STRATEGI PUBLIC RELATIONS DALAM MAINTAIN CUSTOMER RELATIONSHIP APARTMENT SOLO PARAGON
Oleh Nama : Elvira Riza NIM : D1606079
TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
i
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul : STRATEGI PUBLIC RELATIONS DALAM MAINTAIN CUSTOMER RELATIONSHIP APARTMENT SOLO PARAGON
Karya : Nama
: Elvira Riza
NIM
: D1606079
Konsentrasi
: Public Relations
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, 8 Mei 2009
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Dra. Christina TH., M.Si NIP. 131 570 291
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diujikan dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Hari
: Senin
Tanggal
: 25 Mei 2009
Panitia Penguji Tugas Akhir : 1. Drs. Pawito, Ph. D NIP. 131 478 706
(……………………..)
2. Dra. Christina, TH., M.Si NIP. 131 570 291
(……………………..)
Mengetahui, Dekan,
Drs. Supriyadi SN, SU NIP. 130 936 616
iii
MOTTO
“Tak ada rahasia untuk menggapai sukses, sukses itu dapat terjadi karena persiapan, kerja keras, dan mau belajar dari kegagalan”. (General Colin Powell)
“Orang yang luar biasa sederhana dalam ucapan, Tetapi hebat dalam tindakan”. (Confusius)
“Jika anda dapat memimpikannya, Anda dapat melakukannya”. (Anonymous)
“Hatimu adalah Nasibmu”. (Anonim)
”Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain. Dan kepada TuhanMulah hendaknya kamu berharap”. (QS. Alam Nasyarah: 68)
iv
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan secara tulus kepada : v Ayah dan Ibu (alm) v Kakak - kakak Tercinta v Sahabat - sahabatku v Orang - orang yang aku sayangi dan menyayangiku v Almamaterku
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis mengangkat topik berkenaan dengan judul “STRATEGI PUBLIC RELATIONS DALAM MAINTAIN CUSTOMER RELATIONSHIP APARTMENT SOLO PARAGON“. Penyusunan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada jurusan Diploma III Komunikasi Terapan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa keberhasilan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, bukan semata-mata kemampuan penulis sendiri. Namun banyak pihak yang telah turut membantu dalam memberikan dorongan, bimbingan, saran maupun kritik. Dengan segala ketulusan dan kerendahan hati, penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Drs. H Supriyadi, SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3.
Drs. Hamid Arifin, M.Si, sebagai pembimbing akademis penulis.
4. Dra. Christina, TH, M.Si, selaku dosen pembimbing yang penuh dengan ketelatenan, ketulusan dan kearifannya memberikan bimbingan dan petunjuk sampai terselesaikannya Tugas Akhir.
vi
5. Drs. Pawito, P.hD, Selaku penguji Tugas Akhir, yang telah sungguh – sungguh menguji penulis dalam ujian Tugas Akhir . 6. Seluruh Dosen dan karyawan Program Diploma III Komunikasi Terapan. 7. HRD PT. Sunindo Gapura Prima Ibu Maria Fransiska yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk Kuliah Kerja Media di PT. Sunindo Gapura Prima. 8. Ibu Ira Oktarini, selaku Public Relations PT. Sunindo Gapura Prima, terima kasih atas bimbingannya selama ini. 9. Ibu Jessica, terima kasih atas bimbingan dan pengarahannya selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media di PT. Sunindo Gapura Prima. 10. Mba Endah, terima kasih telah memberikan pengalaman dan pelajaran yang banyak kepada penulis. 11. Ibu Nia, Ibu Vero, Ibu Bella, Mba Mina, Mba Eva, Mba Elza, Mas Bayu, Mas Dika, Mba Putri, Mba Indah, dan seluruh staf serta karyawan PT. Sunindo Gapura Prima lainnya, terima kasih atas bimbingannya dan pengarahan selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media. 12. Untuk sahabat-sahabat se - almamater: Susi, Laura, Cyka, Lis, Rosa, Lala, Tisna, Sinta, Yayik. 13. Untuk semua anak-anak ex Az - Zahra tetap semangat. 14. Seluruh teman Public Relations’06. 15. Serta pihak-pihak lain yang telah memberikan bantuan secara moril maupun materiil kepada penulis sehingga bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini.
vii
16. Semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari sepenuhnya akan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, sehingga masih banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu kritik, dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Tulis ini, semoga karya tulis ini bermanfaat bagi kita semua.
Surakarta,
2009
Penulis
viii
DAFTAR ISI Halaman JUDUL ............................................................................................................
i
PERSETUJUAN.............................................................................................
ii
PENGESAHAN..............................................................................................
iii
MOTTO .........................................................................................................
iv
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
v
KATA PENGANTAR....................................................................................
vi
DAFTAR ISI ..................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL .........................................................................................
xii
BAB I.
BAB II.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ..........................................................
1
B. Tujuan dan Maksud ..................................................................
4
TINJAUAN PUSTAKA A. Defenisi Public Relations ......................................................
7
B. Peran Public Relations ...........................................................
9
C. Strategi Public Relations........................................................
12
D. Customer Relations ................................................................
13
a. Defenisi ...........................................................................
13
b. Fungsi dan Tujuan...........................................................
15
c. Faktor Penunjang Keberhasilan ......................................
16
d. Menangani Complain Customer ....................................
17
ix
BAB III. DESKRIPSI PT. SUNINDO GAPURA PRIMA A. Profil Perusahaan ...................................................................
20
a. Sejarah Perkembangan Perusahaan.................................
20
b. Lokasi Perusahaan...........................................................
22
c. Visi, Misi dan Logo ........................................................
24
d. Culture Perusahaan .........................................................
26
e. Penghargaan dan Event Perusahaan................................
29
f. Mitra Perusahaan.............................................................
30
B. Produk Mega Proyek SOLO PARAGON..............................
31
C. Progress Mega Proyek SOLO PARAGON...........................
37
D. Struktur Organisasi ................................................................
38
E. Public Relations SOLO PARAGON......................................
40
BAB IV. PELAKSANAAN MAGANG
BAB V.
A. Strategi dan Aktivitas Public Relations...................................
43
a. Menarik Customer baru .....................................................
44
b. Mempertahankan Customer Lama .....................................
48
B. Media Promosi dan Promo SOLO PARAGON ......................
50
C. Deskripsi Kuliah Kerja Media ................................................
52
D. Kemajuan Kuliah Kerja Media ...............................................
62
PENUTUP A. Kesimpulan .............................................................................
64
B. Saran........................................................................................
66
x
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... LAMPIRAN
xi
68
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Masing – masing type di setiap lantai ...........................................
32
Tabel 1.2 Type – type unit apartment ...........................................................
33
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Memasuki era globalisasi dan pasar bebas, kehidupan bisnis menjadi sangat kompleks. Perusahaan yang ingin berkembang dan mendapatkan keunggulan kompetitif harus mampu memberikan produk berupa barang dan jasa yang berkualitas, dengan harga yang murah, penyerahan lebih cepat dan pelayanan yang baik kepada para pelanggan. Persaingan yang terjadi dalam era global tersebut, menimbulkan konsekuensi tersendiri yang mengharuskan setiap perusahaan yang ada, untuk melakukan yang terbaik dalam menjalankan usahanya. Bahkan pada saat sekarang ini, hampir di semua bidang property mengalami kompetisi yang semakin berat, khususnya apartment. Hal ini dibuktikan dengan bertambah banyaknya apartment yang sedang dibangun saat ini. Semakin tingginya tingkat persaingan, mengakibatkan kegiatan ini perlu dilakukan secara profesional. Menjalin suatu relasi bagi suatu usaha merupakan suatu keharusan yang harus dilakukan. Diperlukan suatu strategi tertentu dan orang – orang yang tertentu pula untuk melaksanakannya. Dalam menjalin suatu relasi perusahaan, peran Public Relations akan sangat membantu. Karena seorang Public Relations memiliki kemampuan yang baik dalam menciptakan, membangun, dan mengembangkan relasi dengan customer. Semakin banyak
1
2
relasi, maka akan semakin mudah bagi perusahaan untuk memasarkan produknya dan meningkatkan volume penjualan produk yang dihasilkan. Dengan menciptakan, membangun dan mengembangkan relasi yang dilakukan Public Relations pada suatu perusahaan berarti : 1. Menciptakan yang belum ada, tetapi menjadi suatu kebutuhan dan tuntutan. 2. Mengembangkan yang sudah ada sesuai dengan tuntutan dan perubahan yang terjadi di masyarakat. 3. Membuat maju yang sudah berkembang sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lain dan kemudian volume penjualan akan meningkat. Salah satu cara yang cukup efektif untuk merebut pangsa pasar ditengah ketatnya persaingan dalam hospitality industry suatu perusahaan adalah menjaga hubungan baik dengan customer, hubungan yang baik dengan customer akan memudahkan perusahaan dalam menawarkan produknya. Karena itu, untuk mengelola pelanggan secara baik adalah sangat penting untuk berpikir dalam kerangka “customer oriented”, yang artinya tidak lain adalah hendaknya selalu memikirkan apa yang dibutuhkan pelanggan, apa yang diinginkan pelanggan, dan pelayanan yang bagaimana disenangi oleh pelanggan, sehingga pelanggan tidak hanya puas tetapi loyal, kembali dan kembali berhubungan dengan perusahaan. Karena usaha dibidang property tergantung pada kemampuan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan – tujuan pelanggan.
3
Kepuasan pelanggan merupakan hal penting yang perlu di jaga dan dipertahankan oleh sebuah perusahaan. Sebab kepuasan pelanggan merupakan cerminan hubungan baik antara pihak perusahaan dengan khalayaknya. Kepuasan pelanggan tidak hanya tercipta melalui pemenuhan terhadap kebutuhan pelanggan atas barang atau layanan yang bisa diperolehnya dari suatu perusahaan. Tetapi juga terwujud melalui kualitas komunikasi yang dilakukan oleh kedua belah pihak yakni perusahaan dan pelanggan. Komunikasi perusahaan yang berkualitas dengan khalayaknya yang luas, bisa terwujud dalam komunikasi dua arah, yakni pemberian informasi dan pelayanan oleh perusahaan serta feedback, tanggapan dari khalayaknya yang positif dan saling menguntungkan. Strategi pemasaran yang paling efektif digunakan adalah Customer Relations. Customer Relations yang handal harus mampu melakukan hubungan komunikasi yang efektif dengan berbagai kalangan publik pada umumnya dan pihak pelanggan khususnya. Dari realitas yang ada, sudah saatnya setiap perusahaan menyadari pentingnya peran Public Relations terutama di bidang Customer Relations dalam kegiatan pemasaran, diantaranya membantu memperkenalkan dan memasarkan produk di SOLO PARAGON. Keberadaan Public Relations akan sangat membantu tugas – tugas Divisi Promotion dan Marketing terutama dalam menyampaikan informasi yang utuh dan representative dalam mencapai target penjualan yang diharapkan melalui pengembangan relasi, sehubungan
4
dengan makin berkembangnya dunia pemasaran yang menimbulkan semakin tingginya tingkat persaingan antara perusahaan – perusahaan di Indonesia. Berdasarkan alasan – alasan diatas, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis memilih judul “ STRATEGI PUBLIC RELATIONS DALAM MAINTAIN
CUSTOMER
RELATIONSHIP
APARTMENT
SOLO
PARAGON”.
B. Tujuan dan Maksud Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya selalu mempunyai tujuan. Demikian juga dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) ini mempunyai tujuan sebagai berikut : 1.
Tujuan Akademis Untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa di dalam penerapan, penguasaan, dan pengembangan sesuai dengan ilmu yang telah diperoleh selama berada di bangku kuliah pada dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu juga untuk membandingkan antara teori yang didapat selama di bangku kuliah dengan teori yang ada pada divisi Public Relations di dunia kerja nyata.
2.
Tujuan Administratif Untuk memenuhi Tugas Akhir untuk mendapatkan gelar Ahli Madya (AMd) di bidang Komunikasi Terapan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dan untuk memperoleh
5
pengalaman
kerja
sebagai
bekal
dalam
menapaki
dunia
kerja
sesungguhnya. 3.
Tujuan Fungsional Untuk menambah pengetahuan bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya tentang bidang Public Relations terutama dalam perannya membangun brand awareness dan citra positif perusahaan serta strategi Public Relations dalam maintain customer relationship. Dan sebagai bahan pertimbangan bagi PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) dalam
melaksanakan
aktivitas
Public
Relations
terutama
dalam
mendukung kinerja Divisi Promotion dalam mempublikasikan SOLO PARAGON kepada publik, melalui perannya dalam melakukan aktivitas publikasi dan pengembangan relasi.
Maksud yang ingin dicapai dari dilaksanakannya Kuliah Kerja Media (KKM) adalah : 1. Menambah pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman, yang tidak diperoleh selama masa perkuliahan pada DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Menambah pengalaman dan mengetahui tentang keadaan situasi di lapangan yang sesuai dengan bidang ilmunya. 3. Mendapat gambaran secara langsung tentang akvitas proses kerja sebuah perusahaan.
6
Tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir Hasil Kuliah Kerja Media (KKM) adalah : 1. Memperluas pola pikir mahasiswa agar dapat berfikir kreatif dan praktis. 2. Sebagai bukti otentik telah selesainya Kuliah Kerja Media (KKM).
7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Defenisi Public Relations Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini publik. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan. (Seitel, 1992:8). Cutlip, Center, dan Brown menyebutkan Public Relations is the distinctive management function which help establish and mutual lines of communications, understanding, acceptance, and cooperation between on organization and its public (PR adalah fungsi managemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan berbagai publiknya, (Cutlip, Center, dan Brown, 2000:4). Dari berbagai batasan Public Relations dapat ditarik konsep bahwa untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau isu publik yang berkembang terhadap suatu organisasi / perusahaan. Dalam kegiatannya Public Relations memberi masukan dan nasihat terhadap berbagai kebijakan manajemen yang berhubungan dengan opini atau isu publik yang tengah berkembang.
Dalam
pelaksanaannya
Public
Relations
menggunakan
komunikasi untuk memberitahu, mempengaruhi dan mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik sasarannya. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan Public Relations pada intinya adalah good image (citra baik), goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling pengertian), mutual confidence (saling mempercayai), mutual appreciations (saling menghargai), dan tolerance (toleransi).
7
8
Melvin Sharpe mengajukan lima prinsip proses harmonis dalam hubungan jangka panjang antara perusahaan dengan publiknya. Konsep konsep tersebut terdiri dari: 1. Komunikasi yang jujur untuk memperoleh kredibilitas 2. Keterbukaan dan konsistensi terhadap tindakan dan kepercayaan 3. Tindakan yang jujur untuk mendapatkan hubungan timbal balik dan goodwill (kemauan baik) 4. Komunikasi dua arah dilakukan secara kontinyu untuk mencegah alienasi (pengucilan) dan membangun hubungan 5. Evaluasi penelitian dan lingkungan untuk menentukan tindakan dan penyesuaian yang diperlukan bagi hubungan sosial yang harmonis (dalam Seitel, 1992:10). Menurut Rhenald Kasali, dalam bukunya Manajemen Public Relations, mengatakan bahwa prinsip - prinsip yang diajukan oleh Prof. Melvin Sharpe merupakan prinsip - prinsip hubungan manusia modern yang semakin hari semakin menuntut adanya kerjasama, keterbukaan, dan kejujuran. Prinsip ini berkembang sehubungan dengan nilai - nilai perusahaan ditengah - tengah masyarakat dan perubahan drastis dari teknologi yang mewarnai seluruh kehidupan manusia. Konsep
lainnya
adalah
Public
Relations
sebagai
interpreter
manajemen yaitu Public Relations harus mampu menerjemahkan falsafah, kebijakan, program, dan praktek manajemen kepada publiknya, baik internal maupun eksternal. Untuk mengerjakan tugas ini secara tepat harus ditingkatkan perhatian, pengertian, dukungan dan tindakan dari target publik. Untuk melakukannya Public Relations harus mengetahui apa yang dipikirkan manajemen. Public Relations sebagai interpreter public, dalam hal ini bertujuan untuk menemukan apa yang benar-benar publik pikirkan tentang organisasi / perusahaan agar manajemen dengan segera dapat mengetahuinya atau Public Relations bekerja guna mengantisipasi secara benar perasaan publiknya (diadopsi dari Seitel, 1992:10-11).
9
B. Peran Public Relations Perkembangan profesionalisme Public Relations yang berkaitan dengan pengembangan peranan Public Relations, baik sebagai praktisi maupun profesional dalam suatu organisasi / perusahaan, menurut Dozier, D.M. (1992), bahwa peranan praktisi Public Relations dalam organisasi tersebut salah satu kunci untuk memahami fungsi Public Relations dan komunikasi organisasi, disamping itu juga merupakan kunci untuk pengembangan peranan praktisi PRO (Public Relations Officer) dan pencapaian profesional dalam Public Relations. Menurut Dozier & Broom (1995) dalam buku Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi (2001 : 21 – 25), bahwa peranan Public Relations dibagi empat kategori dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut : 1. Expert prescriber Sebagai praktisi ahli Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Hubungan praktisi ahli Public Relations dengan manajemen organisasi seperti hubungan antara dokter dengan pasiennya, sehingga pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari praktisi Public Relations (expert prescriber) yang memiliki pengalaman dan keterampilan tinggi dalam memecahkan serta mengatasi persoalan Public Relations yang tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.
10
2. Communication fasilitator Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh Public
Relations
bersangkutan
dapat
tercipta
saling
pengertian,
mempercayai, menghargai dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak. 3. Problem solving process fasilitator Peranan praktisi Public Relations dalam hal proses pemecahan persoalan Public Relations ini, merupakan bagian dari manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli Public Relations dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalan satu tim khusus untuk membantu organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu. 4. Communication technician Berbeda dengan tiga peranan praktisi Public Relations profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen
11
organisasi. Sedangkan dalam peranan communication technician ini sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization dan sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing - masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan. Begitu juga arus dan media komunikasi antar karyawan satu departemen dengan lainnya (employee relations and communication media system & technic). Peranan Public Relations diharapkan menjadi “mata” dan “telinga”, serta “tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi / lembaga, yang ruang lingkup tugasnya antar lain meliputi aktivitas : a. Membina hubungan ke dalam (public internal) Yang dimaksud dengan public internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit / badan / perusahan atau organisasi itu sendiri. Dan mampu mengidentifikasi atau mengenali hal - hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. b. Membina hubungan keluar (public eksternal) Yang dimaksud public eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya.
12
Jadi peran Public Relations tersebut bersifat dua arah, seperti dijelaskan di atas, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking), dan ke luar (outward looking). Beberapa kegiatan dan sasaran Public Relations sebagai pendukung fungsi manajemen perusahaan / organisasi / lembaga, yaitu: a) Building corporate identity and image - Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif. - Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak b) Facing crisis - Menangani complain, membentuk manajemen krisis dan Public Relations Recovery of image, memperbaiki lost of image and damage.
C. Strategi Public Relations Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya Public Relations memerlukan strategi Public Relations dengan jalan manajemen yang baik. Strategi manajemen yang biasa disebut dengan rencana strategis atau rencana jangka panjang dalam suatu perusahaan. Menurut Iriantara (2004 : 11) manajemen strategis merupakan upaya organisasi untuk bisa menyelaraskan dirinya dengan lingkungan. Dalam menjalankan manajemen strategic banyak menyangkut hal – hal yang berkaitan dengan mampu tidaknya perusahaan mengahadapi berbagai
13
tekanan yang muncul baik dari dalam maupun dari luar, hal ini sangat menentukan kelangsungan hidup dari suatu perusahaan. Dimana salah satu hal yang dapat membantu kelangsungan hidup suatu perusahaan adalah terbentuknya citra baik dari masyarakat atas perusahaan. Guna mencapai tujuan tersebut perlu adanya langkah – langkah khusus yang merupakan bagian dari strategi Public Relations diantaranya adalah dengan membina hubungan baik dengan pelanggan (customer) yang berpengaruh dan berhubungan langsung dengan perusahaan.
D. Customer Relations a. Defenisi Customer Relations Rosady
Ruslan
dalam
bukunya
Manajemen
Humas
dan
Manajemen Komunikasi (2001 : 275 – 276). Memberikan defenisi tentang Customer Relations, yaitu sebagai berikut : 1. Customer Relations adalah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengendalikan aktifitas – aktifitas pra penjualan dan pasca penjualan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, melingkupi aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah tenaga penjualan (sales force), dukungan teknis (technical support), layanan lapangan (field service) dan khususnya pemasaran. 2. Customer Relations merupakan manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Sedangkan menurut Roger Haywood dalam bukunya All About Public Relations (1990 : 278), memberikan definisi bahwa Customer Relations merupakan strategi tingkat koorporasi, yang berfokus pada
14
pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan, dan merupakan pendekatan holistic terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. Customer Relations mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, penjualan baik dalam perusahaan atau organisasi. Menurut Edward L Berneys dalam bukunya Public Relations (1990 : 231), memberikan pengertian bahwa Customer Relations adalah proses dari beberapa tahapan yang terdiri dari identifikasi dan pengembangan customer yang memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan pelanggan secara efektif dan efisien sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan yang menguntungkan baik bagi pihak perusahaan maupun pihak pelanggan. Customer Relations mengatur hubungan antara perusahaan, langganan dan bakal langganan. Dahulu hanya ada dua faktor saja yang mengatur penjualan barang dan jasa yakni kualitas dan harga. Sekarang timbul faktor ketiga yang mempengaruhi kebiasaan membeli ialah hubungan. Untuk menambah langganan dan mempertahankan langganan lama sesuatu perusahaan harus mengatur Customer Relationsnya dengan baik dan teratur. Sebelum menyusun program – program Customer Relations, sebuah perusahaan perlu lebih dahulu :
15
a) Mengadakan survey atas sikap para pembeli, bukan hanya terhadap barang – barang yang dibeli, dan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, tetapi juga terhadap politik umum perusahaan dengan mengumpulkan pendapat – pendapat para langganan dan orang – orang lain diatasnya. b) Mengadakan survey atas kualitas barang dan harga barang, agar sesuai dengan keinginan langganan, akan tetapi perusahaan tetap mendapat untung. c) Menyusun program – program Customer Relations yang merupakan bagian Public Relations. Program – program itu disusun untuk menarik banyak pembeli dan langganan dengan memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya.
b. Fungsi dan Tujuan Customer Relations Customer Relations harus bisa menjalankan fungsi : a) Mengidentifikasi faktor - faktor yang penting bagi pelanggan b) Mengusung falsafah customer oriented c) Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan d) Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna e) Menangani keluhan atau complain pelanggan f) Mencatat dan mengikuti aspek penjualan g) Membuat informasi holistic tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan
16
Tujuan dari Customer Relations adalah untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan lebih baik untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan pelanggan. Kegiatan Customer Relations yang telah diberikan oleh perusahaan, yaitu : 1. Dapat memberikan kepuasan dan kepercayaan pada konsumennya. 2. Tetap menjaga (maintain) agar konsumen merasa diperhatikan dan dipentingkan segala kebutuhannya atau keinginannya. 3. Upaya
mempertahankan
konsumen
agar
tetap
loyal
untuk
menggunakan produk barang atau jasa yang ditawarkan tersebut. Customer Relations juga mencakup metode dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang di simpan untuk setiap pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini, Customer Relations digunakan untuk menghasilkan personalisasi otomatis berdasarkan informasi pelanggan.
c. Faktor Penunjang Keberhasilan Customer Relations Faktor – faktor yang harus menjadi perhatian bagi seorang Customer Relations dalam hal memberikan pelayanan yang unggul, yaitu sebagai berikut : a) Menghargai kepentingan dan kebutuhan konsumennya.
17
b) Menjaga sopan santun dalam berkomunikasi, sikap tindak dan perilaku dalam hal melayani kepentingan / kebutuhan konsumennya. c) Selalu bersikap bijaksana, dan bekerja secara profesional, cepat dan efisien, serta saling menguntungkan kedua belah pihak, diandalkan dan dipercaya. d) Percaya diri dalam menghadapi masalah (keluhan – keluhan pelanggan yang mungkin akan timbul). e) Memiliki disiplin kerja yang tinggi, sehingga dapat diandalkan dan dipercaya
dalam
melaksanakan
fungsi
dan
tugasnya
secara
professional. f) Memiliki sikap loyalitas yang tinggi. g) Memiliki sikap tindak dan penampilan diri yang positif, ramah, terbuka dan terus terang tetapi tetap tegas, serta mampu membedakan mana yang berkaitan dengan urusan perusahaan dengan urusan kepentingan pribadi. h) Lebih mengutamakan kepentingan perusahaan daripada melihat kepentingan pribadi dalam melaksanakan fungsi dan kewajibannya sebagai seorang profesional dalam upaya memberikan pelayanan dan menciptakan kepuasan pelayanan yang terbaik.
d. Menangani Complain Customer Ada baiknya seorang praktisi Public Relations yang sekaligus menangani Customer Relations mengetahui “apa dan bagaimana” dalam
18
menangani keluhan atau complain (PR of complain handling) yang mungkin akan muncul dari pihak pelanggan, dan sebaiknya mengetahui terlebih dahulu mengenai kebutuhan – kebutuhan dasar dari konsumen atau customer tersebut, yaitu antara lain : a) Pelanggan adalah “raja” dan ingin selalu dianggap benar. b) Pelanggan (customer) ingin mendapat perhatian dengan sungguh – sungguh, dihormati dan diperlakukan sebagai orang penting. c) Pelanggan ingin diperhatikan secara istimewa dan khusus. d) Pelanggan itu selalu haus akan perhatian dan penghargaan yang tulus. e) Pelanggan selalu berupaya untuk mencari hal yang enak dan menyenangkan hatinya. f) Pelanggan membutuhkan haknya akan informasi yang jujur dan benar. g) Pelanggan ingin pendapat atau suaranya didengar atau diperhatikan dengan sungguh – sungguh. h) Pelanggan lebih tertarik pada masalahnya sendiri daripada apa pun yang terjadi di atas dunia ini. Apabila pelanggan mendapat pelayanan yang tidak sesuai dengan harapan maka akan menimbulkan kekecewaan dan ketidakpuasaan. Hal ini perlu segera diperhatikan oleh perusahaan, sebab jangan sampai pelanggan berpaling ke perusahaan lain hanya disebabkan oleh ketidakpuasan pelayanan. Ketidakpuasan yang dirasakan oleh pelanggan harus segera diperbaiki, sebab apabila hal ini sampai di dengar orang lain akan berakibat tidak baik bagi kehidupan perusahaan itu sendiri. Kesan negatif
19
yang dirasakan oleh seseorang akan dengan cepat tersebar pada masyarakat lainnya. Dalam hal merupakan salah satu akar kegagalan perusahaan dalam memenuhi kepuasan pelanggan.
20
BAB III DESKRIPSI PT. SUNINDO GAPURA PRIMA (SOLO PARAGON)
A. Profil Perusahaan a. Sejarah Perkembangan Perusahaan PT. Sunindo Gapura Prima dengan mega proyek SOLO PARAGON adalah gabungan dari 2 perusahaan besar yang sudah berpengalaman dibidangnya masing - masing selama puluhan tahun, yaitu PT. Sunindo Primaland dan Gapura Prima Grup. PT. Sunindo Primaland, yang merupakan salah satu anak perusahaan dari Sun Motor Grup, memulai kiprahnya di bidang property pada tahun 1996 dengan proyek pertamanya yaitu Hotel Novotel Solo, sebuah hotel bintang 4 plus yang berada di jantung kota Solo. Selanjutnya, di tahun 2004 perusahaan ini melebarkan sayapnya ke kota gudeg Yogyakarta dengan meresmikan Hotel Grand Mercure – Yogyakarta. Hanya berselang 1 tahun, PT. Sunindo Primaland mencoba menjajaki Semarang dengan membuka Hotel Novotel Semarang yang resmi beroperasi pada tahun 2005. Dan di tahun 2008, kembali memilih Solo dengan meresmikan Hotel Ibis Solo. Sementara itu, Gapura Prima Grup yang telah bergelut selama lebih dari 30 tahun di bidang property, awalnya hanya mengembangkan subsektor perumahan saja, namun kini juga menangani subsektor komersial meliputi perkantoran, pusat perdagangan, mall dan perhotelan
20
21
dengan konsep mix - used development. Banyak sudah proyek - proyek yang ditangani yang tersebar di beberapa kota, diantaranya The Bellezza (Permata Hijau – Jakarta), The Bellagio Residence (Mega Kuningan Jakarta), Grand Setiabudi Apartment (Bandung), The Majesty (Bandung), Gallery Ciumbuleuit (Bandung), Solo Grand Mall (Solo), Pusat Grosir Solo (Solo). SOLO PARAGON, Luxury Apartment – City Walk – Lifestyle Mall, adalah proyek pertama yang ditangani PT. Sunindo Gapura Prima. Dibangun di atas lahan seluas kurang lebih 4,1 hektar merupakan super block pertama dan termegah di Solo dan menjadi kebanggaan Jawa Tengah. SOLO PARAGON suatu kawasan yang memadukan hunian, pusat perbelanjaan dan hiburan dalam satu area yang terintegrasi dan saling melengkapi sehingga penghuni dapat memenuhi segala kebutuhannya hanya dengan selangkah, semuanya sudah tersedia di halaman rumah. Dilengkapi dengan Lifestyle Mall dan City Walk semuanya dapat dijangkau tanpa harus membuang waktu di tengah kemacetan dan bersusah payah mencari kendaraan, karena semua fasilitas tersebut dapat dicapai hanya dengan berjalan kaki. Selain itu, penghuni juga dapat menikmati berbagai fasilitas bintang 5 lainnya seperti Swimming pool, barbeque area, In door / out door wedding, Spa & Sauna, Meetings Room, Function Hall, Dry Cleaning & Laundry Services, Café & Lounge, Children Playground,
22
Fitness & Health Center, Out door Sport Court dan masih banyak lagi fasilitas lainnya. Keamanan 24 jam dan CCTV serta Magnetic Card System akan menambah kenyamanan dan rasa aman bagi para penghuni. Didukung oleh area parkir yang luas, kemudahan akses yang dapat dijangkau dari 3 jalan utama – Jl. Slamet Riyadi, Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo, Jl. Yosodipuro – serta bebas banjir dan dekat dengan kawasan perkantoran, membuat pertumbuhan nilai investasi akan semakin pesat. Hadirnya kurang lebih 500 unit apartment yang dilengkapi dengan fasilitas mewah di dalamnya dan city walk serta lifestyle mall menjadikan kawasan ini semakin bertumbuh dan saling mendukung. Kenyamanan, Keamanan, privacy dan kesempurnaan hidup merupakan nilai lebih yang akan didapatkan di SOLO PARAGON.
b. Lokasi Perusahaan PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) berada di lokasi strategis di jantung kota Solo, tepatnya berada di Jl. Yosodipuro No. 133 Solo, Jawa Tengah. SOLO PARAGON mengantongi sertifikat No.46 dan Hak Milik Strata Title memiliki 3 akses masuk dari jalan utama, yaitu Jalan Slamet Riyadi, Jalan Yosodipuro, dan Jalan Cipto Mangunkusumo. Selain itu kawasan SOLO PARAGON merupakan kawasan bebas banjir, dekat dengan kawasan perkantoran, akses pengunjung serta transportasi seperti stasiun kereta api Solo Balapan, bandara Internasional
23
Adi Sumarmo dan terminal bus Tirtonadi. Inilah faktor – faktor yang menjadi pertimbangan pada saat SOLO PARAGON akan didirikan. SOLO PARAGON yang berlokasi sangat strategis di pusat kota Solo dengan aksesibilitas yang mudah dan fasilitas terlengkap akan menjadi hunian representative di masa depan. Kota Solo dengan segala potensinya akan mampu menandingi bahkan sejajar dengan kota - kota lain dalam beberapa tahun ke depan. Sebagai kota budaya sekaligus kota bisnis, kota yang memiliki regional identity "The Spirit Of Java" ini tengah tumbuh menggeliat. Banyaknya industri besar yang ada di wilayah Solo dan sekitarnya tentu akan memacu pertumbuhan ekonomi yang pesat di kawasan ini. Dan inilah yang menjadi potensi besar bagi pasar apartment. Investor berani membangun tentu karena mengendus potensi yang sangat besar di sektor ini. SOLO PARAGON membuktikan slogannya "The Pride of Java". Selain menawarkan apartment mewah dan termegah serta fasilitas terlengkap dan termodern, di lokasi ini juga akan dibangun sekolah internasional ternama, yakni Cambridge International School Indonesia (CIS Indonesia) telah bergabung di SOLO PARAGON. Di Solo, CIS Indonesia merupakan sekolah kedua setelah sebelumnya hadir di Belezza Permata Hijau Jakarta. Rencananya, di SOLO PARAGON CIS Indonesia akan membuka pendidikan mulai tingkat pendidikan dasar hingga menengah.
24
c. Visi, Misi dan Logo Visi : Menjadi property developer yang innovative dan terkemuka. Misi : a) Menjaga / memberikan kualitas produk yang optimal dan terbaik b) Produktifitas kinerja yang tinggi c) Tenaga kerja yang profesional dan handal d) Fokus dan tepat waktu e) Creative dan innovative f) Pelayanan yang prima Logo :
Bentuk logo terdiri dari 3 bagian : 1. Gambar Bintang 2. Tulisan Solo Paragon 3. Slogan “The Pride of Java” Huruf dan Warna Logo Jenis huruf SOLO PARAGON terbagi 2 : 1. SOLO – PARAGON menggunakan jenis huruf Times New Roman
25
2. Huruf “P” yang berada di tengah-tengah SOLO & PARAGON menggunakan jenis huruf Blackadder ITC Warna : 1. SOLO PARAGON menggunakan warna gold 2. Untuk tulisan slogan “The Pride of Java” menggunakan warna putih dengan shadow hitam Uraian Warna Logo a) Warna Emas Warna emas memiliki daya pantul yang paling tinggi dibandingkan dengan warna lain. Selain itu, warna ini juga mengandung nilai yang tinggi seperti emas, kehangatan, pencerahan, intelektualitas. Dan dalam beberapa kebudayaan, terutama budaya timur, warna emas merupakan warna yang suci. Warna emas juga mencerminkan kesehatan, keamanan, kegembiraan, prestise, kebijakan, arti, tujuan, ilmu pengetahuan, perasaan kagum. b) Warna Putih Symbol awal baru, kemurnian dan kesucian serta bersih dan segar. c) Warna Hitam Kekuatan, keanggunan, elegan, kuat, melambangkan sesuatu yang abadi, klasik. Secara umum, warna tulisan (gold) serta symbol bintang pada logo mengandung makna bahwa SOLO PARAGON adalah sebuah mega proyek yang memiliki nilai yang tinggi dengan standar kualitas pelayanan
26
dan fasilitas bintang lima. Warna dan jenis huruf yang sederhana namun jelas pada slogan yang berada dibawah logo mempertegas makna bahwa SOLO PARAGON merupakan proyek pertama dan terbesar dan merupakan kebanggaan Jawa Tengah.
d. Culture Perusahaan 1. RASA MEMILIKI Menerapkan budaya lebih mengutamakan, memakai, membeli, menikmati juga mereferensikan produk yang dihasilkan oleh sub - sub unit perusahaan, untuk memenuhi kebutuhan, baik kebutuhan primer, sekunder, dan tersier karena kesadaran dan keyakinan bahwa perusahaan merupakan keluarga besar yang terdiri dari jaringan individu - individu dan anggota keluarga lain didalamnya yang merupakan kekuatan utama untuk terjadinya transaksi di sub - sub unit usaha perusahaan yang sangat berdampak untuk keberhasilan perusahaan. 2. BERTANGGUNG JAWAB Mengerti dan bertanggung jawab penuh terhadap tugas yang diberikan perusahaan. Setiap masalah akan dicek dan ricek untuk dikontrol. 3. KOMITMEN Dengan sepenuh hati berkomitmen, untuk berperan serta dalam keberhasilan perusahaan untuk menghasilkan produk dan pelayanan yang dapat memenuhi kepuasan konsumen.
27
4. KERJASAMA Kesadaran bahwa karyawan hanyalah individu dari sebuah team yang amat besar dan kompleks, dan menyadari keberhasilan hanya bisa diraih melalui sebuah kerjasama yang baik dan saling menunjang satu dengan yang lain. 5. RENDAH HATI Memiliki rasa rendah hati, tidak sombong, tidak merasa paling bisa, dan selalu belajar hal - hal baru untuk kemajuan perusahaan, serta mau mengevaluasi diri. 6. KESETIAAN Selalu mengutamakan kepentingan perusahaan di atas kepentingan pribadi untuk keberhasilan perusahaan. 7. KOMUNIKASI Menyadari keberhasilan visi dan misi perusahaan tidak dapat luput dari komunikasi yang baik, baik kepada internal dalam hal ini manajerial maupun eksternal (konsumen, supplier, competitor). 8. JIWA MELAYANI Melayani konsumen dengan segenap hati, ramah dan menolong. Budaya ini ditanamkan pada diri sendiri dan di perusahaan. 9. KEBERSIHAN Selalu turut peduli terhadap kebersihan di lingkungan perusahaan baik di kantor maupun di area umum. 10. KONSISTEN
28
Tetap konsisten dengan team, untuk menciptakan produk dan jasa untuk mendapatkan kepuasa pelanggan / konsumen. 11. KADERISASI Karyawan yang mempunyai anak buah, maka harus membagikan ilmunya kepada bawahan, menjadikan karyawan dibawahnya untuk bisa berkembang dan mengalami jenjang karier yang lebih tinggi. 12. KEJUJURAN Menjunjung tinggi kejujuran, tidak berbohong dan tidak menutupi kesalahan yang terjadi dan berbicara apa adanya sesuai dengan keadaan. 13. DISIPLIN Bersama dengan team harus selalu disiplin, disiplin waktu kerja dan disiplin dalam penyelesaian tugas perusahaan yang diberikan dengan mengacu pada skala prioritas. 14. INTEGRITAS Memiliki integritas, melalui keberadaan dan peran di perusahaan, berani dalam bertindak apa yang diucapkan di dalam tugas dan pekerjaan, melaksanakan sesuai dengan apa yang diucapkan dengan penuh tanggung jawab. 15. SISTEM Selalu mengacu pada sistem untuk solusi, jika ada kesalahan selalu memperbaharui sistem terlebih dahulu sebelum mencari kesalahan personal.
29
16. KREATIF Bersama dengan team menciptakan kreatifitas, menciptakan ide - ide baru yang berbeda dengan yang lainnya, yang dapat memberikan terobosan untuk kemajuan perusahaan. 17. KASIH Menjalankan tugas dengan kasih, penuh hormat, saling mengerti, didalam jenjang keluarga besar perusahaan, yang terdiri dari Owner, atasan langsung, rekan sejawat juga tenant, customer, supplier, mitra kerja. 18. PRO - AKTIF Memiliki sikap pro - aktif, selalu tanggap atas situasi dan kondisi yang seharusnya langsung ditindaklanjuti tanpa menunggu instruksi dengan tidak mengesampingkan koordinasi terhadap semua bagian - bagian terkait. 19. KEKELUARGAAN Menganggap atasan, rekan kerja maupun bawahan seperti layaknya keluarga sendiri dimana rasa kekeluargaan ini diharapkan dapat memperkuat hubungan kerja dalam team.
e. Penghargaan dan Event Perusahaan Penghargaan terhadap perusahaan : 1) Property Award (perintis pembangunan apartment di kota Solo) tahun 2008
30
2) Rekor MURI (penyelenggara pendukung mencium bendera dengan peserta terbanyak) pada acara JALAN SEHAT MERDEKA 2008 Event perusahaan : 1) Groundbreaking SOLO PARAGON pada tanggal 06 Desember 2007 2) Jalan sehat PMI 3) Grand Prize Mercedes - Benz C200K 4) Bakti sosial – donor darah dan terapi kesehatan 5) Launching show unit (contoh unit apartment) 6) Family gathering 7) Pameran / roadshow di berbagai kota
f. Mitra Perusahaan SOLO PARAGON telah menjalin kerjasama dengan beberapa bank terkemuka dalam hal kepemilikan apartment. Hal ini dilakukan karena manajemen SOLO PARAGON peduli dan ingin memberikan kemudahan kepada calon customernya dalam hal kepemilikan apartment. Jangka waktu pemberian kredit kepemilikan apartment via bank dapat dilakukan hingga waktu 15 tahun. Bank – bank yang telah bekerjasama dengan SOLO PARAGON diantaranya : a) Bank Mega b) Bank BII c) Bank BNI’46 d) Bank BRI dan lain sebagainya.
31
B. Produk Mega Proyek SOLO PARAGON PT. Sunindo Gapura Prima dengan Mega Proyek SOLO PARAGON hadir
dengan
menerapkan
konsep
Mix
Used
Development
yang
menggabungkan Luxury Apartment, City Walk dan Lifestyle Mall terbesar dan termegah di Jawa Tengah yang menawarkan berbagai pilihan mulai dari entertainment sampai dengan shoping. SOLO PARAGON mempunyai slogan “One Stop Living” yang mencoba menghadirkan hunian dengan aksesbilitas yang mudah dengan dukungan fasilitas terlengkap dan modern. 1. Apartment Apartment merupakan sebuah hunian layaknya rumah pada umumnya, hanya saja jika di perumahan unit - unit kavlingnya ditata horizontal tersebar di seluruh lahan yang tersedia, sedangkan apartment unit-unit kavlingnya ditata vertical sehingga tercipta sebuah massa bangunan yang tinggi yang berisi unit - unit hunian. Biasanya di tiap lantai terdapat belasan unit apartment tergantung perencana apartment tersebut. Apartment SOLO PARAGON terbagi menjadi dua, yakni : 1) Residence yaitu apartment yang khusus untuk dijadikan tempat tinggal. Untuk residence penghuni hanya mendapatkan unit yang kosongan sehingga penghuni dapat merenovasi dan memilih furniture sesuai keinginan. Selain itu residence juga menawarkan type Exclusive Floor yang hanya tersedia di lantai 20 – 25, kelebihan type exclusive floor dibandingkan dengan type – type
lain yang tersedia yakni
memiliki ukuran yang lebih luas dan fasilitas yang tidak dimiliki type
32
lain, seperti tersedianya private lift (lift khusus), yang hanya bisa digunakan oleh penghuni exclusive floor karena lift ini hanya berhenti pada lantai tersebut. Yang menarik dari type exclusive floor yakni unit apartment yang memiliki 2 lantai yaitu type Loft Suite. 2) Condotel (Condominium Hotel) yaitu apartment yang dibeli customer untuk disewakan dan dikelola oleh SOLO PARAGON yang dalam hal ini manajemen SOLO PARAGON bekerja sama dengan operator hotel professional bintang 4 yakni Haris hotel yang juga menangani Novotel dan Ibis Hotel Solo. Condotel SOLO PARAGON akan memberikan banyak keuntungan dalam berinvestasi, selain memberikan rental guaranteed 20%, free stay 30 points, Fully Furnished dan para pemiliknya pun akan dibebaskan dari biaya – biaya seperti service charge, listrik dan air. Serta pemilik condotel akan mendapatkan penghasilan sewa sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama. Dari 25 lantai yang tersedia, masing - masing type menempati lantai yang berbeda – beda seperti pada tabel di bawah ini : Tabel 1.1 Type
Lantai
Residence
1-8
Condotel
8A - 16
Exlusive Floor
20 - 25
33
Type - type yang tersedia untuk apartment yaitu : Tabel 1.2 Type
m²
Bedroom Bathroom
Bronze
28.7
1
1
Silver
38.4
1
1
Royal Silver
38.6
1
1
Gold
40.6
1
1
Royal Gold
46.4
1
1
Diamond
58.6
2
2
Sapphire
58.6
2
1
Platinum
79.4
3
2
Royal Diamond
69.3
2
2
Royal Sapphire
75.1
2
2
Royal Platinum
85
3
2
Royal Suite A
145.9
3
3
Royal Suite B
97.2
3
3
Royal Suite B1
78.1
2
2
Royal Suite C
99.5
3
3
Royal Suite C1
80.4
3
3
Loft Suite A
162.5
3
3
Loft Suite B
143
3
3
Loft Suite C
99.5
3
3
Loft Suite D
135.2
3
3
34
Loft Suite E
132.8
3
3
Loft Suite F
138.2
3
3
Penthouse A
117.8
3
2
Penthouse B
153.8
4
3
Penthouse B1
190
4
4
Masing – masing type yang tersedia memiliki dua view (pemandangan) yang berbeda, yakni city view dan pool view. Untuk city view (selatan) penghuni dapat melihat pemandangan kota Solo, sedangkan penghuni yang menempati pool view (utara) selain dapat melihat pemandangan kota Solo, penghuni juga dapat melihat pemandangan di sekitar apartment seperti swimming pool, lifestyle mall, city walk dan lain sebagainya. Untuk penghuni apartment juga dapat menjaga privacynya karena fasilitas yang disediakan di dalam apartment hanya dapat dinikmati oleh penghuni apartment saja. Selain itu, setiap penghuni apartment akan diberikan satu kartu khusus yang hanya dapat digunakan untuk mengakses lantai yang dimiliki. Keuntungan lainnya yaitu tersedianya akses dari apartment menuju mall, sehingga sangat mudah bagi penghuni apartment untuk menjangkau mall. Area parkir yang disediakan untuk apartment dan mall pun berbeda.
35
2. City Walk Desain City walk SOLO PARAGON diterjemahkan sebagai suatu lingkungan yang akrab, ramah lingkungan, dan modern. Mengingat kota Solo kental akan budaya Jawa yang masyarakatnya gemar berkumpul dengan sanak saudara dan bersosialisasi dengan para tetangga, hunian apartment dirancang sebagai hunian yang menyediakan banyak ruang ruang komunal. Ruang - ruang bersama dengan fungsi sebagai taman bermain, kolam renang, dan multi function hall dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan penghuni. Ditunjang dengan adanya mall dan city walk, ketiga fungsi ini sungguh menjadi suatu perpaduan yang sempurna. City walk dirancang sesuai dengan karakter kegiatan yang diwadahi di dalamnya. City walk mengadopsi suasana Eropa dengan menghadirkan kegiatan makan di ruang luar yang menyenangkan. Deretan tenda menghiasi sepanjang jalur antara mall dan apartment. 3. Lifestyle Mall SOLO PARAGON lifestyle mall dibangun diatas lahan 3,2 Hektar dan terdiri dari 4 lantai dengan luas bangunan 45.000m2, luas ideal untuk sebuah pusat perbelanjaan modern. SOLO PARAGON lifestyle mall mengusung konsep 3 in 1, yang menggabungkan pusat perbelanjaan, kuliner dan entertainment. SOLO PARAGON lifestyle mall sudah memulai proses pemasaran, pada perkembangannya berbagai tenant akan melengkapi SOLO PARAGON lifestyle mall.
36
Satu anchor tenant sudah tercapai kesepakatan 100 % yakni, CARREFOUR, bahkan Carrefour meminta 2 lantai sekaligus (seperti di Ambarukmo Plaza), ini akan menjadi Carrefour ketiga yang buka di SOLO setelah Carrefour Pabelan dan Solobaru. Sementara di lantai teratas, ada satu sinema yang diakui sebagai sinema tertinggi dan bergengsi di Indonesia. Lifestyle Mall sebagai bagian dari kawasan ini menyediakan
kegiatan
berbelanja
yang
menyenangkan
dengan
menawarkan vendor - vendor dari brand papan atas di Indonesia. Selain penjualan apartment yang fantastis, penjualan city walk dan SOLO PARAGON lifestyle mall juga mendapat respon yang sama, banyak tenant - tenant yang telah dan akan bergabung seperti KFC, A&W, Solaria, Nakamura, Ja Co Fitness, Optik SEIS, Toko Buku Karisma, Batik Keris, Dunkin Donuts, Stroberi, Kafe Gelare, Batik Keris, Cammomile, Nav Karaoke, Yogen Fruit, Baby Snoopy, Es Teller 77, Bakso Lapangan Tembak, Simplicity, Hammer, ADIDAS, Sport Station, MC Games, Luwak Cafe, dan lain lain. SOLO PARAGON lifestyle mall memiliki konsep sebagai mall yang dilengkapi dengan fasilitas outdoor dan indoor di masing - masing lantai. SOLO PARAGON lifestyle mall, berbeda dengan mall - mall yang sudah ada di kota Solo. Bedanya adalah pada fungsi mall itu sendiri, kalau yang lain cenderung sebagai trade center, sementara SOLO PARAGON Lifestyle Mall melengkapi semua kebutuhan penduduk apartment SOLO
37
PARAGON. Hal itu tidak terlepas dari sikap masyarakat yang menginginkan kehidupan praktis.
C. Progress Mega Proyek SOLO PARAGON Mega proyek SOLO PARAGON yang mulai dibangun pada pertengahan tahun 2008, saat ini sudah mengalami progress yang cukup pesat. Pembangunan apartment pada bulan April ini sudah mencapai 20 lantai dari 25 lantai yang akan didirikan. Topping off pembangunan apartment akan dilaksanakan pada bulan Juni mendatang, tepatnya pada tanggal 27 Juni 2009. Sedangkan untuk SOLO PARAGON lifestyle mall akan memulai pembangunannya semester kedua 2009 dan diperkirakan selesai pada semester kedua 2010. Pembangunan city walk akan dilaksanakan bersamaan dengan pembangunan lifestyle mall. Untuk penyerahan unit apartment direncanakan akan dilaksanakan awal 2010 secara bertahap kepada customer. Rencananya mega proyek SOLO PARAGON akan mulai beroperasional pada tahun 2010. Pada saat ini penjualan apartment sudah mencapai 90% untuk condotel dan 50% untuk residence. Sedangkan Untuk penjualan mall saat ini adalah 20%. Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) : No.601/0531/L-05/IMB/IV/2008 AMDAL
: No. 660.1/42/1/2008
Ijin Ketinggian dari AU
: No.B/394/IV/2008
Ijin Gangguan Tempat Usaha
: No. 503/0412/B-10/H0/IV/2008
38
D. Struktur Organisasi Dalam arti luas pengorganisasian dapat di pandang sebagai proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, fungsi, dan perannya masing – masing. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar keseluruhan komponen bagian – bagian serta posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi SOLO PARAGON adalah struktur organisasi fungsional yang sesuai dengan struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh PT. Sunindo Gapura Prima.
39
40
E. Public Relations PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) Public Relations Manager dalam cakupannya bertanggung jawab membangun citra positif perusahaan untuk menumbuhkan kepercayaan dan loyalitas publik / customer terhadap brand SOLO PARAGON serta terselenggaranya arus informasi komunikasi yang harmonis dengan berbagai pihak. Beberapa tugas seorang Public Relations PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) sebagai kompleksitas kerja sebagai berikut : 1. Membangun Brand Awareness. 2. Membangun good image perusahaan. 3. Membantu meningkatkan penjualan melalui program - program yang dibuat. 4. Menjalin kerjasama dengan media baik itu media cetak maupun media elektronik. 5. Menjaga hubungan baik (maintain relationship) antara perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal. Hubungan – hubungan yang dilaksanakan Public Relations Manager PT. Sunindo Gapura Prima pada dasarnya terdiri dari dua macam, yaitu : a. Internal Relations Kegiatan yang dilakukan Public Relations diantaranya : a) Menyampaikan laporan tentang kegiatan dan rencana Public Relations yang dilakukan, serta perkembangannya kepada Operation Head yang sebelumnya telah dirundingkan dengan divisi Promotion yang menjadi satu kesatuan departemen.
41
b) Mengadakan koordinasi dengan bagian lain dalam penyelenggaraan kegiatan – kegiatan perusahaan, dalam bentuk rapat. Rapat antar bagian
sehubungan
dengan
koordinasi
pelaksanaan
kegiatan
perusahaan sehari – hari, yaitu : 1. Morning Briefing (pengarahan pagi hari) yang dipimpin langsung oleh Operational Director. 2. Department Head Meeting (Pertemuan Kepala Bagian). c) Mengadakan komunikasi dan koordinasi dengan para karyawan untuk mendukung aktivitas kelancaran kerja perusahaan, seperti : 1. Sosialisasi tentang program yang dibuat Public Relations Manager yaitu ASK ME about Smart Investment. ASK ME about Smart Investment adalah program yang dibuat
Public Relations Manager dimana customer melakukan
investasi yang cerdas dalam meningkatkan dana investasi. Dengan penghasilan yang akan diterima melalui rental unit yang didapatkan customer, maka customer memiliki unit apartment impian dengan sangat ringan. Bahkan terbilang memiliki apartment dengan cuma – cuma. Return of Investment akan cepat diterima. Dengan keberadaan SOLO PARAGON yang telah menjadi market leader dan mega proyek pertama di Solo Jawa Tengah di segmen apartment / condotel, maka Capital Gain dari investasi akan naik pesat. Hanya dengan down payment 20% saja, customer
42
telah dapat memiliki unit apartment dan cicilan dibayar oleh unit itu sendiri. Sosialisasi program ini juga dilakukan dengan membuat pin ASK ME about Smart Investment dan setiap karyawan wajib memakainya. b. Eksternal Relations Kegiatan yang dilakukan Public Relations Manager diantaranya : a) Menjalin hubungan baik dengan media cetak maupun elektronik (media relations) dalam bentuk press release ataupun yang lainnya. b) Membina hubungan baik dengan pemerintah baik dalam lingkup department ataupun pemerintah daerah. c) Membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar (community relations). d) Menjalin hubungan baik dengan relasi perusahaan.
43
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Strategi dan aktivitas Public Relations SOLO PARAGON Untuk dapat bertahan dalam kompetisi, perusahaan harus mampu memberikan
keuntungan
yang
lebih
kepada
customer
dibanding
kompetitornya. Keuntungan customer adalah selisih antara manfaat yang dapat diambil dari produk dan semua biaya yang dilakukan untuk mendapatkan manfaat dari produk tersebut. Esensi dari strategi pemasaran adalah menyediakan keuntungan bagi customer, mewajibkan organisasi untuk bekerja dengan baik untuk mengantisipasi dan mereaksi kebutuhan customer sebagai wujud dari kompetisi itu. Reaksi dari customer terhadap suatu produk menentukan sukses atau gagal dari sebuah produk. Karena itu, para customer tetap harus selalu diperhatikan dan jangan sampai perhatiannya pindah dan menjadi customer perusahaan lain. Dalam menghadapi tantangan ini Public Relations Manager harus terampil, selain mempertahankan customernya yang sudah tetap, juga mengajak mereka yang belum menjadi customer agar menjadi customernya yang tetap. Dalam pendekatan dengan customer, strategi yang dilaksanakan manajemen SOLO PARAGON khususnya Divisi Promotion dan Public Relations untuk menarik customer baru dan mempertahankan customer lama diantaranya adalah :
43
44
a. Untuk menarik customer baru a) Meningkatkan / Membangun brand awareness Seberapa jauh masyarakat / publik dapat mengenal dan mengingat SOLO PARAGON serta mengerti bahwa produk yang ditawarkan
memang
dirancang
untuk
memenuhi
kebutuhan
masyarakat. 1. Recall Seberapa jauh masyarakat / publik dapat mengingat ketika publik ditanya mengenai brand apartment di Solo bahkan di Jawa Tengah. Hal ini dapat diciptakan dengan sesering mungkin brand SOLO PARAGON muncul dan terdengar di masyarakat. Baik melalui media cetak maupun media elektronik. 2. Recognition Seberapa jauh masyarakat / publik untuk mengenali SOLO PARAGON sebagai sebuah mega proyek yang menawarkan Luxury apartment, City Walk dan Life Style Mall. Hal ini dapat dibentuk dengan seringnya penyebaran informasi mengenai SOLO PARAGON baik melalui press release di media cetak, iklan, maupun talkshow di media elektronik (televisi dan radio). Selain itu Public Relations Manager juga membuat program sms broadcast dengan mengirimkan informasi terbaru perusahaan khususnya kepada calon customer seperti
45
promo apa yang sedang berlangsung, event yang akan dan sedang diselenggarakan serta tempat pameran yang sedang berlangsung melalui kontak customer yang diperoleh dari database perusahaan. Cara ini sangat efektif karena jangkauan media yang luas dan pesan yang disampaikan tepat sasaran, selain itu keuntungan yang lain yakni dapat membangun brand awareness publik mengenai apartment SOLO PARAGON sekaligus membangun image
perusahaan
mempromosikan
serta
produk
sarana -
bagi
produk
perusahaan yang
dimiliki
untuk dan
menginformasikan kepada publik mengenai perkembangan mega proyek SOLO PARAGON. 3. Purchase Seberapa jauh dapat membuat masyarakat / publik menjadikan SOLO PARAGON sebagai alternatif utama ketika akan berinvestasi dibidang property. Cara
yang
dilakukan
adalah
dengan
memunculkan
keunggulan – keunggulan produk pada setiap berita ataupun informasi yang disebarkan. 4. Consumption Seberapa jauh masyarakat / publik masih mengingat SOLO PARAGON ketika sedang menikmati dan menggunakan produk / layanan pesaing.
46
Dalam hal ini, keunggulan produk bukan lagi merupakan satu – satunya alasan orang untuk loyal terhadap suatu produk. Namun lebih dari itu, konsistensi kualitas produk dan pelayanan serta pendekatan khusus atau personal touch terhadap customer juga dapat sangat berpengaruh untuk dapat membuat masyarakat mengakui kelebihan produk / brand SOLO PARAGON. Cara yang dilakukan adalah dengan memberikan perhatian khusus yakni memberikan kartu ucapan saat customer berulang tahun (greeting’s card), mengirim karangan bunga dan berkunjung ke rumah customer
di saat customer tertimpa musibah,
mengadakan program kunjungan secara berkala (kunjungan visit progress), customer gathering dan lain sebagainya. b) Memperjelas brand identity Seberapa jauh SOLO PARAGON dapat merumuskan identitas mereknya secara tepat. Dalam hal ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan : 1. Menentukan siapa yang menjadi sasarannya 1) Middle up 2) Mereka yang dinamis 3) Menyukai hidup praktis / simple 4) Mengutamakan privacy 5) Memperhatikan prestise 6) Family / keluarga
47
2. Mengungkapkan keunikan atau keunggulan produk / layanan : 1) Pengembang yang terpercaya dan berpengalaman 2) Area yang luas 3) Lokasi yang strategis 4) Kemudahan akses dari dan menuju lokasi 5) Fasilitas yang lengkap 6) Status kepemilikan 7) Lingkungan yang berkembang 3. Menjelaskan manfaat utama dari produk / layanan Menghadirkan sebuah hunian exclusive, pusat perbelanjaan, hiburan dan kuliner dalam satu kawasan yang saling terintegrasi (one stop living). 4. Menginformasikan personalitas yang diwakili 1) Praktis / simple 2) Prestigious c) Menyakinkan customer bahwa produk / layanan yang ditawarkan memiliki nilai (brand value) yang tinggi. Seberapa jauh masyarakat / publik mengerti dan mempunyai penilaian positif terhadap SOLO PARAGON. Hal ini dapat dibentuk melalui : a) Brand Performance atau pendekatan kinerja produk / layanan. b) Brand Imagery atau pendekatan emosi.
48
Kedua hal ini dapat didukung melalui pengalaman yang dirasakan customer atau melalui promosi atau informasi lain (worth of mouth). Karena apabila customer merasa puas, maka hal ini merupakan promosi efektif, dan customer akan menyampaikannya kepada pihak lain atas kepuasannya terhadap pelayanan yang telah diberikan oleh perusahaan.
b. Mempertahankan customer lama a) Memperkuat hubungan dengan customer (brand relationship) Seberapa jauh perusahaan dapat memberikan rangsangan kepada customer agar lebih aktif melakukan kontak atau berinteraksi dengan SOLO PARAGON. Salah satu cara adalah dengan mengadakan kunjungan visit progress yakni kunjungan yang diadakan oleh Divisi Promotion dan Public Relations dengan mengundang customer untuk melihat progress mega proyek SOLO PARAGON, dengan diadakannya program seperti ini, manajemen dapat memperlihatkan komitmennya dalam membangun mega proyek SOLO PARAGON sesuai dengan waktu yang ditetapkan, serta dapat menjaga silahturahmi antara manajemen dengan customer.
49
b) Membangun
komunitas
diantara
para
customer
(brand
community) Hubungan atau keterikatan diantara para customer terhadap brand SOLO PARAGON. 1. Mengundang para customer untuk menghadiri suatu acara yang di sponsori / diselenggarakan oleh perusahaan yaitu customer gathering. 2. Membuat program yang dapat memberikan keuntungan bagi customer lama, seperti program customer get customer. Program ini di buat khusus agar customer dapat mereferensikan keluarga, teman, kerabat dan lain sebagainya untuk membeli produk di mega proyek SOLO PARAGON, apabila customer dapat membawa customer baru untuk bergabung dengan SOLO PARAGON maka customer tersebut berkesempatan mendapatkan hadiah yang telah disediakan oleh manajemen SOLO PARAGON, hadiah tersebut berupa liburan gratis untuk 2 orang ke Malaysia, LCD TV, Handphone Blackberry Curve, Deposito 20 juta, camera digital dan lain sebagainya. Selain itu hadiah yang diperoleh customer berbeda di setiap bulannya. Strategi yang diterapkan divisi Promotion dan Public Relations tersebut terbukti cukup efektif dalam menarik customer baru dan mempertahankan customer lama. Selain itu terjaganya hubungan baik antara manajemen perusahaan dengan customer (maintain customer relationship).
50
Strategi yang diterapkan memiliki tujuan yang paling utama yakni memberikan kepuasan bagi customer yang sekaligus menumbuhkan rasa aman, kepercayaan, adanya kesetiaan (loyalitas) tinggi terhadap produk, sehingga customer yang akan membeli dan menggunakan produk mega proyek SOLO PARAGON karena kepercayaan mereka terhadap perusahaan.
B. Media Promosi dan Promo SOLO PARAGON Dalam menjalankan strategi pendekatan dengan customer sekaligus memperkenalkan dan mempromosikan produknya kepada publik, divisi Promotion dan Public Relations melakukan promosi melalui berbagai media, diantaranya : a) Media Cetak seperti koran, majalah, brosur, flayer, News SOLO PARAGON. b) Media Luar Ruang seperti spanduk, billboard dan baliho. c) Media Elektronik seperti televisi dan radio (talkshow), serta internet melalui e-mail yakni www.solo-paragon.com. d) Gathering seperti Halal bi Halal, Open house Show Unit dll. e) Pameran dan roadshow. f) Walk in (kunjungan customer langsung ke perusahaan). g) Database (data – data yang diperoleh perusahaan). h) Canvas (kunjungan pihak SOLO PARAGON (marketing) ke rumah calon customer).
51
Program yang diadakan divisi Promotion dan Public Relations dalam menarik customer baru, diantaranya : a) Special promo DP dan bunga 0%, uang kembali (cash back) 100% dengan penawaran terbatas khusus residence. b) Promosi yang diadakan dalam rangka menyambut tahun baru Cina (imlek), yang dinamakan promo “angpao hoki” dengan penawaran hadiah langsung setiap pembelian produk SOLO PARAGON, hadiah tersebut berupa LCD TV, camera digital, DVD, handphone dan lain sebagainya. Dengan syarat, program ini terbatas untuk beberapa unit saja dan hadiah dapat berubah sewaktu – waktu. c) Promo “Lucky Valentine” yang berlaku pada bulan Februari dengan hadiah utama yakni “honeymoon package Bali” dan hadiah lainnya dengan ketentuan pembelian residence, condotel dan mall pada periode bulan februari, pelunasan down payment 30%, pelunasan dengan giro mundur. d) Special promo Maret, yakni voucher DP senilai Rp. 5 juta dengan penawaran terbatas. e) Kejutan giro mundur. f) Bunga 9,9% “free fully furnished” khusus untuk unit residence dengan syarat dan ketentuan berlaku. g) Dan banyak lagi promo lainnya.
52
C. Deskripsi Kuliah Kerja Media (KKM) Sesuai dengan jurusan dan program studi penulis yaitu Public Relations, maka penulis magang pada divisi Promotion dan Public Relations dibawah Public Relations Manager. Hal ini berkaitan dengan keingintahuan penulis tentang Public Relations dalam praktek dan ingin mengetahui strategi Public Relations dalam maintain customer relationship SOLO PARAGON khususnya customer apartement. KKM (Kuliah Kerja Media) atau magang dilakukan penulis selama 2 bulan penuh, yakni dari tanggal 2 Februari sampai dengan 31 Maret 2009. Lama waktu magang tersebut merupakan suatu ketentuan minimum dalam melaksanakan magang yang sudah ditentukan manajemen PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON). Kegiatan magang ini di mulai pukul 09.00 WIB sampai 17.00 WIB dengan waktu istirahat satu jam dengan masa aktif 6 hari kerja yaitu Senin sampai Sabtu. Pada hari Sabtu, waktu kerja hanya sampai pukul 15.00 WIB dan penulis selalu mengikuti briefing setiap harinya. Kegiatan yang dilakukan penulis selama magang sedikit banyak berhubungan dengan kegiatan Public Relations yang dilakukan di PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON), baik itu dalam menjalin Press Relations, Community Relations, Internal Relations, maupun Customer Relations. Kegiatan Public Relations yang dilakukan PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) sebagian besar berhubungan dengan Customer Relations.
53
Kegiatan – kegiatan yang dilakukan penulis selama magang 2 bulan di PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) memberikan pengetahuan dan pengalaman baru yang sangat berharga bagi penulis, yang mana semua itu dapat dijadikan bekal dalam memasuki dunia kerja kedepannya. Pada pelaksanaan magang tersebut, penulis melaksanakan tugas – tugas dalam membantu Public Relations Manager untuk melakukan kegiatan Public Relations. Kegiatan Public Relations disini ditujukan untuk membantu kegiatan pemasaran, khususnya kegiatan promosi dalam memperkenalkan produk yang ditawarkan perusahan, yang mana tujuan akhir dari semua itu adalah meningkatkan volume penjualan yang ditawarkan PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON). Kegiatan – kegiatan yang dilakukan penulis selama magang dalam melakukan kegiatan Public Relations, diantaranya sebagai berikut : a. Tahap Pengenalan PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) Tahap
pengenalan
SOLO
PARAGON
dilakukan
secara
menyeluruh satu per satu bagian yang ada kepada penulis, meliputi pengenalan seluruh departemen, perkenalan dengan staff perusahaan, dan pengenalan dengan show unit (contoh unit apartment) sesuai dengan type yang ada. Selain itu penulis mengikuti training produk knowledge yang dibekali pengetahuan dengan type – type apartment yang dipasarkan seperti Bronze, Silver, Royal Siver, Gold, Royal Gold, Sapphire, Diamond, Platinum, Royal Diamond, Royal Sapphire, Royal Platinum, Royal Suite, Loft Suite dan Penthouse. Pada tahap ini penulis juga diberikan
54
pengarahan magang mengenai tugas yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya, sehingga mendapatkan hasil yang terbaik. Tahap pengenalan ini dipandu langsung oleh Public Relations Manager, Ibu Ira Oktarini. Tahap ini merupakan tahap yang paling sulit dihadapi penulis. Kesulitan yang dirasakan penulis pada tahap ini adalah kesulitan dalam menghapal produk knowledge yang ada di SOLO PARAGON. Selain itu penulis kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Tugas – tugas tersebut terbilang baru bagi penulis dan sebagian besar tugas tersebut belum pernah dilakukan penulis sebelumnya. Sedangkan hal lain yang juga dialami penulis adalah dalam hal adaptasi dengan lingkungan baru. Penulis belum terbiasa dengan lingkungan baru tersebut dan masih merasa asing, sehingga penulis belum bisa melaksanakan magang secara optimal. Kesulitan yang dihadapi penulis diawal kegiatan magang tidak menjadikan penulis putus asa. Penulis selalu berusaha belajar dan meminta bimbingan dari Public Relations Manager dan seluruh senior yang ada agar kedepannya dapat mengerjakan tugas dengan lebih baik lagi. Berkat kemauan dan kerja keras dari penulis, kesulitan yang penulis alami tidak berlangsung lama. Pada minggu kedua kegiatan magang, penulis sudah bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja dimana penulis melaksanakan kegiatan magang. Proses adaptasi yang relatif cepat ini tidak terlepas dari peran para senior pada divisi dimana penulis ditempatkan. Semua senior dengan penuh kesabaran memberikan
55
bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat beradaptasi dengan cepat dan menunjukan kemajuan yang signifikan dari waktu ke waktu dalam melaksanakan tugas yang diberikan. b. Customer Service Pasar dewasa ini sangat tergantung pada customer, yakni semua orang yang membeli produk perusahaan, dalam konteks ini adalah Apartment. Apartment SOLO PARAGON adalah salah satu dari beberapa apartement yang saat ini dalam tahap pembangunan di kota Solo dan SOLO PARAGON percaya bahwa sentra dari kegiatan apartment adalah customer. Segala upaya yang dilakukan, dipusatkan untuk mendapatkan kepuasan customer. Tugas penulis dalam hal ini yaitu membantu Public Relations Manager dalam proses menerima customer yang datang baik untuk walk in, kunjungan visit progress ataupun gathering. Selain itu tugas lain yang dilakukan penulis adalah menerima telepon, mengirim dan menerima faximile dari customer yang meminta informasi tentang apartment, mall maupun city walk. Penulis juga bertugas menghubungi dan mengkonfirmasi customer untuk menghadiri kunjungan visit progress yang diadakan setiap hari sabtu. Dalam melaksanakan tugas ini, penulis tidak mengalami kesulitan karena sebelum magang dimulai, penulis sudah dibekali etika menerima telepon yang baik.
56
c. Membuat laporan penjualan berdasarkan analisa pembeli Dalam membantu tugas Public Relations Manager penulis ditugaskan untuk membuat laporan penjualan berdasarkan versi asal kota, jenis pekerjaan, media promosi dan cara bayar. Laporan ini bermanfaat bagi divisi Promotion dan Public Relations untuk mengevaluasi dan menyeleksi karakteristik customer serta menentukan tempat atau kota selanjutnya yang akan dijadikan event pameran selanjutnya. Di dalam melakukan tugas ini, penulis mengalami sedikit hambatan. Hambatan yang di hadapi penulis seperti banyaknya customer yang tidak melengkapi datanya sehingga penulis mencari data dengan bertanya kepada marketing dan konfirmasi langsung dengan customer melalui telepon. d. Kunjungan ke Relasi perusahaan Salah satu strategi Public Relations dalam maintain relationship adalah menjalin hubungan baik dengan relasi perusahaan, seperti kunjungan yang dilakukan manajemen SOLO PARAGON ke media cetak yaitu Solopos dan Jawa Pos. selain itu kunjungan manajemen SOLO PARAGON juga dilakukan ke PT.Garuda Indonesia, PT. Telkom, PT. Indosat dll. Tujuan manajemen dalam melakukan kunjungan ini adalah membangun hubungan baik dengan instansi – instansi maupun perusahaan - perusahaan besar sehingga nantinya dapat menjalin kerja sama. Penulis terlibat langsung dalam mengikuti kunjungan, dalam mengikuti kunjungan ini penulis mendapat pelajaran dan pengalaman yang
57
banyak. Penulis jadi mengerti bagaimana sebuah perusahaan menjalin hubungan baik dengan relasi perusahaannya. e. Mengikuti Event Valentine Day Dalam rangka menyambut hari kasih sayang yang jatuh pada tanggal
14
februari,
Divisi
Promotion
dan
Public
Relations
menyelenggarakan event yang dilaksanakan di stadion Manahan dengan dengan tujuan untuk memperkenalkan SOLO PARAGON kepada publik. Dalam kegiatan ini Penulis berkesempatan untuk mengikuti dan terlibat secara langsung dalam event. Penulis juga mempersiapkan souvenir yang akan dibagikan dalam event tersebut yakni berupa flayer, brosur, bingkisan bunga dan permen serta balon SOLO PARAGON. Satu hari sebelum acara diselenggarakan, penulis mengikuti meeting koordinasi pembagian tugas dalam event tersebut. Penulis bertugas membagikan souvenir kepada setiap pengunjung yang melewati lokasi event. Penulis mengikuti event tersebut dari awal sampai evaluasi. Tidak ada kesulitan yang dihadapi penulis dalam mengikuti event ini, dengan adanya event ini, penulis mendapat pengalaman baru yang sebelumnya belum pernah penulis alami. f. Mempelajari media publikasi SOLO PARAGON Dalam kegiatan magang ini, setiap waktu luang digunakan penulis untuk mempelajari media publikasi yang digunakan PR SOLO PARAGON seperti News SOLO PARAGON dll. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi penulis, karena penulis dapat memahami media publikasi
58
sebagai pendukung kegiatan pemasaran, khususnya kegiatan promosi dalam usahanya mempromosikan produk kepada khalayak. Selain itu, kegiatan ini juga bermanfaat bagi penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. g. Membuat Laporan Total Update data customer Tugas penulis dalam membuat laporan total update data customer adalah tugas rutin yang penulis lakukan selama kegiatan magang. Tugas ini dilakukan untuk melihat seberapa besar jumlah customer yang membeli produk di SOLO PARAGON. Dari data ini divisi Promotion dan Public Relations dapat menjaga silahturahmi dengan customer, yaitu dengan memberikan greeting’s card saat customer berulang tahun, mengundang customer dalam acara yang diselenggarakan oleh manajemen seperti gathering, kunjungan visit progress, open house show unit, halal bi halal dan lain – lain. Cara tersebut dilakukan untuk menunjukkan kepedulian perusahaan terhadap para customernya sehingga setiap customer merasa nyaman dan merasa tidak dilupakan begitu saja oleh perusahaan serta untuk mempertahankan kepercayaan dan loyalitas customer terhadap perusahaan. Dalam mengerjakan tugas ini penulis tidak mengalami hambatan yang berarti, karena penulis di bantu oleh staff marketing untuk melengkapi data tersebut.
59
h. Mengikuti persiapan pameran Solo Square Di dalam kegiatan magang yang penulis lakukan, penulis diberi kesempatan untuk terjun langsung membantu divisi Promotion dan Public Relations dalam mempersiapkan pameran di Solo Square, penulis diajari bagaimana cara menentukan tempat / posisi yang strategis agar pameran dapat menarik perhatian publik. Karena pemilihan tempat yang tepat untuk pameran sangat menentukan keberhasilan pameran yang dilaksanakan. Dari kegiatan tersebut, penulis mengetahui banyak hal yang sebelumnya tidak penulis ketahui. i. Menghubungi media untuk data update Relasi perusahaan Dalam melakukan kegiatan magang, penulis mendapat tugas mengkonfirmasi media untuk mengupdate data relasi perusahaan dengan menanyakan alamat perusahaan, hari ulang tahun perusahaan, hari ulang tahun Direktur Utama, station manager, dan pemimpin redaksi. Data ini akan digunakan untuk pengembangan relasi perusahaan dengan cara melakukan kunjungan ke relasi perusahaan, menunjukan kepedulian dengan memberi ucapan dan karangan bunga saat relasi maupun pemimpin perusahaan berulang tahun. Hubungan baik yang terpelihara dengan media akan membantu perusahaan memperoleh citra positif perusahaan karena media merupakan sarana untuk mempublikasikan dan memperkenalkan produk perusahaan kepada publik.
60
Penulis tidak mengalami kesulitan yang berarti karena penulis sudah terbiasa menerima telepon yang masuk disertai dengan pembekalan yang telah diberikan oleh Public Relations Manager. j. Mengawasi shooting Talkshow TATV Salah satu program yang dilakukan Public Relations Manager dalam rangka membangun brand awareness dan citra perusahaan yaitu dengan menggandeng televisi lokal (TA TV) di kota Solo yakni program Talkshow Televisi. Program Talkshow sangat efektif karena dapat membangun brand awareness publik mengenai apartment SOLO PARAGON sekaligus membangun citra positif perusahaan serta sarana bagi perusahaan untuk mempromosikan produk - produk yang dimiliki dan menginformasikan kepada publik mengenai perkembangan mega proyek SOLO PARAGON. Dalam program talkshow ini penulis mendapat kesempatan untuk mengawasi langsung proses pengambilan gambar (shooting) dari awal hingga selesai. Pengambilan gambar untuk program talkshow ini dilakukan di kantor pemasaran SOLO PARAGON tepatnya di show unit (contoh unit apartment). Dari kegiatan ini penulis mendapat pengetahuan yang banyak, selain itu penulis juga mengetahui praktek dari teori yang pernah penulis pelajari di bangku perkuliahan. k. Mendisplay Brosur dan News Brosur dan News SOLO PARAGON merupakan media publikasi (house journal) yang dipergunakan divisi Promotion dan Public Relations
61
untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan untuk kalangan terbatas seperti karyawan, relasi bisnis dan customer. News SOLO PARAGON berisi tentang progress pembangunan mega proyek SOLO PARAGON, event dan fotobiz yang diselenggarakan SOLO PARAGON, agenda event serta testimony customer SOLO PARAGON. News ini disediakan hampir di setiap sudut kantor, terutama di tempat – tempat yang sering dikunjungi customer seperti di receptionist, dealing room dan show unit (contoh unit apartment). Tugas yang dilakukan penulis dalam hal ini adalah mengecek dan menyediakan news dan brosur di tempat – tempat tersebut. Tidak ada hambatan yang dihadapi penulis karena tugas ini sangat mudah dilakukan oleh penulis. l. Realisasi kasbon untuk kunjungan visit progress Realisasi kasbon rutin dilakukan Customer Relations Officer (CRO) yang membantu Public Relations Manager dalam melayani customer. Realisasi kasbon dilakukan dalam mempersiapkan berbagai hal dalam memenuhi kebutuhan customer seperti jamuan untuk customer (snack) dan print foto saat customer melakukan kunjungan visit progress yang diadakan setiap hari Sabtu. Dalam hal ini penulis mendapat tugas untuk membantu customer relations officer membuat realisasi kasbon beberapa hari sebelumnya. Dalam melaksanakan tugas ini penulis tidak mengalami hambatan karena sebelumnya penulis telah diajari bagaimana cara membuat realisasi kasbon.
62
m. Membuat dan mengumpulkan data untuk program sms broadcast Dalam mendukung kelancaran Public Relations untuk melakukan pendekatan
dengan
calon
customer,
Public
Relations
Manager
mengadakan program sms broadcast yang berguna untuk memberikan informasi terbaru tentang perusahaan seperti program – program (promo) apa yang sedang berlangsung, event – event yang akan dan sedang diselenggarakan serta tempat pameran yang sedang berlangsung. Dalam menjalankan program sms broadcast ini SOLO PARAGON bekerja sama dengan salah satu provider untuk menyebarkan informasi. Untuk kegiatan ini penulis mendapatkan tugas untuk membuat dan membagikan formulir data calon customer seperti nama, alamat, email, dan nomor telepon kepada masing – masing marketing. Di dalam melaksanakan tugas ini penulis tidak mengalami hambatan karena penulis telah terbiasa dalam membuat laporan dan formulir serta penulis mempunyai hubungan yang baik dengan semua marketing SOLO PARAGON sehingga memudahkan penulis dalam mengerjakan tugas.
D. Kemajuan yang di capai selama magang Kemajuan – kemajuan yang di capai penulis selama melaksanakan kegiatan magang, antara lain : 1. Mengetahui peran penting Public Relations dalam membangun brand awareness dan citra positif perusahaan serta strategi Public Relations
63
dalam maintain relationship dengan berbagai pihak, baik internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. 2. Memahami arti penting kegiatan pemasaran dalam usaha memenuhi kebutuhan dan tujuan – tujuan customer. 3. Mengetahui bagaimana peran Public Relations dalam membantu tugas promosi dan marketing dalam menyampaikan informasi produk yang utuh dan representative dalam memasarkan produk melalui pengembangan relasi. 4. Mengetahui bagaimana kiat – kiat Customer Relations dalam menghadapi dan melayani kebutuhan customer, seperti dalam hal menerima tamu di acara / event – event yang diselenggarakan perusahaan. 5. Memahami kegiatan dan tugas – tugas yang dilaksanakan selama magang dalam membantu kelancaran tugas Public Relations Manager dalam melakukan tugas kegiatan Public Relations.
64
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Pada bagian akhir ini, penulis dapat mengambil kesimpulan dari hasil Kuliah Kerja Media (KKM) yang telah dilaksanakan di PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) yang berjudul “STRATEGI PUBLIC RELATIONS DALAM MAINTAIN CUSTOMER RELATIONSHIP APARTMENT SOLO PARAGON”, yaitu : 1. Customer Relations merupakan manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya (customer) dengan tujuan menumbuhkan awareness customer terhadap brand maupun produk yang ditawarkan serta menciptakan citra positif perusahaan di mata para pelanggannya. 2. Customer Relations PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) harus dapat menjalankan fungsinya dalam mengidentifikasi faktor – faktor yang penting bagi customer, menangani complain customer, membangun rasa percaya dan loyalitas customer terhadap brand / produk yang ditawarkan, mencatat dan mengikuti aspek penjualan serta membuat informasi holistic tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan. 3. Kegiatan – kegiatan Customer Relations diantaranya secara langsung memperhatikan customer dengan cermat agar keinginannya dapat terpenuhi, memberikan perhatian khusus kepada customer serta harus bisa
64
65
menangani keluhan / complain customer dengan baik dan harus ada solusinya. 4. Customer Relations yang handal harus mampu melakukan hubungan komunikasi yang efektif dengan berbagai kalangan publik pada umumnya dan pihak customer khususnya. Peran Customer Relations dalam kegiatan pemasaran, yakni membantu meningkatkan volume penjualan, diantaranya membantu memasarkan produk, menyampaikan informasi produk yang utuh dan representative dalam mencapai target penjualan yang diharapkan melalui pengembangan relasi. 5. manfaat yang didapat penulis dari kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) antara lain : a. Dapat mengetahui aktivitas Public Relations dalam divisi Promosi, terutama dalam membangun brand awareness dan menciptakan citra positif perusahaan serta mengetahui strategi Public Relations dalam maintain customer relationship. b. Sebagai bahan pengembangan mengenai dunia perusahaan tentang bagaimana cara menjalin hubungan yang baik (customer relations) di PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON). c. Sebagai tambahan referensi dalam mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh, khususnya dalam bidang Public Relations. d. Dapat memberikan suatu pembelajaran bagi penulis agar dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik.
66
e. Dapat mengetahui bagaimana kiat – kiat Customer Relations dalam menghadapi dan melayani complain customer SOLO PARAGON. B. Saran Saran yang dapat penulis kemukakan selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) adalah : 1. Customer Relations PT. Sunindo Gapura Prima (SOLO PARAGON) harus dapat lebih meningkatkan pelayanan yang unggul dan memelihara kepercayaan customer demi terciptanya tujuan, kepuasan dan keuntungan bersama. 2. Di dalam menyampaikan informasi yang utuh dan representative kepada publik, seharusnya manajemen membuat kesepakatan informasi apa yang akan dipublikasikan dan bersumber dari satu pihak sehingga informasi yang publik / customer terima memang benar adanya dan publik tidak binggung dengan informasi yang diberikan. 3. Dalam pengembangan pengetahuan dan kemampuan mahasiswa melalui penerapan ilmu dan mempersiapkan pekerja profesional khususnya dibidang Public Relations, maka program Diploma III Komunikasi Terapan Universitas Sebelas Maret Surakarta dalam hal ini diharapkan dapat menyediakan fasilitas – fasilitas yang dapat menunjang kegiatan Public Relations. 4. Lebih meningkatkan kinerja Panitia Kuliah Kerja Media (KKM), agar kegiatan KKM berjalan dengan lancar dan peserta KKM tidak mengalami
67
hambatan dalam mencari Instansi magang karena informasi yang diberikan Panitia KKM sangat berguna.
68
DAFTAR PUSTAKA
Abdurrachman, Oemi. 2001. Dasar- Dasar Public Relations. Bandung : Citra Aditya Bakti.
Bonar, S. K. 1977. Hubungan Masyarakat, Public Relations Modern, cetakan kedua. Jakarta : P.T. Soeroengan.
Effendy, Onong Uchjana. 1989. Human Relations & Public Relations dalam management. Bandung : Mandar Maju.
Rachmadi, F. 1993. Public Relations dalam Teori & Praktek, Aplikasi dalam Badan Usaha Swasta & Lembaga Pemerintah. Jakarta : PT. Galamedia Pustaka Utama.
Ruslan, Rosady. 2001. Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi, Edisi Revisi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2004. Dasar – Dasar Public Relations. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
