SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

1

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENJAMINAN MUTU

Morality Intellectuality Entrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: [email protected] SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENJAMINAN MUTU Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan Oleh

Dikendalikan Oleh

Disetujui Oleh

: : : :

1/SOP-PPM/2013 0 April 2013 Wakil Rektor I

:

A.Aziz Alimul Hidayat, S.Kep, Ns, M.Kes Ketua Pusat Penjaminan Mutu

:

Drs. Noto Adam, MM Rektor UMSurabaya

Dr. dr. Sukadiono, MM


4

DAFTAR ISI Lembar Pengendalian …………………………………………………………… Daftar Isi………………………………………………………………………….... SOP Tinjauan Manajemen........................................................................................ SOP Pengendalian dokumen dan Rekaman............................................................. SOP Penetapan Standar............................................................................................ SOP Pelaksanaan Standar......................................................................................... SOP Pengembangan/Peningkatan Standar.............................................................. SOP Pengendalian Standar....................................................................................... SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan.................................................................. SOP Audit Mutu Internal.......................................................................................... SOP Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran.......................................................... SOP Monitoring dan Evaluasi Hibah.......................................................................


2 2 4 6 15 17 19 21 23 34 53 55

5

SOP TINJAUAN MANAJEMEN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3

Kode/No : 1.1/SOP-PPM/2013

Tujuan

Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan. Ruang Lingkup

Peninjauan ulang Manajemen Puncak (Top Management) terhadap dokumentasi dan implementasi Sistem Manajemen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya agar menjamin keberlangsungan, kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Definisi

1. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) Universitas untuk meninjau sistem manajemen mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu Universitas. 2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan Universitas yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu. 3. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh Universitas yang berkaitan dengan mutu Referensi 1. Standar mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Program Kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya Uraian Prosedur :

1. Rektor/Wakil rektor I memberikan mandat kepada Pusat Penjaminan Mutu Universitas untuk mengadakan evaluasi pada suatu sistem manajemen yang sedang berlaku. 2. PPM mengadakan rapat untuk membahas hasil AIM/hasil angket dari pelanggan dan sivitas akademika/hasil visitasi akreditasi. 3. PPM menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Pimpinan Universitas 4. PPM mengagendakan rapat tinjauan manajemen dan menginstruksikan sekretaris PPM sebagai MR untuk membuat surat undangan. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

6

5. Sekretaris PPM mengundang semua Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT untuk hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. 6. Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT melaksanakan rapat tinjauan manajemen. 7. Sekretaris PPM mencatat, menyusun, melaporkan kepada Rektor/Wakil rektor 1 dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen. 8. Sekretaris PPM mengunggah laporan hasil tinjauan manajemen di Website Universitas Muhammadiyah Surabaya. Bagan Alur Pelaksana

Bagan Alir

Dokumen

mulai

Wakil Rektor 1

PPM

Sekretaris PPM

Dekan, Kaprodi, Ka Biro/UPT

Sekretaris PPM/MR

Menugaskan PPM untuk mengadakan evaluasi sistem manajemen yang sedang berlangsung

Jadwal rapat

Mengadakan rapat membahasa hasil AIM dan menyampaikan ke pimpinan

Membuat udangan rapat tinjauan mutu

undangan

Mengikuti rapat tinjauan mutu

Membuat rekap laporan tinjauan dan melaporkan serta upload di website

selesai


Laporan

7

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan

1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan SPMI tingkat Universitas. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja. 3. Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen SPMI, meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu, misalnya Standar Mutu, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung dan Borang yang berkaitan dengan mutu. Definisi

1.

2.

3.

4. 5.

6.

Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor dan diberi tugas untuk membantu Rektor dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di UMSurabaya. Manajemen Representatif (MR) adalah seseorang yang bertugas : a) Memantau semua proses yang terkait sistem penjaminan mutu (SPM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b) Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SPM UMSurabaya. c) Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UMSurabaya. d) Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pimpinan dan feedback pelanggan lainnya. e) Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal satu kali per tahun. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) adalah Unit kerja yang mengkoordinasikan dan melaksanakan kegitan akademik dalam satu atau beberapa disiplin ilmu, teknologi dan kesenian. Unit Kerja Penunjang Akademik (UKPPA) adalah unit kerja yang menunjang pelaksanaan unit kerja pelaksana akademik. Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Dekan dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas / Program. Unit Penjaminan Mutu (UPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Kaprodi dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan / Program Studi.


8

7.

Dokumen Induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu PPM, Senat Fakultas, Dekan dibantu GKM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas / fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor / Dekan, Pedoman Pendidikan. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kaprodi, Pedoman Pendidikan Program Studi. 8. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk universitas / fakultas meliputi Standar Mutu Universitas / Fakultas, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Standar Mutu Jurusan / Program Studi, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem dokumentasi SPMI. 9. Satu siklus SPMI adalah suatu kegiatan SPMI yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu, setelah diselesaikannya pengembangan, dilaksanakan dan dilaporkan hasil evaluasi sistem kepada atasan unit kerja. 10. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

9

16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah. Uraian Prosedur :

1. Pengendalian dokumen a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut :  Judul / Nama dokumen  Nomor kode dokumen  Status perubahan (Revisi)  Tanggal penerbitan  Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan a. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime. b. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen. c. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01. d. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :  Peta lokasi file dokumen (site map)  Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website  Peta lokasi file dokumen yang ada di website. a. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. b. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali. c. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. a. Pengendalian Rekaman SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

10

Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. a) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen. b) Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM harus memberi identitas sebagai berikut :  Judul / Nama dokumen.  Nomor kode dokumen.  Status perubahan (Revisi).  Tanggal penerbitan.  Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan. c) Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003). d) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :  Peta lokasi file dokumen (site map)  Peta lokasi file dokumen yang ada di website. e) Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).


11

Bagan Alir 1. Pengendalian Dokumen

Mulai

Reviewer sebelumnya

Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM

Rektor

Meninjau dan menyetujui perubahan dokumen

Memberikan identitas dokumen sebelum diterbitkan, kemudian diserahkan Wakil Rektor I untuk kemudian diajukan kepada Rektor

Menyetujui dan mengesahkan dokumen

Wakil Rektor I, Ketua PPM, dan Staf PPM

Menerbitkan dan menggandakan dokumen

Bidang SPMI dan Staf PPM

Mendistribusikan dan mengendalikan dokumen

Penerima Dokumen


Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru

Mengendalikan data

Selesai


Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen (00000 00000)

Daftar Revisi Dokumen (00000 00000

12

2.

Pengendalian Rekaman

Mulai


Menyimpan daftar distribusi dan


Melaksanakan kegiatan

Ketua PPM

memberi identitas

pengendalian rekaman

Meminta Bidang SPMI dan Staf PPM untuk melakukan tinjauan rekaman


Melakukan pemusnahan rekaman yang sudah melebihi waktu retensi

Selesai


13

Lampiran

1. Borang revisi dan distribusi dokumen SPMI (00000 00000 00) No

Dokumen


Kode

Revisi

Penerima

14

2. Borang Distribusi Dokumen Terkendali (00000 00000 00) Nama, Kode Dokumen

Copy ke-

:

Penerima

1 2 3 4 5 6 7 8 dst


Tanggal

Tandatangan

15

3. Borang Revisi Dokumen SPMI (00000 00000 00) Borang Rekaman Revisi Dokumen SPMI

Jenis Dokumen

Revisi ke-

Tanggal

Alasan Perubaha n


Penanggung jawab

16

SOP PENETAPAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.3/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3 Tujuan

Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya. Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya berlaku : 1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan. 2. Untuk semua lingkup manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer. Definisi

1. Merancang standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci. 2. Merumuskan standar : menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, and Degree. 3. Menetapkan standar : tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku. 4. Studi pelacakan : tindakan berupa penelusuran lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang sudah bekerja. 5. Uji public : tindakan yang telah disetujui oleh stake holder atau pemakai lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

17

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah. Uraian Prosedur :

1. Visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya dipakai sebagai landasan dan tujuan akhir ketika merancang dan menetapkan standar mutu sistem penjaminan mutu internal. 2. Pelajari kondisi faktual yang ada dari kegiatan yang akan dibuat standarnya untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang masih ada dan bandingkan dengan kondisi ideal yang ingin dicapai. 3. Perhitungkan daya dukung sarana prasarana serta sumber daya manusia yang dimiliki dan yang akan melasanakan standar yang dibuat. 4. Melibatkan stake holder untuk mendapatkan masukan dalam menetapkan standar yang dibuat. 5. Pelajari semua peraturan yang ada, yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya. 6. Lakukan evaluasi diri terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya. 7. Buatlah draft awal standar menggunakan rumus ABCD 8. Lakukan uji publik dan sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran. 9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil nomor 8.


18

SOP PELAKSANAAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.4/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3 Tujuan

Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer. Definisi

1. Melaksanakan Standar : ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya 2. Prosedur/SoP : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren . 3. Instruksi Kerja : rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

19

Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah. Uraian Prosedur :

1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar. 2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non -dosen , dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten. 3. Siapakan dan tuliskan dokumen tertulis berupa : prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar. penyelenggaraan pendidikan dengan 4. Laksanakan kegiatan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian.


20

SOP PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan

Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya Ruang Lingkup

1. Pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus setelah berakhir, akan ditingkatkan mutunya, siklus setiap standar yang ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Surabaya adalah 5 tahunan. 2. Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer. Definisi

1. Pengembangan atau peningkatan standar : upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan. 2. Evaluasi Standar : tindakan menilai isi standar di dasarkan, antara lain, pada : 1. Hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya. 2. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas Muhammadiyah Surabaya, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan Universitas Muhammadiyah Surabaya dan masyarakat pada umumnya. 3. Relevansinya dengan visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 3. Siklus Standar : durasi atyau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur di dalamnya.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

21

Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah. Uraian Prosedur :

1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar. 2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen. 3. Evaluasi isi standar. 4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru. Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar


22

SOP PENGENDALIAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.6/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3 Tujuan

Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya. Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer. Definisi

1. Pemantauan atau monitoring : mengamati sesuatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar. 2. Pemeriksaan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggara pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut berjalan sesuai dengan isi standar. 3. Evaluasi : tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

23

11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah Uraian Prosedur :

1. Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan. 2. Catat dan rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar. 3. Catat dan rekam bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dan bukti fisik dari setiap standar yang telah dilaksanakan. alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi 4. Periksa, pelajari standar, atau bila isi standar gagal dicapai dan Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar. 5. Catat atau rekam semua tindakan korekstif yang diambil dan Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal : apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar. 6. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraiakan di atas. 7. Laporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan Universitas Muhammadiyah Surabaya disertai saran atau rekomendasi.


24

SOP PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian mutu lulusan pada semua tahapan proses pelaksanaan pembelajaran mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya, yang meliputi bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat Ruang Lingkup Pengendalian mutu lulusan yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua proses lulusan dan kurikulum serta proses belajar mengajar yang tidak sesuai pada saat realisasi pendidikan,penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat Definisi 1. Produk Universitas ialah Pelayanan pendidikan yang terdiri dari proses pembelajaran mahasiswa dan mutu Lulusan. 2. Lulusan ialah mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya yang telah selesai studi dalam kurun waktu yang telah ditetap ( paling lama 8 semester atau 14semester sesuai dengan pedoman pendidikan. 3. Mutu Lulusan ialah kualitas akademik yang diperoleh lulusan berdasarkan parameter IPK (Indeks Prestasi Kumulatif) dan lama masa studi sesuai dengan pedoman pendidikan. 4. Produk tidak sesuai adalah mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Referensi 1. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya Uraian Prosedur : 1. Rektor menerima keluhan dan masukan dari mahasiswa, lulusan, dan pengguna lulusan (stake holder) mengenai mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak sesuai. 2. Rektor mendiskusikan keluhan bersama wakil rektor 1, Pusat Penjamiman Mutu dan Dekan, kaprodi terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 3. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 4. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi.


25

SOP TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan

SOP ini menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. Ruang Lingkup

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam manual prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian. Definisi

1) Produk Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya). 2) Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau kebutuhan seperti dipersyaratkan di dalam MM Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya). 3) Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 4) Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. 5) Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) meliputi Standar Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur (MP), Intruksi Kinerja, Evaluasi Kinerja, Borang dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), BAN PT dan Standar Nasional Pendidikan. 6) PPM adalah Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya). Referensi

1. Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI - PT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

26

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 6. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 7. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 8. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 9. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 11. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 12. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi. 13. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 15. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Uraian Prosedur :

1. Pengendalian dokumen a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut :  Judul / Nama dokumen  Nomor kode dokumen  Status perubahan (Revisi)  Tanggal penerbitan  Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan c. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

27

d. e.

f.

g.

h.

i.

menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :  Peta lokasi file dokumen (site map)  Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website  Peta lokasi file dokumen yang ada di website. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

2. Pengendalian Rekaman Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. a. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen. b. Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM harus memberi identitas sebagai berikut :  Judul / Nama dokumen.  Nomor kode dokumen.  Status perubahan (Revisi).  Tanggal penerbitan.  Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan. c. Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003). d. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :  Peta lokasi file dokumen (site map)  Peta lokasi file dokumen yang ada di website. e. Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

28

waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).


29

Bagan Alir

1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Mulai

Wakil Rektor I

Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian


Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll.

Unit Terkait

Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan

Wakil Rektor I,

Memastikan pelaksanaan tindakan


Melaksanakan dan merekam perubahan

Borang Daftar Ketidaksesuaian 00000 05002 01

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000) : 

Selesai




Borang Daftar Revisi Dokumen Borang Daftar Rekaman Mutu

30

b. Pemrakarsa Tindakan Korektif

Mulai

Unit Kerja


Wakil Rektor I, Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM

Mengusulkan Tindakan Korektif

Mengidentifikasi Ketidaksesuaian


Mendiskusikan Ketidaksesuaian

Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000

Selesai


31

Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif

Mulai

Unit Kerja

Unit Kerja

Mengkaji Usulan Tindakan Korektif


Membuat Kesepakatan Tanggal

Borang Klarifikasi

Penyelesaian

Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000

Wakil Rektor I

Memastikan Pelaksanaan Verifikasi

Melakukan Verifikasi

Unit Kerja

Meminta Persetujuan Ketua PPM untuk

Wakil Rektor I

Melakukan

Perubahan

Mengendalikan Perubahan




Melaksanakan dan Merekam Perubahan

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):

Selesai


 Borang Daftar Revisi Dokumen  Borang Daftar Rekaman Mutu

32

c. Tindakan Pencegahan Mulai

Unit Kerja


Wakil Rektor I

Memperbaiki Proses

Memperbaiki Dokumentasi

Memperbaiki Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Unit Kerja


Memperbaiki Peralatan

Memperbaiki Mutu

Unit Kerja

Meningkatkan Pelatihan

Unit Kerja

Meningkatkan Kesadaran

Wakil Rektor I

Memperbaiki Prosedur


Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):  Borang Daftar Revisi Dokumen  Borang Daftar Rekaman Mutu

33

Lampiran 1. Borang Daftar Ketidaksesuaian dan Perbaikannya (0000 0000 0000) Audit ke Bulan

: :

No Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Auditor

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Teraudit

Bidang/Dokume Uraian Tindakan n yang diaudit Ketidakses Perbaikan uaian

Target Waktu Selesai

Verifikasi

Status Akhir

(6)

(7)

(10)

(11)

(12)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

(8)

(9)

Tanda Tangan MR

.............................. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaik(12) Status Akhir : open, closed


34

2. Borang Klarifikasi Atas Temuan (0000 0000 0000)

Bidang Teraudit

Auditor Tgl Audit No. Temuan

Uraian Ketidaksesuaian :

: : : Kategori:

1. KTS

2. Observasi

Penyebab/ Akar masalah :

Tanda tangan Auditee

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee:


Verifikasi :

Status Temuan 1. OPEN

2. CLOSED


Tanda tangan MR

35

SOP AUDIT MUTU INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.8/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3 Tujuan

1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal. 2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

Ruang Lingkup

Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) yang ada pada bidang didalam proses PPM UMSurabaya untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di PPM UMSurabaya, yaitu : Ketua PPM UMSurabaya, Sekretaris PPM UMSurabaya, para Wakabid dan tim auditor mutu internal Definisi

1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah perangkat penjaminan mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit. 3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (PPM), adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (PPM), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (PPM). 4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit. 5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan :  Tidak terdapat elemen sistem.  Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu.  Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.  Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan.  Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit mutu internal secara berturut-turut. SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

36

 Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.  Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi. 6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan :  Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.

Referensi

1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya). 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT). 3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 5. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 6. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 7. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Uraian Prosedur :

1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun. 2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal. 3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen). 4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor. 5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit. 6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

37

mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor internal harus melakukan konfirmasi ke MR. 7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal). 8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan. 9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan. 10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed). 11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) UMSurabaya.


38

Bagan Alir

Mulai

Sekretaris

Ketua

Sekretaris

Auditor Internal

Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit Kerja, berikut konsep Team Audit Mutu Internal dan distribusinya (3 hari).

Jadwal Audit Mutu Internal dan Konsep Team Audit Mutu Internal

Menerbitkan Surat Tugas Team Audit Mutu Internal (1 hari)

Surat Tugas Team Audit Mutu Internal

Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)

Jadwal Audit Mutu Internal

Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit Kerja (5 hari)

Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian

A


39

A

Unit Kerja

Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan Mengajukan Rencana Tindakan Perbaikan (5 hari)

Unit Kerja

Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan)

Auditor Internal

Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang Telah Dilakukan (1 hari)

Klarifikasi Hasil Audit Mutu Internal

Tidak

Sesuai

Ya

Sekretaris

Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan Perbaikan Kepada TM, Serta Melakukan Verifikasi Terhadap Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang Telah Dilakukan (5 hari)

Selesai


Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Klarifikasi Hasil Audit Mutu Internal

40

Lampiran 1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal PPM UMSurabaya

SURAT TUGAS No : ………………………………… Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas UMSurabaya) menunjuk nama – nama berikut :

Muhammadiyah

Surabaya

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana Auditor Internal

: ………………………………………………….. : ………………………………………………….. : 1. ………………………………………………. 2. ………………………………………………. 3. ……………………………………………….

Sekretariat

: 1. ………………………………………………. 2. ………………………………………………. 3. ……………………………………………….

(PPM

Untuk menjadi Team Audit Mutu Internal Tahun …………….. di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya). Demikian untuk dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab. Surabaya, ………………………………… Ketua PPM UMSurabaya ..………………………………………………………. NIK : ………………………………………………... Tembusan : 1. Yang Bersangkutan. 2. Arsip.


41

Lampiran Surat No : …………………………………………………

Distribusi Auditor Internal

No

Bidang


Auditor Internal

42

PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo No. 59 Surabaya. Telepon 0313811966, fax 031-3813096

PROGRAM KERJA AUDIT MUTU AKADEMIK (AIMA) PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Program Studi

: ..................................

Fakultas

: ..................................

Nama Kaprodi/Kajur

: ..................................

Direview Oleh Auditor I Tanggal Paraf

: : :

Direview Oleh Auditor II Tanggal Paraf

: : :

(……………………..……..)

LANGKAH KERJA: NO

URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA

1

2

A

Gugus Kendali Mutu Fakultas

1

Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu: a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

2

Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard Mutu, Peraturan Akademik) apakah sudah tersosialisasi melalui; a) Buku


 3

%

Bukti

Keterangan

4

5

6

43

b) Selebaran c) Website d) lainnya 3

Keberadaan Gugus Kendali Mutu Fakultas apakah sudah didukung adanya: a) Ruang kerja b) Fasilitas

pendukung

(meja

kerja,

almari, komputer) c) Tenaga administrasi d) lainnya B

Unit Penjaminan Mutu Program Studi

4

Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu: a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

5

Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard

Mutu,

Peraturan

Mutu)

sudah

tersosialisasi melalui: a) Buku b) Selebaran c) Website d) lainnya 6

Keberadaan Unit Penjaminan Mutu Program Studi sudah didukung adanya: a) Ruang kerja b) Fasilitas

pendukung

(meja

kerja,

almari, komputer) c) Tenaga administrasi d) lainnya SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

44

NO


1

2

3

C

JURUSAN/PRODI

7

Adakah Dokumen GBPP dan SAP

8

Adakah kesesuaian format GBPP dan SAP yang ada di Undip

9

Periksa isi SAP a) Apakah sudah ada muatan soft skill b)

Apakah

sudah

ada

muatan

entrepreneurship c) Apakah sudah menggunakan metode pembelajaran SCL 10

Sosialisasi GBPP dan SAP dilakukan melalui media: a) Buku b) Selebaran c) Website

11

Periksa adakah instrumen monitoring kesesuaian GBPP dan SAP dengan pelaksanaan pembelajaran

12

Periksa apakah kegiatan monitoring (butir 11) dilaksanakan

13

Jika sudah dilaksanakan siapa yang melaksanakan a) Unit Penjaminan Mutu Program Studi b) Pengelola Jurusan/Prodi c) Tenaga adiministrasi

14

Periksa apakah sejak 2008 dokumen GBPP dan SAP sudah direvisi

15

Apakah dosen memberi kuliah sering menggeser jadwal (waktu) dan ruang kuliah

16

Apakah awal kuliah tersedia kontrak kuliah

17

Sesuaikah kontrak kuliah dengan GBBP dan/atau SAP

18



Evaluasi jumlah tatap muka setiap semester:


%

Bukti

Keterangan

4

5

6

45

a) < 12 tatap muka b) 12 s/d 14 tatap muka c) > 14 tatap muka 19

Apakah dilaksanakan kelas paralel?

20

Berapa jumlah mahasiswa dalam satu kelas a) < 40 mhs b) 41 – 60 mhs c) 61 - 80 mhs d) > 81 mhs

21

Evaluasi kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan: a) < 75% b) ≥ 75%

22

Berapa jumlah dosen dalam satu program studi dan berapa jumlah mahasiswa semua angkatan? a) ……….. dosen* b) ……….. mhs* c) Rasio* = …………. Ket : Dosen tetap *) diisi angka

23

Evaluasi proses pembelajaran dilakukan secara: a) Manual b) On line

24

Periksa bukti hasil evaluasi pembelajaran terhadap dosen. Hitung persentase jumlah dosen dengan nilai: a) Sangat baik b) Baik c) Jelek d) Sangat jelek

25

Apakah mahasiswa mengetahui hasil evaluasi proses belajar


46

NO


1

2

26

 3

Ada tindak lanjut hasil evaluasi proses belajar a) LCD projector b) OHP c) White/black Board d) Ketersediaan akses internet e) Ketersediaan Sound system

28

Fasilitasi sarana keamanan yang tersedia: a) APAR (alat pemadam api ringan) b) Tanda-tanda jalur evakuasi c) Disain pintu yang aman (pintu membuka keluar: Ruang kuliah; ruang pertemuan; ruang Lab) d) Bangunan

bertingkat

dengan

jumlah

tangga lebih dari satu unit e) Alarm tanda bahaya f) 29

Emergency lamp/genset

Periksa persentase proporsi fasilitasi sarana kebersihan dan kesehatan terhadap jumlah mahasiswa a) Tempat sampah b) Jumlah kelas yang bersih c) Ketersediaan Km/Wc d) Ruang P3K

Keterangan :

Tanda (-) tidak perlu diisi. Tanda (√) Jawaban Ya/ Ada

Ketersediaan Manual Prosedur (MP/SOP) : SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

%

Bukti

Keterangan

4

5

6

47

No.

Nama Manual Prosedur (MP/SOP)

1.

MP/SOP Penentuan Jadwal Matakuliah

2.

MP/SOP Penggantian Jadwal Matakuliah

3.

MP/SOP Pembatalan Jadwal Matakuliah

4.

MP/SOP Pelaksanaan Kuliah

5.

MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tambahan

6.

MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tamu

7.

MP/SOP Pelaksanaan Praktikum

8.

MP/SOP Penyusunan Soal Ujian

9.

MP/SOP Pelaksanaan Ujian

10.

MP/SOP Ijin Tidak Mengikuti Ujian

11.

MP/SOP Pengajuan Proposal Penelitian

12.

MP/SOP Peminjaman Alat Penelitian

13.

MP/SOP Analisa Sampel di Laboratorium Analisis dan Instrumentasi

14.

MP/SOP Pendaftaran Seminar Penelitian

15.

MP/SOP Pengajuan Praktek Kerja ke Koordinator PK

16.

MP/SOP Pelaksanaan Praktek Kerja

17.

MP/SOP Pelaksaaan KKL

18.

MP/SOP Pendaftaran Ujian Tugas Akhir

19.

MP/SOP Pelaksaaan Ujian Tugas Akhir

20.

MP/SOP Permohonan SKL

21.

MP/SOP Pendaftaran Wisuda

22.

MP/SOP Penyusunan Kurikulum


√

Bukti

Ket

48

23.

MP/SOP Implementasi Kurikulum Baru

24.

MP/SOP Pembaharuan – Penambahan Materi Praktikum

25.

MP/SOP Pengajuan Penelitian oleh Dosen

26.

MP/SOP Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat oleh Dosen

27.

MP/SOP Penyusunan Renstra program studi

28.

MP/SOP Rapat


49

2. Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement (CAR)

Audit :

Auditor :

Tanda Tangan Ketua Auditor :

Tanggal :

Auditee :

Tanda Tangan Auditee :

No Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Bidang / Dokumen Yang Diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Tindakan Perbaikan


Verifikasi

Status Akhir

(1)

(3)

(4)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Tanda Tangan MR …………………………………………. (1) Nomer Temuan (2) Tanggal Temuan (3) Kategori Temuan : KTS, Observasi (6) Personil / Unit Kerja yang Diaudit (7) Bidang yang Diaudit (8) Deskripsi Temuan Ketidaksesuaian (11) Verifikasi Pada Dokumen yang Diperbaiki (12) Status Akhir : Open, Closed


(4) Status : New, Open, Closed (5) Nama Auditor (9) Tindakan Perbaikan yang Dilakukan (10) Tanggal Waktu Penyelesaian

50

Klarifikasi Tindakan Korektif Bidang yang diaudit

Auditor Tanggal Audit Mutu Internal Nomer Temuan

Uraian Temuan :

: : : Kategori :

1. KTS

2. Observasi

Penyebab / Akar Masalah :

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee :

Tanda Tangan Wakabid / MR


Verifikasi :

Tanda Tangan Ketua PPM

Status CAR :

1. OPEN

2. CLOSED

51

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Teraudit

: ___________________________

Kesesuaian Perencanaan, Penggunaan dan Pelaporan Keuangan

NO I

Auditor

: 1. ________________________________ 2. ________________________________

Lingkup

: Audit Keuangan (desk evaluation) tentang: 1. Format Laporan 2. Kesesuaian penggunaan Anggaran 3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan 4. Alokasi Penggunaan Anggaran

Tanggal Waktu Tempat

: ............................................. : …………………………...... : …………………………….... LINGKUP AUDIT

Format Laporan : 1. Lembar Pengesahan 2. Kesesuaian dengan Format Laporan dari Rektorat.

II

III

Kesesuaian Penggunaan Anggaran Dokumen RAB: 1. Dokumen RAB Pengajuan 2. Dokumen RAB PAGU Dokumen Laporan: 1. Dokumen Laporan 2. Dokumen Pendukung Laporan (kwittansi, nota pembelian dll) Dokumen Kebijakan 1. Peraturan penggunaan anggaran (al. UTS/UAS, Skripsi/TA, Praktikum, PKL, Kegiatan lainnya) ALOKASI PENGGUNAAN ANGGARAN (disesuaikan dengan Usulan Program) 1. Penyusunan Renstra, Renop 2. Pelaksanaan Penjaminan Mutu 3. Program pelacakan dan perekaman data lulusan 4. Kuliah Tamu/umum/seminar 5. Pengiriman dosen dalam kegiatan seminar 6. Workshop penyusunan kurikulum/peninjauan kurikulum 7. Workshop penyusunan soal ujian bermutu 8. Penyusunan modul praktikum

ADA/ TIDAK

CATATAN

52

NO

LINGKUP AUDIT

ADA/ TIDAK

CATATAN

9. Penyusunan panduan tugas akhir dan sosialisasi 10. Penelitian dan Pengabdian 11. Pengelolaan website fakultas 12. Kerjasama dalam negeri/luar negeri 13. Rapat Rutin 14. Honor dan Insentif 15. Lain - lain

Catatan:

(Auditor 1)

(Auditor 2)

52

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Teraudit

: ___________________________

Ringkasan Temuan Audit (Audit Finding) Auditor

: ________________________________

Lingkup

: Audit kepatuhan (visitasi) tentang: Materi sesuai audit sistem dokumen dan pelaporan keuangan, kesesuaian dan alokasi penggunaan anggaran.

Tanggal

: ________________________________

Waktu

: ________________________________

Temuan Terhadap : 1. Format Laporan 2. Kesesuaian penggunaan Anggaran 3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan 4. Alokasi Penggunaan Anggaran

No

TEMUAN

(Pimpinan Unit Kerja)

URAIAN

(Auditor)

53

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Auditor : Lingkup Tanggal Waktu

Teraudit : ___________________________ Tanggapan terhadap temuan audit

________________________________ : Sesuai materi audit : ________________________________ : ________________________________

Jenis Temuan: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Uraian temuan: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Akar penyebab: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut: _______________________________________________________________________________ Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut: _______________________________________________________________________________ Dipersiapkan oleh:

______________________

Tanggal:

______________________

Dikaji ulang oleh:

______________________

Tanggal:

______________________

(Pimpinan Unit Kerja)

(Auditor)

53

BORANG EVALUASI KINERJA AUDITOR OLEH AUDITEE UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Yth. Teraudit/Auditee Form AKI S1 P ini dibagikan untuk memperoleh feed back pelayanan PPM terkait dengan audit keuangan. Saudara diminta mengisi lembar evaluasi ini tanpa sepengetahuan auditor, berikan tanda check (V) pada kolom nilai yang sesuai. Nilai 1 sangat kurang sedangkan nilai 5 sangat baik. Lembar evaluasi ini dimohon mengirimkan kepada PPM menggunakan amplop terlampir Nama Auditor 1: ...................................................... No 1 2 3 4 5

Parameter

1

2

Nilai 3

4

5

2

Nilai 3

4

5

Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kemampuan komunikasi Etika Manfaat temuan bagi unit kerja

Nama Auditor 2 : ...................................................... No 1 2 3 4 5

Parameter Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kemampuan komunikasi Etika Manfaat temuan bagi unit kerja

Surabaya, .......Nopember 20014 Unit Kerja Teraudit : .................................. Dekan/Kaprodi ** ……………

(.....................................) ** coret yang tidak sesuai.

1

53

SOP MONITORING DAN EVALUASI PEMBELAJARAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan Memastikan bahwa proses pembelajaran sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tuntutan kebutuhan masyarakat akan kesehatan Ruang Lingkup Proses kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Pembelajaran Definisi 1. Evaluasi adalah elemen hasil pembelajaran (pengetahuan yang diperoleh mahasiswa), proses pembelajaran, dan sikap mahasiswa selama proses pembelajaran. 2. Monitoring adalah kegiatan untuk mengamati/meninjau kembali/mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap pelaksanaan mata kuliah yang sedang berjalan. Kegiatan monitoring dilakukan untuk menemukan dan mengenali, mencari alternative pemecahan, dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar pelaksanaan kegiatan pembelajaran berjalan seraca efisien, efektif dan tepat waktu. Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan. 4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia. 5. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 6. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 7. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 8. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya.

53

Uraian Prosedur : Kegiatan Penyiapan form evaluasi PBM

Pemberitahuan ke Dekan/prodi

PPM/ UPM

Rektor /WR1

Dekan

Kapr odi

Dosen

Mahasi swa

Dokuemen Form evaluasi PBM

Surat

Menerima pemberitahuan untuk evaluasi pembelajaran Penyebaran kuesioner ke mahasiswa

Kuesioner evaluasi

Mengisi kuesioner

Melakukan rekapitulasi hasil evaluasi pembelajaran

Laporan hasiil evaluasi

Analisis data evaluasi pembelajaran

Penyerahan hasil evaluasi

Proses tindaklanjut

Laporan hasil evaluasi

Waktu

53

LEMBAR MONEV PEMBELAJARAN

Semester Mata Kuliah/Blok No

: :

Evaluasi

Tanggal PJ Tindak Lanjut

: : Waktu Penyelesaian

53

SOP MONITORING DAN EVALUASI HIBAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Revisi : 0 Halaman : 1 dari Tanggal: 13 April 2013 3


Tujuan SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai: 1. Prosedur proses Monitoring dan Evaluasi Internal; 2. Tahapan yang harus dilakukan dalam proses Monitoring dan Evaluasi Internal; 3. Tahapan-tahapan dan proses hasil rekomendasi Ruang Lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal; 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses Monitoring dan Evaluasi Internal Definisi Kegiatan monitoring dan evaluasi internal merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban perguruan tinggi dalam menjamin bahwa program-program hibah yang diperoleh telah dilaksanakan sesuai dengan aturan dan mencapai sasaran yang telah ditargetkan. Melalui kegiatan monitoring ini juga, persoalan dan kendala yang dihadapi dalam implementasi dapat diantisipasi dan ditanggulangi Referensi 1. UU Sistem Pendidikan Nasional (SISDIKNAS) Nomor 20 tahun 2003, bahwa setiap Perguruan Tinggi wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan pengawasan internal mutu akademik; 2. Peraturan rektor tentang sistem penjaminan mutu akademik di Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Kebijakan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya

53

Uraian Prosedur : Kegiatan

Permintaan pelaksanaan monev dari Rektor, PPM dan atau Unit Kerja Penerima Hibah Tim Monev meminta dokumen pendukung dari Unit Kerja Penerima Hibah untuk dievaluasi. Tim MONEV meminta untuk melakukan evaluasi kecukupan (desk evaluation). Setelah dokumen-dokumen dievaluasi, Tim Monev mengirimkan surat permintaan konfirmasi tempat dan waktu pelaksanaan visitasi. Unit Kerja Penerima Hibah mengkonfirmasikan jadwal pelaksanaan visitasi kepada Tim Monev. Tim Monev menugaskan Reviewer dan Reviewer melakukan visitasi dan verifikasi dokumen kegiatan Hibah. Tim Monev membuat berita acara hasil pertemuan dan draft rekomendasi dan menyerahkannya untuk dievaluasi. Rekomendasi didiseminasikan di forum PPM sebelum dikirimkan ke Rektor, PPM dan atau ke Unit Kerja Penerima Hibah yang meminta. Pengiriman Laporan hasil visitasi dan verifikasi pelaksanaan MONEv-In ke Rektor, PPM dan atau ke Unit Kerja Penerima Hibah yang meminta

Penerima Hibah Institusi

Tim Monev

PPM

Rektor

Dokumen

Waktu

Surat

RIP/Laporan kegiatan

2 minggu

Berita acara

1 hari

Jadwal visitasi

1 hari

Jadwal visitasi

1 hari

Berita acara

1 hari

Berita acara daftar hadir

1 hari

1 hari

Laporan ke rektor

1 hari

53

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

Recommend Documents