Manual dan Prosedur Operasional Baku (POB) Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Serambi Mekkah
Badan Penjaminan Mutu
KATA PENGANTAR Puji dan syukur senantiasa kita panjatkan ke hadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmatnya Manual dan Prosedur Operasional Baku (POB) Badan Sistem Penjaminan Mutu (BPM) USM telah selesai disusun walau masih diperlukan pengembangan - pengembangan lebih lanjut. Tim Penyusun turut mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu secara maksimal dalam proses penyusunan POB ini. POB yang disusun dalam bentuk Buku Manual dan POB Badan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Serambi Mekkah, Tahun 2015 ini berisikan rincian tugas para pemangku jabatan dan sistem kerja. POB yang telah disusun ini diharapkan dapat menjadi pedoman dan acuan staf BPM dalam melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya sehingga dapat memberikan kontrisbusi secara maksimal bagi BPM dalam mencapai visi dan misinya. Transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi pelayanan yang diharapkan pada P OB ini tidak akan tercapai bila tidak didukung dengan kebulatan tekad untuk melaksanakan Manual dan POB ini sebaik- baiknya. Disisi lain, peluang untuk selalu melakukan evaluasi dan pengembangan juga diharapkan dapat dilakukan secara berimbang sehingga Manual dan POB yang disusun saat ini akan terus berkembang ke arah yang lebih baik lagi. Besar harapan kami, Manual dan POB ini dapat mendukung pelaksanaan tugas BPM dalam memberikan pelayanan prima untuk meningkatkan mutu akademik di Universitas Serambi Mekkah dan di masa yang akan datang dapat menjadi lebih baik dan berkinerja tinggi didukung dengan sumber daya manusia yang handal dan professional. Akhirnya dengan segala kekurangan, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan dalam upaya pengembangan Manual dan POB BPM USM Tahun 2015 ini agar ke depan menjadi lebih baik. Banda Aceh, November 2015 Ketua Badan Penjaminan Mutu Universitas Serambi Mekkah
Eka Marya Mistar, S.T., M.T
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................. DAFTAR ISI……………………………………………………. 1 PENDAHULUAN............................................................ 1.1 Sejarah Singkat……………………………………….
Hal i ii 1 1
2
VISI, MISI dan TUJUAN BPM………………………. 2.1 Visi BPM……………………………………………. 2.2 Misi BPM…………………………………………… 2.3 Tujuan BPM…………………………………………
1 1 1 2
3 4 5
STRUKTUR ORGANISASI………………………….. TUGAS BPM…………………………………………… TUGAS SPM……………………………………………
2 3 5
PANDUAN OPERASIONAL BAKU BPM...............................
8
1. Pendahuluan 1.1 Sejarah Singkat Pembentukan
Badan Sistem Penjaminan
Mutu
(BPM) diawali
dengan
pembentukan Komite Jaminan Mutu Tahun 2008. Selanjutnya Tahun 2015 mengalami pergantian struktur BPM yang merujuk pada SK Rektor No. 735 Tahun 2015. Peraturan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No.50 Tahun 2014 Tentang Sistem Penjaminan Mutu mengisyaratkan bahwa perguruan tinggi harus menjadi sebuah institusi yang sehat dimana peningkatan mutu berkelanjutan menjadi kepedulian utama. BPM akan melakukan MONEV-In setiap tahunnya dalam rangka melahirkan program – program peningkatan mutu yang diajukan dalam suatu hibah kompetensi. Hasil kegiatan MONEV-In dilaporkan kepada Rektor untuk dapat ditindaklanjuti melalui suatu tindakan koreksi tertulis kepada jurusan/prodi dan unit kerja. Dengan hadirnya BPM, maka struktur organisasinya terdiri dari: 1. Bidang Audit Internal Mutui Akademik (AIMA) 2. Bidang Peningkatan Mutu 3. Bidang Akreditasi dan Pembukaan Prodi Baru 4. Bidang Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum 5. Bidang Sistem informasi dan survey
2. Visi, Misi dan Tujuan BPM 2.1 Visi BPM “Menjadi rujukan dalam penyelenggaraan sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi”
2.2 Misi BPM “Menyelenggarakan sistem penjaminan mutu dan audit mutu internal pendidikan tinggi”
2.3 Tujuan BPM 1. Membantu pencapaian Misi Universitas Serambi Mekkah melalui penjaminan mutu program dan pelayanan pendidikan 2. Menetapkan peran seluruh komponen universitas dalam penjaminan mutu pendidikan 3. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan perbaikan mutu berkelanjutan di Universitas Serambi Mekkah. 1
4. Memfasilitasikan terciptanya budaya mutu, dan 5. Menjamin konsistensi dan efektifitas penjaminan mutu pendidikan Konsekuensi sistem dari visi, misi dan tujuan di atas, Universitas Serambi Mekkah bertekad untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi dengan melaksanakan Tri Dharma Pendidikan Tinggi yang berorientasi pada mutu sehingga dapat dipertanggungjawabkan stakeholder. Dalam rangka menjamin upaya membentuk lembaga dan tata kerja sistem badan penajaminan mutu sebagai perangkat organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi menjalakan sistem badan penjaminan mutu pendidikan tinggi di Universitas Serambi Mekkah.
3. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu USM merupakan lembaga yang dibentuk oleh Rektor dan memiliki tugas dan fungsi menjalankan sistem badan penjaminan mutu di tingkat universitas. BPM dipimpin oleh Ketua dan bertanggungjawab kepada Rektor. Dalam melaksanakan sistem badan penjaminan mutu di tingkat fakultas/unit/biro, masing-masing pimpinan fakultas/unit/biro membentuk Satuan Penjaminan Mutu (SPM). SPM dipimpin oleh Koordinator dan bertanggungjawab kepada pimpinan fakultas/unit/biro. Akan tetapi dalam menjalankan tugas dan fungsinya, SPM memiliki garis koordinasi dengan BPM di tingkat universitas. UNIVERSITAS
BPM BIRO UNIT FAKULTAS
SPM
PROGRAM STUDI
1
TanggungJawab
Gambar : Struktur dan Hubungan Kerja BPM dan SPM -------------------
Koordinasi
Gambar 1. Struktur dan Hubungan Kerja BPM dan SPM 2
Dalam lingkup organisasi internal, BPM terdiri dari 5 (lima) komponen yaitu Bidang Audit Internal Mutu Akademik (AIMA), Bidang Peningkatan Mutu, Bidang Akreditasi dan Pembukaan Prodi Baru, Bidang Sistem Informasi dan Survey dan Bidang Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum.
4. Tugas Badan Penjaminan Mutu (BPM) Badan Sistem Penjaminan Mutu mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyelenggarakan sistem penjaminan mutu secara menyeluruh dan sesuai dengan keadaan sosial budaya di Universitas Serambi Mekkah. b. Menyelenggarakan sistem audit mutu internal dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu. c. Menjamin perbaikan mutu secara terus menerus terhadap pencapaian kinerja penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Serambi Mekkah. Dalam menjalankan tugasnya, BPM memiliki 5 (lima) organ yaitu : Bidang Audit Internal Mutu Akademik (AIMA), Bidang Peningkatan Mutu, Bidang Akreditasi dan Pembukaan Prodi Baru, Bidang Sistem Informasi dan Survey dan Bidang Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum. 1. Bidang Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Bidang Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) adalah suatu kegiatan penjaminan Mutu dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk memiliki tugas sebagai berikut: a. Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja operasional akademik Universitas Serambi Mekkah. b. Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik telah tepat dan efektif; c. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. 2. Bidang Peningkatan Mutu Bidang peningkatan mutu akademik bertugas mengevaluasi kinerja dan capaian standar mutu akademik Universitas Serambi Mekkah. Evaluasi didasarkan pada datadata yang diperoleh melalui kegiatan audit, Monev-In, evaluasi prodi, akreditasi prodi, survey, umpan balik, dan lain-lain. Apabila standar telah terpenuhi dan stabil, maka standar mutu dapat ditingkatkan. Selain itu, bidang peningkatan mutu
3
melakukan juga program sosialisasi mutu dalam rangka menumbuhkan kepedulian civitas akademika terhadap mutu pendidikan tinggi di Universitas Serambi Mekkah. 3. Bidang Akreditasi dan Pembukaan Prodi Baru Bidang yang bertanggung jawab dalam mereview hasil draft dokumen borang akreditasi program studi, pembukaan program studi baru, dan perpanjangan izin penyelenggaraan Program studi sesuai dengan format yang ditetapkan oleh BAN-PT. Bidang ini juga memberikan pelayanan yang bersifat konsultatif kepada program studi dalam hal penyusunan borang akreditasi baik borang institusi maupun borang program studi, pembukaan program studi baru, dan perpanjangan izin penyelenggara. 4. Bidang Sistem Informasi dan Survey Bidang Sistem salah satu bentuk pertanggung jawaban perguruan tinggi dalam menjamin bahwa program-program hibah yang diperoleh telah dilaksanakan sesuai dengan aturan dan sasaran yang telah ditargetkan. Bidang ini melakukan monitoring dan evaluasi kepada pelaksana hibah, sehingga persoalan dan kendala yang dihadapi dalam implementasi hibah dapat diantisipasi dan ditanggulangi. 5. Bidang Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum Bidang Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum adalah bidang yang bertugas mengevaluasi proses pembelajaran di perguruan tinggi serta kurikulum yang diterapkan
dalam
lembaga
pendidikan
tinggi.
Tujuan
dari
pengembangan
pembelajaran dan kurikulum merupakan untuk meningkatkan standar mutu pendidikan di perguruan tinggi sehingga melahirkan lulusan yang dapat bersaing dengan baik untuk mendapatkan pekerjaan baik dipemerintahan maupun di bisnis enterpreneurship.
5. Tugas Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Satuan Penjaminan Mutu (SPM) adalah organisasi penjaminan mutu di tingkat fakultas/unit/biro. Satuan Penjaminan Mutu (SPM) dibentuk oleh Pimpinan fakultas/unit/biro yang dipimpin oleh Ketua SPM. Satuan Penjaminan Mutu (SPM) memiliki tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan sistem dan perangkat sistem penjaminan mutu dan audit mutu di tingkat fakultas/unit/biro. b. Menyusun pedoman dan perangkat sistem mutu dan audit mutu internal di tingkat fakultas/unit/biro.
4
c. Memberikan pelaporan, kajian dan rekomendasi atas pelaksanaan sistem penjaminan mutu dan audit mutu internal di fakultas/unit/biro. Dalam menjalankan tugasnya, SPM memiliki unit-unit yaitu Unit Sistem Penjaminan Mutu (UPM) dan Unit Sistem Audit Mutu Internal (AMI). 1. Unit Sistem Penjaminan Mutu (AMI) Unit Sistem Penjaminan Mutu adalah organ SPM yan dipimpin oleh ketua yang dibentuk di tiap-tiap fakultas/unit/biro. Unit sistem penjaminan mutu memiliki tugas sebagai berikut: a. Melakukan sosisalisasi sistem penjaminan mutu kepada seluruh sivitas akademika fakultas/unit/biro. b. Menyusun dokumen mutu di tingkat fakultas/unit/biro. c. Memberikan pelaporan, kajian dan rekomendasi atas pelaksanaan atas sistem penjaminan mutu di fakultas/unit/biro. d. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu di fakultas/unit/biro. 2. Unit Sistem Audit Mutu Internal (AMI) Unit Sistem Audit Mutu Internal adalah organ SPM yang dipimpin oleh Ketua yang dibentuk di tiap-tiap fakultas/unit/biro. Unit Sistem Audit Mutu Internal memiliki tugas sebagai berikut: •
Menyusun pedoman dan perangkat audit mutu internal di fakultas/unit/biro.
•
Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu di fakultas/unit/biro.
•
Memberikan pelaporan, kajian dan rekomendasi atas hasil-hasil audit mutu internal di fakultas/unit/biro. Struktur Organisasi Internal BPM ditampilkan pada Gambar 2.
5
Bidang : Peningkatan Mutu
Jalaluddin, S.Pd., M.Pd
Bidang :
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
Drs. M. Ridhwan, M.Pd
Bidang :
6
Zaidiyah, S.TP, M.Sc
Drs. Badaruddin, MDM., MM
Bidang : Pengembangan Pembelajaran dan Kurikulum
Bidang : Sistem Informasi dan Survey
Gambar 2. Struktur Organisasi Internal BPM
Drs. Abubakar Ajalil, M.Si
Akreditasi dan Pembukaan Prodi Baru
Dra. Sri Ismulyati, M.Pd
SEKRETARIAT
Eka Marya Mistar, S.T., M.T
KETUA
