MANUAL MUTU
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA 2012
i
MANUAL MUTU
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS JANABADRA YOGYAKARTA 2012 Revisi Tanggal Dikaji ulang oleh Disetujui oleh UNIVERSITAS JANABADRA
Revisi
-
:: 24 – 07 – 2012 : Warek I : Rektor UJB MANUAL MUTU
Disetujui oleh
24-07-2012
Rektor
ii
KATA PENGANTAR Dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 50 ayat 2 disebutkan “pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standar nasional pendidikan untuk menjamin mutu, selanjutnya dalam pasal 51 ayat 2 dikatakan bahwa pengelolaan satuan pendidikan tinggi dilaksanakan berdasarkan prinsip otonomi, akuntabilitas, jaminan mutu dan evaluasi yang transparan. Selanjutnya dalam PP 19 tahun 2005 tentang Standar Nasioal Pendidikan, pasal 91 menyebutkan bahwa “satuan pendidikan pada jalur formal dan non fomal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan. Penjaminan Mutu merupakan salah satu kewajiban bagi setiap institusi Perguruan Tinggi, agar tercapai standar mutu yang diharapkan. Menyadari arti penting Sistem Penjaminan Mutu bagi UNIVERSITAS JANABADRA sebagai institusi pendidikan maka perlu disusun satu buku Manual Mutu agar dapat menjadi pedoman untuk melaksanakan tugas dan fungsi penjaminan mutu dengan baik. Manual Mutu ini merupakan penjabaran dari dokumen SPMI UNIVERSITAS JANABADRA, yang selanjutnya digunakan sebagai acuan pengembangan dan implementasi penjaminan mutu di semua unit di lingkungan UNIVERSITAS JANABADRA.
iii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ................................................. PENGANTAR .......................................................... DAFTAR ISI .......................................................... Surat Keputusan Rektor tentang Manual Mutu
i iii iv v
BAB I : MANUAL MUTU ………………….………. 1.1. Ruang Lingkup ………………………….………. 1.2. Tujuan ………………………………….………. 1.3. Pernyataan Mutu ………………….………. 1.4. Arah Kebijakan Mutu …………………….……. 1.5. Sasaran Mutu …………………………….……. 1.6. Penjaminan Mutu Internal …………….…….
1 1 2 2 2 4 4
BAB II : PENJAMINAN MUTU …………….……. 2.1. Konsep …………………………………….……. 2.2. Penyusunan Standar Mutu ………….………. 2.3. Implementasi, Monitoting dan Evaluasi .…. 2.4. Audit Internal ……………………………….…. 2.5. Peningkatan Mutu Berkelanjutan ……….…. 2.6. Sosialisasi ………………………….……….
6 6 6 8 10 11 13
BAB III : ORGANISASI PENJAMINAN MUTU ….. 3.1. Tingkat Universitas ……………………….…. 3.2. Tingkat Fakultas/Jurusan/Program Studi .…. 3.3. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu………………………………………….……
14 14 16
LAMPIRAN .........................................................
20
iv
19
SURAT KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Nomor : 028/Kpts/UJB/VI/2012 TENTANG MANUAL MUTU UNIVERSITAS JANABADRA REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Menimbang : a. Bahwa UNIVERSITAS JANABADRA (UJB) memiliki komitmen secara profesional untuk meningkatkan mutu akademik melalui Sistem Penjaminan Mutu b. Bahwa pelaksanaan Penjaminan Mutu di UNIVERSITAS JANABADRA merupakan tanggung jawab bersama seluruh komponen baik ditingkat Universitas, Fakultas, Program Studi dan Unit Pendukung lainnya; c. Bahwa untuk kejelasan tugas dan tanggung jawab perlu ditetapkan Panduan Pelaksanaan Pengendalian Mutu dalam bentuk Manual Mutu dengan Keputusan Rektor UNIVERSITAS JANABADRA. Mengingat : 1) Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2003 Nomor 7B, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 4301); v
2) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 3859); 3) Peraturan Pemerintah Republik lndonesia Nomor 19 tahun 2005; tentang Standar Nasional Pendidikan, 4) Statuta UNIVERSITAS JANABADRA. Memperhatikan : 1. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) Dikti 2. Peraturan Rektor UNIVERSITAS JANABADRA Nomor 770.a/A.6/R/UJB/XI/2011 tanggal 29 Nopember 2011 tentang Sistem Penjaminan Mutu UNIVERSITAS JANABADRA MEMUTUSKAN Menetapkan : PERTAMA : Menetapkan Manual Mutu UNIVERSITAS JANABADRA sebagaimana tersebut pada Lampiran Keputusan ini. KEDUA : Manual Mutu UNIVERSITAS JANABADRA merupakan pedoman penyusunan rencana mutu, kebijakan mutu dan standar mutu. KETIGA : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalam keputusan tersendiri.
vi
KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan segala sesuatunya akan ditinjau kembali dan akan diperbaiki atau ditambahkan sebagaimana mestinya apabila di kemudian hari ditemukan kekeliruan ataupun kekurangan.
Ditetapkan di : Yogyakarta Pada Tanggal : 12 Juni 2012
vii
BAB I MANUAL MUTU 1.1. Ruang Lingkup Manual mutu ini merupakan dokumen panduan implementasi manajemen mutu bagi UNIVERSITAS JANABADRA dalam menyelenggarakan layanan pendidikan secara konsisten sesuai dengan visi-misi yang telah ditetapkan institusi. Secara garis besar Manual Mutu ini menjelaskan mengenai : 1. Lingkup Sistem Manajemen Mutu yang terkait dengan fungsi dan tugas utama Badan Penjaminan Mutu seperti tertuang dalam dokumen Organisasi Sistem Tata Kelola. 2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu dirancang untuk memenuhi persyaratan mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan tata kelola organisasi. 3. Gambaran dan interaksi unit-unit yang terlibat dalam proses penjaminan mutu. Badan Penjaminan Mutu UNIVERSITAS JANABADRA sebagai perangkat penjaminan mutu di UNIVERSITAS JANABADRA yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang mengintegrasikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT), peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT. 1
1.2. Tujuan Tujuan disusun dan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk : 1. Memberi arahan bagi manajemen dan personalia Badan Penjaminan Mutu UNIVERSITAS JANABADRA untuk menerapkan sistem yang efektif dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin mutu proses layanan pendidikan. 2. Menyediakan panduan penyusunan bagi pengembangan sistem manajemen mutu secara keseluruhan. 3. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang memenuhi persyaratan Standar Nasional. 1.3. Pernyataan Mutu Menghasilkan lulusan yang memiliki kemandirian, berkualitas dan kompetitif serta memiliki komitmen tinggi terhadap nilai-nilai kebangsaan dan keberagaman. 1.4. Arah Kebijakan Mutu UNIVERSITAS JANABADRA sebagai institusi pendidikan tinggi yang berwawasan kebangsaan, berkomitmen tinggi untuk memenuhi persyaratan akademik sesuai dengan peraturan terkait dan perbaikan berkesinambungan dalam menghasilkan lulusan yang mandiri, berkualitas, dan kompetitif. 2
Berdasarkan butir-butir yang terkandung dalam Visi Misi Institusi UNIVERSITAS JANABADRA dapat dijabarkan Arah Kebijakan Mutu sebagai berikut : a) Berwawasan Kebangsaan yang mengandung makna universitas yang berideologi Pancasila, tidak membedabedakan agama, suku bangsa, dan golongan, serta mengakui dan menghargai keberagaman. b) Berkualitas yang berarti setiap program studi dan institusi terakreditasi serta memiliki nilai lebih (excellency). c) Kompetitif yang berarti memiliki daya saing yang kuat dalam bingkai kebersamaan (kemitraan). Disamping ketiga hal tersebut diatas, Arah Kebijakan Mutu UNIVERSITAS JANABADRA juga dirumuskan menyangkut beberapa komitmen berikut ini : 1) UNIVERSITAS JANABADRA berkomitmen untuk menghasilkan lulusan yang memiliki ilmu pengetahuan tinggi dibidangnya, memiliki etika yang terpuji, mengakui dan menghargai keberagaman, 2) UNIVERSITAS JANABADRA memiliki komitmen untuk ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa melalui penyelenggaraan proses pendidikan yang bermutu, 3) UNIVERSITAS JANABADRA berkomitmen untuk senantiasa memberikan dorongan kepada 3
pelaksanaan dan pengembangan penelitian yang aplikatif, 4) UNIVERSITAS JANABADRA berkomitmen untuk mengembangkan kegiatan sosial kemasyarakatan sebagai wujud pelaksanaan dharma pengabdian kepada masyarakat, 5) UNIVERSITAS JANABADRA berkomitmen dalam pengembangan pendidikan serta berpartisipasi secara aktif dalam memecahkan persoalanpersoalan kemasyarakatan, di bidang ekonomi, hukum, teknologi, dan pertanian serta masalah–masalah kemasyarakatan lainnya. 1.5. Sasaran Mutu 1) Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu, minimal 40 % 2) Rerata IPK lulusan minimal 2,75 (Program S-1) dan 3,00 (Program S-2) 3) Jumlah lulusan berkarya dengan masa tunggu 6 bulan, minimal 50% 4) Jumlah dosen tetap yang terlibat penelitian dan/atau publikasi ilmiah per tahun (=68 kegiatan), minimal 50 % 5) Jumlah dosen tetap yang terlibat pengabdian kepada masyarakat per tahun (81,6 kegiatan), minimal 60% 6) Kepuasan mahasiswa terhadap layanan administrasi dan kemahasiswaan mempunyai indeks kinerja baik (minimal 2,51 dengan skala 4) 7) Indeks Kinerja Dosen 3.0 (skala 5.0) 4
8) Semua Program Studi minimal terakreditasi B 9) Komposisi pendidikan dosen : S-1 = 0%, S2 = 85 %, S-3 = 15 % 1.6. Penjaminan Mutu Internal 1.6.1.Penjaminan Mutu Akademik Internal Penjaminan mutu akademik internal di tingkat Universitas, Fakultas, Program studi, dan unitunit pelaksana lainnya dilaksanakan untuk menjamin: a. Kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, serta manual mutu akademik. b. Kepastian bahwa lulusan sesuai dengan visi, misi dan tujuan dari UNIVERSITAS JANABADRA. c. Kepastian bahwa lulusan UNIVERSITAS JANABADRA memiliki kompetensi sebagaimana dicantumkan dalam kebijakan umum, serta kompetensi yang ditetapkan di setiap Fakultas dan Program studi. 1.6.2.Penjaminan Mutu Manajemen Internal Penjaminan mutu manajemen internal di tingkat unit-unit pelaksana dilaksanakan untuk menjamin: a. Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur operasioanal yang telah ditetapkan. b. Kepastian bahwa layanan administrasi dan manajemen sesuai kebijakan dan prosedur operasioanal yang telah ditetapkan. 5
BAB II PENJAMINAN MUTU INTERNAL 2.1. Konsep 2.1.1.Secara umum mutu dapat diartikan sebagai kesesuaian antara hasil dengan standar yang diacu, kesesuaian antara hasil dengan harapan pemangku kepentingan (stakeholders), atau pemenuhan janji yang telah diberikan. 2.1.2.Mutu akademik di UNIVERSITAS JANABADRA diartikan sebagai pencapaian kesesuaian antara standar yang ditetapkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh semua lulusan. 2.1.3. Standar yang ditetapkan bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan tingkat standar kompetensi akademik yang dimiliki oleh perguruan tinggi terbaik di Indonesia, dan akan terus dikembangkan menyesuaikan dengan standar kompetensi akademik yang dimiliki oleh perguruan tinggi terbaik di tingkat internasional 2.2. Penyusunan Standar Mutu UNIVERSITAS JANABADRA menerapkan penjaminan mutu akademik yang berjenjang dan berkesinambungan berdasarkan tata urutan (sequence) sebagai berikut : 2.2.1 Pada tingkat universitas dirumuskan kebijakan mutu yang tertuang dalam rumusan visi, misi dan tujuan universitas. Visi, misi dan
6
tujuan universitas pada dasarnya merupakan pengejawantahan dari cita-cita luhur pendiri universitas, yang dilandasi oleh keinginan untuk ikut serta berkontribusi dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, selanjutnya cita-cita tersebut dipadukan dengan keinginan dan kebutuhan stakeholder serta dengan mempertimbangkan dinamika perkembangan lingkungan. Dengan demikian penyusunan standar mutu universitas merupakan implementasi dari citacita luhur pendiri, dan upaya pemenuhan kebutuhan stakeholder yang dilandasi perubahan dinamika perkembangan lingkungan (environtment), regulasi pihak ekseternal, serta budaya dan etika internal. 2.2.2. Dalam menyusun standar mutu, UNIVERSITAS JANABADRA mengacu kepada 8 (delapan) standar minimum sebagaimana ditetapkan Pemerintah melalui PP. No. 19 Tahun 2005 tentang SNP, yaitu (1) standar isi (2) standar proses (3) standar kompetensi lulusan (4) standar pendidik dan tenaga kependidikan (5) standar sarana dan prasarana (6) standar pengelolaan (7) standar pendanaan/pembiyaan dan (8) standar penilaian pendidikan. Disamping itu UNIVERSITAS JANABADRA menambahkan Standar tambahan berikut ini: (1) standar penelitian dan (2) standar pengabdian kepada masyarakat. Dengan tambahan ini maka UNIVERSITAS JANABADRA mempunyai 10 standar yang terdiri atas 8 (delapan) standar minimum dan 2 (dua) standar tambahan, 7
selanjutnya berdasarkan dinamika perkembangan standar-standar tersebut akan ditinjau secara berkala untuk ditambah dan disempurnakan. 2.2.3. Standar tersebut dijadikan sebagai acuan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut didasarkan atas kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan penjaminan mutu di UNIVERSITAS JANABADRA. 2.2.4.Pada tingkat Fakultas, penyusunan standar mengacu kepada kebijakan mutu universitas yang dituangkan dalam bentuk visi,misi dan tujuan fakultas. Yang mencakup kebijakankebijakan operasional, seperti standar kurikulum, standar pola pembelajaran dan standar penilaian. 2.2.5. Pada tingkat program studi, penyusunan standar mengacu kepada kebijakan mutu fakultas yang dituangkan dalam bentuk kebijakan-kebijakan dan teknis operasional. 2.2.6. Pada tingkat Unit, penyusunan standar mengacu kepada kebijakan mutu universitas berdasarkan tugas, fungsi dan tanggungjawab masing-masing unit yang dituangkan dalam bentuk kebijakan dan teknis operasional. 2.3. Implementasi, Monitoring dan Evaluasi 2.3.1.Implementasi aktivitas penjaminan mutu dilakukan di seluruh level universitas dan dimonitor serta dievaluasi secara berkelanjutan untuk mengetahui tingkat keberhasilan pencapaian standar dan
8
hambatan-hambatan yang terjadi selama pelaksanaan. Instrumen monitoring dan evaluasi disusun berdasarkan job description serta Key Performance Indicators masingmasing unit. 2.3.2. Pada tingkat universitas monitoring dilakukan melalui rapat-rapat pimpinan dan rapat koordinasi serta rapat tinjauan mutu yang dilaksanakan secara terjadwal minimal 2 (dua) kali setahun. Monitoring pada tingkat universitas dikoordinir oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM). 2.3.3. Pada tingkat Fakultas dan Program Studi monitoring dan evaluasi dilaksanakan melalui rapat-rapat Fakultas dan Program Studi minimal 2 kali setahun atau sesuai dengan kebutuhan perkembangan dibawah koordinasi Wakil Dekan I sebagai ketua Tim Pelaksana Penjaminan Mutu fakultas (TPPMF) dan Sekretaris Jurusan / Program Studi sebagai ketua Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Jurusan (TPPMJ). 2.3.4. Input monitoring berasal dari stakeholder yang merupakan umpan balik, selanjutnya diolah dan dijadikan bahan masukan dan bahan perbaikan serta bahan pengambilan kebijakan pimpinan universitas. 2.3.5.Hasil monitoring dan evaluasi terhadap kinerja pimpinan universitas, pimpinan fakultas, ketua program studi dan pimpinan unit, disampaikan kepada masing unit untuk ditindaklanjuti dalam bentuk perbaikan. 9
2.3.6.Hasil monitoring dan evaluasi terhadap kinerja pimpinan universitas, pimpinan fakultas, ketua program studi dan pimpinan unit dapat dijadikan dasar pemberian sanksi atau reward. Monitoring dan Evaluasi Internal diprogramkan untuk dilaksanakan dua kali dalam setahun (per semester). Bagi program kegiatan kegiatan yang sedang dilaksanakan pada tahun berjalan, hasil rumusan koreksi maupun rekomendasi diperoleh dalam proses monitoring dan evaluasi internal akan bermanfaat untuk melanjutkan kegiatan pada satu periode program kegiatan pada tahun yang sama atau minimal pada tahun berikutnya. 2.4. Audit Internal 2.4.1. UNIVERSITAS JANABADRA memiliki 2 (dua) unit audit internal yaitu: pertama, unit audit internal yang merupakan bagian dari Satuan Pengawas Internal (SPI) dengan ruang lingkup audit aspek keuangan. Kedua, unit audit internal mutu akademik dan manajemen pada tingkat universitas yang merupakan bagian dari Badan Penjaminan Mutu (BPM). 2.4.2. Tugas Auditor internal pada Satuan Pengawas Internal (SPI) yaitu melakukan audit terhadap pengelolaan keuangan untuk menjamin terselenggaranya pengelolaan keuangan berrdasarkan azas efektifitas, efisiensi, keadilan, dan akuntabel. 2.4.3.Tugas Auditor internal pada Badan Penjaminan Mutu (BPM) yaitu melakukan audit mutu terhadap penyelenggaraan akademik dan manajemen untuk menjamin 10
terselenggaranya penyelenggaraan kegiatan akademik dan manajemen secara baik dan benar dalam rangka peningkatan mutu akademik dan peningkatan kepuasan stakeholder. 2.4.4. Pada tingkat fakultas evaluasi dilakukan secara hirarkhi melalui rapat koordinasi dipimpin oleh Wakil Rektor bidang akademik, pimpinan universitas, dan BPM yang bertujuan untuk mengevaluasi pencapaian sasaran mutu fakultas. 2.4.5. Pada tingkat unit/lembaga dilakukan evaluasi melalui rapat yang dipimpin oleh Wakil Rektor yang terkait dan dihadiri oleh pimpinan unversitas, dan BPM yang bertujuan untuk mengevaluasi pencapaian sasaran mutu unit pendukung. Audit mutu internal diprogramkan dan dilaksanakan setiap tahun terhadap seluruh Program Studi dan seluruh Unit Kerja. 2.5. Peningkatan Mutu Berkelanjutan Peningkatan mutu berkelanjutan menggunakan pola PDCA (Plan, Do, Check, Action) perencanaan mutu didasarkan pada Kebutuhan stakeholder, pelaksanaan didasarkan pada kemampuan organisasi, pengawasan dan evaluasi dilakukan secara hirarkhi piramida (berjenjang melekat) dan didasarkan pada standar, visi dan misi UNIVERSITAS JANABADRA dengan urutan-urutan kegiatan sebagai berkut: 2.5.1. Pada tingkat universitas Peningkatan mutu berkelanjutan dilakukan secara bottom up dan top down, bottom up berupa input dan feed 11
back sedangkan top down berupa solusi dan kebijakan. 2.5.2. Kegiatan Penjaminan mutu dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu melalui penjaringan input berupa survey, e-mail, kotak saran dan laporan langsung. 2.5.3.Input tersebut selanjutnya diolah dalam penilaian secara kuantitatif kemudian disampaikan kepada pimpinan universitas untuk dibahas dalam rapat kordinasi dan rapat tinjauan mutu. 2.5.4. Dalam rapat-rapat tersebut dilakukan evaluasi dan hasilnya disampaikan kepada fakultas, program studi dan unit-unit terkait untuk dilakukan perbaikan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan sesuai dengan jenjang dan kewenangannya masing. 2.5.5. Hasil audit berupa rumusan rekomendasi perbaikan dan pengembangan fakultas/ jurusan/ prodi/ unit/ lembaga dijadikan sebagai salah satu bahan masukan kepada tim perumus standar mutu untuk merevisi dan meningkatkan standar mutu secara berkelanjutan. Penerapan pola PDCA pada sistem penjaminan mutu Universitas Janabadra mencakup proses penetapan standar, pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi serta audit mutu internal, rumusan koreksi dan rekomendasi serta benchmarking, untuk penetapan standar berikutnya. Secara umum langkah untuk peningkatan / penetapan standar mutu adalah sebagai berikut : 12
1) Menyusun sistem dan dokumen mutu (kebijakan mutu, sasaran mutu, standar mutu, dan manual prosedur, 2) Menjalankan sistem penjaminan mutu dengan menggunakan dokumen mutu sebagai acuan pelaksanaan, 3) Melakukan audit mutu secara internal, 4) Tindak lanjut, 5) Peningkatan / penetapan standar baru. 2.6. Sosialisasi 2.6.1. Setiap kegiatan pada siklus penjaminan mutu disosialisasikan melalui berbagai media informasi diantaranya melalui laporan audit, laporan evaluasi dan monitoring, rapat-rapat kordinasi, rapat pimpinan dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). 2.6.2. Sosialisasi kegiatan penjaminan mutu juga dilakukan dilakukan kepada seluruh civitas akademica melalui forum formal maupun informal sebagai upaya untuk memberikan pemahaman kepada para civitas akademica tentang penjaminan mutu.
13
BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU 3.1. Tingkat Universitas 3.1.1. Organisasi penjaminan mutu ditingkat Universitas terdiri dari Senat Universitas, Pimpinan Universitas dan Badan Penjaminan Mutu (BPM). 3.1.2. Senat Universitas yang beranggotakan antara lain: Rektor, Wakil Rektor, Para Dekan, Wakil dosen dan unsur lain, merupakan organisasi tertinggi bidang akademik di tingkat Universitas. Tugas Senat Universitas antara lain : a. Menyusun Kebijakan Akademik Universitas dan pengembangan Universitas. b. Merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan Tridarma Perguruan Tinggi. c. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan pada Universitas. d. Memberikan pertimbangan dan persetujuan terhadap perencanaan program kerja di bidang tridarma perguruan tinggi. e. Memberikan pertimbangan kepada pimpinan Universitas berkenaan dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi rektor, dan pejabat struktural lainnya. 14
f.
Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika. h. Mewisuda lulusan. 3.1.3. Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor, bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. Tugas pimpinan universitas antara lain : a. Menyelenggarakan pendidikan b. Menetapkan peraturan, norma, dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan tinggi berdasarkan peraturan Universitas. c. Mengangkat pimpinan Fakultas dan pimpinan unit yang berada di bawahnya. 3.1.4. Badan Penjaminan Mutu merupakan lembaga khusus yang berada dibawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada rektor. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, Badan Penjaminan Mutu berkoordinasi dengan Wakil Rektor I untuk melaksanakan tugas : a. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjamin mutu secara keseluruhan di Universitas. b. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu. c. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu. d. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu. e. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu. 15
3.1.5.Badan Penjaminan Mutu melaksanakan fungsi administrasi dalam bidang : a. Akreditasi dan sertifikasi dosen; b. Standar Penjaminan Mutu; c. Pengembangan dan pelaksanaan audit mutu internal. d. Laporan Beban Kerja Dosen (BKD).
3.2. Tingkat FakuItas/Program Studi 3.2.1. Pemegang kepentingan penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas Dekan, Wakil Dekan I, Ketua/Sekretaris Program Studi dan Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Fakultas (TPPMF). 3.2.2. Dekan merupakan pejabat penjamin mutu tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk fakultas. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa di tingkat fakultas. Bertanggung jawab atas terjaminnya mutu akademik di fakultas. Dalam mengemban tanggung jawab mutu akademik, Dekan dibantu oleh Wakil Dekan dan TPPMF. Tugas Dekan antara lain adalah : a. Merumuskan kebijakan akademik fakultas; b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan, serta integrasi kepribadian dosen di lingkungan 16
fakultas; c. Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran d. Melakukan evaluasi proses pembelajaran semester e. Memantau pelaksanaan rencana tindakan perbaikan yang menjadi tangungjawab ketua Jurusan/Bagian/Program Studi 3.2.3.Wakil Dekan I bertanggung jawab atas tersusun dan terlaksananya : a. Standar Akademik Fakultas b. Manual Mutu Akademik Fakultas, dan c. Manual Prosedur Mutu Akademik Fakultas yang selaras dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik, dan Manual Prosedur di tingkat Universitas. 3.2.4. Wakil Dekan I bersama TPPMF bertugas untuk melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas. 3.2.5. TPPMF Fakultas terdiri dari: Wakil Dekan I sebagai koordinator dan anggota perwakilan jurusan/bagian/program studi. Tugas rutin TPPMF antara lain adalah : a. Melakukan evaluasi terhadap jurusan/bagian/program studi; b. Memperbaiki dan mengembangkan sistem pembelajaran; c. Mengirim hasil evaluasi jurusan/bagian/program studi ke BPM. 3.2.6. TPPMF pada tiap fakultas dibentuk dengan SK Dekan, dan dalam pengembangan sistem penjaminan mutu akademik bertugas membantu Wakil Dekan I yang mencakup antara lain: 17
a. Penjabaran Standar Akademik Universitas ke dalam Standar Akademik Fakultas; b. Penjabaran Manual Mutu Akademik Universitas ke dalam Manual Mutu Fakultas; c. Sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan; d. Pelatihan dan konsultansi kepada sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu. 3.2.7. Ketua Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya : a. Proses pembelajaran yang bermutu; b. Evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran; c. Evaluasi hasil proses pembelajaran; d. Tindakan perbaikan proses pembelajaran; e. Penyempumaan secara berkelanjutan.
18
3.3. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Bagan 1. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu (BPM)
19
Lampiran 1. PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Nomor: 770.a/A.6/R/UJB/XI/2011 Tentang SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS JANABADRA
REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA Menimbang : a. Bahwa dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan administrasi serta manajemen, maka perlu ditetapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Janabadra (SPMI-UJB); b. Bahwa Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Janabadra (SPMI-UJB) ditetapkan dan diselenggarakan untuk memelihara dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan (continues improvement) yang dijalankan untuk mewujudkan visi, misi serta memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridarma Perguruan Tinggi. Mengingat: 1. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
20
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nasional (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2003 Nomor 7B, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 4301); Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2005 Nomor 157 tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 4586); Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; Keputusan Yayasan Perguruan Tinggi Janabadra No 39/Kep/YPTJ/V/2002 tentang Statuta Universitas Janabadra Keputusan Yayasan Perguruan Tinggi Janabadra No 13/Kep/YPTJ/III/2004 tentang Peraturan Pokok Kepegawaian Yayasan Perguruan Tinggi Universitas Janabadra Keputusan Yayasan Perguruan Tinggi Janabadra No 24/Kep/YPTJ/V/2006 tentang Restrukturisasi beberapa Unit organisasi di lingkungan Universitas Janabadra Ketetapan Yayasan Perguruan Tinggi Janabadra Nomor 282/Kep/YPTJ/VI/2009 tentang pengesahan Struktur Organisasi Universitas Janabadra, Keputusan Senat Universitas Janabadra No 067.a/Kpts/UJB/IX/2010 tentang Kebijakan Akademik Universitas Janabadra, Keputusan Senat Universitas Janabadra No 067.b/Kpts/UJB/IX/2010 tentang Standar Akademik Universitas Janabadra, 21
Memperhatikan : Hasil Rapat Kerja Tengah Tahunan Universitas Janabadra tanggal 4 Agustus 2011. MEMUTUSKAN Menetapkan : Peraturan Rektor Universitas Janabadra tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Janabadra. Pasal 1 Penjaminan mutu sebagaimana tercantum dalam Lampiran peraturan ini merupakan kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka peningkatan mutu output dan layanan secara berkelanjutan pada seluruh aspek penyelenggaraan perguruan tinggi di Universitas Janabadra. Pasal 2 Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Janabadra, mencakup penjaminan mutu akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) dan non akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi). Pasal 3 Segala biaya yang diperlukan untuk penyelenggaraan penjaminan mutu pada unit kerja di lingkungan Universitas Janabadra dibebankan pada anggaran Universitas Janabadra.
22
Pasal 4 Hal-hal lain yang belum diatur dalam keputusan ini, apabila diperlukan akan diatur lebih lanjut dengan keputusan tersendiri. Pasal 5 Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetaptan.
23
