STANDAR SISTIM PENGAMANAN HOTEL NON-BINTANG DAN RESTORAN No Uraian Elemem/ aspek dan kreteria sistem menejemen pengamanan akomodasi pariwisata ( KETERANGAN) A 1
KOMITMEN a. Terdapat kebijakan yang sudah disahkan oleh Menejemen b. Sosialisasi kebijakan kepada karyawan, vendor dan mitra kerja usaha
2
Struktur, Tanggung jawab dan Wewenang a. Penetapan Penanggung jawab Pengamanan dalam struktur organisasi b. Pimpinan unit bertanggung jawab terhadap kinerja pengamanan c. Karyawan dan mitra kerja bertanggung jawab terhadap pengamanan
3
Manual SMP a. Terdapat manual SMP yang telah teregister/ tercatat b. Menual SMP mudah didapat dan dipahami oleh seluruh karyawan, tamu dan mitra kerja
B 1
PERENCANAAN Peraturan perundangan dan peraturan lainnya a. Terdapat prosudur yang teregistrasi dan terdokumentasi khususnya perundangan / peraturan yang terkait SMP b. Ada penanggung jawab untuk untuk memelihara dan mendistribusikan prosudur, peraturan, perundangan, standar, pedoman teknis dan peraturan lainnya
2
Identifikasi Potensi gangguan, ancaman dan pengendalian a. Terdapat prosudur terdokumentasi terkait identifikasi gangguan, ancaman, penilaian dan pengendalian resiko keamanan
Ada/ tidak
FOH
BOH
Security
Generik / Manaje men
b. Penunjukan karyawan yang berkompeten dalam identifikasi potensi gangguan, ancaman, penilaian dan pengendalian resiko keamanan 3
Tujuan dan Sasaran a. Terdapat penetapan rujuan pengamanan b. Terdapat penetapan sasaran pengamanan
4
Program Pengamanan a. Program pengamanan disusun berdasarkan identifikasi potensi gangguan, penilaian pengendalian resiko dan peraturan per undang- undangan serta informasi keamanan lainnya baik dari dalam maupun dari luar usaha akomodasi pariwisata dan restoran b. Program pengamanan menetapkan prioritas serta menyediakan serta menyediakan sumber daya yang dibutuhkan c. Program keamanan mencakup program pengamanan acara khusus/ kondisi tertentu d. Program pengamanan harus sejalan dengan program menejemen
C 1
PENERAPAN Pelatihan Kompetensi dan Kesadaran a. Analisa kebutuhan pelatihan pengamanan telah ditetapkan sesuai posisi pekerjaan yang ada b. Rencana pelatihan pengamanan bagi semua tingkatan telah disusun dan dilaksanakan c. Jenis pelatihan pengamanan yang dilakukan harus disesuaikan dengan kebutuhan untuk pengendalian potensi ancaman d. Pelatihan kemampuan personil satuan pengamanan untuk tingkat pimpinan dan
pelaksana harus sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku e. Pelatihan dilakukan oleh orang/ badan yang berkompeten dan berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku f.
Terdapat fasilitas dan sumber daya memadai untuk pelaksanaan pelatihan yang efektif
g. Pengelola mendokumentasikan dan menyimpan catatan seluruh pelatihan yang dilaksanakan h. Program pelatihan ditinjau secara teratur/ berkala untuk menjamin agar tetap relevan dan efektif
2
i.
Pengelola memberikan pelatihan penyegaran kepada semua karyawan minimal satu tahun sekali
j.
Terdapat prosedur untuk menjamin kompetensi karyawan dalam melaksanakan fungsinya dan prosedur yang membuat karyawan peduli terhadap kewajiban dan tanggung jawab pengamanan
Komunikasi, konsultasi dan partisipasi a. Informasi mengenai ketentuan keamanan disebar luaskan secara sistimatis kepada seluruh karyawan, tamu dan mitra kerja (berarti tidak bersifat rahasia) b. Terdapat prosedur untuk melaksanakan koordinasi, komunikasi, konsultasi masalah keamanan secara internal dan eksternal c. Terdapat pelaksanaan koordinasi, komunikasi, konsultasi masalah keamanan sesuai prosedur minimal dua bulan sekali dan terdokumentasi d. Usaha akomodasi dan restoran terlibat
aktif dalam forum kemitraan polisi dan masyarakat (FKPM), CSR, Community development 3
4
Perjanjian kontrak Terdapat prosedur terdokumentasi untuk mengidentifikasi kemampuan menyediakan jaminan keamanan sesuai permintaan pelanggan Pengendalian dokumen a. Terdapat prosedur pengendalian dokumen dan daftar induk seluruh dokumen yang mencantumkan status dari setiap dokumen tersebut, dalam upaya mencegah penyalah gunaan dokumen yang using (usang kali), b. Dokumen SMP mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran atau tanggal modifikasi c. Penerimaan distribusi dokumen tercantum dalam dokumen tersebut d. Dokumen induk SMP edisi terbaru disimpan secara sistimatis pada tempat yang ditentukan e. Dokumen SMP yang sudah direvisi segera disingkirkan dari penggunaannya sedangkan dokumen usang yang disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda khusus f.
Terdapat system untuk membuat, menyetujui perubahan dokumen SMP dan perubahan tersebut tercantum dalam dokumen atau lampirannya
g. Terdapat prosedur pengendalian resiko keamanan dan ditinjau secara periodic, termasuk dokumen Pembelian dan Pemindahan Barang, Tugas-tugas Berbahaya, Gudang, FB Kitchen dan Service, Akunting, House Keeping, Engginering, IT 5
Pembelian Barang dan Jasa a. Persyaratan keamanan dievaluasi dan
menjadi pertimbangan dan seleksi pembelian b. Barang dan jasa dibeli dan diperiksa kesesuaiannya dengan spesifikasi pembelian 6
Pengendalian Operasional, Personil dan Infrastruktur a. Terdapat prosedur dan penerapan mekanisme penelusuran latar belakang (back round check) kepada seluruh karyawan b. Hasil penelusuran latar belakang dilakukan peninjauan ulang dan pemutahiran data sekurang-kurangnya 3 tahun sekali c. Terdapat pos jaga yang diisi personil pengamanan 2 (dua) orang beserta kelengkapannya di setiap pintu masuk d. Terdapat perbedaan pintu masuk untuk tamu, karyawan dan mitra kerja e. Seluruh tamu, karyawan dan mitra kerja diidentifikasi dan dicatat dengan menyimpan salinan identitas diri f.
Terdapat prosedur dan penerapan pemeriksaan minimal 2 tahap terdapat tas/barang bawaan tamu, karyawan dan mitra kerja
g. Terdapat SOP pemeriksaan keluar masuk kendaraan, karyawan, mitra kerja dan daftar nomor telepon penting (Kepolisian, SPKT Polda Bali, PMK, GM dsb) dikantor Security dan pos-pos h. Tersedia peralatan keamanan berupa cermin periksa min 1 unit, deteksi logam 2 unit di pintu masuk hotel i.
Terdapat prosedur pemeriksaan apabila kehilangan tenaga listrik serta prosedur pengamanan computer
j.
Terdapat system ijin kerja untuk pekerjaan yang dilakukan pihak ketiga
k. Kendaraan yang keluar masuk area usaha akomodasi pariwisata dan restoran diperiksa, diidentifikasi dan dicatat l.
Terdapat struktur organisasi security, uraian tugas tata tertib administrasi, pengaturan tugas personel pengamanan dan jadwal patroli
m. Personel satuan pengamanan minimal berpendidikan umum SMA atau sederajat n. Personel satuan pengamanan harus memiliki sertifikat pelatihan minimal binlat Polres o. Supervisor / Kepala Regu keatas harus memiliki sertifikat pelatihan minimal Gada Pratama p. Manager Satuan pengamanan/ Chief Security/ sederajat harus memiliki Sertifikat minimal Gada Pratama/ Madya q. Personel pengamanan menggunakan seragam sesuai peraturan kepolisian (putih biru siang hari, biru-bitu malam hari) r.
Supervisor / Kepala Regu keatas memiliki pengalaman minimal 1-2 tahun di bidang pengamanan
s. Untuk usaha akomodasi yang menyadang predikat melati harus memiliki satuan pengamanan yang dapat mengcover 3 shift jaga ditambah supervisor & Chief security t.
Untuk usaha akomodasi yang memiliki jumlah kamar lebih dari 200, jumlah personel satuan pengamanan terdiri dari : anggota sekurang-kurangnya 10 % dari jumlah kamar dan 1 orang manager, 2 orang asisten, 3 orang supervisor
u. Kepatuhan terhadap persyaratan
perijinan, lisensi, dan kualifikasi sesuai dengan peraturan perundangan untuk operasional hotel dan tugas pengamanan v. Terdapat penilaian resiko lingkungan kerja untuk daerah-daerah yang memerlukan pembatasan ijin masuk serta penerapan untuk pengendaliannya (ruang IT, ruang Genset, ruangmonitor cctv, dll) w. Terdapat prosedur penanganan unjuk rasa x. Tersedianya peralatan kamera cctv sekurang-kurangnya di setiap lantai, di lobby, di lokasi parker, di pintu masuk, di gudang, dan dipagar pembatas, untuk di luar ruangan agar berinfra red y. Server penyimpanan data cctv (masa penyimpanannya 30 hari) ditempatkan di ruang khusus dan fasilitas monitor sekurang-kurangnya ditempatkan di ruang satuan pengamanan dan (kalau memungkinkan) satu monitor ditempatkan di kepolisian daerah z. Tersedia peralatan keamanan untuk tamu berupa kotak penyimpanan barang berharga setiap kamar dan kinci ganda disetiap pintu kamar aa. Terdapat prosedur pengendalian kunci kamar dan ruang-ruang khusus bb. Terdapat locker room dan locker cabinet untuk karyawan cc. Sarana peralatan kegiatan operasi memiliki sertifikat yang masih berlaku sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan dan standar dd. Gerbang memasuki area dan tempat parkir minimal 30 meter dari pintu masuk gedung ee. Sarana penerangan cukup memadai sesuai luas area termasuk area pembatas
dengan lingkungan luar ff. Terdapat pemasangan rambu-rambu lalu lintas sesuai kebutuhan gg. Perlengkpan yang harus dimiliki personel satuan pengamanan pada saat bertugas adalah 1 unit tongkat polri, 1 unit borgol, 1 unit lampu senter, 1 unit peluit dan 1 unit alat komunikasi digunakan secara benar dan berfungsi dengan baik hh. Terdapat radio komuniksi yang terhubung langsung dengan kepolisian dan unit satwa (K-9) sebagai sarana pengamanan ii. Terdapat prosedur reaksi dan pengendalian apabila terdapat insiden dan kecelakaan jj. Terdapat prosedur pengendalian potensi keracunan dalam fungsi penyedia makanan kk. Terdapat prosedur pengendalian potensi kehilangan barang-barang pada saat penggunaan dan pengolahan disetiap fungsi yang ada ll. Terdapat prosedur untuk melakukan pengendalian limbah 7
Kesiapan Untuk Penanganan & Pemulihan Keadaan Darurat a. Tim, prosedur dan identifikasi keadaan darurat yang potensial berupa kebakaran, ancaman bom, gempa bumi, tsunami dan teroris telah dibentuk dan diinformasikan agar diketahui oleh seluruh orang yang ada di tempat kerja b. Tim keadaan darurat diberikan pelatihan khusus seluruh karyawan mendapat pelatihan penanganan keadaan darurat c. Terdapat prosedur penutupan kebakaran/kedaruratan d. Terdapat daftar pemeriksaan setelah
terjadi kebakaran/ kedaruratan lainnya, terdapat lembar laporan kejadian kedaruratan dan terdapat lembar laporan alarm kebakaran semu e. Instruksi/ prosedur keadaan darurat dan hubungan keadaan darurat diperlihatkan secara jelas dan menyolok serta diketahui oleh seluruh tamu, karyawan dan mitra kerja f.
Prosedur dan peralatan, system tanda bahaya keadaan darurat disediakan, diperiksa, diuji dan dipelihara secara berkala sesuai dengan peraturan per UU an, standard an pedoman teknis yang relevan dan ditempatkan di lokasi strategis serta tidak terhalang apapun
g. Jenis peralatan keadaan darurat adalah alat pemadaman api ringan (PMK) 1 unit per 15 meter (3.5 kg), Hydrant 1 unit per lantai gedung, Hydrant 1 unit per gudang, deteksi panas 1 unit per kamar, 1 unit senter (flash light) per kamar, instalasi fire alarm untuk keseluruhan alat deteksi, generator listrik cadangan, dan tombol emergency yang terkoneksi ke unit pelayanan spectral terpadu (SPKT) Polda Bali h. Usaha Akomodasi dan restoran memiliki jaringan komunikasi dengan paramedic dan klinik terdekat selama 24 jam i.
Usaha Akomodasi pariwisata dan restoran telah mengevaluasi alat P3K dan menjamin bahwa alat P3K yang ada memenuhi peraturan Per UU an, standar pedoman teknis. Standar Min atau Medium.
j.
Petugas P3K dan penyelamat telah ditunjuk dan dilatih sesuai dengan peraturan Per UU an
k. Pengelola menyediakan peralatan penyelamatan berupa : 3 unit pelampung per kolam renang, 1 unit Rescue boat dan 5 unit life jacket untuk dipantai, 2 unit tali
panjat, 1 unit jaring untuk bangunan bertingkat l.
D 1
Prosedur untuk pemulihan kondisi normal telah ditetapkan dan dapat diterapkan sesegera mungkin setelah terjadinya keadaan darurat
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN Pemantauan Potensi Gangguan a. Ispeksi terhadap tempat kerja dan cara kerja dilaksanakan secara teratur b. Inspeksi dilaksanakan oleh personil yang berkompeten dan berwenang c. Inspeksi mencari masukan dari karyawan yang melakukan tugas di tempat yang di inspeksi d. Daftar periksa (check list) tempat kerja telah disusun untuk digunakan pada saat inspeksi e. Terdapat alat atau mekanisme untuk memastikan personil telah melaksanakan inspeksi sesuai dengan yang ditetapkan f.
Laporan inspeksi berisi rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan diajukan kepada pengelola sesuai dengan kebutuhan
g. Pengelola menetapkan penanggung jawab untuk pelaksanaan tindakan perbaikan dari hasil laporan inspeksi h. Tindakan perbaikan dari hasil laporan inspeksi dipantau untuk menentukan efektifitasnya 2
Pengukuran Pencapaian Sasaran dan Program Kerja a. Pengukuran pencapaian sasaran serta program kerja dilaksanakan secara teratur dan hasilnya di dokumentasikan b. Tindak lanjut dari hasil pemantauan sasaran dan program kerja yang tidak
tercapai sesuai rencana c. Pelaksanaan tindak lanjut dipantau dan dinilai efektifitasnya 3
Pelaporan a. Terdapat pelaporan pelaksanaan kegiatan pengamanan bulanan b. Kinerja pengamanan termuat dalam laporan tahunan usaha akomodasi Pariwisata dan restoran atau laporan lain yang setingkat c. Terdapat prosedur pelaporan gangguan kamtibnas dan prosedur yang diketahui oleh seluruh karyawan d. Terdapat prosedur terdokumentasi yang menjamin bahwa semua gangguan dan ancaman ditempat kerja dicatat dan dilaporkan e. Usaha akomodasi pariwisata dan restoran mempunyai prosedur pemeriksaan dan pengkajian gangguan dan ancaman f.
Pemeriksaan dan pengkajian gangguan dan ancaman dilakukan oleh personil yang berkompeten atau pihak lain yang berwenang
g. Laporan pemeriksaan dan pengkajian berisi tentang sebab dan akibat serta rekomendasi/ saran dan jadwal waktu pelaksanaan usaha perbaikan h. Penanggung jawab untuk melaksakan tindakan perbaikan atas laporan pemeriksaan dan pengkajian telah ditetapkan i.
4
Pelaksanaan tindakan perbaikan dipantau, dan dipastikan efektifitasnya serta di dokumentasikan
Penanganan Masalah Terdapat prosedur untuk menangani masalah keamanan yang timbul dan berhubungan
5
dengan pelanggaran hukum dan disiplin Pengumpulan dan Pengendalian Catatan dan Data Keamanan a. Pengelola usaha akomodasi pariwisata dan restoran telah mendokumentasikan dan menerapkan prosedur pelaksanaan identifikasi, pengumpulan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan catatan pengamanan b. Terdapat prosedur yang menetapkan persyaratan untuk menjaga kerahasiaan dokumen c. Data gangguan yang dikumpulkan sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan dianalisa dan di evaluasi
6
Audit Internal SMP a. Audit Internal SMP yang terjadwal dilaksanakan untuk memeriksa kesesuaian kegiatan perencanaan dan untuk menentukan efektifitas kegiatan berikut b. Audit Internal SMP dilakukan oleh personil yang berwenang dan kompeten c. Hasil Audit dilaporkan kepada pengelola akomodasi pariwisata dan restoran untuk dilakukan tindakan perbaikan
E
EVALUASI KINERJA SMP a. Evaluasi terhadap penerapan SMP meliputi kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi telah dilakukan, dicatat dan di dokumentasikan b. Hasil evaluasi tersebut digunakan sebagai dasar membuat perencanaan dalam rangka peningkatan kinerja pengamanan
