N_SD / VŠFS / LS 2015 / DS Tematický blok 1
Současná legislativa v ČR a správa dokumentů u VPP
1. Shrnutí vývoje hlavní platné legislativy o správě dokumentů v ČR v současnosti (2000 – 2015): 1.1 Období před přijetím nového ZoA: - Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví = historicky 1. archivní zákon v českých zemích - Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu (ZoEP) - Zákon č. 440/2004 Sb. = novelizace ZoEP nová autentizace: elektronická značka - Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí ZoEP (zrušeno k 1. 7. 2012) - Vyhláška č. 496/2004 Sb., o e-podatelnách (zrušeno k 1. 7. 2012)
1.2 Období po přijetí nového ZoA = subjekty z veřejného a soukromého sektoru, nová pravidla pro spisovou službu -
Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě (ZoA) = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od 1. 1. 2005) -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru a archiválie -příloha č. 3: Archiválie, které se zařazují do I. kategorie (od 1. 7. 2012 zrušeno) -příloha č. 4: přehled SOkA jako vnitřních organizačních jednotek SOA
-
2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (platnost od 1. 1. 2005) č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu SSL (platnost od 1. 1. 2005)
- Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 1
1.3 Legislativa archivní a spisové služby implementuje e-dokumenty (od 1. 7. 2009): - novela ZoA č. 190/2009 Sb. (platnost od 1. 7. 2009) + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 192/2009 Sb. = novela vyhlášky č. 645/2004 Sb. (ve znění pozdějších předpisů) – platnost od 1. 7. 2009 č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (z důvodu zásadních změn nahradila dosavadní vyhlášku č. 646/2004 Sb.) – platnost od 1. 7. 2009 - přechodné období k plné realizaci úpravy SSL a ASL pro určené původce nejpozději do 1. 7. 2012 ! - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. – platnost od 1. 7. 2009 - Vyhláška č. 193/2009 Sb., o konverzi e-dokumentů preferovaný formát PDF/A na vstupu a na výstupu z autorizované konverze e-dokumentů - Vyhláška č. 194/2009 Sb., o informačním systému DS preferovaný formát PDF/A + po její novelizaci v roce 2010 = rozšíření počtu datových formátů včetně formátu ISDOC - NSESSSSL (původní platnost od 1. 7. 2009, novelizace k 1. 1. 2011) – přechodné období k plné realizaci pro určené původce nejpozději do 1. 7. 2012 - Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě preferovaný formát PDF/A (+ ISDOC)
- Vyhláška č. 9/2011 Sb., kterou se stanoví podrobné podmínky týkající se enástrojů při zadávání veřejných zakázek preferovaný formát PDF/A
1.4 Legislativa archivní a spisové služby mj. zejména implementuje pravidla pro dlouhodobé ukládání („archivaci“) e-dokumentů / e-archiválií (od 1. 7. 2012): - Zákon č. 167/2012 Sb. (novela ZoA) – platnost od 1. 7. 2012 + včetně další novelizace ZoEP = povinná aplikace ustanovení Rozhodnutí Evropské komise 2011/130/EU o tzv. referenčních datových formátech ETSI - Vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti UEP – platnost od 1. 7. 2012 - Novelizovaný Národní standard pro ERMS (NSESSSL) – platnost od 11. 7. 2012 - Vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání DgA – platnost od 16. 7. 2012 2
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o SSL (VoSSL) - platnost od 1. 8. 2012 - poslední (nové) vyhlášení úplného znění ZoA: zákon č. 329/2012 Sb. - Zákon č. 502/2012 Sb.: novelizace zákona č. 235/20045 Sb. o DPH → zrovnoprávnění elektronické a papírové faktury, nová pravidla pro správu účetních dokumentů (s platností od 1. 1. 2013)
1.5 V souvislosti s přípravou nového občanského zákoníku vstoupily k 1.1.2014 v platnost: -
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník §75a, odst.2 zákona č. 513/1991 Sb. X §207 zákona č. 89/2012 Sb. – změna v povinnostech likvidátora
-
Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích): o ve lhůtě do 30.6.2014 přizpůsobení ustanovení svých společenských smluv o k 1.1.2014 povinnost zveřejnění pro a.s. svých informací ze sbírky listin OR dálkovým způsobem (webové stránky) o k 1.1.2014 stejná povinnost též pro spol. s r. o.
-
Zákon č. 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím rekodifikace soukromého práva, mj.
část 5: změna zákona č. 455/1991 Sb. (živnostenský zákon) §13 Pokračování v provozování živnosti při úmrtí podnikatele část 10: změna zákona č. 358/1992 Sb. (notářský řád) zpřesnění a nová pravidla pro vedení evidencí a dokumentů notářů část 56: změna ZoA (zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů) §3, odst.2: místo „občanských sdružení“ nově „spolky“ + dtto Příloha č. 2 ZoA -
Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících PO a FO (zákon o veřejných rejstřících) zpřísnění povinností při neplnění povinnosti ukládat účetní závěrky do sbírky listin OR + zůstává v platnosti ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, o sankcích FÚ v případě nezveřejnění účetní závěrky a výroční zprávy – vč. Sankcí
-
Zákonné opatření Senátu ČR č. 344/2013 Sb., o změně daňových zákonů v souvislosti s rekodifikací soukromého práva a o změně některých zákonů (platnost od 1. 1. 2014) - §§69, 69a, 69b, 71 daňového řádu: tzv. daňová informační schránka + daňový portál
3
1.6 Poslední novelizace ZoA a VoSSL: - Zákon č. 56/2014 Sb., kterým se mění ZoA č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (poslední novela ZoA ke dni 20. 3. 2014): - §3, nový odst,4 = povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií pro podnikatele, kteří provozují koncesovanou živnost „vedení spisovny“ - §49, odst.1 = posílení kontroly podnikatelů, kteří provozují koncesovanou živnost „vedení spisovny“ ze strany příslušného SOA - §72, odst.2: místo „archivního inspektora“ nově „kontrolující“ - Příloha č.1 ZoA pro SPP se zrušuje povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií „zápisů z porad vedení“ + „dokumentů o výrobních programech“ + „dokumentů o oceňování výrobků“ - Vyhláška č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (s platností od 1. 1. 2015)
2. Veřejnoprávní původci (VPP) - §3 odst. 1 ZoA: OSS ozbrojené síly + bezpečnostní sbory SPO SP ÚSC + jejich OS + jimi zřízené PO VŠ školy (mimo MŠ, výchovná, ubytovací a stravovací zařízení) zdravotní pojišťovny v. v. i. PO zřízené zákonem
4
2.1 „určení původci“ = subjekty, které jsou povinny podle §63 odst. 1 ZoA vést SSL: - VPP podle §3, odst. 1 ZoA mimo ÚSC (+ mimo jejich organizací), škol a ostatních obcí bez přenesené působnosti: OSS ozbrojené síly + bezpečnostní sbory SPO SP VŠ zdravotní pojišťovny v. v. i. PO zřízené zákonem -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností
2.2 „orgány veřejné moci“ (OVM) – podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence – výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -organizační složky státu (OSS) -územní samosprávné celky - ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (Hospodářská komora apod.) -notáři a soudní exekutoři 5
3. Spisová služba (SSL): 3.1 Rozsah vedení SSL určení původci
- výkon SSL v plném rozsahu (všichni kromě viz níže) všechna příslušná ustanovení v ZoA a ve vyhlášce č. 259/2012 Sb. - výkon v omezeném rozsahu (subjekty podřízené VÚSC, školy, obce bez pověřené působnosti) ne povinnost vydat spisový a skartační řád + ne ustanovení ZoA o umístění spisovny
3.2 Způsob vedení SSL - určení původci s plným rozsahem vedení SSL (kromě SP, VVI): vykonávají SSL v elektronické podobě (ERMS) → podle Národního standardu - určení původci s omezeným rozsahem vedení SSL (+ SP a VVI): vykonávají SSL buď: - v elektronické podobě (viz Národní standard pro ERMS), nebo - v listinné podobě. 3.3 Praktická podoba SSL
- manuálně vedená automatizovaná kombinace obou systémů
-
Kvalitní SSL = 3 hlavní pilíře: 1/ jednoznačná identifikace dokumentů 2/ důsledné zachycení a sledování pohybu dokumentů 3/ centralizace vedení SSL
3.4 Základní organizační normy pro vedení SSL -
Spisový řád → povinnost jeho vydání pro „určené původce“!
-
Spisový a skartační plán každý typ dokumentu má vyznačen
→ spisový znak → skartační znak
-
→ skartační lhůtu
6
4. Uchovávání dokumentů a výběr archiválií
- spisovny a další typy úložišť / správní archivy Příloha č. 2 k zákonu č. 499/2004 Sb. Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie 1. Zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních 2. Zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích a) orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních, b) justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, c) státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací, d) obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců, e) družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, f) všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, g) politických stran, politických hnutí, spolků, ústavů, odborových organizací a organizací zaměstnavatelů, 3. Mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně 4. Dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí 5. Dokumentace významných staveb 6. Kroniky 7. Matriky narozených, oddaných, registrovaných partnerů, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a spolků, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství 8. Roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky 9. Historické sčítací archy obyvatelstva 10. Soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lidských práv a svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů 11. Osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života 12. Rukopisy významných literárních děl 13. Podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby 14. Privatizační projekty 15. Rehabilitační spisy 16. Třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách 17. Dokumenty vzniklé z činnosti bezpečnostních složek v období komunistického totalitního režimu 7
18. Originální negativy, duplikační kopie a duplikační negativy hraných, dokumentárních a animovaných filmů 19. Dokumenty, které obsahují zásadní informace o a) životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, b) strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, c) měnové politice, d) majetkoprávních poměrech a jejich změnách, o konfiskacích a restitucích majetku, e) právní úpravě mezinárodních vztahů, f) tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, g) státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a dělení obcí, h) vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a pomoci v hmotné nouzi a úrovně bydlení, i) vývoji a stavu vědy a techniky, j) vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, k) vývoji a stavu dopravy a spojů, l) územním plánování, m) zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, n) geologických a půdních průzkumech, o) technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, p) kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, q) životě a díle významných osobností, r) volebních výsledcích a výsledcích referend, s) členství v mezinárodních organizacích.
5. Předávání archiválií do archivů od VPP
- povinně do veřejných archivů (pokud nemají vlastní akreditovaný archiv),
- Projekt NDA (nové kompetence NA) ??? - Pravidla pro fungování digitálního archivu (akreditace) – metodika MV - Národní portál pro předávání a zpřístupňování archiválií v digitální podobě (viz projekt NDA) → metodická pomoc: viz www.nacr.cz
8
