UJIAN AKHIR TRIWULAN TAKE HOME MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SISTEM INFORMASI OUTSOURCING Oleh: Mira Rahmawati P056101201.45
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
PENDAHULUAN
Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk mjenunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System). Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab
untuk
mengidentifikasi
kebutuhan
informasi,
memproses,
serta
menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harus disediakan untuk memecahkan masalah tersebut. Fenomena yang terjadi sejak dasawarsa terakhir, khususnya di berbagai negara maju, ialah adanya outsourcing teknologi informasi. Outsourcing sering ditempuh sebagai jalan untuk menyelesaikan beberapa masalah yang timbul dalam suatu organisasi teknologi informasi (kartawijaya, 2003). Pada umumnya yang menjadi alasan utama ialah perlunya peningkatan efisiensi perusahaan. Keinginan untuk meningkatkan efisiensi dan memusatkan perhatian pada kegiatan atau bisnis inti yang diikuti dengan pemberian kewenangan pengelolaan teknologi informasi kepada pihak luar tersebut dapat terlaksana berkat telah berkembangnya perusahaan-perusahaan penyedia jasa teknologi informasi pada taraf yang dapat diandalkan . bila pemilihan perusahaan penyedia jasa tepat maka akan berdampak positif bagi kinerja perusahaan atau sebaliknya bila tidak tepat akan berdampak negatif (Indrajit, 2003). Perusahaan pun harus senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan. Salah satu cara yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan
sistem informasi dan sekaligus dalam rangka melakukan efisiensi biaya yaitu dengan sistem outsourcing Selain efisiensi biaya adanya sistem outsourcing ini juga didasari karena adanya keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Namun demikian Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana dan sumber daya yang lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan sistem outsourcing harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien. Dari sudut pandang bisnis bahwa outsourcing teknologi informasi merupakan suatu proyek investasi dalam bidang teknologi informasi, sehingga pengukuran nilai ekonomis atau nilai bisnis dari investasi teknologi informasi dilakukan untuk memastikan bahwa hubungan antara perspektif bisnis dan perspektif teknologi informasi dapat berjalan. Artinya dipandang dari sudut pandang bisnis, suatu investasi teknologi informasi seharusnya mampu mamberikan suatu nilai tambah bagi bisnis
TINJAUAN PUSTAKA
Konsep Sistem Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema atau tata cara melakukan sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan dan hal ini dilakukan dengan cara mengolah data dan atau energi dan atau baranng (benda) di dalam jangka waktu tertentu guna menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang (benda). O’ Brien (1999), menyatakan bahwa setiap sistem setidaknya terdiri atas tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi yakni : 1. Masukan (input) yang meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan kedalam sistem untuk diproses 2. Pengolahan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran 3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan
Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi sebagai sekelompok orang, prosedur, dan sumberdaya yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Adapun sumberdaya yang merupakan komponen sistem informasi adalah berupa sumberdaya antara lain : 1. Manusia, termasuk didalamnya adalah pengguna akhir atau orang-orang yang
menggunakan sistem informasi dan para system analyst,
programmer dan operator komputer
2. Perangkat keras (hardware), yang terdiri dari mesin dan media. Mesin dapat berupa komputer, monitor, printer sedangkan media dapat berupa floopy disk, optical disk. 3. Perangkat lunak (software), termasuk didalamnya adalah segala instruksi yang digunakan untuk melakukan pengolahan data 4. Data, berisikan tentang bahan-bahan yang akan diproses menjadi informasi. Data ini juga termasuk database yang mengorganisasikan data pada saat processing serta pengetahuan atau model-model yang digunakan untuk melakukan proses 5. Jaringan (network), termasuk didalamnya adalah komunikasi antar media dan pendukung jaringan.
Teknologi Informasi Istilah teknologi informasi mulai populer di akhir dekade 70-an. Pada masa sebelumnya, istilah teknologi komputer atau pengolahan data elektronik atau EDP (Electronic Data Processing). Istilah teknologi informasi mulai banyak digunakan untuk menggantikan sistem informasi manajemen. Istilah teknologi informasi lebih berorientasi ke teknologinya. Teknologi informasi adalah subsistem atau sistem bagian dari sistem informasi. Istilah teknologi sistem informasi juga menunjukkan ke teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatankegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi.
Outsourcing Kegiatan outsourcing pada dasarnya termasuk dalam bisnis jasa, karena jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun (Kotler, dalam Setiadi (2004)). Penyerahan pekerjaan dari service user kepada service provider jasa outsourcing, tidak mengakibatkan perubahan kepemilikan apapun atas hasil dari pekerjaan tersebut. Keputusan
sebuah perusahaan untuk menggunakan jasa outsourcing dapat dikatakan sebagai pembelian
organisasional.
Pembelian
organisasional
merupakan
proses
pengambilan keputusan oleh organisasi formal dalam menetapkan kebutuhan akan barang dan jasa yang dapat dibeli ,kemudian mengidentifikasi, mengevaluasi dan menetapkan pilihan di antara alternatif yang ada. Fungsi teknologi informasi yang terjadi di negara-negara maju pada awalnya terbatas pada outsourcing masalah pemrosesan data serta penggunaan mesin-mesin dengan kapasitas besar. Namun lamba laun cakupan dari outsourcing tersebut semakin melebar dan merambah ke aspek lain seperti penanganan jaringan, serta pendukung untuk masalah-masalah seperti sistem aplikasi.
PEMBAHASAN
Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak. Outsourcing merupakan sebuah proses subkontrak, misalnya seperti mendisain produk atau manufacture, yang dilakukan oleh pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasanya dikarenakan untuk memperkecil biaya perusahaan, menghemat energi yang ditujukan pada kompetensi bisnis tertentu, atau untuk membuat penggunaan tenaga kerja, teknologi dan sumber daya di perusahaan lebih efisien, pengurangan resiko, perekayasaan ulang proses dan kesempatan untuk fokus pada kapabilitas inti. Organisasi saat ini sering melakukan outsorcing dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di organisasinya karena beberapa alasan, antara lain: 1. Meningkatkan fokus bisnis. Perusahaan melakukan outsourcing karena perusahaan merasa dapat lebih fokus pada bisnis utamanya (core bisnisnya) dan menyerahkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. Sebagai contoh, suatu bank memberikan kesempatan kepada pihak lain (outsource) untuk menangani sistem penyimpanan data nasabah dan juga teknologi komunikasi antar cabang serta sistem anjungan tunai (ATM). 2. Membagi risiko operasional Melalui outsourcing, maka perusahaan menyerahkan tanggung jawab suatu pekerjaan kepada pihak ketiga. Dengan demikian risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
3. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya yang lebih bermanfaat. Perusahaan dapat memanfaatkan sumberdayanya untuk mengerjakan pekerjaan yang lain karena pekerjaan untuk mengembangkan suatu sistem sudah diambil alih oleh pihak ketiga (outsource). Hal ini dapat diberikan contoh pada suatu bank dengan beberapa staf TI yang dimilikiya tidak perlu dibebani pekerjaan mengembangkan suatu sistem informasi atau membuat program perbankan dan juga mengurusi teknologinya dari awal, tetapi perusahaan bisa melakukan outsourcing teknologi dengan pihak lain. Staf TI yang ada bisa dimanfaatkan oleh bank untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain. 4. Mengurangi biaya Dengan outsourcing, biaya yang sebelumnya dianggarkan untuk digunakan sebagai investasi dalam membangun infrastruktur sistem informasi dapat dialihkan untuk digunakan sebagai biaya operasional lainnya. 5. Mengubah aset yang tidak diperlukan Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri datacenter untuk menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan datacenternya. 6. Kontrol yang lebih baik Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih optimal dalam mengontrol operasional perusahaannya. Sehingga diharapkan hasil yang dipeoleh akan membuat bisnis perusahaan berjalan lancar, efektif dan efisien.
Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya. Terdapat 3 jenis outsourcing, yaitu: 1. Strategic partnership. Pelaku outsurce bertanggung jawab untuk kumpulan integrasi dari operasi klien
2. Aliansi cosourcing. Klien dan vendor berbagi tanggungjawab terhadap kesuksesan proyek 3. Hubungan transaksi. Pelaku outsurce mengeksekusi TI yang didefinisikan dengan baik, repeatable atau TI pemungkin terlaksananya proses bisnis untuk klien
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam outsourcing : a. Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman b. Menandatangani
kontrak.
Kontrak
dimaksudkan
sebagai
pengikat
tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau
menghentikan
proyek
jika
terjadi
masalah
selama
masa
pengembangan c. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah d. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung e. Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.
Ada 2 tipe manfaat teknologi informasi yang umum dipakai yaitu tangible dan intangible. Mengacu kepada analisis biaya manfaat, secara umum definisi manfaat teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan bantuan teknologi informasi yang diadakan dan digunakan secara benar oleh sebuah perusahaan. Menurut O’Brien dan Marakas (2006) dalam , beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahan dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) : 1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah : •
Terbatasnya pelaksana sistem informasi
•
Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
•
Beban kerja pelaksana sistem informasi
•
Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
2. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah : •
Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
•
Analis sistem
•
Mengembangkan permohonan suatu proposal
3.
•
Evaluasi proposal
•
Pemilihan vendor
Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya : •
Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
•
Masalah kinerja sistem informasi
•
Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
•
Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
•
Masalah keuangan perusahaan
•
Budaya perusahaan
•
Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
4. End User Development Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah : •
Penghematan biaya
•
Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
•
Mudah untuk melakukan modifikasi
•
Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
•
Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.
Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing 1. Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan partner outsourcing. Karena apabila tidak mengetahui sacara pasti yang dibutuhkan perusahaan,dikhawatirkan
akan
terjadi
kesalahan
sehingga
dapat
mengurangi efisiensi biaya. 2. Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum. 3. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah demonstrasi buruh yang menuntu hak-haknya. Hal ini menjadi salah satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di Indonesia. 4. Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak.
KESIMPULAN
Outsourcing sistem informasi digunakan oleh perusahaan dengan alasan untuk meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti. Keuntungan pengembangan sistem informasi dengan outsourcing adalah dari segi kemampuan penggunaan teknologi yang tepat dan spesifik, efisiensi waktu dan baiaya, skalabiltas dan kemampuan beradaptasi dengan teknologi, kualitas pelayanan dan kemampuan yang maksimal dari tenaga ahli, dan fleksibelitas. Namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti ketergantungan dalam teknologi, peningkatan biaya, rendahnya kemampuan perusahaan dalam mengatasi situasi darurat, ketidakmampuan untuk pemulihan dari situasi berbahaya, kurangnya control terhadap kemanan informasi perusahaan, dan hilangnya kemampuan inovatif perusahaan. Bahkan risiko outsourcing dapat timbul karena kurangnya respon peyedia outsourcing terhadap kebutuhan teknologi perusahaan dan masalah biaya tambahan. Untuk meminimalisasi risiko yang dapat ditimbulkan, perusahaan harus benar-benar cermat dan teliti ketika membuat kontrak kerja dengan perusahaan outsourcing. Selain itu perusahaan juga harus memilih perusahaan outsourcing yang tepat untuk memenuhi kebutuhan teknologi informasi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Indrajit, R E (et al). Proses Bisnis Outsourcing. PT. Grasindo. Jakarta. 2003 O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. Rosidin. Rancang Bangun Sistem Informasi Bisnis Tanaman Obat Berbasis Web. Tesis. MB IPB . 2003 Setiadi, Iwan. Analisis Kepuasan Perusahaan Manufaktur Pengguna jasa outsourcing SDM. Tesis. MB IPB. 2004
http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html
