SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT FERRON PHARMASI SEMARANG Wahyu Wicaksono Program Studi Sistem Informasi, Ilmu Komputer, UDINUS Semarang Email :
[email protected]
Abstrak Suatu sistem yang baik harus mampu memberikan informasi pada waktunya, dengan data-data yang akurat dan tepat dalam proses pengolahannya. Salah satu faktor yang terjadi pada PT Ferron Pharmasi adalah Sering terjadi berkas-berkas penggajian yang terselip atau hilang serta membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan slip gaji, karena harus memasukan datadata absensi karyawan, data cuti karyawan, data penghitungan insentif, data tunjangan dan lainlain. Diperlukan sebuah sistem informasi yang mampu memberikan bantuan dalam mengatasi permasalahan dan mempercepat proses penghitungan gaji karyawan serta menghasilkan laporanlaporan yang standart. Perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Penggajian Karyawan dengan menggunakan metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC), Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai programnya, MySQL sebagai database server, dan Crystal Report untuk mencetak laporannya. Dari hasil analisis sistem dan penelitian, dapat disimpulkan bahwa PT Ferron Pharmasi Semarang sangat memerlukan Sistem Informasi Penggajian Karyawan untuk melakukan proses penghitungan gaji yang cepat dan akurat, sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang ada dan menghasilkan laporan sesuai standart perusahaan.
Kata Kunci : Sistem Informasi PT Ferron Pharmasi Penggajian Karyawan
Abstract A good system should be able to provide information in time, the data are accurate and precise in the treatment process. One factor that occurs in the PT Ferron Pharmasi is often a payroll files are tucked away or lost and require a long time in the making salary slip, because the data must include absenteeism, employee leave the data, the data counting incentives, the data allowance and others. Required an information system that is able to provide assistance in overcoming problems and speed up the process of counting the salaries of employees and generate standard reports. System design and manufacture of Payroll application development using the System Development
Life Cycle (SDLC), Microsoft Visual Basic 6.0 as a program, MySQL as a database server, and Crystal Report to print the report. From the analysis and research system, it can be concluded that the PT Ferron Pharmasi Semarang Payroll Information System require to perform the counting process payroll quickly and accurately, so as to reduce the errors that exist and generate reports according to standard umumnya.sistem information on the company payroll PT pharmacy on Ferron employees
Keyword : Payroll Information System PT Ferron Pharmasi
1.
PENDAHULUAN
penggajian karyawanya. Sering terjadi
1.1
Latar Belakang
berkas-berkas penggajian yang terselip
Sebagai
perusahaan
yang
sedang
atau hilang serta membutuhkan waktu
berkembang dalam bidang farmasi ini
yang cukup lama dalam pembuatan slip
memiliki sistem informasi yang sangat
gaji, karena harus memasukan data-data
kompleks. Suatu perusahaan sebaiknya
absensi karyawan, data cuti karyawan,
dapat bekerja dengan cepat dan benar
data penghitungan insentif atau bonus,
dengan ketelitian yang tinggi agar terus
data tunjangan dan lain-lain.
berjalan dan bertahan dalam persaingan. Dimana
perusahaan
penggajian
yang
1.2
Rumusan Masalah
memiliki
sistem
Berdasarkan permalasalahan yang ada di
merupakan
proses
latar
belakang,
maka penulis
dapat
sangat penting dan berhubungan dengan
merumuskan masalah yaitu “Bagaimana
hak karyawan. Dengan menggunakan
merancang sistem informasi penggajian
sistem
karyawan
manual
memungkinkan
PT.
Ferron
Pharmasi
menimbulkan beberapa masalah, antara
Semarang”, agar mempermudah proses
lain membutuhkan banyak waktu dan
penghitungan gaji, menghasilkan laporan-
tenaga
laporan yang akurat, standart sesuai
bila
mencari
data
yang
dibutuhkan, kesalahan dalam menghitung
dengan kebutuhan.
jumlah gaji, adanya data terselip, dan kurang
terjaminnya
keamanan
data.
Masalah ini juga dialami oleh perusahaan PT
Ferron
menggunakan
Pharmasi
karena
masih
sistem
manual
dalam
1.3 1.
Batasan Masalah Pembuatan
Sistem
Informasi
Penggajian Karyawan PT. Ferron
Pharmasi Semarang dengan materi
dalam perusahaan dan menerapkan
sebagai berikut :
disiplin ilmu yang telah diperoleh
a. Pendataan Karyawan
dalam
b. Proses Pengambilan Cuti
dikembangkan di lingkungan luar.
c. Proses Penghitungan Gaji
2.
1.4
3.
perkuliahan
untuk
Bagi Akademis
d. Pembuatan laporan yang
Laporan Tugas Akhir ini diharapkan
dibutuhkan
dapat menjadi acuan dan dorongan
Pembuatan Aplikasi menggunakan
bagi akademik untuk dijadikan tolak
bahasa pemrograman Visual Basic
ukur atas keberhasilan selama ini
dengan database MySql dan crystal
dalam mendidik dan membekali ilmu
report 9
bagi
penulis
sebelum
memasuki
kedalam masyarakat yang lebih luas.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan masalah yang ada pada perumusan masalah maka penulis dapat
2.
LANDASAN TEORI
merancang suatu tujuan tugas akhir yaitu
2.1
Sistem Informasi
membuat sistem informasi penggajian
Menurut Andri Kristanto (2011) Sistem
karyawan yang mampu meningkatkan
informasi adalah suatu satuan gkomponen
efisiensi dalam proses memasukan data
yang
absensi dan pengambilan cuti karyawan,
saling
berhubungan
mengumpulkan
atau
yang
mendapatkan
proses penghitungan gaji lebih akurat dan
kembali, memproses, menyimpan dan
membuat laporan lebih cepat dengan
mendistribusikan
format yang standart.
mendukung pengembalian keputusan dan
informasi
untuk
kendali dalam suatu organisasi. 1.5 1.
Manfaat Peneletian
Menurut
Bagi Perusahaan
dapat
mempercepat
proses Penghitungan gaji karyawan lebih valid, dan dapat dapat. 2.
(2005)
Sistem
informasi adalah suatu system didalam
Dengan menggunakan sistem ini diharapkan
Jogiyanto
Bagi Penulis Menambah pengetahuan bagi penulis dalam pembuatan sistem penggajian
suatu organsiasi yang mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu
dengan
laporan-laporan
yang
2.3
Siklus
Hidup
Pengembangan
diperluakan .
Sistem Informasi
2.2
Pengembangan sistem informasi yang
Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi (systems
berbasis komputer dapat merupakan tugas
information development) dapat berarti
kompleks yang membutuhkan banyak
menyusun suatu sistem yang baru untuk
sumber daya dan dapat memakan waktu
menggantikan sistem yang lama secara
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun
keseluruhan atau memperbaiki sistem
untuk
yang telah ada. Sistem yang lama perlu
pengembangan sistem melewati beberapa
diperbaiki atau diganti karena:
tahapan
a.
Permasalahan-permasalahan
direncanakan
Ketidakberesan.
tersebut diterapkan, dioperasikan dan
Pertumbuhan
atau
b.
Untuk
meraih
kesempatan
c.
Adanya
instruksi-instruksi
sampai
Dengan telah dikembangkan system yang baru, maka diaharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang
berhubungan dengan PIECES: 1.
Performance (Kinerja)
2.
Informastion (Informasi)
3.
Economy (Ekonimis)
4.
Control (Pengendalian)
5.
Efficiency (Efisiensi)
6.
Service (Pelayanan)
dengan
itu sistem
sistem
yang
dikembangkan
masih
menimbulkan
sudah
permasalahan-permasalahan
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam
dikembangkan
Peningkatan-peningkatan
sistem
tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
(directives)
baru.
mulai
operasi
kembali
(opportunities)
dari
Proses
dipelihara. Bila
perkembangan organisasi.
menyelesaikannya.
ini
untuk
kembali
mengatasinya
suatu
sistem
dan proses
ini
kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle).
Gambar 1 :Metode SDLC
2.4
Pengertian
Sistem
Informasi
2.6
Context Diagram
Penggajian
Context Diagram adalah kasus khusus
Sistem Informasi Penggajian merupakan
DFD (bagian dari DFD yang berfungsi
bagian dari Sistem informasi Sumber
untuk memetakan model lingkungan)
Daya manusia yang merupakan sub
yang dipresentasikan dengan lingkungan
sistem
Informasi
tunggal
yang
bertujuan
sistem.
Context
dari
Sistem
Manajemen(SIM).
SISDM
mewakili
keseluruhan
Diagram
meliputi
untuk menyediakan fasilitas perekaman,
karakteristik penting dalam sistem yaitu:
mengolah
1.
dan
kepegawaian
menangani
dan
proses
database penggajian
Kelompok pemakai, organisasi atau
sistem lain.
pegawai secara otomatis sehingga dapat
2.
memberikan informasi dalam bentuk
sistem dari lingkungan dan harus diproses
laporan daftar dan rekapitulasi yang
dengan cara tertentu.
dibutuhkan oleh pihak manajerial secara
3.
cepat,
sistem dan diberikan ke lingkungan luar
akurat
mengenai
dan
selalu
kondisi
mutakhir
kepegawaian
penggajiannya. 2.5
Data masuk, data yang diterima
Data keluar, data yang dihasilkan
sistem. 2.7
Bagan alir (Flowchart)
Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang
Diagram Alir Data (Data Flow
Diagram) DFD digunakan untuk menggambarkan
menggambarkan urutan instruksi proses
suatu sistem yang telah ada atau sistem
dan hubungan satu proses dengan proses
baru yang akan dikembangkan secara
lainnya
logika
menggunakan
simbol-simbol
tanpa
mempertimbangkan
tertentu. Bagan alir digunakan sebagai
lingkungan fisik dimana data mengalir
alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
dan
Bagan alir sistem (system flowchart)
merupakan alat yang populer sekarang ini
merupakan bagan yang menunjukkan
karena menggambarkan arus data di
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
dalam sistem dengan terstuktur dan jelas.
Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
Jogiyanto H. M, 2005
data
tersebut
disimpan.
DFD
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa saja yang dikerjakan pada sistem.
2.8
Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah merupakan katalo fakta
tentang
data
dan
kebutuhan-
kebutuhan informasi dari suatu sistem
dipelajari.
informasi.
mempunyai 4 bagian, yaitu:
Jogiyanto,
H.
M,
2005.
Decomposisi
diagram
Dengan adanya kamus data, analisa
1.
sistem dapat didefinisikan data mengalir
ke bagian-bagian yang bisa dipecahkan.
sistem dengan dan dapat digunakan
2.
Untuk membantu testing program.
sebagai alat komunikasi antara analisa
3.
Untuk membantu penggambaran
sistem dengan pemakai sistem tentang
4.
Untuk membantu dala melacak
data yang mengalir di sistem.
proses terkecil sampai tertinggi.
2.9
Entity-Relationship
Diagram
2.12 Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu
(ERD) Entity-Relationship adalah
Memecahkan masalah yang besar
suatu
mendeskripsikan
Diagram
(ERD)
software untuk mengatur data dengan
model
yang
cara
mudah,
fleksibel
hubungan
antar
memprosesnya. Pengaturan data tersebut dalam
dan
penyimpanan data (file data). ERD
dikelompokkan
digunakan untuk memodelkan struktur
database.
data dan hubungan antar data serta untuk
Dalam Visual Basic User tidak perlu
menguji model dengan menyampaikan
menuliskan
proses yang harus dilakukan.
menuliskan nama file untuk menyimpan
ekstention
bentuk
cepat
pada
file
saat
file tersebut, karena Visual Basic secara
2.10 Normalisasi Normalisasi adalah merupakan suatu
otomatis akan mendefinisikan sendiri.
bentuk teknik yang menstrukturkan data
Setiap
dalam
didefinisikan oleh suatu class.
cara-cara
tertentu,
untuk
objek
pada
Visual
Basic
membantu mengurangi atau mencegah
2.13 MySql
timbulnya masalah yang berhubungan
MySQL
dengan pengolahan data. Jogiyanto HM,
seorang programmer database bernama
2005.
Michael
pertama
Widenius.
kali
dirintis
Selain
oleh
database
server, MySQL juga merupakan program
2.11 Decomposisi Diagram Decomposisi diagram merupakan grafik
yang dapat mengakses suatu database
yang dapat dipecah menajdi beberapa
MySQL yang berposisi sebagai server.
bagian
Pada saat itu program berposisi sebagai
yang kecil
sehingga
mudah
Client. Database MySQL, biasa dibaca
mai-es-ki-el merupakan
atau suatu
database
yang
relasional
atau
datanya
mai-se-kuel, perangkat
berbentuk dalam
disebut
lunak database
bahasa
dengan
basis
Relational
Database Management System (RDBMS) yang
menggunakan
suatu
bahasa
permintaan bernama SQL. Selain MySQl ada beberapa program database server lain yang menggunakan standar query berupa SQL antara lain.
f.
Proses pembuatan laporan - laporan
Dari hasil identifikasi masalah diatas, yang
menjadi
sumber
penyebab
terjadinya
adalah
pencatatan
masalah
transaksi yang masih manual, dimana terjadi
penumpukan
dokumen
yang
dihasilkan, sering terjadi kehilangan data di folder karena pencatatan menggunakan MS Excel dan disimpan pada folder, kemungkinan besar terjadinya kesalahan menghitung
gaji
karena
proses
3. PEMBAHASAN
penghitungan yang masih manual, format
3.1
slip gaji dan laporan - laporan yang tidak
Analisa Sistem
Tujuan paling penting dalam tahap ini adalah proses menemukan permasalahan dan menghasilkan alternatif pemecahan
standart
sehingga
mempengaruhi
dokumen – dokumen saat dilakukan audit penggajian dan sebagainya.
dapat
3.3
guna
Adapun sumber masalah yang dihadapi
kebutuhan-kebutuhan
dalam pengembangan sistem informasi
pemakai dan hambatan-hambatan pada
untuk penggajian karyawan adalah belum
suatu sistem baru.
terdapat alat bantu atau sebuah sistem
3.2
informasi
masalah memahami
serta sistem
menentukan
diharapkan yang
ada
Identifikasi Masalah
Identifikasi Sumber Masalah
untuk
menangani
masalah
Dari hasil identifikasi sistem informasi
administrasi kantor seperti pendataan
penggajian karyawan pada PT Ferron
absensi
terdapat enam proses yaitu :
karyawan
a.
Pendataan Karyawan
karyawan yang lebih akurat dan rekap
b.
Proses Pembuatan daftar kehadiran
laporan laporan yang dibutuhkan.
c.
Proses pembuatan daftar cuti
3.4
d.
Penghitungan gaji karyawan
Sistem baru yang diusulkan adalah sistem
e.
Pembuatan slip gaji
informasi penggajian karyawan untuk
karyawan, dan
pendataan
cuti
penghitungan
gaji
Alternatif Sistem yang Diusulkan
memudahkan bagian admin umum dalam
c.
DFD Level 0 Sistem Penggajian
melakukan aktifitas administrasi seperti pendataan karyawan, pendataan absensi harian dan cuti karyawan, penghitungan gaji, pencarian data-data yang dibutuhkan dan pembuatan laporan – laporan dengan format standart. Sistem komputerisasi ini dibuat dengan menggunakan program visual basic, Database MySQL, dan cetak laporan dengan crystal report. 3.5 a.
Perancangan Model Sistem Context diagram
Gambar 4 : DFD Level 0
d.
DFD Level 1 Proses Penggajian Karyawan
Gambar 2 :Context Diagram
b. Dekomposisi Diagram
Gambar 5 : DFD Level 1
Gambar 3 :Dekomposisi Diagram
3.6
b.
Tabel Relasi
Penggajian
Gambar 8 : Form Penggajian Gambar 6 : Tabel Relasi
3.7
c.
Slip Gaji Karyawan
Desain Input Output
Desain input adalah produk dari sistem informasi
yang
dapat
dilihat
dan
digunakan untuk memasukan data-data yang akan diolah dan nantinya akan menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan, serta menghasilkan data-data untuk diolah menjadi informasi bentuk lain. a.
Form Karyawan
Gambar 9 : Slip Gaji Karyawan
d. Laporan Gaji
Gambar 7 : Form Karyawan
Gambar 10 : Laporan Gaji Karyawan
4. KESIMPULAN
2.
Untuk
mengurangi
Berdasarkan hasil pembahasan diatas,
kehilangan
penulis dapat mengambil kesimpulan
penyelamatan data ( back up) setiap bulan
sebagai berikut :
sekali agar data yang sudah ada tidak
1.
Sistem Penggajian Karyawan yang
hilang.
diajukan penulis ini dapat membantu
3.
bagian
penggunaan
data
perlu
resiko
mengadakan
Selain mem-back up data, karena
adminisitrasi
untuk
kegiatan
seperti
maka penulis menyarankan agar PT
pendataan absensi, pendataan cuti
Ferron memiliki sejumlah anti virus yang
karyawan, penghitungan gaji dan
mampu melindungi data dengan baik.
melakukan
lain-lain karena sudah menggunakan sistem
yang
terkomputerisasi
6.
sistem
terkomputerisasi
DAFTAR PUSTAKA Hall.
2010.
Alysis
System
sehingga informasi yang dihasilkan
Alex,
Information.
PT.
Elex
Media
lebih akurat.
Komputindo, Jakarta.
2. Pembuatan laporan – laporan menjadi lebih mudah dengan adanya data yang sudah terintegrasi dalam database sistem dan menggunakan format yang
Bunafit
Nugroho.
Database
Relasional dengan mysql. Yogyakarta : AndiOffset. Andri
standart.
(2009).
,Kristanto.
2011
.
“PerancanganSistemInformasidanAplikas
5. SARAN Diperlukan
saran-saran
untuk
inya”.Yogyakarta : Penerbit Gava Media.
pengembangan
sistem
lanjut
Fathansyah,
lebih
diantaranya : 1.
Cetakan
Dalam
tentunya
sistem
ada
komputerisasi
beberapa
kekurangan.
Dengan beberapa kelebihan yang dimiliki Microsoft
Visual
Basic
6.0,
dapat
Ir.
2009.
Keenam.
Basis Bandung
Data. :
Informatika,. Jogiyanto H.M. 2005. Analisa Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
dijadikan suatu pertimbangan sebagai salah
satu
alternatif
pilihan
dalam
pembuatan aplikasi untuk meningkatkan sumber daya kualitas manusia.
Komaruddin.2011. Prinsip Dasar Gaji Pegawai.Jakarta: PT. Prenhallindo
