SOP IMPLEMENTASI Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA 2011
1
KATA PENGANTAR
Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) adalah suatu kegiatan penjaminan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Dalam sistem audit ini ditetapkan Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMAI ini adalah Rektor, Dekan, atau Ketua Program Studi yang meminta sistem mutu akademiknya diaudit terhadap standar mutu yang telah ditentukan sendiri; Kegiatan Audit dirancang untuk : Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) akademik; Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik, telah tepat dan efektif; Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. Audit AMAI dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut : Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan; Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu; Memenuhi syarat-syarat peraturan/ perundangan. Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit. Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit. Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi. Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit. Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit.
Buku ini disusun untuk memberikan arahan dan pedoman audit mulai dari klien mengajukan permohonan audit, pembentukan tim, persiapan, pelaksanaan audit hingga pelaporan dan evaluasi. Yogyakarta, 21 Maret 2011 Badan Penjaminan Mutu
2
DAFTAR ISI Pengantar . . Daftar Isi . . Prosedur Implementasi Lampiran . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. i . ii . 1 . 6
3
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I.
: SK Rektor Tentang PEMBENTUKAN TIM AUDITOR AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)
Lampiran II. : SK Rektor tentang PENGANGKATAN TIM MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL
4
PROSEDUR IMPLEMENTASI
AMAI UNIVERSITAS JANABADRA Perintah Audit dari Rektor Permintaan Audit dari Klien / Dekan
(1) Rektor memerintahkan atau mendisposisikan permintaan Dekan kepada BPM untuk selanjutnya bersama MP-AMAI universitas menunjuk Tim AMAI
Penunjukan tim AMAI oleh BPM bersama MP-AMAI universitas (2) BPM bersama MP-AMAI universitas menunjuk tim AMAI universitas untuk melaksanakan audit.
Pembentukan tim AMAI universitas dengan persetujuan teraudit
(3) Tim AMAI universitas terdiri minimal 3 orang auditor yaitu ketua, sekretaris dan anggota, oleh BPM Tim AMAI dimintakan persetujuan teraudit dan pengesahan Rektor (dituangkan dalam Piagam AMAI).
Badan Penjaminan Mutu Revisi ke 0 Tgl.21-03-2011
Prosedur Implementasi AMAI Revisi ke Tgl.
Disyahkan oleh Kepala BPM Tanggal :
5
Penerbitan Surat Tugas (4) Berdasarkan persetujuan teraudit Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim AMAI universitas
Penyusunan Rencana / Program Kerja Tim AMAI (5) Tim AMAI universitas menyusun rencana / program kerja tim AMAI dan diberitahukan kepada teraudit.
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI (6) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI universitas Sesuai dengan waktu yang telah disepakati.
Rapat persiapan tim AMAI universitas untuk Audit Sistem (7) Pembagian tugas tim AMAI universitas untuk persiapan audit sistem. 6
Pelaksanaan Audit Sistem (desk evaluation)
(8) Tim Amai melaksanakan audit terhadap dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun checklist (daftar pengecekan) untuk persiapan audit kepatuhan.
Penyampaian Jadwal Audit Kepatuhan (visitasi)
(9) Ketua tim AMAI universitas mengkomunikasikan Jadwal visitasi kepada teraudit untuk mendapatkan persetujuan
Pelaksanaan Audit Kepatuhan
(10) Berdasarkan checklist bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif (pelaksanaan audit). Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan.
7
Diskusi Hasil Temuan Audit (11) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB/Observasi) harus segera diperbaiki Dalam jangka waktu yang disepakati.
Pembuatan Laporan Audit
(12) Laporan audit dibuat oleh tim Auditor sesuai jadwal yang telah disepakati, laporan audit disusun berdasarkan hasil-hasil temuan, dan mendapatkan persetujuan dari teraudit.
Penyerahan Laporan Audit
(13) Laporan audit diserahkan kepada BPM melalui MP-AMAI universitas untuk selanjutnya diteruskan / dilaporkan kepada Rektor.
8
Rapat Tinjauan Manajemen
(14) Berdasarkan laporan audit dari tim AMAI Rektor mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen bersama segenap pimpinan unit / Dekan (klien) dan unit terkait untuk evaluasi disertai dengan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
Tindakan Koreksi
(15) Berdasarkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Dekan / Klient memerintahkan pimpinan Program studi (PS) untuk melakukan koreksi / perbaikan dan melaporkan pelaksanaannya kepada Rektor, dengan menyampaikan tembusannya kepada BPM / MP-AMAI
Pembubaran tim AMAI universitas
(16) Tim AMAI dibubarkan Apabila PTK telah ditindaklanjuti dengan koreksi / perbaikan oleh PS / Unit / Fakultas selanjutnya atas permintaan MP-AMAI, Rektor dapat membubarkan Tim AMAI dengan SK Pemberhentian.
9
LAMPIRAN
10
UNIVERSITAS JANABADRA
Jl. Tentara Rakyat Mataram No 55 – 57 Yogyakarta 55231
Telp (0274) 561039 Psw 128. Fax. (0274) 517251, website: www.janabadra.ac.id
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Nomor : 001.a/Kpts/UJB/I/2010 Tentang PEMBENTUKAN TIM AUDITOR AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) Rektor Universitas Janabadra Menimbang : a. Bahwa dalam rangka pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) pada Universitas Janabadra, maka perlu dibentuk Tim Auditor Audit Mutu Akademik Internal; b. Bahwa pembentukan Tim Auditor Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) pada Universitas Janabadra, perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Rektor, Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 184/U/2001 tentang Pedoman PengawasanPengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi; 3. Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 34/DIKTI/Kep/2002 tentang Perubahan dan Peraturan Tambahan Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk Teknis Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 41); 5. Keputusan Rektor No: 030/Kpts/UJB/VI/2006 tanggal 1 Juni 2006 tentang : Pengangkatan Kepala Bidang Penjaminan Mutu LP3M – Universitas Janabadra; 6. Keputusan Rektor No: 065/Kpts/UJB/VIII/2009 tanggal 11 Agustus 2009 tentang : Pengangkatan Kepala Badan Penjaminan Mutu – Universitas Janabadra. Memperhatikan : 1) Surat dari KJM-UGM Nomor 213/KJM/XII/2009 tertanggal 30 Desember 2009 tentang Penyerahan sertifikat Pelatihan AMAI Universitas Janabadra; 2) Saran dan masukan dari berbagai pihak.
11
MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama : Tim Auditor Mutu Akademik Internal Universitas Janabadra sebagaimana terlampir. Kedua : Pengertian Istilah dan Definisi terkait AMAI a) Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) adalah suatu kegiatan penjaminan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif; b) Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMAI ini adalah Rektor, Dekan, atau Ketua Program Studi yang meminta sistem mutu akademiknya diaudit terhadap standar mutu yang telah ditentukan sendiri; c) Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit; d) Bukti Objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi. Ketiga : Kegiatan Audit dirancang untuk : a) Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) akademik; b) Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik, telah tepat dan efektif; c) Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. Keempat : Tujuan Audit Audit AMAI dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut : a) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; b) Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan; c) Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu; d) Memenuhi syarat-syarat peraturan/ perundangan. Kelima : Lingkup Audit (i). Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit. (ii). Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit. (iii). Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi. (iv). Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit. (v). Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit. Keenam : Karakteristik, Tanggungjawab, dan Independensi Auditor Karakteristik Auditor (a) Tidak dibenarkan auditor mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggungjawabnya; (b) Tidak bias terhadap teraudit; (c) Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan; (d) Mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit. 12
Tanggungjawab Ketua Tim Audit (a) Memilih anggota tim audit; (b) Membuka dan menutup rapat; (c) Menyiapkan jadwal dan program audit; (d) Memimpin audit; (e) Membuat keputusan akhir atas temuan audit; (f) Menyerahkan laporan audit; (g) Memantau tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). Tanggungjawab Auditor (a) Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit; (b) Mengumpulkan dan menganalisis bukti; (c) Menjawab pertanyaan teraudit; (d) Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Independensi Auditor Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor. Ketujuh : Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan Audit Mutu Akademik Internal. Kedelapan : Kriteria Kualifikasi Auditor a. Auditor adalah staf pengajar tetap Universitas Janabadra yang telah memiliki jabatan akademik; b) Auditor telah mengikuti dan lulus pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang diselenggarakan oleh lembaga yang kompeten dan diakui oleh Universitas janabadra. Kesembilan : Uraian Tugas Ketua Tim Auditor bertugas : a) Menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan; b) Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim, dan mengarahkan tim audit; c) Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya (audit system/desk evaluation); d) Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati oleh teraudit; e) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit; f) Melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada MP-AMAI. Auditor bertugas: a) Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit; b) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut; 13
c)
Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang : (i) Prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsurunsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh teraudit; (ii) Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.
Klien bertugas: a) Menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audit serta saat proses audit dimulai; b) Menentukan unit organisasi yang akan diaudit; c) Menentukan lingkup umum audit, misalnya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan; d) Menerima laporan hasil audit melalui MP-AMAI; e) Memberitahu teraudit untuk menindaklanjuti hasil temuan audit. Teraudit bertugas: (a) menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi/ kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit; (b) menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit; (c) menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit; (d) membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor; (e) menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit. Kesepuluh : secara terperinci, pelaksanaan audit mengacu pada pedoman / Manual Prosedur Implementasi Audit Mutu Akademik Internal Universitas Janabadra. Kesebelas : Segala sesuatu akan diubah dan diatur kembali sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini. Kedua Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkannya.
Tembusan kepada Yth. : 1. Wakil Rektor I, II, III 2. Ka. BPM 3. Dekan Fakultas 4. Anggota Tim AMAI 5. Pertinggal. 14
Lampiran Surat Keputusan Rektor UJB No. : 001.a /Kpts/UJB/I/2010 Tanggal : 18 Januari 2010
Personalia Tim Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Universitas Janabadra No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.
Nama Ir. Cungki Kusdarjito, MP., Ph.D. Ir. B. Tresno Sumbodo, M.Si. Ir. Rini Anggraeni, MP. Ir. Subeni, MS. Titiek Widyasari, ST., MT. Teguh Widodo, ST, MT. Risdiyanto, ST., MT. Drs. Sukoco, M.Pd., MT. Ir. Syahril Machmud, M.MT. Sukamto, ST., MT. Joko Winarno, ST.,M.Eng. Drs. Rusdy Agustaf, M.Kom. Dyah Permata Budi Asri, SH.,M.Kn. Ishviati J. Koenthi, SH., M.Hum. Erna Sri Wibawanti, SH., M.Hum. Sigit Setyadi, SH., M.H. Ambar Setyawicaksana, SH., M.H. Eko Nurharyanto, SH.,M.Hum. Sri Endang Sumiyati, SH. MS. Sunarya Raharja, SH., M.Hum. Drs. Yanuar Saksono, MM. Dra. Kusmaryati D. Rahayu, Dipl.KFF Dra. Yuni Pratiwi, MM. Eni Andari, SE., M.Si Drs. Titop Dwiwinarno, MM. Handoko, A.H, SE. Agnes Ratih Ari Indrayani, SE., M.Si. Drs. Henry Sarnowo, M.Si
Fakultas
Program Studi
Pertanian Pertanian Pertanian Pertanian Teknik Teknik Teknik Teknik Teknik Teknik Teknik Teknik Hukum Hukum Hukum Hukum Hukum Hukum Hukum Hukum Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi Ekonomi
Agribisnis Agribisnis Agribisnis Agribisnis Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Informatika Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ilmu Hukum Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen Manajemen Akuntansi E. Pembangunan E. Pembangunan
15
UNIVERSITAS JANABADRA
Jl. Tentara Rakyat Mataram No 55 – 57 Yogyakarta 55231
Telp (0274) 561039 Psw 128. Fax. (0274) 517251, website: www.janabadra.ac.id
SURAT KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA NOMOR : 06/Kpts/UJB/II/2011 tentang PENGANGKATAN TIM MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (MP AMAI) UNIVERSITAS JANABADRA REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Menimbang
: a. Bahwa keberhasilan pelaksanaan suatu program sangat ditentukan oleh kualitas pengawasan (audit), pengkajian (Assesment) dan evaluasi (evaluation) yang dilaksanakan secara berkelanjutan sehingga hasilnya dapat dipantau pencapaiannya dan hasil dari ketiga kegiatan tersebut dapat digunakan sebagai umpan balik (feed back) bagi pengembangan Institusi pelaksana kegiatan. b. Bahwa untuk itu perlu dibentuk tim MP AMAI dengan landasan hukum berupa Surat Keputusan Rektor.
Mengingat
: 1. Undang - undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang - undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. 3. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan Mendiknas No. 184/U/2001 tentang Pedoman PengawasanPengendalian dan pembinaan Program Diploma, Sarjana dan pascasarjana di Perguruan Tinggi. 5. Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 34/DIKTI/Kep/2002 tentang Perubahan dan Peraturan Tambahan Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk Teknis Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.
Memperhatikan : Rapat evaluasi pelaksanaan audit (AMAI) bersama segenap Tim Auditor AMAI dengan pimpinan Universitas dan Fakultas pada tanggal 12 Oktober 2010 MEMUTUSKAN Menetapkan
: Pengangkatan sebagai Tim Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (MP AMAI) lingkungan Universitas Janabadra 16
Kesatu
: Personalia Tim MP AMAI di lingkungan Universitas Janabadra sebagaimana terlampir dalam Keputusan ini.
Kedua
: Tugas dan Kewajiban Tim MP AMAI meliputi : a. Bersama BPM melakukan koordinasi persiapan dan pelaksanaan audit (AMAI) b. Melakukan pengkajian dan evaluasi atas temuan-temuan tim audit untuk selanjutnya dirumuskan rekomendasi upaya tindakan koreksi dalam rangka peningkatan dan perbaikan sistem penjaminan mutu di lingkungan Universitas Janabadra c. Bersama BPM melaporkan pelaksanaan audit kepada pimpinan universitas
Ketiga
: Personalia Tim MP AMAI di lingkungan Universitas Janabadra bukan merupakan jabatan struktural melainkan fungsional.
Keempat
: Dalam melaksanakan tugas, personalia Tim MP AMAI diberikan dana operasional yang besarnya disesuaikan dengan tarif dalam mata anggaran Universitas.
Kelima
: Personalia Tim MP AMAI mulai bertugas sejak keputusan ini ditetapkan dengan masa bakti selama 2 (dua) tahun.
Keenam
: Segala sesuatu akan diubah dan diatur kembali sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini.
Tembusan Yth. : 1. Wakil Rektor, I, II, III 2. Dekan Fakultas, Ka. Lembaga, Ka. Biro, UPT, Ka.BPM 3. Anggota Tim MP AMAI di lingkungan Universitas Janabadra 17
Lampiran : Surat Keputusan Rektor Nomor : 06/Kpts/UJB/II/2011 Tanggal 9 Februari 2011
Personalia Tim Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal Universitas Janabadra Yogyakarta No 1. 2. 3. 4. 5.
Nama Erna Sri Wibawanti, SH. M.Hum. Ishviati Joenaini Koenti, SH. M.Hum. Eni Andari, SE. M.Si. Ir. Rini Anggraeni, MP. Drs. Sukoco, M.Pd. MT.
Progam Studi Ilmu Hukum Ilmu Hukum Ek. Manajemen Agribisnis Teknik Mesin
Jabatan MP AMAI Koord. pool of auditor Fakultas Hukum Koord. pool of auditor Fakultas Ekonomi Koord. pool of auditor Fakultas Pertanian Koord. pool of auditor Fakultas Teknik
18
