zijn de verbeterpunten volgens hem/haar?

Je hebt inmiddels al kennis opgedaan over de structuur van een brief, over structuurduiders, over kernzinnen en over signaalwoorden. Je weet inmiddels ook dat je je communicatiedoelen van tevoren moet benoemen en dat je rekening moet houden met je publiek. Als je dat vergeten bent, kun je module Schrijven B2 nog eens herlezen. De inleiding Begin de eerste alinea niet met ik. De meeste mensen ervaren zo’n begin als ongepast en onbeleefd. Houd de eerste alinea zo kort mogelijk en schrijf alleen de informatie op die je nodig hebt om je brief in te leiden. Omdat het begin van een brief voor veel mensen een probleem is, maken ze gebruik van de standaard opening: Naar aanleiding van… Hoewel deze opening gemakkelijk en begrijpelijk is, kun je om twee redenen toch beter op een andere manier beginnen: Zinnen die beginnen met naar aanleiding van … worden vaak erg lang en tamelijk ingewikkeld. Je maakt het jezelf alleen maar moeilijk door zo te beginnen. Dit geldt ook voor openingswoorden als daar en aangezien. Naar aanleiding van is een wat saaie, (te) veel gebruikte opening, een cliché. Daardoor haal je de kracht uit de zin en wordt deze nietszeggend. Geef in je inleiding in elk geval de volgende informatie: - de aanleiding voor het schrijven van de brief - degene tot wie je je richt - het onderwerp. Bijvoorbeeld: Vorige week heb ik van u de nota ontvangen voor het repareren van onze bedrijfswagen. De aanleiding is de ontvangen nota. Degene tot wie je je richt is u. Het onderwerp is het repareren van onze bedrijfswagen.


13

Opdracht 4 Je schrijft weer een brief. Nu stel je je voor dat je werknemer bent bij een videoproductiebedrijf. Het bedrijf moet een promotiefilm maken voor de firma Baya Scheepsbouw. Je hebt met spoed een aantal modellen nodig voor een week. Je schrijft een brief naar het modellenbureau waar je, voor een eerdere productie, goede ervaringen mee had. Laat de brief corrigeren door een klasgenoot zoals bij de vorige opdracht. Er moet alleen beoordeeld worden op datgene wat je tot nu toe hebt kunnen leren. Wat zijn de verbeterpunten?

Verbeter de brief indien nodig. Het middenstuk In andere alinea’s kun je rustig met ik (wij) beginnen, maar zorg er wel voor dat dat niet bij elke alinea gebeurt. Begin niet elke zin op een nieuwe regel. Zorg ervoor dat zinnen die inhoudelijk bij elkaar horen ook bij elkaar staan. Natuurlijk begin je elke nieuwe alinea met een hoofdletter. Geef in het middenstuk argumenten die je wilt gebruiken om jouw ideeën, opvattingen, meningen, wensen, klachten of eisen aan de lezer duidelijk te maken. Werk bij voorkeur in chronologische volgorde, dus in de volgorde waarin de gebeurtenissen zich hebben afgespeeld. Zorg in elk geval dat je doel, je boodschap, duidelijk op de ontvanger overkomt. Het slot In het slot van je brief geef je aan wat je eigenlijk wilt, verwacht of duidelijk wilt maken: een reactie, een spoedige betalen, een (niet-)akkoordverklaring, een creditnota, een excuus, een bedankje, een uitnodiging, hulp, een toelichting of iets dergelijks. Eindig je brief in elk geval niet met een vraag en begin ook niet met nieuwe informatie. De lezer van je brief moet precies weten waar hij/zij aan toe is. Denk daarom van tevoren goed na wat of welke reactie je van de lezer verwacht. Enkele voorbeelden van slotzinnen: Ik (wij) verzoek(en) u … U kunt dit bedrag voor 15 juni op onze rekening overmaken. ik ga ervan uit dat … Ik reken erop dat … Voor verdere informatie kunt u contact met ons opnemen. Ik nodig u uit …


14

De rekening wordt pas voldaan, nadat … Voor de gemaakte fout bieden wij u onze excuses aan. Ik stel u voor … De afsluiting Zoals je ziet, gebruiken we in ons briefmodel het woord Hoogachtend. Dit woord wordt vooral in zakelijke brieven gebruikt. Als je de ontvanger persoonlijk kent, kun je ook eindigen met een groet zoals Met vriendelijke groet, Zet na de afsluiting een komma.

Opdracht 5 Je hebt bij opdracht 1 twee zakelijke brieven opgezocht van internet. Beoordeel beide brieven op de theorie die je hiervoor kreeg over het middenstuk en het slot van een zakelijke brief. Wat is jouw oordeel? Zakelijke brief voorbeeld 1

Zakelijke brief voorbeeld 2

Opdracht 6 Je hebt een aanmaning gekregen voor een resterend bedrag van een verzorgde reis die je hebt genoten. Nu is genoten misschien te veel gezegd. Het huisje dat je had gehuurd was vies en je bent de eerste halve dag bezig geweest met schoonmaken. Ook had je niet altijd de beschikking over stromend water en de elektriciteit viel regelmatig uit. In overleg met het reisbureau ben je verhuisd naar een ander huisje dat wel goed was. Dat huisje was duurder in de huur en het reisbureau verlangt nu dat je die meerwaarde van € 225,- voldoet. Je besluit een brief te schrijven waarin je uitlegt dat je dit bedrag niet zult betalen.


15

Bespreek je brief met een klasgenoot. Beoordeel hem op de onderstaande punten. Wat zijn de verbeterpunten per punt? Lay-out:

Inleiding:

Middenstuk:

Slot:

Aansluiting bij het publiek:

Duidelijkheid boodschap:

Totaalbeeld:

Herschrijf je brief naar aanleiding van de op- en aanmerkingen.


16

Opdracht 7 De heer J. Plas, Moddereind 55 te Colmschate (postbus 5421 PP) heeft schade aan zijn auto door inbraak. Hoewel de verzekeringsmaatschappij OPPD te Deventer toegezegd heeft de schade te vergoeden, heeft hij tot op heden geen geld ontvangen. Schrijf namens de heer Plas een brief aan de verzekeringsmaatschappij. Verwijs in de brief naar de bijlagen waarin de verzekeringsmaatschappij toezegt te zullen overgaan tot betaling. Het adres van OPPD: Eendekroos 84, 5133 VZ te Deventer. Laat de brief corrigeren door je docent. Wat zijn de verbeterpunten die je docent heeft aangegeven?

Een brief aan een bedrijf moet foutloos zijn. Verbeter je brief indien nodig zodat hij foutloos is.


17


18

Taal op niveau Schrijven niveau 4F

Recommend Documents