ORGANISASI PENJAMINAN MUTU AKADEMIK SRI SETIANINGSIH SOEWARDI
Suatu organisasi harus dapat menciptakan sistem dan mengelola sistem tersebut agar dapat melakukan peningkatan mutu pelayanan secara terus menerus
Setiap P.T. memiliki cita-cita atau tujuan yang spesifik
Diwujudkan dalam visi P.T
Misi P.T. disusun
Visi dan misi harus menarik agas stakeholders ikut berpartisipasi
Komitmen untuk mencapai kepuasan stakeholders perlu direalisasikan dengan sistem tata kelola yang baik dengan mengacu pada penyelenggaraan program akademik yang effektif dan effisien serta mendayagunakan seluruh potensi dan unsur-unsur yang dimiliki P.T. secara optimal dalam upaya mencapai visi dan misi
Tata Kelola/Organisasi Penjaminan Mutu Tata kelola/organisasi penjaminan mutu harus didukung oleh suasana akademik dan budaya organisasi yang kondusif sehingga dapat terciptanya awareners dan komitmen yang tinggi dari seluruh sivitas akademika.
Tata Kelola/Organisasi Penjaminan Mutu 1) 2) 3) 4)
Menyangkut 4 aspek, yaitu: Menyangkut seluruh proses, seluruh tugas, seluruh aset dan seluruh personal (orang) Mencakup seluruh bidang Tri Dharma = pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Tata kelola tidak hanya berusaha membuat produk yang bermutu tapi juga mencari cara untuk menghasilkanproduk yang bermutu. Tata kelola harus dapat mendorong untuk dapat …. Adanya budaya mutu.
Tata Kelola/Organisasi Penjaminan Mutu Sistem tata kelola/organisasi merupakan bagian integral dari tanggungjawab pimpinan P.T, termasuk Fakultas, Departemen PT, Program Studi, Dosen, Kaeyawan. Jadi sistem tata kelola harus menyentuh seluruh aras organisasi P.T.
Tata Kelola/Organisasi Penjaminan Mutu Tata kelola/porganisasi dinyatakan sebagai upaya sistematis dalam suatu proses untuk mencapai tujuan organisasi. Mekanisme kerjanya mengikuti “Roda Deming” yaitu suatu roda yang terdiri dari 4 langkah, yang berputar menurut jarum jam, yaitu plan, do, check dan action Plan Action
Do Check
Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu Tingkat
Nama Pelaksana
Penanggung Jawab Sistem Penjaminan Mutu
Penganggung jawab sistem audit internal
Perguruan Tinggi
Lembaga pengembangan mutu
Ketua L.P.M
Manager Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI)
Fakultas
Lembaga penjaminan mutu Fakultas
Wadek I/Ass dari Program Pasca/Ketua yang ditunjuk
Manager Program Audit Mutu Akademik Internal
Departemen/ Lembaga Penjaminan Sekretaris Jurusan Mutu Jurusan/Pengelola Program Pascasarjana/Pejabat yang ditunjuk * ) Dikti 2006
Peta Tanggung Jawab dan Wewenang dam Penjaminan Mutu Unit Universitas
Fakultas
Departemen/ Program Studi
Staf Akademik
Keluaran
Penjamin
Pelaksana
Penilai
SAU & MWA SAU & MWA Rektor DGB/Peer Group BPMA BPMA
Warek I/BPMA Warek I/BPMA Warek I Rektor Warek I Warek I/BPMA
BPMA
Standar Mutu Akademik Fakultas Prosedur Penjaminan Mutu Akademik & Tata cara Penilaian di Fakultas Manual Mutu Akademik Fakultas
SAF UPMA
Dekan UPMA
UPMA
Standar Mutu Kompetensi kelulusan Karakteristik Program Studi Annual dan prosedur penjaminan mutu akademik departemen
Tim Kurikulum Tim Kurikulum Tim Kurikulum TPMA
TPMA
TPMA
Ketua Departemen
Kebijakan akademik Standar mutu akademik Peraturan akdemik Pembinaan mutu akademik Manual akademik Pedoman Tata cara Evaluasi Internal
Penilaian Staf
UPMA
TPMA
Bila tabel diatas diagram digambarkan secara sederhana sebagai berikut : Aras Universitas
Manual mutu Akademik tingkat Universitas
Fakultas
Manual mutu Akademik tingkat Fakultas
Departemen/Program Studi
Standar mutu Karakteristik Program Studi
Quality asssurance hendaknya: Tumbuh dan berkembang dengan dorongan dari dalam, atas dasar kebutuhan Merupakan kegiatan yang terinstitusi dalam bentuk standar organisasi Melibatkan pihak luar
Pelaksanaan Quality Assurance di bawah tata kelola/organisasi yang baik Tata kelola/Organisasi yang baik merupakan upaya menjaga komitmen terhadap proses perbaikan secara berkesinambungan, dalam upaya mencapai dan mempertahankan standar mutu.
Alur Penjaminan Mutu Internal REKTOR/ WAREK I
SAU
BPMA
PPS Universitas
Fakultas
PS. Fakultas
DEPARTEMEN
Struktural Koordinasi
UPMA – F/ UPMA-PPS-UI
TPMA-D/TPMAPs.F/TPMA-PPS. Kajian
BADAN PENJAMINAN MUTU AKADEMIK Badan Penjaminan Mutu akademik (BPMA) (Ps.4 Kep. Rektor no. 012 tahun 2004) berfungsi: Menyusun kerangka acuan penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia; Mengembangkan dan mendorong pelaksanaan system penjaminan mutu akademik universitas; Menyususn buku Pedoman Penjaminan Mutu akademik dan Tata cara Evaluasi Internal terhadap penjaminan mutu akademik; Melakukan koordinasi dengan Unit Penjaminan Mutu Akademik tingkat Fakultas, Departemen dan Program Pascasarjana dalam penyelenggaraan penjaminan mutu akademik; Melakukan pembinaan terhadap unit dan Tim penjaminan mutu akademik di lingkungan Universitas Indonesia; Melakukan audit audit internal Fakultas, Departemen, Program, Program Studi; Melaporkan hasil evaluasi internal pelaksanaan penjaminan mutu akademik kepada Rektor;] Memberikan rekomendasi kepada Rektor dan Unit-unit pelaksanaan akademik dalam rangka perbaikan proses penjaminan mutu akademik.
UPMAF Tugas (UPMA-F)-Ps. 12 (1) Keputusan Rektor no. 12 th. 2004: Merencanakan dan menyempurnakan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas; Menyusun dan menyempurnakan buku pedoman prosedur penjaminan mutu akademik dan tata cara penilaian di Fakultas; Mendorong pelaksanaan prosedur penjaminan mutu di tingkat Fakultas; Melakukan pembinaan TPMA-D dan TPMA-Ps. F; Melaporkan hasil evaluasi internal penjaminan mutu akademik Fakultas dan Departemen kepada Dekan Fakultas dan ditembuskan kepad BPMA Universitas; Memberikan rekomendasi perbaikan proses penjaminan dan peningkatan mutu akademik kepada Dekan.
TINGKAT BAGIAN/JURUSAN/PROGRAM STUDI Ketua Jurusan/Bagian/Program Studi bertanggungjawab atas tersusunnya: Spesifikasi Program Studi Manual prosedur Penjaminan Mutu Instrumen kerja yang sesuai dengan standar mutu akademik, prosedur penjaminan mutu di Fakultas Ketua Jurusan/Bagian/Program Studi bertanggungjawab atas terlaksananya: Proses pembelajaran yang bermutu Penyempurnaan proses pembelajaran yang didasarkan pada evaluasi hasil proses permbelajaran Tugas Tim Penjaminan Mutu Akademik Departemen (T.P.M.A.D) berdasarkan ps. 20 Kept. Rektor no. 012/SK/R/UI/2004 Merencanakan dan menyempurnakan pelaksanaan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Departemen. Melaksanakan prosedur penjaminan mutu akademik Melaporkan hasil evaluasi penjaminan mutu Departemen/Program studi ke Dekan.
Tugas UPMA-PPS [Ps. 13 (1)] Kept. Rektor 012/SK/R/UI/2004 mencakup hal-hal sebagai berkut: – Merencanakan dan menyempurnakan prosedur penjaminan mutu akademik di Program Pascasarjana UI; – Menyususn dan menyempurnakan buku pedoman penjaminan mutu akademik dan tata cara penilaian di Program Pascasarjana UI; – Melaksanakan prosedur penjaminan mutu akademik di tingkat Program Pascasarjana UI; – Melakukan koordinasi dengan TPMA-PPS, Kajian; – Melaporkan hasil evaluasi internal penjaminan mutu akademik di Program Pascasarjana UI kepada Ketua Program Pascasarjana dan ditembuskan kepada BPMA-UI; – Memberikan rekomendasi perbaikan proses penjaminan dan peningkatan mutu akademik kepada Ketua Program Pascasarjana.
Kerangka Organisasi (UGM) Tingkat
Nama Pelaksana
Penanggung jawab Sistem penjaminan Mutu Akademik
Penanggung jawab Sistem Audit Mutu Akademik Internal
Universitas
Kantor Janinan Mutu (KJM)
Ketua KJM
Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (ditunjuk oleh Ketua KJM)
Fakultas
Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A)
WD I/Ass.Dir I Program Pasca Sarjana/Pejabat atau Ketua yang ditunjuk
Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (Ketua Senat, Komisi Evaluasi atau yang ditunjuk)
Jurusan
Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A)
Sekretaris Jurusan/Pengelola Program Pascasarjana/Pejabat atau Ketua yang ditunjuk
Program Studi
Tim Koordinasi semester (TKS)
Pejabat atau Ketua yang ditunjuk
Organisasi dan Tugas (UGM) Tingkat Universitas KJM (Kantor Jaminan Mutu diketuai oleh Penanggung Jawab Mutu Universitas) MPAMAI (Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal) Menerima Laporan Audit Mutu Akademik Fakultas, menilai pelaksanaan audit mutu akademik internak di fakultas Menyerahkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) ke Rektor untuk ditindaklanjuti
Organisasi dan Tugas (UGM) Tingkat Fakultas GJM (Gugus Jaminan Mutu) K3A (Komisi Koordinasi Kegiatan akademik) MPAMAI (Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal) Siklus Audit Mutu Akdemik Internal dilaksankan PTK (Permintaan Tindakan Koreksi) tim AMAI fakultas disampaikan kepada Dekan untuk ditindaklanjuti
Organisasi dan Tugas (UGM) Tingkat Jurusan/Bagian (Program Studi): TKS (Tim Koordinasi Semester) TK2A (tim Koordinasi Kegiatan Akademik) di tingkat Jurusan/Bagian Siklus PDCA ditetapkan mengacu pada acuan tugas tingkat Program Studi Evaluasi Diri Tahunan dilaporkan ke fakultas
Kerangka SPMPT di UGM
3. Kompetensi lulusan Spesifikasi Program Studi 4. Evaluasi diri oleh Program Studi
2. Kebijakan akademik Peraturan Akademik Standar Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Kademik 5 Audit Program Studi oleh Fakultas
1. Kebijakan Akademik Peraturan Akademik Standar Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Akademik 6. Audit Fakultas oleh Universitas
Organisasi Penjaminan Mutu UII Rektor
Kepala BPM
Wakil Rektor I, II
Kepala Bidang Pelatihan & Kerjasama
Kepala Bidang Pengukuran & Statistik Sistem Informasi
Kepala Bidang Pengendalian Sistem Mutu
Kepala Bidang Audit Mutu Internal Institusi & PHK
Koordinator Pengendali Dokumen
StafAdministrasi Administrasi Staf
Pengendali Sistem Mutu Fakultas
Satuan Tugas Pengendali Mutu Prodi
Dekan Wakil Dekan
Ketua Departemen Koord. Prodi
