STUDI KASUS ANALISIS JABATAN DI DIREKTORAT BIDANG KERJASAMA DAN PENGEMBANGAN BISNIS UNIVERSITAS PARAMADINA Agung Haryotejo
Pendahuluan Analisis jabatan merupakan alat manajemen yang penting dilakukan dari awal pendirian organisasi. Penting dilakukan karena analisis jabatan mempunyai peran sebagai fasilitator penentuan persyaratan kerja (job requirement), tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan (job responsibilities) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Persyaratan kerja adalah syarat untuk individu untuk mendapatkan sebuah jabatan. Contoh syarat kerja seperti yang diungkapkan Simanjuntak (2011), dibagi menjadi empat bagian. Pertama syarat fisik, meliputi umur, riwayat sakit, dan lain-lain. Kedua syarat kualitas, contohnya pendidikan, pengalaman, dan lain-lain. Ketiga adalah syarat sikap mental, meliputi bakat, karakter yang dibutuhkan, minat dan lain-lain. Keempat adalah syarat administratif meliputi data diri, buktibukti dokumen. Persyaratan kerja harus dipenuhi persyaratannya guna mendapatkan individu yang sesuai untuk tujuan organisasi. Tanggung jawab pekerjaan yang difasilitasi oleh analisis jabatan maksudnya adalah tanggung jawab dalam menjalankan suatu jabatan, bisa jadi tujuan dari jabatan tersebut, Simanjuntak (2011), Setiap orang dalam jabatannya bertanggungjawab atas pelaksanaan tugastugas dan pencapaian hasil sesuai dengan sasaran jabatan tersebut. Biasanya tanggung jawab jabatan juga diikuti oleh wewenang jabatan, Simanjuntak (2011), supaya dapat menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya setiap orang harus memiliki kewenangan mengoperasikan alat kerja. Analisis jabatan dilakukan karena nantinya akan digunakan untuk memperlihatkan keterhubungan antara prosedur di dalam ketenagakerjaan yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi. Prosedur yang didukung oleh hasil analisis jabatan antara lainnya tentang pelatihan, seleksi tenaga kerja, evaluasi pekerjaan dan penilaian kinerja. Pentingnya melaksanakan analisis jabatan juga karena ada pendapat dari beberapa peneliti yang mengatakan bahwa, analisis jabatan merupakan topik penting di dalam hampir seluruh aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) (Schuler and Jackson, 1996; Sherman et al., 1998; Dessler et al., 1999) dalam Siddique (2004). Sehingga, dengan analisis jabatan, banyak informasi yang dapat diperoleh sehubungan dengan jabatan dan pemangku jabatan. Informasi yang diperoleh antara lainnya akan menghasilkan dokumen mengenai Deskripsi Jabatan, Spesifikasi Jabatan dan Standar Kinerja, yang digunakan organisasi di dalam aktivitas MSDM-nya. Universitas Paramadina (UPM), sebagai sebuah institusi yang menekankan pada jasa memiliki Direktorat Kerjasama dan Pengembangan Bisnis yang berfungsi mengelola dana masuk dan juga pencitraan internal maupun eksternal. Direktorat ini dibagi menjadi tiga gugus tugas yaitu Direktorat (Dit) Public Relation and Marketing (PRM), Direktorat Kerjasama dan Fellowship (KF), serta Direktorat Paramadina Graduate School (PGS). Masing-masing mempunyai peran penting dalam berjalannya UPM, seperti Dit PRM yang mempunyai tugas memasarkan produk-produk UPM, menarik minat masyarakat terhadap UPM, mengelola
pencitraan UPM, dan lain-lain. Dit ini dalam kerjanya di bagian External PR dibantu oleh Duta Paramadina dan Mahasiswa yang dianggap mampu mengangkat citra UPM. Lalu Dit KF mempunyai tugas mencari dana di luar admission fee, menjalin kerjasama dengan sponsor, donor, juga mengelola beasiswa Paramadina Fellowship (PF). Sedangkan Dit PGS sepenuhnya mengelola graduate degree atau Strata dua UPM. Penelitian ini difokuskan kepada dua Dit yaitu Dit PRM dan Dit KF. Dengan demikian pembahasan mengenai analisis jabatan di dalam dua direktorat ini tidak terlepas dari analisis jabatan yang dimiliki oleh bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis. Penelitian ini bertujuan untuk mengangkat mengenai analisis jabatan di Direktorat Kerjasama dan Pengembangan Bisnis UPM. Dalam penelitian yang berjudul “Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang), Tanumihardjo, dkk, mengungkapkan bahwa Dukungan atau kontribusi uraian jabatan (X1) dan spesifikasi jabatan (X2) terhadap kinerja pegawai pada Sekretariat Daerah Kabupaten Malang adalah sebesar 58%. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan disini adalah hasil dari analisis jabatan yang efektif, analisis jabatan memiliki peranan penting dan tidak boleh disepelekan oleh organisasi. Dengan demikian sehubungan dengan penelitian ini judul penelitiannya adalah Studi Kasus Analisis Jabatan di Direktorat Bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis Universitas Paramadina. Tinjauan Pustaka Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tersebut. Analisis jabatan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel. 1997) dalam Yani (2013). Analisis jabatan adalah bagian dari desain pekerjaan yang berarti awal dari personalia. Tiga tahapan penting dalam analisis jabatan: mengumpulkan informasi, menganalisa dan mengelola informasi jabatan, dan menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Pertanyaan dalam analisis jabatan dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. What: menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut. 2. How: terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan dengan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas. 3. Why: menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas tersebut dikerjakan. 4. Skill: involves kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut. Salah satu metode pengambilan data tentang analisis jabatan adalah melalui wawancara. Wawancara adalah teknik komunikasi langsung yang digunakan untuk mengambil informasi analisis jabatan. Analisator akan bertanya kepada pemangku jabatan secara individu, berkelompok, maupun dengan disertai supervisor yang dianggap mengerti tentang pekerjaan pemangku jabatan (Ivancevich and Konopaske, 2013). Metode Analisis Jabatan
Menurut (Brannick et al., 2007) dalam Royer (2009) terdapat tiga metode analisis jabatan yaitu analisis dari sisi pekerjaan (work-oriented) dan dari sisi pekerja (worker-oriented) dan metode campuran dari keduanya (Hybrid). Analisis dari sisi pekerjaan merupakan analisis jabatan yang fokus terhadap apa yang dikerjakan oleh pekerja (Brannick et al., 2007) dalam Royer (2009). Termasuk di dalamnya studi waktu dan gerak, Functional Job Analysis (FJA), task inventories, dan Critical Incident Techniques (CIT) (Royer, 2009). Dalam penelitian ini analisis jabatan memakai metode FJA. Functional Job Analysis (FJA): a. Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya. b. Metode yang hemat biaya dan menggunakan deskripsi kerja berdasarkan standar nasional, juga sangat membantu dalam menganalisis posisi banyak sekaligus. c. Dapat digunakan kemudian dalam memberikan pengarahan pada pekerja bagaimana agar sukses dalam pekerjaannya. Salah satu contoh FJA yang terbaik adalah Dictionary of Occupational Titles (DOT), dikembangkan untuk memudahkan public employment system. Dibuat ketika “Great Depression” pada tahun 1930-an. Kemudian pada tahun 2001 digantikan oleh Occupational Information Network (O*NET), sebuah alat analisis pekerjaan secara online (Peterson et al., 2001) dalam (Royer, 2009). Alat Pengambilan Informasi Dalam penelitian ini menggunakan cara wawancara. Wawancara adalah teknik yang digunakan paling banyak untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan. Teknik ini menggunakan cara berkomunikasi tatap muka secara langsung. Pemangku jabatan inkomben dapat menanyakan tentang analisis pekerjaan, dan wawancara ini berfungsi sebagai kesempatan oleh analisator untuk menjelaskan bagaimana informasi dan pengetahuan yang didapat oleh analisator akan digunakan (Ivancevich and Konopaske, 2013). Biasanya dalam wawancara telah ditetapkan pertanyaan terstruktur yang akan digunakan dalam wawancara, agar jawaban dari tiap pemangku jabatan dapat dikomparasi. Walau wawancara dapat menghasilkan informasi analisis pekerjaan yang berguna, kesadaran atas batasan potensi mereka sangat dibutuhkan (Ivancevich and Konopaske, 2013). Batasan potensi ini nantinya akan digunakan untuk menelaah masalah dalam tim atau direktorat. Metode Penelitian Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh melalui wawancara pemangku jabatan (inkomben) yang dilakukan dari pemangku jabatan terbawah (operasional) hingga posisi tertinggi dalam direktorat (strategis). Wawancara menggunakan cara semi terstruktur dengan 19 pertanyaan tetap. Pertanyaan tetap mengacu pada rumus pertanyaan analisis jabatan yaitu: what, why, how, dan skill. Analisis yang digunakan pada penelitian ini yaitu analisis deskriptif kualitatif. Pembahasan Dalam penelitian ini pembahasan difokuskan kepada dua direktorat di bawah Direktorat Bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis, yakni direktorat HUMAS dan Pemasaran dan Direktorat Pengembangan Bisnis dan Kerjasama. Kedua direktorat tersebut memiliki fungsi yang
penting di UPM, yakni sebagai resource collector atau bagian yang berhubungan dengan pencarian sumber daya yang digunakan untuk operasional universitas. Direktorat Bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis tidak berlebihan bila dikatakan sebagai direktorat yang sangat krusial keberadaaanya di UPM. Direktorat ini, satu-satunya direktorat yang dibentuk untuk mengatur dan merencanakan pemasukan dari admission fee UPM juga dari pihak-pihak lain yang dapat diajak bekerjasama dengan UPM. Masing-masing direktorat membawahi gugus tugas seperti Direktur kerjasama, Direktur HUMAS, yang bertanggung jawab secara taktis dalam menjalankan direktorat agar sejalan dengan tujuan organisasi. Dari kedua direktorat yang diteliti dapat disimpulkan bahwa kedua direktorat mengalami fenomena yang hampir sama yaitu ketidakidealan struktur sehingga menyebabkan pelaporan formal yang tidak jelas dan beban kerja yang tidak sesuai. Hal ini dapat menyebabkan workload yang tinggi sehingga meningkatkan tension kerja juga tingkat stress karyawan yang berujung pada turn over yang tinggi. Ketidakidealan struktur juga dapat menyebabkan penilaian kinerja yang tidak efektif, sehingga reward dan punishment tidak sesuai yang berujung pada ketidakpastian jenjang karir. Secara garis besar kedua direktorat mempunyai dua gugus tugas yang berbeda namun sebenarnya tersirat kesamaan kerja di dalamnya. Keadaan ini menyebabkan tidak efisiennya organisasi. Kedua direktorat mempunyai kesamaan gugus tugas yaitu sama-sama mempunyai tanggung jawab membangun citra di luar organisasi dengan stakeholder eksternal. Penutup Setelah penggalian data dilakukan, didapatkan bahwa sebagian karyawan tidak mengerti secara mendetail tugasnya, sehingga tidak terbatas apa saja yang dikerjakan. Ini akan menyebabkan workload yang tinggi. Struktur organisasi yang tidak ideal menyebabkan salah satu manajer tidak mempunyai bawahan untuk meringankan workload. Tentunya ini akan menyebarkan workload manajer tersebut kepada bawahan manajer lain, sehingga membuat workload tinggi kepada karyawan lain. Ketidakidealan dalam hal penggajian, tunjangan, dan juga kepastian jenjang karir juga menyebabkan stress yang tinggi untuk karyawan. Ini akan menyebabkan kealpaan dalam menjalankan tugas, dan loyalitas yang rendah terhadap organisasi. Tingkat turn over yang tinggi tersebut akan menambah waktu untuk merekrut karyawan baru, juga dana pelatihan karyawan baru. Semua permasalahan manajeman yang dimulai dari analisis jabatan yang tidak mendalam akan menyebabkan tingginya biaya operasional, juga reputasi perusahaan yang buruk bagi calon karyawan nantinya.
Daftar Pustaka Pustaka Yani, M. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Mitra Wacana Media. Hasibuan, Malayu S.P. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi, Cet 7. Jakarta: Bumi Aksara. Herdiansyah, Haris. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif: Untuk Ilmu – ilmu Sosial. Jakarta: Salemba Humanika. Siagian, Sondang P. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia, Cet 19. Jakarta: Bumi Aksara. Simanjuntak, Payaman J. (2011). Manajemen & Evaluasi Kinerja, Ed 3. Jakarta: Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi UI. Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan Research and Development. Bandung: Alfabeta. Sirait, Justine T. (2006). Memahami Aspek-aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Robbins, Stephen P. and Timothy A. Judge. (2012). Organizational Behaviour, Fifteenth Edition. New Jersey: Prentice Hall. Mathis, Robert L. and John H. Jackson. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia: Human Resource Management, Buku 1. Jakarta: Salemba Empat Ivancevich, John M. and Robert Konopaske. (2013). Human Resource Management, Twelfth Edition. Singapore: McGraw-Hill Mangkunegara, A.A Anwar Prabu. (2007). Evaluasi Kinerja SDM, Cet 3. Bandung: Refika Aditama Ardianto, Elvinaro. (2011). The Handbook of Public Relations. Bandung: Siombiosa Rekatama Media. Stewart, Charles J. and William B. Cash, Jr. (2006). Interviewing: Principles and Practices. Singapore: McGraw-Hill. Nova, Firsan. (2011). Crisis Public Relations: Strategi PR Menghadapi Krisis, Mengelola Isu, Membangun Citra, dan Reputasi Perusahaan. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada. Ruslan, Rosadi. (2007). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.
Jurnal Singh, Parbudyal. (2013). “Job Analysis for a Changing Workplace”. Canada: York University. Siddique, C.M. (2004). “Job Analysis: A Strategic Human Resource Management Practice”. Bodnarchuk, Marianna. (2012). “The Role of Job Descriptions and Competencies in an International Organization Case: Foster Wheeler Energia Oy”. Savonia University Barbouletos, Stephen M. (2011). “Discrepancy Between Role Expectations and Job Descriptions : The Impact on Stress and Job Satisfaction”. University of Washington Royer, Kendra Palmer. (2009). "Job Descriptions and Job Analyses in Practice: How Research and Application Differ". Chicago: DePaul University Tanumihardjo, Shinta, dkk. (2013). “Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang)”. Malang: Universitas Brawijaya The American Legion. “Public Relation Handbook”. Indianapolis Rohmert W. (1985). “A New Job Analysis Method: Ergonomics” Banks, Michael H. and Rhonda L. Miller. (1984). “Reliability and Convergent Validity of The Job Component Inventory”. Journal Occupational and Organizational Psychology Internet http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi diakses pada Senin, 16 September 2013, Pk : 17.05 WIB http://en.wikipedia.org/wiki/General_Education_Development diakses pada Minggu, 27 Oktober 2013, Pk: 13.3 WIB
