MANUAL PROSEDUR SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MURIA KUDUS

MANUAL PROSEDUR SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MURIA KUDUS MP

UMK

BPM

Revisi

:1

Tanggal

:

Dikaji ulang oleh

: Pembantu Rektor I

Dikendalikan oleh

: Badan Penjaminan Mutu

Disetujui oleh

: Senat Universitas

1

1

© Universitas Muria Kudus, 2011 – All Right Reserved Universitas Muria Kudus Tanggal Revisi ke -

MANUAL PROSEDUR SISTEM PENJAMINAN MUTU M.P. UMK. BPM. 1.1

Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

Disetujui oleh: Senat Universitas

1

I. IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS

1. Senat Universitas (SU) merumuskan dan mengesahkan: (a) Kebijakan Akademik dan (b) Standar Akademik tingkat universitas . Dalam merumuskan kedua dokumen ini, SU dapat meminta masukan dari Badan Penjaminan Mutu 2. Badan Penjaminan Mutu menyusun: (a) Manual Mutu Akademik dan (b) Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu Akademik . Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada: Kebijakan Akademik dan Standar Akademik tingkat universitas. 3. Senat Fakultas (SF) merumuskan dan mengesahkan: (a) Kebijakan Akademik dan (b) Standar Akademik . Dalam penyusunan Kebijakan Akademik, Standar Akademik dan Manual Prosedur tingkat Fakultas. SF dapat meminta bantuan teknis kepada Badan Penjaminan Mutu 4. Fakultas menyusun Manual Prosedur tingkat fakultas. Dalam proses penyusunan Manual Prosedur tersebut dapat meminta bantuan teknis kepada Badan Penjaminan Mutu. Manual Prosedur ditetapkan dengan Surat Keputusan Dekan. 5. Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro menyusun manual prosedur dan instruksi kerja sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya. Dalam proses penyusunan manual prosedur dan instruksi kerja Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro dapat meminta bantuan teknis kepada Badan Penjaminan Mutu . Manual Prosedur pada tingkat Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor 6. Program Studi merumuskan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi, dan Instruksi Kerja . Dalam proses perumusan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi, dan Instruksi Kerja . Program Studi dapat meminta bantuan teknis kepada Badan Penjaminan Mutu. Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi tersebut ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor 7. Badan Penjaminan Mutu melaksanakan kegiatan audit mutu akademik pada unit – unit pelaksana akademik. 8. Badan Penjaminan Mutu melaporkan hasil audit kepada Rektor. Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

2

9. Rektor dapat menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada unit-unit, yang didasarkan hasil audit. 10. Unit-unit pelaksana akademik melakukan tindakan koreksi sesuai PTK. 11. Ketua Program Studi melakukan evaluasi pembelajaran disetiap akhir semester. 12. Berdasarkan hasil evaluasi pembelajaran disusun rencana pembelajaran berikutnya, dengan menggunakan prinsip PDCA (plan do check action). 13. BPM melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu akademik di lingkungan UMK


3

II. AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL UNIVERSITAS MURIA KUDUS

A. Penjelasan Umum 1. Definisi a. Audit Mutu Akademik Internal Universitas Muria Kudus (AMAI-UMK) adalah suatu kegiatan penilaian atas mutu akademik yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk: 1) Menilai kinerja (kegiatan operasional) akademik di UMK; 2) Menilai kesesuaian antara kinerja dengan standar yang telah ditetapkan; 3) Memberikan rekomendasi untuk perbaikan. b. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu. c. Unit Pelaksana Akademik UMK adalah Fakultas, Program Pascasarjana, Program Studi, Bagian, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro yang bertugas menjalankan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi. d. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi atau yang diberi wewenang untuk melakukan audit mutu akademik; e. Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit meliputi fakultas, program studi, bagian, lembaga, unit pelaksana teknis dan biro f. Bukti Objektif (BO) adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi. g. Hasil audit dikelompokkan ke dalam tiga kategori: 1)

Tidak Lengkap (TL) adalah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat.

2) Tidak Sesuai (TS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan. 3) Sesuai (S) adalah pernyataan tentang terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu akademik sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. h. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) adalah surat perintah dari Rektor kepada teraudit untuk menindaklanjuti temuan audit mutu akademik. Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

4

2. Tujuan dan Alasan Audit a. Tujuan Audit Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut: 1) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; 2) Memeriksa efektifitas pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. b. Manfaat Audit 1) Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu; 2) Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu dan standar yang telah ditentukan; 3) Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan; 4) Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu; 5) Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan; 6) Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

3. Etika, Tanggungjawab, Independensi dan Kriteria Auditor Internal Mutu Akademik a. Etika Auditor 1) Tidak mengaudit pekerjaan yang pernah (dalam 2 tahun sebelumnya) atau sedang menjadi tanggungjawabnya; 2) Independen (dalam fakta dan proses pekerjaan); 3) Obyektif dan terbuka 4) Memiliki integritas yang tinggi; 5) Menjaga kerahasiaan 6) Profesional 7) Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial 8) Realistik 9) Bersikap dewasa


5

b. Tanggungjawab Ketua Tim Audit 1) Membuka dan menutup rapat 2) Memilih anggota tim audit 3) Menyiapkan jadwal dan program audit 4) Memimpin audit 5) Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil audit 6) Menyerahkan laporan audit selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pekerjaan lapangan selesai. c. Tanggungjawab Auditor 1) Mengumpulkan dan menganalisis bukti 2) Menyusun kertas kerja pemeriksaan 3) Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal 4) Melakukan observasi dan pengujian fisik 5) Bersama dengan Ketua Tim merumuskan hasil audit d. Independensi Auditor Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor. e. Kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal 1) Pendidikan minimum: Auditor minimal berpendidikan Sarjana (S1). 2) Pelatihan: Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor dan atau monevin. 3) Atribut personal: Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk: a) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar b) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit c) Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

6

d) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik e) Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit f) Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit g) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima h) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan. f. Peningkatan Kompetensi Auditor meningkatkan kompetensinya dengan: 1) Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit; 2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan; 3) Evaluasi secara berkala oleh Ketua Bidang Monevin. g. Kriteria Ketua Tim Audit Ketua Tim Audit ditunjuk oleh Ketua Bidang Monevin dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut: 1) Calon sudah berpengalaman sebagai auditor; 2) Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis.

4. Pengauditan a. Uraian Tugas dalam Pengauditan 1) Ketua Tim Audit bertugas: a) menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan; b) merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit; c) mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya (audit system/desk evaluation); d) membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit; e) melakukan supervisi terhadap anggota tim audit; f) memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang berat kepada teraudit; g) melaporkan setiap hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada Ketua Bidang Monevin. h) melakukan pertemuan akhir dengan teraudit; Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

7

i) melakukan presentasi hasil audit; j) melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada Ketua Bidang Monevin.. 2) Auditor bertugas: a) mengumpulkan dan menganalisis bukti

yang relevan agar dapat

menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit; b) mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut; c) menyelesaikan kertas kerja audit; d) menyiapkan laporan bersama dengan Ketua Tim Audit; e) pada saat konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang: -

prosedur, dokumen atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit;

-

semua

dokumen

dan

informasi

lain

yang

digunakan

untuk

menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu. 3) Teraudit bertugas: a) menginformasikan kepada penanggung jawab unit organisasi/kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit; b) menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit; c) menyediakan data dan sumberdaya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit; d) membuka akses ke fasilitas dan bukti yang diminta auditor; e) melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai; f) menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit. b. Inisiasi Audit 1) Lingkup audit a) Auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi dan waktu audit; b) Auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit;


8

c) Auditor menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang telah disepakati; 2) Frekuensi audit Audit dilakukan secara berkala setiap akhir semester dan atau atas inisiatif Rektor. 3) Telaah awal sistem mutu teraudit a) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit. b) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi. c. Persiapan Audit 1) Perencanaan audit Rencana audit disusun Ketua Tim Audit, dikomunikasikan kepada auditor dan teraudit. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif. Rencana audit meliputi: a) Tujuan dan lingkup audit; b) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit; c) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu teraudit; d) Identifikasi anggota tim audit; e) Tanggal dan tempat audit dilakukan; f) Identifikasi unit organisasi teraudit; g) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit; h) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit; i) Jadwal penyerahan laporan audit.

Jika keberatan terhadap rencana audit, teraudit segera memberitahukan kepada Ketua Tim Audit dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan audit.


9

2) Penugasan tim audit Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan. 3) Dokumen kerja Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah: a) Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit; b) Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasikan bukti pendukung. Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit. d. Pelaksanaan Audit 1) Pertemuan pembukaan Tujuan pertemuan pembukaan untuk: a) memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit; b) menelaah lingkup dan tujuan audit; c) menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit; d) menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit; e) mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan; f) mengkonfirmasi jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit; g) mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas 2) Pemeriksaan lapangan a) Pengumpulan bukti Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi yang relevan dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan audit, Ketua Tim Audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal.


10

b) Hasil pengamatan audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya kesesuaian/ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh Ketua Tim Audit dengan Pimpinan teraudit. Semua kesesuaian/ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus dituangkan dalam Berita Acara dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit dan Pimpinan teraudit. 3) Pertemuan penutupan Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan. e. Dokumen Audit 1) Persiapan laporan audit Laporan audit disiapkan dengan pengarahan Ketua Tim Audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya. 2) Isi laporan Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal akhir pekerjaan lapangan dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit. Laporan audit berisi hal-hal sebagai berikut: a) pernyataan pendapat audit; b) tujuan dan lingkup audit, serta legalitas audit; c) rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, periode audit, penanggung jawab dan identitas unit organisasi teraudit; d) identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Standar Mutu Akademik teraudit yang berlaku dan atau Manual Mutu Akademik; e) butir-butir program audit yang dilaksanakan; f) temuan audit; g) rekomendasi perbaikan; h) daftar distribusi laporan audit. Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

11

3) Distribusi laporan a) Laporan audit dikirim ke Ketua Bidang Monevin oleh Ketua Tim Audit untuk diteruskan kepada Ketua BPM. b) Laporan audit diterbitkan oleh BPM. c) BPM menyerahkan kepada Rektor. d) Laporan audit djamin kerahasiannya oleh semua pihak yang menerima laporan. e) Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal jadwal baru penerbitan dengan menyampaikan alasan penundaan kepada Ketua Bidang Monevin. 4) Kertas kerja pemeriksaan disimpan oleh Ketua Bidang Monevin dan dapat dijadikan dasar untuk pengauditan berikutnya. 5) Satu eksemplar laporan hasil audit disimpan oleh BPM. 5. Kelengkapan Pelaksanaan Audit Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada Ketua Bidang Monevin 6. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi a. Rektor memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. b. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh Pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan Ketua BPM. c. BPM memantau pelaksanaan PTK

B. Prosedur Implementasi Audit Mutu Akademik Internal 1. Atas permintaan Rektor/jadwal berkala Permintaan Rektor/jadwal berkala

dilakukan audit internal. 2. Ketua BPM-UMK memerintahkan atau

Disposisikan permintaan Rektor kepada Ketua Bidang Monevin

mendisposisikan permintaan Rektor kepada Ketua Bidang Monevin. 3. Ketua Bidang Monevin menunjuk Ketua Tim Audit.

Penunjukan Audit.

Ketua

Tim


12

Pembentukan Tim Audit Mutu Akademik Internal.

4. Ketua Bidang Monevin bersama Ketua Tim Audit

membentuk

Tim

Audit

Mutu

Akademik Internal. Penerbitan surat tugas.

5. Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim audit.

Masa tugas tim audit sampai dengan tersusunnya laporan

6. Masa tugas tim audit sampai dengan tersusunnya laporan audit. 7. Tim audit menyusun tujuan, kewenangan dan tanggung jawab audit sesuai dengan

Penyusun tujuan, kewenangan dan tanggung jawab audit

ruang lingkup yang merujuk pada surat tugas Rektor.

Penentuan tujuan, kewenangan dan tanggung jawab tim audit

8. Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab tim audit ditentukan oleh BPM. 9. Tim audit menyusun rencana dan jadwal audit bersama teraudit.

Penyusunan rencana dan jadwal audit

10. Teraudit

menyerahkan

dokumen

yang

diperlukan kepada Ketua Tim Audit sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

Penyerahkan dokumen yang diperlukan kepada Ketua Tim Audit

11. Pembagian tugas tim audit untuk audit sistem. 12. Melaksanakan audit dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan

Pembagian tugas tim audit untuk audit sistem.

menyusun

daftar

pengecekan/checklist

untuk persiapan audit kepatuhan. Pelaksanaan audit sistem.

13. Ketua

Tim

jadwal Penyampaian audit kepatuhan

Audit

visitasi

mengkomunikasikan

kepada

teraudit

untuk

disetujui. 14. Berdasarkan daftar pertanyaan dikumpulkan bukti

Pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi)

melalui

wawancara,

pemeriksaan

dokumen (Instruksi Kerja/IK, Dokumen Pendukung/DP dan Bukti Obyektif/BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif.


13

15. Semua hasil temuan audit didiskusikan Diskusi hasil temuan audit

dengan

teraudit

untuk

mendapatkan

persetujuan. Temuan Tidak Lengkap (TL) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati.

Pembuatan laporan audit

16. Laporan

audit

berdasarkan

hasil

dibuat

sesuai

temuan

yang

jadwal telah

disetujui oleh teraudit. Penyerahan laporan audit

17. Laporan audit diserahkan Ketua Tim Audit kepada Ketua Bidang Monevin untuk diteruskan kepada Ketua BPM, kemudian Ketua BPM mengirimkan laporan hasil

Pelaksanaan tindakan koreksi

audit kepada Rektor disertai rekomendasi Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). 18. Jika ada PTK, Pimpinan teraudit melakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Rektor dengan tembusan BPM.

C. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas 1. Tujuan Audit a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik UMK. b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik dan manual prosedur akademik UMK.

2. Ruang Lingkup Audit Meneliti: 1) Kebijakan Akademik Fakultas 2) Standar Akademik Fakultas 3) Manual Prosedur di tingkat Fakultas Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

14

3. Daftar Pengecekan a. Standar akademik fakultas: 1) Butir

Standar

Akademik

Fakultas

yang

sudah

dan

belum

dilaksanakan/dicapai 2) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala dalam melaksanakan Standar Akademik Fakultas b. Manual prosedur tingkat fakultas: 1) Kesesuaian manual prosedur dengan Kebijakan Akademik 2) Pelaksanaan manual prosedur 3) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala dalam melaksanakan manual prosedur D. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Program Studi 1. Tujuan Audit a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik internal tingkat program studi/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal UMK. b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik internal tingkat program studi/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal UMK. c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan oleh program studi. 2. Ruang Lingkup Audit a. Meneliti Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnya Kompetensi Lulusan (KL); b. Meneliti kesesuaian Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) program studi dengan Standar Akademik (SA), Manual Mutu Akademik (MM) dan Manual Prosedur (MP) tingkat fakultas; c. Meneliti proses pembelajaran sesuai dengan SP, KL, MP dan IK. d. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP dan IK secara berkelanjutan. e. Meneliti sumberdaya pembelajaran program studi. f. Meneliti kemajuan belajar mahasiswa (student progress).


15

g. Meneliti upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan. 3. Daftar Pengecekan a. Kelengkapan dokumen

program

studi:

SP, MP,

IK dan Dokumen

penyelenggaraan rapat dosen tentang: 1) Koordinasi penyelenggaraan proses pembelajaran 2) Penetapan standar administrasi proses pembelajaran 3) Evaluasi proses pembelajaran sebelumnya b. Meneliti Spesifikasi Program Studi (SP); 1) Tujuan pendidikan program studi 2) Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal (kurikulum nasional, standar pendidikan nasional). 3) Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi program studi 4) Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada civitas akademika 5) Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang disajikan dalam bentuk peta kurikulum 6) Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program studi 7) Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi minimal program studi 8) Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program pengenalan kampus c. Meneliti Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi 1) Kesesuaian manual prosedur dan Instruksi Kerja dengan Kebijakan Akademik 2) Pelaksanaan manual prosedur dan instruksi kerja 3) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala dalam melaksanakan manual prosedur dan Instruksi Kerja d. Meneliti proses pembelajaran sesuai dengan SP, KL, MP dan IK. 1) Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi formatif 2) Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi kurikulum dan kompetensi lulusan program studi 3) Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran.


16

4) Peningkatan mutu pembelajaran melalui program pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra bestari (peer-review), integrasi tim pengajar yang efektif, program magang dan tutorial untuk staf junior 5) Keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan yang diberikan dalam proses pembelajaran 6) Variasi metode pembelajaran 7) Meneliti kemajuan belajar mahasiswa (student progress) 8) Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran. e. Meneliti sumberdaya pembelajaran program studi. 1) Kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban mahasiswa 2) Program pengembangan profesional tenaga pengajar untuk meningkatkan kepakaran dan profesionalisme sebagai dosen 3) Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk tenaga pengajar 4) Fasilitas proses pembelajaran memadai 5) Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium dan sebagainya) relevan dan memadai 6) Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran f. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP dan IK secara berkelanjutan. g. Meneliti upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan. h. Laporan Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan pelaksanaannya

E. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro 1. Tujuan Audit a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik di tingkat lembaga, UPT dan Biro terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik UMK. b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik di tingkat lembaga, UPT dan Biro terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik dan manual prosedur akademik UMK. Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu UMK

17

2. Ruang Lingkup Audit Meneliti: a. Manual Prosedur di tingkat lembaga, UPT dan Biro b. Instruksi Kerja di tingkat lembaga, UPT dan Biro 3. Daftar Pengecekan a. Manual prosedur di tingkat lembaga, UPT dan Biro: 1) Kesesuaian manual prosedur dengan Kebijakan Akademik 2) Pelaksanaan manual prosedur 3) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala dalam melaksanakan manual prosedur b. Instruksi Kerja di tingkat lembaga, UPT dan Biro: 1) Pelaksanaan instruksi kerja 2) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala dalam melaksanakan instruksi kerja


18

DAFTAR RUJUKAN 1.

UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2.

Higher Education Long Term Strategy 2003.

3.

Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI Tahun 2003

4.

Statuta Universitas Muria Kudus Tahun 2006

5.

Kebijakan Akademik UMK Tahun 2007

6.

Rencana Strategis Universitas Muria Kudus 2007 –2011

7.

Standar Akademik UMK Tahun 2007

8.

Manual Mutu Akademik UMK


19

DAFTAR PENYUSUN

Drs. Masluri, MM Hidayatullah,SH MHum. Ir. Suharijanto,MP Ir. Endang Dewi Murrinie, MP Qomaruddin,ST R. Winarso,ST


20

MANUAL PROSEDUR SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Recommend Documents