SAMENWERKING A2-GEMEENTEN Cranendonck | Heeze-Leende | Valkenswaard
De raad van de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard
Afdeling
behandeld door
Staf
G. Maas
Betreft Ontwerp-Programmabegroting
ons kenmerk GM/09042014
2015-2018
datum 23 april 2014
Geachte raad, Vanaf 1 april 2012 is de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten (GRSA2) formeel van start gegaan. Het jaar 2012 is vooral gebruikt feitelijk invulling te gaven aan deze regeling. De eerste begroting betrof het jaar 2013, met een meerjarenperspectief tot 2016. Om binnen de wettelijk gestelde termijnen de begroting 2015 aan de provincie te.kunnen aanbieden treft u bijgaand de ontwerp-programmabegrotlng 2015-2018 aan. Tevens treft u aan een nadere detaillering van de financiële cijfers per programma en kostenplaats staf. Het dagelijks bestuur heeft de ontwerpbegroting 2015-2018 voorlopig vastgesteld. Als voorzitter wil ik benadrukken dat dit een begroting is van een samenwerkingsverband dat heel dicht bij de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard staat. De uitvoeringstaken verrichten we voor en samen met jullie als gemeenten. In de GRSA2 werken we samen op het gebied van Informatie en Automatisering (l&A), Juridische zaken (Juza) en Werk en Inkomen (W&I). De begroting is verdeeld in de 3 programma's die aansluiten op de 3 samenwerkingsgebieden. Evenals bij de begroting 2014-2017 is bij het opstellen van deze begroting uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten voorde begrotingsjaren 2013-2016. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid voor de komende jaren in de cijfers verwerkt is en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen in de meerjarenraming zijn verwerkt. De gevolgen van het door de 3 colleges vastgestelde koersdocument "Nog krachtiger en dichterbij" zijn nog niet in deze begroting verwerkt. De voorliggende concept programmabegroting is een voortzetting van de begroting 2014-2017. Hierop zijn de volgende aanpassingen gedaan: de gegevens waarop de doorberekening naar uw gemeenten is gebaseerd zijn geactualiseerd; de uitvoeringskosten van schuldhulpverlening zijn opgenomen, deze zijn tot nu toe in de begrotingen van uw gemeenten opgenomen; de directeur is voor 0,8 fte en de controller/financieel adviseur is voor 0,5 fte in 2015 als incidenteel opgenomen; de formatie bij de afdeling W&I is structureel toegenomen en opgenomen in deze begroting; van de formatie van de afdeling W&I is 0,8 fte als incidenteel in deze begroting opgenomen; de loonkostenstijging is verlaagd van 2 % naar 0 % .
SAMENWERKING A2-GEMEENTEN Cranendonck | Heeze-Leende | Valkenswaard
Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor de bijdrage van uw gemeenten aan de GRSA2. Voor de gemeente Cranendonck zal de bijdrage toenemen met € 66.000 structureel en € 58.000 incidenteel. Voor de gemeente Heeze-Leende neemt de bijdrage toe met € 39.000 structureel en € 39.000 incidenteel. Tot slot neemt de bijdrage voor de gemeente Valkenswaard toe met € 133.000 structureel en € 102.000 incidenteel. Op grond van artikel 20, lid 2 van de GRSA2 en op grond van artikel 35, lid 1 van de WGR wil ik uw raad graag in de gelegenheid stellen om, mocht u daar aanleiding in zien, een zienswijze in te dienen. De mogelijke opmerkingen van uw raad en die van uw collega-gemeenten zullen dan door het dagelijks bestuur worden verzameld, toegevoegd worden aan de ontwerp-programmabegroting en eventueel voorzien van een nota van wijziging. De definitieve vaststelling van de programmabegroting 2015-2018 vindt plaats door het algemeen bestuur, die daarover op 24 juni 2014 een besluit neemt. U ontvangt dan na definitieve besluitvorming nog ter kennisname een afschrift van de definitieve versie van de programmabegroting 2015-2018 van de GRSA2. Ik verzoek u om de ontwerpbegroting 2015-2018 van de GRSA2 zo spoedig mogelijk te agenderen op de lijst van binnengekomen stukken ten behoeve van uw raad. Hoewel strikt genomen geen formele besluitvorming hierover door uw raad vereist is, heeft u op die manier de gelegenheid om in de maand mei 2014 een reactie op te stellen richting het bestuur van de GRSA2. Ik zie uw reactie dan ook graag uiterlijk 10 juni 2014 tegemoet, zodat het algemeen bestuur die nog kan betrekken in de definitieve vaststelling van de begroting. Tevens wil ik u via deze brief wijzen op de informatieve bijeenkomst voor raadsleden van de drie gemeenten waarvoor u per brief van 20 maart 2014 reeds bent uitgenodigd. Die bijeenkomst vindt plaats op woensdag 16 april a.s. in het dorpshuis't Perron in Heeze. tend, De voorzifter van de GRT^amenwerking A2 gemeenten"
P.J.JM/erhoeven
SAMENWERKING A2-CEMEENTEN Cranendonck
Heeze-Leende Valkenswaard
Ontwerp programmabegroting 2015-2018 Samenwerking A2 gemeenten
Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Samenwerking A2 gemeenten op 23 april 2014 Versie 1.04; 13-4-2014
Inhoudsopgave: 1. 2.
Inleiding Doelstelling 2.1 Algemeen 2.2 Doelstelling 3. De programma's 3.1 Werk & Inkomen (W&I) 3.2 Informatievoorziening en Automatisering (I81A) 3.3 Juridische zaken (Juza) 3.4 Recapitulatie 4 Verplichte paragrafen 4.1 Paragraaf Weerstandvermogen 4.2 Paragraaf Kapitaalgoederen 4.3 Paragraaf Financiering 4.4 Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf 5 Algemene uitgangspunten begroting / Uiteenzetting financiële positie 5.1 Algemeen 5.2 Rente 5.3 Loon- en prijsstijgingen 5.4 Resultaat meerjarenraming 5.5 Verdeelsleutels
3 7 7 7 8 8 15 18 20 22 22 24 24 24 27 27 27 27 28 28
1.
Inleiding
Het voorliggende document betreft de programmabegroting 2015-2018 voor de Samenwerking A2 gemeenten op basis van de "Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten" (GRSA2). Dit document beschrijft de geplande activiteiten voor 2015 en de cijfermatige vertaling ervan voor de jaren 2015-2018. De A2 gemeenten werken tot nu toe samen op het gebied van Informatievoorziening en Automatisering (\&A), Juridische zaken (Juza) en Werk en Inkomen (W&I). Voor de uitvoering van de activiteiten van deze samenwerkingsgebieden zijn 3 gelijknamige afdelingen gevormd. De begroting is dan ook verdeeld in de 3 programma's die aansluiten op de 3 samenwerkingsgebieden. Voor ondersteunende en bestuurlijke werkzaamheden is de Staf gevormd. De kosten hiervan worden geheel doorberekend aan de 3 programma's. De verdeling van de kosten over de afdelingen ziet er voor als volgt uit:
hformatie en automatisering Werk en inkomen Juridische zaken 2018
Bij het schrijven van deze begroting, verkeert de G R S A2 in een zeer belangrijke fase van haar ontwikkeling. In 2013 is namelijk, op verzoek van de gemeenteraden en in opdracht van het AB een risico-analyse uitgevoerd door het bureau Berenschot op de begroting 2013 (zie hieronder). De conclusies van deze analyse zijn in 2013 vastgesteld door het DB en dit heeft op 17 december 2013 geleid tot een aantal belangrijke, richtinggevende ontwikkelingen voor de G R S A2 voor 2014 en 2015. De exacte impact en dus financiële vertaling is op dit moment, ook voor 2015, lastig. Evenals bij de begroting 2014-2017 is bij het opstellen van deze begroting uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid voor de komende jaren in de cijfers verwerkt is en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen in de meerjarenraming zijn verwerkt. Concreet houdt dit in dat de uitvoeringskosten voor de schuldhulpverlening in deze begroting zijn opgenomen. Hiervoor hebben de gemeenten dekking in hun eigen begroting opgenomen.
Zoals gemeld staat de G R S A2 aan de vooravond van een aantal belangrijke beslissingen. Nieuwe ontwikkelingen die daaruit voortvloeien worden via een wijziging van de begroting bekrachtigd. Dit heeft een aantal forse, structurele gevolgen voor de begroting in de toekomstige jaren in zich. Om de nieuwe ontwikkelingen te kunnen managen is ervoor gekozen om de functie van directeur en controller/financieel adviseur in 2015 voor 0,8 fte c q . 0,5 fte als incidenteel op te nemen. Het is ook zeer de vraag welk effect deze ontwikkelingen hebben op de taakstellende bezuiniging op personeel zoals die nog in de vorige begroting zijn ingezet. Deze bezuiniging moet in de periode 2013 - 2015 leiden tot een vermindering van 7,5% op de loonsom (in 2013 is 2,5% bezuinigd, in 2014 loopt dit op naar 5% en in 2015 is deze 7,5%). Vanwege de economische crisis en de sterke stijging van het aantal mensen dat een beroep moet doen op W&I, is de werkdruk daar zo sterk gestegen dat de bezuiniging binnen W&I in december 2013 is terug gedraaid. Daarnaast is in de begroting 2015 een extra budget voor personele inzet opgenomen van € 350.000,-. Hiervan is € 292.000,- structureel en € 58.000,incidenteel. Daarentegen zijn de totale personele kosten met 2% verlaagd. Dit door de ingeschatte autonome stijging op 0% te zetten. Onderstaand overzicht maakt duidelijk dat het programma l&A het overgrote deel van de kosten van de Samenwerking A2 gemeenten voor haar rekening neemt. De kosten van het programma Juza zijn aanmerkelijk minder.
Voor een goed begrip van de inhoud van deze begroting en het feit dat deze vol onzekerheden zit, is het goed om een korte toelichting te geven op de risico-analyse en het vervolg hierop. In opdracht van het DB van de GRSA2 heeft het bureau Berenschot in juni 2013 deze risicoanalyse uitgevoerd. De analyse is op 9 juli 2013 met conclusies en aanbevelingen gerapporteerd aan het DB en AB. Het DB heeft de conclusies onverkort onderschreven en heeft vervolgens opdracht gegeven aan de directeur van de GRSA2 om de conclusies nader uit te werken. Conclusies van Berenschot 1. kosten voor programma's zijn ongeveer gelijk aan normenkaders; 2. kosten voor overhead zijn lager dan de normenkaders; 3. gemeenten vinden tijdelijk hogere kosten voor opzet van organisatie acceptabel, maar daarmee dan ook een verwachting dat kosten op termijn gaan dalen; 4. een aantal functies bestaan voor bepaalde tijd, terwijl die structureel noodzakelijk zijn voor de GRSA2;
5. 6. 7. 8. 9. 10.
een deel van de overheadkosten zijn verweven in de programma's (p & o en facilitaire zaken) en daardoor is begroting weinig transparant en bemoeilijkt sturing op kosten; samenwerkende gemeenten hebben geen eenduidig beeld over benodigde en gewenste formatie, vooral ten aanzien van staffuncties; duidelijkheid van de begroting vermindert door plaatsen van overheadkosten in programma's en achterwege laten van huisvestingskosten; er zijn sterke verschillen waarop het opdrachtgeverschap is ingevuld; de toekomstvisie van deelnemers over samenwerking stemt niet overeen; er worden kansen gezien voor uitbreiding van samenwerking, zowel qua taken als ook deelnemers;
In die uitwerking zijn twee scenario's beschreven; voor de korte termijn (2014) en de lange termijn (na 2015). Hierdoor kan rekening gehouden worden met de wensen van de nieuwe colleges en de coalitieakkoorden. In het scenario voor de korte termijn is op 17 december 2013 een aantal beslispunten aan het AB voorgelegd. Voor iedere uitwerking, voor ieder scenario, blijft echter de hoofdvraag het meest prangend: Welk ambitieniveau (welke samenwerkingsrelatie) hebben de drie deelnemende gemeenten met de GRSA2 en in welk tempo (2014, 2015 en 2016) wordt dit ambitieniveau bereikt? Koersdocument "Nog krachtiger en dichterbij" Op 17 december 2013 hebben de drie colleges besloten om in 2014 alle bedrijfsvoeringstaken onder de GRSA2 te brengen en de voorgestelde scenario's op die manier in uitvoering te nemen. Hierbij is ook afstand genomen van het eerder vastgestelde Position Paper en de 6 uitgangspunten waaraan de ontwikkeling en het resultaat van de samenwerking zou worden afgemeten. De directeur G R S A2 en de gemeentesecretarissen hebben vervolgens opdracht gekregen om een koersdocument te maken waarin de beslissingen van 17 december 2013 nader uitgewerkt worden. Dit koersdocument, onder de naam "Nog krachtiger en dichterbij" is door het DB van de G R S A2 op 25 februari 2014 vastgesteld en aan de colleges van de drie gemeenten aangeboden met het verzoek dit als collegebesluit vast te stellen. De colleges hebben dit koersdocument in maart 2014 in een collegebesluit vastgesteld. Het gevolg hiervan is dat alle bedrijfsvoeringstaken van de deelnemende gemeenten worden ondergebracht binnen de GRS A2 en groeit de organisatie van circa 60 fte naar circa 160 fte. Dit proces moet medio (eind) 2015 afgerond zijn. In het koersdocument zijn de navolgende 10 uitgangspunten/kaders geformuleerd: 1.
De zelfstandigheid en beleidsautonomie van de drie gemeenten blijven onaangetast c q . de bestuurskracht van de drie individuele gemeenten wordt versterkt door de GRS A2. Er is en blijft binnen de GRS A2 ruimte voor het waarborgen van de 'couleur locale'.
2.
Alle bedrijfsvoeringstaken, inclusief belastingen en gegevensbeheer, van de drie gemeenten worden samengebracht in de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten.
3.
Samenwerking op uitvoeringstaken wordt benut wanneer kansen hiertoe zich evident voordoen, bijvoorbeeld in geval van nieuwe ontwikkelingen, maar heeft in de fase van doorontwikkeling niet de prioriteit.
4.
Op beleidstaken kan de samenwerking ambtelijk worden gezocht, maar voor dit moment is het geen doel op zich om dergelijke initiatieven binnen de GRS A2 te laten landen.
5.
De bundeling van de bedrijfsvoeringstaken binnen de GRS A2 dient één jaar na definitieve politiek-bestuurlijke besluitvorming over dit koersdocument operationeel te zijn. Uitgaande van besluitvorming voor het zomerreces van 2014, wordt als beoogde startdatum aangehouden 1 juli 2015.
6.
'Samen' is het uitgangspunt voor de doorontwikkeling van de A2-samenwerking tot een samenwerking op alle bedrijfsvoeringstaken. Ofwel, alle drie de gemeenten brengen hetzelfde takenpakket onder in de samenwerking. Er vindt geen 'cherry picking' in het takenpakket plaats.
7.
Ten behoeve van een zorgvuldige politiek-bestuurlijke besluitvorming bestaat aan de voorzijde van het in te zetten proces transparantie over zowel de inhoud van als het proces tot de doorontwikkeling van de samenwerking.
8.
De juridische, bestuurlijke en ambtelijke organisatievorm kenmerkt zich in al haar facetten door efficiency en nabijheid. Nabijheid komt tot uiting in zowel fysieke zin (door de wijze van huisvesting) als ook in gevoelsmatige zin; medewerkers kennen de gemeenten en haar (interne) klanten, herkennen de klantvragen en spelen hier proactief op in.
9.
De samenwerking wordt bestuurlijk-juridisch en ambtelijk eenvoudig en transparant ingericht. De governance-structuur is passend bij het type taak dat in de samenwerking is belegd (bedrijfsvoering), sluit aan bij de wens van 'grip' vanuit de individuele gemeenten en houdt waar mogelijk rekening met het voorkomen van bestuurlijke en ambtelijke drukte en coördinatielast.
10.
De samenwerking leidt niet structureel tot nadeelgemeenten in financiële zin. Er wordt gezocht naar een passende eenvoudige en uniforme verdeelsystematiek.
De programmabegroting is opgezet vanuit de vragen: " wat willen we bereiken?" " wat gaan we ervoor doen? " " wat kost het?" Deze vragen worden per programma beantwoord en vormen samen het geheel van de Samenwerking A2 gemeenten. De kosten van de Staf zijn doorberekend aan de 3 programma's. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt nader ingegaan op de kosten van de Staf.
2.
Doelstelling
2.1
Algemeen
De GRSA2 is in 2012 formeel van start gegaan. In 2013 is vooral gewerkt aan het opzetten en inrichten van de organisatie. Daarnaast is 2013 het eerste jaar waarin de organisatie volledig zelfstandig werkzaam is. 2.2
Doelstelling
De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard zijn de onderlinge samenwerking circa tien jaar geleden gestart vanuit de overtuiging dat dit de individuele bestuurskracht en identiteit van de afzonderlijke gemeenten versterkt. Dezelfde overtuiging vormt anno 2014 de basis voor de wens de onderlinge samenwerking te intensiveren. Het behoud van kwaliteit, het borgen van de continuïteit, het verbeteren van de dienstverlening en het verminderen van de kwetsbaarheid zijn voor alle gemeenten belangrijke motieven om een nieuwe stap in de samenwerking te zetten. Bovendien is de verwachting dat de krachtenbundeling - op termijn - efficiencyvoordelen zal brengen. De autonomie van de individuele gemeenteraden staat daarbij niet ter discussie, hoewel gemeenten zich bewust zijn van het feit dat samenwerking betekent dat in de besluitvorming in tal van opzichten rekening met elkaar gehouden moet worden. Gemeenten kunnen echter ook in de samenwerking hun individuele ambities blijven realiseren. Het waarborgen van deze lokale autonomie en beleidsvrijheid heeft nadrukkelijk de aandacht van bestuur en ambtelijke organisatie. In de verdere uitwerking van de samenwerking krijgt dit aspect dan ook expliciet de aandacht. Door de onderlinge samenwerking komt kennisdeling tot stand en ontstaan volop kansen op specialisatie, verdere ontwikkeling van kennis en expertise en daardoor groeit een verbetering van de dienstverlening aan interne en externe klanten. Door bundeling van krachten kan een professionaliseringslag gerealiseerd worden. Voor de drie gemeenten geldt dat zij in het algemeen steeds willen zoeken naar een bij het voorliggende vraagstuk best passende samenwerkingsschaal. Voor wat betreft de bedrijfsvoeringstaken is de GRS A2 voor nu gedefinieerd als de best passende schaal.
3.
De programma's
3.1
Werk & Inkomen (W&I)
Wat willen we bereiken? Missie Werk & Inkomen werkt aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, stimuleren wij weer actief te worden. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben. Achtergrond en ontwikkelingen Participatiewet Op 1 januari 2015 gaat de Participatiewet in. Deze regeling voegt de Wet Werk en Bijstand (WWB), de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en een deel van de Wajong samen en vervangt de eerder voorgestelde Wet Werken naar Vermogen (WWNV). Doel van de Participatiewet is dat burgers naar maximaal vermogen participeren in de samenleving, liefst op de arbeidsmarkt. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van deze nieuwe wet. Naast de Participatiewet, maar wel samenhangend met deze wet, komt er een aparte wet met een quotumregeling voor werkgevers die vanaf 2017 van start moet gaan. De regeling schrijft voor dat werkgevers een percentage arbeidsgehandicapten in dienst moeten nemen. Doen ze dit niet, dan volgt er een boete. Werk & Inkomen werkt samen met de regiogemeenten om de invoering van de Participatiewet en de quotumregeling voor te bereiden. Gezamenlijk werken we aan de vormgeving van een regionaal arbeidsmarkttoeleidingsbedrijf. Dit krijgt nu vorm door de gezamenlijke uitvoering van een aantal activiteiten: - Nieuwe instroom: de gemeente Veldhoven en Werk & Inkomen sluiten aan bij de bestaande dienstverlening van de gemeente Eindhoven voor inwoners die een beroep doen op de bijstand. Deze mensen nemen aan het programma van het Werkleerbedrijf deel. - Zittend bestand: Eindhoven, Veldhoven en de A2-Gemeenten brengen gezamenlijk het werkpotentieel in beeld van uitkeringsgerechtigden. Voor hen benutten we het regionaal beschikbare aanbod aan re-integratieactiviteiten. - Werkgeversbenadering: de Ergon-gemeenten en Ergon kiezen ervoor om met één gezicht en onder één naam de regionale werkgevers te benaderen. Werk & Inkomen sluit hierbij aan. Zo krijgen we toegang tot een groot aantal werkgevers. Vooralsnog zal de samenwerking projectmatig van opzet zijn en zal er in een netwerkorganisatie gewerkt worden. Op termijn is de verwachting dat deze activiteiten beslag zullen krijgen in een fysieke organisatie. Tegelijk met de invoering van de Participatiewet worden een aantal wetswijzigingen doorgevoerd. De belangrijkste wijzigingen zijn: - Een strenger maatregelenregime bij het niet nakomen van arbeids-verplichtingen. De wetgever geeft voor een aantal geüniformeerde arbeidsverplichtingen aan welke sanctie van toepassing is. De gemeente heeft hierin nog slechts beperkte beleidsruimte. - Tegenprestatie naar vermogen. De bevoegdheid voor gemeenten om invulling te geven aan de tegenprestatie naar vermogen wordt omgezet naar een verplichting. De gemeenten mogen binnen een aantal voorwaarden zelf bepalen hoe de tegenprestatie er uit ziet en voor welke doelgroep het wordt ingezet. 8
-
Kostendelersnorm. De volwassenen van 21 jaar en ouder binnen één huishouden worden geacht kosten met elkaar te kunnen delen. Dat betekent dat er een lagere bijstandnorm van toepassing is voor de afzonderlijke personen.
Decentralisaties In het kader van de drie decentralisaties worden gemeenten op korte termijn gevraagd om intergemeentelijke samenwerkingsverbanden te vormen. De decentralisaties vinden plaats naar alle afzonderlijke gemeenten, maar om voorafgaand aan de decentralisaties voldoende uitvoeringskracht te realiseren dient de uitvoering op een hoger schaalniveau belegd te worden. Met de voorbereiding van de Participatiewet voldoen wij reeds aan het beoogde schaalniveau. De voorbereiding van deze implementatie wordt afgestemd via de Regie- en Stuurgroep 3D(ecentralisaties) met de drie A2-gemeenten. Ontwikkeling arbeidsmarkt De voortdurende economische crisis heeft de afgelopen jaren ook in de A2-gemeenten geleid tot een oplopende werkloosheid en een toename van het beroep op een gemeentelijke bijstandsuitkering. Voor de ontwikkeling van de omvang van het klantenbestand heeft de economische recessie twee kanten. Enerzijds neemt de instroom toe als gevolg van verlies van werk (lees inkomen uit arbeid), anderzijds wordt de uitstroom richting arbeidsmarkt bemoeilijkt doordat werkgevers minder snel geneigd zijn om nieuw personeel in dienst te nemen. Een goede indicator voor de situatie op de arbeidsmarkt is de ontwikkeling van de NWW (werkzoekende ingeschreven bij het UWV). Tabel 1: Ontwikkeling NWW ultimo jaar (bron UWV)
2011 2012 2013 toename 2012 toename 2013
Valkenswaard Heeze-Leende Cranendonck 424 242 956 566 300 979 829 450 1.465 33% 46%
24% 50%
2% 50%
Eindhoven 7.519 8.997 12.732
Nederland 472.804 568.696 762.469
20% 42%
20% 34%
Als gevolg van verschillen in de specifieke economische structuur, lokale arbeidsmarkt en samenstelling beroepsbevolking is er sprake van een gedifferentieerd beeld bij de afzonderlijke A2-gemeenten, voor zowel het aantal werkzoekenden als het aantal bijstandsgerechtigden. In 2013 is het aantal werkzoekenden in alle A2-gemeenten meer toegenomen dan landelijk. Dit geldt ook voor de gehele regio rond Eindhoven. Inmiddels klimt de Nederlandse economie langzaam uit het dal. Het CPB verwacht voor 2014 een lichte groei van 0,75%. Voor 2015 wordt een groei voorspeld van 1,25%. Ondanks de economische groei, geeft het CPB aan dat de werkloosheid in 2014 nog zal oplopen tot 650.000 personen. In 2015 gaat een lichte daling inzetten tot een aantal van 635.000 werklozen, als gevolg van een stijgende werkgelegenheid. De verwachting is dat onze regio snel zal meegaan in deze landelijke trend. Aandachtspunt daarbij is en blijft de behoefte aan (hoog) gekwalificeerd personeel versus het beschikbare aanbod aan werkzoekenden. Circa 60% van de WWB-populatie heeft een opleidingsniveau lager dan mbo. Inkomen In 2015 zal er een toename zijn van het aantal bijstandsgerechtigden. Dit komt mede door de invoering van de Participatiewet, waarbij gemeenten de verantwoordelijkheid krijgen voor 9
de Wsw-ers en de nieuwe instroom van jonggehandicapten met arbeidsvermogen (die voorheen in de Wajong zouden instromen). In de afgelopen jaren heeft Nederland te maken gehad met een dubbele dip. Ook het A2werkgebied was aan conjuncturele schommelingen onderhevig en dat zien we terug in de bestandscijfers. In 2010 nam het aantal verstrekte uitkeringen sterk toe (+11%), in 2011 was er een forse afname (-11%) om in 2012 en 2013 weer sterk toe te nemen (13% en 14,5%). We zien daarbij aanzienlijke verschillen tussen de 3 A2-gemeenten. Onderstaande tabel geeft de ontwikkelingen weer. Tabel 2: Ontwikkeling aantal BUIG-uitkeringen ultimo jaar (bron CBS)
r 2010 2011 2012 2013 toename 2011 toename 2012 toename 2013
Valkenswaard 426 429 448 492 1% 4% 10%
Heeze-Leende Cranendonck 81 175 83 170 99 184 104 216 2% 19% 5%
-3% 8% 17%
Totaal A2 682 682 731 812
Nederland 317.900 329.800 343.000 374.300
0% 7% 11%
4% 4% 9%
Tabel 3: Aantal aanvragen BUIG per jaar (bron: W&I)
2010 2011 2012 2013
Valkenswaard Heeze-Leende Cranendonck 206 50 89 207 40 81 235 50 107 280 64 152
Totaal 345 328 392 496
In 2012 en 2013 is het totaal aantal uitkeringen in de A2-gemeenten meer toegenomen dan landelijk. Wel zijn de verschillen tussen de afzonderlijke gemeenten groot. In Heeze-Leende is het aantal uitkeringen in 2012 sterk toegenomen als gevolg van een relatief lage uitstroom vanuit de bijstand terwijl de relatief geringe toename in 2013 een gevolg was van een relatief hoge uitstroom. In Cranendonck is de toename in 2013 een gevolg van een sterke stijging van het aantal aanvragen (aantal aanvragen voor bijstand was 42% hoger dan in 2012). Dit geeft aan hoe lastig de jaarlijkse ontwikkeling van het aantal BUIG-uitkeringen te voorspellen is. Hoewel het CPB een daling van het totale aantal werklozen in 2015 voorziet, gaan we voor wat betreft de ontwikkeling van het aantal WWB/IOAW/IOAZ-uitkeringen voorzichtigheidshalve uit van een lichte stijging. Dit is ingegeven door de cijfers over 2013 en het feit dat bijstand vertraagd reageert op stijgende werkloosheid (vaak is namelijk eerst WW van toepassing). Ook speelt de veronderstelling mee dat bij stijgende werkgelegenheid de doelgroep die een WWB/IOAW/IOAZ-uitkering ontvangt, hier niet onmiddellijk van profiteert. Het CPB verwacht voor de WWB/IOAW/IOAZ-uitkeringen in 2015 een stijging van 1,3%. Gelet op de flinke schommelingen in het bestand van de A2-gemeenten zou dat percentage mogelijk hoger kunnen uitvallen, maar hier is geen inschatting van te maken.
10
Prognose ontwikkeling volume BUIG De onzekerheid omtrent het herstel van de economie maakt het lastig een goede voorspelling van de ontwikkeling van het BUIG-volume te maken. Hiernaast is het besluitvormingsproces rond de hervorming van de sociale zekerheid nog niet afgerond. De Participatiewet is recent aangenomen door de tweede kamer. Als gevolg hiervan is de komende jaren extra instroom tot de bijstand te verwachten door het beperken van de toegang tot de Wajong en WSW. De nieuwe instroom in de Participatiewet van Wsw-ers en Wajongers met arbeidsvermogen zorgt voor een extra stijging van 1,5 a 2%. Een goede indicator voor de ontwikkeling van de lokale/regionale arbeidsmarkt betreft de ontwikkeling van de NWW. De toename van het aantal NWW (werkzoekenden) in 2013 is in deze regio veel groter dan landelijk. Op grond hiervan wordt verwacht dat de omvang van de bijstand in 2014 in alle A2-gemeenten iets meer zal toenemen dan landelijk. Gezien de onzekerheid van het economisch herstel en nog niet geheel duidelijke toekomstige ontwikkelingen in de sociale zekerheid wordt vanaf 2015 ervan uitgegaan dat de volume ontwikkeling van de BUIG zich conform landelijk ontwikkeld. Wat gaan we en/oor doen? Beleid Werk en re-integratie We spreken uitkeringsgerechtigden aan om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en naar vermogen te participeren. Zij die dit niet op eigen kracht kunnen, ondersteunen we. Daarbij richten we ons vooral op de uitkeringsgerechtigden die in potentie kunnen participeren in arbeid. De ondersteuning vindt voor een belangrijk deel plaats in regionaal verband: het Werkleerbedrijf voor de nieuwe instroom en voor een deel van het zittend bestand de regionaal beschikbare instrumenten. Deelname aan het publieke werkgeversteam legt de relatie naar werkgevers in onze gemeenten en regio. Daarnaast ontwikkelt Werk & Inkomen ook zelf projecten. Een belangrijk initiatief is het Clean Team dat in 2013 gestart is. Deze aanpak is bestemd voor uitkeringsgerechtigden met een afstand tot de arbeidsmarkt die in groepsverband werken aan het onderhoud van de openbare ruimte in de A2-Gemeenten. Het Clean Team is voor hen een opstap om naar betaald werk door te stromen. Ook zetten we andere projecten op waarbij we gebruik maken van de (relatieve) kleinschaligheid van Werk & Inkomen en de mogelijkheden van onze samenwerkingspartners (Ergon, de kringloopwinkels en lokale ondernemers) om te komen tot meer uitkeringsonafhankelijkheid. Deze projecten zullen in 2014 en 2015 meer concreet vorm krijgen. Wsw Cranendonck Cranendonck neemt deel in Sw-bedrijf de Risse. Het is te verwachten dat deze situatie in 2015 gaat veranderen. De Risse oriënteert zich op een fusie met Westrom, het Sw-bedrijf uit Roermond. De zittende Sw-medewerkers uit Cranendonck blijven werknemer van de Risse c q . de nieuwe organisatie. Voor nieuwe activiteiten op het gebied van re-integratie en arbeidsinschakeling is de aandacht gericht op de organisatie in de regio Eindhoven. Inkomensondersteuning minima Werk en inkomen biedt aan mensen met een laag inkomen inkomensondersteuning door bijzondere bijstand, langdurigheidstoeslag, stimuleringssubsidie maatschappelijke participatie en kinderparticipatie. De wijzingen van de WWB per 1 januari 2015 hebben ook effect op de regelingen voor minima. Zo wijzigt de langdurigheidstoeslag, de mogelijkheden voor categoriale bijzondere bijstand en wordt de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten (Wtcg) en de Compensatie Eigen Risico (CER) afgeschaft. De huidige fiscale aftrek incl. de tegemoetkoming specifieke zorgkosten wordt versoberd. De motivatie voor afschaffing is 11
gelegen in het feit dat deze instrumenten te ongericht zijn en de doelgroep onvoldoende te identificeren valt aan de hand van criteria. Van een algemene landelijke regeling naar een individuele beoordeling. Hiervoor wordt extra geld structureel beschikbaar gesteld aan het gemeentefonds . In 2014 80 min en vanaf 2015 100 min structureel. Naast deze landelijke ontwikkelingen is op A2 niveau de heroverweging minimabeleid aan de orde. Schuldhulpverlening Sinds 1 januari 2013 wordt schuldhulpverlening uitgevoerd door Werk & Inkomen in samenwerking met twee externe partners. Schuldhulpverlening is een nieuw onderdeel van Werk en Inkomen en zal in een aanloopfase van 3 jaar uitgroeien tot een vol in bedrijf zijnd onderdeel van Werk en Inkomen. Er is gekozen voor de minimale variant in de aanloopfase met de mogelijkheid om in te toekomst door te groeien. Afhankelijk van het budget kan de doelgroep uitgebreid worden. In 2013/2014 is de nota Schuldpreventie als onderdeel van integrale schuldhulpverlening vastgesteld en gaan activiteiten ingezet worden om te voorkomen dat er problematische schulden ontstaan. In 2015 zal de afstemming met partners voortgezet worden om gezamenlijk een goede kwaliteit van dienstverlening te krijgen en te behouden. Het aantal aanvragen voor schuldhulpverlening is voor 2015 geschat op 450. In 2013 zijn er 402 aanvragen voor schuldhulpverlening gedaan. De gevolgen van de economisch crisis duren voort en worden nu ook merkbaar bij ondernemers en mensen met een eigen woning. Schuldhulpverlening aan ondernemers en bezitters van een eigen woning vraagt om een andere aanpak. Dit geldt ook voor de toename van aanvragen bijzondere bijstand voor bewindvoerderkosten. Zowel landelijk als lokaal wordt gezocht naar mogelijkheden om deze kosten te beperken. Kaderstellende nota's Handhavingsplan 2010-2014 Kadernota "Een andere manier van werken" Nota "Tegengaan niet gebruik van inkomensvoorzieningen" Kadernota werk & inkomen "Onderweg naar een nieuwe Sociale Zekerheid" 2012-2015 Beleidsplan integrale schuldhulpverlening 2013-2017 Nota Schuldpreventie 2014-2017 Wat kost het? Tabel 4 Programma W&I Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting Totaal lasten
2015 2.226.000 36.000 623.000 2.885.000
2016 2.230.000 37.000 547.000 2.814.000
2017 2.235.000 37.000 556.000 2.828.000
2018 2.241.000 37.000 565.000 2.843.000
Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Valkenswaard Totaal bijdrage
834.000 514.000 1.537.000 2.885.000
813.000 502.000 1.499.000 2.814.000
817.000 504.000 1.507.000 2.828.000
821.000 507.000 1.515.000 2.843.000
Ten opzichte van 2014 stijgen de kosten aanzienlijk. Op personele lasten wordt de stijging van € 550.000 veroorzaakt door enerzijds het in de begroting opnemen van de personele inzet voor de uitvoering van de schuldhulpverlening en anderzijds vanwege de noodzakelijke uitbreiding van medewerkers door de toename van het aantal cliënten. Voor schuldhulpverlening is in de begrotingen van de deelnemende gemeenten budget geraamd. 12
De uitbreiding van personeel wordt voor een deel via inhuur ingevuld om zo in de toekomst, bij afname van het aantal cliënten, hierop snel te kunnen reageren. Hiervoor wordt een extra bijdrage van de gemeenten gevraagd. De bijdrage van de gemeenten aan dit programma stijgt ten opzichte van 2014 met € 705.000,-. Hiervan hebben de gemeenten reeds € 300.000,-, betreffende schuldhulpverlening, in de eigen begroting opgenomen. Het restant bestaat uit de toename van personeel bij W&I van € 350.000 en de hogere doorbelasting vanuit de staf als gevolg van het incidenteel in 2015 invullen van de functie van directeur en controller/financieel adviseur. De toename personeel betreft voor € 292.000 structurele lasten en € 58.000 incidentele lasten. Tabel 5 KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN 2015
INKOMEN Poortwachtersquote: Ingetrokken en afgewezen aanvragen levensonderhoud Terugvorderingsquote: Bedrag terugvordering tov. totaal uitkeringsbedrag Gemiddelde uitkeringsduur PARTICIPATIE REÏNTEGRATIE Uitstroom klanten totaal Uitstroom naar volledig werk tov Totaal uitstroom Uitstroom klanten partieel tov totaal uitstroom (tijdelijk of deeltijdwerk) INBURGERING Realisering huisvestingstaakstelling Aandeel deelnemers inburgeringscursussen dat voldoet aan wettelijke inburgeringsnorm MINIMAREGELINGEN Toekenningspercentage tov totaal aanvragen bijzondere bijstand SCHULDHULPVERLENing Aandeel aanvragers feitelijk kunnen helpen Onderdeel budgetbegeleiding succesvol afgerond BEDRIJFSVOERING Aanvragen levensonderhoud tijdig afgewerkt Totaalbedrag debiteuren tov totaal verstrekte uitkeringen Gemiddelde leeftijd saldo debiteuren Maximaal (gedeeltelijk) gegrond bezwaarschriften
Totaal A2
Cranendonck
HeezeLeende
Valkenswaard
40%
40%
40%
40%
1.4
0.6
1.7
1.6
59 mnd
61 mnd
48 mnd
61 mnd
357 34
74 31
34 28
249 36
28
33
25
25
100% 30%
100% 30%
100% 30%
100% 30%
70%
70%
70%
70%
80%
80%
80%
80%
90%
90%
90%
90%
90%
90%
90%
90%
13%
11%
16%
13%
42 mnd
38.9 mnd 20%
35.5 mnd 20%
55.8 mnd
20%
13
20%
Tabel 6 KENGETALLEN PER ULTIMO 2015
Aantal klanten: WWB cs/Participatiewet Wsw Bbz Schuldhulpverlening Inburgering Huisvesting statushouders Aantal reintegratietrajecten Afgehandelde werkprocessen Toekenningen Schuldhulpverlen. Totaal aantal debiteuren Totaalbedrag debiteuren (saldo vorderingen) Totaal aantal besluiten
Totaal A2
Cranendonck
HeezeLeende
Valkenswaard
884 272 102 804 114 37
235 98 32 252 33 10
113 46 15 62 21 11
536 128 55 490 60 16
505 2.457 344
135 726 101
70 279 34
300 1.452 209
449
88
79
282
2.347.085 4.929
537.314 1.314
657.815 611
1.151.956 3.004
14
3.2
Informatievoorziening en Automatisering (l&A)
De A2 gemeenten worden geconfronteerd met een groot aantal ontwikkelingen welke het noodzakelijk maken de ICT omgeving hiervoor continue verder door te ontwikkelen. Daarnaast kent elke gemeente ook zijn eigen ambities om de dienstverlening naar burgers en bedrijven verder te ontwikkelen. Hiervoor zijn passende ICT systemen randvoorwaardelijk. Belangrijke ontwikkelingen op het l&A terrein zijn o.a.: -
Overheidsprogramma Antwoord©: o.a. Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode, Kwaliteitshandvest, enz. I-NUP: Nationaal Uitvoeringsprogramma met hierin de 20 bouwstenen waaronder DigiD identificatie, Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling, enz. Basisregistraties; de inrichting en beheer van gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI) en gebruik van de overige basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), Het Nieuwe Werken: het bieden van een ICT werkplek die Het Nieuwe Werken concept mogelijk maakt, Overigen: ruimtelijkeplannen.nl, WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet elektronische handtekening).
Daarnaast constateren we diverse maatschappelijke trends en ontwikkelingen waarbij adequate l&A voorzieningen van belang zijn, zoals: - Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.) - Cloud Computing, hosting systemen en applicaties en webservices - Digitaal werken, papierluw vergaderen - Bring Your Own Device ( o.a. tablet computers) - Open Source software Op basis van bovenstaande gegevens is al in 2009 de A2 I-Visie vastgesteld en aangevuld met de A2 Position Paper in 2010. Deze beleidsdocumenten zijn leidend voor de werkzaamheden van de A2 afdeling l&A. Het koersdocument "Nog krachtiger en dichterbij" (maart 2014) is hier nog niet verwerkt. De samenwerking van de drie A2 gemeenten op l&A gebied moet bijdragen aan: - de vermindering van kwetsbaarheid door het zoveel mogelijk beleggen van kennis, kunde en vaardigheden bij meerdere l&A medewerkers, evenals het vastleggen hiervan. - de versterking van kwaliteit van dienstverlening door het inzetten op een professionele l&A bedrijfsvoering en dienstverlening gebaseerd op bewezen methodieken en door het samen met de organisaties doorontwikkelen van de digitale bedrijfsvoering en digitale balie. - het verbeteren van de efficiency van processen door het aanbieden zoveel als mogelijk gezamenlijke A2 brede ICT oplossingen. Wat willen we bereiken? De A2 afdeling l&A heeft primair tot doel de deelnemende gemeenten te ondersteunen bij het ontwikkelen, verbeteren en uitvoering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven, interne bedrijfsvoering en het invullen van de gemeentelijke en landelijke overheidsdoelstellingen op gebied van Informatievoorziening en Automatisering. In deze omgeving is de gezamenlijke A2 afdeling l&A verantwoordelijk voor de uitvoering van de Informatievoorziening (beleidsvoorbereiding, consultancy, advisering en projectleiding/participatie) en automatisering ( inkoop, ontwikkeling, onderhoud, beheer en 15
exploitatie van ICT systemen waaronder hardware, software, telefonie netwerkinfrastructuren en het applicatiebeheer voor gezamenlijke A2-toepassingen) voor de drie A2-gemeenten. Wat gaan we ervoor doen? - Op basis van een l&A dienstverleningsafspraken de l&A dienstverlening professioneel uitvoeren. l&A consultancy/advies aanbieden aan het management van de gemeenten. Implementatie en beheer van één gezamenlijke technische ICT infrastructuur waardoor elke werkplek toegang geeft tot de benodigde ICT toepassingen. Initiëren en stimuleren van keuze en selectie voor gezamenlijke toepassingen en implementatie daar waar mogelijk - Mede uitvoering geven aan de diverse overheidsprogramma's voor de gemeenten - Uitwerking informatiebeleidsplan en l&A jaarwerkplannen voor de A2 gemeenten Wat kost het? Programma i&A Personele lasten Doorbelasting Infrastructuur Software Telefonie Multifunctionals Totaal lasten
2015 968.000 158.000 1.145.000 1.775.000 215.000 140.000 4.401.000
2016 969.000 118.000 1.168.000 1.811.000 219.000 143.000 4.428.000
2017 969.000 120.000 1.191.000 1.847.000 224.000 146.000 4.497.000
2018 970.000 123.000 1.215.000 1.884.000 228.000 149.000 4.569.000
Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Valkenswaard Doorbelasting JUZA Doorbelasting W&I Totaal bijdrage
1.121.000 1.053.000 1.902.000 26.000 299.000 4.401.000
1 150.000 1.085.000 1.862.000 27.000 304.000 4.428.000
1.168.000 1.103.000 1.891.000 27.000 308.000 4.497.000
1.186.000 1.121.000 1.921.000 28.000 313.000 4.569.000
De uitgaven voor het programma l&A zijn € 140.000,- hoger dan in 2014. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn de kostenstijging op infrastructuur als gevolg van de uitvoering van schuldhulpverlening en de hogere doorbelasting vanuit de staf als gevolg van het incidenteel in 2015 invullen van de functie van directeur en controller/financieel adviseur. Daarnaast is er bij de directe kosten (software, telefonie en multifunctionals een lichte kostenstijging van € 15.000,-. Doordat hogere kosten rechtstreeks zijn doorbelast aan de andere afdelingen stijgt de bijdrage van de gemeenten op dit programma ten opzichte van 2014 met € 60.000,-, maar blijft het ten opzichte van de geraamde jaarschijf 2015 in 2014 nagenoeg ongewijzigd. Doorbelasting: Voor het bepalen van de verdeelsleutel worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - rechtvaardige verdeling, - beperkte administratieve last, - stimuleren van het efficiënt gebruik van ICT middelen. Er wordt onderscheid gemaakt in 4 soorten kosten: - kosten die één op één aan de gemeenten kunnen worden doorberekend, - kosten die te maken hebben met personeel en organisatie, kosten die te maken hebben met de "basis" ICT-infrastructuur. - kosten die te maken hebben met A2 applicaties (gezamenlijke inrichting, gebruik en beheer) 16
Op basis van deze indeling worden de navolgende verdeelsleutels gehanteerd: - De direct toe te wijzen kosten worden één op één doorbelast. Dit omdat de gemeente hier direct invloed op heeft. Denk hierbij aan het printbeleid, mobiele telefonie beleid, gemeentelijke "maatwerk" applicaties, enz. - Voor de verdeling van de personele en organisatiekosten wordt als toerekening het aantal inwoners gehanteerd. De gezamenlijke l&A afdeling is er indirect voor de dienstverlening van de gemeenten naar alle burgers. - Voor de kosten van de ICT-infrastructuur (de standaard ICT werkplek, inclusief kosten voor KA software, netwerk, storage, servers, back-up en uitwijk) een combinatie van het aantal gebruikers (natuurlijke personen) en het aantal ICT werkplekken. Beide met een aandeel van 50%. Om het verschil te maken tussen een Thin-Client of Personal Computer wordt een wegingsfactor van 2 (TC) of 3 (PC) toegepast. - De kosten voor gezamenlijke A2 applicaties worden verdeeld naar het aantal inwoners. Dit omdat de licenties voor gemeentelijke software bij de leveranciers (Pink-Roccade als Centric) gebaseerd zijn op inwonersaantallen. Voordeel bij de gezamenlijk A2 applicaties is er bij de aankoop en licenties voor niet gemeente specifieke applicaties en bij het eenmalig inrichten en het gezamenlijk beheren van A2 applicaties. Project A2 samenwerking l&A Voor het uitvoeren en/of afronden van resterende werkzaamheden uit het project A2 samenwerking l&A is, uit de bijdragen van de deelnemende gemeenten, een bestemmingsreserve gevormd. Deze bedraagt bij aanvang in 2014 € 104.000 en wordt in 2014 en 2015 geheel besteed. Prestatie indicatoren: Op basis van de gegevens die bij het samenstellen van deze begroting voorhanden waren kunnen de volgende prestatie indicatoren worden vermeld voor 2015: Afhandelen jaarlijkse incidenten: 6.000 (storingen, vragen, ondersteuning) Afhandelen wijzigingen ICT omgeving: 1.000(applicaties, leveringen, ICT infrastructuur) Onderhanden ICT projecten/activiteiten: 50 (zowel voor A2 gemeenten (toepassingen) als A2 (techniek)) Uren l&A consulentschap 2.600 Uren Projectleiding/ondersteuning 2.300 Uren l&A beleid 1.100 A2 2015 €68 € 7.274 € 5.642 € 6.770 14,4 fte
Gemeentelijke ICT kosten per inwoner ICT kosten per fte ICT kosten per account ICT kosten per werkplek Formatie
Benchmark 2013 €73* € 9.324 * € 6.298 * € 6.685 * 16,75 fte"
* Benchmark afkomstig uit het jaarlijks onderzoek door bureau M&l naar gemeentelijke l&A kosten. ** Benchmark uit normenkader risico analyse berenschot De A2 samenwerking l&A is voornemens om in 2015 zelf deelnemer te worden aan de benchmark om zodanig het kostenniveau, maar ook het kwaliteitsniveau t.o.v. de landelijke gemiddelden te kunnen vergelijken. 17
3.3
Juridische zaken (Juza)
De afdeling juridische zaken (Juza) ondersteunt de besturen van de drie A2 gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten op een drietal onderdelen, te weten: - Secretariaat voor de gezamenlijke onafhankelijke commissie bezwaarschriften; - Afdelingsoverstijgend en algemeen juridisch advies; - Juridische control; Met deze dienstverlening draagt afdeling Juza vooral bij aan de volgende doelen: - Het verminderen van de kwetsbaarheid door solofuncties samen te voegen en daardoor onderlinge vervangbaarheid te organiseren; - Het behoud en versterken van de kwaliteit door kennis samen te voegen en te delen; - Het verbeteren van de efficiency (processen) door mogelijkheden om samen het werk anders te organiseren; - Het verbeteren van de effectiviteit (mensen) door de kwaliteiten van mensen optimaal in te zetten op het werk dat gedaan moet worden. Wat willen we bereiken? -
Secretariaat voor de gezamenlijke onafhankelijke commissie bezwaarschriften: • Het instellen van een gezamenlijke adviescommissie voor bezwaarschriften; • Het invoeren van een uniform werkproces voor de bezwarenafhandeling; • Het toepassen van mediationvaardigheden bij de afhandeling van bezwaarschriften; • Het invoeren van een gezamenlijk secretariaat voor de bezwarencommissie; • Verbetering van de kwaliteit van dienstverlening; • Onafhankelijke adviezen t.b.v. beslissingen op bezwaar. • De vakafdelingen adviseren en bijstaan bij beroepszaken.
- Algemene juridische advisering: Algemene juridische advisering heeft geen betrekking op specifieke werkvelden zoals milieu of ruimtelijke ordening, maar die gemeentebreed noodzakelijk is. Deze advisering heeft betrekking op: • Het adviseren van bestuur, management en organisaties over complexe juridische zaken en vraagstukken; • Het adviseren en bijhouden van afdelingsoverstijgende verordeningen en beleidsregels; • Het adviseren en bijhouden mandaatbesluiten en machtigingen; • Het adviseren over algemene wetten zoals Algemene wet bestuursrecht (Awb), Gemeentewet (Gw) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob); • Het adviseren en afhandelen van klachten (klachtencoördinatie); • Het adviseren van de vakafdelingen met betrekking tot vakinhoudelijke juridische vraagstukken. Op basis van de behoeften van individuele gemeenten kunnen producten worden afgenomen, waarbij wordt gestreefd naar een zo breed mogelijk gezamenlijk werkpakket. -
Juridisch control: • Het borgen van werkprocessen op juridische kwaliteit; • Het vooraf en eventueel achteraf controleren van de juridische kwaliteit van producten; • Het beheersen, verkleinen en voorkomen van de juridische risico's die de gemeenten en GR lopen;
18
U/af gaan we ervoor doen? Het secretariaat voor de bezwaarschriften ondersteunt en adviseert de commissie, bereidt zittingen voor, nodigt partijen uit, legt dossiers aan, maakt verslag en bereid adviezen voor en werkt deze adviezen uit. De bezwaren en het advies van de bezwarencommissie worden door de secretaris door middel van een concept voorstel aan de desbetreffende gemeente aangeboden. Alle beschikbare diensten en producten met betrekking tot juridisch control, kwaliteitszorg en algemene juridische advisering zijn in een producten- en dienstencatalogus gezet. Op jaarbasis worden afspraken gemaakt over de af te nemen producten. Ook niet genoemde producten kunnen ter advisering aan Juza worden voorgelegd. Afhankelijk van de kwantiteit en expertise zal bekeken worden of deze vraag beantwoord kan worden. Wat kost het? Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting Totaal lasten
2015 500.000 34.000 101.000 635.000
2016 500.000 35.000 83.000 618.000
2017 501.000 35.000 84.000 620.000
2018 501.000 36.000 85.000 622.000
Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Valkenswaard Totaal bijdrage
170.000 160.000 305.000 635.000
165.000 156.000 297.000 618.000
165.000 157.000 298.000 620.000
166.000 157.000 299.000 622.000
De totale kosten van het programma Juza zijn ten opzichte van 2014 nagenoeg gelijk. Een voordelig verschil van € 7.000,-. Voor de bijdragen van de gemeenten geldt hetzelfde. Prestatie indicatoren: Van de afdeling Juza zijn nog geen actuele cijfers voorhanden. Deze komen in 2014 en worden gebruikt om prestatie indicatoren te ontwikkelen. Op basis van de aannames in de begroting kennen we de volgende kengetallen: • Kosten per bezwaarschrift € 928,-. • Uurtarief bezwaarschriften € 76,-. • Uurtarief algemeen juridisch ondersteuning en advies € 83,-.
19
3.4
Recapitulatie
Hef totaal van de 3 programma's bedraagt: Totaal lasten baten saldo
2015 7.921.000 7.921.000 0
2016 7.859.000 7.859.000 0
2017 7.946.000 7.946.000 0
2018 8.034.000 8.034.000 0
In de jaren 2015 t/m 2018 is sprake van een sluitende begroting. D^iidraoeiwaï^ bijdragen gemeenten Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Valkenswaard Totaal bijdrage
2015 2.124.000 1.727.000 3.744.000 7.595.000
2.128.000 1.743.000 3.657.000 7.528.000
2.150.000 1.764.000 3.696.000 7.610.000
2018 2.173.000 1.785.000 3.733.000 7.691.000
Gemeentelijke bijdragen
lGemeente Cranendonck • Gemeente Heeze-Leende • Gemeente Valkenswaard
De totale bijdragen van de gemeenten zijn lager dan de kosten van de drie programma's. De totale kosten van de 3 programma's zijn hoger, vanwege de interne doorbelasting van het programma l&A aan de programma's Juza en W&I. Dit leidt tot een dubbeltelling in de kosten. Uiteraard wordt deze dubbeltelling niet doorvertaald in de bijdragen van de gemeenten.
20
De bijdragen van proqrammabegi^^
de
bijdragen gemeenten Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Valkenswaard Totaal bijdrage
3 gemeenten
wijken af
2015 oud 1.907.000 1.612.000 3.340.000
van
2015
2.124.000 1.727.000 3.744.000 7.595.000
6.859.000
de jaarschijf
Structureel
159.000 - 76.000 301.000 - 536.000
2015
uit
de
In - 58.000 - 39.000 - 102.000 - 199.000
De toename van de bijdragen zijn als volgt te verklaren: Voor de uitvoeringskosten voor schuldhulpverlening is in 2013 en 2014 een begrotingswijziging vastgesteld. Deze is doorvertaald in de begroting 2015. Dit is een bedrag van € 320.000,-. Van de aanbevelingen uit het Rapport van Berenschot zijn overgenomen de invulling van de directeur en de controller/financieel adviseur. Dit betreft € 141.000,- en is als incidenteel, alleen voor 2015 geraamd. Voor de afdeling W&I is rekening gehouden met uitbreiding van formatie in verband met toename van het aantal cliënten. Dit betreft een bedrag van € 350.000,-. Hiervan is 0,8 fte als bovenformatief te bestempelen. Dat betekent dat € 292.000,- als structureel en € 58.000,als incidenteel is opgenomen. Bij de begroting van 2014 is nog rekening gehouden van een stijging van de loonkosten van 2%. In de begroting van 2015 is deze op 0% gezet. Dit geeft een voordeel van € 62.000,-. Daarnaast is rekening gehouden met de realisatiecijfers over 2013 waardoor de bijdrage nog met € 13.000,- omlaag gaat.
21
4
Verplichte paragrafen
In de begroting van de Samenwerking A2 gemeenten horen op basis van het BBV (besluit begroting en verantwoording) een aantal verplichte paragrafen. Het betreft een paragraaf weerstandvermogen, kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. De overige verplichte paragrafen zijn niet relevant voor de Samenwerking A2. Het betreft de paragrafen "lokale heffingen", "verbonden partijen" en "grondbeleid". 4.1 Paragraaf Weerstandvermogen De Samenwerking A2 gemeenten beschikt over een eigen vermogen van ca. € 27.000. Dit is het jaarrekeningresultaat over 2013, dat is gestort in de algemene reserve. Gezien deze geringe omvang heeft de Samenwerking A2 gemeenten nagenoeg geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. Het Bureau Berenschot heeft in 2013 een risico analyse van de begroting 2013 opgesteld. De uitkomsten van dit rapport zijn in deze paragraaf verwerkt. Mogelijke risico's die de gemeenten via de Samenwerking A2 gemeenten lopen worden per programma weergegeven. Daarnaast is sprake van algemene risico's die betrekking hebben op de stafkosten en/of voor de GRSA2 in totaal. Programma l&A: - Bij de start is de personele omvang en bezetting van de ICT teams van de A2 gemeenten het uitgangspunt geweest. Op basis van de afgestemde producten en diensten catalogus is een nieuwe ICT organisatie ingericht met deels nieuwe functies op basis van beschikbaar budget en formatie. De nieuwe afdeling is gebaseerd op een dienstverlenende houding in plaats van de meer technische uitgangspunten in het verleden. Hiervoor is een team ontwikkeltraject gestart "Aan Zet" waaruit is gebleken dat het veranderingsproces veel van de l&A medewerkers vraagt. Ook hebben nog niet alle medewerkers voldoende kennis/vaardigheden of het gewenste gedrag/houding die past bij de nieuwe organisatieprincipes en/of functie. Daarnaast blijkt dat de vraag naar ondersteuning op het gebied van Informatievoorziening en Automatisering door de A2 gemeenten groot is. Dit mede door de vele ontwikkelingen van in gebruikzijnde en nieuwe ICT toepassingen (o.a. digitalisering dienstverlening en bedrijfsvoering) als de gewenste ondersteuning van de gebruikers. Een en ander heeft tot gevolg dat er nog gebruik gemaakt moet worden van inhuur voor extra capaciteit, waarvoor momenteel onvoldoende budget voorhanden is. - Door het later dan gepland inbrengen van de gemeentelijke ICT activa van de gemeenten Cranendonck en Valkenswaard in de Samenwerking A2 gemeenten ontstaat er een incidenteel tekort voor de benodigde investeringen voor de realisatie van een gemeenschappelijke ICT omgeving voor de gemeenten en de samenwerking als geheel. Hiermee is in de begroting geen rekening gehouden. De gezamenlijke A2 ICT-omgeving is noodzakelijk om A2 brede ICT toepassingen te kunnen aanbieden en de A2 ICT werkplek te kunnen faciliteren. Het "in de lucht" houden van de eigen ICT-omgevingen blijft tot eind 2015 ook noodzakelijk omdat de nieuwe omgeving stap voor stap wordt gerealiseerd. - De toekomstvisie en ambitie op l&A gebied van de A2 gemeenten is nog verschillend. Er zijn deelnemers die de samenwerking graag uitbreiden op terreinen zoals bedrijfsvoering, andere delen van het sociale domein en ruimtelijke ordening. Waar de ene deelnemer risico's ziet in onderbenutting van schaalvoordelen doordat de samenwerking nog niet tot volle wasdom is gekomen, zien andere deelnemers liever dat de samenwerking niet verder uitgebreid wordt totdat de huidige samenwerking de 22
-
optimale vorm en efficiëntie heeft gevonden. Hierin schuilt voor de afdeling l&A het risico op het onvoldoende realiseren van de doelstellingen uit de A2 l-Visie en de A2 position paper. Ook de doorontwikkeling voor het verder overbrengen van het functioneel applicatiebeheer en het gegevensbeheer liggen hierdoor stil waardoor de samenwerkingsvoordelen niet volledig behaald worden. Voor de software kosten van l&A is uitgegaan van het principe "eerst gelijk dan zoveel mogelijk samen". Dat betekent dat de kosten in rekening worden gebracht bij de gemeente die de toepassing gebruikt. De A2 gemeenten streven erna om de individuele gemeentelijke pakketten (op termijn) te vervangen door pakketten voor de deelnemende gemeenten tezamen, waardoor efficiencyvoordeel bereikt kan worden. Deze kosten worden dan door de deelnemende gemeenten op basis van aantal inwoners gedeeld. Dit betekent dat de bijdragen van de gemeenten in de praktijk kunnen afwijken van de begrote bijdragen.
Programma W&I: - Open einde regelingen die W&I uitvoert: indien een hoger beroep gedaan wordt op deze regelingen dan waarmee in de begroting rekening is gehouden, dan kunnen ook de bedrijfsvoeringskosten toenemen (als hiervoor extra inzet nodig is). - De invoering van de Participatiewet en de afstemming van de uitvoeringsprocessen van de 3 Decentralisaties (3 D's) leveren nieuwe taken en kansen op. In de voorbereiding streven we ernaar om de bezuinigingen die het Rijk op de budgetten doorvoert op te vangen. Tegelijkertijd streven we ernaar om een adequaat voorzieningenniveau te realiseren, dan wel in stand te houden. Bij het opstellen van de begroting 2015 is de wetgeving nog niet vastgesteld, is er nog geen uitvoeringsregelgeving (voorwaarden) en zijn de budgetten niet afdoende helder. Dit levert risico's op ten aanzien van de kostenbeheersing. Algemene risico's GRSA2: - De GR Samenwerking A2 gemeenten is eigen risico drager bij gedwongen ontslag. Dit doet zich voor indien een medewerker van de Samenwerking A2 gemeenten gedwongen wordt ontslagen en recht heeft op een uitkering van het UWV. De Samenwerking A2 gemeenten moet dan de uitkering, die de UWV gaat uitbetalen aan betrokken medewerker, aan de UWV vergoeden. In de begroting van de GR is hiermee geen rekening gehouden. - Voor de loonkosten is rekening gehouden met besparingen. Gezien de vastgestelde cao-schalen en het op peil houden van de dienstverlening is het twijfelachtig of deze besparingen gerealiseerd kunnen worden. Daarnaast is vanaf 2015 geen rekening gehouden met mogelijke loonontwikkelingen als gevolg van cao afspraken. Stijgen de lonen dan zullen de begrote budgetten onvoldoende zijn om de kosten te dekken. - Bij het opstellen van deze begroting is uitgegaan van het huisvestingsconcept "het nieuwe werken". Vanuit dit concept is het mogelijk dat de huisvesting van de samenwerkingsonderdelen geheel binnen de gemeentehuizen van Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard kan plaats vinden. Aangenomen is dat dit concept met ingang van 1 februari 2015 zal hebben vorm gekregen. De huisvestingskosten van de GRSA2 zijn op basis hiervan met ingang van 1 februari 2015 nihil. Indien de huisvesting van de samenwerkingsonderdelen met ingang van 1 februari 2015 niet haalbaar blijkt te zijn, ontstaan huisvestingskosten voor de GRSA2. - Vanwege de verdere uitwerking van het Koersdocument is bij het opstellen van deze begroting uitgegaan van een tijdelijke invulling van de functie van directeur. De kosten zijn voor 2015 als incidenteel opgenomen. Ook de functie van controller/financieel adviseur is in 2015 voor 0,5 fte als incidenteel opgenomen. Afhankelijk van de uitwerking van het Koersdocument vindt vanaf 2016 een bijstelling plaats.
23
Bij het opstellen van de begroting is als uitgangspunt genomen dat de kosten van inkoop zich moeten terugverdienen door gunstigere inkopen. Wanneer dat niet (volledig) lukt dan leidt dit tot extra kosten voor de GRSA2. Er zijn sterke verschillen tussen de wijze waarop het opdrachtgeverschap ten aanzien van de samenwerking tot en met 2014 is ingevuld. Een risico is dat daardoor mogelijk suboptimaal invulling wordt gegeven aan eigen gemeentelijke oplossingen in plaats van optimale oplossingen door de samenwerkingsorganisatie. Momenteel zijn niet alle risico's van de Samenwerking volledig in beeld. De Samenwerking kan tegenvallers vooralsnog ook niet zelf opvangen, omdat zij daarvoor onvoldoende buffer heeft. Het financiële risico ligt bij de deelnemende gemeenten, zoals ook is aangegeven in de gemeenschappelijke regeling. 4.2 Paragraaf Kapitaalgoederen De omvang van de kapitaalgoederen van de Samenwerking A2 gemeenten is beperkt. De Samenwerking heeft in de loop van 2014 de beschikking gekregen over activa t.b.v. activiteiten van de afdeling l&A, zoals hardware en software. Deze komen aan de orde in de paragraaf Bedrijfsvoering. Verder heeft de Samenwerking geen activa in haar bezit. De locaties waarin de medewerkers l&A en W&I zijn gehuisvest, worden door de Samenwerking gehuurd. Afgesproken is dat alle onderdelen van de Samenwerking A2 gemeenten gehuisvest worden in de deelnemende gemeenten. 4.3 Paragraaf Financiering Indien de GRSA2 leningen moet aantrekken zal dat plaats vinden binnen de kaders van de Wet Fido (Financiering Decentrale Overheden) en de financiële verordening van de Samenwerking. Voor de financiering van nieuwe l&A investeringen wordt, voor zover mogelijk, gebruik gemaakt van lease. 4.4
Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf
Organisatieontwikkeling en personeelszaken Met de formele plaatsing van alle medewerkersis op de terreinen l&A, Juza en W&I tijdens 3 plaatsingsrondes in 2013 is de G R S A2 als zelfstandige organisatie een feit geworden. In deze plaatsingsrondes zijn circa 54 fte (ongeveer 65 mensen) daadwerkelijk over gegaan van de formatie van de drie gemeenten naar de GRS A2. In 2014 maar waarschijnlijk eerder in 2015 zullen met de nieuwe bedrijfsvoeringstaken ook de bijbehorende fte's en dus medewerkers over gaan naar de GRS A2. Dit zal ongeveer 100 fte betreffen. Dit is een grote operatie maar met de ervaring van de plaatsingsprocedure in 2013 wordt dit met vertrouwen tegemoet gezien. De afdeling Staf is ingericht voor de ondersteuning van de afdelingen en het bestuur. Daarbij kan gedacht worden aan directie, planning en control, administratie, medezeggenschap, communicatie GR, e.d. Door de verruiming van de bedrijfsvoeringstaken binnen de GRS A2 zal ook een steeds groter beroep op juist deze ondersteunende diensten gedaan worden maar dit kan grotendeels, en wellicht volledig, ingevuld gaan worden door de medewerkers die op deze taken mee over komen naar de G R S A2 waardoor dit budgetneutraal (3 gemeenten en GRS A2), of met beperkte inhuur, ingevuld kan worden. De afdelingen staan onder verantwoordelijkheid van afdelingsmanagers en worden aangestuurd door de directie. Aanvankelijk werd de functie van directeur tijdelijk ingevuld voor de duur van maximaal 2 jaar voor gemiddeld 20 uur per week. In 2014 wordt het 24
contract uitgebreid naar maximaal 32 uur (0,8 fte) met het oog op de intentie om medio 2014 alle bedrijfsvoeringstaken naar de G R S A2 over te brengen. Daarnaast is de optie uitgesproken om ook tot medio 2015, tot aan de afronding van dit proces, deze functie als zodanig op interimbasis in te vullen. Dit geeft tijd en ruimte om een goede directiestructuur af te spreken die past bij de nieuwe organisatie met een omvang van circa 160 fte. De directeur is o.a. belast met het inrichten van een nieuwe, efficiënte organisatie en met mogelijke doorontwikkeling. Het Algemeen en Dagelijks Bestuur zien toe op de werkzaamheden en ontwikkelingen. Daarnaast wordt medio 2014 een directieraad gevormd waarin de gemeentesecretarissen zitting nemen. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de toekomstige wettelijke mogelijkheden binnen de Wgr (Wet Gemeenschapelijke Regelingen) t.a.v. de positie van gemeentesecretarissen. Kostenplaats Staf Zowel de bestuurlijke ondersteuning als een aantal ondersteunende taken voor de bedrijfsvoering zijn gepositioneerd in de staf die rechtstreeks wordt aangestuurd door de directie. De staf omvat o.a. secretariële ondersteuning, de taken op het gebied van planning en control en de financiële administratie. Tevens wordt binnen de staf zorg gedragen voor P&O, OR, communicatie e.d. Wat willen we bereiken? De GRSA2 voert voor de drie deelnemers de taken uit op het gebied van Werk & Inkomen, Informatie & Automatisering en Juridische Zaken op een professionele, kostenbewuste en innovatieve wijze. Onze medewerkers werken hierbij oplossingsgericht en integer. De GRSA2 is een lerende organisatie die open staat voor feedback en gericht is op het bijdragen aan de ambities van de gemeenten. In 2015 moet de overgang van alle bedrijfsvoeringstaken, inclusief de plaatsingsprocedure van medewerkers, afgerond zijn en zal de nieuwe directie met de aanstelling van een vaste directeur of manager een feit zijn. Dit betekent dat er geen nieuwe zaken binnen de staf georganiseerd hoeven te worden maar dat de staftaken wel aanzienlijk meer inhoud gaan krijgen. Een organisatie van 160 fte vergt namelijk andere dingen dan een organisatie van 60 fte. Daarnaast moeten de drie gemeenten op het gebied van bedrijfsvoering optimaal bediend worden en blijven vanuit de GRS A2. Dit betekent dat medewerkers over gaan naar de G R S A2 en dus qua taakuitvoering maar ook voor "het gevoel" over moeten gaan naar een andere organisatie. Van de andere kant zal invulling gegeven moeten worden aan het begrip "nabijheid". De GRS A2 werkt voor de drie gemeenten en dat betekent dat het begrip "nabijheid" vertaald moet worden naar bereikbaarheid, aanspreekbaarheid, zichtbaarheid en aanwezigheid. Er wordt geen centrale organisatie neergezet maar de G R S A2 zal vooral binnen de gemeentehuizen aanwezig zijn en van daaruit de taken uitvoeren. Dit betekent ook voor de staf en voor het vormgeven van de G R S A2 als organisatie, een bijzondere uitdaging. Wat gaan we ervoor doen? -
ondersteunen van directie en bestuur bij het realiseren van de doelstellingen inrichting van de nieuwe bedrijfsvoeringstaken binnen de GRS A2 bedrijfsvoering organiseren; één organisatie met de blik naar buiten gericht en werkend op locatie uitbreiding van Planning & Control (concerncontrol, budgetcyclus, advisering) voor een organisatie die groeit van 60 fte naar 160 fteE uitvoeren van alle taken die behoren bij Personeel, Informatie, Organisatie, Financieel (incl. Inkoop), Facilitair, Administratie, Communicatie en Huisvesting (PIOFFAC-H). 25
Wat kost het? Kostenplaats Staf Personele lasten Organisatielasten Totaal lasten
2015 248.000 309.000 557.000
2016 102.000 315.000 417.000
2017 103.000 322.000 425.000
2018 105.000 327.000 432.000
programma l&A programma JUZA programma W&I Totaal bijdrage
158.000 75.000 324.000 557.000
118.000 56.000 243.000 417.000
121.000 57.000 247.000 425.000
123.000 58.000 251.000 432.000
De kosten van de staf zijn ten opzichte van 2014 toegenomen met € 148.000,-. Dit heeft 2 oorzaken. De eerste is het in 2015 incidenteel invullen van de functie van directeur en controller/financieel adviseur. Verschil bedraagt ten opzichte van 2014 € 84.000,-. De tweede is het onderbrengen van een aantal overheadkosten van de afdelingen naar de staf toe. Dit overeenkomstig een van de aanbevelingen uit het rapport Berenschot. Hiermee is € 64.000,gemoeid. De lasten van de staf worden volledig doorbelast aan de 3 programma's: l&A, Juza en W&I. De doorbelasting vindt plaats op basis van het aantal fte van de gelijknamige afdelingen van de GR. Vanwege de ontwikkelingen tot verdere uitbreiding van de Samenwerking A2 gemeenten met de bedrijfsvoeringstaken is de functie van directeur en een deel van de functie van controller/financieel adviseur als incidenteel in 2015 opgenomen. Door de uitbreiding zal de begroting over 2016 er aanzienlijk anders uitzien en wordt vanuit het te kiezen governancemodel besloten welke functies structureel ingevuld moeten worden. P&C De planning en controlcyclus voor de samenwerking bestaat uit een begroting, een jaarrekening en een bestuursrapportage. Deze stukken worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Voor de begroting geldt dat deze voorafgaand aan de vaststelling door het AB aan de raden wordt voorgelegd. Nadat de raden hun zienswijzen kenbaar hebben gemaakt, wordt de begroting door het AB vastgesteld. Vervolgens wordt de vastgestelde begroting naar de raden gestuurd. ICT middelen De Samenwerking neemt hardware en software over van de gemeenten en brengt deze onder bij een leasemaatschappij. Ook de onderhoudscontracten worden door de Samenwerking van de gemeenten overgenomen. Uiteraard moet in de toekomst rekening gehouden worden met vervangingsinvesteringen. In de begroting 2013-2016 van de Samenwerking A2 gemeenten zijn de kapitaallasten, die voortvloeien uit (vervangings-) investeringen, zoals deze zijn opgenomen in de begrotingen 2012-2015, jaarschijf 2012, van de deelnemende gemeenten, overgenomen. Evenals de begroting 2013-2016 en begroting 2014-2017 voorziet ook de begroting 2015-2018 van de GRSA2 niet in nieuwe investeringen. Het merendeel van de ICT investeringen, met name in Cranendonck en Valkenswaard, zijn in het verleden betaald uit eenmalige budgetten, reserveringen of voorzieningen en daarom zijn er geen budgetten beschikbaar voor vervanging. Zodra het investeringsprogramma voor vervangingsinvesteringen en nieuwe investeringen is opgesteld, kan beoordeeld worden of de in de begroting 2015-2018 opgenomen middelen toereikend zijn voor de dekking van het programma. Op dat moment zullen nadere voorstellen aan het AB ter besluitvorming worden voorgelegd.
26
5
Algemene uitgangspunten begroting / Uiteenzetting financiële positie
Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording moet bij de begroting aandacht besteed worden aan de financiële positie van de GR Samenwerking A2 gemeenten. Inzicht in de financiële positie is van belang, mede met het oog op de continuïteit van de Samenwerking. Van belang hierbij zijn de investeringen, financiering, reserves en voorzieningen. In het 4e kwartaal 2014 wordt het jaarplan l&A voor 2015 opgesteld op basis van de begroting. In de begroting 2015 is rekening gehouden met kapitaallasten die voortvloeien uit (vervangings-)investeringen, waardoor (deels) middelen beschikbaar zijn. Daarbij is uitgegaan van de begrotingen 2012-2015, jaarschijf 2012, van de deelnemende gemeenten. Zodra inzichtelijk is welke investeringen nodig zijn wordt bezien of de investeringsruimte die uit de af te sluiten leaseovereenkomst beschikbaar is, voldoende is. Kortheidshalve wordt verwezen naar de paragraaf Financiering. De Samenwerking A2 gemeenten heeft beperkte reserves en geen voorzieningen. Aan dit onderwerp is al aandacht besteed bij de paragraaf Weerstandsvermogen. De toelichting op de uiteenzetting van de financiële positie bevat ten minste: • De gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd. Deze komen hieronder in dit hoofdstuk aan de orde. • Een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de positie van het vorige jaar. Deze ontwikkelingen zijn in de betreffende programma's terug te vinden. Daarnaast is in de paragraaf weerstandvermogen een aantal risico's uiteengezet die met deze ontwikkelingen te maken hebben. 5.1 Algemeen De ontwerpbegroting vormt de basis voor de meerjarenraming. Er is uitgegaan van de meerjarenbegroting 2014-2017 van de GRSA2. Deze is weer gebaseerd op het aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid voor de komende jaren in de begroting is verwerkt en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen in de meerjarenraming zijn verdisconteerd. De nieuwe ontwikkelingen worden via een apart document gepresenteerd. Hierover vindt aparte besluitvorming plaats. 5.2 Rente In de begroting 2015 is geen rekening gehouden met mogelijk te betalen rente vanwege financiering van over te nemen activa en toekomstige investeringen. Omdat deze activa en toekomstige investeringen bij een leasemaatschappij worden ondergebracht is dit ook niet nodig. Voor de kapitaallasten zijn de bedragen, zoals zijn opgenomen in de begrotingen 2012-2015, jaarschijf 2012, van de deelnemende gemeenten, overgenomen. De financiering van de Samenwerking A2 gemeenten vindt volledig plaats door bijdragen van de deelnemende gemeenten. Dit gebeurd in de vorm van voorschotten per kwartaal. 5.3 Loon- en prijsstijgingen Voor de salarissen is in het jaar 2015 uitgegaan van 0% loonstijging. Ook voor de jaren erna wordt uitgegaan van een index van 0%. Wijzigingen in de CAO kunnen financiële consequenties hebben voor de begroting en leiden tot een begrotingswijziging. Voor de raming van de prijzen is in de meerjarenbegroting uitgegaan van een jaarlijkse stijging van 2%.
27
5.4 Resultaat meerjarenraming In de begroting wordt uitgegaan van een sluitende meerjarenraming, waarbij geen sprake is van een positief of negatief saldo. Bij de jaarrekening zal blijken of een positief of negatief saldo resteert. Over de wijze waarop met een positief resultaat wordt omgegaan moet nog een apart besluit door het Algemeen Bestuur worden genomen. 5.5 Verdeelsleutels Binnen de Samenwerking A2 gemeenten worden de kosten van de Staf volledig doorberekend aan de 3 programma's l&A, Juza en W&I op basis van het aantal volledige arbeidsplaatsen van de 3 afdelingen. Voor de doorberekening van de kosten van de 3 programma's aan de deelnemende gemeenten zijn voor de diverse programma's verschillende verdeelsleutels gehanteerd. Hieronder worden de verdeelsleutels gepresenteerd, zoals gehanteerd in deze begroting: Doorberekening stafkosten o.b.v. aantal fte GR per 1-1-2014: aantal fte GR per 1-1-2014 in% 15,28 28 programma l&A programma JUZA programma W&I Totale doorbelasting Staf
7,20 31,34 53,82
13 58 100
Deze zijn aangepast aan de situatie die per 1 januari 2014 geldt. Doorberekening l&A kosten o.b.v. aantal gebruikers, inwoners en computers per 1-1-2014(m.u.v. direct aan de qemeenten doorbelaste kosten): Gebruikers en werkplekken Gebruikers en Aantal inwoners werkplekken en gemeenten gemeenten gemeenten GR per 1-1-2014 per 1-1-2014 Programma Juridische zaken 1% Programma Werk en Inkomen 7% Cranendonck 27% 31 % 25% Heeze-Leende 21 % 25% 23% 44 % Valkenswaard 50% 46% Totaal aantal accounts 100% 100% 100% In 2013 is onderzoek gedaan naar een kostenverdeling die meer recht doet aan het feitelijke gebruik van ICT-middelen en een prikkel in zich heeft om bij vermindering van werkplekken "goedkoper" uit te zijn. Dit sluit aan bij een advies van Berenschot over toerekening van kosten. De uitkomst is dat er 3 factoren bepalend zijn voor de toerekening van kosten. Het aantal inwoners, het aantal gebruikers en het aantal werkplekken van elke gemeente. Voor het verdelen van de kosten van iet-infrastructuur wordt de combinatie van gebruikers en werkplekken gehanteerd. Voor de kosten van iet-personeel en organisatie wordt het aantal inwoners gehanteerd.
28
Doorberekening Juza kosten bezwaarschriften o.b.v. het gemiddeld aantal bezwaarschriften over de periode 2008-2012 en : aantal bezwaren Cranendonck Heeze-Leende Valkenswaard Totaal
begroting 2014-2017 55 96 132 283
gemiddeld 2008-2012 67 84 153 304
19% 34% 47% 100 %
ln% 22% 28% 50% 100 %
Verschil ln% 22% - 13% 16% 7%
De aantallen zijn gebaseerd op een gemiddelde van het aantal bezwaarschriften over de periode 2008- tot en met 2012. De aantallen over 2013 zijn nog niet bekend. Doorberekening Juza overige kosten en o.b.v. aantal inwoners bij deelnemende gemeenten per 1-1-2014: inwoners Cranendonck Heeze-Leende Valkenswaard Totaal
1 jan. 2013 20.335 15.398 30.595 66.328
1 jan. 2014 20.347 15.359 30.337 66.043
inw in % 31 % 23% 46% 100%
Verschil Verschil in % 12 0,06 % -39 - 0,25 % -258 - 0,84 % -285 - 0,43 %
Doorberekening W&I (Bedrijfsvoeringskosten) o.b.v. aantal inwoners (50%) en aantal cliënten (50%) van deelnemende gemeenten per 1-1-2014: cliënten cliënten Inwoners Inwoners Inwoners 1 jan. 1 jan. cliënten Verschil 1 jan 2013 1 jan 2014 in % 2013 2014 i n % Verschil in% Cranendonck 20.335 20.347 184 31 % 222 27% 21 % 38 Heeze-Leende 15.398 15.359 23% 105 102 12% -3 -3% Valkenswaard 30.337 30.595 46% 447 499 61% 52 12% 100 Totaal 66.328 66.043 100 % 736 823 % 87 12%
29
