Tugas Individu Chapter O'brian, Mata Kuliah : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Chapter 11 Real Case Study 2 CASE STUDY CENTENE, FLOWSERVE ANDA SHAW INDUSTRIES: RELATIONSHIP, COLLABORATION AND PROJECT SUCCESS
STUDI KASUS CENTENE, FLOWSERVE DAN SHAW INDUSTRIES: HUBUNGAN KERJASAMA, KOLABORASI DAN KEBERHASILAN PROYEK
Dosen: Dr. Ir ARIF IMAM SUROSO, M.Sc
Oleh: RESTI NURIANINGSIH P056111341.47
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
A.
PENDAHULUAN Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem informasi
yang dapat melakukan semua pengolahan transaksi yang diperlukan oleh organisasi, dan juga dapat memberikan dukungan-dukungan informasi serta pengolahan fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Organisasi dalam perusahaan membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Agar informasi dapat tersampaikan dengan baik ke tempat tujuannya, maka strategi dan operasi teknologi informasi mempunyai peranan penting. Pentingnya strategi dan operasi teknologi informasi diperlukan untuk mengubah suatu perusahaan untuk dapat bersaing menjadi pembangkit daya global. Tahap pertama yang harus dilakukan adalah menuyusun Rencana-rencana yang akan dilakukan dengan melibatkan semua aspekaspek yang memiliki peranan masing-masing sehingga teknologi informasi yang akan digunakan dapat ditentukan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses perencaan adalah sebagai berikut: 1. Membangun Tim, permodelan, dan consensus. 2. Mengevaluasi apa yang telah dicapai organisasi dan sumber daya yang digunakan. 3. Menganalisis bisnis, ekonomi, politis dan lingkungan masyarakat. 4. Mengevaluasi dan mengantisipasi dampak perkembangan di masa depan. 5. Membangun visi demi kebehasilan tujuan bersama yang ingin di capai. 6. Memutuskan tindakan yang akan di ambil untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk dapat mensukseskan rencana-rencana yang telah dibuat atau menjadi pembangkit daya global, diperlukan hubungan kolaborasi, kerja sama dan penentu keberhasilan proyek perusahaan seperti yang pada kasus Centene, Flowserve dan Shaw Industries.
1
B.
CENTENE, FLOWSERVE DAN SHAW INDUSTRI Kerja sama yang dilakukan antar perusahaan sangat penting dalam
memajukan
tujuan perusahaan dan dengan kerjasama yang menguntungkan.
Kerja sama merupakan suatu tindakan yang merujuk pada seseorang atau sutau organisasi perusahaan dengan menggunakan metode-metode yang telah disetujui oleh kedua belah pihak perusahaan. Contoh kerja sama yang dilakukan yaitu studi kasus Centene, Flowserve, dan Shaw Industries Kasus Centene, Flowserve dan Shaw Industries adalah contoh nyata bahwa kerja sama perusahaan harus dibangun yang dipengaruhi oleh faktr internal dan faktor eksternal perusahaan. Suatu kerja sama yang baik akan terbangun apabila terdapat tujuan yang sama yang kemudian akan dilakukan tahapan konsensus untuk memperkuat dan merencanakan apa yang telah direncanakan tersebut. Kasus yang terdapat pada Centene, Flowserve dan Shaw Industries, dimana mereka melakukan perencanaan untuk merubah sistem yang terdapat di perusahaan dengan menggunakan pembaruan dari sisi IT yang dapat menghubungkan sistem perusahaan dalam lingkungan perusahaannya sendiri (intranet), penghubung perusahaan dengan relasi perusahaan atau perusahaan cabang (ekstranet), dan penghubung perusahaan dengan konsumen atau masyrarakat luas (internet). Demi berjalannya sistem infomasi teknologi yang baik, diperlukan kerja sama, kolaborasi dan hubungan proyek yang baik.
C.
CONTOH KASUS 2 Centene,
provider
penyedia
perawatan/pemeliharaan,
baru
saja
mengembangkan sebuah sistem keuangan baru. CIO Don Imholz berkata bahwa proyek tersebut melibatkan beberapa modul PeopleSoft, sebagaimana perencana keuangan dan software laporan dari Hyperion, yang dapat selesai sangat cepat selama 12 bulan dan biaya sesuai anggaran. Don Imholz percaya proyek ini berhasil karena beberapa alasan, yaitu hubungan kerjasama yang baik antara organisasi IT, keuangan dan sumber daya
2
yang ada. Dengan kata lain kesuksesan proyek tersebut dikarenakan keterampilan orang-orang yang terlibat. Hubungan konstruktif antara IT dan keuangan, pada akhirnya menjaga proyek tetap pada jalurnya, ketika yang berjalan menjadi sulit. Sebagai contoh, pada satu titik, tim proyek mengalami masalah mengatur lingkungan teknis yang dibutuhkan untuk menyebarkan modul Hyperion yang merupakan bagian ketiga ketika menjadi pusat. Kesulitannya adalah IT menemui proyek yang jadwalnya beresiko, kata Imholz. Memiliki hubungan antara IT dan bagian keuangan menjadi semakin sengit, organisasi akan saling menunjuk satu sama lain, yang mengakibatkan tertundanya proyek semakin jauh. Namun, kata Imholz, mereka bekerja sama untuk memulihkan waktu yang hilang dan menjaga pelaksanaannya tetap sesuai jadwal. “Kami bisa menyalahkan satu sama lain dan berkata kita tidak bisa membantu,” kata CIO. “Tetapi tidak ada gunanya melakukan itu. Itu menunda untuk mendapatkan solusi. Jika IT atau bagian keuangan mencoba untuk memulihkan jadwal masing-masing, itu tidak akan terjadi. Kami harus melakukannya bersama-sama.” Hubungan yang baik antara IT dan rekan bisnis, manajer proyek dan staf IT, manajer proyek dan pemangku kepentingan, menjaga proyek IT tetap pada jalurnya, kata pemimpin IT dan ahli manajemen proyek. Hubungan yang buruk, bagaimanapun juga, akan menjadi penyebab utama dari kegagalan proyek. Menghadapi tekanan operasional dan peraturan, Linda Jojo, Flowserve CIO, menyadari itu adalah waktunya untuk menyederhanakan keseluruhan infrastruktur perusahaan IT, sebuah usaha keras yang akan membawa pengaruh besar melintasi penyebaran perusahaan dilebih dari 56 negara. Pada Flowserve, penyedia pompa, katup, segel, otomatisasi, dan layanan pada perusahan listrik, minyak, gas, bahan kimia, dan industri yang lain, tugas Jojo sangat berat pada perubahan IT sebagai perusahaan mencari proses dan sistem terkini: mengembangkan infrastruktur IT yang umum, memperkenalkan kemampuan bantuan global, dan memotong lusinan sistem ERP yang terpisah.
3
Tetapi itu tidak menghentikannya mengambil keputusan pendekatan bisnis untuk menyederhanakan jejak langkah IT Flowserve. “Langkah pertama adalah meyakinkan bahwa ini tidak terlihat sebagai proyek IT,” kata Jojo. “Dari CEO kami, pemimpin tim kami dan Dewan Direksi kami terlibat, kami meyakini bahwa proyek ini adalah sesuatu yang kami selalu bicarakan bahwa ini pengaruh bisnis. “ Ini adalah taktik yang membantu mengatur lingkup untuk proyek yang dapat menjadi berat. Sebagai awalan, Jojo membantu menyatukan 35 perwakilan divisional dari lintas dunia pada markas perusahaa. Di sini, DIselenggarakan konferensi selama 17 minggu, perwakilan divisional ini mempelajari berbagai sistem dan proses yang terpisah, memutuskan pengembangan apa yang layak dan tidak layak dilakukan. Hasilnya adalah cetak biru untuk standar bisnis, desain umum pengelompokan data-data finansial, dan kreasi dari data standar untuk pelanggan dan penyuplai. Sebagai tambahan, untuk menciptakan perimeter proyek, Jojo berkata bahwa dengan melibatkan para pemimpin bisnis pada fase desain yang kritis, dia mampu untuk mengumpulkan dukungan yang tersebar untuk inisiatif strategi perusahaan bisnis yang memakan biaya lebih dari 60 juta dollar lebih dari 4 tahun. “Saya telah melihat proyek yang seharusnya berhasil, menjadi benar-benar gagal karena permasalahan hubungan,” kata Greg Livingstone, Direktur Perencanaan dan Sistem Pengembangan IS pada Shaw Industri, Perusahaan Bahan Lantai. Dalam situasi yang lain, ketika rasa saling percaya bertahan antara manajer proyek IT dan para pemangku kepentingan, “Manajer Proyek IT lebih mungkin untuk mendiskusikan masalah yang dapat mengancam proyek yang mereka kerjakan,” kata Imholz. Jika watak yang buruk bertahan antara dua kelompok, manajer proyek tidak boleh cenderung untuk menunjuk masalah tersebut, atau mereka mencoba untuk menutupinya. “Apabila Anda melihat proyek itu gagal, tanpa terkecuali seseorang pada proyek itu telah mengetahui sesuatu akan menjadi buruk,” kata Imholz. “Jika Anda tidak memiliki hubungan baik dan kepercayaan, hal itu tidak akan muncul.
4
Dan ketika Anda tidak melakukan sesuatu pun mengenai masalah tersebut dengan sikap yang tepat pada waktunya, masalah itu tanpa terkecuali akan menjadi semakin membesar. Pada banyak kasus, masalah kecil menjadi lebih serius karena mereka tidak mengatasinya dengan sikap yang tepat pada waktunya. Budaya keterbukaan itu sangat penting untuk performa proyek yang baik.” Selanjutnya, ketika sesuatu berjalan kearah yang salah pada proyek, rekan bisnis kurang memungkinkan untuk menempatkan kesalahan satu-satunya pada mereka di IT jika seandainya mereka peduli pada IT, kata Shaw Industry Livingston. Kenyataannya, mereka lebih mungkin untuk memberikan IT waktu ekstra pada jadwal proyek,” lanjutnya. “Tidak peduli dengan teknologi yang anda gunakan, bagaimana berbakatnya
staf
teknologi
Anda
dan
bagaimana
rekan
bisnis
yang
berpengetahuan pada proses dan peningkatan bisnis: setiap inisiatif sistem akan memiliki masalah,” kata Livingston. “Apabila Anda tidak memiliki hubungan baik, Anda terpaksa menunjuk jari sebagai tentangan menjadi transparan dan mengakui “kami mengacaukannya” atau “kami tidak mengujinya dengan baik“. Apabila Anda memiliki hubungan yang baik, Anda akan duduk dan menemukan jalannya agar berhasil. Keputusan yang berakibat pada proyek juga membuat lebih tepat ketika semua orang terlibat. “Keputusan yang cepat dan baik itu sangat penting untuk menjaga proyek tetap berada pada jalurnya,” kata Imholz. “Kegagalan senior dalam membuat keputusan akan membuat level organisasi lebih rendah. Apabila Anda memiliki pengembang perangkat lunak yang menunggu keputusan pada persyaratan bisnis, ada tiga hal yang bisa terjadi: dia dapat menebak apa yang harus dilakukan dan menebak dengan tepat. Dia dapat menunggu untuk keputusannya dan selama dia menunggu dia tidak produktif. Yang ketiga, dia dapat menebak dan tebakannya salah. Jika itu adalah kemungkinan yang sama, dua pertiga dari waktunya akan menjadi pengganggu proyek. Dan jika Anda cukup mengatur keputusan tersebut di atas semua dan yang lainya, itu akan membawa dampak buruk pada proyek.” Walaupun dampak positif dari hubungan baik terjadi pada manajemen proyek, manajer proyek IT mengandalkan pada software dan metodologi daripada
5
membangun hubungan ketika mereka perlu untuk meningkatkan kemampuannya. Tidak masalah: dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk membangun hubungan, software terlihat lebih cepat diselesaikan. Manajer proyek IT juga lebih nyaman dengan peralatannya. Shaw Industries’s Livingston menggunakan Skrum, software cerdas untuk mengembangkan latihan, untuk meningkatkan hubungan antara IT dan rekan bisnis dan memastikan kesuksesan proyek. Dengan Skrum, Kata Livingston, rekan bisnis bertemu dengan IT selama empat sampai delapan jam merencanakan pertemuan untuk melihat keseluruhan proyek yang belum dikerjakan untuk bersama-sama menentukan mana yang akan membawa nilai tertinggi pada Shaw Industries. IT kemudian memisahkan proyek kedalam percepatan – peningkatan 30 hari kerja. Ketika IT menyelesaikannya, rekan bisnis menaksir perkembangan IT dan memberi saran perubahan yang diperlukan. “Metodologi
pengembangan
yang
cerdas,
hanya
dengan
desain,
mempromosikan hubungan yang lebih baik,” kata Livingston. “Skrum dan interaksi paksaan yang cerdas lebih sering berdasar. Dengan melakukannya, IT memberikan solusi pada peningkatan dasar bisnis, bertentangan dengan metode air terjun, dimana satu setengah tahun sebelumnya bisnis terlihat membuahkan inisiatif. Livingston berkata hal itu tidak perlu untuk IT dan fungsi bisnis lainnya turut serta secara lancar dan cerdas untuk bekerja efektif. Secara cerdas bekerja bahkan jika terdapat ketegangan antar kelompok, dia berkata, “Kami memiliki kelompok dengan hubungan yang bermasalah, dan tentu saja pada rapat permulaan tidak selalu efektif keluar dari gerbang,” lanjutnya. “Tetapi setidaknya kita setuju bahwa kita akan fokus pada 15 kunci utama dalam waktu 30 hari ke depan, dan pada akhir hari ke 30, kami akan berikan kembali kepada anda.” Proses anatara IT dan rekan bisnis untuk mengutamakan proyek bersamasama dan setuju pada 15 item IT akan selesai dalam 30 hari. Skrum juga kemudian mendorong kebiasaan IT. Pada hari yang terakhir dari 30 hari, IT harus menunjukkan sesuatu untuk kerjaannya. Skrum membuat IT dapat diperhitungkan dalam bisnis.
6
Ketika rekan bisnis melihat IT membuat kemajuan yang nyata setiap 30 hari, kepercayaan diri IT tumbuh. Kata Livingston. “Seandainya rekan bisnis melihat hasilnya lebih sering daripada yang sebelumnya mereka gunakan, hubungan menjadi lebih baik. Promosi yang cerdas, hubungan yang lebih baik hanya dengan mendrobak proses, mendrobak interaksi.” Di antara struktur yang skrum kesankan dan hubungan baik yang tumbuh keluar dari hal tersebut, hasil dari proyek meningkat. Livingston berkata Shaw Industries melihat ini terjadi : “Kolaborasi yang lebih baik menghasilkan nilai yang lebih baik untuk bisnis”.
D.
PERTANYAN CASE 2 1. Mengapa anda berpikir praktek yang dijelaskan dalam kasus tersebut menyebabkan keberhasilan untuk perusahaan-perusahaan? Jawaban: Sebuah perusahaan terdiri dari berbagai bagian yang berbeda-beda namun saling berkolaborasi satu sama lain demi tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan dapat tercapai jika seluruh bagian di perusahaan mampu menjalin kerja sama untuk menyusun rencana, pelaksanaan rencana tersebut,
evaluasi
hasil
dan
permasalahan
yang
timbul
dalam
pelaksanaanya, serta mengimplementasikan hasil evaluasi tersebut pada rencana berikutnya. Kasus Centene, Flowserve dan Shaw Industries menunjukkan bahwa pentingnya jalinan kerja sama dalam perusahan, baik secara internal mereka, seperti implementasi teknologi dalam sistem keuangan, atau pun secara eksternal dengan rekan bisnisnya. Semua ini ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan demi kepentingan seluruh pihak.
7
2. Bagaimana
mereka
mengubah
struktur
proyek
sehingga
kemungkinan hasil yang positif meningkat? Jawaban: Dasar dari mengubah struktur proyek adalah dukungan dari seluruh bagian perusahaan. Dengan adanya kesadaran bersama akan dukungan tersebut apapun dapat dilalui demi mencapai tujuan perusahaan. Centene, Flowserve dan Shaw Industries, mengubah struktur proyek dalam perusahaan diawali dengan membentuk tim yang bertugas mengevaluasi terhadap proyek yang sedang berjalan. Dari hasil evaluasi tersebut disusun rencana perbaikan dan memutuskan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perubahan struktur proyek tersebut dapat berhasil dengan dukungan SDM yang handal dan koperatif, ditandai dengan hubungan yang berkualitas antara bagian teknologi dan keuangan, serta bekerja sama menjalankan proyek untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Pada kasus Shaw industry, bagaimana Scrum membantunya? Jawaban: Shaw Industries menggunakan skrum, yaitu software cerdas yang mengembangkan pelatihan, untuk meningkatkan hubungan antara IT dan rekan bisnis serta memastikan kesuksesan proyek. Dengan Scrum, mitra bisnis bertemu dengan IT dalam pertemuan empat sampai delapan jam perencanaan untuk melihat semua proyek yang belum dikerjakan dan bersama-sama menentukan mana yang akan membawa nilai terbesar untuk Shaw Industries. Proses ini memaksa IT dan mitra bisnis untuk memprioritaskan proyek bersama dan menyepakati
item-item
yang akan diselesaikan
dalam 30 hari. Pada akhir hari ke-30, IT harus menunjukkan suatu hasil dari pekerjaannya. Scrum membuat IT bertanggung jawab kepada bisnis. Ketika mitra bisnis melihat IT membuat kemajuan nyata setiap 30 hari, kepercayaan diri mereka dalam IT akan tumbuh.
8
4. Membarikan 3 contoh kasus di atas, jelaskan dimana dan bagaimana berbagai aktivitas membantu perusahaan menggerakkan proyek? Jawaban: Kerjasama dan hubungan yang baik di antara seluruh bagian perusahaan, rasa saling percaya serta menjaga konsensus yang telah disepakati, akan meningkatkan efisiensi waktu, rekomendasi yang lebih baik, dan peningkatan penyelesaian proyek. Semua hal tersebut saling mendorong kesuksesan proyek sehingga perusahaan lebih baik, lebih positif, lebih memberikan nilai tinggi dan memudahkan pihak-pihak terkait dalam proyek. 5. Menggunakan contoh-contoh dari kasus dan pemahaman anda sendiri tentang bagaimana mereka bekerja, dapat anda menyaring seperangkat rekomendasi bahwa perusahaan harus mengikuti ketika mengelola proyek-proyek berbasis teknologi. Apakah ini bersifat universal, atau apakah anda menambahkan keterbatasan penerapan mereka? Jawaban: Teknologi bersifat universal. Teknologi informasi telah menjadi hal vital
dalam
kemajuan
seluruh
perusahaan.
Teknologi
informasi
meningkatkan efektifitas pekerjaan melalui efisiensi waktu dan informasi yang berkualitas, baik dalam hal komunikasi internal perusahan maupun eksternal perusahaan dengan rekannya.
9
E.
KESIMPULAN Sebuah proyek informasi terknologi (IT) bukanlah proyek yang hanya
merupakan kepentingan dari bagian IT saja. Akan tetapi, proyek tersebut memiliki keseluruhan bagian di perusahaan. Tanpa dukungan dari seluruh bagian perusahaan proyek tersebut hanya akan menemui kesulitan dan berakhir dengan kegagalan. Oleh karena itu dibutuhkan kolaborasi yang baik, kerja sama dan interaksi antara bagian IT dengan seluruh bagian di perusahaan yang terkait dengan proyek. Tujuannya adalah mendeteksi sedini mungkin hal-hal atau permasalahan yang dapat menggangu keberlangsungan proyek. Centene, Flowserve dan Shaw Industri telah membuktikan bahwa tanpa kolaborasi, kerja sama, dan hubungan yang baik dengan keseluruhan bagian perusahaan, maka proyek IT mereka akan menemui masalah dan terancam gagal.
F.
SARAN Keberhasilan suatu proyek dalam bagian di perusahan sangat ditentukan
oleh kolaborasi dan kerja sama antar bagian perusahaan. Penggunaan IT pada masing-masing perusahaan perlu ditingkatkan dengan bantuan sumber daya manusia yang berkualitas yang telah dibekali oleh pelatihan dan pengembangan karyawan pada sistem IT.
10
G.
DAFTAR ISI
Davis, G.B. 2002. Sistem Informasi Manajemen. PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Indrajit, Richardus Eko. 2004. Integrated Project Management. Andi Offset, Yogyakarta. Lock, Danis. 1992. Manajemen Proyek. Erlangga, Jakarta. Raharjo, Budi. 2002. Sistem Informasi Manajemen. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Suwarni, Tri. 1991. Sistem Informasi Manajemen. Adi Offset, Yogyakarta.
11
