Schrijfwijzer voor Rijkswaterstaters

abcdefgh

Schrijfwijzer voor Rijkswaterstaters Een lekker leesbare tekst in lijn met de RWShuisstijl 17 september 2007

abcdefgh

Schrijfwijzer voor Rijkswaterstaters Een lekker leesbare tekst in lijn met de RWShuisstijl

12 september 2007

Auteur: Monique Gooren, redacteur/tekstschrijver RWS Corporate Dienst Eenheid Communicatie Afdeling Expertise

Inhoudsopgave ........................................................................................

3

1

Inleiding: wat is een goede tekst? 5

2

Wie is je lezer? 6

3 3.1 3.2

Wat wil je zeggen en hoe zeg je het? 8 Volgorde 8 Toon 8

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

De opbouw van de tekst 10 Alinea's 10 To the point 11 Ritme van zinnen 11 Heldere zinsconstructies 12 Tangconstructie 12 Actieve zinnen 13

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Te vermijden taalgebruik 14 Versluierend taalgebruik 14 Pompeus taalgebruik 15 Abstract taalgebruik 15 Vakjargon 16 Managerstaalgebruik 16 Onduidelijk taalgebruik 17

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Voor de gevorderde schrijver 18 Tussenkoppen 18 Cliffhangers 18 Actieve werkwoorden 18 (Geen) naamwoordstijl 19 Tekst in de week zetten 19

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9

De puntjes op de -i- 20 Afkortingen 20 Hoofdletters 21 Data 21 Eenheden 21 Getallen 22 Tijdsaanduidingen 22 Tussenkoppen 22 Titels 22 Colofon 24

Schrijfwijzer voor Rijkswaterstaters

Kaders met steekwoorden RWS - Dienstverlenend 6 - Publiekgericht netwerkmanager 7 - Nuchter 11 - Constructief 12 - Doordacht 13 - Helder 14 - Trots en gedreven 19 - Herkenbaar 20

Bijlage: RWS jargon – de top honderd 25

4


1 Inleiding: wat is een goede tekst? ........................................................................................

Samen produceren wij bij Rijkswaterstaat massa’s teksten. En die teksten zijn bedoeld voor uiteenlopende lezersgroepen. Daaronder vallen communicatiemiddelen als webteksten, nieuwsbrieven en brochures die informeren over alles wat er nu bij RWS loopt of nog gaat gebeuren. Daartoe rekenen we ook de brieven die wij naar burgers sturen en naar externe partijen waarmee wij te maken hebben. En daartoe behoren beleidsstukken, rapporten en memo’s die wij intern produceren en verspreiden. Laat je tekst opbloeien Wat voor tekst we ook moeten schrijven, we willen allemaal een goede tekst schrijven. Een tekst die de lezer graag leest en meteen snapt. Maar wat is dat eigenlijk, een goede tekst? Zelfs beroepsschrijvers vinden het soms lastig om dat helder uit de doeken te doen. Toch zijn er wel aanwijzingen te geven waarvan elke tekst opbloeit. De handvatten van deze Schrijfwijzer helpen iedere RWS’er een lekker leesbare tekst te schrijven.

Steekwoorden Rijkswaterstaat wil zich met een duidelijk herkenbaar eigen gezicht aan de buitenwereld laten zien. Een reeks steekwoorden helpt RWS om zich in woord en beeld te profileren: dienstverlenend, publieksgericht netwerkmanager, nuchter, constructief, doordacht, helder, trots en gedreven, herkenbaar. Maar hoe vertaal je die steekwoorden naar je eigen tekst? In de kaders vind je de steekwoorden met daarbij een heldere uitleg hoe je ze als een leidraad kunt zien bij het schrijven.

5


2 Wie is je lezer? ........................................................................................

We lezen heel wat af. Op het werk, thuis, in de trein. Gedrukte teksten en digitale teksten. Dat lezen wordt leuker wanneer een tekst probeert je te verleiden en te prikkelen. En dat geldt niet slechts voor een brochure die nadrukkelijk is geschreven met de bedoeling anderen te informeren of te overtuigen. Het geldt in feite voor alle teksten die bedoeld zijn voor een ander dan jezelf. Elke tekst kan de lezer aan de hand nemen om hem door het stuk te loodsen. De lezer hoeft niet alles te weten Je weet ongetwijfeld een heleboel af van het onderwerp van je tekst. Dat is goed. Maar houd je in. Je hoeft niet al die kennis in je tekst kwijt zien te raken. Daarmee overspoel je de lezer met informatie en overspeel je je hand. Als schrijver van de tekst wil je dat je lezer de tekst uitleest en begrijpt. Verplaats je daarom tijdens het schrijven in die lezer. Bedenk dus tevoren welke informatie je de lezer wilt aanreiken en waarom: Waarom zit de lezer op deze informatie te wachten? Wat voegt deze kennis toe? Wat moet de lezer na lezing weten of ervaren?

Dienstverlenend Een tekst sluit aan bij de kernwaarde dienstverlenend, als hij voorziet in de behoeften van de lezer: - wat heeft de lezer aan deze informatie? - kan hij snel in de tekst vinden wat hij zoekt? - roept de tekst geen nieuwe vragen bij hem op?

Draad verhaal kwijt Je moet er niet alleen bij stilstaan of je je lezer overvoert met informatie. Je moet die informatie ook in een duidelijke lijn opdienen. Anders raakt de lezer de draad van je verhaal kwijt. Probeer zo kort mogelijk te formuleren en waar nodig de informatie toe te lichten. Zo schrijf je een tekst die de lezer goed kan begrijpen.

Niet zo De omlegging bij Halsteren omvat circa 5,6 kilometer nieuwe autosnelweg bestaande uit: een nieuw stuk snelweg van circa 4,5 kilometer met 2x2 rijstroken tussen de aansluiting Halsteren (Eendrachtweg) en de aansluiting Bergen op Zoom Noord (Randweg Noord), aan de noordzijde

6


aansluitend op de N259 (Steenbergseweg) en aan de zuidzijde aansluitend op de bestaande A4 bij Bergen op Zoom Noord.

Maar zo Bij Halsteren komt een nieuw traject van de A4 van ruim vier kilometer lengte. Deze nieuwe weg bestaat uit 2x2 rijstroken vanaf de nieuwe aansluiting Halsteren bij de Eendrachtweg tot aan de huidige aansluiting Bergen op Zoom Noord van de A4. De autosnelweg sluit in het noorden bij de Steenbergseweg aan op de N259. Bij het knooppunt Zoomland kruisen de A58 en de A4 elkaar. Het deel van de A4 dat vanaf de aansluiting Bergen op Zoom Noord naar het knooppunt loopt, wordt opgeknapt.

Publieksgericht netwerkmanager Een tekst die de lezer tegemoetkomt, draagt bij aan de rol van RWS als publieksgericht netwerkmanager. RWS is deskundig op het gebied van wegen waterbouw en waterbeheersing. De lezer moet hierop kunnen vertrouwen. Dit vraagt om teksten die voor lezers binnen en buiten de organisatie een betrouwbare bron van informatie zijn. RWS stelt de lezer centraal door hem de gewenste informatie te bieden zonder te schermen met vakjargon of abstract taalgebruik.

Vuistregel Houd bij alles wat je schrijft de volgende vuistregel in gedachten:

De stijl mag niet afleiden van de inhoud Als de lezer de tekst niet in één keer snapt, mist de tekst zijn doel. De lezer moet door de tekst heen kunnen glijden dankzij het heldere Nederlands en de afwezigheid van nodeloos moeilijke woorden.

7


3 Wat wil je zeggen en hoe zeg je het? ........................................................................................

Jezelf vragen stellen Hoezeer teksten ook van elkaar mogen verschillen, goede teksten hebben met elkaar gemeen dat de lezer ze in één keer snapt. De lezer moet geen moeite hoeven doen om de boodschap te ontcijferen. Als schrijver heb je dan ook de meeste kans een goede tekst op papier te krijgen, als je jezelf de volgende vragen stelt voordat je met schrijven begint: waarom schrijf ik deze tekst? (doel) wat wil ik zeggen? (boodschap) voor wie schrijf ik deze tekst? (doelgroep) wat moet de lezer na lezing weten/ervaren? (effect) Het helpt dus om te bedenken waarom en voor wie je schrijft en wát je wilt zeggen, voordat je de eerste letter op papier zet. Daarna bedenk je hóe je het gaat doen: 1. in welke volgorde zet je je informatie? 2. met welke toon spreek je je lezer aan? 3.1 Volgorde Een beetje artistiek freewheelen en toch je lezer bereiken, dat is weinigen gegeven die verplicht een tekst produceren. Net als lezers zijn schrijvers gebaat bij een tekst met een kop en een staart. Iedere tekst heeft een structuur nodig. Globaal geldt voor elke tekst dan ook de volgende opbouw: inleiding

In de inleiding leg je uit waar de tekst over gaat en wat de lezer kan verwachten.

kern

Je legt uit, geeft argumenten en voorbeelden.

slot

Je trekt je conclusie(s), als dat van toepassing is, en rondt de tekst af.

3.2 Toon De optelsom van de volgende elementen bepaalt de toon van je tekst: zinslengte woordgebruik, bijvoorbeeld: welke moeilijke woorden gebruik je en welke niet? informeel of formeel strikt zakelijk of toch enige humor Welke toon je tegen je lezer aanslaat, hangt ook af van de lezer(s) die je met je tekst wilt bereiken. Je kiest dus hoe je je lezer aanspreekt.

8


Vaak helpt het al om jezelf bij het schrijven af te vragen of je lezer bepaalde moeilijke woorden begrijpt. En afhankelijk van het doel van je tekst weet je of je daarin de ruimte hebt voor een kwinkslag of dat je het beter zo zakelijk en nuchter mogelijk kunt houden. Over het algemeen kun je het beste een verzorgde spreektaal op papier gebruiken. Dat leest het lekkerste weg. De kunst is om met simpele woorden goede zinnen te vormen. Laat je niet verleiden tot hoogdravende woorden, want die schrikken de lezer af. Sla ook niet door naar de andere kant door de lezer als een klein kind aan de hand te nemen. Met te veel Jip-en-Janneketaal lijkt het alsof je jouw lezer niet serieus neemt.

Niet zo De directeuren van de landelijke diensten zijn onlangs gestart met een eerste verkennend gesprek over het invullen van de afdelingshoofdfuncties. Dit is ingezet om zodra er goedkeuring van de GOR is ook snel over te gaan tot benoemingen, zodat de managers zelf de plaatsing kunnen doen. Management is aangeduid als sleutelfunctie, zodat afdelingshoofden geen functievolgers zijn. Dit is omdat de afdelingshoofden een belangrijke rol krijgen als cultuurdrager voor de nieuwe samenwerkingrelaties tussen de landelijke diensten en regionale diensten.

Deze tekst is bedoeld om alle RWS’ers op de hoogte te brengen van nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie. Door het taalgebruik zullen echter weinig RWS’ers er wijzer van worden.

Maar zo De beheerders van de stormvloedkeringen gaan kennis en ervaring uitwisselen om ervoor te zorgen dat hun waterwerken het achterland optimaal blijven beschermen. De veiligheid van stormvloedkeringen (en dus van het achterland) staat of valt met de betrouwbaarheid waarmee de kering open en dicht kan. De kans dat de kering hapert, de ‘faalkans’, mag niet groter zijn dan de waarde die in de Wet op de waterkering hiervoor is vastgelegd. Om hieraan te voldoen worden er bijzondere eisen gesteld aan het beheer en onderhoud van de kering.

Ook deze tekst moet alle RWS’ers op de hoogte brengen van een ontwikkeling binnen een specifiek onderdeel van de organisatie. Maar deze tekst is goed te volgen voor iedereen die niet dagelijks met stormvloedkeringen te maken heeft.

9


4 De opbouw van de tekst ........................................................................................

Wanneer je grofweg de grote lijnen van je tekst voor ogen hebt, begint het echte handwerk: het schrijven. Misschien hik je ertegenaan om die stapel informatie die je met je lezers wilt delen, in een –liefst goedlopend– verhaal te verwoorden. Dan helpt het om de stapel op te hakken in hapklare brokken. Heb je werkelijk een berg, omdat je bijvoorbeeld een verslag moet maken, dan orden je de informatie eerst in hoofdstukken. Is je ruwe materiaal minder omvangrijk, dan volstaat de globale opbouw (inleiding, kern en slot) en een verdeling in alinea’s. Hieronder volgen aanwijzingen die je helpen bij de indeling in alinea’s en bij de vorming van goede zinnen. Het blijven benaderingen die ruimte bieden voor eigen inzicht en smaak. Er bestaat immers niet één specifieke spijkerharde formule waarmee je altijd zeker weet dat je iets goed geformuleerd hebt. Maar met deze aanwijzingen kom je in elk geval een heel eind in de goede richting. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Alinea’s To the point Ritme van zinnen Heldere zinsconstructies Tangconstructies Actieve zinnen

4.1 Alinea's Een alinea moet samen te vatten zijn in één of enkele woorden. Werk daarom per alinea slechts één onderwerp uit. Zo houd je het overzichtelijk voor jezelf en de lezer. Bovendien wordt de alinea dan niet overvol. Houd de logica binnen de tekst voor ogen. Wat voor jou vanzelfsprekend volgt uit het voorgaande, hoeft dat niet te doen voor de lezer. Dus neem niet te grote stappen, als je iets moet uitleggen. Ook al valt het soms niet mee om afstand te nemen, werp een kritische blik op je tekst om te zien of je geen stappen hebt overgeslagen. Je lezer moet goed kunnen volgen waarom de ene alinea op de andere volgt en de ene zin op de andere. Bij het scheiden van alinea's –en dan gaat het om de wat flinkere brokken tekst- is een witregel beter dan een inspringing. De meeste lezers ervaren een witregel prettiger dan een ingesprongen regel. Wees ook niet bang om witregels in te voegen, het maakt je tekst veel prettiger leesbaar.

10


Wanneer in een tekst meerdere alinea’s van de hak op de tak springen, is de lezer snel de draad van het verhaal kwijt. Het is dan ook de vraag of de schrijver de draad van zijn verhaal ooit te pakken heeft gehad.

Niet zo In het kader van de natuurontwikkeling en rivierverruiming wordt er de komende jaren gebaggerd in het Benedenrivierengebied. Voor dat gebeurt, moet er eerst vervuild oud slib van de bodem worden verwijderd. Tot in de jaren zeventig loosden nog veel bedrijven en huishoudens afvalstoffen in de rivier. Die afvalstoffen kwamen vooral terecht in de riviermonding en op de bodem. Ook bij nieuwe baggerwerkzaamheden komt er weer slib vrij. Het gebaggerde slib wordt baggerspecie genoemd.

Deze alinea gaat alle kanten op. De eerste zin gaat over de toekomstige aanpak. Dan een ander onderwerp: de verwijdering van oud slib en een verhaal over afvalstoffen, maar zonder de nodige uitleg dat die afvalstoffen zich afzetten in het slib. Vervolgens slaat de alinea weer een nieuwe weg in met nieuwe baggerwerkzaamheden. Er zit, kortom, geen lijn in dit verhaal. Waar de schrijver heen wil met zijn verhaal wordt de lezer niet duidelijk. 4.2 To the point Laat de lezer van je tekst niet te lang in afwachting van de belangrijkste informatie, maar kom to the point en geef vervolgens tekst en uitleg.

Niet zo Uit het onderzoek dat het bureau ABC gedurende maart en april in Kromwijk heeft gehouden onder omwonenden, blijkt dat deze blij zijn met het besluit van de minister om voor de weguitbreiding het meest milieuvriendelijke alternatief te kiezen.

Maar zo De omwonenden zijn blij dat de minister het meest milieuvriendelijke alternatief heeft gekozen voor de weguitbreiding. Dat blijkt uit het onderzoek dat bureau ABC in maart en april in Kromwijk heeft gehouden.

Nuchter RWS wil in de eigen teksten een nuchtere toon tegen de lezer aanslaan. Die nuchtere toon betekent op tekstniveau: - informatie die to the point is - taalgebruik dat niet van de inhoud afleidt - zakelijke en functionele teksten zonder opsmuk of blabla - informatie die niet overbodig of verouderd is

4.3 Ritme van zinnen In een leesbare tekst wisselen langere en kortere zinnen elkaar in een prettig ritme af. Daar zijn geen harde regels voor te geven. Een opsomming van korte zinnen staccato achter elkaar leest niet lekker weg, dus daar kun je tijdens het schrijven rekening mee houden. Je kunt langere zinnen maken door er een bijzin aan te plakken die begint met een voegwoord als omdat, want, mits, maar. Of je gebruikt een

11


betrekkelijke bijzin door de bijzin te koppelen aan een zelfstandig naamwoord in de zin, zoals De huidige steiger die te hoog is, wordt verlaagd zodat passanten er ook gebruik van maken. Door een afwisseling in zinsopbouw en –lengte krijg je een lekker leesbaar organisch geheel.

Niet zo Vijfduizend behandelde informatievragen per maand. Medewerkers die zelfs ’s avonds sollicitanten benaderen. Zeventien verschillende werkwijzen tot één samengevoegd. De resultaten en tomeloze inzet van HRM zijn evident. Toch denkt de klant er anders over.

Deze alinea bestaat enkel en alleen uit een opsomming van korte zinnetjes achter elkaar zonder vloeiende verbindingen. Als je de boodschap eenmalig zo verpakt, komt deze wel bij de lezer over. Als schrijver moet je echter spaarzaam van deze stijl gebruik maken, want een hele tekst in deze droge stijl wekt wrevel.

Constructief Een tekst verdient het predikaat constructief, als hij opbouwend is. De hele tekst moet meer zijn dan de som der delen. Inhoud en vorm; opbouw en toon; ritme en woordkeus, allemaal dragen zij bij aan een tekst die staat als een huis.

4.4 Heldere zinsconstructies De lezer stokt tijdens het lezen, als hij moet raden op welke woorden een zinsdeel terugslaat. Laat er dus geen twijfel over bestaan wat waarbij hoort.

Niet zo Helaas zijn voor zichzelf sprekende conclusies, zoals uit het onderzoek van Van Dam, voor de politiek geen aanleiding om het beleid aan te passen.

Maar zo De conclusies uit het onderzoek van Van Dam spreken voor zich, maar de politiek ziet hierin helaas geen aanleiding om het beleid aan te passen.

4.5 Tangconstructie Soms ontkom je niet aan het gebruik van specialistische termen of vakjargon in je tekst. In deze tekst, bijvoorbeeld, is dat de term tangconstructie. Je legt dan uit wat het betekent en voor zover mogelijk geef je een verhelderend voorbeeld. In een tangconstructie staan de onderdelen van de zin die bij elkaar horen, ver van elkaar af. Ze omsluiten als een tang de rest van de zin. Een tangconstructie maakt de zin vaak onnodig onoverzichtelijk.

12


Door de zin anders te formuleren vermijd je een tangconstructie. Je kunt de zin in tweeën hakken. Of je kunt van de zin in tangconstructie een bijzin maken die je op elegante wijze aan de hoofdzin verbindt.

Niet zo Eind januari 2007 kwam het gezamenlijke bod van de secretarissengeneraal inzake een afslanking van de rijksdienst van 750 miljoen uitgebreid in de media onder de aandacht.

Maar zo De media besteedden eind januari uitgebreid aandacht aan het gezamenlijke bod van de secretarissen-generaal om de rijksdienst met 750 miljoen euro af te slanken.

Óf (want er zijn vele wegen die naar Rome leiden, oftewel, je kunt het op meerdere manieren goed opschrijven): De secretarissen-generaal kregen eind januari uitgebreid aandacht van de media voor hun gezamenlijke bod de rijksdienst met 750 miljoen euro af te slanken.

4.6 Actieve zinnen Veel schrijvers bij de overheid zijn dol op passieve zinsconstructies. Logisch. Passieve zinnen zwakken af. Je hoeft immers niet te zeggen wie de handelende persoon of organisatie is. Maar daarmee ontkracht je de tekst. Niet zo In juli 2006 is opdracht gegeven voor het onderzoek naar de luchtkwaliteit. De resultaten, die naar verwachting in juni 2007 gepresenteerd worden, worden getoetst aan de huidige weten regelgeving.

Maar zo Rijkswaterstaat heeft in juli 2006 de luchtkwaliteit laten onderzoeken. De resultaten, die naar verwachting in juni 2007 verschijnen, worden getoetst aan de huidige weten regelgeving.

Doordacht Een tekst van RWS heeft een doordachte uitstraling, doordat er duidelijk in staat: - wie wat waarom doet (RWS laat een weg verbreden, omdat het verkeer dan beter en veiliger kan doorstromen) - waarom er voor een bepaalde aanpak is gekozen (bijvoorbeeld meest milieuvriendelijke variant) - waarom een bepaald materiaal is toegepast (duurzaam geproduceerd dus legaal gekapt hout in waterwerken)

13


5 Te vermijden taalgebruik ........................................................................................

Het voorgaande gaf aan hoe je een tekst moet opbouwen en hoe zinnen soepeler lopen. Hieronder staan op een rijtje welke valkuilen je bij het schrijven moet vermijden: 1. versluierend taalgebruik 2. pompeus taalgebruik 3. abstract taalgebruik 4. vakjargon 5. managerstaalgebruik 6. onduidelijk taalgebruik Zij helpen de vraag te beantwoorden: wat maakt een tekst niet goed? Je vindt ook suggesties hoe het beter kan. Om te voorkomen dat je je schuldig maakt aan –in dit gevalmanagerstaalgebruik, vind je als bijlage bij deze Schrijfwijzer een 'Top honderd' van veelgebruikte termen binnen Rijkswaterstaat. 5.1 Versluierend taalgebruik Als schrijver verschuil je je achter vaag taalgebruik, wanneer je niet zoveel harde feiten of concrete informatie te melden hebt. Het komt soms niet uit om al te klare taal te gebruiken, omdat er dan bijvoorbeeld te weinig ruimte overblijft om te onderhandelen. Versluierende taal kan ergernis wekken, omdat het opzettelijk de inhoud vaag houdt. Toch komt het niet uit de lucht vallen. Zolang de minister de knoop niet heeft doorgehakt om de snelweg te laten verbreden, kan niemand beloven dat er ‘tien miljoen euro’ voor wordt uitgetrokken. Dan is het makkelijker om te zeggen dat er ‘voldoende financiële middelen beschikbaar worden gesteld’. Althans, als het plan doorgaat.

Niet zo Pas als het verkeer dusdanig toeneemt dat er filevorming kan ontstaan, gaat de spitsstrook open.

Maar zo Pas als het zo druk wordt op de weg dat er files dreigen te ontstaan, gaat de spitsstrook open.

Helder RWS wil heldere en toegankelijke teksten zodat de lezer de inhoud snel kan doorgronden. Daarbij helpen: - een woordkeus die niet afleidt van de inhoud - duidelijk, niet versluierend taalgebruik - krachtige, korte en langere zinnen die elkaar in een prettig ritme afwisselen - een duidelijke opbouw en structuur

14


5.2 Pompeus taalgebruik Ook al denkt men vaak van wel, een tekst wint echt niet aan betekenis met woorden als daaromtrent of de rapportage welke. Ze hebben geen andere functie dan te demonstreren dat de schrijver ze kan gebruiken. Alleen, waarom zou hij dat doen? Zulke poeha maakt de tekst er niet leesbaarder op en heeft geen nut.

Niet zo Onze gespreksrondes, klaverbladsessies, klantenarena's etc. zijn nuttig en die houden we er ook zeker in. Echter, vanwege de bewerkelijkheid ervan hebben deze contactmomenten een té lage frequentie.

Maar zo We vinden onze gespreksrondes en klantenarena’s zeer nuttig, maar omdat het nogal veel tijd kost om ze te organiseren, houden we ze niet zo vaak.

5.3 Abstract taalgebruik Van veel abstracte termen krijg je een slaapverwekkende, onpersoonlijke en onbegrijpelijke tekst. Wanneer je over een redelijk abstract onderwerp moet schrijven, kun je de tekst opfrissen met concrete voorbeelden. Deze geven kleur aan een tekst. De lezer kan zich daarmee immers sneller een voorstelling maken van wat je op abstract niveau wilt zeggen. Het is een misverstand te denken dat je met een leesbare tekst zonder moeilijke woorden uitsluitend lezers bereikt met een lager opleidingsniveau. Ook goedopgeleide managers vinden het prettig om zich niet door een tekst heen te hoeven worstelen, maar deze snel tot zich te nemen. Bovendien blijft ook bij hen de boodschap dan beter hangen. De tekst is nu eenmaal niet bedoeld als expressiemiddel van de schrijver, maar als een uitnodigende verpakking van de inhoud. En daarbij helpen termen als barrièrewerking en harmoniseringsslag niet.

Niet zo Het onderhouden van de basiskustlijn en het mee laten stijgen van de zeebodem met de zeespiegelstijging heet kustlijnzorg. De verschillende functies van de kust, zoals recreatie en veiligheid, hebben een goed kustfundament nodig. Het gebied dat tot het kustfundament behoort, loopt van twintig meter onder NAP (Normaal Amsterdams Peil) in zee tot aan de duingebieden.

Maar zo De Nederlandse kust vergt onderhoud. Anders zou de basiskustlijn afkalven door de werking van eb en vloed, de golfstromen en de stijging van de zeespiegel. Toch vormt het zand een stevige ondergrond voor de duinen en zeedijken die het binnenland tegen hoogwater beschermen. De overheid heeft langs de kust dan ook een gebied aangemerkt waar een tekort aan zand moet worden aangevuld. Dit gebied, het kustfundament,

15


loopt vanaf een lijn voor de kust waar de zeebodem twintig meter onder NAP ligt tot aan de binnenrand van de duinen.

5.4 Vakjargon Dat het niet meevalt om je te verplaatsen in de lezer blijkt uit talloze overheidsteksten. Overheidsdiensten zijn gewend om over zichzelf en hun werkzaamheden in bepaalde termen te praten. Ze zien die termen dan ook graag terug in alle teksten die over henzelf gaan. Daarbij verliezen ze echter uit het oog dat degenen die ze willen informeren, niet bekend zijn met zulke termen. Zo’n doelgroep hoeft niet het grote publiek te zijn, maar kan ook toegespitst zijn tot bijvoorbeeld middelbare scholieren en hun docenten of een andere specifieke groep. Dus als je een onderzoeksrapport schrijft voor collega’s die net als jij specialist zijn op een bepaald gebied, kun je kwistig met vaktermen rondstrooien zonder dat je die moet uitleggen. Je lezers weten immers wat die termen betekenen. Het wordt een ander verhaal wanneer je een samenvatting van je rapport schrijft voor niet-vakgenoten binnen en buiten RWS. Daarin kun je niet achteloos al je vakjargon laten staan. Heb je moeite om onderscheid te maken tussen vaktermen en woorden die iedereen kent, dan kun je jouw tekst laten lezen aan een collega met een andere functie of vakgebied. Wanneer deze collega struikelt over woorden of termen, weet je dat je die anders moet omschrijven.

Niet zo De lange golven zijn merkbaar tot op grote diepten en reflecteren op steilere bodemhellingen. Een kunstmatig rif kan deze reflectie op diep water versterken.

Maar zo Van deze lange golven, die tot op grote diepte zijn waar te nemen, is bekend dat zij terugkaatsen als zij tegen steilere bodemhellingen aan botsen. Een kunstmatig rif kan dit gewenste effect versterken.

Reflecteren is in deze zinnen een term voor insiders. Die kan blijven staan als de tekst bestemd is voor een specialistisch publiek, maar is niet bruikbaar voor leken, want zij begrijpen de term niet. Dan kun je beter in concrete woorden de term uitleggen. 5.5 Managerstaalgebruik Leidinggevenden praten onder elkaar soms in een soort geheimtaal, die voor hun medewerkers nauwelijks te begrijpen is. Ook in bijvoorbeeld verslagen van managementteams strooien ze vaak kwistig rond met deze terminologie. Jammer genoeg worden hun lezers niet veel wijzer van het verslag: ze begrijpen nog niet de helft van wat erin staat. De boodschap komt, kortom, niet over. Ook als manager ontkom je er niet aan je te verplaatsen in je lezers.

16


Hieronder volgt een voorbeeld van managerstaal die bovendien een tangconstructie bevat, waardoor de (on)zin pas echt compleet is.

Niet zo Ik merk dat AB goed is aangesloten op onze discussie en dat er daardoor een basis is om onze denkbeelden over het ordenen van de projectenstroom plus de RWS-brede visie waar HD aan werkt, geformaliseerd te krijgen.

Omdat niet duidelijk is welke informatie de lezer moet bereiken, staat hier geen voorbeeld bij van hoe het wel kan/moet. In de bijlage 1 bij deze Schrijfwijzer vind je een bloemlezing van RWSjargon, dat managers graag gebruiken. 5.6 Onduidelijk taalgebruik Je lezer leest je tekst om er wijzer van te worden. Zorg dan ook dat hij in je tekst de informatie aantreft die hij er verwacht en laat hem niet in het duister tasten.

Niet zo Deze nieuwe eisen zijn van invloed op de aanbestedingen, opstellen van contracten en planning van projecten en werken.

Maar zo Voor de aanbestedingen betekenen de nieuwe eisen dat (…), terwijl in het contract met de aannemer de clausule staat dat (…). Dit heeft als gevolg voor de planning dat (…)

Het heeft weinig zin om de lezer te vertellen dat de nieuwe eisen van invloed zijn op de aanbestedingen, contracten en planning van een project, zolang je er niet bij zegt waar die gevolgen concreet uit bestaan. Dat is non-informatie die irritatie wekt. De lezer wil immers weten wát er concreet verandert als gevolg van de nieuwe eisen!

17


6 Voor de gevorderde schrijver ........................................................................................

Je kent nu de basis voor het schrijven van een goede tekst. Als je schrijvend wat meer op dreef bent, kun je met onderstaande aanwijzingen jouw tekst nog extra oppeppen. 1. 2. 3. 4. 5.

Tussenkoppen Cliffhangers Actieve werkwoorden (Geen) naamwoordstijl Tekst in de week zetten

6.1 Tussenkoppen Tussenkoppen bestaan uit één tot maximaal vier woorden. Die hoeven niet (altijd) de essentie van de tekst eronder weer te geven. Ze kunnen de lezer ook uitdagen om door te lezen. Gebruik bijvoorbeeld exact dat woord dat de lezer niet in deze context verwacht. Zorg er wel voor dat het woord ook daadwerkelijk in de tekst voorkomt, want anders haakt de lezer alsnog af. Je moet de verwachting die je wekt wel waarmaken. 6.2 Cliffhangers Een cliffhanger is een prikkelend slot van een aflevering, scène of hoofdstuk dat de kijkers of lezers nieuwsgierig maakt naar het vervolg. Waarom zouden alleen scenario- en romanschrijvers zich van deze truc bedienen? Ook wie een rapport over een onderzoek schrijft, weet zich met cliffhangers verzekerd van een gretige lezer. 6.3 Actieve werkwoorden Een hardnekkige gewoonte binnen de overheid is het gebruik van werkwoorden als zelfstandig naamwoorden. Je moet er wel een heel goede reden voor hebben, want je krijgt er stroeve zinnen van. Beter is het om werkwoorden actief te gebruiken, zoals ze bedoeld zijn.

Niet zo De GOR zal zich voorlopig bezighouden met het bestuderen en becommentariëren van de rapporten.

Maar zo De GOR gaat de komende tijd de rapporten bestuderen en van commentaar voorzien.

18


6.4 (Geen) naamwoordstijl Nog zo’n overheidsgewoonte die je beter kunt vermijden: de zogeheten naamwoordstijl. Een zin wordt een stuk vlotter als je het werkwoord gebruikt in plaats van het daarvan afgeleide zelfstandige naamwoord.

Niet zo De bevestiging van de ontvangst van uw aanvraag versturen wij u binnen drie weken.

Maar zo Wij bevestigen uw aanvraag binnen drie weken.

6.5 Tekst in de week zetten Wat altijd helpt, is de tekst na het schrijven even te laten rusten. Als je er (bij voorkeur een dag) later een frisse blik op werpt, merk je meteen of je hapert bij het lezen omdat er zinnen zijn die niet goed lopen. Je ziet ook of inhoudelijk de overgangen duidelijk zijn en je niet te kort door de bocht bent gegaan voor je lezers. Het onderwerp mag gesneden koek voor jou zijn, maar ga ervan uit dat dit niet geldt voor je lezers. De onbevangen blik van een collega die blanco je tekst onder ogen krijgt, helpt ook aanzienlijk om te zien of je boodschap bij je lezerspubliek overkomt.

Trots en gedreven De kernwaarde gedreven van RWS is zichtbaar in heel Nederland. RWS zorgt er met veel bevlogenheid voor dat de Nederlandse burger droge voeten en schoon water heeft en zich vlot en veilig over land en op het water kan verplaatsen. De teksten van RWS mogen dan ook beslist enige trots uitstralen op het eigen werk en werkgebied. Die trots is in teksten te vertalen door: - geslaagde projecten te beschrijven in termen van wat de burger eraan heeft, zoals snellere doorstroming van het verkeer door wegverbreding; natuurbehoud door ecoduct, faunapassage en dimlicht langs de snelweg. - maatschappelijke relevantie van het werk van RWS te benadrukken: ruimte voor de rivier, ruimte voor de natuur. - waardeoordelen in je tekst te vermijden, zoals ‘een uniek project’ of ‘een belangrijke ontwikkeling’. Je kunt dat als RWS-medewerker niet objectief beoordelen.

19


7 De puntjes op de -i........................................................................................

Als je tijdens het schrijven van de tekst rekening hebt gehouden met het voorgaande, moet er al een heel redelijk verhaal op je scherm staan. Het loont de moeite om ook de details kritisch te bekijken, want als je het daarbij laat zitten, krijg je nooit een optimaal eindresultaat. Daarom volgen hier stijlregels van Rijkswaterstaat. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Afkortingen Hoofdletters Data Eenheden Getallen Tijdsaanduidingen Tussenkoppen Titels Colofon

7.1 Afkortingen a) Afkortingen van namen of termen Als je een afkorting wilt gebruiken, kun je het beste de naam of term voluit schrijven met de afkorting tussen haakjes erachter. Daarna kan in de tekst de afkorting gebruikt worden. Het is prettig voor de lezer om in een lange tekst de volledige naam of term nog eens hier en daar te laten vallen. NB. Verkeer en Waterstaat wordt altijd afgekort tot VenW.

Niet zo WADI is een samenwerkingsverband van de onderdelen RIKZ, RIZA en AGI van Rijkswaterstaat.

Maar zo WAter Data Infrastructuur (WADI) is een samenwerkingsverband van drie diensten van Rijkswaterstaat: Rijksinstituut voor Kust en Zee (RIKZ), Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) en de Adviesdienst Geo-informatie en ICT (AGI).

b) Afkortingen van uitdrukkingen Uitdrukkingen als onder meer, ten opzichte van, met uitzondering van en woorden als circa, ongeveer worden altijd voluit geschreven. De afkortingen t.o.v. en m.u.v. hebben geen enkele functie in een tekst behalve de lezer te laten stokken. Deze uitdrukkingen mogen dus nooit afgekort worden.

20


Herkenbaar De kernwaarde herkenbaar van RWS is in teksten te vertalen in consistentie in - taalgebruik (zelfde toon en woordkeus, geen tegenstellingen tussen heel formeel en informeel taalgebruik) - schrijfwijze van termen en afkortingen (en bij langere teksten een verklarende lijst met termen en afkortingen) - vormgeving 7.2 Hoofdletters Misschien heb je de neiging om in geval van twijfel een woord met een hoofdletter te schrijven. Dat is zelden nodig. Het hoofdlettergebruik lijkt binnen de overheid echter een geheel eigen leven te leiden, want door de wildgroei denken we allemaal te snel dat hoofdletters nu eenmaal horen. Toch kan de minister van Verkeer en Waterstaat prima zonder hoofdletter, net als het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Binnen Rijkswaterstaat kennen we regionale en specialistische diensten. Na de lopende reorganisatie gaan de specialistische diensten over in de landelijke diensten. Maar dat kan allemaal zonder hoofdletters. Alleen de namen van de landelijke diensten krijgen weer hoofdletters, zoals Waterdienst en de Dienst Verkeer en Scheepvaart. 7.3 Data Je geeft data weer door de naam van de maand voluit te schrijven. Uiteraard gebruik je ook hierbij geen afkortingen. Het jaartal noem je alleen om verwarring met andere jaartallen te voorkomen.

Niet zo 10-05-2007 (ook niet 2007-05-10 of 10.V.2007)

Maar zo 10 mei 2007

7.4 Eenheden Gebruik in teksten geen tekens voor eenheden als ‘euro’ en ‘procent’. De tekens mogen in principe slechts in tabellen voorkomen.

Niet zo 43% van € 43

Maar zo 43 procent van 43 euro

21


7.5 Getallen Als vuistregel geldt: schrijf de volgende getallen voluit: één tot en met twintig, tien-, honderd- en duizendtallen. Soms is het echter duidelijker om binnen een alinea waarin veel getallen voorkomen, alle getallen in cijfers te zetten, zodat de lezer de informatie in één blik overziet. 7.6 Tijdsaanduidingen Geef tijdsaanduidingen als volgt weer:

Niet zo Om 8:45 uur

Maar zo Om 08.45 uur

7.7 Tussenkoppen Tussenkoppen worden nooit onderlijnd, hoogstens vet gemaakt.

Niet zo tussenkop

Maar zo

tussenkop 7.8 Titels Niet alleen goede teksten versterken het imago van Rijkswaterstaat, ook de titels van rapporten, brochures en folders stralen hierop af. De titel is immers het visitekaartje van de tekst erachter. De titel van een rapport hoeft niet de complete inhoud verkort weer te geven, want dat kan draken van regelverslindende opsommingen opleveren. Een goede titel moet de lezer prikkelen om verder te lezen. Bijvoorbeeld door de belangrijkste conclusie in een paar intrigerende steekwoorden samen te vatten. Of door enkele concrete termen in een uitnodigend motto te verpakken. Als je een subtitel gebruikt, heb je daarin nog voldoende ruimte om de inhoud van de tekst toe te lichten. Een subtitel is niet verplicht, maar biedt uitkomst om de titel uit te leggen. Lidwoorden zijn een verhaal apart. Lidwoorden horen meestal niet thuis in een titel, omdat ze dan niet lekker weg lezen. Maar in een subtitel kunnen ze weer wel. Volgens de huisstijl van Rijkswaterstaat mag de titel van een rapport uit maximaal drie regels bestaan. Bovendien staat de huisstijl je niet toe om toch zoveel mogelijk tekst in die drie regels te persen door met de lettergrootte te goochelen.

22


De titel van een brochure of folder mag zelfs niet meer dan twee regels beslaan. Wel kan de subtitel ook zo’n titel met extra informatie aanvullen. Hier zijn een paar voorbeelden ter inspiratie:

Niet zo

Geprognosticeerde ecologische ontwikkeling Veluwerandmeren in de periode januari 2005 - januari 2006 Waterbeleid in de 21e eeuw

Maar zo

Inschatting ecologische ontwikkelingen Veluwerandmeren 2005 Waterbeleid in de 21e eeuw

Niet zo

Environmental Risk assessment of Benzene emissions from oil and gas offshore installations in the North Sea Maar zo

Benzene emissions from offshore installations in the North Sea

Environmental risk assessment – oil and gas

Niet zo

Minimale afvoer van de Grensmaas Inschatting van ecologische effecten met RHASIM

Maar zo

Barbeel houdt van stroming in de Grensmaas Inschatting van minimaal benodigde waterafvoer om ecologische ontwikkeling te waarborgen

23


Niet zo

Monitoring van de effecten van de verruiming 48'/43' MOVE eindrapport 2006 MOVE rapport 10

Maar zo

Westerschelde is altijd in ontwikkeling Eindrapport Monitoring effecten verruiming Westerschelde 7.9 Colofon Er zijn twee versies van de standaardcolofon die we in publicaties gebruiken: Een algemene versie Dit is een uitgave van Rijkswaterstaat, --maand, jaar-Rijkswaterstaat --Dienstnaam-Telefoon: 0800-8002 (gratis) Website: www.rijkswaterstaat.nl Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Een projectversie Dit is een uitgave van Rijkswaterstaat, --maand, jaar-Telefoon: 0800-8002 (gratis) Website: www.rijkswaterstaat.nl Rijkswaterstaat --Dienstnaam of projectnaam-Telefoon: --telefoonnummer van bureau HID-E-mail: e-mailadres van projectsecretariaat (dus geen persoonlijke e-mailadressen) Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.

Suggesties en aanvullingen op deze schrijfwijzer zijn van harte welkom. Rijkswaterstaat Corporate Dienst Eenheid Communicatie/Expertise Monique Gooren, redacteur/tekstschrijver [email protected]

24


RWS jargon - de top honderd ........................................................................................

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46.

25

Doorstart maken Aan de lat staan voor Doorakkeren Opsouperen Schuiven met potjes Hoge knip Dapi Onderuitputting Even een procesopmerking Doorkantelen Nabrander Erin hangen Insteek kiezen Ergens op kauwen Bila Toetskonijn Aantakken Ei leggen Duizend bloemen bloeien Klap op geven Aan elkaar knopen Afhechten Penvoerder Gremia Daar zit ‘m de crux Uitrol(len) Dashboard functie Piketpaaltjes Trekker Geeft een plof Opbossen Stofkam erdoor halen Uitkristalliseren Opschalen Primair proces Doortrekken Op de schop gaan Doorpakken Schaamlap Sterfhuisconstructie Bullshit proof Even parkeren Verdiepingsbijlage Bolletjes Afkaarten Aftikken


47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. 97. 98.

26

Centraal houden In harken denken Eigenstandige taak Handen en voeten geven Uitbouwen Indikken Doorexcerceren Kostenolifanten Afserveren Afdekken Haakje / kapstok Condenseren Spullenboel Uitfaseren Afzegenen Verlofstuwmeer Zorgbaas Kwartiermaker Zachte s-en Tackelen Inkoop Integraal werken Proactief RKW gesprek Uitlijnen Piep-knijpprincipe Agenda schoonvegen Top 80 Aanzegtraining Doorlussen Afhameren Er zit licht tussen Gesteld staan Werkzaam zijn bij Op zijn bordje hebben Er moet stuur op Boto Breed trekken Rafelrandendiscussie Iets tegen iemand aanhouden Aggregatieniveau Hobbycultuur Geld wegzetten Escaleren Knaagsessies Aanvliegroute Oud gedrag Onderbuikgevoel Wrijvingsverlies Verdiepingsslag Snelkookpansessies Blackberry-besluit


99. 100.

27

Een kunstje doen Door de oogharen heen kijken


Schrijfwijzer voor Rijkswaterstaters

Recommend Documents