SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN PADA PT ASTRA INTERNATIONAL, Tbk KANTOR CABANG MEDAN GATOT SUBROTO
TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan Oleh:
GUGI ISWARA NIM 1205082143
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Pengendalian internal persediaan yang mengatur kebijakan dalam pengadaan, pengawasan dan juga pencegahan atas kerugian yang akan terjadi sangat diperlukan oleh perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal persediaan PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto telah sesuai dengan pengendalian internal menurut Comittee of Sponsoring Organization of The Tradeway Commission (COSO). Jenis data yang digunakan adalah data primer. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan melalui dokumentasi dan wawancara kepada karyawan dan staff PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. Data yang tersedia akan menjelaskan pemisahan fungsi dan tanggung jawab pada perusahaan dan dokumen yang berkaitan dengan divisi Pre Delivery Service akan menjelaskan mengenai bagaimana pengendalian fisik barang dalam perusahaan. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto memiliki pengendalian internal persediaan yang cukup baik.
Kata kunci: Sistem Pengendalian Internal, Persediaan
ABSTRACT Internal control of inventory that manage the policy of stocking, control, and also prevention that will happened is necessary by the company. The purpose of this study is to know internal control system of PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto is appropriate with internal control of Comittee of Sponsoring Organization of The Tradeway Commission (COSO). Type of data used are primary data.Methods of this study used decscriptive methods. Data collection techniques used in this study is documentation and interview with official employee and staff of PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. From the data, then explain the separation of the function and responsibility of the company and the document in relation of Pre Delivery Service department that explain how to physic control of inventory in the company. Based on the analysis that has been done, it can be concluded that PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto has good enough internal control of inventory.
Keywords : Internal control system, Inventory
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur terucap kehadirat ALLAH SWT Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Pengendalian Internal Persediaan pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto” dapat diselesaikan dengan baik.
Tugas Akhir ini ditulis berdasarkan informasi dari PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto dan disusun guna memenuhi syarat menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Politeknik Negeri Medan.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak diperoleh pengalaman dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, diucapkan banyak terimakasih kepada : 1. M. Syahruddin, S. T., M. T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S. H. Damanik, S. E., M. Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S. E., M. Si., Sekretaris Jurusan Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S. E., Ak., M. Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Sihar Simamora, S. E., Ak., sebagai Bapak Dosen Pembimbing Utama dengan sabar memberi pengetahuan dan penjelasan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Dra. Mariahati, M. Hum., sebagai Ibu Dosen Pembimbing Pendamping dengan penuh pengertian memberi ilmu dan pengarahan untuk menyelesaikan Tugas Akhir agar dapat ditulis dengan baik. 7. Teristimewa Ayahanda Sugeng dan Ibunda Rosida serta abang dan kakak tersayang Yoki Chandra dan Devi Anggriyani, keponakan yang lucu Ajwa & Assyifa yang telah memberikan dukungan sepenuhya dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini.
i
8. Pirma Sibarani, S. E., M. S., Ak., sebagai Bapak Dosen Pembimbing saat penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan. 9. Asriyati, S. E., Ak., M. Si., sebagai Ibu Dosen Wali kelas AK-6H, yang telah memberikan motivasi untuk segera menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini dengan baik. 10. Seluruh Staf Pengajar Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan yang telah mendidik selama perkuliahan di Politeknik Negeri Medan. 11. Fajar Heriwijaya sebagai Kepala Administrasi PT Astra International, Tbk di Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. 12. M. Juzli Noor sebagai HRD PT Astra International, Tbk-TSO Medan Gatsu. 13. Widya Siti Aisyah, Fajri & Fery Fernando serta seluruh staff PT Astra International, Tbk-TSO Medan Gatsu yang telah bekerjasama selama menjalankan Praktik Kerja Lapangan. 14. Sri Nur Siti, Rahman Syahbani, Aidil Ridho Nugraha, Dedi Prianto, Desi Arini, Nur Annisa Sirait, Shema, Aristia Manda Sari untuk semua invisible motivation nya. 15. Abdi Siswoyo, Desfi Julianti, Desy Rizki Rinanda Tanjung, Sri Maspuri, Tri Tunggal Dewi, Tika Karunia, Muhammad Zuhri Maulana, Fachrur Rozy Lubis, Muhammad Hidayat, Pafh Rizki Ananda, Zakaria Ritonga, Fitri Sandria, Fadhila Maisuri untuk semangat dan semua goresan pengalaman DANUS ‘13 UKMI POLMED yang luarbiasa. 16. Andri Yustiawan, Abner, Bahrain, Bayu, Khaidir, Ansari, Febri untuk kisah awal perjalanan AL-JIHAD berjuang istiqomah dijalan ALLAH SWT. 17. Hairul Anwar Harahap, Eko Hidayat, Hakim Muttaqin, Esra, Rizki Ananda, Faisal, Dini, Rico, Fikri, Fielza, Denov, Donny, Ika, Gita, Dara, Elda, Dini untuk cerita indah P2MB yang menjadi awal hebat dari semuanya. 18. Arhamurrija, Febi Yanda, Muhammad Hafizh Ridho, Arif Yudio Rustandi, Chairul Azmi, Muhammad Rizki, Ardiansyah Lubis, Sutan Erlambang, Ferian, Seto Anugrah, Panji Ari Pratama, Dodi Sunanjaya Putra, Rivai, Wahyudi, Muhammad Ridoan, Fakhry Muhazwar, Syaftian, Sahruddin untuk
ii
nasehat, inspirasi, ilmu dan semua kebaikan yang selalu menemani rutinitas setiap hari sampai saat ini. 19. Bagus Prasetyo, Singgih Pangestu, Ari Pratama, Hari Pratama, Abdul Rahman Panggabean, Ahmad Zaylani, Guntara Wibowo, Arianda Yudi Andara, Edward, Muhammad Zuhri Akbar, Muhammad Hamsy Romario, Muhammad Fachry Ademi, Syadzwan Mustadim, Abbas Anshori Tanjung, Muhammad Zaki, Andriansyah Sitompul, Racika Putri, Wieke, Ayune, Arizka untuk semua energi mudanya yang selalu ada alasan untuk tersenyum, semangat dan bangkit jadi lebih baik. 20. Anggi Nugroho, Muhammad Adanan Rambe, Wanda Ibnu Ramadhan, Khadafi, Fazri Ramadhanu, Ahmad Fauzi, Nur Muhammad Fahmi Nurjannah, Asmita Aprillia untuk senyum lucu dan pengalaman seru dengan adik-adik yang tidak terlupakan. 21. Teman kelas AK-6H yang B.F.F (Muhammad Firanda, Vita Juwita Nayoan, Tri Wita Sari, Juli Anisah, Rizki Ramadhani Lubis, Sofi Annisa Tanjung, Intan Suweno, Anisa Putri Pratiwi, Ditha Fitriani, Dedi, Ester, Sulastry, Mianda, Maria, Herti, Alberto, Sahat, Nawi, Christian, Liadri, Martina, Ratna Ria, Nur Afni), serta semua pihak terkait yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberi motivasi dan bantuan langsung maupun tidak langsung kepada saya.
Disadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, sangat diharapkan masukan dari semua pihak yang dapat membangun kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya. Medan, 24 Agustus 2015
GUGI ISWARA NIM. 1205082143
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN LEMBAR PERSEMBAHAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ............................................................................................ i DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv DAFTAR TABEL ................................................................................................ vi DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ...................................................................................... 1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul...................................................... 1
1.2
Perumusan Masalah ......................................................................... 2
1.3
Tujuan Pembahasan ......................................................................... 3
1.4
Manfaat Penelitian ........................................................................... 3
1.5
Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data .................................... 3
1.6
Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan ......................................... 5
BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN .............................. 2.1
Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................. 7
2.2
Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan ............................................. 9
2.3
Keunggulan Perusahaan ................................................................ 11
2.4
Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................... 11
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN ................................................................. 3.1
Pengertian Sistem .......................................................................... 16
3.2
Pengertian Pengendalian Internal .................................................. 16 iv
3.3
Unsur-unsur Pengendalian Internal ............................................... 18
3.4
Pengendalian Internal Persediaan ................................................. 21
3.5
Pengertian Persediaan .................................................................... 25
3.6
Fungsi Persediaan .......................................................................... 26
3.7
Klasifikasi Barang Persediaan ....................................................... 28
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DATA ............................................................ 4.1
Pengumpulan Data......................................................................... 29
BAB 5 PEMBAHASAN ..................................................................................... 38
BAB 6 SIMPULAN ............................................................................................... 6.1
Simpulan ........................................................................................ 42
DAFTAR PUSTAKA
v
DAFTAR TABEL
No. Tabel
Judul
Hal
1.1. Waktu Kegiatan dan Penulisan Laporan………………………………….5 4.1. Standard Operation Procedure Permintaan Unit Mobil…………………30 4.2. Standard Operation Procedure Penerimaan Unit Mobil…………………31 4.3. Standard Operation Procedure Permintaan Unit Mobil…………………32
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Hal
Lampiran 1 Struktur Organisasi ............................................................... 44 Lampiran 2 Form Penentuan Janji Delivery Kendaraan ......................... 45 Lampiran 3 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru .................................. 46 Lampiran 4 Check Sheet Kendaraan Baru ................................................ 47 Lampiran 5 Laporan Aktivitas Gudang Unit PDC .................................. 48 Lampiran 6 Daftar Pertanyaan Riset......................................................... 49 Lampiran 7 Form Pengajuan Judul Tugas Akhir .................................... 50 Lampiran 8 Surat Izin Riset Pengambilan Data Perusahaan.................. 51 Lampiran 9 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Utama ....................... 52 Lampiran 10 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping ........... 53 Lampiran 11 Kartu Bimbingan dengan Dosen Pembimbing Utama ...... 54 Lampiran 12 Kartu Bimbingan dengan Dosen Pem. Pendamping ......... 55 Lampiran 13 Form Revisi oleh Ketua Penguji .......................................... 56 Lampiran 14 Form Revisi oleh Anggota Penguji ..................................... 57 Lampiran 15 Form Bebas Revisi ............................................................... 58 Lampiran 16 Form Perny. Bebas Revisi oleh Ketua Penguji .................. 59 Lampiran 17 Form Pernyataan Bebas Revisi oleh Anggota Penguji ...... 60 Lampiran 18 Biodata ................... ............................................................... 61
vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Pemilihan Judul
Manajemen puncak mencari cara dalam mengendalikan perusahaan yang mereka pimpin secara lebih baik. Keputusan untuk mengendalikan perusahaan tersebut diterapkan agar perusahaan mencapai tujuan dan misinya, serta untuk meminimalkan hambatan yang akan dihadapi dengan cara mempersiapkan sumber daya yang kompeten. Manajemen puncak mempersiapkan sumber daya manusia yang kompeten untuk menghadapi lingkungan persaingan dan keadaan ekonomi yang mengalami perubahan cepat serta bergesernya permintaan dan prioritas pelanggan di masa yang akan datang. Dengan adanya pengendalian internal diharapkan peningkatan kinerja dan pengurangan resiko kerugian aset dapat membantu menjamin reliabilitas laporan keuangan dan kepatuhan pada hukum dan regulasi yang berlaku. Pengendalian internal merupakan sebuah solusi pada berbagai masalah potensial.
Perkembangan teknologi dan pengetahuan sangat berpengaruh terhadap cara pengendalian yang diterapkan saat ini. Pengaruh tersebut ditandai dengan personil baru dengan metode pelatihan dan supervisi yang bervariasi. Pengendalian internal juga mengalami perubahan yang mengakibatkan kurang mampu untuk menghadapi resiko yang dibawa oleh kondisi baru. Oleh karena itu, manajemen perlu menentukan pengendalian internal yang terus relevan.
Kegiatan pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur, yang merupakan tindakan seseorang/lebih untuk melaksanakan kebijakan untuk membantu menjamin bahwa pengarahan manajemen yang diidentifikasi sebagai tindakan yang perlu untuk menangani risiko yang dihadapi.
1
2
Hal ini sejalan dengan pernyataan dari komisi sekuritas dan perdagangan: “Pembentukan dan pemeliharaan pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen. Aspek fundamental dari tanggung jawab pelayanan pihak manajemen adalah untuk memberikan para pemegang saham jaminan yang wajar bahwa bisnis uang yang dijalankan cukup terkendali. Selain itu, pihak manajemen memiliki tanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham dan calon investor lainnya dengan informasi keuangan yang dapat diandalkan secara tepat waktu. Pengendalian internal yang memadai sangat dibutuhkan agar pihak manajemen dapat melaksanakan berbagai kewajibannya.”
PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto merupakan sebuah perusahaan yang memberikan pelayanan purna jual seperti spare part, service, dan penjualan mobil. Salah satu persediaan PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto adalah mobil. Untuk persediaan spare part tidak dijelaskan dalam tugas akhir ini disebabkan dalam masa praktik kerja lapangan hanya fokus pada pengetahuan mengenai persediaan mobil. Persediaan merupakan salah satu aset perusahaan yang menjadi fokus pengendalian. Dalam membuat kebijakan pengendalian internal, pemeriksaan fisik merupakan salah satu pengendalian internal yang penting untuk dilakukan. Untuk itu, dalam mengendalikan
kegiatan
pemeriksaan
fisik
tersebut
dibutuhkan
sistem
pengendalian internal yang baik. Berdasarkan uraian tersebut akan dibahas mengenai sistem pengendalian internal pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. Sehingga, pada akhirnya penulis memutuskan untuk memilih judul “Sistem Pengendalian Internal Persediaan pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto”.
1.2.
Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang pemilihan
judul
yang diuraikan
mengenai
pengendalian internal yang berperan penting sebagai salah satu komponen pendukung untuk memperlancar aktivitas perusahaan, maka masalah yang akan diteliti yaitu : “Apakah Sistem Pengendalian Internal Persediaan pada PT Astra
3
International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto telah sesuai dengan Sistem Pengendalian Internal menurut Comittee of Sponsoring Organization of The Tradeway Commission (COSO)?”
1.3.
Tujuan Pembahasan
Berdasarkan perumusan masalah, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal persediaan pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto telah sesuai dengan Sistem Pengendalian Internal
menurut Comittee of Sponsoring Organization of The Tradeway
Commission (COSO).
1.4.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Penulis dapat mengetahui dan memahami praktik sistem pengendalian internal persediaan. 2. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pembanding dalam melakukan penelitian dengan topik sistem pengendalian internal persediaan. 3. Sebagai informasi dan pengetahuan mengenai sistem pengendalian internal persediaan bagi mahasiswa yang membacanya.
1.5.
Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data
Adapun data yang diperoleh bersumber dari data primer. Jadi, data yang digunakan adalah data primer dimana data diperoleh langsung dari sumber yaitu dengan melakukan wawancara.
Penelitian ini menggunakan data yang bersumber dari PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. Adapun yang menjadi teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu:
4
1.
Wawancara Menurut Moh. Nazir (2003:193), wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si pewawancara dengan si penjawab dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara). Wawancara dilakukan dengan memberikan pertayaan secara lisan dan langsung bertatap muka dengan narasumber yaitu Administrasi Unit gudang Pre Delivery Service untuk mengetahui sistem pengendalian internal persediaan pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto. Adapun beberapa pertanyaan yang diajukan yang diperoleh dari wawancara tersebut adalah sebagai berikut ini: a. Sistem Pencatatan Persediaan terdiri atas dua klasifikasi utama, yaitu: 1) Sistem Pencatatatan Persediaan Periodik (secara berkala) 2) Sistem Pencatatan Persediaan Perpetual (terus menerus) PT Astra
International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto
menggunakan sistem pencatatan persediaan yang mana?
b. Bagaimana prosedur pengadaan persediaan yang ada di PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto?
c. Mengapa PT Astra
International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot
Subroto menggunakan model organisasi fungsional dalam melaksanakan aktivitas operasional rutin?
d. Dokumen apa saja yang digunakan sebagai bentuk pengendalian internal persediaan oleh PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto?
e. Berdasarkan judul tugas akhir, terdapat lima unsur pengendalian COSO (Committed of Sponsoring Organization of The Tradeway Commision) antara lain :
5
1) Lingkungan Pengendalian 2) Penilaian Resiko 3) Informasi dan Komunikasi 4) Aktivitas Pengendalian 5) Pemantauan
Menggunakan unsur pengendalian yang mana PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto dalam pelaksanaan pengendalian internal khususnya untuk persediaan?
2.
Dokumentasi Dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan data dari perusahaan berupa catatan, buku, dan sumber lain yang berkaitan dengan penelitian misalnya struktur organisasi dan dokumen terkait dengan gudang Pre Delivery Service.
Adapun teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah metode deskriptif. Menurut Nawawi (2005:63) metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan/melukiskan
keadaan
subyek/obyek
penelitian
(seseorang,
lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya.
Dengan menggunakan metode deskriptif maka dapat menggambarkan dan menjelaskan bagaimana sistem pengendalian internal persediaan pada PT Astra International, Tbk Kantor Cabang Medan Gatot Subroto.
1.6.
Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan
Adapun jadwal dalam penulisan Tugas Akhir ini yang di mulai dari persiapan, pengumpulan dan pengolahan data, sidang Tugas Akhir sampai dengan penggandaan membutuhkan waktu selama 12 (dua belas) minggu mulai dari Juni sampai dengan Agustus 2015.
6
Tabel 1.1. Waktu Kegiatan dan Penulisan Laporan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No
Apr
Keterangan
Mei
Juni
Juli
Agustus
Minggu ke 3 1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Tabulasi dan Analisa Data Menyusun Konsep Laporan Tugas Akhir Konsultasi pada Dosen Pembimbing Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan Tugas Akhir Penggandaan Laporan Tugas Akhir
4
5 6 7 8
4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Sumber: Pedoman Penulisan Tugas Akhir 2015
4
