STAKEHOLDERS ZÁJMOVÉ SKUPINY

„STAKEHOLDERS“ ZÁJMOVÉ SKUPINY Workshop – seminář stručná verze

Ing. Vladimír Volko

Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Zájmové skupiny = osoby nebo skupiny zainteresované v projektu / procesu / zakázce …

– podporují projekt – mají neutrální vztah k projektu – vystupují proti projektu


Zájmové skupiny • osoby, které se přímo neúčastní projektu, ale jejichž aktivity budou projektem nějak dotčeny • uživatelé nových systémů, lidé v novém oddělení po reorganizaci, manažeři a dělníci v nových procesech, ale i ti kteří budou po změnách v organizaci nadbyteční! • je rolí manažera a sponzora projektu zajistit, aby všechny zájmové skupiny byly zapojeny do projektu a aby byl dosažen konsensus dříve než se projekt „nastartuje“! Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Příklady zájmových skupin (stakeholders) • Project manager – jedinec odpovědný za řízení projektu • Zákazník – jedinec nebo organizace, která bude používat produkt projektu. Může existovat několik vrstev zákazníků. Např. zákazníci pro nový farmaceutický produkt zahrnují doktory, kteří ho předepisují, pacienty, kteří ho užívají, a pojišťovny, které ho proplácejí.

• Zúčastněná organizace – podnik, jehož zaměstnanci jsou nejvíce přímo zapojeni do prací na projektu.

• Sponzor – jednotlivec nebo skupina v rámci zúčastněné

organizace, kteří poskytují projektu finanční zdroje, hotově (cash), nebo materiálově (in kind).


Práce se zájmovými skupinami • Nikdy nepodceňujte schopnost zájmových skupin zničit i ty vaše nejlepší plány! • Role komunikace se „stakeholders“

– nadměrná – utopí se v ní / nebudou to ani číst – nedostatečná – projekt/aktivita bude mít u nich nižší prioritu než si přejete

• Plán formální komunikace + „sledované chování“ Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Stakeholders diagram

Mapování vlivu zájmových skupin – KROK 1 • Pomocí brainstormingu stanovte, kdo jsou vaši „stakeholders“. • Napište jednotlivé „stakeholders“ na karitičky a přilepte je na flip chart nebo tabuli. • „Stakeholders“ mohou být jednotlivci nebo skupiny



Mapování vlivu zájmových skupin – KROK 2 • Seskupte „stakeholders“ do skupin založených na podobných potřebách nebo dopadu z projektu. • Racionalizujte seznam „stakeholders“, pokud je to možné. • Pokud to nelze provést bez ztráty zásadních informací, ponechte seznam „jak je“. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.


Mapování vlivu zájmových skupin – KROK 3 a • Definujte roli každého „stakeholdera“ • Role:

– Rozhoduje – tento stakeholder je potřebný v rozhodování týkající se projektu – Ovlivňuje – tento stakeholder má vliv na projekt a/nebo na ty, kdo rozhodují – Hráč – tento stakeholder je potřebný v hraní určité role v projektu (např. poskytuje zdroje, zařízení nebo čas na přezkoumání) – Souhlasí – souhlas tohoto stakeholdera je vyžadován v projektu, aby mohl být projekt úspěšný Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.


Mapování vlivu zájmových skupin – KROK 3 b

• Vezměte jednoho stakeholdera po druhém a pro každého stakeholdera na jednom flipchartu zodpovězte tyto otázky: • Jaký je vliv této osoby / skupiny v projektu: – – – –

Je potřebný k obstarání zdrojů? Je jím přímo ovlivněn? Je jím nepřímo ovlivněn? Je jím neovlivněn, ale má ho pravomoc ovlivnit, pokud bude chtít?

• Jaká je jeho role? • Má pozitivní, neutrální nebo negativní postoj vůči projektu? Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.


Mapování vlivu zájmových skupin – KROK 4

• Zapište „sebe“ do oválu uprostřed tabule. • Uspořádejte stakeholdery na tabuli okolo „sebe“ a propojte je se „sebou“ úsečkou. • Použijte jednoduchou nebo slabou čáru pro slabé propojení a dvojitou nebo silnou čáru pro silné propojení. • Použíjte +, – nebo 0 k označení postoje k projektu: pozitivní, negativní, neutrální. • Neznáte-li postoj, použijte „?“ . • Tato mapa znázorňuje stakeholdry, na které máte přímý vliv. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.



• Zapište zbytek stakeholderů do rámečků okolo okrajů tabule. • Použijte symboly +, – ,0 k označení postoje. • Použijte „?“, pokud postoj neznáte.




• Zapište na tabuli jména ostatních, na které máte vliv, ale kteří mají také vliv na jednoho nebo více stakeholderů. • Nyní máte „stakeholder influence diagram“ (=diagram vlivu zájmových skupin). • Můžete ho využít v rozhodování o nejlepším ovlivňování jednotlivých stakeholderů. • Můžete je ovlivňovat osobně, nebo může být efektivnější to delegovat na někoho jiného. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Příklad diagramu Vysvětlivky: D – decision maker (rozhoduje) I – influencer (ovlivňuje) P – player (hráč) C – content (souhlasí) Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Výsledky diagramu vlivu zájmových skupin • Pokud jde o stakeholdery, kteří mají k projektu negativní nebo neutrální postoj, potřebujete je oslovit. • U těch stakeholderů, kde je čára vlivu velmi dlouhá nebo chybí ji musíte zkrátit, abyste získali vliv na daného člověka. • U těch stakeholders, kde neznáte postoje, je musíte zjistit Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Plánování komunikace se „stakeholders“ 1 1. Zpracujte pomocí brainstormingu následující položky pro každého stakeholdera:

– zprávy/sdělení, které chcete, aby obdržel – možné metody/média nebo lidi, které můžete použít ke komunikaci s nimi – frekvenci komunikace


Plánování komunikace se „stakeholders“ 2 2. Na velký papír (flip) uveďte všechny stakeholdery (na horní část flipu) 3. Rozhodněte, kdo by měl obdržet standardní pravidelnou zprávy u postupu. •

Označte takového stakeholdera hvězdičkou u jeho jména

4. Pomocí brainstormingu určete možné komunikace směrem k stakeholderům. • •

Napište každou na „lepicí kartičku Umístěte je po levé straně tabulky v chronologickém pořadí Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Plánování komunikace se „stakeholders“ 3 5. Na menší „lepicí kartičky“ přidejte „značku“ k označení dané komunikace s jednotlivým stakeholderem. 6. Přezkoumejte jak často obdrží každý stakeholder zprávu. • • •

Je to příliš často? Je to dostatečně často? Přemísťujte kartičky dokud nevytvoříte plán, na kterém se shodne celý tým. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Plánování komunikace se „stakeholders“ 4 7. Přeneste klíčové komunikace do svého harmonogramu a „zafixujte“ plán na tabuli/flip tím, že ho přepíšete (namísto odpadávajících lepítek). • Nedělejte si starosti s tím, že nejste schopni vidět daleko do budoucnosti. Cílem je ujistit se, že jste zvážili, s kým potřebujete komunikovat, kdy a jak. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Plánování komunikace se „stakeholders“ 5 Datum

Sponzor

Úvodní zpráva

1.3.02

x

Zpráva o týmu

12.3.02

x

Záznam A

Výkonný Strategický Finanční Vedoucí ředitel ředitel ředitel oddělení x

x

14.3.02

x

x

Záznam B

21.4.02

x

x

Prezentace

4.4.02

x

x

x x

Příklad tabulky sledování komunikace s klíčovými „stakeholdery“. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

Sledování („tracking“) • Využitím stejného výstupu (tabulky) zaznamenejte komunikace, které proběhly s jejich datem na levé straně a značkami v relevantních sloupcích. • Snadno z tohoto dokumentu získáte přehled o tom, „koho jste propásli“. • Poté můžete vypracovat formální plán a přidat dodatečné komunikace, jsou-li potřebné. • Měli byste také vědět, vypadají-li racionálně a mají-li patřičnou posloupnost vzhledem k těm, kteří je obdrží. Dům techniky Ostrava, spol. s r. o.

STAKEHOLDERS ZÁJMOVÉ SKUPINY

Recommend Documents