Sistem Penjaminan Mutu Akademik di UGM KJM,
September 2015
1
Latar Belakang SPM-PT UGM • UGM sebagai Perguruan tinggi perjuangan tertua dan terbesar di Indonesia • UGM sebagai inisiator dan anggota tetap AUN-QA harus senantiasa menjaga dan meningkatkan kualitas dalam tridarma Diperlukan pola penjaminan mutu yang bersistem dan dapat diimplemetasikan sesuai dengan budaya UGM
In 1997 – ASEAN Secretariat established ASEAN University Network-Board of Trustees (AUN BOT) in Yogyakarta In 1998 – AUN QA was established during AUN BOT meeting in Myanmar In November 2000 – Bangkok Accord was agreed of which 7 basic agreements are the basis for AUN QA Model In Januari 2001 – UGM Quality Assurance Office was officially established In 2000, UGM was granted autonomous status by the Government
Kebijakan dan Sistem Penjaminan Mutu di UGM Tugas KJM 2014 ~ ⁻ mengkoordinasikan penyusunan instrumen dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. ⁻ mempersiapkan akreditasi institusi ⁻ memetakan, memantau, dan memfasilitasi persiapan akreditasi/sertifikasi program studi/unit dan laboratorium. ⁻ mengkoordinasikan penyusunan instrumen dan persiapan akreditasi jurnal pada tingkat nasional dan internasional ⁻ mendukung pelaksanaan sistem informasi penjaminan mutu yang terintegrasi, dan ⁻ mendukung peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang penjaminan mutu
Conceptual Framework of UGM IQA System
Increasing level of Assurance
Study Program Level
Faculty Level
2. Academic Policy Academic Regulation Academic Standards Manuals
University Level
1. Academic Policy Academic Regulation Academic Standards Manuals
3. Competences Programe Specifications 5. Programme Audit 4. Self-Evaluation
Increasing level of Compliance
6. Faculty Audit
Implementasi SPM-PT UGM Sesuai dengan budaya, kondisi, kemampuan, serta cita-cita UGM
CQI
Kebijakan Akademik
Standar Akademik
Akreditasi Internasional (AUN, AACSB, ASIIN, WFME, ABET, IChem-E, ISO)
Peraturan Akademik
PMI
PME
SNPT, BAN-PT, LAM
Survei (QS, Webometrics)
1. Standar Implementasi SPMI UGM • Substansi AUN standar on quality assurance dan standar mutu BAN-PT • Sistem Dokumentasi ISO 10013 • Sistem Audit Internal ISO 19011 • Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
2. Kerangka Organisasi Penanggung jawab Sistem penjaminan Mutu Internal
Penanggung jawab Sistem Audit Mutu Internal
Tingkat
Nama Pelaksana
Universita s
Kantor Jaminan Mutu (KJM)
Rektor
Manajer Program Audit Mutu Internal (Kepala KJM)
Fakultas/ SPS/ SV
Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A), Gugus jamian Mutu (GJM)
Dekan/ WD AKm./Ass.Dir I SPS/ Ass.Dir I SV
Manajer Program Audit Mutu Internal ( Auditor senior)
Jurusan
Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A)
Sekretaris Jurusan/ Pengelola SPS
Program Studi
Tim Koordinasi Semester (TKS)
Ketua Lab./Ketua KBK
3a. Model/SIKLUS SPMI UGM (Prodi)
Fokus: Kesesuaian standar dan perencanaan akademik dengan pelaksanaannya
3b. SIKLUS SPMI FAKULTAS Jul-Agt(10)
Sep(10)-Des(11)
Periodik antara Sep(10)-Jun(12)
Standar
Pelaksanaan
Monitoring
Benchmarking Peningkatan Mutu
Rumusan Koreksi
Audit Internal
Evaluasi Diri
Jun-Jul(12)
Mei(12)
April(12)
Feb-Maret(12)
Fokus: pengelolaan kegiatan Akademik
Pemilihan Pelatihan
MANAJEMEN
1
10
Menentukan kebijakan AMI
3 Perencanaan Audit
Menentukan kajiulang kebijakan 2
9
Kualifikasi AMI
MP AMI
Tentukan Tujuan Audit
4
LAPORAN AUDIT
Membentuk Tim Audit
Tim Audit 5
8 Melaksanakan Audit Lapangan
7
Jadwal Audit (Visitasi)
6
Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist
Rapat Tim Audit
d. Audit Mutu Internal (Siklus)
Kelompok Auditor
AMI Fakultas • Periode • • • • • •
: 2 tahun sekali (terakhir tahun 2014), sejak 2008 Klien : Rektor Koor. pelaksana : Ketua KJM (MP-AMI Universitas) Teraudit : Dekanat Auditor : 3 orang/fakultas/SPS/SV (20 Unit) Fokus : Manajemen Akademik Dasar audit : instrumen evaluasi diri Fakultas (EDF) dan Borang 3B
AMI Prodi • • • • • •
Periode Klien Koor. pelaksana Teraudit Auditor Fokus
• Dasar audit
: 1 tahun sekali sejak tahun 2004 : Dekan : MP-AMI Fakultas : Pengurus Prodi : 2 orang (cluster sama) : Implementasi kegiatan Akademik terhadap standar/rencana : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS) dan borang 3A
alamat situs http://kjm.ugm.ac.id/web/
Menu for Self-Evaluation Instruments
SKOR PRODI
Scoring Process
Optimum Performance of a Study Programme Graduates
PPM
Vision, Mision
1
2
14
Human Resources 3
13
Qualify
Curriculum
Assurance
4 12
Information
Students
System
5
1 2 Academic Atmosphere
11
6
3 4
Management
10 7 9
Teaching Learning
Finance
8
Governance
Position of Study Programme 1. Basic Level PP 19/2005
2. Accreditation Level
3.
4. International Level
AUN QA Level
Facilities Infrastructure
Existing Performance of a Study Programme Graduates
PPM
Vision, Mision
1
2
Human Resources
14
3
Quality Assurance
13
Curriculum 4
Information System
12
Students 5
1 Academic tmosphere
2 11
6
3 4
Management 10 7 9
Teaching Learning
Finance
8
Governance
Position of Study Programme 1. Basiac Level PP 19/2005
2. Accreditation Level
3. AUN QA Level
4. International Level
FacilitiesInfrastructure
Existing Performance of Study Program PPM Graduate
Vision mission
1
2
Human resources
14
3
Quality Assurance 13 Curriculum 4 12
Information System
Students 5
1 Academic atmosphere
2 11
6
3 4
Manajemen
10 7
Teaching 9 learning
Finance
8
Governance
Position of Study Programme : 1. Basic Level PP 19/2005
2. Accreditation Level
3. AUN QA Level
4. International Level
Facilities infrastructure
e. Tahapan Tindakan koreksi AMI
Forum
-KTS -OB
Rekaman
Temuan
-RTM UNiv
RTM Fak
Audit
Dekan
-Diminta: dekan -Direspon:teraudit -Hasil: tindakan koreksi
PTK
-KJM
Tindakan koreksi dan temuan level univ
-Close -Open
Koreksi level Univ.
-Dewan audit
Pemantauan
Peningkatan Standar
Tahapan SPMI-PT UGM Perencanaan SPMI
Program baru
Ya
Bantuan Teknis
Tidak
Sosialisasi AMI dan EDPS, EDF &D-EDF Pengisian EDPS oleh Prodi Audit Mutu Internal Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan dan atau Fakultas
Rapat Tinjauan Manajemen Universitas
Contoh temuan Kriteria/standar
Contoh temuan
PIC
Penjaminan mutu
Soal ujian belum dikaji oleh tim evaluator
Prodi/Fak
Penjaminan mutu
Tindak lanjut feedback mahasiswa terkait proses pembelajaran belum dilakukan secara terstruktur
Prodi/Fak
Proses pembelajaran
Prosedur penyampaian keberatan atas nilai mahasiawa belum tersedia
Prodi/Fak
Infrastruktur
Koneksi internet lambat terutama pada jam-jam sibuk (istirahat)
Fak/Univ
22
"The only mistake in life is the lessons not learned." – Albert Einstein
Lessons Learned : Development of IQA and Implementation of AUN QA Guidelines at Universitas Gadjah Mada
Mutu, Mutu, Mutu
GinÖng Prati Dino Continuous Quality Improvement
