BUKU PEDOMAN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MATARAM

BUKU PEDOMAN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MATARAM

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU AKADEMIK (LPMA) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MATARAM TAHUN 2013 Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 0

Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 1

Kata Pengantar

Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di perguruan Tinggi merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditunda keberadaannya di UM. Mataram, dengan adanya system Penjaminanam mutu ini diharapkan tumbuh budaya mutu.

Sehingga

keseluruhan proses Penjaminan mutu system pendidikan seperti; bagaimana menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi standar, dan upaya meningkatkan standar secara berkelanjutan (continuous quality improvement) dapat menjadi bagian dari kehidupan UM. Mataram di masa sekarang, di masa yang akan datang, dan seterusnya. Pada tahun 2008 Badan Penjaminan Mutu UM. Mataram didirikan berdasarkan SK Rektor No. 30A/II.3/AU/ Kep/D/IV/2008. Sejak berdirinya Badan Penjaminan Mutu UM. Mataram belum ada pedoman yang mennjadi standar untuk melakukan kegiatan-kegiatan di institusi UM. Mataram. Atas dasar hal tersebut, maka Badan Penjaminan Mutu secara perlahan-lahan akan mengupayakan terbentuknya pedomanpedoman standar mutu yang diidamkan, walaupun masih belum sempurna. Kerja keras masih terus dilakukan dalam rangka menindaklanjuti penerapan standar mutu secara formal, kesadaran untuk mengimplementasikan Penjaminan mutu secara konsisten baik melalui pelatihan, loka karya, pembentukan gugus kendali mutu di tingkat Fakultas dan Jurusan secara bertahap serta melakukan studi banding ke Perguruan Tinggi yang diangap lebih mampu. Hanya dengan kerja tekun dan dedikasi tinggi yang membuat system Penjaminan mutu UM. Mataram dapat terus dicapai dan dipelihara eksistensinya dalam rangka keberlanjutan UM. Mataram sebagai institusi PT yang terkemuka dikelompok Amal Usaha Muhammadiyah. Pada akhirnya UM. Mataram dapat berkiprah dan bersaing pada level pendidikan nasional maupun internasional. Pada semua pihak yang tidak kenal lelah dan terus bersemangat dalam membangun system Penjaminan mutu sehingga dapat terwujud di UM. Mataram. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 2

Kami ucapkan terimakasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya, semoga Allah SWT membalas dedikasi dan amal baik saudara. Selanjutnya, Kepada seluruh sivitas akademika UM. Mataram, kami ucapkan semoga Sistem Penjaminan Mutu ini dapat digunakan dan terus dikembangkan sebagai alat untuk meningkatkan diri secara berkelanjutan. Mataram, 15 Juni 2013 Rektor

Drs. Mustamin H. Idris, MS NIP:196412102005011003


DAFTAR ISI KATA PENGANTAR............................................................................... 2 DAFTAR ISI.............................................................................................. 4 I.

PENDAHULUAN.................................................................................................. 6 1. Dasar Pemikiran................................................................................................ 6 2. Landasan Hukum............................................................................................... 7 3. Visi, Misi, dan Tujuan....................................................................................... 7 4. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi.............................................................. 8

II.

MODEL PENJAMINAN MUTU UM MATARAM........................................14 1. Keterkaitan BPM UM Mataram dengan Sistem yang Lain.............................14 2. Model Dasar BPM UM Mataram.....................................................................15 3. Kerangka Pelaksanaan BPM UM Mataram.....................................................16 3.1 Organisasi BPM UM Mataram..................................................................17 3.2 Organisasi SPM Fakultas...........................................................................18

III.

KEBIJAKAN STANDAR MUTU UM MATARAM........................................20 1. Standar Utama 1.1 Standar Isi...................................................................................................20 1.2 Standar Proses............................................................................................20 1.3 Standar Kompetensi Lulusan.....................................................................21 1.4 Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan..............................................21 1.5 Standar Sarana dan Prasarana.....................................................................22 1.6 Standar Pengelolaan...................................................................................23 1.7 Standar Pembiayaan...................................................................................25 1.8 Standar Penilaian........................................................................................25 1.9 Standar Penelitian dan Publikasi................................................................26 1.10 Standar Pengabdian pada Masyarakat..................................................26 2. Standar Tambahan............................................................................................26 2.1 Standar Sistem Informasi...........................................................................26 2.2 Standar Kerjasama Institusi Dalam dan Luar Negeri................................27 2.3 Standar Kemahasiswaan.............................................................................27 2.4 Standar Suasana Akademik........................................................................27 2.5 Standar Sumber Pendanaan........................................................................28 2.6 Standar Dokumentasi.................................................................................28 2.7 Standar Al-Islam dan Kemuhammadiyahan...............................................28 3. Mekanisme Penetapan Standar.........................................................................29


IV.

PELAKSANAAN ASESMEN MUTU................................................................31 1. Evaluasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT).........................31 2. Monitoring dan Evaluasi Internal.....................................................................31 2.1 Metode Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Internal...........................33 2.2 Hasil Monitoring dan Evaluasi..................................................................33 3. Evaluasi Diri.....................................................................................................34 3.1 Tujuan Evaluasi Diri..................................................................................34 3.2 Beberapa Atribut Evaluasi Diri.................................................................34 3.3 Peran Evaluasi Diri Untuk Peningkatan Mutu..........................................36 3.4. Cakupan Evaluasi Diri...............................................................................36 3.5 Prosedur Evaluasi Diri...............................................................................37 3.6 Rekomendasi Untuk Peningkatan Mutu....................................................38 3.7. Laporan Evaluasi Diri................................................................................38 4. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI).............................................................38 4.1 Pengertian dan jenis Audit..........................................................................38 4.2 Tujuan dan Fungsi Audit Mutu Akademik Internal...................................39 4.2.1. Tujuan Audit Mutu Akademik Internal...........................................39 4.2.2. Fungsi Audit Mutu Akademik Internal...........................................39 4.3 Lingkup Audit Mutu Akademik Internal...................................................39 4.4 Sasaran Audit Mutu Akademik Internal.....................................................41 4.5 Fokus AMAI...............................................................................................41 4.6 Prosedur AMAI..........................................................................................42 4.6.1 Kegiatan AMAI................................................................................42 4.6.2 Persiapan AMAI...............................................................................42 4.6.3. Pelaksanaan Audit...........................................................................43 4.6.4 Dokumen Audit................................................................................45 4.6.5 Kelengkapan Pelaksanaan Audit......................................................45 4.6.6 Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi..................................45 4.6.7 Prosedur Implementasi AMAI Fakultas/ Program Studi Oleh Auditor Universitas/Fakultas..........................46

V.

PENINGKATAN MUTU DAN BENCHMARKING (STANDAR CAPAIAN/TARGET)....................................................................48 1. 2. 3. 4. 5. 6.

VI.

Peningkatan Mutu............................................................................................48 Benchmarking..................................................................................................49 Proses Benchmarking.......................................................................................50 Prosedur Peningkatan Mutu.............................................................................54 Penetapan Standar Baru melalui Benchmarking..............................................54 Prosedur Peningkatan Mutu.............................................................................54

PENUTUP.............................................................................................................56 DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................57 LAMPIRAN-LAMPIRAN Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 5

BAB I PENDAHULUAN 1. Dasar Pemikiran Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan akademik secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga semua unit kerja akademik dan seluruh civitas akademik yang berkepentingan memperoleh kepuasaan. Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dibentuk dengan nama Badan Penjaminan Mutu (BPM) UM Mataram, dilaksanakan secara internal dan eksternal berdasarkan evaluasi diri menyeluruh dari sumua unit pelaksana akademik di lingkungan UM Mataram. Eksistensi suatu lembaga Penjaminan mutu merupakan kebutuhan pokok setiap lembaga pendidikan tinggi agar mampu bertahan di tengah ketatnya persaingan antar institusi. Adapun Sistem pelaksanaan Penjaminan mutu akademik secara umum antara lain: 1. BPM dalam menyusun Laporan Monitoring Kinerja yang berkaitan dengan sistem penyelenggara Unit Pelaksana Akademik dengan penguasaan kemampuan akademik semua unit kerja akademik yang dilaksanakan secara berkelanjutan, baik, terukur, wajar, legal, dan transparan. 2. Penjaminan mutu internal dilakukan dengan mereviu unit pelaksana akademik secara periodik, Penjaminan mutu pengajar secara terus menerus dengan memperhatikan kebijakan yang sesuai dengan standar SOP (Standar Operasional Prosedur). 3. Adanya Penjaminan mutu dosen, karyawan, pimpinan unit pelaksana akademik, sarana dan prasarana, perpustakaan, pembiayaan, dan mahaunit kerja akademik, sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi masing-masing dengan membuat action plan dari masing-masing unit pada setiap semester dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan proses pembelajaran. 4. Menjamin sumber belajar yang cukup tersedia untuk mendukung pembelajaran mahaunit kerja akademik. 5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi Unit Pelaksana Akademik yang berkaitan faktor yang menjadi kendala dalam penyelenggaraan akademik dan mencarikan solusinya. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 6

6. Sistem evaluasi yang dilakukan adalah hal-hal yang berkaitan dengan evaluasi konteks (yang meliputi kebutuhan serta harapan dan stakeholders terhadap pelaksanaan unit pelaksana akademik), proses, input, output, dan outcome.

2. Landasan Hukum BPM UM Mataram 1) Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia no. 234/U/2000 tanggal 20 Desember 2000 tentang Pedoman Pendirian Pendidikan Tinggi, 3) Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 108/DIKTI/Kep/2001 tanggal 30 April 2001 tentang Pedoman Pembukaan Program Studi dan atau Jurusan. 4) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 054/U/2002 tanggal 2 April 2002 tentang Kurikulum Inti Pendidikan, 5) Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 38/DIKTI/Kep/2002 tanggal 18 Juli 2002 tentang Rambu-rambu Pelaksanaan Kuliah Pengembangan Kepribadian di Pendidikan Tinggi, 6) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 19 tahun 2005 tanggal 16 Mei 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, 7) Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah, 8) Statuta Universitas Muhammadiyah Mataram.

3. Visi, Misi, dan Tujuan 3.1 Visi Menjadi Penjaminan mutu institusi yang berkualitas dan bertanggungjawab berdasarkan visi dan misi Universitas Muhammadiyah Mataram 3.2 Misi 1) Menjadi mitra kerja Pimpinan Universitas untuk menyusun dan merencanakan konsep kebijakan berdasarkan data dan fakta yang ada. 2) Meningkatkan kinerja akademik secara bersama-sama untuk kepentingan intitusi secara universal dengan tidak mengedepankan kepentingan individu, kelompok, atau identitas lainnya. 3) Meningkatkan kompetensi semua unit pelaksana akademik dari unsur Pimpinan, Dosen, dan Karyawan, untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa dan stakeholders. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 7

4) Meningkatkan budaya pelayanan akademik sesuai prinsip pelayanan baik (good services) yang Islami. 5) Membangun iklim akademik yang transparan dan akuntabel bagi semua pengelolaan unit pelaksana akademik. 6) Melakukan monitoring dan evaluasi yang berkelanjutan pada semua tingkat pengelola akademik dengan menggunakan balance scorecard.

3.3 Tujuan 3.3.1 Tujuan Umum Secara umum BPM bertujuan untuk menfasilitasi terwujudnya visi misi Universitas Muhammadiyah Mataram 3.3.2

Tujuan Khusus 1) Menjamin kinerja semua unit kerja akademik berjalan optimal. 2) Mewujudkan budaya kerja dan pelayanan akademik sesuai prinsip good services (layanan baik) yang Islami. 3) Menjamin peningkatan kompetensi semua unit pelaksana akademik; pimpinan, dosen, dan karyawan agar terbangun kesan positif (brand image) di masyarakat atau pengguna (user). 4) Menjamin transparansi dan akuntabilitas unit pengelola akademik. 5) Menjamin kepastian sistem informasi yang disampaikan oleh pengelola akademik dan unit kerja akademik dalam bentuk data base yang terukur dan relevan. 6) Menjamin terlaksananya fungsi control dan evaluasi yang berkelanjutan sesuai standar mutu berbasis balance scorecard.

4. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Badan Penjaminan Mutu 4.1 Kedudukan 4.1.1

Ketua, Sekretaris, Bidang, dan Kelompok Asesor 1) BPM dipimpin oleh seorang Ketua, berada langsung di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. 2) Dalam pelaksanaan tugas, ketua BPM dibantu oleh seorang sekretaris. 3) Sekretaris bertanggung jawab kepada ketua BPM. 4) Ketua dan sekretaris dibantu oleh bidang-bidang Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 8

5) Kelompok asesor berada langsung di bawah dan bertanggungjawab kepada ketua BPM UM Mataram. 4.1.2 Bidang-bidang 1) Bidang Perencanaan Mutu. 2) Bidang Asesmen Mutu Internal. 3) Bidang Informasi Mutu.

4.2 Tugas 4.2.1 Rincian Tugas Ketua BPM 1) Menyusun Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) dan program kerja BPM. 2) Merencanakan, melaksanakan, menginformasikan, dan melaporkan kegiatan Penjaminan mutu. 3) Menyusun dan mengembangkan perangkat Penjaminan mutu. 4) Melaksanakan dan mengembangkan program asesmen mutu internal. 5) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan unit kerja. 6) Mengaudit pelaksanaan Penjaminan mutu. 7) Menyiapkan SDM asesmen Penjaminan mutu (asesor). 8) Melaksanakan fungsi pelayanan seperti konsultasi, pendampingan, dan kerjasama dibidang Penjaminan mutu; 9) Melaksanakan fungsi pelayanan sistem informasi Penjaminan mutu; 10) Menyusun laporan Penjaminan mutu secara periodik. 4.2.2 Rincian Tugas Sekretaris BPM 1) Membantu Ketua dalam menjalankan program kerja BPM. 2) Mengkoordinasi dan membina pegawai BPM. 3) Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pada bidang-bidang BPM. 4) Melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan BPM. 5) Menyusun laporan tahunan kegiatan dan keuangan BPM. 4.2.3 Rincian Tugas Bidang Perencanaan Mutu 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan program kerja badan. 2) Menghimpun peraturan yang berkaitan dengan Penjaminan mutu untuk dianalisa,

didokumentasikan

dan

disampaikan

kepada

yang

berkepentingan. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 9

3) Menyusun Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk Tekhnis (Juknis) dibidang perencanaan mutu yang meliputi kegiatan akademik dan pendukung akademik (sumber daya dan kemahasiswaan). 4) Membantu Ketua dalam menyusun rencana implementasi Penjaminan mutu secara konsisten baik melalui pelatihan lokakarya, pembentukan Unit Penjaminan Mutu ditingkat Fakultas/Diploma dan pembentukan Gugus Kendali Mutu ditingkat program studi. 5) Membantu Ketua dalam menyusun program Sistem Penjaminan Mutu (SPM) Quality Assurance Universitas Muhammadiyah Mataram; 6) Membantu Ketua dalam menentukan target tahunan, pelaksanaan menyeluruh Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Mataram; 7) Membantu Ketua dalam menyusun jadwal pelaksanaan siklus Penjaminan mutu meliputi penyusunan standar, pelaksanaan, monitoring, evaluasi diri, audit internal rumusan koreksi, peningkatan mutu dan penyusunan standar baru; 8) Memelihara basis data perencanaan Penjaminan mutu; 9) Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bidang dan menyusun konsep laporan pelaksanaan program kerja badan. 4.2.4

Rincian Tugas Bidang Asesmen Mutu Internal

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan program kerja bidang. 2) Menghimpun peraturan yang berkaitan dengan Asesmen Mutu Internal, untuk

dianalisa,

didokumentasi

dan

disampaikan

kepada

yang

berkepentingan. 3) Menyusun Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk Tekhnis (Juknis) dibidang Asesmen Mutu Internal. 4) Membantu Ketua dalam menyusun rencana monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan kegiatan pada masing-masing unit kerja pengelola anggaran sesuai dokumen perencanaan dan tingkat pencapaian indikator kinerja. 5) Membantu Ketua dalam menyusun rencana evaluasi Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) untuk melihat kesesuaian dan kelayakan kegiatan dengan anggaran tahunan yang telah disediakan; Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 10

6) Menetapkan

auditor

dengan

mempertimbangkan

karakteristik,

independensi dan kriteria auditor. 7) Melaksanakan monevin terhadap pelaksanaan kegiatan pada masingmasing unit kerja pengelola anggaran untuk mengetahui kesesuaian dan kelayakan kegiatan dengan anggaran. 8) Menetapkan siklus dan rencana waktu pelaksanaan yang diawali dengan pembentukan tim Asesmen Mutu Audit Internal (AMAI) dan diakhiri dengan penyerahan laporan hasil audit/pemberhentian masa tugas tim Asesmen Mutu Audit Internal (AMAI). 9) Memelihara basis data Asismen Mutu Internal. 10) Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bidang dan menyusun konsep laporan pelaksanaan program kerja badan.

4.2.5

Rician Tugas Bidang Informasi Mutu 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan program kerja bidang. 2) Menghimpun penataran yang berkaitan dengan informasi mutu untuk dianalisa,

didokumentasikan

dan

disampaikan

kepada

yang

berkepentingan. 3) Menyusun Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk Tekhnis (Juknis) dibidang informasi mutu. 4) Menyusun

statistik

perkembangan

baik

yang

berkaitan

dengan

pelaksanaan sistem maupun tingkat kepatuhan. 5) Menjamin agar informasi dan statistik dikelola dan dipelihara dengan sebaik-baiknya. 6) Menjamin

agar

didokumentasikan

statistik dan

dihasilkan

disampaikan

dari

analisa

yang

tepat

dalam

rangka

memfasilitasi

mekanisme pembuatan keputusan dan perencanaan berdasarkan bukti/data yang valid. 7) Menjamin bahwa informasi mutu mencakup semua kegiatan secara integratif meliputi, perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu berada dalam satu kesatuan visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi seluruh unit kerja universitas.


8) Mensosialisasikan berbagai kebijakan yang berkaitan dengan Penjaminan mutu kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). 9) Memelihara basis data Penjaminan mutu. 10) Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bidang dan menyusun konsep laporan pelaksanaan program kerja badan.

4.2.6 Rincian Tugas Kelompok Asesor 1) Melaksanakan tugas monitoring dan evaluasi internal (MonevIn) yang dimandatkan oleh ketua BPM kepada semua unit kerja akademik sesuai standar mutu yang ditetapkan 2) Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada ketua BPM

4.3. Fungsi 4.3.1 Fungsi Ketua BPM 1) Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap program yang dilaksanakan oleh sekretaris, bidang-bidang, dan kelompok asesor. 2) Menjamin aktivitas semua komponen BPM UM Mataram berjalan sesuai aturan yang berlaku 4.3.2 Fungsi Sekretaris 1) Bertanggungjawab pada semua dokumen yang berkaitan dengan proses Penjaminan mutu 2) Menjamin kerahasiaan dokumen Penjaminan mutu 4.3.3 Fungsi Kabid Perencanaan Mutu 1) Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan rencana kinerja operasional dan anggaran tahunan, rencana strategis lima tahunan serta perencanaan lainnya di tingkat universitas, 2) Manjamin agar Indikator Kinerja Prima (IKP/Key Performance Indicator) dari sistem manajemen berbasis kinerja dapat dikumpulkan, dianalisa, dan disampaikan kembali kepada unit kerja yang bersangkutan serta pimpinan universitas, dan 3) Menjamin agar mekanisme perencanaan universitas dapat dikelola dan dipelihara sebaik-baiknya. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 12

4.3.4 Fungsi Kabid Asesmen Mutu 1) Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan proses Sitem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) di tingkat universitas 2) Menjamin

agar

proses

Penjaminan

mutu

di

dalam

UM

Mataram

diselenggarakan dan dipelihara dengan sebaik-baiknya 3) Menjamin bahwa semua peraturan yang berkaitan dengan Penjaminan mutu akan dianalisa, didokumentasikan, dan disampaikan kepada yang berhak dan berkepentingan dengan sebaik-baiknya. 4.3.5 Fungsi Kabid Informasi Mutu 1) Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan ladasan informasi dan statistik bagi universitas 2) Menjamin agar informasi dan statistik yang ada di universitas dikelola dan dipelihara dengan sebaik-baiknya 3) Menjamin agar statistik dihasilkan dari analisa yang tepat, didokumentasikan

dan disampaikan dalam rangka menfasilitasi mekanisme pembuatan keputusan dan perencanaan berdasarkan bukti/data di universitas.

Catatan: Struktur Organisasi badan Penjaminan mutu akademik ada pada halaman lampiran


BAB II MODEL PENJAMINAN MUTU UM MATARAM 1. Keterkaitan BPM UM Mataram dengan Sistem yang Lain Organisasi Penjaminan mutu merupakan manivestasi tuntutan yang harus dipenuhi oleh institusi pendidikan tinggi untuk menghadapi semakin ketatnya kompetisi akademik. Adanya Badan Penjaminan Mutu sebagai perwujudan dari keseriusan UM Mataram guna memberikan pelayanan yang bermutu bagi semua unit kerja akademik mulai dari In-Put, Proses, out put, dan out come. Adanya Badan Penjaminan Mutu dapat memberikan manfaat yang lebih bagi UM Mataram, sehingga user atau stake holders semakin menaruh kepercayaannya kepada UM Mataram sebagai lembaga pendidikan tinggi yang kredibel dan kapabel. Organisasi Penjaminan mutu UM Mataram yang disebut Badan Penjaminan Mutu (BPM) disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan stakeholders. Oleh karena itu, hubungan antara BPM UM Mataram dengan stakeholders harus terjalin baik dan saling terbuka untuk memperoleh saran, kritik, dan solusi yang konstruktif guna keberlanjutan proses pendidikan yang berkualitas dan bermartabat. Bagan 01: Keterkaitan antara UM Mataram dengan Stake holders sebagai berikut:

Masyarakat lokal, regional, nasional, dan internasional

Direktorat Jenderal

UM Mataram

Dikti

Sumber: Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurence) Pendidikan Tinggi (Dikti, 2003)


2. Model BPM UM Mataram Model Sistem Penjaminan Mutu yang dikembangkan di UM Mataram berbasis pada siklus PDCA (Plan – Do – Check – Act) dan mengadaptasi model yang disusun oleh Dikti sbb: Bagan 02: Model Siklus Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu UM Mataram

Siklus

tersebut berawal dari penetapan Standar yang didapat dari hasil

benchmark ke dalam maupun ke luar, dengan memperhatikan peraturan-peraturan yang ditetapkan pemerintah, persyaratan badan akreditasi maupun sertifikasi serta ciri khas UM Mataram. Setelah sosialisasi standar dan pembuatan dokumen-dokumen mutu (kebijakan mutu,

sasaran

mutu,

rencana

mutu,

dan

prosedur-prosedur),

selanjutnya

diimplementasikan dalam seluruh aktivitas perguruan tinggi. Kemudian unit-unit pada perguruan tinggi tersebut terus-menerus melakukan monitoring terhadap pelaksanaan aktivitas akademik. Konsep monitoring berdasarkan indikator mutu yang telah disusun. Pada interval waktu

dibuat tertentu,

dilakukanlah evaluasi diri oleh unit yang bersangkutan sebagai acuan dalam pelaksanaan audit internal. Audit internal dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu/Kelompok Asesor untuk mencari peluang perbaikan dengan berpedoman pada prosedur mutu dan berbasis pada data atau fakta yang diperoleh di lapangan. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 15

Temuan-temuan audit harus disepakati oleh kedua belah pihak (auditor dan unit yang diaudit) kemudian hasilnya akan dibawa ke rapat Manajemen Universitas untuk merumuskan hal-hal apa saja yang perlu dikoreksi dan diperbaiki (Rumusan Koreksi). 3. Kerangka Pelaksanaan BPM UM Mataram Sistem Penjaminan mutu bagi proses pendidikan di UMM dilksanakan secara berjenjang mulai dari BAN-PT, universitas, fakultas,jurusan maupun program studi dan unit kerja pendukung BAN-PT melaksanakan akreditasi institrusi terhadap universitas sebagai bentuk penilaian kelayakan program institusi serta saran bagi peningkatan berkelanjutan. Hal ini merupakan bentuk Penjaminan mutu eksternal. Universitas menjamin bahwa fakultas dan unit kerja pendukung melaksanakan Penjaminan mut; fakultas menjamin bahwa jurusan melakukan Penjaminan mutu; dan mutu dengan menetapkan antara lainkompetensi lulusan dan sfesifikasi program studi. Standar mutu dan metode pengukuran hasil ditetapkan oleh universitas sesuai dengan visi dan misinya hal ini merupakan bentuk Penjaminan mutu internal. Pelaksanaan Penjaminan mutu internal didsarkan atas dokumen, yaitu berbagai dokumen

Universitas

yang

berupa

dokumen

Akademik,

sumber

daya

dan

kemahasiswaan, serta dokumen mutu. Dokumen Universitas sebagai rencana atau standar memuat tentang arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta berbagai peraturan akademik maupun administrtif. Berbeda dengan dokumen Universitas, dokumen mutu digunakan sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, dokumen pendukung, dan borang.


Tabel 01. Jenis Dokumen Mutu Tingkat

Dokumen Universitas

Dokumen Mutu

Kebijakan Akademik, Sumber Daya Manual Mutu Akademik, dan Kemahasiswaan

Sumber

Daya

dan

Standar Akademik, Sumber Daya dan Kemahasiswaan Universitas

Kemahasiswaan

Prosedur

mutu

(SOP)

Peraturan Akademik, Sumber Daya Akademik, Sumber Daya dan Kemahasiswaan

dan Kemahasiswaan

Renstra dan Renop Kebijakan Fakultas

Manual Mutu

Standar Fakultas

Prosedur Mutu

Peraturan Fakultas

Instruksi Kerja

Renstra dan Renop Fakulas

Dokumen Pendukung

Jurusan/Program

Spesifikasi Prodi

Instruksi Kerja

Studi/Bagian/Unit

Kompetensi Lulusan

Dokumen Pendukung

Kerja

Peta Kurikulum/Rekayasa Kurikulum Borang

Fakultas

Prog. Pembelajaran(GBPP-RPP) 3.1 Organisasi BPM UM Mataram Organisasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) UM Mataram dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM). Pimpinan Universitas mengangkat ketua BPM, sekretaris, dan tiga bidang untuk melaksanakan program Perencanaan Mutu (KabidPM), Asesmen Mutu Internal (Kabid-AMI), dan Informasi Mutu (Kabid-IM). Ketua BPM bertanggungjawab terhadap terlaksananya program Penjaminan mutu secara menyeluruh, Kabid PM bertanggungjawab terhadap proses perancanaan mutu di tingkat universitas, Kabid-AMI bertanggungjawab terhadap terlaksananya asesmen mutu internal, dan Kabid IM bertanggungjawab terhadap dokumentasi seluruh proses serta sistem informasi Penjaminan mutu. Organisasi BPM-UM Mataram melekat pada struktur organisasi BPM-UM Mataram seperti tertuang dalam statuta UM Mataram 2009. Organisasi BPM-UM Mataram dibentuk pada tingkat universitas dan fakultas.


BPM memiliki tugas, sebagai berikut: 1) merencanakan, melaksankan, dan menginformasikan serta melaporkan kegiatan Penjaminan mutu. 2) menyusun dan mengembangkann perangkat Penjaminan mutu. 3) melaksanakan dan mengembangkan program asesmen mutu internal. 4) memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan unit kerja 5) mengaudit pelaksanaan Penjaminan mutu 6) menyiapkan SDM asesmen Penjaminan mutu (Asesor) BPM juga melaksanakan fungsi pelayanan sebagai berikut. 1) Konsultasi, Pendampingan, dan kerja sama dibidang Penjaminan mutu. 2) Pengembangan sistem informasi Penjaminan mutu.

3.2 Organisasi SPM Fakultas Sistem Penjaminan Mutu Fakultas dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu Akademik (GKMAA). Pimpinan Fakultas mengangkat ketua, sekretaris, dan tiga Bidang GKMAA Akademik untuk melaksanakan program Perencanaan Mutu (Kabid-PM), Asesmen Mutu Internal (Kabid-AMI), dan Informasi Mutu (KabidIM).

Ketua

GKMAA

bertanggungjawab

terhadap

terlaksananya

program

Penjaminan mutu secara menyeluruh, Kabid PM bertanggungjawab terhadap proses perancanaan mutu ditingkat fakultas, Kabid-AMI bertanggungjawab terhadap terlaksananya asesmen mutu internal, dan Kabid IM bertanggungjawab terhadap dokumentasi seluruh proses serta sistem informasi Penjaminan mutu. Gugus Kendali Mutu fakultas betugas membantu Dekan, antara lain untuk: 1. Mengembangkan Penjaminan mutu fakultas 2. Melakukan sosialisasi Penjaminan mutu di jurusan/program studi 3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Penjaminan mutu jurusan/prodi 4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan Penjaminan mutu di tingkat fakultas maupun prodi. Adapun tugas gugus kendali mutu antara lain: 1. Membahas dan menindak lanjuti laporan fakultas 2. Membuat laporan evaluasi diri jurusan/prodi 3. Memperbaiki proses belajar mengajar 4. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat fakultas Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 18

Dekan dan para wakil dekan sebagai penanggung jawab pelaksanaan Penjaminan mutu fakultas bekerjasama dengan ketua Tim Asesmen Mutu Internal (KT-AMI) yang ditetapkan oleh BPM. KT-AMI bertugas di tingkat fakultas untuk (i) menjadi bagian dari Komite Anggaran (ii) menjadi bagian dari Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (iii) melaksanakan tugas sabagai Komite Audit, (iv) menjadi bagian dari tim penelitian kinerja unit dan (v) melaakukan koordinasi pelaksanaan AMI terhadap jurusan/prodi dalam fakultas, (vi) melaporkan hasil asesmen (permintaan tindakan koreksi dan rekomendasi) kepada dekan. Dekan menindaklanjuti rekomendasi serta permintaan tindakan koreksi. GKMA juga melaksanakan fungsi pelayanan sebagai berikut. 1) Konsultasi, Pendampingan, dan kerja sama dibidang Penjaminan mutu. 2) Pengembangan sistem informasi Penjaminan mutu.


BAB III KEBIJAKAN STANDAR MUTU UM MATARAM 1. Standar Utama Standar utama mengacu pada Delapan Standar Nasional Pendidikan (SNP) sebagaimana tertuang dalam PP nomor 19 tahun 2005 dan Dua Dharma Perguruan Tinggi yakni penelitian dan pengabdian masyarakat, sehingga UM Mataram memiliki sepuluh standar utama sebagai berikut: 1.1 Standar Isi Standar isi adalah ruang lingkup materi dan tingkat kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan, kompetensi bahan kajian, kompetensi mata kuliah, dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh mahasiswa pada pendidikan tinggi. Unsur-unsur utama standar isi adalah: 1) kurikulum

wajib

memuat

Kemuhammadiyahan),

mata

Pendidikan

kuliah

Pendidikan

Pancasila

dan

Agama

(Al-Islam

Kewarganegaraan,

&

Bahasa

Indonesia, dan Bahasa Inggris 2) kalender akademik yang mengikuti kaidah Peraturan Menteri 3) dalam mengembangkan kerangka dasar dan struktur kurikulum serta kedalaman muatannya, perguruan tinggi melibatkan asosiasi profesi, instansi pemerintah terkait, dan kelompok ahli yang relevan. 4) beban SKS efektif program pendidikan tinggi diatur dengan regulasi yang berlaku 5) program-program akademik yang ditawarkan memiliki mutu akademik yang tinggi dan memiliki kesetaraan dengan program serupa pada perguruan tinggi lain yang bereputasi tinggi. 1.2 Standar Proses Standar proses adalah proses pendidikan tinggi yang berkaitan dengan pelaksanaan pembelajaran untuk mencapai standar kompetensi lulusan. Unsur-unsur utama standar proses adalah:


1) proses pembelajaran diselenggarakan secara interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif, 2) dalam proses pembelajaran pendidik menjadi teladan bagi mahasiswa. 3) perencanaan proses pembelajaran meliputi silabus dan rencana pelaksanaan pembelajaran yang memuat sekurang-kurangnya tujuan pembelajaran, materi ajar, indikator, metode pengajaran, media pengajaran, sumber belajar, referensi, dan penilaian hasil belajar 4) UM Mataram melakukan perencanaan, pelaksanaan, penilaian hasil, dan pengawasan proses pembelajaran untuk terlaksananya proses pembelajaran yang efektif dan efisien 1.3 Standar Kompetensi Lulusan Standar pendidikan

kompetensi

lulusan

adalah

kualifikasi

kemampuan

lulusan

tinggi yang mencakup kognitif, afektif, dan psikomotorik. Unsur-unsur

utama standar kompetensi lulusan adalah: 1) standar kompetensi lulusan meliputi kompetensi untuk seluruh mata kuliah atau kelompok mata kuliah 2) kompetensi mencakup ranah kognitif, afektif, dan psikomotorik 3) standar kompetensi lulusan UM Mataram bertujuan untuk mempersiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang berakhlak mulia, memiliki pengetahuan, keterampilan, kemandirian, dan sikap untuk menemukan, mengembangkan, serta menerapkan ilmu, teknologi, dan seni, yang bermanfaat bagi kemanusiaan. 4) meningkatkan penyerapan lulusannya dimasyarakat melalui program pendidikan tinggi yang dapat memberikan kemampuan bekerja, belajar, dan mengembangkan diri para lulusan UM Mataram sesuai harapan pengguna. 5) adanya organisasi alumni yang aktif berinteraksi positif dengan almamater dan organisasi mahasiswa

1.4 Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan prajabatan dan kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan. Unsur-unsur utama standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah: Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 21

1) dosen harus memiliki kualifikasi akademik minimal strata dua (S2) dan kompetensi sebagai agen pembelajaran, sehat jasmani dan rohani, serta memiliki kemampuan untuk mewujudkan tujuan pendidikan nasional 2) seseorang yang tidak memiliki ijazah dan/atau sertifikat keahlian tetapi memiliki keahlian khusus yang diakui dan diperlukan dapat diangkat menjadi pendidik setelah melewati uji kelayakan dan kesetaraan 3) tenaga Pendidik dan Kependidikan pada pendidikan tinggi harus disertifikasi sesuai dengan bidang tugasnya. 4) pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) yang terarah dan terencana. Untuk mencapai standar pengembangan SDM yang terarah dan terencana tersebut bisa dicapai melalui: a. SDM akademik, meliputi: a) meningkatkan jumlah Dosen yang berkualifikasi magister (S2) dan

Doktor

(S3). b) mempercepat promosi dosen-dosen yang memenuhi persyaratan

kualitas ke

jenjang jabatan akademik dan fungsional yang lebih tinggi b. SDM non-akademik, meliputi: a) pengembangan melalui perencanaan pelatihan b) peningkatan kualifikasi professional. c) penataan tugas dilengkapi dengan sistem penghargaan berdasarkan kinerja

1.5 Standar Sarana dan Prasarana Standar sarana dan prasarana adalah standar pendidikan yang berkaitan dengan kriteria minimal

tentang

ruang

belajar,

tempat olahraga,

tempat

beribadah,

perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat berkreasi, dan berekspresi, serta sumber belajar lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Unsur-unsur standar utama sarana dan prasarana adalah: 1) Standar Sarana meliputi: a. peralatan pendidikan b. media pendidikan Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 22

c. buku dan sumber belajar (jurnal, majalah, artikel, website, compact disk) dan lainnya d. perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan 2) Standar Prasarana meliputi : a. ruang kuliah b. ruang pimpinan unit satuan pendidikan. c. ruang tata usaha d. ruang perpustakaan e. ruang laboratorium f. ruang kantin g. tempat ibadah h. gedung PKM (Pusat Kegiatan Mahasiswa) i. ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan 1.6 Standar Pengelolaan Standar pengelolaan adalah standar pendidikan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan agar tercapai efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pendidikan. Unsur-unsur utama standar pengelolaan adalah: 1) menerapkan otonomi perguruan tinggi dalam batas-batas ketentuan perundangundangan yang berlaku, memberikan kebebasan, dan mendorong kemandirian dalam pengelolaan akademik, operasional, personalia,

keuangan,

dan

area

fungsional kepengelolaan lainnya yang diatur oleh masing-masing unit satuan pendidikan. 2) UM Mataram memiliki pedoman yang mengatur tentang: a. kurikulum dan silabus. b. kalender pendidikan/akademik, yang menunjukkan seluruh kategori aktivitas perguruan tinggi selama satu tahun dan dirinci persemester, bulanan, dan mingguan. c. pembagian tugas di antara pendidik dan tenaga kependidikan.


d. tata tertib perguruan tinggi minimal meliputi tata tertib pendidik, tenaga kependidikan dan mahasiswa, serta penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. e. kode etik hubungan antara sesama civitas akademik di dalam

lingkungan

perguruan tinggi dan hubungan antara civitas akademik dengan masyarakat. f. biaya operasional satuan pendidikan. 3) Pengelolaan UM Mataram berdasarkan rencana kerja tahunan yang merupakan penjabaran rinci dari rencana kerja selama 4 (empat) tahun. Rencana kerja tahunan UM Mataram meliputi: a. kalender

pendidikan/akademik

meliputi:

penerimaan

mahasiswa

baru,

herregistrasi, Pekan Ta’aruf (PETA), Darul Arqom Dasar (DAD), jadwal pembelajaran, pengisian KRS, proses belajar mengajar, ujian, pembagian KHS, Kuliah Antar Semester (KAS), yudisium, wisuda, dan hari libur. b. jadwal

penyusunan

kurikulum

perguruan

tinggi

untuk

tahun

ajaran

berikutnya. c. mata kuliah yang ditawarkan pada semester gasal, genap, dan kuliah antar semester (KAS). d. penugasan dosen dibidang pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan kegiatan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan. e. referensi yang dipakai pada masing-masing mata kuliah. f. jadwal penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pembelajaran. g. pengadaan, penggunaan, dan persediaan bahan habis pakai. h. program peningkatan mutu dosen dan tenaga kependidikan dalam berbagai bidang akademik yang meliputi jenis, durasi, peserta, dan penyelenggara program. i. jadwal rapat dosen dan rapat Senat. j. rencana anggaran pendapatan dan belanja perguruan tinggi untuk masa kerja satu tahun. k. jadwal penyusunan laporan pertanggungjawaban dan kinerja perguruan tinggi untuk satu tahun terakhir Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 24

l. mengintegrasikan

sistem

manajemen

dan

layanan

administrasi

yang

mendukung terselenggaranya aktivitas akademik yang bermutu dan akuntabel dengan mengutamakan kepuasan mahasiswa. m. perencanaan anggaran dan kegiataan yang bertumpu pada hasil capaian mutu dan target mutu yang akan dicapai. n. untuk memenuhi kepuasan pengguna, sistem dan layanan harus ramah, terintegrasi, akurat, dan tepat waktu. o. penyediaan layanan dan mekanisme khusus untuk menangani keluhan. 1.7 Standar Pembiayaan Standar pembiayaan adalah standar yang mengatur komponen dan besarnya biaya operasional pendidikan tinggi yang berlaku selama satu tahun. Unsur-unsur utama standar pembiayaan adalah: 1) Gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta segala tunjangan yang melekat pada gaji 2) Bahan atau peralatan pendidikan habis pakai 3) Biaya

operasional

pendidikan

tidak langsung

berupa

daya,

air,

jasa

telekomunikasi, pemeliharaan sarana dan prasarana, uang lembur, transportasi, konsumsi, pajak, dan asuransi. 4) Biaya investasi UM Mataram meliputi biaya penyediaan sarana dan prasarana, pengembangan sumberdaya manusia, dan modal kerja tetap. 5) Biaya personal meliputi biaya pendidikan yang harus dikeluarkan oleh mahasiswa untuk bisa mengikuti proses pembelajaran secara teratur dan berkelanjutan.

1.8 Standar Penilaian Pendidikan Standar penilaian pendidikan adalah standar tentang mekanisme, prosedur, dan instrumen penilaian hasil belajar mahasiswa 1) UM. Mataram melaksanakan penilaian pendidikan dengan mengacu perundangundangan yang berlaku dan mengacu pada pedoman UM. Mataram. 2) UM. Mataram melaksanakan evaluasi melalui ujian tengah semester dan ujian akhir semester. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 25

3) Dosen memiliki hak untuk memberikan tugas dan quiz yang berkaitan dengan mata kuliah yang diampunya. 4) Instrumen penilaian meliputi; presensi, tugas atau quiz, Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS).

1.9 Standar Penelitian dan publikasi Standar penelitian dan publikasi adalah standar tentang usulan, pelaksanaan, pelaporan, dan penerbitan jurnal ilmiah hasil penelitian serta pelatihan. 1) Meningkatkan kegiatan riset sehingga mencapai mutu dan jumlah yang memenuhi standar yang lazim diikuti oleh perguruan tinggi secara nasional maupun internasional. 2) Mendatangkan tenaga ahli sebagai fasilitator dalam setiap kegiatan pelatihan. 3) Meningkatkan kerjasama bidang penelitian dengan berbagai pihak. 4) Mengupayakan agar setiap hasil kegiatan riset dipublikasikan dalam jurnal yang terakreditasi.

1.10 Pengabdian pada masyarakat; Standar pengabdian masyarakat adalah standar tentang kerjasama, model, usulan, pelaksanaan, pendampingan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan. 1) Pengabdian pada masyarakat harus bertumpu pada kompetensi dan hasil-hasil penelitian, terutama penelitian terapan. 2) Pengabdian pada masyarakat

harus

mampu memberikan kontribusi pada

masyarakat terhadap permasalahan-permasalah yang dihadapi oleh masyarakat. 3) Pengabdian pada masyarakat untuk meningkatkan dan mewujudkan desa binaan. 4) Meningkatkan peran dosen di setiap pengabdian pada masyarakat.

2. Standar Tambahan Standar tambahan adalah standar untuk melengkapi sepuluh standar yang telah ditetapkan dalam aturan pemerintah dan dua dharma perguruan tinggi. Standar tambahan tersebut disusun berdasarkan konteks dan kapasitas yang dimiliki oleh UM Mataram.

2.1 Sistem informasi Standar sistem informasi adalah standar tentang pengembangan jaringan program berbasis IT (Local Area Network). Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 26

1) Seluruh ruang perkuliahan dan karyawan serta tempat-tempat umum harus tersambung dengan internet/hotspot area. 2) Seluruh aktivitas akademik terkelola secara terintegrasi melalui Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) yang berbasis web. 3) Seluruh aktivitas non akademik dikelola dengan terintegrasi melalui

Sistem

Informasi yang berbasis web.

2.2 Standar Kerjasama Institusi Dalam dan Luar Negeri Standar kerjasama institusi dalam dan luar negeri adalah standar tentang pola dan mekanisme kerjasama antara institusi dalam dan luar negeri dengan UM Mataram. 1) UM Mataram menjalin

kerja

sama di bidang

pendidikan, penelitian dan

pengabdian masyarakat serta Al-Islam Kemuhammadiyahan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas program-program unggulan. 2) UM Mataram menjalin kerja sama atas dasar kesamaan visi dan misi serta profesionalitas lembaga. 3) Kerja

sama

akan

diwujudkan

melalui

nota kesepahaman, selanjutnya

dioperasionalkan dalam perjanjian kerja sama, sehingga memberikan keuntungan (benefit) dan dampak (impact) yang lebih besar.

2.3 Standar Kemahasiswaan Standar kemahasiswaan adalah standar tentang penerimaan, pembinaan, pelayanan, pengembangan minat dan bakat, penghargaan, dan lulusan 1) Meningkatkan sistem penerimaan mahasiswa baru yang kompetitif 2) Meningkatkan pelayanan kesejahteraan terhadap mahasiswa. 3) Pengembangan diri, bakat dan kepribadian mahasiswa. 4) Meningkatkan prestasi akademik dan profesionalitas mahasiswa. 5) Meningkatkan prestasi mahasiswa dalam berbagai kompetisi baik di tingkat lokal maupun nasional. 6) Meningkatkan kompetensi lulusan yang berdaya saing.

2.4 Standar Suasana Akademik Standar suasana akademik adalah standar tentang kondisi yang dapat menumbuhkembangkan semangat peningkatan mutu akademik, kebebasan akademik, Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 27

interaksi antara dosen dengan mahasiswa, serta menjunjung tinggi asas kebenaran dan semangat belajar

yang berkesinambungan. Untuk tercapainya suasana akademik

tersebut diperlukan hal-hal berikut: 1) UM Mataram meningkatkan peran serta seluruh civitas akademika untuk mencapai mutu akademik. 2) UM Mataram mendorong terjalinnya interaksi dan komunikasi antara pimpinan, dosen, kariyawan dan mahasiswa didasarkan pada sikap saling menghormati (mutual respect), menghargai kebebasan berpendapat. 3) Pimpinan UM Mataram memotivasi dosen, kariyawan, dan

mahasiswa untuk

meningkatkan hasil dan pencapaian prestasi baik tingkat daerah, nasional, dan internasional.

2.5 Standar Sumber Pendanaan (revenue generating) Sumber pendanaan UM Mataram berasal dari mahasiswa, donatur/sponsor, hibah,

kerja

sama

penelitian,

kerja sama institusi, hasil

usaha dalam bidang

kewirausahaan dan sumber lain.

2.6 Standar Dokumentasi Standar dokumentasi adalah standar tentang pengarsipan, pengkodean, klasifikasi, dan kerahasiaan. 1) UM Mataram menuju proses dokumentasi yang berbasis sistem informasi manajemen akademik (SIMAK). 2) UM Mataram mendokumentasikan setiap aktivitas berbasis SIMAK.

2.7 Standar Al-Islam dan Kemuhammadiyahan

Standar Al-Islam dan Kemuhammadiyahan adalah standar tentang pembinaan, pengkajian bidang Al-Islam dan Kemuhammadiyahan (AIK). 1) Meningkatkan suasana kampus yang Islami 2) Memaksimalkan peran Lembaga Studi Islam (LSI) untuk membina civitas

akademika dibidang AIK 3) Meningkatkan khasanah keilmuan bidang AlK


3. Mekanisme Penetapan Standar Untuk menetapkan standar diuraikan dalam buku pedoman Penjaminan mutu perguruan tinggi (2003), standar mutu dapat dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi (secara Deduktif) dan kebutuhan stakeholders (Secar Induktif). Sebagai standar mutu, rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behaviour, Competence, Degree). Jumlah butir standar dalam setiap jenis standar ditentukan oleh unit kerja, sesuai dengan visi, kebutuhan stakeholders serta urgensi dan kemampuan unit kerja yang bersangkutan. Mekanisme penetapan standar di UM Mataram mengikuti tahapan berikut. Bagan 03. Prosedur Penetapan Standar

Pembentukan Tim

Identifikasi Kebutuhan Standar

Pengumpulan dokumen pendukung standar

Penyusunan draft standar

Sharing dengan stake holders Validasi Ahli

Revisi Standar

Rumusan Standar Baku/Rekomendas i Sosialisasi

Pengesahan

Implementasi


Keterangan: 1. Tim dibentuk sesuai dengan jenis standard yang akan disusun. Tim beranggotakan unsur pimpinan, unsur dosen, staf pendukung, profesional, yang disetujui oleh segenap anggota unit kerja atau universitas. 2. Identifikasi kebutuhan standard bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah butir standar yang dibutuhkan.

3. Pengumpulan dokumen standar diperoleh dari dokumen di lingkungan UM Mataram berupa informasi lembaga-lembaga, dosen, mahasiswa, karyawan, data sarana prasarana serta aktivitas akademik yang berkembang. 4. Sharing dengan stakeholders yakni berdiskusi dengan pihak terkait di dalam dan atau di luar UM Mataram 5. Penyusunan Draft Standar dianalisis dengan mempertimbangkan kondisi UM Mataram, membandingkan dengan standard yang telah ada, atau benchmarking ke luar. 6. Revisi standar dilakukan setelah mendapat saran dan masukan dari pihak terkait 7. Perumusan Standar dilakukan setelah revisi kemudian diajukan ke pimpinan untuk disyahkan 8. Sosialisasi standar dilakukan untuk memberikan informasi yang memadai kepada seluruh civitas akademika UM Mataram 9. Standar disahkan oleh pimpinan UM Mataram. 10. Implementasi dilakukan untuk melaksanakan standar mutu yang telah ditetapkan


BAB IV PELAKSANAAN ASESMEN MUTU INTERNAL Paradigma Baru Manajemen Pendidikan Tinggi dalam mewujudkan kualitas organisasi pendidikan salah satunya yakni menerapkan pendekatan bottom up. Pendekatan bottom up dilakukan dengan menghimpun data-data dan fakta atau saran pengembangan yang berasal dari unsur terbawah dari organisasi (dosen dan karyawan). Terdapat lima (5) isu utama yang dijadikan sebagai prinsip dasar pengembangan pendidikan tinggi, yaitu Kualitas, Otonomi, Akuntabilitas, Akreditasi, dan Evaluasi. Model paradigma baru Manajemen Pendidikan Tinggi tersebut mengharuskan perguruan tinggi memiliki kesehatan organisasi untuk terlaksananya tridharma perguruan tinggi atau catur dharma perguruan tinggi sehingga perguruan tinggi tersebut bisa bersaing dan sejajar dengan perguruan tinggi terkemuka, seperti diisyaratkan dalam kerangka pengembangan pendidikan tinggi jangka panjang (higher education long term strategy (HELTS)) 2003-2010. Berdasarkan Paradigma Baru Manajemen Pendidikan Tinggi tesebut, BPM UM Mataram sebagai lembaga Penjaminan mutu melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan kegiatan pada masing-masing unit kerja pengelola akademik UM Mataram. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan satu kali setahun yang dilaksanakan tidak hanya terbatas pada pembelanjaan anggaran kinerja yang telah diterimanya, namun mencakup pelaksanaan kegiatan yang tercantum dalam rencana kegiatan unit kerja dan tingkat pencapaian indikator kinerja (Performance Indicator) yang dijanjikan oleh masingmasing unit kerja dan telah tercantum dalam dokumen perencanaan dan penganggaran kinerja tahunan masing-masing unit kinerja. Dalam proses pengawalan dan pengendalian aktivitas atau kegiatan unit kerja serta untuk menjamin bahwa standar ditetapkan, dipenuhi, dievaluasi, dan ditingkatkan maka diperlukan kesatuan mekanisme evaluasi yang dimulai dari rencana kegiatan dan anggaran tahunan, monitoring dan evaluasi internal (monevin), evaluasi diri, serta audit mutu internal. Melalui monevin, kinerja unit kerja selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien. 1. Evaluasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) Evaluasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan dilakukan oleh tim anggaran di bawah koordinasi Ketua BPM dan beranggotakan para asesor mutu internal. Tujuan dari evaluasi ini adalah mengkaji kesesuaian dan kelayakan kegiatan yang mendukung mandat Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 31

tahunan yang terdapat dalam rencana operasional UM Mataram serta kesesuaian antara anggaran yang disediakan universitas dengan standar anggaran biaya yang telah ditetapkan. Out put evaluasi rencana kegiatan dan anggaran tahunan berupa dokumen rencana kegiatan dan anggaran tahunan (RKAT). 2. Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi adalah kegiatan pemantauan dan penilaian terhadap semua mekanisme kerja akademik, terutama dimaksudkan untuk menjamin perkembangan dan perubahan ke arah yang lebih baik. Tujuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah: 1) Mengkonfirmasi status pelaksanaan seluruh program yang didanai oleh UM Mataram yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja mulai dari awal sampai saat kunjungan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Konfirmasi kuantitatif adalah konfirmasi tentang data indikator kinerja pada saat kunjungan yang diukur dengan skala angka, sedangkan konfirmasi kualitatif adalah konfirmasi tentang kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan masing-masing unit serta strategi pengembangan institusi (RAISE) pada saat kunjungan lapangan. 2) Untuk menilai kinerja dan kemajuan yang dicapai selama pelaksanaan kegiatan. 3) Mengidentifikasi

masalah-masalah

dan

hambatan

yang

ada

dan

cara-cara

penanggulangannya. 4) Menilai pelaksanaan administrasi program, termasuk pelaporan dan tatacara pembukuan keuangan.

Evaluasi diri dilakukan secara sistematik dan terstruktur untuk menghimpun dan mengolah data secara andal dan sahih, sehingga dapat disimpulkan dan digunakan sebagai landasan untuk menyusun kebijakan-kebijakan manajemen pengelolaan institusi yang baik dan terukur. Evaluasi diri bertujuan untuk menggambarkan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, dan rencana program untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Sedangkan kegunaan secara internal dan eksternal (seperti yang termuat dalam EPSBED) adalah untuk mengungkap mutu berupa relevansi, atmosphere academic, manajemen internal, keberlanjutan, efesiensi, dan efektivitas. Audit mutu internal adalah Audit Penjaminan dan konsultasi yang independen dan obyektif terhadap kegiatan operasonal akademik.


2.1 Metode Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh tim monev dengan mengunjungi setiap unit kerja akademik. Setiap tim monev diwajibkan bertemu dan berdiskusi dengan: 1) Pimpinan Fakultas, Jurusan, dan Program Studi 2) Pimpinan lembaga/unit yang didanai dari anggaran universitas 3) Para dosen dan staf administrasi yang ada di unit 4) Para mahasiswa yang ada di unit 5) Pihak-pihak lain yang dianggap penting (stakeholders)

Pertemuan dengan pimpinan dilaksanakan diawal kunjungan pada unit kerja tersebut. Ketika pertemuan tersebut fakultas, jurusan, unit kerja lain akan menjelaskan kondisi dan situasi pelaksanaan Program Bidang Akademik, Sumberdaya, dan Kemahasiswaan yang ada secara garis besar. Selanjutnya presentasi dari tim pelaksana program yang menjelaskan secara lebih rinci dan didukung dengan data dan informasi yang akurat. Setiap tim monev pada akhir kunjungan, diwajibkan untuk menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi tersebut secara sistematik dan lengkap pada pertemuan awal, yang dihadiri oleh semua unit kerja yang dikunjungi. 2.2 Hasil Monitoring dan Evaluasi Laporan dari tim monev adalah berupa dokumen penilaian pelaksanaan Program di Masing-masing Bidang yang disertai dengan rekomendasi dan permintaan tindakan koreksi sebagai masukan bagi Rektor untuk pengambilan keputusan mengenai kelangsungan pelaksanaan program tersebut untuk tahun-tahun berikutnya. Tindak lanjut hasil temuan Monev internal diharapkan berupa: 1) Jurusan/Program studi/unit kerja melaksanakan kegiatan peningkatan kualitas dengan mengacu pada standar kualitas yang ditetapkan bersama Badan Penjaminan Mutu. 2) Tim Monevin memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di jurusan/ program/unit kerja dengan mengacu pada standar kualitas yang akan dicapai.


3) Tim Monevin dapat memberikan saran perbaikan kegiatan jika diperlukan dan memberikan arahan kepada jurusan/program studi/unit kerja tentang berkelanjutan kegiatan untuk mencapai tahapan standar kualitas yang lebih baik. 4) Tim Monevin melaporkan pada Badan Penjaminan Mutu tentang hambatanhambatan yang terjadi selama melaksanakan program. 5) Hasil monitoring dan evaluasi internal dapat menjadi masukan bagi program penilaian kinerja unit kerja yang menjadi bagian dari skema penilaian. 3. Evaluasi Diri Evaluasi diri adalah evaluasi diri satuan pendidikan dan unit kerja pendukung lainnya. Berkaitan dengan pengembangan pendidikan tinggi maka evaluasi diri merupakan bagian penting serta tidak boleh ditinggalkan. Dengan demikian evaluasi diri merupakan simpul suatu kegiatan yang akan menjadi acuan untuk kagiatan selanjutnya. 3.1 Tujuan Evaluasi Diri Adapun tujuan evaluasi diri sebagai berikut: 1) Untuk mengetahui efektivitas penyelenggaraan satuan pendidikan dan satuan penyelenggaraan pendukung pendidikan. 2) Mendokumentasikan laporan hasil kinerja lembaga/unit. 3) Menyediakan informasi tentang pelayanan unit kerja yang telah dilakukan yang akan bermanfaat bagi seluruh staf maupun pihak terkait (stakeholders). 4) Mempermudah kemungkinan perubahan program unit kerja untuk peningkatan mutu serta efisiensi. 5) Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman unit kerja.

3.2 Beberapa Atribut Evaluasi Diri Mutu suatu kegiatan hampir selalu dapat ditengarai dengan stribut-atribut yang melekat pada kegiatan tersebut, demikian juga pada penyelenggaraan evaluasi diri. Pelaksanaan kegiatan evaluasi diri yang baik dapat ditengarai dengan beberapa atribut yang menyangkut proses penyelenggaraan evaluasi diri dan pembuatan laporan evaluasi diri. Sebagian atribut-atribut tersebut adalah sebagai berikut.


1) Keterlibatan semua pihak Keterlibatan semua unsur dalam perencanaan dan pengambilan keputusan merupakan bagian yang sangat penting dalam manajemen modern termasuk manajemen pendidikan tinggi. Dalam laporan evaluasi diri yang baik dicerminkan dengan seberapa besar dukungan bebagai pihak yang berkepentingan dalam penyusunan laporan evaluasi diri. Keterlibatan aktor kunci di dalam maupun diluar institusi sebaiknya disampaikan dengan rinci. Bukti lain yang mudah dilihat adalah keterlibatan staf , mahasiswa dan pimpinan dalam penyusunan laporan evaluasi diri. Beberapa aktor penting diluar institusi yang dapat dilibatkan antara lain: alumni, orang tua mahasiswa, asosiasi profesi, pengguna lulusan dan sebagainya. Disamping rincian keterlibatan maka bukti pendukung misalnya perjanjian, kesepakatan,MOU dan sebagainya perlu dilampirkan. 2) Tingkat komprehensitas Tingkat komprehensitas dapat diketahui berdasar kesesuaian dan kelengkapan aspek atau isu penting yang diperhatikan atau di amati pada evaluasi diri. Aspek tersebut seharusnya ada pada tingkat program studi/unit kerja dan programnya maupun pada tingkat yang lebih tinggi/fakultas/universitas. Laporan evaluasi diri dikatakan komprehensif apabila dapat dipercaya secara logis dan didukung data yang relevan serta akurat dalam mempresentasikan masalah yang berhasil diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan berdasarkan data internal maupun eksternal yang obyektif. 3) Keakuratan data Data bahan evaluasi diri seharusnya akurat dan konsisten serta disebutkan sumbernya. Diperlukan data yang cukup dan sesuai dengan aspek yang di bahas. Data yang berlebihan dan tidak terkait dengan isu yang dibahas dapat menurunkan mutu evaluasi diri. 4) Kedalaman analisis Kedalaman analisis dapat ditengarai dengan adanya benang merah atau keterkaitan yang jelas antara permasalahan strategis yang berhasil diidentifikasi dengan data pendukung yang dicantumkan. Penggunaan metode-metode analisis seperti SWOT, Root-Cause Analysis atau yang lain serta metaanalisis akan sangat membantu kedalaman analisis.


3.3 Peran Evaluasi Diri Untuk Peningkatan Mutu Pada peningkatan mutu pendidikan maka evaluasi diri menyeluruh secara periodik sangat disarankan. Dengan demikian kebermaknaan unit kerja dapat diukur dan kiranya ada hal-hal yang tidak sejalan dengan visi unit kerja tersebut dapat langsung diketahui sejak dini untuk selanjutnya dilakukan perbaikan. Lebih lanjut hasil evaluasi diri yang diketahui masyarakat diharapkan akan meningkatkan peran serta masyarakat dalam meningkatkan mutu pendidikan. Evaluasi diri pada satuan pendidikan tinggi merupakan bagian integral dari proses perkembangan satuan pendidikan tersebut. Tingkat kedewasaan institusi dapat dirunut dari hasil evaluasi diri selama periode tertentu. Dokumen ini akan sangat bermanfaat bagi pimpinan berikutnya terutama dalam peningkatan mutu UM Mataram secara menyeluruh. Berdasarkan evaluasi diri dapat diketahui beberapa hal antara lain: 1) Kekuatan, kelemahan, dan peluasng masing-masing unit kerja 2) Prioritas pengembangan dan investasi pada unit kerja 3) Tingkat kesiapan unit kerja untuk evaluasi eksternal 4) Akuntabilitas unit kerja Dengan demikian apabila budaya melakukan evaluasi diri telah terjadi maka satuan pendidikan misalnya program studi dan unit kerja pendukung lainnya akan selalu siap dengan data yang selalu diperbaharui. Hal tersebut pada akhirnya sangat berguna dalam pengembangan program studi/unit kerja tersebut. 3.4. Cakupan Evaluasi Diri Evaluasi diri dilakukan lebih sering karena alasan internal sehingga parameter evaluasi dir sebenarnya dapat ditetapkan secara internal sesuai kondisi perguruan tinggi yang bersangkutan. Namun demikian sebaiknya cakupan lingkup evaluasi diri sebaiknya dilakukan sesuai dengan peraturan pemerintah terbaru yang sedang berlaku mak dalam hal ini sebaiknya mengacu pada PP 19 tahun 2005. Dalam PP ini Standar Nasional Pendidikan dapat dijadikan arah evaluasi diri yang akan dilakukan. Dengan demikian evaluasi diri dapat dilakukan dengan membandingkan kondisi riil dengan standar yang seharusnya dicapai. Akan sangat dimungkinkan bahwa perguruan tinggi yang baik kinerjanya akan melampaui standar yang ditetapkan. Standar yang ditetapkan dijadikan acuan dalam evaluasi diri sesuai dengan PP19 2005 ialah 8 standar yang telah disebutkan pada bab di Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 36

muka (uraian lebih rinci tentang standar terswebut dapat dilihat pada bagian penjelasan PP 19 Tahun 2005) ataupun 15 Standar Mutu yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional untuk pelaksanaan Akreditasi Institusi. Dalam pelaksanaan evaluasi diri maka sebaiknya dilakukan penyelenggaraan evaluasi diri yang menyeluruh (holistik) sesuai dengan tingkat kondisi dan tingkat perkembangan serta waktu yang tepat bagi UMM sendiri yaitu yang dilakukan secara bertahap dalam periode tertentu misalnya setiap semester. 3.5 Prosedur Evaluasi Diri Agar evaluasi diri dapat dilakukan dengan baik maka beberapa langkah atau prosedur yang harus dipenuhi yakni. Bagan 04: Prosedur Evaluasi Sistem Penjaminan Mutu UM Mataram

Kesepakatan untuk mengadakan evaluasi diri

Pembentukan tim evaluasi diri di Fakultas dan Jurusan/Prodi

Penerbitan surat tugas dari pimpinan Fakultas dan Jurusan/ Prodi

Penyusunan tujuan dan penetapan cakupan evaluasi diri Penyusunan rencana kerja serta jadwal pelaksanaan

Pengumpulan informasi/data primer dan sekunder yang sesuai cakupan evaluasi diri

1. Satuan pendidikan menetapkan periode dan waktu evaluasi diri. Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan sesuai dengan satu siklus SPM-UM Mataram. 2. Pembentukan tim evaluasi diri (sebaiknya berjumlah gasal) yang dapat diterima segenap anggota Fakultas dan Jurusan/Prodi , MONEVIN yangsudah ada dapat dilibatkan. 3. Pemberian wewenang kepada tim dengan surat tugas pimpinan unit 4. Tujuan dan cakupan evaluasi diri disetujui pimpinan unit 5. Jadwal dan rencana kerja disampaikan kepada segenap anggota unit

6. Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan oleh anggota tim dibantu staf

Analisis data sesuai dengan standar

7. Analisis data sesuai dengan standar dan cakupan evaluasi diri yang telah ditetapkan

Dilakukan metaanalisis

8. Analisis keseluruhan terhadap berbagai analisis yang telah dilakukan Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 37

Pemaparan hasil evaluasi diri kepada segenap anggota unit

9. Pemaparan dilakukan untuk klarifikasi dan verifikasi dokumen

Penyempurnaan dokumen evaluasi diri

10. Penyempurnaan dokumen dilakukan oleh tim

Penyerahan dokumen evaluasi diri serta saran perbaikan kepada pimpinan unit

11. Kegiatan evaluasi diri diakhiri dengan pengesahan dokumen oleh pimpinan unit

3.6 Rekomendasi Untuk Peningkatan Mutu Rencana pengembangan merupakan salah satu hasil kegiatan evaluasi diri yang secara ringkas disampaikan dalam akhir laporan. Rencana pengembangan ini merupakan gambaran secara global, ringkas, dan jelas yang merupakan solusi dari permasalahan yang berhasil diidentifikasi maupun langkah yang tepat untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara ringkas rencana pengembangan dapat dikatagorikan menjadi dua yaitu: 1) rencana pengembangan yang arahnya untuk ekspensi 2) rencana pengembangan yang arahanya konsolidasi Semua rencana pengembangan tersebut berdasarkan kekuatan serta peluang yang dimiliki unit kerja, sehingga dalam hal ini metode analisis SWOT yang telah dilakukan akan sangat membantu. 3.7. Laporan Evaluasi Diri Tujuan pembuatan laporan ialah agar kegiatan evaluasi diri dapat digunakan untuk pengembangan unit kerja. Maka sangat disarankan laporan yang singkat, jelas, dan lengkap sesuai atribut evaluasi diri yang baik. 4. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) 4.1 Pengertian dan jenis Audit Audit Mutu adalah Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen serta objektif untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.


Ada beberapa jenis dan tipe audit yaitu yang dapat dilakukan dan dapat dibedakan menjadi: a. Audit mutu produk/pelayanan b. Audit mutu proses c. Audit mutu sistem

Berdasar atas karakteristik Berdasar atas indikator kinerja kunci Berdasar pada elemen-elemen dari sistem

Audit mutu dapat dibedakan pula menjadi: a. Audit pengamatan b. Inspeksi c. Penilaian

Memantau kendali proses Penerimaan produk Perimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu

4.2 Tujuan dan Fungsi Audit Mutu Akademik Internal 4.2.1. Tujuan Audit Mutu Akademik Internal Audit Mutu Akademik Internal dirancang untuk mencapai tujuan berikut: 1) Memeriksa kesesuaian atau ketidak sesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan. 2) Memeriksa efektifitas pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. 3) Menemukan akar masalah dari setiap masalah yang ada. 4) Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan mutu. 5) Memfasilitasi teraudit untuk memperbaiki sistem mutu. 6) Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan yang berlaku. Audit Mutu Akademik Internal bagi jurusan atau program studi, memiliki tujuan sebagai berikut. 1) Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus berdasarkan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan. 2) Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus. 3) Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi pembelajaran terhadap Prosedur Mutu (PM) dan Instruksi Kerja (IK) program studi. 4) Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumberdaya pembelajaran.


Sedangkan Audit Mutu Akademik Internal bagi unit kerja pendukung manajemen akademik bertujuan sebagai berikut: 1) Untuk memastikan konsistensi antara perencanaan kegiatan akademik dengan pelaksanaan. 2) Untuk memastikan kepatuhan perencanaan dan pelaksaan kegiatan terhadap Prosedur Mutu (PM) dan Instruksi Kerja (IK). 3) Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumberdaya pembelajaran.

4.2.2. Fungsi Audit Mutu Akademik Internal Audit Mutu Akademik Internal memiliki dua fungsi yaitu: (1) fungsi akuntabilitas yang dilakukan dalam kagiatan Penjaminan mutu; dan (2) fungsi peningkatan yang dilakukan dalam kegiatan konsultasi. Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, Audit Mutu Akademik Internal melaksanakan kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independen dan objektif sebagai upaya mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan. Kegiatan yang dilakukan harus sesuai dengan standar mutu secara tepat dan efektif serta dilaksanakan secra bertanggung jawab. Fungsi peningkatan dilkukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur, sehingga dapat merumuskan usaha peningkatan mutu secara berkelanjutan. 4.3 Lingkup Audit Mutu Akademik Internal Ruang lingkup Audit Mutu Akademik Internal dalam satu siklus SPM-UMM dimulai dengan memfokuskan pada kelengkapan dokumen standar mutu yang meliputi : (1) Dokumen Universitas dan (2) Dokumen Mutu, kemudian dikembangkan kepada kepatuhan dan ketertiban pelaksanaannya, meliputi butir-butir sebagai berikut: 1) Spesifiksi program studi, kurikulum, peta/rekayasa kurikulum, dan silabus. 2) Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses manajemen. 3) Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses akademik. 4) Prasarana-sarana dan sumber daya. 5) Indikator keberhasilan proses. 6) Upaya perbaikan mutu berkelanjutan. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 40

Sebagai contoh, apabila ingin lengkap, maka audit mutu akademik internal dapat difokuskan pada standar mutu yang di gunakan oleh dan dimuat dalm dokumen unit kerja perguruaan tinggi dalam menjalankan kegiatan akademik atau proses pembelajaran dan proses pendukung lainnya. Dokumen standar mutu untuk unit kerja akademik meliputi: kebijakan akademik, dan peraturan akademik. 4.4 Sasaran Audit Mutu Akademik Internal Sasaran atau Obyek dari Audit Mutu Akademik Internal terdiri dari satuan pendidikan (fakultas, jurusan/prodi dan program pasca sarjana), dan satuan pendukung manajemen pendidikan (Rektor, lembaga, unit pelaksana teknis dan biro) yang ada di UM Mataram. Sasaran dan Obyek Audit Mutu Internal kemudian dapat dibedakan menjadi dua, meliputi: (1) Pihak Teraudit (2) obyek audit. Tabel 02. Penjelasan Obyek Audit Mutu Akademik Internal - UMM No 1 Satuan pendidikan

Pihak Teraudit Para Dekan, Pengurus Jurusan/prodi, dan tim Penjaminan mutu akademik dari masing-masing jurusan

2

   

Satuan Pendukung Manajemen Pendidikan

Badan Biro Lembaga Unit Pelaksana Teknis

Obyek Audit Visi, Misi, Tujuan Pendidikan, Spesifikasi Prodi, Strategi Pelaksanaan Rencana kegiatan dan Anggaran, Indikator Kinerja pelaksanaan pembelajaran, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan Visi, Misi, Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA), Indikator Kinerja, Pelaksanaan Kegiatan, dan capaian.

4.5 Fokus AMAI AMAI Dapat dilakukan pada berbagai aras unit kerja tetapi dengan fokus yang berbeda, yaitu: 1) Audit Institusi Difokuskan pada manajemen 2) Audit Program Studi/mata kuliah/program pembelajaran/unit kerja pendukung, difokuskan pada kepatuhan.

4.6 Prosedur AMAI Tahapan pelaksanaan audit mutu internal termuat dalam uraian berikut. 4.6.1. Kegiatan AMAI, meliputi 1) Penentuan Lingkup AMAI Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 41

a. Klien bersama Asesor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit. b. Klien bersama Asesor menentukan lingkup dan kedalaman AMAI. c. Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi. d. Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit. e. Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit. 2) Frekuensi AMAI Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi AMAI adalah: a. Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu. b. Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang dapat mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil asesmen terdahulu. c. AMAI dapat dilakukan dengan cara teratur.

3) Telaah awal sistem mutu teraudit: a. Sebagai dasar perencanaan audit, asesor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistam mutu teraudit. b. Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

4.6.2 Persiapan AMAI, meliputi: 1) Perencanaan AMAI Rencana AMAI disusun oleh ketua komite audit, disetujui oleh klien, dan dikomunikasikan kepada komite audit dan teraudit. Rencana AMAI dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama pelaksanaan AMAI dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif. Rencana AMAI meliputi: a. Tujuan dan lingkup AMAI. b. Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup AMAI. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 42

c. Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar mutu dan manual mutu teraudit. d. Identifikasi anggota komite Audit Internal. e. Tanggal dan tempat audit dilakukan. f. Identifikasi unit organisasi teraudit. g. Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas AMAI. h. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit. i. Jadwal penyerahan laporan AMAI. Jika teraudit keberatan terhadap rencana AMAI, segera memberitahukan kepada ketua BPM UM Mataram dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan AMAI. 2) Penugasan Komite Audit Masing-masing anggota komite audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan melalui rapat komite audit. 3) Dokumen kerja. Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas komite audit adalah: a. Daftar pengecekan yang disiapkan oleh komite audit, b. Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasi bukti pendukung, c. Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh komite Audit dan BPM sebagai pengelola audit mutu internal. 4.6.3. Pelaksanaan Audit, meliputi: 1) Pertemuan pembukaan Tujuan pertemuan pembukaan untuk: a. Memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpin teraudit, b. Menelaah lingkup dan tujuan audit, c. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit, d. Menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit, Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 43

e. Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan, f. Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit, g. Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

2) Pemeriksaan lapangan Pengumpulan bukti: a. Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen. b. Selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat mengubah tugas kerja tim auditor dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. c. jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim auditor memberitahukan alasannya kepada teraudit.

3) Hasil pengamatan audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim auditor menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim auditor dengan pimpinan teraudit. Semua ketidak sesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.

4) Pertemuan penutupan Sebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan

hasil

audit.

Catatan-catatan

dalam

pertemuan

penutupan

didokumentasikan. 4.6.4 Dokumen Audit 1) Persiapan laporan audit Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim auditor yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya. 2) Isi laporan Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 44

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap.Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal-hal berikut: a. tujuan dan lingkup audit, b. rincian rencana audit, identitas anggota tim auditor dan perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit organisasi teraudit, c. identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit, antara lain: Standar Mutu Akademik, dan Manual Mutu Akademik teraudit, d. temuan ketidaksesuaian/kejanggalan, e. penilaian tim auditor mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait, f. kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, g. daftar distribusi laporan audit. 3) Distribusi laporan Laporan audit dikirim ke BPM UM Mataram oleh ketua tim auditor untuk diteruskan ke Pimpinan UM Mataram. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh BPM UM Mataram dan Pimpinan UM Mataram. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati, maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada BPM UM Mataram. 4.6.5 Kelengkapan Pelaksanaan Audit Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada BPM UM Mataram. 4.6.6 Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan BPM UM Mataram. 4.6.7 Prosedur Implementasi AMAI Fakultas/Program Studi Oleh Auditor Universitas/Fakultas.


Bagan 05: Prosedur AMAI Perintah audit dari rektor/dekan

Penunjukan ketua timAMAI universitas/fakultas oleh MP-

(1) Rektor/Dekan memerintahkan atau mendisposisikan permintaan Rektor/Dekan kepada MPAMAI universitas/fakultas untuk menunjuk ketua tim AMAI.

(2) MP-AMAI universitas/fakultas menunjuk ketua tim AMAI universitas/fakultas untuk melaksanakan audit.

AMAI universitas/fakultas

Pembentukan tim AMAI universitas/fakultas dengan persetujuan teraudit

Penerbitan surat tugas

Penyusunan tujuan,

(3) Ketua tim AMAI universitas/fakultas membentuk tim AMAI universitas/fakultas minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit.

(4) Rektor/Dekan menerbitkan surat tugas untuk tim AMAI universitas/fakultas.

(5) Tim

AMAI

universitas/fakultas

menyusun

Kewenangan dan

tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMAI,

tanggungjawab AMAI

sesuai dengan ruang lingkupnya merujuk surat tugas rektor atau permintaan dekan.

Pengesahan tujuan, kewenangan dan

(6) Tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMAI disahkan oleh rektor/dekan.

tanggungjawab AMAI Penyusunan rencana dan jadwal AMAI Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim

(7)

Tim AMAI universitas/fakultas menyusun rencana dan jadwal AMAI bersama teraudit.

(8) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI universitas/fakultas sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

AMAI


Rapat persiapan tim AMAI universitas/fakultas untuk audit

(9) Pembagian tugas tim AMAI universitas/fakultas untuk audit sistem.

sistem

Pelaksanaan audit sistem

Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)

Pelaksanaan audit kepatuhan

Diskusi hasil temuan audit

(10) Melaksanakan audit dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun checklist untuk persiapan audit kepatuhan.

(11)

Ketua tim AMAI universitas/fakultas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui.

(12) Berdasarkan daftar pengecekan bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan.

(13) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. ketidaksesuaian minor (OB) harus segera diperbaiki dalam waktu yang disepakati. (14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit.

Pembuatan laporan audit

Penyerahan laporan audit

Pembubaran tim AMAI universitas/fakultas

(15) Laporan audit diserahkan kepada MP-AMAI universitas/fakultas untuk diteruskan kepada rektor/dekan untuk ditindaklanjuti.

(16) Tim AMAI universitas/fakultas dibubarkan oleh wakil/pembantu rektor bidang akademik; dan BAB V tim AMAI fakultas dibubarkan oleh wakil/pembantu dekan bidang akademik; atas permintaan MP-AMAI universitas/fakultas melalui SK pemberhentian.


PENINGKATAN MUTU DAN BENCHMARKING 1. Peningkatan Mutu. Proses Penjaminan mutu bukan hanya aktivitas untuk memastikan bahwa mutu yang dijanjikan dapat terpenuhi melainkan juga meliputi usaha peningkatan mutu berkelanjutan melalui kegiatan, monitoring dan evaluasi (monev), evaluasi diri, audit, dan benchmarking. Siklus Penjaminan mutu dimulai dengan penetapan standar mutu yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu dan selanjutnya standar ini dilaksanakan dengan upaya semaksimal mungkin agar dapat terpenuhi. Untuk melihat kemajuan pelaksanaan standar tadi dan untuk memastikan bahwa arah pelaksanaan ini sesuai dengan rencana, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi. Evaluasi diri dilakukan terutama untuk melihat kekuatan dan kelemahan satuan pendidikan kaitannya dengan upaya pemenuhan standar. Tahapan selanjutnya adalah Audit Mutu Akademik Internal untuk melihat kepatuhan terhadap standar mutu yang telah ditetapkan. Hasil-hasil yang diperoleh dari tahapan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu internal serta ditambah dengan masukan dari seluruh stakeholders, digunakan sebagai pertimbangan di dalam melakukan peningkatan mutu. Ada dua macam peningkatan mutu yaitu peningkatan mutu untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Apabila hasil evaluasi diri dan audit menunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan perbaikan untuk mencapai standar tersebut. Sebaliknya apabila hasil evaluasi diri dan audit menyatakan bahwa standar mutu yang ditetapkan telah tercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya standar mutu tersebut ditingkatkan melalui benchmarking. Benchmarking adalah upaya pembandingan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan dengan tujuan untuk peningkatan mutu. Tujuan peningkatan mutu adalah untuk pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan bagi satuan pendidikan yang belum memenuhi standar tersebut, sedangkan bagi satuan pendidikan yang telah memenuhi standar mutu, peningkatan mutu bertujuan untuk peningkatan standar baru, dan yang tidak kalah pentingnya adalah dalam rangka pemuasan stakeholders. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 48

2. Benchmarking Benchmarking adalah pendekatan yang secara terus menerus mengukur dan membandingkan produk barang dan jasa, dan proses-proses dan praktik-praktiknya terhadap standar ketat yang ditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang dianggap unggul dalam bidang tersebut. Dengan melakukan atau melalui benchmarking, suatu organisasi dapat mengetahui telah seberapa jauh mereka dibandingkan dengan yang terbaiknya. Benchmarking adalah suatu kegiatan untuk menetapkan standar dan target yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu. Benchmarking dapat diaplikasikan untuk individu, kelompok, organisasi ataupun lembaga. Ada sebagian orang menjelaskan benchmarking sebagai uji standar mutu. Maksudnya adalah menguji atau membandingkan standar mutu yang telah ditetapkan terhadap standar mutu pihak lain, sehingga juga muncul istilah rujuk mutu. Secara umum benchmarking digunakan untuk mengatur dan meningkatkan kualitas pendidikan dan standar akademik. Benchmarking dapat merupakan perbandingan antara proses dan sistem yang telah dirancang tersebut dengan fungsi pendidikan tinggi yang harus dilaksanakan semua PT. Dalam banyak cara dan bentuk, bahkan mungkin tanpa disadari-nya, banyak lembaga pendidikan terutama pendidikan tinggi telah senantiasa bergelut dengan benchmarking. Mereka senantiasa telah membandingkan diri mereka dengan kolega dan PT lain, disertai pengharapan peningkatan pada jumlah mahasiswa yang diterima, dana yang diterima, nilai akreditasi, dan prestise. Perguruan tinggi sebenarnya telah lama memiliki tradisi knowledge- sharing (berbagi pengetahuan) yang direalisasikan melalui pertemuan-pertemuan ilmiah, seminar, publikasi, mailinglist, dan kegiatan bersama lainnya. Benchmarking sebenarnya bukanlah barang baru, karena kenyataannya selama ini sudah dijalankan, mungkin istilahnya saja yang baru muncul belakangan ini. Benchmarking

bukanlah

meng-copy

atau

menjiplak.

Ini

adalah

proses

mempelajari, mengamati orang lain atau organisasi lain dan mengadaptasi praktik-praktik baik mereka untuk dapat diterapkan dalam organisasi sendiri. Lebih daripada sekedar penetapan tujuan, benchmarking dipergunakan untuk memahami proses yang dipakai untuk mencapai hasil-hasil yang terbaik tersebut. Pertama-tama benchmarking harus melibatkan penelitian dan pemahaman tentang prosedur kerja internal sendiri, kemudian mencari ”praktik terbaik” pada organisasi atau Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 49

lembaga lain, kemudian menco-cokkannya dengan yang telah diidentifikasi dan akhirnya mengadaptasi praktik-praktik itu dalam organisasinya sendiri untuk meningkatkan kinerjanya. Pada dasarnya, benchmarking adalah suatu cara belajar dari orang lain secara sistematis, dan mengubah apa kita kerjakan.

Tiga pertanyaan mendasar yang akan dijawab oleh proses benchmarking adalah: 1. Seberapa baik kondisi kita sekarang? (Evaluasi Diri) 2. Harus menjadi seberapa baik? (Target) 3. Bagaimana cara untuk mencapai yang baik tersebut? (Rencana Tindakan)

3. Proses Benchmarking Proses benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah yaitu: 1) Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yangmemerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batasbatasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output). 2) Menentukan Apa yang Akan Diukur Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmarknya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulang-an, dan kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini. Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran dan Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 50

standar kinerja proses. Tim kemudian menentu-kan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking. 3) Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini. 4) Pengumpulan Data/Kunjungan Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan dibenchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survey pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark. Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubung-an dengan “pemilik proses” yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut. 5) Analisis Data Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 51

Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki. 6) Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Targettarget ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab. Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana Penjaminan mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders). Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan). Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benchmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka. Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 52

Benchmarking dapat dilakukan secara: 1. Internal benchmarking, dilakukan di dalam lingkup perguruan tinggi itu sendiri. Bisa dilakukan internal benchmarking antar program studi dalam satu fakultas, atau antar unit atau fakultas dalam satu PT itu sendiri. Dalam kenyataan pasti bisa diperbandingkan standar antar mereka atau untuk memperbandingkan standar kualitas yang dipakai. 2. External benchmarking, dilakukan dengan benchmarking terhadap lembaga atau PT lain, baik yang menyangkut satu program studi tertentu ataupun satu unit atau fakultas tertentu, baik di dalam maupun di luar negeri. Benchmarking yang sebenarnya akan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam proses-proses di pesaing kita (atau sejawat kita) yang sejenis, yang barangkali diimplementasikan dengan lebih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau keluaran yang lebih baik. Juga benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan ”jalan pintas” untuk mencapai tujuan (target), dengan meniru maka banyak hal dapat dihemat, antara lain kita dapat lebih mempersingkat proses pembelajaran (learning process), mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain. Hasil dari proses benchmarking dapat berupa: 1. proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang tetap/ lama: situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang telah ditetapkan ternyata sulit untuk dicapai atau proses/metodenya gagal terus mencapai standar tersebut. 2. standar baru yang lebih baik: Keadaan ini dapat terjadi dalam upaya meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau meningkatkan standar yang telah tercapai. 3. proses atau prosedur baru dan standar baru: Hal ini dapat terjadi saat belum pernah dibuat standar atau prosedur sebelumnya, jadi merupakan suatu kegiatan atau tolok ukur yang baru.


Bagan 06: Langkah-Langkah dalam Siklus Benchmarking Menentukan apa yang di ukur

Menentukan kepada institusi mana akan dilakukan bencmark

Menentukan aspek yang akan di bencmark

Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan

Pengumpulan data

Analisa Data

4. Prosedur Peningkatan Mutu Di dalam siklus Penjaminan mutu terdapat tahapan ketika satuan pendidikan harus melakukan peningkatan mutu. Tahapan peningkatan mutu ini didahului dengan kegiatan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu akademik internal. Dalam hal standar mutu yang ditetapkan telah dicapai, peningkatan mutu dilakukan dengan penetapan standar baru melalui proses benchmarking. 5. Penetapan Standar Baru melalui Benchmarking. Penetapan standar baru perlu dilakukan dalam rangka peningkatan mutu satuan pendidikan setelah dipenuhinya standar mutu lama. Penetapan standar mutu baru ini salah satunya dapat dilakukan melalui proses benchmarking. Benchmarking tidak hanya sekedar memindahkan sistem mutu satuan pendidikan benchmark ke satuan pendidikan yang

melakukan

benchmarking,

tetapi

masih

perlu

dilakukan

penyesuaian,

penyempurnaan, dan kiat untuk mengimplementasikannya karena budaya dan potensi sumber daya yang berbeda. 6. Prosedur Peningkatan Mutu Kegiatan Peningkatan mutu dalam suatu siklus dimulai dengan pembentukan tim peningkatan mutu oleh satuan pendidikan atau dapat juga menugaskan salah satu komponen dalam struktur organisasai Penjaminan mutu yang ada. Tim ini bertugas menyusun rekomendasi peningkatan mutu yang diajukan kepada pengelola satuan Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 54

pendidikan. Rekomendasi peningkatan mutu disusun berdasarkan hasil laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu baik internal maupun eksternal serta memperhatikan masukan dari seluruh stakeholders. Rekomendasi ini berupa usulan tindakan yang sebaiknya dilakukan oleh pengelola satuan pendidikan untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan atau usulan standar mutu baru (hasil bechmarking) yang lebih tinggi daripada standar yang telah dicapai. Tim peningkatan mutu ini juga melakukan proses benchmarking.


Bagan 07: Proses penetapan Benchmarking

1. Pimpinan satuan pendidikan membentuk tim

Pembentukan/penugasan tim peningkatan mutu

peningkatan mutu (ad-Hoc) atau menugaskan salah satu komponen struktur organisasi penjaminan mutu yang ada dengan menerbitkan SK

Pengumpulan laporan monev + evaluasi diri + audit mutu + masukan stakeholders

2. Tim peningkatan mutu mengumpulkan data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, dan masukan dari stakeholders.

Analisis data temuan dan benchmarking

3. Tim peningkatan mutu menganalisis data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, dan masukan dari stakeholders serta melakukan benchmarking.

Perumusan rekomendasi peningkatan mutu

4.

Tim peningkatan mutu merumuskan rekomendasi tindakan peningkatan mutu

Penyerahan rekomendasi peningkatan mutu

5.

Tim Peningkatan Mutu menyerahkan rekomendasi kepada pengelola satuan pendidikan

Pembubaran tim peningkatan mutu

Peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu

6. Pengelola satuan pendidikan membubarkan

tim peningkatan mutu

7.

Pengelola satuan pendidikan melakukan peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu

BAB VI


BAB VI PENUTUP Buku pedoman Penjaminan mutu akademik ini merupakan panduan utama bagi civitas akademika UM Mataram. Tentu saja, dengan adanya buku ini diharapkan semua mekanisme akademik yang terjadi dapat diukur capaiannya masing-masing berdasarkan standar yang ditentukan. Keberadaan buku ini hendaknya menjadi pegangan semua unit pengelola akademik, sehingga setiap proses akademik yang diselenggarakan sesuai dengan teori manajemen pada umumnya yakni; plan, do, check, action, and controlling (PDCAC). Manajemen akademik yang diselenggarakan secara baik dan bertanggungjawab akan menghantarkan lembaga ini mampu bersaing dan bertahan dipusaran persaingan antarperguruan tinggi yang makin ketat. Dengan kata lain UM Mataram akan menjadi pilihan utama bukan alternative, sehingga UM Mataram layak disebut bermutu. Akhirnya semoga buku ini menjadi inspirasi penting bagi kita semua untuk meraih kesuksesan dan mutu sebenarnya. Mari luruskan niat untuk kemajuan bersama, semoga!


DAFTAR PUSTAKA 1. Anonim 2005, Evaluasi Program Studi, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departement Pendidikan Nasional 2. Anonim 2005, Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional 3. Anonim 2006, Panduan Penyusunan Proposal Hibah Kompetisi, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional 4. Anonim, 2005, Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta 5. Dikti, 2003, Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan tinggi, DEPDIKNAS 6. Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi Pimpinan Perguruan Tinggi. 2005. Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. 7. KJM, 2003, SPMPT UGM, Kantor Jaminan Mutu, Universitas Gadjah Mada. 8. Kebijakan Akademik UGM SK MWA Nomor 02/SK/MWA/2005 9. MMA-UGM-04.01.01 Manual Mutu Akademik UGM 10. MPA-UGM-04.01.01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal Program Sarjana UGM 11. Pedoman Penjaminan Mutu Pedidikan Tinggi. 2003. Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. 12. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara Pasal 7 ayat (2) huruf f 13. Peraturan Pemerintah No. 19, 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional Republik Indonesia. 14. SK MWA Nomor 02/SK/MWA/2005 tentang Kebijakan Akademik UGM 15. SK MWA Nomor 13/SK/MWA/2006 tentang Standar Akademik 16. Standar Akademik Universitas Gadjah Mada. 2006. Senat Akademik. 17. Buku Pedoman Universitas Muhammadiyah Mataram : Restukturisasi Organisasi dan Rincian Tugas dan Unit Kerja 2011 18. Statuta Universitas Muhammadiayah Mataram


LAMPIRAN: BAB IV CHECK LIST PELAKSANAAN SPM-PT Sudah Belum I. Persiapan a. Sudah terbangun komitmen peningkatanmutu?





b. Sudah menyiapkan SDM?





c. Sudah menyusun konsep/model SPM-PT?









- Tingkat PT?





- Tingkat fakultas?





- Tingkat jurusan/program studi?





- Tingkat PT?





- Tingkat fakultas?





- Tingkat jurusan/program studi?









a. Sudah mengadakan deklarasi implementasi SPM-PT?





b. Sudah melaksanakan standar?





c. Sudah melaksanakan monitoringevaluasi?





d. Sudah melaksanakan evaluasi diri?





e. Sudah melaksanakan audit?









d. Sudah menyusun organisasi SPM-PT dari PT hingga jurusan? e. Sudah menyiapkan dokumen akademik:

f. Sudah menyiapkan dokumen mutu:

g. Sudah mengadakan sosialisasi internal?

II. Pelaksanaan

f. Sudah melaksanakan peningkatan mutu dan dan benchmarking?


LAMPIRAN: BAB V CHECK LIST EVALUASI DIRI Daftar pertanyaan berikut dapat dipakai sebagai inspirasi untuk memulai kegiatan evaluasi diri. selanjutnya tentu pertanyaan pertanyaan tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan tingkat perkembangan dan kondisi unit pelaksana akademik masingmasing. Agar lebih terarah maka daftar pertanyaan tersebut disusun sesuai dengan butir-butir standar pendidikan.

1. Standar Isi a) Apakah visi, misi dan tujuan unit pelaksana akademik konsisten dengan visi lembaga yang lebih tinggi? b) Apakah misi unit pelaksana akademik diturunkan dari misi lembaga? c) Apakah tujuan unit pelaksana akademik telah sesuai dengan tujuan lembaga? d) Apakah sasaran unit pelaksana akademik relevan dengan misi yang disepakati? e) Apakah proses penyusunan visi, misi dan tujuan unit pelaksana akademik perlu disempurnakan? f) Apa saja kelebihan dari isi unit pelaksana akademik terkait pada saat ini? g) Apa saja kelemahan dari isi unit pelaksana akademik terkait pada saat ini? h) Kemungkinan apa untuk meningkatkan kualitas isi unit pelaksana akademik terkait?

2. Standar Proses a) Secara umum apakah semua proses pembelajaran sesuai dengan yang direncanakan? b) Bagaimana kuantitas kegiatan akademik selama ini? c) Bagaimana kualitas kegiatan akademik selama ini? d) Apakah ada rancangan menyeluruh untuk kegiatan akademik? e) Apakah proses pembelajaran berjalan efektif? f) Bagaimana keterlibatan mahasiswa dalam proses pembelajaran? g) Apakah sistem umpan balik dari pengguna berlangsung dengan baik? h) Bagaimana atmosfer kerja segenap staf, apakah semua bekerja dengan senang? i) Apakah kurikulum dapat dilakukan sesuai dengan rencana? j) Bagaimana kelebihan proses pembelajaran selama ini? k) Bagaimana kelemahan proses pembelajaran selama ini? Buku Pedoman Lembaga Penjaminan Mutu Akademik UM.Mataram | 60

l) Bagaimana rencana pengembangan ke depan? 3. Standar Kompetensi Lulusan a) Apakah kompetensi lulusan secara teoretis dapat dicapai dengan realistis? b) Apakah kurikulum mencerminkan kompetensi lulusan? c) Bagaimana capaian kompetensi lulusan selama ini? d) Bagaimana tanggapan pengguna terhadap kompetensi lulusan? e) Bagaimana kelebihan lulusan unit pelaksana akademik selama ini? f) Bagaimana kelemahan kekurangan kompetensi lulusan selama ini? g) Upaya apa yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kompetensi lulusan?

4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan a) Bagaimana rasio jumlah dosen dan mahasiswa? b) Bagaimana tingkat pendidikan para dosen? c) Bagaimana pengembangan kualitas pendidik selama ini? d) Bagaimana rencana peningkatan pendidikan dosen? e) Bagaimana kualifikasi tenaga kependidikan yang ada? f) Bagaimana strategi untuk keberlanjutan pendidik dan tenaga kependidikan? g) Apakah ada pengajar dari luar unit pelaksana akademik?

5. Standar Sarana dan Prasarana a) Bagaimana luas dan kondisi ruang kelas, kantor dan perpustakaan? b) Bagaimana luas dan kondisi ruang dosen? c) Jumlah serta jenis sarana dan prasarana penunjang yang tersedia apa saja? d) Kelebihan sarana dan prasarana yang dimiliki apa saja? e) Kekurangan sarana dan prasarana yang belum dimiliki? f) Bagaimana rencana kelengkapan sarana dan prasaranadiusahakan? g) Bagaimana kepemilikan sarana dan prasarana yang digunakan?


LAMPIRAN: BAB V FORMAT LAPORAN EVALUASI DIRI PENGANTAR PENDAHULUAN Maksud dan tujuan dilakukannya evaluasi diri serta harapan pengembangan satuan pendidikan dimasa depan

PELAKSANAAN EVALUASI DIRI 1. Diskripsi singkat cara pelaksanaan evaluasi diri 2. Diskripsi singkat satuan pendidikan terkait (Visi, misi dan tujuan serta sasaran satuan pendidikan) HASIL EVALUASI DIRI 1. Isi satuan pendidikan 2. Proses pembelajaran pada satuan pendidikan 3. Kompetensi lulusan 4. Kualifikasi dan kecukupan pendidik dan tenaga kependidikan 5. Sarana dan prasarana 6. Pengelolaan satuan pendidikan 7. Sumber dan alokasi pembiayaan 8. Sistem penilaian pendidikan 9. Parameter lain yang ditetapkan satuan pendidikan KELEMAHAN DAN KELEBIHAN SATUAN PENDIDIKAN 1. Ringkasan point point keunggulan 2. Ringkasan point point kelemahan RENCANA PENGEMBANGAN SATUAN PENDIDIKAN 1) Rencana peningkatan mutu yang arahnya untuk ekspansi/peningkatan/ pengembangan keluar 2) Rencana peningkatan mutu yang arahnya konsolidasi/penguatan/ pengembangan ke dalam

Catatan: Hasil laporan evaluasi diri seharusnya singkat dan mudah dipahami


STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA PENJAMINAN MUTU AKADEMIK (LPMA) UM MATARAM 2015 – 2018 SENAT UNIV

REKTOR DRS. MUSTAMIN H IDRIS., MS.

BPH

KETUA Drs.H.M. Yunan H.S M.Pd. Sekretaris Junaidin., S.Pd. M.Pd.

D Bidang Informasi Mutu Ilmiawan., S.Pd. M.Pd.

Bid. Perencanaan dan Asessment Mutu Arif., S.Pd. M.Pd.

UNIT KENDALI MUTU FAKULTAS Gambar 2.1. Struktur Organisasi Lembaga Penjaminan Mutu Akademik (LPMA)


BUKU PEDOMAN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MATARAM

Recommend Documents