TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN CASE 4 CHAPTER 11 Blue Cross and Blue Shield, and Others : Pemahaman Ilmu Pengetahuan sebagai Latar Belakang Perubahan
susun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
Disusun Oleh : TEDDY RUKFIADY (EK – 9 / BPN)
2012 SIM Sistem Informasi Manajemen
1
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Oreintasi cara pandang menuju perubahan staf pelaksana di dalam sistem informasi baik di dalam sistem kerja maupun teknologi informasi, memonitor dan mendukung pusat data. Maka staff harus bisa menerima proses perubahan baru, agar proses perubahan tersebut lebih efisiensi. Perubahan menjadi bagian dari suatu usaha lebih besar untuk menerapkan IT Infrastructure Library (ITIL) dalam
rangka proses untuk meningkatkan keseluruhan
produktivitas. Ilmu
pengetahuan
merupakan
pondasi
dalam
menghadpi
tantangan
dalam
kepemimpinan untuk melakukan perubahan yang cepat agar untuk menuju perubahan manajemen. Pemahaman pada ilmu pengetahuan merupakan dasar untuk mendorong bagi CIOS untuk melakukan perubahan dan meningkatkan kemampuan staf untuk menerima perubahan tersebut. Pemimpin Perubahan adalah agen perubahan yang akan merubah para karyawan dan bisnis stakeholders untuk membangun suatu bisnis, perubahan teknologi, proses bisnis, isi tugas, dan struktur organisasi. Mereka juga membicarakan keuntungan-keuntungan program pelatihan dan perubahan secara detail tentang
aplikasi bisnis baru. Tentu saja, model
manajemen perubahan meliputi metoda untuk pengukuran pekerjaan dalam menyediakan perencanaan keuangan untuk karyawan dan stakeholders, perubahan yang mungkin diperlukan adalah sebagai tambahan, mengembangkan suatu e-Bisnis baru dalam suatu organisasi untuk karyawan bisnis, stakeholders via Internet, dan intranet. Strategi manajemen perubahan seperti itu akan mendorong stakeholder terlibat untuk perubahan yang sempurna dengan menerapkan aplikasi e-Bisnis teknologi informasi baru. Implementasi merupakan aplikasi dan strategi bisnis melalui media jaringan internet baru hanya katalisator terakhir untuk mengarah kepada perubahan organisasi yang lebih utama dan dilaksanakan oleh teknologi informasi. Menerapkan suatu aplikasi seperti proses transaksi online akan membawa efisiensi ke dalam salah satu fungsi, atau proses bisnis inti. Penerapan aplikasi e-Bisnis seperti manajemen sumber daya perusahaan atau manajemen hubungan pelanggan memerlukan tenaga ahli untuk kembali memproses bisnis inti secara SIM Sistem Informasi Manajemen
1
internal dan dengan mitra rantai persediaan, dengan begitu akan memaksa suatu perusahaan untuk menjadi salah contoh dalam menerapkan praktek bisnis industri tersebut. Tentu saja, bisnis yang utama akan memprakarsai dan memungkinkan suatu perusahaan untuk menggambarkan kembali bentuk inti bisnisnya dan mempercepat perubahan dramatis ke dalam keseluruhan rantai nilai suatu bisnis itu sendiri. Penerapan strategi Bisnis/IT baru memerlukan efek dari perubahan utama dalam kunci dimensi organisasi seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran managerial, pembagian tugas kerja karyawan, dan stakeholder hubungan yang terjalin dengan sistim informasi bisnis baru. Bagaimana pun kita melakukan tindakan, pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management CRM) dalam perusahaan saat ini. CRM didesain untuk mengimplementasikan strategi bisnis penggunaan TI untuk mendukung fokus total ke pelanggan di semua bidang di perusahaan. Namun proyek CRM sering dinyatakan gagal memenuhi tujuannya. Misalnya, menurut laporan dari Meta Group yang sangat mengejutkan, yaitu bahwa 55 hingga 75 persen dari proyek CRM gagal memenuhi tujuannya, karena masalah otomasi tenaga penjual dan "masalah budaya yang tidak teratasi" staf penjualan sering segan, atau bahkan takut menggunakan sistem CRM. Proses perubahan manajemen untuk organisasi adalah aturan perubahan keorganisasian disebabkan oleh strategi Bisnis/TI aplikasi dan perubahan proses bisnis. ini merupakan visi bisnis yang menciptakan perencanaan strategis mengevaluasi kesiap-siagaan untuk perubahan suatu organisasi dan kemudian mengembangkan perubahan strategis dan memilih pelatihan para pemimpin dan mendasarkan langkah-langkah berikutnya. Akibat dari staff yang tidak dapat menerima perubahan dan kepemimpinan akhirnya mengambil arah untuk melakukan hubungan kerja dengan pihak ketiga (outsourching) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahaan tersebut dan untuk pengembangannya beserta pelatihan kepada staff untuk dapat menggunakan aplikasi dimaksud agar dapat dipergunakan dengan baik.
SIM Sistem Informasi Manajemen
2
B. TUJUAN Dari latar belakang penulisan ini bertujuan untuk mendefinisikan langkah langkah yang diambil para CIO dalam melaksanakan perubahan aplikasi E-Bisnis/TI perusahaan serta memberikan pengertian kepada staf tentang pelaksana/pengelola sistim informasi dalam organisasi perusahaan tersebut agar lebih memahami maksud dan tujuan perubahan berdasarkan ilmu pengetahuan serta visi dari organisasi dapat terwujud. Juga pelaksanaan outsourcing sangat dibutuhkan oleh perusahaan sehubungan dengan pengembangan aplikasi yang dibutuhkan lebih efisien dibanding dengan pembangunan infrastruktur aplikasi perusahaan sendiri ataupun oleh staff ahli perusahaan.
BAB II PEMBAHASAN
A. Tinjaun Pustaka 1. Perencanaan pengembangan E-bisnis Model bisnis adalah alat perencanaan sebagai pusat perhatian semua
komponen
penting dalam bisnis terkait dengan sistem lengkap dan dilaksanakan dengan baik, memaksa usahawan dan manajer untuk berpikir kritis dan sistematis tentang nilai dan kelangsungan organisasi dalam memprakarsai perencanaan bisnis
mereka. Kemudian secara strategis
proses perencanaan dapat digunakan untuk mengembangkan strategi bisnis yang unik dan berperan besar pada model bisnis perusahaan untuk membantu
memperoleh manfaat
persaingan dalam industri dan dominasi bisnis. Baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi
dalam
bisnis dan TI untuk memenuhi nilai visi bisnis mereka. Proses adaptasi ini diperlukan karena seperti yang telah kita lihat dalam teknologi informasi cepat berubah, tetapi merupakan komponen penting dalam banyak usaha bisinis. Proses prencanaan bisnis TI memiliki tiga komponen utama : •
Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e-busines inovatif yang berfokus pada niiai pelanggan dan bisnis. Proses ini akan segera dibahas secara lebih rinci.
SIM Sistem Informasi Manajemen
3
•
Manajemen Sumber daya. Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personil SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan.
•
Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategy yang rnencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/TI perusahaan
Dalam strategi pengembangan bisnis TI tidak terlepas dari peran perencanaan aplikasi bisnis strategis. Proses perencanaan aplikasi meliputi evaluasi proposal yang dibuat oleh Bisnis/TI manajemen perusahaan untuk menggunakan teknologi informasi dalam memenuhi prioritas bisnis yang strategis serta mengembangkan lebih awal proses perencanaan, kemudian para eksekutip perusahaan dan para manajer unit bisnis mengevaluasi kasus bisnis itu untuk menanam modal dalam proyek pengembangan e-Bisnis yang diajukan ahli berdasar pada prioritas bisnis yang strategis pada akhirnya, bisnis aplikasi perencanaan melibatkan pengembangan dan menerapkan aplikasi bisnis, juga merencanakan proyek pengembangan. Gambar 1. Proses pengembangan perencaan TI untuk memenuhi prioritas bisnis strategis Rencana kegiatan
Tujuan Utama
Proposal TI untuk memenuhi Prioritas Bisinis Strategis
Kasus Bisnis untuk investasi Proyek ebusines
Tanggapan
Dalam
proses
penerapan
pengembangan
Perencanaan untuk Pengembangan Aplikasi dan Implementasi
Tanggapan
aplikasi
e-bisnis
ada
dua
perencanaan
pengembangan aplikasi yaitu pengembangan secara tradisional dan pengembangan e-bisnis modern, kita dapat membandingkan terhadap dua perencanaan tersebut keuntungan dalam keunggulan kompetitif dari penggunaan awal layanan e-Bisnis baru bagi para karyawan, pelanggan, dan stakeholder lainnya, serta dari melibatkan mereka dalam tahap “penyesuaian (fine-tuning) dari pengembangan aplikasi dapat dilihat ditabel dibawah ini :
SIM Sistem Informasi Manajemen
4
Gambar 2. Perbandingan strategis tradisional dan e-Bisnis modern Perencanaan E-bisnis tradisional
• Penyesuaian strategis: Jalur strategi TI menspesifikasikan strategi perusahaan • CEO mengesahkan visi TI yang dibentuk melaiul CIO • Proyek perkembangan aplikasi TI secara fungsional diatur sebagai solusi teknologi atas berbagai isu bisnis • Perkembangan aplikasi bertahap berdasarkan pada pembelajaran dari proyek awal
Perencanaan E-bisnis modern
• Improvisasi strategis: Strategi TI dan strategi perusahaan bisnis secara coadaptive dikembangkan berdasarkan pada petunjuk jelas dari fokus pada nilai pelanggan • CEO secara proaktif membentuk visi TI secara bersama-sama dengan CIO sebagai bagian dari strategi e-Bisnis • Proyek pengembangan aplikasi TI ditempatkan bersama dengan usaha ebusines untuk membentuk pusat keahlian bisnis yang banyak menggunakan TI • Pengembangan aplikasi perpetual berdasarkan pada pembelajaran terusmenerus dari penggunaan segera serta pembuatan prototype organ keterlibatan pemakai akhir
2. Penerapan Outsourching Pada Sistim Informasi a. Pengertian Outsourcing merupakan penyerahan pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing Menurut O’Brien dan Marakas (2006), dalam mengembangkan Sistem Informasi diantaranya: 1. Resiko tidak kembalinya investasi sangat tinggi 2. Biaya pengembangan sistem akan lebih tinggi. SIM Sistem Informasi Manajemen
5
3. Kecepatan waktu. 4. Ketidakpastian mendapatkan sistem yang tepat sesuai spesifikasi 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil b. Keuntungan dan Kelemahan outsourcing Keuntungan menggunakan outsourcing, diantaranya : 1. Biaya teknologi yang semakin meningkat akhirnya diserahkan ke outsourcer 2. Mengurangi waktu proses, 3. Jasa yang diberikan lebih berkualitas 4. Ketersediaan ilmu pengetahuan tentang sistem teknologi informasi 5. Perusahaan tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan 6. Meningkatkan fleksibilitas 7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. 8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. 9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Kelemahan outsourcing diantaranya: 1. Aplikasi yang dimiliki outsource dimungkinkan dapat ditiru oleh pesaingnya 2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. 3. Perusahaan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi 4. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal
3. Ilmu Pengetahuan Era informasi secara implisit terkandung pengertian mengenai era ilmu pengetahuan dan teknologi yang mungkin membuat semua pencapaian material dan non-material di sekitar kita. Kemajuan yang dihasilkan oleh ilmu pengetahuan dewasa ini mempunyai keberhasilan dalam menerapkan pandangan-pandangan dan temuan-temuannya, bukan hanya memperluas cakrawala dan memperdalam kepahaman manusia mengenai alam semesta, tetapi juga telah meningkatkan kemampuan kontrol manusia atas kekuatan alam bahkan atas kesadaran manusia lainnya. Kemajuan ilmu pengetahuan telah memberikan kepada manusia kekuasaan yang semakin besar atas realitas. Tidak dapat disangkal bahwa ilmu pengetahuan dan teknologi membawa berbagai problem baru menuntut kehendak untuk menyelesaikan, serta sering kali tidak tertunda. Penerapan ilmu pengetahhuan dalam kehidupan manusia membawa SIM Sistem Informasi Manajemen
6
kecenderungan berpikir bahwa ilmu pengetahuan dan teknologi dapat menyelesaikan permasalahan. Problem yang ditimbulkan oleh penerapan ilmu pengetahuan dan pemanfaatan teknologi dalam kehidupan manusia sehari-hari bukanlah problem-problem teknis ilmiah, melainkan problem yang mempunyai kandungan moral. Proses perkembangan ilmu pengetahuan digambarkan sebagai proses dari awal (tradisional) menuju era modern ; suatu proses yang tahap demi tahapnya dicirikan oleh pemahaman gerak pertumbuhan perencanaan. Kegiatan keilmuan lebih merupakan kegiatan konstruksi daripada penemuan yaitu konstruksi model-model yang harus memadai secara empiris.
B. Studi Kasus Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City adalah perusahaan asuransi di Amerika Serikat yang menawarkan asuransi kesehatan dengan menawarkan berbagai macam produk asuransi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan individu, keluarga dan bisnis. Anggota yang berpartisipasi dalam perusahaan PPO (Provider OrganisasiUtama) memiliki akses jaringan ke lebih 90 persen rumah sakit di Wisconsin dan lebih dari 80 persen dokter di Amerika Serikat di dalam jaringan. Kevin Sparks wakil ketua dari CIO Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City mencoba mendapatkan stafnya untuk mengubah cara pandang untuk mendukung pusat data pada tahun terakhir tetapi tidak didapatkannya bukan berarti ada perlawanan tetapi mereka tidak terang-terangan. Staf di Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City setuju bahwa menginstal software pemantauan otomatis, bersama dengan ruang kontrol satu pusat dan satu set proses standar untuk menanggapi masalah, akan lebih efisien daripada cara mereka menangani hal-hal sekarang-terutama melalui satu tujuan berharga. Semua orang akan setuju bahwa intelektual harus bisa berubah dalam berbagai hal untuk menemukan sendiri apa yang menjadi penyebab kekosongan dalam setiap pertemuanpertemuan untuk mengadakan perundingan dalam suatu rapat dalam organisasi. Keinginan untuk dapat kumpul merupakan kebutuhan perusahaan, memcahkan perubahan. ia menemukan dirinya dikelilingi oleh kursi-kursi kosong pada pertemuan sementara orangorang yang harus duduk di sana tidak hadir. Untuk membantu stafnya menerima proses baru, ia mengatakan PHK diambil dari meja secara otomatisasi yang diusulkan agar efisiensi proses dapat mengurangi kebutuhan. SIM Sistem Informasi Manajemen
7
Perubahan merupakan bagian dari upaya yang lebih besar untuk menerapkan IT Infrastructure Library (ITIL) kerangka proses untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan Dengan kata lain, staf Sparks itu tampaknya tidak memiliki alasan logis untuk menolak perubahan Pada level sedang lagi menciptakan suatu pondasi bagi ilmu pengetahuan dalam suatu kepemimpinan dan menghadapi tantangan
CIOS
yang merindukan sebuah perubahan
dengan cepat tanpa harapan dan menggambarkan perubahan manajemen kurang baik . Gambaran otak menunjukkan bahwa tanggapan ke perubahan umum dapat diramalkan. Dari suatu perspektif mengenai ilmu kegaiban tentang orang mati, kita semua bereaksi terhadap perubahan dengan cara yang sama kita mencoba untuk menghindari itu. Namun pemahaman dan ilmu pengetahuan otak mekanika telah menuju/mendorong pengertian yang mendalam agar membantu CIOS memperbaiki sedikit
perubahan dan meningkatkan kemampuan
masyarakat untuk menyesuaikan ke cara baru.para eksekutip cenderung untuk melakukan pemecatan terhadp karyawan yang tidak mau melakukan perubahan. Manajemen perubahan tradisional didasarkan lebih pada pelatihan terbelakang dibanding psikologi manusia. Para pemimpin menjanjikan
bonus dan promosi kepada
mereka yang sepakat mengalami perubahan, dan mereka menghukum orang yang tidak mau berubah. Kekeliruan yang dilakukan CIOS, berusaha untuk mempengaruhi semua orang termotivasi oleh ambisi. Banyak orang, terutama para profesional TI, termotivasi banyak atau lebih oleh pekerjaan itu, sebagai contoh pengembangan software untuk digunakan sebagai kesempatan untuk bergerak menuju ke arah kemajuan. Jika orang-orang ini tidak melihat suatu kesempatan untuk berubah. Salah satu cara terbaik untuk membawa para staf adalah belajar. Perusahaan Asuransi telah menyiapkan perubahan karyawannya menuju perubahan untuk berusaha agar karyawan untuk mengadakan pelatihan pada kasus asuransi. Perubahan Manajemen memakan waktu yang lama dan susah untuk mengukur orientasi CIOS. Sebelum terjadinya kegagalan pemimpin mensiasati konsultan dari
untuk melibatkan bagian luar staffnya
dengan membawa masuk
luar untuk mendiskusikan Program Infrastruktur TI ke bidang yang
berhubungan perusahaan yang akan membawa kesuksesan dan mengalami perubahan yang berarti.
SIM Sistem Informasi Manajemen
8
C. Pertanyaan Kasus 1. Walaupun proposal perubahan sangat terperinci untuk mencegah orang-orang untuk membuat koneksi sendiri seperti dibahas dalam kasus diatas, kemungkinan pemimpin mempertimbangkan
proposal
itu
untuk
tidak
diselesaikan.
Bagaimana
anda
menyeimbangkan terhadap dua perhatian itu? Petunjuk apa yang akan digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan? Jawab: Perencanaan strategis menyangkut pengembangan suatu misi organisasi, keberhasilan, strategi, kebijakan. Kerjasama dimulai dengan proses mengembangkan visi bersama, menggunakan berbagai teknik, mencakup pembentukan regu, memperagakan skenario, dan latihan konsensus. Sesi Perencanaan Regu sering meliputi ; strategis visi dan pertanyaan. Perencanaan taktis melibatkan penetapan sasaran dan pengembangan prosedur, aturan, jadwal, dan anggaran. Perencanaan operasional dilaksanakan atas basis jangka pendek untuk menerapkan dan mengendalikan operasi sehari-hari. Skenario strategi pendekatan merencanakan sistem informasi, kelompok bisnis dan manajer sistem informasi menulis dan mengevaluasi berbagai skenario bisnis. Model bisnis adalah alat perencanaan berharga sebagai pusat perhatian atas bagaimana semua komponen penting dalam bisnis terkait dengan sistem lengkap dan dilaksanakan dengan baik, memaksa usahawan dan manajer untuk berpikir
kaku dan sistematis tentang
nilai dan
kelangsungan hidup dalam memprakarsai perencanaan bisnis mereka. Kemudian secara strategis proses perencanaan dapat digunakan untuk mengembangkan strategi bisnis yang unik dan berperan besar pada model bisnis perusahaan untuk membantu memperoleh manfaat penjualan serta persaingan dalam industri dan dominasi bisnis. -
Dalam memecahkan dua permasalahan diatas tentunya kita lihat dari dua sisi yang berbeda : a. Perencanaan (proposal) dari perusahaan menyangkut pengembangan suatu misi organisasi, keberhasilan,
kebijakan. Kerjasama dimulai dengan proses
mengembangkan visi bersama,
menggunakan berbagai teknik, mencakup
pembentukan regu, memperagakan skenario, dan latihan konsensus akan tetapi dalam kasus diatas para staff perusahaan asuransi berusaha menolak menggunakan aplikasi baru dan tidak menghadiri setiap kali pertemuan dalam SIM Sistem Informasi Manajemen
9
rangka pembahasan rencana perubahan strategis dari perusahaan untuk membuat perubahan aplikasi baru. b. Akibat dari penolakan sebagian besar staff untuk melaksanakan perencanaan (proposal) dari perusahaan menyangkut dari pengembangan, akhirnya proposal tersebut tidak diselesaikan atau dilaksanakan sehingga perusahaan mengambil langkah agar para staff tidak menggunakan koneksi sendiri dalam menjalankan aplikasi perusahaan akhirnya, perusahaan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga (outsourcing) dalam pengadaan aplikasi pengembangan perusahaan dengan berbagai keamanan penggunaan. -
Petunjuk yang digunakan dalam menghadapi permasalahan diatas yaitu melalui outsoursing melibatkan pihak ketiga baik itu dalam kerangkan pengadaan aplikasi sistem perusahaan maupun terhadap pelatihan para staff asuransi untuk dapat melaksanakan atau ikut serta berperan aktif
terhadap berbagai kegiatan yang
dilaksanakan oleh pihak outsoursing terutama dalam pelatihan. 2. Kevin Sparks of Blue Cross and Blue Shield of Kansas City suatu saat meyakinkan orangorangnya akan kebutuhan perubahan. Apa yang akan anda usulkan untuk dia lakukan dalam kasus itu? Bagaimana setelah itu? Bagaimana cara merekomendasi hasil perubahan tersebut? Jawab: Kevin Sparks berusaha menyakinkan staffnya untuk melakukan perubahan cara sistem kerja dibidang teknologi informasi, memonitor dan mendukung pusat data untuk masa depan. Penerapan monitoring software, bersama dipusatkan satu proses baku untuk menjawab permasalahan, akan lebih efisien dibanding dengan cara lain, akan tetapi dia belum mendapatkan harapan atau keinginan itu. − Rekomendasi yang diusulkan dalam memecahkan permasalahan diatas bahwa Kevin Sparks akan membantu staffnya untuk menerima proses perubahan, dengan cara membuka sementara kantornya, untuk menuju proses yang efisiensi dan mengurangi kebutuhan perusahaan dengan menambah jam kerja yang lebih bagi mereka dengan banyak belajar terhadap perubahan aplikasi yang direncanakan dengan menerapkan Perpustakaan Infrastruktur Teknologi Informasi (ITIL) dalam rangka meningkatkan proses produktivitas. − Kevin Spark setelah itu dalam menangani perubahan menjanjikan
bonus dan
promosi ke staff dan menghukum yang tidak mau berubah. Pemimpin, seperti CIOS, SIM Sistem Informasi Manajemen
10
berusaha untuk mempengaruhi cara skeptis bahwa orang termotivasi karena ambisi. Tetapi banyak staff terutama para profesional TI, termotivasi banyak oleh pekerjaan, sebagai contoh pengembangan software yang digunakan untuk bergerak menuju software yang lebih tinggi. − Cara merekomendasi keberhasilan bisnis perusahaan dengan teknologi informasi merupakan sumber daya bisnis penting yang harus dikelola dengan benar, teknologi informasi memainkan peranan penting dalam memastikan keberhasilan atau kegagalan usaha mengelola sistim dan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis modern perusahaan saat ini adalah tantangan besar unuk para manager bisnis dan TI serta para praktis bisnis. Pendekatan manajerial untuk mengelola teknologi informasi dalam perusahaan besar memiliki tiga komponen yaitu : 1.
Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagi strategi bisnis/TI dipimpin oleh CEO dan CIO (chief information Oficer) proposal dikembangan oleh para menajer bisnis dan pakar TI agar dapat mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan. Proses perencanaan bisnis /TI sesuai dengan tujuan bisnis strategis TI proses tersebut meliputi evaluasi proyek bisis/TI yang diajukan.
2.
Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis /TI baru. Ini adalah ranggung jawab utama dari CIO dan CTO (chief technology officer). Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan. sistem informasi dan implementasinya
3. Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI. CIO dan para manajer TI berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan para pakar TI yang biasanya diatur dalam berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya. Selain itu mereka bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur TI dari hardware, Sofware, database asuransi, dan sumber daya TI lainnya, yang diperoleh, dioperasikan, dimonitor, dan dipelihara 3.
Perubahan organisasi adalah keluar tanpa promosi dan pemberhentian sementara. Jalan apa yang dibahas dan digunakan dalam kasus itu untuk merespons terhadap perubahan yang diusulkan? Usulkan beberapa dasar dari pemikiran mereka. Jawab : Proses perubahan akan merubah staff dan stakeholders bisnis untuk membangun suatu bisnis, perubahan teknologi, proses bisnis, tugas, dan struktur
SIM Sistem Informasi Manajemen
organisasi. 11
Mereka juga membicarakan keuntungan-keuntungan program pelatihan dan perubahan secara detil tentang aplikasi bisnis baru. Tentu saja, model manajemen perubahan meliputi metoda untuk pengukuran pekerjaan dalam
menyediakan
perencanaan keuangan untuk staff dan stakeholders, perubahan yang mungkin diperlukan
untuk
mengembangkan
suatu
perubahan
organisasi
dengan
pendirian/penetapan staff bisnis stakeholders via Internet, dan intranet dapat dilakukan dengan diskusi kelompok. Strategi manajemen perubahan seperti itu akan mendorong stakeholder terlibat dalam
perubahan yang sempurna
dengan
menerapkan teknologi informasi baru. Perubahan organisasi yang dijalankan adalah dilakukan untuk keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama
terletak
pada
kualitas
orang-orangnya.
Banyak
perusahaan
yang
menggunakan komputer, merekrut, melatih, dan melatih kembali personel TI yang berkualifikasi sebagai salah satu tantangan mereka. Mengelola fungsi layanan informasi melibatkan manajemen. Salah satu pekerjaan yang paling penting dari CIO layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini. Staff harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan teknologi dengan cepat. Kinerja staff harus secara terus-menerus dievaluasi dan dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi. Tingkat gaji dan upah harus ditetapkan, dan jalur karier harus didesain agar setiap orang dapat bergerak ke level yang tinggi melalui promosi dan transfer keahlian. − Usulan dari beberapa dasar pemikiran yaitu bahwa
manajemen perubahan
(change management) organisasi. Mencakup aktivitas pengembangan motivasi untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja. Demikian juga dengan desain program untuk merekrut dan melatih karyawan dalam kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja akan terus berubah. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan mengembangkan program untuk mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya, implementasi aplikasi bisnis
baru
seperti
manajemen
hubungan
pelanggan
dapat
melibatkan
pengembangan rencana aksi perubahan (change action plan), penugasan manajer tertentu sebagai sponsor perubahan (change sponsors), pengembangan tim SIM Sistem Informasi Manajemen
12
perubahan (change teams) karyawan, dan mendorong komunikasi terbuka dan tanggapan
mengenai
perubahan
organisasi.
Beberapa
hal
utama
yang
direkomendasikan pada perubahan oleh para ahli sebagai berikut: •
Libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi.
•
Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya.
•
Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi.
•
Berikan insentif keuangan dan pengakuan.
•
Bekerjalah di dalam budaya perusahaan, bukan di sekitarnya.
− Usulan kedua sehubungan dengan penolakan staff terhadap perubahan pengembangan aplikasi maka perusahaan mengambil langkah untuk membatasi gerak staff terhadap pemakaian aplikasi dengan menggunakan jasa pihak ketiga atau strategi outsourcing dengan beberapa pertimbangan perusahaan diantaranya: a. Resiko tidak kembalinya investasi sangat tinggi b. Biaya pengembangan sistem akan lebih tinggi. c. Kecepatan waktu. d. Ketidakpastian mendapatkan sistem yang tepat sesuai spesifikasi e. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu lama. f. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil BAB III KESIMPULAN
Bahwa berdasarkan penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Manajemen perubahan
akan merubah para karyawan dan bisnis stakeholders untuk
membangun suatu bisnis, perubahan teknologi, proses bisnis, isi tugas, dan struktur organisasi. Penerapan strategi Bisnis/IT baru memerlukan efek dari perubahan utama dalam kunci dimensi organisasi seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran managerial, pembagian tugas kerja karyawan, dan stakeholder hubungan yang terjalin dengan sistim informasi bisnis baru. SIM Sistem Informasi Manajemen
13
2. Proses prencanaan bisnis TI memiliki tiga komponen utama : − Pengembangan strategi − Manajemen Sumber daya − Arsitektur teknologi 3. Pendekatan manajerial untuk mengelola teknologi informasi dalam perusahaan yaitu a. Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagi strategi bisnis/TI dipimpin oleh CEO dan CIO b. Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis /TI baru. c. Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI. 4. Proses perubahan akan merubah staff dan stakeholders bisnis untuk membangun suatu bisnis, perubahan teknologi, proses bisnis, tugas, dan struktur organisasi. Mereka juga membicarakan keuntungan-keuntungan program pelatihan dan perubahan secara detil tentang aplikasi bisnis baru. Kinerja staff harus secara terus-menerus dievaluasi dan dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi. Tingkat gaji dan upah harus ditetapkan, dan jalur karier harus didesain agar setiap orang dapat bergerak ke level yang tinggi melalui promosi dan transfer keahlian.
SIM Sistem Informasi Manajemen
14
