SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. VIRAMA KARYA SEMARANG BERBASIS WEB Rivaldi Elkha Ariatma 1, Dr. M. Arief Soeleman, M.Kom 2 Program Studi Sistem Informasi - S1, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Jalan Imam Bonjol 207, Semarang, 50131, (+6224) 3517261 E-mail :
[email protected] 1,
[email protected] 2
Abstrak
PT. Virama Karya semarang adalah cabang dari PT. Virama Karya pusat yang berada di Jakarta perusahaan ini bergarek pada bidang konsultan teknik sertamanagement. Permasalahan pada PT. Virama Karya cabang semarang khususnya pada bidang pemrosesan absensi dan penggajian masih secara manual dan belum memiliki sistem yang bekerja secara otomatis. Tentunya hal ini akanmenyulitkan pihak PT.Virama Karya semarang.Karena dokumen tersebut masih perlu digunakan untuk menyusun laporan-laporan yang dibutuhkan, mengingat banyaknya laporan yang dibuat membuat penggunaan kertas semakin banyak dan keadaannya membuat tidak rapi. Oleh karena itu penulis ingin membangun sebuah sistemyang mampu mengurangi penggunaan kertas dan dapat disimpan rapi serta dapat menghasilkan laporan perhitungan absensi dan penggajian bagi PT. Virama Karya untuk mempermudah perhitungan penggajian. Metode yang digunakan oleh penulis adalah sytem development life cycle(sdlc) dengan model waterfall. Hasil sistem ini dapat membantu pihak virama karya untuk menghitung absensi dan penggajian karyawannya. Kata Kunci: sistem, informasi, sistem informasi, absensi, penggajian, karyawan Abstract
PT. Virama Karya Semarang is a subsidiary of PT. Virama Karya center in Jakarta this company in the field of engineering consulting bergarek sertamanagement. Problems on PT. Virama Karya Semarang branch, especially in the field of attendance and payroll processing still manually and not have a system that works automatically. Obviously this will complicate PT.Virama KaryaSemarang. Because the document still needs to be used to prepare the reports required, considering the number of reports made to make more and more use of paper and the circumstances make it presentable. Therefore, the authors wanted to build a system capable of reducing the use of paper and can be stored neatly and can generate reports attendance and payroll calculation for PT. Virama Karya to simplify payroll calculations. The method used by the authors is the sytem development life cycle (SDLC) with the waterfall model. The result of this system can help the Virama work to calculate attendance and payroll employees Keywords employee
:
systems, information, information systems, attendance, payroll,
1
1. PENDAHULUAN PT. Virama Karya adalahyBadanyUsahayMilikfNegara Indonesia yangfbergerak di bidangfkonsultasi teknikyserta manajemen.Padaymulanya Perseroan ini adalah PerusahaanyBangunanMilikySwasta Belanda yangybernamayN.V. Architecten IngenieursyBureau FermontyCuypers. Perusahaan itu kemudianydinasionalisasi PemerintahyRI menjadi Perusahaan Negara (P.N) Virama Karya.Perpaduan tersebut diperkuat denganylandasan Peraturan Pemerintah No. 56 tahuny1961, dan P.N. Virama Karyaditempatkan di bawahybimbinganydari Departemen Pekerjaan Umum[1]. Pada PT Virama karya dibagi menjadi dua bagian keryawan yaitu karyawan kantor dan karyawan lapangan yang biasanya karyawan lepas yang di kontrak hanya berlangsung selama pekerjaan pembangunan proyek yang sedang dikerjakan sedangkan karyawan kantor bekerja untuk mengurus berkas-berkas kantor dan dokumen pekerjaan pyokyek yang sedang dikerjakan oleh virama karya. Karyawan yang berada dikantor virama karya berjumlah sebanyak 23 orang yang dibagi menjadi 5 orang pihak personalia, 5 orang pihak keuangan dan sisanya sebanyak 13 orang dengan jabatan fungsional dan tugasnya masing-masing. Masa kerja yang diberikan oleh Virama Karya pada karyawan kantor adalah kontrak dan dapat di perpanjang selama pekerjaan karyawan menunjukan kinerja dan hasil yang bagus. Selama ini PT. Virama Karya Semarang memproses absensi masih dengan cara manual memakai buku
absensi, dan selanjutnya buku basensi ini akan dipakai sebagai acuan dalam perhitungan gaji yang diterima oleh karyawan. Seperti halnya perhitungan penyelesaian gaji selama ini juga dilaksanakan secara manual bersumber pada buku daftar hadir pegawai yang tercantum pada buku absensi. Sistem manual ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak sehingga berjalan kurang efektif dan mengalami kesulitan dalam mencari data-data gaji yang dibutuhkan karena harus mencari data dari buku-buku induk perhitungan. Selain itu ada juga kemungkinan membuat kesalahan perhitungan gaji. Penggajian merupakan persoalan yang sangat sensitif, terjadi sedikit kekeliruan akan menyebabkan suatu perusahaan atau instansi mendapatkan kerugian. Dengan adanya komputer akan memudahkan petugas apabila ada perubahan dataysertaydiharapkanylebih baik dibandingymenggunakanysistem yang selama ini digunakan. Aplikasi ini dapat di implementasikan sebagai alat untuk memudahkan peritungan gaji dan pembuatan laporan pada Virama Karya yang membutuhkan pekerjaan menjadi lebih cepat dan akurat. 2. TINJUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi sistem informasiyadalahysuatuysistem dalam suatu sistemyyang mempertemukanykebutuhan penggodokan transaksi harian, mendukug operasional, bersifat manajerial dan kegiatan prosedur dariysuatu organisasiydan menyediakan kalangan luar tertentu dengan hasil uraian yang diperlukan 2.2 System Development Life Cycle (SDLC)
SDLC ini adalah Metode pengembangan sistem merupakan metode yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi, yaitu suatu proses standar yang diikuti untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi. Daur hidup dari pengembangan sistem ini disebut dengan daur hidup pengembangan sistem (SDLC = System Development Life Cycle) Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke bawah dari satufase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall.
sistem. Bisa berbentukydiagram, dimana di tunjukan lokasiysecara fisikydan detail, secara otomatis dalam suatu diagram hanyaymenggunakanylogika. Diagram arus data digunaan untuk komunikasi antara penganalisa dan pemakai ykarenaymereka terdiri dari empat simbol yang cukup mudahydimengerti 2.3.3 Adobe Dreamweaver Adobeydreamweaver adalahyaplikasi desain danypengembanganyweb yang meyediakan editor “WYSIWYGyvisual” (bahasayseharihari yangjdisebut sebagai design view) ydan kodeyeditor dengan vitur standart seperti syntax highlighting, code completion, ydan code collapsingyserta fitur lebihycanggih seperti real time syntax cheking dan code introsoection untukymenghasilkan petunjuk codeyuntuk membantu penggunak dalam menulis kode. 2.4 Sqlyog
2.3 Alat Bantu Desain Sistem 2.3.1 Conteks Diagram Menggambarkanysistem dalam susatu lingkaran danyhubungan denganyentitas luar. Contextydiagram seringkaliydikatakan sebagaiygambaran yang mendasarykarenayhanya digambarkanyoleh duaysimbol atau gambar. 2.3.2 Data flow diagram Merupakanygrafik yang di presentasikan dalamyarus melewati
SQL (struktured queryylanguage) adalahysebuahybahasayyang digunakan untuk meneruskan dataydalam basisydatayrelasional. Basis data secaraydeyfacto merupakan bahasa umum yangydigunakan didalamymanajemenybasisydata relasional. Saatyiniyhampirysemuayserver basis data yang ada menunjang bahasayiniyuntuk melakukan managemen data[9]. 2.5 PHP Php kepanjangan dari hypertextypreprocessor yang digunakanysebagai bahasa scriptyserver-sideydalam mendeveloper web yangydisisipkan pada dokumen HTML. Penggunaan
phpymemungkinkanyweb dapat dinamisysehingga perawatan situs webytersebut jadi lebih mudahydan efisien. PHPyadalah softwareyopen source yangydisebarkan danydilisensikan secaraygratis dan dapat diunduh secara gratis dari situs resminya http://php.net[7] 2.6 XAMPP Xampp didefinisikan sebagai perangkat softwareybebas yang mendukungybanyak sistem operasi, ymerupakan kompilasiydari beberapayprogram. Fungsinyayadalah sebagaiyserveryyang berdiri sendiriy (localhost), yang terdiri dari program apache http server, mysql database, dan penerjemah bahasa yangyditulis dengan bahasa program php dan perl. Nama xampp merupakan kepanjangan dari X(sistem operasi apapun), apache, mysql, php, dan perl. Program tersebut tersedia dalamyGNU general public lisenceydanybebas, merupakan web server yang dinamis. Untuk dapat mendownloadnya bisa langsung membuka situs resminya [10]. 3. METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berwenang dan bertanggungjawab. Serta meninjau langsung pada objek penelitian yang bersangkutan. Data diperoleh dari pt.virama karya semarang perusahaan yang bergerak pada bidang konsultan proyek dan pengadaan barang dan jasa, dengan teknik pengumpulan data : a. Teknik Observasi Atau Pengamatan Melalui teknik ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung pada perusahaan dimana penulis
melakukan penelitian dan pengamatan ini dilakukan pada waktu jam kerja maupun jam diluar kerja. b. Teknik Wawancara Teknik ini dilakukan dengan cara tatap muka dan tanyajawab langsung dengan karyawan pada bidangnya yang berwenang menggunakan daftar pertanyaan sebagai alatnya. Data yang diperoleh adalah: a) Bagai mana sejarah organisasi, sturktur organisasi serta deskripsi pekerjaan pada PT. Virama Karya Semarang. b) Kendala atau masalah yang sering timbul dalam penggajian karyawan pada PT. Virama Karya Semarang. c) Bagaimana kondisi sistem yang ada PT. Vrama Karya Semarang saat ini d) Bentuk laporan apa saja yang di buat c. Penelitian Kepustakan Dalam teknik ini,
penulis
mendapatkan beberapa buku dan literatur
sebagai
bahan
acuan
masalah yang akan diteliti. Selain dari
buku
dan
literatur
data
tambahan diperoleh dari catatan selama perkuliahan. 3.2 Metode analisis 1. Analisis Pada tahapyini penulisyberusaha mengenalysetiap permasalahanyyang muncul pada sistem penggajian yang lama agar
dapat merancang sistem penggajian yang
baru
sedangkan
penggajian
yang
lama
sistem dapat
membuat para karyawan kesulitan untuk menghitung dan mengecek data
jumlah
gaji
diterimanya,
yang
penulis
akan juga
menganalisa mengenaiykompenenkompenenysistem
atau
perangkatylunak, hubungan
antarobjekydan
sebagainya dengan
objek-objek,
yang
berhubungan
sistem
penggajian
karyawan.
Merupakan tabel atau gambar yang di presentasikan kedalam alur melalui sistem yang bisayberbentuk diagram, dimanayditunjukan lokasiysecara fisik dan detail, secara otomatisydalam suatujdiagramjmenggunakan logika.data yang digunakan dalam melakukan desain data flw diagrm adalah flow sistem informasi penggajian yang sudah berjalan. c. Perancangan database 1) Entity relationshipydiagram (ERD) Adalahymodel
datajyang
berdasarkan pada presepsi bahwajreal world terdiri
2. Perancangan Pada tahapypembuatan (construction) yiniymerupakan prosesypembuatanysistem sesuaiydengan kebutuhan yangytelah dianalisisysebelumnya. Tahap ini juga disebut desain sistem merupakan pembutan sistem baru kemudianymenerangkannya secaraytertulis. Kegiatanyyang dikerjakan adalah: a. Contextydiagram Context diagram adalah diagram tingkat atas, merupakan diagram yang tidak detail dari suatu sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem dan kedalam dan keluar entitas-entitas eksternal. b. Data flowydiagram (DFD)
darijseluruh
obyekjdasar
yangjmempunyai hubungan
antarjobyek-
obyek tersebut. 2) Desain database Merpakan desainysekumpulan informasi berkorelasi
yangysaling antara
satu
denganylainnya. 3) Desain input Merupakanyawal semenjak prosesyinformasi.Data yang dimasukan kemudian diolah
sampai
menghasilkanysuatuyinfor
masi yang lebihycermat dan
berguna
untuk
pemakainya.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4) Desain output Merupakanyhasil berjalannya
Perawatanjdanjperbaikan suatu perangkatjlunak diperlukan
sejak
prosesysuatu
4.1 Analisa Diagram Alir Dokumen Prosedur penggajian karyawan yang berjalan di PT. Virama Karya Semarang adalah sebagai berikut
sistemyinformasi. Langkahjyang diambil adalah menentukan itemjapa sajajyang akan ditampilkan,jberikan penomoran halaman, jugajtanggal danjjam bila dirasa perlu., danjsesuaikan denganjukuran kertasjdan jenis printer. 3. Implementasi Kegitan yang dilakukan untuk menerapkanjsistem informasijyang sudah jadi kegiatan-kegiatanjyang bisaydilakukanydalam tahapjimplementasi di uraikan sebagaiyberikut: a. Pelatihan dam pemilihan personilyoperasional b. Pemrogaman dan pengetesan program c. Pengetesan system 4. Pengujian Sesuatuyyang dibuatydiujicobakan. Demikian jugaydenganysoftware.Semua fungsi-fungsiysoftware harusydiujicobakan, agar softwareybebas dariyerror, dan hasilnyayharus benar-benarysesuai denganykebutuhan yangysudahydidefinisikan sebelumnya. 5. Perawatan Pada tahap ini dapatjdiartikan sebagaijtahap penggunaan perangkatjlunak yang disertaijdengan perawatan danjperbaikan.
Tabel 1 Flowmap Penentuan Gaji Sistem Berjalan
4.2 Diagram context Pembuatan ini menggambarkan system secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagian bagian lebih rinci.
Gambar 3 Tampilan Beranda Pimpinan Gambar 1 Diagram Konteks
4.3 Implementasi 1.
TampilanLogin
Pada gambar diatas adalah tampilan beranda pimpinan yang menyediakan menu data kayawan, data absen, dafatar gaji dan log out sistem. Pimpinan hanya dapat menerima laporan-laporan yang telah di olah oleh pihak personalia dan pihak keuangan. 3.
Tampilan Input Data Karyawan
Gambar 2 Tampilan login
Proses pertama yang dilakukan adalah proses login dengan menggunakan hak akses masing-masing yang telah ditentukan oleh sistem. Tampilan form login dapat dilihat pada gambar diatas.
2.
Tampilan Beranda Pimpinan
Gambar 4 Tampilan Input Data Karyawan
Gambara diatas adalah tampilan dari interface tambah data karyawan yang dapat di akses oleh pihak personalia dan keuangan. Form tambah data karyawan berfungsi untuk menanbah data karyawan. Informasi yang ditampilkan adalah inputan NIK, nama karyawan, alamat karyawan, jenis kelamin, agama, pendidikan, jurusan, No.hp, No. Rekening, dan jabatan actian yang di dapaat adalah simpan data dan kenbali untuk membatalkan.
4.
Tampilan Edit Data Absen
jabatan di peroleh dari tamatan terahir pendidikan karyawan dan nominal nya sudah ditentukan pada sistem, perhitungan potongan ditentukan dari banyaknya jumlah hadir karyawan tersebut masuk kerja sehingga didapat total gaji karyawan. Action yang didapat adalah simpan data untuk memasukan pada laporan dan kembali untuk membatalkan inputan. 6.
Tampilan Slip Gaji
Gambar 5 Tampilan Edit Data Absen
Gambar di atas adalah tampilan dari interface edit data absen yang berfungsi untuk menambahkan data absensi dan merubah data absensi karyawan. Informasi yang ditampilkan adalah NIK, nama karayawan, jumlah hadir, jumlah absen(tidak hadir). Action yang didapatkan adalah simpandata dan kembali untuk membatalkan inputan. Gambar 7 Tampilan Slip Gaji
5.
Tampilan Hitung Gaji
Gambar diatas adalah tampilan dari slip gaji yang akan diberikan pada karyawan. Informasi yang ditampilkan adalah nik, nama, jabatan, gaji pokok, tunjangan, potongan dan total gaji.
1. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan yang telah dilakukan diatas, penulis dapat meyimpulkan sebagai berikut : Gambar 6 Tampilan Hitung Gaji
Gambar diatas adalah tampilan dari interface hitung gaji karyawan yang hanya dapat diakses oleh pihak keuangan. Form hitung gaji tersebut otomatis menghitung gaji karyawan yang dipilih, perhitungan tunjangan
1. SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. VIRAMA KARYA SEMARANG BERBASIS WEB yang diajukan penulis ini dapat membantu perusahaan untuk mempermudah kegiatan perhitungan gajikaryawan karena telah
menggunakan sistem yang berjalan secara terkomputerisasi sehingga data dari informasi yang dipersembahkan lebih tepat. 2. Pembuatan laporan–laporan dapatmenjadi lebih ringan dengan terdapatnya data yang telahtersingkronkan dalam basisdata sistem dan menggunakan bentuk yang baku. 5.2 Saran Dibutuhkan saran-saran sebagai pengembangan aplikasi sistem untk menjadi lebih baik diantaranya : 1.
2.
3.
4.
Dalam sistem yang telah komputerisasi pastinya ada beberapa halyang masih terdapat kekurangan pada sistemnya. Dengan beberapa kelebihan yang dimiliki PHP dan MySql, dapat menjadikan satu pertimbangan supaya salah satu pilihan dalam pembuatan aplikasi sistem untuk meningkatkan sumberdaya mutu penggunanya. Untuk mengurangi segala resiko kehilangan data perlu dilakukanmencadangkan data ( back up) setiap bulan sekali secara berkala supaya data yang sudah ada tidak hilang. Penulis juga memberi saran pengadaan hardwareclient-server yang digunakan sebagai penyimpanan database dari semua data-data yang diperlukanPT. Virama Karya Semarang sehingga dalam pemanggilan data yang diperlukan bisa dilakukan melalui sistem. Sistem dapat dikembangkan lagi agar bisa diakses lewat perangkat bergerak (Mobile) menggunakan smartphone.
DAFTAR PUSTAKA [1] P. V. Karya, “Virama Karya,” Virama Karya, 18 april 2015. [Online]. Available: www.viramakarya.com. [2] B. E. P. I. U. W. Sayifudin, “Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Toko Winscom Kabupaten Pacitan Dengan Menggunakan Program PHP,” Sistem Informasi, pp. 1-4, 2013. [3] Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem, Jogjakarta: ANDI, 1999. [4] Witarto, Memahami Sistem Informasi, Jogjakarta: Andi Ofset, 2004. [5] J. H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Jogjakarta: ANDI, 2005. [6] d. K. J. K.E Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Jakarta: Prehallindo, 2003. [7] Kasiman, Aplikasi Web Dengan PHP dan MySQL, Jogjakarta: ANDI, 2006. [8] wikipedia, [Online]. Available: http://id .wikipedia.org/Wiki/Adobe/Adobe_ Dreamweafer. [Diakses 22 april 2016]. [9] “wikipedia,” [Online]. Available: http://id.wikipedia.org/wiki/SQL. [Diakses 21 april 2016]. [1 “wikipedia,” [Online]. Available: 0] http://id.wikipedia.org/wiki/XAMPP . [Diakses 21 april 2016]. [1 R. A. Yuniyanto, 1] PERSETUJUAN PENGUJI,” Skripsi, 2014.
“LEMBAR DEWAN pp. 10-11,
[1 A. Kadir, From Zero To a Pro membuat APLIKASI Web 2] dengan PHP dan Database MySQL, Yogjakarta: Andi Offset, 2009.
