TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN OUTSOURCING DALAM PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
Disusun oleh : BIMO ANDONO P056131992.46E MB IPB – E.46
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI
DATAR ISI .........................................................................................................................
2
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .....................................................................................………………..
3
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................……………..
4
1.3 Tujuan ..........................................................................................................................
4
1.4 Manfaat Penulisan .....................................................................................………..…..
4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi …………….………............................................................................
5
2.2 Outsourcing………………….........................................................................................
6
III. PEMBAHASAN 3.1 Metode Pengembangan Sistem Informasi ……………………........................................
8
3.2 Outsourcing………………………………………………………….................................
9
3.3 Insourcing..………………………………………………………….................................
11
3.4 Co-sourcing………………………………………………………….................................
14
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan .................................................................................................................
17
4.1. Saran………………………………………………………………………………............ 17 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................
18
2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis menuntut setiap perusahaan untuk lebih peka terhadap dinamika bisnis yang terus bergerak dengan cepat. Setiap momen harus dapat direkam dan dianalisa secara cepat oleh pengambil keputusan dalam perusahaan. Hal ini tentu saja memerlukan dukungan dari sebuah sistem informasi yang dapat diandalkan. Sebuah perusahaan yang sukses biasanya memiliki sistem informasi yang baik. Untuk itu organisasi perlu membangun sistem informasi baik sebagai pendukung kegiatan bisnisnya maupun sebagai pendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan. Pembangunan sistem informasi tentu saja bukan hal yang mudah dan dapat dilakukan dalam sekejab. Perlu perencanaan yang matang dalam setiap tahap pembangunannya. Mulai dari perencanaan sistem informasi yang dibutuhkan sampai dengan proses pengerjaannya yng tentu saja akan diwarnai dengan beberapa tahap perbaikan untuk menyempurnakan sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Satu hal yang sangat berpengaruh dalam pembangunan sistem informasi adalah siapa yang akan membangun sistem informasi. Seiring dengan dinamika bisnis yang berjalan sangat cepat, pada masa ini berbagai alternatif tersedia untuk memudahkan setiap perusahaan dalam membangun sistem informasi. Mulai dengan pembangunan yang dilakukan sendiri oleh perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan fasilitas yang ada atau lebih dikenal dengan istilah insourcing. Alternatif kedua adalah dengan melibatkan pihak luar dalam pembangunan sistem informasi atau dikenal dengan istilah outsourcing. Dalam metode ini seluruh proses pembangunan sistem informasi diserahkan kepada sebuah vendor yang dipilih oleh perusahaan. Alternatif lainnya adalah dengan gabungan dari keduanya, yaitu perusahaan menggabungkan sumber daya yang dimiliki dengan tetap menggunakan jasa pihak luar atau vendor dalam pembangunan sistem informasi.
3
Setiap metode tersebut tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangan. Setiap perusahaan tentu saja memiliki pertimbangan dalam memilih metode dalam pembangunan sistem informasi yang disesuaikan dengan kemampuan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Pemilihan metode pembangunan yang baik tentu saja akan menjadi satu pendukung keberhasilan bagi perusahaan dalam mempersiapkan sebuah sistem informasi yang baik dan mendukung kegiatan bisnisnya sehingga tujuan utama perusahaan untuk memperoleh keberhasilan dalam bisnis dapat tercapai. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan di atas, maka penulis membuat perumusan masalah sebagai berikut: 1.
Apakah keunggulan pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing?
2.
Apakah pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing memiliki kelemahan?
C. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan untuk : 1. Mengidentifikasi keunggulan dalam pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing. 2. Mengidentifikasi kelemahan dalam pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing.
D. Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan makalah ini adalah dapat diketahuinya kelebihan dan kelemahan outsourcing dalam pembangunan Sistem Informasi sebagai bahan pertimbangan dalam merencanakan pembangunan sebuah Sistem Informasi.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O’Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakaninformasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007). Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitarorganisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telahdiolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadiatau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapatlangsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkanorganisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisispermasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukanberperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yangdiperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransferinformasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang
5
akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkanumpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya (Sutono, 2007). Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
B. Outsourcing Pengertian outsoursing secara khusus didefinisikan oleh Maurice F Greaver II, pada bukunya Strategic Outsoursing, A Structured Approach to Outsoursing : Decisions and Initiatives, dijabarkan sebagai “Strategic use of outside parties to perform activities, traditionally handled by internal staff and respurces.” Menurut definisi Maurice Greaver, outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing , antara lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar.
6
Menurut O’Brien dan Marakas (2006) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan Teknologi Informasi, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi Teknologi Informasi secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Outsourcing Teknologi Informasi juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang Teknologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Bentuk kontrak outsourcing ini sendiri dapat berupa: menambahkan pengelolaan Teknologi Informasi dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar, mengkontrakkan sistem secara utuh pada pihak luar, mengkontrakan hanya sistem operasional dan fasilitasnya. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah : 1. Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Mengembangkan permohonan suatu proposal 4. Evaluasi proposal 5. Pemilihan vendor
Sedangkan beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya : 1. Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan 2. Masalah kinerja sistem informasi 3. Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka 4. Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi 5. Masalah keuangan perusahaan 6. Budaya perusahaan 7. Tekanan dari pelaksana sistem informasi
7
BAB III PEMBAHASAN
A. METODE PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis dan usaha – terutama di zaman yang semakin modern ini – mendorong setiap perusahaan untuk lebih kreatif dan mampu mengelola bisnisnya secara lebih baik. Tujuan pengelolaan ini adalah agar perusahaan dapat lebih bersaing di pasaran. Perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Dalam persaingan yang semakin ketat, informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi. Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang bekerja secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna. Informasi yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid sehingga dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan keputusan yang tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Terdapat tiga alasan mendasar penerapan system informasi dalam sebuah perusahaan yaitu mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. Pentingnya peran SI dalam sebuah perusahaan membuat setiap perusahan harus memiliki system informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan system informasinya sendiri, karena berbagai alasan. Pada dasarnya Pengembangan system informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing. Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan. Begitu pula dengan alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya. Berikut ini akan dibahas mengenai kelebihan dan kekurangan serta alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya. 8
B. OUTSOURCING Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga. Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut: • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance) • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation) • Data centre operations • End-user support • Help desk • Dukungan teknis (Technical support) • Perancangan dan desain jaringan • Network operations • Systems analysis and design • Business analysis • Systems and technical strategy
Penerapan metode outsoucing memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat dilihat dalam table berikut:
9
Kelebihan 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. 2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing. 4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. 6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
Kekurangan 1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. 2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. 3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. 4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. 5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
Dari kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh outsoucing munculk berbagai pertimbangan kenapa suatu perusahan memilih metode ini. Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan 10
dalam www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi. C. INSOURCING Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu Dalam
11
kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Keunggulan insourcing antara lain: 1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 5. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 6. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 7. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol. 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. 10. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 11. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks 12. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. 13. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar 12
Kelemahan insourcing adalah : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 3. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 5. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 7. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol. 8. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa. 9. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. 10. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com).
13
D. CO-SOURCING Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu. Pemilihan metode co-sourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal baik kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut secara efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu: 1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain 2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien. Kelebihan dari metode co-sourcing adalah : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
14
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kekurangan dari metode co-sourcing adalah : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. Beberapa alasan yang mendasari pemilihan metode co-sourcing oleh perusahaan : 1. Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi 2. Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi 3. Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan
15
4. Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan 5. Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat 6. Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya 7. Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan 8. Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik
16
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Setelah dilakukan analisa pada mekanisme outsourcing pada pembangunan sistem informasi, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan berikut : 1.
Terdapat beberapa keunggulan dalam pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing diantaranya adalah efisiensi biaya, kualitas sistem informasi yang lebih baik karena dikerjakan oleh ahli, kinerja sistem informasi, penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi.
2.
Selain memiliki beberapa kelebihan, pembangunan Sistem Informasi secara outsourcing juga memiliki kelemahan.
B. Saran Perencanaan pembangunan sistem informasi sebaiknya dimulai dengan analisa kebutuhan perusahaan akan sistem informasi. Perusahaan juga harus mengukur kemampuan baik dari segi pendanaan maupun sumber daya yang dimiliki. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem informasi merupakan suatu bentuk investasi yang tidak selamanya berjalan baik dan memerlukan pemeliharaan sehingga perlu dipersiapkan rencana pemeliharaan baik dari segi pendanaan maupun waktu dan sumber daya lainnya. Pemilihan meetode baik itu outsourcing, insourcing maupun co-sourcing sangat tergantung pada analisa yang dilakukan pada kebutuhan setiap perusahaan. Sehingga metode yang dipilih merupakan pilihan terbaik dan dapat mencapai tujuan utama perusahaan dalam pembangunan sistem informasi.
17
DAFTAR PUSTAKA
Cahyadi, I. (2012). Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen. O’ Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York. Sutono. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
18
