Sjabloon voor het jaarverslag 2013 een zorginstelling
Jaarverslag 2014
0|
Inhoud
0|
Inhoud..................................................................................................................................... 2
1|
Voorwoord .............................................................................................................................. 3
2|
Profiel van de organisatie......................................................................................................... 3 2.1.
Algemene identificatiegegevens ........................................................................................................ 3
2.2.
Structuur van het concern .................................................................................................................. 4
2.3.
Kerngegevens ..................................................................................................................................... 4
2.4
Samenwerkingsrelaties....................................................................................................................... 5
3|
Bestuur, toezicht en medezeggenschap .................................................................................... 6 3.1.
Normen voor goed bestuur ................................................................................................................ 6
3.2.
Raad van Bestuur / Directie ................................................................................................................ 6
3.3.
Toezichthouder (Raad van Toezicht) .................................................................................................. 7
3.4.
Medezeggenschaporganen ..............................................................................................................10
4|
Algemeen beleid .................................................................................................................... 11 4.1.
Visie, strategie en meerjarenbeleid .................................................................................................11
4.2.
Algemeen beleid in het verslagjaar ..................................................................................................12
4.3.
Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap ...........................................................................15
4.4.
Naleving gedragscodes .....................................................................................................................15
4.5.
Risicoparagraaf .................................................................................................................................15
4.6.
Toekomstparagraaf ..........................................................................................................................18
5|
6|
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 18 5.1.
Transparantie en risico’s bedrijfsvoering .........................................................................................18
5.2.
Risicomanagement en kwaliteitsbeheersing ....................................................................................19
5.3.
Interne (risico) beheersing van processen en procedures ...............................................................20
5.4.
Klachten ............................................................................................................................................22
5.5.
Medewerkerstevredenheid ..............................................................................................................22
5.6.
Informatievoorziening intern en extern ...........................................................................................23
5.7.
ICT .....................................................................................................................................................24
5.8.
Fondsenwerving / sponsorcommissie ..............................................................................................25 Financieel beleid .................................................................................................................... 25
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|2
1|
Voorwoord
In de loop van 2014 ziet Bruggerbosch de veranderingen in het landschap van de ouderenzorg op zich afkomen. Ingrijpende veranderingen met betrekking tot financieringsstromen die doorwerken in tal van processen en de bedrijfsvoering. Het verslagjaar 2014 kan gezien worden als een jaar waarin Bruggerbosch gewerkt heeft aan het bouwen van een fundering. De medewerkers hebben er de schouders onder gezet met als resultaat een fundering die stevig genoeg is om duurzaam te ontwikkelen, te leren van en met elkaar en meer dan voorheen toekomstbestendig te zijn. In 2014 heeft Bruggerbosch daarin flinke slagen gemaakt. Begin 2014 is het meerjarenbeleid van Bruggerbosch ‘Onderscheidend in dementiezorg, 2014 – 2017’ vastgesteld. Een heldere missie en visie zijn hierin verwoord. In lijn met het meerjarenbeleid zijn diverse veranderingsprocessen doorgevoerd, waarbij risicobeheersing, de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening het vertrekpunt zijn. Met de invoering van resultaatverantwoordelijke eenheden per doelgroep heeft Bruggerbosch een instrument in handen om adequaat klant- en doelgroepgericht te sturen op kwaliteit van zorg. Tegelijkertijd wordt het beter mogelijk om specifieke doelgroepgerichte kennis te delen en expertiseproducten te ontwikkelen. Zeker de verbinding tussen de RVE Zorg & Welzijn en Behandeling & Expertise werkt versterkend. In 2015 kunnen daar verdere ontwikkel- en verdiepingsslagen gemaakt worden. In het kader van toekomstbestendigheid is veel geïnvesteerd in het menselijke kapitaal van Bruggerbosch: de medewerkers. Dit is onder andere gebeurd door middel van het traject Vitale Zorg voor alle medewerkers en een management development traject voor het middenmanagement. Dit organisatiebrede veranderingsproces kan gezien worden als een continu leerproces en zal ook in 2015 doorlopen. Een en ander is gerealiseerd binnen de gestelde financiële doelstellingen en beoogde kwaliteit van zorg. In dit jaarverslag komen tal van onderwerpen aan bod. Hieruit blijkt dat Bruggerbosch flexibel kan meebewegen in lijn met de veranderende vragen van haar cliënten en ondanks de onzekerheden doorbouwt aan onderscheidende dementiezorg.
2|
Profiel van de organisatie
2.1.
Algemene identificatiegegevens
Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina Bruggerbosch
Bruggerbosch Gronausestraat 752 7534 AM Enschede 053 4607777 41027832
[email protected] www.bruggerbosch.nl Jaarverslag 2014
Pagina|3
2.2.
Structuur van het concern
Bruggerbosch is een stichting die gevestigd is in Enschede. De statutaire doelstelling luidt: de stichting heeft ten doel het bieden van psychogeriatrische en somatische hulp, zowel klinisch als poliklinisch in de ruimste zin des woords.
Bruggerbosch is voor alle zeven indicatiegebieden toegelaten, te weten zelfstandig leven (niveau 1, 2 en 3), maatschappelijke ondersteuning (niveau 1, 2 en 3) en kortdurend verblijf. Bruggerbosch kent als enkelvoudige organisatie één Familieraad (cliëntenraad) en één Ondernemingsraad.
2.3.
Kerngegevens
2.3.1.
Kernactiviteiten en nadere typering
Bruggerbosch is een verpleeghuis voor mensen met verschillende vormen van dementie. Naast de reguliere vormen van dementie biedt Bruggerbosch ook hulp aan specifieke doelgroepen als jong dementerenden, mensen met het Korsakovsyndroom en mensen die gerontopsychiatrische klachten hebben. Bruggerbosch biedt dagbehandeling middels gespecialiseerde activiteiten op begeleidings- en verzorgingsniveau.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|4
2.3.2.
Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten
Kerngegevens Cliënten per 31-12-2014 Aantal cliënten in instelling op basis van zzp Aantal extramurale cliënten Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie gedurende het verslagjaar Aantal dagen zorg met verblijf Aantal dagdelen dagbesteding Aantal uren extramurale productie Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal fte’s in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totale bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget Waarvan niet gebudgetteerde zorgprestaties Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Waarvan subsidies
2.3.3.
Aantal/bedrag 2014
Aantal/bedrag 2013
286 130
297 98
203
203
73294 20540 0
73353 23641 1437
434
489
275,8
287,8
€ 19.159.460 € 18.325.148 € 68.520 € 535.518 € 230.274
€ 19.851.229 € 18.522.813 € 85.636 € 577.698 € 665.082
Werkgebieden
Het primaire werkgebied van Bruggerbosch is Enschede, secundair is dit Twente. Bruggerbosch is werkzaam in de Zorgkantoorregio Twente en een aantal van de Twentse Gemeenten.
2.4
Samenwerkingsrelaties
Sinds 2009 is Bruggerbosch hoofdaannemer van de Dementieketen Zuidoost-Twente. In deze keten participeren op basis van een overeenkomst met het Zorgkantoor Twente voorts: Alifa; AriënsZorgpalet; Livio; Medisch Spectrum Twente; Mediant; Steunpunt Informele Zorg; Trivium Meulenbelt Zorg; Zorggroep Manna; Zorgcentrum De Posten; Huisartsen; maar ook klankbordpartners als Alzheimer Nederland afdeling Twente, zorgboeren Twente, gemeente Enschede en Haaksbergen.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|5
Speerpunten voor deze dementieketen zijn: vroegsignalering; diagnostiek; scholing mantelzorgers en vrijwilligers; casemanagement. Steeds nadrukkelijker wordt ook de samenwerking gezocht en gevonden met de andere Twentse dementieketens en hun partners. Daarnaast maakt Bruggerbosch deel uit van de keten voor palliatieve zorg. Bruggerbosch is lid van IZO Twente, waar vrijwel alle zorgaanbieders in Twente lid van zijn. Bruggerbosch is lid van de brancheorganisatie Actiz. Bruggerbosch heeft een contractueel samenwerkingsverband met: GGZ-instelling Mediant die in het kader van de speciale afdeling voor mensen met dementie én gedragsproblemen met een psychiatrische achtergrond een medewerker in Bruggerbosch heeft gedetacheerd. Ook wordt samengewerkt bij de opleiding van GZ-psychologen. Mediant, Alifa en Livio voor het geheugenspreekuur en het AlzheimerCafé. Zorggroep Manna voor het leveren van maaltijden. Bruggerbosch werkt ten behoeve van het opleiden van verpleeghuisartsen samen met AriënsZorgpalet en Livio. Mediq, farmaceutische groothandel. Zij verzorgen samen met de apotheek van het Medisch Spectrum Twente de farmaceutische ondersteuning (medicijnverstrekking, advies etc.). MedTZorg voor de waarneming van medische diensten door MedTZorg gedurende het weekend en zonen feestdagen. De Posten, Manna en AriënsZorgpalet zijn de andere deelnemende partijen. Bruggerbosch is aangesloten bij de inkooporganisatie Lucrum en werkt op het terrein van inkoop met meerdere zorgorganisaties samen in Facility Services Twente.
3|
Bestuur, toezicht en medezeggenschap
3.1.
Normen voor goed bestuur
Bruggerbosch onderschrijft de Zorgbrede Governancecode (2010) volledig. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden staan vermeld in de statuten, het reglement van de Raad van Toezicht en Reglement Raad van Bestuur, opgesteld naar model van de NVTZ. Verder hanteert Bruggerbosch de model-klokkenluidersregeling van de brancheorganisaties.
3.2.
Raad van Bestuur / Directie
In Bruggerbosch is een reglement Raad van Bestuur van kracht dat de rechten en plichten van de Raad van Bestuur regelt. Bruggerbosch kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. De directeur–bestuurder heeft een tweetal nevenfuncties: bestuursvoorzitter van Sundjata, charitatieve organisatie; bestuurslid van Florence Nightengale Instituut. De nevenfuncties betreffen onbezoldigde functies.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|6
In het jaarlijkse functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht vastgesteld dat de eerstgenoemde zijn functie naar behoren en conform het reglement vervult. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is gebaseerd op de NVZD-regeling en bevindt zich naar de opvatting van beide partijen bijna op het eindniveau. Zulks behoudens de in de CAO V&V of binnen de NVZD gehanteerde procentuele aanpassingen. De afspraken over de informatie die de directeur-bestuurder aan de Raad van Toezicht dient te verschaffen zijn in het reglement Raad van Toezicht, het reglement Raad van Bestuur en het informatieprotocol vastgelegd.
3.3.
Toezichthouder (Raad van Toezicht)
3.3.1.
Samenstelling en bezoldiging
Aan de samenstelling van de Raad van Toezicht ligt een zodanig profiel voor de afzonderlijke leden ten grondslag dat daarmee deskundigheid op de volgende terreinen is gewaarborgd. De aandachtsgebieden zijn als volgt: (para)medisch, verpleging, verzorging en/of andersoortige zorgverlening; personeel- en organisatie aangelegenheden; financiële en economische zaken; governance en algemeen bestuurlijke zaken; marketing en communicatie. De Raad van Toezicht bestond in het verslagjaar uit de volgende personen. Naam De heer R. Witting (1948)
Rol/aandachtsgebied Voorzitter Benoemd per 1-7-2013 Aandachtsgebied: governance en algemeen bestuurlijke zaken
Mevrouw G.P.L. ter DengeAlards (1957)
Vice-voorzitter Benoemd 1-1-2008 Herbenoemd 1-1-2012 Aandachtsgebied: personeelen organisatie aangelegenheden
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Functie/Nevenfuncties Zelfstandig adviseur Lid Raad van commissarissen Area NV Emmen Lid Raad van Toezicht RIBW groep Overijssel/Zwolle (tot 1-10-2014) Lid Raad van Toezicht Onderwijs Groep Amersfoort Voorzitter Commissie van Toezicht op de Arrestantenzorg Politieregio Oost Nederland Apeldoorn Voorzitter van bestuur Fuldauerstichting Hengelo Directeur van Bureau voor Mediation, Coaching en Consultancy Lid Provinciale Staten Overijssel Voorzitter ledenraad Univé Oost
Pagina|7
De heer A.N. Kreuwel (1966)
Lid Benoemd 1-1-2009 Herbenoemd 12-12-2012 Aandachtsgebied: financiële en economische zaken
De heer R.O. van Vliet (1976)
Lid Benoemd 1-1-2011 Herbenoemd 1-1-2015 Aandachtsgebied: medische, verpleegkundige of andersoortige zorgverlening
De heer M.J. Schnitzler (1973)
Lid Benoemd 1-9-2013 Bezet kwaliteitszetel van de Familieraad Aandachtsgebied: marketing en communicatie, zorggerelateerde activiteiten
Lid landelijke ledenraad Univé U.A. Voorzitter KBO Losser Gastdocent voor WGV Zorg en Welzijn Lid Expertisenetwerk Zorg CDA-Tweede Kamer Controller Lid Raad van Commissarissen van woningbouwvereniging Domijn Enschede Bestuurder van Stichting ZGT Overzee Almelo/Hengelo Revalidatiearts in Roessingh centrum voor revalidatie Lid medisch stafbestuur van Roessingh Lid van het bestuur landelijke werkgroep revalidatieadviescentra – Vereniging Spierziekten Nederland COO Univar Lid Raad van Advies De Beer International
Alle leden van de raad zijn (her)benoemd voor een periode van 4 jaar. De leden van de raad zijn gehonoreerd conform de adviesregeling van de NVTZ voor de honorering van de Raden van Toezicht van zorginstellingen en de van tijd tot tijd geldende wet- en regelgeving. Tevens is voor de Raad van Toezicht een opleidingsbudget vastgesteld en hebben individuele leden scholing in diverse onderwerpen genoten. 3.3.2.
Werkwijze Raad van Toezicht
De Zorgbrede Governance Code wordt door de Raad onderschreven. De Raad van Toezicht is aangesloten bij de NVTZ en hanteert bij de uitvoering van haar werkzaamheden zoveel mogelijk de adviesregelingen van de NVTZ. In het verslagjaar is om de werkwijze te structureren een planning en controlcyclus opgesteld. Hierbij is uitgegaan van de in het voorgaande jaar opgestelde reglement Raad van Toezicht, reglement Raad van Bestuur en het informatieprotocol. De Raad van Toezicht vergaderde zeven maal. Iedere vergadering is door de voorzitter in een gesprek met de bestuurder voorbereid. Voorafgaand aan de Raad van Toezicht-vergadering overlegt de Raad van Toezicht buiten aanwezigheid van de bestuurder over de aan de orde zijnde onderwerpen.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|8
In dit verslagjaar is veelvuldig overleg geweest tussen de Raad van Toezicht en de bestuurder over zowel landelijke als regionale externe ontwikkelingen. Door het instellen van twee commissies gericht op innovatie en respectievelijk samenwerking heeft de Raad van Toezicht de bestuurder intensief met raad en advies over deze ingrijpende ontwikkelingen kunnen bijstaan. In het voorjaar heeft de beoogde samenwerking met AriënsZorgpalet veel aandacht gekregen. Onder andere door verschillen in inzicht tussen de beide Raden van Toezicht heeft deze samenwerking op het niveau van de Raad van Toezicht geen verder vervolg gekregen. Twee maal hebben de Raad van Toezicht en de bestuurder in afzonderlijke bijeenkomsten gezamenlijk gediscussieerd over de strategie. 3.3.3.
Evaluatie en deskundigheidsbevordering Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht heeft in een afzonderlijke bijeenkomst zijn eigen functioneren geëvalueerd. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste (verbeter)punten: door de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt zijn bijdrage in de toezichthoudende rol nog meer versterkt; de Raad van Toezicht voelt zich zeer betrokken bij Bruggerbosch; de Raad van Toezicht interacteert te weinig systematisch met externe relaties; de focus op en prioriteitsstelling van aan de orde te stellen onderwerpen kan worden verbeterd; de planning en control alsmede de besturings- en beheersingsmechanismen dienen te worden verbeterd; de voortgang van het strategieontwikkelings- en implementatieproces verdienen voortdurende aandacht. De Raad van Toezicht heeft in de evaluatie tevens bepaald op welke onderdelen de leden van de Raad van Toezicht behoefte hebben aan nadere training of opleiding. Bruggerbosch speelt hierbij een faciliterende rol. 3.3.4.
Beoordeling en bezoldiging van de bestuurder
De Raad van Toezicht heeft een aantal competenties omschreven ten behoeve van de beoordeling van de bestuurder. Voorafgaand aan het beoordelingsgesprek zijn de meningen van de afzonderlijke Raad van Toezichtleden geïnventariseerd. De voorzitter en de vicevoorzitter hebben op basis van deze inventarisatie en de geformuleerde competenties het jaarlijkse beoordelingsgesprek met de bestuurder gevoerd. De Raad van Toezicht heeft op grond van deze beoordeling de honorering van de bestuurder geïndexeerd conform het advies van de NVTZ en de NVZD. De bezoldiging van de bestuurder is conform bepaalde in de Beloningscode Bestuurders Zorg van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen en NVZD-vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg en de van tijd tot tijd geldende wet- en regelgeving. 3.3.5.
Besproken onderwerpen in de Raad van Toezicht
In het verslagjaar zijn de volgende onderwerpen ter goedkeuring in de Raad van Toezicht aan de orde gekomen:
goedkeuring meerjarenbeleidsplan; goedkeuring planning en controlcyclus; goedkeuring jaarrekening 2013; dechargering bestuurder voor (financieel) beleid 2013;
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|9
indexering honorering bestuurder; goedkeuring begroting 2015. De goedkeuring van de jaarrekening heeft plaatsgevonden op basis van het oordeel en in aanwezigheid van de externe accountant. Daarnaast is in de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de bestuurder veelvuldig gesproken over de transitie in de zorg. In samenhang daarmee zijn de organisatieontwikkeling, de beoogde samenwerking met AriënsZorgpalet en de strategieontwikkeling aan de orde geweest. De strategieontwikkeling is gericht op het verder vorm en invulling geven aan Bruggerbosch als een expertisecentrum op het gebied van dementie. Daarbij is ook aandacht gegeven aan de Duitse markt. Sleutelpersonen uit de organisatie zijn betrokken geweest bij het informeren van de Raad van Toezicht door middel van presentaties aan de Raad van Toezicht over deze onderwerpen. Bijzondere aandacht hebben ook de met de transitie in de zorg gepaard gaande bezuinigingen gehad. Veel aandacht is in dit kader gegeven aan de verdere ontwikkeling van de planning en controlcyclus en de daarbij behorende besturings- en beheersingsmechanismen. Een mogelijke claim van de Belastingdienst in verband met de Wet Vermindering Afdracht (WVA) is meerdere keren in de RvT aan de orde geweest. De Raad van Toezicht is afzonderlijk geïnformeerd over klachten/incidenten met betrekking tot de zorg en de actie die het bestuur naar aanleiding van deze klachten/incidenten heeft ondernomen. In het afgelopen jaar heeft de Raad van Toezicht de discussie over de afzonderlijke klachten verdiept tot een bespreking met de bestuurder over de kwaliteit van de zorg. De externe accountant heeft op verzoek van de Raad van Toezicht een presentatie gegeven over integriteit en de wijze waarop mogelijke fraude door de Raad van Toezicht gesignaleerd kan worden. Overigens is van belang te melden dat voor dit verzoek geen specifieke aanleiding was. De voorzitter van de Raad van Toezicht was tweemaal aanwezig bij de overlegvergadering tussen de directeur-bestuurder en de Ondernemingsraad overeenkomstig art. 24 WOR. Tevens woonden twee leden van de Raad van Toezicht een vergadering van de Familieraad bij.
3.4.
Medezeggenschaporganen
3.4.1.
Familieraad
Bruggerbosch kent in plaats van een Cliëntenraad een Familieraad, omdat overwegend zorg verleend wordt aan mensen met dementie. De positie en bevoegdheden van de Familieraad zijn contractueel vastgelegd. De Familieraad beschikt over een eigen budget en wordt door een secretarieel medewerkster ondersteund. Voorafgaand aan iedere vergadering van de Familieraad vindt overleg plaats tussen de voorzitter van de Familieraad en de directeur-bestuurder en de manager zorg. Voor elke vergadering van de Familieraad wordt door de leidinggevenden van elke verdieping een kort verslag over de actualiteiten inzake de bewonerszorg aangeleverd. Regelmatig werden medewerkers voor de vergadering uitgenodigd om informatie uit te wisselen, zorgpunten van de Familieraad te delen of te spreken over de bijdrage van hun team aan het welzijn van de bewoners. In het verslagjaar is in het overleg tussen Familieraad en de directeur-bestuurder en de manager Zorg & Welzijn onder andere gesproken over: samenstelling en omvang van de Familieraad; beleid inzake cliëntbescheiden in de woning na overlijden; organisatieontwikkelingen binnen Bruggerbosch; bezuinigingen als gevolg van wetswijzigingen. Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|10
3.4.2.
Ondernemingsraad
Bruggerbosch heeft een Ondernemingsraad (OR) waarin verschillende disciplines binnen de organisatie zijn vertegenwoordigd. De OR bestond in het verslagjaar uit negen leden. De OR heeft in 2014 twaalf maal een OR-vergadering. Negen maal was er een overlegvergadering met de directeur-bestuurder en de manager bedrijfsbureau waarbij tweemaal vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aanwezig was. De onderwerpen waren zeer divers. O.a. is gesproken over: fusieplannen Bruggerbosch met AriënsZorgpalet; bezuinigingen door toedoen van de maatregelen die de zorgkantoren nemen en de aanpassingen in het WMO beleid, gesprekken over de verdeling van het zorgaanbod en de gevolgen voor Bruggerbosch; herstructurering binnen de organisatie. De OR heeft op een aantal onderwerpen instemming verleend: werkkosten regeling; gedeeltelijk instemming voor omzetten van verzuimprotocol; stopzetten van het contract met Du Gardijn verzuimmanagement; omzetten van Arbo-stuurgroep naar Veiligheid Management Systeem; digitaliseren van het medewerkersdossier; vakantiereglement. Het OR-reglement is aangepast conform de Wet op de Ondernemingsraden. De OR heeft tweemaal een achterbanraadpleging gehouden.
4|
Algemeen beleid
4.1.
Visie, strategie en meerjarenbeleid
De missie van Bruggerbosch Bruggerbosch heeft de ambitie om als zorgaanbieder een toonaangevende rol te vervullen op het gebied van dementiezorg. Dit met een onderscheidend product- en dienstenportfolio op zowel lokaal als regionaal niveau. Bruggerbosch wil mensen met dementie en hun directe familieleden in staat stellen gedurende het proces van dementie zo veel en zo lang mogelijk het leven te blijven leiden zoals men dat wenst. Dit gebeurt bij voorkeur in de eigen, vertrouwde woonomgeving. Slechts wanneer dat niet langer mogelijk is gebeurt dit in één van de woningen binnen Bruggerbosch. Binnen een veilige woonomgeving richt onze zorg zich erop de cliënt: te ondersteunen in het verlies van vaardigheden en functies als gevolg van de dementie en te stimuleren om (nog) wel aanwezige vaardigheden en functies zo lang mogelijk te blijven benutten. Bruggerbosch wil zich onderscheiden als expert op het gebied van dementie middels goed werkgeverschap. Naast de algemeen bekende vormen van dementie richt Bruggerbosch zich op de ondersteuning van de volgende doelgroepen in alle fases van het ziekteproces: jong dementerenden; mensen met het syndroom van Korsakov; mensen met gerontopsychiatrische klachten.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|11
De visie van Bruggerbosch Kwaliteit van leven en leven zoals men dat gewend is, staat centraal bij Bruggerbosch. Ieder mens, ook iemand met dementie, heeft het recht om, waar mogelijk, de regie over het eigen leven in eigen handen te houden. Bruggerbosch hanteert hierbij het motto: ‘het is het huis van de cliënt’. Dit betekent dat: de bewoner of deelnemer dagbehandeling en diens familieleden hun relatie voort moeten kunnen zetten zoals ze dat het liefst willen. Binnen Bruggerbosch of tijdens de zorgverlening vanuit Bruggerbosch; ook eigen gewoontes, rituelen en ‘eigen-aardigheden’ gewoon binnen Bruggerbosch voortgezet moeten kunnen worden. Ook als deze voortvloeien uit andere opvattingen of uit een andere cultuur. Familie en vrienden blijven zoveel mogelijk deel uitmaken van de leefwereld van de bewoner. Ook medewerkers en vrijwilligers maken deel uit van de woon- en leefwereld van de bewoners. Door samen continu te zoeken naar de juiste balans tussen wat de bewoner zelf kan en waar hulp bij nodig is, houdt de bewoner zoveel mogelijk de regie over het eigen leven. Dit alles heeft geleid tot het formuleren van de volgende beleidsthema’s voor de periode 2014-2017: Bruggerbosch wil de positionering als dementiezorg specialist verstevigen; Bruggerbosch wil zich positioneren en profileren als goede werkgever, Bruggerbosch wil de bedrijfsvoering lean organiseren met behoud van kwaliteit. Daarnaast zal Bruggerbosch: een actieve rol spelen binnen ketenzorg en netwerkorganisaties; inspelen op ontwikkelingen, o.a. op het gebied van onderzoek en innovatie.
4.2.
Algemeen beleid in het verslagjaar
In 2014 lag de focus op het bieden van onderscheidende dementiezorg. Dit conform het meerjarenbeleidsplan van Bruggerbosch ‘Onderscheidend in dementiezorg, 2014–2017. Het motto hierbij is: waarborgen goede kwaliteit van zorg, goed werkgeverschap, met minder mensen en euro’s. Het meerjarenbeleidsplan is begin 2014 vastgesteld door de Raad van Toezicht. In het verlengde hiervan is het HRM- en opleidingsbeleid van Bruggerbosch geactualiseerd. De missie van HR is gericht op het optimaliseren van het menselijke kapitaal, waarbij bij optimaliseren gedacht wordt aan: coachend en inspirerend leidinggeven, plezier in het werk hebben, het leren van elkaar en het oppakken van eigen verantwoordelijkheid door de medewerkers. Zowel het HR-, als het opleidingsbeleid neemt het primaire proces als vertrekpunt. Speerpunten daarin zijn zelforganisatie, competentiemanagement en flexibiliseren van arbeid. In 2014 is een management development-traject (MD) uitgevoerd voor de managers, waarbij zij in gezamenlijkheid een leer- en ontwikkelproces hebben doorlopen. Het MD-traject is één van de tools die Bruggerbosch mee wil geven aan de leidinggevenden om optimaal vanuit hun rol te anticiperen op de externe en interne veranderingen. De missie hierbij is het optimaliseren van het menselijk kapitaal en het inrichten van een efficiënte bedrijfsvoering. Het optimaliseren heeft betrekking op het leren van elkaar, het gericht zijn op ontwikkelen, het nemen van verantwoordelijkheden, processen meer lean inrichten en het creëren van verbindingen. Dit alles vanuit een coachend en inspirerend leiderschap. Diverse thema’s zijn in 2014 tijdens het MD-traject behandeld. Bij elk thema is het primaire proces als vertrekpunt genomen. Er is aandacht besteed aan flexibilisering van arbeid, competentiemanagement, risicobeheersing en het verbeteren van processen. Handvatten zijn aangereikt om de (eigen) persoonlijke groei als leidinggevende verder te ontwikkelen en om de teamprocessen van de woningen/diensten verder vorm te geven.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|12
Uit de evaluatie blijkt dat leidinggevenden het traject als zeer leerzaam hebben ervaren. Zij hebben aangegeven behoefte te hebben aan het maken van verdiepingsslagen op het gebied van time management en de stijl van leidinggeven. In 2015 zal het plan van aanpak MD-traject 2015 worden uitgevoerd en zal het MD-traject geborgd worden in het HR-beleid. Het vrijwilligersbeleid van Bruggerbosch ‘Boeien en binden van vrijwilligers’ is in 2014 geactualiseerd. De essentie van het beleid richt zich op het realiseren van de juiste match tussen vraag & aanbod en tussen vrijwilliger & taken. Bij het boeien en binden van vrijwilligers is het van cruciaal belang om vrijwilligers te waarderen voor wat zij doen en zich welkom te laten blijven voelen. Het trainen van contactpersonen per team is daarom gepland. Zij vervullen hierbij een sleutelrol. In 2015 zal onderzocht worden hoe de relatie vrijwilliger/mantelzorger met Bruggerbosch verder vormgegeven kan worden. Het jaar 2014 was een overgangsjaar van AWBZ-zorg naar WLZ-zorg en WMO-zorg. Met name de bijbehorende veranderende financieringsstromen hebben in eerste instantie gevolgen voor de dagbehandeling. De verwachting is dat indicaties later afgegeven zullen worden en de zorgvragen toe zullen nemen. In lijn met deze externe ontwikkelingen en het meerjarenbeleid ligt de focus op de doelgroepen jong dementerenden, begeleiding, intensieve dagopvang en kortdurende dagopvang. In 2014 is in samenwerking met AriënsZorgpalet een ontmoetingscentrum opgezet dat begin 2015 is geopend. In het kader van deze ontwikkelingen zijn in 2014 aanpassingen aangebracht in de flexibele inzetbaarheid van het personeelsbestand van dagbehandeling. Intramuraal zijn tijdelijke contracten niet of nauwelijks meer verlengd. Al snel werd duidelijk dat de veranderende financieringsstromen ook gevolgen hebben voor het verpleeghuis. Bruggerbosch heeft hier in 2014 op geanticipeerd door in kritische bedrijfsprocessen efficiencyslagen te maken. Mede onder invloed van externe signalen over verminderen van capaciteit, de impact van de invoering van de WMO op de productie van dagbehandeling en budgetreductie is een werkgroep Bezuinigingen in het leven geroepen. Dit om op tijd op de juiste wijze te anticiperen op de ontwikkelingen. De werkgroep heeft diverse besparingen benoemd. In het verlengde hiervan heeft het management efficiencyslagen doorgevoerd in diverse kritische bedrijfsprocessen. De volgende processen kunnen in dit verband worden genoemd. Het flexbeleid is aangepast. Het aantal scholingsdagen per medewerker c.q. per Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE) is teruggebracht. Hierdoor is er vanuit het flexbeleid minder vervanging nodig van de medewerkers die deelnemen aan scholingen. Met de vrijgekomen FTE kunnen de RVE’s bijvoorbeeld bij bezettingsvraagstukken in de woningen en scholingen voorzien in hun eigen flexbehoefte. Daarnaast is naar aanleiding van de wet Werk en Zekerheid kritisch gekeken naar arbeidsovereenkomsten; de pilot Verzorgend wassen medio november 2014 van start gegaan. Deze is succesvol afgerond waarna besloten is dit waar mogelijk in 2015 in de woningen door te voeren; de begroting doorgelicht op mogelijke besparingen; er beleid geformuleerd met betrekking tot formatie, zoals afspraken over tijdelijke contracten; de formatie per bedrijfsonderdeel doorgelicht en daar waar mogelijk verminderd. Denk hierbij aan de ondersteunende diensten maar ook aan de RVE Behandeling & Expertise; de administratieve ondersteuning geoptimaliseerd. De efficiencyslagen hebben er toe geleid dat er euro’s en FTE’s vrij gemaakt zijn ten behoeve van het borgen van kwaliteit van zorg en het conform meerjarenbeleid op een hoger plan brengen van zowel de kwaliteit van zorg, als de dementie-expertise van Bruggerbosch. Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|13
Diverse van de ondernomen acties hebben een grote impact op meerdere bedrijfs-, werk-, en zorgprocessen, met name op de aansturing en beheersing van deze processen door de managers. De medewerkers en managers hebben zich hierbij professioneel en flexibel opgesteld, ondanks de soms ingrijpende maatregelen, zoals functiewijzigingen. Op deze wijze heeft Bruggerbosch geanticipeerd op de veranderende financieringsstromen. Zo blijft het ook in 2015 mogelijk om de kwaliteit van zorg te continueren en efficiënt in te spelen op veranderende vragen van cliënten en de rol van de gemeente als portefeuillehouder van WMO-zorg. Naast de acties in het kader van de veranderende financieringsstromen zijn diverse acties in gang gezet en/of (door)ontwikkeld. De volgende organisatieontwikkelingen hebben in 2014 plaatsgevonden: Het project Op weg naar een Vitale Organisatie is in 2014 verder vorm gegeven als Vitale Zorg. In 2014 hebben bijna alle medewerkers een scholing Vitale Zorg gevolgd, die werd verzorgd door interne trainers. In het management development traject (MD-traject) is met de leidinggevende extra aandacht geschonken aan dit project. Het werken volgens de uitgangspunten van Vitale Zorg zien we in 2014 in toenemende mate terug in het gedrag van leidinggevenden en andere medewerkers. Medewerkers in alle lagen van de organisatie nemen steeds meer hun verantwoordelijkheid voor het eigen werk en resultaatgericht samenwerken volgens de normen en waarden van Bruggerbosch. Hiermee is het gedachtengoed bekend in de organisatie. Daarnaast is er passende aandacht besteed aan de borging hiervan, hetgeen is opgenomen in het jaarplan Bedrijfsbureau 2015. Het sturen op processen op basis van de Vitale Zorg vindt steeds bewuster en gerichter plaats, maar zal ook in 2015 de nodige aandacht vragen. Het rookbeleid is geactualiseerd en heeft naast het voldoen aan wet- en regelgeving de eigen professionele verantwoordelijkheid als vertrekpunt. Het biedt medewerkers de gelegenheid tot rookpauzes, op basis van door met het team gemaakte afspraken over rooktijden. Hierbij wordt de continuïteit en kwaliteit van het zorgproces c.q. het eigen werk gewaarborgd. In 2014 is het beleid geëvalueerd en blijkt dat medewerkers c.q. teams op een verantwoordelijke wijze handelen conform afgesproken rookbeleid. In 2014 zijn in het kader van de bestuurlijke herinrichting per RVE Zorg & Welzijn jaarplannen per doelgroep ontwikkeld. Deze plannen zijn afgeleid van de kaderbrief en bieden ondersteuning om verdere specialisatie per doelgroep resultaatgericht vorm te geven. Er wordt gewerkt aan het bundelen en delen van kennis per doelgroep. De specialistische kennis wordt hierdoor meer gecentreerd. Op basis hiervan worden medewerkers gericht opgeleid, zo is bijvoorbeeld een scholing Korsakov RVE-breed uitgevoerd. De managers wonen zijn ingewerkt en doorgegroeid in hun functie. Hun focus richt zich op het nemen van de eigen verantwoordelijkheid door de medewerkers en de zelforganisatie van het team ten behoeve van de cliënten. De bestuurlijke herinrichting ondersteunt hierbij. Wegens het vertrek van één van de managers RVE Zorg & Welzijn is het aantal managers RVE Zorg & Welzijn structureel teruggebracht van 3 naar 2. De synergie tussen de RVE Zorg & Welzijn en RVE Behandeling & Expertise heeft verder vorm gekregen en zal een speerpunt worden voor 2015. Ook binnen de RVE’s Behandeling & Expertise, het bedrijfsbureau en de ondersteunende diensten zijn in 2014 jaarplannen ontwikkeld. Binnen de plannen wordt nadrukkelijk het primaire proces als vertrekpunt genomen. Het motto van zowel het bedrijfsbureau als de ondersteunende diensten is: “De lijn is leidend, wij maken het mogelijk dat….ten behoeve van het primaire proces!” Om verdiepingsslagen te maken in expertise en de kwaliteit van zorg te verbeteren heeft er medio 2014 een interne verhuizing van bewoners per doelgroep plaatsgevonden. Hierdoor wordt medewerkers maximaal gelegenheid geboden om van elkaar te leren. De intramurale begeleidingsgroepen en jong Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|14
dementerende groepen zijn geplaatst in de nabije omgeving van de dagbehandelingsgroepen. Op deze manier kunnen de betrokken teams zich onder andere samen verdiepen in de kenmerken van de doelgroepen, kunnen activiteiten samen ontwikkeld worden en mantelzorgers worden meegenomen in het ziekteproces.
4.3.
Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap
Bruggerbosch sponsort geen maatschappelijke doelen. De organisatie wordt immers zelf door middel van gemeenschapsgelden gefinancierd. De relatie die Bruggerbosch met stichting Karmel International onderhield, een organisatie die zorginstellingen in Roemenië en Hongarije met hulpgoederen ondersteunt, is beëindigd doordat de stichting zichzelf heeft opgeheven. Bruggerbosch probeert de omwonenden zoveel mogelijk bij het leven in en om het verpleeghuis te betrekken. De activiteitenbegeleiding organiseert diverse activiteiten waaronder de Wandel3daagse. In 2014 werd voor de eerste keer twee dagen samen gelopen met de Wandel3daagse Glanerbrug. De kinderen van basisschool De Eschmarke komen regelmatig langs voor activiteiten zoals een spelletjes- of zangmiddag. Daarnaast vinden op het terrein van Bruggerbosch regelmatig activiteiten van de school plaats. Op het gebied van milieu blijft Bruggerbosch zoeken naar mogelijkheden om energie te besparen. Dit blijft continu onder de aandacht van management en organisatie. De Warmtekrachtkoppeling, aangeschaft in 2010, is in het verslagjaar vanwege de lage energieprijzen niet gebruikt. In 2014 is verder gewerkt aan de vervanging van de gloeilampen door ledlampen.
4.4.
Naleving gedragscodes
Bruggerbosch heeft een gedragscode op het gebied van respectvolle bejegening. In deze gedragscode staat beschreven hoe wij binnen Bruggerbosch met elkaar omgaan. De gedragscode geldt voor iedere medewerker in de organisatie, betaald en onbetaald (vrijwilligers, stagiaires) en is vastgelegd in een protocol dat terug te vinden is op het intranet van Bruggerbosch. Iedere medewerker/vrijwilliger ontvangt de gedragscode bij het ondertekenen van zijn/haar (arbeids)overeenkomst. In het kader van het project Vitale Zorg is organisatiebreed de discussie gevoerd over normen en waarden. De hieruit voortvloeiende kernwaarden zijn verwerkt in de missie en visie van Bruggerbosch. Daarnaast is de opdracht gegeven de normen en waarden ook te verwerken in een nieuwe gedragscode. Dit wordt in 2015 uitgewerkt en ingevoerd in de organisatie.
4.5.
Risicoparagraaf
4.5.1.
Strategie en operationele activiteiten
De ouderenzorg is volop in verandering. Binnen deze veranderingen, die de komende jaren naar verwachting doorzetten, streeft Bruggerbosch naar een solide en strategische positionering als specialist op het gebied van dementiezorg. Bruggerbosch heeft de ambitie om een toonaangevende rol te blijven vervullen op dit het gebied. Hiertoe hebben in 2014 diverse ontwikkelingen plaatsgevonden, die met name ook positief doorwerken in het vergroten van de toekomstbestendigheid van Bruggerbosch. Om de juiste medewerkers binnen Bruggerbosch te krijgen en te behouden wordt veel aandacht besteed aan goed werkgeverschap. In het kader hiervan is in 2014 het in- en doorstroombeleid geactualiseerd. In 2014 ligt de focus van de RVE Zorg & Welzijn op het borgen van de veranderingen ten gevolge van de bestuurlijke herinrichting. Tegelijkertijd is er veel aandacht besteed aan het grip krijgen op mogelijke Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|15
risico’s voor de bedrijfsvoering ten gevolge van de veranderende financieringsstromen. Dit met behoud van kwaliteit, veiligheid, continuïteit van zorg én goed werkgeverschap. Er is o.a. gekeken naar het vroegtijdig zicht krijgen op mogelijke risico’s en de herverdeling van (flex)formatie. Tegelijkertijd is er gewerkt aan het verbeteren van het bestaande product- en dienstenaanbod, onder andere met betrekking tot de doelgroep bewoners met syndroom van Korsakov en deelnemers van dagbehandeling. Binnen en vanuit de eenheid Behandeling & Expertise wordt enerzijds continu gewerkt aan kwaliteitsverbetering en –borging van het primaire proces. Anderzijds wordt gewerkt aan een verdieping van een van de speerpunten uit het meerjarenbeleidsplan van Bruggerbosch: het zijn van een specialist in dementiezorg. Hierbij is aandacht besteed aan mogelijke risico’s, trends en ontwikkelingen en wat dit betekent voor de professionals van Bruggerbosch. Vanuit de RVE Behandeling & Expertise heeft de programmagroep Expertise in nauwe samenwerking met de RVE Zorg & Welzijn en de RVE bedrijfsbureau in 2014 diverse producten ontwikkeld. Opleiden, scholing en training aan professionals De opleidingsfunctie met betrekking tot GZ-psycholoog is gewaarborgd. Er is invulling gegeven aan de scholing tot nurse practitioner en diverse scholingen op het gebied van Verpleging en Verzorging. De afdeling opleiding heeft een opleidingsaanbod voor externe werkers en opleidingsorganisaties in de zorg ontwikkeld. Onder andere hebben verzorgenden van collega zorginstellingen deelgenomen aan de PDLscholingen (Passiviteiten van het dagelijks leven) van Bruggerbosch. In 2015 zal de scholing bij diverse zorgorganisaties worden verzorgd. Aan het ROC en Saxion zijn gastlessen gegeven over dementiegerelateerde thema’s. Verder is er een succesvol symposium over bewegen georganiseerd. Tijdelijke deelname en opname ten behoeve van diagnostiek en advies voor thuis Soms is er een periode van observatie nodig alvorens een diagnose over dementie te kunnen stellen. Andere keren is een diagnose gesteld maar heeft de dementerende behoefte aan ondersteuning en advies om zo lang mogelijk thuis te kunnen wonen. Voor deze situaties is het product Tijdelijke deelname dagbehandeling of Tijdelijke opname in Bruggerbosch ontwikkeld. Cursus mantelzorgeducatie Dementerenden en/of hun naasten hebben soms behoefte aan het delen van ervaringen. Ook kan er behoefte zijn aan informatie over ziektebeelden of het omgaan met dementie. Onze maatschappelijk werkenden en psychologen begeleiden in groepsbijeenkomsten partners van dementerenden. Themabijeenkomsten Afgelopen jaar zijn er verschillende dementiegerelateerde thema’s besproken tijdens informatieavonden voor naasten van bewoners, bezoekers en andere belangstellenden. Thema’s die besproken zijn waren bijvoorbeelod: slaapstoornissen bij dementie, bewegen, palliatieve zorg en dementie. Door deze bijeenkomsten wil Bruggerbosch expertise uitdragen en zichtbaar zijn in de samenleving. In het kader van de veranderende financieringsstromen heeft Bruggerbosch geparticipeerd in de WMOaanbesteding. Bruggerbosch heeft zich ingeschreven voor Maatschappelijke Ondersteuning en Zelfstandig Leven en heeft beide toegekend gekregen. Dit biedt Bruggerbosch mogelijkheden om onze onderscheidende producten en diensten portfolio te ‘vermarkten.’ Vanaf 2014 neemt Bruggerbosch deel aan het project Populatiegebonden financiering. Samen met andere partijen uit het veld heeft Bruggerbosch onderzocht op welke wijze het aanbod op het gebied van zorg en welzijn gerealiseerd kan worden met minder geld. Bruggerbosch heeft het convenant mede ondertekend. Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|16
Tegelijkertijd wordt nagedacht over nieuwe producten, die samen met andere organisaties en gemeenten geleverd kunnen worden in de wijk. Binnen het project Populatiegebonden financiering zijn 3 pilots van start gegaan in respectievelijk Twekkelerveld, Wesselerbrink en Glanerbrug. Bruggerbosch participeert, samen met AriënsZorgpalet, Livio en Manna, in de pilot Glanerbrug. Binnen dit kader heeft Bruggerbosch samen met AriënsZorgpalet het ontmoetingscentrum Glanerbrug opgezet. Deze is begin 2015 geopend. De mogelijkheden om het concept Ontmoetingscentrum verder uit te rollen worden onderzocht. Het project Populatiegebonden financiering loopt door in 2015. In 2013 zijn verkennende gesprekken gevoerd over verregaande samenwerking/fusie met AriënsZorgpalet. Begin 2014 hebben de Raden van Bestuur van AriënsZorgpalet en Bruggerbosch in gezamenlijkheid besloten de besprekingen over de voorgenomen fusie tussen beide organisaties af te breken. Er waren nog teveel onduidelijkheden over de maatschappelijke veranderingen en ontwikkelingen die op de organisaties afkomen. Het vergroten van de toekomstbestendigheid van beide organisaties wordt gezien als voorwaarde en basis voor een mogelijke samenwerking in de toekomst. In 2014 heeft Bruggerbosch hiertoe diverse acties ondernomen. De samenwerking die is opgebouwd zal daar mogelijk worden behouden. Daar waar het voor onze cliënten en medewerkers van meerwaarde is, zullen de organisaties de samenwerking met elkaar blijven zoeken. 4.5.2.
Financieel beleid
Bij het opstellen van de begroting 2014 en gedurende 2014 is rekening gehouden met de afnemende omzet in 2015 in verband met de overgang van een groot deel van de dagopvang naar de WMO en dus naar de gemeenten. Lopende 2014 is gewerkt aan het verder reduceren van de kosten, dit met name door het verlagen van de formatie, maar ook van de materiële kosten. Eind 2014 moest en is tevens rekening gehouden met het gegeven dat in 2015 het tarief lager zou worden dan in 2014. 4.5.3.
Wet- en regelgeving
Het jaar 2014 was een overgangsjaar van AWBZ-zorg naar WLZ-zorg en WMO-zorg. Dit heeft in eerste instantie gevolg voor de dagbehandeling maar ook voor langdurige intramurale zorg zullen de gevolgen in 2015 langzaam zichtbaar worden. Het veiligheid management systeem (VMS) is verbeterd. Meerdere commissies die zich met verschillende aspecten van veiligheid bezighielden zijn samengevoegd tot een efficiënte stuurgroep VMS. Aan de hand van het rapport van de IGZ zijn actieplannen opgesteld die worden uitgevoerd om hygiëne te optimaliseren. De managers wonen hebben dit gemonitord in overleg met de stuurgroep VMS en het actieplan is bijna geheel uitgevoerd. Dit onderwerp blijft echter continu onder de aandacht. De deelname aan prevalentie meting van SNIV (Surveillance Netwerk Infectieziekten Verpleeghuizen) heeft de eerste resultaten opgeleverd. Bruggerbosch bereidt zich voor op nieuwe wetgeving zoals de wet Zorg en Dwang. Hoewel de wetgeving momenteel stagneert in de Eerste Kamer worden voorbereidingen verder vorm gegeven. Een visie rondom vrijheidsbeperking is bijna afgerond en onvrijwillige zorg neemt geleidelijk af. In 2014 is Bruggerbosch gaan deelnamen aan een exercitie over geneesmiddelendistributie onder leiding van Lucrum.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|17
4.6.
Toekomstparagraaf
4.6.1.
In- en externe gebeurtenissen die van invloed zullen zijn op de toekomst
De maatschappij om ons heen verandert en daarmee ook de gezondheidszorg. De samenleving stelt andere eisen aan de ouderenzorg. De zorgvraag verandert, de cliënt en de familie worden mondiger. Momenteel zijn er ongeveer 250.000 mensen met dementie. Het aantal mensen met dementie zal naar verwachting tot in 2050 stijgen naar 500.000 (bron: Alzheimer Nederland). Er is sprake van een driedubbele vergrijzing, en met de vergrijzing neemt het aantal mensen met dementie toe. Op basis van deze cijfers is duidelijk dat de vraag naar (dementie)zorg zal toenemen. Er begeven zich andere partijen op de zorgmarkt, andere stakeholders, marktwerking wordt verder doorgevoerd, de arbeidsmarkt wordt krapper en naar verwachting komt ook de arbeidsmarkt met betrekking tot vrijwilligers onder druk te staan. Er zijn minder financiën beschikbaar, de wijze van financiering wordt anders. Er vindt een verschuiving van geldstromen plaats van AWBZ naar WLZ, WMO en Zorgverzekeringswet. Tegelijkertijd is het beleid van de overheid gericht op het zo lang mogelijk uitstellen van opname in een instelling. Hierdoor zal naar verwachting in het verpleeghuis in toenemende mate complexe zorg verleend worden. Ook in thuissituaties zal de complexiteit van (dementie)zorg naar verwachting toenemen. Deze ontwikkelingen stellen andere eisen aan de zorginstellingen en stellen andere eisen aan de competenties en de functionele inzetbaarheid van medewerkers. Om goede zorg te kunnen blijven leveren is het werven en behouden van voldoende, in het bijzonder hooggeschoolde, gespecialiseerde en talentvolle medewerkers, belangrijk. Zorgorganisaties dienen zich meer bewust te zijn van hun mogelijke toegevoegde waarde voor de cliënt en zijn of haar familie/omgeving, hun positionering en propositie, de onderscheidende elementen van de organisatie en de bedrijfsvoering. Zo ook Bruggerbosch. 4.6.2.
Werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling
Bruggerbosch is een samenwerkingsverband aangegaan met Roessingh Research en Development waarin projecten worden gestart waar zorg en ICT samenkomen. Verder is aansluiting gezocht bij het universitair netwerk UNO-UMCG. Dit zal in 2015 verder zijn beslag krijgen. Tevens is Bruggerbosch actief lid van het Kenniscentrum ‘Dementie op jonge leeftijd’ en het Korsakov netwerk.
5|
Bedrijfsvoering
5.1.
Transparantie en risico’s bedrijfsvoering
De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur van Bruggerbosch en staat deze met raad ter zijde. De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar en van de Raad van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Daar waar de organisatie risico loopt wordt dit aan de orde gesteld.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|18
5.2.
Risicomanagement en kwaliteitsbeheersing
Bruggerbosch wil continu weten wat belangrijk is voor de cliënten. Bij opname van de cliënt, in de periode voor opname, maar ook tijdens het verblijf in Bruggerbosch is dit een terugkerend gespreksonderwerp. De Familieraad, maar ook de wettelijke contactpersonen zijn belangrijke gesprekspartners als het gaat over wat belangrijk is voor de cliënt. De bestuurder overlegt structureel met de Familieraad waarin o.a. gesproken wordt over mogelijke risico’s en verbeterpunten. Op verzoek worden eventueel andere medewerkers uitgenodigd om informatie uit te wisselen over specifieke thema’s, zoals kwaliteit van zorg, veiligheid, welzijn en personele bezetting in woningen. Binnen Bruggerbosch is het primaire proces het vertrekpunt voor alles wat we doen. Ook in 2014 lag de focus op veilig wonen, werken en een goede kwaliteit van leven voor al onze cliënten. We streven ernaar dat cliënten zich prettig voelen en het naar hun zin hebben. In woningen, maar ook op andere plekken binnen Bruggerbosch, wordt veel aandacht besteed aan zinvolle dagbesteding, bewegen en ontspanning. In 2014 hebben bijna alle medewerkers deelgenomen aan het traject Vitale Zorg. Binnen dit traject zijn handvatten aangereikt voor elke medewerker om op basis van eigen verantwoordelijkheid risico’s tijdig te signaleren en deze samen om te zetten naar adequaat handelen ten behoeve van de bewoners. De leidinggevenden sturen hier hun medewerkers en processen op aan. De procedure corrigerende en preventieve maatregelen geeft hierbij houvast. Het kwaliteitsbeleid van Bruggerbosch is (in) gericht op het beheersen van risico’s en het verbeteren van processen. Een leven zonder risico’s is niet mogelijk, ook niet in Bruggerbosch. Geprobeerd wordt om risico’s zoveel mogelijk te voorkomen en te beheersen. Het zorgplan van elke bewoner en deelnemer wordt minimaal twee keer per jaar besproken tijdens het multi disciplinaire overleg (MDO). Indien nodig wordt een tussentijds MDO uitgevoerd. Voorafgaand aan het MDO, wordt de inbreng van de wettelijke contactpersoon gevraagd. Zijn er aandachtspunten en/of risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van huidletsel, (onder)voeding of valgevaar dan worden er afspraken gemaakt die worden vastgelegd in het zorgplan van de cliënt. Na elk MDO wordt het zorgplan ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de wettelijke contactpersoon. In 2014 is er een beweegplan per bewoner ingevoerd. Tijdens het reguliere MDO wordt deze geëvalueerd. Er is een beweegdag en minisymposium georganiseerd om het belang van beweegplannen organisatiebreed onder de aandacht te brengen. In 2014 is er gewerkt aan de invoering van een integraal veiligheidssysteem. De VIM-commissie (Veilig Incidenten Melden) is geïnstalleerd. Op woningniveau kunnen managers wonen beschikken over een Melding Incidenten Cliëntensysteem en een systeem voor het melden van incidenten met betrekking tot medewerkers (ROBO). Met behulp van deze systemen is het mogelijk om snel de factoren per incident in beeld te krijgen, te analyseren en gerichte acties te ondernemen. Tevens is het mogelijk om vast te stellen of incidenten een meer structureel karakter krijgen. Trends kunnen worden opgespoord. Het meldsysteem met betrekking tot incidenten in relatie tot medewerkers (ROBO) staat ter beschikking van de managers. Er is gestart met de voorbereiding van de invoering van het ‘Veilige Melden’. Hierbij worden de managers wonen en hun teams actief betrokken. Met name het achterhalen van oorzaken is dan belangrijk. Preventieve acties worden daar waar mogelijk direct ter plekke door de medewerkers uitgevoerd. De managers bewaken de voortgang en controleren in werkoverleggen of de afspraken zijn uitgevoerd. Dit alles om te komen tot het verbeteren van de zorg- en dienstverlening.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|19
Toch lukt het niet altijd om incidenten te voorkomen. In 2014 zijn twee incidenten gemeld bij de IGZ (Inspectie van de Gezondheidszorg). De casussen zijn gebruikt om de interne processen aan te passen. De meldingen zijn door de IGZ voor kennisgeving aangenomen en hebben niet geleid tot vervolgstappen. Bruggerbosch is nagenoeg ‘fixatievrij’. In 2014 zijn er twee bewoners conform wet BOPZ gefixeerd. Dit is vastgelegd in het behandel- en zorgplan van de betreffende bewoners. Het beleid tegen oudermishandeling is uitgewerkt en ingezet. Er is een aandachtsfunctionaris aangesteld, protocollen/werkprocessen zijn uitgedacht en uitgeschreven, en er worden plannen ontwikkeld om dit organisatiebreed onder de aandacht te gaan brengen. In 2014 zijn met betrekking tot kritische processen (zoals hygiëne, medicatiedistributie, de wet BIG en opname) prospectieve risico inventarisaties (PRI) uitgevoerd. Hierbij willen we mogelijke risico’s vooraf in beeld hebben. Verschillende functionarissen zijn met elkaar in gesprek gegaan volgens de PRI-methode. Deze methode levert veel relevante informatie op en geeft zicht op mogelijke risico’s. In 2014 zijn de in het kader van de AO/IC-regeling voorgeschreven controles en rapportages uitgevoerd. Mede op basis hiervan worden plannen gemaakt, processen aangepast en verbeterd. Dit is een continu en dynamisch proces. Bruggerbosch wil voldoen aan de kwaliteitsindicatoren. Eind 2014 heeft de IGZ in overleg met de betrokken partijen, zoals Zorgverzekeraars Nederland en LOC Zeggenschap in Zorg, besloten om zelf risico-indicatoren uit te vragen. In 2014 is er daarom geen meting uitgevoerd. Naast cliëntgebonden risico-inventarisaties, zoals de jaarlijkse meting verantwoorde zorg, zijn er risico-inventarisaties op het gebied van bedrijfsvoering, zoals financiën, uitgevoerd. Er worden structureel controles uitgevoerd op het gebied van schoonmaak en veilige voedselbereiding door medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomsten van de metingen worden besproken met onder andere de managers wonen. Samen wordt de analyse uitgevoerd. De manager wonen zet verbeteracties uit. De manager wonen is verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de acties. Hij wordt hierbij geadviseerd door de inhoudsdeskundige, zoals bijvoorbeeld de 1e medewerker schoonmaakdienst of de manager restauratieve dienst. De (jaarlijkse) directiebeoordeling is een belangrijk instrument om organisatiebreed zicht te krijgen op (mogelijke) risico’s. De directiebeoordeling is besproken met de managers RVE (Resultaat Verantwoordelijke Eenheid) en het betreffende MT-lid. Vervolgens is de directiebeoordeling besproken door de manager RVE Zorg & Welzijn met haar managers wonen. De centrale vragen hierbij waren: wat betekent de inhoud van de directiebeoordeling voor mijn RVE, waar lopen onze cliënten en medewerkers mogelijk risico en welke maatregelen gaan we inzetten? Zo wordt er vanuit een gezamenlijk vertrekpunt efficiënt en effectief gewerkt aan risicobeheersing op elk organisatieniveau. Er wordt continu gewerkt aan het op een hoger plan brengen van de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Hiertoe is binnen Bruggerbosch een kwaliteitsmanagementmodel ingevoerd en ingericht conform de HKZ-normen voor verpleeg- en verzorgingshuizen, versie 2010. Naast het HKZ-certificaat versie 2010, beschikt Bruggerbosch over de keurmerken Veilig Voedsel (HACCP) en Passieve Dagelijkse Levensverrichtingen (PDL).
5.3.
Interne (risico) beheersing van processen en procedures
In 2014 zien we in toenemende mate de effecten van de veranderende financieringsstromen, die doorgevoerd worden. Dit heeft ertoe geleid dat efficiencyslagen zijn doorgevoerd in kritische processen, zoals scholingsprocessen. Daarnaast is de aansturing van facilitaire medewerkers gecentraliseerd. Deze Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|20
acties, maar ook andere acties hebben ertoe geleid dat er budget en FTE’s vrijgemaakt zijn o.a. ten behoeve van de bezetting in woningen. Zo wordt het mogelijk om minimaal dezelfde kwaliteit te blijven realiseren en voldoende aandacht aan risicobeheersing te besteden. Om de kwaliteit en continuïteit van zorg te waarborgen worden dienstroosters per straat opgesteld. Hierbij wordt gekeken naar een juiste verhouding kwaliteit en kwantiteit van de inzet van personeel. De inzet van vrijwilligers is hierbij erg belangrijk. Het streven blijft om daar waar mogelijk vaste, voor de bewoners vertrouwde medewerkers, op vaste woningen in te zetten. Dit stelt eisen aan de flexibiliteit van medewerkers en managers, als het gaat om de beheersing en bewaking van processen. Met name managers hebben een belangrijke coachende rol met betrekking tot het beheersen en tijdig signaleren van risico’s voor cliënten. Samen met het team wordt onderzocht wat oorzaken zijn die kunnen leiden tot risico’s en welke maatregelen nodig zijn. De managers bewaken en controleren de afspraken tijdens structurele werk- en overlegmomenten. Er is in 2014 sprake van een toename van bewoners met complexe zorg. Dit wordt mede veroorzaakt doordat mensen langer thuis wonen en bij opname al verder in het dementieproces zijn dan voorheen. Maar ook door meer cliënten met Korsakov en gerontopsychiatrie is tevens een toename te zien van agressie-incidenten. Naast de scholing empathieve directieve benadering zijn medewerkers getraind in het omgaan met bewoners die agressief kunnen zijn. In verband met de toename van agressie-incidenten is eind 2014 een extra Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI) uitgevoerd. De managers voeren op basis van de uitkomsten een analyse uit. Deze dient als basis om in elke RVE Zorg & Welzijn de juiste maatregelen te treffen, samen met de behandel- en zorgteams. Op diverse niveaus wordt gewerkt aan interne (risico) beheersing van processen en procedures. Managers wonen hebben een sleutelfunctie bij het signaleren van risico en het bewaken en beheersen van kwaliteit van zorg- en dienstverlening. De medewerkers zijn hierbij de ‘ogen en oren’ van de manager wonen. Het MDO (MultiDisciplinair Overleg) is voor de manager wonen (als voorzitter van dit overleg) en voor de specialist ouderengeneeskunde een belangrijk instrument om mogelijke (structurele) risico’s te signaleren. Zij maken dit binnen het overleg op straatniveau bespreekbaar. Samen wordt op basis van analyses gerichte (preventieve) maatregelen uitgevoerd en gemonitord. In het werkoverleg van de manager wonen en de manager RVE is het agendapunt ‘actuele zorgplannen en zorgdossiers’ een vast agendapunt. Op woningniveau kunnen managers wonen beschikken over een MIC-systeem(Melding Incidenten Cliënten). Met behulp van dit systeem is het mogelijk om snel de factoren per incident in beeld te krijgen, te analyseren en gerichte acties te ondernemen. Tevens is het mogelijk om vast te stellen of incidenten een meer structureel karakter krijgen en om trends op te sporen. Het meldsysteem met betrekking tot incidenten in relatie tot medewerkers (ROBO) staat ter beschikking van de managers. Alle meldingen worden geanalyseerd en geven handvatten voor de juiste maatregelen om adequaat te handelen in cliënt,- en afdeling gebonden situaties. Met name het multidisciplinaire team, waaronder de VIG-specialist en gedragsverpleegkundige hebben als vangnet een belangrijke rol ter ondersteuning van de zorgteams. Ook bij het uitvoeren van de analyse, het opstellen en uitvoeren van de (preventieve) acties. De managers bewaken de voortgang en controleren in werkoverleggen of de afspraken zijn uitgevoerd. Dit alles om te komen tot het verbeteren van de zorg- en dienstverlening. Samen met de manager RVE bewaken zij een aantal belangrijke onderwerpen, o.a. met betrekking tot de inzet van vrijheid beperkende maatregelen en de wet BIG als het gaat om de uitvoer van voorbehouden handelingen.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|21
Middels onder andere interne audits, audits op het gebied van infectiepreventie en kwaliteitscontroles, zoals de schoonmaakcontrole en controle Veilige Voedsel wordt getoetst of de ingezette maatregelen het gewenste resultaat hebben. Het managementteam heeft diverse rapportages tot zijn beschikking om op tijd de juiste acties in te zetten ten behoeve van de kwaliteit en veiligheid voor cliënten en medewerkers. Op basis van diverse metingen in 2014 is o.a. vastgesteld dat er sprake is van een toename van onbegrepen c.q. agressief gedrag en dat het maken van afspraken met vrijwilligers en de controle van de afspraken onvoldoende geborgd is. In het kader hiervan is de procedure omgaan met onbegrepen gedrag geactualiseerd. Een belangrijk middel hierbij is het Elektronisch ZorgDossier (EZD). Daarin kunnen medewerkers de afspraken in het kader van het zorgplan vinden en de benaderingswijze. In 2014 is het EZD hiertoe ingericht.
5.4.
Klachten
Bruggerbosch kent een onafhankelijke klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris behandelt en handelt klachten af van cliënten conform de wettelijke eis. De taken van de klachtenfunctionaris hierbij zijn klachtenregistratie, klachtenopvang, klachtenbemiddeling, hulp bij het indienen van een klacht bij de Regionale Klachtencommissie en het verzorgen van rapportages voor de Raad van Bestuur. De klachtenfunctionaris houdt een vertrouwelijke schriftelijke registratie bij van klachten en bemiddeling voor de Raad van Bestuur. De klachtenfunctionaris vervaardigt jaarlijks een overzicht in geanonimiseerde vorm van de klachten en bemiddelingen en doet aanbevelingen ter voorkoming. Dit overzicht is bestemd voor de Raad van Bestuur. Een samenvatting wordt opgenomen in het kwaliteitsjaarverslag. De klachtenfunctionaris heeft in 2014 geen klachten ontvangen van cliënten. In 2013 waren dit er vijf. Potentiële klachten zijn adequaat opgepakt door het management. Naast de klachtenfunctionaris kent Bruggerbosch een vertrouwenspersoon. Medewerkers, stagiaires of vrijwilligers die problemen hebben op hun werkplek kunnen hiervoor terecht bij de vertrouwenspersoon. De problemen kunnen betrekking op ongewenst gedrag van collega’s en/of leidinggevenden, misstanden op de werkplek, je niet gehoord voelen in de organisatie of psychische druk gerelateerd aan werk. De benoeming van een vertrouwenspersoon heeft als hoofddoel de individuele klachtenbehandeling laagdrempelig te maken. Daarnaast attendeert de vertrouwenspersoon de organisatie, voor zover dit mogelijk is in verband met privacy en het behoud van anonimiteit van betrokkenen, op de trends in klachten en de structurele aspecten in de organisatie die voor verbetering vatbaar zijn. De vertrouwenspersoon rapport één keer jaar aan de Raad van Bestuur. In het verslag jaar is de vertrouwenspersoon vier keer door een medewerker/vrijwilliger of anders benaderd. De klachten c.q. problemen lagen in de sfeer van bejegening en persoonlijke consequenties als gevolg van de veranderingen in de organisatie.
5.5.
Medewerkerstevredenheid
In 2014 is conform afspraak bij de bestuurlijke herinrichting in het voorjaar een MedewerkersTevredenheid Onderzoek (MTO) uitgevoerd. Voor alle RVE’s (Resultaat Verantwoordelijke Eenheden) zijn de volgende aandachtspunten naar voren gekomen: - de communicatie over de organisatieveranderingen kan verbeterd worden; - er is onduidelijkheid over de toekomst van Bruggerbosch en dat brengt onzekerheid met zich mee; Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|22
- inspirerend leiderschap is een aandachtspunt. Zowel de stijl als de zichtbaarheid van leidinggevenden moet verbeterd worden. De uitkomsten zijn per RVE besproken en elke RVE heeft een actieplan opgesteld waarover met de medewerkers afstemming over heeft plaatsgevonden. De totale score kwam uit op 7,3.
5.6.
Informatievoorziening intern en extern
Bruggerbosch hecht veel waarde aan een goede en juiste informatievoorziening aan de verschillende (interne en externe) stakeholders. In 2013 is er hard gewerkt aan het formuleren en opstellen van het communicatiebeleid. In 2014 is het communicatiebeleid vastgesteld door het managementteam en is in 2014 verder invulling aan gegeven binnen de organisatie. Het communicatiebeleid wordt als middel ingezet om de doelstellingen vanuit het meerjarenbeleidsplan te kunnen behalen. Daarnaast staat in het beleid geschreven met welke doelgroepen Bruggerbosch communiceert en welke middelen daarvoor gebruikt kunnen worden. Er is een onderscheid tussen interne en externe doelgroepen. De interne doelgroep omvat medewerkers, stagiaires en bewoners. Afhankelijk van het doel en de inhoud kan er gebruik gemaakt worden van het intranet, werkoverleggen, e-mail en persoonlijke communicatie. Daarnaast is er een nieuwsbrief met activiteiten voor bewoners. In overleg met de communicatieadviseur kunnen er andere middelen ingezet worden om de gewenste boodschap te kunnen overbrengen. Vrijwilligers kunnen net als medewerkers van Bruggerbosch gebruik maken van de informatievoorzieningen die medewerkers tot hun beschikking hebben. Daarnaast wordt er een keer per drie maanden een digitale nieuwsbrief uitgestuurd die naast organisatienieuws ook specifieke activiteiten en berichten over vrijwilligerswerk bevat. De externe doelgroepen, zoals de 1e contactpersonen, worden persoonlijk of per brief geïnformeerd. Vijf keer per jaar komt het informatiebulletin de Bruggerkoerier uit waarin diverse informatie over en uit Bruggerbosch te vinden is. Ook huisartsen in Enschede ontvangen de Bruggerkoerier. Vrijwilligers en medewerkers hebben de gelegenheid om de Bruggerkoerier in de woningen of digitaal te lezen. Daarnaast is de informatie op de website, het foldermateriaal en de berichten op social media accounts voor iedereen toegankelijk. Met regelmaat worden er persberichten verstuurd over nieuwe ontwikkelingen, de expertise van Bruggerbosch of activiteiten/informatieavonden die ook voor buitenstaanders geschikt kunnen zijn. Ook verschijnen er redactionele artikelen met dan wel zonder advertentie in diverse uitingen. Via deze diverse middelen wordt er getracht potentiële cliënten een indruk te geven van Bruggerbosch, expertise uit te dragen en meer naamsbekendheid te genereren. Meer informatie kan door geïnteresseerden ook telefonisch ingewonnen worden bij het maatschappelijk werk. Resultaten met betrekking tot de speerpunten Speerpunten voor 2014 waren o.a.: het ontwikkelen en implementeren van social media beleid; het promoten van het huidige productaanbod bij doelgroep; vergroten van de zichtbaarheid van Bruggerbosch in omgeving. Er is social media beleid ontwikkeld waarvoor medewerkers worden ingezet. Elk medium heeft een eigen team. In 2014 zijn het Twitter-team en het Facebook-team van start gegaan. De teams hebben gezamenlijk de doelgroep, gewenste boodschappen en doelstellingen geformuleerd. Facebook is een goed middel gebleken om de doelgroep (zowel huidige familieleden, als buurtbewoners, medewerkers, vrijwilligers en potentiële cliënten) te informeren over nieuws en activiteiten binnen Bruggerbosch. Op Twitter is de koppeling gemaakt met de berichten voor Facebook en daarnaast worden er gericht tweets opgesteld voor Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|23
perscontacten. Het bereik van berichten is groot. Medewerkers zijn ambassadeurs als het gaat om het delen van nieuws uit de organisatie. Naast de zichtbaarheid van Bruggerbosch op social media is er ook actiever contact gezocht met de pers. Zo is er minimaal één keer per maand een persbericht uitgegaan, zijn er persmomenten georganiseerd (onder andere over exposities, symposia, projecten van fondsenwerving en rondom koken in de woning) en verschenen er redactionele stukken in relevante ouderen-bladen. Daarnaast zijn er opnames gemaakt voor het programma LifestyleExperience, zijn er symposia in Bruggerbosch georganiseerd voor zorgprofessionals en is er expliciet aandacht geschonken aan het promoten van activiteiten voor potentiële cliënten en geïnteresseerden (zoals beleefavonden, thema-diners, markten, beweegdag, etc.). Uitgangspunt bij alle activiteiten was het laten zien van de expertise en mogelijkheden binnen Bruggerbosch. Dit resulteerde in een betere zichtbaarheid van Bruggerbosch binnen de omgeving van Enschede. Ook zijn er in 2014 nieuwe producten ontwikkeld en gepromoot, waaronder extra servicediensten, nieuwe producten vanuit het expertisecentrum zoals scholingen voor (zorg)professionals, mantelzorgers en themabijeenkomsten. De communicatieadviseur is hier nauw bij betrokken geweest en heeft hier samen met de betrokken projectleden plannen voor gemaakt en uitgevoerd. De inhoudelijke deskundigheid komt altijd van de medewerkers. Interne communicatie De grens tussen interne en externe communicatie in Bruggerbosch is vager geworden. In plannen, opgesteld door de communicatieadviseur, zijn de interne doelgroepen meegenomen. De communicatieadviseur is betrokken bij onderwerpen die een grote groep (dan wel alle) medewerkers beslaat (zoals o.a. griepprik, MTO, dag van de verpleging en uitreiking kerstgeschenken). De communicatieadviseur is nauw betrokken geweest bij het plannen en vormgeven van communicatie omtrent de (afgebroken) fusiebesprekingen. Ook over de berichtgeving omtrent thema’s als bezuinigingen, veranderingen in de WMO is geadviseerd. De digitalisering van (interne) communicatie is in 2014 verder geoptimaliseerd. Het intranet wordt ingezet als volwaardig communicatiemiddel binnen de organisatie evenals het gebruik van social media als Twitter en Facebook. Daarnaast is in 2014 een begin gemaakt met het professionaliseren van uitingen binnen en buiten Bruggerbosch, waaronder mailingen en affiches richting familieleden. Er zijn al standaard formats voor bijvoorbeeld thema- en familieavonden die medewerkers zelfstandig kunnen gebruiken zonder tussenkomst van de communicatieadviseur. Daarnaast heeft de communicatieadviseur een coördinerende rol gehad in de eindejaarsmailing van 2014.
5.7.
ICT
In 2014 is een vervolg gegeven aan de verdere professionalisering van de informatie en communicatietechnologie. Zo is er gezamenlijk met AriënsZorgpalet een informatiemanager aangesteld die beide organisaties adviseert en begeleidt bij het maken van toekomstbestendige keuzes op ICT-gebied. Naast advisering over de hardware, diverse softwarepakketten en het toekomstig gebruik van glasvezelkabel (in 2017) begeleidt de informatiemanager Bruggerbosch in haar voorbereiding en zoektocht naar voorzieningen op het gebied van telecommunicatie en domotica. Tevens wordt in overleg met AriënsZorgpalet gekeken naar gemeenschappelijke faciliteiten op het gebied van ICT-Helpdesk, E-learning, de mogelijke aanschaf en gebruik van software (Procare, Caress etc.). Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|24
Zo zijn in 2014 alle voorbereidingen voor de invoering van het Elektronisch Zorg Dossier (EZD) afgerond. De medewerkers worden multidisciplinair geschoold met behulp van E-learning en getoetst in de praktijk. In het najaar is gestart met de uitrol van het EZD. Deze wordt per straat uitgevoerd en zal in 2015 afgerond worden. De digitalisering van de (interne) communicatie is in 2014 verder geoptimaliseerd. Zo is voor een aantal medewerkers de faciliteit gecreëerd om van huis uit via Citrix in te kunnen loggen. Tevens wordt de mogelijkheid onderzocht om de medewerker van huis zijn eigen (werk-)planning te laten maken.
5.8.
Fondsenwerving / sponsorcommissie
De werkgroep fondsenwerving en sponsorcommissie heeft in 2014 haar eerste resultaat geboekt. Dankzij fondsenwerving is de aanschaf van een jukebox, ouderwetse broodkar en flipperkast mogelijk gemaakt. Hier is zowel intern als extern aandacht aan geschonken. Ook zijn er sponsorpakketten ontwikkeld voor bedrijven. Deze zijn voorzien van een begeleidende brief naar het huidige relatiebestand gestuurd. Helaas heeft dit in 2014 nog geen sponsoren opgeleverd.
6|
Financieel beleid
De oorspronkelijk vastgestelde begroting 2014 koerste op een positief resultaat van € 41.000. Reeds in het 1e kwartaal 2014 is de begroting bijgesteld op een positief resultaat van € 152.000, dit in verband met de financiële onzekerheid in 2015. Om dezelfde reden zijn medio 2014 nieuwe bezuinigingsexercities gedaan in de opmaat naar 2015. Helaas moest besloten worden om het houten bijgebouw in 2014 geheel af te schrijven, als gevolg van het wegvallen van de vergunning voor dit gebouw (er loopt nog wel bezwaar bij de gemeente). Dit verlaagt het resultaat van 2014 met € 92.000. In 2014 is vastgesteld dat de bedrijfseconomisch levensduur van de telefooncentrale en de verpleeg- en personenzoekinstallaties niet in overeenstemming zijn met de tot en met het jaar 2013 voor deze activa gehanteerde afschrijvingslasten. Om deze reden is ten laste van het jaar 2014 eenmalig een extra afschrijvingslast ad € 177.498 verantwoord. Ondanks dit laatste en als gevolg van genoemde acties om te bezuinigen is het jaar 2014 afgesloten met een positief resultaat van ongeveer € 186.000. In 2014 is, naast de doorgevoerde bezuinigingen, een aanzet gegeven tot een aantal acties met het doel om de organisatie beter in te richten en ‘leaner’ te maken. Zo is een tool aangeschaft van HHM welke behulpzaam moet zijn bij het komen van een optimale samenstelling van de formatie. Ook loopt er sinds eind 2014 een project met externe expertise teneinde de secretariële functie efficiënt in te richten. Daarnaast wordt er sinds eind 2014 gekeken op wat voor wijze met behulp van ‘lean six sigma’ de bedrijfsprocessen (zowel bij de zorg als bij de ondersteuning) geoptimaliseerd kunnen worden. In het kader van beter in control komen van de organisatie wordt in 2015 de planning en controlcyclus strak neergezet, waarbij het niet alleen om de financiële verantwoording zal gaan, maar (vooral ook) om de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op het gebied van kwaliteit, cliënttevredenheid en medewerkerstevredenheid, alsmede om te beoordelen of de bij het opstellen van de begroting vastgestelde doelen zijn bereikt. In 2015 zal tevens worden deelgenomen aan zowel de benchmark van ActiZ (waardoor een vergelijking met andere organisaties in de care mogelijk wordt) als aan de ‘Impact Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|25
Analyse Tool’ van ActiZ, met behulp waarvan de verwachte ontwikkelingen in de verpleeghuiszorg vertaald kunnen worden naar zowel concrete acties als naar de daaruit voortvloeiende verwachtingen m.b.t. zowel het financiële resultaat als naar balansontwikkelingen en liquiditeitsontwikkelingen.
Bruggerbosch
Jaarverslag 2014
Pagina|26
