LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK (SPMA)

LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN

SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK (SPMA)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG MEI 2007

Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya Malang

LEMBAR PENGESAHAN

1. Nama Perguruan Tinggi

:

Universitas Brawijaya

2. Alamat

:

Jl. Veteran, Malang 65145

Nama

:

Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

NIP

:

130 531 855

Jabatan

:

Ketua Pusat Jaminan Mutu

Alamat Kantor

:

Gd. Rektorat UB Lt.6

2. Contact Person

Jl. Veteran Malang 65145 Telepon Kantor

:

0341 – 575797

Fax

:

0341 – 575817

e-mail

:

[email protected]

HP

:

081 334 355106

Malang, 25 Mei 2007 Disampaikan oleh, Rektor

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito NIP. 130 704 136

i


DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................................. i DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii 1. PENDAHULUAN....................................................................................................... 1 1.1. Visi dan Misi.................................................................................................. 1 1.2. Rencana Strategis ........................................................................................ 1 2. SISTEM DAN ORGANISASI PENJAMINAN MUTU ................................................. 4 2.1. Inisiasi Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) UB........................ 4 2.2. Hasil Evaluasi Hibah SP4 Fungsionalisasi Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Brawijaya.................................................................................... 5 2.3. Perkembangan Sistem dan Organisasi Penjaminan Mutu UB saat ini........... 6 3. DOKUMEN SISTEM MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005-2007.................................................................................................... 9 3.1. Dokumen di Tingkat Universitas.................................................................... 9 3.2. Dokumen di Tingkat Fakultas/ Lembaga ....................................................... 9 3.3. Dokumen di Tingkat Jurusan/PS..................................................................10 4. PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK ............................... 11 4.1. Upaya yang telah dilakukan hingga saat ini .................................................11 4.2. Rencana implementasi SPMA tahun 2007 dana rutin UB ............................12 5. PROGRAM PENINGKATAN MUTU ....................................................................... 14 6. PEMANFAATAN ICT DALAM PROGRAM PEMBELAJARAN .............................. 16 6.1. Sejarah Perkembangan ICT UB...................................................................16 6.2. Pemanfaatan ICT di Universitas Brawijaya Saat Ini .....................................19 6.3. Rencana Pengembangan ICT......................................................................20 7. KENDALA PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU ................................. 23

ii


1. PENDAHULUAN Universitas Brawijaya (UB) merupakan salah satu Universitas negeri terkemuka di Indonesia, didirikan pada tahun 1963 di kota Malang. UB menjadi tumpuan bagi pembangunan masyarakat pada umumnya, dan khususnya bagi pengembangan kota Malang yang telah mencanangkan diri sebagai kota pendidikan internasional, kota industri, dan kota pariwisata. Di tingkat lokal, UB ikut berperan aktif terhadap kelangsungan dan perkembangan potensi Malang Raya sebagai wilayah pertanian maupun lahan kering hingga wilayah lautan dan sangat potensial dari sisi sumberdaya alam, kelautan dan pertambangan, namun dengan kondisi sosial-ekonomi masyarakat yang masih rendah.

1.1. Visi dan Misi UB memiliki visi menjadi universitas unggul yang berstandar internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun misinya adalah: 1. Membangkitkan kekuatan moral dan kesadaran tentang keberadaan penciptaan alam oleh Tuhan YME dan sadar bahwa setiap kehidupan mempunyai hak untuk dihargai. 2. Menyelenggarakan proses pendidikan agar peserta didik menjadi manusia yang berkemampuan akademik dan/atau professional yang berkualitas serta berkepribadian. 3. Melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional. Di waktu yang akan datang UB juga dituntut untuk selalu memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Diharapkan, UB sanggup mesejajarkan diri dengan Universitas terkemuka di Asia dan global baik dari segi mutu lulusan maupun mutu proses penyelenggaraan pembelajaran dan penelitian, sehingga dapat mengangkat martabat dan harkat bangsa Indonesia. Arah kebijakan juga berkembang sebagai Teaching University ke Research University bahkan sudah terdapat wacana untuk menjadi Entrepreneurial University.

1.2. Rencana Strategis Untuk mengatasi kelemahan yang ada, memecahkan permasalahan yang dihadapi dan mewujudkan visi dan misi yang diembannya, UB telah membuat program jangka panjang 5 tahun ke depan dalam suatu dokumen Rencana Strategis (Renstra) UB 2006-2011. Penyusunan Renstra UB telah didasarkan kepada 3 Pilar Renstra Departemen Pendidikan Nasional, yaitu (1) Pemerataan dan perluasan akses pendidikan, (2) peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing, dan (3) penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik. Tiga Isu Strategis yang tertuang dalam Dokumen HELTS (Higher Education Long Term Strategy) 2003-2011 Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, yaitu (1) daya saing bangsa, (2) otonomi dan desentralisasi, dan (3) kesehatan organisasi juga merupakan isu strategis yang juga digunakan sebagai dasar dalam menyusun Renstra UB 20062011.

1


Dalam penyusunan isu strategis UB, hasil evaluasi diri dan Isu Strategis Pendidikan Tinggi Nasional yang tercantum dalam naskah HELTS digunakan sebagai dasar. Terdapat tiga isu utama yang akan dikerjakan dalam lima tahun ke depan oleh UB, yaitu: (1) otonomi, (2) penyehatan organisasi, dan (3) peningkatan daya saing nasional. Ketiga isu tersebut kemudian dijabarkan dalam enam bidang, yaitu 1) Organisasi dan Manajemen, 2) Pendidikan dan Kemahasiswaan, 3) Penelitian, 4) Pengabdian kepada Masyarakat, 5) Kerjasama Institusional, dan 6) Pengembangan Penunjang Penyelenggaraan UB. Program dalam Renstra tersebut di atas diwujudkan melalui program kerja Rektor 2006-2010. A. Bidang Organisasi Dan Manajemen Kebijakan dasar bidang organisasi dan manajemen adalah perubahan status UB menjadi Badan Hukum yang otonom harus diikuti dengan pembenahan organisasi dan manajemen didukung oleh sistem adminitrasi dan penjamiaan mutu yang tersentral, sehat, akuntable dan transaparan. Peningkatan pendapatan dana PNBP terutama dari kerjasama dengan pihak-pihak luar, hibah masyarakat, dan dari unit usaha harus terus ditingkatkan di masa datang. Dana yang sudah didapatkan akan dikelola dengan sistem manajemen yang efisien dan monitoring-evaluasi yang kredibel. B. Bidang Pendidikan Dan Kemahasiswaan UB ingin meningkatkan daya tampung untuk pemerataan dan perluasan akses masyarakat memperoleh pendidikan tinggi. Cara yang ditempuh utuk meningkatkan kualitas pendidikan tiingginya aadalah dengan mengembangkan kurikulum berbasis kompetensi serta proses belajar mengajar yang mengacu kepada problem based learning dan student centered learning. Di samping itu kebijakan yang diambil adalah jaminan adanya tenaga dosen yang berkualitas, sarana dan prasarana pendidikan yang cukup dan modern dalam memfasilitasi proses belajar mengajar dalam atmosfir akademik yang kondusif didukung dengan sistem jaminan mutu bidang pendidikan yang terus dioptimalkan. Tujuannya adalah terjadinya peningkatan jumlah mahasiswa pada program studi yang selama ini kurang diminati calon mahasiswa dan apresiasi dari masyarakat. Pengembangan dilakukan dengan berbagai kemungkinan kegiatan seperti: benchmarking kurikulum internasional, tracer study bahan ajar untuk mendukung ketercapaian kompetensi lulusan yang dibutuhkan pasar kerja nasional dan internasional, serta komunitas ilmiah, pengintegrasian matakuliah untuk mencapai kompetensi secara holistik dan komprehensif. Sistem pendidikan dikelola secara professional sehingga diperoleh efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang setinggi mungkin yang pada saatnya mempertinggi daya saing lulusan UB. C. Bidang Penelitian Kebijakan dasar bidang Penelitian adalah mengembangkan Payung Penelitian berbasis Ilmu-Ilmu Hayati, Sosial, dan Rekayasa dan relevansi penelitian untuk meningkatkan mutu pendidikan, kebutuhan dunia usaha dan industri serta masyarakat pada umumnya. Sehingga penelitian yang dihasilkan merupakan penelitian-penelitian unggulan dan dapat mengangkat citra Universitas di tingkat nasional dan Internasional. Tujuan yang ingin dicapai adalah penelitian yang diarahkan kepada pengembangan, pemanfaatan, dan penuntasan permasalahan, terutama yang berkaitan dengan pengembangan sumberdaya manusia, sumberdaya alam, sumberdaya hayati dan kelautan, teknologi, budaya, sosial kemasyarakatan, dan kesehatan dengan jalan lebih mensinergikan penelitian Program Studi terkait dengan bidang kajian tersebut dengan jalan klusterisasi dan efisiensi sumberdaya yang ada. D. Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat Peningkatan relevansi pengabdian kepada masyarakat dan peningkatan motivasi dan kemampuan staf akademik dalam merancang kegiatan merupakan kebijakan dasar institusi. pelayanan kepada masyarakat dan secara resiprocal 2


menerima informasi, masukan, bantuan masyarakat untuk meningkatkan relevansi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat itu sendiri terutama dalam pengembangan dan pengelolaan sumberdaya alam adalah isu strategis yang dijadikan dasar usulan pengembangan program. Hal ini perlu ditunjang dengan pengelolaan sistem informasi yang berkaitan dengan pelayanan-pelayanan tentang: konsultasi bisnis, bursa pasar pekerjaan dan pengelolaan proyek-proyek percontohan yang berkaitan dengan pendidikan profesi baik untuk mahasiswa, alumni maupun masyarakat luas yang juga dipakai sebagai sumber belajar dan sumber riset nyata bagi mahasiswa dan para peneliti. E. Bidang Kerjasama Institusional Kebijakan institusi dalam meningkatkan kerjasama institusional didukung dengan upaya untuk merealisasi program yang bisa diimplementasikan dan diikuti dengan MOU, memperluas kerjasama dengan instansi pemerintah, masyarakat dan industri untuk pengembangan soft skill dosen, mahasiswa, dan staf administrasi. Institutional resource sharing, melalui kegiatan inventarisasi, monitoring dan evaluasi atas sarana, prasarana, dan sumberdaya manusia yang dapat digunakan dalam resource sharing untuk semua bidang (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat ) akan dioptimalkan. F. Bidang Penunjang Penyelenggaraan Universitas Brawijaya Pengembangan sarana akademik dilakukan dengan perencanaan yang jelas agar pemanfaatannya dalam kegiatan akademik dan penelitian benar-benar efektif, efisien, dan produktif dalam memberikan dukungan yang optimal dalam proses belajar mengajar dan penelitian. Meningkatkan kemampuan fisik dan manajerial untuk mendukung penyelenggaraan universitas yang otonom dan khususnya bagi penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif, serta meningkatkan gairah dan suasana kerja dengan peningkatan kesejahteraan dosen dan staf administrasi.

3


2. SISTEM DAN ORGANISASI PENJAMINAN MUTU 2.1. Inisiasi Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) UB Sesuai Renstra Universitas Brawijaya (UB) tahun 2006-2011 dan arah kebijakan pengembangan pendidikan tinggi yang dicanangkan oleh DIKTI dan tertuang dalam Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi (HELTS) 2003 -2010 maka UB terus berupaya berbenah diri, agar menghasilkan lulusan yang mampu meningkatkan daya saing bangsa, dengan melaksanakan secara sungguh-sungguh mandat otonomi pengelolaan pendidikan dan mengupayakan peningkatan kesehatan organisasi penyelenggara pendidikannya. Sejalan dengan itu UB telah merencanakan status menjadi Badan Hukum Milik Negara pada sejak tahun 2005, namun usulan sedang dalam proses perbaikan sesuai masukan evaluator. Dengan sumber daya yang ada UB berupaya untuk mengoptimalkan pembinaan dan pengembangan pendidikan tinggi yang mampu merangsang kinerja kolektif untuk meningkatkan mutu yang berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri, akses dan keadilan, serta azas otonomi. Dana pengembangan dapat berasal dari dana rutin maupun dana Program Hibah Kompetisi (PHK). Dalam kurun waktu sepuluh tahun terakhir, UB telah berperan aktif dan berhasil memperoleh berbagai PHK yang ditawarkan oleh DIKTI, antara lain Due-like, Semi Que, TPSDP, SP4,.A2, A3, ICT grant, IMHERE sub component 2.2 dan 2.1. Pada saat ini, UB sedang menyiapkan proposal lengkap PHK berbasis institusi tahun 2008. Untuk menjamin agar implementasi PHK Due-like batch 1 berjalan sesuai rencana yaitu menghasilkan lulusan bermutu dan sustainable, maka pada tahun 2002, Rektor UB membentuk Tim Monitoring dan Evaluation (Monev) dengan tugas melaksanakan sistem pembinaan dan pemantauan PHK tersebut. Karena kegiatan Tim Monev internal masih terbatas, maka pada tahun 2003 dibentuk Tim Benefit dan Monitoring Evaluation (BME) dengan SK Rektor No. 022/SK/2003 dan bertugas melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap PHK Due-like dan TPSDP batch 1. Peningkatan mutu secara terus menerus harus menjadi fokus perhatian UB. Karena itu, BME dikembangkan menjadi Pusat Jaminan Mutu (PJM) pada tanggal 12 Pebruari 2005 dengan SK Rektor No. 017A/SK/2005. Sesuai dengan ketetapan DIKTI maka tugas utama unit penjaminan mutu internal UB adalah memperoleh mandat dari Rektor untuk mengembangkan dan memantau implementasi sistem jaminan mutu UB, yaitu : 1. Mengembangkan prosedur kerja baku (Standard Operation Procedure SOP) untuk: a. Menjamin mutu dan seleksi internal proposal Program Hibah Kompetisi (PHK) dari DIKTI; b. Menjamin mutu pelaksanaan PHK DIKTI tersebut melalui Monitoring dan Evaluasi (Monev) c. Pendampingan pada saat visitasi PHK dari DIKTI; d. Menjamin mutu Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat; e. Menjamin mutu usulan akreditasi Program Studi / Institusi melalui pendampingan 2. Monitoring dan evaluasi uji coba serta implementasi manual mutu kegiatan akademik. 3. Pengembangan Sistem Jaminan Mutu Akademik di UB 4. Penyebarluasan praktek baik (good practices) dari suatu unit penerima PHK ke unit yang lain.

4


Kelembagaan dan tugas tim diperbarui tiap tahun melalui SK Rektor sesuai dinamika UB. Berdasarkan SK 023A/SK/2006 PJM UB tanggal 13 Pebruari 2006, maka tugas PJM diperpanjang dengan tugas melanjutkan kegiatan sebelumnya. Adapun peran fungsional PJM dalam struktur organisasi UB digambarkan dalam Gambar 1.

REKTOR PR I, II, III,

SENAT UB

PUSAT JAMINAN MUTU

FAKULTAS

LEMBAGA

Jurusan

Pusat

BIRO

UPT

Gambar 1. Peran Fungsional PJM dalam struktur organisasi UB Dalam sistem penjaminan mutu dilakukan proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten serta berkelanjutan sehingga pengguna (stakeholders) memperoleh kepuasan. Hal ini berguna untuk menjamin keberhasilan institusi memberikan best services, sesuai visi dan misi yang ditetapkan serta mengembalikan kepercayaan dan peran UB sebagai entrepreneurial university dan center of excellence. Untuk itu PJM mengusulkan proposal untuk mendapatkan Hibah SP4 tahun 2006 Buku 4 : Fungsionalisasi Jaminan Mutu Pendidikan UB.

2.2. Hasil Evaluasi Hibah SP4 Fungsionalisasi Jaminan Mutu Pendidikan Universitas Brawijaya Melalui program SP4 tentang Fungsionalisasi Jaminan Mutu Pendidikan tahun 2006, maka kegiatan yang telah dilakukan meliputi tiga isu, yaitu isu Internal Manajemen: (I.1). Peningkatan Baku Mutu dan Kualifikasi Borang Akreditasi, (I.2). Peningkatan Efektifitas Pusat dan Unit Jaminan Mutu, isu Sustainabilitas : (S) Standarisasi Pembinaan dan Pemantauan PHK, dan isu Efisiensi: (E.1). Peningkatan Pemantauan dan evaluasi PBM yang Baku, (E.2). Penetapan Baku Mutu Pemantauan aktifitas Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Prestasi Program SP4 tersebut terutama dirasakan terkait dengan keberhasilan fungsi PJM dalam seleksi internal dan pendampingan penyusunan proposal PHK, sharing good practices, monevin PHK, pendampingan penyusunan borang akreditasi maupun dalam pengembangan sistem penjaminan mutu akademik. Hal itu didukung oleh peningkatan kualifikasi anggota PJM tentang Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA), serta peningkatan kepercayaan Dikti pada implementasi PHK dan BAN PT yang ditandai oleh meningkatnya jumlah program studi yang terakreditasi A dari 9 PS pada akhir tahun 2005 menjadi 19 PS pada akhir tahun 2007. 5


Selanjutnya PJM bekerjasama dengan Tim Koordinasi PHK dalam kegiatan Monevin PHK (Gambar 2), PJM telah menggunakan dana Monev PHK 2,5% untuk standarisasi 31 orang reviewer proposal PHK dan 21 orang untuk monevin. Hal ini dapat mempercepat peningkatan penguatan kapasitas dan kinerja PJM UB melalui konsep continuous quality improvement.

Penanggungjawab Rektor

Pusat Jaminan Mutu

PR I Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

Koordinator

Dekan yang terkait

Prof. Dr. Sutiman B.S, MS

Staf Akademik

Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir Dr. Endang Arisoesilaningsih Dr. Surahman, MSIE Dr. Ir. M. Bisri, MS Dr. Unti Ludigdo Dr. M.Nurhuda

Reviewer Proposal/Monevin Asesor internal

Koor. Bid. Akademik

Koor. Bid. Adm & Keu

Ir. Sudarminto S.Y, M.App.Sc

Ir. Yulia Nuraini, MS

Staf Adm & Keu Drs. Djaelani

Femy

Dra. Siti Romlah Koordinator SP-4

Sri Lestariningsih, SH, MH Koordinator Hibah A2 & A3

Ir. Sudarminto S.Y,, M.App.Sc Koordinator Hibah Universitas

Drs. Johan A.E. Noor, M.Sc Koordinator TPSDP/ IMHERE

Gambar 2. Integrasi Peran PJM dan Tim Koordinasi PHK dalam Monevin UB dan Peningkatan Daya Saing Proposal PHK Tahun 2005-2006

2.3. Perkembangan Sistem dan Organisasi Penjaminan Mutu UB saat ini Sejalan dengan dinamika kondisi dan kebutuhan UB, maka SK Rektor UB No. 023A/SK/2006 tanggal 13 Pebruari 2006 tentang Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB yang beranggotakan tujuh (7) orang dari lima (5) fakultas telah diperkuat dengan memasukkan anggota baru. Hal ini dimaksudkan untuk akselarasi pengembangan SPM dan mengakomodasi keragaman di 12 fakultas/program di UB. Oleh karena itu, berdasarkan SK 010A/SK/2007 tanggal 15 Januari 2007 ditetapkan tim PJM yang baru beranggotakan 14 orang dengan kualifikasi doktor, menunjukkan komitmen untuk pengembangan mutu UB, independen dan tidak menjabat secara struktural. Sedangkan tugas PJM yang baru hingga 15 Januari 2008, yaitu: 1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan pelaksanaan auditnya. 2. Meningkatkan mutu pendampingan

usulan

akreditasi

Program

Studi

/

Institusi

melalui

3. Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK) 6


Sesuai dengan kapasitas, kebutuhan internal dan tuntutan eksternal maka diperlukan percepatan pengembangan perangkat dan kelembagaan SPMA, tidak hanya di universitas namun juga di fakultas/lembaga dan jurusan. SPM yang dikembangkan masih diprioritaskan pada bidang Akademik S-1 dan belum menyentuh administrasi keuangan dan kepegawaian. Oleh karena itu, telah dilakukan pembenahan kelembagaan PJM seperti Gambar 2.

Pusat Jaminan Mutu Ketua : Prof.Dr.Ir. Soebarinoto

Sekretaris: Dr. Endang Arisoesilaningsih Bendahara: Drs. Djaelani

Bidang Pengembangan SPM Kepala : Dr.Ir. M. Bisri Anggota : 1. Prof. Dr.Ir. Jody Moenandir 2. Prof. Dr.Ir. Sugiyanto, MS 3. Dr. Imam Hanafi, M.Si., (MAB) 4. Dr. Muhammad Nurhuda 5. Dr. Surachman, M.SiE. Tugas: • Melakukan Monevin PHK • Pendampingan Akreditasi PS • Pengembangan SPMA • Pendidikan dan Pelatihan

Sekretariat: Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi

Bidang Audit Internal Mutu Akademik Kepala : Dr. Unti Ludigdo, Ak. Anggota : 1. Dr. Ir. Maftuch, M.Si. 2. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., MHum. 3. Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. 4. Dr. Indah Winarni, MA 5. Dr. Ir. A. Tunggul Sutan Haji, MT Tugas : • Mengembangkan dokumen audit internal mutu akademik (AIMA) • Mempersiapkan kelembagaan dan melaksanakan audit sistem & kepatuhan

Gambar 2. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu UB

7


Adapun struktur fungsional PJM terkait dengan audit internal mutu akademik (AIMA) digambarkan secara diagram berikut.

INTEGRASI PERAN DALAM SPMPT (QA, QC, QI) UB Lingkup Universitas

Peningkatan Mutu (PR 1)

9 Ketua PJM

Laporan Audit & Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Universitas

10

Quality improvement LP3-LPPM

Sekretaris Sekretariat Bendahara Bidang Audit Internal Mutu Akademik Pool Auditor Internal & Reviewer Monevin PHK Pengembangan Data Jaminan Mutu

8

Bidang Pengembangan SPM

Audit internal 7

Pool Asesor Internal UB

Lap. Evaluasi Kinerja Fak.

Koordinasi

Lingkup Jurusan/PS / Fakultas

Mitra

6

Konsep Lap. Evaluasi Kinerja Fak Sistem Inforamasi Akademik (TIK)

Peningkatan Mutu Fak. (DEKAN)

5 Unit Jaminan Mutu Jur/PS

11

4

Gugus Jaminan Mutu Fak.

3 2

1 Konsep Lap. Evaluasi Kinerja PS 0

Tindakan Perbaikan JURUSAN / PROGRAM STUDI

Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya

Tingkat

Universitas

Dokumen yang dihasilkan

• • • • •

Fakultas

• • • • •

Jurusan/ Program Studi

• • • •

Pelaksana

Penanggung Jawab

Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Akademik

Pusat Rektor Jaminan Mutu (PJM)

Kebijakan Akademik Standar Akademik Fakultas Peraturan Akademik Fakultas Manual Mutu Akademik Fakulta Manual Prosedur Akademik Fakultas

Gugus Dekan Jaminan Mutu (GJM)

Kompetensi Lulusan Spesifikasi Jurusan/Program Studi Manual Prosedur Instruksi Kerja

Unit Jaminan Mutu (UJM)

8

Ketua Jurusan


3. DOKUMEN SISTEM MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005-2007 Sejak dibentuk pada tahun 2005 sampai saat ini, Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya telah menghasilkan beberapa Dokumen Sistem Mutu Akademik yang dapat dikelompokkan menjadi tiga (3).

3.1. Dokumen di Tingkat Universitas Merupakan dokumen yang dihasilkan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB yang berlaku umum bagi semua Fakultas/Program dan Lembaga di lingkungan Universitas Brawijaya. Dokumen di tingkat Universitas tersebut terdiri atas 5 dokumen yang sudah disahkan oleh Senat UB atau Rektor dan 5 dokumen AIMA masih berupa draft: a. Dokumen Mutu di Tingkat Universitas -

Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya -PJM UB 2007.

-

Standar Akademik Universitas Brawijaya -PJM UB 2007.

-

Peraturan Akademik Universitas Brawijaya -PJM UB 2007.

-

Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya - PJM UB 2006.

-

Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu akademik (SPMA) Universitas Brawijaya - PJM UB 2007.

b. Dokumen Audit di Tingkat Universitas -

Draft Pedoman Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya PJM UB 2007.

-

Draft Standar Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya PJM UB 2007.

-

Draft Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal Universitas Brawijaya PJM UB 2007.

-

Draft Instrumen Evaluasi Kinerja Program Studi (PS) Universitas Brawijaya PJM UB 2007.

-

Draft Kode Etik Auditor Audit Internal Mutu Akademik Universitas Brawijaya PJM UB 2007.

c. Dokumen Monevin PHK di Tingkat Universitas -

Evaluasi Diri (Self Evaluation) Universitas Brawijaya - PJM UB 2007.

-

Manual Prosedur Monevin PHK - PJM UB 2007

-

Kode Etik Reviewer Monevin PHK UB, 2006

3.2. Dokumen di Tingkat Fakultas/ Lembaga Merupakan dokumen yang dihasilkan Gugus Jaminan Mutu (GJM) UB yang berlaku khusus di masing-masing Fakultas/Program Studi/Jurusan di lingkungan Universitas Brawijaya. Dokumen di tingkat Fakultas tersebut sedang proses pengembangan. Untuk memudahkan penyusunan dokumen, PJM UB menyusun

9


master atau contoh yang bisa dikembangkan lebih lanjut sesuai situasi dan kondisi di masing-masing Fakultas/Program. Dokumen tersebut terdiri atas lima (5) dokumen ialah: a. Contoh Kebijakan Akademik Fakultas MIPA Universitas Brawijaya - PJM UB 2007. b. Contoh Standar Akademik Fakultas MIPA Universitas Brawijaya - PJM UB 2007. c. Contoh Peraturan Akademik Fakultas Hukum Universitas Brawijaya - PJM UB 2007. d. Contoh Manual Mutu Akademik Fakultas Teknik Universitas Brawijaya - PJM UB 2007. e. Contoh Manual Prosedur Penulisan Laporan Penelitian Fakultas Ilmu Adminisrasi Universitas Brawijaya - PJM UB 2007. f.

Draft Manual Mutu Penelitian dan Publikasi - PJM UB 2006.

g. Draft Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat - PJM UB 2006.

3.3. Dokumen di Tingkat Jurusan/PS Merupakan dokumen yang dihasilkan Unit Jaminan Mutu (UJM) UB yang berlaku khusus di masing-masing Jurusan/Program Studi S-1 di lingkungan Universitas Brawijaya. Dokumen di tingkat jurusan tersebut sedang dalam proses pengembangan, salah satu jurusan yang sudah menyusun adalah Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi UB, yaitu : a. Kompetensi Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya - PJM UB 2006. b. Spesifikasi Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya - JA UB 2006. c. Manual Prosedur Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya JA UB 2006. d. Instruksi Kerja Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya - PJM UB 2006. e. Laporan Evaluasi Diri (Self Evaluation Report) 15 jurusan penerima PHK Duelike, TPSDP, A2-A3 da IMHERE sub component 2.1 2000- 2006. Selanjutnya dokumen tersebut menjadi contoh pengembangan dokumen di jurusan/program studi di lingkungan UB.

10


4. PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK Pelaksanaan SPMA di UB meliputi kegiatan Monevin PHK, Penyusunan Laporan EPSBED dan Pengembangan Kelembagaan serta Dokumen SPMA di UB seperti digambarkan dalam Gambar 4 berikut.

INTEGRASI SPMA / SPMPT DENGAN MONEVIN & EPSBED

Monitoring Pelaksanaan Evaluasi Diri

ButirButir-butir Mutu (10) Kriteria BANBAN-PT (15) AUNAUN-QA Standard (6)

UU 20/2003 ttg Sisdiknas

BENCHMARKING PP19/2005 ttg SNP Std. Internasional BANBAN-PT lainnya

EPSBED

Standar

Audit Internal Standar Baru Peningkatan Mutu Rumusan Koreksi

EVALUASI DIRI KE EPSBED 1. 2. 3. 4.

Ada tidak keunggulan kompetitif kompetitif dalam program studi Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu Apa upayaupaya-upaya yang telah dilakukan Credit Trans Transfer System, System, dsb

Gambar 4. Integrasi SPMA/SPMPT dengan Monevin dan EPSBED

4.1. Upaya yang telah dilakukan hingga saat ini Berbagai upaya telah dilakukan untuk inisiasi pengembangan SPMA UB sejak tahun 2004 hingga 2006. Secara kronologis, upaya yang telah dilakukan antara lain : a. Peningkatan kualifikasi anggota Tim PJM melalui keikutsertaan dalam : − Workshop sistem penjaminan mutu pendidikan di Unej Jember − Mendampingi PR I dalam pertemuan Forum PR I Jatim tentang sistem penjaminan mutu akademik di ITS Surabaya. − 2 orang pertemuan Forum PR I Jatim di Universitas Airllangga. Disarankan agar BME ditingkatkan peran dan fungsinya sebagai wadah pengembangan konsep penjaminan mutu akademik − 4 orang mengikuti pelatihan SPMPT di KJM UGM − Mengikuti Workshop QAS di UGM − 7 orang mengikuti pelatihan SPMPT dan Audit di Fakultas Peternakan UB − 2 orang mengikuti pelatihan Audit Mutu Akademik Internal di UGM

11

Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya Malang − − −

−

−

−

3 orang mengikuti Pelatihan Tim Monevin DIKTI di Surabaya 2 orang mengikuti Lokakarya SPMPT TPSDP di Yogyakarta 5 orang studi banding implementasi SPMA dan audit internal ke Jurusan Teknik Sipil dan Teknik Kimia UGM dengan dana SP4 1 orang mengikuti Workshop dan Bedah Buku SPM di Universitas Bina Nusantara Jakarta Mendatang TA dari UNDIP untuk menyusun Manual Mutu Penelitian, Publikasi dan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan dana SP4 2 orang pelatihan ISO di Malang

b. Konsolidasi dan Sosialisasi SPMA di UB − Sosialiasasi pengembangan sistem penjaminan mutu akademik dalam Raker Pimpinan UB di Batu dengan menghadirkan pakar penjaminan mutu akademik dari ITS − Semiloka SPMA UB dengan mendatangkan pembicara dari KJM UGM dihadiri oleh Senat, pimpinan Universitas/Fakultas/jurusan dan perwakilan mahasiswa − Menyamkan persepsi dan konsolidasi untuk penyusunan Laporan Evaluasi Diri PHK dan pengusulan akreditasi PS − Membuat Lomba Logo UB untuk mempromosikan peningkatan mutu UB − Penyusunan Usulan Pelatihan Tim Auditor Internal Mutu Akademik UB dengan dana IMHERE − Pembentukan GJM di Fakultas dan UJM di Jurusan atas instruksi rektor − Penyusunan dokumen SPMA dan Audit Internal Mutu Akademik UB − Sosialisasi SPMA UB di Senat, pimpinan fakultas dan UJM − Roadshow SPMA di Fak. Ekonomi, Fak. Kedokteran, Fak. Teknik, Fak. Teknologi Pertanian − Pendampingan penyusunan dokumen mutu di lingkungan UB − Integrasi program pengembangan SPMA dalam Renstra UB 2006-20011 c. Sharing Lesson Learned Monevin PHK dan SPMA dengan PT lain − Penyampaian materi SPM bagi Dosen Baru PT yang mengikuti program magang di UB − Presentasi SPMA di Universitas Negeri Malang − Menerima Kunjungan Tim SPM dari Politeknik Negeri Samarinda − Pendampingan penyusunan SPMA di Universitas Mulawarman, Samarinda

4.2. Rencana implementasi SPMA tahun 2007 dana rutin UB a. Training auditor AIMA dana IMHERE Juli 2007 b. Sosialisasi AIMA di UB Juni 2007 c. Inisiasi UB untuk menyusun Program menjadi World Class University d. Pelaksanaan Monevin PHK e. Pelaksanaan Inisiasi Satu Siklus SPMA untuk audit system Juli 2007 f.

Pelaksanaan Satu Siklus SPMA untuk audit kepatuhan Desember 2007

g. Persiapan akreditasi institusi Oktober 2007

12


Sebagai indikator output adalah ketersediaan dokumen mutu yang telah disosialisasikan dan disahkan oleh pimpinan atau senat universitas. Dokumen mutu yang akan dibuat adalah Peraturan Akademik, Kebijakan Akademik, Standar Akademik, Manual Mutu Penelitian dan Publikasi, Manual Mutu Pengabdian pada Masyarakat, Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal. Dokumen selanjutnya diaplikasikan untuk menjadi pedoman bagi penyusunan dokumen akademik pada tingkat fakultas dan jurusan. Dengan demikian, maka indikator outcomes akan diukur dari pelembagaan dan fungsionalisasi sistem jaminan mutu di Universitas Brawijaya telah dimulai untuk kegiatan akademik S-1 dari tingkat universitas, fakultas dan jurusan. Tabel 1a. Indikator output kegiatan PJM Indikator Utama

2005

Target 2006

Belum ada Belum ada Belum ada

Capaian 06 Ada dan sudah disetujui Rektor Belum ada Belum ada Belum ada

Manual Mutu Akademik PJM-UB

Belum ada

Bentuk konsep

Kebijakan Akademik Peraturan Akademik Standar Akademik Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Rule of Conduct Monevin PHK Manual Prosedur Monevin PHK Manual Mutu Penelitian dan Publikasi Manual Mutu Pengabdian dan Masyarakat Pemahaman tentang sistem ranking World class university Strategi promosi PS Jumlah auditor AIMA (orang)

Belum ada Belum ada Belum ada

Diaplikasikan Diaplikasikan Diaplikasikan

Belum ada

Belum ada

Belum ada

Diaplikasikan

Belum ada Belum ada

Diaplikasikan Diaplikasikan

Belum ada

Konsep akhir

Konsep akhir

Diaplikasikan

Belum ada

Konsep akhir

Konsep akhir

Diaplikasikan

Belum ada

Belum ada

Belum ada

3

Belum ada Belum ada

Belum ada Belum ada

Belum ada 2

Konsep 26

Target 2006 Belum ada Belum ada Belum ada

Capaian 06 0 0

Target 07 10 27

0

10

0

5

0

14

0

7

18 (42%)

25 (58%)

Tabel 1b. Indikator outcomes kegiatan PJM Indikator Utama 2005 Jumlah GJM 0 Jumlah UJM 0 Jumlah fakultas yang telah menyusun dokumen minimal 0 SPMA Jumlah fakultas yang 0 mengaplikasikan SPMA Jumlah jurusan yang telah menyusun dokumen minimal 0 SPMA Jumlah jurusan yang 0 mengaplikasikan SPMA Jumlah PS terakreditasi A 6 (14%)

13

Belum ada

Diaplikasikan Diaplikasikan

Target 07 Diaplikasikan

Edisi revisi Edisi revisi

Belum ada

Belum ada 9 (21%)


5. PROGRAM PENINGKATAN MUTU Program peningkatan mutu kinerja UB dilakukan secara berkelanjutan untuk mewujudkan visi - misi yang diemban sesuai Rencana Strategis (Renstra) UB 20062011. Program peningkatan mutu dipilah berdasar pada tiga (3) pilar Renstra Departemen Pendidikan Nasional, yaitu (1) Pemerataan dan perluasan akses pendidikan, (2) peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing, dan (3) penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik. Rumusan program, kegiatan yang direncanakan dan indikator keberhasilan yang ditargetkan disampaikan dalam Dokumen Program Kerja Rektor 2006-2010. Secara ringkas, daftar program disampaikan terlampir. 1. Pemerataan dan perluasan akses ● Penataan Program Studi/Jurusan/Fakultas ● Peningkatan Promosi Pendidikan ● Pengembangan Seleksi Masuk ● Penataan Daya Tampung ● Pengembangan Pembelajaran Jarak Jauh ● Pengembangan dan Pelaksanaan SPP Proporsional ● Peningkatan Beasiswa ● Pengembangan Kelas Internasional ● Peningkatan Pertukaran Dosen dan Mahasiswa Asing ● Pengembangan laboratorium sentral, fakultas, kebun percobaan, lapang 2. Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing ● Pengembangan Kurikulum dan Teknologi Pembelajaran ● Peningkatan Mutu Akreditasi ● Pengembangan Mutu Dosen ● Pengembangan Mutu PBM ● Pengembangan Mutu Kegiatan non Akademik Mahasiswa ● Peningkatan Mutu Lulusan ● Peningkatan Mutu Penelitian ● Pengembangan Laboratorium ● Peningkatan Mutu Publikasi Ilmiah dan HaKI ● Peningkatan Mutu Layanan Masyarakat ● Peningkatan Peran Alumni ● Peningkatan Mutu Kerjasama 3. Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik ● Penyehatan Organisasi dan Persiapan Otonomi ● Pengembangan Mutu Tenaga Administrasi ● Peningkatan Mutu Administrasi dan Kehumasan ● Peningkatan Mutu Perpustakaan ● Pengembangan Sistem Jaminan Mutu UB dan Sistem Pengawasan Internal (SPI) ● Pengembangan Struktur Pendanaan ● Peningkatan Sarana dan Prasarana ● Peningkatan Disiplin, Kesejahteraan, Keamaman dan Kenyamanan Kerja

14


Khusus terkait dengan pengembangan SPMA yang diintegrasikan dalam SPI, maka PJM dalam tiga tahun ke depan (2007-2010) menyusun program terkait: 1. Integrasi fungsi PJM/GJM/UJM dalam kinerja Rektor/Dekan/Ketua Jurusan 2. Pengembangan secara berkelanjutan dari SPMA (10 butir mutu) menjadi SPMPT (12 butir mutu) yang didukung oleh kinerja TIK yang optimal 3. Integrasi kegiatan audit mutu internal, monevin PHK dan auditor internal bidang manajemen keuangan secara rutin ke dalam SPI 4. Penguatan budaya evaluasi diri rutin berbasis data base terpadu pada jurusan/fakultas/universitas untuk mencapai akreditasi insitusi 5. Sertifikasi internasional untuk manajemen pendidikan dan pelayanan akademik dengan ISO 9001-2000. Dengan demikian jika ada bantuan technical assistance dari Dikti, maka hal itu diharapkan akan membantu : 1. Memberikan review terhadap SPMA yang telah dikembangkan dan auditnya 2. Memberikan saran dan perbaikan bagi program pengembangan SPMA menjadi SPMPT 3. Memberikan saran dan perbaikan bagi program pengembangan SPI dan 4. Sharing pengalaman pencapaian sertifikasi ISO

15


6. PEMANFAATAN ICT DALAM PROGRAM PEMBELAJARAN Penjelasan mengenai pemanfaatan ICT dalam program pembelajaran di Universitas Brawijaya (UB) akan dijelaskan berdasarkan tiga bagian utama. Sebelum menjelaskan kondisi pemanfaatan ICT pada saat ini, terlebih dulu dijelaskan mengenai sejarah panjang perkembangan dan penerapan ICT di UB. Kemudian dijelaskan juga berturut-turut pembentukan dan keberadaan unit-unit kegiatan yang berhubungan dengan ICT; pengelolaan layanan, pengembangan dan pemeliharaan ICT pada saat ini; dan rencana pemanfaatan ICT di UB ke depan.

6.1. Sejarah Perkembangan ICT UB Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komputer mewarnai sejarah perkembangan UB sebagai salah satu perguruan tinggi di Indonesia. Berbagai bentuk kegiatan dan usaha telah dilakukan oleh UB baik untuk kepentingan riset, pengembangan Sistem Informasi Manajemen dan pembangunan infrastruktur jaringan komputer. Seluruh kegiatan tersebut secara langsung atau tidak langsung sangat terkait erat dengan perkembangan Teknologi Informasi di kampus UB hingga saat ini. Perkembangan teknologi Internet di dunia semakin memacu UB dalam peran serta aktif mengembangkan Teknologi Informasi tersebut. Peran Fakultas/Jurusan yang secara mandiri mengembangkan jaringan komputer dan koneksi Internet turut serta memperkaya usaha perkembangan TI di UB. Tidak lupa juga peran sivitas akademik UB baik secara individu maupun kelompok turut berperan penting dalam mengukir sejarah perkembangan TI di UB. Berbagai kegitan dan usaha tersebut banyak yang tidak tercatat atau terdokumentasikan. Satusatunya dokumen resmi UB yang ditemukan terkait dengan konsep pengembangan TI tercatat pada tahun 1992 dan oleh karena itu menjadi awal sejarah perjalanan pengembangan TI di UB. Tahap-tahap penting sejarah pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komputer untuk program pembelajaran di UB dapat diringkas sebagai berikut : Tahun 1992-1994 Konsep pengembangan jaringan komputer telah didokumentasikan oleh Kepala Puskom Prof. Dr. Budiono Mismail yang mengembangkan konsep jaringan secara menyeluruh dan terintegrasi di setiap fakultas dan jurusan. Konsep ini tidak dapat dijalankan sehubungan dengan kebutuhan alokasi dana yang cukup besar sehingga tidak dapat dipenuhi oleh UB. Selain dari pihak Puskom beberapa fakultas atau jurusan telah mengupayakan pengembangan jaringan lokal baik untuk akses dan kepentingan kerjasama maupun riset di lingkungan masing-masing. Tercatat dari Fakultas MIPA tahun 1994 telah mengembangkan koneksi Internet untuk kebutuhan kerjasama riset. Fakultas Teknik Elektro mengembangkan jaringan lokal di Lab. Komputer. Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat di Indonesia sejak tahun 1995, memacu semangat UB mengembangkan jaringan komputer dan akses Internet untuk kepentingan riset. Secara rinci sejarah panjang perkembangan Teknologi Informasi di UB dapat disajikan secara kronologis seperti tabel berikut ini.

16


Waktu Tahun 1980 Maret 1993

Februari 1998

April 2000 Februari 2001

Maret 2001

Mei 2001 Juli 2001 Agustus 2001

September 2001

Oktober 2001 November 2001 Januari 2002

Februari 2002

Maret 2002

Kegiatan yang dilakukan - Penyediaan Perangkat Komputer untuk proses belajar-mengajar oleh PUSKOM - Dibentuk konsep tim riset bidang TI oleh sekelompok mahasiswa jurusan elektro angkatan 1993. Tim riset ini dikenal dengan JalinNet Team yang kemudian para anggotanya terdiri mahasiswa dari berbagai angkatan (93 - 95) - Dalam acara PIMNAS di Semarang UB memamerkan sistem jaringan komputer dan sistem informasi profile UB berbasis web yang dikembangkan oleh JalinNet Team. - Implementasi pertama Router PC berbasis LRP (Linux Router Project) di Fakultas Teknik sebagai salah satu standar pengembangan jaringan lokal di UB. - Dibentuk UPPTI (Unit Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi) yang bertanggungjawab untuk mempercepat pengembangan dan layanan akses jaringan dan internet di UB pada tanggal 6 Februari 2002. - Fakultas MIPA bergabung dengan jaringan Universitas - UPPTI mulai membangun sistem email khusus untuk layanan kepada mahasiswa (students.brawijaya.ac.id) dengan kapasitas 7000 user. - Fakultas Pertanian mulai terkoneksi dengan jaringan Intranet UB - Pemasangan backbone serat optik tahap ke-3 di untuk zona Perpustakaan dan Fakultas Kedokteran - Pembangunan SIAKAD generasi ke-4 dimulai oleh UPPTI menindaklanjuti pengembangan prototipe SIAKAD yang telah dibuat tahun 1999 - UPPTI meluncurkan sistem baru untuk layanan email bagi mahasiswa (http://student-mail.brawijaya.ac.id) dengan penambahan fitur Webmail.(22 Agustus) - Koneksi Internet dinaikkan menjadi 128 Kbps. - UPPTI meluncurkan situs terbaru dari UB generasi ke-4 dengan layanan-layanan informasi yang lebih lengkap seperti: ebook, netmon, forum diskusi, webmail, Balung, dll - UPPTI meluncurkan program SCS (Students Computer Services) yang merupakan fasilitas komputer bagi mahasiswa untuk akses Internet dan rental komputer khusus untuk mahasiswa UB - 18 September 2001 Fakultas Perikanan mulai terkoneksi dengan jaringan Intranet UB - Kerjasama dengan M-WEB membangun Student Internet Center di gedung Perpustakaan Pusat UB - UB menandatangani MOU kerjasama uji coba kelas distance learning dengan Keio University Jepang. - Pemasangan koneksi satelit dengan untuk koneksi internet dengan kecepatan 6.6 mega di UB untuk keperluan distance learning - Peluncuran layanan web hosting - UPPTI memulai pembangunan sistem BAIS (Brawijaya Authentication and Identification) yang selesai bulan Maret 2002. - Fakultas Hukum mulai terkoneksi dengan jaringan Intranet UB - Integrasi jaringan lokal Brawijaya dengan jalur Internet downlink satelit bantuan dari program SOI-WIDE Jepang - 15 Februari 2002 Fakultas Pertanian terkoneksi dengan jaringan Intranet UB - Fakultas Ilmu Administrasi (FIA) terkoneksi dengan jaringan Intranet UB - UPPTI memulai pembangunan sistem Central Billing Internet yang selesai bulan Juni 2002 - SIAKAD generasi ke-4 resmi diluncurkan oleh UPPTI. Proses implementasi dan integrasi sistem terbaru ini di setiap fakultas/jurusan selesai pada ajaran baru tahun 2003. - Penambahan jalur koneksi Internet ke ISP Indosat 128 Kbps untuk kebutuhan 17


Waktu

-

-

April 2002

-

Agustus 2002

-

September 2002

-

Oktober 2002

-

November 2002

-

Desember 2002

-

Januari 2003

-

April 2003

-

2003 - 2007

-

Kegiatan yang dilakukan SOI serta uji coba integrasi jalur koneksi Internet sebesar 6 Mbps dengan jaringan lokal Brawijaya Salah satu staf teknis UPPTI UB (Achmad Basuki) diminta memberikan bantuan teknis dan analisa mengenai jaringan SOI di Universitas Hassanudin Makasar (27-29 Maret) Salah satu staf teknis UPPTI UB (Achmad Basuki) diminta memberikan bantuan teknis dan analisa mengenai jaringan SOI di Universitas Hassanudin Makasar (27-29 Maret) Dilakukan uji coba distance learning yang dimulai pada tgl 6 Maret 2002. Program uji coba ini dilakukan satu kali setiap minggu selama bulan Maret 2002 Salah satu staf teknis UPPTI UB (Achmad Basuki) diminta memberikan bantuan teknis dan analisa mengenai jaringan SOI di AYF (Asian Youth Fellowship) Malaysia (28 April-1 Mei Implementasi sistem komputerisasi online pada regitrasi mahasiswa baru dan lama secara terpusat di Gedung Samantha Krida Re-strukturisasi pusat sistem jaringan UB di PUSKOM Lantai 3. Re-strukturisasi ini merenovasi seluruh infrastruktur server dan konfigurasi pusat jaringan komputer UB, meliputi: Proxy Server, Web Server, MultiGateway Server, DNS Server, FTP Server, E-Mail Server untuk kapasitas 30.000 user, Hosting Server, SIAKAD Server dan SOI Server. Integrasi dengan koneksi SOI dilaksanakan untuk mendistribusikan jalur koneksi Internet di UB sebesar 6 Mbps dari satelit Jepang. Untuk mendukung re-strukturisasi dan integrasi sistem ini didukung peralatan hardware komputer server baru sebanyak 5 buah dari produk IBM XSeries yang didanai dari program SIAKAD tahap I. Uji coba implementasi sistem BAIS dan Central Billing Internet System Integrasi koneksi Layanan Digital Library Online ke jaringan Internet antara Perpustakaan Pusat UB dengan UPPTI Diluncurkannya situs BITS (Brawijaya Information Technology Services) yang merupakan portal resmi layanan Teknologi Informasi UB (http://bits.brawijaya.ac.id) Rekomendasi status UPPTI sebagai unit pelaksana teknis khusus pengembangan TI di UB Pelaksanaan kelas jarak jauh (SOI) dengan topik Advanced IT tahap I selama 1 bulan penuh (November 2002). Diluncurkannya situs SOI (School of Internet) yang merupakan portal resmi layanan Distance Learning di UB (4 Nov 2002) Tim Distance Learning UB menghadiri Pertemuan AIII (Asia Internet Interconnection Initiatives Project) di Asian Institute Technology (AIT), Bangkok, Thailand. Implementasi jaringan wireless untuk keperluan backup link sistem registrasi online yang tersebar di 10 lokasi di masing-masing Fakultas bagian dari pengembangan SIAKAD tahap II Fakultas Kedokteran bergabung dengan jaringan internal UB Pelaksanaan sistem registrasi online pada registrasi semester genap 02/03 yang pelaksanaannya terdistribusi di masing-masing Fakultas melalui jaringan wireless dan terestrial sebagai backup link Pelaksanaan kelas jarak jauh (SOI) dengan topik Advanced IT tahap II selama 1 bulan penuh (Januari 2003) Dibentuknya tim penyusun profil UB yang melibatkan BAPSI,UPPTI, dan elemenelemen lain di UB. Tim ini bertugas untuk melengkapi dan mengoptimalkan situs UB dalam versi bahasa indonesia dan bahasa inggris, serta untuk membuat buku profil universitas yang terbaru Disampaikan dalam bahasan di bawah ini

18


6.2. Pemanfaatan ICT di Universitas Brawijaya Saat Ini Pemanfaatan ICT untuk program pembelajaran di UB ditangani oleh beberapa unit-unit kegiatan baik berupa UPT, Pusat Pengembangan/Layanan maupun berada di Fakultas, Jurusan atau Program Studi. Masing-masing keberadaan unit/lembaga dan layanannya akan dijelaskan di bawah ini. a. PUSKOM Pusat Komputer (PUSKOM) UB dibentuk untuk memberi layanan penyewaan komputer yang murah sebagai antisipasi pesatnya perkembangan Teknologi Komputer pada era 80-an. Puskom memberikan layanan antara lain : - Penyewaan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak, - Pengembangan Perangkat Lunak Aplikatif di Perguruan Tinggi, - Pelatihan Komputer bagi mahasiswa, karyawan dan masyarakat umum, - Link dan Akses ke Internet melalui jaringan UB. b. UPPTI (Unit Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi) UPPTI yang bergerak dalam riset, pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi didirikan dengan tujuan untuk mempercepat penerapan Teknologi Informasi dan Komputer di UB sebagai sistem integrator dalam proses pembelajaran, telekomunikasi dan informatika. Layanan UPPTI meliputi : 1. Melakukan penelitian yang ada kaitannya dengan teknologi Informasi 2. Penyediaan Bandwith akses internet sebesar 3 Mbps untuk 1500 koneksi jaringan komputer di UB. 3. Memelihara keberlangsungan koneksi internet secara menerus. 4. Memberi pelatihan dan konsultasi mengenai teknologi informasi baik kepada dosen maupun mahasiswa. 5. Jasa membangun WEB dan koneksinya pada WEB utama UB pada unit-unit lain (seperti PP E-Learning, PUSKOM, LPM, Pusat-Pusat Studi dan Fakultas/Jurusan). 6. Mengembangkan perangkat lunak yang digunakan untuk keperluan akademik/ pembelajaran, administrasi/kepegawaian maupun keuangan, seperti misalnya SIAKAD, SIKEU, SINAGA, SITARIS dan lain-lain. UPPTI UB telah banyak melakukan kerjasama dengan berbagai pihak, baik di internal UB maupun dengan lembaga/instansi/perusahaan di luar UB di wilayah dalam negeri maupun luar negeri. Selain memberikan pelayanan internal dalam lingkungan UB. Fasilitas ICT UB juga dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas, baik pengguna pemarintah maupun perusahaan swasta. c. Pusat Pengembangan E-Learning Lembaga ini merupakan Pusat Pengembangan di bawah LP3 yang melakukan pengembangan dan pengkajian sistem pembelajaran melalui internet dengan bekerja sama dengan UPPTI dan lembaga-lembaga edukasi baik di dalam maupun di luar negeri. Pembelajaran melalui internet yang dikaji terutama diarahkan pada pengembangan dan penyediaan sarana pembelajaran berbasis web. Tujuan dari pembelajaran web based dan perangkat ajar berbasis elektronik adalah untuk memudahkan penampilan simulasi dan model-model materi yang sangat berguna terutama untuk materi yang sulit dipahami apabila dijelaskan secara langsung melalui tatap muka. Selain pengembangan materi ajar, juga dilakukan pengembangan manajemen digital dan kompetensi yang mencakup seluruh kegiatan akademik di lingkungan UB. Tujuannya agar supaya pembelajaran jarak jauh dapat dilangsungkan secara on line 19


dan terkontrol dengan baik. Bentuk layanan Pusat Pengembangan E-Learning antara lain dengan pemanfaatan video confrence untuk pembelajaran jarak jauh secara real time yang diselenggarakan oleh SOI (School of Internet). Proyek ini dimaksudkan untuk menyumbangkan pengembangan pendidikan tinggi dengan mempergunakan Internet dan Teknologi Digital. Tim proyek SOI memasang peralatan pembelajaran jauh di Indonesia (salah satunya di UB), Laos, Malaysia, Myanmar, dan Thailand pada akhir bulan Januari 2002. Beberapa kuliah yang berhubungan dengan Informasi Teknologi dengan menggunakan Real-time style (Kuliah langsung/live lectures) dan Archieve style (Kuliah tercatat/recorded lectures) dimulai pada tanggal 1 Februari 2002. Proyek SOI mempergunakan “satellite Internet Technology” dan “Uni-Directional Link Routing (ULDR) technology” untuk memberikan bandwith yang lebih luas kepada mitra universitas dengan biaya rendah. Site setiap mitra memasang antena satelit C-band read-only sebagai link satu-arah (one-way link) dari Jepang ke site. Ini menyediakan bandwith 6,6 Mbps yang dipakai sebagai bagian dari hubungan Internet dengan teknologi UDLR. Setup ini memungkinkan kuliah video/audio yang berkualitas baik dapat mengalir dari Jepang ke site dari mitra. d. Perpustakaan Perpustakaan UB telah memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pelayanannya. Perpustakaan bekerjasama dengan UPPTI telah membangun Situs WEB dan data perpustakaan digital lainnhya yang dilink atau diinformasikan dengan/melalui WEB Universitas. Web bernama DIGILIB ini menyedikakan layanan antara lain : peyediaan informasi katalog perpustakaan, warung informasi teknologi (warintek), penyediaan situs berisi koleksi Journal/Serial Full Text (PDF), Forum kerja sama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri, penyediaan informasi CD-ROM collection, sarana koresponden kepada user melalui e-mail mengenai hal-hal yang berhubungan dengan akses dan layanan perpustakaan. Salah satu layanan Perpustakaan UB melalui layanan DIGILIB-nya adalah Situs ”Journal-Material Learning”. Situs ini berisi koleksi Journal/Serial Full Text (PDF) maupun koleksi tercetak (Printed) dan Material Learning (Bahan Pengajaran dari staf pengajar di lingkungan UB) dengan search engine dapat menelusuri karya Civitas Akademika dalam bentuk Full Text (PDF File). Koleksi ini memuat bidang-bidang : Teknik, Kedokteran, Ekonomi, Administrasi, Hukum, Pertanian, Peternakan dan lain-lain. e. ICT di Fakultas/Jurusan/PS Jaringan komputer dan internet sebagian besar disambungkan ke fakultasfakultas atau jurusan-jurusan. Pelayangan jaringan ini selain untuk keperluan administrasi juga disedikan untuk para dosen dan mahasiswa. Tiap-tiap jurusan menyediakan jaringan komputer dan internet dengan biaya sewa yang rendah. Pemanfaatan dan layanan Teknologi Informasi di fakultas-fakultas/jurusan-juruisan antara lain : - Penyediaan komputer (perangkat keras dan lunak) untuk mahasiswa, dosen dan administrasi - Penyediaan jaringan internet - Pelatihan, pelajaran dan praktikum - Perkuliahan melalui e-learning yang dikembangkan oleh PP E-Learning UB.

6.3. Rencana Pengembangan ICT Dalam pemanfaatan ICT untuk program pembelajaran, UB berkomitmen untuk dapat melakukan pengelolaan secara mandiri dan profesional, dalam kegiatan 20


perencanaan, operasional, pendanaan, organisasi dan lain sebagainya. Perangkat, jaringan dan lembaga yang mengelola ICT diharapkan akan menjadi suatu aset penting bagi UB, dalam upaya berperan serta dalam pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi dan komputer dalam membantu proses pembelajaran. Saat ini, UB telah memiliki Sumber Daya Manusia yang qualified dalam pengembangan Teknologi Informasi dan Komputer untuk kepentingan UB selama 5 tahun terakhir. Secara bertahap, UB akan melakukan perencanaan baik secara organisasi maupun operasional untuk mendukung pengembangan dan penerapan ICT di UB. Kegiatan Internal 1. Melakukan perencanaan, implementasi dan pengontrolan terhadap Network Grand Design di UB. 2. Melakukan perencanaan, implementasi dan pengontrolan terhadap Sistem Jaringan Komputer di UB. 3. Melakukan perencanaan, implementasi dan pengontrolan terhadap layananlayanan dan aplikasi (Electronic Mail, Mailing List, Pusat Informasi Online melalui Web Site UB, dll) yang akan diterapkan di jaringan komputer di UB. 4. Melakukan perencanaan, implementasi dan pengontrolan terhadap penyampaian informasi melalui Web Site UB. 5. Melakukan kerjasama strategis dengan pihak-pihak terkait dalam rangka pengembangan Teknologi Informasi (TI) di UB 6. Melakukan aktivitas-aktivitas dalam rangka peningkatan dan pemerataan ilmu pengetahuan di bidang TI seperti pelaksanaan training, seminar, workshop, dll 7. Membantu BAPSI dan PUSKOM secara teknologi dalam rangka : a. Perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan pengumpulan, pengolahan dan analisis penyajian informasi dan data. b. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem informasi c. Perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan proses penyimpanan, pemeliharaan dan pemutakhiran data. d. Perencanan, pelaksanaan dan pengontrolan pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen UB (SIM-UB) dan point-point yang terdapat didalamnya. (SIAKAD, SINAGA, SIKEU, SITARIS, dll) 8. Membantu unit-unit dan lembaga-lembaga lain dalam pemanfaatan implementasi TI dalam rangka peningkatan kualitas dan efisiensi kerja.

dan

Kegiatan Eksternal 1. Ikut berperan serta dalam pengembangan ICT di Indonesia 2. Ikut serta dan berperan aktif dalam kegiatan-kegiatan seminar, pertemuan praktisi ICT dan sejenisnya. 3. Berupaya untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi masyarakat terutama masyarakat sekitar sesuai dengan kapasitasnya sebagai praktisi ICT. 4. Ikut membantu Industri Kecil Menengah dan Usaha Kecil Menengah (IKM/UKM) dalam peningkatan kualitas usaha dengan pemanfaatan ICT. 5. Ikut membantu penyebaran pengetahuan mengenai ICT 6. Melakukan kerjasama dengan universitas-universitas, lembaga pemerintah dan non pemerintah, industri dan dunia usaha serta pihak-pihak yang terlibat dalam penelitian, pengembangan dan penerapan ICT.

21


Rencana Pembenahan Organisasi ICT di UB Untuk pelayanan yang lebih efisien dan efektif dan dalam rangka menyiapkan UB sebagai BHMN, pengelolaan Teknologi Informasi dan Komputer di UB akan ditangani dalam satu wadah Unit Teknologi Informasi dan Komputer yang dipimpim oleh chief information officer (CIO) yang mengarahkan sistem informasi manajemen kampus dan bidang kerja yang berkaitan dengan komputer. Unit Teknologi Informasi dan Komputer ini pada prinsipnya memberikan layanan teknologi informasi dan komunikasi yang berorientasi pada perkembangan teknologi saat ini dan masa datang, yaitu antara lain : -

Layanan akses untuk semua komponen kampus secara merata dan memadai.

-

Fokus pengembangan riset dan bidang ilmu masing-masing berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

-

Menunjang layanan sistem informasi untuk berbagai aspek kegiatan universitas.

-

Berbagi sumber daya teknologi informasi dan komunikasi (resource-sharing).

-

Sumber biaya operasional dan pengembangan dari pengguna untuk pengguna.

-

Biaya akses layanan relatif murah dan terjangkau.

-

Efisien dan efektivitas kerja seluruh bidang serta peningkatan produktivitas kerja.

-

Universitas sebagai pusat riset dan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi skala nasional dan internasional.

Untuk menunjang layanan-layanan tersebut Unit Teknologi Informasi dan Komputer UB dibagi dalam tiga kelompok kerjadan divisi-divisi, yaitu : -

Bagian Pelayanan, terdiri dari : 1. Divisi Digital Library, khusus melayani perpustakaan di lingkungan UB. 2. Divisi E-Learning, melayani pelaksanaan dan pemeliharaan e-learning di lingkungan UB. 3. Divisi Perangkat Keras dan Jaringan, memberikan pelayanan dan pemeliharaan perangkat keras dan jaringan di lingkungan UB. 4. Divisi Perangkat Lunak, bertugas melayani dan memelihara kelancaran perangkat lunak-seperti SIAKAD, SIKEU, SIAM, dan lain-lain, yang diterapkan di UB.

-

Bagian Pengkajian dan Pengembangan, terdiri dari : 1. Divisi Perangkat Keras dan Jaringan, melakukan penelitian dan pengembangan perangkat keras dan jaringan di lingkungan UB atau di tempat lain sesuai dengan pesanan Bagian Usaha. 2. Divisi Perangkat Lunak, bertugas melakukan penelitian dan pengembangan perangkat lunak yang akan, dan sedang diterapkan di UB atau tempat di tempat lain sesuai dengan pesanan Bagian Usaha. 3. Divisi Artistik, bertugas membantu pengembangan perangkat lunak uang userfriendly dan menarik.

-

Bagian Usaha, bekerja di luar kampus untuk mempromosikan, memasarkan, dan menjual pelayanan dan produk terkait dengan teknologi informasi dan komputer oleh UB kepada masyarakat umum. Usaha ini diharapkan dapat menghasilkan dana untuk mengembangkan dan memelihara kelangsungan dan kemandirian pengelolaan teknologi informasi dan komputer di universitas.

22


7. KENDALA PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU Beberapa kendala telah teridentifikasi sejak sebelum adanya pengembangan sistem monevin tahun 2003 maupun penjaminan mutu akademik tahun 2005. Kendala tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Heterogenitas pemahaman akan pentingnya sistem penjaminan mutu (SPM) Heterogenitas civitas akademika, tingkat kesehatan organisasi UB dan sejarah perlunya SPM yang cenderung bersifat externally driven menyebabkan SPM belum sepenuhnya dipahami oleh setiap pimpinan di unit kerja. Berdasarkan sejarah lahirnya PJM di UB yang dituntunt dari perlunya Monevin PHK, maka masih terdapat anggapan dari beberapa pihak tentang adanya duplikasi dan tumpang tindihnya tugas dan organisasi antara PJM dan Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pembelajaran (LP3) yang sedang berupaya mengembangka QA terkait PBM. Di beberapa fakultas masih ada respon berbeda-beda dalam menanggapi anjuran rektor tentang pembentukan tim ad hoc sebagai kelengkapan unit SPM untuk menyiapkan dokumen penjaminan mutu di tingkat Fakultas (GJM) dan Jurusan (UJM) dan menunjang implementasi SPM membantu tugas Dekan atau Ketua Jurusan. Selain itu, pengembangan SPM dimulai dari commitment dan perubahan mindset of best services dalam kegiatan Tri Dharma PT. Perubahan ini membutuhkan waktu, oleh karena itu partisipasi civitas akademika dalam serangkaian acara sosialisasi SPM oleh pimpinan UB masih perlu ditingkatkan. Adakalanya, sistematika pemahaman tentang SPM terkendala teknis akibat acara sosialisasi SPM bersamaan waktu dengan pergantian pejabat di Fakultas dan Jurusan dalam dua tahun terakhir. Selain itu, masih ada pemahaman bahwa SPM memperpanjang birokrasi, menambah anggaran dan workload dosen. Masih ada Fakultas, Jurusan dan Program Studi yang menyatakan belum siap dalam menyusun dokumen SPMA. 2. Heterogenitas pemahaman variabel standar mutu Perguruan Tinggi Hal ini terjadi akibat kelemahan integrasi sistem data base UB, keterbatasan sosialisasi perkembangan kebijakan pemerintah terkait SPM dan etos kerja. Perubahan kebijakan Dikti terutama direspon oleh fakultas, jurusan dan program studi yang menyusun proposal PHK atau memperbaiki/mempertahankan akreditasi PS. Untuk itu, sosialisasi yang lebih efektif dan program pendampingan telah dilakukan agar SPM tesosialisasikan sampai unit kerja terkecil. Selain itu, perlu dipertimbangkan perlunya sistem reward dan punishment bagi jurusan/PS yang kurang aktif mengupayakan perbaikan mutu secara berkelanjutan. Hal ini juga sangat berguna dalam upaya peningkatan mutu yang mendapat pengakuan internasional, misalnya melalui PS berstandar internasional, sertifikasi ISO atau termasuk dalam ranking world class university. 3. Pembiayaan implementasi SPMA belum dianggarkan dalam DIPA Pergantian pimpinan tingkat universitas hingga jurusan membawa konsekuensi tentang perubahan kebijakan dan perencanaan prioritas kegiatan. Akan tetapi, pada saat ini Rencana Strategis UB 2006-2011 sudah disahkan dan Penetapan Program Kerja Rektor dalam tahap akhir, sehingga dasar penetapan kebijakan dan alokasi anggaran lebih jelas. Selain itu, kegiatan pengembangan dan implementasi SPMA di 23


tingkat universitas masih diusulkan tiap tahun menggunakan dana rutin UB. Hingga saat ini belum ada perencanaan pada skala yang menengah (misalnya tiga tahun). Hal ini berdampak pada belum terintegrasinya perencanaan alokasi anggaran pada DIPA yang disusun pada pertengahan tahun. Alokasi anggaran yang terbatas ini menyebabkan jumlah auditor SPMA bersertifikat di UB baru dua orang. Kendala ini dipecahkan dengan telah diterimanya proposal IMHERE sub component 2.2 untuk meningkatkan jumlah auditor AIMA pada bulan Juli 2007. 4. Kesiapan UB untuk pengembangan SPMPT dan SPI perlu waktu Ketiga kendala tersebut di atas berdampak pada keterbatasan kesiapan UB mengembangakan SPMPT. Untuk itu, prioritas pengembangan SPM masih diarahkan pada bidang akademik. Sementara itu, memperhatikan Renstra UB, Program Kerja Rektor dan program good university governance dari IMHERE subcomp. 2.2, maka perlu segera disusun kegiatan untuk mengembangan SPMPT dan mencakup juga pendidikan pasca sarjana (S-2 dan S-3). Bersamaan dengan itu, diperlukan integrasi tim auditor AIMA, Reviewer Monevin PHK serta Auditor Administrasi Keuangan dan Kepegawaian ke dalam Sistem Pengawas Internal (SPI) UB seperti dicanangkan dalam Program Kerja Rektor 2007-2010.

24

LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK (SPMA)

Recommend Documents